Informe final secretaria general 10 de agosto

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Línea Quejas y Reclamos 01 800 09 11170 Página 1 de 173

SECRETARÍA GENERAL INFORME DE GESTIÓN

SEPTIEMBRE 2011 A JULIO 2012



1. ESTRUCTURA

1.1 Objetivo

Contribuye al logro de la misión y visión general del Ministerio, apoyando y

asistiendo a todas las dependencias que lo conforman, correspondiéndole la

administración de sus bienes y recursos dentro de la normatividad del gasto publico.

El desarrollo de sus funciones está determinado por las normas vigentes sobre la

gestión pública, tales como los lineamientos y directrices contenidas en el Plan

Nacional de Desarrollo, el Plan de Mejoramiento vigente, entre otros; así mismo la

misión, visión, fundamentos de política, y estrategias de la Entidad; la estructura, los

objetivos y las funciones establecidos por el Decreto 2897 de 2011, dando

aplicabilidad a los mismos a través de la prestación de sus servicios de manera

eficiente, eficaz y responsable.

1.2. Funciones

Mediante el Decreto 2897 de 2011, se establecieron sus funciones, así,

Son funciones de la Secretaría General las siguientes:

1. Asistir al Ministro en la determinación de las políticas, objetivos y estrategias

relacionadas con la administración del Ministerio.

2. Dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionadas con los asuntos

financieros y contables, contratación pública, soporte técnico informático, servicios

administrativos y gestión documental.

3. Trazar las políticas y programas de administración de personal, bienestar social,

selección, registro y control, capacitación, incentivos y desarrollo del talento

humano y dirigir su gestión.



4. Presidir el Comité de Gerencia del Ministerio de Justicia y del Derecho.

5. Gestionar la consecución de recursos para el desarrollo de los planes, programas

y proyectos institucionales.

6. Velar por el funcionamiento de la prestación del servicio al ciudadano y por la

atención de quejas y reclamos que presenten los ciudadanos sobre el desempeño

de las dependencias o personas que laboran en el Ministerio.

7. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión

Institucional y la observancia de sus recomendaciones en el ámbito de su

competencia.

8. Presentar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público el Programa Anual de Caja,

de conformidad con las obligaciones financieras adquiridas.

9. Dirigir la elaboración y ejecución del Plan de Contratación del Ministerio.

10. Dirigir y orientar el mantenimiento y mejoramiento de los bienes del Ministerio

de Justicia y del Derecho.

11. Hacer seguimiento a la correcta ejecución, contabilización y rendición de

informes y cuentas fiscales, presupuestales y contables, de los recursos asignados

al Ministerio directamente o a sus fondos.

12. Coordinar el grupo encargado de las investigaciones de carácter disciplinario

que se adelanten contra los funcionarios del Ministerio y resolverlas en primera

instancia.

13. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la

adquisición, almacenamiento, custodia, distribución e inventarios de los elementos,

equipos y demás bienes necesarios para el funcionamiento normal del Ministerio y

sus fondos, velando especialmente para que se cumplan las normas vigentes sobre

estas materias.



14. Diseñar los procesos de organización, estandarización de métodos, elaboración

de manuales de funciones y todas aquellas actividades relacionadas con la

racionalización de procesos administrativos del Ministerio.

15. Apoyar la orientación, coordinación y el ejercicio del control administrativo de las

entidades adscritas y vinculadas al Ministerio, conforme a la normatividad sobre la

materia y a las instrucciones que le imparta el Ministro.

16. Atender las peticiones y consultas relacionadas con asuntos de su competencia.

17. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la

dependencia.

Teniendo en cuenta que dentro de la estructura orgánica de la entidad no se

crearon Direcciones, u oficinas de apoyo, que contribuyeran con la totalidad del

cumplimiento de las funciones asignadas a la Secretaria General, se hizo necesario

la creación de Grupos de Trabajo que suplieran la falencia presentada, por lo tanto,

mediante resolución No. 0039 del 15 de septiembre de 2011, se crearon entre otros,

los siguientes Grupos de Trabajo:

Gestión Financiera y Contable

Gestión Humana

Control Disciplinario Interno

Gestión Administrativa

Gestión Contractual

Por disposición legal la Subdirección de Sistemas está adscrita al Despacho de la

Secretaría General y cumple las funciones que el decreto 2897 de 2011, le asignó.

Los anteriores tienen como objetivo principal el siguiente:



Grupo de Gestión Financiera y Contable

El Grupo de Gestión Financiera y Contable, implementa mecanismos que favorecen

su interacción con las diferentes dependencias del Ministerio, sirviendo de guía a la

ejecución y control de los recursos; de esta manera busca que todas las

operaciones que se realicen en la Entidad, se encuentren articuladas con los

lineamientos que en materia financiera y contable que rigen las finanzas públicas.

El Grupo mantiene continua comunicación con las entidades adscritas al Ministerio,

así como con la Contaduría General de la Nación entidad a la cual el Ministerio de

Justicia y del Derecho, rinde trimestralmente sus estados financieros, teniendo en

cuenta que la información financiera y contable se constituye como un instrumento

de control, que garantiza la correcta aplicación en la ejecución de los recursos

públicos. Este Grupo interactúa continuamente con el y Ministerio de Hacienda y

Crédito Publico e igualmente atiende, los requerimientos efectuados por las

dependencias del Ministerio, los organismos de control y las inquietudes

presentadas por la comunidad en general.

Grupo Gestión Humana

El Grupo de Gestión Humana es la dependencia que ejecuta la política integral de

administración y desarrollo del personal, encaminada a la potencialización de la

capacidad del talento humano de la Entidad, mediante el diseño, coordinación y

ejecución de programas, planes y proyectos de desarrollo integral y de bienes tanto

a nivel institucional como familiar. El impulso de dicha política ha pretendido que el

talento humano ejecute sus actividades con actitudes y aptitudes proactivas,

actividades orientadas a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan

el desarrollo integral del empleado en áreas de protección y servicios sociales

(salud, vivienda, recreación, cultura, entre otras) y de calidad de vida laboral

(actividades que permiten satisfacer necesidades del funcionario en desarrollo



personal, profesional y organizacional), en el cumplimiento de la misión

Institucional.

Grupo de Control Disciplinario Interno

La Oficina de Control Disciplinario Interno, se encuentra en el marco de la Ley 734

de 2002, mediante la cual se promulgó el Código Disciplinario Único, con esta Ley

salió fortalecida esta coordinación debido a que se le otorga facultades claras y

definidas para investigar, fallar y suspender provisionalmente los Servidores

públicos que por alguna causa infrinjan normas disciplinarias, pues el legislador

consideró que el ejercicio de la función disciplinaria es más eficaz y efectiva si es

ejercida directamente por la Entidad. Así las cosas tenemos la responsabilidad de

conocer nuestros deberes, derechos y prohibiciones específicos como servidores

públicos y los mecanismos que existen para el control de nuestra gestión.

Grupo de Gestión Administrativa

El Grupo de Gestión Administrativa, contribuye al logro de la misión general del

Ministerio, apoyando y asistiendo a todas las dependencias que lo conforman

administrando los bienes, servicios y gestión documental adecuados para el

cumplimiento de las funciones de cada una, en términos de eficiencia, eficacia y

efectividad, enmarcados dentro de los principios y valores fundamentales

establecidos en la política institucional del Ministerio y la Carta Política.

Grupo de Gestión Contractual

El Grupo de Gestión Contractual es el encargado de apoyar y adelantar todos los

procesos de contratación Pública que debe iniciar las diferentes Dependencias del

Ministerio de Justicia y del Derecho en cumplimento de sus funciones; buscando el

fortalecimiento y orientación de la adquisición de bienes y servicios bajo los

lineamientos establecidos en la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y sus decretos

reglamentarios.



Estableciendo la simplificación de los procesos y procedimientos y alcanzando las

buenas prácticas de la Gestión con eficiencia y eficacia.

Subdirección de Sistemas

La Subdirección de Sistemas soporta actualmente los procesos misionales y de

apoyo con políticas orientadas al uso adecuado y eficiente de la tecnología, y a

facilitar todos los elementos necesarios para que el Ministerio pueda desarrollar

eficientemente sus objetivos.

Adicional a lo anterior soporta la plataforma tecnológica de prestación de servicios

al Ministerio del Interior como resultado del proceso de escisión.

Igualmente garantiza la aplicabilidad de los lineamientos de política y estrategias

que viene aplicando el Gobierno Nacional frente a contar con un Estado eficiente y

una sociedad informada, y los programas y proyectos que en materia de tecnología,

información, sistemas, informática y comunicaciones, instrumentos conceptuales,

procedimentales y normativos.

Es importante mencionar que se han elaborado los proyectos de procesos y

procedimientos de las funciones asignadas a la Secretaria General, para el

cumplimiento de su labor, a la fecha se están revisando y ajustando por los

diferentes grupos y por la Subdirección de Sistemas con el fin de ser remitidos a la

Oficina Asesora de Planeación para su aprobación y posterior tramite.



1.3 Organigrama

SECRETARIA GENERAL

GRUPO DE GESTION ADMINISTRATIVA

ALMACEN

ARCHIVO

CORRESPONDENCIA

TRANSPORTES

MANTENIMIENTO

GRUPO DE GESTION FINANCIERA Y CONTABLE

TESORERIA

PRESUPUESTO

CONTABILIDAD

GRUPO DE GESTION HUMANA

BIENESTAR Y CAPACITACIONES

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

HOJAS DE VIDA

GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL

CONTRATACION

LIQUIDACIONES

GRUPO CONTROL DISCIPLINARIO

INTERNO

SUBDIRECCION DE SISTEMAS



2. Ejecución de funciones de la Secretaria General no delegadas a los Grupos

de Trabajo

2.1 Establecimientos Penitenciarios Y Carcelarios Del Orden Nacional Eron.

Como producto del proceso de escisión del Ministerio del Interior y de Justicia y

según lo establecido en el Decreto 2897 de 2011, le correspondió al Ministerio a

través de la Secretaria General recibir los Convenios Nros. 150 de 2005 y 366 de

2010.

Convenio No. 150 de 2005 Ministerio de Justicia y del Derecho -

FONADE

El convenio que nos ocupa presenta el siguiente estado:

A. Estado del Protocolo de Recibo de los ERON

Establecimiento F Fecha de Recibo Final

sponibilidad actual del ERON

Actividades pendientes por parte de la Unidad de Servicios Penitenciarios y

Camelarlos

Actividades pendientes por parte del INPEC

Número de cupos

construidos

Valor de obra + Interventoría+ Dotación Estructural,

acompañamiento Social, otros gastos corte 30 de Junio 2011 (Fuente Fonade) Pendiente Actualizar por falta de datos del Ministerio del Interior

úcuta 22/12/2009 100%nguna nguna 1298 67.719.117.667,35

opal 28/12/2009 100%nguna ámites de licencias ante CAR.

924 55.221.551.886,50

cacias 05/06/2010 100%nguna ámites de licencias ante CAR.

930 44.714.549.149,65

edellín 30/09/2010 100% remitió a Fonade oficio para que contratista corrija el problema

e estabilidad de los cerramientos

nguna 2474

100.335.850.197,24 orencia 17/08/2011 100%nguna nguna 1469

$ 77,202.541.506,81

uadas 28/06/2012 35%eparación por parte de FONADE e todos los pisos del tablecimiento para la posterior ma del acta final de recibo.

ámite ante la CAR para ncesión de agua y

embra de árboles.

2984 $ 85.941.085.592,53



uerto Triunfo 05/07/2012 100%e encuentra pendiente par reparar ga en la red contra incendio

lebrar contratos de rvidumbres de las tierras adas para el acueducto.

1370 56.311.692.392,98 agué 13/07/2012 100%nguna nguna

2974 140.454.370.537,35 mundi 19/07/2012 100%e requirió a Fonade para que dé

olución al problema presentado en red contra incendio.

nguna

4564 $156.008.495.954,68

cota Pendiente 100%realizar último recorrido con INPECFONADE para la firma del Acta

nal

rmar el Acta Final de Obra vil

3 66 $ 93 92 982 693 6

Cartagena No se construyó 0%A. A. O $ 859.070.209,31

TOTAL

22453 877.861.307.787,86

B. Establecimientos sin acta de recibo final.

Establecimiento Fecha prevista para la entrega

Disponibilidad actual del ERON Actividades pendientes por parte de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios

Actividades pendientes por parte del INPEC

Picota Primera quincena de Agosto de 2012

100% Realizar último recorrido junto con FONADE e INPEC durante la primera quincena de Agosto y firmar el Acta de Recibo Final

Firma del acta de recibo final.

C. Situación actual de los establecimientos.

Cúcuta:

El 22 de diciembre de 2009 se firmó el Acta Final de Recibo de Obras Físicas por

parte del Ministerio del Interior y Justicia, Fonade y el INPEC (por el Director del

Establecimiento de Reclusión).

La entrega de este establecimiento incluyó la dotación estructural consistente en

equipos, planta eléctrica, calderas, lavandería, UPS, panadería, rancho, sistema

contra incendio.



En la actualidad el establecimiento tiene una disponibilidad para ser ocupado del

100%.

Yopal:

El 28 de diciembre de 2009 se firmó el Acta Final de Recibo de Obras Físicas por

parte del Ministerio del Interior y Justicia, Fonade y el INPEC (Director del


La entrega de este establecimiento incluyó la dotación estructural consistente en los

equipos, planta eléctrica, planta de tratamiento de aguas residuales y planta de

tratamiento de agua potable, calderas, lavandería, UPS, panadería, rancho, sistema

contra incendio.

En la actualidad el establecimiento tiene una disponibilidad de uso del 100%.

Pendientes: Por parte del INPEC se encuentra pendiente el trámite de licencias

ante la CAR.

Acacias:

El 5 de junio de 2010, se firmó el Acta Final de Recibo de Obras Físicas por parte

del Ministerio del Interior y Justicia, Fonade y el INPEC (Director del




tratamiento de agua potable, calderas, lavandería, ups, panadería, rancho, sistema

contra incendio.


Pendientes: Por parte del INPEC se encuentra pendiente el trámite de licencias

ante la CAR.



Florencia:

El 17 de agosto de 2011 se firmó el Acta Final de Recibo de Obras Físicas por parte

del Ministerio del Interior y Justicia, Fonade y el INPEC (Director del





contra incendio.


Medellín:

El 30 de septiembre de 2010 se firmó el Acta Final de Recibo de Obras Físicas por

parte del Ministerio del Interior y Justicia, Fonade y el INPEC (Director del



equipos, planta eléctrica, calderas, lavandería, ups, panadería, rancho, sistema

contra incendio.

Adicionalmente, a través del Convenio No. 366 de 2010 suscrito entre el Ministerio

del Interior y de Justicia y Fonade, se ejecutaron unas obras complementarias de

cerramiento, las cuales fueron recibidas a satisfacción mediante Acta del 18 de

mayo de 2012.

Actualmente, el establecimiento tiene una disponibilidad de uso del 100%.



Pendientes:

Por parte de Fonade se encuentra pendiente la solución al problema de

inestabilidad de dos cerramientos debido a un deslizamiento que se presentó en

diciembre de 2010.

El Ministerio de Justicia y del Derecho mediante comunicación OFI12-7536-SEG-

4000 del 23 de mayo de 2012 requirió a Fonade para que respondiera por esta

situación y para que tomara medidas provisionales con el fin de garantizar la

seguridad del establecimiento.

Así mismo, se encuentra pendiente la terminación de dos garitas que se están

construyendo a través del Contrato No. 143 de 2011 suscrito entre Ministerio del

Interior y Justicia, hoy Ministerio de Justicia y del Derecho y el Consorcio Garitas.

Este contrato actualmente se encuentra suspendido y será cedido a la Unidad de

Servicios Penitenciarios y Carcelarios – SPC por ser de su competencia.

Ibagué:

El 13 de julio de 2012 se firmó el Acta final de Recibo de Obras Físicas.

La entrega de este establecimiento incluye la dotación estructural consistente en los


contra incendio.


Pendientes:

Se encuentra pendiente la terminación de dos garitas que se están construyendo a

través del Contrato No. 143 de 2011 suscrito entre Ministerio del Interior y Justicia,

hoy Ministerio de Justicia y del Derecho y el Consorcio Garitas. Este contrato

actualmente se encuentra suspendido y será cedido a la Unidad de Servicios

Penitenciarios y Carcelarios – SPC por ser de su competencia.



Puerto Triunfo:

El 5 de julio de 2012 se suscribió el Acta de Recibo Final de la obra.


Pendientes:

Por parte del INPEC, se encuentra pendiente celebrar el contrato de servidumbre

con las comunidades que se vieron afectadas por el uso de tierras para la red de

agua potable del ERON.

Picota:

A la fecha no se ha firmado el Acta de recibo final de la obra por parte del INPEC;

se tiene programado su recibo para la primera quincena de agosto de 2012.



contra incendio.


Pendiente:

La ejecución de obras adicionales, consistentes principalmente en cerramientos

solicitados por el INPEC. Estas obras se realizarán a través del Convenio No. 366

de 2010 celebrado entre el Ministerio del Interior y de Justicia, hoy Ministerio de

Justicia y del Derecho y Fonade. La finalización de las obras se tiene prevista antes

del 31 de diciembre de 2012.

Así mismo, se encuentra pendiente la terminación de cuatro (4) garitas que se están

construyendo a través del Contrato No. 143 de 2011 suscrito entre Ministerio del

Interior y Justicia, hoy Ministerio de Justicia y del Derecho y el Consorcio Garitas.



Este contrato actualmente se encuentra suspendido y será cedido a la Unidad de

Servicios Penitenciarios y Carcelarios – SPC por ser de su competencia.

Jamundí:

Se firmó Acta de Recibo Final de la obra, dejando pendiente la necesidad que

FONADE realice el arreglo de la Red Contra Incendio. FONADE ya recibió el

concepto de ACODAL sobre las causas del no funcionamiento de la red contra

incendio, sin embargo, el Ministerio solicitó a FONADE mediante OFI12-7534-SEG-

4000 del 23 de mayo de 2012 realizar obras provisionales para garantizar la

seguridad del Establecimiento en un plazo máximo de un (1) mes, en el Comité No.

142 del 23 de julio, nuevamente se le convino a FONADE sobre el Plan de

Contingencia a lo cual se comprometió mediante recursos a realizar conexiones

provisionales de agua potable a la red contraincendios.

El Ministerio de Justicia y del Derecho, el 29 de mayo de 2012, remitió una

comunicación al INPEC OFI12-8023-SEG-4000 con el fin de sugerirle que como

una medida de prevención, le solicite al Cuerpo de Bomberos de Cali y de Jamundí,

la elaboración de un plan de contingencia hasta que FONADE realiza las obras

respectivas.




contra incendio.

Adicionalmente, a través del Convenio No. 366 de 2010 entre el Ministerio del

Interior y de Justicia, hoy Ministerio de Justicia y del Derecho y FONADE, se

realizaron obras complementarias de cerramiento que fueron recibidas a

satisfacción como consta en el Acta de fecha 13 de marzo de 2012.




Pendiente:

Solucionar por parte de Fonade el problema que presenta la red contra incendio.

Así mismo, la terminación de dos (2) garitas que se están construyendo a través del

Contrato No. 143 de 2011 suscrito entre el Ministerio del Interior y Justicia, hoy

Ministerio de Justicia y del Derecho y la Unión Temporal Garitas 2011. Este contrato

actualmente se encuentra suspendido y será cedido a la Unidad de Servicios

Penitenciarios y Carcelarios – SPC por ser de su competencia.

Guaduas:

Se realizó el Acta de Recibo Final de la obra. Sin embargo, en la entrega no se

recibieron los pisos por su mala calidad, motivo por el cual FONADE manifestó que

iniciará un proceso de incumplimiento contra el contratista y la Aseguradora con el

fin de que ejecuten las reparaciones y obras respectivas.




contra incendio.

Teniendo en cuenta el problema que presentan los pisos, a la fecha solamente se

han ocupado los sectores de mínima y alta seguridad del establecimiento, lo cual

significa una disponibilidad de uso del 35%.

Ante esta situación es importante definir un plan de acción que permite que a pesar

de las reparaciones se puedan disponer de los cupos construidos en el

establecimiento, lo cual debe ser coordinado entre FONADE el INPEC y la Unidad

SPC.



Pendiente:

Reparación de los pisos.

Por parte del INPEC se debe realizar el cerramiento general del predio y adelantar

el trámite ante la CAR para la concesión de agua de los pozos necesaria para la

siembra de diez mil árboles.

En relación con el tema de entrega definitiva de la infraestructura de los

establecimientos de reclusión, se adelantaron las acciones y tareas pertinentes

para el logro de la entrega de los mismos al INPEC.

Es así, como mediante actas que reposan en las carpetas contentivas del archivo

de gestión se encuentran las evidencias de la entrega de los ERON ubicados en

Guaduas,

Ibagué, Puerto Triunfo, y Jamundí, encontrándose pendiente de firma solo el acta

correspondiente al ERON Bogotá Picota, cumpliéndose de esta manera con la tarea

encomendada respecto al tema que nos ocupa.

Contrato Garitas

Contrato 143 de 2011 - Ministerio del Interior y de Justicia y Unión Temporal

Garitas

Antecedentes

Mediante Selección Abreviada de Menor Cuantía No. 06 de 2011 se realizó la

convocatoria para la selección del contratista para la construcción de Garitas en los

ERON de Picota (4), Ibagué (2), Jamundí (2) y Medellín (2), en cuyo estudio previo

se dejó claro que las garitas de vigilancia serian ubicadas en los “puntos

previamente definidos por el INPEC” (ANEXO 1).



El INPEC a través del oficio 7220-SAD del 18 de Febrero de 2011, hizo la solicitud

en trece (13) folios (Anexo 2), con indicaciones precisas sobre la ubicación de las

garitas en los establecimientos mencionados.

El Estudio Previo fue elaborado entre los meses de febrero a abril de 2011. El

proceso de selección se abrió el 19 de abril de 2011 y adjudicó el 10 de junio del

mismo año.

El contrato es suscrito el 15 de junio de 2011 y la aprobación de la garantía única

tuvo lugar el 12 de julio de 2011.

VALOR DEL CONTRATO: $ 1.612.160.444 incluido IVA y AIU

FORMA DE PAGO:

Anticipo 50% previo cumplimiento de los requisitos de ejecución y de suscripción

del acta de inicio y apertura de cuenta conjunta entre interventor y contratista, y

pagos sucesivos así:

Un primer pago del 40% con el 60% de ejecución del contrato

Un segundo pago del 40% con el 90% de ejecución del contrato

Un tercer pago del 10% a la entrega a satisfacción de las obras

Un cuarto y último pago a la liquidación del contrato

PLAZO DEL CONTRATO: Cuatro (4) meses y quince (15) días

OBJETO: Tramite de las licencias de construcción de los ERON de Medellín-

Antioquia, Ibagué-Tolima y Jamundí-Valle del Cauca y la Construcción de Garitas

como Mejora a la Seguridad Física de los ERON de Bogotá –La Picota , Medellín –

Antioquia, Ibagué-Tolima y Jamundí-Valle del Cauca.



SUPERVISOR DEL CONTRATO: Ing. Wilson Ramírez

EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Sin ser una obligación expresa del contrato se elaboran actas de inicio diferentes en

cada uno de los frentes de trabajo, teniendo en cuenta que para Bogotá ya se tiene

la licencia de construcción, para las otras ciudades debe tramitarse la licencia

respectiva.

FIRMA DEL ACTA DE INICIO

El 8 de julio de 2011 Picota – Bogotá Anexo (3). El día 13 de julio de 2011

mediante Acta No. 2 y plano de localización (Anexo 4A y 4B) levantado ese día con

firma de quienes participaron se realizó el recorrido para determinar el sitio exacto

indicado por el INPEC de la implantación de las cuatro garitas que se construirán en

dicho establecimiento, los planos fueron firmados por el capitán HEBERT ARAGÓN

comandante de vigilancia del INPEC-PICOTA. De acuerdo a esta Acta de Inicio el

plazo para la terminación inicial del contrato era el 23 de noviembre de 2011, este

plazo es el del contrato, mi opinión como supervisor difiere del punto de visto del

Ministerio del Interior el cual diferenció plazos distintos para cada uno de los frentes.

El 14 de julio de 2011 se solicitó a Financiera el pago del anticipo por valor de

$806.080.222 al contratista UT GARITAS 2011.

El 21 de julio de 2011, mediante Acta No. 3 en Medellín (Anexo 5A y 5B) se definió

el sitio de exacto de las garitas, en la reunión estuvo presente entre otros, el

Director del Establecimiento Coronel William Grisales y el Arq. Amaury Godin quien

firmó el plano de 1.0x 0.70m. En esta acta se deja constancia de la necesidad de

reajustar los estudios de suelos por la topografía del terreno.



25 de julio de 2011, mediante Acta No. 4 en Ibagué (Anexo 6A y 6B) se definió el

sitio de exacto de las garitas, en la reunión estuvo presente entre otros, el

Comandante de Vigilancia COIBA Teniente Mauricio Erazo y el Ing. Fernando Rojas

de Infraestructura COIBA quienes firmaron el plano de localización de las Garitas a

construir. En esta acta se deja constancia de la necesidad de reajustar los estudios

de suelos.

El 28 de julio de 2011, mediante Acta No. 5 en Jamundí (Anexo 7A y 7B) se definió

el sitio de exacto de las garitas, en la reunión estuvo presente entre otros, el

Comandante de Vigilancia y la Ing. Marisol Reyes de Mantenimiento. El plano de

localización de las Garitas a construir lo firmó el comandante de Vigilancia. En esta

acta se deja constancia de la necesidad de reajustar los estudios de suelos.

Estudio De Suelos

Los estudios de suelos que se asumieron para las nuevas garitas fueron los que se

realizaron para la construcción del establecimiento; sin embargo el contratista

manifestó que se requieren estudios precisos puesto que la carga que ahora tiene

es una carga puntual y no distribuida como sucede en los otros edificios del ERON.

El desarrollo de nuevos estudios no estaba contemplado en el proyecto original,

debido a esto se incurre en gastos adicionales, además el consultor de los nuevos

estudios de suelos solo puede hacer un estudio por frente de trabajo; es decir, no

los pudo hacer simultáneamente puesto que solo dispone de una comisión y este

consultor es el único que entregará los resultados en 8 días. Esto hizo que el

cronograma empezara a presentar atrasos. El primer estudio de suelos (Picota) se

inició el 9 de agosto.

Suspensión Obra Picota Por Parte Del Inpec

El 20 de agosto el Mayor Gerardo Rosas Subdirector del ERON Picota del INPEC

firmó Acta de recorrido en el sitio de la obra y dio la directriz de suspender las



actividades debido a un cambio en la ubicación de las mismas ; dicha acta fue

remitida el 23 de agosto al Ministerio, después de llevar más de treinta (30) días de

trabajos preliminares, tomas de muestras, ensayos de laboratorios, estudios de

suelos, ajustes estructurales y excavaciones para cimentación se hizo un recorrido

diferente al realizado el 13 de julio y al cual no fue convocado el Ministerio y fue

firmada esta Acta. El 22 de Agosto en Acta No. 8 de comité de obra (Anexo 8) la

Ing. Isabel Yáñez informa que el Subdirector del ERON indicó que las garitas 1,2 y

3 deben reubicarse, debido a esto el Ministerio ordena suspender las actividades en

Picota hasta que mediante escrito se definan nuevamente

Los sitios y recalca que esta determinación del INPEC implica tiempos y costos que

el mismo INPEC debe asumir.

El 30 de agosto mediante Acta No. 10 (Anexo 9) se entregan los estudios de suelos

de Ibagué, Jamundí y Medellín.

El 31 de Agosto mediante Acta No. 11 (Anexo 10) en Comité de obra con presencia

de funcionarios y Comandantes del INPEC, el Capitán Libardo Acosta presenta

nueva localización de las Garitas en Jamundí por lo que el Ing. Luis Fernando

Castaño manifiesta que todos los costos que estos cambios generen en el balance

del proyecto se remitirán al INPEC para que se responsabilice por estos recursos.

El contratista manifiesta por segunda vez (la primera vez lo solicitó el 9 de agosto

en el Acta No. 6) que debido a los cambios en la localización de las garitas solicita

ampliación del plazo del contrato, el Ministerio manifiesta que la vigencia del

contrato no puede ir más allá de la vigencia 2011.

En el Acta No. 12 del 6 de septiembre (Anexo 11) se menciona que de acuerdo a

los resultados de los estudios de suelos, la cimentación de cada garita resultó ser



diferente; por lo tanto, la interventoría solicita que en el ítem “Ajuste de la

Cimentación” se debe realizar independiente por garita.

En el Acta No. 13 del 13 de septiembre (Anexo 12) se manifiesta que existen

problemas de localización de las redes eléctricas e hidrosanitarias en la Picota y en

Jamundí, lo que incurrirá en mayores costos.

En el Acta No. 14 del 15 de septiembre ( Anexo 13) se tratan temas eléctricos y de

localización de las garitas de Medellín y se menciona que debido a la topografía y a

los niveles funcionales de las garitas, se debe presentar un rediseño de la fundación

y un ajuste en altura de las garitas, también se espera contar con la aprobación del

constructor del ERON de Medellín (VHAC) de que existe la suficiente carga en el

edificio de Mínima en donde se realizará la respectiva conexión eléctrica de las

garitas y que esta se encuentra interconectada con la transferencia de la Planta

Eléctrica, cumpliendo con las normas RETIE y el sistema de apantallamiento

(Pararrayos).

En el Acta No. 15 del 16 de septiembre (Anexo 14) se recibe la visita del Director

del Establecimiento de Jamundí, se le comenta sobre el contrato para la

construcción de las dos garitas en ese ERON y por otra parte el contratista

establecerá contacto con el Ing. Electricista del constructor del ERON para que este

certifique la disponibilidad de cargas para las respectivas instalaciones eléctricas

entre las garitas 1 y 2 que deben quedar unidas a la transferencia de las Plantas

Eléctricas.

En el Acta No. 17 del 20 de septiembre (Anexo 15) el Ministerio del Interior y de

Justicia manifiesta que para la definición de las conexiones eléctricas y de voz y

datos no ha sido posible concretar la certificación de los constructores y se

determinará que las conexiones de los servicios públicos estarán sujetas a la



certificación de los puntos y que por lo tanto las conexiones se dejarán con un

empalme a pie de garita; debido a lo anterior el contratista manifiesta que la

programación se verá afectada por la demora en la definición de estas conexiones.

En el Acta No. 18 con fecha probable del 27 de septiembre (Anexo 16) se menciona

que todos los planos arquitectónicos, eléctricos, los de voz y datos, estructurales,

hidrosanitarias y demás necesarios para la ejecución de la obra los tiene el

contratista y que la fecha de las Actas de Inicio dependen de la fecha de aprobación

por parte de las curadurías y que la obra tendrá una duración contractual de tres (3)

meses ; sin embargo, el contrato inició el 8 de julio (según fecha del Acta de Inicio,

que difiere de la aprobación de la póliza) y con un plazo de cuatro meses y quince

días (135 días), la fecha de finalización del 23 de noviembre está a máximo 57 días

y no a 90 días como se indicó al contratista en esta acta.

El 29 de septiembre se firma el Acta de Inicio de las Garitas de Ibagué (Anexo 17)

y se indica que la finalización de esta obra debe ser el 29 de diciembre de 2011.

El 4 de octubre se firma el Acta de Inicio de las Garitas de Jamundí (Anexo 18) y se

indica que la finalización de esta obra debe ser el 4 de enero de 2012.

El 6 de octubre se firma el Acta de Inicio de las Garitas de Medellín (Anexo 19) y se

indica que la finalización de esta obra debe ser el 6 de enero de 2012.

El 11 de octubre se presenta al nuevo supervisor del contrato al Ing. Darwin

Esneider Torres Ríos lo que queda registrado en el Acta No. 19.

El 24 de octubre en el Acta de Comité No. 20 (Anexo 20), el Ministerio a través del

coordinador del Proyecto de Cárceles aprueba la realización de los estudios



necesarios por parte del contratista para la determinación de los puntos para las

conexiones eléctricas e hidrosanitarias de las garitas en construcción.

El 18 de octubre FONADE remite informe sobre la trayectoria para obtener el

servicio de red eléctrica en garitas Medellín. (Anexo 21)

El 8 de noviembre mediante Acta No. 21 (Anexo 22), el Ing. Luis Fernando Castaño

representante del Ministerio aprueba los trabajos para determinar los puntos de

conexión eléctrica en los ERON por valor de $16.000.000

El 9 de noviembre tanto el contratista como el interventor solicitan prórroga al

contrato de obra 143 de 2011 desde el 27 de noviembre de 2011 hasta el 29 de

enero de 2012.

El 9 de noviembre el Interventor solicita prórroga de su contrato 162 de 2011 desde

el 23 de noviembre de 2011 hasta el 20 de febrero de 2012 y se estudie la

posibilidad de adicionar este contrato por $ 78.985.173.33.

El 23 de noviembre de 2011 el Ing. Darwin E. Torres envía a Gestión Contractual

copia del oficio de fecha Agosto 26 de 2011 (Anexo 23), de la entonces Directora de

Infraestructura del Ministerio del Interior Arq. María Fernanda Álvarez C. al Director

del INPEC Brigadier General Gustavo Adolfo Ricaurte Tapia con el fin de advertir

que el INPEC había ordenado la suspensión de obras en el ERON de Picota

“debido a un cambio en la ubicación de las mismas” y con el fin de que le explicara

“de qué forma los mayores costos generados por el cambio de ubicación de las

garitas, lo va a asumir el Instituto Penitenciario y Carcelario INPEC” y

adicionalmente que le informara si había otros cambios en otros ERON.



El 22 de enero de 2012 se designa como nuevo supervisor del contrato al Ing. Juan

Carlos Polanco Zambrano.

El 29 de enero de 2012 se suspende el contrato y en sucesivas suspensiones se

llega hasta el 15 de junio, debido a que no existen recursos en el Ministerio de

Justicia ni fueron transferidos por el Ministerio del Interior para el pago del adicional

de la interventoría y de las mayores cantidades e ítems adicionales de la obra.

