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INFORME

AUTOEVALUACIÓN A LA GESTIÒN SEGUNDO SEMESTRE 2012

Bogotá, Marzo de 2012

INFORME AUTOEVALUACIÓN

A LA GESTIÒN

Código: F-PDE-DM-012

Fecha: 31-08- 2012

Versión: 04

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Elaboró Oficina de Planeación

INDICE

Pagina

1. Objetivo 3

2. Alcance 3

3 Marco Normativo 3

4 Resultados de la Auto Evaluación 3

4.1 Delegaciones Departamentales y Registradurìa Distrital 4

4.1.1 Evaluación a Planes 4

4.1.1.1 Acciones Preventivas y Correctivas a implementarse 7

4.1.2 Evaluación a Programas 9


4.1.3 Evaluación a Proyectos 13


4.2 Responsables de Macroprocesos 16

4.2.1 Evaluación a Planes 16


4.2.2 Evaluación a Programas 20

4.2.3 Evaluación a Proyectos 21

5 Responsables de Procesos 23


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1. Objetivo Presentar un informe que permita identificar cuales son los factores críticos de los procesos, para implementar las acciones preventivas y correctivas que garanticen la continuidad de la operación, el cumplimiento de los objetivos de los procesos, tomando como base las actividades y el análisis de las metas e indicadores para medir los resultados. 2. Alcance La Autoevaluación a la Gestión del segundo semestre de 2012, fue realizada por los Responsables de los procesos, Delegados Departamentales y la Registraduría Distrital. 3. Marco Normativo Circular No. 039 del 16 de abril de 2009, emitida por el señor Registrador sobre la “Metodología de Autoevaluación de la Gestión y del Control en la RNEC”, 4. Resultados de la Auto Evaluación Este informe acopia la información enviada por las Delegaciones Departamentales y la Registraduría Distrital, en relación al análisis efectuado a la gestión de los procesos a través de las actividades programadas y ejecutadas en los diferentes planes, programas y proyectos formulados en la vigencia 2012.


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4.1 Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital 4.1.1 Evaluación a Planes En el siguiente cuadro se relacionan las Delegaciones y la Registradurìa Distrital, que reportaron análisis al cumplimiento de las actividades y metas programadas en los diferentes planes que se formularon:

De la información reportada se establece que: Las Treinta y dos (32) Delegaciones y Distrito, efectuó un análisis al

cumplimiento de las actividades y metas programas en el Plan de Acción Operativo, donde se notó la unidad de criterio.

PLANES

Am

azonas

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Ara

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Antio

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Bolívar

Boyacá

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Plan de Acción Operativo

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Plan de Mejoramiento Institucional

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Plan de Mejoramiento por Procesos

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Plan Manejo de Riesgos ( Mapa de Riesgos)

X X X X X X X X X X X X X

Plan de Compras

X X X X X X X X X X

Plan Estratégico

X X X X X

Plan de Gestión Ambiental

X X X X X X X X X X X X X

Plan de Capacitación

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Plan de Auditoria Interna

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Plan de Vinculación Personal

X

Plan implementación de MECI y SGC

X

Plan de Emergencia

X


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Dieciocho (18) Delegaciones y Distrito fueron visitadas por el Ente de control y reportaron cumplimiento en las metas al plan de mejoramiento institucional.

Las Treinta y dos (32) Delegaciones y Distrito, reportaron análisis en

cumplimiento a las acciones preventivas y correctivas y metas establecidas en el Plan de Mejoramiento por procesos.

De las 32 Delegaciones, solo doce (12) Delegaciones y Distrito reportaron

cumplimiento en las acciones de control que se encuentran bajo su responsabilidad de acuerdo al seguimiento que efectuaron al Plan de manejo de riesgos - Mapa de Riesgos y veinte (20) Delegaciones no hicieron seguimiento ni análisis al cumplimiento de este plan.

En el Plan de compras solo 9 Delegaciones y Distrito reportaron cumplimiento en las actividades programadas, aunque todas las Delegaciones manejan un rubro para mantenimiento de equipos y publicaciones 23 Delegaciones no reportaron cumplimiento en las actividades.

Cinco (5) Delegaciones reportaron cumplimiento a metas del plan estratégico. Lo cual indica que no se tiene claro que el Plan estratégico de la Entidad es administrado por los responsables de procesos.

