Guia auditorias internas calidad

2014

GUÍA AUDITORÍASINTERNAS DE CALIDAD

DEFINICIÓN ...................................................................................................................... 3

ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AUDITORIA ................................................... 4Actividades y responsabilidades del equipo auditor........................................................ 4Actividades y responsabilidades adicionales al auditor jefe ........................................... 5

Actividades y responsabilidades de los guías y observadores ....................................... 5Sobre los expertos técnicos .......................................................................................... . 6

CICLO PHVA AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD .................................................... 7Gestión del programa de auditorias................................................................................ 7Actividades de la auditoría: plan..................................................................................... 9

Actividades de la auditoría: preparación......................................................................... 10Actividades de la auditoría: ejecución de las auditorias internas de calidad ................. 12

Actividades de la auditoría: informe de auditoría .......................................................... 15Actividades de la auditoría: reunión de cierre ............................................................... 18

Actividades de la auditoría: evaluación de desempeño del auditor............................... 18

Actividades de la auditoría: establecimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. ..................................................................................................................... 20

Actividades de la auditoría: seguimiento. ..................................................................... 20Actividades de la auditoría: informe final para la alta dirección..................................... 20

LAS PRACTICAS DEL BUEN AUDITADO ..................................................................... 21Preparar la auditoria ..................................................................................................... 21

Atender la auditoria ...................................................................................................... 22Participar en el cierre de la auditoría, recibir el informe y aplicar las acciones requeridas............................................................................................................................... ...... 24

Desarrollar el tratamiento de las debilidades u oportunidades, analisis de causas,ejecución y seguimiento de las acciones ...................................................................... 25

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD, con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva1.

Proceso de autoevaluación y mejoramiento continuo, que obedece a un ejercicio independiente, sistemático, de apoyo continuo al desarrollo de los mismos procesos, y no un ejercicio de evaluación del control sobre el desempeño de los mismos. (Factor diferenciador ente las auditorías de calidad y las auditorías de control).

La palabra “auditoría” proviene del latín auditorios, que significa ‘oír’. Si bien se puede considerar que se trata de un ejercicio de escucha, también es válido decir que necesariamente incluye otro sentido esencial: la vista. Teniendo en cuenta estos dos aspectos, es posible afirmar que la auditoría es un ejercicio en el que se combinan audición y visión dentro de un marco de análisis.

Se suele afirmar que la auditoría proviene de tiempos antiquísimos, tanto que algunos se atreven a sostener que el primer libro en donde se hace referencia a ella es la Biblia, en el Génesis, en especial cuando Dios terminaba una de sus magníficas obras y “veía que era buena”

Las auditorías internas de calidad se realizan con los siguientes propósitos: Determinar la conformidad del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE

CALIDAD, con las disposiciones establecidas en la documentación del sistema. Proporcionar elementos de juicio para introducir programas de mejoramiento.

Determinar la efectividad del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD para cumplir con los requisitos establecidos en la norma y con los objetivos propuestos para un período de tiempo específico.

Evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestión de los distintos procesos, actividades, planes, proyectos y operaciones.

Promover la autoevaluación.

Persona con la competencia requerida para realizar auditorías.

Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.

obtener conclusiones.

Aplicar los procedimientos y métodos de auditoría establecidos por la Universidad.

Ser independiente con relación al área auditada.

Planificar la auditoría y elaborar lista de verificación.

Realizar la auditoría teniendo en cuenta el alcance.

Recolectar y analizar la evidencia objetiva que sea pertinente y suficiente para

Ser sensible a cualquier influencia que se pueda ejercer sobre su juicio mientras lleva a cabo una auditoría.

Documentar las observaciones. Tratar la información confidencial con discreción. Reportar las debilidades encontradas. Verificar la implantación de las acciones correctivas, preventivas y de

mejora. Reportar cualquier obstáculo importante encontrado al ejecutar la auditoría. Realizar reunión de cierre con el auditado, dándole a conocer los

resultados de la auditoría. Realizar el seguimiento y cierre de las acciones correctivas tomadas por los

procesos auditados para subsanar las debilidades detectadas durante a la auditoría. Esta función solamente aplica para el auditor jefe.

Utilizar los formatos de trabajo establecidos para registrar las actividades de la auditoría.

Conocer los riesgos asociados a la auditoría.

Responsable de encabezar al equipo auditor. El auditor jefe prepara el plan de la auditoría, conduce las reuniones, consolida las debilidades y oportunidades de mejora de la auditoría y rinde el informe de la auditoría.

