Informe de Práctica Profesional 01

8/18/2019 Informe de Práctica Profesional 01

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EMPRESA ATSA CHILE S.A

“ASISTENTE ADMINISTRATIVO ÁREA ACUICULTURA”

INFORME DE PRÁCTICA PROFESIONAL

Para optar al Título de: Secretariado Ejecutivo Bilingüe MenciónComercio Exterior

Alumno: Sandor Andana Mansilla

Profesor Guía: Paul Harrison Muñoz

Puerto Montt, 19 de enero del 2015


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PÁGINA PROFESOR GUÍA

Sr. Paul Anthony Harrison Muñoz

Ingeniero en Ejecución Mecánica

Jefe Carrera Área Administración y Negocios

Instituto Profesional Valle Central


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TABLA DE CONTENIDO

I INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ i

1.1 OBJETIVOS ........................................................................................................................2

1.2 RESUMEN DE CONTENIDOS ..........................................................................................3

II DESCRIPCIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN ..................5

2.1 Origen ..................................................................................................................................7

2.2 Evolución .............................................................................................................................8

2.3 Estructura Organizacional ....................................................................................................9

2.4 Estructura departamental de la organización .................................................................... 10

III DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD DONDE SE REALIZÓ LA PRÁCTICAPROFESIONAL ............................................................................................................................... 13

3.1 Área de ventas acuicultura ............................................................................................... 13

3.2 Línea de Productos ............................................................................................................ 13

3.3 Proveedores de la firma..................................................................................................... 17

3.4 Cartera de clientes ............................................................................................................. 18

3.5 condiciones de implemación física ................................................................................... 20

IV DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS ...................................... 21V APORTES HECHOS A LA EMPRESA CON LAS ACTIVIDADES DESEMPEÑADAS .... 23

VI CONCLUSIONES ................................................................................................................ 26

VII BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................. 28

VIII ANEXO A ............................................................................................................................. 30

8.1 Procedimiento de venta ..................................................................................................... 30

IX ANEXO B ............................................................................................................................. 32

9.1 Protocolo de Cobranzas a clientes .................................................................................... 32

X ANEXO C ................................................................................................................................. 34

10.1 Porcentaje de ventas por rubros comerciales de la empresa. ............................................ 34


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GLOSARIO

Acuicultura: Cultivo de organismos acuáticos en áreas continentales o costeras, que implica

por un lado la intervención en el proceso de crianza para mejorar la producción y por el

otro la propiedad individual o empresarial del stock cultivado.

Biorremediación: Es una tecnología emergente que utiliza organismos vivos (plantas, algas,

hongos y bacterias) para absorber, degradar o transformar los contaminantes y retirarlos,

inactivarlos o atenuar su efecto en suelo, agua y aire.

Caligus: Corresponde a una enfermedad producida por una especie de piojo de mar, que

habita principalmente en las aguas marinas y que afecta a los salmónidos, produciendo su

mortandad.

Ensilaje: Es una técnica de conservación de residuos de peces mediante la adicción de

ácidos minerales u orgánicos que baja el PH, lo cual inhibe el crecimiento de bacterias y

permite de esta manera el almacenamiento a largo plazo de la materia prima para la

fabricación de subproductos destinados para el consumo animal o humano.

ERP (Enterprise Resource Planning- Planificación de Recursos Empresariales): Es un tipo

sistema informático (software) de gestión empresarial, que permite la organización,

sistematización e integración de las diferentes operaciones internas de una empresa.


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Factoring: Es un intermediario financiero que adquiere las cuentas por cobrar de una

compañía, esencialmente una fuente de financiamiento que acepta pagar a la empresa el

valor de la factura menos un descuento por comisión y honorarios.

GdeExpress: Plataforma informática que permite la emisión, almacenamiento y recepción

de documentos tributarios electrónicos como facturas, guías de despacho y nota de venta,

de acuerdo a la normativa establecida por el Servicios de Impuestos Internos (SII) de Chile.

Packaging: Término derivado de la lengua inglesa que hace referencia al acto, industria,

arte o estilo de embalaje o empaque.

SIA ERP (Sistema de Información Administrativa): Es un modelo de software, diseñado

para la integración y automatización de actividades operativas en áreas internas de una

empresa, tales como, ventas, contabilidad, adquisiciones, producción y tesorería.


