Informe final de gestión · 3 Informe Final de Gestión – Luis Angulo Jiménez 1. Presentación...

INFORME FINAL DE GESTIÓN Periodo 2 de febrero de 2010 al 30 de setiembre de 2016

Lic. Luis Angulo Jiménez Servicio Nacional de Salud Animal

Departamento de Tecnologías de Información

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Informe Final de Gestión – Luis Angulo Jiménez

Contenido 1. Presentación .......................................................................................................................... 3

2. Resultados de la gestión. ....................................................................................................... 4

2.1. SIREA ............................................................................................................................. 4

2.2. Trazabilidad Grupal ....................................................................................................... 5

2.3. Trazabilidad Individual .................................................................................................. 6

2.4. SIVE ................................................................................................................................ 7

2.5. EXPE ............................................................................................................................... 8

2.6. SADOC ........................................................................................................................... 9

2.7. RRHH ........................................................................................................................... 10

2.8. TCI ................................................................................................................................ 10

2.9. SACI ............................................................................................................................. 11

2.10. Osticket (Asistencia TI) ............................................................................................ 11

2.11. QGIS ......................................................................................................................... 12

2.12. Manuales, videos y procedimientos de calidad ...................................................... 12

3. Inducción al personal sustituto ........................................................................................... 12

4. Bienes institucionales entregados....................................................................................... 13

5. Sugerencias y Recomendaciones ........................................................................................ 14

6. Anexos ................................................................................................................................. 15

6.1. Anexo 1. Tareas pendientes de ADDAX ...................................................................... 15

6.2. Anexo 2. Inducción al personal. .................................................................................. 16

6.3. Anexo 3. Inventario de bienes. .................................................................................... 24

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1. Presentación

De conformidad con lo que establece la Ley General de Control Interno, Nº 8292, en su artículo

2, inciso e), y las “Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el

informe final de su gestión, según lo dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General

de Control Interno”, Resolución Nº R-CO-61-2005, publicada en La Gaceta Nº 131 del 7 de julio

de 2005, me permito presentar el informe final de gestión, cuyo objetivo es rendir cuentas

sobre lo realizado como funcionario del departamento de informática del Servicio Nacional de

Salud Animal (SENASA), durante el período comprendido entre el 2 de febrero de 2010 al 30 de

setiembre de 2016, como un medio para garantizar la transparencia en mis actuaciones como

funcionario público y para que mi sucesor(a) y mis superiores jerárquicos cuenten con

información relevante en el desempeño del puesto de analista de sistemas de información .

Este documento incorpora los principales logros alcanzados, las acciones que se encuentran en

proceso y las que están pendientes de realizar; así como algunas sugerencias de parte de este

servidor para mejorar el accionar del departamento de tecnologías información.

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2. Resultados de la gestión.

Durante el periodo establecido se obtuvieron resultados en su mayor parte en los sistemas de

información, herramienta, procesos o documentación, que a continuación se mencionan:

2.1. SIREA El objetivo principal del SIREA es registrar los establecimientos de la cadena agroalimentaria y

las actividades que en ellos se realizan, a la fecha se cuentan con 90,038 establecimientos

registrados, de los cuales 58,082 son de producción primaria, y de ellos 57,342 con registro de

CVO.

El sistema fue desarrollado por la empresa ADDAX aproximadamente en el 2009. Al iniciar mis

funciones en esta institución se contaba con el desarrollo en una etapa de pruebas e

implementación, en la cual recibí una capacitación e inducción en temas relacionados al

proyecto.

El mantenimiento y apoyo del proyecto en la parte técnica de sistemas de información, ha sido

una de las labores en este proyecto, la cual hasta la fecha sigue siendo uno de los procesos

principales para el funcionamiento de los temas relacionados con el SIREA. Para las oficinas

registradoras en el 2010 se contaba con equipo necesario como computadora, lector de

barras, impresora de etiquetas, impresoras estándar, cámaras web, entre otros.

Desde la implementación de dicho sistema se han mejorado los módulos, como la creación del

registro de Certificado Veterinario de Operación (CVO) en el primer trimestre de 2012, el cual

permitió cambiar de un registro descentralizado de CVO emitidos a un control más tangible de

los registros, la cual puede ser consultada por funcionarios del SENASA para generar nuevos

registros o ver el estado de los mismos en tiempo real.

