INFORME DE SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN GRUPO DE … · incidentes de desacato y cumplimiento a fallos...

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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

INFORME DE SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN GRUPO DE TUTELAS- OFICINA ASESORA JURÍDICA

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Bogotá, marzo de 2.018


Tabla de contenido

1. OBJETIVO ................................................................................................................... 3

2. ALCANCE ................................................................................................................... 3

3. CRITERIOS DE SEGUIMIENTO .................................................................................. 3

4. METODOLOGÍA. ......................................................................................................... 4

4.1 Programación del Seguimiento a la Gestión………………………..................................4 4.2 Planeación del Seguimiento a la Gestión …………………………………………………. 4 4.3 Anuncio del Seguimiento……………………………………………………………………...5 4.4 Ejecución del Seguimiento……………………………………………………………………5 4.5 Solicitud de Información………………………………………………………………………5 4.6. Verificación (in situ)…………………………………………………………………………...5 4.7 Elaboración y revisión ifnforme de seguimiento……………………………………………5 4.8 Comunicación informe de seguimiento……………………………………………………...5 4.9 Publicación informe en carpeta compartida y página web………………………………..5

5. INFORME . .................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

5.1. Evaluación cumplimiento de funciones y/o procedimientos……………………………...5 5.2. Evaluación mapa de riesgos (operativos y de corrupción)……………………………...19 …………………..

6. CONCLUSIONES ...................................................................................................... 25

7. RECOMENDACIONES ............................................................................................. 27


1. OBJETIVO

El propósito del seguimiento a la gestión por la Oficina de Control Interno a la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia Nacional de Salud en los meses de enero y febrero de 2018, se orientó a establecer el cumplimiento de las siguientes actividades:

1. Evaluación cumplimiento de funciones y/o procedimientos. 2. Evaluación mapa de riesgos (operativos y de corrupción) 3. Seguimiento recomendaciones formuladas en otros seguimientos. 4. Seguimiento a los hallazgos de las auditorias de gestión.

Lo anterior, conlleva a demostrar la capacidad del proceso objeto de esta medida para alcanzar los resultados planificados o en su defecto llevar a cabo acciones correctivas de manera oportuna, según sea conveniente, para asegurar la conformidad del producto.

2. ALCANCE

Revisar el cumplimiento a la función prevista en el numeral 6 del artículo 8 del Decreto 2462 de 2013, que establece: “Atender y resolver las acciones de tutela, de grupo, cumplimiento y populares y demás acciones constitucionales en las que se haga parte o tenga interés la Superintendencia” y concretamente, en el numeral 2 artículo 41 de la Resolución No 000180 de 2014, que reza: “Responder oportunamente las acciones de tutela que sean notificadas e impugnarlas dentro del trámite legal y comunicarle a la dependencia o entidad correspondiente para que tramite y ejecute el cumplimiento de los respectivos fallos”. contempladas en el proceso “REPRESENTACIÓN JUDICIAL EN TUTELAS” correspondiente al procedimiento “ATENCIÓN Y RESPUESTA A TUTELAS”.

3. CRITERIOS DE SEGUIMIENTO:

La normatividad vigente para el seguimiento en cita fue la siguiente:

▪ Ley 1437 de 2011.

▪ Decreto 2591 de 1991.


▪ Decreto 306 de 1992.

▪ Decreto 1382 de 2000.

▪ Decreto 2462 de 2013.

▪ Resolución No 000180 del 17 de enero de 2014.