El Ministerio de Justicia y del Derecho ha buscado recursos adicionales con el

Ministerio del Interior quien es el que aún maneja los recursos del proyecto, pero a

la fecha no se ha obtenido ninguna respuesta positiva por parte de esa Cartera

Ministerial.

En desarrollo del contrato que nos ocupa se han realizado los siguientes pagos:

VALOR CONCEPTO VALOR OTROS CONCEPTOS

$ 1.612.160.444,00 Valor del contrato

$ 806.080.222,00 Anticipo (Jul./11)

$ 644.864.177,60 Primer pago (19 dic./11) $ 322.432.088,80 Amortización anticipo

$ 967.296.266,40 Saldo 2°,3° Y 4° pago $ 483.648.133,20 Saldo amortización anticipo

$ 483.648.133,20 Saldo pendiente de pago real para contratista descontando el anticipo

El pago tramitado el 19 de diciembre de 2011 se realizó con un avance general de

60.15% (Anexo 22).

Justificación Adición Garitas

El contrato inicial contemplaba la ejecución completa de las garitas en lo referente a

concretos, estructura metálica, redes eléctricas hasta 20 m de distancia, redes

hidráulicas hasta 20 m de distancia.



Contractualmente se tenía contemplado la expedición de licencias con la

información que debía entregar el ministerio en lo referente a estudios de suelos,

estudios estructurales y análisis geotécnicos. Dado que el ministerio hizo entrega a

la Unión temporal Garitas 2011 de un estudio tipo para todas las ciudades, donde

las condiciones de suelos son diferentes, se hizo necesario realizar por cada ciudad

los estudios de suelos, análisis geotécnicos, ajustes estructurales, ITEMS QUE NO

ESTABAN PACTADOS INICIALMENTE EN EL CONTRATO, AFECTANDO EL

PRESUPUESTO INICIAL DEL CONTRATO.

Luego de tener los estudios ejecutados por parte de la Unión Temporal Garitas

2011, y tener definidos la ubicación de cada una de las garitas, se hizo el cambio de

la ubicación de todas las garitas en todas las ciudades, ESTAS MAYORES

CANTIDADES DE OBRA NO ESTABAN CONTEMPLADAS INICIALMENTE,

AFECTANDO EL PRESUPUESTO INICIAL DEL CONTRATO.

En los comités internos de obra, se definió la necesidad de dejar funcionando todas

las garitas, pero como en el presupuesto inicial solo se tenían contemplados 20 m

de las redes eléctricas y no existía información técnica que soportara los puntos de

conexión 0, se hizo necesario REALIZAR LOS DISEÑOS ELECTRICOS DE LOS

PUNTOS DE CONEXIÓN 0 ITEMS QUE NO ESTABAN PACTADOS

INICIALMENTE EN EL CONTRATO, AFECTANDO EL PRESUPUESTO INICIAL

DEL CONTRATO.

En los comités internos de obra, se definió la necesidad de dejar funcionando todas

las garitas, pero como en el presupuesto inicial solo se tenían contemplados 20 m

de las redes hidráulicas, se hizo necesario EJECUTAR LAS REDES

HIDRAULICAS ITEMS QUE NO ESTABAN PACTADOS INICIALMENTE EN EL

CONTRATO, AFECTANDO EL PRESUPUESTO INICIAL DEL CONTRATO.



Dados los argumentos anteriores se hace necesario adicionar el contrato, con el fin

de poder ejecutar las actividades contractuales, y poder dejar las garitas, así:

Carpintería metálica

Estructura en concreto

Redes hidráulicas completas hasta sitios de descarga

Redes eléctricas hasta 20 m sin conexión a punto 0

Suministro de reflectores, sin conexión a punto 0

Contrato de Interventoría

Contrato 162 de 2011 De Interventoría Jaime Uribe Jiménez

INFORME EJECUTIVO CONTRATO No. 162 de 2011:

CONTRATO No. 162 de 2011

Objeto: La Interventoría técnica,

administrativa, financiera, legal, para la

construcción de diez garitas ubicadas en

los Eron de Bogotá‐La Picota‐Medellín,

Antioquia, Ibagué‐Tolima y Jamundí‐Valle

del Cauca.

Plazo de Ejecución: Cuatro (4) meses y quince (15)

días, para el Establecimiento de Reclusión del Orden

Nacional de Bogotá, La Picota, contados a partir de

la suscripción del Acta de inicio del Contrato de Obra

y de Tres (3) meses, para los Establecimientos de

Reclusión del Orden Nacional de Medellín‐Antioquia,

Ibagué‐Tolima y Jamundí‐Valle del Cauca.

Valor: Ciento cincuenta y seis Millones

Ochocientos Ocho Mil Pesos

($156.808.000.00) con cargo al CDP No.

5411 del 1 de abril de 2011, Unidad

Ejecutora 37‐01‐01‐001, Rubro

Presupuestal A‐3‐2‐1‐21 (gastos de

Funcionamiento) Fondo Nacional de

Seguridad y Convivencia Ciudadana‐

Fonsecón, por valor de $170.000.000.00

Contratista: JAIME URIBE JIMENEZ



ERON FECHA ACTA DE INICIO FECHA TERMINACION CONTRACTUAL

IBAGUE 29 Sept. 2011

29 Dic. 2011

MEDELLIN 6 Oct. 2011 6 Enero 2012

JAMUNDI 4 oct. 2011 4 Enero 2012

BOGOTA 8 de Julio 2011 23 Noviembre 2011

• El Contrato de Interventoría se suscribe por las partes el día 24 de junio de 2011.

• La Póliza otorgada por la firma contratista es aprobada por la Oficina Jurídica del

Ministerio del Interior y de Justicia, el día 8 de julio de 2011.

• El arquitecto Jaime Uribe Jiménez, mediante comunicación del 9 de noviembre de

2011, solicita la prórroga del Contrato de Interventoría No. 162 de 2011, por un

término equivalente al 50% del plazo de ejecución inicialmente establecido para

cada ERON.

• El día 23 de noviembre de 2012, el arquitecto JAIME URIBE JIMENEZ, solicita la

suspensión del Contrato de Interventoría No. 162 de 2011, por el término de veinte

(20) días.



• El Supervisor del Contrato mediante comunicación del 23 de noviembre de 2011,

coadyuva la solicitud de suspensión incoada por la firma Interventora, por un

término de veinte (20) días.

• El día 23 de noviembre de 2011, las partes suscriben la primera suspensión al

Contrato de Interventoría No. 162 de 2011, por medio de la cual se suspende el

plazo de ejecución, a partir del 23 de noviembre de 2011 y hasta el 12 de diciembre

de 2011.

• El día 12 de diciembre de 2011, las partes suscriben la prórroga al Contrato de

Interventoría No. 162 de 2011, ampliándose el plazo de ejecución del Contrato

hasta el 30 de enero de 2012.

• El Supervisor del Contrato, mediante comunicación del 26 de enero de 2012,

solicita la suspensión del plazo de ejecución del Contrato de Interventoría No. 162

de 2011

• El 27 de enero de 2012, las partes suscriben la segunda suspensión al Contrato

de Interventoría No. 162 de 2011, por medio de la cual se suspende el plazo de

ejecución del contrato, a partir del 27 de enero de 2012 y hasta el 29 de febrero de

2012.

• El Supervisor del Contrato, mediante comunicación del 24 de febrero de 2012,

solicita la ampliación de la suspensión del plazo de ejecución del Contrato de

Interventoría No. 162 de 2011.

• El 27 de febrero de 2012, las partes suscriben la ampliación de la suspensión al

Contrato de Interventoría No. 162 de 2011, por medio de la cual se amplía la

suspensión del plazo de ejecución del Contrato hasta el 16 de abril de 2012.



• El 12 de abril de 2012, el Supervisor del Contrato solicita la segunda ampliación de

la suspensión del plazo de ejecución del Contrato de Interventoría No. 162 de 2011.

• El 13 de abril de 2012, las partes suscriben la segunda ampliación de la

suspensión al Contrato de Interventoría No. 162 de 2011, por medio de la cual se

amplía la suspensión del plazo de ejecución del Contrato hasta el 14 de mayo de

2012.

• El Supervisor del Contrato, mediante comunicación del 10 de mayo de 2012,

solicita la tercera ampliación de la suspensión del plazo de ejecución del Contrato

de Interventoría No. 162 de 2011.

• El 11 de mayo de 2012, las partes suscriben la tercera ampliación de la

suspensión al Contrato de Interventoría No. 162 de 2011, por medio de la cual se

amplía la suspensión del plazo de ejecución del Contrato hasta el 15 de junio de

2012.

• El 14 de junio de 2012, las partes suscriben la cuarta ampliación de la suspensión

al Contrato de Interventoría No. 162 de 2011, por medio del cual se amplía la

suspensión del plazo de ejecución del Contrato hasta el 15 de agosto de 2012.

• El balance de ejecución de recursos a la fecha del Contrato de Interventoría No.

162 de 2011 es el siguiente:

En desarrollo del contrato que nos ocupa se han realizado los siguientes pagos:

INTERVENTOR (JAIME URIBE JIMENEZ) PAGOS

Anticipo $47.042.640.00



Recibo acta parcial 1 (30%) $47.042.640.00

Amortización anticipo $14.112.792.00

pagado acta parcial 1 $32.929.848.00

valor anticipo por amortizar $32.929.848.00

valor contrato por pagar $76.836.312.00

• Para la terminación del objeto del Contrato de Interventoría No. 162 de 2012, se

requiere de una adición en recursos por la suma de $78.404.400.00, de

conformidad con la propuesta presentada por Jaime Uribe Jiménez de fecha 12 de

junio de 2012. Que para la consecución de los recursos adicionales para la

terminación del objeto del Contrato de Interventoría No. 162 de 2011, el Ministerio

de Justicia y del Derecho esta adelantado el trámite correspondiente ante el

Ministerio del Interior-Fonsecón para la asignación y transferencia de dichos

recursos pertenecientes al Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana-

Fonsecón, que se define como una cuenta especial sin personería jurídica

administrada por el Ministerio del Interior para el desarrollo y adelantamiento del

objeto contractual en comento, que inicialmente estaba inmerso dentro de los

proyectos a desarrollar por el Ministerio del Interior y que actualmente son del

resorte del Ministerio de Justicia y del Derecho, de conformidad con lo previsto por

el Decreto No. 2897 de 2011.

Convenio 366/2010

El Ministerio del Interior y de Justicia suscribió con FONADE el día el 31 de

diciembre 2010 el convenio N°. 366 del mismo año, y cuyo objeto es “La Gerencia

integral del proyecto de obras adicionales y dotación de menaje para talleres,

suministro de vehículos-bus, seguridad electrónica en los establecimientos de

reclusión del orden nacional y contratación de interventorías para los proyectos de

fonsecon a nivel nacional”, contando con los siguientes componentes:



Componente Infraestructura Carcelaria

Obras Complementarias

Cerramientos ERON Jamundí: Las obras fueron ejecutadas al 100% y se suscribió

el Acta de Recibo Final el 13 de marzo de 2012.

Cerramientos ERON Medellín: Las obras fueron ejecutadas al 100% y se suscribió

el Acta de Recibo Final el 30 de marzo de 2012.

Cerramientos ERON Picota: FONADE realizó a finales de julio la selección del

contratista de obra y de la interventoría para los Cerramientos de la Picota los

cuales tienen fecha de terminación el 31 de diciembre de 2012.

Componente, Interventorías para los Proyectos de Construcción de Casas

de Justicia y Centros de Convivencia (FONSECON)

El Ministerio recibió la supervisión de tres (3) proyectos del componente

FONSECON, es así, como FONADE acreditó en desarrollo de los contratos de

interventoría objeto del convenio, los siguientes avances, frente al tema que nos

ocupa:

Sincé- Sucre: 100%

Uribia- La Guajira: 100%

Paz de Ariporo- Casanare: 90,02%

Una vez recibidos y revisados los documentos enviados por FONADE, se puede

determinar que el contratista cumplió con los avances antes mencionados, dentro

de los plazos de los convenios suscritos con los distintos Municipios:

Acta de entrega y recibo final, Construcción del Centro de Convivencia

Ciudadana del municipio de Sincé, con un avance del 100%, de fecha 30 de

diciembre de 2011



Acta de entrega de y recibo final, Construcción de la Casa de Justicia en el

municipio de Uribía, con un avance del 100%, de fecha 30 de diciembre de

2011.

Acta de avance de obra 90,02%, Construcción de la Casa de Justicia en el

municipio de Paz de Ariporo, de fecha 27 de diciembre de 2011.

De otra parte se certifica que se recibieron los informes finales de los 3

proyectos, quedando pendiente el Acta de avance del 100% de Paz de

Ariporo.

Componente de Menaje

De la ejecución del convenio se derivaron algunos contratos, entre ellos, los

correspondientes al tema de dotación de herramientas, talleres y vehículos para los

diferentes centros de reclusión, así:

Contrato No. 21108800 Fonade – Unión Temporal Eron 2011

Objeto: Adquisición de herramientas, equipos, insumos para los talleres de

ebanistería y talla en madera de tres (3) establecimientos penitenciarios ubicados

en las ciudades de Jamundí, Ibagué y guaduas.

Valor del contrato: $460.796.741

Se realizaron las entregas en los establecimientos carcelarios verificando cada

una de las especificaciones técnicas, prueba e inducción de los elementos objeto

del contrato.

Las actas de entrega fueron firmadas por el almacenista, director de cada

establecimiento, el representante del contratista y el supervisor del contrato.



Las entregas se cumplieron dentro del plazo estipulado en el contrato.

Los elementos entregados fueron:

DESCRIPCION TOTAL JAMUNDI IBAGUE GUADUAS

SIERRA CIRCULAR 11 6 0 5

PLANEADORA 3HP 7 4 0 3

PLANEADORA 4HP 6 4 0 2

SIERRA RADIAL 10 5 2 3

CEPILLO 8 5 0 3

TORNO MADERA 8 4 1 3

SINFÍN 24 8 8 8

TROMPO 3 2 0 1

AFILADOR DE CUCHILLAS 7 4 0 3

LIJADORA DE BANDA 7 5 0 2

BANCO DE TRABAJO 90 35 25 30

COMPRESOR 7 4 1 2

ESTANTE METALICO 20 10 0 10

JUEGOS DE GUBIAS PARA TALLA DE 6 PIEZAS acero cromo vanadio ESTUCHE MADERA

24 6 11 7

JUEGO DE FORMONES PROFESIONALES POR 7 UNIDADES 20 6 10 4

JUEGO DE FORMONES PARA TALLA DE 3 PIEZAS 19 5 10 4

JUEGO DE GUBIAS PARA TORNO DE 8 PIEZAS HSS ACERO RAPIDO, MANGO EN MADERA

9 6 0 3

CALADORA MANUAL 12 5 3 4

EXTRACTOR DE POLVO 1 CANECA 1 FILTOR CON MOTOR DE 2HP A 3500

9 3 4 2

JUEGO DE MARTILLOS PARA CARPINTERO 10 4 4 2

JUEGO DE PRENSA ALACRAN POR 7 7 3 3 1

JUEGO SERRUCHO PROFESIONAL DIENTE AGRESIVO POR 3 8 3 3 2

JUEGO SERRUCHO DE COSTILLA POR 2 7 3 3 1

JUEGO DE PRENSA EN C 7 3 3 1

JUEGO DE PRENSA EN F 7 3 3 1



LIJADORA ORBITAL 10 4 4 2

LIJADORA ROTO ORBITAL 8 3 4 1

JUEGO DE CEPILLOS PARA CARPINTERO 11 5 2 4

JUEGO DE DESTORNILLADORES 11 5 2 4

JUEGO DE LLAVES BRISTOL MILIMETRICAS 10 4 2 4

JUEGO DE LLAVES BRISTOL EN PULGADAS 9 4 2 3

JUEGO DE LLAVES FIJAS EN MILIMETROS 9 4 2 3

JUEGO DE LLAVES FIJAS EN PULGADAS 9 4 2 3

RUTEADORAS ELECTRICAS 110 V CON JUEGO DE FRESAS 10 5 2 3

ROLLO DE 200 METROS DE CABLE ENCAUCHETADO 2*12 8 3 2 3

TALADROS MANUALES DE MEDIA 14 4 5 5

Estado actual del contrato: En liquidación por parte de FONADE

Contrato No. 2110795 Fonade – Ferretería Industrial S.A.

Objeto: Adquisición de herramientas, equipos e insumos de transformación

industrial para el área de mecánica y mantenimiento de los establecimientos de

reclusión del orden nacional ERON, ubicados en las ciudades de Bogotá, Medellín,

Ibagué, Jamundí y Guaduas.


Se realizaron las entregas en los establecimientos carcelarios verificando cada una

de las especificaciones técnicas, prueba e inducción de los elementos objeto del

contrato.

Las actas fueron firmadas por el almacenista, director de cada establecimiento, el

representante del contratista y el supervisor del contrato.





DESCRIPCION TOTAL JAMUNDI IBAGUE GUADUAS BOGOTA MEDELLIN

CIZALLA PARA VARILLA 3 0 1 0 1 1

COMPRESOR 4 0 2 0 1 1

SOLDADOR SMAW (CD/CA) 4 0 1 0 1 2

TRONZADORA 3 0 1 0 1 1

CAJA DE HERRAMIENTAS GRANDE 3 0 1 0 1 1

TALADRO MANUAL DE ½ " 5 0 1 0 2 2

TALADRO MANUAL DE ½ PERCUTOR REVERSIBLE "

20 9 1 6 1 3

JUEGO DE ALICATES 9 0 1 0 4 4

JUEGO DE DESTORNILLADORES 5 0 1 0 2 2

JUEGO DE LLAVES MIXTAS EN MILIMETROS 5 0 1 0 2 2

JUEGO DE LLAVES MIXTAS EN PULGADAS 3 0 1 0 1 1

JUEGO DE LLAVES DE EXPANSION POR 4 5 0 1 0 2 2

JUEGO DE LLAVE PARA TUBO Y CADENA TIPO PESADO

5 0 1 0 2 2

JUEGO DE PRENSA EN C 3 0 1 0 1 1

JUEGO DE PRENSA EN F 3 0 1 0 1 1

REMACHADORA POP CABEZA ESCUALIZABLE

6 0 1 0 2 3

JUEGO DE LLAVES BRISTOL MILIMETRICAS 16 4 4 4 2 2

JUEGO DE LLAVES BRISTOL EN PULGADAS 16 4 4 4 2 2

MARCOS PARA SEGUETA 8 0 0 0 4 4

FLEXOMETROS DE 5 M 7 0 0 0 3 4

PRENSA DE BANCO 200 mm 4 0 0 0 2 2

KIT DE HERRAMIENTAS PARA TRABAJO SOLDADURA

3 0 0 1 1 1

KIT DE ACCESORIO PARA SOLDAR 2 0 0 0 1 1

ROLLO DE 200 METROS DE CABLE ENCAUCHETADO 3*10

2 0 0 0 1 1

ROLLO DE 200 METROS DE CABLE ENCAUCHETADO 2*12

2 0 0 0 1 1

TORNO 8 2 2 3 0 1




ESMER I L 11 3 4 2 1 1

PULIDORA TIPO PESADO DE 7" 20 6 5 4 1 4

PULIDORA TIPO LIVIANO DE 4,5" 13 4 5 2 1 1

TAL AD R O D E Á RB O L 8 2 2 3 0 1

GA TO TIP O ZO R RA 7 2 2 2 0 1

G ATO HI D RÁ UL I CO 7 2 2 2 0 1

CAR G AD O R D E B ATER IA S 7 2 2 2 0 1

D I FE REN CI AL DE CA DE NA 7 2 2 2 0 1

EQ U IP O D E P IN TU RA 7 2 2 2 0 1

EQU I PO D E S OL D A DU R A DE O XI ACETI L EN O

8 2 2 2 1 1

MA NG O E N “L ” 7 2 2 2 0 1

L L AVE CO N C AD EN A 8 2 2 2 1 1

MA SETA 2 LIBRAS 8 2 2 2 1 1

MA SETA 3 LIBRAS 10 2 2 2 2 2

MA RTI L L O CO N C AB EZA 8 2 2 2 1 1

M AR TIL L O D E B O L A 2LB 8 2 2 2 1 1

BA RR ETA H EXA GO N A L 14 4 4 4 0 2

P IN ZA PA RA A NI L L OS D E R ETEN CI Ó N, EX TER IOR

7 2 2 2 0 1

PI NZ A P AR A AN IL L O D E RETEN C IÓ N , IN TER IO R

7 2 2 2 0 1

H O MB RE SO L O CURVO 16 4 4 4 2 2

P UN ZÓ N S ACA PI N ES 7 2 2 2 0 1

A CEI TERA 10 2 2 2 3 1

TO R CÓ MET RO 7 2 2 2 0 1

CEN TR O P UN TO 7 2 2 2 0 1

EXTR AC TO RES ESPARRAGOS 7 2 2 2 0 1

CIN CE LES 24 6 6 6 3 3

JUEG O D E MA CH O S, TER RA JA S Y PO R TA HER R AM IEN TA

7 2 2 2 0 1




B O TAD O RE S 7 2 2 2 0 1

LL A VES BO CA F I JA EM MILIMETROS 20 5 5 5 2 3

LL A VES BO CA F I JA EN PULGADAS 20 5 5 5 2 3

LLAVES M IX TAS EN PULGADAS 20 5 5 5 2 3

LLAVES M IX TAS EN MILIMETROS 19 5 5 5 1 3

JUEGO DE LLAVES BRISTOL MILIMETRICAS 20 5 5 5 2 3

JUEGO DE LLAVES BRISTOL EN PULGADAS 20 5 5 5 2 3

JUEGO DE COPAS DE 12 PUNTAS CUADRANTE DE ½ X 22 PIEZAS EN PULGADA

8 2 2 2 1 1

JUEGO DE COPAS DE 12 PUNTAS CUADRANTES DE ½Î X 18 PIEZAS EN

MILÍMETROS,

8 2 2 2 1 1

EXTENSO R DE 2.5 16 4 4 4 2 2

EXTENSO R DE 5 16 4 4 4 2 2

EXTENSO R DE 10 16 4 4 4 2 2

J U NTA U N IVERS AL 14 4 4 4 0 2

MA N GO ARTICUL A DO 7 2 2 2 0 1

MA NG O B ER BIQ U I 7 2 2 2 0 1

MAN G O D ESL I ZAN TE T 7 2 2 2 0 1

CA JA PARA HERRAMIENTAS 16 4 4 4 2 2

EXTRACTOR DE RODAMIENTO S 8 2 2 2 1 1

EXTR A CTO R D E TI RA N TES V IG A 8 2 2 2 1 1

EXTRA CTO R D E RO D AM IEN TO S IN TER N OS

9 2 2 3 1 1

D ESTO R N IL L AD O R TESTER 24 6 6 6 3 3

MU L TIM ETR O 8 2 2 2 1 1

PINZA VOLTIAMPERIMETRICA 8 2 2 2 1 1

PONCHADORA RTRES SERVICIOS 8 2 2 2 1 1

PONCHADORA PARA TELEFONIA Y SISTEMA CABLEADO

8 1 2 2 2 1

PONCHADORA PARA CABLE COAXIAL 7 1 2 2 1 1

CARRO PARA CARGA 18 4 6 4 2 2




ROTOMARTILLO 10 2 4 2 1 1

PALUSTRE MANGO DE MADERA DE 7" 23 4 6 6 3 4

ALMADANA DE 10 Lb 8 2 2 2 1 1

CARRETILLA CAPCIDAD DE 6 PIES CÚBICOS MATERIAL PLÁSTICO DE ALTA RESISTENCIA

RIN METALICO LLANTA NEUMATICA

17 4 4 4 2 3

ESCALERA TIPO TIJERA USO PROFESIONAL 13 PELDAÑOS 3.9 M DE ALTURA

16 4 4 4 2 2

ESCALERA DE EXTENSIÓN USO PROFESIONAL ALTURA MINIMA 6 METROS

PESO MINIMO 16 KG

17 4 5 4 2 2

BALDE DE CONTRUCCION EN PLASTICO 15 3 4 3 2 3

NIVEL DE ALUMINIO DE 24 " 15 3 4 4 2 2

MANGUERA PARA NIVELES CALIBRE 50 DE ¼ 16 4 4 4 2 2

CIZALLA TIJERA DE 36 PULGADAS 10 2 4 2 1 1


Contrato No. 2110775 Fonade – FF soluciones S.A.

Objeto: adquisición de herramientas, equipos, insumos para los talleres de

ornamentación de tres (3) establecimientos penitenciarios ubicados en las ciudades

de Jamundí, Ibagué y Guaduas.


Se realizaron las entregas en los establecimientos carcelarios verificando cada una

de las especificaciones técnicas, prueba e inducción de los elementos objeto del

contrato. Las actas fueron firmadas por el almacenista, director de cada

establecimiento, el representante del contratista y el supervisor del contrato.






TALADRO DE ARBOL 7 2 2 3

JUEGO DE BROCAS PARA METAL 13 5 2 6

CIZALLA PARA VARILLA 5 1 1 3

COMPRESOR CON MANGUERA 11 4 4 3

DOBLADORA 2 1 0 1

EQUIPO MIG 2 1 0 1

EQUIPO AUTOGENA 5 1 3 1

EXTRACTOR DE AIRE 21 5 10 6

ESMERIL DE BANCO 10 3 4 3

ESTANTE METALICO 16 0 8 8

GUILLOTINA PARA LAMINA 2 1 0 1

ROLADORADE LAMINA 1 0 0 1

DOBLADORA DE TUBO 1 0 0 1

SOLDADOR SMAW (CD/CA) 15 4 6 5

TRONZADORA 9 3 3 3

MESA DE CORTE O DE TRABAJO 7 3 2 2

CAJA DE HERRAMIENTAS GRANDE 5 1 2 2

PULIDORAS TIPO PESADO DE 7" 13 3 5 5

PULIDORA TIPO LIVIANO DE 4" 13 3 5 5

TALADRO MANUAL DE ½ " 13 3 5 5

TALADRO DE PERCUCIÓN REVERSIBLE DE 1/2" 13 3 5 5

TALADRO DE 3/8 9 1 4 4

PISTOLA DE BAJA PRESION 50 Psi 14 3 6 5

HOMBRESOLO CURVO 16 4 6 6

HOMBRESOLO PRESION TIPO SOLDADOR 12 3 4 5

JUEGO DE DESTORNILLADORES 12 3 4 5

JUEGO DE LLAVES MIXTAS EN MILIMETROS 12 3 4 5

JUEGO DE LLAVES MIXTAS EN PULGADAS 12 3 4 5

KIT LLAVES EXPANSIVAS POR 4 15 4 6 5




JUEGO DE PRENSA EN C 12 3 4 5

JUEGO DE PRENSA EN F 12 3 4 5

MARCO SEGUETA 21 4 8 9

FLEXOMETROS DE 5 M 21 5 10 6

PRENSA DE BANCO 5" 17 5 8 4

PRENSA DE BANCO 6" 8 2 4 2

KIT DE HERRAMIENTAS PARA TRABAJO SOLDADURA 15 5 6 4

KIT DE ACCESORIO PARA SOLDAR 15 5 6 4

JUEGO DE COPAS DE 12 PUNTAS CUADRANTE DE ½ X 22 PIEZAS EN PULGADA 8 1 4 3

JUEGO DE COPAS DE 12 PUNTAS CUADRANTES DE ½Î X 18 PIEZAS EN MILÍMETROS, 8 1 4 3



JUEGO DE ALICATES 14 5 4 5


Contrato No. 2110783 Fonade – Unión Temporal - Jireth iii

Objeto: Adquisición de herramientas, equipos e insumos de transformación

industrial para el área de metalmecánica del establecimiento de reclusión del orden

nacional ERON, ubicada en el municipio de Jamundí.


Se realizó la entrega en el establecimiento carcelario verificando cada una de las

especificaciones técnicas, prueba e inducción de los elementos objeto del

contrato. El acta fue firmada por el almacenista, el director de establecimiento, el






DESCRIPCIÓN TOTAL

JAMUNDI

TALADRO DE ARBOL 2

SOLDADOR DE ARCO 2

PRENSA DE BANCO 3

MESA DE TRABAJO 2

TORNO PARALELO PARA METALES 1

ESMERIL ELECTRICO DE 3/4 HP 8 PULGADAS , 3450 RPM, 540W 3

SOLDADOR AUTOGENA Y EQUIPO OXICORTE 2

TALADRO DE 1/2 PERCUTOR 3

PULIDORA TIPO PESADO DE 7" 3

PULIDORA TIPO LIVIANO DE 4,5" 3


Contrato No. 2110713 Fonade – ADW Maquinas de coser

Objeto: Adquisición de herramientas de transformación industrial para el área de

telares de los establecimientos de reclusión del orden nacional ERON, ubicados en

las ciudades de Bogotá, Medellín, Ibagué y Jamundí


El contrato se encuentra en ejecución, con un 60% de faltante de entrega e

instalación, debido a que según lo manifestado por el contratista durante el tiempo

de ejecución ha estado fabricando los telares y sus elementos.



Se ha recibido un 40% de elementos los cuales fueron enviados a los

establecimientos de reclusión, y reposan actualmente en los almacenes de cada

uno, no se ha hecho entrega formal, ni prueba de funcionamiento de ningún

elemento.

Lo anterior, debido a que se determino entre FONADE, el contratista y el supervisor

del contrato hacer una sola entrega de los elementos, con presencia del supervisor

y delgado directo del contratista de ADW MAQUINAS.

El cronograma establecido para las entregas es el siguiente:

Es importante mencionar que el supervisor de los contratos derivados del convenio

No. 366 de 2010, respecto a la dotación de herramientas y talleres, es el Ing. Ismael

Humberto Novoa Cubides, quien fue comisionado por el INPEC para prestar sus

servicios al Ministerio hasta el dos (2) de agosto de 2012, encargándose de la

supervisión de los contratos que nos ocupan.

No obstante lo anterior y teniendo en cuenta la escisión de funciones del Instituto

Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, creándose la Unidad de Servicios

Penitenciarios y Carcelarios – SPC. Al Ing. Novoa Cubides, le fue terminada la

comisión de servicios, siendo incorporado a la Unidad, a partir del 1 de julio del año

en curso.

Por lo anteriormente expuesto, no se ha dado cumplimiento al cronograma antes

anotado, toda vez que según lo manifestado por el mencionado Ing. No le fueron

autorizadas las comisiones para requeridas para dar cumplimiento al cronograma.

ESTABLECIMIENTOS ENTREGA EN ESTABLECIMIENTO ENSAMBLE Y RECIBO A SATISFACCIÓN

Medellín Julio 16 al 19 Julio 23 al 27 Guaduas Julio 23 al 27 Julio 30, 31- agosto 1 al 3 Jamundí Julio 30, 31- agosto 1 al 3 Agosto 6 al 10 bagué Agosto 6 al 10 Agosto 13 al 17

Bogotá Agosto 13 al 17 Agosto 21 al 24



Frente al hecho anterior, y a fin de continuar con las entregas, esta Secretaría,

solicitó mediante oficio al Director de la Unidad de Servicios Penitenciarios y

Carcelarios – SPC, conceder comisión al funcionario encargado de la supervisión,

hasta el día 7 de septiembre del presente año. A la fecha no se ha recibido

respuesta.

Los elementos a entregar objeto del contrato son:

DESCRIPCIÓN TOTAL JAMUNDI IBAGUE GUADUAS BOGOTA MEDELLIN

ELEMENTOS ENTREGADOS

TELAR HORIZONTAL DE 1,2 M 34 3 16 5 8 2

TELAR HORIZONTAL DE 1,5 M 27 6 12 4 4 1

URDIDOR CON FILETA 15 3 3 4 4 1

ENCAÑUELADOR 15 3 4 3 4 1

TELAR HORIZONTAL DE 2 M 11 3 5 3 0 0

MESA PLANCHADO 19 6 5 3 4 1 X

MESA DE REVISION 1,6 M *0,7 M 84 25 15 12 16 16 X

TELAR VERTICAL DE 1,2 M 141 35 24 20 42 20

TELAR VERTICAL DE 2,00M 63 15 20 10 12 6

MADEJERO 15 3 4 3 4 1 X

ESTANTE METALICO 130 30 30 20 30 20 X

BANCOS DE TRABAJO 101 20 30 7 11 33 X

El contrato tuvo fecha de vencimiento el día 13 de abril de 2012 y fue concedida la

primera prorroga hasta el día 21 de junio, teniendo en cuenta algunos

inconvenientes con el secado de la madera, fonade concede una segunda prórroga

hasta el 20 de agosto de 2012.

Estado actual del contrato: En ejecución.



CONTRATO DE VEHÍCULOS

Contrato No. 2111508 Fonade – Car Hyundai S.A.

Objeto: Adquisición de microbuses para el transporte de internos y personal del

INPEC, para cinco establecimientos carcelarios a nivel nacional correspondientes a

Bogotá, Medellín, Ibagué, Guaduas y Jamundí.

Valor del Contrato: $1.317.348.000,00

Las entregas se realizaron en cada uno de los establecimientos carcelarios,

verificando cada una de las características conforme a las relacionadas en las

fichas técnicas establecidas en el pliego de condiciones. Las actas de entrega

fueron firmadas por el almacenista, director de cada establecimiento carcelario, el



Vehículos Entregados: Descripción Total amundí bagué Guaduas Bogotá Medellín

Microbús Tipo Panel 9

Pasajeros para transporte

nternos

21 6 5 5 3 2

Nota

Las actividades a cargo del Ministerio de Justicia y del Derecho, descritas en este

informe, así como, las consagradas en los convenios y contratos aquí citados,

pasarán a la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios –SPC, una vez se

suscriban los contratos de cesión entre las dos entidades. A la fecha ya se cedió y

se suscribió la minuta correspondiente del Convenio 150/2005; el convenio

366/2010 está pendiente para la firma del Director de la Unidad SPC la minuta de

cesión desde el mes de junio de 2012 , los contratos de Garitas, tanto de obra

143/2011, como el de interventoría 162/2011, se encuentran suspendidos y a la

espera de la firma de un convenio entre el Ministerio del Interior y esta cartera



ministerial, mediante el cual se realizará adición con recursos de Fonsecon a estos

contratos, posteriormente se le cederán a la Unidad SPC para que los reanude,

adicione y prorrogue, según su criterio.

