INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO JULIO - OCTUBRE DE 2014.

En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Empresa de Desarrollo Urbano –EDU- presenta informe detallado de avances en cada uno de los tres (3) Subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno “MECI” – Control Estratégico, Control de Gestión y Control de Evaluación.

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL:

Código de Ética. La Entidad viene adelantando la socialización y concientización a los servidores del código de ética y de buen gobierno, en los diferentes espacios institucionales tales como:

- Boletines institucionales.

- Encuentros institucionales para sensibilizar al personal con el cumplimiento del código de ética y de buen gobierno en el que a su vez se realizó un evento simbólico para que cada funcionario manifestará el compromiso que adquiría con la entidad para dar cumplimiento dicho código.

Desarrollo del Talento Humano La Subgerencia de Gestión Humana y Riesgos ha venido adelantada actividades de capacitación y bienestar para los empleados a continuación se relacionan algunas de ellas:

Capacitaciones

Bienestar Laboral

Capacitación trabajo en equipo Dirigido a los Subgerentes .julio 2014

Socialización Higiene postural y Pausas Activas. agosto 2014

Capacitación Asamblea general de afiliados del instituto colombiano de

normas técnicas –ICONTEC. Agosto 2014.

Foro internacional de la calidad ICONTEC. Agosto 2014

Socialización Higiene postural y Pausas Activas. Septiembre 2014.

Socialización responsabilidad social Empresarial. Septiembre 2014.

Capacitation Brigadistas Bomberotecnia. Octubre 2014

Octava jornada derecho administrativo Universidad EAFIT. Octubre 2014

Seminario en gestión del riesgo operativo. Octubre 2014

Congreso nacional la responsabilidad del estado. Octubre

Estilo de Dirección

La Gerencia General de la Empresa de Desarrollo Urbano viene gestionando la consecución de nuevos negocios nacionales e internacionales, actualmente se tienen acercamientos con otros países; adicionalmente el proyecto plan parcial las casitas de Envigado se encuentra en proceso de planificación y formulación, lo que evidencia el compromiso de la Alta Dirección para consolidar a la entidad y darle sostenibilidad en el tiempo.

Gracias a las gestiones realizadas tanto desde la Gerencia General como del equipo de Planeación Estratégica de la EDU se llevó a cabo la CATEDRA DE HARVARD DE DESARROLLO SOSTENIBLE, un logro más para la entidad, es la primera vez que la universidad de Harvard llega a Suramérica, esta cátedra permitió aprender de arquitectura resiliente al clima y de los nuevos abordajes para el diseño de materiales que permitirán que Medellín sea una ciudad más sostenible.

COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: Uno de los retos que la organización se ha planteado y que viene llevando a cabo es la adhesión al Pacto Global que representa un llamamiento a empresas de todo el mundo para alinear sus operaciones y estrategias con diez principios universales en los ámbitos de los derechos humanos, los estándares laborales, el medio ambiente y la lucha contra la corrupción. Adicionalmente la empresa se encuentra trabajando para postularse como las empresas más éticas del mundo, dicha evaluación es realizada por la empresa Ethisphere mediante la calificación del COEFICIENTE DE ÉTICA CORPORATIVA (EQ TM) cuestionario que utiliza para

evaluar el desempeño de las organizaciones postuladas de una manera objetiva, coherente y uniforme de acuerdo a 5 categorías, para elegir anualmente a las empresas más éticas del mundo de acuerdo al cumplimiento de dichos requisitos.

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

Se presentó la metodología para la Administración del Riesgo ante el Comité Directivo de la Entidad. La presentación contenía la descripción de los elementos metodológicos de las etapas de identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos, así como las políticas, roles y responsabilidades del Sistema de Administración de Riesgos -SAR-. De igual manera se presentó el cronograma de trabajo diseñado para la implementación del Sistema de Administración de Riesgo en la EDU, el cual se encuentra a continuación:

