INFORMACION GENERALIZADA DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO NAOJEN

PUNT O DE VENTAS NOJEN

Contamos con diferentes métodos de facturación en puntos de ventas, todos ellos enfocados

en una rápida atención al cliente, fácil manejo de los productos para el usuario, un buen

control del efectivo y controles internos.

Punto de Ventas Empresas Comerciales

Ingreso de Productos por Código de Barra, Por Código Alterno, Búsquedas Avanzadas por

Descripción del Productos, Estilos, Códigos, Consolidado de Existencias en Línea, Precios No

Modificables por Usuario, Precios Modificables con autorizaciones, Fotografía del Producto,

Acumulación de Puntos, Facturas en Espera, Ordenes de Pedidos en Espera y Cotizaciones,

Registro de Gastos e Ingresos Adicionales, Facturación de Contado y Créditos, Notas de

Créditos por Devolución de Mercadería, Descuentos, Pagos a Clientes.

F9: Crear facturas en espera ilimitado, eso le permite guardar una orden y luego ser facturada

cuando lo desee, muy útil cuando hay clientes de pedidos largos y se quiere despachar clientes

de uno o pocos productos, y luego continuar con el cliente inicial.

F10,F11: Permite facturar de Contado o Créditos.

F7: Permite exonerar de impuestos a un determinado clientes (con autorización).

F3: Permite dar precios especiales autorizados.

VentasxCliente: Permite consultar las facturas de un determinado cliente ver que productos se

le facturaron o reimprimirlas una factura especifica.

Devoluciones: Permite generar una devolución de ventas o nota de crédito por producto

devuelto.

Descuentos: Permite aplicar descuentos especiales siempre con una clave de autorización.

Abonos Clientes: Permite crear recibos de abonos por facturas de clientes de créditos.

También el sistema permite bonificar productos, consultar de productos facturados en

negativos autorizados, permite estableces precios por escalas, descuentos por escalas, por

cantidad de venta muy útil para precios por mayoreos, precios masivos.

Impresión de Boletos Promocionales:

El sistema permite configurar un boleto de impresión por ventas mayores a lo que se configura

en el centro de control, ejm: Si desea generar rifas porque un cliente le ha comprado 100 lps

en adelante el sistema le permite imprimir el boleto con sus datos personales del cliente,

según la necesidad de la empresa.

Impresión de Códigos de Barras

Nuestro sistema permite imprimir etiquetas con códigos de barras impresos para aquellos

productos que no vienen etiquetados de fabrica.

Impresión Remota Personalizada

Permite impresión de facturas en impresoras donde el cliente decida, comprobantes de

entrega por productos marcados o por cantidad comprada, etc.

Elaboración de Cotizaciones, Ordenes, Facturas en Espera, desde el punto de ventas, esto muy

útil cuando se quiere que los vendedores digiten las ordenes y que sean enviados al área de

caja, igual puede permitirse que el vendedor tome la orden y envié la factura a una impresora

remota en área de caja.

Punto de Ventas Tipo Touschscreen

Ideal para facturación rápida de productos selectivos, permite que la empresa pueda

configurar 45 botones por pantalla, asignar a cada botón el código de productos y el color, en

la parte de arriba de la pantalla aparecerá calculadora de numero para el registro de la

cantidad rápida, en la parte de abajo aparecern los botones de uso rápido, esta pantalla muy

útil para panaderías, dryclean, reposterías, y otras empresas que tienen productos de venta

continua.

Punto de Ventas Supermercado

PANTALLA PRINCIPAL DE PUNTO DE VENTAS RAPIDA (SUPERMERCADOS)

Tambien el sistema cuenta con la opción de colocar un monitor adicional para visualización de

productos facturados y publicidad al cliente.

Monitor Pantalla Doble de facturación, para publicidad y productos facturados al cliente.

En negocios como supermercados, MiSuper, se utiliza la pantalla de Posteo Rapido con códigos

de barras, pesos, Precios y Descuentos especiales,etc.

Punto de Ventas atención Personalizada

En esta versión de facturación es muy utilizada para ventas personalizadas de uso interior no

para facturación rápida, ya que el proceso es más personalizado con el cliente, toma de

pedidos, toma de cotizaciones, autorización de pedidos, precios especiales, etc. Muy útil para

empresas de ventas por tele marketing, venta de calle, control interno, etc.

Todos los puntos de ventas están en línea con inventarios permitiendo la rebaja automática de

las existencias, costeo de productos, etc.

