Informe Pormenorizado de Control Interno Marzo 2014

7/21/2019 Informe Pormenorizado de Control Interno Marzo 2014

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Calle 12B (antes Calle 13) N2-58Telfono:355 0800 Fax:2813539 [1]www.patrimoniocultural.gov.coInformacin:Lnea 195

INFORME CONTROL INTERNO

ASESORA DE CONTROL INTERNO

INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL

MARZO 2014


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Con el fin de fortalecer su objeto misional el IDPC vincul 39 profesionales atravs de un proceso de seleccin realizado por el Departamento Administrativodel Servicio Civil Distrital. Los servidores pblicos del Instituto laboran en lassedes: Casa Tito, Sede Principal, Centro de Documentacin y Museo de Bogot.

De otra parte, la entidad cuenta con un Manual de Induccin publicado en laintranet. El contenido temtico de la Induccin del Servicio Civil contempla lostemas macro del Distrito incluidos los objetivos y fines esenciales del Estado.

Durante la vigencia se desarrollaron actividades de Induccin al 80% del personalde planta temporal y se registran evidencias de entrega de manual de induccin.

Se recomienda fortalecer la cultura del control, mediante procesos de induccin yreinduccin, sensibilizacin, divulgacin normativa, entrenamiento en el puesto detrabajo y despliegue de herramientas e instrumentos para fortalecer elconocimiento de los servidores pblicos. Y peridicamente revisarlo y actualizarlo.

As mismo, la Entidad tiene el Manual Especfico de funciones. Resolucin 40 del22 de marzo del 2007, el cual est publicado en la pgina web. Para la vigencia2013, inici un estudio de cargas de trabajo y solicitud al Departamento

Administrativo del Servicio Civil para la actualizacin del Manual.

Se realizaron, conforme lo establece la Ley, las respectivas evaluaciones dedesempeo de los funcionarios de Carrera Administrativa y los Acuerdos deGestin. Se recomienda establecer los respectivos planes de mejoramientoindividual, con el fin de garantizar la mejora continua de la gestin.

Se recomienda realizar peridicamente la medicin del ambiente laboral yestablecer las concertaciones de objetivos, teniendo en cuenta los planesoperativos y el cumplimiento de los objetivos y las metas de la Entidad. As comola actualizacin del Manual de Induccin y establecer documentalmente elPrograma de Induccin, Reinduccin y Entrenamiento en el Puesto de trabajo.

Estilos de Direccin.Permanentemente se realizan Comits Directivos. Sin embargo, no se evidencianacciones de seguimiento, evaluacin del Estilo de Direccin.

A travs del Proyecto 733 la Entidad adelantan las acciones necesarias parafortalecer la gestin institucional. Durante la vigencia se registra un presupuestode funcionamiento disponible de $4.646 millones, compromisos por $2.953millones equivalente al 63% y giros por $2.737 equivalente al 59% de ejecucin.


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En el presupuesto de inversin registra un disponible de $20.105 millones,compromisos por $18.286 millones equivalente al 91% y giros por $9.067equivalente al 45% de ejecucin.

Se recomienda que la Alta Direccin liderar la divulgacin de los principios, valores

y plataforma estratgica de la Entidad, asegurar los recursos humanos,tecnolgicos, fsicos, entre otros, para la ejecucin de las funciones, evaluar lapertinencia de los canales de comunicacin, desarrollar estrategias de monitoreo yseguimiento para garantizar el cumplimiento de polticas, planes y proyectosinstitucionales y fortalecer el sistema integrado de gestin.

Planes y Programas.

Plan Estratgico:El Plan Estratgico para la vigencia 2012-2016, se encuentraen proceso de actualizacin.

Plan Operativo Anual de Inversiones: Se realiz la respectiva aprobacin ypublicaciones en la vigencia. Se establecieron los planes de accin de lasdependencias. Se realiz la publicacin del informe de gestin.

Se expidi la Resolucin 001 del 10 de enero de 2013 por medio de la cual seincorpora el presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos e inversiones delIDPC para la vigencia fiscal del 2013.

Para el cumplimiento de los planes y programas se dise un cronograma, sedefinieron metas, responsables, y se realizaron seguimientos. Se recomiendaestablecer indicadores que permitan medir la eficacia, eficiencia y efectividad de lagestin.

Plan Ambiental:Se tiene un plan ambiental que est publicado en la Intranet dela Entidad. La Gestin del PIGA de la Entidad obtuvo el dcimo puesto entre las91 entidades del distrito con el Reconocimiento Institucional a la Gestin

Ambiental Pblica en el Distrito Capital RIGAP D.C., por parte de la SecretariaDistrital de Ambiente.