4. METODOLOGÍA La metodología empleada, abarcó los siguientes tópicos: 4.1 Programación del seguimiento a la gestión: La programación del presente seguimiento está incorporada en el PAAS – “Programa Anual de Auditoría y Seguimiento” de la Oficina de Control Interno, aprobado por la Alta Dirección Institucional con Resolución No 005920 del 15 de diciembre de 2017 “Por la cual se aprueba el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud para la vigencia 2.018”. 4.2 Planeación de seguimiento a la gestión: El Jefe de la Oficina de Control Interno de esta Superintendencia adoptó un esquema de seguimiento que permitiera la recolección y análisis continuo y sistemático de la información, para verificar en el periodo que comprende los meses de enero y febrero de 2018 la función prevista en el numeral 6 del artículo 8 del Decreto 2462 de 2013 y numeral 2 artículo 41 de la Resolución No 000180 de 2014 a través de la documentación requerida por correo electrónico el día 2 de marzo del año en curso y cargada en el enlace https://supersalud.sharepoint.com/sites/evidencias/Oficina%20Asesora%20Juridica/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=%2Fsites%2Fevidencias%2FOficina%20Asesora%20Juridica%2F0030%20142%2005%20Seguimiento%20Marzo%202018&FolderCTID

=0x0120008518713F4B7D21458D6EA84698123F79&View=%7B308ED035-EE8F-410A-AE4D-4C24D0FC0337%7D el día 13 de marzo de la presente anualidad por la Oficina Asesora Jurídica auditada.

https://supersalud.sharepoint.com/sites/evidencias/Oficina%20Asesora%20Juridica/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=%2Fsites%2Fevidencias%2FOficina%20Asesora%20Juridica%2F0030%20142%2005%20Seguimiento%20Marzo%202018&FolderCTID=0x0120008518713F4B7D21458D6EA84698123F79&View=%7B308ED035-EE8F-410A-AE4D-4C24D0FC0337%7D





4.3 Anuncio del seguimiento: El anuncio sobre el seguimiento a la gestión que nos ocupa se efectuó por el Jefe de la Oficina de Control Interno a la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia Nacional de Salud, mediante correo electrónico el día 02 de marzo de 2018.

4.4 Ejecución del seguimiento: La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento a la función prevista en el numeral 9 del artículo 29 del Decreto 2462 de 2013, realizó durante el mes de marzo seguimiento y evaluación a la gestión de la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia Nacional de Salud.

4.5 Solicitud de información: La solicitud de información para efectos de realizar el seguimiento a la gestión del numeral 6 del artículo 8 del Decreto 2462 de 2013 y numeral 2 artículo 41 de la Resolución No 000180 de 2014, se efectuó a través de correo electrónico de fecha 02 y 08 de marzo de 2018, proyectado por el auditor y remitido por el Jefe de la Oficina de Control Interno al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Entidad.

4.6 Verificación in- situ: La revisión que se efectuó comprendía el análisis de la documentación o papeles de trabajo a través de técnicas como: muestreos, entrevistas a los servidores públicos, revisión, criterios de medición y observación para constatar la completitud, veracidad y calidad de la misma.

5. INFORME

5.1. Evaluación cumplimiento de funciones y/o procedimientos:

Es de señalar que el seguimiento a la gestión por la Oficina de Control Interno a la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia Nacional de Salud, se realizó a la función contemplada en el numeral 6 del artículo 8 del Decreto 2462 de 2013 y al numeral 2 artículo 41 de la Resolución No 000180 de 2014.


En esa medida las normas en cita prescriben:

▪ Decreto 2462 de 2013:

▪ Resolución No 000180 de 2014:

Ahora, el proceso objeto de seguimiento es “REPRESENTACIÓN JUDICIAL EN TUTELAS” código JTPD01 del procedimiento “ATENCIÓN Y RESPUESTA A TUTELAS”, el cual como se advierte hace parte de los procesos de apoyo de la Entidad, entendidos como aquellos que gestionan los recursos institucionales (tangibles e intangibles) y soportan su desarrollo. Vease:

▪ Mapa de procesos:


En ese orden de ideas, se tiene que las actividades que aluden a la función objeto de seguimiento, son:


Por consiguiente, la Oficina de Control Interno mediante correos electronicos de fecha 02 y 08 de marzo de 2018, solicitó al doctor José Manuel Suarez en calidad de Jefe de la Oficina Asesora Jurídica (e) de la Superintendencia Nacional de Salud, información tendiente a establecer el cumplimiento de la mencionada función y las actividades que describen su ejecución, quien mediante correos electronicos de fecha 13 y 15 de marzo del año en curso dio contestación en los siguientes términos:


Solicitud de información por la Oficina de Control Interno:

1. “Aportar la base de datos de Excel en la que se registraron las tutelas en las cuales la Superintendencia Nacional de Salud es directamente accionada, es vinculada, o solicitan concepto, fallos de primera y segunda instancia, providencias que abre o resuelven incidentes de desacato, autos de sustanciación proferidos en incidentes de desacato o de requerimientos previos, oficios de requerimientos de información o de traslado de acciones de tutela, recepcionados en la Superintendencia Nacional de Salud en los meses de enero y febrero de 2018. 2. Indicar conforme a la respuesta anterior, el término del que disponía la Entidad según el asunto de los referenciados en el numeral anterior para dar respuesta dentro del término legal, precisando para el efecto:

a. NURC de radicación;

b. Término previsto para contestar;

c. NURC con el que se tramitó y

d. Medio de remisión”.

Respuesta del Grupo de Tutelas- Oficina Asesora Jurídica:

“Frente a esta solicitud es necesario señalar que de acuerdo con lo establecido en el artículo 19 del Decreto 2591 de 1991 “Por el cual se reglamenta la acción de tutela consagrada en el artículo 86 de la Constitución Política” el termino establecido por la norma para contestar las tutelas es de “uno a tres días y se fijará según sean la índole del asunto, la distancia y la rapidez de los medios de comunicación.”

Teniendo en cuenta los términos anteriores y la potestad de los Jueces para fijar el termino de traslado de las tutelas que cuentan con un término de menos de 24 horas o de un (1) día se envían en primera instancia al correo electrónico y adicionalmente se envía físicamente.

Los traslados de 48 horas, dos (2) días o tres (3) días se envía por correo físico y si hay devolución por correo electrónico.

Adjunto encontrará el archivo con la información solicitada”.


Consideraciones: Es preciso señalar que la Oficina Asesora Jurídica a través del Grupo de Tutelas aportó cuadros en Excel, en los que se advierte sucintamente, que:

NOVEDAD MES NÚMERO DE ASUNTOS TOTAL

entradas enero 2.334 5.803

febrero 3.469

salidas enero 927 2.354

febrero 1.427

Lo anterior es indicativo que, en los meses de enero y febrero de 2018 ingresaron 5.803 asuntos, respecto de los cuales se efectuó el trámite a 2.354 de ellos, lo que se pudo constatar con los números de radicación asignados por el Sistema de Correspondencia e Información “SUPERCOR” y de los cuales la Oficina de Control Interno consultó como muestra los siguientes: NURC 2-2018-000031; NURC 2-2018-000035; NURC 2-2018-000036 y NURC 2-2018-000037 del 2 de enero de 2018 y NURC 2-2018-008879; NURC 2-2018-008880; NURC 2-2018-008881; NURC 2-2018-008884 y NURC 2-2018-008885 del 6 de febrero de 2018, coincidiendo lo referido en el texto con el trámite que requería el asunto de que trataba. Ahora, explica que el número de requerimientos que ingresaron no coincida con el total que se gestionaron, que asuntos que ingresaron demandaban por la Superintendencia Nacional de Salud solamente su acatamiento como, por ejemplo: incidentes de desacato y cumplimiento a fallos de tutela, entre otros. Solicitud de información por la Oficina de Control Interno:

3. “Remitir escaneadas diez (10) de las planillas de entrega de correspondencia, dispuestas para el reparto de los documentos entre los profesionales del Grupo correspondientes a los meses de enero y febrero de la presente anualidad.

4. Allegar escaneadas diez (10) de las planillas de salida en las que se registraron las respuestas a las tutelas de los meses que se advierten en el numeral anterior”.

Respuesta del Grupo de Tutelas- Oficina Asesora Jurídica: “Se adjuntan cinco (5) planillas de entrada del mes de enero y cinco (5) del mes de febrero del año 2018”.