Trece (13) Delegaciones reportaron avance en el cumplimiento a las metas en el

plan de Gestión Ambiental.

Para el Plan de Capacitación (22) Delegaciones y Distrito reportaron cumplimiento en las actividades y metas, aunque en el 2012, el responsable del macroprocesos responsable, no les socializo el plan de capacitación, ellas realizaron su propio plan de capacitación y reportaron cumplimiento en metas propuestas.

En relación al Plan de auditoria Interna, las (32) Delegaciones y Distrito

reportaron el grado de cumplimiento en el desarrollo de las actividades programadas, como fue la realización de 3 Auditorías internas a diferentes procesos donde se identificaron hallazgos, los cuales forman parte del plan de Mejoramiento por procesos.

La Delegación de Cundinamarca envió cumplimiento a metas en otros planes como lo son: Plan de Vinculación Personal, Plan de Emergencia y la Delegación de Caldas envió cumplimiento en metas al Plan de implementación de MECI y SGC.


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En la siguiente grafica se observa el cumplimiento a las metas de las Delegaciones y Distrito en los diferentes planes que maneja la Registradurìa Nacional.

De la gráfica anterior se observa que: Que las Delegaciones y Distrito reportaron un cumplimiento del 97% a las

metas programadas en el plan Acción Operativo.

Las Delegaciones y Distrito realizo análisis a las actividades y un cumplimiento del 92% a metas concertadas en el plan de Mejoramiento por Procesos.

Las Delegaciones y Distrito reportaron cumplimiento en las metas programadas

en un 89% al Plan de Auditoria Interna. De igual forma las Delegaciones y Distrito en el Plan Estratégico reporto un

cumplimiento en las metas programadas. Que las Delegaciones y Distrito reportaron un cumplimiento del 82% a las

metas programadas en el Plan de Mejoramiento Institucional. Las Delegaciones y Distrito reportaron un cumplimiento del 79% en las metas

programadas en el Plan de compras.


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En el Plan al Mapa de Riesgos las Delegaciones y el Distrito reportaron un

cumplimiento del 75% a las metas concertadas, así mismo en el Plan de Gestión ambiental reportaron un cumplimento del 72% en las metas programadas, de igual forma en el plan de Capacitacion reportaron un cumplimiento del 70 % en las metas proyectadas.

4.1.1.1 Acciones Preventivas y Correctivas a implementarse Las Delegaciones Departamentales y la Registraduría Distrital, implementarán las siguientes acciones preventivas y correctivas, con el fin de fortalecer la administración de los diferentes Planes.

DELEGACIONES Y DISTRITO

PLANES OBSERVACIONES O NO CONFORMIDADES ACCIONES PREVENTIVAS O

CORRECTIVAS

Plan de Acción

Operativo

-Modificar la meta programada para la actividad de entrega de cedula debido a que no se ejecuto en su totalidad. -Las metas trazadas en el Plan de Acción Operativo para el segundo semestre de 2012, en cuanto a participación de los funcionarios en el curso virtual MECI y SGC-, no se cumplieron en su totalidad debido a que algunos funcionarios tuvieron inconvenientes al momento de la inscripción toda vez que la plataforma no les valido la contraseña y en otros casos los problemas de conectividad se presentan con frecuencia. - Los procesos donde se refleja que lo ejecutado no alcanzo la meta proyectada se debe a circunstancias ajenas a la entidad; ya que por las condiciones geográficas y climáticas que presenta el Departamento de Vaupés y las condiciones de transporte, vías de acceso y dificultades de comunicación, es difícil que la población indígena acceda a algunos de los servicios ofrecidos por la RNEC. -El Macroproceso de Identificación, se vio afectada la meta propuesta en la renovación de cedulas de ciudadanía y la inscripción de registros civiles, de defunción y matrimonio y las rectificaciones de tarjetas de identidad, ya que la proyección efectuada no fue debidamente calculada, a pesar de haber sido atendidas todas las solicitudes de servicios.(Huila)" Falta de personal (Cesar)

