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INFORME Nº DFOE-PGAA-IF-6-2010 13 de abril, 2010

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE SERVICIOS PÚBLICOS GENERALES, AMBIENTALES Y AGROPECUARIOS

INFORME DEL ESTUDIO SOBRE ALGUNAS CUENTAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA FÁBRICA NACIONAL DE LICORES (FANAL)

2010


CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN................................................................................................................. 1

1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO..................................................................................................... 1 1.2. OBJETIVO DEL ESTUDIO.................................................................................................. 1 1.3. ALCANCE DEL ESTUDIO. ................................................................................................. 1 1.4. ANTECEDENTES............................................................................................................. 2 1.5 COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO. ........................................................ 2

2. RESULTADOS......................................... ........................................................................... 3

2.1. NORMAS CONTABLES APLICABLES AL CNP Y A LA FANAL. ............................................... 3 2.2. DEBILIDADES RELATIVAS AL PROCESO CONTABLE. ........................................................... 4

2.2.1. Limitaciones del Sistema de Información utilizado en la FANAL....................... 4 2.2.2. Ausencia de un Manual de Procedimientos Contables. .................................... 6 2.2.3. Atrasos en el dictámen de los estados financieros combinados CNP-FANAL. . 6 2.2.4. Preparación de los estados financieros combinados del CNP y FANAL. .......... 7

2.3. ANÁLISIS DE ASPECTOS RELACIONADOS CON ALGUNAS CUENTAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA FÁBRICA NACIONAL DE LICORES. ...................................................... 7 2.3.1. Cuenta de inventarios....................................................................................... 8

2.3.1.1. Debilidades en los sistemas de información utilizados en la FANAL........... 8 2.3.1.2. Sobre la toma física de inventario mensual................................................. 9 2.3.1.3. La Fábrica Nacional de Licores no mantiene un monitoreo de los

inventarios. ............................................................................................... 11 2.3.1.4. Tratamiento contable incorrecto de las mermas en los inventarios de rones

en maduración.......................................................................................... 14 2.3.1.5. Otros aspectos detectados en el Inventario de Producto Terminado ........ 16

2.3.2. Cuentas por pagar.......................................................................................... 17 2.3.3. Cuenta de ingresos por ventas. ...................................................................... 17

2.3.3.1. Debilidades en el proceso de facturación ................................................. 18 2.3.3.2. Ausencia de regulaciones para la emisión de las notas de crédito. .......... 19 2.3.3.3. Se realizó una venta al exterior sin observar los requisitos establecidos .. 20

2.3.4. Costo de Ventas. ............................................................................................ 20

3. CONCLUSIÓN. ................................................................................................................. 21

4. DISPOSICIONES. ............................................................................................................. 21

4.1. A LA JUNTA DIRECTIVA DEL CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN.................................. 22 4.2. AL PRESIDENTE EJECUTIVO DEL CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN Y AL

ADMINISTRADOR GENERAL DE LA FÁBRICA NACIONAL DE LICORES. ................................ 22 4.3. AL ADMINISTRADOR GENERAL DE LA FÁBRICA NACIONAL DE LICORES............................. 23


INFORME Nº DFOE-PGAA-IF-6-2010

RESUMEN EJECUTIVO DEL ESTUDIO SOBRE ALGUNAS CUENTAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA FÁBRICA NACIONAL DE LICOR ES

En el presente estudio se planteó el objetivo de efectuar una revisión de algunas cuentas que por su cuantía, resultan relevantes en los estados financieros de la Fábrica Nacional de Licores (FANAL), con el fin de evaluar el sistema de control interno y la aplicación de la normativa técnica relativa al registro, valuación y presentación de esas partidas en dichos estados financieros. El estudio permitió determinar limitaciones importantes en los sistemas de información, tales como la utilización de un lenguaje antiguo, desintegración de la información financiero-contable y escasa automatización de los procesos. Además, se detectaron debilidades en los controles internos administrativos y operativos; como son, la ausencia de un Manual de procedimientos contables; la tardanza en contar con los estados financieros dictaminados; debilidades en la preparación de los estados financieros combinados; deficiencias en las tomas físicas de los inventarios y ausencia de análisis de éstos, en relación con su obsolescencia, su rotación y la determinación del nivel óptimo; así como deficiencias en el registro de las mermas producidas en el proceso de maduración del ron; la falta de auxiliares contables y deficiencias en el proceso de facturación, entre otras. En este sentido, para el registro de algunas cuentas se inobservaron principios contables aplicables al sector público costarricense; específicamente, los atinentes al registro; realización y revelación suficiente. En consecuencia, se destaca la importancia de corregir estas debilidades, de forma tal que los sistemas de información puedan ser más confiables y se potencie el uso de los estados financieros como un instrumento valioso para el proceso de toma de decisiones de los jerarcas de la entidad y se genere valor agregado en su gestión, así como proveer información oportuna y confiable a terceros interesados. Para corregir las deficiencias apuntadas, se dispone a la Junta Directiva y al Presidente Ejecutivo del Consejo Nacional de Producción, así como al Administrador General de la FANAL, según corresponda, aprobar las propuestas que se realicen; girar las instrucciones necesarias para contar con los estados financieros combinados CNP-FANAL debidamente dictaminados en un tiempo razonable y oportuno; elaborar un estudio de requerimientos y de factibilidad para el diseño e implementación de un sistema de información que permita entre otros aspectos, la integración de la información financiero-contable entre el CNP y la FANAL; confeccionar un Manual de procedimientos contables; y llevar a cabo las acciones necesarias para mejorar la gestión de los inventarios; así como realizar los ajustes contables pertinentes con el fin de depurar la cuenta de inventarios y lograr que muestre un saldo razonable en los estados financieros; también, se giran disposiciones para que se confeccionen los auxiliares necesarios para el control de las cuentas por pagar y finalmente, para que se corrijan las deficiencias encontradas en el proceso de facturación de la entidad.


INFORME Nº DFOE-PGAA-IF-6-2010

INFORME DEL ESTUDIO SOBRE ALGUNAS CUENTAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA FÁBRICA NACIONAL DE LICORES (FANAL)

1. INTRODUCCIÓN.

1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO. El estudio se realizó en cumplimiento del Plan Operativo Anual de la División de

Fiscalización Operativa y Evaluativa del año 2009, en el ejercicio de las potestades de fiscalización superior de esta Contraloría General y con el propósito de fortalecer la gestión de las instituciones públicas por medio de la fiscalización directa sobre la captación y uso de los fondos públicos.

1.2. OBJETIVO DEL ESTUDIO .

Para el presente estudio se planteó el objetivo de efectuar una revisión de tipo financiero sobre las principales cuentas de los estados financieros, con el fin de evaluar el sistema de control interno, y la aplicación de la normativa técnica en relación con el registro, valuación y presentación de dichas partidas en los estados financieros.

1.3. ALCANCE DEL ESTUDIO .

Los procedimientos se aplicaron sobre los saldos de cuentas que resultaron relevantes desde la perspectiva de su materialidad en los estados financieros de la Fábrica Nacional de Licores (FANAL)), correspondientes al periodo contable terminado el 31 de diciembre de 2008, ampliándose en los casos que se consideró necesario.

En razón de la naturaleza propia del estudio, el trabajo se limitó a verificar la

razonabilidad del registro de las operaciones de las cuentas objeto de estudio desde el punto de vista financiero, y si éstas cuentan con el respaldo suficiente y se presentan en forma adecuada y oportuna en los estados financieros.

El estudio se efectuó de conformidad con el Manual sobre normas técnicas de auditoría

para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, el Manual de Normas Generales de Control Interno para las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, así como con el Manual General de Fiscalización Integral y demás normativa aplicable.

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1.4. ANTECEDENTES.

De acuerdo con lo establecido en la Ley constitutiva del Consejo Nacional de Producción (CNP), la Fábrica Nacional de Licores (FANAL) es una unidad administrativa adscrita a dicho Consejo, dedicada a la producción y comercialización de alcohol y licores para el consumo nacional y la exportación. Su giro es típicamente industrial comercial. Fue constituida, en principio, para que desarrollara su actividad de manera monopolística, sin embargo, en la comercialización de una cantidad importante de sus productos, forma parte de un mercado en el cual debe competir.

La Fábrica Nacional de Licores como dependencia adscrita al Consejo Nacional de

Producción, combina el resultado de sus operaciones y los estados financieros del CNP. AL CNP le corresponde destinar una suma no menor al 50% de lo girado por la Fábrica,

para los gastos totales de administración, operación y mantenimiento de ésta, para los gastos de venta de sus productos y además, una suma suficiente para mejoras y reposición de sus instalaciones1.

La Junta Directiva del CNP es el órgano de autoridad máxima con el que cuenta la

FANAL. Después de este nivel, la FANAL depende de un Administrador General y un Subadministrador General. Lo anterior de acuerdo con el Reglamento de Organización de la Fábrica Nacional de Licores, publicado en La Gaceta N° 81 del 30 de abril de 1990.

En cuanto a la organización interna y al funcionamiento propio de la Fábrica,

actualmente, el proceso de destilería se limita tan solo a la rectificación de alcoholes, lo cual es una actividad que se lleva a cabo durante aproximadamente tres meses al año.