Algunas Ventajas en los Puntos de Ventas

Crear múltiples ordenes de facturas en espera, cotizaciones en línea desde el punto de ventas,

Permite que el vendedor tome la orden al cliente, y se facture en caja, utilizando el método de

vendedor toma orden y cajero factura la orden.

Facturas en Espera: Permite poner en espera la factura que se esta capturando actualmente en

pantalla pulsando la tecla F6, hacer una nueva factura a otro cliente facturarla, y luego pulsar

F6 y continuar con la primer factura que se estaba realizando.

Ingresos y Egresos Varios, le permite llevar el control de el ingreso y salida de efectivo de la

caja, esto será registrado al final para el arqueo general de la caja.

ABONO A CLIENTES

El cajero si tiene autorización podrá realizar abonos a facturas pendiente de pago de los

clientes emitiendo comprobante de recibos, estas transacciones de abonos se visualizaran en

el arqueo de ventas del cajero.

CONSULTA RAPIDA DE PRECIOS

En botones de la parte de debajo de las pantallas de punto de ventas, hay botones de uso

rápidos para Consulta de Precios, existencias consolidadas, etc.

FORMA DE PAGOS

Las forma de pagos son configurables, Efectivo, Tarjeta, Cheques, etc, Por Bonificación, Uso de

botones calientes de monedas, Captura del cliente, Captura de Cambio, etc.

ACUMULACION DE PUNTOS

La acumulación de puntos se esta volviendo parte de la atracción de compra del cliente, ya que

con esto la empresa obtienen información básica como Correos electrónicos, teléfonos, etc.

Para uso posterior de envíos de ofertas por correo electrónico, y atención personalizada al

cliente. Como Funciona? Cada cliente deberá ser registrado en la base de datos de sistema

Esta información es vital para que el cliente pueda acumular puntos por sus compras,

convirtiéndolo de esta forma en un cliente frecuente de la empresa.

Como se configura la acumulación de Puntos

En el centro de control del sistema de debe definir la parametrización como ser Por montos de

compra mayor o igual a, se le otorgan tantos puntos, y cada punto tiene un valor monetario de

tanto, y por que cantidad de puntos acumulados el cliente puede hacer uso de ellos, una vez

consumido este valor los puntos vuelven a valor cero, cuando el cliente los consume los puede

aplicar como valor monetario o simplemente acumularlos para una futura compra.

Como funciona?

En los puntos de ventas esta el botón ACUMULACION DE PUNTOS.

Donde se le pide al cliente ingresar el número de identificación, este se hace por medio de

carnet con código de barra de su IDE, el sistema valida los datos, Devuelve la cantidad de

puntos acumulados y el valor canjeable disponible, en este momento el operador o cajero

podrá preguntar al cliente si solo acumulara su compra o canjeara sus puntos, la empresa

podrá contar con historial de compra de cada cliente, mensual, anual o diario.

CONTROL DE INVENTARIOS

El proceso de facturación va amarrado a un control de interno de inventarios desde la creación

del producto, liquidación de la compra, hasta el proceso de facturación.

El sistema puede manejar múltiples empresas o compañías, bodegas, consolidar existencias y

utilizar el mismo catalogo de productos para todas ellas, igual pueden trabajar independientes

en su estructura de catalogo de productos.

Se puede llevar el control de la compra, requisiciones de salidas, requisiciones de entradas,

salidas por transferencias, entradas por transferencias, ajustes internos, consulta del kardex

del productos desde que inicio con saldo ver los movimientos que lo conforman, hasta el

proceso final de la venta, reportes de existencias consolidadas, etc.

GRUPOS Y CLASIFICACIONES

Permite clasificar sus productos o grupos, de acuerdo al rubro de cada uno de ellos.

Ubicaciones del productos dentro de la bodega.

Mantenimiento del producto, consulta rápidas, control de precios, descuentos, ubicaciones,

categorías de productos, fotografías, envíos a Excel de precios, existencias, estadísticas de

ventas, y otros.

Captura de precios, descripción del productos, código de barras, códigos alternos, si paga

impuestos o es excento, proveedor, grupos, ubicaciones, Costos.

En caso de precios mayoreos, se utilizan precios por cantidades de compra, ejemplo, si el

cliente compra de 3 productos a 6 el precio a dar es el que esta en tabla, o si compra menos de

3 el precio es el de detalle, toda esta configuración es definida por el usuario encargado de

costos o precios.

Se pueden crear descuentos por rangos de fechas, ejemplo, si la promoción es para todos los

productos o por grupos, o por proveedor, tablas de descuentos por categorías, etc.