Consideraciones: Es preciso señalar que, se pudo constatar de la muestra auditada la utilización del formato codificado vigente para el registro de los documentos que ingresaron y salieron de la Entidad en los meses de enero y febrero del año en curso, esto es, el identificado como GDFT15. A manera de ejemplo, se plasma a continuación una planilla de entrada y de salida para una mejor compresión de lo dicho:

▪ Planilla de entrada de dependencia a correspondencia:


▪ Planilla de entrega a las dependencias:

Solicitud de información por la Oficina de Control Interno: 5. “Precisar los traslados efectuados por el Grupo de Tutelas a la Superintendencia Delegada para Procesos Administrativos en los meses de enero y febrero de 2018, para dar inicio a investigaciones administrativas, aportando para el efecto diez (10) de las remisiones que se hubieren realizado”.

Respuesta de la Oficina Asesora Jurídica:

“Frente a este traslado es necesario precisar que mediante NURC 3-2017-002845 la Superintendente Delegada para Procesos Administrativos fijo su posición frente a este traslado señalando que las órdenes judiciales plasmadas en las providencias no eran documentos suficientes, para iniciar investigación administrativa, razón por la cual devolvió los traslados realizados desde el año 2016 señalando que:


“(…) No obstante la distinción realizada en el inciso anterior, evidenciamos que no hay suficiente información para ordenar aperturas de investigación, dado que, en algunos casos no es posible identificar el periodo en el que presuntamente se configuró el incumplimiento, la tecnología en salud no suministrada (en prestaciones asistenciales) o la falta de pago de alguna prestación (en prestaciones económicas), así como tampoco es posible identificar si el presunto incumplimiento ha cesado o se mantiene en el tiempo.

La falta de precisión en el suministro de la información necesaria para dar inicio a las aperturas de investigación se debe a que, se ha omitido el ejercicio de las diferentes actividades de inspección y vigilancia ejecutadas por las Superintendencias Delegadas, que evidencien asuntos que puedan conllevar infracción, por parte de los sujetos vigilados, lo que plasmado en la práctica, deviene en la ya enunciada ausencia de elementos de juicio necesarios para la clara, correcta y puntual formulación de cargos, lo que consecuentemente resta consistencia a las etapas procesales subsiguientes, degenerando en muchos casos, con la absolución del investigado, no en virtud de que este desvirtúe su incumplimiento, sino como consecuencia de la ausencia de plena prueba que permita sostener jurídicamente la imposición de sanciones.

En consecuencia y acudiendo al numeral 7 del artículo 29 del Decreto 2462 de 2013 (fundamento de los traslados efectuados por la Oficina Asesora Jurídica) corresponde a este despacho “Coordinar con las demás dependencias la información que deben suministrar para adelantar los correspondientes procesos administrativos sancionatorios”, razón por la cual, realizamos la devolución de los asuntos referidos en el encabezado de este memorando y en el documento anexo, con el propósito que, previa clasificación de los temas contenidos en ellos, se sirva trasladarlos a las diferentes Superintendencia Delegadas para que de acuerdo con sus competencias, ejecuten las diferentes actividades de inspección y vigilancia, que permitan evidenciar asuntos que puedan conllevar infracción a las normas del sistema, por parte de los sujetos vigilados.

Teniendo en cuenta la directriz anterior se procedió a hacer el traslado a la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario, entidad que primero se encarga de hacer IV para posteriormente trasladar los antecedentes a la Superintendencia Delegada para procesos Administrativos.


Traslados que se hicieron con los NURC 3-2018-002969 y 3-2018-003441”.

