INFORME AUDITORIAS INTERNAS INFORME AUDITORIAS INTERNAS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

20122012

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CALIDAD CON CALIDEZ

MECIMODELO ESTÁNDAR DE

CONTROL INTERNO

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

AMBIENTAL Y OHSAS

CONTENIDOCONTENIDO

1. INFORME AUDITORIAS INTERNAS SIG1. INFORME AUDITORIAS INTERNAS SIG2. INFORME PORMENORIZADO 2. INFORME PORMENORIZADO SISTEMA DE CONTROL INTERNOSISTEMA DE CONTROL INTERNO

1. INFORME AUDITORIAS 1. INFORME AUDITORIAS INTERNAS SIGINTERNAS SIG

CICLO PHVA AUDITORIAS INTERNAS CICLO PHVA AUDITORIAS INTERNAS

Programa y planes de auditoriaPlan capacitación auditores

Capacitación de auditoresRealización de las auditorias

Mejora del ciclo de auditoria 2012Seguimiento del Programa de auditoria

Seguimiento, evaluación y cierre de los hallazgos de auditoria

TODOS LOS 17

PROCESOS 20

REGIONALES 40

CENTROS

13 AREAS

DIRECCIÓN GENERAL

22 y 23 DE OCTUBRE

24 AL 31 DE OCTUBRE

ALCANCE AUDITORIAALCANCE AUDITORIA

PUNTOS AUDITADOSPUNTOS AUDITADOSREGIONAL CENTRO

CHOCO (1) Centro de Recursos Naturales Industria y Biodiversidad PUTUMAYO (1) Centro Agroforestal y Acuícola ArapaimaAMAZONAS (1) Centro para la Biodiversidad y el turismo del AmazonasSAN ANDRÉS (1) Centro de Formación Turística, Gente de Mar y de Servicios

ANTIOQUIA (5)

Centro Tecnológico del MobiliarioCentro para el Desarrollo del Hábitat y la ConstrucciónCentro Tecnológico de Gestión IndustrialCentro de Diseño y Manufactura del CueroCentro de Servicios de Salud

CUNDINAMARCA (2) Centro de Biotecnología Agropecuaria - MosqueraCentro de Desarrollo Agroindustrial y Empresarial - Villeta

DISTRITO(5)

Centro de Gestión IndustrialCentro de Manufactura en Textiles y CueroCentro para la Industria de la Comunicación GráficaCentro de Gestión de Mercados, Logística y Tecnologías de la InformaciónCentro de Formación para la Actividad Física y Cultural

REGIONAL CENTRO

BOLIVAR (2) Centro Internacional Náutico, Fluvial y Portuario

Centro Agroempresarial y MineroBOYACA (1) Centro Minero – SogamosoCAUCA (1) Centro de Teleinformática y producción AgroindustrialMETA (1) Centro Agroindustrial del Meta – Granada

HUILA (2) Centro de Formación Agroindustrial - Campoalegre

Centro Agroempresarial y Pecuario del Huila (Garzón)

TOLIMA (2) Centro Agropecuario La Granja - Espinal

Centro de Comercio y Servicios - Ibague

CALDAS (2) Centro para la Formación CafeteraCentro de proceso Industriales

QUINDIO (1) Centro para el Desarrollo Tecnológico de la Construcción y la Industria

PUNTOS AUDITADOSPUNTOS AUDITADOS

REGIONAL CENTRO

VALLE (5)

Centro Agropecuario de BugaCentro Náutico Pesquero de BuenaventuraCentro de Electricidad y Automatización IndustrialCentro Nacional de Asistencia Técnica a la Industria - AstinCentro de Biotecnología Industrial - Palmira

SANTANDER (3)Centro Industrial de Diseño y la ManufacturaCentro de Servicios Empresariales y TurísticosCentro Agroempresarial y Turístico de Los Andes