Plan de Contratacin: Se realiz la respectiva publicacin de la vigencia. Sesugiri realizar las actualizaciones respectivas.

Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano: De acuerdo con loestablecido en la Ley 1474 de 2011, se elabor el Plan Anticorrupcin y de

Atencin al Ciudadano, se public en la pgina Web del Instituto. Contiene elcronograma para el desarrollo de cada una de las estrategias, fechas y actividadesa desarrollar. As mismo, registra el nivel de cumplimiento (EFICACIA) del (83%).


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El seguimiento fue publicado en la pgina web de la Entidad el 31 de diciembre de2013.

Planes Talento Humano: El Plan de Bienestar e Incentivos fueron adoptadosmediante resolucin 179 del 16 de abril de 2013 y ejecutados mediante Contrato

118 de 2013 y mediante Resolucin 179 del 16 de abril de 2013 se adopt el PlanInstitucional de CapacitacinPIC.

Se recomienda que para la formulacin de los planes y programas institucionalesse tenga en cuenta los requerimientos legales, los objetivos institucionales, losrequerimientos presupuestales y la opinin y satisfaccin del cliente y las partesinteresadas.

Modelo de Operacin por Procesos.La Entidad elabor las caracterizaciones a la totalidad de los procesos queconforman el mapa de procesos (17), se determinaron interacciones entre stos yse definieron el 82% de los procedimientos. Se actualiz el Mapa de Procesos yel Manual de Calidad. Se actualiz la intranet con la informacin respectiva.

El Manual de Operaciones / Procesos - Procedimientos contiene los procesos, lasinterrelaciones de los procesos identificados, los procedimientos establecidos paralos procesos. El mapa de los procesos. Los roles y las responsabilidades de laspersonas con procesos a cargo y la estructura organizacional de la entidad. Notiene el mapa de riesgos por procesos.

El Manual de Operaciones / Procesos - Procedimientos es de fcil acceso paratodos los servidores de la Entidad y se realiz la respectiva divulgacin entre losinteresados.

Se recomienda la definicin del total de indicadores de los procesos con el fin demedir eficacia, eficiencia y efectividad de stos, as como la implementacin deacciones correctivas y preventivas. As mismo, se recomienda establecer unaestrategia de respuesta y socializacin rpida ante los eventuales cambios y lasensibilizacin a todos los servidores pblicos de la Entidad para la utilizacin delManual de Operaciones como herramienta de consulta.

Estructura Organizacional.Se tiene una estructura organizacional aprobada mediante Acuerdo 2 de 2007 dela Junta Directiva del Instituto, la cual se encuentra publicada en la Intranet delIDPC. El IDPC vincul 39 profesionales.

Durante la vigencia se ha venido trabajando en un proceso de reestructuracinorganizacional que le permita a la entidad cumplir con su misin.


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Administracin de Riesgos.Se realiz el seguimiento al Mapa de Riesgos para la vigencia del 2012;igualmente, se actualiz el Mapa de Riesgos a la Luz de la Ley 1474 de 2011,siguiendo los lineamientos de la Veedura Distrital y Departamento Administrativo

de la Funcin Pblica.

Para la actualizacin de los riesgos se trabaj con una nueva herramienta, la cualpermitir mejor acceso al seguimiento y control de stos, por cada uno de losresponsables. Contiene un documento con los roles y responsabilidades y elinstructivo para manejar la herramienta.

Se realiz la actualizacin del Mapa de Riesgos, liderada por la SubdireccinGeneral con el acompaamiento y asesora de Control Interno, teniendo en cuentalos nuevos lineamientos que contemplan, entre otros, la identificacin de Riesgosde Corrupcin, Institucionales y de Proceso.

Se recomienda la publicacin del Mapa de Riesgos de Corrupcin y la elaboracinde los mapas de riesgos por proyecto. As mismo, actualizar los riesgos para lasiguiente vigencia en relacin con factores como el cumplimiento de los objetivosde la Entidad en la ejecucin de los proyectos de inversin.

Se recomienda evaluar la efectividad de los controles, la medicin de losindicadores, la realizacin del anlisis de stos, para garantizar la mejora continuay Actualizar la Resolucin 115 del 10 de marzo de 2010 por medio de la cual seadopt la poltica y el Plan de manejo de riesgos del IDPC.

Indicadores.Se elabor un cronograma de actividades con el fin, de asesorar a cada procesoen el levantamiento de los indicadores y su medicin. Con el fin de retomar estaactividad y dar paso, al seguimiento que se debe adelantar trimestralmente, seproyect capacitacin en Indicadores de Calidad, para los funcionarios delInstituto. Sin embargo, al cierre de la vigencia no se cubri al 100% de losfuncionarios responsables.