- Ajustar metas programadas para cada trimestre. - Elaborar Circular con el fin de dar a conocer cronograma de capacitación con carácter obligatorio. - Oficiar a los registradores que presentan incumplimiento de la meta para que se apliquen acciones de mejoramiento en las actividades relacionadas. -Solicitar a los Registradores el análisis de metas cumplidas en documentos de tarjetas de identidad para reestructurar las metas propuestas. - Incentivar y motivar a través de los diferentes medios a los funcionarios para que se inscriban y puedan realizar los cursos virtuales de MECI y SGC hasta completar el 100% de la meta de cumplimiento con el apoyo de las Delegaciones y Oficinas Centrales - - - Gestionar desde el segundo semestre del 2013, ante la Gerencia del Talento Humano la autorización de ampliación de horarios de atención, horas extras y vinculación del personal supernumerario, para los meses de alta demanda de servicios en las Registradurías Auxiliares (Diciembre-Enero). Se ha solicitado viabilidad a la Gerencia de Talento Humano (Cesar)


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-No se ha cumplido la meta de capacitaciones requeridas para la depuración del archivo documental y electoral debido a que aún oficinas centrales no ha autorizado a los funcionarios responsables de esta labor. - No hay respuesta del Nivel Central a la Delegación del Cauca Observación: Dar continuidad al seguimiento y cumplimiento de las acciones propuestas en el plan de mejoramiento. No Conformidad: Macroproceso de talento humano: Numeral 1. Las nominas no se encuentran archivadas en debida forma. Macroproceso: Gestion Administrativa Y Financiera: Numeral 2: No están debidamente archivados los documentos antecedentes de los RCX. (Huila) Falta de presupuesto por Procesos (Cesar)

-Solicitar nuevamente a oficinas centrales la autorización de la capacitación correspondiente para la vigencia 2013.

- Notificar a las aéreas misionales de los atrasos que existen en las actividades programadas en el plan de mejoramiento para que busquen acciones de cumplimiento para el próximo semestre. - A través de oficios y gestión ante Oficinas Centrales Acción preventiva: Macroproceso De Talento Humano: Numeral 1: Jornadas de archivo. Macroproceso De Administrativa Y Financiera: Numeral 2: Jornadas de Archivo (Huila) Solicitud de apoyo presupuestal a Oficinas Centrales


Se evidencia dentro del Mapa de Riesgos Nacional, actividades que figuran asignadas como responsabilidad en su control a las Delegaciones y que son ejecutadas por Oficinas Centrales; estas actividades hacen que no se cumpla con el 100% de control de los riesgos. "No Conformidad: Macroproceso De Gestion Tecnológica De La Información: Riesgo: Vulneración A Los Sistemas De Información: No se cuenta con sistemas de seguridad interna (cámaras de video, puerta de seguridad, controles de acceso, dispositivos biométricos) (Huila)"

Reestructurar el mapa de riesgos Nacional para ejercer un control real de los riesgos. "Acción preventiva: Oficiar a la Gerencia de Informática para la implementación de los SISTEMAS DE INFORMACION.(Huila)"

Plan de Capacitación

-Debido a problemas técnicos con la plataforma virtual no se cumplieron las metas. -Desconocimiento por parte de algunos funcionarios de toda la normatividad que produce la Entidad y que se pueden conocer en la Intranet.

-Para la vigencia 2013, se deberá realizar nuevamente las inscripciones de los funcionarios que no han realizado las capacitaciones en MECI y SGC. -Realizar reuniones periódicamente con los funcionarios en cada Área, con el fin de socializar toda la normatividad que emite la Entidad.


-Importante obtener los recursos económicos para el desplazamiento del equipo auditor a las dependencias o municipios donde se desplaza el equipo auditor (Caquetá) Las auditorias deben tener un mayor alcance, ya que solo se realizan internamente en los procesos que realiza la Delegación y Registradurìa Especial, se recomienda realizar a Registradurias Municipales.(Cordoba)


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4.1.2 Evaluación a Programas Las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, reportaron el seguimiento al cumplimiento de las actividades y metas formuladas en los diferentes Programas, como lo muestra la siguiente tabla:

PROGRAMAS A

mazo

nas

Atl

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Bo

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Programa de Incentivos

X

X

X

X

X

X

X

X X

X

X X

X

Programa de Bienestar

X X

X X X X X X

X X X

X

X X X X X X X X

X

X X X X X

Programa de Inducción

X X

X X X X X

X X X

X

X X

X X

X

X X X X X X X

Programa de Re Inducción

X

X X

X X

X

X

X X

X

X X

X X X X

Programa de Ética

X

Programa de Capacitacion

X

X

X

X

X X

X

X X

X

X X

Programa Salud ocupacional

X

X

X

Programa de Auditoria Interna

X

X

Programa de Manejo Software de Recaudos

X X

De la anterior información se establece que. En el programa de incentivos trece (13) Delegaciones reportan avance en el

cumplimiento a las metas, mientras que diecinueve (19) Delegaciones y el Distrito no reportaron seguimiento.

