INFORME PORMENORIZADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO · 2019-04-25 · Página 2 de 40 1. MODULO DE...
40
Página 1 de 40 INFORME PORMENORIZADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO OFICINA DE CONTROL INTERNO SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ BOGOTÁ D.C. JULIO DE 2016
Transcript of INFORME PORMENORIZADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO · 2019-04-25 · Página 2 de 40 1. MODULO DE...
Página 1 de 40
INFORME PORMENORIZADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
OFICINA DE CONTROL INTERNO
SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ
BOGOTÁ D.C. JULIO DE 2016
Página 2 de 40
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN
1.1 COMPONENTE TALENTO HUMANO
1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos
La Secretaría General cuenta con el "Ideario Ético", adoptado mediante el Acuerdo 244 del
2006, el cual se encuentra publicado en la Intranet y en la página web de la Entidad, dirección
electrónica: http://transparenciabogota.gov.co/?wpfb_dl=31.
Teniendo en cuenta que de conformidad con lo dispuesto por el Acuerdo 638 de 2016 “por
medio del cual se modifica parcialmente el Acuerdo 257 de 2006, se crea el Sector
Administrativo de Gestión Jurídica, la Secretaría Jurídica Distrital, se modifican las funciones
de la Secretaría General y de dictan otras disposiciones”, la Secretaría General se encuentra
en proceso de rediseño institucional, y que de conformidad con lo dispuesto en el Decreto
Distrital 580 del 24 de diciembre de 2015, la planta de empleos de carácter temporal de este
organismo se prorrogó hasta el 30 de junio de 2016, inclusive. Por lo anterior es necesario
definir nuevamente la conformación de los nuevos equipos de gestores de ética por
dependencia, en razón a que los funcionarios de la planta temporal ya no se encontrarán
vinculados a la Entidad, atendiendo la nueva estructura orgánica definida para la Secretaría
General; así mismo, se ha considerado que para la definición de los Acuerdos y Protocolos
Éticos, es necesario contar con el señalamiento de los objetivos institucionales provenientes
de nuevo Plan Estratégico de la Entidad, el cual se encuentra en proceso de definición.
La Oficina de Control Interno ha recomendado documentar todas las actividades desarrolladas
en el marco del fortalecimiento de este componente, en cumplimiento del Artículo 11 del
Decreto 489 de 2009, "Por el cual se crea la Comisión Intersectorial de Gestión Ética del
Distrito Capital y se dictan otras disposiciones" - Responsabilidad de las áreas de Talento
Humano. Las áreas de Talento Humano, o quien haga sus veces, de las entidades Distritales,
deberán acompañar y apoyar las diferentes actividades que las/los Gestores/as de Ética o
grupos de trabajo para prácticas éticas promuevan, tendientes a fortalecer la Gestión Ética en
las áreas o dependencias de la respectiva entidad.
Página 3 de 40
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano
Manual de Funciones y competencias laborales
En cumplimiento a lo establecido en el Decreto 2484 del 2014, “Por el cual se reglamenta el
Decreto-Ley 785 de 2005” y en el Acuerdo 638 de 2016 que ordena la creación del Sector
Administrativo de Gestión Jurídica, la entidad se encuentra ajustando el Manual Especifico de
Funciones, en consideración a que en este proceso puede modificar la planta de personal de
la Secretaría General.
Plan Institucional de Capacitación –PIC
En cumplimiento de lo ordenado y sugerido por el Departamento Administrativo del Servicio
Civil Distrital - DASCD, se proyectó, para la expedición por parte de la Dirección de Gestión
Corporativa, la Resolución “Por la cual se actualiza el reglamento para los planes, programas
y subprogramas de capacitación y estímulos y se define el procedimiento para la participación
en los mismos, a los servidores/as de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor”.
Pese a que para la presente vigencia a la fecha de presentación de este informe (Julio de
2016), no se tiene establecido el Plan Institucional de Capacitación mediante acto
administrativo, se reporta la realización de un total de 89 talleres en materia de intervención
psicosocial, bajo los temas de “El Ser, Resolución de Conflictos, Manejo de Emociones y
Proyecto de Vida”, dirigidos a diferentes dependencias de la Secretaría General; igualmente
por intermedio de la Subdirección de Contratación se realizaron capacitaciones en materia de
contratación y la Subdirección de Estudios e Informática Jurídica realizó 6 eventos de
capacitación en alianza con el Departamento Administrativo de la Función Pública en materia
de deberes y responsabilidades de los servidores.
Por lo anteriormente descrito, la Oficina de Control Interno observa que, aunque se está
llevando a cabo un proceso para la actualización de la normatividad legal aplicable, en la
actualidad se encuentra vigente la Resolución 517 de 2013 “Por la cual se actualiza el
reglamento para los planes, programas y subprogramas de capacitación y estímulos y se
Página 4 de 40
define el procedimiento para la participación en los mismos, a los servidores/as de la
Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C”, la cual establece en el numeral 1
del artículo 8°, que el plan de capacitación debe presentarse al comité de capacitación y
formularse durante el primer trimestre de cada año, por lo cual, se recomienda dar celeridad a
las acciones que conlleven a dar cumplimiento a lo señalado en la citada Resolución.
Igualmente, para el caso de funcionarios que ingresen a la entidad, se recomienda dar cumplimiento a la actividad número 5 del Procedimiento Administración del Plan de Capacitación 2211300-PR-164, así como lo definido en el Manual de Inducción y Reinducción código 2211300-MA-012, diligenciando el Formato 527 “Ubicación y Entrenamiento del Servidor en el Puesto de Trabajo.”
Plan Institucional de Bienestar
En atención a lo establecido en el procedimiento 2213300-PR-163 “Administración del Plan
de Binestar”, que determina la elaboración de encuestas institucionales para conocer las
expectativas de los servidores y servidoras, que faciliten la identificación de temas de interés,
a nivel recreativo, deportivo, cultural y de desarrollo de la calidad de vida de los mismos, se
consolidó el diagnóstico de necesidades identificadas por los diferentes componentes y se
encuentra en construcción la propuesta de trabajo para el desarrollo del plan anual de
bienestar para la vigencia 2016.
Con el apoyo del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital se realizaron
actividades dirigidas al personal pre pensionado y reconocimiento de actividades del nivel
secretarial de la Entidad; se actualizaron y socializaron las matrices para la identificación de
peligros y valoración del riesgo y plan de prevención, preparación y respuesta ante
emergencias de la Secretaría General.
No obstante lo anteriormente descrito, la Oficina de Control Interno observa que no se ha
dado cumplimiento a lo establecido en el numeral 2 del artículo 8° de la Resolución 517 de
2013 “Por la cual se actualiza el reglamento para los planes, programas y subprogramas de
capacitación y estímulos y se define el procedimiento para la participación en los mismos, a
los servidores/as de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.” respecto a
Página 5 de 40
la presentación y formulación del Plan Anual de Bienestar.
Programa de Inducción y Reinducción
El programa de Inducción y Re inducción se encuentra en estado de preparación, teniendo en
cuenta los cambios proyectados de estructura y funciones de la Entidad. Una vez surtido este
trámite, formará parte del Plan Institucional de Capacitación. Por lo anterior, es importante
señalar que de acuerdo a lo establecido en el artículo 18 de la Resolución 517 de 2013, el
proceso de inducción debe realizarse durante los cuatro (4) meses siguientes a la vinculación
de un servidor con el fin de fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional
de la Secretaría General, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio público y
a suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la
entidad.
Plan de Incentivos
Para la programación y gestión del Plan de Incentivos de la Secretaría General, se encuentra
en proyectó una Resolución “Por la cual se adopta el Plan de Incentivos de la Secretaría
General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para la vigencia 2016”, dentro de la cual se
establecen disposiciones sobre postulación, evaluación, selección y premiación de
reconocimientos a los mejores empleados y los proyectos desarrollados por equipos de
trabajo, dicha resolución se encuentra en trámite de suscripción y comunicación.
Sistema de Evaluación del Desempeño
En la vigencia 2016, el 1 de febrero se remitió memorando a los directivos señalando la
normatividad vigente y solicitando realizar la evaluación del desempeño para servidores de
carrera administrativa y asesores para el período comprendido entre el 1 de febrero de 2015
al 31 de enero de 2016 y acordar los compromisos laborales para el primer período, para la
evaluación de 1 de febrero de 2016 al 31 de enero de 2017. De igual forma, el 10 de febrero
de 2016 se realizó capacitación de evaluación del desempeño con apoyo del Departamento
Administrativo del Servicio Civil Distrital.