El SIREA permite ubicar a los establecimientos en un aérea geoespacial a través de una base de

datos en temas como vigilancia epidemiológica, mediante mapas, denuncias, control de

emergencias, entre otros. De acá su importancia como sistema base para otros que

complementan información necesaria para el quehacer diario de esta institución, Mis

funciones han sido brindar apoyo técnico, dar soporte técnico vía telefónica o correo

electrónico. En mi periodo laboral se realizaron capacitaciones al personal de SENASA sobre el

uso del sistema, se brindaba ayuda a los usuarios que tenían problemas con el sistema que

requerían cambios en la aplicación para lo cual se tenía una comunicación con la empresa

desarrolladora para reportar y velar por la resolución de los errores encontrados. Como

administrador del sistema se tenía acceso a la base de datos, se recibían amplias solicitudes

para extraer información del SIREA en formatos para informes de manera que se facilite el

análisis de la información por lo general en formato de Excel, luego se podía complementar

con generación de mapas en herramientas como el QGIS o Google Earth.

Los temas relacionados con establecimientos son cambiantes según las necesidades de, ahí la

importancia en que el sistema ha tenido mejoras en los datos registrados como también en sus

módulos. Existen tareas pendientes con la empresa ADADX las cuales deben tener un

seguimiento para velar por el cumplimiento de las mismas, los cuales se pueden consultar en

el cronograma (Ver anexo 1).

Existe personal experto el cual ha estado involucrado en el funcionamiento diario del sistema,

también se ha capacitado al personal del departamento de informática, personal sustito que

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va asumir mis funciones, en conjunto con la documentación de apoyo que existe y una serie de

videos que se han creado para documentar los procesos realizados. Entre los funcionarios que

realizan funciones en el sistema y van a brindar apoyo a los usuarios están: Henry Carrillo,

Estephany Miranda, Leonardo Ortiz, Oscar Flores y Pablo Ureña.

2.2. Trazabilidad Grupal

El objetivo principal del sistema de trazabilidad grupal bovina es el registro de los controles

asociados a la movilización de animales, entre ellos: guías de movilización bovina, marcas de

fuego asociadas a los responsables, bitácoras de transportista, guías de salidas de subasta,

entre otros. En este sistema se registra la movilización de animales bovinos a nivel nacional

amparado por la Ley Nº 8799 Control de Ganado Bovino, prevención y sanción de su Robo,

Hurto y Receptación, del 17/04/2010

El sistema a la fecha cuenta con 27,088 establecimiento que han retirado guías de

movilización, de las cuales existe un registro de 1,206,660 guías entregadas, 37,456 bitácoras

de transportistas entregadas, para un total de 755,205 movimientos de animales procesados

en el sistema.

Este sistema fue desarrollado por la empresa ADDAX en el 2009, al ser un complemento

indispensable para la implementación de la ley mencionada. Por parte de este servidor se tuvo

la responsabilidad de dar apoyo técnico o de uso de la herramienta, solucionar los errores de

aplicación, reportar errores a la empresa desarrolladora, dar seguimiento a los pendientes con

esta empresa, brindar soporte vía telefónica o por correo electrónico, realizar pruebas de

versiones de las aplicaciones, atención de usuarios de subastas o mataderos que no son

funcionarios de SENASA, capacitar sobre el uso de la herramienta, entre otras funciones

relacionadas con el sistema.

El sistema de trazabilidad contiene aplicaciones de escritorio para subasta y matadero que son

de uso obligatorio, se resaltan las funciones de instalación, configuración, atención al usuario

sobre el uso de estas herramientas, así como realizar pruebas de versiones con mejoras para

su posterior puesta en marcha.

Este sistema tuvo una mejora para realizar el registro de la movilización de animales porcinos,

la cual no se ha implementado por motivos de legislación faltante para dicha movilización. El

sistema cuenta con el modulo para entrega de guías que continúan con la misma numeración

de las guías de trazabilidad bovina, también se han realizado pruebas en la aplicación de

matadero para la recepción de estas guías, pero no se ha realizado una versión final para ser

actualizada en estos establecimientos.

De igual manera que el SIREA, este cuenta con mejoras pendientes de desarrollar o de ser

implementadas, las cuales se detallan en el cronograma de tareas pendientes con la empresa

ADDAX (Ver anexo 1).