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I INTRODUCCIÓN

En el ámbito de la acuicultura, Chile se ubica entre los principales productores a nivel

mundial, tanto en términos de acuicultura (cultivo de especies acuáticas), como en pesca

(captura de especies acuáticas). Esta condición se explica debido a que nuestro país se

ubica en una de las zonas marinas más productivas del planeta, desde donde se extraen

cerca de 160 especies hidrobiológícas, que incluyen peces, algas, crustáceos, moluscos y

equinodermos.

Aún cuando el sector ha enfrentado diversas situaciones de crisis, mantiene una tendencia

creciente en el valor de las exportaciones alcanzando el 2013 un total de 5.241 millones de

dólares, un 16% más que en el año 2012 explicado por los resultados de la salmonicultura

que representa el 70,3% del valor total de estas exportaciones.

Este rubro representa una importante fuente de empleo para la zona y constituye uno de los

recursos renovables más importante del país.

En el siguiente informe se dará a conocer el desarrollo del período de práctica profesional

para la obtención del título de Secretariado Ejecutivo Bilingüe Mención Comercio Exterior.

Este período tuvo una duración de 400 horas y fue realizado en una pyme llamada Atsa

Chile S.A, en su área de acuicultura como asistente administrativo.


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1.1 OBJETIVOS

Objetivo General:

Exponer de forma global y específica, los aspectos fundamentales desarrollados

durante el período de práctica profesional, contextualizando aspectos teóricos y

prácticos.

Objetivos Específicos:

Describir actividades empíricas, vinculando conocimientos teóricos propios de la

materia.

Comprender el uso y manejo de variables operacionales dentro de una empresa.

Aplicar aprendizajes adquiridos en el proceso lectivo, en el desarrollo de actividades

durante el período de práctica profesional.


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1.2 RESUMEN DE CONTENIDOS

Capítulo II Descripción e identificación de la empresa u organización: En este capítulo se

presenta la empresa donde se llevó a cabo el período de práctica profesional, describiendo

sus rubros comerciales, su estructura organizacional, jerarquía departamental y su

constitución desde sus orígenes hasta su evolución.

Capítulo III Descripción de la unidad donde se realizó la práctica profesional: Este capítulo

contiene información sobre el área de intervención en donde se desarrolló la práctica

profesional, incluyendo su ubicación geográfica, conjunto de personal, su portafolio de

productos, cartera de clientes y condiciones físicas en donde se implementaron las

actividades.

Capítulo IV Descripción de las actividades realizadas: Aquí se da a conocer las principales

funciones desarrollas durante el proceso de práctica profesional.

Capítulo V Aportes hechos a la empresa con las actividades desempeñadas: En esta sección

del informe se proporciona información relacionada a los aportes hechos a la empresa Atsa

S.A con las actividades realizadas.

Capítulos VI Conclusiones: En este apartado se distinguen los resultados finales de acuerdo

con las informaciones presentadas.

Capítulo VII Bibliografía: Esta sección hace referencia a las fuentes informativas utilizadas,

previamente y durante la redacción del presente informe.


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Capítulo VIII Anexos: Este capítulo tiene como objetivo brindar información adicional y

detallada de los procedimientos de cobranzas y metodología para el proceso de ventas de la

empresa que fueron llevados acabos durante esta fase de práctica profesional.


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II DESCRIPCIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA UORGANIZACIÓN

Atsa Chile S.A es una empresa que busca desarrollar sus negocios basada en tres pilares

básicos: innovación, sustentabilidad y aporte al medio ambiente. En la creación de sus

productos, permanentemente busca nuevas tecnologías y nuevos productos con el objetivo

de aportar soluciones amigables con el medio ambiente, optimizar procesos y mejorar la

rentabilidad de sus clientes.

Actualmente la firma tiene un equipo de recursos humanos de 20 personas; distribuidas en

Santiago, Concepción y Puerto Montt.

