Importancia y Uso de Indicadores en Gobierno Electronico

ANOTACIONES PARA LA FORMULACION DE INDICADORES

Eficiencia – Eficacia - EfectividadEficiencia : Acción, fuerza, producción. Se define como la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un producto determinado. Producción de los bienes o servicios requeridos por la sociedad al menor coste social posible.Maximizar el rendimiento (output) de una inversión dada.

Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.Impacto o efecto de una acción llevada a cabo en las mejores condiciones posibles

Efectividad: Equilibrio entre la eficacia y la eficiencia, entre la producción y la capacidad de producción. E= P/CPSe refiere a la posibilidad de que un individuo o colectivo se beneficie de una iniciativa o proyecto, responderá al análisis de ese efecto sobre dicho colectivo.

Ejemplo: Comprar un auto Ferrari nuevo, con el único objeto de llegar a Argentina desde Colombia para asistir a una cumbre de países, es efectivo (se consigue el objetivo) pero poco eficiente (se gastan recursos desmesurados para la meta buscada). Pero hacer el viaje en avión comercial, aparte de ser eficaz es eficiente.

Guía metodológica para la formulación de indicadores- DNP

PASOS EN LA FORMULACIÓN DE INDICADORESPASOS EN LA FORMULACIÓN DE INDICADORES

QUÉ ES UN INDICADOR

Es una representación cuantitativa representación cuantitativa (variables o relación entre variablevariables), verificable objetivamente, a partir de la cual se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo.retroceso en el logro de un determinado objetivo.

“Son elementos básicos de las técnicas de control de la control de la gestión y del impacto de las políticas públicas” gestión y del impacto de las políticas públicas”

(Guía metodológica para la formulación de indicadores. DNP)

IDENTIFICACION DEL OBJETIVO1

Los objetos de seguimiento deben tener una estructura básica con el fin de facilitar la definición de indicadores y garantizar así su evaluabilidad.

Dicha estructura se divide en tres componentes(i) La acción a realizar(ii)El sujeto que es objeto de la acción(iii)Elementos descriptivos de la acción

Los objetivos pueden ser redactados de esta forma, ya sea para describir una problemática (impacto) , una temática a potenciar (impacto) o los objetivos de un proyecto (gestión).

CRITERIOS PARA VALIDAR UN OBJETIVO

EJEMPLO indicadores de resultado, producto, gestión ó insumo.

2DEFINICION DE LA TIPOLOGIA DEL INDICADOR

A partir del objeto de seguimiento, identificar lo que se quiere cuantificar; la adquisición de insumos, la realización de actividades, la provisión de un bien o un servicio, o los efectos percibidos en el corto, mediano o largo plazo. Esto depende del nivel desde el cual se haya definido el objeto de seguimiento.

Producción Producto Efecto

Tipologías de los indicadores

Indicador de Gestión

Indicador de Producto

Indicador de Efecto

TIPOLOGÍAS DE INDICADORES

Indicador: NBI de los grupos étnicos en Antioquia (%).

Claro: Da cuenta de la situación real de la comunidad.

Relevante: El Índice de Necesidades básicas insatisfechas, es lo suficientemente aceptado para medir con exactitud las necesidades y caracterizar la pobreza.

Económico: Debe hacerse por encuesta lo cual puede ser muy costoso, en particular para aplicarla sólo a los afrodescendientes, por su dispersión.

Medible: Los cambios en la situación de pobreza se ven reflejados en la variación del indicador. La incidencia de otras variables externas no es significativas

Adecuado: Puede dar la posibilidad de revisar información por subregiones.

EJEMPLO Indicador

bien definido pero costoso

(Miles de $) Fuente

100% 77%

3500 11500 10.083.200 SGP y Dpto.

92% 80%

1200 8000 2.520.800 SGP y Dpto.

40 229

1200 8000

4 640

2.520.800 SGP y Dpto.

Cons trucción deescuelas

10 750.000 SGP

Am pliación deescuelas

30 1.650.000 SGP

Adquis ición depupitres

1.200 8000 120.000 SGP

Ins talación delaboratorios

4 18 800 Dpto.

