Informe de auditoría a la gestión integral del Proceso...

Informe de auditoría a la gestión integral del Proceso

Gestión Administrativa

Bogotá D.C. Noviembre de 2016

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA -------------------------------------------------------------------------- 3

1.1 Objetivos Específicos ---------------------------------------------------------------------------------- 3

2. ALCANCE DE LA AUDITORIA --------------------------------------------------------------------------- 3 3. PROCESO AUDITADO ------------------------------------------------------------------------------------ 3 4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES ------------------------------------------------------------------ 3 5. ASPECTOS GENERALES -------------------------------------------------------------------------------- 4

5.1 Términos del Informe --------------------------------------------------------------------------------- 4

5.2 Responsabilidad ---------------------------------------------------------------------------------------- 4

5.3 Plan General de Auditoria ---------------------------------------------------------------------------- 4

6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA --------------------------------------------------------------------- 5 7. EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS ------------------------------------------------------------------- 47 8. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ------------------------------------------------------------------- 47

8.1 No Conformidades Reales (si aplica) ------------------------------------------------------------ 47

8.2 Observaciones (si aplica) --------------------------------------------------------------------------- 47

8.3 Recomendaciones (si aplica) ---------------------------------------------------------------------- 47

9. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA --------------------------------------------------------------- 47

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1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Verificar la gestión adelantada para el logro de los objetivos establecidos en lo corrido de la vigencia 2016, de acuerdo al Programa Anual de Auditorías Internas de Gestión.

1.1 Objetivos Específicos

Verificar los avances de los planes de mejoramiento del Proceso Gestión Documental III trimestre 2016.

Verificar las funciones de los grupos seleccionados. Verificar la contratación del proceso de Gestión Administrativa aleatoriamente, en los

estudios previos y la eficacia de su ejecución. Verificar la eficacia de las acciones finalizadas en los planes de mejoramiento.

2. ALCANCE DE LA AUDITORIA

La Oficina de Control Interno determinó el alcance para evaluar la gestión en lo corrido de la vigencia 2016, para los siguientes grupos de:

Gestión Documental. Conservación de Bienes Muebles e Inmuebles Culturales. Servicios Generales, Salones de Estado y Casa Privadas. Adquisición de Obras, Bienes y Servicios.

3. PROCESO AUDITADO

Gestión Administrativa 4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES

El Área Administrativa se rige por las funciones establecidas en el Decreto 1649 de 2014. Posteriormente, se expidió la Resolución 1093 del 23 de diciembre de 2015, "Por la cual se establecen los Grupos de Trabajo en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y se señalan sus funciones" en el capítulo III artículo 4, 6, 7 y 9.

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5. ASPECTOS GENERALES

5.1 Términos del Informe La Oficina de Control Interno utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el Manual de Auditoría Interna, los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior formulación de los planes de mejoramiento definidos así: No Conformidad Real: Incumplimiento de un requisito técnico, legal o funcional. Se

constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento. Observación: Hecho o situación que podría generar el incumplimiento de un requisito. Recomendación: Se constituye como una oportunidad de mejora.

5.2 Responsabilidad Es responsabilidad de la Oficina de Control Interno la planeación y ejecución de la Auditoria a realizar en el Proceso de Gestión Administrativa del DAPRE. La Oficina de Control Interno manifiesta que la información tomada para la elaboración del presente informe y durante el ejercicio de la visita, fue proporcionada bajo la estricta responsabilidad de los funcionarios y contratistas del Área Administrativa. Así mismo, es responsabilidad de la Oficina de Control Interno producir un informe objetivo que refleje los resultados del proceso auditor en cumplimento de los objetivos propuestos para la misma.

5.3 Plan General de Auditoria La Oficina de Control Interno del DAPRE en cumplimiento de su rol como evaluador independiente, efectuó auditoria de gestión al proceso de Gestión Administrativa, de acuerdo a lo definido en el MEM16-00014239 / JMSC 111520 remitido el 21 de octubre de 2016, en el cual se informó el objeto de la auditoria, así como el alcance, la responsabilidad del equipo de trabajo frente al proceso auditor, y los documentos asociados al proceso que se requieren para su realización. Frente a lo anterior, y una vez concluida la visita y evaluados los documentos solicitados durante el proceso auditor, así como los disponibles en los aplicativos de la Entidad, se presentan los siguientes resultados.

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6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

Para la presentación del informe se establecen 2 partes, en la primera se da a conocer los resultados de la verificación de las funciones de los grupos mencionados en el alcance de la auditoria, y en la segunda los resultados de la verificación de los controles en la ejecución de la contratación del proceso de Gestión Administrativa.

I. VERIFICACIÓN DE LAS FUNCIONES

6.1 Grupo de Gestión Documental Se realizó el seguimiento registrado con el OFI16-00098483 / JMSC 111520 del 21 de octubre de 2016 con el cual se adjunto el Informe de Seguimiento y Verificación al cumplimiento del Plan de Mejoramiento, suscrito con el Archivo General de la Nación, correspondiente al Tercer Trimestre de 2016, en cumplimiento al Decreto 106 Artículo 18º, Parágrafo 2º y Artículo 30 Parágrafo 2º de 2015, con el fin de verificar el avance de las actividades del mismo. Se procedió a verificar las funciones establecidas para el Grupo de Gestión Documental en la Resolución No. 1093 de 2015, para lo cual se realizaron pruebas de recorrido y revisiones documentales correspondientes a la información suministrada por el proceso Gestión Administrativa – Grupo Gestión Documental, encontrándose conforme.

6.2 Grupo de Conservación de Bienes Muebles e Inmuebles Culturales

Se verificaron las funciones establecidas para el Grupo de Conservación Bienes Culturales en la Resolución No. 1093 de 2015, para lo cual se realizó una prueba de recorrido con la revisión documental correspondiente a la información suministrada por el proceso Gestión Administrativa. Como resultado de la revisión se pudo determinar la gestión del grupo se encuentra en el marcó en las funciones de la Resolución, así: Participado en la elaboración del plan estratégico, plan de acción, plan anual de

Adquisiciones, indicadores de gestión y mapa de riesgos del grupo las cuales están reflejadas en: Estrategia 1: Fortalecer la conservación del patrimonio cultural del DAPRE. Estrategia 2: Garantizar los servicios de encuadernación. PAA: Mantenimiento de máquinas. Suministro de Cuero, Adquisición de Máquinas y Solicitud trabajos de encuadernación atendidas y recibidas.

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Han propuesto e implementado procedimientos y mecanismos de seguimiento a la ejecución

del plan de acción de la dependencia, así como los ajustes o acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas propuestas. Evidenciada en la solicito de creación de un software para el grupo. Título: "Préstamo e instalación de bienes culturales". (Esta es solo al interior del DAPRE a través del formato F-TI-15 versión 1).

Han propuesto e implementado procedimientos, mecanismos e instrumentos para hacer más eficientes las actividades a cargo de la dependencia. Como la adquisición de la maquina "Desbastadora de Cuero" identificada con placa de inventario No. 92091. Se incluyeron de la misma planta 2 funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción para apoyar la gestión en conservación y trabajos artísticos. Adicionalmente, se crearon en formato Excel la "Base bienes muebles culturales", el cual contiene inventario con fotografía de cada una de las obras; y en formato Access nombrado "Arte" en la que se encuentra la ficha de inventario de acuerdo al lineamiento del Ministerio de Cultura. "Manual para inventarios de bienes culturales muebles".

Propusieron e implementaron acciones con el fin de garantizar la racionalización, el buen

uso y el valor patrimonial de los recursos los bienes muebles de la Entidad en el 2016n en la que han realizado 3 capacitaciones el 25 de enero, 29 de junio y 8 de julio (40), (29) y (39) personas correspondientemente para el "Taller sensibilización y divulgación protocolos Bienes muebles culturales". A raíz de esas capacitaciones se identificó la necesidad de crear un lineamiento para la conservación de bienes culturales los cuales valoran el estado actual de los bienes e identifican los bienes que requieren intervención. Adicionalmente, en el Área de encuadernación se actualizaron los inventarios de materiales del taller.

Programan y supervisan los mantenimientos correctivos y preventivos de los bienes muebles

de Patrimonio Cultural que se encuentran registrados en la base de datos de la Entidad y del Ministerio de Cultura. A través de un formato no controlado llamado " Seguimiento Estado de Conservación Muebles" con el cual determinan el estado en B = bueno, R = regular y M = malo con esto se programa la intervención y se prioriza de acuerdo al estado de conservación. Una vez valorado su estado, los que superen el 60% (regular) y el 80% (malo) se programa para intervención. Nota: De acuerdo a la antigüedad y a consideración del Ministerio de Cultura se realiza estudios preliminares (Con acto administrativo) o intervención mínima (Sin acto administrativo). Adicionalmente, se cuenta con un documento no controlado llamado "Conservación para la colección de bienes muebles de interés cultural propiedad de DAPRE" en el que se registran los permisos de intervención solicitados del 2015 y 2016. De igual forma se realiza el procedimiento para las obras de arte en adhesión, que son las Bienes obras de arte que hacen parte o están adherida al inmueble o la tierra. De acuerdo a la valoración que se hace en el estado de conservación.

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Se identificaron necesidades técnicas y de conservación, requeridas para el desempeño de labores de encuadernación en bienes artísticos y materiales bibliográficos o publicaciones de la Entidad. En la que de acuerdo al tipo y número de solicitudes se hace el requerimiento de materiales e insumos como el cuero para prestar el servicio. Como control para continuidad del servicio se mantiene un mínimo de inventario, pero en caso de identificar una mayor necesidad, se procede a comprar o solicitar producto a través del contrato de adquisición vigente. Adicionalmente, con el Historial de solicitudes se apoya al inventario.

Se programa, diseña, ejecuta y hace seguimiento a los trabajos de encuadernación, litografía

y trabajos artísticos. De acuerdo a la solicitud se realiza un programa de elaboración de encuadernación, elaboración de cajas, y los distintos productos de litografía y diseño, para mejor aprovechamiento de los recursos favoreciendo la eficacia del proceso. En lo que concierne al diseño existe un funcionario cuya profesión como diseñador gráfico, utiliza un software llamado adobe para desarrollar el arte. Recomienda 1, realizar un procedimiento controlado y documentado sobre "La elaboración y encuadernación Álbum 2016", ya que se identificaron pasos secuenciales para la elaboración del producto como Corte de Material (cartulina, pergamino o cartón cuero), Armado y Pegue de Hojas, Aplicar Borde Hojilla Dorada, Cocido Lomo y Cajo, Elaborar pasta en Cuero, Armado de Caja en Cartón y Cuero, Marcación Álbum y Caja, y fecha de Entrega. Esto con el ánimo de documentar la actividad y garantizar el conocimiento de elaboración para la Entidad.

Buscan garantizar la calidad y prestación de los servicios al cliente, de acuerdo con los

estándares establecidos por la entidad. Existe el formato "Solicitud de trabajos de encuadernación" F-GA-33 versión 3, en el cual existe un espacio para que el cliente firme a satisfacción de acuerdo a la calidad del servicio recibido. Actualmente se encuentra en proceso de incluir y aplicar en los servicios internos de la Entidad a través del aplicativo de Servicios Compartidos la calificación del servicio.