Consideraciones: La Oficina de Control Interno consultó el contenido de los NURC 3-2017-002845; NURC 3-2018-002969 y NURC 3-2018-003441 pudiendo constatar la remisión efectuada por la Oficina Asesora Jurídica a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos, así como la devolución realizada por esta última y la posterior entrega de los asuntos por el Grupo de Tutelas a la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario, así:

▪ NURC 3-2017-002845 del 23 de febrero de 2017:


▪ NURC 3-2018-002969 del 23 de febrero de 2018:

▪ NURC 3-2018-003441 del 5 de marzo de 2018:


5.2. Evaluación mapa de riesgos (operativos y de corrupción): Al respecto es preciso tomar en consideración que la Oficina de Control Interno efectuó seguimiento a los riesgos que se enuncian a continnuación:

▪ Riesgo operativo:

JT

Represe

ntación

Judicial

en

Tutelas

Talento

Huma

no

Inter

no

1. Alta rotación e

insuficiencia de

personal para el

grupo.

Riesgo

de Cum

plimient

o

Vencimie

nto de

términos,

para

responder

las

acciones

de tutela e

incedente

s de

desacato,

en los

tiempos

establecid

os por la

autoridad

competen

te

No

cumplimie

nto de los

plazos

establecido

s por los

autoridade

s

competente

s para dar

respuesta

de las

acciones de

tutela e

incidentes

de desacato

1.Sancione

s

disciplinari

as en

contra de

los

funcionario

s

requeridos

por la

autoridad

competent

e.

2.

Sanciones

pecuniaria

s hacia la

entidad

y/o los

funcionario

s

involucrad

os

3.

Sanciones

privativas

de la

libertad

para los

funcionario

s

involucrad

os.

4. Perdida

de imagen

institucion

al

1.Procedimie

nto

establecido

Probabilid

ad

100

%

100

%

Redu

cir el

riesgo

1.Capacitar

a los

funcionarios

en Derecho

Procesal y

Constitucion

al.

2.Evitar la

rotación de

personal,

adelantar

acciones

para

robustecer el

grupo.

3. Reiterar

los

requerimient

o a las

dependencia

s, cuando

haya lugar

4. Solicitar a

los líderes de

otras areas

para efectos

de brindar

respuesta

oportuna a

los

requerimient

os elevados.

1.

Anual

2. Por

deman

da.

3. Por

deman

da.

4. Por

deman

da.

Oficin

a

Asesor

a

Jurídi

ca

2. Que las demas

dependencias no

respondan a los

requerimientos

realizados por el

Grupo de Tutelas

2. Sistema de

Gestión de la

Información

3.Centralización de

la priorización de

los oficios y

documentos

relacionados que

pueden generar un

riesgo jurídico para

la entidad en un

solo funcionario,

para su reparto

3. Planilla de

reparto

(JTFT01)

4. Centralización de

las revisión de los

proyectos de

respuesta en ese

mismo funcionario.

5. Falta de

oportunidad en las

respuestas dadas

por las demás áreas

involucradas a los

requerimientos

realizados

Sobre el particular es preciso señalar que las acciones que se acordaron para prevenir la materialziación del riesgo son: 1. Capacitar a los funcionarios en Derecho Procesal y Constitucional. 2. Evitar la rotación de personal, adelantar acciones para robustecer el grupo. 3. Reiterar los requerimientos a las dependencias, cuando haya lugar 4. Solicitar a los líderes de otras áreas para efectos de brindar respuesta oportuna a los requerimientos elevados.


A este respecto, se debe señalar que la contestación de la Oficina Asesora Jurídica fue la siguiente: “Las acciones 3 y 4 se realizan con la frecuencia necesaria hasta que se obtenga la

respuesta solicitada por el juzgado.

Se anexan los correos electrónicos mediante los cuales se han hecho los

requerimientos de información con su reiteración.

La acción 1 esa supeditada al Plan Anual de Capacitación que haya aprobado la

entidad y dado que la entidad no se puede quedar sin dar respuesta a la tutela, los

cupos asignados se rifan para poder participar en la actividad, adicionalmente se

hace en horarios extralaborales.

Se anexan los diplomas expedidos por la Procuraduría General de la Nación de los

compañeros que participaron en el mismo el año pasado.