Equilibrar las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo auditor. Realizar el plan de auditoría y hacer uso eficaz de los recursos durante la

auditoría. Conocer y aplicar en la realización del plan de auditoría la metodología para

la identificación y manejo de los riesgos de la Universidad. Velar por el bienestar y la protección de los miembros del equipo auditor

durante la auditoría, incluyendo el aseguramiento del cumplimiento de los auditores con los requisitos pertinentes de salud, protección y seguridad.

Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor. Proporcionar dirección y orientación a los auditores en formación. Prevenir y resolver conflictos cuando sea

necesario. Representar al equipo auditor en las

comunicaciones con la persona que gestiona el programa de auditoría y el auditado.

Liderar al equipo auditor para alcanzar las conclusiones de la auditoría.

Preparar y completar junto al equipo auditor el informe de auditoría.

Realizar la evaluación a los integrantes del equipo auditor.

Persona que acompaña al equipo auditor, pero que no audita. Un observador no es parte del equipo auditor y no influye ni interfiere en la realización de la auditoría. Un observador puede provenir del auditado, una autoridad reglamentaría u otra parte interesada que testifica la auditoría. Los observadores pueden ser auditores de calidad en proceso de formación.

Persona designada por el auditado para asistir al equipo auditor.

Organización que es auditada, corresponde al proceso o subproceso objeto del ejercicio de auditoría.

Los guías y observadores pueden acompañar al equipo auditor. No deben influir ni interferir en la realización de la auditoría.

Para los observadores, cualquier obligación en relación con la salud y la protección, la seguridad y la confidencialidad deberán gestionarse entre el auditor jefe y el auditado.

Los guías, designados por el auditado, deberían apoyar al equipo auditor y actuar cuando lo solicite el jefe del equipo auditor. Sus responsabilidades incluyen:

Establecer los contactos y horarios para las entrevistas y velar porque lo establecido en el plan de auditoría se realice.

Acordar el acceso a ubicaciones específicas del auditado. Asegurarse de que las reglas concernientes a los procedimientos

relacionados con la protección y la seguridad de las ubicaciones son conocidos y respetados por los miembros del equipo auditor y los observadores.

Si el conocimiento y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en su totalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer incluyendo expertos técnicos.

Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor. El conocimiento o experiencia específicos son los relacionados con la organización, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural.

Los auditores deberán recibir instrucciones sobre el rol de los expertos técnicos, incluyendo cualquier limitación en su participación en la auditoría.

Cada experto técnico deberá estar bajo la responsabilidad de un auditor específico del equipo de auditoría.

A no ser que se hubiera acordado con el auditado o cliente de la auditoría de otra forma, el experto técnico debería estar siempre acompañado por unauditor.

Si se considera necesario, se puede permitir al experto técnico la realización de entrevistas bajo la supervisión de un auditor.

Implementar el programa(Co

mpetenciade au

ditores,

P

VA

P

HV

A

Gestión del programa de auditoría

Establecimiento del programa de auditorías (alcance, objetivos, recursos, procedimientos, etc).

H actividades de auditoría).

Resultados acordes al programa.Suficiencia de recursos. Satisfacción del auditado.Acciones correctivas y preventivas al programa o al proceso de auditorías... Etc.Mejora del programa.Informe a la gerencia.Re-asignación de recursos.Cambios a los objetivos del programa. Re-entrenamiento de auditores, etc.

Actividades de auditoríaInicio de la auditoría. Revisión de la documentación.Preparación de actividades ensitio.Realización de actividades en sitio.

Preparación, aprobación y distribución del informe. Finalización de la auditoría.

Actividades de seguimiento de la auditoría.

A P Responsable por la planeación, programación de los ciclos de las

V H auditorías.

Es una herramienta que se utiliza para establecer las situaciones que pueden ocasionar riesgos (potenciales) y que obstaculicen el normal desarrollo del programa de auditorías. La identificación, valoración y seguimiento de los riesgos en el Programa de Auditorías se realiza según lo establecido en el subproceso Gestión de Riesgos del Proceso Planeación Institucional.

El auditor líder realiza la programación del ciclo de auditorías internas y la definición de su alcance y objetivos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Los objetivos establecidos por la dirección. El mapa de procesos.

Cambios organizacionales. Implantación de nuevos procesos o subprocesos. Cambios coyunturales (normativos, reestructuración de personal).

La priorización del programa de auditoría se realiza con base:

El estado del proceso y subproceso (Indicadores de gestión, PQRSencuesta de satisfacción anterior)

La importancia de los procesos y subprocesos (riesgo para la organización, solicitud del responsable, impacto en la satisfacción del usuario).

Los resultados obtenidos en auditorías previas (tiempo desde la última auditoría, resultados de auditorías anteriores y su seguimiento, acciones correctivas, preventivas y de mejora no planteadas).