Página 6 de 40
El 12 de abril de 2016, el despacho de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá
D.C., expidió la Resolución 213, “Por la cual se establecen los factores y criterios de
aplicación para acceder al Nivel Sobresaliente en la Evaluación del Desempeño Laboral en la
Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.”, criterios que serán tenidos en
cuenta para la evaluación del desempeño de los servidores públicos de carrera administrativa
y el acceso de los mismos a beneficios pecuniarios y no pecuniarios ofrecidos por la Entidad,
no obstante, se observa que la fecha de expedición de la citada Resolución es del 12 de abril,
sin embargo, de conformidad con el Acuerdo 137 de 2010 “por el cual se establece el Sistema
Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en
Período de Prueba”, el plazo estipulado para definir los factores para el acceso al nivel
sobresaliente es antes del 1° de abril de cada año. Por lo anterior, se recomienda tener en
cuenta los plazos establecidos en este criterio, para las posteriores vigencias.
1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos
La Entidad cuenta con un Plan de Acción que se programa en el Sistema de Seguimiento al
Plan de Desarrollo - SEGPLAN, mediante el cual se hace seguimiento físico y financiero a la
totalidad de los proyectos que tiene la Secretaría General. Además, hay otro módulo de este
sistema que se enfoca en monitorear las metas correspondientes al Plan de Desarrollo.
La Oficina Asesora de Planeación - OAP realizó seguimiento trimestral a la totalidad de los
proyectos de la Entidad en el aplicativo SEGPLAN, tanto en el componente de gestión (metas
Plan) y de inversión (metas de proyecto y actividades de los mismos). Dicha tarea puede ser
consultada en este sistema de información.
En este orden, los dieciséis (16) proyectos de inversión, con corte a 30 de junio de 2016,
presentan una ejecución presupuestal del 34.77%. Además, la OAP solicitó a los gerentes de
proyecto el reporte de cumplimiento del avance de sus metas, con corte a 31 de mayo de la
presente vigencia. Lo anterior, con el propósito de obtener información suficiente para realizar
Página 7 de 40
la armonización presupuestal en el segundo semestre del año 2016.
Por otra parte, se ha venido realizando retroalimentación trimestral a los proyectos y las
dependencias de la Entidad dando a conocer el rango de cumplimiento de los indicadores de
gestión de cada dependencia.
El Plan de Gestión de la Secretaría General es el instrumento por el cual cada una de las
dependencias de la Entidad programa sus acciones y metas a desarrollar durante la vigencia.
Estas acciones están enmarcadas conforme a la normatividad vigente y responden a las
diferentes políticas de desarrollo administrativo. Frente a esto, la Oficina Asesora de
Planeación realiza seguimientos trimestrales al Plan de Gestión, que posteriormente son
objeto de evaluación por parte de la Oficina de Control Interno en cada una de las
Dependencias.
De igual manera, la entidad participó activamente en la construcción del nuevo Plan de
Desarrollo "Bogotá Mejor para Todos", sancionado mediante el Acuerdo 645 de 2016. Es
importante resaltar que la Secretaría General ejecutará diferentes proyectos estratégicos en 3
pilares y ejes del Plan Distrital de Desarrollo 2016 – 2020: Pilar de Construcción de
Comunidad y Cultura Ciudadana, Eje de Desarrollo Económico basado en el conocimiento y
Eje de Gobierno Legítimo, fortalecimiento local y Eficiencia.
Finalmente, respecto a la gestión contractual, con corte a 30 de junio de 2016, se tenía
programado una ejecución contractual de 947 objetos contractuales, los cuales equivalen al
90,3%, del total de los objetos (1.049), no obstante, se observó que a esa fecha se ejecutaron
714 objetos, los cuales equivalían al 68,1%, evidenciando un rezago en la gestión contractual
de la entidad de 233 objetos contractuales los cuales equivalen al 22,2% de los objetos
contractuales.
Página 8 de 40
Acuerdos de Gestión
De acuerdo a la información suministrada por la Subdirección de Talento Humano, como
resultado de las solicitudes realizadas mediante memorandos a los gerentes públicos,
reposan copias en la Subdirección de Talento Humano debidamente suscritos, 11 acuerdos
de gestión. Así mismo, se encuentran en el despacho de la Secretaria General, de acuerdo
con la información suministrada por este, un total de 7 acuerdos de gestión por suscribri y
finalmente se tiene pendiente el envío de 11 acuerdos de gestión.
Por lo anterior, la Oficina de Control Interno recomienda generar estrategias que permitan
suscribir los Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos, de acuerdo a lo establecido en
la Ley 909 de 2004 “por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera
administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.”, Artículo 50 Acuerdos de
gestión:
1. Una vez nombrado el gerente público, de manera concertada con su superior jerárquico,
determinará los objetivos a cumplir.
Página 9 de 40
2. El acuerdo de gestión concretará los compromisos adoptados por el gerente público con su
superior y describirá los resultados esperados en términos de cantidad y calidad. En el
acuerdo de gestión se identificarán los indicadores y los medios de verificación de estos
indicadores.
3. El acuerdo de gestión será evaluado por el superior jerárquico en el término máximo de tres
(3) meses después de acabar el ejercicio, según el grado de cumplimiento de objetivos. La
evaluación se hará por escrito y se dejará constancia del grado de cumplimiento de los
objetivos.
4. El Departamento Administrativo de la Función Pública apoyará a las distintas autoridades
de las respectivas entidades públicas para garantizar la implantación del sistema. A tal efecto,
podrá diseñar las metodologías e instrumentos que considere oportunos.
De igual forma, según lo establecido en el Decreto 1227 de 2005 “Por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998”: Artículo 106. En un plazo no
mayor de cuatro (4) meses, contados a partir de la fecha de la posesión en su cargo, el
gerente público y su superior jerárquico concertarán y formalizarán el Acuerdo de Gestión,
tiempo durante el cual desarrollará los aprendizajes y acercamientos necesarios para llegar a
un acuerdo objetivo. Parágrafo. Para los gerentes públicos actualmente vinculados, los
Acuerdos se concertarán y formalizarán dentro de los seis (6) meses siguientes a la
expedición del presente decreto. En el momento en que se adopten las metas y planes
institucionales para la siguiente vigencia, firmarán un nuevo acuerdo.
Artículo 107. Los compromisos pactados en el acuerdo de gestión deberán ser objeto de
seguimiento permanente por parte del superior jerárquico. De dicho seguimiento se dejará
constancia escrita de los aspectos más relevantes que servirán de soporte para la evaluación
anual del Acuerdo.
Página 10 de 40
1.3 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
Durante la vigencia 2016, se avanzó en la implementación de 45 productos del Sistema
Integrado de Gestión, correspondiente a los requisitos asociados a estos, según la Norma
Técnica Distrital NTD-SIG001:2011, de conformidad con lo reportado por la Oficina Asesora
de Planeación, el porcentaje acumulado total de cumplimiento con corte 31 de mayo de 2016,
es de 90.66%. A continuación, se presenta el porcentaje de avance del Sistema Integrado de
Gestión, de acuerdo con la metodología de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional:
No. Producto Porcentaje de
avance
1 Misión 100
2 Visión 100
3 Objetivos estratégicos 100
4 Política del Sistema Integrado de Gestión 94.117
5 Objetivos del Sistema Integrado de Gestión 91.667
6 Mapa de procesos 100
7 Responsabilidad y autoridad 91.667
8 Plan de capacitación 100
9 Programa de inducción y reinducción 100
10 Programa de bienestar 100
11 Procedimiento de identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales 100
12 Plan de comunicaciones 92.857
13 Planes operativos 100
14 Control de documentos 100
15 Controles para la prestación del servicio 100
16 Revisión por la dirección 94.444
17 Portafolio de bienes y servicios 84.616
18 Caracterización de procesos 95
19 Plan institucional de respuesta a emergencias 100
20 Control de registros 100
21 Código de ética 100
22 Procedimiento de reporte y control de no conformidades 100
23 Mecanismos de medición de la satisfacción de los usuarios y partes interesadas 100
Página 11 de 40
No. Producto Porcentaje de
avance 24 Manual del SIG 100
25 Sistema de gestión de unidades de información 100
26 Gestión de recursos (infraestructura física, equipos, software y mobiliario, talento humano, 100 (ENTRE OTROS)
27 Normograma SIG 100
28 Política de administración del riesgo 100
29 Mapa de riesgos SIG 100
30 Seguridad de la información 100
31 Procedimiento auditorias del SIG 100
32 Procedimiento reporte de accidentes de trabajo 0
33 Procedimiento de participación ciudadana 0
34 Procedimiento comunicaciones 100
35 Procedimiento gestión documental del SIG 100
36 Sistema de medición y seguimiento estructurado (cuadro de mando integrado) 83.81
37 Metodología para referenciación competitiva 50
38 Plan de sostenibilidad del SIG 100
39 Planes de mejoramiento 100
40 Acciones de mejora 100
41 Acciones preventivas 100
42 Acciones correctivas 100
43 Procedimiento registro, investigación y análisis de los incidentes 100
44 Procedimiento investigación de accidentes laborales 100
45 Responsabilidad social 0
Fuente: Sistema de Seguimiento al SIG de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional-2016
A fecha de corte 31 de mayo se encuentra pendiente la implementación del 9,4% de los
requisitos que se señalan a continuación:
No.