Algunos puntos propuestos en el cronograma de trabajo son totalmente nuevos en la Entidad, como es el esquema de reportes de eventos de riesgo, el sistema de alertas de indicadores de riesgo y el Plan de Continuidad del Negocio que es proyecto que se debe plantear con el área de sistemas de la entidad. Estos puntos van a reforzar la administración del riesgo brindándole información oportuna y suficiente a la Alta Dirección para la toma de decisiones. La actualización de los mapas de riesgos de los procesos ya culminó y se está avanzando en las demás actividades propuestas en el cronograma. Con el fin de adelantar tareas correspondientes a la capacitación e implementación de la metodología para la administración del riesgo se han efectuando reuniones con los enlaces funcionales. En la primera reunión se hizo entrega de una cartilla la cual contiene toda la información necesaria acerca de la metodología de administración de riesgo; esta cartilla es la principal herramienta de los enlaces funcionales para la identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos del proceso al que pertenecen.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL: Conformación del equipo de enlaces funcionales Se creó dentro de la entidad la figura de enlaces funcionales mediante resolución GG 638 de 2014, quienes son los funcionarios encargados de apoyar a cada proceso del cual hacen parte en los temas relacionados con Calidad, MECI, Riesgos y Responsabilidad Social Empresarial. La conformación de este equipo ayudará a la entidad al mejoramiento continua de los procesos.

El proceso de Mejoramiento Continuo acompañado de los diferentes líderes de procesos y enlaces funciones efectuaron la revisión y actualización de toda la documentación de los procesos del Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta los cambios generados en el año 2014 tanto por factores interno como externos.

Indicadores Desde el mes de Marzo la entidad viene adelantando el diseño del Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral con un asesor Externo, este instrumento se convierte en una herramienta muy útil para la gestión estratégica. Se basa en la definición de objetivos estratégicos, indicadores e iniciativas estratégicas, estableciendo las relaciones causa efecto a través del mapa estratégico en siete perspectivas base:

1. Bienestar. 2. Comunidad. 3. Financiera. 4. Procesos Internos. 5. Aprendizaje y Conocimiento. 6. Gobernabilidad 7. Marco Legal.

Esto traduce la estrategia en objetivos directamente relacionados y que serán medidos a través de indicadores, alineados a iniciativas. El éxito en la implementación del BSC es la participación que se ha tenido de personas de diferentes niveles y áreas de la organización. COMPONENTE INFORMACIÓN: La entidad realizó una mejora de la herramienta a través de la cual la comunidad o partes interesadas acceden a tramitar las PQRSF en la página web.

En el periodo Julio – Octubre el comportamiento de las PQRSF ha sido el siguiente:

Se puede evidenciar que el porcentaje de quejas o reclamos es del 4% frente a las peticiones, solicitudes y sugerencias, durante el periodo objeto de evaluación, la mayor inconformidad que se presenta se da porque la comunidad reclama el pago de la totalidad del dinero una vez se entrega el inmueble, lo cual es en algunos casos imposible porque dicho bien debe estar registrado debidamente, con el fin de no correr un riesgo jurídico con la pérdida del mismo.

Avances de la gestión social

ACTIVIDADES

CANTIDAD Nº DE

PARTICIPANTES

Reuniones Comités - Mesas de trabajo - Comunidad 321 5.637

Empleos generados 0 1.500

Talleres de capacitación/ formación 28 1.178

Jornadas Culturales o de apropiación 39 12.016

Recorridos o visitas 101 1.392

Jornadas Medellín se Pinta de Vida 0 0

Talleres de Imaginarios 6 207

TOTAL 495 21.930

En términos generales la Dirección de Gestión Social durante el periodo evaluado entre los meses de julio a Octubre se desarrollaron 495 actividades con la participación de 21.930 personas de la comunidad, de estas actividades las más representativas fueron las reuniones con las comunidades a través de las diferentes formas organizativas como las mesas, comités, veedurías donde se celebraron 321 reuniones con la participación de 5.637,le siguen las 39 jornadas Culturales o de apropiación donde participaron 12.016 personas, se destaca en la labor de la gestión social el acompañamiento y capacitación a la comunidad en la generación de 1500 empleos de la comunidad directamente en las obras de construcción, para ello se desarrollaron jornadas de formación y capacitación a 1178 personas. Por último, se han llevado a cabo 101 actividades de recorridos o visitas a los territorios en las que participaron 1392, esta labor cobra importancia porque son la oportunidad de mostrar los proyectos ejecutados o en ejecución a los demás habitantes de la ciudad y visitantes de otros territorios de la ciudad, lo mismo que a invitados nacionales e internacionales,

A continuación se detallan algunas actividades que se han desarrollado en los diferentes proyectos desde la Gestión Social de la entidad: Se han venido desarrollando actividades comunitarias que permiten el posicionamiento del modelo pedagógico con la intervención del Jardín Circunvalar en la zona Centro oriental, entre ellas se destacan las Jornadas barriales donde se lleva a los territorios una amplia oferta institucional, los encuentros itinerantes con los recicladores de la comuna 8, donde se identificaron las necesidades más sentidas de esta población, recorridos urbanos, proceso de formación y convites comunitarios, entre otras actividades que mantienen abiertos los canales de comunicación y participación con las comunidades.