En cada ciclo de auditorías anual se priorizarán, de los procesos del nivel central, de las Facultades, Institutos Académicos y de las Sedes Regionales, los subprocesos a auditar, cubriendo todos los procesos del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD durante el ciclo.

La información de la programación de auditorias por ciclo es consignada en el formato Programa de Auditorías, F-03-MP-13-01-01.

RECTORÍAOficina de Planeación y DesarrolloInstitucional

PROGRAMA DE AUDITORÍASCiclo No.

FECHA DE ELABORACIÓNDÍA MES AÑO

OBJETIVO DEL PROGRAMA

ALCANCE DEL PROGRAMA

RECURSOS NECESARIOS

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

PROCESO SUBPROCESO FECHA PROGRAMADA

FECHA REAL EQUIPO AUDITOR AUDITADO

OBSERVACIONES

Elaborado por:

Auditor Líder

Revisado por:

Coordinador Área de Calidad y Mejoramiento

Aprobado por:

Representante de la DirecciónF-03-MP-13-01-01 Elab o rad o Po r: A rea d e Calid ad y M ejo ramient o

V-03-2010 Of icina d e Planeació n y Desarro llo Inst it ucio nal

En el programa de auditoría se plantean las unidades a auditar de forma general, la aclaración del proceso, programa académico, grupo o proyecto de investigación, proyecto de extensión o proyecto de bienestar, serán definidos por designación del Decano, Director de Instituto Académico, Director de Sede, Consejo de la Facultad o Comité de Calidad de las unidades a auditar.

La identificación de los riesgos asociados al programa son establecidos por el auditor líder y se encuentran incluidos en la matriz de riesgos del proceso Gestión del Mejoramiento, la gestión de los riesgos identificados es realizada desde este proceso.

A PDescripción de las actividades y de losV H detalles acordados de una auditoría.

Extensión y límites de una auditoría. El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el periodo de tiempo cubierto.

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.

Los auditores internos de calidad realizan la planeación de cada auditoría asignada, donde se deben definir: los requisitos del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD a auditar, los riesgos asociados al plan de auditorías, las preguntas de ayuda para verificar el cumplimiento de los requisitos y conocimiento general del subproceso a auditar.

Los criterios para realizar la auditoría incluyen principalmente:

Manuales de procedimientos y operaciones. Caracterizaciones de subproceso. Normativa que regula el subproceso a auditar. Registros asociados a los procedimientos. Política y objetivos de calidad. Norma NTCGP 1000. MECI.

V H

Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA).

Si en la revisión del Plan de auditorías internas, el auditado y/o los demás participantes de la auditoría objetan alguna o varias de sus disposiciones, éstas se deben resolver entre las partes interesadas o con el auditor líder antes de iniciar la auditoría.

Durante la preparación de la auditoría es importante realizarA P una revisión documental que permita tener un conocimiento

previo del proceso y de la dependencia que será visitada, enesta etapa se puede tener en cuenta la siguiente información:

Página web Manuales de procedimientos

Plan de acción Matriz de riesgos del proceso

PQRS del proceso Resultados de auditorías anteriores

Encuestas de satisfacción

Normatividad del proceso /subproceso

Otros

Estos documentos y cualquier otro que se considere relevante en el proceso pueden revisarse y ser insumo para la lista de verificación.

Durante la etapa de preparación, el equipo de la auditoría debe realizar la lista de verificación, esta lista permite:

Promover la planificación de la auditoría. Ayudar al control del tiempo de la auditoría, indicando lo que ha de cubrirse

en cada subproceso.

Recopilar las evidencias de la auditoría en un orden lógico. Facilitar el cubrimiento de cada actividad y el muestreo, obteniendo

respuesta para los requerimientos. Facilitar la solicitud y revisión de los registros del proceso. Recopilar las notas y observaciones que servirán durante la realización del

informe.

La información de la lista de verificación es consignada en el formato Lista de verificación, F-05-MP-13-01-01.

RECTORÍAOficina de Planeación y DesarrolloInstitucionalÁrea de Calidad y Mejoramiento

LISTA DE VERIFICACIÓN

FECHA DE ELABORACIÓNDÍA MES AÑO

PROCESO: SUBPROCESO:

REQUISITO PREGUNTAS DOCUMENTOS Y REGISTROS

COMENTARIOS / OBSERVACIONES/CONCLUSIONES

Auditor o Equipo Auditor:

F-05-MP-13-01-01 Elab o rad o Po r: A rea d e Calid ad y M ejo ramient o


La lista de verificación es una guía que presta apoyo en la planificación y ejecución de la auditoría, pero que en ningún caso debe restringir la extensión de las actividades del ejercicio, que pueden cambiarse como resultado de la información recopilada durante la visita en sitio.