Respecto al programa de Bienestar veinticinco (26) Delegaciones y Distrito

reportan cumplimiento a las metas establecidas para las diferentes actividades de este programa, sin embargo siete (6) Delegaciones no reportaron seguimiento al programa se Bienestar.


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En el programa de inducción veinte (23) Delegaciones y Distrito reportan

cumplimiento a las metas en relación a las actividades establecidas en el programa, mientras que doce (9) Delegaciones no reportan seguimiento.

En el programa de Re inducción quince (14) Delegaciones y Distrito reportaron seguimiento a metas, mientras diecisiete (18) Delegaciones no reportaron seguimiento.

Respecto al programa de Capacitacion once (11) Delegaciones y Distrito

reportaron avance en las actividades, mientras que veintiuna (21) Delegaciones no reportaron seguimiento a las actividades.

Las Delegaciones de Amazonas, Antioquia y Cundinamarca son las únicas que

reportaron seguimiento a las metas, en el programa de salud ocupacional. La Delegación del Vichada fue la única que reporto seguimiento a las metas en el

programa de Ética. Las Delegaciones de Cesar, Guainía y San Andres no reportaron seguimiento a

ninguno de los programas Las Delegaciones de Huila y Nariño reportaron seguimiento a las metas en el

programa de Auditoria Interna, teniendo en cuenta que existe es el Plan Anual de Auditorías Internas.

Dos Delegaciones, Cundinamarca y Santander reportaron seguimiento a metas en

el programa manejo Software de Recaudos.

De lo anterior podemos observar que la Delegaciones y Distrito no tienen directrices claras de que actividades deben realizar en los diferentes Programas, ya que no tiene conocimiento del plan que deben seguir.


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En la siguiente gráfica, de acuerdo a la información reportada se establece el porcentaje de cumplimiento a las metas proyectadas por las Delegaciones y Distrito en los diferentes Programas.

De la gráfica anterior se observa que: Que las Delegaciones y Distrito reportaron un cumplimiento del 80% a las

metas programadas en el programa de Auditoria Interna.

Las Delegaciones y Distrito obtuvieron un cumplimiento de 79% a las metas concertadas en el Programa de Bienestar.

De igual forma las Delegaciones y Distrito reportaron un cumplimiento del 78%

en las metas programadas en el Programa de Inducción.

Que las Delegaciones y Distrito en el Programa de Re inducción reportaron un cumplimiento 75% de las metas programadas.

Así mismo las Delegaciones y Distrito reportaron un cumplimiento del 75% a

las metas concertadas en el Programa de Capacitacion. En el Programa de Incentivos la Delegaciones y Distrito obtuvo un cumplimiento

del 73% a las metas proyectadas.


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En los Programas de Salud Ocupacional y de Ética se reporto un cumplimiento del 70% en las metas concertadas.

4.1.2.1 Acciones Preventivas y Correctivas a implementarse Las Delegaciones Departamentales y la Registraduría Distrital, implementarán las siguientes acciones preventivas y correctivas, con el fin de fortalecer la administración de los diferentes Planes


PROGRAMAS OBSERVACIONES O NO CONFORMIDADES ACCIONES PREVENTIVAS O CORRECTIVAS

Programa de Incentivos

Es menester que oficinas centrales envié a las delegaciones el plan de incentivos a nivel nacional.

Destacar los funcionarios que sobresalen en la gestión institucional tomando como base los aportes que realicen para la mejora continua de los procesos y procedimientos institucionales


No se ha estructurado el Programa de Bienestar; Por iniciativa de los funcionarios se celebran las actividades con recursos propios. (Vaupés)

Elaborar el cronograma de actividades de bienestar y realizar el seguimiento a su ejecución.