Huertas Agroecológicas

A la comunidad en los diferentes territorios se las ha venido convocando para la socialización del Proyecto de Huertas Agroecológicas, que plantea la formación, implementación y fortalecimiento de huertas mediante prácticas agroecológicas como estrategia para incentivar la educación y la cultura ambiental en el municipio de Medellín, contribuyendo al programa de seguridad alimentaria y como un aporte al componente de recuperación ambiental del Jardín Circunvalar de Medellín, este mismo proceso incluye recorridos para la identificación de los lotes en los cuales se ejecutara el proyecto. En esta fase III incluye barrios y sectores de las comunas 1, 3 y 8.

Barrios sostenibles

Actualmente el proyecto Barrios Sostenibles se encuentra en la fase de Planificación, etapa de formulación. Es así como las Universidades Pontificia Bolivariana y San Buenaventura se reúnen permanentemente con líderes y comunidad general para construir una propuesta urbana que de solución a los múltiples problemas que aquejan a la comunidad. Se han realizado permanentemente reuniones con los comités de vivienda y hábitat y con la comunidad donde se dio a conocer las propuestas urbanas; se

hicieron puestos de información, donde se resolvieron diferentes inquietudes de la comunidad frente al proyecto; se realizaron salidas pedagógicas a otros proyectos de vivienda. Igualmente se realizaron: visitas domiciliarias, recorridos barriales. En estas actividades participaron 1250 personas.

Escuela de música de pradito El proyecto ha contado con un seguimiento especial de la Secretaria de Cultura Ciudadana, quienes han aportando su experiencia técnica en los espacios que se requieren para cumplir con espacios técnicamente idóneos para el desarrollo de las actividades culturales. Igualmente se mantienen los espacios de interlocución con la comunidad de manera que conozcan los alcances de la intervención con este equipamiento cultural. En el mes de octubre se realizo la reunión de presentación de diseños detallando los espacios y servicios que se tendrán con este proyecto, la comunidad manifestó su agrado con este equipamiento que fortalecerá el desarrollo de actividades culturales en el corregimiento.

Biblioteca lusitania

El acompañamiento a este diseño se ha venido desarrollando de manera articulado con la Secretaria de Cultura Ciudadana y la Gerencia Territorial de Ciudadela Nuevo Occidente, de manera que la comunidad este mejor informada de las transformaciones que se están presentando en este territorio. De acuerdo a lo anterior se programó reunión con la comunidad para presentarle los avances que se tiene en los diseños arquitectónicos de la Biblioteca Lusitania. Se presentaron los espacios y programas que se tendrán con la puesta en marcha de la Biblioteca.

Equipamiento SENA

El SENA delegó a la EDU la construcción de un equipamiento para ampliar los servicios a la comunidad en la comuna 3 Manrique, este proyecto avanza en su construcción y al igual que los demás proyectos la comunidad tiene abiertos los espacios para participar y hacer seguimiento de la construcción, con este seguimiento se desarrollan reuniones de mesa de trabajo, comité ciudadano de obra y recorridos. Además se viene desarrollando la articulación interinstitucional en cabeza de la Gerencia Territorial de la Zona 1. Con esta articulación se desarrollaron actividades de feria institucional en el barrio La Cruz, llevando servicios e información a los habitantes de este sector Igualmente, en el mes de octubre se desarrolló un recorrido por el proyecto con personal del SENA de diferentes regiones del país.

Jardín infantil Moscú

En esta comunidad se adelantan actividades que permitan la sostenibilidad y corresponsabilidad por parte de la comunidad entre las actividades que se resaltan están: Jornada de fumigación contra Roedores en el área cercana al Jardín infantil: Actividad que se realizó con el apoyo con la Secretaría de Salud, se impactó toda el área cercana al Jardín infantil, la cual presentaba serio problema de presencia de roedores por la acumulación de basuras y escombros. Esta jornada se gestiono directamente desde el área Social y hace parte de todo un proceso de limpieza y sensibilización a la comunidad para mantener limpio el entorno cercano al Jardín infantil.