Durante la preparación de la auditoría es importante definir los formatos que deberán ser diligenciados durante la ejecución y la asignación de tareas para el equipo.

A PRegistros, declaraciones de hechos o cualquier otra

V H información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

En el contexto de las auditorías internas de calidad de la Universidad, corresponde al incumplimiento de un requisito de la norma NTCGP1000 o ISO 9001.

En el contexto de las auditorías internas de calidad de la Universidad corresponde a una situación que potencialmente puede afectar al SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD o que puede avanzar a un estado mejor que el actual.

Reunión de a pe r t u r a :

La reunión de apertura tiene como propósitos:

La presentación de los participantes, incluyendo los observadores y los guías.

Una descripción general de las funciones del equipo auditor.

Ratificar el objeto y alcance de la auditoría, Definir la metodología a emplear para el

desarrollo de la misma. Resolver posibles dudas de los auditados Confirmar los canales de comunicación

entre el equipo auditor y el auditado, Aclarar el proceso de presentación del informe.

Aclarar cualquier aspecto delicado o confidencial.

Determinar aspectos o requisitos relacionados con la seguridad.

Vi s ita d e C a mp o : Mediante las entrevistas con los auditados, observación directa del desarrollo de las actividades, verificación de registros, sistemas de información, revisión de bases de datos y páginas web se reúnen las evidencias objetivas que permiten verificar y/o comprobar el desarrollo de las actividades previstas y/o planificadas, y que se estén adelantando planes y acciones, orientadas al mejoramiento del desempeño del proceso y del SGIC SISTEMA DE

GESTION INTEGRAL DE CALIDAD.

EVIDENCIAS

Documento Revisión Documental

Entrevista Declaración de hechos

Personas Encuesta

Muestra N confiable

Observación

EntornoVisita en sitio

Recorrido

Inspección

Al comparar los criterios establecidos en el Plan, con las evidencias, se determinan los resultados positivos y las situaciones por mejorar. Los resultados pueden ser: fortalezas, debilidades u oportunidades de mejora.

CRITERIOS

Ley

PartesInteresadas

Norma

Más graves

Organización

Todo resultado obtenido en el desarrollo de una auditoría debe ser corroborado en el sitio de trabajo donde fue encontrado con evidencia clara y objetiva, la claridad

en las evidencias permitirá que las causas de las situaciones a mejorar sean más fácilmente identificables.

OBJETIVO¿Qué se quiere?

CRITERIOS EVIDENCIAS¿Qué se debe hacer?

RESULTADOS

¿Cómo se está haciendo?¿Qué se hace?

POSITIVOS

Comparación

POR MEJORAR

CONFORMIDAD FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDADES

No se redactan en el informe

Se establecen acciones preventivas

o de mejora

Se establecen acciones correctivas

SEGUIMIENTO

Si en el desarrollo de una auditoría, un equipo auditor detecta dificultades para el logro de los objetivos inicialmente propuestos, debe informar las razones al auditado para solucionarlas o comunicarlas al auditor líder.

Pr e gun t a s dur a n t e l a a udit o ría Los auditores participativos no solamente hacen preguntas que involucran al auditado, sino que también adoptan un estilo o tono que se ajusta a la intención de sus preguntas.

Un auditor hace preguntas de manera que: El auditado sienta que el auditor está interesado sinceramente en la

respuesta. Es amable, amistoso y no es arrogante ni condescendiente. Es metódico y profesional, sin ser frio ni indiferente. Da tiempo al auditado para elaborar su respuesta, en vez de disparar

preguntas rápidamente una detrás de otra, lo que puede dar la sensación de un interrogatorio.

Actúa con naturalidad y de acuerdo con las declaraciones del auditado, en vez de avanzar rígidamente a través de una larga lista de preguntas predeterminadas que se deben responder, ya sean pertinentes o no.

Es firme y persistente con un auditado difícil o evasivo, y no deja que sedisperse.

El propósito de las preguntas es recolectar la información requerida, aclarar las ideas que se tienen del proceso y verificar la exactitud de lo que se ha oído, las preguntas más apropiadas para facilitar esto es:

Preguntas abiertas: Las preguntas abiertas hacen que el auditado se sienta cómodo y lo estimulan a expresar abiertamente sus opiniones o sugerencias y a hablar sobre la forma en que se realizan las tareas. Las preguntas abiertas usualmente comienzan con: Cómo, Qué, Cuándo, Por qué, Dígame, Muéstreme, Descríbame.