Recursos

229Aulas

Dotación

Macroproyectos

*Marco Lógico de Programa y Proyectos-MLPP: Versión modif icada por GERENCIAL LTDA

Dpto.No. de Laboratorios

800

Marco Lógico de Programa y Proyectos-MLPP*

Total Im pacto

Total Program a

No. de Aulas

No. de Pupitres

SGP

SGP

Nivel de Objetivo Indicador-Meta Línea de Base

120.000

2.400.000

Productos [Subprogram as ]

Nuevas Aulas

Dotación Adicional

Tasa de Cobertura Ed. Bás ica yMedia

Nuevos alum nos en Ed.Bás ica yMedia

Tasa de Cobertura Ed. Bás ica

Nuevos niños en Ed.Bás ica

Im pacto [Vis ión-Línea Es tratégica]

Todos som osbachilleres

Resultado [Program a]

Más niños enEducación Bás ica

PRODUCTO 5: ORIENTACIONES METODOLÓGICAS PARA LA FORMULACIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓNGerencial Ltda. Bogotá D.C, Junio de 2011

EJEMPLO

Relaciona costos,

productos, resultados e

impacto

3 REDACCION Y FORMA DEL INDICADOR

Fuente:DNP

La cuantificación de un indicador, puede darse de las siguientes maneras:

• Razón: Es el cociente de dos números cualquiera. Ninguno de los elementos del numerador esta contenido en el denominador. Indica el numero de veces o de eventos del numerador que se presentan en relación con el denominador.

Ejemplo: suponga que la población de un salón de clases es de 40 estudiantes de los cuales 18 son hombres y el resto mujeres, entonces:

Razón de masculinidad: Mide la relación de hombres vs. mujeres.

• Proporción: Se refiere a la relación entre un subgrupo de la población y toda la población en un período determinado. Se acompaña siempre con una constante igual a 100. Los elementos del numerador están incluidos en el denominador.

Ejemplo: Si de 100 personas 60 son mujeres, entonces el 60% del total son mujeres.

• Tasas: Se refiere a la frecuencia con que ocurren los eventos poblacionales en un período determinado, es decir, que tan comunes son éstos eventos. Tipo especial de proporción o de razón que incluye una medida de tiempo en el denominador.

Ejemplos:Tasa de Natalidad. Tasa de analfabetismo.Tasa de mortalidad infantil. Tasa de ocupación.

Tasa de desempleo.

• Variables: Característica de un individuo o bien, que puede tomar diferentes valores. Las variables cuantitativas se expresan mediante cantidades numéricas.Son propias de los indicadores de producto, tienen la característica que se pueden localizar geográficamente.

Ejemplo: Kilómetros de vía secundaria pavimentados

• Relaciones: Establece la proporción entre dos variables para una unidad de tiempo definida.

Ejemplos: Costo/alumno/año.

Precios/día/cama

Población rural con alcantarillado en el Departamento de Antioquia N°

Hectáreas protegidas de las fuentes abastecedoras de acueductos urbanos N°

Tasa Bruta de Escolaridad Rural 117 municipios no certificados %

Computador por niño matriculado sector oficial con acceso a internet %

Tasa de mortalidad infantil por 1.000 nacidos vivos

EJEMPLO

4 SELECCIÓN DE INDICADORESClaros, relevantes, económicos, medibles, adecuados

¿Tengo los recursos económicos o puedo acceder a la información de calidad que

requiero para medirlo ? ¿ME PUEDO COMPROMETER CON ÉL?

Indicador: NBI de los grupos étnicos en Antioquia (%).

Claro: Da cuenta de la situación real de la comunidad.

Relevante: El Índice de Necesidades básicas insatisfechas, es lo suficientemente aceptado para medir con exactitud las necesidades y caracterizar la pobreza.

Económico: Debe hacerse por encuesta lo cual puede ser muy costoso, en particular para aplicarla sólo a los afrodescendientes, por su dispersión.