Ciudadela Universitaria Pedro Nel Gómez

Para el diseño de este proyecto se realizarón los acercamientos con la subsecrretaria de Espacio público para coordinar el proceso que se llevará con la reubicación de los venteros estacionarios que se encuentran en los espacios colindantes con las instituciones Universitarias. Además, se realizó la reunión con los venteros en las que se le presentaron los avances en los diseños, permitiendo que ellos conozcan de la intervención y se acuerde con ellos las ubicaciones para el desarrollo de la obra.

Unidades de Vida Articulada

Se realizó la reunión de presentación de avances de diseños de la UVA de La Frontera, en este encuentro se presentó a los asistentes cada uno de los espacios que se tendrá en la UVA. La comunidad manifiesta inquietudes en relación al modelo de administración de estos equipamientos, para lo que la Gerencia UVA, aclara que la administración del espacio estara a cargo del INDER.

Institución Educativa Javiera Londoño - Sede Educativa Juan del corral En la Sede Educativa Juan del Corral se vienen finalizando las actividades de acabados constructivos de la obra, situación que ha facilitado el ingreso de diferentes grupos poblacionales interesados en conocer el nuevo equipamiento educativo. Durante los diferentes recorridos con padres de familia, líderes y grupos ambientales de la zona, surge como principal interrogante la ampliación de cobertura ante lo cual la EDU ha sido insistente frente a que la sede educativa ya existía y el objetivo de su construcción era mejorar la calidad educativa de los estudiantes ya vinculados a la institución.

Plazoleta Gastronómica de Ayacucho

El acompañamiento social a este proyecto se ha concentrado en la socialización del mismo ante líderes de la Comuna 9, incluyendo juntas de acción comunal y junta administradora local. Se conformó una mesa interinstitucional que busca desarrollar actividades que permitan la reactivación comercial de la zona, de la cual también son beneficiarios los 35 comerciantes que se ubicarán en la Plazoleta Gastronómica; este trabajo se realiza conjuntamente con diferentes dependencias de la administración municipal tales como CEDEZO, Secretaría de Cultura, Subsecretaría de Espacio Público, Inder, Metro, entre otros. Con relación a la gestión predial se continúan las reuniones con propietarios afectados por la obra y se notificó la resolución de oferta a los propietarios de dos inmuebles, quienes expresaron su satisfacción con el valor ofertado y aceptaron inmediatamente la propuesta.

Centro Gerontológico Raizal

Durante el mes de octubre se realizaron actividades de socialización y sensibilización para el nuevo equipamento Centro Gerontologico Raizal. El Centro de Integración Barrial se definió como el lugar adecuado para desarrollar los encuentros de la mesa de trabajo y las actividades relacionadas con el proyecto; allí se realizó entonces la reunión previa al inicio de la obra en la cual se presentaron los equipos de la firma contratista y la interventoría que se estarán al frente del proceso constructivo. Asimismo, en este espacio se informó nuevamente la metodología implementada para el tema de generación de empleo a través de la vinculación de mano de obra de la comunidad. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA: FREE PRESS: El área de comunicaciones mide la aparición de la EDU en los principales medios locales y nacionales.

En el año 2014 se han emitido los siguientes boletines:

- Boletines de prensa: 32 - Periódico Urbano: 4 - Boletín Urbano Digital: 9. - Boletín Interno virtual:18 - Campañas y eventos institucionales:12

Pagina web y redes sociales Pagina Web: Se han recibido 451.258 visitas en la página web, Colombia, México, Perú, argentina y Estados Unidos, son los países que han registrado más visitas al sitio web en el periodo julio – Octubre. Twitter 4.791 seguidores En esta red social se realiza actualización contenidos diarios, creación de redes institucionales, video chats, video o twitter, conferencias de temas de interés, Respuestas a inquietudes Interacción con seguidores. YouTube: Se han reproducido 66.405 videos institucionales a través del canal de video en internet. Facebook: Se tiene 1.121 fans. Lo anterior ha permitido Gestionar las estrategias de comunicación que aportan al fortalecimiento de la cultura organizacional y al posicionamiento de la marca EDU entre sus públicos de interés.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN: La entidad a la fecha tiene conformados 11 comités que han permitido el seguimiento y evaluación permanente de la gestión de los procesos, lo que se plasma en actas con compromisos que se dejan de cada una de las reuniones. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

AUDITORIAS REALIZADAS POR LA DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL

La Dirección de Evaluación y Control ha efectuado 9 Auditorias en el transcurso del año: Almacén de suministros: Efectuar una revisión de los controles establecidos en el almacén de suministros en relación a la custodia de los inventarios de tintas para impresoras y plotter de la entidad.