Se recomienda establecer y evaluar los indicadores para cada uno de losprocesos.

Dificultades

Dificultades en el sostenimiento del Subsistema. Alta rotacin de Contratistas loque ha dificultado la continuidad de los procesos.


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Subsistema de Control de Gestin

Avances

Actividades de Control.Mediante resolucin 486 del 2008 se adopta el MECI en el IDPC y medianteresolucin 432 de 2009, por medio de la cual se conforma el Comit Coordinadordel Sistema Integrado de Gestin del IDPC cuyos componentes fundamentalesson Sistema de Gestin de Calidad, MECI, PIGA - gestin ambiental y otros.

Tal y como lo establece la resolucin y con el fin de garantizar la sostenibilidad ymantenimiento del SIG, el Comit realiz reuniones trimestrales en la vigencia2013.

Durante la vigencia 2013 se trabaj en la implementacin del Sistema Integradode Gestin en los siguientes temas: Actualizacin procesos, procedimientos,formatos y manual de calidad; seguimiento y actualizacin de riesgos de gestin ycorrupcin; evaluacin y seguimiento MECI (3 y 4 trimestre 2013); desarrollo delplan institucional de gestin ambiental; desarroll del programa de promocin,prevencin y vigilancia epidemiolgica con la ARP Positiva. Actualizacin de lasTablas de Retencin Documental.

Se recomienda solicitar acompaamiento de la DDDI para establecer un plan deaccin en relacin con el Subsistema de Responsabilidad Social y de Seguridadde la Informacin. As mismo, realizar las gestiones necesarias para la aprobacinde las Tablas de Retencin Documental y elaboracin de las Fichas de Valoracin

Documental.

El IDPC viene publicando la informacin institucional en la Intranet y pgina Web yest en proceso de validacin y aprobacin de la plataforma estratgica.

Es importante realizar capacitacin de Indicadores, a los funcionarios del Instituto,con el fin de hacer un seguimiento trimestral.

Informacin.

Para la informacin interna, la entidad cuenta con la Intranet, donde se publican

los eventos, e informacin relacionada con el Sistema Integrado de Gestin.

Para la informacin externa la Entidad cuenta con pgina web, intranet, boletinesinstitucionales, correo electrnico, redes sociales, carteleras, buzones, entre otros.


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La Asesora de Comunicaciones viene trabajando en la actualizacin de la pginaweb de la Institucin optimizndola y hacindola ms amigable para la ciudadana.

La Entidad actualiz, en la pgina web, la informacin referente plan institucional,los programas, los proyectos en los que participa, las metas, los recursos

financieros presupuestados y los resultados de gestin del ao anteriorSe recomienda actualizar la Poltica y el Plan de Comunicaciones y desarrollarestrategias para la actualizacin de la informacin oportunamente, en losdiferentes medios de comunicacin y adoptar por lo menos un mecanismo pararecolectar las sugerencias o recomendaciones por parte de los servidores.

Se recomienda realizar evaluacin y mantenimiento a los canales de informacin.Se debe verificar su funcionalidad y efectividad y establecer procedimientos paraverificar que stos estn actualizados con respecto a la informacin que debe serdivulgada.

Para el manejo de la informacin presupuestal, financiera y contable se trabajacon PREDIS y SIIGO y para el seguimiento de la metas Plan de DesarrolloSEGPLAN. La Entidad no tiene un Sistema Integrado de Informacin.

El Plan Anticorrupcin contempla la estrategia antitrmites que permite manteneractualizada la informacin de trmites y servicios en el Portal Bogot y el SUIT.

Adicionalmente, y con el fin de facilitar el acceso a los servicios que brinda laentidad, se han llevado a cabo las siguientes actividades:

Identificacin los trmites con los que cuenta la entidad y losprocedimientos administrativos, (PQRS)Comunicaciones electrnicas a las diferentes reas, solicitando los ajustesa los trmites tales como: simplificacin, estandarizacin y/o eliminacin delos trmites innecesarios con el fin de brindar una mejor atencin yaumentar la eficiencia del servicio a prestar a los ciudadanos y ciudadanascomo insumo para el ajuste de la herramienta SDQS.

Alineacin del SUIT con la gua de trmites del DepartamentoAdministrativo de la Funcin PblicaLos ajustes de los trmites y servicios de la Subdireccin Tcnica eIntervencin en BIC fueron publicados en la pgina del Portal Bogot y enpgina de la Entidad.