Medible: Los cambios en la situación de pobreza se ven reflejados en la variación del indicador. La incidencia de otras variables externas no es significativas

Adecuado: Puede dar la posibilidad de revisar información por subregiones.

EJEMPLO Indicador

bien definido pero costoso

Indicador: Sistema de información consolidado.

Claro: El termino consolidado da lugar a múltiples interpretaciones.

Relevante: No mide con exactitud el objetivo que se quiere lograr.

Económico: Lo medirían los funcionarios que aplican el sistema, no es costoso

Medible: No existe una dependencia alta entre la situación del sistema de información y el indicador. Pueden existir variables externas que incidan en el comportamiento del indicador.

Adecuado: No es fácilmente desagregable en sus componentes.

EJEMPLO No da cuenta del objetivo que se

pretende

Indicador: Grado de desarrollo tecnológico y organizacional .

Claro: Combina dos elementos que no son agregables.

Relevante: El grado de desarrollo puede ser interpretado de varias maneras, según se mire lo tecnológico o lo organizacional.

Económico: Lo miden los funcionarios que aplican el sistema, no es costoso

Medible: La subjetividad del indicador impide determinar una causalidad entre este y el objetivo.

Adecuado: No es fácilmente desagregable en sus dos componentes.

EJEMPLO Impreciso difícil de

monitorear

5ELABORACION DE LA HOJA DE VIDA DEL INDICADOR

Una vez elegido el indicador, es necesario adelantar el registro de información complementaria para facilitar su análisis y actualización en el tiempo. Para ello se deben definir unos campos mínimos de información básica para registro de información por indicador

VARIABLES DE LA HOJA DE VIDA DEL INDICADORCódigo ( no se diligencia) Nombre del indicador

Unidad de medida Conexión con el Plan de Desarrollo Línea Componente Programa

Tipo de indicador Impacto__resultado__ producto___

Cadena de valor con los indicadores de productos o de resultados, dependiendo del tipo de indicador

Línea Base y fecha de la misma Definición de variables de la fórmula

Fórmula Fuente de los datos

Periodicidad y fechas de medición Que es bueno para la sociedad aumente ___ disminuya____

MetasOjo!!! Metas que se puedan cumplir!!!

Tipo de meta Anualizada__Para acumular__Acumulada__

Descripción rangos de evaluaciónNormal Atención Alerta

Responsable del seguimiento por parte de la dependencia

Elaboró Aprobó

EJEMPLO

Línea Plan de Desarrollo

La Educación comoMotor de Transformaciónde Antioquia

Componente del Plan de Desarrollo

Educación con Calidadpara el Siglo XXI

Tipo de indicador

Programa del Plan de Desarrollo

Todos en la Escuela

Unidad de medida

%Sentido del indicador

PositivoDefinición de

variables de la Fórmula

Fórmula para su Cálculo

Fuente de los datos

Periodicidad / Fechas de medición

Responsable del

seguimiento del indicador

Linea de base (diciembre

2011)90% Meta

AÑO 2012: 92 AÑO 2013: 94 AÑO 2014: 96 AÑO 2015: 98 2012-2015: 98

Rango deevaluación

Alerta: <= 60%Atención: > 60% <= 80%Normal: > 80% <= 100%

Tipo de meta Acumulado

Aprobó Firma FirmaNombre : Nombre :

Anual, calendarios A y B. Para el objetode Indicador se toma el dato anual.Enero de cada año

Margarita Arteaga

Elaboró

Número de personas en el sistema, matriculadas y que asisten a unestablecimiento educativo, oficial o privado, con aprobación oficial y encondiciones adecuadas.Número de personas en edad escolar. Se considera edad escolar entrelos 5 y los 16 años.

(N° de personas matriculadas/Personasen edad escolar)*100

Establecimientos educativos municipales, envían información a laSecretaría de Educación para su consolidación.