Programa de Inducción

Es necesario dar a conocer al personal nuevo, además del manual de inducciones, el manual de funciones y el manual de procesos de acuerdo al área de desempeño. Se recomienda hacer un seguimiento a los funcionarios recientemente vinculados para establecer el grado de conocimiento en el desempeño de sus funciones y de esta manera tener la confiabilidad de que los resultados obtenidos están acordes con el desarrollo de los procesos

Inducción a través de actividades prácticas. Elaborar el cronograma de actividades de bienestar y realizar el seguimiento a su ejecución. Documentar el proceso de evaluación de los funcionarios vinculados, realizando retroalimentación a los objetivos que no se lograron durante el proceso de aprendizaje

Programa de Re Inducción

Es importante que se desarrolle la re inducción cada vez que se presente una transformación institucional que lo amerite.

Implementar programas de re inducción orientados al tema de Legislación Laboral, Derecho Administrativo, Código Disciplinario.

Programa de Capacitacion

Se solicitó a la Gerencia del Talento Humano, reforzar capacitación en materia de atención al público para las Registradurías Auxiliares, con la continuidad del Programa de Servicio al Ciudadano


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4.1.3. Evaluación de Proyectos de Inversión La siguiente tabla muestra el reporte de las Delegaciones y Registraduría Distrital, en el cumplimiento a las actividades y metas de los siguientes Proyectos, a 31 de diciembre de 2012.

PROYECTOS

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AMPLIACIÓN DE LA RED CORPORATIVA DE TELECOMUNICACIONES - PMT REGION NACIONAL

X X X

MANTENIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE IDENTIFIACION Y REGISTRO CIVIL PMT II A NIVEL NACIONAL

X X X X

MEJORAMIENTO DE LA RED ELÉCTRICA Y DE COMUNICACIONES A NIVEL NACIONAL

X X X

ACTUALIZACIÓN SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN ANI BOGOTA

X

IMPLEMENTACION FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD DE RESPUESTA DE LA REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL - ATENCION A LA POBLACION DESPLAZADA - APD.

X X X X X X

MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA ADMINISTRATIVA A NIVEL NACIONAL

X X X X X X X X X

CONSTRUCCIÓN, AMPLIACIÓN Y COMPRA DE PREDIOS PARA LAS SEDES DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL

X

X X X X

COMPRA DE LA INFRAESTRUCTURA ADMINISTRATIVA A NIVEL NACIONAL

X X

FORTALECIMIENTO DEL REGISTRO CIVIL

X X


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En la anterior tabla podemos observar:

Que en el proyecto Ampliación de la Red Corporativa de Telecomunicaciones - PMT región Nacional Las Delegaciones de Caquetá, Cundinamarca y Tolima, reportaron avance en actividades de mejora realizadas bajo el marco de este proyecto.

El Proyecto de Mantenimiento y Sostenibilidad del Sistema de Identificación y Registro Civil PMT ll a Nivel Nacional, las Delegaciones de Cundinamarca Guaviare, Quindío y Tolima reportaron avance en actividades de mejora realizadas bajo el marco de este proyecto.

De igual forma las Delegaciones de Caquetá, Cundinamarca y Sucre reportaron avance en actividades de mejora realizadas bajo el marco de este proyecto.

Mejoramiento de la Red Eléctrica y de Comunicaciones a Nivel Nacional

Proyecto Mejoramiento y Mantenimiento de Infraestructura Administrativa a Nivel Nacional, 8 delegaciones y Distrito reportaron avance en actividades que permiten la mejora física en las diferentes sedes. En el proyecto de Construcción, Ampliación y Compra de Predios para las Sedes de la Registraduría Nacional, 5 Delegaciones reportaron avance de actividades que permiten la mejora física en las diferentes sedes. En el Proyecto Compra de Infraestructura Administrativa a Nivel Nacional, 1 delegaciones y Distrito reportaron avance en actividades que permiten la mejora física. En el proyecto fortalecimiento del registro civil las Delegaciones de Nariño y Tolima reportaron avance en las actividades baja el marco de este proyecto.


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En la siguiente gráfica, se observa el porcentaje de avance en las metas de los proyectos de inversión que benefician a las Delegaciones Departamentales.