En relación al rubro comercial de la empresa, en el presente tiene 3 plataformas de

negocios en su portafolio (ver anexo C):

Acuicultura

Packaging

Químicos Industriales

o Papel

Nombre de fantasía: Atsa Chile

Razón Social: Atsa Chile S.A

Giro: Comercialización e importación de equipos e insumos para la industria

Rut: 96945000-3

Dirección Regional: Quillota 175, oficina 508 - Puerto Montt

Dirección Central: Palacio Riesco 4121B, Huechuraba - Santiago

Representante Legal: Luis Enrique Vallejos

Información General


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o Plásticos Especiales

1. Acuicultura

El mercado objetivo en este rubro esta principalmente concentrado en la región sur del país,

debido a la alta explotación y desarrollo de recursos marinos; en el cual se genera una

demanda de productos acuícolas, por empresas que desarrollan el cultivo de peces en

instalaciones especializadas para su procesamiento como pisciculturas, hatcheries, centros

de cultivo, plantas pesqueras, unidades de proceso primario, unidades de proceso

secundario, estuarios y centro de engorda de peces.

En la misma línea, los productos comercializados por Atsa buscan satisfacer los

requerimientos de toda la cadena productiva del cultivo de especies marinas:

sincronizadores hormonales para etapas de reproducción y ovulación de peces, sanitizantes

para huevos e instalaciones; acondicionadores de agua para el tratamiento y prevención de

enfermedades, sedantes y preservantes de deshechos de pescado.

2. Packaging

En este rubro comercial se desarrollan aditivos para producir plásticos antibacterianos para

uso en elementos sanitarios y en envases de alimentos, además de plásticos biodegradables

con nanotecnología para embalajes; en la actualidad se desarrolla la representación de

productos de la firma Willow Ridge Plastics. El canal de distribución se sitúa

específicamente en las ciudades de Concepción y Santiago.

3. Químicos Industriales


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Esta área se encuentra en fase de desarrollo y planea enfocarse en un contrato de

fabricación y abastecimiento con una empresa del sector automotriz, será esta empresa la

que llegue al usuario final a través de su cadena de locales comerciales en la región

metropolitana.

– Formulación y fabricación de anticongelante/Refrigerante para vehículos de

transporte y equipo mineros.

– Formulación y fabricación de aditivos para el control de emisiones en vehículos

diesel.

2.1 Origen

L a creación de la firma ATSA se origina en el año 1997, bajo una primera razón social con

el nombre de Química Anglo chilena S.A.; fue creada como una empresa familiar y

fundada por Tomás Thao (tío) y Peter Hill (sobrino) ambos domiciliados en Santiago,

quienes deciden incursionar en la importación de químicos e instrumentos para la industria

en general, traídos desde Asia.

Posteriormente en el año 2001, toma su segunda razón social Asia Trading S.A y amplia su

cartera de productos, incluyendo importaciones de material textil ecológico (cambrel),

instrumentos para soldadura industrial y equipos telefónicos para empresas privadas. En sus

inicios la empresa contaba con un personal de 6 personas.


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2.2 Evolución

La incorporación de la empresa al rubro de packaging nace en el año 2004, a través de la

representación de productos de la marca brasileña Cyclop y un contrato comercial con la

compañía chilena Masisa; estrategia competitiva que le permitió incorporar la

comercialización de polipropileno, polyester y plásticos especiales para embalaje y

envasado de productos industriales.

La extensión en nuevos mercado internacionales hizo necesaria el cambio de imagen

corporativa, es así que se estable su tercera razón social Atsa S.A en el 2006.

A partir del año 2008 inicia proyecciones de negocios en la región sur, comenzando con

investigaciones de mercado en el sector acuícola; sin embargo. No es hasta el año 2010

cuando se concreta el comienzo de las ventas para el área.


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2.3 Estructura Organizacional

Figura 1: Organigrama Corporativo General Empresa Atsa Chile S.A

En la imagen se observa la representación gráfica de la estructura administrativa de la

empresa, a través de su organigrama corporativo.

La empresa Atsa presenta una estructura organizacional centralizada, gestionada

únicamente por su directorio de socios.