Se realiz la actualizacin de formatos de atencin al Usuario (Formatos10: cdigos IPF03 aIPF12)

Teniendo en cuenta el Decreto 019 de 2012 "Por el cual se dictan normas parasuprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios


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existentes en la Administracin Pblica" Se actualizaron y se crearon losservicios siguientes:

Prstamo de Imgenes de la Coleccin del Museo de Bogot (adicin)Solicitud de Informacin sobre la Categora de Conservacin para Tramitar

la Exencin de Impuestos (adicin)En la pgina web se cuenta con aplicativo que le permite a la ciudadana realizarrequerimientos o solicitudes de informacin en forma permanente. Tambin seatiende a la ciudadana en el punto de atencin ubicado en el centro dedocumentacin y a travs del correo electrnico:[email protected] sealar que en este sitio se atienden las asesoras tcnicas relacionadascon el patrimonio de Bogot.

La Entidad cuenta con un rea de atencin al ciudadano ubicado en el Centro deDocumentacin y Atencin a la Ciudadana (calle 12b No. 2-58) Horario de

atencin: Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Correo electrnico:[email protected] Tcnicas: Centro de Documentacin y Atencin al Ciudadano (calle 12bNo. 2-58) los das martes en el horario de 07:30 a.m. a 11:30 m. y de 1:30 p.m. a3:30 p.m.

El mecanismo adoptado por la Entidad para el registro de los derechos depeticin, la clasificacin de stos, el seguimiento es eficiente. Pero debe mejorarla respuesta oportuna a stos.

A partir del segundo semestre se est ejerciendo control de tiempos en la

generacin de respuestas a las peticiones, quejas o reclamos para que serespondan oportunamente como lo establecen las normas legales vigentes. Deigual manera se viene reduciendo el tiempo para emitir conceptos tcnicos sobrelos mantenimientos que se realizan a los bienes patrimoniales y los que seencuentran localizados en sitios declarados como tales.

Se recomienda que la Entidad verifique que el rea de atencin a la ciudadanatenga la infraestructura necesaria para el desarrollo eficaz, eficiente y efectivo delprocedimiento.

La Entidad divulga, a travs de su pgina web la informacin de los procesos decontratacin abiertos.

A travs del enlace http://www.patrimoniocultural.gov.co/nosotros/procesos-de-contratacion-publica.html se publica toda la informacin relacionada con laslicitaciones y Contratos de prestacin de servicios. As mismo, en el portal se
mailto:atenci%C3%[email protected]:atenci%C3%[email protected]:atenci%C3%[email protected]:atenci%C3%[email protected]


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publica la informacin relacionada con Contratacin a la vista y Procesos MnimaCuanta.

La Entidad durante la vigencia 2103 particip en la rendicin de cuentas de laAdministracin Distrital y program la Audiencia de Rendicin de cuentas del IDPC

para la vigencia 2014. La Entidad realiza permanentemente reuniones,encuentros y talleres con diferentes grupos de inters y est comprometida con lasactividades de divulgacin a la comunidad del Plan de Revitalizacin y elPrograma Distrital de Estmulos.

Dificultades

Dificultades en el sostenimiento del Subsistema. Procesos y procedimientos quese han venido actualizando, dbiles las actividades de control y alta rotacin depersonal.

Subsistema de Control de Evaluacin

Avances

Autoevaluacin.No se evidenci seguimiento a mecanismos y herramientas de autoevaluacin. Laaplicacin de la encuesta de autoevaluacin del control, se realizar en la vigencia2014.

Evaluacin Independiente.Por vacancia de 9 meses, durante la presente vigencia no se realizaron auditorasa procesos o integradas de gestin. Se realizaron asesoras al Plan deMejoramiento Institucional, al Sistema Integrado de Gestin y al Mapa de Riesgosy Seguimiento al Decreto 371 de 2010 y al Plan de Anticorrupcin y de Atencin alCiudadano, entre otros.

Para la elaboracin de este informe se realiz una evaluacin y verificacin a loselementos del Sistema de Control Interno.

Planes de Mejoramiento.La Entidad en la actualidad tiene un Plan de Mejoramiento suscrito con laContralora de Bogot, el cual ha sido objeto de seguimiento por parte de ControlInterno desde el mes de octubre de 2013. Este Plan se revis con las diferentesreas con el fin de determinar si es necesario o no su modificacin de acuerdo con


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la normatividad legal expedida por la Contralora Distrital e igualmente se revis elgrado de avance del cumplimiento de las metas que se tienen programadas a 31de diciembre de 2013.

Con relacin a los planes de mejoramiento por procesos no se han realizado

auditoras durante la presente vigencia. Se recomienda implementar ydocumentar acciones de mejora de acuerdo con las recomendaciones realizadaspor sta Asesora.