NORTE DE SANTANDER (1) Centro de la Industria, la Empresa y los ServiciosMAGDALENA (1) Centro Acuícola y Agroindustrial de Gaira

CESAR (2)Centro de Operación y Mantenimiento Minero de ValleduparCentro Biotecnológico del Caribe

PUNTOS AUDITADOSPUNTOS AUDITADOS

PROGRAMA DE AUDITORIAPROGRAMA DE AUDITORIA

SENA – SIG – 2012Consolidado de Hallazgos por Proceso

CONCLUSION GENERALCONCLUSION GENERAL

La auditoria permitió evidenciar el nivel básico en que se encuentra la Implementación del Sistema Integrado de Gestión y el compromiso de la comunidad SENA para lograr con éxito su implementación.

• Compromiso con la institución, al participar y apoyar el desarrollo de la Auditoria Interna aportando su conocimiento y capacidades.

• Existencia de auditores con competencias para desarrollar una excelente auditoría, sin embargo, al no haber tenido la posibilidad de realizar previamente el plan de auditoría, en algunos casos les generó un nivel de incertidumbre, que ocasiono bloqueo frente al desarrollo de la misma.

• Los Equipos de auditoría, en algunos casos, no tuvieron la posibilidad de conocerse previamente, ni de compartir las fortalezas y así haber podido aprovecharlas en desarrollo de la auditoría.

RESULTADO DE LA EVALUACION RESULTADO DE LA EVALUACION DE AUDITORES INTERNOS DEL DE AUDITORES INTERNOS DEL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONSISTEMA INTEGRADO DE GESTION

RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

• Fortalecer el conocimiento, apropiación y toma de conciencia a través de capacitaciones, charlas, eventos de sensibilización, etc. a toda la comunidad SENA, teniendo en cuenta que en los resultados de la auditoria se evidenció desconocimiento de la mayoría de sus componentes (criterios, principios, requisitos del sistema, promesa de valor, objetivos).

• Ajustar la caracterización de los procesos con la participación de los líderes en Dirección General, Regionales y Centros de Formación Profesional para que estén formulados de acuerdo a las actividades que se realizan diariamente en todas las áreas de la Entidad.

RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

• Fortalecer el programa de capacitación para los auditores internos del SIG, que incluya los requisitos del Sistema y la aplicación del procedimiento de auditorías internas.

• Incluir dentro de las acciones contractuales de los contratistas una actividad relacionada con la implementación del sistema integrado de gestión

• Identificar la causa raíz de las No Conformidades reales o potenciales detectadas, y formular las acciones correctivas y preventivas, considerando los plazos para su cumplimiento e incluirlas en los planes correspondientes (mejoramiento, tratamiento, mantenimiento) , con el fin de eliminar las causas y demostrar acciones de mejora al Sistema.

RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

• Mejorar la articulación entre los Procesos de Direccionamiento Estratégico y Gestión de Evaluación y Control, con el fin de fortalecer la planeación, ejecución y seguimiento de las auditorías internas, generando informes con valor agregado para la toma de decisiones por la Alta Dirección hacia la implementación y mantenimiento del SIG.

LA EXCELENCIA UN COMPROMISO DE TODOS

HALLAZGOS RELEVANTES HALLAZGOS RELEVANTES REQUISITOS NORMA NC NC NC O M O M O M

TOTAL N C

TOTAL O M

4.1.NTC - ISO 14001:2004 /NTC - OHSAS 18001:2007:4.1 REQUISITOS GENERALES:La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión ambiental y y mejorar en forma continua un sistema de gestión de S&SO de acuerdo con los requisitos de las normas y determinar cómo cumplirá estos requisitos.NTCGP 1000:2009 Y NTC - ISO 9001:2008:4.1 REQUISITOS GENERALES:La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional ...