Exportar información a Excel, Importar de Pistola PT630, Retirar o activar productos, etc.

Estadísticas de venta Rápidas, Productos que más se venden, productos que menos se venden,

Ventas por productos por mes, Ventas por Vendedor, Ventas por Proveedor, Ventas por

Grupos, Ventas por Clientes, Etc.

Cálculos de Máximos y Mínimos

El sistema permite tener alertas por existencias abajo y sobre el máximo, se puede calcular

estas cantidades a través de cálculos estadísticos, esto le permitirá contar con información

fundamental para surtir el inventarios de productos que mas se mueven.

REQUISICIONES

Las transacciones de salidas y entradas al inventario se conocen como requisiciones que son

movimientos internos de bodega, eso le permite sumar o restar existencias en sus inventarios,

generando una transacción con un numero correlativo, fechas, usuarios, costeo, y impresión

de comprobante de salida o entrega del movimiento.

PROCESO DE COMPRA

El proceso de compra genera la transacción de ingreso de la mercadería como una compra

local o extranjera, generando un enlace con el modulo de cuentas por pagar, esta liquidación

generara cambios de precios si se configura o autoriza como tal, igual registro de costos,

promedio o de ultima compra, alimentando de esta manera el kardex del productos.

KARDEX DE PRODUCTOS

El kardex en el informe básico de los movimientos de uno productos, generando un listado de

cada movimiento desde el inicio de los saldos hasta el final de un saldo.

Elaboración de Etiquetas

Cuando el producto no viene con un código de barra y se desea etiquetar con el propio código

de la empresa el sistema cuenta con la impresión de viñetas según el formato que la empresa

requiera, en impresoras zebras, o laser, siendo diseñadas a la necesidad del cliente

incluyéndoles los precios, precios escondidos en letras, descripciones, etc.

Reportes Varios

Listado de Existencias

Varios tipos de reportes desde un catalogo de precios, existencias por compañía, existencias

consolidadas, con costos, sin costos, libros de compras, libros de ventas, libros de

devoluciones, libros de movimientos de entradas y salidas, etc, estos reportes pueden

generarse a pantalla, Excel, o archivos pdf.

INVENTARIOS FISICOS

El sistema de inventarios cuenta con un modulo adicional el cual le permite a las empresas

realizar inventarios físicos general o selectivos, estos inventarios son realizados a través de

cortes de formas, permitiendo el posteo del inventario físico a través de posteo manual,

importándolas de hojas de Excel, pistolas PT630, generando un listado comparativo físico vrs.

Teórico donde se puede visualizar los faltantes y sobrantes en cantidad y en forma monetaria,

una vez realizado el conteo se puede procesar un cierre de forma el cual ajusta el inventario en

base a las diferencias, quedando registrado en el kardex un ajuste de entrada o ajuste de salida

por las diferencias del físico.

VENTAS

ARQUEOS

LAS SUPERVISORES DE TIENDAS PUEDEN TENER ACCESO A OPCIONES BASICAS DEL SISTEMA

COMO SER, revisión de facturas diarias, libros de ventas, ventas por cajeros, consulta de

arqueos, flujos de ventas, resumes de ventas x productos, etc.

El CAJERO se le da acceso a la Apertura de Caja, la cual le permite asignar la fecha por el cajero

o ser controlado por servidor principal eso depende de la configuración del centro de control,

el cajero apertura su caja, se genera un comprobante de apertura, igual al final del dia el cajero

puede hacer el cierre de su caja, y se le imprimir comprobante de arqueo ya sea desglosado

con las ventas o simplemente sin desglose para que no puede ver el monto vendido, el

supervisor o persona encargada de las ventas o arqueos puede ver el resumen de las cajeras y

hacer el respetivo corte desglosado, eso evita en algunas empresas que el cajero maneje

información confidencial de las ventas.

Libros de Ventas

El reporte de libro de ventas es el resumen de las ventas mensuales, semanales, diarias, hay

diferentes formas de generarlo ya sea por tipos de pagos, detallados con productos, solo

totales, resumen de ventas por productos, por tipos de pagos, por vendedores, etc.

COMISIONES DE VENTAS

Cada vendedor cuenta con un numero el cual deberá ser asignado al momento de la venta.

Las comisiones pueden generarse desde una venta general, por producto, por monto

facturado, por margen de utilidad de la empresa, por grupos.

Se configura según la comisión que la empresa dará al vendedor, desde el monto total de la

venta rengueado, por una tabla de utilidad, o solo por comisión x grupos.