Preguntas de sondeo: son preguntas abiertas diseñadas para extraer información específica y más profunda acerca de un tópico, estimulan al auditado a explicar con más detalle una afirmación que no es clara para el auditor. Usualmente comienzan por: Dígame más acerca de…, Que quiere decir con…, Deme un ejemplo de…

Preguntas cerradas: están diseñadas para obtener respuestas breves del auditado. Pueden ser muy útiles cuando el auditor está verificando que ha entendido una afirmación hecha por el auditado. Las preguntas cerradas se deberían utilizar en forma escasa, y no se usan para empezar una entrevista.

La calidad de la relación que se establezca entre el auditado y el auditor o equipo auditor, será la que facilite una comunicación abierta y directa. El objetivo es establecer una relación de colaboración en la que la comunicación fluya libremente y los auditados tengan confianza en que el auditor está verdaderamente interesado en cómo realizan el proceso y no solo desean sorprenderlos en sus errores.

Finalizada la etapa de recolección de las evidenciasA P objetivas, el equipo auditor se reúne para realizar el

balance final de los resultados, determinar las evidenciasV H que constituyen tanto cumplimiento como incumplimientoen la gestión, y preparar las conclusiones de la auditoría.

Resultado de una auditoría, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos y criterios establecidos y todas las debilidades y oportunidades de mejora de la auditoría.

Documento en donde se depositan las conclusiones de la auditoría, es decir donde se encuentran redactadas las fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora encontradas.

Cada equipo auditor prepara y presenta el informe correspondiente, el cualconstituye el registro completo y conciso de los resultados de dicho ejercicio.

El informe de auditoría traduce fielmente los resultados obtenidos, recuerda el objetivo y alcance, indica la fecha, establece la composición del equipo auditor, referencia los documentos examinados, define debilidades y oportunidades de mejora y relaciona los puntos fuertes del proceso auditado.

Para la redacción de los informes es importante tener en cuenta:

Red acc ión d e Forta le z a s Una fortaleza debería expresar la situación positiva encontrada, acompañada de una justificación de porque el auditor la considera como tal.

FORTALEZA BENEFICIO

(¿Qué situación?) (¿Por qué?)

Red acc ión d e O por t u nid a des de Me j ora Una oportunidad de mejora debe expresar el riesgo encontrado acompañado de un concepto por parte del auditor de para qué le serviría al sistema la implementación de dicha oportunidad de mejora, incluyendo cuál es el requisito del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD que está en riesgo de ser incumplido.

RIESGO BENEFICIO CONDICIONAL

(¿Qué situación?) (¿Para qué?, propósito)

Red acc ión d e D e bi l i d a des Una debilidad debe expresar la situación que presenta desviación frente a los criterios establecidos, cuál es el criterio del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD que se está incumpliendo y qué evidencia clara y objetiva soporta la decisión de establecer una debilidad.

DECLARACIÓN CRITERIO INCUMPLIDO EVIDENCIA

(Se observó, se encontró, se evidenció, se identificó)

(Incumple, no se hizo, fallo)

(Dónde, cuándo, cuánto)

El informe puede presentar dos estados: Informe preliminar Informe final

FECHA DE LA AUDITORIADÍA MES AÑO

OBJETIVO

ALCANCE

EQUIPO AUDITOR

PROCESO SUBPROCESO

DOCUMENTOS EXAMINADOS

FORTALEZAS

No. DESCRIPCIÓN Debilidades Oportunidades

OBSERVACIONES

Equipo Auditor: Auditor Jefe / Líder: Auditado:

Informe pr e l i m in a r de a udit o rí a : Es aquel que documenta el auditor jefe en conjunto con el equipo auditor resultado de las auditorías en donde se toman muestras de unidades académico- administrativas. Los informes preliminares son documentos de uso exclusivo del equipo auditor y no son presentados a los auditados.

El Informe preliminar es utilizado cuando se realiza auditoría a varias unidades académicas o administrativas de una Facultad, Instituto Académico o Sede Regional como muestra de la auditoria programada; estos informes preliminares son consolidados en el Informe final por el Área de Calidad y Mejoramiento.

Informe fin a l de a udi t orí a : Es aquel en donde se consolida los resultados de la auditoría, para ello se toma como base los informes preliminares preparados por los equipos auditores.

La redacción de los resultados de auditoría son consignados en el formato Informe de Auditoría, F-07-MP-13-01-01.