Código del Indicador

Nombre del

indicador

Cobertura programas de educación escolar incrementada en la educació básica de Antioquia

Resultado

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIONPLAN DE DESARROLLO "ANTIOQUIA LA MAS EDUCADA" 2012 - 2015

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR

ASPECTOS CLAVES DE LA ELABORACIÓN DE INDICADORES

Formular un indicador se vuelve difícil, si no se tienen claros los siguientes aspectos:

•Se debe tener conocimiento del tema a monitorear con el indicador y verificar que el indicador sí da cuenta de los cambios en el objeto a monitorear.•Constatar que los productos sí originan cambios en los indicadores de resultado, es decir existe una cadena de valor entre ellos.•No se debe exagerar con el número de indicadores a utilizar.•La importancia de los indicadores de producto es diferente al interior del Plan, razón por la cual se recomienda ponderarlos según su importancia.•Debe existir una fórmula concreta para calcular el indicador.•Debe existir un responsable del indicador y ser avalado por la institución.•Se debe contar con bases de datos que faciliten el cálculo del indicador.

Metodología para la formulación de indicadores para el seguimiento y la evaluación. Secretaría Distrital de Desarrollo Económico. Dirección de Estudios Socioeconómicos y Regulatorios. Alcaldía Mayor de Bogotá. 2007

•No tener tener gobernabilidad sobre el indicador (Patentes otorgadas)•Definir como productos, metas de actividades, lo cual dificulta la posterior formulación del proyecto. (Recursos de cooperación gestionados)•Definición de indicadores que no tienen variación durante toda la administración. (Cobertura de servidores públicos departamentales seleccionados por competencias)•Definición de indicadores cuyos resultados no se miden objetivamente. (Estudio) •Inclusión de indicadores tipo sí o no, que limitan los cumplimientos durante su ejecución. (Observatorio de Calidad creado y operando)•Indicadores sin responsable de su formulación.•Indicadores de producto que no se pueden municipalizar o subregionalizar, caso de las unidades en porcentaje.•Construcción de indicadores compuestos difíciles de medir, (Sistemas de información implementados o mejorados en la administración departamental) •Indicadores que alcanzan el 100% cada año.(% de ejecución del presupuesto)

LO QUE NO SE DEBE HACER

INDICADORES MAL FORMULADOSGrado de Apertura Económica: Este indicador tiene el problema que no está bajo la gobernabilidad de ninguna entidad de la Administración departamental, es posible que se mueva en sentido contrario a la meta y no se pueda intervenir sobre él.

Porcentaje de mujeres que aspiran a un cargo de elección popular: Incluyó en el nombre del indicador la unidad de medida.

Competencias Ciudadanas: Faltó incluir el verbo y las especificidades inherentes.

Tasa de Homicidio (por 100.000 habitantes): Presenta dificultades en la fuentes que suministran la información, siendo contradictorias entre sí.

Docentes educación superior con titulo de doctorado Politécnico JIC (%): Es un indicador inestable, puede aumentar o disminuir, así se espere que aumente, dando la sensación de ineficiencia.

EJEMPLO

INDICADORES MAL FORMULADOSEJEMPLO

Nivel de satisfacción al cliente frente a la prestación del servicio educativo: Requiere de la aplicación de encuestas, las cuales fácilmente se descontinúan.

Recursos de cooperación gestionados (Millones de $): Es el resultado de una actividad, no de un proyecto.

Número de subregiones cubiertas por acuerdos de gestión público-privada: Pueden quedar cubiertas desde la primera medición y no moverse más. Deberían reseñarse los acuerdos. Incluyó la unidad de medida.

Municipios con equipo de Conciliadores en equidad formados y en Servicio: Está referenciando los municipios y no los equipos que sería el producto entregado. Mezcla dos medidas, formados y en servicio, deberían ser dos indicadores en vez de uno.

INDICADORES MAL FORMULADOSEJEMPLO

Convenio para el acceso y la titulación de tierras celebrado y apoyado: Es un indicador tipo Sí o No, dificulta cualquier definición de metas y su seguimiento

% de implementación del programa de clima laboral: La implementación es una actividad que es difícil de cuantificar, está nombrado al revés, primero el verbo y después el sujeto, incluyó en el nombre la unidad de medida.

Cobertura de ciudadanos del Departamento, con campañas y programas de comunicación pública: Es prácticamente imposible medir correctamente la cobertura de este tipos de actividades, dado que comprende distintas modalidades de difusión.

