Informe Final Auditoria a la gestión del Fondo de Programas Especiales para la Paz-Fondo Paz

Oficina de Control Interno

PROCESO DE GESTION DE ASUNTOS POLITICOS-FONDO DE

PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

La Oficina de Control Interno, en cumplimiento de su rol evaluador independiente,

efectuó auditoría al Proceso de Gestión de Asuntos Políticos - Fondo Paz del

Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica de acuerdo a lo

definido en el Plan General de Auditoria, para lo cual se tomaron como puntos a

evaluar los planes de mejoramiento formulados por el Fondo, el cumplimiento del

Manual de Gestión Documental, la aplicación de la Ley 594 del 2000 y acuerdos

reglamentarios en el archivo de gestión del Fondo de Programas Especiales para

la Paz.

I. OBJETIVO DE LA AUDITORIA.

Realizar evaluación al Archivo de Gestión del Fondo de Programas Especiales

para la Paz- Fondopaz y la verificación al cumplimiento de los planes de

mejoramiento.

II. ALCANCE DE LA AUDITORIA

El equipo auditor evalúo y verificó el cumplimiento de la normatividad archivística

vigente,

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con Normas de Auditoría generalmente

aceptadas en Colombia, por lo tanto, requirió de una planeación y ejecución del

trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para

fundamentar la opinión expresada en el informe.

III. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad del Fondo de Programas Especiales para la Paz, el contenido

de la información suministrada por éste. La responsabilidad de la Oficina de

Control Interno, es producir un informe que contenga la opinión sobre la gestión

adelantada; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en

papeles de trabajo los cuales reposan en la Oficina de Control Interno.

IV. PROCESO AUDITADO.

Proceso Auditado: Gestión de Asuntos políticos - Fondo de Programas Especiales

para la Paz- Fondopaz.

V. TÉRMINOS DEL INFORME.

La Oficina de Control Interno utilizará para el presente Informe, los términos y

definiciones establecidos en el Manual de Auditoría Interna, los cuales deben ser

tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior, formulación de los planes de

mejoramiento, a saber:

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito técnico, legal o funcional.

Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.

Observación: Hecho o situación que podría generar el incumplimiento de

un requisito.

Recomendación: Se constituye como una oportunidad de mejora.

VI. ASPECTOS GENERALES

La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia

de la República - DAPRE - en cumplimiento de su rol de evaluador independiente,

efectuó Auditoria al Proceso de Gestión de Asuntos Políticos- Fondo de Programas

Especiales para la Paz-Fondopaz, de acuerdo a lo definido en el Plan de Auditoria

remitido mediante MEM16-00011838 / JMSC 111520 del 09 de septiembre de

2016.

Frente a lo anterior, y una vez concluida la visita y evaluados los documentos

solicitados durante el proceso auditor, se presentan los siguientes resultados (No

conformidades y/o recomendaciones) del proceso auditor así:

VII. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

1. Análisis del estado total de los planes de mejoramiento

A continuación se presenta el reporte del estado de los planes de mejoramiento con corte al 30 de septiembre de 2016: Total Planes de Mejoramiento

DESCRIPCION CANTIDAD PORCENTAJE

Cancelados 2 12%

En ejecución 4 24%

Finalizados 11 65%

TOTAL 17 100% Fuente: Aplicativo SIGEPRE

DESCRIPCION CANTIDAD PORCENTAJE

NCR 12 73%

NCP 3 20%

OM 2 7%

TOTAL 15 100%

Fuente: Aplicativo SIGEPRE

Planes de Mejoramiento Finalizados

Código Paso Actual Fecha límite del

paso actual Fecha límite de la

mejora Fecha Última

Acción

NCR-0268 Finalizada 04/10/2013 12:08 05/08/2014 15:40

NCR-0319 Finalizada 13/05/2016 23:13 26/09/2016 14:10

NCP-0165 Finalizada 24/05/2015 11:57 05/10/2015 17:21

NCR-0507 Finalizada 29/01/2016 09:16 26/09/2016 13:31

NCR-0134 Finalizada 30/04/2012 16:55 30/04/2012 16:55 31/07/2012 14:17

NCR-0171 Finalizada 08/08/2013 10:04 08/08/2013 10:04 30/07/2013 18:19

NCR-0433 Finalizada 22/01/2016 23:52 26/09/2016 12:16

NCR-0137 Finalizada 30/04/2012 17:07 30/04/2012 17:07 25/04/2012 17:30

NCR-0135 Finalizada 30/04/2012 17:26 30/04/2012 17:26 25/04/2012 17:46

NCR-0136 Finalizada 10/12/2012 17:53 10/12/2012 17:53 03/12/2012 17:04

NCR-0133 Finalizada 30/04/2012 17:44 30/04/2012 17:44 31/07/2012 14:18 Fuente: Aplicativo SIGEPRE

De acuerdo con este reporte, se han finalizado en el aplicativo SIGEPRE 11 planes de mejoramiento de un total de 17 mejoras lo que equivalen al 64,71%.