Existe también el Departamento de Producción compuesto por las unidades de

Confección de Licores, Tonelería y Añejamiento y Envase. Además, la FANAL cuenta con los departamentos de Mercadeo, Financiero, Administrativo, Mantenimiento y de Recursos Humanos y la Unidad de Auditoría Interna, entre otras unidades. Varios actores en el entorno próximo de la FANAL, tienen una importante influencia en el accionar de la Fábrica, como son el mismo CNP al que pertenece; el Ministerio de Agricultura y Ganadería, que tiene su representante en la Junta Directiva del CNP; los proveedores de alcoholes tipo B y los clientes.

1.5 COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO .

Los resultados del estudio fueron comunicados a representantes de la Junta Directiva

del Consejo Nacional de Producción, funcionarios del Consejo Nacional de Producción, incluidas algunas autoridades de la Fábrica Nacional de Licores, en reunión efectuada el 16 de marzo de 2010 en las oficinas de esta Contraloría General. En ese acto se les entregó copia del borrador del informe, para que a más tardar el 23 de marzo de 2010, formularan las observaciones que estimaren pertinentes sobre el contenido de dicho documento.

1 Artículo 53 de la Ley Nº 6050 del 14 de marzo de 1977.

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El día 23 de marzo de 2010 se recibió el oficio AG-0325-10 mediante el que se plantearon observaciones por parte de algunas Áreas, la Auditoría Interna y la Administración General de la FANAL, al presente informe, las cuales una vez analizadas, según se muestra en el anexo a este informe, fueron incorporadas en lo que se estimó pertinente, en el texto definitivo.

2. RESULTADOS.

2.1. NORMAS CONTABLES APLICABLES AL CNP Y A LA FANAL. Como ya se indicó, la Fábrica Nacional de Licores pertenece al Consejo Nacional de

Producción, y por lo tanto, se refleja como un programa dentro del presupuesto de ese Consejo. En cuanto a la información contable, según Decreto N° 27244-H del 12 de agosto de

1998, emitido por el Ministerio de Hacienda, los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público constituyen un conjunto de conceptos básicos y reglas para el registro contable y la presentación de la información y son de carácter obligatorio para todas las dependencias del sector público, por lo que, en la actualidad, el CNP y por lo tanto la FANAL, se deben ajustar a los Principios de Contabilidad para el Sector Público indicados y las directrices emitidas por la Contabilidad Nacional.

Al respecto, mediante nota N° DF-0441-09 del 20 de agosto del 2009, el Lic. Gerardo

González C., Coordinador del Área Financiera señaló que los registros contables de la FANAL se basan en los principios de contabilidad aplicables al sector público costarricense.

Por otro lado, de acuerdo con lo que se indica en el Decreto Ejecutivo N° 34918-H,

publicado en La Gaceta el 9 de diciembre de 2008, en los artículos 1, 2 y 3, todas aquellas instituciones que son regidas por el Subsistema de Contabilidad Nacional establecido en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N° 8131 del 18 de setiembre de 2001, deberán adoptar e implementar las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad para el sector público (IPSASB, por sus siglas en inglés), con la salvedad de las denominadas Empresas Públicas y las instituciones bancarias, a las que por su naturaleza y por recomendación de las NICSP, les son aplicables las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

Al respecto, mediante el Decreto Ejecutivo N° 35616 -H publicado en La Gaceta N° 234

del 2 de diciembre de 2009, se regula lo correspondiente a la adopción e implementación de las NIIF para las empresas públicas, las cuales deben ser aplicables a partir del 1 de enero de 2014 y específicamente, en el artículo 2 se indica que una empresa pública es toda aquella que se adapte a la definición y características establecidas en las NICSP.

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Asimismo, mediante el transitorio I del citado decreto se indica que: “Para el cumplimiento de lo establecido en el artículo 2º del presente Decreto Ejecutivo (Definición de Empresas Públicas), toda aquella entidad que considere reúne las condiciones señaladas en las NICSP para considerarse Empresa Pública, deberá realizar un estudio que determine si realmente se encuentran dentro del alcance del presente decreto ejecutivo y hacerlo de conocimiento de la Contabilidad Nacional dentro de los seis meses posteriores a la publicación del presente decreto. Lo anterior, para el respectivo estudio por parte de la Contabilidad Nacional.”

En la eventualidad de que el CNP sea definido como empresa pública, le serían

aplicables las NIIF en el 2014. En consecuencia, según lo indicado, para el periodo en análisis, a la FANAL le aplican

los principios de contabilidad del sector público costarricense, sin perjuicio de las acciones futuras para ajustarse oportunamente a la normativa indicada.

2.2. DEBILIDADES RELATIVAS AL PROCESO CONTABLE .

El proceso contable resulta fundamental, dado que permite registrar las transacciones

para expresarlas en términos monetarios, proporcionando por medio de los estados financieros, información útil, segura y cuantificada requerida para planear, controlar y dar a conocer sus operaciones y su situación financiera y que permita a usuarios internos y externos una adecuada toma de decisiones.

Por tanto, dicho proceso debe cumplir con una serie de condiciones y características

que garanticen que la información cumpla con criterios de exactitud, confiabilidad y oportunidad; sin embargo en el estudio realizado sobre las cuentas identificadas como relevantes desde un punto de vista de su materialidad en los estados financieros, se detectaron algunas debilidades que limitan el cumplimiento de los criterios antes indicados para el proceso contable institucional. Estas debilidades se comentan a continuación.

2.2.1. Limitaciones del Sistema de Información util izado en la FANAL.

El Sistema de Información que emplea la FANAL para registrar la información

contable, utiliza el lenguaje denominado Business Basic (BBX). Este es un lenguaje que tiene más de 20 años de haberse puesto en operación y presenta muchas limitaciones con respecto a los sistemas modernos, particularmente en cuanto a su poca flexibilidad y portabilidad y además no posee facilidad de mantenimiento ni de navegación. También presenta limitaciones en la integridad de los datos y dificultad para emitir en forma directa reportes importantes relacionados con temas como costos y otras transacciones.

Por ser muy antiguo, permite solo la programación lineal y maneja únicamente

archivos planos. Los programas no están integrados para que funcionen en línea, lo cual aumenta el riesgo de error en el registro de la información contable porque el grado de automatización no es muy alto, pues la mayoría de transacciones se registran en forma manual y existen acciones de registro que se duplican, lo que aumenta el margen de error al trasegarse más datos por parte de los usuarios.

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Lo indicado se contrapone con lo dispuesto en las Normas de Control Interno para el Sector Público, capítulo V, punto 5.2, sobre la “Flexibilidad de los sistemas de información” en cuanto a que: “Los sistemas de información deben ser lo suficientemente flexibles, de modo que sean susceptibles de modificaciones que permitan dar respuesta oportuna a necesidades cambiantes de la institución”.

Además, para este tipo de lenguaje que utiliza el sistema de la FANAL, existe muy

poco recurso humano calificado por tratarse de una herramienta que ya no es distribuida por los proveedores, por lo que no existen actualizaciones2 y la FANAL no posee ningún funcionario que pueda darle mantenimiento a esos sistemas, por lo que depende para esos efectos de la empresa Comercializadora ASEGAR S.A., la cual mantiene un solo funcionario trabajando jornada completa en la Fábrica. La persona que brinda el servicio de mantenimiento, es la única que conoce las especificaciones del sistema. Tal nivel de dependencia para un sistema que sobrepasó las expectativas de vida útil, constituye una gran debilidad ante la posibilidad de que el proveedor del servicio de mantenimiento, decida dar por finalizada su relación contractual con la Institución.

Por otro lado, los sistemas de información contable utilizados carecen de manuales

para el usuario final. De acuerdo con la normativa que rige la materia, el proceso contable requiere de manuales que precisen y guíen en los procedimientos que operan en la Fábrica. Existen únicamente algunos manuales de proveedores y caja, de cuentas por cobrar, sistema de devoluciones y de presupuesto de operaciones, este último en desuso.

En cuanto al sistema contable, de acuerdo con la norma 4.11 del citado Manual de

Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización, como medida fundamental para un control interno exitoso, se debe establecer y mantener actualizado un sistema de contabilidad que brinde una garantía razonable de que los registros, considerando tanto los recursos disponibles, como las obligaciones adquiridas por la institución, provean un conocimiento oportuno de las transacciones y una expresión de los resultados de la gestión, de conformidad con los criterios técnicos y legales aplicables.

Con base en los aspectos señalados, se colige que los sistemas utilizados en la

FANAL, los cuales constituyen la base de la información financiero-contable no son los más recomendables por cuanto ponen en riesgo la razonabilidad y oportunidad de la información y el poco grado de automatización existente, puede propiciar la presencia de errores en la presentación de los estados financieros.

Es indispensable que por el tipo de negocio en que se encuentra compitiendo la

Fábrica, la administración cuente con un adecuado sistema de información, flexible, confiable y oportuno para el proceso de toma de decisiones.

2 Estos elementos también fueron indicados por el Despacho Carvajal & Colegiados en su valoración de los sistemas de información para dictaminar los Estados financieros de FANAL 2007 y 2008, según el borrador del dictamen al que se tuvo acceso.

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2.2.2. Ausencia de un Manual de Procedimientos Cont ables.

La Ley de Control Interno, en el artículo N° 15, in ciso a), señala entre otros aspectos, que serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, “Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar de los objetivos y las metas trazados por la institución de sus funciones”.

Según la información recabada, se constató que la FANAL no cuenta con

Manuales de procedimientos contables actualizados. La Administración cuenta únicamente con algunos instructivos aislados sobre algunas cuentas y con un catálogo de cuentas.