Se encuentran apoyando en el desarrollo de actividades adicionales acorde con la naturaleza

del cargo para la Entidad en la participación y apoyo en la implementación de normas internacionales NIIF (Formulación de políticas para la valoración de los bienes muebles culturales), y ejercer la supervisión de contratos a cargo del grupo.

Como aspecto conforme se establece que el grupo actúa de acuerdo a las funciones determinadas.

6.3 Grupo de Servicios Generales, Salones de Estado y Casas Privadas Se procedió a verificar las funciones establecidas para el Grupo de Servicios Generales, Salones de Estado y Casas Privadas en la Resolución No. 1093 de 2015, para lo cual se realizó

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una prueba de recorrido el día 23 de noviembre y las revisiones documentales correspondientes a la información suministrada por el proceso Gestión Administrativa. Como resultado de la revisión se pudo determinar que la gestión realizada por el Grupo de Servicios Generales se enmarcó en las funciones de la Resolución, así: Se identificó e implementó el Procedimiento P-GA-07 Administrar el pago de los servicios

públicos e impuestos de los bienes inmuebles de la Entidad. Se observó que el Proceso Gestión Administrativa debe supervisar, certificar y tramitar un

total de 45 facturas por concepto de servicios públicos (14 de acueducto; 5 de Aseo; 17 de energía; 3 de Gas y 6 de Televisión), de las cuales se procedió a tomar una prueba selectiva del 60% con fecha máxima para pago de noviembre, con el fin de determinar el cumplimiento en el pago así como los controles establecidos. A continuación se relaciona la empresa, No. de factura, valor, fecha máximo plazo y fecha radicado en central de cuentas del Área Financiera.

Tabla 1. Resultados prueba selectiva facturas servicios públicos

Empresa No. Factura Valor Fecha máximo plazo

Radicado en Central de Cuentas

Energía - Electrificadora

del Caribe S.A. ESP

CA22101610415312 $ 16.962.986 23/11/2016 16/11/2016

Acueducto

3612964811 $ 10.250.550 15/11/2016 04/11/2016 2951845110 $ 2.968.820 15/11/2016 04/11/2016 4992570012 $ 10.227.240 15/11/2016 04/11/2016 2951845516 $ 1.901.260 15/11/2016 04/11/2016 2951845615 $ 2.194.960 15/11/2016 04/11/2016 2951845714 $ 428.130 15/11/2016 04/11/2016 2951845813 $ 390.840 15/11/2016 04/11/2016 2951845912 $ 50.530 15/11/2016 04/11/2016 4992570210 $ 139.100 15/11/2016 04/11/2016 4992570517 $ 330.240 15/11/2016 04/11/2016

Aseo 23805370410 $ 137.312 15/11/2016 03/11/2016 28618503313 $ 9.610.580 15/11/2016 03/11/2016

Energía

445427597-2 $ 0 01/11/2016 445427598-0 $ 0 01/11/2016 445427599-7 -$ 7.490 01/11/2016 445870159-6 $ 0 28/11/2016 17/11/2016 445868610-4 $ 0 28/11/2016 17/11/2016 446971474-2 $ 0 28/11/2016 17/11/2016 445868608-7 $ 0 28/11/2016 17/11/2016

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Fuente: Tabla elaborada por el equipo auditor con información suministrada por el Área.

Una vez analizada la información, se observó que:

La factura de Energía 445427599-7 registró un valor de -$7.490, al indagar por el mismo se informó que éste valor está a favor de la Entidad y corresponde a la Casa adjunta de la Vicepresidencia que no se encuentra habitada.

En cuanto a las 3 facturas de Energía 445427597-2, 445427598-0 y 445427599-7 que

no fueron radicadas en central de cuentas, se informó que éstas como corresponden a la casa adjunta de la vicepresidencia se remitieron al Área Financiera mediante MEM16-00013151 para conocimiento, ya que las mismas reportan $0 de consumo.

En cuanto a las 3 facturas de Televisión – Claro que presentan igual numeración TC 0270254737, se informó que esta empresa presenta problemas en el orden de su facturación, dado que en la misma factura cobró el servicio de octubre, noviembre y diciembre. Actualmente, la entidad se encuentra al día en el servicio hasta el 31 de diciembre de 2016.

Se observó la gestión y atención prioritaria que realiza el Grupo sobre las facturas con pago inmediato o recargos ante las empresas respectivas, evidenciado en las solicitudes de aclaraciones y re facturación. Lo que les ha permitido evitar pagos adicionales por conceptos de intereses u otros costos no aplicables.

El Grupo de Servicios Generales diseñó e implementó la matriz Seguimiento Servicios

Públicos 2016 con controles de validación para evitar pagos por cuentas iguales, pagos extemporáneos o no pagos de facturas. Se observó que en la matriz se controla la información relevante de cada factura desde el estrato hasta la fecha en la cual debe allegarse a la Entidad, para proceder con el trámite respectivo. Aspecto conforme.

Gas – Natural S.A. ESP E163364178 $ 160.360 25/11/2016 16/11/2016

Gas – compañías

asociadas de gas S.A. ESP

F1-070298 $ 796.594 09/11/2016 13/10/2016

Agua - aguas de Cartagena

S.A. ESP 27142428 $ 2.670.112 29/11/2016 22/11/2016

Televisión – DIRECTV 48630818 $ 248.800 04/11/2016 27/10/2016

Televisión – Claro

TC 0270254737 $ 1.453.248 11/12/2016 16/11/2016 TC 0270254737 $ 391.996 11/12/2016 16/11/2016 TC 0270254737 $ 103.520 11/12/2016 16/11/2016

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Al revisar la tendencia de los consumos, se observó que la factura de mayor valor corresponde al servicio de Energía de la Casa de Huéspedes Ilustres CA22101610415312 con un valor promedio en los últimos 10 meses de $16.553.976.

Sin embargo, se Recomienda 2 optimizar el uso de la información contenida en la Matriz Seguimiento Servicios Públicos 2016 para generar estadísticas de consumo y revisar tendencias por sedes, servicios, entre otros que conlleven a la toma de decisiones; lo que permitirá establecer acciones que contribuyan con las políticas de austeridad de la Entidad y con la Directiva Presidencial 01 del 10 de febrero de 2016. Se observó que el Proceso Gestión Administrativa supervisó, certificó y tramitó un total de

15 facturas por concepto de impuestos prediales de:

SEDE CATEGORIA

Casa de Nariño B Inmuebles de Conservación Arquitectónica

Casa Equidad para la Mujer B Inmuebles de Conservación Arquitectónica

Casa Republicana B Inmuebles de Conservación Arquitectónica

Edificio Administrativo B Inmuebles de Conservación Arquitectónica

Edificio Administrativo B Inmuebles de Conservación Arquitectónica

Sede Administrativa B Inmuebles de Conservación Arquitectónica

Edificio Galán B Inmuebles de Conservación Arquitectónica

Casa Adjunta Vicepresidencia C Inmuebles re edificables y Lotes no Edificados

Casa Equidad para la Mujer C Inmuebles re edificables y Lotes no Edificados

Plazoleta Galán C Inmuebles re edificables y Lotes no Edificados

Vicepresidencia A Bienes de Interés Cultural de Carácter Nacional





De lo anterior, se pudo observar que el valor total pagado por concepto de impuestos prediales para la vigencia 2016 fue de $67.503.000. Igualmente, se observó que los pagos efectuados

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correspondieron efectivamente a las categorías de conservación1 B y C. Por los bienes de categoría A no se efectuaron pagos, dada la excepción del 100% para bienes de interés cultural. En conclusión, se pagaron los 10 impuestos oportunamente sin intereses. En cuanto a la función de garantizar la calidad y prestación de los servicios al cliente de

acuerdo a los estándares establecidos, se observó que los servicios de cafetería y aseo presentaron una calificación promedio de 4.92 entre el 4 TRM 2015 y el 3 TRM 2016.

Ejecución del plan anual de adquisiciones correspondiente al Grupo de Servicios Generales,

se encuentra ejecutado a la fecha. Sin pendientes. Se Recomienda 3 revisar la conveniencia de establecer en el plan de acción actividades, indicadores y riesgos asociados a la gestión del grupo. 6.4 Grupo de Adquisición de Obras, Bienes y Servicios Éste Grupo fue creado mediante Resolución 1093 del 23 de diciembre de 2015, donde se establecen las funciones en el artículo 92. Cada una de las funciones se verificó el cumplimiento con el coordinador del grupo y su equipo de trabajo donde se estableció que se vienen cumpliendo y se tienen establecidos controles los cuales garantizan el cumplimiento de cada una de las actividades que el grupo desarrolla.

1 El Decreto 678 de 1994 reglamenta el Acuerdo 6 de 1990 y asigna el tratamiento especial de conservación histórica al Centro Histórico y a su sector sur del Distrito Capital, y dicta otras disposiciones. Como resultado de este Decreto, los BIC del Centro Histórico están clasificados según las siguientes categorías de conservación: Categoría A (Monumentos Nacionales): son los inmuebles declarados como tales por Resolución del Consejo de Monumentos Nacionales o de las entidades competentes. Categoría B (Inmuebles de conservación arquitectónica): son aquellos que por sus valores arquitectónicos, históricos, artísticos o de contexto, deben tener un manejo especial de conservación y protección. Categoría C (Inmuebles re edificables y lotes no edificados): son aquellos que pueden ser modificados sustancialmente, o demolerse, y aquellos no construidos susceptibles de tener desarrollo por construcción. Categoría D (Inmuebles de transición): son aquellos ubicados en el sector sur, de que trata el artículo 1º del Decreto 678 de 1994. 2 ARTICULO 9°: “El Grupo de Adquisición de Bienes, Obras y Servicios del Área Administrativa del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, tendrá las siguientes funciones”: 1. Participar en la elaboración del plan estratégico, plan de acción, plan anual de adquisiciones, indicadores de gestión y mapa de riesgos asociados con la gestión del grupo. 2. Elaborar e implementar procedimientos, mecanismos e instrumentos para hacer más eficientes las actividades a cargo del grupo, así como los ajustes o acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas propuestas. 3. Proponer e implementar las acciones necesarias para garantizar la racionalización, el buen uso y el valor patrimonial de los recursos y los bienes de la Entidad. 4. Adelantar los estudios de mercado y análisis sectoriales y de demanda, desarrollo y procesamiento de datos e información, sobre las compras y la contratación pública que requieran los Grupos Internos de Trabajo del Área Administrativa. 5. Proyectar el documento de Análisis del Sector para las compras y la contratación pública que requieran los Grupos Internos de Trabajo del Área Administrativa, de acuerdo con los lineamientos y procedimientos definidos por la normatividad y reglamentación en materia contractual. 6. Elaborar, en coordinación con el Área Financiera, el Plan de Adquisiciones y sus modificaciones de acuerdo con la programación que realicen las áreas y efectuar el seguimiento a su ejecución. 7. Consolidar el Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Servicios y sus modificaciones, de acuerdo con la programación que realicen los Grupos Internos de Trabajo del Área Administrativa y efectuar el seguimiento a su ejecución. 8. Diseñar e implementar y actualizar una base de datos y de registro de proveedores de bienes y servicios, que sirva de consulta para adelantar los estudios de mercado y análisis sectoriales y de demanda. 9. Aplicar métodos y procedimientos de control interno que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia en la gestión y operación del grupo.

