INFORME TRIMESTRAL · inventarios y compras de dos hospitales del MSPAS Descripción: La...
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1 Con el apoyo de INFORME TRIMESTRAL “Rendición de cuentas en el sistema de compras de los Hospitales Roosevelt y San Juan de Dios del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social” Octubre a diciembre 2017
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Con el apoyo de
INFORME TRIMESTRAL “Rendición de cuentas en el sistema de compras de los Hospitales Roosevelt y San Juan de Dios del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social”
Octubre a diciembre 2017
UNO
DOS
TRES
CUATRO
DISCLAIMER
Este informe fue elaborado gracias al apoyo generoso del pueblo americano a través de la Agencia de
los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID). El contenido es la responsabilidad
exclusiva de Fundación para el Desarrollo de Guatemala - FUNDESA y no refleja necesariamente la
posición de USAID o del Gobierno de los Estados Unidos”.
ÍNDICE RESUMEN EJECUTIVO .......................................................................................................................... 1
ACTIVIDADES REALIZADAS .................................................................................................................. 2
OBJETIVO DEL PROYECTO ......................................................................................................................... 2 Objetivo Específico 1 Contribuir para que el MSPAS pueda realizar las compras de acuerdo a la
demanda real basada en el perfil epidemiológico y demanda de medicamentos por enfermedad de
cada hospital ......................................................................................................................................... 2
Objetivo Específico 2 Implementar un sistema de monitoreo y evaluación del manejo de los
inventarios y compras de dos hospitales del MSPAS ............................................................................ 3
Objetivo Específico 3 Mejorar la distribución y compra de medicamentos, equipos médicos
quirúrgicos y servicios no personales ................................................................................................... 4
Objetivo Específico 4 Promover la adopción de buenas prácticas para la transformación de la
cultura de eficiencia, calidad y transparencia del personal y la institucionalización de los cambios
acorde a marcos normativos del MSPAS para la sostenibilidad y escalabilidad en todas las unidades
ejecutoras ............................................................................................................................................. 4
Actividades no previstas en el plan, no realizadas o desestimadas ....................................................... 10 PRINCIPALES RESULTADOS ................................................................................................................ 12
ENFOQUE DE GÉNERO E INCLUSIÓN SOCIAL ....................................................................................... 12
Participación dentro del Proyecto de poblaciones que viven en condiciones de vulnerabilidad (mujeres, jóvenes, pueblos indígenas, personas con discapacidad, comunidad LGTBI, entre otras) .... 12 Efecto del Proyecto para poblaciones que viven en condiciones de vulnerabilidad (mujeres, jóvenes, pueblos indígenas, personas con discapacidad, comunidad LGTBI, entre otras) ................................... 12
MONITOREO Y EVALUACIÓN ............................................................................................................. 13
COMUNICACIÓN Y MATERIAL PRODUCIDO ........................................................................................ 15
BUENAS PRÁCTICAS .......................................................................................................................... 16
RETOS Y LECCIONES APRENDIDAS ...................................................................................................... 17
RECOMENDACIONES ......................................................................................................................... 18
PROXIMOS PASOS ............................................................................................................................. 19
ANEXOS ............................................................................................................................................ 20
Anexo A: Reporte de Indicadores ........................................................................................................... 20 Anexo B: Registro de participantes ......................................................................................................... 20 Anexo C: Calendario Trimestral de Actividades ...................................................................................... 20 Anexo D: Reporte de Acciones de Abogacía e Incidencia ....................................................................... 20 Anexo E: Medios de verificación ............................................................................................................. 20
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RESUMEN EJECUTIVO
El proyecto “Rendición de cuentas en el sistema de compras de hospitales del Ministerio de Salud
Pública y Asistencia Social” está diseñado para el desarrollo de una metodología de manejo de
inventarios y control en las compras, enmarcados en la transparencia y eficiencia del gasto público. La
metodología comprende una herramienta que proyecta por cada tipo de medicamento o equipo médico
quirúrgico qué comprar, cuándo comprar, cuánto comprar, precios de referencia con la finalidad de no
desabastecerse o tener sobre stock de los inventarios de los hospitales.
Durante el cuarto trimestre del proyecto se ha trabajado con la Unidad de Gestión Logística -UGL- del
Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social -MSPAS-, bajo la designación del despacho ministerial. Se
han analizado los códigos de los insumos tanto de medicamentos como de material médico quirúrgico
para estandarizarlos a las necesidades de los hospitales.