2.2. CONTRATO SEGURIDAD ELECTRÓNICA

Contrato No. 076 de 2009

El Ministerio del Interior y de Justicia suscribió en el año 2009 un contrato cuyo

objeto era la adquisición y puesta en funcionamiento de unos equipos de seguridad

electrónica para los 10 Eron ubicados en diferentes sitios del país, el cual, por orden

de autoridad competente toco liquidar en el estado en que se encontraba en su

ejecución, lo que significó que el proyecto no se pudiera ejecutar en su totalidad

quedando los equipos comprados y parte de la red del cableado instalada en

algunos establecimientos carcelarios del orden nacional.

Realizada la liquidación del contrato 076 del 2009, persistía la necesidad de

instalar y poner en funcionamiento los equipos adquiridos con el mencionado

contrato, tomando esa cartera ministerial la determinación de contratar mediante

proceso contractual la instalación de los equipos en 7 de los Eron e incorporar unos

recursos al convenio 366 del 2010 suscrito con Fonade, para que dicha entidad

realizara el proceso de contratación de algunos de los equipos adquiridos con el

contrato antes enunciado en 3 establecimientos de reclusión.

Las dos entidades durante el año 2011 adelantaron los mencionados procesos los

cuales culminaron la del Ministerio de Interior y de Justicia en el mes de agosto y la

de Fonade en el mes de septiembre de la misma anualidad, con la declaratoria de

desierta de los procesos en curso porque ninguno de los proponentes cumplió con

los requisitos técnicos.

Posteriormente y ante el hecho de que ya había sido creado el Ministerio de

Justicia, se procede a suscribir un convenio con el Ministerio del Interior por medio



del cual se le entregan unos recursos a esta cartera ministerial con la intención de

que se pudiera contratar la instalación de los mencionados equipos. Los recursos

antes mencionados fueron incorporados al presupuesto de esta entidad en el mes

de noviembre el del 2011.

Recibidos los mencionados recursos y hecho un estudio de la posibilidad de

ejecutar los mismos a través de un proceso de contratación sobre la base de que

solo restaba un mes de la vigencia fiscal 2011se determino que esto era legalmente

imposible porque cualquier proceso de licitación no se hacia en menos de tres

meses, la administración procedió a tomar la decisión que lo mas viable era

suscribir un convenio de administración de proyecto integral con Fonade aunado al

hecho de que como se dijo anteriormente la mencionada entidad ya contaba con

parte de recursos para el mismo objeto.

Después de múltiples reuniones con Fonade esta entidad nos comunica en el mes

de diciembre de 2011, que no se puede suscribir el referido convenio porque por la

fecha en que nos encontrábamos, esto era fin de vigencia fiscal y ante el hecho de

que para el año 2012 este Ministerio no contaba dentro de su presupuesto recursos

para la misma actividad, no permitía solicitar vigencias futuras y que por lo tanto a la

luz de la Ley de Presupuesto no se puede suscribir ningún tipo de compromiso a

sabiendas que abarca mas de una vigencia fiscal

Sin perder de vista la necesidad de lograr la instalaciones de los equipos tantas

veces mencionados, ya para el año 2012, se solicito apoyo al Mintic con el fin de

que por esa cartera ministerial se nos brindara el apoyo con un profesional que

conociera el tema de seguridad electrónica, lamentablemente dentro de la planta

del ministerio no existía nadie con ese perfil, pero sugirió el nombre de un

profesional que podía apoyar al Ministerio de Justicia y del Derecho en la

estructuración de un proceso para lograr la instalación de los equipos



Esta Secretaria procese a concretar una reunión con la persona que había sugerido

el Mintic y de esta forma se recibe un proyecto de propuesta en la que se plantea la

necesidad de realizar un levantamiento o inventario de los estados de los equipos y

del cableado para poder saber exactamente como se debía estructurar el proceso

contractual y que este trámite de inventario o de auditoría técnica tenía un costo de

285 millones aproximadamente.

Posterior al análisis hecho a la enunciada propuesta se determino que esta

contratación de auditoría técnica no se podía realizar por este ministerio, toda vez

que los equipos no son de propiedad de la entidad y que por lo tanto no teníamos

administración sobre bienes que no son nuestro. Ante esta nueva situación se le

solicito a la misma firma que presentara una propuesta de saber cuánto podría

costar la estructuración de los estudios previos y posterior pliego para la misma

contratación, partiendo del hecho de que se le solicitaría al INPEC dueño de los

bienes que se certificara el estado real de las cámaras y del cableado que se había

alcanzado a instalar en los diferentes Eron, propuesta que se presenta y que se

deja a disposición del despacho de la Secretaria General para análisis y decisión,

haciendo la claridad que a la fecha la entidad competente para adelantar cualquier

tipo de proceso de contratación con miras a poder instalar y poner en

funcionamiento las cámaras tantas veces mencionadas es la Unidad de Servicios

Penitenciarios y Carcelarios-SPC.

Continuando con el interés de la administración de la instalación de los equipos, se

remitieron tres comunicaciones al Brigadier General en los meses de marzo, abril y

mayo, solicitándole que ordenara a quien correspondiera hacer un levantamiento

real en cada Eron del estado actual de las cámaras así como del cableado instalado

en desarrollo de la ejecución del contrato 076 de 2009 y de esta forma y con la

certificación dada por ellos frente a lo solicitado poder hacer unas reuniones con el

objeto de discutir y proyectar el mecanismo legal y logístico de la instalación de los

bienes de seguridad electrónica.



Solo hasta el día 10 de mayo de 2012, se da inicio a una serie de reuniones con

diferentes funcionarios del INPEC, quedando ellos comprometidos a realizar el

estudio e inventario de los equipos y del cableado a la fecha, para lo cual se

presento al Ministerio un cronograma de las visitas que se realizarían para tal fin a

los 10 ERON.

El cronograma de visitas se cumplió y el día 25 de junio de la presente anualidad,

con la presencia del Director de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelario

doctor Jorge Alberto Arias H, se presento el informe de las mencionadas visitas

realizadas con personal del Inpec, llegando a la conclusión que solo se había

realizado era un inventario de la cantidad de equipos dejados en custodia en cada

uno de los ERON y algo muy superficial del cableado, por lo que nuevamente se le

solicito al INPEC contratar un estudio o consultoría que determine la operatividad de

los equipos y del cableado, así como un proyecto de costos para llevar a cabo esta

instalación y que cuando se tenga esta suma real el INPEC le entregara este

estudio a la USPC quien es la entidad encargada de realizar la mencionada

contratación, por ser funciones asignadas a ellos por el Decreto de creación.

Por último y en torno al mismo tema, Fonade había radico al final del año 2011 al

Ministerio del Interior, una factura solicitud del resto de los recursos para cumplir

con este objeto contractual dentro de las obligaciones del convenio 366 del 2010,

los cuales por tramites presupuestales no pudieron ser consignados lo que conllevo

a que el Ministerio del Interior solicitara vigencias expiradas al Ministerio de

Hacienda. A la fecha consultado a Fonade sobre la pertinencia de este trámite,

mediante comunicación de fecha 24 de julio de 2012 manifiesta que no ve la

pertinencia de dicha solicitud de recursos ante hacienda, ya que el trámite de

contratación por el INPEC del estudio técnico para conocer la operatividad de los

equipos no se tiene claridad si se alcanza a realizar en la presente vigencia fiscal

por razones presupuestales, lo que imposibilitaría la ejecución de los recurso,



aunado al hecho que el convenio 366 de 2010 solo esta vigente hasta el 31 de

diciembre de 2012.

Para terminar vale la pena recalcar que a la fecha, julio de 2012 el Ministerio de

Justicia y del Derecho ya no puede por ley hacer ningún tipo de contratación para

este objeto, ya que desde le 2 de mayo de 2012 la Unidad inicio funciones y es a

ella a quien corresponde realizar tal labor con miras a lograr instalar y poner en

funcionamiento los equipos adquiridos para la seguridad electrónica de los 10

establecimientos de reclusión a nivel nacional.



2.3 CONTRATO DE BRAZALETES

Contrato No. 24 de 2011 Ministerio de Justicia – Energía Integral Andina

El Ministerio de Justicia y del Derecho suscribió el contrato No. 24 de 2011 con la

firma ENERGÍA INTEGRAL ANDINA S.A., en el cual se protocolizó la

implementación del sistema de Vigilancia Electrónica para internos con detención

domiciliaria, Beneficios Administrativos o con medida de aseguramiento no privativa

de la libertad (SVE) a Nivel Nacional. El valor del contrato en mención es de

$39.362.400.

El contrato que nos ocupa, cuenta con un plazo de ejecución hasta el 19 de marzo

de 2013.

El proyecto contempló el diseño, y adecuación tanto de un centro principal de

Monitoreo ubicado en la Ciudad de Bogotá en la Carrera 10 No. 15-22 piso 8, como

de un centro de respaldo, ubicado en la Ciudad de Pereira en la Cárcel de Varones

“La 40”; igualmente se contempló la instalación, integración, implementación,

prueba y puesta en funcionamiento de los equipos de sistemas y de red, hardware,

software, equipos de comunicaciones, cartografía y dispositivos electrónicos

necesarios que conforman el sistema de vigilancia electrónica. El contrato está

firmado por un máximo de 4400 equipos domiciliarios funcionando

simultáneamente.

El centro de monitoreo cuenta con los sistemas requeridos para garantizar su

correcto funcionamiento, la seguridad y el bienestar de quienes trabajan en él, a

saber: sistema de aire acondicionado de precisión y de confort, sistema de

detección, alarma y extinción de incendios, sistema de circuito cerrado de televisión,

sistema de grabación de llamadas telefónicas, sistema de control biométrico de



acceso, sistema de iluminación, sistema de respaldo eléctrico y sistema de redes y

comunicaciones.

En cuanto a la operación del sistema, la Empresa contratista presta el servicio de

soporte técnico 7x24x365, y acompaña al Instituto Penitenciario y Carcelario –

INPEC en la labor de instalación y desinstalación de los dispositivos electrónicos de

vigilancia. Así mismo es responsable por el mantenimiento preventivo y correctivo

de los equipos tanto del centro de monitoreo como de los individuales.

Inicio de Operaciones:

El Centro de Monitoreo principal de la Ciudad de Bogotá se construyó y se recibió

en funcionamiento en Marzo 16 de 2012, mientras la plataforma integrada del

contrato anterior con la Empresa Gestión Energética S.A. continuó su operación

para mantener el control de los 3.600 beneficiarios activos en la fecha mencionada.

EL centro de monitoreo alterno de la Ciudad de Pereira se recibió el 16 de Abril de

2012, cumpliéndose las fechas estipuladas en el contrato 24 aludido, y el Otrosí No.

1.

El cambio de los brazaletes anteriores por los nuevos requirió de una prórroga

solicitada por el Contratista debido a que se traía acumulada una cantidad de

novedades del proyecto anterior como instalaciones por orden judicial y equipos

apagados que redujeron la velocidad de intercambio de brazaletes.

Esta prórroga fue concedida mediante el Otrosí No. 1, el cual especificó un plazo

máximo hasta el 29 de Mayo de 2012 para la culminación del intercambio de

brazaletes, fecha en la cual se instaló el último de los brazaletes nuevos.

Marco Jurídico:



A pesar del actual esfuerzo hecho por el Ministerio de Justicia y del Derecho, el

Instituto Penitenciario y Carcelario - INPEC y el Contratista, es necesario señalar

que el Monitoreo Electrónico no tiene un marco Jurídico específico orientado a

inhibir las trasgresiones ocasionadas por el beneficiario, y por lo tanto, muchas de

ellas no terminan en la revocatoria de la medida. Un marco legal claro y específico

sin duda redundará en la efectividad de la medida de Vigilancia Electrónica del

actual proyecto.

Estado financiero:

Proyección ideal del contrato.

PRESUPUESTADO

Ítem Tarifa Días de servicio (19 Meses)Usuarios Presupuesto total

otal sin IVA $ 13.529,94 570 4400 $ 33.933.089.520,00

VA $ 2.164,79 570 4400 $ 5.429.294.323,20

Total. $ 15.694,73 570 4400 $ 39.362.383.843,20

Ejecución financiera del proyecto.

Descripción de los centros de monitoreo.

El sistema cuenta con una plataforma E3 que realiza el monitoreo y control a los

dispositivos de radiofrecuencia (RF) y sistemas de posicionamiento global (GPS),

es modular y escalable, permite recibir paquetes de datos de información las 24

horas en tiempo real, archiva y organiza el histórico de los paquetes envidados por

Item AnticipoMes 1 (Enero 16 ‐ Feb

15)

Mes 2 (Feb 16 ‐ Mar

15)

Mes 3 (Mar 16‐ Abril

15)

Mes 4 (Abril 16‐

Mayo 15)

Mes 4 (Abril 16‐

Mayo 15)

Mes 5 (Mayo 16 ‐

Junio 15)

Mes 5 (Mayo 16 ‐

Junio 15)

Mes 6 (Junio 16 ‐

Julio 15)

No. de Dias 117683 104341 111188 70181 37105 107418 1273 103349

Tarifa $ 13.224,40 $ 13.224,40 $ 13.224,40 $ 13.529,94 $ 13.224,40 $ 13.529,94 $ 13.224,40 $ 13.529,94

Tarifa mas Iva $ 15.340,30 $ 15.340,30 $ 15.340,30 $ 15.694,73 $ 15.340,30 $ 15.694,73 $ 15.340,30 $ 15.694,73

Valor Facturado 1.805.292.995,63 1.600.622.659,66 1.705.657.721,15 1.101.471.874,20 569.201.979,92 1.685.896.550,11 19.528.206,99 1.622.034.692,11

Amortización 722.117.198,25 ‐722.117.198,25 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Valor pagado 1.350.000.000,00 1.083.175.797,38 2.322.739.857,91 1.705.657.721,15 1.101.471.874,20 569.201.979,92 1.685.896.550,11 19.528.206,99 1.622.034.692,11

Acumulado $ 1.350.000.000,00 $ 2.433.175.797,38 $ 4.755.915.655,29 $ 6.461.573.376,45 $ 7.563.045.250,65 $ 8.132.247.230,57 $ 9.818.143.780,68 $ 9.837.671.987,67 $ 11.459.706.679,78

Amortización del anticipo (días estimados

menos los días equivalentes a la

amortización)



cada una de las unidades domiciliarias, garantiza la no perdida de la información y

además permite la comunicación entre el centro de monitoreo y la unidad receptora

ubicada en el domicilio, almacena el histórico y cuenta con servidores de fácil

acceso para los usuarios del centro de monitoreo, genera alertas de violaciones

cometidas por las unidades receptoras. La sala cuenta con techo falso, piso falso,

cafetería, archivo, recepción, vestidores sala de juntas y varias oficinas

independientes, las cuales fueron requeridas por las especificaciones técnicas.

El sistema maneja módulos que se componen de computador completo y unidad

telefónica conectados por voz sobre protocolos de internet (IP), silla giratoria e

impresora compartida por medio de red.

Fuente de suministro eléctrico (UPS) la cual está compuesta por un sistema

integrado de transformadores y un banco de ochenta (80) baterías que brindan una

autonomía de dos horas con carga máxima.

Planta eléctrica ubicada en la parte alta del edificio. Planta con transferencia en

funcionamiento, con motor perkins de 20 kilo voltio amperio (kVA) que con tanque

lleno brinda un respaldo a todo el sistema de 24 horas.

Dispositivos de refrigeración dirigible y graduable, manejados por control remoto

ubicados en la parte alta de los corredores entre módulos.

El centro de equipos cuenta con sistema de refrigeración independiente de alta

capacidad y adaptado a las especificaciones técnicas del contrato, el cual mantiene

una temperatura ajustable y una humedad relativa.

Cámaras infrarrojas antibandálicas, manejadas por voz sobre (IP) las cuales

cubren el área del centro de monitoreo, incluye un sistema de grabación y sala de

monitoreo de acuerdo con las especificaciones requeridas.

Red contra incendios en completo funcionamiento con centro de mando operable

con sistema de alarma en display, alarma sonora variable dependiendo del tipo de



problema que se presente. Red de extintores ubicados en la sala, sistema de

iluminación de emergencia y ruta de evacuación.

Sistema de control de acceso que permite restringir el acceso por medio software

calificado, dicho sistema cuenta con lector de huella, tarjeta personal botón

pulsador de emergencia.

Rack de equipos calificados, swicht de marca cisco con tres back up de respaldo

en el data center y un back up en Pereira, sistema de puesta a tierra en malla

ubicado debajo del piso falso de centro de equipos

Centro de monitoreo principal Bogotá Colombia (Anexo 1)

Nota: Este proyecto se encuentra a la fecha en proceso de cesión por parte del

Ministerio de Justicia y del Derecho a la Unidad de Servicios Penitenciarios y

Carcelarios del Instituto Penitenciario y Carcelario – INPEC, teniendo en cuenta que

es la entidad competente.



2.4 Proyecto de Reforzamiento Estructural de la Sede de la Entidad

Adecuaciones y Reforzamiento Estructural

En el año 2008 el extinto Ministerio del Interior y de Justicia, contrató una

consultoría para el reforzamiento estructural del edificio, además de una

consultoría complementaria a esta a nivel arquitectónico, redes eléctricas, redes

hidrosanitarias, redes técnicas CCTV, sistema de seguridad, ventilación mecánica,

sin embargo estas obras no fueron ejecutadas en su momento, por falta de recurso.

Teniendo en cuenta la existencia de estos estudios, se hace necesaria la

actualización de los mismos en cuanto a la normatividad vigente y de la nueva

necesidad de espacios.

A partir de la inspección del proyecto realizado en el 2008 y en consideración a la

superficie disponible se puede establecer que el proyecto permitirá la creación de

140 nuevos puestos de trabajo para ubicar a 422 funcionarios con espacios

suficientes y en condiciones adecuadas tanto para el mobiliario como para la

instalación y operación de elementos de trabajo, en especial los de carácter

tecnológico.

Teniendo en cuenta que el Ministerio no cuenta con personal técnico suficiente para

la ejecución del proyecto, se propone realizar un contrato para la gerencia del

mismo. Posteriormente se realizaría la actualización del diseño estructural, diseño

arquitectónico y de redes, presupuesto total de las obras, así como el trámite de la

licencia de construcción.

Con el producto de las consultorías, se daría inicio a las adecuaciones a la

edificación que incluyen varias actividades, tendientes a mejorar el estado del

edificio, a nivel de estructura, acabados, redes y los espacios de oficinas que

funcionan en este.



Dentro del proyecto están incluidas entre otras actividades obras el desmonte de

oficinas, cielo rasos, desmonte de aparatos sanitarios, desmonte de aparatos

eléctricos, carpintería metálica y de madera, reforzamiento estructural, demolición y

retiro de pisos, demolición de muros de mampostería y dry Wall, desmonte de

puertas, adecuación de redes, divisiones piso a techo en dry Wall, mampostería,

instalación de cielo raso, pisos, aparatos eléctricos, pintura, puestos de trabajo,

instalaciones, cerámica en baños y aseo en general.

PRESUPUESTO RESUMIDO

Gerencia del proyecto $ 1.000.000.000,00

Gravamen financiero $ 52.000.000,00

Actualización NSR-10 $ 270.000.000,00

Actualización arquitectónica

Interventoría a las actualizaciones $ 100.000.000,00

Licencia de construcción e impuesto de delineación / modificación y reforzamiento

$ 45.000.000,00

Costos Directos e indirectos sótano $ 1.348.450.508,50

Costos Directos e indirectos primer piso $ 883.649.427,39

Costos Directos e indirectos mezzanine $ 163.661.903,35

Costos Directos e indirectos segundo piso $ 817.043.525,70

Costos Directos e indirectos tercer piso $ 788.724.435,46

Costos Directos e indirectos cuarto piso $ 885.351.636,09

Costos Directos e indirectos quinto piso $ 799.659.175,60

Costos Directos e indirectos sexto piso $ 804.009.016,55

Costos Directos e indirectos séptimo piso $ 808.193.213,62

Costos Directos e indirectos octavo piso $ 805.149.318,69

Costos Directos e indirectos noveno piso $ 556.070.831,80

Costos Directos e indirectos preliminares $ 304.429.894,83

Costos Directos e indirectos sistemas $ 46.756.174,13

Costos Directos e indirectos cubierta $ 217.888.903,99

SUBTOTAL OBRA INCLUYE INTERVENTORÍA $ 10.696.037.965,70

mobiliario $ 763.672.706,59

TOTAL $ 11.459.710.672,28

Incremento por mayores puestos de trabajo. 15% $ 1.776.199.184,71



$ 13.235.909.856,99

En este momento se encuentran aprobado un recurso por valor de $970´349.409,

vigencia 2012, sin embargo, con este recurso solo se alcanzaría a realizar la

actualización del diseño estructural y hasta 2 pisos de reforzamiento, por lo anterior

la administración se realizo toda la gestión ante el DNP y Min Hacienda con el fin de

que por este proyecto de inversión y para la vigencia 2013 se incorporaran mas

recursos para lograr culminar esta labor, lo que se consiguió y se cuenta con

$10.xxxxx millones por lo que se está restructurando el proyecto para solicitar el

recurso total con vigencias futuras 2013, con el fin de intervenir la totalidad del

edificio.



2.5 Apoyo a la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos

La Secretaria General se encarga de estudiar y analizar desde el punto de vista del

componente de infraestructura física, los proyectos presentados por los municipios

y departamentos para la construcción de Casas de Justicia y Centros de

Convivencia, igualmente ejerce la supervisión de los contratos que se adelanten

como resultado de la viabilidad de los proyectos. Se anexa informe de supervisión y

de proyectos estudiados.



3. QUEJAS Y RECLAMOS

Actividades Realizadas entre agosto de 2011 y julio de 2012

Recursos Humanos

La Secretaria General es la encargada de recepcionar las quejas y reclamos que

son presentadas contra el Ministerio de Justicia y del Derecho, atendida por una

Profesional Especializada de carrera administrativa, que hace las veces de

administradora principal del modulo de quejas y reclamos y una Secretaria

Ejecutiva de carrera administrativa 4210, siendo beneficioso para el desempeño de

las funciones de quejas y reclamos por cuanto se logro reorganizar y establecer un

grupo para la atención al ciudadano. Así mismo, en cada dependencia hay un

administrador de las dependencia quien coordinada ante los funcionarios la

programación de las respuestas a los ciudadanos.

Para lograr prestar un servicio eficiente en quejas y reclamos se tienen varios

canales a disposición de la Atención al ciudadano mediante la cual se desarrolla la

atención a los usuarios en todos los temas que hacen parte de la misión del

Ministerio a nivel interno y externamente y sobre todo ante las otras entidades

estatales, cuando los requerimientos del ciudadano no hacen parte de la Misión del

Ministerio de Justicia y del Derecho.

ACTIVIDADES INTERNAS.

ACTIVIDADES PRODUCTO

1. Atención en forma personalizada al ciudadano que se acerca a las nstalaciones del Ministerio de Justicia y del derecho, carrera 9 No. 14-10 piso 7º.

Escuchar y Recibir las quejas, reclamos, peticiones, del ciudadano que presente personalmente, mediante la atención amable y eficaz, consignando lo manifestado por el ciudadano en el formulario diseñado para este procedimiento y posteriormente darle el trámite respectivo. Producto= Respuesta al Ciudadano



2. Atención Personalizada a través de la línea gratuita 018000 911170 de atención directa donde el ciudadano manifiesta su inquietud o solicitud y la profesional o la secretaria, que atiende la línea analiza y redirección a las diferentes dependencias del Ministerio o a otras entidades del Estado del Orden Nacional, Departamental y Municipal, de las queja, reclamos sugerencias y derechos de petición y felicitaciones.

Cuando es para emitir inmediatamente a través de la misma línea, la profesional encargada orienta, aclara o responde directamente al ciudadano. O de lo contrario, cuando la solicitud o queja, reclamo o derecho de petición es de competencia del Ministerio, se comunica a la dependencia que debe emitir la respuesta a través del link de quejas y reclamos. Producto= Respuesta al Ciudadano

3. Pagina Web. A través del link de quejas y reclamos donde el ciudadano se inscribe en el link, establece su queja reclamo o derecho de petición directamente.

Recepción, Análisis y Re direccionamiento de las quejas, reclamos, consultas y derechos de petición, a través del mismo link por parte de la profesional administradora del link a la dependencia competente donde se genera la respuesta al ciudadano. Producto= Respuesta al Ciudadano

4. Outlook correo electrónico. La oficina creo una dirección electrónica para que la ciudadanía pueda escribir y hacer sus solicitudes cuya dirección es [email protected].

Recepción, análisis y re direccionamiento de las quejas, reclamos, consultas y derechos de petición, a través del Outlook a las dependencias competentes desde donde se genera la respuesta al ciudadano al correo electrónico del remitente, o si es competencia del Ministerio se tramita ante la entidad competente. Producto= Respuesta al Ciudadano

5. Boletines y Consolidados. Recopilación de los boletines reportados por las diferentes dependencias y elaborar los consolidados presentados al Señor Ministro a cargo del señor Secretario General. Producto= Informes Presentados.

6. Servicio de Recibo de Correspondencia. SIGOB

Para apoyar el proceso en la actualidad se cuenta además con un sistema de recepción de correspondencia cuyo objetivo ha sido el proporcionar un instrumento de que permite informar al ciudadano interesado, cómo funciona la dependencia, y conozca en un momento determinado qué debe hacer en la correcta radicación de un documento y cuál es el trámite dado al mismo. Este hace llegar de manera ágil y oportuna a sus destinatarios, la correspondencia recibida en la mesa de entrada, físicamente y transferida desde el aplicativo SIGOB para su correspondiente tramite por medio del área correspondiente.

ACTIVIDADES EXTERNAS

1. Elaboración de comunicaciones a las diferentes entidades del Estado del nivel Nacional. Departamental y Municipal y descentralizado.

Se remite las quejas, reclamos, consultas y derechos de petición, de los ciudadanos que no son competencia del Ministerio, y que hayan sido recibidas por los diferentes canales del Ministerio.

2. Participación y busca de apoyo en las diferentes seminarios organizados por las diferentes entidades del estado en atención al ciudadano.

Elaboración de la presentación sobre el funcionamiento del área para exponer en los diferentes seminarios.

3. Red de Correo con Entidades del Estado. Intercambio de información y experiencias por las diferentes oficinas de atención al ciudadano para aplicar estrategias.

Se han realizado capacitación a los funcionarios del Ministerio en el manejo del

modulo de quejas y reclamos, y en el deber de cumplir con la rendición de informes,

y realizar los controles respectivos.

Recursos Tecnológicos:



En materia de tecnología la oficina está dotada de un modulo PQRSF, de atención

al ciudadano en la página Web, que está siendo revisado junto con la Subdirección

de Sistemas para prestar un mejor servicio a la ciudadanía.

Fundamentos Jurídicos:

Desde el punto jurídico el funcionamiento de quejas y reclamos de la secretaría

General se sustenta en el siguiente ordenamiento.

Constitución Nacional art. 2º, que establece dentro de los fines esenciales del

Estado, esta primero el servicio a la comunidad, acompañado del promover la

participación de todos los asuntos de interés público y lo que lo afectan.

Ley 1444 de 2011 art. 3º por el cual ordena la escisión del Ministerio de

Justicia y del Derecho.

Decreto 2897 de 2011, mediante el cual se establece la planta de personal

del naciente Ministerio de Justicia y del Derecho.

Ley 190 de 1995 art. 54, que establece que toda entidad pública deberá

existir una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas,

reclamos, consultas y derechos de petición que los ciudadanos formulen y

que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad.

Resolución No.265 del 23 de diciembre de 2011 expedida por el señor

Ministro de Justicia y del derecho, mediante el cual se reglamenta el trámite

del Derecho de Petición y se adopta el sistema de quejas y reclamos sobre

las materias de competencia del Ministerio.

Resolución No. 098 del 26 de marzo de 2012, expedida por el Señor

Procurador General de la Nación, mediante el cual se aprueba el reglamento

interno del derecho de Petición y el sistema de quejas y reclamos en el

Ministerio de Justicia y del derecho.

Un manual de Procedimiento.



Logros

A partir de la creación del Ministerio de Justicia y del Derecho, se ha venido

implementado desde el punto de vista jurídico el diseñó un Manual de

Procedimiento para la atención y tratamiento de los derechos de petición,

quejas, reclamos, sugerencias, consultas y solicitudes de información y

felicitaciones dentro del Ministerio.

Se elaboró una nueva caracterización de procesos para ésta labor, como

mecanismo que le permite y asegura a los ciudadanos conocerlo de manera

directa desde el portal del Ministerio, sin embargo aun no se ha realizado la

publicación en la página web por cuanto falta la aprobación de la Alta

Dirección.

También se diseño los formatos para Atención de QRPS, que presenten los

ciudadanos en forma personal ante el Ministerio, y que son atendidas por la

funcionaria encargada de las funciones de quejas y reclamos de esta

secretaría general.

Se expidió la Resolución No. 098 del 26 de marzo de 2012, por la cual se

reglamento el trámite del derecho de petición y se adopta el sistema de

quejas y reclamos en el Ministerio de Justicia y del Derecho. Actualmente se

le están haciendo los ajustes con la nueva reglamentación del código

contencioso administrativo.

Se solicito al Señor Procurador General de la Nación la expedición de la

Resolución que aprueba el trámite interno de los derechos de petición y se

adopta el sistema de quejas y reclamos, el cual fue aprobado mediante

Resolución 098 del 26 de marzo de 2012.



Se realizaron capacitaciones a los funcionarios de las dependencias en el

manejo del modulo de quejas y reclamos y del formato de rendición del

informe trimestral por parte de las dependencias del Ministerio.

Se elaboraron los nuevos formatos PQRS.

I. Para recibir quejas, reclamos, sugerencias peticiones en forma personal.

II. Para la rendición de los informes trimestrales por parte de las dependencias

del Ministerio

III. Para la Consolidación de la Información del Informe Trimestral por parte de

secretaria general.

IV. Para la calificación de satisfacción en la prestación del servicio por parte del

ciudadano que llega al Ministerio a presentar sus peticiones

Indicadores:

A continuación, observaremos un resumen del comportamiento en la atención,

recibo, tramite y respuestas de las quejas reclamos, derechos de petición

sugerencias y felicitaciones presentadas por los ciudadanos ante el Ministerio de

Justicia y del Derecho desde el 15 de Agosto de 2011 hasta julio de 2012, lo que

permite observar el avance y cumplimiento de los indicadores y mejoras en la

gestión para la atención al ciudadano, así:



CONSOLIDADO COMPRENDIDO ENTRE EL 15 DE AGOSTO DE 2011 AL 30 DE

DICIEMBRE DE 2011

Tipo Solicitud.

Alcance de la respuesta.

Es importante destacar que el mayor número de quejas que se presentan al

Ministerio de Justicia y del Derecho son tramitadas a otras entidades del Estado,

por no ser de competencia de esta Cartera Ministerial.

TRIMESTRE COMPRENDIDO ENTRE EL 1º DE ENERO AL 30 DE MARZO DE

2012

0100200300400

387

12 10 0 0 9

0

100

200

300

400

RespuestaExtemporánea

Respuestainterna

Tramite Externo

070

348



FORMA DE RECEPCIÓN

TIPO DE SOLICITUD

0

200

400

600

800

1.000

1.200

1.400

1.600

1.800

2.000

Escrita Personal Telefónica Internet

1.877

0127

380

Series1

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

Queja Reclamo Sugerencia Derechosde Petición

Consulta Felicitación

209

43

689

1.321

1166



ALCANCE DE LAS RESPUESTAS O TRÁMITE

Se resalta que de 2.384 solicitudes presentadas por los ciudadano por diferentes

canales, al Ministerio de Justicia y del Derecho, 2.383 se respondieron o se les dio

el tramite competente a las diferentes entidades del Estados dentro de los términos

legales, y una respuesta interna fue dada en forma extemporánea, de la cual debía

dar respuesta la Dirección de Política Criminal y Penitenciaria.

TRIMESTRE 2º. COMPRENDIDO ENTRE 1º. DE ABRIL AL 30 DE JUNIO DE

2012

FORMA DE RECEPCIÓN

0

200

400

600

800

1000

1200

1400


Respuesta interna,en Términos Ley

Tramite Externo enTérminos Ley

1

1.296

1,087

0

200

400

600

800

1000

Escrita Personal Telefónica Internet

865

474 118



TIPO DE SOLICITUD

ALCANCE DE LAS RESPUESTAS O TRÁMITE

0

100

200

300

400

500

600

153

12

507

369

19 1

0

100

200

300

400

500

600

700

800


Respuesta interna,en Términos Ley

Tramite Externo enTérminos Ley

0

796

265



El Informe de las Quejas, Reclamos, Derechos de Petición, Sugerencias, Consultas,

y Felicitaciones, presentadas por los ciudadanos durante el 2º Trimestre de 2012

están consolidados en un 50%, por cuanto faltan por presentar el informe respectivo

las siguientes dependencias:

Despacho Viceministro de Política Criminal y Justicia Restaurativa

Despacho Viceministro de Promoción de la Justicia

Dirección de Lucha contra las Drogas

Dirección Política Criminal y Penitenciaria

Dirección de Justicia Formal y Jurisdiccional

Oficina de Asuntos Internacionales.



4. IMAGEN INSTITUCIONAL

De acuerdo a los lineamientos proporcionados por el Ministro de Justicia y del

Derecho, Dr. Juan Carlos Esguerra Portocarreño, como la proyección de la

majestuosidad de la figura de la Justicia, la ecuanimidad, honestidad y

transparencia la Dra. Nancy Carreño con el apoyo de los Directores de esta Cartera

Ministerial diseño y desarrollo el Manual de Imagen Corporativa de la Entidad.

(Se adjunta Manual “Imagen Corporativa del Ministerio de Justicia y del Derecho”).



5. GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

1. Gastos Generales

La Secretaria General a través del Grupo de Gestión Administrativa en

cumplimiento de sus funciones ha realizado una eficiente distribución y ejecución de

los recursos que le fueron asignados para El Rubro de Gastos Generales –

Adquisición de Bienes y Servicios - Impuestos y Multas dentro de la presente

vigencia fiscal, por valor de $4.988 millones; teniendo en cuenta que los

mencionado recursos son deficitarios para satisfacer las necesidades mínimas de la

entidad, se hizo necesario proyectar un traslado presupuestal por valor de

$138.000.000, de pesos, a fin de poder garantizar la prestación de los servicios de

mantenimiento de bienes inmuebles y seguridad y vigilancia privada hasta el 31 de

diciembre de la presente calenda.

El Rubro de Gastos Generales – Adquisición de Bienes y Servicios - Impuestos y

Multas con corte al 27 de julio de 2012, presenta una ejecución presupuestal del

67%, quedando pendiente por ejecutar un 33%, que en su gran mayoría

corresponde a los rubros de Servicios Públicos y Viáticos y Gastos de Viaje. Se

anexa ejecución presupuestal

1.2 Vigencias Futuras

“JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA

1- Legal Esta solicitud de autorización para comprometer cupo de la vigencia futura 2013, se presenta de acuerdo con lo establecido en los artículos 23° y 24° del Estatuto Orgánico de Presupuesto y en las Disposiciones Generales de las Leyes Anuales de Presupuesto. Se presenta a consideración del Director General del Presupuesto Público Nacional según, la



reglamentación fijada en la Resolución N° 11 de 1997 del CONFIS, que delega en el Director General de Presupuesto Nacional la autorización para asumir compromisos que afectan presupuestos de vigencias futuras. 2- Antecedentes La operación de la entidad, requiere para el efectivo cumplimiento de las funciones, que de manera ininterrumpida se de la prestación de servicios al interior y exterior de la misma, la cual se ve reflejada en la oferta de servicios brindada a la ciudadanía en general, garantizando que las actividades de gestión, entre otras, no se vean afectadas por el cambio del año calendario, por lo tanto, como ya se mencionó anteriormente se requiere garantizar su continuidad. Es así, como en cumplimiento de la función administrativa consagrada en la constitución Política, que se desarrolla con fundamento en los principios de eficiencia y economía, es importante que frente a los servicios que periódicamente se requieren, se realicen procesos contractuales que abarquen un mayor lapso de tiempo, logrando con ello, un beneficio para la entidad, el cual redunda en los usuarios de la misma. Ahora bien, para que esta Cartera Ministerial pueda cumplir con sus funciones a cabalidad y en beneficio de toda la población, es necesario garantizar la prestación de los servicios de manera continua, desde el punto de vista operacional y de apoyo logístico, entre otros, requiriéndose los siguientes bienes y servicios:

Suministro de combustibles y lubricantes para el parque automotor de la Entidad o

para aquellos que le hayan sido entregados por necesidad del servicio. Mantenimiento de bienes inmuebles y ascensores.

Prestación de los servicios de aseo y cafetería, vigilancia privada, mantenimiento

del parque automotor, servicio de outsourcing de fotocopiado.

Prestación de los servicios de correo urbano, nacional e internacional.

Arrendamiento de parqueaderos para el parque automotor de la Entidad o para aquellos que le hayan sido entregados por necesidad del servicio.

Suministro de papelería y útiles de escritorio.

3- Base de cálculo La solicitud de vigencias futuras responde a un proceso de planeación que busca el máximo beneficio para la entidad garantizando su adecuado y continuo funcionamiento, con menores costos y óptima utilización de los recursos públicos. Para el cálculo de las vigencias futuras, en cada uno de los conceptos relacionados a continuación, se tuvieron en cuenta los siguientes criterios:



1. El costo mensual de cada contrato celebrado por esta Cartera Ministerial para la vigencia 2012. 2. El tope máximo del 4.0% de la meta de inflación fijada por el Banco de la República para el año 2012. 3. El tiempo en meses que se proyecta para cada contrato en la vigencia 2013. Con los anteriores criterios se procede a incrementar el costo mensual de la vigencia 2012 en el 4.0% y su resultado se multiplica por el número de meses proyectados para cada contrato en la vigencia 2013, así: 3.1 Materiales y suministros 3.1.1 Combustibles y lubricantes El Ministerio de Justicia y del Derecho contó hasta el mes de mayo del año en curso con un parque automotor de once (11) vehículos y dos (2) motocicletas al servicio de los esquemas de seguridad del Señor Ministro, los dos (2) Viceministros, y el Secretario General. En la actualidad, se tiene contratado el suministro de combustible y lubricantes hasta el 31 de octubre de 2012 o hasta el agotamiento de los recursos, por valor de $112.174.300. Para establecer el consumo promedio se realiza el siguiente análisis:

COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES 2012

Concepto Valor # de días V/r promedio día 2012

Valor consumo total enero a mayo de 2012 para 11

vehículos y 2 motocicletas 60.593.182,00 150,00

Total 60.593.182,00 150,00 403.954,55

En el mes de junio del presente año se recibieron cinco (5) vehículos en calidad de comodato entregados por el Ministerio de Relaciones Exteriores, a fin de fortalecer el parque automotor, por lo tanto, se hizo necesario calcular el consumo de combustible incluyendo estos cinco (5) vehículos, lo que arrojo el siguiente resultado:

alor promedio diario para 11 vehículos y 2 motocicletas de enero a mayo de 2012

$ 403.954,55 Valor promedio diario para 16 vehículos y 2 motocicletas a partir de junio 2012

$ 587.570,25



Atendiendo lo antes mencionado, se observa que el valor promedio diario aumentó de $403.954.55 a $ 587.570,25 a partir del mes de junio de 2012, haciéndose necesario realizar una proyección de consumo diario con el nuevo valor. La estimación del valor de la vigencia futura, contempla un incremento tope del 4% esperado como meta de inflación por el Banco de la República y se calcula para 11 meses de la vigencia 2013, así:

Es importante mencionar, que si bien el promedio de consumo de lubricantes y combustibles para el año 2012, fue calculado sobre 150 días contados desde el mes de enero a mayo del presente año, este valor promedio es susceptible de incremento por distintos factores, entre ellos, un mayor número de desplazamientos en cumplimiento de las funciones, incremento del parque automotor por necesidad del servicio, siempre dentro de la normatividad vigente de austeridad en el gasto público. En consecuencia, los recursos requeridos de vigencias futuras serían de Doscientos Un Millones Seiscientos Cincuenta y Cuatro Mil Ciento Nueve Pesos con 80 centavos ($201.654.109,80), para el suministro de combustible y lubricantes hasta el 30 de noviembre de 2013 o hasta el agotamiento de los recursos. 3.1.2 Papelería, Útiles de Escritorio y Oficina El Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con dieciocho (18) dependencias y seis (6) grupos de trabajo, para lo cual requiere de manera ininterrumpida el suministro de papelería, útiles de escritorio y oficina, que permitan dar un adecuado cumplimiento de las funciones asignadas, logrando con ello brindar una oportuna atención, tanto a los usuarios internos como externos de la entidad. En la actualidad esta Cartera Ministerial, solo cuenta con existencias físicas de los elementos que nos ocupan para suplir las necesidades básicas durante un tiempo aproximado de dos (2) meses, lo cual hace necesario iniciar proceso de selección que garanticen el suministro de los bienes requeridos hasta el 30 de noviembre de 2013, a fin de evitar que el agotamiento de las existencias afecten el normal desarrollo de las funciones propias de la entidad, contando con estos elementos de manera ininterrumpida. Para calcular el valor de las vigencias futuras requeridas, se realizó el siguiente análisis:

Concepto Valor # de dias V/r promedio día

2012

V/r promedio dia 2013 (+4%) #Meses valor 2013

Valor CDP para amparar vigencia

futura

Proyección consumo diario

para 16 vehiculos y 2 motocicletas a

partir de junio 2012

Total ‐ ‐ 587.570,25 611.073,06 11,00 201.654.109,80 61.215.418,00

COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES 2012 - 2013



El anterior cálculo contempla un incremento tope del 4% esperado como meta de inflación por el Banco de la República y se calculó para 11 meses de la vigencia 2013

En consecuencia, los recursos requeridos de vigencias futuras serían de Ciento Setenta y Siete Millones Seiscientos Tres Mil Setecientos Noventa y Dos Pesos con ocho centavos ($177.603.792,08 ), para el suministro de Papelería y Útiles de Escritorio hasta el 30 de noviembre de 2013 o hasta el agotamiento de los recursos. 3.2 Mantenimiento 3.2.1 Mantenimiento de bienes inmuebles Se hace necesario mantener vigente la contratación del mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes inmuebles, toda vez que sería un riesgo no disponer del mencionado servicio que propende por mantener el nivel de operatividad del aire acondicionado, las bombas y redes de agua potable, el sistema de control de incendio, la planta eléctrica, las redes eléctricas e hidrosanitarias y la disponibilidad para la adecuación y arreglos locativos que se requieran en las instalaciones de la entidad, por lo que es imprescindible la continuidad de la misma, evitando interrupciones en el servicio, toda vez que la no realización de los mantenimientos rutinarios impediría detectar posibles daños o fallas de soporte técnico que conllevan a diferentes acontecimientos o imprevistos que requieren de una inmediata solución, deteriorando los sistemas y disminuyendo la vida útil de los equipos e instalaciones, causando complicaciones innecesarias, e incrementando los gastos que representan hacer un mantenimiento correctivo.


2012



futura

Valor consumo total enero a mayo

de 2012 13.149.060,00 150,00

Total 13.149.060,00 150,00 87.660,40 91.166,82 11,00 30.085.049,28 13.149.060,00

PAPELERIA 2012 - 2013


2012



futura

Valor consumo total enero a mayo

de 2012 64.474.975,00 150,00

Total 64.474.975,00 150,00 429.833,17 447.026,49 11,00 147.518.742,80 64.474.975,00

UTILES DE ESCRITORIO Y OFICINA 2012 - 2013

Papeleria 30.085.049,28

Útiles de Escritorio y Oficina 147.518.742,80

Total 177.603.792,08

VALOR VIGENCIAS 2013



En la actualidad, se tiene contratado el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos y operarios en sitio, hasta el 12 de septiembre de 2012 o hasta el agotamiento de los recursos, por valor de $ 153.830.271. El cálculo del valor promedio diario y mensual del mantenimiento preventivo y correctivo se realizó tomando como base el valor del consumo sobre el costo promedio de 150 días contados desde el mes de enero a mayo del presente año, igualmente la estimación del valor de la vigencia futura, contempla un incremento tope del 4% esperado como meta de inflación por el Banco de la República y se calcula para 11 meses de la vigencia 2013, así:

En la actualidad, se tiene contratado el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos, hasta el 12 de septiembre de 2012 o hasta el agotamiento de los recursos, por valor de $ 153.830.271. En consecuencia, los recursos requeridos de vigencias futuras serían de Trescientos Setenta y Tres Millones Ciento Treinta y Siete Mil Quince Pesos con 68 centavos ($373.137.015,68), para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los bines inmuebles donde funcione la Entidad, hasta el hasta el 30 de noviembre de 2013 o hasta el agotamiento de los recursos. 3.2.2. Mantenimiento ascensores La sede en la cual funciona el Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con tres (03) ascensores los cuales requieren mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos de manera ininterrumpida. La contratación de este servicio es con la firma Internacional Elevator Inc, quienes tienen exclusividad en Colombia. El cálculo del valor promedio diario y mensual del mantenimiento preventivo y correctivo se realizó tomando como base el valor del consumo sobre el costo promedio de 150 días contados desde el mes de enero a mayo del presente año, igualmente la estimación del valor de la vigencia futura, contempla un incremento tope del 4% esperado como meta de inflación por el Banco de la República y se calcula para 11 meses de la vigencia 2013, así:

Concepto Valor

# de dias (Ene - May)

V/r promedio día 2012

V/r promedio dia 2013 (+4%)

# Meses 2013 valor 2013


futura

Valor consumo total enero a mayo de 2012 97.850.616,00 150,00

Total 97.850.616,00 150,00 1.087.229,07 1.130.718,23 11,00 373.137.015,68 117.420.739,20

MANTENIMIENTO BIENES INMUEBLES

Concepto Valor



V/r promedio dia 2013 (+4%) # Meses 2013 valor 2013


futura


Total 20.834.180,00 150,00 138.894,53 144.450,31 11,00 47.668.603,84 8.611.461,07

MANTENIMIENTODE ASCENSORES



En la actualidad, se tiene contratado el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos, hasta el 28 de octubre de 2012, por valor de $ 41.390.584. En consecuencia, los recursos requeridos de vigencias futuras serían de Cuarenta y siete Millones Seiscientos Sesenta y Ocho Mil Seiscientos Tres Pesos con 84 Centavos ($47.668.603,84), para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los ascensores que se encuentran en la sede en la cual funciona la Entidad, hasta el hasta el 30 de noviembre de 2013. 3.2.3. Mantenimiento equipo de navegación y transporte El Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con un parque automotor de Once (11) vehículos y dos (2) motocicletas al servicio de los esquemas de seguridad del señor Ministro, los dos Viceministros, y el Secretario General, estos vehículos requieren de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos para su adecuada operación en la prestación ininterrumpida del servicio de transporte. El cálculo del valor promedio diario y mensual del mantenimiento preventivo y correctivo se realizó tomando como base el valor del consumo sobre el costo promedio de 150 días contados desde el mes de enero a mayo del presente año, igualmente la estimación del valor de la vigencia futura, contempla un incremento tope del 4% esperado como meta de inflación por el Banco de la República y se calcula para 11 meses de la vigencia 2013, así:

En la actualidad, se tiene contratado el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos, hasta el 31 de octubre de 2012 o hasta el agotamiento de los recursos, por valor de $ 141.995.438. En consecuencia, los recursos requeridos de vigencias futuras serían de Ciento Sesenta y Un Millones Quinientos Cincuenta Mil Quinientos Sesenta y Seis Pesos con 32 Centavos ($161.550.566, 32), para el Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los vehículos, hasta el hasta el 30 de noviembre de 2013 o hasta el agotamiento de los recursos. 3.2.4. Servicio de Aseo y Cafetería. Es imprescindible para el buen funcionamiento de la entidad que se mantenga vigente la contratación de la prestación del servicio de aseo y cafetería, puesto que a través de él, se genera un mejor espacio de organización y comodidad, brindando adecuadas condiciones tanto a los funcionarios, pasantes y judicantes como a los visitantes del Ministerio.

Concepto Valor





futura


Total 70.607.765,00 150,00 470.718,43 489.547,17 11,00 161.550.566,32 28.243.106,00

MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS



Se realiza la siguiente proyección, a fin de garantizar la prestación del mencionado servicio de manera ininterrumpida:

El anterior cálculo contempla un incremento tope del 4% esperado como meta de inflación por el Banco de la República y se calculó para 11 meses de la vigencia 2013 Es importante mencionar que a la fecha se cuenta con un contrato en ejecución que ampara la prestación del servicio que nos ocupa, hasta el 14 de septiembre de 2012. Se cuenta con 19 operarios y maquinaria para la prestación del servicio, por valor de $297.067.403. Así las cosas, los recursos requeridos de vigencias futuras serían de Cuatrocientos Millones Novecientos Dieciséis Mil Novecientos Cuatro Pesos con 96 centavos ($400.916.904,96), para garantizar la prestación del servicio de aseo y cafetería sin interrupción, hasta el hasta el 30 de noviembre de 2013. 3.2.5. Servicio de seguridad y vigilancia. Se hace necesario mantener vigente la contratación correspondiente al servicio de vigilancia y seguridad, toda vez que sería un riesgo no contar con el mencionado servicio, que garantiza la seguridad, tanto de los funcionarios, pasantes y judicantes de esta Cartera Ministerial como de los bienes de propiedad de la misma o de los entregados a cualquier titulo para el cumplimiento de las funciones, es por ello que se realiza la siguiente proyección, a fin de garantizar la prestación del mencionado servicio de manera ininterrumpida:

El anterior cálculo contempla un incremento tope del 4% esperado como meta de inflación por el Banco de la República y se calculó para 11 meses de la vigencia 2013 Es importante mencionar que a la fecha contamos con un contrato en ejecución que ampara la prestación del servicio que nos ocupa hasta el 25 de octubre de 2012, por valor de $480.808.280. Se cuenta con 17 vigilantes y medios tecnológicos.

Concepto Valor





futura


Total 175.225.920,00 150,00 1.168.172,80 1.214.899,71 11,00 400.916.904,96 129.667.180,80

servicio de aseo y cafeteria

Concepto Valor





futura


Total 244.156.130,00 150,00 1.627.707,53 1.692.815,83 11,00 558.629.225,44 107.428.697,20

Servicio de seguridad y vigilancia



Por lo anterior, se concluye que para garantizar el servicio de Seguridad y Vigilancia sin interrupción hasta el 30 de noviembre de 2013, se requieren recursos para vigencias futuras por valor de Quinientos Cincuenta y Ocho Millones Seiscientos Veintinueve Mil Doscientos Veinticinco Pesos con 44 centavos ($558.629.225,44) M/Cte. 3.3. Comunicaciones y transporte 3.3.1 Correo Correo urbano, nacional e internacional: A fin de garantizar la fluidez de la información emanada de la entidad y propendiendo por respuestas oportunas a Acciones de Tutela, Derechos de Petición, entre otras, se hace necesario mantener vigente, sin interrupción alguna, el Convenio Interadministrativo que por Ley debe suscribirse con Servicios Postales Nacionales, con el fin de que la entidad no incurra en incumplimientos que generen investigaciones y procesos judiciales innecesarios. La proyección es la siguiente:

A la fecha contamos con un contrato en ejecución que ampara la prestación del servicio de correo al interior y exterior del país hasta el 03 de diciembre de 2012, por valor de $ 60.003.125. En consecuencia, para contratar el servicio sin interrupción hasta el 30 de noviembre de 2013, se requieren vigencias futuras por valor de Sesenta Millones Trescientos Dieciocho Mil Setecientos Quince Pesos con 60 Centavos ($60.318.715,60) M/Cte., calculando un incremento del 4% como meta de inflación esperada por el Banco de la República. 3.4 Arrendamientos 3.4.1 Arrendamiento Bienes Muebles El requerimiento de fotocopias en la Entidad, para atender asuntos internos o externos dentro del cumplimiento de la misión institucional, hace necesario contar de manera continúa con el servicio de fotocopiado, el cual se presta por el sistema de outsourcing.

Concepto Valor





futura


Total 26.363.075,00 150,00 175.753,83 182.783,99 11,00 60.318.715,60 4.745.353,50

Servicio de Correo



Es importante mencionar que a la fecha se cuenta con un contrato en ejecución que ampara la prestación del servicio que nos ocupa, hasta el 16 de diciembre de 2012 o hasta el agotamiento de los recursos, por valor de $ 47.412.100; Se dispone de siete (7) maquinas fotocopiadoras y un operario. Así, con base en el consumo promedio mensual de las dependencias que conforman la estructura del Ministerio se requieren recursos de vigencias futuras por valor de Veinte Millones Ochenta y Seis Mil Quinientos Noventa y Dos pesos con 24 Centavos ($20.086.592,24), los cuales cubren la prestación del servicio hasta el 30 de noviembre de 2013 o hasta el agotamiento de los recursos. La proyección contempla un incremento del 4% como meta de inflación 2012, esperada por el Banco de la República. 3.5.2 Arrendamiento Bienes Inmuebles El Ministerio de Justicia y del Derecho, toda vez que no posee parqueaderos propios para la guarda y conservación de los vehículos de su propiedad o de los que le hayan sido asignados por necesidad del servicio, actualmente cuenta con un contrato que ampara el uso de Diez (10) cupos de parqueaderos hasta el 15 de septiembre de 2012 por valor de $15.300.000 Para establecer el valor promedio diario del servicio prestado, se realiza el siguiente análisis:

Teniendo en cuenta lo anterior, y toda vez que a partir del 16 de septiembre de 2012, se debe suscribir un nuevo contrato de arrendamiento que ampare el uso de 15 cupos de parqueaderos para los vehículos de propiedad del Ministerio o de los que le hayan sido asignados por necesidad del servicio, se hizo necesario calcular el valor del servicio incluyendo estos cinco (5) cupos más de parqueaderos, lo que arrojo el siguiente resultado:

Concepto Valor





futura


Total 8.779.105,00 150,00 58.527,37 60.868,46 11,00 20.086.592,24 877.910,50

Servicio de Fotocopiado

Concepto Valor # de dias V/r promedio día 2012

Valor consumo total enero a mayo de 2012

para 10 cupos de parqueadero 9.000.000,00 150,00

Total 9.000.000,00 150,00 60.000,00

SERVICIO DE PARQUEADERO 2012



Atendiendo lo antes mencionado, se observa que el valor promedio diario aumenta de $60.000 a $ 90.000 a partir del mes de septiembre de 2012, haciéndose necesario realizar una proyección del valor del servicio diario con el nuevo valor. La estimación del valor de la vigencia futura, contempla un incremento tope del 4% esperado como meta de inflación por el Banco de la República y se calcula para 11 meses de la vigencia 2013, así:

En consecuencia, para contratar el servicio sin interrupción hasta el 30 de noviembre de 2013, se requieren vigencias futuras por valor de Treinta Millones Ochocientos Ochenta y Ocho Mil pesos ($30.880.000) M/Cte. 4. resumen. De lo anterior, se concluye, que hay procesos que requieren continuidad incluso con el cambio de vigencia fiscal, y la prestación permanente e interrumpida de estos servicios es fundamental. En consecuencia, una vez obtenida la autorización de vigencias futuras por parte de la DGPN del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la entidad realizará los trámites pertinentes para la iniciación de la contratación que asegure la continuidad de los mismos. Se requiere para el funcionamiento normal de la entidad, la continuidad en el suministro de combustibles, lubricantes y mantenimiento del parque automotor, el arrendamiento de parqueaderos, el mantenimiento de bienes inmuebles y ascensores, el servicio ininterrumpido de correo, el servicio de fotocopiado, el servicio de aseso y cafetería, el servicio de vigilancia privada y el suministro de Papelería y útiles de escritorio y oficina. Todo, representa la necesidad de solicitar autorización de vigencias futuras ordinarias por cuantía de Dos Mil Treinta y Dos Millones Cuatrocientos Cuarenta y Cinco Mil Quinientos Veinticinco Pesos con 96 centavos ($ 2.032.445.525,96) M/Cte, que se resumen en el siguiente cuadro:

Valor promedio diario para 10 cupos de parqueadero 60.000 Valor promedio diario para 15 cupos de parqueadero 90.000

Concepto Valor # de dias V/r promedio día 2012



futura

Proyección consumo diario para 15 cupos de parqueadero a partir de

junio 2012

Total ‐ ‐ 90.000,00 93.600,00 11,00 30.888.000,00 9.450.000,00

SERVICIO DE PARQUEADERO 2012 - 2013



Cta Subcta Obj. Gto Ord Subord Rec CONCEPTO VALOR

2 Gastos generales $ 2.032.445.525,96

2 0 4 Adquisición de bienes y Servicios $ 2.032.445.525,96

2 0 4 4 Materiales y suministros $ 379.257.901,88

2 0 4 4 1 10 combustibles y lubricantes $ 201.654.109,80

2 0 4 4 15 10 Papelería y útiles de oficina $ 177.603.792,08

2 0 4 5 Mantenimiento $ 1.541.902.316,24

2 0 4 5 1 10 mantenimiento de bienes inmuebles $ 420.805.619,52

2 0 4 5 6 10 mantenimiento equipo de navegación y transporte

$ 161.550.566,32

2 0 4 5 8 10 servicio de aseo $ 400.916.904,96

2 0 4 5 10 10 servicio de seguridad y vigilancia $ 558.629.225,44

2 0 4 6 comunicaciones y transporte $ 60.318.715,60

2 0 4 6 2 10 correo $ 60.318.715,60

2 0 4 10 Arrendamientos $ 50.966.592,24

2 0 4 10 1 10 Arrendamientos de bienes muebles $ 20.086.592,24

2 0 4 10 2 10 Arrendamiento de bienes inmuebles $ 30.880.000,00

“

Es importante mencionar que la proyección de las vigencias antes mencionadas,

están calculadas según ejecución con corte al 31 de mayo del presente año, por lo

tanto, se están ajustando con corte al 30 de junio de 2012.



3.1.2 Anteproyecto de presupuesto año 2013

Se presentó a la Oficina de Planeación del MJD, en el mes de marzo del año 2012, el

anteproyecto de presupuesto para Gastos Generales por un valor de $ 15.777.043.978,

Correspondiente a las necesidades del Ministerio de Justicia y del Derecho, basado en la

siguiente justificación:

“JUSTIFICACIÓN PRESUPUESTO SOLICITADO ANTEPROYECTO DE GASTOS

GENERALES 2013

En virtud de la Ley 1444 del 4 de mayo de 2011, se escindió el Ministerio del Interior y de

Justicia, se otorgaron facultades extraordinarias al señor Presidente de la Republica para

modificar la estructura de la administración pública, reorganizando el Ministerio del Interior

y creando el Ministerio de Justicia y del Derecho.

En efecto, el Gobierno Nacional mediante el Decreto 2897 del 11 de agosto de 2011,

determinó los objetivos, la estructura orgánica, las funciones del Ministerio de Justicia y del

Derecho e integró el Sector Administrativo de Justicia y del Derecho.

Es por ello, que se cuenta con una planta de personal de 350 funcionarios, así: cinco (5)

oficinas, pertenecientes al Despacho del Señor Ministro de Justicia y del Derecho, seis

(06) Direcciones y dos (2) subdirecciones correspondientes a los Despachos de los

Viceministerios de Promoción de la Justicia, y de Política Criminal y Justicia Restaurativa,

una (1) subdirección de Sistemas que depende de la Secretaria General.

A demás de lo anterior, y en cumplimiento de las nuevas funciones asignadas al Ministerio

de Justicia y del Derecho, provenientes de la liquidación de la Dirección Nacional de

Estupefacientes, se requiere ubicar a 100 personas más con sus correspondientes

puestos de trabajo.

Toda vez, que en la estructura orgánica no se cuenta con Direcciones, Subdirecciones, ni

Oficinas que adelanten las funciones correspondientes a las tareas de apoyo, se hizo



necesario crear grupos de trabajo que fortalezcan el cumplimiento de las funciones

asignadas a esta Cartera Ministerial.

Aunado a lo anterior, este Ministerio solo cuenta con el inmueble ubicado en la Cra. 9 No.

12C-10, lugar en el que funcionan todas las dependencias de la entidad, el cual en el

estado en que se encuentra solo tiene capacidad para 200 personas, generando un gran

hacinamiento que impide contar con las condiciones laborales indicadas, además no

posee reforzamiento estructural que garantice la estabilidad de la construcción,

generando riesgos contra la integridad física de los funcionarios, contratistas, pasantes,

visitantes y transeúntes; Igualmente no existe mobiliario suficiente que permita el

desarrollo integral de las funciones de la entidad, afectando su cometido y cabal

funcionamiento. Por otro lado, se carece de un espacio disponible para la organización de

los folios documentales que permitan cumplir con la Ley de archivística.

Ahora bien, es importante mencionar que la entidad no cuenta con parqueaderos propios,

motivo por el cual a la fecha se debe suscribir contrato de arrendamiento para suplir esta

necesidad, respecto a los vehículos que conforman su parque automotor.

Por lo anteriormente expuesto, y entre otras circunstancias, se hace necesario contar con

un mayor espacio físico, bien sea en calidad de arrendamiento o a través de la adquisición

de una nueva sede.

Ahora bien, y en materia de tecnología de la información, se manifiesta que la

obsolescencia con que cuenta esta Cartera Ministerial, en PCs, es aproximadamente del

95%, aunado a ello, se requiere contar con el soporte y mantenimiento de todos los

sistemas de información, los que se tenían en el normal desarrollo del las funciones del

escindido Ministerio del Interior y de Justicia, como de aquellos que nos correspondió



asumir en desarrollo de las funciones trasladas al hoy Ministerio de Justicia y del Derecho,

suprimidas de la Dirección Nacional de Estupefacientes en Liquidación.

Ante lo manifestado, el Ministerio de Justicia y del Derecho requiere para su cabal

funcionamiento una apropiación presupuestal mínima para el año 2013 de $

15.777.043.978, la cual está representada en los siguientes rubros: Impuesto de

vehículos, Impuesto Predial, audiovisuales y accesorios, equipo de sistemas, equipo de

comunicaciones, mobiliario y enseres, combustible y lubricantes, dotación, llantas y

accesorios, papelería, útiles de escritorio y oficina, mantenimiento de bienes inmuebles,

mantenimiento equipo comunicaciones y computación, mantenimiento equipo de

navegación y transporte, servicio de aseo, servicio de seguridad y vigilancia,

mantenimiento de software, correo, servicios de transmisión de información, adquisición

de libros y revistas, edición de libros, revistas, escritos y trabajos tipográficos,

suscripciones, otros gastos por impresos y publicaciones, acueducto alcantarillado y aseo,

energía, telefonía móvil celular, teléfono, fax y otros, seguro responsabilidad civil, otros

seguros, arrendamientos bienes muebles, arrendamientos bienes inmuebles, viáticos y

gastos de viaje al exterior, viáticos y gastos de viaje al interior, gastos judiciales, servicios

de bienestar social, servicios de capacitación, servicios para estímulos y otros gastos por

adquisición de servicios.”

3.2 Contratación

La Secretaria General a través del Grupo de Gestión Administrativa en cumplimiento de

sus funciones y según las necesidades presentadas por la entidad, ha adelantado los

estudios de mercado, estudios previos, pliegos de condiciones, según sea el caso, para

las contrataciones de prestación de servicios requeridas, lo que ha permitido garantizar

que se cuente de manera ininterrumpida con los servicios de Aseo y Cafetería, Vigilancia

Privada, Correspondencia, Fotocopiado, Mantenimiento Preventivo y Correctivo con

suministro de repuestos para los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad o



de los que le hayan sido entregados a cualquier titulo para el cumplimiento de sus

funciones, suministro de combustible y lubricantes, arrendamiento de parqueaderos,

adquisición de papelería y útiles de escritorio, entre otros. Se anexa cuadro de contratos

en ejecución.

Es importante mencionar que según lo previsto en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de

la ley 80 de 1993, en el artículo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, se presentaron los

respectivos estudios previos en los que se establece la necesidad de adelantar el proceso

contractual para la adquisición de sillas ergonómicas, cuyo objeto es: “Contratar la

adquisición de diez (10) sillas ergonómicas de alta gama y doscientas veintiséis (226)

sillas ergonómicas, para las diferentes dependencias del Ministerio de Justicia y del

Derecho, y conforme a las especificaciones técnicas”.

El plazo de ejecución establecido será por un (1) mes contado a partir de la suscripción del

contrato y cumplidos los requisitos de ejecución.

El valor del contrato podrá ser hasta por la suma de ochenta y cuatro millones ochocientos

cuatro mil ciento cuarenta y seis pesos ($84.804.146.oo) ML.



2. GESTIÓN DOCUMENTAL (ÁREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA)

2.1 Archivo

2.1.2 Antecedentes

A partir de la escisión del Ministerio de Interior y de Justicia, al Grupo de Gestión

Administrativa del Ministerio de Justicia y del Derecho se le asignaron, entre otras, la

función de coordinar, supervisar y controlar la producción, recepción, organización,

almacenamiento, preservación, recuperación y consulta de la documentación de la

entidad.

Los parámetros para el manejo y administración de los archivos de las entidades

señaladas en la Ley 1444 de 2011, y concretamente del creado Ministerio de Justicia y del

Derecho, están consignados en Decreto 2897 de 2011, Decreto 3183 de 2011, Circular

Externa 004 de 2011 del Archivo General de la Nación y demás normas archivísticas

aplicadas.

De acuerdo con lo señalado en los documentos indicados y a partir de la fecha de su

creación, esta cartera ministerial está en obligación de:

1. Recibir del Ministerio del Interior (reorganizado) los contratos y convenios vigentes,

celebrados por el Ministerio del Interior y de Justicia cuyo objeto corresponda a las

funciones y actividades propias del Ministerio de Justicia y del Derecho; los

procesos judiciales, de cobro coactivo y disciplinarios en los que sea parte el

Ministerio del Interior y de Justicia y cuyos objeto o sujeto procesal deben ser

adelantados por el Ministerio de Justicia y del Derecho; los demás archivos de

gestión de los cuales sea el titular el Ministerio del Interior y de Justicia y que

tengan relación con las competencias del Ministerio de Justicia y del Derecho.



2. Recibir de la Dirección Nacional de Estupefacientes en liquidación los procesos

disciplinarios pendientes; los procesos de acción de extinción de dominio; los

procesos de cobro coactivo.

3. Recibir del Ministerio de Interior (reorganizado) los fondos documentales del antiguo

Ministerio del Interior y de Justicia y del Fondo de Seguridad de la rama Judicial.

4. Recibir de la Dirección Nacional de Estupefacientes al finalizar la liquidación el total

de su acervo documental.

5. Elaborar nuevas Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración

Documental – TVD

6. Elaborar y presentar al ente rector el plan de trabajo archivístico que garantice la

adecuada elaboración y aplicación de las TRD y TVD de la entidad, así como

normalización e implementación de los procesos de gestión documental, y la

asignación de los espacios adecuados para los archivos, tanto de gestión como

central.

Es importante mencionar, que aunque las directrices del manejo de los archivos del

escindido Ministerio señalaban claramente que los archivos de gestión, salvo los de

competencia del nuevo Ministerio, deben quedarse con la entidad reorganizada, la

situación real fue otra. En el edificio asignado para el funcionamiento del Ministerio de

Justicia y del Derecho quedaron los documentos de propiedad del Ministerio del Interior

(reorganizado). La tarea de inventariar y entregar estos documentos se suma a las

obligaciones anteriormente descritas.

De igual forma, como medida transitoria y hasta que nuevo Ministerio de Justicia y del

Derecho no elabore las nuevas Tablas de Retención Documental - TRD, las dependencias

productoras siguen clasificando sus documentos según la última versión de las TRD del

Ministerio del Interior y de Justicia.