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Aspectos Conformes. Cabe resaltar que el grupo organiza con las diferentes propuestas la base de datos de proveedores, que sirve como consulta no solo al área sino a los diferentes procesos que así lo requieran. Riesgos: Incumplimientos técnicos, legales y financieros en la elaboración de estudios previos y documentos soportes, para la adquisición de bienes, obras y servicios del Área Administrativa. Causas

1. Desconocimiento de las especificaciones técnicas del bien, obra o servicio 2. Ofertas Técnicas y Económicas mal formuladas 3. Desconocimiento de las modalidades de contratación establecidas en el Decreto 1082

de 2015 4. Desconocimiento en la programación del Plan Anual de Adquisiciones.

Efectos 1. Incumplimiento de los plazos establecidos en el Plan Anual de Adquisiciones 2. Incumplimiento de los objetivos institucionales del Área Administrativa 3. No se puedan prestar a tiempo los servicios requeridos para la Entidad.

Controles para el Riesgo

1. Seguimiento al cronograma establecido en el Plan Anual de Adquisiciones 2. Invitación para el levantamiento de Especificaciones Técnicas 3. Visitas Técnicas 4. Base de Datos de oferentes de bienes y servicios 5. Modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones para la entrega oportuna de estudios

previos y documentos soportes.

Se Recomienda 4 verificar el control “Modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones para la entrega oportuna de estudios previos y documentos soportes.” El cual lo calificaron como de clase correctivo y no preventivo. Éste Riesgo se encuentra monitoreado, el monitoreo se realizó el 07 de octubre 2016. Donde se verifico que los controles se están aplicando para mitigar la ocurrencia de que se materialice. El Indicador que tiene asociado es el Cumplimiento en la entrega oportuna de los Documentos de análisis del sector, el cual se encuentra medido y analizado. Y presenta un 100% de cumplimiento.

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II. VERIFICACIÓN DE CONTRATOS

No. Contrato NOMBRE DEL CONTRATO 1 164-14 TELEFONICA 2 182-14 UNION TEMPORAL 3 183-14 AUTOEXPRESS MORATO 4 205-14 CARCO S.A. 5 215-14 AUTOGERMANA 6 040-16 SODEXO 7 041-16 UNION TEMPORAL INTERLLANTAS 8 134-15 ALMACENES ÉXITO 9 136-15 ALMACENES ÉXITO CARTAGENA 10 049-14 PESTO CONTROL S.A. 11 130-14 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION 12 064-16 COLVATEL 13 150-14 SOLUTION COPY LTDA 14 004-16 SERVIMEDIOS SAS 15 122-16 DIGITALIZACIÓN ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN 16 012-16 SIGEM DOCUMENTOS VITALES Y ESENCIALES 17 013-16 FERRETERIA NORDELTA 18 5250-15 ORGANIZACIÓN TERPEL S.A.

1. CONTRATO 164-14 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A. control de Flota. Objeto: Contratar el servicio de control de flota, es decir el monitoreo del parque automotor de la entidad, en tiempo real y en diferido, a través de dispositivos instalados en los vehículos de la entidad. Plazo de ejecución: 27 de noviembre del 2014 hasta el 30 de noviembre de 2016 Prórroga 1: 31 de octubre de 2017 Valor 2016: $ 251.713.264,00 Adición 1: $250.872.915,59 Con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato y el anexo técnico, se efectuó la revisión documental tanto en los expedientes como en el sistema de control de flota en compañía del supervisor del contrato - coordinador del grupo de Transportes, obteniendo los siguientes resultados: Se procedió a revisar en un período comprendido entre el 1 de agosto al 25 de noviembre

de 2016, los reportes sobre el desempeño de los vehículos del DAPRE registrados en el sistema Control de Flota en cuanto a la velocidad, para lo cual se observó lo siguiente:

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Placa Eventos entre 80 y 100 Km/h

Eventos Con más de 100 Km

/h

Total de Eventos

Porcentaje Infracción

OBI-9XX 319 76 395 15%

OBG-3XX

60 28 88

13% 68 27 95

117 46 163

BAL-7XX 185 45 228 9%

HCD-7XX 120 10 130

6% 39 3 42

GNK-4XX 46 98 144 5%

Como se observa en la tabla anterior, el vehículo con mayor incidencia en sobrepasar los límites de velocidad es el OBI-9XX, al presentar que en 395 eventos registró un aumento de velocidad por encima de lo permitido, equivalente al 15% frente al total de 2.686 eventos; así mismo se observó que este vehículo fue conducido por un solo funcionario. En relación al vehículo OBG-3XX se observó que registró el 13% sobre el total de eventos, con 3 conductores diferentes. Los demás vehículos presentaron eventos con un porcentaje menor e igual al 9%.

Se procedió a revisar de un total de 66 conductores activos a septiembre de 2016, las calificaciones de los principales factores reportados en el Control de Flota de enero a octubre de 2016, para lo cual se observó que 11 conductores realizaron excesos de velocidad que superaron los límites de los 80 Km/h en estimados lapsos de tiempo con aceleraciones y desaceleraciones bruscas, como se evidenció en el reporte de calificación al encontrar que 6 conductores presentaron calificaciones por debajo de los 50 puntos y 5 no presentaron calificación.

De lo observado, se determinó que el sistema Control de Flota está generando las alertas y registro reporte de los eventos y la Entidad ha realizado las labores de sensibilización y acciones correspondientes para controlar los excesos de velocidad.

Sin embargo, se Recomienda 5 la conveniencia de establecer nuevas estrategias y acciones que permitan crear conciencia en los conductores de la Entidad en la importancia de acatar las normas de tránsito en el desempeño laboral. En la verificación de los recorridos que realizaron los vehículos fuera del perímetro urbano

de Bogotá, se tomó una muestra de 9 de los 151 vehículos que comprende el control de flota, equivalente al 6%. La información que se maneja por cada unidad fluctúa entre los 25

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a 40 mil registros, porque el aplicativo genera un reporte de la posición del automotor por cada 2 y 3 minutos. A continuación se observa un esquema de reporte:

1. PLACA BAL-7XX

Dos Conductores Conductor 1: 93% Conductor 2: 7%

Parqueadero: Conforme al

designado por la entidad

Fecha Día Ciudad Acción No presenta salidas del perímetro urbano de Bogotá

El archivo contiene 38.733 registros. Se estimó el tiempo apagado TDR (Tiempo Distancia Rumbo) del vehículo en un lugar permanente

TDR Apagado, lugares habituales de parqueo.

Ubicación Conforme al


Presidencia Dirección externa de la entidad Total general

Registros 4.533 9.719 1.749 16.001 Participación 28,3% 60,7% 10,9% 100%

De la revisión que se efectuó a este vehículo, se observó que cumple con las disposiciones de la Entidad. 2. PLACA: OBI-9XX Se verificó la asignación de este vehículo con el siguiente reporte fuera de la ciudad:

Un Conductor Calificación de 10.6 / 100 Parqueadero:

Conforme al designado por la entidad

Fecha Coordenadas Ciudad Acción

12/08/2016 06:33

4.643369, -74.14471 Kr80 8c, Bogotá D.C. GPS Perdido

12/08/2016 06:36

5.792152, -77.17407 Alto Baudó GPS Adquirido,

16



las coordenadas las muestra en el Chocó

12/08/2016 06:36

5.792152, -77.17407 Alto Baudó

Salida de área, las coordenadas las

sigue mostrando en el Chocó

12/08/2016 06:38

4643.447, -74.14459 Kr80 8c, Bogotá D.C. TDR Apagado

De lo anterior, se Recomienda 6 establecer las acciones necesarias para que el sistema control de flota reporte la información en tiempo real y confiable, así como generar las alertas al administrador del sistema para que se adopten los correctivos necesarios. Así mismo, se estimó el tiempo apagado (Tiempo Distancia Rumbo) del vehículo en un lugar permanente

TDR apagado / LUGARES HABITUALES DE PARQUEO

Ubicación Conforme al


Dirección externa de la

entidad

Conforme al designado por la

entidad

Dirección externa de la

entidad

No. Registros 6.982 3.077 2.185 622

% de tiempo 42% 18% 13% 4%

Se Recomienda 7 establecer mecanismos de control y acciones con base en la información reportada por el sistema, que permitan determinar que la permanencia y uso de los vehículos está acorde con el cumplimiento de las funciones designadas, lo que permitirá garantizar que los recursos de la entidad se usan de manera eficiente.

3. PLACA KGH-0XX y EAQ-0XX: al efectuar la revisión de los vehículos que han salido

del perímetro urbano los fines de semana, se encontró lo siguiente:

Fecha de Ingreso 03/08/2016

Conductor Calificado: 95.2 / 100 Parqueadero:


Fecha Día Ciudad Acción 27-08-16 sábado En sopó de 2 a 7 pm No se encontró registro de

solicitud de permiso para 28-08-16 domingo En la caro de 10 a 4 pm

17



03-09-16 sábado En sopó usar el vehículo los fines de semana 08-10-16 sábado En chía hacienda fontanar de 10 a 5 pm

09-10-16 domingo en Subachoque de 4 a 6 pm

18-09-16 domingo Viaje a Sopó, vía auto Norte, sopo, retorno Cajicá, auto Norte.

De lo anterior, se Recomienda 8 la conveniencia de implementar un mecanismo de control a los vehículos requeridos para usarse los fines de semana en cumplimiento de las funciones designadas, así como adoptar las acciones necesarias para garantizar el uso eficiente de los mismos. Así mismo, se Recomienda 9 fortalecer la aplicabilidad del control F-GA-30 autorización de retiro de vehículo de las instalaciones de la Presidencia de la República para los vehículos que pernotan en los parqueaderos pagados por la Entidad.

4. PLACA KGF-1XX y OBH-5XX: al efectuar la revisión de los vehículos que han salido del perímetro urbano se encontró lo siguiente:

Conductor Calificación: 83.1 / 100 Parqueadero:


Fecha Día Ciudad y coordenadas Acción

04/10/2016 10:52:19 a.m. Martes Ubaque 4.558501, -74.01994 Batería desconectada

En relación a lo anterior, se observó que el vehículo de placas KGF-1XX se utilizó el 12 de octubre de 2016 y no tiene registros los días 8, 9, 10 y 11 de octubre. Tienen 16.892 registros con esta placa. Igualmente, se observó que el vehículo de placas OBH-5XX no tiene registro de información los días 13, 14, 15, 16 y 17 de octubre. Tiene 10.620 registros. De las 2 situaciones observadas, se tiene que el tiempo no reportado en total del 1 de agosto al 17 de noviembre de 2016, equivale a 24 días, 22 horas y 44 minutos. El vehículo KGF-1XX reportó 1.006 eventos de batería conectada y desconectada y reportó coordenadas en Ubaque, un destino fuera de Bogotá, en los eventos en que no se pudo ubicar el automotor, como se muestra en la tabla anterior.