El proyecto tuvo un stand by derivado la crisis política y administrativa del Gobierno y Ministerio de
Salud Pública y Asistencia Social, lo cual repercutió en atrasos significativos en el avance del proyecto.
Afortunadamente las nuevas autoridades del Ministerio de Salud han manifestado su apoyo al proyecto,
pero la comunicación del Ministerio hacia la UGL no se ha dado con la agilidad necesaria.
Los resultados más importantes en este período consisten en la revisión y validación de los códigos de
medicamentos y equipo médico quirúrgico con el personal de Farmacia del Hospital San Juan de Dios.
Asimismo, se agregaron códigos a nuevos insumos, principalmente en equipo médico quirúrgico, que
han estado siendo adquiridos en el Hospital San Juan de Dios. Con base en estos resultados, se han
determinado los límites máximos y mínimos por cada medicamento y equipo médico quirúrgico que el
MSPAS debe comprar.
El reto con la UGL es agilizar los trámites de institucionalización de la herramienta para que luego pueda
escalar a todos los hospitales. Ya se ven avances del proyecto, sin embargo, debe institucionalizarse la
metodología y herramientas para que se utilicen oficial y formalmente en los hospitales. Aunque la
Norma Técnica para la Gestión de Medicamentos y Productos Afines en Hospitales (NT 34-2002) ya fue
modificada, en un taller llevado a cabo por la UGL, en el mes de noviembre, está pendiente la
elaboración de los procedimientos que regulen su uso.
La herramienta de alerta temprana, para la detección de compras atípicas se ha ejecutado con datos
hasta septiembre y se ha detectado la necesidad de normalizar la data a usar en dicha herramienta para
hacer que los resultados sean más contundentes. Esta herramienta será de mucha utilidad para
identificar anomalías en los procesos de contratación y compra de insumos. La herramienta cuenta con
una escala de riesgo y, con base al análisis histórico y actual, se determinará que unidad está incurriendo
en faltas administrativas para poder indagar a nivel de detalle por tipo de compra, volumen y proveedor.
Se analizará con las nuevas autoridades del MSPAS su uso e institucionalización.
Durante este IV Trimestre no se realizaron eventos públicos derivado los atrasos que se ocasionaron por
falta de información. En el caso de otros proyectos financiados por USAID se han realizado y participado
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en reuniones de coordinación para unificar esfuerzos, como sucedió en la reunión con MINFIN sobre la
codificación de insumos del MSPAS.
ACTIVIDADES REALIZADAS
OBJETIVO DEL PROYECTO Lograr la eficiencia, calidad y transparencia del gasto público en salud a través de la implementación de
mejores prácticas en el manejo de inventarios para la compra de medicinas, equipo médico quirúrgico y
servicios no personales de los hospitales Roosevelt y San Juan de Dios.
Objetivo Específico 1 Contribuir para que el MSPAS pueda realizar las compras de acuerdo a la
demanda real basada en el perfil epidemiológico y demanda de medicamentos por enfermedad de
cada hospital
Descripción: Después de solventar la serie de cambios administrativos en el Hospital San Juan de Dios y
en el Hospital Roosevelt, que dificultaron por más de 4 meses alcanzar los resultados sobre este
objetivo, se logró la apertura con las respectivas autoridades de los hospitales, para poder obtener los
datos de existencias, consumos y compras de los últimos meses para actualizar la herramienta que
permitirá optimizar las compras de los medicamentos y equipo médico quirúrgico.
Con los datos actualizados a noviembre, ya la base a procesar por la herramienta es de 23 meses de
registros, lo cual asegura aún más la exactitud de los resultados y análisis estadístico que la misma
proporciona.
Lo ideal, a procesar en datos históricos por parte de la herramienta, es llegar a tener 24 meses de
registros, los cuales se lograrán a finales del 2017.
Con la autorización de las direcciones de los hospitales, se tienen reuniones de trabajo para la validación
y afinamiento de los códigos y parámetros que necesita la herramienta estocástica para poder reflejar
adecuadamente los comportamientos de los diferentes insumos.
En ambos hospitales se ha tenido acceso adecuado y en tiempo a la data y eso ha permitido tener los
resultados del estado de inventario de los diferentes insumos.