Actualmente, el Archivo Total del Ministerio de Justicia y del Derecho está conformado por:

a. Archivo de gestión



b. Los documentos que quedaron en los archivos de gestión de las dependencias

escindidas del Ministerio del Interior y de Justicia

c. Los documentos producidos y recibidos por el Ministerio de Justicia y del

Derecho a partir de 11 de agosto de 2011

Archivo central

a. Fondo documental del antiguo Ministerio de Justicia y del Derecho (antecesor de

Ministerio del Interior y de Justicia)

b. Fondo documental del Fondo de Seguridad de la Rama de Justicia liquidado.

Los fondos documentales a cargo del Ministerio de Justicia y del Derecho actualmente se

encuentran bajo custodia del Ministerio del Interior ubicados en la Carrera 10 # 15 - 22,

piso 8° (edificio DANSOCIAL), toda vez que esta Cartera Ministerial no cuenta con un

espacio físico para su traslado y almacenamiento. La consecución de las instalaciones

para el archivo central de la entidad es de vital importancia, debido a que:

Se deben recibir los archivos de gestión de cada una de las dependencias de la entidad

pendientes de ser transferidos al archivo central, por cumplir con su tiempo de retención.

Esta actividad no se ha podido programar por no contar con el espacio físico requerido.

Para vigencia 2013 fue formulado y presentado ante DNP un proyecto de inversión cuyo

objeto es la organización de los fondos documentales a cargo del Ministerio de Justicia y

del Derecho. La ejecución del este proyecto requiere de un espacio físico que permita la

ubicación de un grupo de personas y acceso a la documentación.

Según la normatividad vigente, el Ministerio de Justicia y del Derecho deberá recibir el

total del acervo documental de la Dirección Nacional de Estupefacientes al terminar el

proceso de su liquidación. Cabe mencionar, que el volumen de documentación a recibir

supera seis (6) veces el volumen de lo que hoy en día es el archivo central de este

Ministerio.



2.1.3 Actuaciones

Objetivos generales

La gestión de documentos del Ministerio de Justicia y del Derecho se enmarca dentro del

concepto de Archivo Total, comprendiendo la conformación de los archivos desde la

perspectiva del ciclo vital de los documentos, y de forma expresa, refiere entre otros

aspectos, a la obligación de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental -

TRD, instrumento archivístico que identifica los documentos que produce, recibe y debe

conservar la entidad; formular las políticas archivísticas de la entidad; reglamentar

metodologías para la recepción, producción y organización de los documentos; conservar

y preservar el patrimonio documental.

Personal

Es importante mencionar que el Grupo de Gestión Administrativa se ha venido

fortaleciendo con el nombramiento de personal para apoyar el cumplimiento de sus

funciones, no obstante lo anterior, se hace necesario contar como mínimo con 3

funcionarios más que contribuyan con el desarrollo de las actividades correspondientes al

tema que nos ocupa.

Recursos

El Grupo de Gestión Administrativa ajustó de acuerdo con las necesidades reales del

nuevo Ministerio, el proyecto de inversión № 2011011000299 “Apoyo en la elaboración de

TVD, depuración y digitalización de los fondos documentales archivo central del Ministerio

de Justicia y del Derecho en Bogotá D.C.” en el cual en su primera etapa, vigencia 2012,

se plantea la elaboración de las Tablas de Retención Documental – TRD del Ministerio de

Justicia y del Derecho y Tablas de Valoración Documental – TVD de los fondos

documentales a cargo. Recursos aprobados - $ 32’344.980.



La segunda etapa, vigencia 2013, comprende la organización de los fondos documentales

a cargo del Ministerio y tiene recursos aprobados por $ 490’000.000.

En la tercera etapa, vigencia 2014, se proyecta digitalizar y/o microfilmar la documentación

seleccionada en la segunda etapa, con el fin de facilitar la búsqueda de información y

preservar la documentación original. El valor solicitado para esta actividad es de

$175’000.000 pendiente de aprobación por parte de DNP.

2.1.4 Actividades desarrolladas

El plan de trabajo del proceso de gestión documental fue diseñado basándose en la

normatividad archivística, lo señalado en el Decreto 2897 de 2011, el análisis de la

situación actual del Ministerio de Justicia y del Derecho en materia archivística y teniendo

en cuenta los recursos disponibles. El plan fue presentado y aprobado por el Comité de

Archivo en el Acta № 01. A la fecha fueron realizadas las siguientes acciones:

A. Atención de solicitudes relacionadas con la información que reposa en el archivo

central de la entidad.

B. Se realizó el levantamiento parcial de la información para el diagnóstico integral de

archivo de la entidad. El diagnóstico se completará en las etapas de investigación

preliminar sobre la institución y análisis e interpretación de la información

C. recolectada en el proceso de elaboración de las Tablas de Retención Documental

- TRD y de las Tablas de Valoración Documental - TVD.

D. En cumplimiento a lo señalado en el Decreto 2897 de 2011 y bajo las directrices

del Archivo General de la Nación, continúa el proceso de entrega y recibo de los

archivos del escindido Ministerio del Interior y de Justicia. La entrega del archivo

Central se encuentra en un 75% y los archivos de Gestión en un 90%.

E. Continúa el ajuste de los procedimientos propios de gestión documental.

F. Mediante el Acuerdo No. 07 de 1994 del Archivo General de la Nación “Por el cual

se adopta y expide el Reglamento General de Archivos”, en su artículo 19,



modificado por el artículo 4 del Acuerdo 12 de 1995 establece que cada entidad

creará un Comité de Archivo legalizado mediante acto administrativo

correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir

las políticas y adoptar programas de trabajo y de la toma de decisiones en los

procesos administrativos y técnicos del Archivo de cada entidad. Es así que en la

fecha 10 de abril del 2012 fue expedida la Resolución 249, por la cual se crea el

Comité de Archivo del Ministerio de Justicia y del Derecho.

G. Fue actualizado y registrado en el SUIFP del proyecto de inversión para la

vigencia 2012 con recursos asignados de $ 32’344.980, y cuyo alcance es la

elaboración de los instrumentos archivísticos fundamentales que son las TRD y

TVD; el diagnóstico de los fondos documentales a cargo del Ministerio y la

capacitación del personal de la entidad en materia archivística.

H. La elaboración de las nuevas Tablas de Retención Documental – TRD es de

obligatorio cumplimiento para la entidad y es punto de partida para las demás

actividades relacionadas con gestión documental. Para cumplir con el objetivo, se

realizó el estudio y análisis de mercado para la elaboración de las Tablas de

Retención y Valoración Documental, se formuló una consulta ante ente rector

sobre contratación de los servicios archivísticos, se elaboró el estudio previo para

la contratación del profesional de apoyo para elaboración de las TRD y TVD y se

presentó junto con los documentos soporte a la Secretaría General, a fin de que

se estudie la viabilidad jurídica de adelantar el proceso de contratación.

I. Fue actualizado y registrado en el SUIFP el proyecto de inversión para la vigencia

2013, por un valor aprobado de $ 490’000.000, y 2014, por un valor de $

175’000.000 pendiente de aprobación, cuyo objeto es “Apoyo en la elaboración

TVD, depuración y digitalización de los fondos documentales archivo central del

Ministerio de Justicia y del Derecho”.

J. Para avanzar con las demás actividades propuestas es indispensable contar con

las Tablas de Retención y Valoración Documental, instrumentos indispensables

para la creación, organización, preservación y control de archivos y organización



de los Fondos Documentales Acumulados a cargo del Ministerio de Justicia y del

Derecho.

2.1.5 Actividades pendientes por realizar

1. Continuar con el servicio de consulta.

2. Concluir el proceso de entrega y recibo de los archivos del escindido Ministerio del

Interior y de Justicia.

3. Elaborar, aprobar e implementar las TRD.

4. Elaborar, aprobar y aplicar las TVD.

5. Programar y realizar las transferencias primarias.

6. Aprobar el Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia del Ministerio.

7. Caracterizar el proceso de Gestión Documental y aprobar los manuales.

8. Implementar los procedimientos de gestión Documental dentro de la entidad.

9. Reubicar el archivo central.

10. Organizar los fondos documentales a cargo del Ministerio.

Es importante reiterar que se necesita de carácter urgente la consecución de un espacio

físico que permita la ubicación del archivo central, a fin de poder organizar los fondos

documentales y evitar hallazgos de los entes de control.

2.2 Desarrollo Correspondencia

Debido a la escisión del Ministerio del Interior y de Justicia del 11 de agosto de 2011, y

teniendo en cuenta la actualización de la versión del aplicativo de correspondencia SIGOB

en la misma época,



el Grupo de Gestión Administrativa - Correspondencia desarrollo las siguientes acciones,

con miras a contribuir con la buena gestión:

1. Revisión de los procedimientos en producción para conocer si serian soportados,

y evaluación del impacto de los nuevos procedimientos en la mecánica diaria de

trabajo de los funcionarios de la institución.

2. Preparación de documentación y esquemas con Procedimientos y pantallas

anteriores vs Procedimientos y pantallas nuevas. (Está colgado en un link en la

página del Ministerio).

3. Presentación de la nueva versión del sistema a funcionarios de la Subdirección de

Sistemas y del Grupo de Gestión Administrativa.

4. Revisión y definición de los nuevos datos de parametrización (objetivos/resultados

de la correspondencia, tipos de documentos, plazos de gestión, etc.).

5. Definición del equipo de funcionarios multiplicadores (FM) para las dependencias

del Ministerio a ser capacitados.

6. Definición con los funcionarios multiplicadores de la estrategia de capacitación al

resto de funcionarios de la Institución, Grupos, fechas, horarios, lugar, etc.

7. Capacitación a funcionarios que registran la correspondencia de origen externa en

la Mesa de Entrada.

8. Capacitación a funcionarios multiplicadores para realizar la replicación del

conocimiento en todas las dependencias del Ministerio.

Es importante mencionar que se continúa con las capacitaciones, a fin de mantener

actualizado al personal de la entidad.



2.2.1 Puesta en Operación de la nueva versión

Se establecieron tres módulos, así:

SIGOB HISTORICO MIJ: Contiene toda la información de la correspondencia archivada y

pendiente de gestión hasta el día 11 de agosto de 2011.

Este modulo sirve únicamente para la consulta de la información, no se podrán elaborar

nuevos documentos de correspondencia.

SIGOB MJD: en el cual se recibe la correspondencia de origen externa que a partir del 11

de agosto fue dirigida a esta Cartera para su trámite correspondiente. De la misma forma,

se pueden elaborar correspondencia de origen interna (oficios, memorandos, etc)

vinculada a los trámites de competencia de ésta entidad. En éste modulo se deberá

elaborar la respuesta a la correspondencia histórica del MIJ, haciendo referencia al código

de radicado EXT11– xxx (donde xxx se refiere al consecutivo correspondiente).

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA: Este modulo es de manejo exclusivo de la mesa

de entrada de correspondencia, mediante el cual se registra y transfiere la

correspondencia a cada una de las dependencias del Ministerio.

Para la entrada en producción del Sigob se expidió una circular, mediante la cual se

establecían directrices para el manejo del aplicativo. (Se anexa)

Es así, como para lograr el objetivo que nos ocupa, se adelantaron las siguientes

acciones:

Desde el 12 y hasta el 19 de agosto de 2011, el Ministerio de Justicia y del Derecho

no contó con el aplicativo SIGOB Correspondencia, toda vez que éste se



encontraba en etapa de implementación, puesta en marcha de la actualización y

pruebas del modulo de registro de correspondencia.

Así mismo, el 22 de agosto solamente comenzó en producción el modulo de

registro de correspondencia de la nueva versión del aplicativo para la mesa de

entrada. Pero el modulo de gestión de correspondencia para los demás usuarios

del Ministerio, se encontraba inactivo, debido a que solo se podía iniciar su

ejecución, una vez se contará con la planta de personal definida y los códigos

correspondientes a cada dependencia, a fin de poder asignar con estos datos los

funcionarios destinatarios y responsables del aplicativo en cada despacho.

El 06 de febrero de 2012, entró en producción el módulo de gestión de

correspondencia, para todos los funcionarios del Ministerio.

El Aplicativo Sigob – Correspondencia, tiene como objetivo general:

Dar a conocer las actividades que se realizan en el área de correspondencia, la forma

automatizada de como se controla la misma en el Ministerio de Justicia y del Derecho.

Para su desarrollo:

Se cuenta con personal debidamente capacitado y los medios necesarios, que permiten

recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter

oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico,

consulta ciudadana a través de la página web del Ministerio u otros, que facilitan la

atención de las solicitudes presentadas por los usuarios.

Este procedimiento aplica desde la recepción hasta la distribución de las comunicaciones

a las dependencias de destino del Ministerio de Justicia y del Derecho.



Toda la correspondencia ingresa por la mesa de entrada del área de correspondencia del

Ministerio de Justicia y del Derecho, ya que las dependencias no deben recibir los oficios

físicos directamente.

2.2.2 Clasificación de la Correspondencia:

Correspondencia recepcionada: Es la recibida de organizaciones externas, como

cartas, oficios, solicitudes, telegramas, tutelas, reparaciones directas,

reparaciones administrativas e informes entre otros.

Correspondencia Emitida: Es aquella que se remite como respuesta a personas u

organizaciones externas.

Correspondencia interna: Es la correspondencia entre dependencias, como

memorandos, informes, circulares, proyectos, resoluciones, decretos, etc.

2.2.3 Control de Documentos:

Con base en la actualización se hizo necesario que todos los funcionarios del Ministerio

conocieran la nueva forma de registrar, tramitar y elaborar los documentos en el aplicativo,

su procedimiento de creación, modificación, corrección o anulación.

2.2.4 Otras Actividades

Supervisar el correcto tratamiento y control de la documentación oficial en el

Ministerio, de acuerdo a lo registrado en el aplicativo.

Llevar una estadística a diario, quincenal y mensual de la correspondencia que

ingresa a la entidad como también la que se produce.



Revisar y modificar los procedimientos de recibo y envío de correspondencia.

Crear el procedimiento de trámite y control de correspondencia.

Capacitar a los funcionarios nuevos.

Capacitar a los funcionarios que así lo requieran.

Capacitar constantemente a los funcionarios de la mesa de entrada.

Responder las solicitudes de las dependencias de la entidad.

Dar soporte en la parte funcional del aplicativo.

Se recibió un promedio mensual de documentos de 2117

Se recibió un promedio mensual de documentos de 2533



Despacho de correspondencia interna

La mesa de salida de correspondencia cuenta con dos (2) funcionarias de planta, quienes

son las encargadas de recibir, clasificar y entregar la correspondencia producida por la

entidad a la firma Servicios Postales Nacionales S.A, con quienes por ley se suscribió el

convenio interadministrativo No. 114 de 2012, cuyo objeto es: el envió de los documentos,

a nivel local, nacional e internacional, A fin de garantizar la fluidez de la información

emanada de la entidad y propendiendo por respuestas oportunas a Acciones de Tutela,

Derechos de Petición, entre otras, se hace necesario mantener vigente, sin interrupción

alguna, el Convenio Interadministrativo que por Ley debe suscribirse con Servicios

Postales Nacionales, con el fin de que la entidad no incurra en incumplimientos que

generen investigaciones y procesos judiciales innecesarios.



Se despacho un promedio mensual de documentos de 2668

3. Almacén e Inventarios

3.1 Almacén, Bienes e Inventarios

Atendiendo lo normado en los artículos 33 y 37 de los Decretos 2893 y 2897 de 2011, esta

Cartera Ministerial recibió como transferencia a titulo gratuito los bienes muebles e

inmuebles que se relacionan a continuación, para el funcionamiento de la entidad:

Listado de Resoluciones de Transferencias de Bienes Muebles Recibidos del Ministerio del Interior

01 de Noviembre 01 de 2011 al 29 de marzo de 2012

RESOLUCION No. OBJETO BENEFICIARIO VALOR HISTORICO

238 de 15 de noviembre de 2011

Por la cual se transfieren bienes muebles del

Ministerio del Interior al Ministerio de Justicia y del

Derecho

Ministerio de Justicia y Del

Derecho 126.684.441.37




Derecho


Derecho 707.522.724.19






Derecho


Derecho 2.100.213.991,20

689 de 30 de diciembre de 2011



Derecho


Derecho 1.521.773.818.96




Derecho


Derecho 1.313.372.587.30




Derecho


Derecho 2.905.050.949.62

Valor Total 2011 8.674.618.512.64

Listado de Resoluciones de Transferencias de Bienes Inmuebles Recibidos del Ministerio del Interior

01 de Noviembre 01 de 2011 al 29 de febrero de 2012



Por la cual se transfieren bienes inmuebles del


Derecho


Derecho 3.592.495.640.22


Por la cual se transfieren bienes inmuebles – Terreno

la Gloria del Ministerio del Interior al Ministerio de

Justicia y del Derecho


Derecho 720.000.000,00

354 de 29 de febrero de 2012

Por la cual se transfieren bienes inmuebles – Terreno

Rural San Isidro del Ministerio del Interior al

Ministerio de Justicia y del Derecho


Derecho 174.293.000,00

Valor Total 2012 4.486.788.640,22

Listado de Resoluciones de Transferencias de Bienes Muebles - Vehículos Recibidos del Ministerio del Interior

01 de Noviembre 01 de 2011 al 29 de marzo de 2012



Por la cual se transfieren bienes muebles ‐ vehículos

del Ministerio del Interior al Ministerio de Justicia y

del Derecho


Derecho 114.040.000,00


Por la cual se transfieren bienes muebles ‐ vehículo

del Ministerio del Interior al Ministerio de Justicia y

del Derecho


Derecho 45.650.000,00

694 de 30 de diciembre de 2011 Por la cual se transfieren bienes muebles – vehículo

del Ministerio del Interior al Ministerio de Justicia y Ministerio de Justicia y Del

194.227.595,62



Se anexa informe de relación de bienes, arrojado por el software de manejo de almacén,

bienes e inventarios PCTG

El Grupo de Gestión Administrativa – Almacén e Inventarios, teniendo en cuenta la

importancia de mantener actualizado el manejo de almacén e inventarios, ha adelantado y

continua adelantando las siguientes tareas, desde noviembre de 2011, fecha en la cual se

empezó a recibir la

Transferencia de bienes y realización de los respectivos registros en el programa de

almacén e inventarios, así:

a. Actualización y Normalización Manejo de Bienes.

Se realizaron los registros correspondientes a las primeras transferencias de bienes y saldos iniciales del almacén.

Se realizó capacitación en el manejo del sistema PCTG para los funcionarios del almacén general y los auxiliares encargados de la Bodega, igualmente se verificaron y registraron entradas y salidas en PCTG, y se registró la depreciación a diciembre de 2011, conciliadas por contabilidad, para proceder al cierre de dicha vigencia, y la entrega al Grupo de Gestión Financiera y Contable de los respectivos comprobantes contables.

Durante el mes de abril del presente año, se verificaron y registraron los documentos soporte de entradas y salidas correspondientes al primer trimestre del año en curso, procediendo a realizar cierres, con las respectivas elaboraciones y entregas de comprobantes contables y conciliaciones al Grupo de Gestión Financiera y Contable, para los meses de enero, febrero y marzo.

En el mes de mayo de 2012, se programó y se realizó la verificación, revisión y registro de los documentos soporte de entradas y salidas para los meses de abril y mayo de 2012, además de ejecutar los respectivos cierres de mes, elaborados y conciliados los comprobantes contables con el Grupo de Gestión Financiera y Contable.

A partir del mes de junio se culminó el proceso de actualización y se dio inicio a la normalización de los movimientos de entradas y salidas. Es de anotar que nuestro Objetivo Estratégico lo cumplimos, en forma simultánea con la atención de

del Derecho Derecho

Valor Total 2011 353.917.595,62



solicitudes, pedidos y/o requerimientos de todas las dependencias de esta Cartera Ministerial.

Durante los últimos meses se han realizado labores de gestión para trámites de transferencia de bienes a otras entidades, como son certificaciones, actas de entrega y recibo de bienes.

Igualmente se han realizado labores de apoyo en la gestión de compras para útiles y elementos de oficina; como también informes de gestión requeridos.

b. Actualización Inventarios Personalizados.

Se proyecto circular informativa, mediante la cual se comunica a los funcionarios de la

entidad que a partir del 1 de agosto del presente año se continuará con la actualización en

el manejo y

Control de inventarios de bienes en servicio. Esta es una labor constante que debe

efectuarse con las novedades de personal o por cambio de elementos.

c. Depuración de Inventarios:

En la tarea permanente de la depuración de activos de esta Cartera Ministerial, se realizó

la selección y clasificación de bienes en alto grado de deterioro u obsolescencia, los

cuales se encuentra ubicados en una bodega del Almacén General, listos para continuar

con los debidos tramites de Baja de Bienes.

A la fecha se encuentra pendiente tramitar la proyección de la resolución para la baja de

estos bienes, conforme a lo establecido en las norma.

d. Actualización de Procedimientos de Gestión de Bienes:

Se elaboro proyecto de procesos y procedimientos de Gestión de Bienes, los cuales se

ajustaron de acuerdo a las necesidades de la Entidad, además se tuvieron en cuenta las

recomendaciones efectuadas por la Contraloría para dar cumplimiento al Plan de

Mejoramiento.



e. Transferencias Definitivas de bienes:

En el desarrollo del Convenio de Gestión Integral No. 366 de 2010 suscrito con el Fondo

Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE, para la Dotación de Menaje para

Talleres,

Suministro de Vehículos - Bus, en los Establecimientos de Reclusión del Orden Nacional –

ERON, se generaron los siguientes proyectos de Resolución para realizar bajas por

transferencia de bienes, así:

Listado Proyectos de Resolución de Bajas por Transferencia

CONTRATO No.

/ RESOLUCION

OBJETO BENEFICIARIO VALOR

111508 de 2011

Adquisición de microbuses para el transporte de internos y personal del INPEC para cinco establecimientos carcelarios a nivel nacional correspondientes a Bogotá, Medellín, Ibagué, Guaduas y Jamundí.

INPEC $1.317.348.000,00

110708 de 2011

Adquisición de Herramientas, Equipos e Insumos de transformación industrial para el área de metalmecánica del establecimiento carcelario – ERON Jamundí – Valle.

INPEC $41.400.000,00

110800 de 2011

Adquisición de Herramientas, Equipos e Insumos de transformación para los Talleres de Ebanistería y Talla en Madera de tres (3) Establecimientos Penitenciarios ubicados en las ciudades de Jamundí, Ibagué y Guaduas.

INPEC $460.796.741,00

110795 de 2011

Adquisición de Herramientas, Equipos e Insumos de transformación industrial para los Talleres de Mecánica y Mantenimiento de los ERON ubicados en las ciudades de Bogotá. Medellín, Jamundí, Ibagué y Guaduas.

INPEC $382.805.000,00

S. N. Por la cual se transfieren unos bienes muebles – Equipos de Cómputo de propiedad del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Agencia Nacional de Defensa Jurídica del

Estado $54.833.200,00

S. N. Por la cual se transfieren unos bienes muebles – Equipos de Cómputo de propiedad del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Ministerio del Interior $53.889.145.50

S.N. Por la cual se transfieren unos bienes muebles de propiedad del Ministerio de Justicia y del Derecho a la Defensoría del Pueblo

D Defensoría del Pueblo $1.000.394.006,29

S.N. Por la cual se transfiere el predio “La Gloría” ubicado en Cartagena Bolívar al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC

INPEC $720.000.000,00

Valor Total 2012 $4.031.466.092,79



Saldos de Elementos de Consumo en almacén con corte al 27 de Julio de 2012

DESCRIPCION ELEMENTO UNIDAD EXISTENCIAS FISICAS A

27 DE JULIO 2012

ACETATOS PARA FOTOCOPIADORAS UNIDAD 4 ARCHIVADORES O LEGAJADORES AZ TAMAÑO OFICIO UNIDAD 46 BANDAS DE CAUCHO CAJA X 25 GRS CAJA 0 BOLIGRAFO NEGRO UNIDAD 1.422 BOLIGRAFO ROJO UNIDAD 453 CASETTES DE AUDIO DE 90 MINUTOS UNIDAD 42 CDS R - GRABABLE UNIDAD 205 CDS RW - REGRABABLE UNIDAD 488 CINTA DE ENMASCARAR DE 2" ROLLO 24 CINTA PARA RELOJ WIDMER ROLLO 6 CINTA PEGANTE TRANSPARENTE DE 1" ROLLO 55 CINTA TRANSPARENTE DE 12 mm X 40 ROLLO 44

CUCHILLAS PARA BISTURI CAJA 0

DISKETTE 31/2HD X 10 UN CAJA 10 DVD R - GRABABLE UNIDAD 396 DVD RW -REGRABABLE UNIDAD 389

ETIQUETAS AUTOADHESIVAS REGF 2720 UNIDAD 1

ETIQUETAS AUTOADHESIVAS REGF 6935 PAQUETE 43 FOLDER CELUGUIA HORIZONTAL TAMAÑO OFICIO UNIDAD 871 FOLDER COLGANTE TAMAÑO OFICIO UNIDAD 560 FOLDER BLANCO DE 4 ALETAS OFICIO UNIDAD 0

Listado de Resoluciones de Bajas por Transferencia

RESOLUCION OBJETO BENEFICIARIO VALOR

Número 0328 de 16 de mayo de 2012

Por la cual se transfiere un inmueble ubicado en Florencia Caquetá

INPEC 174.293.000,00

Valor Total 2012 174.293.000,00



GANCHOS CLIPS ESTÁNDAR CAJA 161 GANCHOS MARIPOSA CAJA 52 GANCHOS PARA COSEDORA INDUSTRIAL CAJA 21 GANCHOS PARA COSEDORA STANDAR CAJA 64 GANCHOS PARA LEGALAR X 100 UNICABEZA PAQUETE 0

HOJA MEMBRETEADA TAMAÑO CARTA HOJA 250

HOJA MEMBRETEADA TAMAÑO OFICIO HOJA 750 LAPICES MINA NEGRA UNIDAD 654 LAPICES ROJOS UNIDAD 357 LIBRETA CUADRICULADA TAMAÑO OFICIO UNIDAD 103 MARCADORES PERMANENTES UNIDAD 91 MARCADORES SECOBORRABLES UNIDAD 151 MARCADORES PARA TELA UNIDAD 1

MICROCASETTES X 3 UNIDADES PAQUETE 12 NOTA ADHESIVA 75 X 1000 MM UNIDAD 131 PAPEL BOND TAMAÑO CARTA RESMA 552 PAPEL BOND TAMAÑO OFICIO RESMA 101

PAPEL PARA SUMADORA X 57MM ROLLO 20 PAPEL TERMICO PARA FAX ROLLO 115 PASTA CATALOGO DE 1 " UNIDAD 64 PASTA CATALOGO DE 2 " UNIDAD 56 PEGANTE EN BARRA x 21 grs. UNIDAD 56 PEGANTE LIQUIDO X 125 GRS FRASCO 124 PERFORADORAS STANDARD UNIDAD 13 PILAS ALKALINAS AA X 2 PAR 20 PILAS ALKALINAS AAA X 2 PAR 42

REGLAS PARA OFICINA UNIDAD 0 RESALTADORES VARIOS COLORES UNIDAD 140 SOBRES BLANCO OFICIO UNIDAD 3.800 SOBRES DE MANILA CARTA UNIDAD 1.980 SOBRES DE MANILA OFICIO UNIDAD 1.758 SOBRES DE MANILA GIGANTE UNIDAD 660 SOBRES TAMAÑO 23,4 X 12CM CON MEMBRETE UNIDAD 741 SOBRES TAMAÑO 23,8 X 30 CM CON MEMBRETE UNIDAD 700 SOBRES TAMAÑO 25 X 34,8 CON MENBRETE UNIDAD 800 SOBRES TAMAÑO LORD CON MEMBRETE UNIDAD 250



TINTA PARA SELLOS UNIDAD 0

TONER HP LASER JET 400 HP C4127X UNIDAD 3

TONER HP 6578D COLOR UNIDAD 12

TONER HP CC364A UNIDAD 5

TONER HP C4217X UNIDAD 0

TONER HP Q1338A UNIDAD 5

TONER LASER JET Q5942X UNIDAD 2

TONER LEXMAR REF 64418XL ALTO UNIDAD 11

TONER PARA FOTOCOPIADORA XEROX 106R01047C20/M20 UNIDAD

1

TONER PARA IMPRESORA 92274A UNIDAD 5

TONER PARA IMPRESORA DELL 5210 UNIDAD 2

TONER PARA IMPRESORA JET 3903A UNIDAD 7

TONER PARA IMPRESORA HP 51645A UNIDAD 14

TONER PARA IMPRESORA LEXMAR E24018SLE 230 UNIDAD 5

TONER PARA IMPRESORA HP Q2612A UNIDAD 4





TONER PARA IM PRESORA HP Q3964A UNIDAD 2

BANDERA DE COLOMBIA EN SATIN DOBLE FAZ 1.60 X 1.00 MTS UNIDAD 2

BANDERA DE COLOMBIA EN SATIN DOBLE FAZ 3.0 X 2.00 MTS UNIDAD 4

BASE EN MADERA 30 CM Y ASTA DE 2 METROS UNIDAD 2

Ahora bien, y teniendo en cuenta las cantidades de bienes de consumo detalladas

anteriormente, se recomienda adelantar proceso de mínima cuantía para la adquisición de

toner y papelería y útiles de escritorio, a fin de suplir la necesidad de la entidad mientras

se tramitan vigencias futuras ante el Ministerio de Hacienda y Crédito publico, que

permitan a adelantar proceso de menor cuantía que garantice el suministro de bienes de

manera ininterrumpida.



3.2. Tareas proyectadas

La adquisición del software de identificación de bienes devolutivos y lectores de código de barras para facilitar la toma física de inventarios.

Continuar la actualización a partir del 01 de agosto de 2012, el manejo y control de

inventarios de bienes en servicio de funcionarios, a través de inventarios personalizados.

Realización y verificación de registros en el sistema de Inventarios por transferencia

de bienes al INPEC, Ministerio del Interior, Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y a la Defensoría del Pueblo.

Elaborar el proyecto de resolución para la baja de bienes, conforme a lo establecido

en las normas.

Recepción, verificación y legalización del recibo de elementos adquiridos

recientemente para el funcionamiento de la entidad. Elaborar los registros pertinentes de ingreso y salida de los elementos en los

contratos de adquisición de bienes para dotación de equipos y menajes de los ERON.

Legalizar la transferencia definitiva de los bienes adquiridos por Ministerio de

Justicia y del Derecho, para diferentes municipios del país con destino a las Casas de Justicia y Centros de Convivencia Ciudadana, según sea el caso, para lo cual dependemos del proyecto de resolución que debe ser entregado por la Dirección de Métodos alternativos de solución de Conflictos.

4. Servicios Públicos

4.1 Pago de servicios públicos

Los recibos de pago de los servicios públicos de energía, acueducto y alcantarillado, aseo,

telefonía fija y celular que han llegado a la entidad, se encuentran todos tramitados y

radicados para pago en el Grupo de Gestión Financiera y Contable.

4.2. Líneas y telefonía



a. Líneas Telefónicas operador Colombia Telecomunicaciones

Contamos con 24 líneas directas y (1) una línea 018000911170 Quejas y Reclamos

ubicadas en la sede en la cual funciona la entidad, Cra. 9 No. 12C-10

b. Líneas Telefónicas Operador Empresa de Teléfonos de Bogotá

Contamos con 42 líneas directas en la sede en la cual funciona la entidad, Cra. 9 No. 12C-

10

c. Líneas Operador AVANTEL S.A

Contamos con 21 Avanteles los cuales fueron entregados mediante contrato de comodato,

se encuentran asignados así:

Catorce (14) unidades a la Seguridad de la Señora Ministra de Justicia y del

Derecho

Una (1) unidad al despacho de la Señora Ministra de Justicia y del Derecho

Una (1) unidad al despacho de la Secretaría General

Tres (3) unidades a la seguridad del Viceministro de Política Criminal y Justicia

Restaurativa

Dos (2) unidades a la seguridad del Viceministro de Promoción de la Justicia

Es importante mencionar que las líneas Avanteles se requieren, a fin de mantener una

comunicación permanente que facilite la prestación de los servicios.

d. Operador Colombia Telecomunicaciones S.A (MOVISTAR)

Contamos con 18 líneas, las cuales se encuentran asignados así:

Diez (10) líneas celufijas asignadas a las diferentes dependencias de Ministerio de

Justicia y del Derecho. A través de estas se pueden realizar llamadas a teléfonos

celulares desde el teléfono fijo.



Se cuenta con ocho (8) equipos celulares Blackberry asignados, a la Ministra de

Justicia y del Derecho, Viceministro de Promoción de la Justicia, Viceministro de

Política Criminal y Justicia Restaurativa y Secretaria General 2 Equipos celular.

Desde el Grupo de Gestión Administrativa se mantiene contacto permanente con las

empresas que suministran los servicios, se hace revisión de las facturas y en los casos

que se consideran pertinentes, se solicita el cambio de planes por los que más favorezcan

a la entidad.

5. Amparo de Bienes Muebles e Inmuebles

En la actualidad el Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con las pólizas que se

relacionan en el siguiente cuadro, fruto del proceso de selección abreviada de menor

cuantía No. 06 de 2012.

GRUPO I PÓLIZA DESDE HASTA VALOR ASEGURADORA

1. Todo Riesgo Daños

Materiales 21358‐0 01‐05‐2012 17‐07‐2013

$101.511.934,16

RSA (Royal & Sun

Alliance Seguros S.A.)

2. Automóviles 32067‐0 01‐05‐2012 17‐07‐2013

RSA (Royal & Sun


3. Manejo Global para

Entidades oficiales 20220‐0 01‐05‐2012 17‐07‐2013

RSA (Royal & Sun


4. Responsabilidad Civil

Extracontractual 21977‐0 01‐05‐2012 17‐07‐2013

RSA (Royal & Sun


5. Transporte de Valores 23599‐0 01‐05‐2012 17‐07‐2013

RSA (Royal & Sun


GRUPO II PÓLIZA DESDE HASTA ASEGURADORA

6. Seguro Obligatorio en

Accidentes de Tránsito SOAT Respectivo

Dependiendo de la

fecha de expedición

Dependiendo de la

fecha de expedición $8.757.500

QBE Seguros S.A.