Producto Subsistema Líder
Dependencia Responsable
% Avance Mayo 31
2016
Requisito Peso porcentual
4
Política del Sistema Integrado de Gestión
Subsistema de Gestión de Calidad
Oficina Asesora de Planeación
94,1
La política del SIG tiene asociado un plan gerencial para su despliegue en la organización, por medio del cual se definen los objetivos, las metas, cronogramas, recursos, responsables y los mecanismos de seguimiento y medición.
5,88
5
Objetivos del Sistema Integrado de Gestión
Subsistema de Gestión de Calidad
Oficina Asesora de Planeación
91,6 Los objetivos del SIG tienen asociados un plan gerencial en el que, tomando como referencia la política y directrices del SIG, se haga un despliegue que se determine su materialización.
8,33
Página 12 de 40
No.
Producto Subsistema Líder
Dependencia Responsable
% Avance Mayo 31
2016
Requisito Peso porcentual
7 Responsabilidad y autoridad
Subsistema de Gestión de Calidad
Oficina Asesora de Planeación
91,6 En los acuerdos de gestión se incluye el compromiso y obligación frente a la eficiencia, eficacia y efectividad del SIG.
8,33
12 Plan de Comunicaciones
Subsistema de Gestión de Calidad
Dirección Distrital de Desarrollo Institucional
92,8 El plan de comunicaciones contiene el compromiso de la alta dirección frente a la comunicación interna y externa de la organización.
7,14
16 Revisión por la dirección
Subsistema de Gestión de Calidad
Oficina Asesora de Planeación
94,5 La Información de entrada de la revisión por la dirección incluyó el desempeño de la responsabilidad social.
5,56
17 Portafolio de bienes y servicios
Subsistema de Gestión de Calidad
Oficina Asesora de Planeación
84,6
La entidad u organismo distrital tiene documentado y adoptado un procedimiento (o varios) para la planificación operativa.
7,69
Como resultado del (de los) procedimiento(s) de planificación operativa se identifican los usuarios y partes interesadas de los bienes y/o servicios.
7,69
18 Caracterización de procesos
Subsistema de Gestión de Calidad
Oficina Asesora de Planeación
95,0 La caracterización contiene o hace referencia a los activos de información asociados al proceso.
5,00
32
Procedimiento reporte de accidentes de trabajo
Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional
Subdirección de Talento Humano
0,0
La entidad u organismo distrital tiene documentado y adoptado el o los procedimiento(s) para el reporte de los accidentes de trabajo
25,00
El procedimiento contiene las responsabilidades y autoridades involucradas para la atención oportuna del accidente de trabajo
25,00
El procedimiento contiene las actividades para el manejo del accidente de trabajo.
25,00
El procedimiento para el reporte de los accidentes de trabajo ha sido socializado a todos los niveles de la entidad u organismo distrital.
25,00
33 Participación ciudadana
Subsistema de Responsabilidad Social
Oficina Asesora de Planeación
0,0
La entidad u organismo distrital tiene documentado y adoptado un Procedimiento de Participación Ciudadana
25,0
La entidad u organismo distrital ha socializado el procedimiento de participación ciudadana en todos los niveles de la organización.
25,0
El procedimiento se articula con la normatividad vigente aplicable a la participación ciudadana
25,0
La entidad u organismo distrital incorpora, cuando es aplicable, los resultados de la participación ciudadana en sus procesos estratégicos, misionales, apoyo y evaluación
25,0
36
Sistema de medición y seguimiento estructurado
Subsistema de Gestión de Calidad
Oficina Asesora de Planeación
80,9
El sistema de seguimiento y medición permite realizar el seguimiento y monitoreo de la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema integrado de gestión y la gestión institucional en términos del compromiso de la Alta Dirección.
4,76
Página 13 de 40
No.
Producto Subsistema Líder
Dependencia Responsable
% Avance Mayo 31
2016
Requisito Peso porcentual
El sistema de seguimiento y medición permite realizar el seguimiento y monitoreo de la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema integrado de gestión y la gestión institucional en términos del desempeño de la responsabilidad social.
4,76
El sistema de seguimiento y medición contiene los resultados de todos los mecanismos de medición establecidos en la entidad u organismo distrital
4,76
37 Metodología referenciación competitiva
Subsistema de Gestión de Calidad
Oficina Asesora de Planeación
50,0
La entidad u organismo distrital ha desarrollado de manera periódica ejercicio(s) de referenciación competitiva de sus diferentes niveles de operación acorde con su naturaleza y complejidad institucional
25,0
Los resultados de los ejercicios de referenciación han sido socializados y entendidos por todos los niveles de la entidad u organismo distrital
25,0
45 Responsabilidad Social
Subsistema de Responsabilidad Social
Oficina Asesora de Planeación
0,0
La entidad u organismo distrital ha realizado ejercicios de articulación de la gestión institucional con las materias fundamentales establecidas para la implementación de la responsabilidad social.
33
La entidad u organismo distrital ha socializado los ejercicios de articulación de la gestión institucional con las materias fundamentales establecidas para la implementación de la responsabilidad social.
33
La entidad u organismo distrital tiene identificados los impactos (positivos y negativos) ambientales, sociales y económicos que genera en sus usuarios y partes interesadas.
33
Fuente: Sistema de Seguimiento al SIG de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional-2015
En lo que respecta al subsistema de Responsabilidad Social, si bien es cierto que la Norma
NTDSIG y el seguimiento del SIG se realiza de acuerdo a los requisitos emitidos por la
Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, la Secretaría General ha desarrollado
actividades en el marco de este subsistema, especialmente atendiendo al enfoque social del
plan de desarrollo “Bogotá Humana”.
Mapa de Procesos
Se cuenta con el modelo de operación por procesos, representado en el Mapa de Procesos
Institucional publicado, el cual se encuentra en la versión 27 con 35 procesos, conformados
por 169 procedimientos institucionales a 31 de mayo de 2016.
Página 14 de 40
Como evidencia del mantenimiento del modelo de operación por procesos del Sistema
Integrado de Gestión de la Entidad, y de conformidad con lo establecido en el numeral 1.2.2
Modelo de Operación por Procesos, la Secretaría General en este periodo (1 de enero y el 31
de mayo) de la vigencia 2016, ha gestionado 97 solicitudes de elaboración, modificación o
anulación de documentos, de las cuales se presenta el siguiente comportamiento:
Solicitudes de elaboración, modificación o anulación de documentos
Publicadas 39
Rechazadas en flujo 2
Rechazadas en gestión 11
Vencidas 38
En tramite 7
Total 97
Fuente: Sistema de Información SIG- Oficina Asesora de Planeación 2016
Se cuenta con la caracterización de los usuarios o ciudadanos en el instrumento Matriz de
Caracterización del Bien y/o Servicio, para todos y cada uno de los procesos misionales de la
entidad, reflejado en el Portafolio de Bienes y Servicios.
Divulgación de los procedimientos
Se desarrollaron actividades en el marco de la socialización y sensibilización del Sistema
Integrado de Gestión, con el fin de ampliar su cobertura y mejorar el nivel de aprehensión a la
totalidad de los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
A continuación se presenta el detalle de estas asesorías y sensibilizaciones realizadas por la
Oficina Asesora de Planeación.