La acción 2 está supeditada a nuevas oportunidades laborales que se presente al

personal que presta sus servicios, lo cual es algo totalmente imprevisible. Lo que sí

se puede controlar es la solicitud para proveer la vacante, lo cual normalmente se

realiza, pero por temas propios del Grupo de Talento Humano dicha acción se ha

vuelto compleja y demorada.

En los meses de enero y febrero no hay evidencia respecto a esta acción, dado que

el Grupo de Talento Humano no ha adelantado ninguna actividad relacionada”.


Consideraciones de la Oficina de Control Interno:

Conforme a lo expuesto se debe señalar que, para constatar el cumplimiento de la acción No 1 la Oficina Asesora Jurídica aportó la siguiente evidencia:


Ahora, en lo referente a la ejecución de las actividades 3 y 4 se allegaron correos electrónicos que dan cuenta de la reiteración de la información a las dependencias

involucradas. Véase:


Adicionalmente, refiere la Oficina Asesora Jurídica respecto de la acción No 2 la falta de evidencia de esta acción, dado que su configuración es imprevisible.

▪ Riesgo de corrupción:

Es oportuno señalar que, para dar cumplimiento a este riesgo se plantearon las acciones que se reseñan a continuación: 1. Reparto de demandas por temas de priorización. 2. Interiorizar los valores de Función Pública adoptados por la entidad en conjunto con el Grupo de Talento Humano (Oficina Asesora de Planeación) Respuesta Oficina Asesora Jurídica:

“Las acciones 2 está supeditada a las actividades que realiza el Grupo de Talento Humano para lograr dicha interiorización, encontrándose el Grupo de Tutelas atento y presto a colaborar.

En los meses de enero y febrero no hay evidencia respecto a esta acción, dado que

el Grupo de Talento Humano no ha adelantado ninguna actividad relacionada.

Representación Judicial en Tutelas: Dar respuesta oportuna a las acciones de tutela en las cuales sea parte o intervenga la Superintendencia Nacional de Salud mediante las actuaciones administrativas internas y acciones judiciales de tutela requeridas, para garantizar la defensa jurídica de la Entidad y la protección de sus intereses, así como garantizar los derechos de los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

* Interés del servidor público en recibir beneficio personal. * El funcionario se demora en el cumplimiento de términos.

No atender dentro de los términos legales los requerimientos judiciales en el marco de las acciones de tutela, con el fin de recibir beneficio propio o beneficiar a un tercero, recibiendo o no contraprestación.

* Perdida económica para la entidad *Perdida de credibilidad * Procesos disciplinarios

2 10 Moderada

1. Procedimientos formales aplicados. 2. Manual de acuerdos de nivel de servicios. 3. Verificación y control por parte del coordinador del grupo

1 5 Baja Ene.-Nov.

1. Reparto de demandas por temas de priorización. 2. Interiorizar los valores de Función Publica adoptados por la entidad en conjunto con el Grupo de Talento Humano (Oficina Asesora de Planeación)

1. Registro en el sistema de Gestión Documental


La acción 3 se realiza todos los días cuando se proyectan las respuestas a los

traslados de las tutelas, a través de la tipificación de los documentos que produce el

Grupo.

Este registro se puede evidenciar en la tabla de Excel denominada Carga Laboral

Tutelas Ene-Feb en cada una de las pestañas que tienen los nombres de los

funcionarios del Grupo toda vez que esta refleja los registros que cada uno hace al

momento de proyectar las tutelas.

La acción 1 se observa en el Grupo de Tutelas más por el tiempo dado para dar

respuesta que por el tipo de demanda, de tal forma que los traslados que se ordenan

en horas inferiores a 24 horas incluyendo este término se priorizan sobre los términos

de 48, 2 y 3 días.

Se adjuntan pantallazos del correo SNSTUTELAS, donde evidencia el traslado de

teniendo en cuenta los términos perentorios fijados por la norma”.

Consideraciones de la Oficina de Control:

En lo referente a la acción No 1 sostiene la Oficina Asesora Jurídica que su práctica

se logra constatar con la tipificación que hace el Grupo de Tutelas de los documentos

que ingresan diariamente al Grupo de Tutelas.