La Entidad en la vigencia 2013, no definicin un Programa Anual de Auditora porvacancia en la Asesora de Control Interno. Se realizaron seguimientos a partir deoctubre de 2013. Se actualizaron los procedimientos. Se inform a la AltaDireccin sobre el resultado de los seguimientos realizados y se realizaronrecomendaciones para establecer acciones de mejora en algunas actividades.

La Entidad no cuenta con Planes de mejoramiento por procesos. Se realizaron lasrespectivas evaluaciones de desempeo y seguimiento a los acuerdos de gestin.

Se recomienda establecer planes de mejoramiento individual y realizar accionesde seguimiento a stos.

Dificultades

Alta Rotacin de Personal.

Estado General del Sistema de Control Interno

Si bien el IDPC, viene trabajando en los elementos del Sistema de Control Interno,lo acompaa un reto institucional y ste se orienta a implementar, mantener ysostener completamente el Sistema, con el fin de lograr un mejoramiento continuoen todos sus componentes.

As mismo, es necesario la actualizacin de los actos administrativos deconformidad con las normas vigentes en materia del Sistema Integrado deGestin.

Recomendaciones


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Continuar con la actualizacin de los procesos, procedimientos, formatos ydems elementos que se requieran para el buen funcionamiento delSistema Integrado de Gestin.

Implementar una estrategia de sensibilizacin para que el SistemaIntegrado de Gestin, se apropie como instrumento de Gestin y a la vez sele reconozca en todos los mbitos institucionales.

Identificar estrategias para contar con un sistema de archivos y decorrespondencia que permita tener confiabilidad en la conservacin,administracin y recuperacin de la informacin institucional, tanto fsicacomo electrnicamente y realizar las gestiones necesarias para laaprobacin de las Tablas de Retencin Documental y elaboracin de lasFichas de Valoracin Documental.

Desarrollaractividades continuas de induccin, reinduccin, sensibilizacin,divulgacin normativa, entrenamiento en el puesto de trabajo y estrategiaspara fortalecer el conocimiento y los valores y principios ticos de laEntidad.

Garantizar la asistencia de los Servidores Pblicos a las capacitacionesprogramadas con el fin de fortalecer sus competencias en temasestratgicos para el IDPC.

Establecer indicadores que permitan medir la eficacia, eficiencia yefectividad de la gestin.

Actualizar la poltica de Administracin de Riesgos, publicar el Mapa deRiesgos de Corrupcin y establecer los mapas de riesgos por proyecto.

Establecer un plan de accin en relacin con el Subsistema deResponsabilidad Social y de Seguridad de la Informacin.

Actualizar la Poltica y el Plan de Comunicaciones y desarrollar estrategiaspara la actualizacin oportuna de la informacin.

Realizar autoevaluacin del control y establecer planes de mejoramientopor procesos e individual.


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2. Directiva 03 de 2013

Para dar cumplimiento a la Directiva 03 de 2013 del Alcalde Mayor de Bogot, laAsesora de Control Interno realiz las siguientes actividades:

a. Actividades de Carcter General:

Elaboracin y Presentacin de la Directiva 03 de 2013 a los responsablesde las reas y procesos de IDPC, (Directora, subdirectores y profesionales).Remisin de la presentacin mediante correo electrnico a losresponsables de las actividades puntualizadas en dicha circular.Programacin de reuniones con los profesionales responsables de lasactividades establecidas en la Directiva con el fin de explicarles loslineamientos dados y las acciones se deben realizar para su cumplimiento.Seguimiento, capacitacin y asesora de las actividades adelantadas por

cada una de las dependencias.

Respecto a las directrices dadas en la Circular la Asesora de Control Internoevidenci y recomend lo siguiente:

b. Frente a la prdida de elementos:

Con relacin a los inventarios individuales se estn adelantando varias tareasdesde el Comit de Inventarios, resultado de un cronograma de actividadeselaborado para tal fin, una de estas actividades, es la actualizacin de losinventarios individuales.

Con relacin a la seguridad a travs de la vigilancia contratada, se evidenci quese cuenta con cmaras de video (sistema de monitoreo) en las sedes de laInstitucin.

Se cuenta con plizas actualizadas que van desde el 00:00 horas del 30 deOctubre de 2013 a las 24 horas del 27 de Abril del 2014 (180 das) las cualescubren riesgos de prdida de elementos, as: todo riesgo daos materiales, autos,manejo entidades oficiales, responsabilidad civil extracontractual, responsabilidadcivil servidores pblicos, transporte de valores, Soat.

Con relacin a los contratos de prestacin de servicios, se evidenci que si bienexiste una clusula contractual que tiene relacin con este tem, sta se deberevisar para establecer claramente el estado en que el contratista debe devolverlos bienes asignados en desarrollo de su objeto contractual.