Indicadores del Rendimento: No Se Puede Indicadores del Rendimento: No Se Puede Mejorar Lo Que No Se Mide. Mejorar Lo Que No Se Mide.

Indicadores de Gobierno Electrónico 2013

Jonas Rabinovitch

Consejero Senior

Division para Administracion Publica y Gestion del Desarollo

Sumwhere’s – La historia de una fortuna

La Fortuna de Sumwhere

• Sumwhere descubrió mucho oro, se hicieron ricos.

• El Rey de Sumwhere, en una emisión de televisión, dijo que invertiría en administración publica con el fin de mejorar la satisfacción de los ciudadanos.

Hacia la Satisfacción Ciudadana

1. Sumwhere envío a todo el personal publico a hacer un doctorado en MIT

2. Sumwhere adquirió los mas rápidos y poderosos computadores y el mejor software disponible para instalarlos en cada una de las oficinas del país.

3. Sumwhere contrato los mejores diseñadores de páginas web del mundo para mejorar su sitio web oficial.

La Pregunta Clave

El gobierno de Sumwhere’s se volvió mas popular y eficiente?

Sus servicios públicos mejoraron dramáticamente gracias a la riqueza repentina?

Creates Enabling Political and Legal Environment

Generates Jobs, Income, Goods and Services

Facilitates Political and Social Interaction

(G)Estado(national, state and local levels)

(P)Sector Privado (formal, informal, corporations, SMEs, etc)

Sociedad Civil (C)(societal, institutions and individuals)

Gobernanza - Un Concepto Mas Amplio que Gobierno

Jonas Rabinovitch

Sumwhere G2C, G2G y G2P• Propusieron muchos servicios y aplicaciones:

- Renovar el Portal del Gobierno, Documento de Identidad Nacional, Pasaporte, Información de Seguros Sociales, e-Salud, e-Elección, e- Licencia de conducir, e-Petición, e-Pensiones

• - Sistema de Información para empleo, Aduana electrónica, Contratación electrónica, Sistema de gestión y de aprobación de registro de negocios, e-Patentes, e-Turismo, e-Comercio

• Ley para la promoción Software, para la promoción del Contenido Digital en Línea, para las transacciones en línea, para la automatización del comercio, Protección de la Propiedad Intelectual, Ley para la creación del Gobierno electrónico, Ley para la divulgación de la Información administrativa, etc….

Sumwhere propuso leyes para TODO…

Recolección de fondos de Sumwhere

• Asegurar un presupuesto especial del Gobierno, Venta de propiedades de Banda Ancha a compañías privadas, Solicitud de contribuciones a empresas privadas a cambio de derechos comerciales de TI, Creación de un fondo de telecomunicaciones recaudando un porcentaje de los derechos de transmisión vendidos, Donantes Internacionales

Plan de Trabajo de Sumwhere

• Establecimiento de un marco de tiempo: 2008 a 2013

• El Plan declaro que 33 proyectos eran esenciales para el pais

• Elección de los 16 proyectos prioritarios

Los Resultados de Sumwhere

• Al final del 2012, 25 actividades de los 16 proyectos diferentes (relacionadas con G2C, G2B y G2G) debían haber sido completadas.

• Sin embargo, solo 1 fue completada (centro de datos) y 6 están en estado preliminar (licitaciones, etc). 9 ni siquiera han iniciado.

• Es poco probable que todas las actividades se completaran para el 2013

¿ Que salio mal en Sumwhere?