Para que la herramienta pueda ser implementada dentro de los Hospitales, es necesario que el
Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, gire sus instrucciones a todas las unidades ejecutoras a
efecto que se institucionalice la herramienta. Las acciones del proyecto para que se institucionalice la
norma se han encaminado a reuniones con el Ministro de Salud, Viceministro de hospitales,
Coordinación de Hospitales y Unidad de Gestión Logística, con quienes se acordó que la herramienta
debe automatizarse para que sea generado un acuerdo ministerial para que se institucionalice y sea
utilizada en 7 hospitales (Roosevelt, San Juan de Dios, Nacional de Cobán, Antigua Guatemala, Zacapa,
Escuintla y Regional de Occidente) como piloto y posteriormente pueda irse implementando al resto de
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hospitales en una segunda fase del proyecto, según se ha manifestado verbalmente por el actual
Ministro de Salud de llevar la metodología a las red hospitalaria nacional..
Debido a la situación coyuntural que atraviesa el país y el mismo MSPAS, hubo un relevo en el MSPAS, a
pesar del cual se ha logrado refrendar el apoyo al proyecto.
Objetivo Específico 2 Implementar un sistema de monitoreo y evaluación del manejo de los
inventarios y compras de dos hospitales del MSPAS
Descripción: La herramienta desarrollada para el control de compras e inventarios cuenta ya con
registros históricos de 24 meses de los consumos, las compras, las existencias y los tiempos de respuesta
de los proveedores, permitiendo definir niveles adecuados de operación que garanticen el
abastecimiento oportuno, y en la cantidad necesaria, de todos y cada uno de los insumos que
pertenecen a los renglones de Medicamentos (266) y Material Médico Quirúrgico (295), sin importar la
categoría de consumo que presenten. Durante este trimestre, la herramienta no ha sido evaluada por la
Unidad de Gestión Logística del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (UGL MSPAS) debido a los
cambios en su dirección señalados anteriormente.
Para ambos hospitales se definió un plan de trabajo que permita un proceso fluido y lograr poner al día
la información mensual y ya poder presentar resultados. Las autoridades de ambos hospitales giraron
sus instrucciones a sus respectivos equipos para que se activara y trabajara en dicho plan y tener
resultados lo más pronto posible.
En ambos hospitales, aún y cuando si se pudo tener acceso a la data mensual, el equipo del hospital
Roosevelt, le manifestó al director de dicho hospital que la herramienta hace lo mismo que ellos “mal
que bien” han estado realizando siempre y por lo tanto, no la usarían para sus estimaciones. Esto
impacta fuertemente la implantación de la herramienta en el hospital, pues se necesita el concurso del
personal para poder avanzar en la buena marcha del proyecto. En reuniones sostenidas con el Sr.
Ministro se ha indicado por su parte que la herramienta debe ser implementada por los beneficios que
presenta y que deben lograrse los mecanismos para tal efecto. El despacho ministerial ha delegado a
una persona para que brinde el apoyo que haga falta en las unidades ejecutoras, para que la
herramienta sea usada sin falta.
Para hacer más fácil la implementación de la herramienta, se acordó la elaboración de una aplicación
informática que automatizará la información y requerirá un menor esfuerzo y dedicación de tiempo para
cargar la información cada mes. Esta aplicación Ha sido autorizada por Counterpart para que se inicie su
desarrollo. Se espera tenerla completamente desarrollada y en operación en el mes de febrero de 2018.
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Objetivo Específico 3 Mejorar la distribución y compra de medicamentos, equipos médicos
quirúrgicos y servicios no personales
Descripción: Aunque la herramienta de optimización de compras e inventarios ya está parametrizada
para cumplir con los requerimientos de los hospitales, hay factores que han impedido que esta sea
implementada para obtener los resultados deseados. Los principales factores que podemos mencionar
son:
• Factor 1
o Hallazgo: Se detectaron insumos que no tienen una codificación que permita la
trazabilidad del historial de compras y consumos.
o Solución: Se generó un listado cruzado de los insumos, para asignarles código
acorde al Catálogo de Codificaciones del MSPAS para insumos de Medicamentos
y Material Equipo Médico Quirúrgico que se está implementando. En los 2
hospitales el listado cruzado contiene los códigos del hospital, el código del
Ministerio de Salud MSPAS y del Ministerio de Finanzas MINFIN.