De acuerdo con las normas 4.4 y 4.5 del Manual de Normas Generales de Control

Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización, la responsabilidad por cada proceso, actividad, operación, transacción o acción organizacional debe ser claramente definida, específicamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo, según el puesto que ocupa, siendo que las instrucciones de alcance general deben darse por escrito y mantenerse en un compendio ordenado, actualizado y de fácil acceso que sea de conocimiento de todos y cada uno de los funcionarios de la institución.

Asimismo, como buena práctica administrativa orientada a la disponibilidad de

información financiera, se requiere que toda entidad mantenga un Manual de Cuentas y Procedimientos Contables que funcione como guía para el adecuado registro de las transacciones efectuadas.

2.2.3. Atrasos en el dictámen de los estados financ ieros combinados CNP-FANAL.

Los últimos estados financieros auditados del CNP-FANAL disponibles en el

momento de realizarse el presente estudio, corresponden al periodo 2006, los cuales fueron auditados por el despacho Carvajal & Colegiados y emitidos, con una opinión calificada el 31 de mayo de 2008, lo cual refleja un atraso de aproximadamente año y medio.

Por otra parte, en el mes de enero de 2010, no se contaba con el informe definitivo

de la auditoría externa para los periodos 2007 y 2008. El borrador de los informes correspondientes estaba a la espera de la aprobación por parte de la Junta Directiva del CNP. Es indispensable resaltar el compromiso que deben tener las instituciones públicas de contar con esa información de forma oportuna y efectiva, de modo que constituya un elemento que facilite a la administración la toma decisiones.

Sobre el particular, la Resolución R-CO-33-2009 del 12 de mayo del 2009 emitida

por la Contraloría General contiene las directrices para la contratación de servicios de auditoría externa en el Sector Público, y establece los requerimientos mínimos que deben observarse en la contratación de servicios de auditoría externa por parte de las entidades y órganos del Sector Público; sin perjuicio de las regulaciones legales, técnicas, contractuales, convencionales o de otra naturaleza, establecidas por el ordenamiento jurídico, según corresponda.

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En relación con la oportunidad de contar con los productos que se requieren, en las citadas directrices se establece que la Administración debe ejecutar con la anticipación necesaria, las gestiones pertinentes para la respectiva contratación de servicios de auditoría externa, con el propósito de que sean obtenidos a satisfacción de acuerdo con los fines institucionales. En el caso de la contratación de servicios de auditoría para dictaminar los estados financieros, se indica que la Administración deberá realizar las acciones necesarias para que cuente con esos estados financieros dictaminados, a más tardar dentro de los tres meses siguientes al cierre de los estados.

2.2.4. Preparación de los estados financieros combi nados del CNP y FANAL.

De acuerdo con información suministrada mediante oficio AC-014-10 de 25 de

enero de 2010, del Área de Contabilidad del CNP, el Consejo combina los estados financieros con los de la Fábrica Nacional de Licores por medio de una hoja de excel. Para tales efectos, la Fábrica remite sus estados financieros en forma física, mediante un folleto y el CNP con base en esa información, en el balance de comprobación, realiza una “consolidación” y emite los estados financieros combinados. En el proceso de “consolidación” se elimina la cuenta corriente “Activo” del lado del CNP y la cuenta corriente “Patrimonio” del lado de la FANAL; asimismo, se eliminan las cuentas por pagar y “aporte por pagar al CNP”, de FANAL y la Cuenta por Cobrar a Fanal del CNP.

El proceso de combinación mencionado, no cuenta con un sistema integrado, el

cual alimente el proceso desde una misma fuente para que constituya una base más confiable. La información debe digitarse nuevamente, a partir del folleto enviado por la FANAL a una hoja excel, donde se realiza la “consolidación”, aumentando la probabilidad de errores en los datos procesados.

2.3. ANÁLISIS DE ASPECTOS RELACIONADOS CON ALGUNAS CUENTA S DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA FÁBRICA NACIONAL DE LICORES.

El análisis e interpretación de los estados financieros es una herramienta valiosa que

permite evaluar el comportamiento de la entidad en el tiempo, la gestión financiera contable y el efecto de la orientación estratégica y táctica, y con ello retroalimentar el proceso de toma de decisiones institucional.

De acuerdo con el cálculo de la materialidad realizado para este estudio y con base en

la evaluación de riesgos, se determinó oportuno que de las cuentas identificadas, se revisaran las siguientes: Inventarios, Cuentas por pagar, Ingresos y Costos de ventas. Para dichas cuentas se evaluó el sistema de control interno y la aplicación de la normativa técnica en relación con el registro, valuación y presentación de dichas partidas.

Según los resultados del estudio efectuado para las partidas mencionadas, se

determinaron las siguientes situaciones:

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2.3.1. Cuenta de inventarios.

El sistema de contabilidad de la Fábrica Nacional de Licores permite el registro del inventario con base en el promedio ponderado y utiliza el sistema de inventario periódico, es decir, no se actualiza el inventario automáticamente, sino que las compras de inventarios se llevan en una cuenta por separado de “compras”, por lo que al final de cada mes se debe efectuar el ajuste correspondiente con base en los inventarios físicos que se realizan mensualmente.

La cuenta de Inventarios de la FANAL al 31 de diciembre de 2008 tiene los

siguientes componentes: Inventario de cajas y envases usados; Inventario de materia prima; Inventario producción en proceso; Rones en maduración; Inventario de producto terminado; e Inventario de materiales y suministros.

En el análisis de la cuenta de inventarios se determinaron las siguientes

situaciones en relación con el control interno:

2.3.1.1. Debilidades en los sistemas de información utilizados en la FANAL.

Las limitaciones de los sistemas de información de la FANAL fueron ya señaladas en el punto N° 2.2.1 de este informe; sin embargo, se hace necesario recalcar que éstas deficiencias afectan de manera muy particular la confiabilidad del registro de las cuentas contables de los estados financieros y en forma muy concreta al sistema contable de inventarios, pues éste no está en línea con el sistema de bodegas, por lo que la información contable únicamente se actualiza al final de mes.

No se cuenta, en el caso de los inventarios, con una sola fuente de

información que sea oportuna, lo cual podría conllevar a una toma de decisiones con base en información desactualizada. Un ejemplo de esta situación es el inventario de alcohol, el cual se encuentra desactualizado ya que únicamente se registran los datos actualizados al cierre de cada mes, por lo que, para verificar el saldo de inventario a una fecha determinada distinta de la del final de mes, se debe tomar el saldo contable al final del mes anterior y sumarle las entradas y restarle las salidas a la fecha en la que se requiere la información, por lo que el sistema de la FANAL no permite generar ciertos reportes que faciliten la toma de decisiones.

Por otro lado, los sistemas de información utilizados por la Fábrica para la

administración de inventarios no permiten, en el caso de algunos rubros de esa cuenta; tal como el inventario de producto terminado; generar datos a una fecha histórica dada, ya que la nueva información se superpone a la ya existente y el sistema no tiene la opción de guardar esa información histórica. Los saldos a una fecha determinada se pueden verificar solo por medio del documento físico, lo cual dificulta la obtención de datos para su análisis, la toma de decisiones gerenciales y la utilización de estos archivos para revisiones posteriores a los hechos para efectos de los procesos de control interno, entre otros propósitos.

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En las normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), mediante el punto 4.4.3, se indica que: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados.”

Igualmente en el punto 5.2 anteriormente citado de esa normas y en el punto

5.3, se estipula que “los sistemas de información deben ser lo suficientemente flexibles, de modo que sean susceptibles de modificaciones que permitan dar respuesta oportuna a necesidades cambiantes de la institución y que el funcionamiento de dichos sistemas deben estar integrados a nivel organizacional y ser coherentes con los objetivos institucionales”

2.3.1.2. Sobre la toma física de inventario mensual .

Se determinó que como el sistema de información de la bodega no está en línea con la contabilidad, la información contable se actualiza hasta el final del mes, cuando se hace la toma de inventario físico.

Por esta razón, el proceso de toma física que se realiza cada mes, es

fundamental para el adecuado registro de los inventarios de manera que las cuentas muestren fielmente los saldos reales y correctos.

a) Deficiencias en el procedimiento utilizado por l a FANAL.

Con el fin de verificar la metodología y el adecuado tratamiento de los

inventarios, se realizó una prueba de observación del conteo físico del inventario de materiales y suministros ejecutado por los funcionarios de la Fábrica3.

Para efectuar el conteo físico del inventario mencionado se imprimió un

listado de las existencias al momento del conteo, el cual fue entregado al encargado de bodega, quien en compañía del funcionario del Departamento Financiero, con información extraída del sistema contable, procedieron a efectuar el inventario. De la observación del procedimiento seguido se determinaron las siguientes deficiencias:

i. A pesar de que la Fábrica posee un instructivo para la toma física de

los inventarios, al inicio del conteo, la colaboradora del Departamento Financiero, no tenía claridad del procedimiento a efectuar, asimismo desconocía como utilizar las hojas que le fueron entregadas por el Departamento de Costos, lo que refleja una inadecuada instrucción a los colaboradores encargados del inventario. Al respecto, la norma N° 5.7.3, de las Normas de control interno para el sector público, señala que: “la información debe comunicarse al destinatario con la prontitud adecuada y en el momento en que se requiere, para el cumplimiento de sus responsabilidades”, lo cual no se cumplió.

3 La prueba de observación de la toma física del inventario se realizó para el cierre del mes de Octubre 2009, el día 30 de octubre de 2009 a la 1:30 p.m., con la participación de un funcionario de Bodegas y otra del Departamento Financiero.