29 30 75 15 9 43 134 67

HALLAZGOS RELEVANTES HALLAZGOS RELEVANTES REQUISITOS NORMA NC NC NC O M O M O M

TOTAL N C

TOTAL O M

NTC - ISO 14001:2004 /NTC - OHSAS 18001:2007:4.4.6 Control Operacional:La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones que están asociadas con los aspectos ambientales significativos de acuerdo con su politica ambiental, objetivos, metas y los peligros, en donde la implementación de los controles es necesaria para manejar los riesgos de S&SO, con el objeto de asegurarse de que se efectúan bajo las condiciones especificadas.

40 58 0 18 23 0 98 41

HALLAZGOS RELEVANTES HALLAZGOS RELEVANTES REQUISITOS NORMA NC NC NC O M O M O M

TOTAL N C

TOTAL O M

4.3.1.NTC - ISO 14001:2004/NTC - OHSAS 18001:20074.3.1 Aspectos Ambientales/Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles:La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: a) Identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que pueda controlar y aquellos sobre los que pueda influir dentro del alcance definido del sistema de gestión ambiental, teniendo en cuenta los desarrollos nuevos o planificados, o las actividades, productos y servicios nuevos o modificados; y b) determinar aquellos aspectos que tienen o pueden tener impactos significativo sobre el medio ambiente al igual que para la continua identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los controles necesarios.

27 50 0 13 47 0 77 60

HALLAZGOS RELEVANTES HALLAZGOS RELEVANTES REQUISITOS NORMA NC NC NC O M O M O M

TOTAL N C

TOTAL O M

4.4.2 NTC - ISO 14001:2004:/NTC - OHSAS 18001:2007:Competencia, formación y toma de conciencia:La organización debe asegurarse de que cualquier persona que realice tareas para ella o en su nombre, que potencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales y sobre S&SO significativos identificados por la organización, sea competente tomando como base una educación, formación o experiencia adecuados, y debe mantener los registros asociados...

27 32 0 22 19 0 59 41

2. INFORME 2. INFORME PORMENORIZADO PORMENORIZADO SISTEMA DE CONTROL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INTERNO Julio- Octubre 2012Julio- Octubre 2012

RESULTADOS ENCUESTA MECIRESULTADOS ENCUESTA MECIObjetivo : Medir el impacto, la percepción del usuario frente a las Objetivo : Medir el impacto, la percepción del usuario frente a las

acciones implementadas por la Entidad para lograr el mantenimiento, acciones implementadas por la Entidad para lograr el mantenimiento, sostenibilidad y administración del Modelo Estándar del Control Interno sostenibilidad y administración del Modelo Estándar del Control Interno

MECI en el SENAMECI en el SENA.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

COMPONENTE ELEMENTO DEBILIDADES AVANCES

REQUISITO DE LA NORMA NTC - ISO

9001:2008 Y NTCGP 1000:2009

AL QUE ESTA ASOCIADO

AMBIENTE DE CONTROL

ACUERDOSDESCONOCIMIENTO DE LOS ACUERDOS DE GESTION

4.1 REQUISITOS GENERALES

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

PLANES Y PROGRAMAS. MODELO DE OPERACIÓN. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

CONOCEN Y APLICAN MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES Y POA

6. GESTION DE LOS RECURSOS

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

PLANES Y PROGRAMAS. MODELO DE OPERACIÓN. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

FORMULADO Y DIVULGADO EL PLAN ESTRATEGICO

5.4 PLANIFICACION

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

CONTEXTO ESTRATEGICOIDENTIFICACIÓN DE RIESGOSANALISIS DE RIESGOSVALORACIÓN DE RIESGOSPOLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

MAPA DE RIESGOS DESACTUALIZADO

CAPACITACION EN METODOLOGIA DAFP

4.1 REQUISITOS GENERALES

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

MECI - CALIDADMECI - CALIDAD

MECI - CALIDADMECI - CALIDADSISTEMA DE

CONTROL INTERNO

COMPONENTE ELEMENTO DEBILIDADES AVANCES

REQUISITO DE LA NORMA NTC - ISO

9001:2008 AL QUE ESTA ASOCIADO

ACTIVIDADES DE CONTROL

INDICADORESPROCEDIMIENTOS

DESCONOCIMIENTO CUADRO CONTROL INDICADORES DE GESTION Y RESULTADOS.