Peter Hill

Socio

Francisco Hill

Socio

Enrique Vallejos

Socio

Gerente Comercial

Dirección Técnica

Área Acuicultura

Mauricio Segura

Desarrollo NuevosNegocios

Stefania Marmissolle

Santiago

Sandra Cardoso

Yael Ergas (GLFB)

Puerto Montt

Mariela Romero

Silvana Barrientos

Concepción

Cristían Jeria

Roberto Hill

Socio

Gerente General

Logística/Import/Export

Flor Cecilia Bustos

Bodega y Despachos

Ricardo Veloso

Recepción yFacturación

Elizabeth Rios

Servicios Generales

Francisco Gutiérrez

Adm. Y Contabilidad

Luis Sandoval

Alenka Martínez


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2.4 Estructura departamental de la organización

En función del tamaño de la empresa muchos de los departamentos en Atsa S.A se

encuentran fusionados, por lo que un número determinado de funciones son realizadas de

acuerdo a las circunstancias en una misma unidad. A continuación se indican sus

principales labores.

Departamento de Gerencia: Se encuentra en el nivel jerárquico más alto, es el

encargado de la toma de decisiones estratégicas que involucran a la organización en

su totalidad y controla las operaciones en las demás áreas. Entre sus funciones

están: realizar proyección anual de ventas, control de gestión, análisis de

necesidades presentes y futuras de a acuerdo a objetivos organizacionales.

Departamento de administración y finanzas: Esta área se encarga de la obtención de

fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la

empresa, procurando lograr la liquidez, solvencia y rentabilidad necesaria. El área

de finanzas tiene el objetivo implícito de la maximización de recursos al mínimo

costo. Las actividades desarrolladas son: análisis financiero, hacer presupuestos

operacionales y evaluación de proyectos de inversión.

Departamento de Comercialización: Constituye la actividad central de la empresa,

el departamento de comercialización está conformado por representantes


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comerciales cuyos principales objetivos son captar, asegurar y desarrollar mercados

hacia los cuales dirigir la producción (ventas). Entre sus principales operaciones se

encuentran: investigación de mercado, análisis de productos, promoción de ventas y

canales de distribución.

Departamento de Contabilidad: Su función es aportar antecedentes cuantitativos que

permitan tomar decisiones a las unidades de la empresa y a la administración en

general, de tal manera que se logre una ejecución ágil y eficiente de las actividades,

además de un gasto racional en el presupuesto. Sus principales instrumentos son:

registro de costos, balance general, estados contables varios y análisis de

documentación tributaria.


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Figura 2: Organización jerárquica y departamental de la empresa Atsa Chile S.A

En la figura 2 se aprecia la jerarquía departamental de la empresa. El departamento de

gerencia se compone de 4 personas, constituye en nivel estratégico. Los departamento de

Contabilidad, comercialización, y finanzas son los niveles táctico y operativo de la

organización.

Gerencia

Directorio

de socios

Departamento

de Contabilidad

Departamento

de

Comercialización

Departamento

de

Administración y

finanzas


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III DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD DONDE SE REALIZÓ LAPRÁCTICA PROFESIONAL

3.1 Área de ventas acuicultura

Atsa Chile S.A inicia estudios de mercado en la industria acuícola desde el año 2008, y

participa activamente en este rubro desde el 2010, desarrollando vínculos comerciales con

importantes firmas del sector.

El área acuicultura se sitúa en Puerto Montt, se compone de un equipo de 3 personas, un

representante técnico-comercial, un administrativo contable y un director técnico en

Santiago. Con ubicación en la calle Quillota N° 175, edifico de la construcción, oficina

508.

3.2 Línea de Productos

El área acuícola proporciona productos y servicios orientados a satisfacer requerimientos y

ofrecer soluciones medioambientales favorables para aportar al desarrollo de una

acuicultura sustentable.

La relación de la empresa con la industria acuícola se crea a través de sus líneas de

productos e investigaciones en torno a la cadena productiva de peces

Los productos son originarios de proveedores extranjeros que cuentan con certificaciones

para la producción de químicos para la industria acuícola, con componentes orgánicos,

derivados de plantas y amigables con el medio ambiente.


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1. Acondicionadores de Agua

Eco-Puye: Acondicionador de agua especialmente formulado para su uso en pisciculturas,

instalaciones de reproducción, tanques de transporte y para el manejo de equipos y en

superficies.

Ayuda a reducir el estrés y abrasiones durante cualquier proceso de manipulación.