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ii. No se realizó el corte de documentos, es decir anotar la última entrada y salida de inventarios del almacén, por lo que no se está cumpliendo con el instructivo para la toma física de inventarios de la Fábrica, en el cual se indica, en el punto 1.d del procedimiento, lo siguiente: “Previo al inicio del recuento físico de la mercadería existente en el Almacén de Materiales, el Dpto. Financiero procederá al corte de documentos de compra. (Comprobante de entrada)”. Este paso asegura un registro íntegro del inventario por lo que es importante que se realice antes de cualquier toma física.

iii. El conteo del inventario se realizó al mismo tiempo por ambas

personas (colaborador del Departamento Financiero y el Encargado de Bodega), pese a que debería realizarse independientemente, ya que si se presenta algún error en el conteo la situación pueda ser detectada en el momento.

iv. Los conteos mensuales no se realizan para todos los artículos que

integran el auxiliar de materiales y suministros, sino principalmente para el material de embalaje tales como cajas, chapas y envases; sin embargo, debido a que la FANAL lleva un inventario periódico, se debe realizar un conteo del 100% del inventario, que permita cotejar las existencias físicas reales, con lo que se encuentra registrado en el auxiliar, ya que se pueden presentar errores tales como la no entrega de la documentación completa a contabilidad para sus correspondientes registros de compras y salidas de materiales, situación que no podría ser verificada en el conteo físico sino se efectúa al 100%.

v. Cada lote de inventario tiene pegado con cinta adhesiva una hoja que

indica el código y el tipo de inventario; sin embargo, por la forma en que se adhiere, este papel se puede perder o dañar fácilmente dificultando la identificación de la información relacionada con los distintos lotes del inventario.

vi. No se terminó el inventario el día programado para realizarlo (viernes)

y se retomó el día hábil siguiente (lunes), por lo que en ese lapso se pudieron presentar movimientos que eventualmente alterarían la información del corte de documentos y de cotejo con el teórico; además, el seguimiento del conteo lo realizó otra persona diferente a la que lo había iniciado, por lo que se pierde la continuidad del mismo.

vii. Los artículos pertenecientes al inventario de cajas y envases se

encuentran ubicados en tres puntos diferentes a saber: bodega de materiales y suministros, bodega de producto terminado y varios pasillos de la Fábrica. Una parte importante de estos inventarios están en campo abierto o en zonas bajo techo pero que no se encuentran cerradas completamente, por lo que las cajas, tanto plásticas como de cartón se encuentran propensas al deterioro por la lluvia y la humedad.

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b) Deficiencias detectadas en la prueba de toma fís ica de una muestra del Inventario de materiales y suministros, realiza da por este órgano contralor.

En una prueba de conteo físico aplicado a una muestra de inventario de

materiales y suministros realizada por esta Contraloría General4, se encontraron las siguientes deficiencias de control interno:

i. Se observó que al segundo piso del Almacén de Materiales y Suministros no se le da un mantenimiento y limpieza regular, ya que está lleno de polvo, comején y telas de araña y en algunos casos, para poder verificar el código de los artículos se debe limpiar el cartón, porque no resulta viable su observación a simple vista, no encontrándose, en consecuencia, en las mejores condiciones. Además la Administración no realiza inventario de estos productos mensualmente y solamente se actualizan aquellos que tienen más movimiento como el embalaje. Los demás artículos que se encuentran allí se cuentan para el cierre de periodo.

ii. Se observaron unos sacos de soda cáustica deteriorada

correspondiente al código 403004500, la cual aún se encontraba registrada en el auxiliar de inventarios, sin que se hubiere realizado el respectivo ajuste.

De acuerdo con los aspectos señalados en este y en el anterior aparte de este informe, se concluye que no se aplica una adecuada metodología para llevar a cabo las tomas físicas de inventario con base en las cuales se ajustan las cuentas contables del inventario y que se requiere realizar acciones para mejorar esa situación y evitar riesgos de posibles errores en las cuentas de inventarios.

2.3.1.3. La Fábrica Nacional de Licores no mantiene un monitoreo de los inventarios.

a) La Administración no realiza análisis de la rota ción y antigüedad de

los inventarios con el fin de tomar decisiones con respecto a este rubro.

El análisis sobre la rotación y antigüedad de los inventarios posibilitaría,

entre otros aspectos, identificar con certeza inventarios en desuso y obsoletos, así como determinar la existencia de inventarios de lenta rotación, y tomar medidas, en virtud de su exposición a obsolescencia y a daños materiales.

4 Prueba realizada por la Licda. Angie Mora Chacón, Fiscalizadora Asociada de la Contraloría General de la República el día 3 de noviembre de 2009.

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Con respecto a la antigüedad de los inventarios se revisó un archivo creado por la administración de la FANAL, con corte al mes de abril de 2009, de los inventarios de materiales y suministros , donde se muestra la fecha de las últimas salidas de los inventarios, y se observó que este archivo acumula registros del año 2006 en adelante, y presenta unos ítems en blanco que corresponden a inventarios cuya última salida fue en periodos anteriores al 2006. De los datos de ese archivo, se resume lo siguiente en cuanto a la composición del saldo total de dicho inventario:

2009 2008 2007 2006 2005 o

anteriores Total 265.450.436 96.711.438 18.644.354 25.363.512 215.216.248 621.385.988

43% 15% 3% 4% 35% 100%

Cabe destacar, que este archivo muestra la última salida de inventario, y no la fecha de adquisición de los mismos, lo que plantea que la fecha de compra de los inventarios puede ser aún más antigua que la fecha que se señala en el archivo.

Con base a esas cifras se observa que un total de ¢215,2 millones, que

representa el 35% del inventario, posee una antigüedad superior a 4 años, por lo que para el inventario de materiales y suministros, se colige que la rotación es lenta y se puede afirmar la existencia de inventarios de excesiva antigüedad

Si bien la administración de la FANAL, realiza el cálculo de la razón

financiera de rotación de inventarios, ésta no se toma como una herramienta de análisis con el fin de tomar decisiones con respecto a este rubro.

Sobre el tema de rotación lenta de inventarios el dictamen del Despacho

Carvajal & Colegiados, para los estados financieros auditados del año 2006, presentado el 31 de mayo del 2008, señaló como una de las razones para emitir una opinión calificada, el hecho de que la cuenta de inventarios presentaba lento movimiento en aproximadamente un 50%, lo que hace que los inventarios estén expuestos a posibles pérdidas por obsolescencia y daño. Además, señaló que la FANAL no había incluido una estimación para posibles pérdidas y que incluía dentro de su cuenta de inventarios de rones en maduración, ¢214 millones que estaban expuestos a mermas superiores a la tabla calculada por la Administración, y que no incluyó una estimación como consecuencia de posibles pérdidas derivadas de esa circunstancia. Sobre este último aspecto, en este informe se amplía sobre el tratamiento contable dado por la FANAL a un ajuste al inventario de los rones en maduración.

b) La Administración de la FANAL no realiza un anál isis orientado a definir el inventario óptimo que debe tenerse.

En la FANAL no se cuenta con la práctica de determinar los inventarios

óptimos que deben conservarse de acuerdo con el flujo de la producción y con su capacidad de bodegaje, aspecto este último que se evidencia en la existencia de cajas de envases en campos abiertos, bajo la intemperie, debido a que las bodegas sobrepasaron su capacidad de almacenaje, lo cual se comentó en el punto 2.3.1.2 de este informe.

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Un análisis de esta naturaleza, debería ser una herramienta para planificar las compras y para evitar mantener cantidades innecesarias de inventarios que pueden estar sufriendo daños y producirse un efecto adverso en los costos y gastos incurridos.

c) La Administración no tiene como práctica realiza r una evaluación periódica de la obsolescencia de los inventarios.

En cuanto a inventarios obsoletos y dañados, se observó que en el

balance de comprobación al 31 de diciembre de 2008 se presentan las siguientes cuentas de inventario: Inventario material para remate (1190202) e Inventario obsoleto, mal estado (1190203)

Estas cuentas muestran que existen inventarios en las bodegas que

están en mal estado o que se encuentran obsoletos, sin embargo, éstas no tuvieron movimientos en todo el periodo 2008, lo que refleja que no se actualizan periódicamente y que pudiera existir una sobrevaluación de la cuenta de los inventarios.

Otra de las situaciones que evidencia la falta de control sobre la

obsolescencia de los inventarios, es que en el auxiliar del inventario de materia prima existe un saldo de ¢4.104.225 correspondiente a 31.956 litros de melaza, producto que se encuentra en mal estado y que ya no se requiere en la fábrica. Esta cuenta no ha tenido movimiento desde 1999, por lo que el Despacho que realizó la auditoría externa indicada anteriormente, solicitó efectuar un ajuste para el periodo 2008. Sin embargo; debido a que el periodo ya se encontraba cerrado, el ajuste se efectuó directamente a los estados financieros para efectos de la presentación, pero dicho ajuste no fue realizado en los libros contables, por lo que el inventario de materia prima continúa estando sobrevaluado en el monto indicado.

Por otra parte, de una inspección física realizada en las bodegas de la

FANAL, se corroboró que en la bodega de producto terminado, existían unas cajas empacadas, las cuales correspondían a repuestos que se encontraban obsoletos.