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Se Recomienda 10 determinar con el proveedor del sistema la razón por la cual se presenta el reporte de conectado y desconectado de la batería del vehículo KGF-1XX de acuerdo a lo registrado en el aplicativo de Control de Flota.

5. PLACA OBG-1XX: se verificaron los registros del vehículo con los siguientes resultados.



Fecha Día Ciudad Acción

Sin Sin Sin

Sin novedad, no sale de la Ciudad, se parquea en el lugar y se realizan los desplazamientos normales.

De la revisión que se efectuó a este vehículo, se observó que cumple con las disposiciones de la Entidad. 6. PLACA QVT-0XX: se verificaron los registros del vehículo con los siguientes resultados



Fecha Día Ciudad Acción 12-08-16 sábado Villa de Leyva

No se encontró registro de solicitud de permiso para usar el vehículo los fines de semana y fuera de la ciudad.

13-08-16 domingo Villa de Leyva 14-08-16 lunes festivo Villa de Leyva 15-08-16 Martes Villa de Leyva 22-09-16 viernes Villa de Leyva 14-10-16 sábado Villa de Leyva 15-10-16 domingo Villa de Leyva 16-10-16 Lunes festivo Villa de Leyva 17-10-16 martes Villa de Leyva 18-10-16 sábado Villa de Leyva 22-10-16 viernes Paipa 12-11-16 domingo Villa de Leyva 13-11-16 lunes Villa de Leyva 14-11-16 Martes Villa de Leyva

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De lo anterior, se reitera la Recomendación 8* la conveniencia de implementar un mecanismo de control a los vehículos requeridos para usarse los fines de semana en cumplimiento de las funciones designadas, así como adoptar las acciones necesarias para garantizar el uso eficiente de los mismos. Igualmente, se reitera la Recomendación 9* fortalecer la aplicabilidad del control F-GA-30 autorización de retiro de vehículo de las instalaciones de la Presidencia de la República para los vehículos que pernotan en los parqueaderos pagados por la Entidad.

7. GAT-0XX: se verificaron los registros del vehículo con los siguientes resultados

Parqueadero: Conforme al designado por la entidad Ciudad Coordenadas Viaje Acción

Sopo 4.822625, -73.98442

En la vía la calera-sopo del Lunes Festivo 15 al jueves 18 de octubre.

No se encontró registro de solicitud de permiso para usar el vehículo los fines de semana y fuera de la ciudad

Sopo 4.908405, -73.94057

En el centro de Sopó el sábado 22 de agosto.

Cajicá 4.959182, -74.01072

En Cajicá el 16/11/2016 de 3pm a 11 pm.

Silvania 4.406442, -74.37485

El 03/11/2016 por Soacha, Granada, Silvania.

Mesitas del Colegio 4.580891, -74.42911

El viernes 07/10/2016 de 10 a 13:30 pm

De lo anterior, se reitera la Recomendación 8** la conveniencia de implementar un mecanismo de control a los vehículos requeridos para usarse los fines de semana en cumplimiento de las funciones designadas, así como adoptar las acciones necesarias para garantizar el uso eficiente de los mismos. Igualmente, se reitera la Recomendación 9** fortalecer la aplicabilidad del control F-GA-30 autorización de retiro de vehículo de las instalaciones de la Presidencia de la República para los vehículos que pernotan en los parqueaderos pagados por la Entidad.

Por último, se verificó el expediente contractual y se observó que la última certificación de ejecución de contrato para proveedores, corresponde a septiembre de 2016 con ejecución del 91.61%, Igualmente se incluyó el informe de actividades donde se certificó por la totalidad de los 151 automotores el valor de $ 147.027,44 por C/U y el total mensual por $ 22.201.143,44.

2. Contrato No. 182 – 14 Unión Temporal Mantenimiento Automotriz 2014.

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Objeto: Contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos, con destino a los vehículos incluidas las motocicletas que se encuentran al servicio del Departamento Administrativo de la Presidencia de la república, acorde con las especificaciones técnicas requeridas por la Entidad. Plazo de ejecución: 27 de noviembre de 2014 hasta el 30 de noviembre de 2016. Valor 2016: $ 349.207.837 De la revisión efectuada a los expedientes contractuales, se Recomienda 11 fortalecer los controles administrativos por parte del supervisor del contrato que permitan verificar para efectos de pago, que el contratista cumple con las obligaciones de afiliación y pagos al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y ARL) y Aportes Parafiscales, según sea el caso, e informar al Ordenador del Gasto en caso de existir incumplimiento de estas obligaciones como lo establece el Manual de Contratación, numeral 2.2.3.1.16.

3. Contrato de prestación de servicios No. 183 – 14 AUTOEXPRESS MORATO S.A. Objeto: En virtud del presente contrato, el Contratista se obliga por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa a prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos, con destino a las Motocicletas que se encuentran al servicio del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, acorde con las especificaciones técnicas requeridas por la entidad. Plazo de ejecución: Del 1 de diciembre de 2014 hasta el 30 de noviembre de 2016. Valor: $ 186.348.677 incluido el IVA y los demás impuestos a que haya lugar. Póliza: Expedida el día 28 de noviembre de 2014 y se aprobó el 01 de diciembre de 2014.

VIGENCIA FISCAL DESCRIPCION VALOR

2014 CDP 64114 del 13 de agosto de 2014 $ 7.445.043

2015 Autorización de vigencias futuras ordinarias oficio 1-2014-060179 del 01 de septiembre $ 92.020.728


Total $ 186.348.677

21



Éste contrato tiene autorización de vigencias futuras para la vigencia 2015 por valor de $ 92.020.728 y para la vigencia 2016 por valor de $ 86.882.906. Cabe anotar que el plan de mantenimiento se lleva en el sistema satelital de control de flota, donde se puede generar un reporte de los mantenimientos que están próximos a vencer, como se observa a continuación:

A continuación se presenta la ejecución del contrato por vigencia:

Vigencia 2014 Ejecución del contrato con corte a 31 de diciembre de 2014

Valor Total del Contrato $ 186.348.677 Valor ejecutado a diciembre 31 de 2014 $ 745.662

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Saldo por ejecutar $ 185.603.015 Se observa que del total del contrato a 31 de diciembre de 2014 se han pagado $ 745.662, lo que equivale al 0.004 %, del total del contrato.

Vigencia 2015 Ejecución del contrato con corte a 31 de diciembre de 2015

Valor Total del Contrato $ 186.348.677 Valor ejecutado a diciembre 31 de 2015 $ 73.625.861 Saldo por ejecutar $ 112.722.816

Para la vigencia 2015 como se observa a 31 de diciembre se ejecutaron un total de 73.625.861 millones de pesos, lo que equivale al 39.5% quedando un saldo por ejecutar de $ 112.722.816.

Vigencia 2016 Ejecución del contrato con corte a 30 de abril de 2016

Valor Total del Contrato $ 186.348.677 Valor ejecutado a 30 de abril de 2016 $ 93.149.451 Saldo por ejecutar $ 93.199.226

Y para la vigencia 2016, a 30 de abril, la ejecución del contrato es del 49.9%, equivalente a $ 93.149.451 pagados, quedando un saldo por ejecutar de $93.199.226. Luego de hacer un análisis del comportamiento de los gastos de mantenimiento de las motos se decidió solicitar una reducción del contrato y el 13 de julio de 2016 se solicitó la modificación1, por la cual se redujo el valor del contrato en $ 51.149.451 para la presente vigencia.

Como vemos para la vigencia 2016, el total de la apropiación es de $ 35.733.455, como se observa a continuación:

Reducción Contrato 183 de 2014 Mantenimiento Motocicletas Plazo 01/12/2014 al 30/11/2016 Valor Total del Contrato $ 186.348.677 Saldo a abril 30 de 2016 $ 93.149.451 Provisión para 7 meses ( Mayo 1 a noviembre 30 de 2016) $ 42.000.000 Recursos a liberar $ 51.149.451


23



Éste contrato vence el 30 de noviembre y se evidencia una ejecución del 96.7%, quedando un saldo por ejecutar de $ 4.475.414. Así:

Ejecución del Contrato a 31 de octubre / 2016 Descripción Valor

Valor Inicial del contrato $ 186.348.677 Valor Adiciones. $ 0.00 Valor reducciones $ 51.149.451 Valor Total del Contrato $ 135.199.226 Valor Ejecutado $ 130.723.812 Saldo por Ejecutar $ 4.475.414

Con el fin de cubrir lo que resta del año 2016 y mediante memorando MEM16-00013678/JMSC 111144 del 12 de octubre de 2016, se solicitó adicionar el contrato 183-14 en la suma de $ 92.890.800 y prorrogarlo hasta el 28 de febrero de 2018, así: Y mediante MEM16-00016007/JMSC 111160 de noviembre 29 de 2016 se informa que fue aprobada la adición1 y la prorroga1 del contrato así: A continuación se presenta la distribución, tanto para lo que queda de la vigencia 2016 como lo concerniente a las vigencias 2017 y 2018.

2014 CDP 64114 del 13 de agosto de 2014 $ 7.445.043


2016 Autorización de vigencias futuras ordinarias oficio 1-2014-060179 del 01 de septiembre $35.733.455

Total $ 135.199.226

VIGENCIA FISCAL VALOR 2016 (diciembre) $ 6.000.000

2017 $ 74.160.000 2018 (enero y febrero) $12.730.800

Total $ 92.890.800


2016 CDP8416 del 2 de enero de 2016 $ 6.000.000

2017 Documentos de aprobación de vigencias futuras ordinarias Ref: 2-2016-030448, del 23 de agosto $ 74.160.000

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El Valor del Contrato queda por $ 228.090.026 distribuidos de la siguiente forma:

Cuadro General de la Ejecución del Contrato a 31 de octubre de 2016

Descripción Valor Valor Inicial del contrato $ 186.348.677 Valor Adiciones.(2016,2017,2018) $ 92.890.800 Valor reducciones (2016) $ 51.149.451 Valor Total del Contrato $ 228.090.026

Se observa que el contrato se está ejecutando de acuerdo a lo establecido en las cláusulas y en el anexo técnico, el supervisor ésta cumpliendo con las funciones designadas y se evidencia que los pagos se están haciendo contra facturación de acuerdo a la cláusula tercera – forma de pago del contrato y se adjunta la certificación expedida por el supervisor del contrato donde se recibe a satisfacción el servicio o repuesto. Se evidencio que los repuestos que son reemplazados se entregan al supervisor y se entregan al contrato de reciclaje como chatarra.

El contrato terminó su ejecución el 30 de noviembre de la presente vigencia por lo tanto se Recomienda 12, hacer la conciliación y liberar el saldo si es el caso y para así proceder a efectuar la liquidación de éste dentro de los siguientes cuatro (4) meses a su terminación. 4. Contrato de prestación de servicios No. 205 – 14 CARCO S.A. Objeto: En virtud del presente contrato el Contratista se obliga por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa a prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos, con destino a los vehículos marca Toyota que se encuentran al servicio del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, acorde con las especificaciones técnicas requeridas por la entidad. Plazo: Del 1 de diciembre de 2014 hasta el 30 de noviembre de 2016

de 2016 y 2016-032795 del 7 de septiembre de 2016.