Reduce la vulnerabilidad frente a agentes patógenos que pueden afectar a los peces.

Mejora capa de mucus protectora natural de los peces.

Se une con los metales presados o sustancias químicas nocivas para reducir su

toxicidad.

Oceanus: Un producto natural para el transporte seguro de peces.

Ayuda a disminuir la tasa de mortalidad de peces durante el transporte.

Contiene compuestos naturales extraídos de plantas que son seguros para los peces

y otras especies marinas.

Previene el desarrollo de poblaciones de patógenos en peces.

Reduce el estrés y los procesos de la tasa metabólica y mejora la calidad del agua.

Petrus: Para el tratamiento y prevención de enfermedades en peces y camarones.

Trata y previene la aparición de bacterias, parásitos y enfermedades fúngicas.


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Contiene ingredientes no tóxicos y seguros para el medio ambiente, los peces y

otras especies marinas.

Manejo exitoso de la calidad del agua en los criaderos y estanques.

Mytimor: Una alternativa natural para el control de caligus.

Mezcla sinérgica de extractos naturales

Contiene compuestos naturales extraídos de plantas que son seguros para los

peces y otras especies marinas

2. Sincronizadores hormonales

Ovaplant: Efectivo sincronizador para producir la ovulación en varias especies de peces.

Induce la maduración anticipada en temporadas de reproducción.

Coordina y sincroniza temporadas de producción de ovas.

3. Bioseguridad y Desinfectantes

Perox Sea 50: Peróxido de hidrógeno sanitizado y estabilizado.

Elimina la mayor parte de los adultos y pre adultos del piojo de mar.

Es una alternativa para el control de hongos en ovas y peces de agua dulce.


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Ox Aquaculture: Peróxido de hidrógeno de alta estabilización para uso acuícola para la

prevención de enfermedades bacterianas, víricas, fúngicas y parásitos de impacto en

acuicultura.

Control de algas.

Tratamiento preventivo y en algunos casos tratamiento coadyuvante.

Ox Virin: Desinfectante de élite bactericida, fungicida, virucida, alguicida, esporicida y

activo frente a protozoos y otros parásitos. Compuesto por peróxido de hidrógeno y acido

acético.

Es efectivo frente a un amplio espectro de microorganismos: bacterias, hongos,

virus, algas, esporas y protozoos.

4. Ensilaje

Confish: Producto formulado para la conservación y ensilado de desechos en centros de

producción de acuicultura, plantas pesqueras y de proceso, ya que regula el PH de estas

mezclas. Su formulación permite disminuir su corrosividad.

Permite que los desechos puedan ser procesados para generar subproductos y

materias primas para la fabricación de alimentos para animales.


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5. Bioremediación

Aqua Pro: Producto formulado en base a enzimas, su función es degradar los sedimentos

orgánicos en estanques y/o lagunas. Reducen la carga de potenciales patógenos en pisciculturas.

3.3 Proveedores de la firma

Durante 3 años la compañía norteamericana Western Chemical Inc. Parte del grupo de

empresas Aquatic Life Sciences y Sindel, con presencia en 40 países y 30 años de

experiencia en el cuidado de especies acuáticas fue el principal proveedor de productos de

la empresa Atsa, obteniendo la representación de productos para el acondicionamiento de

aguas, desinfección, reproducción y tratamiento de ambientes acuáticos.

En el presente la empresa Atsa Chile S.A tiene 2 proveedores para su área acuicultura:

I. OX-CTA: Empresa española, especializada en desarrollar protocolos de trabajo que

garantizan la sanidad animal y el cumplimiento de la legislación vigente

internacional.

II. STK Aquamor Technologies: empresa israelí que desarrolla y comercializa un

número de productos de su propiedad patentados intelectualmente.