Asimismo, se observaron algunos activos fijos que se encontraban

obsoletos, por ejemplo: monitores, impresoras, sillas, entre otros, los cuales iban a ser vendidos por medio de un remate.

d) La FANAL no dispone de estimaciones por obsolesc encia de

inventarios y para las mermas por evaporación que s ufren los rones en maduración a través del tiempo.

Es necesario contar con estimaciones para obsolescencia de inventarios

y para las mermas que sufren los rones en maduración a través del tiempo, debido a que la FANAL maneja inventarios de lento movimiento por lo que están más expuestos a daño y obsolescencia; y por otro lado, los rones sufren mermas durante el proceso de maduración, sin embargo la FANAL no cuenta con esa práctica.

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A pesar de que el Departamento de Control de Calidad dispone de una tabla de las mermas que se pueden producir en un determinado periodo, esta no es utilizada como base para efectuar el registro para una posible estimación de los rones y por lo tanto el registro contable de los rones en maduración no reflejan el saldo real.

Al respecto, la Directriz CN-002-2007, emitida por el Contador Nacional,

publicada en La Gaceta 93 del 16 de mayo del 2007, estipula lo siguiente:

“Artículo 9º—Pérdidas en el inventario. Las contingencias producidas por pérdidas en los inventarios que puedan originarse en disminuciones físicas o monetarias, tales como merma, deterioro u obsolescencia, se calcularán por medio de aplicación de un método de reconocimiento técnico que corresponda a la naturaleza del inventario que se trate. Las estimaciones constituidas deben revelarse por separado rebajando la cuenta de inventarios.”

En el dictamen emitido el día 31 de mayo del 2008, por el Despacho

Carvajal & Colegiados sobre los estados financieros del año 2006, se señaló dentro de las “Bases para la opinión calificada” que el inventario de materiales y suministros en esa oportunidad, presentó lento movimiento por lo que se expone a obsolescencia y daño sin que se incluyera una estimación para posibles pérdidas que se deriven de estas circunstancias.

De igual manera se indicó que el inventario de rones en maduración

estuvo expuesto a mermas superiores a la tabla calculada por la Administración y que en los estados financieros no se había incluido una estimación para posibles pérdidas por esta situación.

El no ejercer un monitoreo adecuado sobre los inventarios, no permite

tomar decisiones administrativas y financieras sobre éstos basadas en principios de sana administración, de eficiencia y de eficacia.

2.3.1.4. Tratamiento contable incorrecto de las mer mas en los inventarios de rones en maduración.

La FANAL mantiene inventario de rones en maduración en partidas cuyos

registros van desde febrero del 2001 hasta el mes de octubre del 2003. En el proceso normal de añejamiento del ron, éste sufre evaporaciones conocidas como mermas.

De acuerdo con un informe suscrito por el Ing. Marvin Bogantes Contreras,

Coordinador de Destilería y Mantenimiento de la FANAL, se plantea que la literatura y la experiencia indican que las causas para la evaporación del ron en su volumen son variadas, y dependen de la geografía y las características climatológicas de la zona. Además, que el tiempo de maduración depende de si se quiere obtener un ron ligero o liviano de uno a tres años de añejamiento, y si se desea un ron pesado, el tiempo de añejamiento es mayor5.

5 Informe DM-1779-09 del 8 de diciembre de 2009 elaborado por el Ing. Marvin Bogantes Contreras, Coordinador de Destilería y Mantenimiento de la FANAL, p 5.

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A principios del año 2009, la Administración de la FANAL pretendía comercializar todo o una parte del ron en maduración por lo que, al hacer una revisión de los toneles, se determinó que éstos habían sufrido una evaporación mayor de lo esperado, incluso algunos de los barriles se encontraban vacíos, es decir en algunos casos la evaporación había sido del 100%6.

Con base en esa situación, la Administración Superior de la Fábrica ordenó el

vaciado del 100% de todos los rones añejados de los diferentes años y el posterior llenado de los barriles, para determinar la existencia real. En virtud de lo anterior, al momento de realizar el estudio, no se pudo realizar un conteo físico, mediante muestreo, de las existencias de ron, por parte de la Contraloría General de la República.

De acuerdo con lo indicado en el referido informe del Ing. Bogantes

Contreras, cuando la FANAL puso a añejar ese ron, no definió cuál era el tiempo idóneo de añejamiento para sus confecciones o ventas a granel7. Tampoco realizó cálculos con respecto a la capacidad de producción de añejamiento y la de mercadeo de sus marcas de rones. Asimismo, según se menciona en el referido informe, la Fábrica ha mantenido inventarios elevados de rones añejados, asumiendo grandes pérdidas por evaporación y no ha colocado en el mercado los rones confeccionados, para poder disminuir los inventarios de rones añejados8.

Con base en los oficios del Departamento de Control de Calidad,

N° CC-0195-09 del 16 de marzo de 2009 y N° CC-0226- 09 del 27 de marzo del 2009, ambos suscritos por el Lic. Gilbert Matamoros Fernández, Jefe de la Sección de Tecnología de Proceso, la Administración de la FANAL realizó un ajuste por ¢88 millones. El asiento contable fue aprobado por la Junta Directiva del CNP, mediante acuerdo Nº 37623 del 11 de marzo del 2009.

Sin embargo, el tratamiento contable que se le dio al registro de las mermas

no es el correcto. En el ajuste realizado se rebajó la cuenta de Inventario de ron en maduración y un crédito a la cuenta Bodega de producto terminado (cuenta de gasto diferido). Ambas cuentas contables son del activo, por lo que este ajuste no es apropiado ya que no tiene un efecto en los estados financieros.

De acuerdo con lo indicado por la Sra. Jazmín Renauld Coordinadora del

Área de Contabilidad de Costos de la FANAL, se está esperando a que se termine de realizar el 100% del inventario para determinar el monto real del ajuste y se está discutiendo enviar una parte de esta pérdida al costo de los inventarios, sin embargo, lo correspondiente al ajuste ya realizado, presenta la inconsistencia señalada.

6 Idem anterior, p 7. 7 Idem anterior, p 14 8 Idem anterior, p 15

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2.3.1.5. Otros aspectos detectados en el Inventario de Producto Terminado

a) Diferencias entre el auxiliar y la cuenta de may or del inventario de producto terminado

Al 31 de diciembre de 2008, se presenta una diferencia entre el saldo

del registro contable y el del auxiliar del inventario de producto terminado por ¢199 millones, incluido de más, en el auxiliar. Esta situación se debe a que, las cuentas 113-04 Cajas y envases pendientes de entrega y 118-06 Mercadería facturada no despachada, tienen un saldo negativo por ¢49 millones y ¢150 millones respectivamente, el cual se origina en unas ventas que se efectuaron en el mes de diciembre para las cuales no se contaba con el 100% del producto para vender, por lo que el saldo del inventario quedó en negativo. Esta situación se corrigió en el mes de enero de 2009, cuando se despachó el producto.

Sin embargo, en esta situación, no se debió afectar el inventario y el

ingreso debió registrarse en una cuenta de ventas diferidas, formando parte del pasivo, hasta que se entregara el inventario, momento en que se haría efectiva la venta y por lo tanto se procedería a efectuar el registro del ingreso, reversando el pasivo.

Hasta no haberse efectuado la entrega del inventario, no se debió

afectar el mismo, para lo cual se debe tener presente el principio de realización en el cual se indica que “La contabilidad gubernamental reconocerá los resultados de las variaciones patrimoniales cuando los hechos económicos que los originen cumplan con los requisitos jurídicos y/o inherentes a las transacciones.”

b) Diferencias conteo físico de producto terminado

De acuerdo con la revisión realizada por la Contraloría, se presentó

una diferencia en el conteo físico del artículo No 402010002, Cajas plásticas de 1.726 cajas, la cual se encuentra registrada de más en el sistema, es decir, las existencias físicas no se encuentran conciliadas con el registro auxiliar que tienen en bodegas.

c) Clasificación errónea del alcohol calidad F

El alcohol calidad F, es una materia prima pero está clasificada como

producto terminado. La línea de inventario 201050004 Alcohol Calidad F se encuentra

clasificada como producto terminado9, sin embargo, esta línea es un alcohol de segunda que se utiliza para hacer algunos alcoholes formulados como: Alcohol 39, multiusos y fricciones, por lo que se está utilizando para consumo interno, por tanto debería registrarse como materia prima y no como producto terminado.

9 Según indicó la Licda. Jazmín Renauld, coordinadora del Área de Contabilidad de Costos mediante correo electrónico del día 17 de noviembre de 2009.

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De acuerdo con las deficiencias que la cuenta de inventarios presenta y que han sido expuestas, el saldo presentado en ella al 31 de diciembre de 2008, contiene muchas deficiencias de control interno, por lo que la cuenta de inventarios podría no reflejar el saldo real.

2.3.2. Cuentas por pagar.

En esta cuenta se incluyen todas las obligaciones por pagar de la Fábrica Nacional de Licores.

De acuerdo con el análisis realizado para esta cuenta se determinó que la mayoría

de las subcuentas que forman las Cuentas por pagar no poseen auxiliares contables10, entre ellas las siguientes:

• Proveedores Locales • Cuenta Aportes por Pagar al Concejo Nacional de Producción • Otros acreedores, incluye las subcuentas del IFAM y Depósitos por pagar al

Instituto de Fomento y Asesoría Municipal • Notas de Crédito por Aplicar • Cajas y Envases usados por Aplicar • Retenciones sobre planillas

Sobre el particular, es importante señalar que como un elemento de control interno,

las cuentas del Balance de Situación deben estar respaldadas por su respectivos auxiliares como una manera de facilitar el control de los diferentes movimientos que se realizan en éstas; así como la resolución de eventuales reclamos que se puedan presentar por los acreedores; sin dejar de lado la facilidad que esto representaría para auditar la razonabilidad de los saldos.