2018

Documentos de aprobación de vigencias futuras ordinarias Ref: 2-2016-030448, del 23 de agosto de 2016 y 2016-032795 del 7 de septiembre de

2016

$ 12.730.800

Total $ 92.890.800

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Valor: $ 1.175.393.366 incluido el IVA y los demás impuestos a que haya lugar. Póliza: 31 RO27173 expedida el 03 -12 – 2014 y aprobada el 03-12-2014. Fondo Paz CDP 19314 del 13 de agosto de 2014. Rubro A-3 -1-1- 11. DAPRE – CDP 62214 del 13 de agosto de 2014. Rubro. A-2-0-4-5-6 Éste contrato tiene autorización de vigencias futuras para la vigencia 2015 por valor de $ 580.420.296 y para la vigencia 2016 por valor de $ 548.013.499. En éste contrato el plan de mantenimiento se lleva en el sistema satelital de control de flota, donde se puede generar un reporte de los mantenimientos que están próximos a vencer, como se observa a continuación:

VIGENCIA FISCAL VALOR DAPRE VALOR FONDOPAZ 2014 $ 45.0409.905 $ 1.549.666 2015 $ 561.266.424 $ 19.153.872 2016 $ 529.929.048 $ 18.084.451 Total $ 1.136.605.377 $ 38.787.989


2014 Fondo Paz CDP 19314 del 13 de agosto de 2014. Rubro A-3 -1-1- 11 $ 1.549.666

2014 DAPRE – CDP 62214 del 13 de agosto de 2014. Rubro. A-2-0-4-5-6 $ 45.409.905



Total $ 1.175.393.366

26



Vigencia 2014 Ejecución del contrato con corte a diciembre de 2014

Valor Inicial del Contrato $ 1.175.393.366 Valor ejecutado a diciembre de 2014 $ 46.959.568 Saldo por ejecutar $ 1.128.433.798

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Como se observa en el cuadro anterior en la vigencia 2014 se pagaron $ 21.697.838, que equivalen al 4. % de total del contrato, quedando un saldo por ejecutar de $ 1.153.695.528 lo que equivale al 96%.

Vigencia 2015 Ejecución del contrato con corte al 30 de septiembre de 2015

Valor Inicial del Contrato $ 1.175.393.366 Valor ejecutado $ 520.254.684 Saldo por ejecutar $ 655.138.682

A 30 de septiembre de 2015 el contrato presenta una ejecución del 44.26 %, quedando un saldo por ejecutar de $ 655.138.682 equivalentes al 55.74%. Del total del contrato. Mediante MEM15-00013076/JMSC 111144 de fecha 28 de septiembre de 2015 el supervisor del contrato solicitó una adición por valor de $ 40.888.009 debido al incremento de los costos de los repuestos no contenidos en la oferta inicial del contratista. Adiciones 1: $ 40.888.009 fecha de perfeccionamiento 21 de octubre de 2015.

Valor del contrato: $ 1.216.281.375

Descripción Valor Valor Inicial del contrato $ 1.175.393.366 Valor Adiciones.1 $ 40.888.009 Valor reducciones $ 0 Valor Total del Contrato $ 1.216.281.375

Ejecución del contrato con corte al 31 de diciembre de 2015 Valor del Contrato $ 1.216.281.375 Valor ejecutado $ 640.628.814 Saldo por ejecutar $ 575.652.561

VIGENCIA FISCAL VALOR DAPRE VALOR FONDOPAZ 2014 $ 45.409.905 $ 1.549.666 2015 $ 602.154.433 $ 19.153.872 2016 $ 529.929.048 $ 18.084.451 Total $ $ 38.787.989

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Con corte a 31 de diciembre de 2015 se ejecutaron $ 640.628.814 del total del contrato lo que equivale al 52.67%, quedando por ejecutar el 47.33% la suma de 575.652.561, suma que se ejecutará en la vigencia 2016.

Vigencia 2016 Ejecución del contrato con corte al 31 de mayo de 2016

Valor del Contrato $ 1.216.281.375 Valor ejecutado $ 980.572.154 Saldo por ejecutar $ 235.709.221

Como se observa en el cuadro anterior a 31 de mayo de 2016 se han ejecutado recursos por valor de $ 980.572.154, para un porcentaje de ejecución del 80.62% quedando por ejecutar un total de $235.709.221 lo que equivalen al 19.38% del total del contrato. El 7 de junio mediante MEM16-00007138/JMSC111144 el supervisor del contrato solicitó adición al contrato 205-14 mantenimientos Toyota, la suma de $ 60.980.564, debido al incremento de los costos de los repuestos no contenidos en la oferta inicial del contratista para un valor total de $ 1.277.261 así: Adición 2: $ 60.980.564 fecha 17 de junio de 2016. Como se puede observar el valor total del contrato es de $1.277.261.939 así:

Descripción Valor Valor Inicial del contrato $ 1.175.393.366 Valor Adiciones.1 $ 40.888.009 Valor Total del Contrato $ 1.216.281.375 Valor Adiciones.2 $ 60.980.564 Valor Total del Contrato $ 1.277.261.939

La ejecución del contrato a 30 de septiembre es del 94.25% quedando un saldo por ejecutar del 5.75% equivalente a $ 73.438.406, como se muestra a continuación:

VIGENCIA FISCAL VALOR DAPRE VALOR FONDOPAZ 2014 $ 45.409.905 $ 1.549.666 2015 $ 602.154.433 $ 19.153.872 2016 $ 590.909.612 $18.084.451 Total $1.238.473.950 $38.787.989

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Ejecución del contrato con corte al 30 de septiembre de 2016 Valor del Contrato $ 1.277.261.939 Valor ejecutado $ 1.203.823.533 Saldo por ejecutar $ 73.438.406

Mediante MEM16 00013614/JMSC 111144 de fecha 1 de octubre de 2016, el supervisor del contrato solicitó adicionar el contrato en la suma de $ 51.149.451, dado que los recursos se deben garantizar hasta el 30 de noviembre fecha en la cual se termina el contrato. Adiciones 3: $ 51.149.451 fecha 17 de noviembre de 2016

Una vez

aprobada la adición el valor total del contrato es de $ 1.328.411.390 así:

Descripción Valor Valor Inicial del contrato $ 1.175.393.366 Valor Adiciones.1 $ 40.888.009 Valor Total del Contrato $ 1.216.281.375 Valor Adiciones.2 $ 60.980.564 Valor Total del Contrato $ 1.277.261.939 Valor Adiciones.3 $ 51.149.451

Valor Total del Contrato $ 1.328.411.390 En el mes de octubre vemos que la ejecución del contrato es del 95.2%, quedando un saldo por ejecutar de $ 63.643.349 en el mes de noviembre:

Ejecución del contrato con corte al 31 de octubre de 2016 Valor del Contrato $ 1.328.411.390 Valor ejecutado $ 1.264.768.041 Saldo por ejecutar $ 63.643.349

La factura de noviembre, no se ha radicado en central de cuentas debido a que el contratista no ha allegado los parafiscales, sin embargo se presenta a continuación la ejecución del mes de noviembre.

VIGENCIA FISCAL VALOR DAPRE VALOR FONDOPAZ 2014 $ 45.409.905 $ 1.549.666 2015 $ 602.154.433 $ 19.153.872 2016 $ 642.059.063 $18.084.451 Total $1.289.623.401 $38.787.989

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Ejecución del contrato con corte al 30 de noviembre de 2016 Valor del Contrato $ 1.328.411.390 Valor ejecutado (éste valor no se ha pagado) $ 1.328.396.973 Saldo por ejecutar $ 14.417

Como vemos el contrato se ejecutó en un 99.99% del valor total del contrato a 30 de noviembre. Quedando un saldo para liberar de $ 14.417. Se observa que el contrato se está ejecutando de acuerdo a lo establecido en las cláusulas y en el anexo técnico, el supervisor ésta cumpliendo con las funciones designadas y se evidencia que los pagos se están haciendo contra facturación de acuerdo a la cláusula tercera – forma de pago del contrato y se adjunta la certificación expedida por el supervisor del contrato donde se recibe a satisfacción el servicio/ o repuesto. El contrato terminó su ejecución el 30 de noviembre de la presente vigencia por lo tanto se Recomienda 13, hacer la conciliación y liberar el saldo para así proceder a efectuar la liquidación de éste dentro de los siguientes cuatro (4) meses a su terminación. 5. Contrato de prestación de servicios No. 215 – 14 AUTOGERMANA S.A. OBJETO: EL CONTRATISTA, se obliga a prestar a LA ENTIDAD, por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo, con suministro de repuestos para los automóviles BMW 760 LI SERIES y 740I, que se encuentran al servicio del esquema de seguridad del Señor Presidente de la República. PLAZO: El plazo de ejecución del presente contrato será hasta el 30 de noviembre de 2016 o hasta el agotamiento de los recursos, previo cumplimiento del requisito de ejecución previsto en el presente contrato. Valor Inicial: $426.422.540,00 incluido el IVA y todos los impuestos a que haya lugar. La realización de los pagos se subordina a las apropiaciones que con tal fin se Ordenen Así: a) Para la Vigencia Fiscal 2014 con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 62714 del 13 de agosto de 2014, expedido por la Coordinadora del Grupo de Presupuesto de LA ENTIDAD y hasta la suma de DIECISIETE MILLONES TREINTA Y SEIS MIL QUINIENTOS VEINTISEIS PESOS ($17.036:526) MONEDA LEGAL. b) Para la Vigencia Fiscal 2015 con cargo al oficio de aprobación de vigencias futuras ordinarias Ref. 1-214-060179 expedido por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, hasta por la suma de DOSCIENTOS DIEZ MILLONES QUINIENTOS SETENTA Y UN MIL CUATROCIENTOS ochenta y cuatro pesos ($210.571.481) moneda legal. c) Para la

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Vigencia Fiscal 2016 con cargo al oficio de aprobación de vigencias futuras ordinarias Ref. 1-2014-060179 expedido por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, hasta por la suma de CIENTO NOVENTA Y OCHO MILLONES CATORCE MIL QUINIENTOS CINCUENTA PESOS ($198.814.550) MONEDA LEGAL.

EJECUCION CONTRATO 215 – 14 AUTOGERMANA

VIGENCIA VALOR PAGADO POR RESERVA

VALOR PAGADO POR CUENTAS X

PAGAR

VALOR PAGADO COMO VIGENCIA

VALOR EJECUTADO

2014 0,00 0,00 0,00 0,00 2015 $ 17.036.526,00 0,00 $ 105.811.537,00 $ 122.848.063,00 2016 $ 101.642.508,00 $ 3.117.419,00 $ 30.230.784,00 $ 134.990.711,00

$ 118.679.034,00 $ 3.117.419,00 $ 136.042.321,00 $ 257.838.774,00 Adicionalmente a la fecha 07-12-2016, se encuentra en central de cuentas trámite de un pago por valor de $60.863.526,00, correspondiente a la vigencia 2016. Con lo cual el valor total ejecutado sería de $318.702.300,00, equivalente al 74,74%. Quedando un saldo por ejecutar de $107.720.240,00, equivalente al 25,26%. Se pudo evidenciar que con MEM 16-00016662 de fecha 07 de diciembre de 2016, el Supervisor remite al área de contratos el Informe de Supervisión, en el cual manifiesta que el contrato presenta un saldo a liberar de $107.720.240,00, y que el contrato debe liquidarse. Recomendación 14 Cuando se dé una liberación de recursos tan importante ($107.720.240,00), solicitar la liberación de los recursos con más tiempo, para que de esa manera la entidad pueda dar uso a los mismos.