GRUPO III PÓLIZA DESDE HASTA ASEGURADORA

7. Responsabilidad Civil

Servidores Públicos 930‐87‐994000000001 01‐05‐2012 06‐05‐2013 $38.500.000

ASEGURADORA

SOLIDARIA DE

COLOMBIA LTDA



Para el seguimiento y manejo de las anteriores pólizas, además de la Coordinación y

Supervisión interna propia de la Entidad, se tiene apoyo de la firma corredora de seguros

“JLT Valencia & Iragorri Corredores de Seguros S.A.”, la cual fue seleccionada mediante el

proceso de Concurso de Méritos No. 2 de 2011, firma con la cual se suscribió el Contrato

No. 23 del 13 de Diciembre de 2011.

Es importante mencionar que todos los bienes muebles e inmuebles que posee la entidad

entregados a cualquier titulo se encuentran cubiertos según sus características por las

pólizas relacionadas en el cuadro anterior.

5.1 Seguro Obligatorio Accidentes de Tránsito - SOAT

Todos los vehículos que se encuentran a cargo de la entidad, de propiedad o entregados a

cualquier titulo cuenta con seguro obligatorio.

5.1.2 Siniestros presentados durante lo corrido del año 2012

A la fecha se han reportado (4) cuatro siniestros, de los cuales han sido indemnizados, (2)

dos y se encuentran (2) dos en proceso de reclamación.

PLACA / INVENTARIO MARCA CLASE SINIESTRO TRAMITE

QFO 17B Suzuki Motocicleta Siniestro ocurrido el día 06 de mayo de 2012, objeto de un accidente de transito, motocicleta que pertenece al esquema de seguridad del Ministro

En proceso de reclamación ante la

aseguradora

OCK 010 Toyota Land

Cruiser Camioneta

Siniestro ocurrido el día 07 de mayo de 2012, objeto de un accidente de transito, vehículo que pertenece al esquema de seguridad del Ministro

Siniestro atendido e indemnizado por la

Aseguradora

OBG 339 Hongoi Automóvil Siniestro ocurrido el día 28 de junio de 2012, objeto de hurto de los espejos laterales, vehículo que pertenece al esquema de seguridad del Ministro


aseguradora

26968 Dell Monitor Serie MY-

0F7170-47603-4CV-A9MQ

Siniestro ocurrido el 12 de julio de 2012, daño en equipo asignado a la Dirección de Justicia Transicional


aseguradora

Informe siniestro motocicleta QFO-17b



Mediante oficio de la Dirección de Protección y Servicios Especiales de la Policía

Nacional, fechado 23 de mayo de 2012, y suscrito por el Capitán Mario Javier Duran

González, Jefe esquema de seguridad Ministro de Justicia y del Derecho, se informó al

Grupo de Gestión Administrativa, la novedad de siniestro presentado el día 06 de mayo de

2012, aproximadamente a las 7 de la mañana, de la Motocicleta de placas QFO-17B,

propiedad del Ministerio de Justicia y del Derecho, la cual iba siendo conducida por el

Subintendente Wilson Fernando Silva Rincón y quien sufrió el accidente de tránsito.

De la misma manera, se informó que el expediente del hecho fue abocado por la URI de

Tunjuelito, Fiscal 301 local bajo el número 80828, y la motocicleta con daños fue

trasladada al parqueadero contratado por el Ministerio ubicado en la Cra. 8 No. 12b-58 de

esta ciudad.

Por lo tanto, el Grupo de Gestión Administrativa gestionó con la firma corredora de

seguros, la ubicación del taller que adelantaría la reparación de la motocicleta de

conformidad con el seguro respectivo, el 25 de mayo de 2012, fue asignada el taller

BERMOTOS S.A., ubicado en la Cra. 51 No. 134-58.

Sin embargo, se informo por el Subintendente Wilson Fernando Silva Rincón, quien tiene

asignada la motocicleta siniestrada, que dicho vehículo no se puede trasladar ya que

requiere de la correspondiente autorización del Fiscal de conocimiento, por ser un

elemento probatorio.

Por lo anterior, mediante oficio OFI12-0007998-SEG-4000 del 29 de mayo de 2012,

dirigido al Fiscal 301 local URI – Ciudad Bolívar -Tunjuelito, se solicito por parte de la

Secretaria General del Ministerio la entrega formal de la motocicleta para adelantar el

respectivo arreglo y continuar

apoyando el esquema de seguridad de la Entidad; autorizando para la entrega al

Subintendente Wilson Fernando Silva Rincón.



No obstante lo anterior, el Subintendente Wilson Fernando Silva Rincón, al dirigirse a la

URI – Ciudad Bolívar de Tunjuelito, informa que el expediente fue trasladado a la Fiscalía

94 Unidad Estructura de Apoyo, en el complejo Paloquemado de Bogotá.

Por lo tanto, se dirigió nuevo oficio OFI12-0008426-SEG-4000 del 04 de junio de 2012, por

parte de la Secretaria General a la Fiscalía 94 Unidad de Apoyo, solicitando la entrega

formal de la motocicleta, oficio que hasta la fecha no ha tenido respuesta por parte de la

Fiscalía.

Por lo anterior, se realizara requerimiento.

La motocicleta se encuentra inmovilizada en Parking Internacional.

Todos los siniestros han sido comunicados al Grupo de Control Disciplinario Interno para

lo de su competencia.

6. Caja Menor

El Ministerio de Justicia y del Derecho, conto con una Caja Menor de Gastos

Administrativos para la vigencia fiscal 2011 la cual se aperturó el día 22 de septiembre del

mismo año, mediante resolución No. 0047 con los siguientes rubros:

RUBRO PRESUPUESTAL CUANTÍA POR RUBRO

OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS 21.466.000,00

OTRAS COMUNICACIONES Y TRANSPORTE 1.600.000,00

OTROS GASTOS POR IMPRESOS Y COMUNICACIONES 400.000,00

GASTOS JUDICIALES 100.000,00

TOTALES 23.566.000,00

Los cuales presentaron el comportamiento que se relaciona a continuación en lo

correspondiente a los gastos relacionados por rembolsos en lo corrido del año 2011:



Materiales y Suministros $69.059.538.00 (Refrigerios, almuerzos, cenas y logística)

para reuniones que en cumplimiento de las funciones se deben adelantar de

manera ininterrumpida

Comunicaciones y Transportes $1.292.100.00

Gastos Judiciales $ 00.00

Impresos y Publicaciones 00.00

Gastos por Reembolso año 2011

Igualmente para la vigencia fiscal 2012, la entidad cuenta con una Caja Menor de Gastos

Administrativos, la cual se aperturó el día 23 de enero del mismo año, mediante resolución

No. 0046, con los siguientes rubros:

RUBRO PRESUPUESTAL CUANTÍA POR RUBRO

OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS $26.600.000.00

OTRAS COMUNICACIONES Y TRANSPORTE $2.300.000.00

OTROS GASTOS POR IMPRESOS Y COMUNICACIONES $500.000.00

GASTOS JUDICIALES 635.100.00

TOTALES $.30.035.100.00

Los cuales han presentado el comportamiento que se relaciona a continuación en lo

correspondiente a los gastos relacionados por rembolsos en lo corrido del año 2012:

PRIMER REEMBOLSO SEGUNDO REEMBOLSO TERCER REEMBOLSO CUARTO

REEMBOLSO

LEGALIZACION DE

FINITIVA CAJA

MENOR ALÑO 2011

TOTAL GASTOSPOR CAJA MENOR DICIEMBRE

26 DE 2011Resolucion No. 0162 del 21 de

noviembre de 2011

Resolucion No. 0191 del

01 diciembre de 2011

Resolucion No. 0219 del 13 de diciembre

de 2011

Resolucion No. 0242 del 16 de diciembre

de 2011

Resolucion No. 0397 del 20 de junio de

2012GASTO TOTAL CON IVA GASTO TOTAL CON IVA GASTO TOTAL CON

IVAGASTO TOTAL CON

IVAGASTO TOTAL CON

IVAOTROS MATERIALES Y SUMINISTRO 12.263.088,00 15.136.880,00 15.026.174,00 20.727.680,00 5.905.716,00 69.059.538,00 COMUNICACIÓN Y TRANSPORTE 708.400,00 361.100,00 92.000,00 84.600,00 46.000,00 1.292.100,00 OTRO IMPRESOS Y PUBLICACIONES - - - - - GASTOS JUDICIALES - - - - -

TOTAL 12.971.488,00 15.497.980,00 15.118.174,00 20.812.280,00 5.951.716,00 70.351.638,00

CAJA MENOR DE GASTOS

ADMINISTRATIVOS



Materiales y Suministros $138.636.000,00 (Refrigerios, almuerzos, cenas y

logística) para reuniones que en cumplimiento de las funciones se deben

adelantar de manera ininterrumpida

Comunicaciones y Transportes $5.041.350.00

Gastos Judiciales $172.390.00

Impresos y Publicaciones 00.00

Tal como se muestra, a continuación:

Gastos por Reembolso

Es importante mencionar que todas las facturas de servicios prestados con corte al 27 de

julio de 2012, se encuentran canceladas, no obstante lo anterior la Caja esta pendiente de

reembolso al cumplimiento de lo establecido en el artículo 14 de la resolución No. 001 del

2 de enero de 2012, emana del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Todos los antecedentes respecto a la documentación de la Caja Menor de Gastos

administrativos reposan el original en el Grupo de Gestión Financiera y Contable y una

copia del egreso en el archivo del Grupo de Gestión Administrativa.

PRIMER REEMBOLSO SEGUNDO REEMBOLSO TERCER REEMBOLSO CUARTO

REEMBOLSO

QUINTO

REEMBOLSO

SEXTO

REEMBOLSO

SEPTIMO

REEMBOLSO

TOTAL GASTOSPOR CAJA MENOR A

JULIO 27 DE 2012Resolucion No. 0184 de marzo de

2012

Resolucion No. 028 del

29 de marzo de 2012

Resolucion No. 0300

del 07 mayo de 2012

Resolucion No. 0339 del 24 de mayo de

2012

No.Resolucion No. 0397 del 20 de junio

de 2012

Resolucion No. 0439 del 05 de julio de

2012

Resolucion No. 0460 del 17 de julio

de 2012GASTO TOTAL CON IVA GASTO TOTAL CON IVA GASTO TOTAL CON

IVA

GASTO TOTAL CON

IVA

GASTO TOTAL CON

IVA

GASTO TOTAL CON

IVA

GASTO TOTAL

CON IVAOTROS MATERIALES Y SUMINISTRO 3.040.542,00 9.502.822,00 25.025.824,00 24.210.523,00 26.051.165,00 26.239.245,00 24.565.879,00 138.636.000,00 COMUNICACIÓN Y TRANSPORTE 814.900,00 1.019.100,00 1.153.600,00 519.600,00 901.200,00 296.900,00 336.050,00 5.041.350,00 OTRO IMPRESOS Y PUBLICACIONES - - - - - - - - GASTOS JUDICIALES - 86.800,00 28.580,00 19.700,00 34.200,00 - 3.110,00 172.390,00

TOTAL 3.855.442,00 10.608.722,00 26.208.004,00 24.749.823,00 26.986.565,00 26.536.145,00 24.905.039,00 143.849.740,00

CAJA MENOR DE GASTOS

ADMINISTRATIVOS



7. VEHÍCULOS

7.1. Vehículos, asignación y conductores

CLASE MARCAPLACA Y

CARACTERÍSTICAASIGNACION CONDUCTOR

OBSERVACIONES

CamionetaToyota Land Cruiser 200

OCK010Vehículo Blindado IV

Esquema Ministro Jairo Becerra FradeAdquirido mediante proceso de selección

Camioneta Toyota PradoEKS – 164 Vehículo

Convencional Esquema Ministro

Luis Fernando Suarez - Carlos Forigua

Vehículo entregado en depósito provisional

a través de la Resolución No. 0026 del 28

de septiembre de 2011, por parte del DNE

en liquidación

Camioneta Toyota SaharaOBF 542 Vehículo Blindado

IVEsquema Ministro

Vehículo de Relevo

El que designe el Jefe del Esquema de Seguridad,

según la necesidad

Entrega Provisiónal

motocicleta Suzuki QFO 17B Esquema Ministro Policia Nacional Entrega Provisiónal

motocicleta Suzuki QFO 18B Esquema Ministro Policia Nacional Entrega Provisiónal

Camioneta Hyundai TucsonOBH 221 Vehículo

ConvencionalEsquema Ministro Carlos Forigua

Vehiculo cedido por el Ministerio del Interior

como resultado del proceso de escisión, a

través de la Resolución No. 2444 del 7 de

diciembre de 2011

Automovil Besturn Hongoi OBG 339Operativo Disponible Despacho Ministro

Hector Orlando Rodríguez

Vehiculo entregado en comodato por el

Ministerio de Relaciones Exteriores a través

del Contrato Interadministrativo No. 240 de

21 de junio de 2012

Camioneta Toyota AutanaOHK 396 Vehículo Blindado NIVEL V

Esquema Viceministro de Politica Criminal y Justicia Restaurativa

Alexander Patiño

Vehiculo cedido por por el Ministerio del

Interior como resultado del proceso de

escisión, a través de la Resolución No.

2694 del 30 de diciembre de 2011

Automovil Besturn Hongoi OBG 343Esquema Viceministro de Politica Criminal y Justicia Restaurativa

Alexander Patiño




21 de junio de 2012

CamionetaMitsubishi línea Station Wagon

ICM - 102 Vehículo Convencional

Esquema Viceministro de Promoción de la

Justicia

José Vicente Rodriguez - Hector Villada


a través de la Resolución No. 0023 del 28

de septiembre de 2011 por parte del DNE

en liquidación

Camioneta Mercedes BenzBZW 592 Vehículo Blindado Nivel III

Esquema Viceministro de Promoción de la

Justicia

José Vicente Rodriguez - Hector Villada


a través de la Resolución No. 0541 de 17

de mayo de 2011 por parte del DNE en

liquidación

Automovil Besturn Hongoi OBG 854 Extradiciones Herman Antonio López




21 de junio de 2012

Camioneta Hyundai TucsonOBH 226 Vehículo

ConvencionalSecretaria General Pedro Claver Aguilar

Vehiculo cedido porpor el Ministerio del

Interior como resultado del proceso de

escisión, a través de la Resolución No.

2444 del 7 de diciembre de 2011



Teniendo en cuenta que la entidad no posee parqueaderos que permitan la salvaguarda

de los vehículos, se hizo necesario suscribir el Contrato de Prestación de Servicios No. 25

de 2011, con la firma Parking Internacional Ltda, cuyo objeto es el arrendamiento de diez

(10) cupos de parqueadero para vehículos de propiedad del Ministerio o de los que le

hayan sido o le sean asignados por necesidad del servicio.

Contrato Contratista Plazo de ejecución Cupos

25 de 2011 Parking International Ltda. Hasta el 15 de septiembre de 2012 10 unidades

7.2. Vehículos con Mandamiento de Pago de Impuestos

Se han recibido resoluciones de mandamiento de pago correspondientes a vehículos que

no hacen parte del inventario del Ministerio de Justicia y del Derecho, por lo tanto, en lo

que nos corresponde se han adelantado las diligencias pertinentes para lograr conocer la

ubicación de los mismos, a continuación relacionamos los vehículos que presentan

mandamiento de pago

CLASE MARCAPLACA Y

CARACTERÍSTICAASIGNACION CONDUCTOR OBSERVACIONES

Camioneta Lexus LAU – 061

Vehículo Blindado VII

Parqueadero en proceso de devolución al DNE -

En Liquidación

Vehiculo bajo custodia de la DNE - En

Liquidación a través de la Resolución No.

0492 - (Se encuentran en Parqueadero

pendiente proceso de devolución)

Camioneta Chevrolet CaptivaCWP -102 Vehículo

Convencional

Parqueadero en proceso de devolución al DNE -

En Liquidación

Vehiculo bajo custodia de la DNE - En

Liquidación a través de la Resolución No.

0493 - (Se encuentran en Parqueadero

pendiente proceso de devolución)

Automovil Mazda 626BLH 250 Vehículo Blindado

IIIVehículo de Relevo

Vehiculo cedido por el Ministerio del Interior

como resultado del proceso de escisión a

través de la Resolución No. 2445 del 7 de

diciembre de 2011

Automovil Besturn Hongoi OBG 340Parqueadero de Almagrario




21 de junio de 2012

Automovil Besturn Hongoi OBG 696 Parqueadero Disponible

para asignación

Vehiculo entregado en comodato por elMinisterio de Relaciones Exteriores a travésdel Contrato Interadministrativo No. 240 de21 de junio de 2012



PLACA MARCA COLOR MODELO CLASE MOTOR

OAD 264 Dodge Azul 1971 Camioneta Mediante Resolución No. DDI-148171 de fecha 4 de agosto de 2011 se estableció que el vehículo pertenece al parque automotor del Instituto Penitenciario y Carcelario - INPEC.

OA 9019 Chevrolet Oro Toledano 1896 Camión Mediante Resolución No. DDI-148170 de fecha 4 de agosto de 2011 se estableció que el vehículo pertenece al parque automotor del Instituto Penitenciario y Carcelario - INPEC.

BAD 459 Renault Azul 1988 Automóvil Se están adelantando acciones pertinentes, a fin de conocer su ubicación.

OAD 255 Dodge Azul Oscuro 1971 Camioneta

De acuerdo a la información suministrada el vehículo se encuentra asignado a la Fiscalía General de la Nación, para lo cual se están realizando las respectivas indagaciones y establecer su ubicación.

OBC 718 Mazda Azul 1995 Buseta se están realizando las indagaciones pertinentes para conocer la ubicación del vehículo, por cuanto en los inventarios de esta Cartera no hay reporte alguno de este vehículo

OA 4256 Toyota Gris 1971 Campero El vehículo se encuentra en poder de la Fiscalía General de la Nación y tiene en tramite cambio de placa

OBA 554 se están realizando las indagaciones pertinentes para conocer la ubicación del vehículo, por cuanto en los inventarios de esta Cartera no hay reporte alguno de este vehículo

OIL 002 Ford Blanco 1994 Camión El vehículo figura a nombre de esta Cartera Ministerial, y se están adelantando los tramites pertinentes para el traslado del vehículo al INPEC, Entidad que actualmente tiene su posesión

OIL 005 Ford Blanco 1994 Camión El vehiculo figura a nombre de esta Cartera Ministerial, se estan adelantando los tramites pertinentes para el traspado del vehiculo al INPEC, Entidad que actualmente tiene su posesión



8. Mantenimiento

8.1. Mantenimiento de Bienes Inmuebles

Actualmente se cuenta con el contrato No. 037 De 2012 suscrito con la Firma EFRAIN

MUÑOZ MOTTA el cual ha garantizado el servicio de mantenimiento de los bienes

inmuebles de la entidad así como el mantenimiento preventivo y correctivo para la planta

eléctrica, equipos de bombas, aire acondicionado, redes eléctricas e hidrosanitarias, red

de control de incendios, mediante una contratación integral que incluye así mismo los

arreglos locativos que requiera la Entidad.

El contrato que nos ocupa cuenta con un plazo de ejecución hasta el 12 de septiembre de

2012 o hasta el agotamiento de los recursos.

Así mismo es importante mencionar, algunas de las actividades que se

han adelantado garantizando el adecuado y normal funcionamiento:

Se realizó el correctivo de los ventanales, rejas y puertas exteriores del

edificio del ministerio de justicia y del derecho sede principal.

Se implemento el mantenimiento preventivo a la red eléctrica de emergencia

(planta eléctrica) en el cual se determina realizar el mantenimiento correctivo ya

que el equipo se encuentra en mal funcionamiento, el sistema

de transferencia no envía la orden de desactivación y causa conflicto con la

energía pública.

Mantenimiento correctivo de las electrobombas ubicadas en la parte superior del

edificio.

Cambio del tapete noveno piso oficina del ministro.



Pintura de las oficinas de control interno piso quinto, Pintura oficinas del piso

octavo, pintura de diferentes muebles entre ellos escritorios, mesa de juntas,

sillas.

Mantenimiento preventivo de aires acondicionados, red eléctrica, red contra

incendios y red hidráulica.

Recarga de extintores, Instalación mantos en sotea, balcón y arreglo de puertas.

Se realizo el suministro e instalación de un equipo mini plit y micro bomba de

condensados en el octavo piso sala de juntas.

Cambio de la unidad condensadora para el aire acondicionado del piso

cuarto en el área de equipos de la dirección de sistemas.

Levantamiento de las unidades manejadoras ubicadas en el área técnica de la

dirección de sistemas con reforma de pisos.

Durante el periodo ejecutado se realizaron los mantenimientos establecidos en la

oferta económica como: mantenimiento preventivo a la planta eléctrica,

mantenimientos unidades de aires acondicionados dejando en funcionamiento los

equipos condensadores y unidades de manejo, mantenimientos a las redes

hidráulicas e hidrosanitarias, además se modificaron cubículos y puestos de

trabajo.

8.1.1Estado del inmueble

El edificio se encuentra en grave riesgo de colapso ante un eventual sismo, existe

hacinamiento de los espacios, deficientes condiciones de iluminación y ventilación de la

mayoría de puestos de trabajo, afectando el desempeño de los funcionarios y

disminuyendo el confort del ambiente laboral.

Igualmente presenta deficiencias en la planta de la red contra incendios que está ubicada

en la zona inferior del edificio en el cuarto de cámaras, pero no se encuentra en

funcionamiento debido a la deteriorada que presenta la misma, además cabe resaltar que

dicha unidad es un modelo antiguo y no es fácil la consecución de repuestos, los



interruptores de activación algunos de ellos se encuentran activados y anclados en

lugares ya no recomendados, los sensores de humo se encuentran en su mayoría

dañados y se denotan sueltos. Por lo expuesto no se le realizo inversión en

mantenimientos correctivos ya que la reparación de dicho sistema es de alto costo y nos

ocuparía el valor total del contrato. Como conclusión se recomienda realizar la compra

de una nueva red completa y actualizada e implementarla en el inmueble.

8.1.2 Red de aire acondicionado.

contamos con equipos centrales de gran magnitud que no se encuentran en

funcionamiento por su deterioro y antigüedad, es decir que la gran mayoría de

instalaciones del edificio se encuentra sin este sistema, se recomienda remodelar el techo

falso del edificio, eliminar los ductos de ventilación y realizar la implementación de

ventanales que permitan una buena ventilación de cada piso.

8.1.3 Actividades a realizar

Una vez se suscriba un nuevo contrato de mantenimiento que cuente con los recursos

requeridos, se debe realizar la instalación de equipos de aire acondicionado de tipo

central de 480000 BTU a 220Vac, casette de 48000 BTU a 220 Vac con control remoto y

un equipo tipo casette de 36000 BTU a 220 Vac en el noveno piso, en sala de juntas,

auditorio y oficinas de asesores del despacho de la señora ministra. Dicha

implementación tiene un costo de aproximadamente de cincuenta millones de pesos ($

50.000.000).

Paulatinamente se debe instalar un equipo de aire acondicionado tipo casette de 48000

BTU en forma back up en el data center de la dirección de sistemas, ya que sean

realizado cambios a este circuito mejorando el servicio, pero la carga térmica es

demasiado elevada para los equipos existentes, lo que pone en riesgo las bases de datos

de la entidad.



Se debe realizar el diseño, implementación y puesta en marcha de la red contra incendios

para el edificio en su totalidad, ya que como se menciono anteriormente el edificio no

cuenta con este sistema en perfecto estado. Se recomienda que dicho sistema se

implemente por pasos ya que el costo es muy elevado.

Es importante mencionar que la Secretaría General presentó un proyecto de inversión

para el reforzamiento estructural y adecuación del edificio, a fin de minimizar el peligro

presentado respecto al grave riesgo de colapso ante un eventual sismo, por lo tanto, esta

situación será superada a más tardar en el año 2013.

Sin embargo, dentro del proyecto no se encuentra contemplada la instalación de la red

contra incendios, ni la instalación de aires acondicionados en el noveno y cuarto piso, por

lo tanto, estas acciones se deben realizar a través del contrato de mantenimiento.

Teniendo en cuanta que el contracto que se encuentra en ejecución su plazo termina el 12

de septiembre del presente año, y toda vez que no se cuenta con los recursos requeridos

para iniciar un proceso de selección de menor cuantía, se recomienda adelantar un

proceso de mínima cuantía, hasta tanto, se surta traslado presupuestal y sean aprobadas

vigencias futuras por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico, a fin de garantizar

la prestación del servicio de manera ininterrumpida.

Se presenta registro fotográfico de algunos mantenimientos correctivos que se han

realizando, mejorando las condiciones del edificio, (Anexo 1)

8.2 Mantenimiento de Ascensores

Se cuenta el contrato No. 027 de 2011 Suscrito con la firma INTERNATIONAL

ELEVATOR INC, cuyo objeto es: La prestación del servicio de mantenimiento preventivo y

correctivo incluyendo repuestos para los ascensores de la sede del ministerio de justicia y



del derecho ubicados en la carrera 9ª No 12c-10 los cuales corresponden a los números

211654, 211655, 211656”.

El plazo de ejecución del contrato va hasta el 28 de octubre del presente año. Durante la

ejecución del Mismo se han realizado los mantenimientos preventivos estipulados en el

contrato y los correctivos que han sido necesarios para el cabal funcionamiento de los

ascensores.

8.3 Mantenimiento de Vehículos

Igualmente se cuenta con el contrato No. 30 de 2011, suscrito con la firma PRECAR

LTDA, cuyo objeto es: Prestar el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de

repuestos originales y mano de obra para los vehículos y motocicletas multimarcas que

conforman el parque automotor activo de la entidad y los que le hayan sido y le sean

asignados por necesidades del servicio.

El contrato que nos ocupa, cuenta con un plazo de ejecución hasta el 30 de noviembre de

2012 o hasta el agotamiento de los recursos

Durante el periodo ejecutado se ha dado cumplimiento al objeto del contrato

A continuación se describen algunos de los mantenimientos realizados al parque

automotor:

Se realizo el mantenimiento a la Mitsubishi nativa de placas ICM102., así:

Alineación y balanceo, cambio de pastillas delanteras y traseras, corregir fuga del

swicht inhibidor de la caja automática cambio de bombillos del drive y tablero.



Repuestos: pastillas delantero, kit mordaza del m freno delantero y trasero, liquido

de frenos, antena estática corriente bombillos traseros.

Se realizo mantenimiento al Mazda 626 de placas BLH 250, así:

Cambio de tensor, patín, correa de repartición, polea, cigüeñal, tapa válvulas

bujías y tapas repartición parte delantera.

Repuestos: tensor, patín correa de repartición, bujías, polea cigüeñal retenes del

eje de levas, empaques tapa válvulas, resorte tensor, bombillo exploradora y

abrazaderas manguera gasolina.

Se realizo el mantenimiento a la motocicleta Suzuki de placas QFO18B, así:

Cambio de cadenilla motos con desmontada y montada de culata, cambio del

empaque de la misma, cambio de cauchos de válvulas, cambio de la manguera de

refrigeración, arreglo del arranque del motor, cambio de las coronas de las bobinas,

suministro de las direccionales traseras, revisión de sistemas de frenos delantero

con suministro de ruedas.

Se suministraron los repuestos para el caso tales como: cadenilla motor, manguera

de refrigeración, manguera de gasolina, empaque tapa volante, empaque tapa del

embrague, direccionales traseras, embrague arranque, Piñón y canastilla arranque,

corona bobinas, cauchos válvulas, empaque culata, tornillo tapa de aceite, tapón

aceite, juego de pastillas delanteras y traseras, aceite motor, filtro de aceite, y

ruedas.

Se realizó mantenimiento a la camioneta Hyundai Tucson de placas OBH- 226, así:



Alineación y balanceo desmonte y monte de caja de velocidades, cambio del

embrague, revisión de los sistemas de luces, cambio de la batería y bornes, arreglo

soporte motor y arreglo del eleva vidrios de la puerta delantera.

Repuestos: prensa, disco, balinera de la caja, batería, fusible, juego de plumillas

delanteras, plumilla trasera.

Se realizo el mantenimiento a la camioneta Mercedes Benz de placas BZW-592, así:

Desmonte y monte de las tijeras inferiores para el cambio de bujes de puño,

cambio de tijeras superiores, servicio de prensa hidráulica, alineación de dirección y

balanceo de ruedas.

Desmonte y monte de discos frenos delanteros para rectificar, suavizada de

pistones, mordazas, cambio de pastillas del freno delantero, revisión y

mantenimiento de los frenos traseros y graduación del freno de mano.

Mantenimiento a la bomba de la dirección.

Se suministraron los repuestos para el caso tales como: tijeras superiores, ¼ de

galos de aceite hidráulico, juego de pastillas delanteras, filtro de aire, filtro de aceite,

¼ de aceite del motor, empaquetadura de la bomba de la dirección y un juego de

plumillas para el limpia brisas.

Se realizo mantenimiento a la camioneta de placas OCK- 010, así:

Por solicitud del conductor se le instalo un juego de parlantes y forros sobre

medidas para las sillas del automotor.

Se realizo mantenimiento al Toyota autana de placas OHK-396, así:



Desmontaje y montaje de la chanela y la varilla estabilizadora delantera para

cambio de tornillo y empaquetar el cambio de rodillos, del mismo modo el guarda

fango y persiana para arregla el paral, bisagra y pintura de algunas partes de la

puerta delantera derecha.

Repuesto: traba roscas, rodillo superior y chanelas inferior, tornillo con guasa,

conos para tornillos, reten del eje, pin del seguro de las puertas y libra de grasa.

Se realizo el mantenimiento a la camioneta Toyota de placas OBF-542, así:

Desmontaje y montaje de los discos del freno trasero para revisión, mantenimiento

al freno de mano, de la misma manera a los discos del freno delantero para

rectificar y rectificada de discos delanteros con cambio de pastillas.

Repuestos: juego de pastillas delanteras, liquido de frenos, juego de pastillas

traseras, filtro de aire, filtro de aceite, ¼ de galón de aceite motor y guaya para el

freno de mano.

9. SERVICIOS Y MANTENIMIENTO

9.1 Suministro de Combustible y Lubricantes

Todos los vehículos que conforman el parque automotor de esta Cartera Ministerial

cuentan con el servicio de suministro de combustible y lubricantes, suscrito con la firma

SERVICENTRO AVENIDA TERCERA, contrato de suministro No. 29 cuyo objeto es:

“Prestar el servicio de suministro de combustible y lubricantes, para los vehículos y

motocicletas que conforman el parque automotor activo del Ministerio de Justicia y del

Derecho y los que le sean asignados por necesidad del servicio”.



El contrato que nos ocupa, cuenta con un plazo de ejecución hasta el 31 de octubre de


Durante el periodo ejecutado se ha dado cumplimiento de forma satisfactoria al objeto del

contrato.

9.2 Servicio de Seguridad y Vigilancia Privada

La sede del Ministerio de Justicia y del Derecho ubicada en la Carrera 9 No. 12 C- 10

cuenta con el servicio de vigilancia y seguridad suscrito con la firma MEGASEGURIDAD

LA PROVEEDORA LTDA, contrato de prestación de servicios No. 32 cuyo objeto es:

“Prestar el servicio de seguridad y vigilancia en la sede donde funcionan las dependencias

del Ministerio de Justicia y del Derecho”. El servicio es prestado por 17 guardas de

seguridad por los siete días de la semana incluidos festivos.

El contrato que nos ocupa, cuenta con un plazo de ejecución hasta el 31 de octubre de

2012.

Durante el periodo ejecutado se ha dado cumplimiento al contrato de manera satisfactoria

de conformidad con lo establecido en el mismo.

9.3 Servicio de Aseo y Cafetería

La sede del Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con el servicio de aseo y cafetería,

suscrito con la firma FLOREZ & ALVAREZ S.A., contrato No. 36 cuyo objeto es: “Prestar

el servicio de aseo y cafetería en la sede en donde funcionan las diferentes dependencias

del Ministerio de Justicia y del Derecho, conforme a los requerimientos técnicos”. De

conformidad con el contrato que nos ocupa el servicio es prestado por 1 supervisor y 21

operarios debidamente uniformados y asignados de acuerdo a las necesidades del



servicio que se presenten en los nueve pisos de la Entidad.

El contrato que nos ocupa, cuenta con un plazo de ejecución hasta el 14 de septiembre de

2012.


contrato.

9.4 Servicio de outsorcing de Fotocopiado

La sede del Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con el servicio de fotocopiado e

impresión, suscrito con la firma COLDATA S.A., contrato No. 34 cuyo objeto es: “Prestar

el servicio de outsourcing de fotocopiado e impresión para el Ministerio de Justicia y del

Derecho, suministrando equipos, insumos, y mantenimiento integral para todos los

equipos de tal manera que se supla la necesidad del servicio de fotocopiado de la

entidad”. De conformidad con el contrato que nos ocupa el servicio es prestado de lunes a

viernes en el horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. por 1 operario ubicado en el 2° piso de la

entidad.

El contrato que nos ocupa, cuenta con un plazo de ejecución hasta el 16 de diciembre de



contrato.

9.5 Servicio de envío de Correspondencia Interna y Externa

Es importante mencionar que en aras de dar continuidad a la prestación de los servicios

que nos ocupan, se proyectó justificación para la solicitud de vigencias futuras, las cuales

deben ser presentadas ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a fin garantizar la

prestación del servicio de manera ininterrumpida hasta el 30 de noviembre de 2013.



Finalmente se informa que el Grupo de Gestión Administrativa cuenta con diecinueve (19)

funcionarios de planta y cuatro (4) contratistas. Teniendo en cuenta las funciones

asignadas se recomienda fortalecer el mismo, con un (1) profesional en derecho, un (1)

profesional en contaduría publica, cuatro (4) técnicos administrativos y cuatro (4) auxiliares

administrativos.



5. GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE

5.1. Presupuesto

5.1.1. Vigencia 2011

Teniendo en cuenta la escisión del Ministerio del Interior y de Justicia, y la creación del

Ministerio de Justicia y del Derecho, el cual inicio funciones el día 11 de agosto de 2011,

El Ministerio de Hacienda y Crédito Publico mediante Decreto 2894 del mismo mes y año,

asigna a esta Cartera Ministerial $ 44.940 Millones, posteriormente con el Decreto 3751

del 10 de Octubre del mismo año, se realiza ajuste al presupuesto por valor de $ 12.830

Millones, para ser ejecutados, a través de los diferentes rubros presupuestales, tales

como: Gastos de Personal, Gastos Generales, transferencias e inversión.