En tal sentido, el registro que según advirtió se evidencia en la tabla en Excel

denominada “Carga Laboral Tutelas Ene- Feb” que se subió en el micrositio el 13 de

marzo de 2018.

Ahora, para efectos de conocer el total de asuntos que fueron tipificados según la

prioridad y tramitados por los profesionales que integran dicho Grupo, en el cuadro

precedente se puede visualizar por profesional la carga laboral asignada en los meses

de enero y febrero de 2018, debiéndose resaltar que el abogado ANDRÉS FELIPE

RENGIFO VALDERRA se reportó sin reparto ya que el mismo renunció a la Entidad

en el mes de febrero del año en curso, carga que fue asumida por el Coordinador.


PROFESIONAL/CONTRATISTA TUTELA

ASIGNADAS ENERO

TUTELAS ASIGNADAS FEBRERO

ANDRÉS FELIPE RENGIFO VALDERRAMA

CARLOS ANDRES ROCHA ROCHA 110 179

JAIME ALVIAR GARCIA 135 177

JORGE ENRIQUE CAMACHO CASTAÑEDA 47 200

LENNART MAURICIO CASTRO LÓPEZ 21 276

LIGIA JAZMINE ARANGO DIAZ 55 186

LUZ ANGELA LENIS GARCÉS 168 152

SANDRA MILENA ARIZA SALAS 148 164

YASMIL MARTINEZ MENDOZA 133 122

TOTAL DUCUMENTOS PROYECTADOS 817 1456 2273

TOTAL DOCUMENTOS REVISADOS COORDINADOR 2369

*Existe una diferencia de (96) documentos adicionales revisados por el Coordinador que

corresponde al trabajo elaborado por el Dr. Rengifo y a documentos elaborados directamente.

6. CONCLUSIONES De conformidad con lo anterior, advierte la Oficina de Control Interno que la Oficina Asesora Jurídica a través del Grupo de Tutelas está cumpliendo a cabalidad con la función prevista en el numeral 6 del artículo 8 del Decreto 2462 de 2013 y con el numeral 2 del artículo 41 de la Resolución No 000180 de 2014 consistente esencialmente, en la respuesta oportuna de las acciones de tutela que son notificadas e impugnadas dentro del trámite legal, así como en la eficiente comunicación a las dependencias de la Entidad para el cumplimiento de los respectivos fallos.


Del mismo modo, advierte la observancia de las actividades contempladas en el proceso REPRESENTACIÓN JUDICIAL EN TUTELAS” código JTPD01 del procedimiento “ATENCIÓN Y RESPUESTA A TUTELAS” que describen la forma como se debe ejecutar la función en cita, debiéndose en todo caso, resaltar que el inciso tercero de la actividad No 18 no se está realizando en la forma que allí se describe. Lo anterior, toda vez que de acuerdo con los lineamientos impartidos por la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos en el NURC 3-2017-002845 del 23 de febrero de 2017 al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, las órdenes judiciales que se trasladaban directamente a esa Delegada para el estudio de la viabilidad del adelantamiento de investigaciones administrativas, deben según lo expuesto, remitirse previamente por el Grupo de Tutelas a las dependencias correspondientes para el debido ejercicio de las facultades de inspección y vigilancia, quienes en consecuencia, serían las encargadas de la remisión con ese propósito en el evento de considerarse procedente. En otros términos, la actividad prevista en el inciso al que se alude, no se podría cumplir, toda vez que, la Oficina Asesora Jurídica según lo indicado no podría efectuar las remisiones directas de dichas ordenes, como lo prevé la actividad:

También, se constató el uso adecuado de los registros de control durante el trámite, tales como: Planillas de Correspondencia (GDFT14); Planilla de Entrega a las Dependencias (GDFT 14) y Memorando (ASFL01), a excepción de la Base de Datos de Tutelas (JTFT01) respecto de esta última, se halló el correspondiente registro en una tabla en Excel que no se encontró codificada. Adicionalmente, este examinador pudo comprobar la ejecución de las acciones tendientes a prevenir la configuración del riesgo operativo y de corrupción objeto de auditoria, a excepción de las previstas en los numerales: “2. Evitar la rotación de personal, adelantar acciones para robustecer el grupo” contemplada para el riesgo operativo en razón a la imprevisibilidad de su materialización y “2. Interiorizar los valores de Función Pública adoptados por la entidad en conjunto con el Grupo de