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Se evidenci que en el ltimo ao no se encuentran denuncias por prdida deelementos en el IDPC.

Con el fin de evitar la prdida o no devolucin de los bienes por parte de loscontratistas, el ltimo pago queda sujeto a entrega del informe final previa

aprobacin del supervisor.c. Frente a la Prdida de Documentos

Actualmente, se cuenta con un profesional responsable de archivo y auxiliares,quienes estn verificando el cumplimiento de las normas de archivo, conservaciny recuperacin de los documentos e informacin de la entidad.

Se remiti al archivo de Bogot la primera versin de las tablas de retencindocumental, se recibieron observaciones y sobre stas se viene trabajando con elfin de subsanarlas, y remitirlas nuevamente al Archivo de Bogot, para suaprobacin e implementacin por parte de la entidad.

Se cuenta con el aplicativo Orfeo para la recepcin de documentos con lo cual segarantiza su adecuado manejo y distribucin en cada una de las dependencias dela Institucin.

d. Frente al Incumplimiento de Manuales de funciones y procedimientos.

Se verific que los manuales de funciones tanto de los funcionarios de carreracomo el manual de funciones de la Planta Temporal estuvieran ubicados en laintranet y que estos se hubieran entregado a los servidores pblicos de plantatemporal que se vienen vinculando al Instituto.

Se evidenci que el Manual de Funciones de la planta Temporal no se encuentrapublicado por consiguiente se sugiri a los responsables de Talento Humano supublicacin en la web.

De igual manera se evidenci que en la actualidad los manuales de procesos yprocedimientos se estn actualizando y cada vez que esta accin se realiza sesocialicen en la Intranet.

Se evidencia que el Manual de Funciones se entreg a los funcionarios de carreray su soporte se encuentra en las Historias Laborales.

Con relacin a la entrega del Manual de Funciones de la Planta Temporal, se hizoentrega de sta informacin.


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Con relacin a los procedimientos, se realiz actualizacin. Falta la actualizacindel normograma y la publicacin de algunos procedimientos. Cabe resalta queesta es una labor permanente que permite la mejora continua de la gestin.

Para la vigencia 2014, se incluir en el Plan de Capacitacin de la Entidad los

temas tratados en la Directiva como son: La responsabilidad que se tiene frente alos bienes de la Entidad, los documentos e informacin de la Entidad y elcumplimiento de los Manuales de Procesos y procedimientos.

La Asesora de Control Interno, incluir en el Programa de Auditoras lorelacionado con los temas tratados en la directiva como son Bienes de la Entidad,la seguridad en los documentos e informacin de la Entidad y el cumplimiento deProcesos y Procedimientos.

3. Informe - Segundo Semestre 2013 Peticiones, Quejas, Reclamos,Sugerencias y Solicitudes IDPC

Fortalezas.

Se tiene implementado el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones mediante elcual la ciudadana registra las quejas, reclamos, sugerencias, solicitudes deinformacin, consultas, solicitudes de copias, derechos de peticin.

En el seguimiento al Informe de Quejas, Reclamos, Sugerencias y Solicitudes, ascomo el Informe de Defensora del Ciudadano de Segundo Semestre 2013 seobserva que la atencin de quejas, reclamos y solicitudes de los ciudadanosregistran una gestin con el 94,5% de eficacia en el cierre de requerimientos.

Existen en la pgina web de la Entidad el link de Atencin y Defensor de laCiudadana, en el cual el usuario puede diligenciar un formulario con la solicitudpara el IDPC. Adicionalmente, se encuentra el link del Sistema Distrital de Quejasy Soluciones.

En el formulario que diligencia el usuario el IDPC garantiza la confidencialidad delos datos personales facilitados por los usuarios y su tratamiento de acuerdo conla legislacin sobre proteccin de datos de carcter personal; siendo de usoexclusivo de la entidad y trasladados a terceros con autorizacin previa delusuario.

As mismo, se informa el Punto de Atencin a la Ciudadana, direccin, horario deatencin, correo electrnico y nmeros telefnicos.


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En relacin con el Defensor de la Ciudadana se informa sobre la designacin delDefensor de la Ciudadana, horario de atencin, direccin, nmero telefnico yacto administrativo por el cual se deleg.

La Subdireccin Corporativa expidi el Memorando 004420-3 de diciembre de2013, en el cual se les recomienda a todos los servidores pblicos del IDPC teneren cuenta los lineamientos y advertencias relacionadas con la aplicacin desanciones a los funcionarios que incurran no cumplan el tiempo establecido paralas respuestas a la ciudadana.

Recomendaciones.