1. Adquisición de Predios : Efectuar una revisión al proceso de adquisición de

predios de la EDU, con base en la solicitud del señor Alcalde de la ciudad de Medellín, en especial a los predios que se encuentran ubicados en la Vereda El Manzanillo, Corregimiento AltaVista, y cuyo avalúo fue realizado por la firma Valor Bienes.

2. Talento Humano: Evaluar el grado de conformidad del proceso de Gestión de Talento Humano con los requisitos establecidos por la entidad y la norma NTC GP1000:2009 -MECI 1000:2005.

3. Gestión predial 68 predios: Revisar el proceso de adquisición de unos

predios específicos solicitado por la Secretaria de Evaluación y Control del Municipio de Medellín, teniendo en cuenta los tiempos de negociación y la metodología empleada para los avalúos.

4. Modalidad contractual de órdenes de compra: Evaluar el grado de conformidad del proceso de Gestión Contractual en la modalidad de orden de compra de acuerdo a los requisitos establecidos por la entidad y la normatividad aplicable.

5. Seguimiento al almacén de suministros: Evaluar el procedimiento que se

está llevando a cabo en la recepción, custodia, control y entrega de tóner y tintas de impresoras para garantizan el manejo económico y efectivo de estos artículos, además de realizar seguimiento del cumplimiento de las acciones de la auditoria anterior.

6. Proceso de Gestión jurídica en su componente de Gestión Documental:

Evaluar el grado de conformidad del proceso de Gestión Jurídica en su componente de Gestión Documental con los requisitos establecidos por la entidad y la normatividad legal aplicable.

7. Contratos de prestación de servicios: Verificar y evaluar el cumplimiento de

los requisitos jurídicos, administrativos y financieros en la contratación realizada mediante contratos de prestación de servicios suscritos de Enero a Junio, de acuerdo a los requisitos establecidos por la entidad y la normatividad aplicable.

8. Estados financieros del año 2013: Analizar los resultados económicos de la entidad, a través de un muestreo específico en las principales cuentas y la

visualización financiera desde distintos escenarios, incluido un análisis financiero al cierre de diciembre de 2013.

Auditorias Contraloría General de Medellín

En el año 2014 la Contraloría General de Medellín no efectuó Auditoria Regular, en remplazo de esta, se realizó la auditoria de seguimiento al plan de mejoramiento único de la Contraloría, en la que se evaluaron los planes de mejoramientos de auditorías anteriores. En esta auditoría se evalúo el CONTROL DE GESTIÓN con un puntaje de 96,1 que significa un concepto favorable, superando en 13,1 puntos la última evaluación del Control de Gestión de la AGEI REGULAR realizada por la contraloría en el año 2013 que fue de 8,3, teniendo en cuenta que el rango de calificación de concepto favorable es entre 80 y 100. Adicionalmente, en la auditoría financiera realizada por el ente de control en el mes de abril, la Contraloría presenta Dictamen limpio de las finanzas de la EDU.

Actualización MECI Se viene adelantando la actualización del Modelo Estándar de Control Interno de acuerdo al Decreto 943 de 2014, actualmente se encuentra en etapa de ejecución y seguimiento, la Representante de la Dirección en cabeza de la subgerente de Planeación ha sido la funcionaria encargada junto con el Equipo de planeación de liderar dicho proceso, se han efectuado reuniones de socialización que han permitido que las diferentes dependencias participen en este proceso.

COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO: En cuanto a las auditorias de la Dirección de Evaluación y Control, el estado de los planes de mejoramiento es el siguiente:

Las situaciones detectadas en esta auditoría han sido planteadas y la Dirección de Evaluación y Control en el seguimiento que realiza a través del sistema ISOLUCIÓN ha validado su cumplimiento.

RECOMENDACIONES

- Culminar y socializar la Actualización del Modelo Estándar de Control Interno.

- Culminar las actividades programadas desde la Dirección de riesgos de la entidad y socializar con cada equipo de trabajo de las diferentes dependencias de la entidad, dando cumplimiento al cronograma aprobado en el comité Directivo del mes de julio del año en curso.

- Implementar y socializar el Cuadro de Mando Integrado BSC.

- Socializar los cambios que se presenten en la organización con todos los

servidores públicos.

- Implementar el sistema de estímulos e incentivos para los servidores de la Empresa.