RECTORÍAOficina de Planeación y Desarrollo Institucional

Área de Calidad y Mejoramiento

Informe Preliminar Informe Final

INFORME DE AUDITORÍA

F-07-MP-13-01-01 Elab o rad o Po r: Á rea d e Calid ad y M ejo ramient o


A PV

Cada auditor jefe deberá entregar al auditor líder todos los soportes y registros de la auditoría llevada a cabo conjuntamente con el informe de la auditoría.

El auditor líder consolida la información de los informes preliminares en el informe final y conserva los informes preliminares.

En la reunión de cierre, después de determinar lasA P debilidades y oportunidades de mejora encontradas, se

V H realizan las siguientes actividades:

Recuento del procedimiento seguido. Presentación de los resultados obtenidos en el desarrollo de la auditoría, de

tal manera que se garantice una comprensión clara de las debilidades y oportunidades de mejora detectadas.

Una vez se termine la reunión de cierre, en la cual se expone las debilidades y oportunidades de mejora encontradas y se aprueba verbalmente el documento, el auditado debe manifestar su aceptación de manera formal, con la firma del documento o a través de la respuesta al correo enviado por el auditor jefe, en el cual se le hace entrega del informe.

Cualquier opinión divergente relativa a los resultados de la auditoría y/o conclusiones entre el equipo auditor y el auditado deben de discutirse y si es posible resolverse. Si no se resolvieran, el auditor líder mediará para llegar a algún acuerdo.

Terminada cada auditoría los auditados y el auditor jefe realizan la evaluación del equipo auditor, y este registro

H es entregado al auditor líder junto a los demás registros de auditoría.

1 No aceptable 2 Malo 3 A ceptabl

e 4 Bueno 5Muy

bueno

Esta evaluación sirve para detectar fortalezas y debilidades que permitan demostrar la competencia del auditor. Las debilidades deben ser analizadas por el auditor líder con el fin de determinar las acciones de mejoramiento.

A los auditores internos de calidad se les informa vía correo electrónico el resultado de la evaluación finalizado el programa de auditoría. Con los auditores que fueron calificados por debajo de cuatro (4.0) o con los que el auditor líder considere con respecto al desempeño general, se programará una reunión individual con el fin de conocer la percepción que se tiene respecto a la evaluación y el plan de mejoramiento trazado para incrementar la evaluación siguiente. De esta reunión debe quedar un registro, al cual se le hará un seguimiento.

Quedará a consideración del auditor líder la exclusión de los auditores del grupo de auditores activos, debido a bajas calificaciones y/o poca participación en diferentes programas de auditorías.

La evaluación es realizada en el formato Evaluación de AuditoresInternos, F-06-MP-13-01-01.

RECTORÍAOficina de Planeación y Desarrollo InstitucionalÁrea de Calidad y Mejoramiento

EVALUACIÓN AUDITORES INTERNOS DECALIDAD

Ciclo de Auditorías:

Auditor Evaluado:

Por favor califique de 1 a 5 los aspectos relacionados.

Fecha de Inicio: Fecha de Finalización:

No. ASPECTOCALIFICACION AUDITADO

TOTALCALIFICACION AUDITOR JEFE/ LIDER

TOTAL PROMEDIO1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

1 Conocim iento técnico

2 Relación con el auditado (am abilidad,atención, etc.)

3 Puntualidad

4 Ética e im parcialidad

5 Mente abierta

6 Expres ión verbal

7 Adm inis tración adecuada del tiem po

8 Capacidad de es cucha

9 Capacidad de percepción y de obs ervación

10 Seguridad en las afirm aciones

11 Pers is tente (Orientado hacia el logro de los objetivos )

12 Decidido (Alcanza conclus iones oportunas , bas adas en el anális is )

13 Trabajo en Equipo

OBSERVACIONES Firma Evaluador(Auditado):

Firma Evaluador(Auditor jefe/líder):

Proceso Auditado:F-06-MP-13-01-01 Elaborado Por: A rea de Calidad y M ejoramient o

V-06-2013 Of icina de Planeación y Desarrollo Inst it ucional

El responsable de cada subproceso o dependencia auditada lidera la adopción y aplicación de las acciones

A P correctivas, preventivas y de mejora pertinentes para solucionar las debilidades y/o oportunidades

V H encontradas, mediante la aplicación de la metodologíaestablecida en el procedimiento 6.4. AccionesCorrectivas, Preventivas y de Mejoramiento del Manual

Gestión del Mejoramiento MP-13-01-01, el cual incluye la investigación e identificación de las causas, el establecimiento de las acciones, y el seguimiento de las acciones según las fechas propuestas.

El Auditado debe diligenciar el formato de acciones correctivas, preventivas y de mejora, para darle respuesta a los resultados de la auditoría y hacer entrega al auditor líder como máximo dentro de 45 días después de entregado el informe de auditoría.