Se realizaron inducciones al personal que va realizar tareas relacionadas al tema, como

también existe documentación y videos de ayuda sobre los procesos relacionados a este

sistema, los cuales se pueden consultar en el sistema SADOC.

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2.3. Trazabilidad Individual

Este proyecto fue desarrollado por ADDAX en el 2013 con el objetivo de inscribir

establecimientos y sus animales mediante la identificación individual utilizando dispositivos

oficiales con codificación de país, permitiendo generar un historial de los movimientos entre

establecimientos donde ha estado el animal.

Dentro de las responsabilidades de SENASA esta dar la numeración de los dispositivos, asignar

a cada fabricante de dispositivos una numeración correspondiente, y llevar una trazabilidad

desde el fabricante hasta llegar al producto, garantizando que los dispositivos serán únicos en

su codificación. Actualmente se tiene detalle de 2 tipos de dispositivos oficiales de

identificación (DIIO), los cuales son la combinación de arete electrónico con arete paleta y bolo

intraruminal con arete de paleta (ver imagen 1)

Imagen 1. Dispositivos de identificación individual oficial

Actualmente se está trabajando en un proyecto piloto con CORFOGA en el cual se

seleccionaron fincas en todo el país para identificación individual de los bovinos, esto ha

promovido la capacitación de los funcionarios de CORFOGA y los productores por parte de este

servidor con el fin de utilizar la herramienta web y la de escritorio en los establecimientos.

A la fecha se cuenta con 191 establecimientos de producción primaria registrados en

trazabilidad individual, 2 fabricantes de dispositivos, 7 distribuidores, 21,375 animales

registrados (20,756 vivos y 619 dados de baja) y 140 usuarios del sistema.

Las principales funciones de este sistema son: registro de solicitudes de rango para la

producción de dispositivos, aprobación y asignación de rango para la producción de

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dispositivos, notificación de venta de dispositivos a distribuidores, notificación de venta de

dispositivos a productores, reasignación de dispositivos, desactivación de dispositivos, consulta

de dispositivos, administración de establecimientos, consulta de los datos de un

establecimiento(dispositivos asignados, inventario de individuos, salidas, entradas y usuarios

relacionados), registro de animales, registro de entrada de animales, registro de salida de

animales, registro de baja de animales, re-identificación de animales, consulta de salidas,

consulta de DIIO, entre otros.

Existen 3 tipos de estados del animal identificado dentro del sistema; estos son:

Animal rastreable desde el nacimiento (R1):

Animales identificados y registrados oficialmente en el establecimiento donde hayan nacido

antes de los siete meses de edad o antes del primer movimiento y cuando todos sus

movimientos hayan sido registrados en los plazos y la formas que establece el procedimiento.

Animal rastreable a partir de una fecha determinada (R2):

Animales que hayan sido identificados y registrados oficialmente en algún establecimiento

inscrito después de los 7 meses de edad y cuando todos sus movimientos hayan sido

registrados.

Este sistema está en un proceso de adaptación motivo por el cual contiene un conjunto de

tareas pendientes que se detallan en el cronograma (Ver anexo 1).

La inducción al personal del departamento de informática que asume las funciones deberá ser

realizada por la empresa ADDAX en conjunto con el Ing. Juan Carlos Barrantes asistente del

programa de trazabilidad.

Animal identificado oficialmente no rastreable (R3):

Animales identificados y registrados oficialmente desde el nacimiento o desde una fecha

determinada que tiene interrupciones o incumplimientos en el registro de salidas o entradas a

establecimientos inscritos en el Sistema o que hayan permanecido en establecimientos no

inscritos.

2.4. SIVE

Este sistema se desarrolló como parte del proceso de tesis para optar por el grado de

licenciatura en la carrera de informática de este servidor en el año 2012, dada la necesidad de

contar con un sistema de acceso en tiempo real de la información de vigilancia epidemiológica

del país; tomando como base las denuncias sanitarias en los establecimientos pecuarios,

registro de los muestreos de diferentes enfermedades de interés nacional e internacional para

preservar el estatus sanitario de los hatos como también el registro de muestras de rabia para

el diagnóstico en el ser humano, registro de las importaciones de bovinos para un control

detallado de su estado sanitario, registro de los certificados de hato libre para brucelosis y

tuberculosis, registro de los resultados de laboratorio mediante el uso de firma digital como

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verificador de la autenticación generando una alerta por correo electrónico a los interesados

una vez emitido este, reportes de información de muestras procesadas en los laboratorios,

estandarización en documentos utilizados por usuarios externos e internos de SENASA,

registro de las muestras procesadas por laboratorios oficializados en diferentes técnicas para

enfermedades de declaración obligatoria, generación de reportes geoespaciales para análisis

de posibles brotes o contención de enfermedades, entre otras.