Con corte a 31 de Mayo de 2016 se obtuvieron los siguientes resultados.
Página 15 de 40
Primer Trimestre
Temas de Asesoría Cantidad
Manejo aplicativo SIG 2
Aplicativo Productos Metas y Resultados 3
Tablas de Retención Documental 2
Subsistema de seguridad y salud en el trabajo 2
Riesgos 5
Implementación SIG 1
Auditorias 1
Acciones correctivas preventivas y de mejora 2
Proyectos 2
Procesos, Formatos y procedimientos del SIG 4
Plan estratégico 1
Indicadores 3
Segundo trimestre del 2016, con corte 31 de mayo se realizaron asesorías desde la
Oficina Asesora de Planeación así:
Temas de Asesoría Cantidad
Manejo aplicativo SIG – Flujo documental 1
Estrategia anti-trámites 1
Sistema de Gestión de Calidad 1
Acciones correctivas, preventivas y de mejora 1
Formulación de Proyectos 5
1.3.1 Estructura Organizacional
Durante el segundo trimestre de la vigencia se presentaron los siguientes movimientos en la
planta de personal de la Secretaría General de acuerdo a lo reportado por la Subdirección de
Talento Humano:
Página 16 de 40
1.3.2 Indicadores de Gestión
La Entidad cuenta con los instrumentos: Guía para el diseño y la aplicación de indicadores de
gestión, 2210111-GS-022, y el procedimiento “Formulación de indicadores para el
seguimiento y evaluación de la gestión institucional”, 2210111-PR-256, a través de los cuales
las dependencias de la Secretaría General formulan sus indicadores de eficiencia, eficacia y
efectividad. Éstos se presentan en la herramienta "visor de indicadores" publicada en la
intranet, los cuales son reportados por las áreas trimestralmente a la Oficina Asesora de
Planeación mediante los Informes de Gestión.
Definición de indicadores de eficiencia y efectividad, que permiten medir y
evaluar el avance en la ejecución de los planes, programas y proyectos.
En las formulaciones de los proyectos de inversión hay un ítem que contempla los indicadores
que medirán al proyecto, así mismo, la Secretaría General cuenta con la herramienta "Visor
de Indicadores" mediante la cual se hace seguimiento a los indicadores de gestión y de
proceso. En la herramienta están discriminados los indicadores de eficiencia, eficacia y
efectividad.
Página 17 de 40
Se realizó seguimiento del primer trimestre del 2016 a la totalidad de los indicadores. En
algunos casos se realizó retroalimentación de los mismos por parte de la Oficina Asesora de
Planeación y se presentaron los resultados consolidados de manera trimestral en el Visor de
Indicadores.
Vale la pena mencionar que en la Intranet de la Secretaría General se publica trimestralmente
el Visor de Indicadores. El link de acceso es el siguiente:
http://intranet/index.php?option=com_content&view=article&id=423&Itemid=100612 y está
para consulta de los servidores de la Secretaría General. El "Visor de Indicadores" permite
hacer seguimiento a los procesos y a los objetivos estratégicos o de calidad, la Entidad cuenta
con 160 indicadores de los cuales (23) son de efectividad; (125) de eficacia y (12) de
eficiencia.
Sin embargo, la Oficina de Control Interno reitera la observación frente a la presentación de la
hoja “Avance por proceso Nivel de avance acumulado 2016”, y la hoja “Objetivos estratégicos
Secretaria General” donde continua presentándose la debilidad en relación con los avances
de algunos procesos, para los cuales se presentan niveles de ejecución altos y bajos, los
cuales al realizar comparación con los informes de gestión trimestral reportados, no guardan
coherencia con la gestión trimestral lograda, máxime cuando la Ley 1712 DE 2014 “Por medio
de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública
Nacional y se dictan otras disposiciones”; indica en su artículo artículo 3 Principio de la
calidad de la información, que “Toda la información de interés público que sea producida,
gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa,
reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e
interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la
respectiva entidad.”
Frente a la revisión de la pertinencia y utilidad de los indicadores, la Oficina Asesora de
Planeación solicitó a las dependencias la programación de su Plan de Gestión durante el
primer trimestre de la vigencia, información que fue revisada por la Oficina Asesora de
Planeación con el fin de establecer los ajustes correspondientes.
Página 18 de 40
En lo que va corrido de la vigencia 2016, se realizaron diferentes ajustes y aprobaciones a las
fichas técnicas de los indicadores que se pueden evidenciar con los siguientes radicados: 3-
2016-7359, 3-2016-9943, 3-2016-7147, 3-2016-7148, 3-2016-6255, 3-2016-8581, 3-2016-
7156, 3-2016-11902, 3-2016-9817, 3-2016-7663, 3-2016-6584, 3-2016-7625, 3-2016-13302,
3-2016-13281.
Cada una de las dependencias de la Entidad, trimestralmente remite el informe de gestión
donde reporta el avance y/o cumplimiento de sus indicadores. Así mismo, la Oficina Asesora
de Planeación realiza el seguimiento y la retroalimentación de dicho informe y una vez por año
es presentada información consolidada para la Revisión por la Dirección verificando los
principales indicadores.
1.3.3 Políticas de Operación
La Entidad cuenta con los lineamientos y políticas de los siete subsistemas que conforman el
Sistema Integrado de Gestión, las cuales se consolidan en el Manual del Sistema Integrado
de Gestión MA-022, el cual como parte de la mejora continua fue actualizado en los meses de
julio y diciembre de 2015. Además, se tienen identificadas y definidas las políticas de
operación por procesos en cada una de las caracterizaciones de los 35 procesos de la
Entidad, definidas conforme a la ley y las normas específicas de cada uno, que se constituyen
en los marcos de acción necesarios para la operación de los mismos, del direccionamiento
estratégico, análisis de riesgos y la comunicación e información.
1.4 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
1.4.1 Políticas de Administración del Riesgo
1.4.2 Identificación del Riesgo
1.4.3 Análisis y Valoración del Riesgo
La Oficina de Control Interno realizó seguimiento y evaluación a la gestión de los riesgos
identificados por los procesos de la Secretaría General, de conformidad con los lineamientos
Página 19 de 40
establecidos en la Resolución 303 de 2012, mediante la cual se adopta la Política Integral de
Administración de Riesgos, así como también, de acuerdo con lo señalado en el
Procedimiento de Administración del Riesgo código 2210111-PR-214, los cuales fueron
presentados por los procesos, dando cumplimiento al primer ciclo de control definido en el
Articulo 6 de la mencionada Resolución con corte a 31 de marzo de 2016; de lo cual se
evidenció:
La Entidad cuenta con la identificación de un total de 273 riesgos, en las siguientes tipologías:
0
10
20
30
40
50
60
70
70
3936
33 33 33
12 107
Operativo
Corrupción
Estratégico
Activos de Información
Seg y Salud Ocupacional
Ambiental
Cumplimiento
Teconológico
Financiero
Página 20 de 40
Respecto a la identificación de los diferentes tipos de riesgo, se observa el siguiente
comportamiento:
Riesgos Obligatorios
Ambiental
Activos de Información
Corrupción
Seguridad y Salud Ocupacional
Operativos (De Cumplimineto, Técnológico,
esteratégico, financiero, operativo)
91%
91%
100%
% Procesos que Dieron
Cumplimiento a la
Norma
97%
77%
De acuerdo con lo anterior, se concluye:
1. Los procesos de la Secretaría General identificaron un total de 273 riesgos.
2. El 97.1% (34) del total de los procesos, identificaron riesgos ambientales de
conformidad con lo establecido en el Procedimiento de Administración del Riesgo
código 2210111-PR-214.
3. El 91.4% (32) del total de los procesos, identificaron riesgos con tipología
relacionada con posibles actos corrupción Procedimiento de Administración del
Riesgo código 2210111-PR-214.
4. El 91.4% (32) del total de los procesos, identificaron tipos de riesgos de seguridad
y salud ocupacional Procedimiento de Administración del Riesgo código 2210111-
PR-214.
5. El 77.1% (27) del total de los procesos, identificaron tipos de riesgos de activos de
información Procedimiento de Administración del Riesgo código 2210111-PR-214.
6. El 100% de los procesos identificaron al menos un tipo de riesgo de cumplimiento
y/o tecnológico y/o estratégico y/o financiero y/o operativo, es decir cumpliendo con
lo establecido en el procedimiento Administración del Riesgo código 2210111-PR-
214.