Con base en los resultados obtenidos, según las fechas de implantación de las acciones correctivas determinadas por los auditados, los auditores internos asignados efectúan las auditorías de seguimiento, para verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas y el seguimiento realizado por los responsables de los procesos.

El cierre de la auditoría interna de calidad de un proceso no se da hasta que las acciones correctivas no han sido cerradas y se comprueba que han sido eficaces para dar solución a la debilidad detectada.

Como una actividad de acompañamiento la Oficina de Control Interno realizará seguimiento a la ejecución y cierre de los ciclos de auditorías internas.

Una vez se ejecuta la totalidad del programa de auditorías internas de calidad, con base en los resultados de cada auditoría realizada y las evaluaciones de los auditores internos, el auditor líder elabora el informe general para presentarlo a la dirección como información de entrada para la revisión por la Dirección del Comité coordinador de control interno.

Los datos e información recopilada en el informe general de auditorías son analizados y se toman las acciones correctivas, preventivas o de mejora necesarias para el mejoramiento continuo del Programa de Auditorías.

Conoc i mi e n t o d e l Pl a n de A udit o ría y l a p r e pa r a c ión pr ev ia El responsable del proceso auditado debe sacar pleno provecho de la fase de preparación de la auditoría:

Asegurando que todo su equipo de trabajo conozca qué se va auditar, con qué propósito se va a hacer la auditoría, cuando se va a auditar, con qué criterios… para que estén preparados, atiendan adecuadamente a los auditores y tengan la oportunidad de identificar y desarrollar acciones de mejora adicionales, antes de la auditoría.

Interactuando con el auditor interno para proponer puntos adicionales o puntos en los cuales sea conveniente hacer énfasis durante la auditoría, y para confirmar la fecha y condiciones de la auditoría, al igual que para suministrar la información adicional que pueda requerirse.

Destacando con todo su equipo la importancia que debe darse a la auditoría, como instrumento clave para el mantenimiento y mejora del proceso y del Sistema de Gestión Integral de Calidad de la Universidad.

De se mp e ño p r e v io El responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo(según se requiera):

Conozca y tenga claro el comportamiento previo de su proceso en cuanto a dificultades en el desarrollo de los procesos (misionales), problemas, fallas, quejas, reclamos o incumplimientos, al igual que las acciones de respuesta inmediata y a mediano plazo que se han tomado o que están en curso.

Conozca y tenga claro los indicadores del proceso con sus respectivas metas, al igual que sus tendencias, desempeño, y medidas adoptadas en casos de desviaciones de lo esperado.

Tenga claro y este en capacidad de sustentar en qué se ha mejorado.

Los docum e n t os El responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo(según se requiera):

Ubique, conozca, domine, tenga actualizados y disponibles los documentos que definen reglas de juego, requisitos o especificaciones para el proceso, como: manuales, caracterizaciones, procedimientos, instructivos y demás documentos.

Esté en capacidad de demostrar la continua aplicación y cumplimiento de las disposiciones adoptadas.

Los r e gi s tros El responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo(según se requiera):

Tenga organizados, archivados y disponibles los registros que evidencian la conformidad y el desempeño adecuado del proceso.

Cumpla las disposiciones adoptadas con respecto a los registros en cuanto a tiempos de retención, ubicación, disposición final y protección.

En la a pe r t u ra El responsable del proceso auditado:

Participa en el momento de la apertura y confirma con el auditor los aspectos formulados en el plan.

Asegura que el auditor tenga los recursos, medios y apoyo requerido para prestar su servicio.

Destaca con su equipo de trabajo la importancia del servicio para la mejora de sus procesos, al igual que la disposición de apoyo.

Soluciona los inconvenientes logísticos que se puedan presentar, haciendo énfasis en la importancia de cumplir los tiempos previstos en la agenda.

Durante e l d e sa rr o l l o de la e n t r e v i s ta y la obs e r v ac ión de ca m po. M a ne j o del e nfoque y de l os re quis itos

El responsable del proceso auditado y su equipo de trabajo (según se requiera):

Conocen, dominan y tienen presente el enfoque y ubicación del proceso dentro del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD, según lo indicado en el manual de calidad, los manuales de procesos, las caracterizaciones y el mapa de procesos.

Hacen énfasis en los resultados positivos, los logros y las mejoras obtenidas.

Tienen claro cuáles son los requisitos legales, contractuales o internos aplicables al proceso y está en capacidad de sustentar con evidencias su cumplimiento.

Hacen permanente referencia al plan de auditoría para visualizar el cubrimiento temático, y para ir concluyendo acerca de cada uno de los temas tratados.