ESTADISTICAS DE VENTAS

Contamos con modulo especial de estadísticas de ventas, análisis de ventas por productos,

revisión de utilidades de ventas, Ventas por Vendedores, Por Grupos, Mix de Ventas, Reportes

especiales de ventas para Pedidos a Proveedores.

Estadísticas de Ventas por Vendedores a Excel, y Graficadas.

Pedidos por Proveedores según cantidades Máximas y Mínimas

Listados especiales de Pedidos al Proveedor para surtir basados en ventas, Promedio Vendido,

Máximo y Mínimos, y Promedio a surtir.

MANEJO DE CLIENTES (COBROS, PAGOS)

El sistema de ventas esta enlazado al modulo de cuentas por cobrar, toda factura de crédito se

carga al modulo, si en centro de control las facturas se configuran para que cargue al cliente,

igual aparecen en el estado de cuenta.

Maestro de clientes, con código interno, se le graban datos importantes como nombres,

direcciones, correos, teléfonos, limites de créditos, etc.

Perfil del cliente, el sistema permite revisar el estadístico de compra de un cliente para

utilizarlo para otorgar créditos.

Resumen de venta del cliente, por periodos, y meses durante un rango especifico, dicha

información puede ser fundamental para otorgar créditos o habilitarle un limite especifico de

crédito al cliente.

Estados de cuenta desglosados por facturas y pagos, letras vencidas según tabla de antigüedad

de saldos.

Reportes varios de facturas, pagos, desgloses de asientos contables, etc.

Manejo de Proveedores (Pagos)

Inventarios esta enlazado a cuentas por pagar generando una liquidación de compra por

pagar, este modulo es similar al modulo de cuentas por cobrar, con una pantalla de

proveedores, posteos de facturas, débitos, abonos a proveedores, análisis de antigüedades,

proyecciones de pagos, etc.

Bancos

Modulo que permite llevar el control de los depósitos, cheques, pagos a proveedores, abonos

de clientes, libros de bancos, Conciliaciones Bancarias, etc

Contabilidad

Modulo que le permitirá generar los estados financieros de la empresa, Estados de Resultados,

de Comprobación, Presupuestos, Libros Diarios, etc.

Planillas

Modulo que le permitirá llevar el control de los empleados, pagos de planillas, libros de

planillas, boletas de pagos, cartas del banco, etc.

Activos Fijos

Modulo que le permitirá llevar la depreciación acumulada de los activos físicos de la empresa,

generando enlace con contabilidad.

VENTAJAS DE NAOJEN

Permite el enlace entre sucursales remotas, ciudades o países a distancia a través de la

tecnología web, vpn, o sincronización.

Desarrollo a la medida del cliente, se realizan los cambios, adaptaciones al sistema de

acuerdo a los requerimientos.

Crecimiento constante del software, actualizaciones diarias y periódicas.

Compatibilidad con Windows XP, 7, Linux

Base de datos Robusta SQL Server 2000, 2008

Servidor de archivos base de datos Dedicado

Servicio de OutSourcing Mensual

TECNOLOGIA VIRTUALIZACIONES

Servidores protegidos con virtualizacion ESXI Linux, Múltiples Plataformas, Configuración para

accesar al sistema Online Via web desde Android, Tabletas.

ACCESO VIA WEB

Se instala servidor web en el servidor principal virtualizado, configuramos nuestro sistema con

dicho servidor y publicamos las aplicaciones esto permite facturar en línea, consultas en línea,

imprimir, capturar y hacer cualquier operación en el sistema en el momento que se desee,

muy útil para vendedores foráneos, enlazar ventas con sucursales o países.

SYNCRONIZACION

Contamos con nuestra propia herramienta de sincronización offline y online, que le permite a

la empresas que tienen varias sucursales y quieren tener en línea su información. Esta

herramienta sincroniza la información en el servidor principal extrayendo los datos de cada

sucursal y centralizándolo en el principal entre periodos o lapsos de tiempo 10, 15 segundos o

según sea la velocidad o ancho de banda del canal de datos, estoy le permite que si no hay

conexión entre las sucursales por alguna caída de señal del internet, estas se vuelvan a

sincronizar cuando se haya reconectado, asi las sucursales podrán trabajar sin problemas

independiente de la señal, y cuando se reconecta se actualizara automáticamente en el

servidor principal.

NOTA: Incluido con un costo Adicional, la empresa deberá contador con un servidor dedicado.