Página 21 de 40
La Eficacia en la gestión de riesgos se entiende como el grado en que los procesos cumplen
con la etapa de identificación, es decir, que hayan definido los riegos (probabilidad que una
amenaza se materialice), las causas (medio, circunstancia o agente generador del riesgo), los
controles asociados a las causas (mecanismos para prevenir o reducir el impacto de los
agentes generadores del riesgo) y descripción de la prueba asociada a la causa (el número de
veces en que se presenta o no la causa identificada).
La gestión realizada por los procesos en la etapa de identificación, presentó los siguientes
resultados:
1. El 57.1% (20) de los procesos, alcanzaron el 100% en la calificación de la eficacia en la gestión de identificación.
2. El 37.1% (13) de los procesos alcanzaron el 92% en la calificación de la eficacia en la gestión de identificación, el porcentaje obtenido se debió a que no identificaron un tipo de riesgo obligatorio. Al respecto la Oficina de Control Interno, observó mediante memorando a la dependencia respectiva para se realicen los ajustes pertinentes.
3. El 5.7% (2) de los procesos alcanzaron el 75%, el porcentaje obtenido se debió a que
no identificaron 3 tipos de riesgos obligatorios. Al respecto la Oficina de Control Interno observó mediante memorando a la dependencia respectiva para se realicen los ajustes pertinentes.
4. El promedio alcanzado por la Secretaría General en gestión de riesgos fase identificación fue del 95%, sin embargo, este porcentaje no contempla la evaluación de la gestión en las fases de análisis, valoración y monitoreo.
Eficacia en la Gestión de Riesgos
Página 22 de 40
No. ProcesoEficacia en la
Identificación
Tipo de Riego
Eficacia en la
Identificación
(causa, prueba,
control)
Total Eficacia
Gestión en la
Identificación
1
Acopio, procesamiento técnico y Servicio de la
Documentación de conservación Permanente y de
Interés de la Ciudad
100% 100% 100%
2Administración de Políticas de Servicio al Ciudadano
en las Entidades Distritales100% 100% 100%
3 Administración del Sistema Distrital de Archivos 100% 100% 100%
4
Administración del Sistema Unificado Distrital de
Inspección, Vigilancia y Control para empresas y/o
establecimientos de Comercio
100% 100% 100%
5 Apoyo Protocolario y Logístico 100% 100% 100%
6Asesoria y Acompañamiento al Operador
Disciplinario100% 100% 100%
7Asistencia y Atención a las Víctimas del Conflicto
Armado en Bogotá, D.C.100% 100% 100%
8 Control Disciplinario 100% 100% 100%
9Diseño, Revisión y Divulgación de Campañas de
Comunicación con el Ciudadano100% 100% 100%
10 Divulgación a los Medios de Comunicación 100% 100% 100%
11 Evaluación del sistema integrado 100% 100% 100%
12
Formulación, Desarrollo, Asesoría y Seguimiento de
Políticas de Tecnologías de Información y
Comunicaciones
100% 100% 100%
13Formulación, Seguimiento y Evaluación de Políticas
Disciplinarias100% 100% 100%
14Fortalecimiento de la Administración y la Gestión
Pública Distrital100% 100% 100%
15 Gestión de Recursos Físicos 100% 100% 100%
16 Gestión de Talento Humano 100% 100% 100%
17 Memoria, Paz y Reconciliación 100% 100% 100%
18 Presupuesto 100% 100% 100%
19Reparación Integral a las Víctimas del conflicto
armado interno ubicadas en Bogotá, D.C.100% 100% 100%
20Representación Judicial y Extrajudicial del Distrito
Capital100% 100% 100%
Página 23 de 40
ProcesoEficacia en la
Identificación
Tipo de Riego
Eficacia en la
Identificación
(causa, prueba,
control)
Total Eficacia
Gestión en la
Identificación
21Inspección, Vigilancia y Control de las Entidades Sin
Ánimo de Lucro83% 100% 92%
22 Administración de Canales de Servicio al Ciudadano 83% 100% 92%
23 Contabilidad 83% 100% 92%
24 Contratación 83% 100% 92%
25Coordinación de la Gestión Jurídica En El Distrito
Capital83% 100% 92%
26Direccionamiento, Programación y Seguimiento a la
Gestión83% 100% 92%
27 Elaboración de Impresos y Registro Distrital 83% 100% 92%
28
Gestión de Proyectos de Coperación para el
Desarrollo, Promoción y Proyección Internacional de
Bogotá
83% 100% 92%
29 Gestión de Servicios Administrativos 83% 100% 92%
30 Gestión Documental Interna 83% 100% 92%
31Mejoramiento Continuo del Sistema Integrado de
Gestión83% 100% 92%
32 Seguimiento y Medición del Servicio 83% 100% 92%
33 Sistema Distrital de Quejas y Soluciones 83% 100% 92%
34Apropiación de Tecnologias de Información y
Comunicaciones50% 100% 75%
35 Gestión de Seguridad de la Información 50% 100% 75%
91% 100% 95%Promedio Secretaría General en la Identificación
Página 24 de 40
Zonas de Riesgo
El mapa de riesgos está compuesto por 4 zonas así: Baja, Moderada, Alta, y Extrema, en el cual se detalla el consolidado de la Secretaría General de los procesos que calificaron en el último ciclo de control, de conformidad con los periodos establecidos (marzo 31 de 2016 para periodos mensuales, bimestrales o trimestrales y diciembre 31 de 2015 para periodos semestrales o anuales), así:
C
a
s
i
S
e
g
u
r
o
9%
P
r
o
b
a
b
l
e
2% EXTREMA
P
o
s
i
b
l
e
6% ALTA
I
m
p
r
o
b
a
b
l
e
9% BAJA
R
a
r
o
74%
71% 6% 3% 3% 17%
Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrofico
IMPACTO
P
R
O
B
A
B
I
L
I
D
A
D
5,0%
MODERADA
23,0%
4,0%
68,0%
Página 25 de 40
ZONA DE RIESGO
CANTIDAD RIESGOS QUE
CALIFICARON (155) Causas (188)
PORCENTAJE DE PARTICIPACION
BAJA 128 68%
MODERADA 6 4%
ALTA 44 23%
EXTREMA 5 5%
Total 188 100,0%
Con base en lo anterior, se concluye:
1. Los procesos calificaron 155 riesgos (188 causas) de 273 identificados, es decir, los procesos calificaron el 68.8% de los riesgos identificados.
2. El 5% de los riesgos identificados por los procesos, se concentra en la zona más
vulnerable (EXTREMA), para lo cual, deben tomarse acciones preventivas tendientes a evitar los riesgos, toda vez, que de materializarse el riesgo, tendría altas consecuencias o efectos sobre los usuarios, finanzas, aprendizaje y/o procedimientos internos conllevarían a sanciones.
3. El 23% de los riesgos identificados por los procesos se ubican en la zona (ALTA),
para lo cual, deben tomarse acciones preventivas tendientes a evitar el riesgo, toda vez, que de materializarse el riesgo, tendría altas consecuencias o efectos sobre los usuarios, finanzas, aprendizaje y/o procedimientos internos que conllevarían a sanciones.
4. El 4% de los riesgos identificados por los procesos, se ubican en la zona
(MODERADA), para lo cual, se recomienda, tomar acciones preventivas tendientes a evitar el riesgo, ya que de presentarse el hecho, tendría consecuencias o efectos en los usuarios, finanzas, aprendizaje y/o procedimientos conllevarían a sanciones.
5. El 68% de los riesgos identificados por los procesos, se ubican en la zona (BAJA),
para lo cual, se recomienda, tomar acciones preventivas tendientes a evitar el riesgo, ya que de presentarse el hecho, tendría consecuencias o efectos en los usuarios, finanzas, aprendizaje y/o procedimientos conllevarían a sanciones.
6. De acuerdo con lo anterior, se concluye respecto a los riesgos identificados y
calificados por los procesos que el 72% de los riesgos identificados se encuentran en zonas confortables (baja y moderada) y el 28% en la zona de calor (alta y extrema).
Página 26 de 40
2. MODULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
2.1 COMPONENTE DE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
Se cuenta con los procesos PO-001 Mejoramiento Continuo del Sistema Integrado de Gestión
y PO-031 Evaluación del Sistema Integrado de Gestión, en los cuales se definen los
instrumentos, herramientas y criterios que utiliza la entidad para realizar los procesos de
autoevaluación de manera periódica con el objetivo de medir la efectividad de sus controles y
el resultado de la gestión.