Durante el proceso del desarrollo del sistema se realizaron reuniones con los usuarios expertos

en áreas como vigilancia epidemiológica, personal de campo, personal de laboratorio,

jefaturas; para realizar un análisis de las necesidades a cumplir y establecer un alcance que

permitiera cumplir con el proyecto universitario, así también dejar abierta la posibilidad de

expandir la utilidad del sistema. De esta manera en los años posteriores a su implementación

se han realizado mejoras que permite al usuario registrar información que antes se

documentaba de forma física, con esto se ha permitido automatizar procesos y mejorar los

tiempos de respuesta en labores de campo como también en funciones del laboratorio de

diagnóstico de enfermedades. La utilización de este sistema en conjunto con la información

registrada le permite estar a Costa Rica a la altura de países de primer mundo en vigilancia

epidemiológica veterinaria.

A la fecha se tienen registrados 28,065 protocolos de muestras enviadas, 31,520 resultados de

laboratorio, 577,102 muestras procesadas de 73 enfermedades, 1952 registros de eventos

epidemiológicos, 5,498 certificados de hato libre, 1619 solicitudes de hato libre, 4911

resultados de tuberculina aplicada en campo y 654 usuarios internos y externos registrados.

En este periodo laboral se han realizado capacitaciones del uso de la herramienta por las

regiones del país, permitiendo un aprovechamiento máximo de las funciones del sistema,

conocimiento sin el cual no se podrían enviar, recibir y procesar muestras de diagnóstico en los

laboratorios; así mismo se han creado videos para los usuarios internos y externos de los

principales procesos.

Dentro de las mejoras pendientes a realizar, se encuentra: análisis de resultados de laboratorio

para enfermedades aviares(ticket 5946 y 6367 del sistema de asistencia TI), un módulo de

visto bueno pre cuarentenario de movilización de bovinos producto de las importaciones,

mejorar los controles en el registro y validación de las facturas utilizadas como también

métodos de pagos, controlar la fiscalización de los médicos veterinarios oficializados y una

clasificación por técnicas de laboratorio utilizadas para los resultados emitidos mejorando el

análisis de la información de reportes.

Debido a la gran carga de temas de inducción al personal que asumirá las funciones de este

servidor como también poca experiencia en labores de desarrollo de sistemas por parte del

personal de TI, se realizaron capacitaciones sobre el uso de la herramienta, documentación y

videos sobre temas técnicos propios del sistema.

2.5. EXPE Este sistema nace por la necesidad de tener un expediente digital del funcionario para que

cada usuario pueda registrar su información derivada del procedimiento SENASA PG 005,

como también automatizar el registro de necesidades de capacitación, fue desarrollado e

implementado por este servidor en el año 2015.

Este sistema permite registrar y consultar los documentos de competencias técnica, personal

sustituto, competencias del personal y compromiso el personal y supervisión, como línea base,

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aunque en algunos casos pueden encontrarse otros registros como los de inducción, informes

de fin de gestión y Curriculum vitae.

Adicionalmente el sistema tiene una función que permite al funcionario registrar información

personal como un correo de recuperación para enviar la contraseña del usuario SENASA en

caso de olvido.

Posteriormente se habilitó el registro de las necesidades de capacitación, validación de las

necesidades por el jefe inmediato generando notificaciones por correo, reportes del registro

de necesidades para generar el Plan Institucional de Capacitación (PIC) que se debe entregar al

Servicio Civil cada año, generar información para establecer las capacitaciones internas a

impartir, entre otros.

Se ha realizado capacitación a los usuarios sobre el uso de la herramienta para procurar un

ingreso adecuado de los datos para necesidades de capacitación, también una inducción sobre

temas técnicos y se crearon videos para posterior mantenimiento de la herramienta.

Entre las mejoras a esta herramienta se puede contemplar: registro de la evaluación de

desempeño de los funcionarios para permitir una automatización del proceso, registro de las

capacitaciones internas y las personas que asistieron.