Con respecto a algunas de estas cuentas se observó que se tiene un listado de los

movimientos pero éste solo se limita a un registro cronológico por fechas de movimientos diarios, pero no se tiene la información sobre el movimiento en detalle por proveedor. Dicho listado suministra el dato del monto total acumulado al 31 de diciembre del 2008, pero para determinar el monto por proveedores, se tendría que realizar un análisis diario para todo el año de dicho registro.

2.3.3. Cuenta de ingresos por ventas.

La cuenta contable de Ingresos por ventas pertenece al Estado de Resultados, es de naturaleza acreedora y se registra contablemente cuando se devenga o produce el hecho generador.

En la FANAL se realizan ventas por los siguientes conceptos:

• Licores Corrientes: corresponde a aquellos productos fabricados bajo la marca

“Cacique”; Guaro Cacique Rojo, Roncolorado, Ginebra Extraconcha.

10 Según lo manifestó de forma expresa, el Licenciado Gerardo González, Coordinador del Área Financiera de la FANAL mediante oficio Nº DF-0632 del 5 de noviembre del 2009.

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• Licores Finos: son todos aquellos que no corresponden a la línea Cacique ejemplo:

Ron Magallanes, Ron Marqués Talamanca, Ron Viejo Especial, Vodka Zar, Cañita Ron, Guaro Cacique Superior, Cremas, Anís Imperial.

• Alcoholes: se realiza la venta de este producto como materia prima para

suministro local al sector privado, que cuenten con los permisos de ley. También se comercializa a las instituciones hospitalarias o asistenciales, dependencias estatales calificadas conforme a la determinación que realice la Junta Directiva del Consejo Nacional de Producción a los que se les vende el alcohol a precio de costo.

• Otras ventas: se incluyen aquí las ventas de envases no retornables así como la

venta de barrilitos que se utilizan para envasar el ron.

Al examinar esta cuenta se encontraron las siguientes deficiencias:

2.3.3.1. Debilidades en el proceso de facturación

En relación con la emisión de las facturas por ventas se determinó, dentro de la muestra seleccionada, que se presentan saltos en el consecutivo de las facturas que se lleva en el Departamento Financiero. Asimismo, se encontró doble juego de facturas impresas, determinándose un total de 1357 facturas duplicadas, con el mismo consecutivo de imprenta, idénticas en formato pero que difiere en los datos del contenido. La única distinción implementada por la administración, consiste en colocar a nivel del sistema de facturación, el dígito "8" para diferenciarlas del resto, rompiendo de esta forma el consecutivo del sistema y el control en la emisión de facturas.

Las deficiencias señaladas alteran el consecutivo de la facturación, con

consecuencias que pueden afectar aspectos relacionados con la posibilidad de facturas no reportadas o contabilizadas y un eventual fraude.

Cabe destacar que en términos jurídicos, la factura es un título ejecutivo

contra el comprador por la suma en descubierto, según lo establece el Código de Comercio en el articulo N° 460. Su cualidad como título ejecuti vo demanda la debida protección y control, por lo que resulta importante no exponerse a riesgos como los señalados.

Adicionalmente y de acuerdo con los Principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados del Sector Público, que rigen el ente contable CNP-FANAL, con respecto a los saltos en consecutivo, el Principio de Registro señala:

“Todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden cronológico en que se produzcan éstos, sin que se presenten vacíos, lagunas o saltos en la información registrada”.

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Este principio procura garantizar que todas las operaciones tramitadas se den en forma ordenada, quedando debidamente justificada la información registrada en los diferentes sistemas auxiliares y procesos contables de manera secuencial, permitiendo la transparencia.

Asimismo, es responsabilidad del jerarca y del titular subordinado de acuerdo

con el artíiculo N° 10 de la Ley de Control Interno , “Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

2.3.3.2. Ausencia de regulaciones para la emisión d e las notas de crédito.

La FANAL tiene como práctica emitir notas de crédito11 cuando los clientes

devuelven envases o botellas retornables pues estos ya habían sido facturados en la venta. Además, se emplean notas de crédito cuando se producen rebajas de precios, devoluciones de mercadería, reconocimiento de descuentos y errores en la facturación. Sin embargo, no existe un manual, política o procedimiento para la autorización de notas de crédito y su regulación.

En el caso de las notas de crédito que corresponden a envases, es el

encargado de bodega la única persona que valida la acción y además quien autoriza la nota sin que se tenga un límite de suma establecido.

Siendo una práctica normal y recurrente realizar notas de crédito para que

sean aplicadas a la venta, es necesario contar con procedimientos que establezcan los responsables de la autorización de ese documento y las condiciones en que se deben materializar, así como los montos a conceder por concepto de rebajos a los clientes, y las políticas de descuento, entre otros elementos.

Además, de conformidad con el Manual de de Normas Generales de Control

Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, (M-1-2002-CO-DDI), publicado en La Gaceta N° 107 del 5 de junio de 2002 y sus reformas, vigente hasta el 26 de enero de 200912, en el punto 4.7 sobre la autorización y aprobación de transacciones y operaciones se establece que:

“La ejecución de los procesos, operaciones y transacciones organizacionales deben contar con la autorización respectiva de parte de los funcionarios con potestad para concederla´. Asimismo, los resultados de la gestión deberán someterse al conocimiento de los individuos que, en vista de su capacidad técnica y designación formal, cuenten con autoridad jerárquica para otorgar la aprobación correspondiente”

11 Las notas de crédito son aquellos documentos por medio de los cuales la FANAL comunica a sus clientes sobre la acreditación de su cuenta en una determinada cifra. 12 Mediante resolución del Despacho de la Contralora General de la República, Nº R-CO-9-2009 del 26 de enero, 2009, se publican las “Normas de control interno para el Sector Público”, que derogan el referido Manual de normas de Control Interno, y en la sección 2.5.2 se establece que: “La ejecución de los procesos, operaciones y transacciones institucionales debe contar con la autorización y la aprobación respectivas de parte de los funcionarios con potestad para concederlas, que sean necesarias a la luz de los riesgos inherentes, los requerimientos normativos y las disposiciones institucionales”.

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2.3.3.3. Se realizó una venta al exterior sin obser var los requisitos establecidos

Según la factura respectiva, con fecha de 08 de febrero del 2008, se realizó una venta de licores destinada al mercado panameño por la suma de $65.434,50 americanos, la cual al momento de la revisión y de acuerdo con lo aportado por la administración, se determinó que no se cumplió con algunos de los requisitos mínimos y obligatorios para las ventas de licores al exterior, señalados por las autoridades del CNP y la FANAL, en el Alcance N°45, de la Gaceta 118, del 20 de junio del 2002. Los requisitos que no se cumplieron son los siguientes:

• Carta de intenciones de compra donde se expliquen aspectos como

país (es) donde se desea exportar, cantidad y productos de interés. • Cédula Jurídica13 • Presentación de documentos debidamente consulados de registro de

marcas y permiso de salud autorizando el ingreso de los productos.

De acuerdo con la revisión realizada al expediente, para esta venta no se encontró documentación necesaria para sustentarla como una venta al exterior, tal como; la Declaración Única Aduanera u otra prueba que registre la salida o ingreso del producto de un país a otro.

Sobre el particular, deben de extremarse los controles a efecto de que se

eviten situaciones como la descrita.

2.3.4. Costo de Ventas.

El cálculo de la estimación del costo de ventas es efectuado mediante una hoja de excel, y no tiene un sistema que permita realizar este proceso de forma automatizada. El método utilizado es muy antiguo y no hay integración entre los diferentes módulos que lo componen. Esto dificulta ejecutar el cálculo de la estimación de costos de forma más eficiente y menos propensa a errores.

Como parte del análisis realizado en la referida cuenta, en el periodo estudiado, se

determinó que la FANAL realizó el cálculo del costo unitario estimado de los productos fabricados, solamente una vez para todo el periodo 2008 y este valor es el que se utilizó como base en la asignación de los precios de venta para ese periodo.

Sin entrar a analizar la metodología aplicada por la FANAL para la determinación

del costo de los productos vendidos, por cuanto no es parte del alcance del presente estudio, es relevante indicar que tanto el registro contable del costo unitario estimado al momento de la venta, como el precio de venta fijado a los productos, pueden estar subvaluados o sobrevaluados de acuerdo con las variaciones presentadas en los componentes que intervienen en la estimación de los costos, particularmente, el efecto del tipo de cambio, ya que durante el periodo 2008, las fluctuaciones en esa variable fueron muy importantes. Lo anterior tiene mayor relevancia tomando en cuenta que el alcohol corresponde al principal componente de los productos de la FANAL, el cual se compra en dólares.

13 Para esta venta aplica la presentación de la cédula de la persona física que a título personal realizó la compra.

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Esto puede traer como consecuencia, que se establezcan precios de venta inferiores al que se debería asignar y por ende vender los productos con poca o ninguna utilidad, o que se de un sobreprecio en los productos.