Como resultado de dichos procesos de autoevaluación, las dependencias de la entidad de
manera trimestral presentan los Informes de Gestión, en los cuales reportan el nivel de
avance en la ejecución de sus planes de gestión y proyectos de inversión, y, a través del Visor
de Indicadores se hace seguimiento a los indicadores de gestión y de proceso. En la
herramienta están discriminados los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad.
De acuerdo con lo establecido en la Resolución 086 de 2011 "Por la cual se actualizan las
disposiciones para el funcionamiento de los Subcomités de Autocontrol de la Secretaría
General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., se asignan nuevas funciones a los mismos y se
dictan otras disposiciones", se establece que las Direcciones deben realizar las reuniones de
autocontrol cada dos meses y las Subdirecciones de manera mensual. Las copias de las
actas resultantes de las reuniones, deben ser remitidas a la Oficina de Control Interno, dentro
de los tres días siguientes a su realización.
Dentro de los objetivos de esta instancia, se encuentran definidos: “Fortalecer los Subcomités
de Autocontrol como instrumento válido e idóneo de autoevaluación del Control y la gestión,
que permitan el seguimiento a los avances de los planes institucionales, objetivos, metas, y
demás obligaciones reglamentarias de la Secretaría General; al seguimiento y la
Página 27 de 40
sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, en procura de prestar un óptimo servicio a la
comunidad; al uso eficiente de los recursos; y al logro de la misión institucional”, en tal
sentido, en las reuniones correspondientes se presentan a discusión y evaluación temas
como: Seguimiento a la Gestión, Objetivos, Metas Institucionales, a los compromisos
individuales y Acuerdos de Gestión de Directivos, Seguimiento a las Acciones de Mitigación
sobre los riesgos identificados por los procesos; Seguimiento a las acciones correctivas
establecidas por auditorías y preventivas establecidas por los procesos y seguimiento a las
actividades establecidas en el Plan Anticorrupción de la Entidad”, entre otros.
A continuación se presenta el resultado de seguimiento a la ejecución de las reuniones de Subcomités del periodo enero a junio de 2016:
Realización de Reuniones de Autocontrol Enero – Junio de 2016
Ejecución – Remisión de las Actas
Porcentaje de cumplimiento en la realización de los Subcomités de Autocontrol
77.8%
Días de atraso promedio en la elección de los Subcomités de Autocontrol
1.1 Días
Porcentaje de cumplimiento en el la Presentación del Acta a la Oficina de Control Interno.
91.1%
Días de atraso promedio en el Envío del Acta a la Oficina de Control Interno.
5.5 Días
2.2 COMPONENTE DE AUDITORÍA INTERNA
2.2.1 Auditoría Interna
Informes de evaluación a la gestión, ejecución presupuestal y contractual
En el primer trimestre de la vigencia se realizó la Auditoría de evaluación a la gestión de la
vigencia 2015, a todas las dependencias de la Secretaría General, verificando la ejecución los
planes de gestión, proyectos de inversión y acuerdos de Gestión suscritos por los Gerentes
Página 28 de 40
Públicos, remitiendo los respectivos informes con los resultados de la gestión. De igual forma
se consolidó el Informe de Evaluación de la Gestión de la Secretaría vigencia 2015 publicado
en la página web de la Entidad, dirección electrónica
http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/sites/default/files/4-evaluacion-a-la-gestion-
2015.pdf, donde se concluye que la calificación promedio de la Gestión para la Entidad fue de
94,39%.
De igual manera, durante la vigencia 2016 se han presentado en total cinco (5) Informes de
seguimiento a la Gestión contractual y presupuestal de la Secretaría General a la Alta
Dirección, así:
No OBJETIVO DE LA EVALUACION INFORME
DEFINITIVO PRESENTADO A:
NO. RADICADO Y FECHA (DD/MM/AAAA)
1 Seguimiento a la Gestión Contractual y
Presupuestal
Dalila Astrid Hernández
Corzo/Ana María Rojas Villamil
3-2016-7326 3-2016-7366 01/03/2016
2 Seguimiento a la Gestión Contractual y
Presupuestal
Dalila Astrid Hernández
Corzo/Ana María Rojas Villamil
3-2016-11559 3-2016-11579
05/04/2016
3 Seguimiento a la Gestión Contractual y
Presupuestal
Dalila Astrid Hernández
Corzo/Ana María Rojas Villamil
3-2016/15698/ 03/05/2016
4 Seguimiento a la Gestión Contractual y
Presupuestal
Dalila Astrid Hernández
Corzo/Ana María Rojas Villamil
3-2016-20018/ 01/06/2016
5 Seguimiento a la Gestión Contractual y
Presupuestal
Dalila Astrid Hernández
Corzo/Ana María Rojas Villamil
3-2016-24673 30/06/2016
Por otra parte, durante la vigencia 2016, la Oficina de Control Interno ha presentado un total
de 21 Informes de Mandato Legal, de acuerdo a lo programado, los cuales corresponden a:
Página 29 de 40
Nº NOMBRE DEL INFORME ENVIADO A: RADICADO Y FECHA
1
Informe de seguimiento y control a las acciones establecidas en el Plan Operativo 2015 formulado en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano con corte a 31 de diciembre de 2015
Publicado en página web de la Entidad
29 de enero de 2016
2 Informe Ejecutivo Anual de Control Interno Departamento Administrativo de
la Función Pública
Publicado en Página WEB el 25 de febrero de 2016
3 Informe de Seguimiento a Derechos de Autor en la Secretaría General
Subdirección de Informática y Sistemas y Dirección Nacional de
Derechos de Autor
Publicado en Página WEB el 17 de marzo de 2016
4 Consolidación Rendición de la cuenta anual a la Contraloría de Bogotá
Contraloría de Bogotá
Certificación No.1041220151231 expedida por el SIVICOF de fecha 28/02/2016
5
Relación de las causas que impacta los resultados de los avances de la Gestión presupuestal, contractual y Física en cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo en la Secretaria General
Secretaria General Correo interno
febrero 15 de 2016
6
Relación de los diferentes informes que haya presentado y publicado, en cumplimiento de sus funciones y sobre la ejecución del programa Anual de Auditorías en la Secretaria General
Secretaria General Correo interno
febrero 15 de 2016
7 Informe de Austeridad del Gasto Dalila Astrid Hernández Corzo 3-2016-
7990/04/03/2016
8 Informe Pormenorizado del Sistema de Control Interno correspondiente al primer cuatrimestre de la vigencia 2016
Informe publicado en la página web de la Secretaría General el 11 de
marzo de 2016 http://secretariageneralalcaldiamayor.
gov.co/informes/control-interno/informe-auditorias
y remitido mediante memorando 3-2016-9114 de fecha 14 de marzo de
2016 a la Oficina Asesora de Planeación
3-2016-9114 del 14/03/2016
9 Informe de resultados del avance de la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión
Informe presentado a través del Sistema de Información del Sistema
Integrado de Gestión SISIG con certificado de recepción de
información de fecha 15 de febrero de 2016
Informe remitido a la Oficina
Asesora de Planeación mediante
memorando de radicado 3-2016-4970 de fecha 16
de febrero de 2016
10 Informe de Seguimiento al Programa Anual de Auditoria Remitido Subdirección de Talento
Humano Correo Electrónico
Página 30 de 40
Nº NOMBRE DEL INFORME ENVIADO A: RADICADO Y FECHA
11 Informe de seguimiento al control interno contable
Dra. Andrea Benavides Mayorca Subdirectora Financiera
Enviado a la Veeduría Distrital a través de correo electrónico el día 29
de enero de 2016
3-2015-44579/22/12/2015
12 Informe Consolidado Decreto 370 de 2014 (Relación causas e informes generados por las Entidades del Distrito)
Secretaria General
Publicado en la Intranet de la entidad Julio de
2016
13 Informe de seguimiento al avance de las actividades programadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano con corte a 30 de abril de 2016
- Secretaria General - Publicado en página web de la Entidad el 16 de mayo de 2016
3-2016-17664 del 18/05/2016
14
Relación de las causas que impacta los resultados de los avances de la Gestión presupuestal, contractual y Física en cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo (decreto 370)
Oficina de Control interno Secretaría General
Remitido por Correo electrónico
el 30/04/2016
15
Riesgos que puedan impactar los resultados previstos en los Planes de Gestión y los Proyectos de inversión, y que pudieran llegar a afectar el cumplimiento de los compromisos del Plan de Desarrollo.