2.6. SADOC

Este sistema se desarrolla e implementa por este servidor en el 2010, por la necesidad de

registrar la documentación recibida como oficios emitidos y recibidos, solicitudes, a fin de

mejorar la gestión documental a nivel institucional. Esta herramienta permite asignar a un

responsable que debe darle seguimiento a la solicitud hasta su cierre, llevar un registro de los

oficios emitidos asignando un consecutivo correspondiente, lo que permite asegurar la

trazabilidad adecuada de la documentación que se genera en las distintas dependencias del

SENASA, pero debido al flujo trabajo no se ha podido implementar en todas las dependencias,

como continuidad del proyecto se debe incorporar a todas estas para facilitar el trabajo diario

de los usuarios

Posteriormente se agregaron módulos para el registro de documentos con firma digital,

registro de informes para las reuniones de Revisión por la Alta Dirección (coordinación DG, DN,

PN y STAFF) registro del expediente de TPASS, envío de SMS masivo, registro de seguimiento

de tramites por departamentos con asignaciones y medición de tiempos de respuesta, registro

de caja chicas y reportes de los mismos, registro de los consecutivos de documentos como

certificados de exportación, marchamos, libre venta, entre otros; registro de equipo de

laboratorio y mantenimientos de equipos de laboratorio, como mejora de continuidad del uso

se debe verificar el uso por parte del laboratorio en este registro y el proceso de

mantenimiento de equipos de laboratorio.

A la fecha se encuentran registrados: 13,357 documentos de entrada a las dependencias,

24,249 oficios registrados, 914 informes de alta dirección, 63 expedientes de TPASS, 105

equipos de laboratorio, 68,473 certificados de exportación, 37,949 marchamos de registrados,

97 seguimientos de trámites y 259 usuarios registrados.

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Se han realizado capacitaciones a los usuarios internos del sistema en diferentes módulos,

como también la inducción a los funcionarios que van a quedar a cargo de las funciones de

mantenimiento y soporte de la aplicación (Ver registro de inducción).

2.7. RRHH

Este sistema se desarrolló en el 2012 por este servidor con el propósito de registrar la

información del personal de SENASA; como datos personales, numero de puesto, cargo,

ubicación, anualidades, peligrosidad, zonaje, pluses salariales, información salarial,

deducciones de planilla, entre otros.

Esta herramienta permite registrar la información de funcionario, para generar reportes como

constancias salariales, certificados laborales, registro de vacaciones, registro de carrera

administrativa, entre otros.

Se ha realizado capacitación al personal de RRHH, quienes son los únicos usuarios autorizados

para el uso de este sistema. Dentro del trabajo diario se da soporte vía telefónica y correo

electrónico.

Se cuenta con un sistema de asistencia TI donde se registran las solicitudes por parte del

personal de RRHH para mejoras tales como (pendientes): soporte para adjuntar documentos

(ticket 5327, del sistema de asistencia), certificado de exempleados (ticket 5757, del sistema

de asistencia), mostrar los periodos de vacaciones (ticket 5532, del sistema de asistencia),

registro de movimientos de personal (ticket 5599, del sistema de asistencia), plan de sucesión

(ticket 6309, del sistema de asistencia), módulo de reporte de horas extras (ticket 6577, del

sistema de asistencia) e inclusión de información de un Excel a los registros del sistema (ticket

6659, del sistema de asistencia). A futuro el personal de TI encargado de dar seguimiento a

dichas solicitudes ha sido capacitado en el proceso de inducción.

2.8. TCI

Este sistema se utiliza para el registro de constancia de inspección de los Puestos de Inspección

Fronterizos (PIF) que luego son transmitidos al sistema TICA del Ministerio de Hacienda, como

también los registros de tránsitos de productos; este sistema fue desarrollado e implementado

en el 2013 por el suscrito; para cubrir la necesidad que se tenía del sistema SICOIN el cual es

utilizado por el SFE, pero al realizar la separación de SENASA y SFE de las instalaciones y

servidores, se vio la necesidad de implementar una herramienta que registrara, imprimiera y

transmitiera al TICA las constancias de inspección. Este sistema utiliza una herramienta

llamada Cliente VAN que es donde se envía la información al TICA, el cual utiliza un certificado

emitido en el ministerio de hacienda, como parte de las actualizaciones de dicho ministerio y

se implementó en el 2016 la utilización de firma digital para validar los datos enviados por el

Cliente VAN, de manera que este servidor realizo la coordinación y actualización del proceso

en los PIF que lo utilizaban.