Planes de mejoramiento cancelados

Código Paso Actual Fecha límite del

paso actual Fecha límite de la

mejora Fecha Última

Acción

OM-0133 Cancelada 19/07/2014 11:03 15/12/2014 18:00 17/07/2014 13:56

NCR-0535 Cancelada 06/06/2016 13:56 06/06/2016 13:56 31/05/2016 13:08

Fuente: Aplicativo SIGEPRE

Se observa que a la fecha se han cancelado 2 planes de mejoramiento la

OM-0133 AP- Requisitos documentales para contratistas de Fondopaz, se

cancela por solicitud de la dirección del programa y la NCR-0535 se cancela por

solicitud del responsable de la mejora, ya que ésta se encuentra solicitada por la

mejora NCR-0526 hallazgo de auditoría, las cuales equivalen al 12% del total de

los planes de mejoramiento.

Planes de mejoramiento en ejecución

Código Paso Actual Responsable

del paso actual

Fecha límite del

paso actual

Fecha límite de la mejora

Fecha Última Acción

NCP-0226

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento

Cristhian Alexander Caballero

Mora

30/10/2016 23:59

30/10/2016 23:59

15/07/2016 16:22

NCP-0227

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento

Cristhian Alexander Caballero

Mora

15/12/2016 23:59

15/12/2016 23:59

15/07/2016 16:21

NCR-0526

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento

Cristhian Alexander Caballero

Mora

30/11/2016 23:59

30/11/2016 23:59

15/07/2016 16:21

OM-0132

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento

Cristhian Alexander Caballero

Mora

30/12/2016 23:59

20/01/2017 23:29

15/07/2016 16:20

Fuente: Aplicativo SIGEPRE

En desarrollo se tienen cuatro (4) planes de mejoramiento, los cuales se encuentran en el SIGEPRE en el paso de ejecutar las acciones y realizar seguimiento al plan de mejoramiento, estas cuatro (4) mejoras representan el 24% del total de los planes de mejoramiento. Del análisis anterior se concluye que el Fondo de Programas Especiales para la Paz-Fondopaz, ha formulado muy pocos planes de mejoramiento por autocontrol, por lo cual se Recomienda formular planes de mejoramiento por Autocontrol, para así garantizar un mejoramiento continuo de la dependencia y que contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas.

2. Seguimiento y verificación al archivo de gestión de Fondo Paz.

El equipo auditor realizó visita a las instalaciones del archivo de gestión del Fondo

de Programas Especiales para la Paz, con el fin de verificar, constatar y evidenciar

el manejo, la organización, protección, conservación y la custodia de los archivos

y la aplicación de la Ley 594 de 2000 y sus acuerdos reglamentarios como también

verificar el cumplimiento del Manual de Gestión Documental, como también

verificar el cumplimiento del cronograma de transferencias de Archivo de Gestión

al Archivo Central.

Para lo cual se pudo constatar que el archivo cuenta con estantería en láminas

metálicas sólidas, resistentes y estables, los estantes se encuentran con sistema

de fijación al piso, como se puede evidenciar a continuación:

De conformidad con acuerdo 050 de 2000 y la Ley 594 de 2000, en los Archivos

no deben existir elementos o equipos que puedan generar un riesgo de incendio;

y se pudo observar dentro del Archivo de Gestión, un teléfono fax, un computador

(CPU y pantalla), una fotocopiadora, una impresora, un plotter, que son elementos

eléctricos los cuales pueden ocasionar un corto circuito y además el piso se

encuentra en tapete, el cual es un elemento inflamable que en caso de incendio

potenciará la fuerza del mismo.

También se observó, que en la parte superior se está utilizando como lugar de

almacenamiento como lo evidencia la siguiente fotografía. Incumpliendo con el

Art.3 del Acuerdo 049 de 20001.

Se solicitó la Tabla de Retención Documental y se seleccionaron las carpetas que

contienen las siguientes series.

1. Serie Actas, Se revisó la carpeta actas de Subcomité de Control Interno y

se evidenció que no tiene índice, no se encuentra foliada y no se está

utilizando el Formato F-GD-13 “Rótulo de Carpeta.

2. Serie Expedientes de vehículos, se encuentra organizada de acuerdo a

los tipos documentales, sin embargo no tiene índice y se encuentra sin foliar

y no se está utilizando el Formato F-GD-13 “Rótulo de Carpeta.