Oficina de Control interno Secretaría General
Remitido por Correo electrónico
el 30/05/2016
16
Consolidado de todas entidades de los Riesgos que puedan impactar los resultados previstos en los Planes de Gestión y los Proyectos de inversión, y que pudieran llegar a afectar el cumplimiento de los compromisos del Plan de Desarrollo.
Secretaria General Pendiente
revisión y Envío
17 Informe de Seguimiento Comités de Conciliación
Luz Elena Rodríguez Quimbayo - Subdirectora Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño
Antijurídico.
3-2016-23397 - 23 de junio de
2016
18 Informe de seguimiento a la implementación de la Directiva 003 de 2013
- Doctora Adriana Margarita Urbina Pinedo - Directora Distrital de
Asuntos Disciplinarios
3-2016-17010 del 13/05/2016
19 Informe de Austeridad del Gasto Secretaria General/
Subsecretaria General 3-2016-20811 /08/06/2016
20 Informe Contable Subdirección Financiera
3-2016-24673 30/06/2016
21
Informe de seguimiento a la gestión de riesgos de la Secretaría General Informe de seguimiento a la gestión de riesgos de Corrupción de la Secretaría General
Secretaria General
3-2016-23544 del 24/06/2016
3-2016-15750 del 03/05/2016
Página 31 de 40
2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
2.3.1 Plan de Mejoramiento
Plan de Mejoramiento Contraloría de Bogotá
Con ocasión del informe de Auditoria de Regularidad 2015 presentado por la Contraloría de
Bogotá, para la vigencia 2015 el ente de control determinó el fenecimiento de la cuenta,
presentando el siguiente comportamiento en las vigencias anteriores:
Frente a la evaluación realizada por la Contraloría al plan de mejoramiento de la entidad, se
presentó el siguiente resultado:
Página 32 de 40
Por otra parte, en el informe definitivo presentado por el ente de control, fueron presentados
un total de 29 hallazgos administrativos, 9 con incidencia disciplinaria como se presenta a
continuación:
Administrativos 29
Con Incidencia Fiscal 0
Con Incidencia Disciplinaria 9
Con Incidencia Penal 0
Plan de Mejoramiento Auditoría Interna
Frente al estado de los Planes de Mejoramiento por procesos, suscritos durante la vigencia
2015 con la Oficina de Control Interno, a partir de las Auditorías Integrales realizadas a todos
los procesos de la entidad se presenta el siguiente balance:
HALLAZGOS DE AUDITORIA INTEGRAL
Hallazgos de
Auditoria Cerrados Abiertos Efectividad
Acciones
Establecidas
No
Conformidad 89 33 56 37% 264
Observaciones 47 22 25 47% 110
TOTAL 136 55 81 40% 374
A partir del seguimiento al estado de las acciones realizado por la Oficina de Control Interno
durante los meses de marzo y abril se presentó el siguiente resultado:
Página 33 de 40
DependenciasNo
conformidadesObservaciones
Total
Acciones
Acciones
Abiertas
Acciones
Cerradas%
Dir. Distrital de Relaciones Internacionales 0 4 4 0 4 100%
Oficina Asesora de Planeación 4 0 7 1 6 86%
Dirección Jurídica Distrital 8 5 58 12 46 79%
Alta Consejeria Distrital de TIC 7 0 20 6 14 70%
Subdirección Aministrativa 4 2 13 4 9 69%
Subdirección Informática y Sistemas 0 4 15 6 9 60%
Dir. Distrital Desarrollo Institucional 6 3 9 4 5 56%
Of. de Protocolo 2 0 4 2 2 50%
Subdirección de Contratación 4 2 27 14 13 48%
Dirección Archivo de Bogotá 5 16 72 38 34 47%
Subdirección de Imprenta Distrital 1 1 7 4 3 43%
Alta Consejeria DVPR 14 0 53 33 20 38%
Dir. Distrital de Asuntos Disciplinarios 2 6 14 9 5 36%
Oficina Asesora de Prensa 7 0 9 6 3 33%
Subdirección Financiera 4 2 10 7 3 30%
Oficina de Comunicaciones 5 2 13 10 3 23%
Dir. Distrital Servicio al Ciudadano 11 0 31 26 5 16%
Subdirección de Talento Humano 5 0 8 7 1 13%
89 47 374 189 185 49%
3
Porcentaje de ejecución acciones Plan de Mejoramiento Auditorías Internas 49%
SEGUIMIENTO ACCIONES DE MEJORAMIENTO
5
6
4
Frente a un total de 89 No conformidades y 47 observaciones suscritas en los planes de
mejoramiento con los procesos, con un total de 374 acciones formuladas para su tratamiento,
se dio cierre a un total de 185 acciones, continuando abiertas 189 para un porcentaje de
ejecución de acciones del 49%.
Por otra parte, a través del aplicativo del Sistema Integrado de Gestión, se identificaron no
conformidades y se realizaron acciones correctivas, preventivas y de mejora cuyo estado en el
periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de mayo de 2016, se describe a continuación:
Reporte No Conformidades 01/01/2016 a 31/05/2015
Estado Total
Solicitado 2
Nuevo 7
En gestión 14
Genera acción correctiva 4
No genera acción correctiva 12
Cerradas 7
Rechazadas 4
Total 50 Fuente: Sistema de Información SIG- Oficina Asesora de Planeación 2016
Página 34 de 40
Consolidado estado de acciones correctivas, preventivas y de mejora
Período: 01/01/2016 al 31/05/2016
Tipo de acción Gestión Cerradas Total
Correctivas 17 6 23
Preventivas 4 1 5
Mejora 17 8 25
Total 53 Fuente: Sistema de Información SIG- Oficina Asesora de Planeación 2016
3. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación Interna y Externa
Comunicación Interna
Durante la vigencia 2015, se realizó la revisión de la implementación del Manual de
Comunicación Organizacional para el Distrito Capital en los 13 sectores administrativos del
Distrito; se realizó una encuesta dirigida a los equipos de comunicación interna de los 13
sectores Administrativos, con el fin de conocer la implementación del Manual de
Comunicación Organizacional, de lo cual el diagnóstico evidenció que 5 sectores están
implementando el Manual.
Se realizó el diseño de una estrategia para la apropiación del Manual de Comunicación
Organizacional para el Distrito Capital en los 13 sectores administrativos del Distrito, y se
diseñó la estrategia comunicacional para lograr la apropiación del Manual, en los sectores
administrativos donde no se ha implementado.
Con la participación de la Mesa Distrital de Comunicación, el equipo del Sistema Integrado de
Gestión de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional revisó el Manual de Comunicación
Organizacional para el Distrito Capital y consideró necesario re-estructurar el documento
teniendo en cuenta los requisitos asociados a la NTD-SIG 001-2011, del cual se realizó
socialización a través de correo electrónico y la página web de la Secretaría General.
Página 35 de 40
Se desarrollaron estrategias (talleres), que permitieron el fortalecimiento de la Red Distrital de
Comunicación Organizacional Interna del Distrito Capital. El 29 de mayo de 2015, se llevó a
cabo el taller denominado “Fortalecimiento de la Red Distrital de Comunicación
Organizacional Interna del Distrito Capital”, en el que participaron comunicadores, web
master, diseñadores gráficos y community manager del Distrito. En el evento se dictaron
charlas relacionadas con: comunicación corporativa, comunicación digital, protocolo y
comunicación en crisis.
No obstante lo anteriormente descrito, la Oficina de Control Interno recomienda continuar con
el fortalecimiento de la implementación y despliegue de la Política de Comunicaciones de la
entidad.
Comunicación Externa - Seguimiento y evaluación a la atención de peticiones,
quejas, reclamos, sugerencias, denuncias por presuntos actos de corrupción y
felicitaciones recibidas en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá
La Secretaría General cuenta con mecanismos de participación ciudadana entre los que se
encuentra el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones – SDQS, herramienta virtual que
permite a la ciudadanía interponer quejas, reclamos, solicitudes de información, consultas,
sugerencias, felicitaciones y denuncias por corrupción, con el objeto de que la Secretaría
General y demás Entidades Distritales emitan una respuesta oportuna, o inicien una actuación
administrativa según sea el caso.