Con el propsito de unificar criterios de coordinacin, atencin,normatividad, cumplimiento de tiempos, rendicin de informes y manejo deplataforma; se recomienda realizar reuniones de trabajo, con los servidorespblicos encargados del tema, con el propsito de realizar, peridicamente,una evaluacin de la gestin y establecer acciones de mejora.


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Con el fin de garantizar la calidad, oportunidad y confiabilidad de lainformacin que se maneja en el Sistema; se recomienda revisar laasignacin de claves a los usuarios lateral y central, as como lacapacitacin en el manejo de la herramienta.

Con el propsito de mejorar los tiempos de respuesta, cierres oportunos enel sistema y calidad en la informacin reportada; se sugiere que seestablezcan estrategias de coordinacin y articulacin entre los operadoreslaterales y el central.

Es necesario que la informacin sobre atencin y defensor de la ciudadanaque se encuentra publicada en la pgina web se mantenga actualizada, demanera tal que se garantice que la ciudadana tenga respuesta a sussolicitudes, dentro de los plazos y pueda comunicarse efectivamente conlos servidores pblicos encargados del tema, tal y como lo establece las

normas.

Con el propsito de realizar una evaluacin ms exacta, determinar lascausas de los tiempos de respuesta, seguimiento a los cierres derequerimientos, y establecer acciones de mejora; se recomienda elaborarlos informes, no solo por rea, sino por tipologa y de acuerdo con lostiempos establecidos por el IDPC y el Sistema.

Se recomienda la implementacin de mecanismos de interaccin efectivaentre los servidores pblicos responsables de atender las quejas, reclamosy solicitudes, el Defensor del Ciudadano y todas las dependencias de cada

Entidad, con el fin de lograr mayor eficacia en la solucin de losrequerimientos ciudadanos y prevenir los riesgos que pueden generarse endesarrollo de dichos procesos.

Con el fin de garantizar la eficacia, eficiencia y efectividad de la atencin ala ciudadana en las PQR; se sugiere, revisar y actualizar el procedimientodenominado Atencin a la Ciudadana en relacin con el objetivo, alcance,normatividad, condiciones generales, puntos de control y responsables.

Con el fin de garantizar el cumplimiento de los procedimientos; se sugiere laparticipacin de los responsables operativos, independiente de su

vinculacin, en la revisin y actualizacin de stos, as como lasocializacin oportuna de los mismos.

Para dar cumplimiento a los tiempos de respuesta sobre las proposicionesen el Concejo de Bogot se recomienda informar a los servidores pblicos,


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encargados del tema, sobre la normativa vigente.

Se recomienda realizar una evaluacin y reporte permanente de laoperacin eficiente y efectiva del Sistema Distrital de Quejas y Solucionesde manera tal, que se establezcan acciones correctivas que le permitan al

IDPC garantizar oportunidad y calidad en las respuestas, en trminos decoherencia entre lo pedido y lo respondido, y la atencin de la ciudadanacon calidez y amabilidad.

De acuerdo con lo establecido en la normatividad, se recomienda que elDefensor de la Ciudadana mantenga un registro cronolgico y temtico quecontenga la totalidad de los requerimientos, quejas o reclamacionespresentadas y su fecha, as como un archivo de stas.

Con el fin de medir la EFECTIVIDAD de atencin de los PQR serecomienda la aplicacin de encuestas de la satisfaccin de la ciudadana,

con una muestra representativa del total de solicitudes recibidas.

Implementar las acciones correctivas necesarias con el propsito de cumplircon las directrices y normatividad establecida para la atencin de las PQR.

Finalmente, se sugiere la promocin de la transparencia y la prevencin dela corrupcin entre todos los servidores pblicos, en el marco delfortalecimiento de la cultura del control, con la realizacin de procesoscontinuos de induccin y reinduccin, sensibilizacin, divulgacinnormativa, entrenamiento en el puesto de trabajo y despliegue deherramientas e instrumentos para fortalecer el conocimiento de los

servidores pblicos sobre los principios constitucionales, el Ideario tico delDistrito Capital, los Cdigos de tica y Buen Gobierno de cada entidad, susobligaciones, competencias y posibilidades de mejoramiento, as comofortalecer sus habilidades para desarrollar los actividades de maneraeficiente y efectiva.

4. Evaluacin por Dependencias

De acuerdo con los planes de accin, establecidos por cada una de lasSubdirecciones, se realiz evaluacin del avance de las actividades y

recomendaciones, para la mejora continua de los procesos.El % total de ejecucin de actividades en el IDPC fue de 77.8%, correspondiente alas siguientes mediciones:


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- Subdireccin Corporativa 71%- Subdireccin General 73%- Subdireccin de Divulgacin 82%- Subdireccin Tcnica de Intervencin 80%- Asesora de Jurdica 83%

- Asesora de Control Interno para la vigencia 2013, estuvo vacante 9meses a partir del 16 de enero, por lo cual no se suscribi plan.