3. Serie Informes, se solicitó la carpeta de informes a entidades de control,

donde se encuentran archivados los documentos que soportan los

requerimientos de los entes externos de control y se evidenció que no tiene

índice, no se encuentra foliada y no se está utilizando el Formato F-GD-13

“Rótulo de Carpeta.

4. Serie Instrumentos de Control, donde se archivan las respuestas a las

solicitudes del Alto Comisionado para la Paz, igualmente se encuentra sin

foliar, no tiene índice y no se está utilizando el Formato F-GD-13 “Rótulo de

Carpeta.

1 El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún

otro material.

5. Serie Libros se solicitó la carpeta Libro Auxiliar por Centro de Costos y nos

informaron que a partir de la entrada en vigencia del SIIF, estos documentos

se encuentran en medio magnético y no se imprimen.

6. Serie Estados Financieros, al solicitar ésta carpeta nos informaron que no

se está archivando desde el año 2011, pese a que la documentación se

encuentra en un archivo de apoyo.

Una vez revisada la muestra tomada de las Series de la TRD se concluye que:

1. Las carpetas no se encuentran foliadas, incumpliendo el Numeral 4.4.1

Creación y conformación de Expedientes en los Archivos de Gestión del

Manual de Gestión Documental y el Acuerdo 042 Art.4 Criterios para la

organización de archivos de gestión, numeral4 “Los tipos documentales

que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán

debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y

control”.

2. Se evidenció que no se está utilizando el formato F-GD-08 “Índice de

Carpeta”. Incumpliendo el numeral 4.4.3 Índice de Carpeta del Manual de

Gestión Documental.

3. No se está utilizando el Formato F-GD-13 “Rótulo de Carpeta 4.4.2

Descripción de las Carpetas o Expedientes. Manual de Gestión Documental

y el Acuerdo 042 Art.4 Criterios para la organización de archivos de

gestión, numeral 5. “Las carpetas y demás unidades de conservación se

deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y

recuperación”.

4. Se evidenció que en la carpeta de la serie 61000-37 Estados Financieros,

no se está archivando a partir del año 2011, pese a que la documentación

se encuentra en un archivo de apoyo, incumpliendo lo dispuesto en la Ley

594 de 2000. Sin embargo en el desarrollo de la Auditoria se archivó

debidamente y por lo tanto fue subsanado.

No Conformidad Real 01. Una vez verificadas las series y subseries de la TRD se pudo evidenciar que no se está cumpliendo con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y sus acuerdos reglamentarios, así como con el Manual de Gestión Documental; como se describe anterior mente en los numerales 1 al 4.

Recomendaciones

1. Se recomienda formular OM por Autocontrol, para así garantizar un

mejoramiento continuo.

2. Se recomienda ajustar la Tabla de Retención Documental, teniendo en

cuenta las funciones del Fondo de Programas Especiales para la Paz.

3. Se recomienda retirar de la documentación los ganchos de cosedora.

4. Se Recomienda revisar los aspectos estructurales del Fondo, la resistencia

de las placas y pisos debido al peso que genera el archivo, de acuerdo 037

de 2002, Articulo Primero, numeral 1.2-Aspectos Estructurales2.

5. Se Recomienda que las personas que laboran en el Archivo utilicen los

elementos de protección, guantes, tapa bocas, etc.

Se solicitó el Inventario Documental y se evidenció que se encuentra diligenciado

y actualizado en el Formato establecido por la entidad F-GD- 07 Inventario Único

2 La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar una carga mínima de 1200 kgm/m2, si

se utiliza estantería de 2.20 mts de alto; cifra que se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño al señalado.

Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

Documental de acuerdo a lo establecido en el Manual de Gestión Documental y

en el Acuerdo 042 de 2002 y la Ley 594 de 2000 en el art. 21, 22, 23, y 26.

Con respecto al cronograma de transferencia de archivos, el Fondo y de acuerdo

al cronograma enviado por el Grupo de Gestión Documental, realizó transferencia

el 22 de agosto de 2016, del archivo de gestión del Fondo al archivo central de la

entidad, correspondiente a los años 2008 y 2013.

VIII. OPINION DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Una vez finalizada la auditoria al Proceso de Gestión de Asuntos Políticos - Fondo

Paz y dando cumplimiento a los objetivos propuestos en la misma, se concluye

que Fondo Paz presenta debilidades importantes, las cuales se hace necesario

se consoliden en un Plan de Mejoramiento y se adopten las correspondientes

medidas preventivas y correctivas para dar estricto cumplimiento al mismo, lo

anterior con el fin de prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la

Ley 594 de 2000, sus Normas Reglamentarias, el Manual de Gestión Documental.