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3.4 Cartera de clientes

El conjunto de clientes de Atsa S.A comprenda a empresas que se dedican al cultivo y

explotación de especies marinas, gran parte salmonicultoras, como también empresas que

incluyen toda la cadena de valor, estos procesos emulan las fases de desarrollo natural de

las especies en el medio silvestre. Por tanto, existe una fase de agua dulce, en donde ocurre

la reproducción de los peces, y una etapa en agua de mar, donde sucede el crecimiento de

los individuos hasta llegar a la edad adulta. Momento donde, se efectúa la cosecha,

faenamiento y procesamiento industrial para la venta. Las etapas de desarrollo de los

salmónidos se detallan a continuación:

Figura 3: Etapas de desarrollo de los salmónidos

Las distintas etapas antes mencionadas se desarrollan en unidades productivas

diferenciadas, que pueden o no estar presentes en las empresas del rubro, de acuerdo a las

siguientes denominaciones:

i) Hatcheries: Unidades productivas donde se desarrolla la obtención de los salmónidos


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en fase de crecimiento o Smolt. Se sitúan en fuentes naturales de agua dulce o estanques

con ambientes controlados. En tal unidad productiva se efectúa la reproducción artificial

de los peces para la obtención de ovas, las cuales deben ser incubadas para su eclosión.

ii) Centros de engorda: Esta unidad productiva se sitúa en los centros de mar, en

donde se instalan balsas jaulas para el confinamiento de los peces desde la fase Smolt,

hasta el estado adulto. En tales centros, se desarrollan las operaciones de alimentación,

manejo sanitario, monitoreo del crecimiento de los peces, mantención de las estructuras

y finalmente la cosecha. También en algunas empresas, existen unidades de acopio para

la cosecha y centros de matanza.

iii) Unidades de proceso primario: La actividad efectuada en estos centros es el faenamiento,

que involucra el cortede agallas, descabezamiento y eviscerado. En algunos casos, también se

desarrolla la matanza de los peces, en caso que se efectúe una cosecha viva, como es realizado

por las embarcaciones de cosecha para estos propósitos (wellboat).

iv) Unidades de proceso secundario: Corresponde a las operaciones involucradas en la

obtención de cortes de salmón, para lo cual, en la unidad, se presentan diversas instalaciones

para dar valor agregado. En esta etapa, existe un gran requerimiento de mano de obra, dado

que los diversos cortes deben ser realizados en su mayoría de manera manual. Los productos

obtenidos en esta unidad productiva, son los diversos filetes, trozos, steak y ahumados de

salmón.


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Principales clientes: Aquagen, Aqua Chile, Chilebeed, Los Fiordos, Friosur, Landcatch,

Mainstream, Marine Harvest Chile, Multiexport, Pacific Star, Pscicola Hornopiren,

Ventisqueros, salmones Cupquelán..

3.5 condiciones de implemación física

La oficina administrativa del área acuicultura, consiste en una planta libre con 2 estaciones

de trabajo con un máximo de 2 persona por cada estación, baño incorporado; equipamiento

básico de telefonía e internet. Además de espacio para bodega de productos en stock.


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IV DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS

A continuación se mencionan las actividades desarrolladas durante el período de práctica

profesional:

Manejo de software y programas informáticos:

– Utilización de Sistema SIA ERP.

– Uso de Microsoft Office Outlook para envío y recepción de mensajería.

– Manejo de Sistema de facturación electrónica GDE express.

– Confección de hojas de cálculos y planillas en Microsoft Excel

Realizar procedimiento de venta ( ver anexo A):

– Emisión de nota de venta electrónica

– Emisión e impresión de guía de despacho electrónica.

– Impresión y remisión de Factura electrónica a clientes.

Llevar a cabo protocolo de cobranza a clientes (remítase a anexo B):

– Notificación vencimiento de facturas vía email.

– Cobranza Telefónica.

– Seguimiento y registro de facturas vencidas y por vencer.

– Verificar pagos con depósitos y en factoring.

Confeccionar registro del proceso de ventas diarias (Órdenes de compra, notas de

venta, guías de despacho y facturas).


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Elaborar registro de muestras de productos despachados a clientes y verificar su

recepción.

Entrega de pedidos y documentación a clientes.

Generar inventario de productos en stock:

– Solicitar actualizaciones de productos en stock en bodegas externas

Corroborar despacho de pedidos en bodegas externas y solicitar guías de despacho

firmadas por clientes.

Elaboración de carpetas con documentación técnica para reuniones.

Archivo y organización de documentación comercial y administrativa.

Digitación y Transcripción de información.

Atención de Público presencial y telefónico:

– Recoger y canalizar los mensajes dirigidos al personal de la dependencia o

enviados por este.