6. Contrato de prestación de servicios No. 040 – 16 SODEXO SERVICIOS DE

BENEFICIOS E INCENTIVOS COLOMBIA S.A.

https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleproceso.do?numconstancia=14-12-3236530

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OBJETO: En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA se obliga, por sus propios medios con plena autonomía técnica a entregar bonos para el suministro de combustible, con el fin de atender las necesidades de los vehículos al servicio de la Entidad, que se desplacen fuera del perímetro urbano en las ciudades de Bogotá D.C. y Cartagena D.T. PLAZO: El plazo de ejecución del presente contrato será hasta el 31 de diciembre de 2016 o hasta el agotamiento de los recursos lo primero que ocurra y empezará a partir de la aprobación de la garantía, previo registro presupuestal. VALOR INICIAL: $38.245.445,00, incluido el IVA y el porcentaje de la comisión equivalente al (3,00%) de conformidad con la oferta económica presentada. VALOR ADICIONES: $19.000.000,00, incluido el IVA y el porcentaje de la comisión equivalente al (3,00%) de conformidad con la oferta económica presentada.

Ejecución total contrato a noviembre 22 de 2016:

CONTRATO 040-2016 SODEXO PAGOS

Fecha pago Valor pago Valor ejecutado Saldo por ejecutar 02/05/2016 $ 10.000.000 $ 10.000.000 $ 47.245.445 15/06/2016 $ 10.000.000 $ 20.000.000 $ 37.245.445 01/08/2016 $ 10.000.000 $ 30.000.000 $ 27.245.445 07/10/2016 $ 8.245.445 $ 38.245.445 $ 19.000.000 22/11/2016 $ 10.000.000 $ 48.245.445 $ 9.000.000

Como se puede observar la ejecución a 22 de noviembre de 2016, es del 84%; quedando un saldo por ejecutar del 16% el cual corresponde a la adición. Saldo del cual se radico cuenta el día 29 de noviembre de 2016 así:

Fecha No. entrada Cantidad valor unitario Valor Total

29/11/2016 Sin Entrada aun 346 $ 5.174 $ 1.790.204

29/11/2016 Sin Entrada aun 346 $ 10.348 $ 3.580.408


2016 Se realizaran 4 entregas: 3 de $10.000.000 y 1 de $8.245.445. $ 38.245.445

2016 Adición 1 $ 19.000.000 Total $ 57.245.445

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29/11/2016 Sin Entrada aun 175 $ 20.696 $ 3.621.800

29/11/2016 Sin Entrada aun 1 $ 7.588 $ 7.588

TOTAL 868 $ 9.000.000 De acuerdo al informe final del supervisor se aclara que si bien el contrato fue ejecutado en su totalidad, se presenta un saldo de $75.000,00; para liberar, dado que se presentaron dos reintegros a la Dirección del Tesoro Nacional, una de $25.000 pesos y otra de $50.000, por parte de conductores que no legalizaron los bonos recibidos y debieron efectuar estos reintegros. Esta ejecución se da por el recibo a satisfacción de los bonos de acuerdo a las entregas pactadas, las cuales una vez son recibidas se les realiza el ingreso a almacén, para su posterior salida al consumo; estos ingresos a almacén los podemos ver de manera detallada en el siguiente cuadro:

CONTRATO 040-2016 SODEXO ENTRADAS A ALMACEN

FECHA NRO. ENTRADA CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

22/04/2016 16/0083 643 $ 5.298,40 $ 3.406.871,20 22/04/2016 16/0083 1 $ 6.532,51 $ 6.532,51 22/04/2016 16/0083 321 $ 10.298,40 $ 3.305.786,40 22/04/2016 16/0083 1 $ 11.533,46 $ 11.533,46 22/04/2016 16/0083 160 $ 20.298,40 $ 3.247.744,00 22/04/2016 16/0083 1 $ 21.532,43 $ 21.532,43 03/06/2016 16/0129 643 $ 5.298,40 $ 3.406.871,20 03/06/2016 16/0129 1 $ 6.532,51 $ 6.532,51 03/06/2016 16/0129 321 $ 10.298,40 $ 3.305.786,40 03/06/2016 16/0129 1 $ 11.533,46 $ 11.533,46 03/06/2016 16/0129 160 $ 20.298,40 $ 3.247.744,00 03/06/2016 16/0129 1 $ 21.532,43 $ 21.532,43 09/07/2016 16/0184 643 $ 5.298,40 $ 3.406.871,20 09/07/2016 16/0184 1 $ 6.532,51 $ 6.532,51 09/07/2016 16/0184 321 $ 10.298,40 $ 3.305.786,40 09/07/2016 16/0184 1 $ 11.533,46 $ 11.533,46 09/07/2016 16/0184 160 $ 20.298,40 $ 3.247.744,00 09/07/2016 16/0184 1 $ 21.532,43 $ 21.532,43 30/09/2016 16/0253 127 $ 5.449,19 $ 692.047,13 30/09/2016 16/0253 246 $ 10.449,19 $ 2.570.500,74 30/09/2016 16/0253 1 $ 13.743,96 $ 13.743,96 30/09/2016 16/0253 243 $ 20.449,19 $ 4.969.153,17 03/11/2016 16/0293 643 $ 5.298,40 $ 3.406.871,20 03/11/2016 16/0293 1 $ 6.532,60 $ 6.532,60 03/11/2016 16/0293 321 $ 10.298,40 $ 3.305.786,40

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03/11/2016 16/0293 1 $ 11.533,40 $ 11.533,40 03/11/2016 16/0293 160 $ 20.298,40 $ 3.247.744,00 03/11/2016 16/0293 1 $ 21.532,40 $ 21.532,40

TOTALES 5.125 $ 48.245.445,00 Como se puede observar en los cuadros anteriores el valor total ejecutado o pagado a 22 de noviembre de 2016, se realizó el ingreso a almacén.

De otra parte podemos observar según consulta a almacén de fecha 06-12-2016, que del total de los bonos ingresados a almacén por valor de $48.245.445,00, el saldo según consulta es: De 5.125 bonos de consumieron 4.768, quedando un saldo de 357 bonos. En lo que tiene que ver con el costo de $48.245.445,00, el valor consumido es de $44.367.329,84 esto es el 91,96%; generando un saldo a la fecha de $3.878.115,16. Con el fin de verificar que los vehículos a los cuales se les entrego bonos se encontraran fuera del perímetro urbano, se tomó los TC de fechas 24 de abril de 2016, 20 de junio de 2016 y 30 de septiembre de 2016; y se cruzó con el control de flota evidenciando que efectivamente los vehículos registrados en estos TC si se encontraban fuera del perímetro urbano.

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De otra parte se pudo evidenciar según soportes, que con fecha 29 de noviembre de 2016, se radico en central de cuentas el último pago por valor de $9.000.000,00, en la cual reposa la certificación de ejecución del Contrato, en la que el supervisor aclara: “Si bien el contrato fue ejecutado en su totalidad, se presenta un saldo de $ 75.000 para liberar, dado que se presentaron dos reintegros a la Dirección del Tesoro Nacional, una de $25.000 pesos y otra de $ 50.000, por parte de conductores que no legalizaron los bonos recibidos y debieron efectuar estas consignaciones” Informe que fue remitido al área de contratos para su liquidación con MEM 16-00016664 de fecha 07 de diciembre de 2016. ASPECTO CONFORME: Se ejecutó el 100% del valor del contrato, y se presentó el informe final de supervisión para su respectiva liquidación. 7. Contrato No. 041 – 16 UNIÓN TEMPORAL INTERLLANTAS OBJETO: En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA se obliga por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa a efectuar el suministro de llantas para los vehículos y motocicletas que se encuentran al servicio de la Presidencia de la República, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas por la Entidad. VALOR INICIAL CONTRATO: NOVENTA y TRES MILLONES DOSCIENTOS VEINTIOCHO MIL CIENTO VEINTITRÉS PESOS CON VEINTITRÉS CENTAVOS M/CTE. ($93.228.123,23). FECHA INICIO CONTRATO: 21 de abril de 2016. FECHA TERMINACIÓN (INICIAL): 31 de Diciembre de 2016.

Vr. contrato No. 041 -16 Total ejecutado 2016 Saldo por ejecutar 2016

$ 93.228.123,23 $ 78.141.299,78 (67%) $ 31.066.611,23 (33%)

Teniendo en cuenta que el Contrato No. 041 – 16, la carpeta No. 2 folio 375 presenta la certificación de pago No. 5 correspondiente al mes de agosto del 2016 la cual se radico el 4 de octubre, desde esa fecha no se han realizado más pagos, así las cosas presenta un saldo por ejecutar a diciembre 12 de 2016, por valor de $ 31.066.611,23 que equivale al 33% del valor del contrato, con un promedio por ejecución aproximado durante los 5 pagos realizados de $ 12.432.302,00 y considerando que solo faltan 19 días para terminar la vigencia 2016, Se

Recomienda 15 liberar los recursos lo más pronto posible; con el fin de que éstos sean utilizados por la Entidad y así evitar producir prorroga y la posiblemente inducir reserva. Se evidencia la entrega y presentación de informe por periodo de pago para la disposición final de las llantas que terminaron su vida útil, de acuerdo a la Resolución 1457 del 29 de julio del

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2010, observado en el documento “REGISTRO DE ENTREGA LLANTAS USADAS PROGRAMA POSCONSUMO LLANTAS” en el cual el contratista entrega las llantas a la empresa RECICLAR S.A.S. identificada con NIT.: 830.126.819 – 8, para su correcta y adecuada disposición final.

8. Contrato No. 134 – 15 ALMACENES EXITO Objeto: En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA se obliga por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa a efectuar el suministro a LA ENTIDAD en forma sucesiva y a precios unitarios de los productos de víveres, rancho, abarrotes, productos de aseo y limpieza para la Casa Privada del Señor Presidente de la República. Vigencia: 30/11/2017. Valor: $ 286.516.940,00 Adición 1: $ 5.000.000,00 en el rubro 2040422. Adición 2: $ 20.000.000,00 en el rubro 2040422. De los 11 pagos realizados al contrato durante la vigencia 2016, se procedió a revisar mediante prueba selectiva los pagos realizados en los meses de febrero, mayo y agosto de 2016 encontrando los siguientes resultados: Febrero: Valor Total del mes: $ 11.744.292,00 Mayo: Valor Total del mes: $ 12.057.470,00 Agosto: Valor Total del mes: $ 11.351.694,00 Valor promedio de consumo por mes: $ 11.717.818,66 La anterior concuerda con la información plasmada por el supervisor en las certificaciones de ejecución del contrato para proveedores de los meses de febrero, marzo y agosto de 2016; Así mismo es importante resaltar que se llevan controles documentales de la ejecución contractual.