• Muchos funcionarios temían perder sus puestos de trabajo si las TI se integraran en su espacio laboral

• No hubo cambios de administración

• El uso de las TI no fue insertado adecuadamente en los flujos de trabajo

• La reforma se centra sólo en la tecnología, sin mirar a la memoria institucional y los procesos de trabajo


• No se estableció una estructura de gestión de apoyo a toma de decisiones estratégicas

• Los diseñadores de TI entienden la tecnología pero no las realidades del gobierno

• Los funcionarios y políticos entienden las realidades del gobierno pero no la tecnología

• Los dos, diseñadotes TI y funcionarios, pensaron que el uso de los computadores cambiaria por si solo la cultura institucional del país


• Inercia de la burocracia nacional

• "Cultura de poder" valora intereses propios y agendas ocultas

• Vinculo entre Vision, Estrategias, Tacticas e Indicadores

http://www.UNPAN.org/DPADM/http://www.UNPAN.org/DPADM/ 46

Puntos Principales

• Que son indicadores de rendimiento para Gobierno Digital?

• Contexto y Caracteristicas

• Como utilizarlos y como NO utilizarlos?

• Ejemplos

• Conclusiones


Indicadores Clave de Rendimiento

• Reflejan los OBJETIVOS de la Organización

• Importancia de la cuantificación

• METRICA NO ES SUFICIENTE – Muchas cosas se pueden medir, pero no son necesariamente claves para el suceso



• Ejemplos de Objetivos (Gobierno)

• Satisfacción de la Ciudadanía – gerenciar satisfacción, no gerenciar números

• Gobierno Abierto, Transparencia

• Ahorros (Tiempo y Recursos)

• Innovación

• Inclusión

• Eficiencia

Viejos Problemas, Nuevas Soluciones

Organismo sabe a dónde va

Organismo no sabe a dónde va

Organismo sabe cómo llegar

Organismo no sabe cómo llegar

DESARROLLO DEL PROCESO

GESTION OPERATIVA

VISION Y CREACION DE CONCEPTOS

DEFINICION DE LA DIRECCION

Source: Yapp, 2005


Visión, Estratégias y Tácticas Indicadores

• Visión – idea general de onde se quiere llegar

• Estratégias – planes para alcanzar la visión considerando opciones y limitaciones

• Tácticas – secuencia de acciones para implementar las estratégias

• Indicadores – expresión cuantitativa o cualitativa de cambio con el tiempo


Exacto

Preciso

Sensible

Válido

Seguro

Creíble


http://www.unpan.org/dpadm/

52http://www.UNPAN.org/DPADM/ 52

* ForeSee

Suceso = Satisfacción

http://www.UNPAN.org/DPADM/

Contextualizando Indicadores

Source: Adaptado de Parmenter, 2010

Mision / Vision

Estratégias

Ahorros Satisfacción Inovación Gob Abierto

Inclusión Eficiencia

Factores Criticos de Suceso

Indicadores Clave de Resultados (max 10)Indicadores de Rendimiento (max 80)

Indicadores Clave de Rendimiento (max 10)

Características Básicas de los ICRs

1) Son medidas no financieras (no expresados en dólares, colones, etc)

2) Se miden con frecuencia (por ejemplo, diario, o semanal)

3) Se definen en función del liderazgo del país 4) Indican claramente qué acción se requiere por parte

del personal 5) Son medidas que se articulen la responsabilidad a

un equipo 6) Tienen impacto significativo en la organización (por

ejemplo, afectan a más de un aspecto)

http://www.UNPAN.org/DPADM/ 54


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El Mito y La Realidad – Cualidad y no Cuantidad (Ejemplo: Click-Through Rate)

Source: http://www.uie.com/articles/three_click_rule/

http://www.unpan.org/dpadm/

56http://www.UNPAN.org/DPADM/ 56

Source: ForeSee

KPI – Indicadores Clave de Rendimiento

El Mito y La Realidad


• Front Office (Ventanilla – Única o Multicanales)• Back Office (Tras Bambalinas)


Front Office Back Office

Realidad y Mitos


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Indicadores Clave de Rendimiento - Ejemplos

1) American Customer Satisfaction Index (ACSI)

2)ndice de Satisfacción del Cliente (EUA)

3) United Nations Statistical Commission (UNSC) – Comisión Estadistica de las Naciones Unidas

4) UNDESA Monitoreo de Visitas

5) OGP - Asociación para el Gobierno Abierto

6) Sondeo de la ONU Sobre Gobierno Digital

Importancia y Uso de Indicadores en Gobierno Electronico

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