Como parte de las mejoras realizadas, se desarrolló en el 2016 un módulo que permite

registrar las boletas de fumigación en los aeropuertos para ayudar al cobro del servicio

brindado a las aerolíneas respectivas, relacionar aerolíneas con aeropuertos, tipificar las naves

de las aerolíneas; registrar información como fecha de la fumigación, consecutivo impreso,

aeropuerto, aerolínea, técnico, horario y observación, en la boleta de fumigación. Este módulo

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contiene un reporte que permite extraer la información en formato Excel con un conjunto de

filtros como rango de fechas, aeropuerto, aerolínea y estado.

A la fecha, se cuenta con un registro de 29,190 constancias de inspección registradas en los 10

PIF del país, también 5,670 tránsitos de mercancías, 1,764 boletas de fumigación desde el

01/09/2016 fecha en que dio inicio el registro de las mismas.

Se han realizado capacitaciones a los usuarios internos para la implementación del sistema y

para reforzar el funcionamiento de la herramienta en las actividades diarias. Así mismo se ha

brindado soporte técnico vía telefónica o correo electrónico para resolver problemas del

quehacer diario.

Para mejorar este sistema se recomienda ampliar el registro de documentos de permisos de

importaciones, exportaciones o requisitos sanitarios que se imprimen en la dirección de

cuarentena animal para crear una base de datos de los tramites y automatizar los procesos

realizados, mejorar el módulo de boletas de fumigación que permita llevar un control de las

proformas que se realizan y su posterior cobro.

2.9. SACI Sistema desarrollo antes del periodo laboral de este servidor, que tiene como objetivo el

registro de información sobre facturación, como mejora se realizó una interfaz web

desarrollada por este funcionario que permite una facturación desde cualquier punto del país,

ya que antes solo se podía usar la aplicación cliente –servidor. También se desarrolló un

complemento que ayuda en la revisión de la Unidad de Control Ingresos sobre los envíos de las

facturas desde los puestos de captación.

Esta aplicación web permite realizar funciones como: registro de facturas, envío de

formularios, consulta de facturas, consulta de depósitos, modificación de depósitos, relacionar

depósitos a facturas, reportes de facturas entre fechas, reporte de programas entre fechas,

reporte de tarifas entre fechas de un lugar de captación, entre otros.

2.10. Osticket (Asistencia TI)

Para solventar la necesidad de registro, control y asignación de las tareas de soporte por parte

de TI y trabajos a realizar, se instaló y configuro una herramienta de software libre que

permitiera al usuario registrar y dar seguimiento a las solicitudes de tareas a realizar por el

departamento de tecnologías de información.

Esta herramienta permite: registrar las solicitudes por parte del usuario, consultar el estado de

la solicitud, generar una bitácora del proceso de resolución de la solicitud, asignar tareas al

personal del departamento, fiscalizar las solicitudes asignadas y registradas, controlar el

trabajo realizado, generar reportes estadísticos de las tareas realizadas, entre otros.

Al ser una herramienta de uso gratuito cuenta con actualizaciones y complementos que

pueden potencializar la herramienta, como mejora se puede investigar estos elementos e

implementarlos para un mejor rendimiento de la misma.

Se ha realizado una inducción al personal del departamento en el uso de la herramienta, pero

también se recomienda usar la extensa documentación existente en el sitio de osticket.com o

en la web.

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2.11. QGIS

Esta herramienta de software libre para el uso de Sistema de Información Geográfica (SIG o

GIS por sus siglas en inglés) surgió por la necesidad de tener licencias de la herramienta ArcGIS,

la cual resulta onerosa por volumen de usuarios en la institución. Esta nueva herramienta al

ser una alternativa gratuita, realiza las funciones necesarias en la institución con temas

relacionados al SIG, permitiendo a los usuarios realizar análisis de información ante eventos

epidemiológicos, desastres naturales, reportes geoespaciales de establecimiento y sus

poblaciones, entre otros.

Se han realizado capacitaciones a los usuarios de la institución que contaban con la necesidad

de usar la herramienta para tareas relacionadas al SIG, según consta en el documento

Competencia Técnica PG-005-RE-006 registrada en la web, también se realizó un manual que

detalla las principales funciones de la herramienta, tales como: mostrar capas espaciales,

cargar de datos de establecimiento con poblaciones, generar áreas de afectación como

polígonos y buffer, extraer información de establecimientos sobre estas áreas de afectación,

diseño estético para las capas agregadas, entre otros.