FALTA ACTUALIZAR Y DOCUMENTAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

4.2 GESTION DOCUMENTAL

INFORMACIONSISTEMAS DE INFORMACIÓN.

PLATAFORMA TIC QUE SE TIENE EN LA ENTIDAD

6.3. INFRAESTRUCTURA

COMUNICACIÓN PUBLICA

COMUNICACIÓN ORGANIZATIVA. COMUNICACIÓN INFORMATIVA.MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

PAGINA WEB, RADIO, TV ENTRE OTROS.

5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA

SUBSISTEMA DE CONTROL DE

GESTION

MECI - CALIDADMECI - CALIDADSISTEMA DE CONTROL

INTERNO COMPONENTE ELEMENTO DEBILIDADES AVANCES

REQUISITO DE LA NORMA NTC - ISO 9001:2008 AL QUE ESTA ASOCIADO

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION

AUTOEVALUACIONAUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL.AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN.

DEBILIDAD EN MECANISMOS DE VERIFICACION Y EVALUACION DE PROCESOS POR PARTE DE LOS LIDERES DE PROCESO

8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS PROCESOS

EVALUACION INDEPENDIENTE EVALUACIÓN DEL SCI.EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN (AI).

NO SE TOMAN EN CUENTA LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA MECI COMO HERRAMIENTA DE AUTOCONTROL Y AUTOEVALUACION PARA TOMA DE DECISIONES

8.4. ANALISIS DE DATOS

PLANES DE MEJORAMIENTOINSTITUCIONAL.FUNCIONAL.INDIVIDUAL.

NO SE ADELANTAN PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUALES CON EL INSUMO DE LA EVALUACION DE DESEMPEÑO

8.5 MEJORA CONTINUA

AUTOEVALUACIONAUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL.AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN.

JORNADAS DE SENSIBILIZACION EN LA IMPLEMENTACION DEL SIG RELACIONADOS CON LA CULTURA DE CALIDAD DIRIGIDO A LA ALTA DIRECCION Y MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO

4.1 REQUISITOS GENERALES

5.3 POLITICA DE LA CALIDAD

EVALUACION INDEPENDIENTE EVALUACIÓN DEL SCI.EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN (AI).

REALIZACION DE AUDITORIAS DE GESTION Y ASESORIA PARA LA FORMULACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO

8.2.2 AUDITORIA INTERNA

8.5.2 ACCION CORRECTIVA

PLANES DE MEJORAMIENTOINSTITUCIONAL.FUNCIONAL.INDIVIDUAL.

LAS ACCIONES DE MEJORA NO HAN SIDO EFECTIVAS PARA ENFRENTAR LOS HALLAZGOS POR CGR

FORMULACION DE PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL CONOCIDOS Y APLICADOS

8.5.1 MEJORA CONTINUA

Ruta para acceder a la Encuesta MECI – SENA 2012

Enlace a los resultados de la Encuesta MECI – SENA 2012

http://sis.senavirtual.edu.co/encuestas/encuestas_meci.php

http://sis.senavirtual.edu.co/encuestas/encuestas_meci_consolidado.php

MUCHAS GRACIAS MUCHAS GRACIAS

MARIA IGNACIA VALENCIA DE ARANGO Y SU MARIA IGNACIA VALENCIA DE ARANGO Y SU EQUIPO DE TRABAJOEQUIPO DE TRABAJO

OFICINA DE CONTROL INTERNOOFICINA DE CONTROL INTERNOmivalencia@sena.edu.co

TEL. 5 94 20 37 – 546 15 00 IP 12038TEL. 5 94 20 37 – 546 15 00 IP 12038