La Oficina de Control Interno de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en
cumplimiento a las funciones establecidas en la Ley 87 de 1993 y en el Artículo 76 de la Ley
1474 del 12 de julio de 2011 “Estatuto Anticorrupción”, realizó seguimiento y evaluación al
tratamiento de las peticiones que la ciudadanía interpone ante la entidad, durante el periodo
comprendido entre el 1º de enero al 30 de junio de 2016.
El seguimiento y evaluación al tratamiento de los requerimientos de la ciudadanía se llevó a
Página 36 de 40
cabo teniendo en cuenta los reportes generados por el Sistema de Información SDQS.
Igualmente, se generaron reportes de las peticiones de la ciudadanía recibidas a través del
Sistema Integrado de Gestión Documental y Archivo – SIGA, con el fin de verificar la
integración del servicio web entre los dos Sistemas de Información.
La Oficina de Control Interno a partir del seguimiento realizado presentó las siguientes
recomendaciones:
1. De acuerdo con lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, relacionado
con “… Todas las entidades públicas deberán contar con un espacio en su página web
principal para que los ciudadanos presenten quejas y denuncias de los actos de
corrupción realizados por funcionarios de la entidad, y de los cuales tengan
conocimiento, así como sugerencias que permitan realizar modificaciones a la manera
como se presta el servicio público”, la Secretaría General cuenta con una herramienta
virtual que permite a la ciudadanía interponer quejas, reclamos, solicitudes de
información, consultas, sugerencias, felicitaciones y denuncias por corrupción, a la
cual se puede acceder a través de la siguiente dirección
http://www.bogota.gov.co/sdqs. Así como también, en cumplimiento con lo establecido
en la Ley de Transparencia - Ley 1712 “Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan
otras disposiciones”.
2. En el Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General se encuentra publicado el
Proceso “Sistema Distrital de Quejas y Soluciones”, código 2212200-PO-006, Versión
09, cuyo objetivo es “Recibir, analizar y direccionar las solicitudes ciudadanas a las
diferentes entidades distritales, nacionales o privadas que sean competentes de dar
trámite y respuesta de fondo al ciudadano (a), realizar seguimiento a la atención de los
requerimientos por parte de las áreas de la Secretaría General y entidades distritales,
así como evaluar la calidad y calidez de las respuestas emitidas a los mismos, y
administrar el aplicativo Sistema Distrital de Quejas y Soluciones”. Igualmente, este
proceso está integrado por los siguientes documentos que coadyuvan a cumplir su
Página 37 de 40
objetivo:
- Procedimiento Atención de Peticiones Ciudadanas - 2212200-PR-291
- Procedimiento Administración del Aplicativo del Sistema Distrital de Quejas y
Soluciones - 2212200-PR-254
- Manual de Operación del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones - 2212200-MA-003
- Manual del usuario – funcionario del aplicativo SDQS - 2212200-MA-026
- Manual del usuario – peticionario aplicativo SDQS - 2212200-MA-027
- Guía para la evaluación de la calidad y calidez de las respuestas emitidas a las
peticiones ciudadanas y manejo del aplicativo SDQS - 2212200-GS-021
3. La Secretaría General dando cumplimiento al Artículo 76, el cual menciona que “…En
toda entidad pública, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de
recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos
formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad”, cuenta
con un oficina ubicada en el Primer Piso del Edificio Liévano – Carrera 8 No. 10-65,
dispuesta para tal fin.
4. La Entidad dispone de un canal telefónico (Línea 195), a través del cual los ciudadanos
pueden acceder desde su teléfono fijo o celular para interponer sus peticiones las 24
horas del día de domingo a domingo.
5. De conformidad con el Decreto 124 del 26 de enero de 2016, la Secretaría General de
la Alcaldía Mayor de Bogotá, registró en el Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano 2016, actividades encaminadas a mejorar los mecanismos de atención al
ciudadano, a las cuales la Oficina de Control Interno realizó seguimiento y control con
corte al 30 de abril de 2016.
6. La Subdirección de Calidad del Servicio dependencia adscrita a la Dirección Distrital
de Servicio al Ciudadano, cumpliendo su función de seguimiento al tratamiento de las
peticiones interpuestas por la ciudadanía en el Sistema Distrital de Quejas y
Página 38 de 40
Soluciones - SDQS ante la Secretaría General y a las demás Entidades Distritales,
publicó los informes mensuales a través de la página web de la Entidad, los cuales se
pueden consultar en la siguiente dirección:
http://secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/transparencia/informes/sdqs/2016
Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el numeral 3 del Artículo 3° del Decreto 371 de
2010 "Por el cual se establecen lineamientos para preservar y fortalecer la transparencia y
para la prevención de la corrupción en las Entidades y Organismos del Distrito Capital", y en
la Ley 1712 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a
la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.
7. Durante el primer semestre de 2016, la Secretaría General recibió a través del Sistema
Distrital de Quejas y Soluciones – SDQS un total de 4.357 peticiones, relacionadas con
su misionalidad, de las cuales se encuentran atendidas dentro de los términos
establecidos en la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, un total de 3.978 peticiones
ciudadanas, es decir, el 91%. 379 peticiones que corresponden al 9% del total de
peticiones recibidas (4.357), registran entre 1 y 53 días de vencimiento en los términos
reglamentarios.
8. De acuerdo con lo evidenciado en las peticiones que presentar mayor número de días
de vencimiento se observó que:
Si bien algunas peticiones fueron atendidas dentro de los términos legales, no se
realizó la respectiva finalización y cierre en el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones
– SDQS.
No se está realizando en el SDQS el registro de números de radicación de salidas,
fechas de salida del radicado, comentarios y observaciones, que evidencien el
tratamiento dado a la petición.
Página 39 de 40
No se asignaron oportunamente, algunos requerimientos no se asignaron
oportunamente, algunos después de la fecha de vencimiento.
9. De igual manera, se observa que la Subdirección de Calidad del Servicio de la
Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano, realizó durante el primer semestre de
2016, el seguimiento a las peticiones que no han sido atendidas de conformidad con
los términos establecidos en la Ley, remitiendo comunicación interna a las
dependencias, en las cuales solicitó dar celeridad a la respuesta y atender
oportunamente las peticiones ciudadanas.
10. De acuerdo con la información registrada en el SDQS, se observa, que el medio más
utilizado por la ciudadanía para interponer los recursos ante la Secretaría General, es
el escrito con un porcentaje del 50,33% (2.193), seguido del e-mail con una
participación del 21,74% (947) y la web con un 11,54% (503) de total de
requerimientos recibidos durante el primer semestre del año en curso.
11. La tipología más representativa durante el primer semestre de 2016, correspondió al
“Derecho de petición de interés particular”, con un 65,50% (2.854), seguido de “Queja”
con una participación del 12,65% (551), posteriormente, el “Derecho de Petición de
Interés General” con un 5,30% que corresponde a 231 peticiones recibidas.
12. La dependencia que recibió mayor número de peticiones ciudadanas durante el Primer
Semestre de 2016 fue la Oficina Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas
con una participación del 44,39% (1.934) del total de requerimientos recibidos (4.357).
13. El Subtema que presenta mayor número de requerimientos recibidos durante el primer
semestre fue el de “Reparación Integral a las Víctimas”, con un total de 680 peticiones.
Posteriormente, el subtema: “Asistencia y Reparación Integral a las Víctimas del
Conflicto Armado”, con un total de 91 peticiones y “Atención y Servicio a la
Ciudadanía” con un total de 53 peticiones.
Página 40 de 40
14. La Secretaría General durante el primer semestre de 2016, recibió cuatro (4)
peticiones provenientes de veedurías ciudadanas, a las cuales se les dio respuesta al
peticionario.
Durante el primer semestre del año en curso, entró en funcionamiento la implementación del
servicio web entre el Sistema Integrado de Gestión de la Correspondencia – SIGA y el
Sistema Distrital de Quejas y Soluciones – SDQS. Sin embargo, se evidenció que no todas las
peticiones presentadas por la ciudadanía se encuentran con el respectivo código y fecha de
radicación del SDQS.
Revisó: Jorge Hernando Rodríguez Morales
Jefe Oficina de Control Interno
Proyectó: María Jazmín Gómez Olivar
Junio de 2016