En la gráfica anterior podemos ver que las Delegaciones reportaron un cumplimiento del 99% en las metas programadas, bajo el marco del Proyecto Mejoramiento y Mantenimiento de Infraestructura Administrativa a Nivel Nacional.

En el proyecto de Implementación y Fortalecimiento de la capacidad de respuesta a la población desplazada APD, se reporto un cumplimiento del 98% en las metas concertadas.

En el proyecto de Construcción, Ampliación y Compra de predios para las sedes de la Registraduría Nacional, las Delegaciones y el Distrito reportaron un cumplimiento del 96% en las metas programadas, es de anotar que se han beneficiado con las actividades de mejora física en las diferentes sedes.

En el Proyecto de Mantenimiento y Sostenibilidad del Sistema de Identificación y Registro Civil PMT ll a Nivel Nacional, las Delegaciones reportaron un cumplimiento del 85% en metas.

En el proyecto Ampliación de la Red Corporativa de telecomunicaciones – PMT

las Delegaciones reportaron un cumplimiento del 93% en las metas.


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4.1.3.1 Acciones Preventivas y Correctivas a implementarse Las Delegaciones Departamentales y la Registraduría Distrital, implementarán las siguientes acciones preventivas y correctivas, con el fin de fortalecer la administración de los diferentes Proyectos.

PROYECTOS


OBSERVACIONES O NO CONFORMIDADES ACCIONES PREVENTIVAS O CORRECTIVAS

AMPLIACIÓN DE LA RED CORPORATIVA DE TELECOMUNICACIONES - PMT REGION NACIONAL

El acceso al aplicativo de control de recaudos SCR disminuye la velocidad del canal en las Registradurías Municipales (Caquetá)

Propender por establecer la Comunicación

MANTENIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE IDENTIFIACION Y REGISTRO CIVIL PMT II A NIVEL NACIONAL

Se requiere de oficinas centrales un plan más integral de mantenimiento a los sistemas en especial a las Registradurías apartadas de la capital.(Choco)

MEJORAMIENTO DE LA RED ELÉCTRICA Y DE COMUNICACIONES A NIVEL NACIONAL

Verificar el funcionamiento de las UPS en todas las Registradurías del Caquetá

Permanentemente se debe realizar mantenimiento a las instalaciones eléctricas y a las UPS (Caquetá)


No entrega de la obra de mejoramiento y mantenimiento, e instalación oficina abierta para la Registraduría Municipal de Purificación (Tolima), dentro del término establecido en el contrato de obra Deterioro de las instalaciones locativas de la Delegación Departamental de Caquetá

Gestionar el mantenimiento a las instalaciones locativas en las sedes de prioridad para la entidad (Cequeta)

4.2 Responsables de Macroprocesos

4.2.1 Evaluación a Planes Los responsables de procesos reportaron el cumplimiento a las metas programadas en los diferentes planes que maneja la Registraduría, como se puede observar en el siguiente cuadro

MATRIZ AUTOEVALUACION A LA GESTION RESPONSABLES DE PROCESOS

CUMPLIMIENTO DE REPORTE A PLANES

PLANES

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Plan de acción Institucional

X X X X X X X X x X


X

X X X X

X X


X X X X X x X X X X


X X

X

X

Plan de Compras

X

Plan Estratégico X

X X X X

X

Plan de Gestión Ambiental Plan de Capacitación

X


X

Plan de Comunicaciones

X

De la información anterior se puede decir que: Todos los responsables de procesos reportaron evaluación al cumplimiento de las actividades y metas formuladas en el Plan de Acción Institucional y Plan de Mejoramiento por procesos. Siete responsables de procesos reportaron información sobre la autoevaluación al seguimiento de las actividades y metas programadas en el Plan de Mejoramiento Institucional. Respecto al seguimiento en el cumplimiento a las acciones de control formuladas en el Plan de Manejo de Riesgos, sólo 4 de los responsables de los Macroprocesos reportaron avance en el cumplimiento de las metas. En el Plan Estratégico, 6 responsables de procesos reportaron cumplimiento a metas. Respecto al Plan de Gestión ambiental, ningún responsable de proceso reporta cumplimiento a actividades programadas. Al Plan de Capacitación el Macroproceso de Talento Humano, reportó el cumplimiento en las metas.