Talento Humano (Oficina Asesora de Planeación)” prevista para el riesgo de corrupción, toda vez que su ejecución está supeditada a las actividades que despliegue el Grupo de Talento Humano de la Entidad, señaló el Grupo de Tutelas responsables de su prevención.

7. RECOMENDACIONES

Hechas las anteriores precisiones, se recomienda de manera respetuosa a la Oficina Asesora Jurídica, modificar el inciso tercero de la actividad No 18 del proceso REPRESENTACIÓN JUDICIAL EN TUTELAS” código JTPD01 del procedimiento “ATENCIÓN Y RESPUESTA A TUTELAS”, con el propósito que la misma refleje los lineamientos que según se advierte asintió, impartidos por la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos en el NURC 3-2017-002845 del 23 de febrero de 2017, en el entendido que, las ordenes judiciales que darían lugar al adelantamiento de procesos administrativos sean objeto de remisión a las dependencias involucradas para el correspondiente ejercicio de inspección y vigilancia y no a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos.

Por otra parte, se sugiere la utilización de la Base de Datos de Tutelas (JTFT01), toda vez que al ser un registro de control que incluyó de manera voluntaria la Oficina Asesora Jurídica en el procedimiento objeto de revisión, no habría justificación para que el mismo no se emplee.

Aunado a lo anterior, se propone a la Oficina Asesora Jurídica que la actividad a cargo del Grupo de Tutelas se incluya en una plataforma tecnológica en los procesos de contratación que adelanta la Entidad o en su lugar, elevar dicha necesidad a la Alta Dirección para que el trabajo sea sistematizado, que permita una mayor eficiencia y oportunidad en los reportes que se requieran por solicitud de la Entidad o los organismos de control, pues para nadie es un secreto que la digitalización manual de los asuntos que ingresan y salen del Grupo de Tutelas dado el volumen de los mismos, hacen engorrosa dicha actividad, lo que en la práctica conllevaría a que no se ejecute con la regularidad que exige su manejo o en su defecto no se lleve a cabo.

Igualmente, se recomienda la revisión de los riesgos operativos y de corrupción con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación, con el objeto de que sean realizables directamente por el Grupo de Tutelas y no estén condicionados al


actuar de otra dependencia, pues no resulta coherente que la ejecución de la acción de una actividad que previene un riesgo que impacta en el Grupo de Tutelas deba ejecutarse para el caso, por el Grupo de Talento Humano.

Adicionalmente, lo deseable es que las acciones que se plantean para prevenir o mitigar los riesgos sean objetivas, medibles, previsibles y palpables, pues a juicio de esta Oficina de Control Interno la acción consistente en “Evitar la rotación de personal, adelantar acciones para robustecer el grupo” resulta incierta y abiertamente indeterminada, pues “evitar” es tanto como decir “impedir que ocurra” y ese presupuesto: ¿hasta qué punto es controlable? y si se evita la rotación de personal ¿Cuál es el foco de corrupción que se está atacando?. Sumado a que, en el esquema planteado, la acción de “evitar” está sujeta a factores subjetivos, al interés general, al interés particular, razones de conveniencia y de oportunidad, entre otros

Por lo anterior, se sugiere adelantar las acciones de mejora que se proponen a través de la realización de mesas de trabajo con las dependencias involucradas, para socializar las recomendaciones que se formulan y obtener un trabajo sincronizado y efectivo en procura del mejoramiento continuo de los procesos, procedimiento y matriz de riesgos de la Superintendencia Nacional de Salud.

Cordialmente JUAN DAVID LEMUS PACHECO Jefe Oficina de Control Interno

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