Cotizar precios estadía en hoteles para personal interno de la empresa.

Manejo de documentación e información confidencial


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V APORTES HECHOS A LA EMPRESA CON LAS ACTIVIDADES

DESEMPEÑADAS

En base a las actividades desarrolladas durante el período de práctica profesional, se

constata que los aporte hechos a la empresa Atsa Chile S.A se relacionan a áreas

administrativas, áreas comerciales y de asistencia en servicios generales.

A continuación se individualizan los principales aportes hechos con las actividades

realizadas:

– Clasificación y organización de la documentación Administrativa y Comercial

(órdenes de compra, facturas, guías de despacho, órdenes de transporte, fichas

técnicas, notificaciones de gastos, rendiciones, artículos publicitarios etc.,),

incluyendo creación y rotulación de carpetas inexistentes en la empresa, tomando

como base el sistema de archivo preestablecido y parámetros de lógica, utilidad

práctica y eficiencia.

– Elaboración y desarrollo de inventario físico de productos disponibles para ventas;

procurando que se lleve a cabo utilizando criterios de racionalidad, eficiencia y

economía, además de considerar las siguientes actividades involucradas:

a. Rotular e informar de fechas de expiración y condiciones físicas de cada producto.

b. Clasificar de acuerdo a lote y/o especificaciones técnicas.


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c. Registrar ingresos y salidas de productos.

d. Cotejar con inventarios de bodegas externas (Concepción, Temuco y Santiago)

donde se almacene productos del área acuicultura.

– Implementación de registros de despachos de muestras de productos en planillas

Excel, especificando: cliente, producto, centro o empresa a ser utilizado y fecha de

despacho.

– Digitación y análisis de información propia al área comercial de la empresa, para la

creación de base de datos y toma de decisiones, orientado a buscar nuevos nichos de

mercado objetivo.


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CONCLUSIONES


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VI CONCLUSIONES

A la luz de los antecedentes aportados por el presente informe, que tuvo comoobjetivo central exponer de forma global y especifica, los aspectos fundamentales

desarrollados durante el período de práctica profesional; se puede sostener que este período

tuvo una duración total de 400 horas y contempló actividades empíricas tales como: llevar a

cabo protocolos de cobranzas a clientes, manejo de software SIA ERP para realizar

procedimiento de ventas, elaboración de inventarios físicos y archivos de documentación

propia del área, entre otras actividades.

Se tuvo la oportunidad de aplicar conocimientos del perfil de egreso como

administración I y II, redacción comercial en español, RR.HH y trabajo en equipo,

computación I y II, ética profesional, archivos, técnicas de comunicación oral y escrita,

entre otros.

Finalmente, se legró presentar nociones básicas de la terminología utilizada en el

rubro acuícola y valorar este importante sector que representa una de las fuerzas de trabajo

principales de Chile.


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BIBLIOGRAFÍA


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VII BIBLIOGRAFÍA

1. AKINS, LEAH M. y AKINS, JEFFERSON H.:“Technical Report WritingGuidelines” Universidad Dutchess Community College Poughkeepsie, New

York.2009, Segunda Revision (Editado en Ingles).

2. Durán, Gonzalo y Kremerman, Marco: “Informe Industria del Salmón” Fundación

Sol, Chile.2008, Cuaderno de Investigación N°5.


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ANEXOS


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VIII ANEXO A

8.1 Procedimiento de venta

Emisión de nota de venta

El área responsable de emitir nota de venta en todos los casos es el área comercial, y para

cada nota de venta deberá:

1. Verificar que exista stock a facturar, y que lo precios y condiciones de pago estén

conforme a lo establecido para cada cliente por la Gerencia.

2. Asegurar no sobrepasar el límite de crédito definido por la Gerencia.

3. Establecer muy específicamente en la nota de venta:

a. Lugar de entrega del producto. En el caso de entregas en cantidades parciales en

distintos puntos de venta, debe quedar aclarado en la nota de venta.

b. Lugar de presentación de factura.

c. Condiciones especiales que deba contener la factura para su presentación y correcto

procesamiento y pago.