9. Contrato No. 136 – 15 ALMACENES ÉXITO CARTAGENA Objeto: En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA se obliga por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa a efectuar el suministro a LA ENTIDAD en forma sucesiva y a precios unitarios de los productos de víveres, rancho, abarrotes, productos de aseo y limpieza para la Casa de Huéspedes Ilustres de la ciudad de Cartagena.

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Vigencia: 30/11/2017. Valor: $ 113.006.006,00 De los 10 pagos realizados al contrato durante la vigencia 2016, se procedió a revisar mediante prueba selectiva los pagos realizados en los meses de marzo, agosto y octubre encontrando los siguientes resultados: Marzo: Valor Total del mes: $1.690.598,00 Agosto: Valor Total del mes: $1.962.180,00 Octubre: Valor Total del mes: $1.266.646,00 Valor promedio de consumo por mes: $ 1.639.808,00 La anterior concuerda con la información plasmada por el supervisor en las certificaciones de ejecución del contrato para proveedores de los meses de marzo, agosto y octubre de 2016. 10. Carta de Aceptación No. 049 – 14 PESTO CONTROL S.A. Objeto: Contratar el servicio de fumigación y desratización para la Casa de Huéspedes Ilustres de Cartagena. Vigencia: 30/11/2016. Valor: $ 21.493.600,00

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Fumigación con Sistemas Activos

Aplicación con insecticidas específicos para cada área de las instalaciones, que cuenten con el respectivo aval y registro de las entidades correspondientes, de baja categoría toxicológica para el ser humano y animales domésticos, no manchen pisos, paredes ni alfombras, no contaminen, biodegradables y garanticen la inocuidad de los productos y la salud de las personas.

Fumigación con Sistemas Pasivos

Aplicación de gel “Cucarachicida”, el cual se emplea para reforzar la desinsectación líquida, para el control de cucarachas.

Insecticidas Los insecticidas utilizados deben ser de acción inmediata y no presentar mal olor ni mancha, deben ser efectivos y ecológicos. En las áreas donde exista manejo de alimentos deberán tener autorización para ser usados sin generar ningún riesgo de contaminación.

Sistemas Pasivos Colocación de manera rotativa, cebos granulados o parafinados efectivos para lograr la ingestión voluntaria por parte de roedores como ratas y ratones con su respectiva señalización.

Control Físico

Entrega y ubicación de cajas cebaderos resistentes a factores externos o ambientales y trampas mecánicas de acuerdo a las necesidades de cada área o unidad de negocio. Deben ser durables, higiénicas, con llave de seguridad, con plano de ubicación de las cajas en cada área, aviso de señalización y mantenimiento de limpieza permanente.

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De conformidad con las especificaciones técnicas y la facturación del proceso, se pudo establecer que la información plasmada por el supervisor en las certificaciones de ejecución del contrato para proveedores de los meses de enero a noviembre de 2016 concuerda con la facturación. Se observó que el reporte técnico denominado control de plagas, no está suscrito por el técnico, como se evidenció en el pago No. 15, Incumpliendo el numeral 4.2.4 Control de los registros de la NTC GP 1000:2009. No Conformidad Real 1. Mejorar la descripción del informe de supervisión, acreditando los bienes y/o servicios efectivamente entregados por el contratista, visualizando el cumplimiento con las condiciones pactadas en las obligaciones del contrato y adjuntando los soportes correspondientes, permitirá garantizar una adecuada supervisión del contrato. Recomendación 16. 11 Contrato No. 130 – 14 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

INICIA EL 07/10/2014 TERMINA EL 19/10/2016

Objeto: Prestar por sus propios medios con plena autonomía técnica y administrativa, el alquiler de depósitos, los cuales serán destinados para el almacenamiento, custodia, bodegaje y seguridad de la documentación pertinente al archivo del DAPRE. Fecha de inicio: 01/11/2014 y termina: 31/10/2016. Valor: $ 1.195.498.616.51 Adición 1: $ 11.771.703.00 Adición 2: $ 52.482.544.00 Valor Total: $ 1.259.752.863,51 Prorroga 1: Hasta el 30 de noviembre de 2016. OBLIGACIONES:

1. Disponer lo necesario para que el objeto del contrato se cumpla a cabalidad. 2. Proporcionar el servicio de alquiler de dos (2) depósitos con estantería de 79,6 Metros

Cuadrados (M2), que cuente con las condiciones físicas y ambientales mínimas para la conservación documental, cumpliendo el Acuerdo AGN No. 049 del 5 de mayo de 2000.

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3. Proporcionar el servicio de alquiler de un (1) depósito con estantería de 262,8 Metros

Cuadrados (M2), que cuente con las condiciones físicas y ambientales mínimas para la conservación documental, cumpliendo el Acuerdo AGN No. 049 del 5 de mayo de 2000.

4. Proporcionar el servicio de alquiler de un (1) depósito con estantería de 237,93 Metros Cuadrados (M2), que cuente con las condiciones físicas y ambientales mínimas para la conservación documental, cumpliendo el Acuerdo AGN No. 049 del 5 de mayo de 2000.

5. Proporcionar el servicio de alquiler de un (1) depósito sin estantería de 262 Metros Cuadrados (M2), que cuente con las condiciones físicas y ambientales mínimas para la conservación documental, cumpliendo el Acuerdo AGN No. 049 del 5 de mayo de 2000.

6. Proporcionar el servicio de alquiler de un (1) depósito sin estantería de 79,60 Metros Cuadrados (M2), que cuente con las condiciones físicas para el área de trabajo.

7. Mantener los depósitos en estado óptimo de utilización para el fin que han sido alquilados.

8. Suministrar los servicios de acueducto, alcantarillado y energía eléctrica. 9. Garantizar la seguridad y custodia de la documentación que se almacene en el depósito. 10. Obrar con lealtad y buena fe, evitando dilaciones y en trabamientos. 11. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de

obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y demás autoridades competentes cuando se presenten tales peticiones o amenazas.

12. Satisfacer las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y aquellas otras, que el funcionario designado por la Entidad para ejercer el control de ejecución del contrato pueda determinar en cumplimiento del objeto contractual.

Se verificó la documentación del contrato y cumple con los requisitos exigidos por la normatividad contractual vigente hasta el pago del mes de octubre de 2016; Recomendación 17 Realizar seguimiento a los depósitos arrendados con el Archivo General de la Nación, con el fin de verifica que se encuentre acordes y garanticen el almacenamiento, custodia, bodegaje y seguridad de la documentación pertinente al archivo del DAPRE, ya que los depósitos 36, 41, 31 y 56 se encuentra deficiente de luz (balastros no funcionado).

12. Contrato No. 064 – 16 COLVATEL – GD Objeto: EL CONTRATISTA se obliga a prestar a LA ENTIDAD con plena autonomía técnica y administrativa los servicios de organización técnica del archivo de gestión y el archivo central del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Se realizó una adición en plazo del contrato hasta el 31 de diciembre del presente año y se acordó por parte de la entidad con el contratista un modificatorio para la reducción del valor contractual, en razón a la disminución de los metros lineales contratados, al cambiar la forma de pago del contrato.

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Respecto a lo anterior, y teniendo en cuenta que el contrato se encuentra en ejecución se Recomienda 18, realizar las gestiones pertinentes para el cumplimiento del acuerdo contractual dentro del plazo estipulado en la vigencia. De quedar documentos sin el tratamiento total, establecer mecanismos de contingencia que permitan asegurar la integridad del material y posterior terminación de la intervención. Se recomienda 19, frente a los metros lineales no intervenidos, realizar un plan para la organización de estos, con el fin de poder dar cumplimiento a las disposiciones internas y la normatividad vigente.

13. Contrato No. 150 – 14 SOLUTION COPY LTDA. Objeto: En virtud del presente contrato EL CONTRATISTA, se obliga a prestar a la Entidad por sus propios medios con plena autonomía técnica y administrativa, bajo la modalidad de Outsourcing, el servicio de fotocopiado para las diferentes sedes de la Presidencia de la República.

VALORES CONTRATO SALDO POR OBLIGAR

VALOR 2014 $18.000.000

$ 25.678.999,94

VALOR 2015 $222.480.000

VALOR 2016 $ 210.058.200,00

VALOR REDUCCCIONES

Modificatorio 1

03/06/2016

-$170.860.377

Apalancamiento Diciembre 2016

$5.000.000

Valor actual $ 44.197.823

Reserva presupuestal 2015 $ 68.802.177

Total $ 113.000.000

Con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato y el anexo técnico, se efectuó la prueba de recorrido en compañía del supervisor del contrato y del coordinador de fotocopiado el día 30 de noviembre por las instalaciones de Edificio Administrativo DAPRE, Edificio Propiedad Horizontal DAPRE - Fondo de Promoción de la Cultura (FPC), Casa Galán, Palacio de Nariño, Edificio carrera 8 No. 12b – 61, 12b – 42 y Vicepresidencia, obteniendo los siguientes resultados:

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Se observó que el personal, los turnos y horarios se cumplen de conformidad con lo

estipulado en el anexo técnico.

De las 32 máquinas de fotocopiado relacionadas en el anexo técnico, se encontraron 30 funcionando. Al indagar por las 2 restantes, el supervisor indicó que fueron devueltas por la Entidad dado que no se estaban utilizando. En el Anexo 1, se relacionan los 30 equipos con serie, modelo, sede y dependencia verificados en prueba de recorrido.

2 de los 30 puntos cuentan con un control documentado de las fotocopias tomadas: Edificio

DAPRE – FPC primer piso y MULTILITH. Por lo tanto, se Recomienda 20 establecer puntos de control que permitan identificar las dependencias solicitantes y beneficiadas del servicio de fotocopiado de los 28 puntos restantes.

En 3 puntos de fotocopiado ubicados en la oficina de Pagaduría y en el primer piso del edificio Administrativo FPC se realizó una inspección específica a la lista del contador total de las copias tomadas del 18 al 25 de noviembre para evaluar el control y cantidad de las mismas, como se observa a continuación:

Punto de fotocopiado Serie de la

máquina Fechas recorrido Número de copias

Total copias en 1 semana

DAPRE - FPC CZK832565 18 noviembre 557.315 1.081 copias

Control 25 noviembre 558.396

DAPRE - FPC CZF829913 18 noviembre 769.349 4.450 copias

Control 25 noviembre 773.799

Pagaduría AOR5011005858 18 noviembre 55.325

919 copias 25 noviembre 56.244

Fuente: Tabla elaborada por el equipo auditor.

Una vez revisada y analizada la información se determinó que: 2 de los 3 puntos cuentan con un control de servicio de fotocopiado, debidamente

diligenciado con fecha, nombre de documento, No de originales, No de copias, total de copias, dependencia, nombre y firma del funcionario.