3. CONCLUSIÓN.

En opinión de esta Contraloría General de la República, los sistemas de información en los

cuales se basa el registro y la elaboración de los estados financieros de la FANAL no son confiables en virtud de su antigüedad, de la poca automatización y otras debilidades que limitan los objetivos de dichos sistemas de proveer información útil, oportuna y confiable que sirva de apoyo para la toma de decisiones de los jerarcas. Lo anterior propicia riesgos de errores y limita las labores de control y auditoría, así como la integración de cifras contables para efectos de la elaboración de los estados financieros combinados CNP-FANAL.

Al examinar las cuentas que para efectos de este estudio se consideraron relevantes, tales

como las de inventarios, cuentas por pagar, ingresos por ventas y el costo de ventas, se detectaron algunas debilidades de control interno importantes como son: la ausencia de un Manual de Procedimientos contables; la tardanza en contar con los estados financieros dictaminados; deficiencias en las tomas físicas de los inventarios; ausencia de análisis de los inventarios en relación con la obsolescencia, rotación y determinación del nivel óptimo; así como deficiencias en el registro de las mermas producidas en el proceso de maduración del ron; la falta de auxiliares contables; deficiencias en el proceso de facturación, entre otras.

En este sentido, para el registro de algunas cuentas se inobservaron principios contables

aplicables al Sector Público Costarricense referentes al de Registro; de Realización; y de Revelación Suficiente.

En consecuencia, se destaca la importancia de realizar acciones tendentes a mejorar el

sistema de control interno de forma tal que se potencie el uso de los estados financieros como un instrumento valioso para el proceso de toma de decisiones de los jerarcas de la entidad y se favorezca el apoyo de sus labores en general, así como proveer información oportuna y confiable a terceros interesados.

4. DISPOSICIONES.

En razón de lo expuesto en este informe y de conformidad con las competencias asignadas

en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política y los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello.

Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, mediante los medios que

considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar la aplicación de los procedimientos administrativos que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

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4.1. A LA JUNTA DIRECTIVA DEL CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN.

a) Aprobar el plan y el cronograma que se dispone se formulen en el aparte a) del punto 4.2. de este informe, así como ordenar su cumplimiento. Remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 30 de noviembre de 2010, copia de los acuerdos respectivos.

b) Aprobar el Manual de procedimientos contables que se solicita en el aparte b) del

punto 4.2. de este informe y ordenar su implementación. Remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 30 de noviembre de 2010, copia de los acuerdos respectivos.

c) Emitir una directriz para que en lo sucesivo, los estados financieros combinados del

CNP-FANAL y debidamente dictaminados por la empresa que designe ese Consejo, sean conocidos por la Junta Directiva de esa entidad oportunamente; de modo que a más tardar a finales de marzo de cada año, se cuente con los estados financieros auditados del año inmediato anterior, de conformidad con la normativa emitida por esa Contraloría General mediante la Resolución Nº R-CO-33-2009. Remitir a este órgano contralor, a más tardar el 30 de abril de 2010, copia de los acuerdos que acrediten el cumplimiento de esta disposición. Ver punto 2.2.3. de este informe.

d) Ordenar que para las ventas que se realicen al exterior, se cumpla estrictamente con

los requisitos establecidos de previo por el Consejo Nacional de Producción y que fueron publicados en el Alcance Nº 45 de La Gaceta Nº 118 del 20 de junio de 2002. Remitir a este órgano contralor, a más tardar el 31 de mayo de 2010, las medidas adoptadas para atender esta disposición, con la evidencia de que fue comunicada a las instancias correspondientes para lograr su atención inmediata. Ver el punto 2.3.3.3.

4.2. AL PRESIDENTE EJECUTIVO DEL CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN Y AL ADMINISTRADOR GENERAL DE LA FÁBRICA NACIONAL DE LICORES.

a) Formular un plan con su respectivo cronograma, que contenga las acciones a

realizar, la fecha de inicio y conclusión de las actividades, así como la designación de los responsables de su cumplimiento, a efecto de llevar a cabo un estudio de requerimientos y de factibilidad para el diseño e implementación de un sistema de información que permita la integración de la información financiero-contable entre el CNP y la FANAL; de manera que, este facilite la conexión en línea para agilizar la emisión de los estados financieros institucionales y la toma de decisiones. Para ello, se debe observar el marco normativo que sobre tecnologías de información emitió esta Contraloría General. Remitir a este órgano contralor, a más tardar el 30 de setiembre de 2010, copia del documento por medio del cual se envió el plan a la Junta Directiva.

En relación con lo anterior, se debe tener presente que dicho sistema de información deberá prever, entre otros aspectos, un módulo de inventarios que permita integrar los sistemas de bodega con los de la contabilidad general; de manera tal, que los auxiliares de inventarios y los registros contables se actualicen automáticamente y que además, permitan generar reportes que faciliten la toma de decisiones de forma oportuna.

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Al respecto, véanse los puntos 2.2.1., 2.2.4., 2.3.1.1. y 2.3.2. de este informe.

b) Elaborar e implementar de acuerdo con el marco conceptual aplicable al Consejo, el Manual de procedimientos contables institucionales, en el cual se incluyan las políticas particulares de la FANAL. Dicho Manual debe mantenerse debidamente actualizado, de acuerdo con los cambios que la normativa contable presente en el futuro. Remitir a este órgano contralor, a más tardar el 30 de setiembre de 2010, copia del documento por medio del cual se envió a la Junta Directiva del Consejo, para su aprobación, el Manual referido, así como documentación que acredite satisfactoriamente su implantación. Sobre el particular, obsérvense los comentarios del punto 2.2.2. de este informe.

4.3. AL ADMINISTRADOR GENERAL DE LA FÁBRICA NACIONAL DE LICORES.

a) Dictar de inmediato las instrucciones para que se realicen las acciones que permitan corregir las fallas determinadas en la realización de los inventarios físicos de la FANAL; así como para atender las debilidades observadas en la planta física donde se ubica el Almacén de Materiales y Suministros, según lo indicado en los incisos del i. al vii., aparte a) y en el inciso i., aparte b) del punto 2.3.1.2. de este informe. Como complemento de lo anterior se deberá revisar el “Instructivo para la toma física de inventarios” que se mantiene en uso y de resultar necesario, plantear y aprobar las reformas requeridas. Informar a esta Contraloría General, a más tardar el 30 de abril de 2010, sobre las instrucciones giradas y al 30 de setiembre de 2010, sobre las acciones específicas que ejecutó para atender cada uno de los aspectos comentados en los referidos incisos. Asimismo, remitir una certificación que indique que las deficiencias y debilidades señaladas fueron corregidas.

b) Ordenar al Coordinador del Área Financiera la realización de un estudio que permita determinar la cuantía y las cuentas que se afectarían, y proceder a registrar los ajustes contables que corresponden, con el fin de depurar la cuenta de inventarios y lograr que muestre un saldo razonable en los estados financieros de acuerdo con el marco conceptual que se utiliza en la FANAL; para ello, obsérvese lo comentado en relación con los sacos de soda cáustica deteriorada que se encuentra registrada en el inventario; los inventarios obsoletos de las cuentas 1190202 y 1190203; el saldo reflejado en materia prima por concepto de melaza en mal estado; el inventario de repuestos y otros artículos registrados como activos fijos y que están obsoletos; el establecimiento de estimaciones por obsolescencia para los inventarios de materiales y suministros y de rones en maduración; el tratamiento de las mermas en los inventarios de rones en maduración; diferencia en el registro de cajas plásticas (artículo Nº 402010002) y la clasificación del alcohol calidad F (línea de inventario 201050004). Comunicar a la CGR, a más tardar el 30 de julio de 2010, sobre los resultados del estudio y de cada uno de los ajustes contables realizados, de conformidad con lo indicado en el inciso ii., aparte b) del punto 2.3.1.2.; apartes c) y d) del punto 2.3.1.3.; punto 2.3.1.4. y apartes b) y c) del punto 2.3.1.5. de este informe.

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c) Girar una directriz para poner en práctica el desarrollo de análisis periódicos sobre la rotación de los inventarios y de la antigüedad de los saldos; con el propósito de evitar posibles pérdidas por obsolescencia o daño; facilitar la determinación de una estimación razonable por esos conceptos; definir niveles óptimos de inventarios con el propósito de mantener cantidades adecuadas para no afectar la capacidad de almacenamiento de las bodegas y propiciar una adecuada administración de esos activos. Remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 30 de abril de 2010, copia de la directriz emitida, con la evidencia de que se comunicó a las instancias encargadas de su cumplimiento. Sobre el particular, véanse los comentarios de los apartes a), b) y c) del punto 2.3.1.3.

d) Ordenar al Coordinador del Área Financiera que se elimine la práctica de rebajar contablemente, el inventario de producto terminado, antes de que se materialice su salida, a efecto de cumplir con el principio básico de contabilidad conocido como “realización”, y evitar de esa manera, posibles saldos negativos en algunas cuentas de inventarios. Remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 30 de abril de 2010, copia de los oficios por medio de los cuales se atendió esta disposición. Al respecto, obsérvese el aparte a) del punto 2.3.1.5. de este informe.

e) Girar las instrucciones pertinentes para que se proceda a la apertura de los

auxiliares necesarios para cada subcuenta de la cuenta de mayor denominada “Cuentas por Pagar” y se norme su uso, su actualización, el proceso de conciliación y cualesquiera otros aspectos que permitan un efectivo control sobre dichos pasivos. Enviar a este órgano contralor, a más tardar el 31 de mayo de 2010 copia de las instrucciones giradas, así como la documentación que acredite el cumplimiento de esta disposición. Ver el punto 2.3.2. de este informe.