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En el Plan de Auditoria Interna el Macroproceso de Control Interno, reportó cumplimiento en las metas del plan. El Macroprocesos de Comunicaciones reportó cumplimiento en las metas del plan de Comunicaciones. En la siguiente gráfica se muestra el cumplimiento a las metas propuestas por los responsables de los Macroprocesos en los Diferentes Planes a 31 de diciembre de 2012.

De la grafica anterior se observa que: Que los responsables de Macroprocesos tuvieron un cumplimiento del 100% en las metas concertadas en los siguientes Planes:

Plan de Comunicaciones

Plan de Auditorias

Plan de Capacitacion

Plan Estratégico

Plan de compras

Plan de Mejoramiento por procesos Que todos los macroprocesos reportaron un cumplimiento del 97% en las

metas programadas en el plan Acción.


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Así mismo los responsables macroprocesos reportaron un cumplimiento del 85% en las metas concertadas en el plan de Mejoramiento Institucional.

Así mismo en el plan de Riesgos cuatro (4) responsables de Macroprocesos reportaron un cumplimiento del 80% en las metas concertadas, es de anotar que todos los responsables de Macroprocesos tenían que reportar seguimiento al mapa de riesgos no lo hicieron.

4.2.1.1 Acciones Preventivas y Correctivas a implementarse Los responsables de los Proceso, implementarán las siguientes acciones preventivas y correctivas, con el fin de fortalecer la administración de los diferentes Planes.

PLANES OBSERVACIONES O NO

CONFORMIDADES ACCIONES PREVENTIVAS O CORRECTIVAS

Plan de Acción Operativo

No aplicación total de las medidas para la disminución en el usado del papel en la Entidad Dificultad en el manejo de la reutilización de papel por las dos caras.

Los procedimientos del Macroproceso se encuentran en revisión para su actualización. Reiterar circular correspondiente a dicho plan, e instar a los funcionarios para el cumplimiento del mismo.


Dentro de la vigencia 2010 la CGR realizo (9) hallazgos, los cuales hicieron referencia a: 1. Aplicativo leader de cobros coactivos. 2. Liquidación y supervisión de contratos. 3. Acciones de repetición y defensa judicial.

1. Concertacion con la Gerencia de Informática y con el área de contabilidad para plantear las mejoras necesarias para el correcto funcionamiento del programa aplicativo. 2. Reiteración de las circulares relacionadas al cumplimiento de las obligaciones de los supervisores. 3. A través de informes, hacer seguimiento al cumplimiento de las circulares referentes a las obligaciones de los supervisores. 4. Reiterar la obligación de cumplimiento de términos y requerimientos judiciales.


Seguir con la implementación de aplicación de las tablas de retención documental del archivo documental.


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4.2.2 Evaluación a Programas El Macroproceso de Gestión del Talento Humano reportó seguimiento al cumplimiento de las actividades en los diferentes programas, como lo muestra la siguiente tabla:

PROGRAMAS

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X

Programa de Inducción x Programa de Re Inducción

X

Programa de Ética x

Otros Programas

La siguiente grafica muestra, el cumplimiento de las metas concertadas en los diferentes programas que maneja, el macroproceso de talento humano.

En la grafica anterior podemos observar, que el macroproceso de talento humano cumplió con un 100% en las metas concertadas en los diferentes programas que maneja.


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4.2.3 Evaluación Proyectos de Inversión Los Macroprocesos que tienen bajo su responsabilidad proyectos de inversión, reportaron análisis y cumplimiento en las actividades programadas, como se muestra en la siguiente tabla:

PROYECTOS

Ide

nti

fica

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Hu

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Ge

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Ad

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Fin

anci

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AMPLIACIÓN DE LA RED CORPORATIVA DE TELECOMUNICACIONES - PMT REGION NACIONAL X

MANTENIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE IDENTIFIACION Y REGISTRO CIVIL PMT II A NIVEL NACIONAL X x X

MEJORAMIENTO DE LA RED ELÉCTRICA Y DE COMUNICACIONES A NIVEL NACIONAL X

ACTUALIZACIÓN SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN ANI BOGOTA X

FORTALECIMIENTO DEL REGISTRO CIVIL X

IMPLEMENTACION FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD DE RESPUESTA DE LA REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL - ATENCION A LA POBLACION DESPLAZADA - APD. X