Dan respuesta en términos de correcciones y de acciones correctivas (si es posible) a las debilidades encontradas por el auditor.

Durante e l d esa r rol l o de la e n t r e v i s ta y la ob s e r v ac ión de ca mpo e n lo r e l a c ion a do a l a s dif i c ultad e s y e l de sa rro l lo de l a s a cc io n e s c orr ec ti v a s

El responsable por el proceso auditado y su equipo de trabajo (según se requiera):

Demuestran con evidencias objetivas que en los casos que se han presentado fallas o dificultades en el desarrollo de los procesos, se ha dado respuesta inmediata sobre el efecto del problema (Tratamiento de dificultades, atención o respuesta a quejas y reclamos).

Demuestran con evidencias objetivas que en los casos que se han presentado fallas o dificultades en el desarrollo de los procesos, se han aplicado criterios para priorizar, formular y desarrollar acciones correctivas que son el resultado de investigar las causas y determinar las mejores alternativas para evitar la recurrencia de las fallas.

Durante e l de s a rrollo de l a e n t r e v i s ta y l a ob se r v ac ión de ca m p o del pro ces o . D esa rr o l l o de l a s ac c ion e s pr e v e n t i v a s y d e m e j ora


Demuestran con evidencias objetivas que para la mejor gestión del procesose identifican y analizan los riesgos, y se toman acciones preventivas que se anticipan a la ocurrencia de las fallas disminuyendo la magnitud de los riesgos.

Tienen conocimiento y demuestran con evidencias objetivas las acciones de mejora emprendidas para el proceso, considerando adicionalmente los indicadores de desempeño que muestran sus tendencias y logros.

Durante e l c i e r r e de c a da tema y e l c i e r r e d e l a a udit o ría


Confirman con el auditor las debilidades y oportunidades de mejora encontradas y toman nota acerca de las evidencias que lo sustentan. Analizan la naturaleza y magnitud de los mismos.

Identifican cuáles son los temas del plan de auditoría en los que se encontraron las debilidades u oportunidades.

Con r es pe c to a l trám i te d e l informe y l a g es tión del s e r v i c io

El responsable del proceso auditado: Promueve la dinamización y entrega rápida del informe por parte del

auditor. Analiza en conjunto con su equipo de trabajo los resultados del informe. Objeta, si es necesario los planteamientos del informe, con el propósito de

precisar debilidades o evaluar el enfoque dado a un requisito. Participa en la evaluación del servicio de auditorías, y retroalimenta a sus

auditores, para que mejoren su desempeño.

Con r es pe c to a l t r a tam ie n t o in m e di a to d a do a l a s deb i l i d a d e s e ncontra d a s pr e v i a m e n t e

El responsable del proceso auditado:

Verifica que ya se hayan tomado las correcciones que den respuesta a las debilidades encontradas, o gestiona su ejecución en el caso de que la debilidad no se hubiera planteado previamente. (Acción sobre el efecto).

Con r es pe c to a l ini c io e n la f o rmul ac i ón de l a s acc ion e s c orr ec ti v a s o pre ve nti va s


Asigna las responsabilidades y participa en la investigación de las causas y la formulación/ aprobación de las acciones correctivas o preventivas pertinentes.

Determina los tiempos previstos para la ejecución de las acciones.

Asigna los recursos necesarios para la investigación de las causas, la formulación y la ejecución de las causas.

Con r es pe c to a l tratami e n t o inm e d i a to dado a l a s deb i l i dad e s u opor t unidades

El responsable del proceso auditado y los responsables de los procesos asociados(según se requiera):

Realizan un seguimiento a su cabal ejecución, en el caso en el que la debilidad u oportunidad de mejora requiera un tiempo significativo para su implementación.

Con r es pe c to a l s e g u imi e n t o y c i e rre de l a s a c c ion e s


Evalúa el impacto del incumplimiento con la participación de su equipo de trabajo y según se requiera de los responsables de procesos relacionados.

Realiza un seguimiento personal sobre el desarrollo y efectividad de las causas, dentro de los tiempos previstos. Confirma a través de evidencias que las causas que generaron dichos incumplimientos, ya no existen o que los riesgos se han mitigado.

Asigna los recursos necesarios para resolver contingencias o eventos no previstos durante el desarrollo de las acciones establecidas.

Registra la culminación de las acciones, como punto de partida para realizar auditorías de seguimiento y cierre final.

Con r es pe c to a l a es t a ndariz a c ión de s ol u c ion e s


Asegura que se documenten y oficialicen los cambios o documentos que pueda generar el desarrollo de las acciones.

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