f) Ordenar que para la emisión y el control de las facturas en la unidad administrativa

competente para tal efecto y de acuerdo con la estructura interna de esa Fábrica; se utilicen únicamente talonarios de las facturas prenumeradas de manera consecutiva, a efecto de evitar saltos o duplicación en los números de esos documentos, y evitar riesgos de ventas no registradas tal y como se comenta en el punto 2.3.3.1. de este informe. Comunicar a esta Contraloría General, a más tardar el 31 de mayo de 2010, las acciones realizadas al respecto, con evidencia de la comunicación efectuada a las instancias respectivas.

g) Emitir las regulaciones necesarias con respecto al manejo de las notas de crédito de

modo que se establezcan los responsables de la autorización de ese documento y las condiciones en que se deben materializar, así como los montos a conceder por concepto de rebajos a los clientes, y las políticas de descuento, entre otros elementos. Comunicar al órgano contralor las medidas adoptadas e implementadas a más tardar el 5 de julio de 2010. (Ver punto 2.3.3.2).

h) Ordenar que la estimación del costo unitario estimado se realice con mayor

frecuencia, con el propósito de utilizar bases de estimación de los precios de los productos más cercanas a la realidad de acuerdo con los efectos o impactos que podrían tener las variaciones en algunos supuestos y variables que intervienen en esa estimación y de resultar procedente proponer los ajustes necesarios en las políticas vigentes de fijación de precios de venta de los productos. Comunicar al órgano contralor las medidas adoptadas e implementadas a más tardar el 31 de mayo de 2010. (Ver punto 2.3.4. del informe).

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La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las

disposiciones, deberá remitirse en los plazos fijados, a la Gerencia del Área de Seguimiento de Disposiciones de esta Contraloría General de la República. Además, se requiere que se le informe a la referida Área, en un plazo no mayor de cinco días hábiles, el nombre, número de teléfono y correo electrónico de la persona que fungirá como el contacto oficial y con autoridad para informar sobre el avance en el cumplimiento de las disposiciones correspondientes.


Sí No

1.4 Antecedentes del informeEs una exposición de antecedentes considerados de importancia

La Auditoría de FANAL indica que se omitieron algunos departamentos de la FANAL en su estructura

x Página 2Se cambió la redacción. Los departamentos que se mencionan en el informe quedaron como ejemplos de las unidades administrativas de la FANAL.

2.1.Normas aplicables al CNP y a la FANAL

Se indican las normas contables que le aplican al CNP y FANAL

La Auditoría de FANAL indica que en este aparte se omitió indicar que SITROCNP tiene un juicio Contencioso Administrativo contra el informe DFOE-ED-40-2006 de la Contraloría

x Página 3Se valoró el asunto pero se consideró que el juicio contencioso administrativo mencionado no afecta el presente informe.

2.2.1.

Sistema de información muy antiguos ylimitados.

El Sistema de información muy antiguo y limitado, pocoflexible y existe una alta dependencia de la empresaque le da mantenimiento.

En el oficio enviado por la Administración, se indica que los sistemas de información de laFANAL son muy antiguos, no son ágiles para generar reportes, son poco flexibles y que existeun contrato para dar mantenimiento a los sistemas por lo que hizo referencia a un informe sobrelas actividades realizadas en relación con la elaboración del plan estratégico de tecnologías deinformación.

X Página 4

De conformidad con los argumentos expuestos por la Administración General de la FANAL sepuede decir que confirman los comentarios realizados por la Contraloría General de laRepública en la Sección 2.2.1 "Limitaciones del Sistema de Información utilizado en la FANAL.Por lo anterior, lo expuesto por la Administración no amerita que se varíe el comentarioseñalado.

2.2.2.

Existencia de un manual deprocedimientos de Contabilidad

No se cuenta con un manual de procedimientoscontables

En cuanto al Area Financiera, punto 2.2.2 indican que el coordinador de esta Area señaló en eloficio No. DF-0155-10 que el Departamento cuenta con manuales e instructivos que debenactualizarse como lo solicita el informe, por lo que se procederá a contratar los servicios.

X Página 5

Si bien es cierto existen algunos manuales referidos a procedimientos y algunos instructivos noexiste un Manual de Procedimientos Contables. De acuerdo con las normas 4.4 y 4.5 delManual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República ylas Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización, la responsabilidad por cada proceso,actividad, operación, transacción o acción organizacional debe ser claramente definida,específicamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo, según elpuesto que ocupa, siendo que las instrucciones de alcance general deben darse por escrito ymantenerse en un compendio ordenado, actualizado y de fácil acceso que sea de conocimientode todos y cada uno de los funcionarios de la institución.

2.3.1.1

La información contable de losinventarios está desactualizada conrespecto a bodegas. Sistema deinformación no guarda informaciónhistórica a una fecha dada.

La información de las bodegas y la contabilidad no estáen línea por lo que la información contable no estáactualizada. No puede emitir reportes de informaciónhistórica a una determinada fecha.

En el oficio remitido se hace alusión a los inventarios y a la información desactualizada,indicando que si se cuenta con información oportuna debido a que el inventario manejado en lasbodegas se actualiza diariamente con las entradas y salidas del mismo.Mencionan que la información no se tiene de momento pero que permanece en el sistema hastael cierre del mes que se genera un archivo maestro y un archivo histórico con los movimientos.

X Página 8

En relación con este asunto, en el oficio Nro. AG-0325 la Administración admite que lainformación de las bodegas está actualizada con las entradas y salidas, pero la informacióncontable está desactualizada. Es hasta el final de mes cuando se actualiza. Además laAdministración General admite que la información histórica a una fecha dada no se tiene demomento. Esta limitación está también apoyada en correos electrónicos del señor Santos GarroAguilar del 20 de octubre de 2009 y de Jazmín Renalult del 14 de enero de 2010.

2.3.1.2.aparte a) inciso iv.

Por utilizar la FANAL el inventarioperiódico se debe realizar un conteo totalde los artículos de los inventarios.

No se realiza un conteo total de los artículos de cadainventario de la FANAL pese a que se lleva el métodode inventario periódico.

En relación con el punto iv se indica por parte de la administración que no es posible atenderesta recomendación mensualmente para todos los productos del almacén de materiales, amenos que se contrate uno o varios funcionarios que se dediquen solo a esta labor ya que estecuenta con muchos artículos, por esta razón lo hacen tal como lo indica el instructivo para latoma física de inventarios en su artículo b).

X Página 10

De acuerdo con lo que indica al Administración acerca de que no es posible realizar un conteodel 100% del inventario por falta de personal, no es justificable, debido a que la Fábrica lleva uninventario periódico y no permanente. Al respecto en la directriz No CN-002-2007, emitida porla Contabilidad Nacional, se estipula lo siguiente:Artículo 7º—Existen dos formas de tratarcontablemente el inventario.a) Inventario periódico: Consiste en la realización de un inventario de manera que se recuentefísicamente, las existencias que sean propiedad de las instituciones , independientemente de sulocalización. Las unidades físicas se multiplican por el valor asignado al costo unitario, dandolugar al valor de las existencias que deberían aparecer en la cuenta del activo. Lacontabilización de los inventarios desempeña un papel importante en los sistemas decontabilidad, ya que por lo general son el activo circulante mayor en su balance y el gasto deinventario es el gasto mayor en el estado de resultados.

2.3.1.3, inciso c)

Monitoreo de inventarios. Realización deevaluación periódica de obsolescencia deinventarios

No se realiza una evaluación periódica de laobsolecencia de los inventarios como parte de unadecuado monitoreo de éstos.

En cuanto a la evaluación periódica de la obsolescencia de los inventarios indicaron que paraesto se crearon dos cuentas contables y que se han realizado dos remates en los cuales no selogro vender nada.Con base a la liquidación de la melaza indican que no se ha recibido la justificación técnica pararealizarla.

X página 12

El hecho de crear dos cuentas no permite realizar una evaluación periódica de laobsolescencia de los inventarios dentro de un monitoreo adecuado de los inventarios. Ademáslas cuentas que se mencionan no tuvieron movimiento en el año 2008.

2.3.3.1

Emisión de las facturas de ventas Si la emisión de facturas está centralizada en el ÁreaFinanciera

En cuanto a las facturas emitidas por la adminstración General, indicaron que debe existir unaconfusión ya que la Administración General no emite ningun tipo de factura.

X página 17

Este comentario sí es de recibo porque no hay suficiente evidencia para afirmar que laAdministración General emite facturas. De acuerdo con el análisis realizado, se modifica en loconcerniente el informe y la respectiva disposición.

ANEXO

(1) Mediante el oficio Nro. AG-0325-10, la Adminis tración General de la FANAL hace referencia a la m ayoría de los aspectos contenidos en el Borrador de Informe. En esta Hoja de Trabajo de hace referenci a a los aspectos que ameritan comentario.

ASPECTOS EVALUADOS OBSERVACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN ARGUMENTOS DE ESTA CONTRALORÍA GENERALUBICACIÓN

EN EL INFORME

ÍTEM ASUNTOSe acoge

ANÁLISIS DE LAS OBSERVACIONES REALIZADAS POR LA ADM INISTRACIÓN GENERAL DE LA FÁBRICA NACIONAL DE LICOR ES, MEDIANTE EL OFICIO AG-0325 DEL 22 DE MARZO DE 2 010, AL BORRADOR DEL INFORME DEL ESTUDIO SOBRE ALGUNAS CUENTAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA FA BRICA NACIONAL DE LICORES (1)

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