De Igual manera, se recibió del restructurado Ministerio del Interior la suma de $ 16.586

Millones, a través de la suscripción del convenio interadministrativo No. 279 del 2011, de

fecha 31 de octubre de la misma anualidad.

Para un presupuesto tal de $ $ 74.840 Millones, los cuales debían ejecutarse en los meses

de Agosto a Diciembre del mismo año.

En este orden de ideas, y tal como se puede observar en el texto anterior, esta entidad

recibió los recursos de manera escalonada.

Se hace necesario precisar que los recursos correspondientes al Convenio arriba

mencionado fueron incorporados mediante Resolución No.0143 del 10 Noviembre de 2011

y comunicado mediante el oficio No. 03925 del 30 de Noviembre de la misma calenda, por

el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.



Por lo anteriormente expuesto, y toda vez que esta Cartera Ministerial debía cumplir a

cabalidad con la ejecución de los recursos asignados, inicio la toma de diferentes acciones

que contribuyeran con el cumplimiento de sus mestas presupuestales.

Es importante mencionar que de los recursos incorporados $25.750 millones fueron

asignados inicialmente en el Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación

4803 de Diciembre 29 de 2010, al Ministerio del Interior y de Justicia, para su ejecución,

dado que los mismo no fueron ejecutados antes del 11 de agosto del 2011, fecha en la

que el Ministerio de Justicia y del Derecho inicia funciones, el Ministerio de hacienda y

Crédito Publico mediante Decreto 2894 del 11 de agosto los asigna a esta Cartera, los

cuales presentaban previo concepto del DNP.

Por lo anteriormente expuesto, este Ministerio, procede a adelantar todos los tramites

pertinentes ante Planeación Nacional para el levantamiento del previo concepto, el cual

fue aprobado el 1 de

Noviembre del año 2011, es así, como a fin de poder comprometer estos recursos,

posteriormente se expide la Resolución 0131 del 9 de Noviembre de 2011 por medio de la

cual se realiza un Contra crédito el cual fue remitido para aprobación ante el Ministerio de

Hacienda siendo aprobado el 21 de Noviembre de 2011.

Ahora bien, y dado el escaso tiempo que se tenía para abrir procesos licitatorios, el

Ministerio realiza acercamientos con Fonade, a fin de suscribir convenio interadministrativo

para la ejecución de $ 25.750 millones. Al finalizar el año el Comité de Negocios de

Fonade, nos informa que debido a los acontecimientos publicados por los medios de

comunicación en los cuales la Contraloría General de la Nación hace fuertes

cuestionamientos a los manejos de recursos entregados a Fonade por las diferentes

entidades, finalizando vigencia fiscal, que por esta razón el Comité de Negocios de

Fonade no acepta suscribir convenios con el Ministerio.



Es importante mencionar que a pesar de los esfuerzos realizados por esta entidad,

situación planteada anteriormente, afecto la ejecución presupuestal de la vigencia 2011,

para el rubro presupuestal de inversión.

5.1.2. Vigencia 2012

Para la presente vigencia fiscal fueron apropiados recursos por un valor total de $119.279

millones, los cuales registran la siguiente ejecución con corte al 27 de julio del presente

año, según el concepto del gasto:

GASTOS DE PERSONAL

CONCEPTO APROPIACIÓN COMPROMISOS % EJECUCIÓN

GASTOS DE PERSONAL 23.680 10.549 45%

Sueldos de Personal de Nómina 12.395 5.995 48%

Prima Técnica 1.519 760 50%

Horas Extras y días festivos e Indemnizacion por acaciones

347 153 44%

Otros ( Prima de Navidad, Prima Semestral, onificaciones)

3.322 1.084 33%

Servicios Personales Indirectos 750 442 59%

Contribuciones Inherentes a la Nómina-Sector rivado y publico

5.347 2.115 40%

GASTOS GENERALES


GASTOS GENERALES 4.988 3.319 67%

Adquisición de Bienes y Servicios 4.969 3.301 66%

Impuestos y Multas 19 18 95%

TRANSFERENCIAS

45%55%

GASTOS DE PERSONAL

Ejecutado

67%

33%

GASTOS GENERALES

Ejecutado




RANSFERENCIAS CORRIENTES 16.876 3.675 22%

- Fondo para la Lucha Contra las Drogas 527 269 51%

Acuerdo de Cooperación entre el Instituto Latinoamericano de las Naciones Unidas para la Prevención del Delito y el Tratamiento del Delincuente-ILANUD (Ley 43 de 1989)

2 2 100%

- Cuota de Auditaje 1.038 0 0%

Seguimiento al Cumplimiento de la Sentencia T-025 de 2004 Población Desplazada.

2.772 546 20%

- Sentencias y Conciliaciones 5.830 927 16%

Tratado Constitutivo de la Conferencia de Ministro s de Justicia de los Países Iberoamericanos (Ley 176 de 1994).

3 3 100%

Fondo para la rehabilitación, inversión social y lucha contra el crimen organizado.

6.704 1.928 29%

INVERSIÓN


INVERSION 70.731 36.550 52%

SECRETARIA GENERAL

Adecuación de la Estructura Sede del Ministerio de Justicia y del Derecho - Edificio Citibank – Previo Concepto DNP 970 0 0%

Apoyo en la Elaboración TVD, Depuración y Digitalización de los Fondos Documentales Archivo Central del Ministerio de Justicia y del Derecho – Previo Concepto DNP

32 0 0%

SUBDIRECCION DE SISTEMAS

Actualización, Mejoramiento y Soporte a la Plataforma Tecnológica del Ministerio de Justicia Bogotá

162 0 0%



OFICINA DE INFORMACIÓN EN JUSTICIA

Actualización e Implementación del Sistema único de Información Normativa -Suin de Colombia - Previo concepto DNP

900 0 0%

DIRECCION DE JUSTICIA FORMAL Y JURISDICCIONAL

Diagnóstico y diseño del centro de Estudio Jurídico Nacional - Previo Concepto DNP

104 0 0%

Diagnóstico y diseño del centro de Estudio Jurídico Nacional - Previo Concepto DNP

219 195 89%

Actualización e implementación del mapa de la Justicia II en Colombia

75 43 57%

DIRECCION DE JUSTICIA TRANSICIONAL

Apoyo a la Coordinación institucional para la aplicación de la Ley 975 de 2005 nacional.

434 361 83%

Apoyo para el Desarrollo Normativo que Permita la Superación de Obstáculos Jurídicos y Facticos en la Entrega de los Bienes Inmuebles – Política de Tierras – Atención a la Población Desplazada APD – Nacional – Previo Concepto DNP

74 0 0%

Mantenimiento y Sostenibilidad y Soporte del Sistema de Información Interinstitucional de Justicia y Paz – Nacional – Previo Concepto DNP

515 0 0%

DIRECCIÓN DE METODOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION DE CONFLICTOS

Implantación, Asistencia y Apoyo de las Casas de Justicia. - Previo Concepto DNP

7.300 2.063 28%

Implantación de la Justicia en Equidad para Brindar Apoyo Técnico y Operativo a las Comunidades que lo requieran en el Territorio Nacional - Previo Concepto DNP

197 0 0%

Diseño Realización y Difusión de una Encuesta de Acceso a mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.

485 453 93%

Formulación Adopción e Implementación de una Norma Técnica de Calidad para Centros de Conciliación y/o Arbitraje en Colombia.

600 43 7%

Mejoramiento Asistencia Técnica y Apoyo al Programa Nacional de Centro de Convivencia Ciudadana en los Municipios Donde Operan los el Programa - Previo Concepto DNP

6.386 0 0%



Servicio de Resolución Pacifica de Conflictos para Pobres II-previo concepto DNP

1.817 54 3%

Apoyo al Fortalecimiento e Institucionalización de la Conciliación Extrajudicial en Derecho.

970 290 30%

Apoyo Fortalecimiento e Institucional del Arbitraje en Colombia

1.261 377 30%

DIRECCIÓN DE POLITICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA

Estudios Análisis y Prevención de Delitos Contra la Libertad, Integridad y Formación Sexual Contra la Mujer y Menores de 18 Años.

165 119 72%

Implementación Sistema De Vigilancia Electrónica Para Internos Con Domiciliaria, Beneficios Administrativos O Con Medida De Aseguramiento No Privativa De La Libertad (Sve)

25.365 25.365 100%

Adecuación y Mejora de las Diferentes Áreas de los Establecimientos de Reclusión del Orden Nacional – Previo Concepto DNP

0 0 0%

Estudios y Elaboración Guía Técnica de Cada Tipo Penal de los 10 Delitos de Mayor Impacto

146 71 49%

Formulación y Seguimiento a la Implementación de la Política Publica en Salud Penitenciaria en los Establecimientos Penitenciarios y Carcelarios del País

65 0 0%

COMUNIDAD EUROPEA * GRUPO DE GESTION

Apoyo Fortalecimiento Institucional Para la Atención a las Victimas.

300 186 62%

Apoyo Fortalecimiento Institucional para la Atención a las Victimas

8.888 6.665 75%

Apoyo Institucional Para el Sistema de Justicia Penal.

200 195 98%

Apoyo Institucional Para el Sistema de Justicia Penal.

12.875 70 1%

GRUPO DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO

Apoyo a la Solución Conciliatoria de los Pleitos Contra la Nación – Previo Concepto DNP

226 0 0%

5.2 Necesidades y Requerimientos

El grupo se encuentra conformado por ocho (8) personas dentro de las cuales una (1) es



la Coordinara del Grupo, distribuidas, así:

PERFILES No. DE FUNCIONARIOS

Presupuesto 2

Tesorería 3

Contabilidad 3

Durante el tiempo de creación del Ministerio, se ha venido fortaleciendo el grupo, pero

teniendo en cuenta las diversas funciones y responsabilidades que debe desempeñar, se

hace necesario el nombramiento de por lo menos tres (3) profesionales en las disciplinas

de Economía, Contaduría o Administración de Empresas o Financiera y una (1) secretaria.

Es importante anotar que la profesional Dra. Flor María Palacios, es la Coordinadora del

Grupo y a su vez, desempeña otras funciones, como las de Pagaduría, Tesorería, etc.

La mencionada Dra. Presentó carta de renuncia a partir del primero (1) de octubre del

presente año la cual le fue aceptada, toda vez que le fue otorgada su pensión, por lo tanto,

se debe nombrar para esa fecha un funcionario que ejerza las funciones cesantes de la

Dra. En mención.



6. GRUPO DE GESTIÓN HUMANA

En virtud del artículo 1º de la Ley 1444 de 2011, se escindieron el Ministerio del Interior y

de Justicia, los objetivos que habían sido asignados al Despacho del Viceministro de

Justicia y del Derecho y las dependencias a su cargo, motivo por el cual fue expedido el

Decreto 2897 de 2011, norma mediante la cual se determinaron los objetivos, la

estructura orgánica, las funciones del Ministerio de Justicia y del Derecho y se integró el

Sector Administrativo de Justicia y del Derecho. A partir de allí se creó su planta

mediante el Decreto 2898 de 2011, con 350 cargos.

Posteriormente, mediante la Resolución No. 0045 de 21 de septiembre de 2011 se

distribuyen los cargos de la Planta Global de algunas dependencias: Grupo de Control

Disciplinario Interno, Grupo de Gestión Humana y Grupo de Comunicaciones.

La Planta del Ministerio fue modificada mediante Decreto No. 0512 de 09 de Marzo de

2012 por virtud de la creación de la Unidad Administrativa Agencia de Defensa Jurídica

del Estado, quedando en 345 cargos.

El Grupo de Gestión Humana es la dependencia que ejecuta la política integral de

administración y desarrollo del personal, encaminada a la potencializarían de la

capacidad del talento humano de la Entidad, mediante el diseño, coordinación y

ejecución de programas, planes y proyectos de desarrollo integral y de bienes tanto a

nivel institucional como familiar. El impulso de dicha política ha pretendido que el talento

humano ejecute sus actividades con actitudes y aptitudes proactivas, actividades

orientadas a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo

integral del empleado en áreas de protección y servicios sociales (salud, vivienda,

recreación, cultura, entre otras) y de calidad de vida laboral (actividades que permiten

satisfacer necesidades del funcionario en desarrollo personal, profesional y

organizacional), en el cumplimiento de la misión Institucional.



En el entendido de que el Ministerio de Justicia y del Derecho es una entidad que aún no

cumple su primer año de existencia y de que al comenzar su actividad encontró un

presupuesto ya aprobado al que quizá le faltaba ser aterrizado a la realidad de sus

importantes y extensas funciones poco a poco se ha logrado ir integrando el grupo de

trabajo encontrándose en el momento desbordado en funciones y tareas y con personal

insuficiente.

No obstante lo anterior, se ha trabajado en forma intensa y se han ido cumpliendo los

objetivos del grupo en beneficio de los funcionarios y contratistas de la Entidad en las

áreas de Bienestar y Capacitación; trámite de todas las actuaciones administrativas

originadas en la administración de personal; Nómina y todo lo que a ella se relaciona;

administración de los temas de Carrera Administrativa y los diferentes procesos y

trámites ante la Comisión Nacional del Servicio Civil así como ante el Departamento

Administrativo de la Función Pública; trámite de viajes y viáticos nacionales e

internacionales de funcionarios, contratistas y grupo de seguridad del Ministerio al interior

y exterior del país apoyados en el Contrato No. 29 de 2012 celebrado con Satena S.A.S.;

trámite ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de las

Comisiones al exterior de funcionarios del Ministerio y sus entidades adscritas y

vinculadas así como de los Magistrados de las altas Cortes y la elaboración de los actos

administrativos que otorgan dichas comisiones, una vez son aprobada en el DAPR.

El cuadro siguiente muestra la manera como está integrado el Grupo de Gestión Humana

y la relación de tareas que cada uno de los integrantes realiza:



Apoyos para las posesiones.

Prepación, afiliación y asesoría de los formatos para las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social de los funcionarios nuevos: (Colsubsidio, ARP, Salud,Pensión).

Apoyo a las actividades de los programas de Bienestar Social, Capacitación, e Incentivos

Apoyo a las actividades de los programas de Salud Ocupacional.

Coordinar citas ARP - Cajas de Compensación - EPS

Manejo del presupuesto de viaticos y gastos de viaje

Supervisión del contrato de tiquetes nacionales e internacionalesAtención al público en forma personal y telefónica.

Emisión de informes mensules a la oficina de control interno de las comisiones que fueron canceladas.

Recepción de documentos de formatos de solicitud de comisiones de los funcionarios, contratistas y esquema de seguridad. A nivel nacional e

internacional, para la legalización de los mismos y posterior pago.

Control y atención de la apertura y buen funcionamiento de la caja menor con la persona asignada

Recepción de solicitud de tiquetes y posterior envió a la agencia y contacto con cada uno de los comisionados para aprobación de la reserva y

emisión del tiquete.

Recepción de emisiones de satena para efectos de legalización de desembolso del contrato

Vigilancia del consumo presupuestal de los tiquetes a fin de solicitar los desembolsos pertinentes

Apoyar el proceso de comisiones al exterior suministrando el valor del tiquete y garantizar pago de viaticos.

Liquidación de contratos con aerolineas

Custodia de formatos de solicitud de comisiones de funcionarios, contratistas y esquema de seguridad.

Elaboración de nóminas y reportes

Trámite de correspondencia

Traslados EPS y Pensiones

Estudio retención en la fuente, certificados de ingresos y retenciones y consolidaciòn de cesantias.

Trámite de liquidación de licencias e incapacidades

Horas extras y compensatorios

Vacaciones y licencias no remuneradas

Archivo de nómina

Evaluación Capacidad de endeudamiento y atención al público

Administrador del control y manejo de la Caja Menor de Viáticos y Gastos de Viaje

Elaboración de nóminas y reportes

Trámite de correspondenciaTraslados EPS y Pensiones

Estudio retención en la fuente, certificados de ingresos y retenciones y consolidaciòn de cesantias.

Trámite de liquidación de licencias e incapacidades

Horas extras y compensatorios

Vacaciones y licencias no remuneradas

Archivo de nóminaCapacidad de endeudamiento y atención al públicoRecepción de correspondencia, registro en la base de datos y elaboración de la respuesta solicitada por el jefe inmediato.

Ejecución, organización, sistematización, administración y actualización de las hojas de vida de los funcionarios del Ministerio en el sistema de la entidad,así como en el SIGEP. * .Cuando comience con esta función será de dedicación exclusiva a esta tarea.Elaboración de actos relacionados con situaciones de administración de personal del Ministerio, solicitados por el Jefe inmediato.

Proyección para funcionarios y exfuncionarios de constancias de tiempo de servicio y sus funciones.

Elaboración de autorizaciones para aceptar invitaciones del sector de Justicia y del Derecho.

Elaboración de sobres y toma de fotocopias para el envío de la correspondencia.

Notificación de los actos administrativos solicitados por el jefe inmediato.

Atención al público en forma personal y telefónica.

Archivo de la correpondencia interna y externa.

Organización y producción de los formatos, revisión de documentos y apoyo para la posesión de los funcionarios.

ClaudiaBautista Muñoz

Técnico

Administrativo,

Código 3124,

Grado 17 ‐

FUNCIONES

Jesús EliécerRincón Muñoz

Profesional

Especializado,

Código 2028,

Grado 17 ‐

FUNCIONES

Olga NhoraArango Calvo

Profesional Universitario , Código 2044,

Grado 10 - FUNCIONES

Viviana JanethValencia Ospina

Contratista - FUNCIONES

ElviraLozano Talero

Técnico

Administrativo,

Código 3124,

Grado 18 ‐

FUNCIONES



Si se evalúan las labores asignadas a cada funcionario y además se hace una

comparación objetiva frente a la estructura de la Subdirección de Recursos Humanos del

Ministerio del Interior donde hay en este grupo 22 personas trabajando, a todas luces se

evidencia la imperante necesidad de reforzar el Grupo de Gestión Humana al menos con

un abogado, dos técnicos y una secretaria ejecutiva, máxime si deberá asignarse un

funcionario al manejo exclusivo de las Hojas de Vida y su alimentación en el SIGEP, más

el manejo diario de archivo de las novedades de cada funcionario.

ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO

PLANTA DE PERSONAL DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO,

ESTABLECIDA POR EL DECRETO No. 2898 DEL 11 DE AGOSTO DE 2011

NIVEL LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN

CARRERA ADMINISTRATIVA

DIRECTIVO 18 ASESOR 28 02 PROFESIONAL 06 205 TECNICO 04 22 ASISTENCIALES 23 42 TOTAL 79 271

TOTAL PLANTA 350

El artículo 5 del Decreto 1444 de 2011, crea la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del

Estado.

Mediante Decreto No. 0512 de 09 de Marzo de 2012 y en atención a la creación del ente

arriba señalado, se modifica la Planta de Empleos del Ministerio de Justicia y del

Derecho suprimiendo los siguientes cargos:

CARGOS SUPRIMIDOS

No. De CARGOS

DENOMINACION DEL EMPLEO GRADO CODIGO

3 (Tres) Profesional Especializado 2028 22 1 (Uno) Profesional Especializado 2028 12 1 (Uno) Técnico Administrativo 3124 17



Quedando entonces en consecuencia, la planta del Ministerio de Justicia y del Derecho

como sigue:

NIVEL LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN

CARRERA ADMINISTRATIVA

DIRECTIVO 18 _____ ASESOR 28 002 PROFESIONAL 06 201 TECNICO 04 21 ASISTENCIALES 23 42 TOTAL: 345 79 266

De la planta de 345 funcionarios en este momento hay provistos 67 de libre

nombramiento y remoción y 216 de Carrera Administrativa. Por proveer en consecuencia

12 de libre nombramiento y remoción y 50 de Carrera Administrativa.

Para el manejo de la Planta de Personal del Ministerio, el Grupo de Gestión Humana de

acuerdo con lo dispuesto en la Circular 029 del 15 de marzo de 2007, emanada de la

Comisión Nacional del Servicio Civil, acorde con el artículo 8° del Decreto 1227 de 2005,

modificado por el artículo 1° del Decreto 4968 de 2007, ha tramitado autorizaciones para

efectuar nombramientos provisionales en atención a que los cargos no están en la

Oferta Pública de Empleos de Carrera en la Convocatoria 001 de 2005, por cuanto el

Ministerio fue creado creados mediante Decreto 2898 del 11 de agosto de 2011, fecha

posterior al cierre de dicha convocatoria, por lo tanto y por estrictas necesidades del

servicio ha sido necesario mantener los nombramientos provisionales, para poder dar

cumplimiento a los programas, planes, proyectos y objetivos de la Entidad, mientras se

establece lista de elegibles para proveerlos definitivamente en carrera administrativa o en

su defecto se adelanta un nuevo proceso de selección.

Las dependencias del Ministerio, vienen operando con insuficiencia de personal de

acuerdo con las cargas laborales, lo que suscita la necesidad de mantener provistos los

cargos por nombramiento provisional mientras se proveen definitivamente en carrera

administrativa.



En virtud de lo anterior, previo trámite, se han expedido por parte de la Comisión

Nacional del Servicio Civil, las siguientes autorizaciones:

0-2011 EE 46524 del 25 de noviembre……………….. 45 nombramientos

0-2012 EE5856 del 09 de febrero……………………… 39 nombramientos

0-2012EE9919 del 06 de marzo de 2012……………… 25 nombramientos

0-2012 EE26391 del 20 de junio de 2012……………… 25 nombramientos

ACTIVIDADES DE BIENESTAR SOCIAL – CAPACITACIÓN Y SALUD OCUPACIONAL

INFORME DE ACTIVIDADES

COMITÉ DE SALUD OCUPACIONAL COPASO

CREACIÓN ACTIVIDADES

Comité de Salud ocupacional COPASO

Creado mediante resolución 0090 del 07 de

febrero de 2012

Capacitación Comité Paritario de Salud Ocupacional en "Deberes y Derechos del Comité Paritario de

Salud Ocupacional, Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional realizada por la asesora de la ARP ‐

Magda Hakim.

Capacitación Comité Paritario de Salud Ocupacional en "Investigación de Accidentes de Trabajo"

realizada por la asesora de la ARP ‐ Magda Hakim

En el Programa de Ergonomía se realizaron las inspecciones de puesto de trabajo de los funcionarios del

Ministerio que están ubicados en la DNE y se realizaron las adecuaciones de los puestos. Actividad

realizada en el mes de mayo de 2012. Además se han realizado las inspecciones de los puestos de trabajo

de los funcionarios que las han solicitado y se han realizado de igual manera la capacitación y las

adecuaciones de los puestos de trabajo de dichos funcionarios. Se iniciaron las inspecciones de los

puestos de trabajo con los funcionarios del piso séptimo realizando la capacitación y las adecuaciones de

los puestos uno a uno, proceso que continua desarrollándose hasta cumplir la totalidad de los puestos de

trabajo de la entidad. Se han realizado cambios de sillas por recomendación de la ARP en dos

funcionarios.

Se realizó el levantamiento de la información para la matriz de peligros tanto de la oficina del DNE como

de la oficina principal en el mes de mayo, se revisó un primer informe al cual se le hicieron correcciones

que está realizando el profesional enviado por la ARP para hacer ésta actividad.



Se realizaron reuniones mensuales del COPASO posteriores a su constitución para el seguimiento de las

actividades y asuntos propios del Comité y/o capacitarse en los temas de obligatorio cumplimiento.

En el mes de mayo se inició el Plan de Preparación para Emergencias de la Entidad, realizándose

sensibilización por los pisos para motivar la inscripción de Brigadistas. Se han realizado dos jornadas de

formación de estos Brigadistas, de 8 horas cada una, en los meses de junio y julio. En el grupo de

Brigadistas que se están formando cabe precisar que se cuenta con los funcionarios ubicados tanto en el

edificio principal como en la DNE. El 26 de julio de 2012, se realizó una sensibilización al personal del

outsourcing de Servicios Generales de la Entidad en el tema de "Qué hacer en caso de una emergencia".

En el mes de julio se inició la formación de los funcionarios como "Auto líderes de Pausas Activas",

actividad que se desarrollará con los funcionarios de todos los pisos del Edificio Principal y los

funcionarios ubicados en el DNE.


COMITÉ DE BIENESTAR SOCIAL, CAPACITACIÓN, ESTÍMULOS E INCENTIVOS

CREACIÓN ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN

Comité de Bienestar Social, Capacitación,

Estímulos e Incentivos Creado mediante

resolución 0223 del 23

de marzo de 2012

En el mes de abril participó un grupo de funcionarios del

Grupo de Gestión Contractual en el Seminario de

Actualización de Derecho Contractual

Expoestatal

En el mes de abril participó un grupo de funcionarios en la

capacitación en el Sistema Penal Acusatorio.

En el mes de mayo se participó en la capacitación realizada

en el Ministerio del Interior sobre el "Sistema Pensional

de Prima Media" realizada por el Seguro Social.

Realizada en el Ministerio

del Interior con una

participación de 12

funcionarios.

En el mes de mayo se realizó el Taller de Construcción para

la Plataforma Estratégica del Sistema Integrado de

Gestión.

Dirigido a los Líderes de

Calidad de la Entidad.

Capacitación sobre el Sistema Pensional de Prima Media"

dictada por el ISS.

En esta actividad contamos

con 30 participantes.



CREACIÓN ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN



Comité de Bienestar Social, Capacitación,

Estímulos e Incentivos Creado mediante

resolución 0223 del 23

de marzo de 2012

Día de la Mujer

Se realizó una actividad para las 153 mujeres que se

encontraban en la entidad para el 8 de marzo de

2012. Se rifaron obsequios para este grupo de

mujeres.

Día de la Secretaria

Se realizó el 27 de abril un almuerzo y se entregó un

obsequio con todas las personas de la entidad que

realizan la labor de secretarias, acompañadas de sus

jefes o directores, en las instalaciones de Colsubsidio

de la calle 26. También se realizaron rifas con los

obsequios que entregaron para la actividad el Fondo

de Empleados, la Cooperativa y la Caja de

Compensación Colsubsidio..

Día de la Madre

Se realizó el viernes 11 de mayo una Eucaristía para

honrar a todas las funcionarias de la entidad que son

madres y se rifaron 10 cenas en los restaurantes de

Colsubsidio entre las participantes.

Día del Padre

Se entregó el 15 de junio un ponqué individual a cada

uno de los 140 hombres padres de familia de la

entidad, para celebrar el Día del Padre.

Conozcamos a nuestra Caja

Se realizo una jornada de sensibilización con juegos

electrónicos a los servicios recreativos de la caja en el

mes de junio de 2012, realizando rifas de piscitours y

estadías en las sedes de Colsubsidio entre los

participantes a los juegos.

Vacaciones Recreativas

Se realizaron las Vacaciones Recreativas de mitad de

año para los hijos de los funcionarios que se

encontraban en las edades entre los 6 a los 14 años.

El viernes 6 de julio de 2012 la actividad "Día de Club

en Bellavista" y el lunes 9 de julio de2012 "Día de

Parque en el Multiparque", la asistencia de los niños

fue de 28 el 6 de julio y 19 el 9 de julio de 2012.



Día de Reconocimiento en el

Cubo Colsubsidio

Actividad programada para 12 funcionarios de la

entidad con el objetivo de ofrecerles un desayuno y

darles a conocer las instalaciones de la sede el Cubo

de Colsubsidio.

Día del Conductor

La celebración del día del conductor se realizó el 16

de julio en las instalaciones de Colsubsidio ‐ El Cubo

con un almuerzo y obsequio para los conductores de

la entidad, en el Día del Conductor. Asistieron 8 de los

9 conductores de la entidad.

Olimpiadas

En el mes de julio se adelantaron las inscripciones y

todo el tema logístico para realizar las VI Olimpiadas

Interior Y Justicia.

Encuesta de Bienestar

Se consolido la encuesta de Bienestar Social,

Capacitación, Estímulos e Incentivos con los

representantes de la Comisión de Personal para

desarrollarse con el apoyo de la Caja de

Compensación la implementación en el mes de julio

de 2012

Dotación Funcionarios

Expedido el Decreto No. 0853 de 25 de abril de 2012

del DAFP que fija la escala de asignación básica de los

empleos de la rama ejecutiva se comenzó el proceso

para adquisición de la Dotación de los funcionarios

que por virtud de las normas tienen este derecho; en

este caso, 20 funcionarios. Realizado el estudio de

mercado, elaborados los estudios previos por parte

del GGH, se inició el proceso para contratar la

dotación, proceso adjudicado y legalizado, estando en

la fase de la entrega de las dotaciones de los meses

de abril y agosto.



El proceso de contratación de la dotación se inicio

posterior a la resolución de salarios que nos permitía

saber el grupo de funcionarios a los cuales se les

aplica este derecho. Se iniciaron los estudios de

mercado y los estudios previos finalizando con la

contratación de la empresa encargada de entregar la

dotación de vestido y calzado para los funcionarios

del Ministerio por el año 2012.

IMÁGENES ACTIVIDADES DE BIENESTAR SOCIAL



ACTIVIDADES

Día de la Mujer

Día Internacional de la Mujer

La mujer no ha ganado gratuitamente los lugares que hoy en día ocupa en el Mundo Contemporáneo, y por los

cuales continua luchando.

El Día Internacional de la Mujer, reivindica y reconoce los derechos de la mujer trabajadora, y que pese a

conmemorar un hecho trágico que le costó la vida a un centenar de obreras textiles, fue la génesis para que hoy

celebremos el día internacional de la Mujer.

Hoy el Universo en cada rincón del planeta, reconoce y valora la inteligencia de la mujer, quien ha hecho grandes

contribuciones a la ciencia, la cultura, la historia, el arte, pero sobre todo el amor y la familia han recibido ese

aporte de ese ser grande que es la MUJER.

Feliz Día de la Mujer les desea SINDEMININTERIORJUSTICIA, a todas nuestras Mujeres de los Ministerios del

Interior y de Justicia y del Derecho

Día de la Secretaria



Día de la Madre

Día del Padre

Vacaciones Recreativas



Día de Reconocimiento en el Cubo Colsubsidio

Día del Conductor

OLIMPIADAS



Carnetización Funcionarios

Por razones de identificación institucional y seguridad del edificio era imperante

carnetizar al grupo de funcionarios. Hasta le fecha se han expedido unos carnets

provisionales mientras se tramitaba todo el proceso de contratación para la adquisición

de una impresora que permita la producción de los carnets.

En efecto fue adquirida la impresora de identificaciones plásticas con insumos para la

producción de 500 carnets, una cara a color y el anverso en blanco y negro. La máquina

está lista y se está en espera del diseño con base en la imagen institucional que está

siendo evaluada por la Presidencia de la República y de la definición de algunos cargos

en la entidad.

Comisiones y viáticos al interior y al exterior del país

Con el fin de cumplir con las obligaciones propias de sus cargos en ocasiones los

funcionarios, contratistas y grupo de seguridad deben desplazarse al interior o al exterior

del país, procesos estos que generan el otorgamiento de comisiones de servicio



mediante actos administrativos, que al tratarse de viajes al exterior deben en primera

instancia ser tramitados ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República; pago de viáticos y gastos de desplazamiento y su posterior legalización.

Lo anterior cumpliendo con lo preceptuado por el Decreto 0832 de 25 de abril de 2012; el

Decreto 1050 de 1997; el Decreto 0310 de 2012 y la Resolución 0005 de 11 de agosto

de 2011 mediante la cual el Ministerio de Justicia y del Derecho reglamenta el trámite

interno de las Comisiones de Servicio, pago de viáticos y gastos de desplazamiento.

En los cuadros siguientes se relacionan las Comisiones tramitadas ante el Departamento

Administrativo de la Presidencia de la República para funcionarios del Ministerio de

Justicia y del Derecho; para Funcionarios de los entes adscritos: INPEC; Unidad de

Servicios Penitenciarios y Carcelarios – USPC - ; Superintendencia de Notariado y

Registro; Unidad Administrativa Especial Agencia Nacional de Defensa Jurídica del

Estado; así como las autorizaciones de viajes al exterior para los Magistrados de las

Altas Cortes.