Recomendaciones:

Realizar un ejercicio ms riguroso de planeacin presupuestal.Establecer acciones de control y seguimiento del presupuesto y delcumplimiento de actividades y metas establecidas en cada uno de losplanes.

Garantizar la publicacin de la informacin de acuerdo con las normasestablecidas.Fortalecer la cultura del control, mediante procesos de induccin yreinduccin, sensibilizacin, divulgacin normativa, entrenamiento en elpuesto de trabajo.Realizar acompaamiento y asesora a los diferentes procesos y reas enla formulacin de los planes, de tal manera que se cualifique el ejercicio, segarantice unidad de criterio y se convierta en una herramienta til, para elseguimiento, toma de decisiones y mejora continua.Garantizar no solo la eficacia, sino la eficiencia y efectividad en elcumplimiento de metas y ejecucin de recursos.

Garantizar la validacin de la informacin y establecer puntos de controlprevio al registro en los sistemas de informacin.Dar estricto cumplimiento a las actividades establecida en el Plan de Accinde Gestin Documental.

Actualizar el procedimiento de Atencin a la Ciudadana y realizar accionesque garantice el cumplimiento de los tiempos establecidos en el SistemaDistrital de PQRS.

Actualizar los actos administrativos relacionados con el SIG, deconformidad con las normas vigentes y garantizar el mantenimiento ysostenimiento del SIG y especialmente, del Sistema de Control Interno.

Actualizar la poltica de administracin de riesgos y mantener actualizados

los mapas de riesgos por proceso y por proyecto, realizando seguimiento alas actividades de control del riesgo.Ejecutar anualmente la totalidad del presupuesto, bajo el contexto deentrega real de bienes y servicios, que conlleva a lograr un alto nivel degiros y a una disminucin de las reservas presupuestales.


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Mantener actualizado el plan de contratacin y realizar seguimientoperidico sobre la ejecucin de ste.Mantener actualizado en la fichas EBI-D el presupuesto de los proyectos deinversin.Revisar y ajustar las metas de manera que exista una relacin directa entre

la meta cuatrienal que se estableci en el Plan de Desarrollo, losporcentajes que anualmente se establecen en el Plan de Accin y losporcentajes que se registran en el sistema SEGPLAN.Elaborar el mapa de riesgos de proyectos, donde se establezcan controlesque permitan minimizar el riesgo de incumplimiento de metas y sedisminuya el nmero de reservas presupuestales.Realizar un anlisis de la anualidad de las actividades en relacin con elcumplimiento de metas y el cumplimiento de stas en el Plan de Desarrollo.Realizar las gestiones necesarias para disminuir la celebracin de contratosinteradministrativos al finalizar las vigencias. Lo anterior, teniendo encuenta las recomendaciones, sobre ste aspecto, realizadas por los entes

de control.Establecer controles y monitores permanentes para garantizar elcumplimiento de los planes y establecer acciones de mejora.

5. Informe Evaluacin Sistema de Control Interno Contable

Teniendo en cuenta la valoracin cualitativa realizada, se obtienen los siguientesresultados:

Avance respecto a las evaluaciones y recomendaciones realizadas en laplaneacin y ejecucin del levantamiento de inventarios y reclasificacin decuentas; Implementacin de acciones de mejora de acuerdo con lasobservaciones del ente de control.

Fortalezas en la oportunidad de entrega, elaboracin de estados contables ydems informes, realizando anlisis, interpretacin y comunicacin de lainformacin; realizacin mensual de conciliaciones bancarias; mantenimientoperidico a la plataforma tecnolgica que se utiliza en el proceso contable.

Debilidades en cuanto a la falta de polticas del proceso contable; alta rotacin de

personal; actualizacin de la informacin con el proceso de bienes y servicios,deficiente induccin y reinduccin, falta de sistemas de informacin integrados.

Recomendaciones:


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Mantener actualizado el mapa de riesgos por proceso y realizar unpermanente seguimiento.Realizar conciliaciones peridicas con los procesos que intervienen oproveen informacin al proceso contable.Mantener actualizada la cuenta de propiedad, planta y equipo, cuentas por

cobrar de difcil recaudo y cuentas de orden.Establecer polticas contables y realizar su respectiva socializacin.Adoptar oportunamente las acciones correctivas y preventivas, quegaranticen una mejora continua del proceso.

DOCUMENTO ORIGINAL FIRMADO POR

LUZ MERY PONGUT MONTAEZ

Asesora de Control Interno - IDPC

Informe Pormenorizado de Control Interno Marzo 2014

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