ADQUISICION DE EQUIPOS DE COMPUTO PARA LA REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

X

ADQUISICION DE LA PLATAFORMA TECNOLOGICA DE VIDEOCONFERENCIAS PARA LA REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL X


X

COMPRA DE LA INFRAESTRUCTURA ADMINISTRATIVA A NIVEL NACIONAL X

CONSTRUCCIÓN, AMPLIACIÓN Y COMPRA DE PREDIOS PARA LAS SEDES DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL X

La tabla anterior nos muestra que todos los macroprocesos, que tiene a su cargo proyectos de inversión reportaron el análisis y cumplimiento en las actividades.


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La siguiente grafica muestra el grado de cumplimiento en las metas concertadas que obtuvieron los responsables de Macroprocesos en el desarrollo de las actividades propuestas en los Proyectos de Inversión que formularon.

Como lo muestra la gráfica anterior el Macroproceso Gestión tecnológica de Información reporto un cumplimiento del 98% en las metas concertadas y reporte en las actividades, para el año 2012, en los diferentes proyectos que maneja y hace seguimiento. De igual forma el Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera cumplimiento con un 96% en las metas proyectadas en tres 3 proyectos que formuló e hizo seguimiento. Así mismo, el Macroproceso Gestión de Identificación un cumplimiento del 90% en la metas planeadas, para el año 2012, en los dos (2) proyectos que formuló e hizo seguimiento.

De igual forma el Macroproceso Gestión del Talento Humano obtuvo un cumplimiento del 70% en las metas concertadas en los dos (2) proyectos que formuló e hizo seguimiento. De lo anterior podemos concluir que los responsables de macroprocesos que manejan proyectos cumplieron a satisfacción con las metas concertadas en cada uno de ellos.


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5. Conclusiones y Recomendaciones Con el propósito que la Autoevaluación a la Gestión, se constituya en un insumo para la mejora continua de los procesos, se hace necesario que los Responsables de Procesos, Delegados Departamentales, Registradores de Distrito y funcionarios en general, fortalezcan este elemento de control, toda vez, que a través del análisis que se efectúe a las metas e indicadores establecidos, permite obtener información sobre los resultados que se obtengan del periodo evaluado, y por ende para la toma de decisiones en tiempo real, para mejorar la gestión de los procesos.

Los responsables de los Procesos, Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, realizaron análisis al cumplimiento de las actividades y metas programas en el Plan de Acción Institucional y Plan de Acción Operativo, identificándose unidad de criterio en el análisis.

Las Delegaciones y Distrito cumplieron con la socialización de las Tablas de Retención documental, de acuerdo a la Resolución 7109 de 2012, para la correspondiente organización de los archivos de gestión de la Entidad.

En relación al análisis efectuado al Plan de mejoramiento por procesos, no se informa sí las acciones implementadas producto de las autoevaluaciones han sido efectivas.

Se presenta en el nivel desconcentrado desconocimiento y falta de unidad de criterio en la ejecución y seguimiento a los diferentes programas que son administrados por la Gerencia de Talento Humano, teniendo en cuenta que no todas las Delegaciones Departamentales reportan dicho análisis, aún cuando existen programas que son transversales a toda la Entidad.

Es necesario que los responsables de procesos impartan las directrices e informen a las Delegaciones Departamentales y Registraduría del Distrito los Planes, Programas y/o Proyectos que deben cumplir, con el fin de estandarizar y unificar criterios, para el adecuado control y seguimiento al cumplimiento de las actividades, metas e indicadores que se establezcan a nivel institucional.

Se hace necesario por parte de los responsables de procesos y delegados departamentales efectuar un análisis más profundo y objetivo sobre los resultados que se obtienen en la gestión adelantada de los procesos, a través de la ejecución de los planes, programas y proyectos.


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De igual forma, es importante el seguimiento y evaluación que se haga al Plan de Manejo de los Riesgos identificados y valorados, toda vez que el fortalecimiento de las acciones de control, permitirá mitigar el riesgo en el momento que se presente.

Se solicita socializar este informe a todos los funcionarios que hagan parte de sus Procesos, Delegaciones Departamentales y Registradurias circunscritas y Registraduría Distrital. Atentamente, MARTHA VIANEY DIAZ MOLINA

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