Comisiones al Exterior

Funcionarios 35

Funcionarios Entidades Adscritas 12

Funcionarios Rama Judicial 4

Total Comisiones al Exterior 51

* Ver anexo con relación de comisiones

INFORME PRESUPUESTO ASIGNADO PARA VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE

AÑO 2011

Del 11 de agosto al 31 de diciembre de 2011 los gastos en viáticos y tiquetes fueron los

siguientes:



VIÁTICOS 2011

RESUMEN MENSUAL VIATICOS NACIONALES

AÑO 2011

MES VALOR

VIATICOS VALOR

TERRESTRES VALORTOTAL

AGOSTO $ 6.785.229 $ 194.000 $ 6.979.229

SEPTIEMBRE $ 23.888.527 $ 355.000 $ 24.243.527

OCTUBRE $ 42.379.725 $ 1.452.300 $ 43.832.025

NOVIEMBRE $ 30.990.797 $ 1.313.000 $ 32.303.797

DICIEMBRE $ 11.244.456 $ 877.000 $ 12.121.456

TOTALES $ 115.288.734 $ 4.191.300 $ 119.480.034

RESUMEN MENSUAL VIATICOS INTERNACIONALES

AÑO 2011

MES VALOR

VIATICOS AGOSTO $ 0SEPTIEMBRE $ 4.536.694OCTUBRE $ 5.753.493NOVIEMBRE $ 5.019.012DICIEMBRE $ 0

TOTALES $ 15.309.199 TIQUETES 2011

TIQUETES AL INTERIOR DEL PAIS

mes valor

Agosto 2011 $ 11.270.132 Septiembre 2011 $ 30.478.722 Octubre 2011 $ 54.318.278 Noviembre 2011 $ 34.146.514



Diciembre 2011 $ 12.175.837 TOTAL $ 142.389.483

TIQUETES AL EXTERIOR DEL PAIS

mes valor

Agosto 2011 $ - Septiembre 2011 $ 1.310.139 Octubre 2011 $ 18.565.599 Noviembre 2011 $ 7.829.780 Diciembre 2011 $ -

TOTAL $ 27.705.518 AÑO 2012

VIATICOS 2012

Para el año 2012 fue asignado un presupuesto de $879.400.000.oo, los cuales fueron

distribuidos de la siguiente manera:

Gastos de Viajes Nacionales $689.400.000.oo

Gastos de Viajes Internacionales $190.000.000.oo

En día 3 de julio de 2012 se realizó una adición a este presupuesto por $100.000.000.oo,

los cuales fueron distribuidos de la siguiente manera:

Gastos de Viajes Nacionales $80.000.000.oo

Gastos de Viajes Internacionales $20.000.000.oo

A fecha 27 de julio de 2012 los gastos generados en el presupuesto asignado ha sido el

siguiente:



PRESUPUESTO GENERAL $ 879.400.000,00

VIATICOS INTERIOR

ASIGNACION PRESUPUESTAL $ 689.400.000,00

CDP PAGO VIATICOS POR REGISTRO $ 212.000.000,00

CONVENIO POLICIA NACIONAL $ 200.000.000,00

ADICION CONTRATO SATENA No.13 DE 2011 $ 20.000.000,00

CONTRATO SATENA No.29 DE 2012 $ 175.000.000,00


CDP CAJA MENOR $ 50.000.000,00

ADICION PRESUPUESTAL $ 80.000.000,00

SUB TOTALES $ 769.400.000,00 $ 697.000.000,00

TOTAL SALDO PRESUPUESTO VIATICOS INTERIOR $ 72.400.000,00

VIATICOS EXTERIOR

ASIGNACION PRESUPUESTAL $ 190.000.000,00

CDP PAGO VIATICOS POR REGISTRO $ 65.000.000,00

CONTRATO SATENA No.29 DE 2012 $ 75.000.000,00


CDP CAJA MENOR $ 10.000.000,00

ADICION PRESUPUESTAL $ 20.000.000,00

SUB TOTALES $ 210.000.000,00 $ 170.000.000,00

TOTAL SALDO PRESUPUESTO VIATICOS EXTERIOR $ 40.000.000,00

TOTAL SALDO PRESUPUESTO VIATICOS $ 112.400.000,00

Se cuenta con una base de datos para viáticos y gasto de viaje de los funcionarios,

contratistas y grupo de seguridad, con la cual se ejerce un control de los

desplazamientos, legalizaciones y otorgamiento de tiquetes de forma mensual, tanto para

comisiones nacionales como internacionales.

A continuación se presenta un resumen de los gastos en viáticos a nivel nacional e

internacional, tanto mensual como por Dependencias, y sus respectivos diagramas de

barras. (Anexo 1)



RESUMEN MENSUAL VIATICOS NACIONALES

1 DE ENERO A 27 DE JULIO DE 2012

MES VALOR

VIATICOS VALOR

TERRESTRES VALOR TOTAL

ENERO $ 16.077.247 $ 513.000 $ 16.590.247

FEBRERO $ 36.719.918 $ 1.767.883 $ 38.487.801

MARZO $ 41.267.144 $ 2.342.100 $ 43.609.244

ABRIL $ 17.941.431 $ 1.308.400 $ 19.249.831

MAYO $ 33.507.378 $ 2.010.350 $ 35.517.728

JUNIO $ 28.013.875 $ 936.900 $ 28.950.775

JULIO $ 27.129.790 $ 2.427.000 $ 29.556.790

TOTAL $ 200.656.783 $ 11.305.633 $ 211.962.416

RESUMEN DEPENDENCIAS VIATICOS NACIONALES

1 DE ENERO A 27 DE JULIO DE 2012

DEPENDENCIAS VALOR TOTAL

OFICINA ASUNTOS INTERNACIONALES $ 450.933

OFICINA DE INFORMACIÓN EN JUSTICIA $ 1.367.825

DIRECCION DE JUSTICIA FORMAL Y JURISDICCIONAL $ 2.152.209

DIRECCION DE POLITICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA $ 5.133.204

DESPACHO VICEMINISTRO DE POLITICAS CRIMINAL Y JUSTICIA RESTAURATIVA

$ 5.610.221

DESPACHO MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO $ 10.669.711

DIRECCION DE JUSTICIA TRANSICIONAL $ 12.791.447



DESPACHO VICEMINISTRO DE PROMOCION DE LA JUSTICIA $ 13.000.617

DIRECCION DE POLITICA CONTRA LAS DROGAS Y ACTIVIDADES RELACIONADAS

$ 13.160.797

SECRETARIA GENERAL $ 21.422.506

DIRECCION DE METODOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION DE CONFLICTOS $ 30.824.143

GRUPO DE SEGURIDAD Y TRANSPORTE $ 38.274.781

OFICINA ASESORA JURIDICA $ 57.104.022

TOTAL $ 211.962.416

RESUMEN MENSUAL VIATICOS EXTERIOR

1 DE ENERO AL 27 DE JULIO DE 2012

MES VALOR TOTAL

ENERO $ 0

FEBRERO $ 1.128.513

MARZO $ 16.730.211

ABRIL $ 17.377.130

MAYO $ 8.665.236

JUNIO $ 9.409.184

JULIO $ 0

TOTAL $53.310.274

RESUMEN DEPENDENCIAS VIATICOS EXTERIOR


DEPENDENCIAS VIATICOS

DESPACHO MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO $14.979.474,00

DESPACHO VICEMINISTRO DE POLITICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA $ 6.540.148,00

DIRECCION DE JUSTICIA FORMAL $5.343.507,00

DIRECCION DE JUSTICIA TRANSICIONAL $3.156.904,00




$8.192.446,63

DIRECCION DE POLITICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA $4.501.323,00

OFICINA ASESORA JURIDICA $1.128.513,00

OFICINA ASUNTOS INTERNACIONALES $7.770.251,99

OFICINA DE INFORMACIÓN EN JUSTICIA $1.697.706,00

TOTAL $53.310.274

TIQUETES 2012

El Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con el Contrato Interadministrativo No. 29

de 2012 con “SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES S.A. “SATENA”, para

la prestación del servicio de transporte aéreo de pasajeros, para el desplazamiento de

los funcionarios y contratistas del Ministerio de Justicia y del Derecho y los funcionarios

de la Policía Nacional, o de las entidades que hagan sus veces, que presten sus

servicios de protección y seguridad en el Ministerio, con el fin de garantizar el cabal

cumplimiento de las actividades propias de la entidad, según las necesidades que por

este concepto se generen.

El Contrato Interadministrativo se empieza a ejecutar el 23 de febrero de 2012, hasta por

la suma de DOSCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($250.000.000.oo)M.L,

incluido IVA, los cuales se distribuyeron presupuestalmente en Viáticos y Gastos de

Viaje al interior”, por la suma de DOSCIENTOS MILLONES DE PESOS

($200.000.000,oo)M.L., y Viáticos y Gastos de Viaje al Exterior por la suma de

CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($50.000.000,oo)M.L. y con vigencia hasta el 30 de

noviembre de 2012 o hasta el agotamiento de los recursos.

Posteriormente, se realizó una adición por valor de SESENTA MILLONES DE PESOS

($60.000.000.oo), los cuales se distribuyeron así: Viáticos y Gastos de Viaje al interior”,

por la suma de CUARENTA MILLONES DE PESOS ($40.000.000,oo) M.L., y Viáticos y

Gastos de Viaje al Exterior por la suma de VEINTE MILLONES DE PESOS



($20.000.000,oo)M.L., manteniendo la vigencia hasta el 30 de noviembre de 2012 o

hasta el agotamiento de los recursos.

A continuación se presenta un resumen de los gastos en tiquetes a nivel nacional e

internacional, tanto mensual como por Dependencias, y sus respectivos diagramas de

barras.

RESUMEN MENSUAL TIQUETES INTERNACIONALES


MES VALOR TOTAL

ENERO $ 0

FEBRERO $ 1.567.354

MARZO $ 33.543.399

ABRIL $ 24.864.624

MAYO $ 14.208.420

JUNIO $ 4.898.386

JULIO $ 0

TOTAL $79.082.183

RESUMEN DEPENDENCIAS TIQUETES INTERNACIONALES


DEPENDENCIAS VALOR TOTAL

DESPACHO MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO $45.157.416,00

DESPACHO VICEMINISTRO DE POLITICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA $4.424.261,00

DIRECCION DE JUSTICIA FORMAL $4.365.127,00

DIRECCION DE JUSTICIA TRANSICIONAL $2.019.095,00


$1.806.350,00

DIRECCION DE POLITICA CRIMINAL Y PENITENCIARIA $4.386.957,00



OFICINA ASESORA JURIDICA $1.567.354,00

OFICINA ASUNTOS INTERNACIONALES $12.810.727,00

OFICINA DE INFORMACIÓN EN JUSTICIA $2.544.896,00

TOTAL $79.082.183

Caja menor de viáticos al exterior e interior del país

Resolución No. 0295 del 03 de Mayo de 2012

Fundamento Legal:

Ley 1485 del 14 de diciembre de 2011, por la cual se decreta el presupuesto de rentas y

recursos de capital y ley de apropiaciones para la vigencia fiscal 2012, Decreto No. 4970

del 30 de diciembre de 2011, por el cual se liquidó el Presupuesto General d ella Nación

para la vigencia fiscal 2012.

Resolución No. 001 del 02 de Enero de 2012, del Ministerio de Hacienda y Crédito

Público, por la cual se reglamenta la Constitución y funcionamiento de las cajas menores.

Resolución No. 0295 del 03 de mayo de 2012, del Ministerio de Justicia y del Derecho,

por la cual se constituye la Caja menor para sufragar el pago de Viáticos y Gastos de

Viaje al Interior y Exterior del país de los funcionarios y/o contratistas del Ministerio de

Justicia y del Derecho.

Se generó el CDP 9212 del 24 de Abril de 2012, Registro Presupuestal No. 84912 del 31

de Mayo de 2012.

Registro Presupuestal de la Obligación en SIIF 2 NACION No. 124212 del 26 de Julio de

2012; Orden de Pago Presupuestal 404103612 del 26 de Julio de 2012 SIIF 2 NACION,

originó la CAJA MENOR No. 212.

Póliza de Seguros No. 20220 con vigencia del 01 de mayo de 2012 al 17 de julio de

2013. Aseguradora Royal y Sunalliance seguros Colombia S.A.



Resumen de Actividad Caja Menor

Inicio de Actividades Julio 30 de 2012SALDO INCIAL 60.000.000,00

SALDO x EJECUTAR SIIF 2 NACION

AGOSTO 9 DE 201240.305.921,00

SALDO ACTUAL BANCO HORA: 10:05 AM

54.665.790,00



7. GRUPO DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

7.1. Conformación del Grupo

A la fecha el Grupo cuenta con Cinco (5) profesionales que adelantan todas las acciones

disciplinarias de conformidad con la normatividad vigente.

Vale anotar que ha sido un esfuerzo de esta administración la conformación de este

equipo humano, toda vez que de la incorporación producto de la escisión del Ministerio del

Interior y de Justicia solo fueron incorporados dos (2) funcionarios con este perfil, lo que

imposibilitada el cumplimiento del mandato legal, tanto en la creación de grupos de trabajo

como en el deber de contar dentro de la estructura de la entidad con una oficina o

despacho que ejerciera esta labor.

Con ocasión de la liquidación de la Dirección Nacional de Estupefacientes y ante el hecho

de que al Ministerio de Justicia y del Derecho se le incorporaran algunas de las funciones

que esta entidad venia desarrollando, aunado a lo anterior de ser una entidad adscrita al

Ministerio, se elevo una consulta a la Procuraduría General de la Nación por el Jefe de la

Oficina de Control Interno de la DNE en liquidación para que se absolviera la duda sobre

cual era el ente competente para adelantar las investigaciones disciplinarias de la entidad

en liquidación.

La respuesta de esta consulta llega el día 6 de febrero de 2012 y se da a conocer a esta

cartera ministerial a finales del mismo mes y año en el sentido de indicar que le

corresponde al Ministerio de Justicia y del Derecho continuar conociendo de los procesos

que se adelantan en el DNE en liquidación.

Sobre este supuesto, procede por el grupo de Control Disciplinario Interno del Ministerio a

realizar unas reuniones con el objeto de recibir los expedientes, los cuales se empiezan a

entregar formalmente el día 2 de marzo de 2012, de conformidad con las actas se que

anexan.



7.2. Cuadro General

Se anexa cuadro resumen del estado actual de los procesos que cursan como producto de

investigaciones atinentes a presuntas conductas disciplinarias



8. GRUPO DE GESTIÓN CONTRACTUAL

7.1 Entre los meses de septiembre y diciembre fueron entregados por el Ministerio del

Interior carpetas contentivas de los contratos que a la fecha de creación del Ministerio de

Justicia se encontraban en ejecución o debían ser liquidados.

Lo anterior dando cumplimiento al 35 y 36 del Decreto 2897 de 2011. Es de anotar que de

las carpetas de contratos entregados para liquidar existen algunos que se encontraban ya

ejecutados y que a la fecha de creación del ministerio de Justicia no habían sido

liquidados por el escindido Ministerio del Interior y de Justicia, algunos de los cuales su

liquidación debió haberse dado desde los años 2006, 2007 y siguientes.

De la misma forma se advierte que de estas carpetas recibidas para proceso de

liquidación se han tenido que devolver al Ministerio del Interior 13 contratos por no contar

con los documentos exigidos para el trámite de liquidación que establecen las normas

contractuales.

CONTRATOS ENTREGADOS POR EL MINISTERIO DEL INTERIOR PARA LIQUIDAR 122

CONTRATOS LIQUIDADOS 73

CONTRATOS PENDIENTES DE LIQUIDAR 36

CARPETAS CONTRACTUALES DEVUELTAS POR NO CONTAR CON LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA POR LEY

13

TOTAL CONTRATOS 122

Para la vigencia 2011 y con el fin de poder cumplir con las obligaciones encomendadas al

Ministerio de Justicia, se suscribieron los siguientes contratos fruto de los diferentes

procesos de ley.

CONTRATOS VIGENCIA 2011

CONTRAS COMO CONSECUENCIA PROCESOS DE SELECCION 18

CONVENIOS 3



CONTRATACIONES DIRECTAS PRESTACION DE SERVICIOS 23

TOTAL CONTRATOS 44

Procesos realizados en la vigencia 2011 a partir del 01 de septiembre de 2011

MODALIDAD DE

PROCESO OBJETO

NOMBRE DEL CONTRATISTA

FECHA DE TERMINACION

VALOR

LICITACION PUBLICA 1

Se compromete con el Ministerio a prestar el servicio de seguridad y vigilancia en la sede donde funcionan las dependencias del ministerio de Justicia y del Derecho, conforme las especificaciones que se relacionan en el anexo de requerimientos técnicos mínimos del pliego de condiciones, y en la propuesta presentada por el contratista, a que hace parte integrante de este contrato en todo aquello que no lo contrarié

Mega seguridad

31/10/2012

494.732.262,00

LICITACION PUBLICA 2

Se compromete con el Ministerio a prestar el servicio de Aseo y Cafetería en la sede en donde funcionan las diferentes dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho, conforme a los requerimientos técnicos que se relacionan en el anexo de requerimientos técnicos mininos del pliego de condiciones, y en la propuesta presentada por el contratista, a que hace parte integrante de este contrato en todo aquello que no lo contrarié

FLOREZ Y ALVAREZ

14/09/2012

300.856.159,00

CONCURSO DE MERITOS 02

se compromete a realizar la ntermediación y asesorar al ministerio en todo lo relacionado con: 1) Procesos de Selección de la Aseguradora para el cubrimiento de los riesgos de os activos e intereses de propiedad y/o cargo del Ministerio de Justicia y del Derecho y aquellos por los cuales sea o fuere legalmente responsable 2) tramite de los reclamos que se deban formalizar para hacer efectivo el pago de las ndemnizaciones en todo tipo de pólizas a favor del Ministerio 3) implementación

JARDINE LLOYD THOMPSON - VALENCIA

IRRAGORRI

0.00



del programa de prevención de perdidas; 4) manejo ntegral del programa de seguros de la entidad, conforme a las especificaciones y requerimientos técnicos descritos en los estudios previos y con la propuesta presentada por el contratista, aplicando los principios de contratación estatal establecidos en la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, y sus decretos reglamentarios

CONCURSO DE MERITOS 03

Realizar la segunda fase del sistema de información de casas de justicia, para mejorar el ingreso, almacenamiento y disponibilidad de la nformación, optimizar el visor geográfico y migrar las herramientas usadas a versiones de ultima tendencia

REPRESENTACIONES REDES Y DESARROLLO DE SISTEMAS REDESIS

LTDA

22/06/2012

300.000.000,00

SELECCIÓN ABREVIADA 03

Se compromete con el Ministerio a Trasferir a titulo de compraventa un software de monitoreo del trafico de la red LAN, para el Ministerio de Justicia y del Derecho, Junto con el Licenciamiento, nstalación configuración y rasferencia de conocimiento

para la operación del referido software, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2,2 del estudio previo, en el pliego de condiciones y en la propuesta presentada

NEWNET S.A

31/03/2012

113.694.416,00


Se compromete con Ministerio a realizar la implementación del sistema de vigilancia electrónica para internos con domiciliaria, beneficios administrativos o con medida de aseguramiento no privativa de la libertad(SVE) a nivel nacional

ENERGIA INTEGRAL ANDINA

15/07/2013

39.362.400.000,00

SELECCIÓN ABREVIADA No 04

Prestar el servicio de suministro de combustible y ubricantes, para los vehículos y motocicletas que conforman el parque automotor activo del Ministerio de Justicia y del Derecho y de los que le hayan sido asignados por necesidad del servicio, los cuales podrán ser suministrados directamente en la estación a ravés de vales para

combustible, conforme a las especificaciones que se relacionan en el anexo de requerimientos técnicos mininos del pliego de condiciones y en la propuesta presentada el 13 de diciembre de 2011

ULISES EUGENIO MARTINEZ MORA Y/O SERVICENTRO ESSO AVDA TERCERA

31/12/2012 115.913.443,00

SELECCIÓN ABREVIADA No 05

Se compromete con el Ministerio a prestar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo son suministro de repuestos originales y mano

PRECAR LTDA

15/07/2012

149.697.363,00



de obra para los vehículos y motocicletas multimarcas que conforman el parque automotor activo de la entidad y los que le hayan sido asignados por necesidades del servicio conforme a las especificaciones que se relacionan en el anexo de requerimientos técnicos mininos del pliego de condiciones y la propuesta presentada


Se compromete con el Ministerio a prestar el servicio de Outsoursing de fotocopiado e impresión para el Ministerio de Justicia y del Derecho, suministrando equipos, nsumos, mantenimiento ntegral para los equipos, y operarios, de tal manera que supla la necesidad del servicio de fotocopiado de la entidad, conforme a las especificaciones que se relacionan en el anexo técnico de requerimientos técnicos mininos del pliego de condiciones y en la propuesta presentada

COLDATA S.A

16/12/2012

48.850.529,00


Se compromete con el Ministerio a trasferir a titulo de compraventa un vehículo blindado para el esquema de protección del señor Ministro de Justicia y del Derecho, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2,2 del estudio previo, en el pliego de condiciones y en la propuesta presentada

BLINSECURITY DE COLOMBIA LTDA

28/02/2012

377.580.000,00

NVITACION PUBLICA

Contratar suministro de combustible y lubricantes, para los vehículos que conforman el parque automotor activo del Ministerio de Justicia y del Derecho y de os que le sean asignados a cualquier titulo, por necesidades del servicio a ravés de vales para

combustible, conforme a las cantidades especificas que se relacionan en el numeral 1,2 de la invitación y 2,2 del estudio previo

ABUABARA GANDUR Y CIA LTDA

20/11/2011

14.996.800,00

NVITACION PUBLICA

Contratar el Servicio de Outsoursing de fotocopiado e mpresión para el Ministerio de Justicia y del Derecho, suministro, equipos, insumos, mantenimiento integral para os equipos y operarios, de tal manera que supla la necesidad del servicio de fotocopiado de la entidad, conforme a las especificaciones técnicas descritas en el numeral 2,2 del estudio previo

SOLUTION COPY LTDA

31/12/2011

3,922,989

NVITACION PUBLICA Contratar el servicio de GALVIS ARQUITECTOS 05/01/2012 11.513.588,00



mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de materiales y repuestos para os sistemas de aire acondicionado, bombas y adecuación de agua potable, red eléctrica, planta eléctrica, control de incendio, redes hidrosanitarias y los arreglos ocativos para la sede del Ministerio de justicia y del derecho

NVITACION PUBLICA

Mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos originales y mano de obra para los vehículos y motocicletas multimarcas que conforman el parque automotor activo de la entidad y los que le hayan sido asignados por necesidades del servicio conforme a las especificaciones técnicas que se encuentran en el estudio previo

PRECAR LTDA

30/12/2011

14.703.669,00

NVITACION PUBLICA

Prestar el Servicio de Seguridad y Vigilancia privada en la Sede en donde funcionan las diferentes dependencias del ministerio de Justicia y del Derecho, o en las que se requiera en cumplimiento de la necesidad del Servicio conforme a los requerimientos técnicos solicitados por el Ministerio

VIGILANCIA ACOSTA

22/12/2011

9.203.173,00

NVITACION PUBLICA

Contratar la diagramación diseño gráfico corrección de estilo e impresión de un libro , en 1540 ejemplares, conforme a las cantidades y especificaciones especificas que se relacionan

HAPPY MUNDO

15/01/2012

10.788.000,00

NVITACION PUBLICA

Compra de útiles de escritorio y papelería conforme a las especificaciones técnicas que se encuentran en el numeral 2,2 del estudio previo y numeral 1,2 de la invitación

PAPELERIA LOS LAGOS LTDA

29/01/2012

24.101.809,00

NVITACION PUBLICA

Compra de Tintas y toner para as impresoras de propiedad del Ministerio o de las que le hayan sido entregadas a cualquier titulo por necesidad del servicio, conforme a las especificaciones técnicas que se encuentran en el numeral 2,2 del estudio previo y 1,2 de a invitación publica

COMERCIAL ENSUEÑOS SAS

29/01/2012

24.082.064,00



En la presente vigencia fiscal se han realizado las siguientes contrataciones:

CONTRATOS VIGENCIA 2012 (hasta 27-07-2012)

CONTRAS COMO CONSECUENCIA PROCESOS DE SELECCION 21

CONVENIOS 19

CONTRATACIONES DIRECTAS PRESTACION DE SERVICIOS 98

TOTAL CONTRATOS 138

Procesos realizados a partir del 01 de enero al 27 de julio de 2012

MODALIDAD DE

PROCESO OBJETO

NOMBRE DEL CONTRATISTA

FECHA DE TERMINACION

VALOR


Se compromete con el Ministerio a prestar su servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de materiales y repuestos para los sistemas de aire acondicionado, bombas y adecuación de agua potable, rede eléctrica, planta eléctrica, control de ncendio, redes hidrosanitarias y los arreglos ocativos para las sedes del ministerio de justicia y del derecho en donde funcionan y funcionaran las dependencias de la entidad conforme a la normatividad vigente y según las especificaciones que se relacionan en el anexo de requerimientos técnicos mininos del pliego de condiciones y en la propuesta presentada el día 21 de febrero de 2012

EFRAIN MUÑUZ MOTTA

11/09/2012

102.553.514,00


Se compromete con el Ministerio a realizar la mplementación de una solución integral de mensajería electrónica sobre a plataforma Google Apps, edición empresarial mediante suscripción de acuerdo con as especificaciones establecidas en el numeral 2,2 de los estudios previos

UNION TEMPORAL EFORCERS - INGENIAN

29/03/2013

68.800.000,00


El contratista se compromete con el Ministerio a prestar sus servicios de monitoreo a medios de comunicación, para el grupo de comunicaciones del ministerio de Justicia y del Derecho, de conformidad con las especificaciones técnicas del numeral 2,2 del estudio previo, en el pliego de

SIGLO DATA LTDA

31/12/2012

25.056.000,00



condiciones y en su propuesta presentada el día 21 de marzo de 2012


Se c compromete con el Ministerio a entregar a titulo de compraventa, los siguientes bienes, conforme a las especificaciones, u características que se relacionan en el anexo de requerimientos técnicos mininos del pliego de condiciones de la selección abreviada de menor cuantía No 05 de 2012 y la propuesta presentada el día 9 de abril de 2012, las cuales hacen parte integral de este contrato

JESUS MARIA GOMEZ CARDONA (Jema color)

04/06/2012

35.835.880,00


Se compromete con el Ministerio a desarrollar una campaña de medios radiales de comunicación, para divulgar la figura de la conciliación extrajudicial en derecho a partir de cuñas radiales suministradas por el Ministerio de Justicia y del Derecho de conformidad con as especificaciones técnicas del numeral 2,2 del estudio previo, en el pliego de condiciones y en su propuesta presentada el día 1 de junio de 2012

CENTRAL PROMOTORA DE MEDIOS

16/11/2012

141.899.784,00

SELECCIÓN ABREVIADA 11 DE

2012

Se obliga para con el Ministerio a organizar, asegurar la realización exitosa de una jornada de Acceso a la Justicia con servicios de conciliación extrajudicial en derecho, asesoría jurídica y actividades pedagógicas dirigidas a la población beneficiaria de la Estrategia unidos, en las ciudades de Pasto, Ibagué, Soacha, Manizales, Cúcuta y Popayán para un total de seis (6) ornadas de acceso a la usticia

CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA

18/12/2012

148.000.000,00

NVITACION PUBLICA 4

Contratar con un hotel que, en condiciones de total seguridad y tranquilidad para os visitantes, suministre los servicios de alojamiento, alimentación, alquiler de un salón de reuniones con ayuda audiovisuales, sonido, estación de café permanente

HOTEL TERMALES DEL OTOÑO

06/04/2012

25.000.000,00

NVITACION PUBLICA 5

Contratar el Servicio de recuperación de la nformación del Sistema de nformación de

estupefacientes SIE contenida en discos duros que se encuentran en cadena de custodia sobre el servidor original desde el cual se obtuvo la imagen original, restaurando la operación del servidor a su estado inicial, de conformidad con las especificaciones técnicas

ERNEST & YOUNG AUDIT LTDA

23/03/2012

2.633.200,00



señaladas en el numeral 2,2 del estudio previo, en el pliego de la invitación publica No 05 de 2012 y en la propuesta presentada el día 28 de febrero de 2012

NVITACION PUBLICA No 06

Compra de tapetes atrapamugre, según las especificaciones técnicas y cantidades descotas en el numeral 2,2 del Estudio previo

BETEL DISTRIBUCIONES LTDA

23/04/2012

1.992.693,00


Contratar la prestación del servicio de mantenimiento, soporte y actualización, del servidor de voz del Ministerio de Justicia y del Derecho, conforme a las especificaciones técnicas que se encuentran en el numeral 2,2 del estudio previo

NEC DE COLOMBIA

28/12/2012

25.447.000,00


Contratar a titulo de permuta, el reciclaje de los desechos producto de la actividad del MJD a cambio de elementos y para su funcionamiento

FIBRAS NACIONALES S.A.S

23/05/2013

0,00


Contratar la suscripción por un (1) año del software de filtrado webzine para 400 usuarios junto con soporte écnico en sitio durante la

vigencia de la suscripción, de conformidad con las especificaciones técnicas señaladas en el numeral 2,2 del estudio previo, en el pliego de la invitación publica No 10 de 2012 y en la propuesta presentada el día 14 de mayo de 2012

GLOBALTECK SECURITY S.A

23/05/2013

25.288.000,00


Contratar el diseño, la producción y el ensamble de un (1) hacking móvil con maleta portable para el auditorio del Ministerio de Justicia y del Derecho, conforme a las especificaciones descritas en el estudio previo

IMAGEN VIRTUAL S.A

23/06/2012

3.932.400,00


Compra de una mesa redonda para la sala de untas, según las especificaciones técnicas descritas en el numeral 1,2 de la invitación y 2,2 del estudio previo

SISTEMAS AUDIOVISUALES LTDA

04/07/2012

6.264.000,00

NVITACION PUBLICA 13

compra, instalación y configuración de un equipo de impresión a color ntegrado con software de diseño para la generación de as tarjetas de identificación de los funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho , de conformidad con las especificaciones écnicas señaladas en el

numeral 2,2 del estudio previo y en los ofrecidos en esta propuesta

IDENTIFICACION PLASTICA S.A

30/07/2012

4.824.440,00

NVITACION No 14 DE 2012

Suscripción por un (1) año del software antivirus Kaspersky

ITSEC S.A.S

12/07/2013

10.474.800,00



<bolsines pace Security para 400 equipos (Estaciones de rabajo y servidores) junto

con soporte técnico en sitio durante la vigencia de la suscripción, de conformidad con las especificaciones écnicas señaladas en el

numeral 2,2 del estudio previo, y en su propuesta


Suministro de calzado con destino a los funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho que tienen Derecho a Dotación en el año 2012, en as cantidades, entregas y especificaciones técnicas señaladas en el numeral 2.2 del estudio previo y 2.1 de la nvitación publica

LAS VIVIENDAS SOCIEDAD S.A.S

DOTACERO

30/07/2012

5.015.009,00


Suministro de vestuario un destino a los funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho que tienen Derecho a Dotación en el año 2012, en as cantidades, entregas y especificaciones técnicas señaladas en el numeral 2.2 del estudio previo y 2.1 de la nvitación publica

CREACIONES MERCY S.A

30/07/2012

12.089.288,00

PROCESOS DE SELECCIÓN PENDIENTES

CLASE DE PROCESO OBJETO VALOR ESTADO ACTUAL

Concurso de Méritos No. 01 de 2012

consultoría para la formulación, diseño, estructuración y desarrollo del Plan Estratégico de Tecnología para el Ministerio de Justicia y del Derecho (2012 – 2016),

$159.583.713,oo adjudicado pendiente rut y cuenta bancaria de la Unión

Temporal Ernest & Young Ltda – Min Plan Estratégico De

Tecnología para el contrato

Concurso de Méritos No. 02 de 2012

servicios de una consultoría écnica especializada para

desarrollar las actividades de análisis, evaluación y selección de las herramientas de software Sistema de Gestión o Administración por Procesos de Negocio (BPM), Administración de Contenidos (CMS) y Sistema de Gestión Documental; para el desarrollo e implementación del Sistema de Información de Conciliación

$163.617.500,oo Se publicó pliego de condiciones definitivo entrega de propuestas 3 de agosto

Licitación Publica No. 01 de 2012

rrealizar un evento para promocionar y socializar el Nuevo Estatuto Arbitral en Bogotá, Medellín, Bucaramanga, Barranquilla, Armenia, Cartagena, Cúcuta, Ibagué, Manizales, Montería, Neiva, Pasto, Pereira, Santa Marta,

$321.095.157 Estudios previos y Borrador pliego de condiciones publicación Lunes 30 de julio



Tunja, Villavicencio y Cali”

Licitación Publica No. 02 de 2012

"Diseñar, construir, desarrollar e mplementar encuentros de actualización de árbitros y secretarios de Tribunal Arbitral en las ciudades de Bogotá, Medellín, Cali, Cartagena, bagué, Cúcuta, Pereira,

Barranquilla y Santa Marta".

$268.944. 711 En elaboración borrador pliego de condiciones

Selección Abreviada No. 13 de 2012 subasta

Contratar la adquisición de diez (10) sillas de alta gama para los funcionarios del nivel directivo y doscientas veintiséis (226) sillas ergonómicas, para los funcionarios

$84.804.146 Borrador Pliego de condiciones en ajuste para publicar martes 31 de julio

Finalmente y en relación con este tema contractual, se debe anotar que a pesar de haber

solicitado a la Imprenta Nacional el usuario y contraseña para poder cumplir con la

publicación de los contratos, a la fecha no hemos recibido respuesta alguna sobre el

asunto.



9. SUSBDIRECCIÓN DE SISTEMAS

9.1. Infraestructura Tecnológica

Teniendo en cuenta la escisión de los Ministerios, y toda vez que la parte tecnológica se

encuentra en el cuarto piso del edificio ubicado en la Cra. 9 No. 12C10, lugar en el cual

funciona el Ministerio de Justicia y del Derecho, es así como, debido a los costos que

representa para el Ministerio del Interior contar con su propia infraestructura, se hizo

necesario que la Subdirección de Sistemas soporte la operación de los sistemas de

información del Ministerio del Interior, hasta tanto, adelanten la consecución de recursos

que permita individualizar el mencionado servicio.

A la entrada en funcionamiento del Ministerio de Justicia y del Derecho, se encontraba

frente al desarrollo de la funciones de la mencionada Subdirección el Ing. Ricardo

Munevar, quien con su equipo de trabajo adelanto todas las gestiones pertinentes para

brindar la prestación del servicio tecnológico, tanto al Ministerio del Interior como al

Ministerio de Justicia y del Derecho.

En el mes de diciembre del año 2011, fue nombrado como Subdirector de Sistemas el

Ingeniero José Fernando Castillo, quien es el encargado de dar cumplimiento a las

funciones asignadas a la Subdirección que nos ocupa.

9.1.2. Se anexa informe.



10. PLAN DE MEJORAMIENTO

10.1. Matriz Plan de Mejoramiento

Se anexa matriz del Plan del Mejoramiento que se encuentra vigente, cuyos soportes

reposan en el archivo de gestión de la Secretaría.

Nota: Frente a los hallazgos correspondientes a las auditorías realizadas a los

establecimientos de Reclusión del Orden Nación, a raíz, se elevo consulta a la Contraloría

General de la República con el fin de que conceptúen sobre la continuidad del plan de

mejoramiento en cabeza de esta Cartera Ministerial o la pertinencia de que sea la Unidad

quien continúe cumpliendo con la ejecución de las acciones

11. INFORME AUDITORIA

11.1. Vigencia 2011

Se anexa informe de auditoría correspondiente a la vigencia 2011, el cual fue recibido en

esta Secretaría el día 26 de julio de 2011, del mismo se debe presentar plan de

mejoramiento dentro del plazo establecido por la ley

Se destaca que fue fenecida la cuenta y se dio opinión sin salvedades frente a los estados

financieros.

Informe final secretaria general 10 de agosto

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