Esta herramienta es usada a nivel mundial y cuenta con complementos para el uso

institucional, por lo tanto, se puede investigar estos elementos para implementarlos a futuro y

mejorar el uso de la herramienta.

2.12. Manuales, videos y procedimientos de calidad Como parte de la ayuda de los sistemas o herramientas, se han creado manuales y videos de

ayuda de los procesos principales en las aplicaciones, cada sitio contiene una parte de ayuda o

link para videos donde se va comentando sobre cómo se debe completar los datos para tener

un escenario de éxito al ingresar la información.

Como parte del proceso de inducción también se creó un módulo de videos de ayuda en el

SADOC donde se han agregado las videoconferencias, configuración de instalación,

configuración de conexión, uso de herramientas, explicaciones de los sistemas y documentos

adjuntos.

Como parte de la gestión realizada, se creó el procedimiento DTI-PG-005, el cual detalla cómo

se realiza la gestión de Sistemas informáticos. Este proceso está en borrador, se debe revisar y

establecer los documentos que se requieren llenar para realizar el proceso.

3. Inducción al personal sustituto Mediante el uso de video conferencia se realizaron las siguientes capacitaciones (Ver anexo 2):

Uso de la herramienta de mapas de emergencias

Instalación, configuración y uso de las aplicaciones de subasta y matadero. Se generó

un video que esta consultable en los videos de ayuda del SADOC.

También se realizó la inducción al personal en el área de sistemas de información (Ver anexo

2). Los funcionarios que recibieron las capacitaciones son:

Lic. Henry Carrillo Carrillo.

Ing. Estephany Miranda Araya

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Ing. Leonardo Ortiz Luquez

4. Bienes institucionales entregados Se realizó un inventario de los bienes asignados a mi persona con el fin de realizar un traslado

a mi jefatura inmediata (Ver anexo 4)

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5. Sugerencias y Recomendaciones

Realizar una división sustancias de las funciones diarias entre el personal del área de

sistemas de información para generar un grupo experto de todos los procesos

relacionados en esta.

Capacitar a usuarios expertos o futuros administradores de procesos de los sistemas

de información, para generar una responsabilidad de los mismos ante funciones

indispensables en el uso de los sistemas, para evitar recarga de funciones sobre los

colaboradores del departamento de informática.

Mejorar la documentación a través de los procedimientos de calidad, para alinear

métodos de trabajo estándar entre las funciones del departamento.

Investigar, capacitar e implementar tecnologías de desarrollo en dispositivos móviles

para facilitar a los usuarios el uso de las herramientas informáticas.

Generar una integración en todos los sistemas de información con el uso de

autenticación por Active Directory para ayudar al usuario en el funcionamiento diario

de los sistemas.

Implementar el modulo para utilización de firma digital online en los procesos de los

sistemas para reducir los tiempos de procesamiento manual y facilitar al usuario el uso

de firma digital como método legal de validación.

Implementar el uso de la herramienta SADOC a nivel institucional, para eliminar los

registros físicos de los documentos como por ejemplo oficios.

Implementar el uso del módulo de seguimiento de tramites del SADOC con el fin de

mejorar la trazabilidad documental de los procesos en la institución.

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6. Anexos

6.1. Anexo 1. Tareas pendientes de ADDAX A continuación, se detalla el cronograma proporcionado por la empresa ADDAX para atención

de pendientes.

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6.2. Anexo 2. Inducción al personal.

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6.3. Anexo 3. Inventario de bienes.

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Lic. Luis Angulo Jiménez

Cédula 2-0630-0254

CC.

Licda. Ligia Fernando, Jefe Recursos Humanos, SENASA.

Msc. Gloria Suarez López, Control interno y planificación.

Lic. Juan Luis Vargas Cambronero, Jefe Departamento Tecnologías de Información, SENASA.

Msc. Monica Sandi Lizado, Gestión de Calidad,SENASA.

Lic. Henry Carrillo Carrillo, Departamento Tecnologías de Información, SENASA.

Ing. Estephany Miranda Araya, Departamento Tecnologías de Información, SENASA.

Ing. Leonardo Ortiz Lúquez, Departamento Tecnologías de Información, SENASA.

Archivo personal del MAG.

Archivo.

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