Del punto DAPRE – FPC CZK832565 se observó que del mes de enero a octubre de 2016

presentó una disminución en las copias tomadas al pasar de 12.587 a 4.747. En promedio semanal del último mes se tomaron 1054 copias.

Del punto DAPRE – FPC CZF829913 se observó que del mes de febrero a octubre de 2016

presentó una disminución al pasar de 36.000 a 18.259. En promedio semanal del último mes se tomaron 4.246 copias.

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Del punto de Pagaduría - AOR5011005858 se observó que en el tiempo de funcionamiento, mes de octubre reportó 1.385 copias, en promedio por semana de 329 copias. En la prueba selectiva se observó un incremento a 919 copias en 1 semana. Se Recomienda 21 establecer las medidas necesarias que garanticen un control eficaz en la toma de las copias, permitiendo ahorros en la ejecución del contrato y el cumplimiento de la directiva Austeridad del gasto.

14. Carta de Aceptación No. 004 – 16 SERVIMEDIOS S.A.S. Descripción del Servicio: Publicación en un diario de amplia circulación de los avisos de ley, edictos, emplazamientos, resoluciones, actos administrativos, convocatorias de prensa, aviso de prensa obituarios o condolencias, avisos públicos, eventos de alto impacto y demás documentos relacionados con las funciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica. Una vez revisadas las obligaciones y el valor pactado en la carta de aceptación, se obtuvieron los siguientes resultados: Se evidenciaron debilidades en la definición de las especificaciones técnicas del servicio en

los estudios previos para mínima cuantía, como se observó al revisar la especificación técnica del ítem EDICTO el cual describe su tamaño para publicación en hoja carta sin especificar las dimensiones en centímetros y número de columnas como los demás ítems. Incumpliendo lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.1.2.1 numeral 1 y 2. No Conformidad Real 2.

La persona que solicitó la adición del contrato carecía de competencia ya que el mismo fue designado como supervisor con posterioridad, como se evidenció al analizar la siguiente información:

- La Resolución 0585 del 16 de agosto de 2016 mediante la cual se designó en la

Coordinación del Grupo de Gestión Documental al secretario ejecutivo 5540-15 identificado con C.C. 80.166.041.

- El MEM16-00010557 del 17 de agosto mediante el cual el Jefe Área de Contratos comunicó la asignación de la supervisión en calidad de coordinador encargado al secretario ejecutivo 554-15 identificado con C.C. 80.232.141.

- El MEM16-00010885 del 23 de agosto mediante la cual el coordinador encargado del

Grupo de Gestión Documental identificado con C.C. 80.166.041 solicitó la adición de la

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carta de aceptación por $5.000.000 con el fin de garantizar las publicaciones hasta el mes de Diciembre de 2016.

- El MEM16-00010949 del 24 de agosto mediante el cual el Jefe Área de Contratos

comunicó la asignación de la supervisión en calidad de coordinador encargado al secretario ejecutivo 554-15 identificado con C.C 80.166.041.

Lo anterior denota debilidades en los controles administrativos del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios. Observación 1.

15. Contrato No. 122 – 16 con el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Objeto: Prestar por sus propios medios con plena autonomía técnica y administrativa, los servicios de digitalización e indexación de los documentos pertenecientes al archivo central del DAPRE. Valor: $ 238.375.688 Tres pagos 30%, 30% y 40%. Obligaciones:

1. Disponer de los necesarios para que el objeto del contrato se cumpla a cabalidad de conformidad con la propuesta presentada.

2. Prestar el servicio contratado de conformidad con las especificaciones técnicas previstas en el anexo técnica del presente contrato.

3. Ejecutar las obligaciones específicas previstas en el anexo técnico del presente contrato. 4. Disponer del personal establecido en su propuesta para la ejecución de las fases objeto

de la prestación de servicio contratado. 5. Obrar con lealtad y buena fe, evitando dilaciones y en trabamientos. 6. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen pro fuera de la ley con el fin de

obligarlo a hacer u omitir acto o hecho, informando inmediatamente al DAPRE y demás autoridades competentes cuando se presente tales peticiones o amenazas.

7. Satisfacer las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y aquellas otras, que le funcionario designado pro al Entidad para ejercer el control de ejecución del contrato pueda determinar en cumplimiento del objeto contractual.

Se verificó la documentación del contrato y cumple con los requisitos exigidos por la normatividad contractual vigente. Es contrato arrancó con la firma del acta de inicio el 17 de noviembre 2016 y se encuentra en proceso de ejecución.

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16. Contrato No. 012 – 16 CIGEM CONSULTORES S.A.S. Objeto: Prestar los servicios para la elaboración e implementación del Programa de Documentos Vitales o Esenciales del DAPRE.

Valor: $ 27.770.400

Fecha de inicio: El contrato arranco el 18 de mayo de 2016 con la firma del acta de inicio Duración: Tres (3) meses Obligaciones:

1. Cumplir a cabalidad con el objeto del contrato de conformidad con las obligaciones que se derivan del contenido de la presente aceptación, de la invitación pública del asunto y de la oferta presentada.

2. Rendir por escrito los informes de gestión ante el supervisor designado por la Entidad. 3. Mantener y garantizar la debida confidencialidad respecto de la información y

documentación que llegaré a conocer, tener acceso o bajo su control durante la vigencia del contrato.

4. Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo de este contrato, evitando dilaciones y en trabamientos.

5. Responder por sus actuaciones y omisiones derivadas de la celebración del presente contrato, y de la ejecución del mismo, de conformidad con lo establecido en la Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.

6. Mantener afiliado a todo su personal al Sistema General de Seguridad Social y cumplir con la obligaciones establecidas en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, Decreto 1703 de 2002 y artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, para lo cual deberá aportar al supervisor del contrato, copia que acredite el pago de los aportes a los sistemas mencionados. El incumplimiento de esta obligación será causal para la imposición de multas sucesivas, hasta tanto se dé cumplimiento.

7. Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato y seis (6) meses más. 8. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de

obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente a LA ENTIDAD Y demás autoridades competentes cuando se presenten tales peticiones o amenazas.

9. Cumplir con las demás obligaciones que se deriven de la invitación pública, de la naturaleza de este contrato y aquellas otras, que el funcionario designado por LA ENTIDAD para ejercer la supervisión del presente contrato pueda determinar en cumplimiento de su objeto.

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Se verificó la documentación del contrato y cumple con los requisitos exigidos por la normatividad contractual vigente.

De igual forma se entregaron los siguientes productos establecidos por el contrato:

Recomendación 22, el Programa de Documentos Vitales o Esenciales debe ser integrado al sistema de gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE y realizar su implementación, esto con el fin de garantizar el cumplimiento del Programa de Gestión Documental y las normatividad Archivística del AGN. 17. Aceptación de Oferta No. 013 – 16 Ferretería y Eléctricos NORDELTA S.A.S. OBJETO: Contratar el suministro de cuero fino de becerro según especificaciones técnicas requeridos por la Entidad. VALOR INICIAL CONTRATO: DIEZ MILLONES TRESCIENTOS MIL PESOS MONEDA LEGAL ($10.300.000). FECHA INICIO CONTRATO: 17 de Mayo de 2016. FECHA TERMINACIÓN (INICIAL): 15 de Diciembre de 2016. ADICION 1: CINCO MILLONES DE PESOS MONEDA LEGAL ($5.000.000). TOTAL: QUINCE MILLONES TRESCIENTOS MIL PESOS MONEDA LEGAL ($15.300.000).

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Vr. Aceptación No. 013 -16 Total ejecutado 2016 Saldo por ejecutar 2016

$ 15.300.000,00 $15.300.000,00 (100%) $0

Se entregaron los insumos de acuerdo al anexo técnico. 18. Orden de compra No. 5250 – 15 ORGANIZACIÓN TERPEL S.A. (Cartagena). OBJETO: Requiere mantener las condiciones normales de uso con el fin de prestar en buen funcionamiento y cubrir los requerimientos necesarios de combustible para los vehículos, equipos de jardinería y plantas de emergencia ubicados en la Casa de Huéspedes Ilustres de Cartagena. VALOR CONTRATO: TREINTA Y SIETE MILLONES DOSCIENTOS TREINTA Y DOS MIL DIECISIETE PESOS MONEDA LEGAL ($37.232.017). FECHA INICIO CONTRATO: 26 de noviembre de 2015. FECHA TERMINACIÓN (INICIAL): 7 de septiembre de 2017. VALOR VIGENCIA 2015: $ 1.800.408 VALOR VIGENCIA 2016: $ 20.865.440 VALOR VIGENCIA 2017: $ 14.566.169 ADICIÓN 1: CUATRO MILLONES DE PESOS MONEDA LEGAL ($4.000.000), A 31/12/2016. TOTAL: CUARENTA Y UN MILLONES DOSCIENTOS TREINTA Y DOS MIL DIECISIETE PESOS MONEDA LEGAL ($41.232.017,00).

Presupuesto Vigencia 2016 Saldo ejecutado al 10 de Noviembre 2016 Saldo por ejecutar 2016

$ 24.865.440,00 $ 19.174.023,00 (77%) $ 5.691.417 (23%)

La adición 1 de la vigencia 2016, se debe a las actividades relacionadas al proceso de paz el cual requirió de mayor uso del parque automotor y mayor consumo de combustible en la ciudad de Cartagena de Indias. Los soportes se encuentran debidamente registrados en las certificaciones emitidas por el supervisor del contrato.

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7. EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS A continuación se presentan 3 planes de mejoramientos en el paso de revisar eficacia, en el proceso de Gestión Administrativa vigencia 2016, obteniendo los siguientes resultados eficaces y conformes relacionados.

NCR-0239 GA – Actualización de documentos proceso Gestión Administrativa

EFICAZ: Se verificó que a la fecha se tienen controlados 38 documentos en el SIGEPRE, de los cuales 11 se actualizaron en 2015 y 27 en 2016.

NCR-0467 DE – Incumplimiento de los resultados previstos en la planeación estratégica y operativa Área Administrativa

EFICAZ: Se verificó la eficacia de las acciones implementadas y se observó que el plan operativo del Área Administrativa, tiene reportado los indicadores y las actividades aprobadas de acuerdo con la planeación establecida vigencia 2016.

OM-0238 GD – Daño de activos durante la administración documental en el archivo central

EFICAZ: Se verificó la eficacia de las acciones implementadas y se observó que los libros se encuentran almacenados y custodiados en la bodega arrendada 36 del AGN.

8. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

a. Aspecto Conforme

b. No Conformidades Reales (2)

c. Observaciones (1)

d. Recomendaciones (22) 9. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

El proceso de gestión administrativa ha mejorado y fortalecido sus actuaciones, gracias al cumplimiento de los planes de mejoramiento y seguimiento a las estrategias del plan de acción 2016 en beneficio de la Entidad. Se debe mantener especial atención a la contratación en los estudios previos y en el cumplimiento contractual para continuar fortaleciendo el proceso de aseguramiento. Los grupos auditados cumplen con las funciones de forma adecuada y correcta de conformidad a los estipulado en la resolución 1093 del 2015.

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Anexo 1.

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Informe de auditoría a la gestión integral del Proceso...

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