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Emisión de Guía de despacho, factura y entrega del producto

Las guías de despacho y facturas, en todos los casos deberán ser realizadas por el área

comercial y emitida por el área de facturación desde el sistema de facturación electrónica

(GDE express), en función a lo establecido en la nota de venta.

Entregas o retiros del cliente en el área de Sur (Puerto Montt, Temuco, Osorno, Coronel):

Luego de verificar stock en bodega de destino para retiro del producto; el área de Ventas

Sur cargará en el sistema las guías de despacho para cada entrega. El área de facturación

emitirá las guías de despacho cargadas en el sistema en un tiempo máximo de 2 horas, y

emitirá las facturas de acuerdo a las instrucciones recibidas por el área de Ventas Sur, en

función a la complejidad que requiera cada cliente. El área comercial Sur deberá procurar

que la instrucción para emitir factura sea realizada lo más pronto posible de manera tal de

no retrasar la presentación de la factura al cliente, sin embargo; en los casos que la

complejidad sea menor y permita emitir factura junto con la guía de despacho, así deberá

instruirlo en área comercial Sur a facturación. El área de ventas sur imprimirá Guías de

despacho electrónicas desde el sistema de factura electrónica (GDE express), y coordinará

la entrega física del producto desde las bodegas externas. Adicionalmente, el área comercial

sur coordinará la entrega de facturas a cada cliente, imprimiéndolas desde el sistema de

facturación electrónica GDE express. En casos que existan clientes con entrega de producto

en el sur, y presentación de factura en Santiago, el área de facturación en Santiago será

responsable de entregar en tiempo y forma la factura para obtener las copias cedibles,

incluyendo la firma del cliente aceptando recepción física en la copia cedible de la factura

en papel impreso.


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IX ANEXO B

9.1 Protocolo de Cobranzas a clientes

Por cobranza se puede comprender el proceso mediante el cual, la organización ejerce una

acción de recuperación monetaria sobre el sujeto de crédito (cliente), a fin de que de

cumplimiento a los compromisos de pago de su deuda, dentro de los plazos pactados con la

empresa.

Esta actividad es de vital importancia por cuanto, le permite a la empresa obtener retorno

financiero y liquidez, además de programar la utilización de futuros fondos para las

necesidades propias de la empresa.

Por regla general la metodología de cobranza debe regir para todos los clientes de la

siguiente manera:

1. Aviso vía email de próximas facturas a vencer con al menos una semana de

antelación, estableciendo claramente:

a. Número de factura, razón social de cliente, Rut, fecha de vencimiento, monto total y

días por vencer.

b. Adjunto de documentos de referencia orden de compra, factura cedible y guía de

despacho.

c. Copia de email a personal pertinente al área de pagos.


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2. Notificación vía email de las facturas vencidas a la fecha, estableciendo:

a. Número de factura, razón social de cliente, Rut, fecha de vencimiento, monto total y

días de vencimiento.

b. Solicitud de fecha estimada de pago para facturas.

c. Copia de email a personal pertinente al área de pagos y adquisiciones (en caso de

alto niveles de mora, copia a jefatura directa).

3. Recepcionados los mail de notificaciones, el cliente tendrá un período de 10 días

para indicar fecha estimada de pago, de lo contrario se procederá a realizar cobranza

telefónica.

4. En casos donde la disposición geográfica lo permita se realizará cobranza presencial

al cliente moroso.

5. Finalmente, en casos de ser infructuosos todos los pasos antes mencionados, la

cobranza quedará en manos de gerencia para tomar acciones legales.


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X ANEXO C

10.1 Porcentaje de ventas por rubros comerciales de la empresa.

En el gráfico 4 se muestra información relacionada a los porcentajes de ventas por sectores

comerciales de Atsa Chile S.A.

De acuerdo al gráfico las mayores cantidades de ventas son registradas en el área

acuicultura en el orden de un 45%, en contraste, la menores cantidades se observan en Latin

F&B (Latin Food) 5% y otros negocios 2% que corresponden a asesorías y consultorías.

45%

18%

30%

5%

Otros Negocios2%

% de ventas por rubro comercial de Atsa Chile

Acuicultura

Packaging

Químicos

Latin F&B

Otros NegosiociosOtros Negocios


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Informe de Práctica Profesional 01

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