• Factor 2
o Hallazgo: Falta de disposición de personal del Hospital Roosevel para usar la
herramienta.
o Solución: Se ofreció el desarrollo de una aplicación informática para hacer más
fácil la incorporación de datos al modelo y agilizar la presentación de resultados.
• Factor 3
o Hallazgo: Falta de inclusión de la herramienta en la norma vigente que rige las
compras de los Hospitales.
o Solución: La UGL está gestionando la inclusión de nuevas metodologías de
cálculo de los sugeridos de compras para que se permita su uso oficial.
Objetivo Específico 4 Promover la adopción de buenas prácticas para la transformación de la
cultura de eficiencia, calidad y transparencia del personal y la institucionalización de los cambios
acorde a marcos normativos del MSPAS para la sostenibilidad y escalabilidad en todas las unidades
ejecutoras
• Descripción: Este objetivo, tal y como está planteado, no ha podido ser alcanzado pues, aún y cuando se trasladó todo el trabajo llevado a cabo a las autoridades del ministerio, estas no han tomado la decisión de socializar y activar las sugerencias del equipo.
Con el nuevo cambio de autoridades, deberá plantearse nuevamente este tema, para lograr un apoyo más activo sobre el mismo.
En cuanto a la herramienta que monitorea el comportamiento de compras atípicas, esta ya ha sido alimentada y ejecutada con los datos a septiembre 2017 de compras, existencias y precios.
Se logró el compromiso de los directores de los Hospitales para el envío mensual de información.
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Al analizar los resultados obtenidos se detectó una situación con la data de ambas corridas que hace necesario normalizar dicha data para hacer más contundentes los resultados.
Automatizar el Dashboard de indicadores claves de gestión por cada uno de los hospitales.
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ACTIVIDADES NO PREVISTAS EN EL PLAN, NO REALIZADAS O DESESTIMADAS
Objetivo 1. Contribuir para que el MSPAS pueda realizar las compras de acuerdo a la demanda
real basada en el perfil epidemiológico y demanda de medicamentos por enfermedad de cada
hospital.
Las siguientes 3 actividades no han sido desarrolladas debido a que no se cuenta aún con autorización
de los directores de los hospitales del proyecto y del MSPAS. Su ejecución se realizará al recibir la
autorización. Las actividades programadas se han recalendarizado sin confirmar fecha y hora.
Actividad 1.4 Evaluación física de inventarios en bodegas del MSPAS y farmacias de los hospitales
Descripción: Debido a cambios administrativos en el hospital San Juan de Dios, esta actividad no pudo
llevarse a cabo y fue recalendarizada para el próximo trimestre. En el hospital Roosevelt, la actividad fue
cancelada en 2 ocasiones por parte del equipo del hospital, por lo que fue recalendarizada para el
primer trimestre de 2018.
Actividad 1.6 Solicitud de cotización a proveedores de servicios
Descripción: Requerir cotización a nuevos proveedores de Servicios No Personales por los hospitales,
para poder establecer una comparación económica de los costos de estos y lograr conseguir una
reducción de costos en la prestación de los servicios contratados.
Metodología utilizada: Una vez determinados los diferentes Servicios No Personales, se envía una
solicitud de cotización en un formato definido por el hospital. Evaluación de las diferentes ofertas a fin
de asegurar que las mismas proveen servicios de calidad a un precio adecuado para el hospital. La
actividad no ha podido ser llevada a cabo, debido a que se está coordinando con la UGL y la gerencia de
los hospitales, la fecha para poder realizarla; por lo tanto, lo que está pendiente es la autorización por
parte de la UGL para la generación de las cotizaciones y envío a los proveedores. La actividad debe ser
ejecutada en conjunto con el personal del MSPAS. Pendiente de ejecutar esta actividad debido que el
director de la Unidad de Gestión Logística dejó el cargo.
Participantes: a) Hospital San Juan de Dios: 2 Consultores del proyecto y, b) Hospital Roosevelt: 2
Consultores del proyecto.
Actividad 1.7 Acompañamiento en la renegociación de contratos para lograr ahorros
Descripción: Reuniones de seguimiento y acompañamiento, con la UGL y Unidades de Compra de los
hospitales, para la renegociación de contratos de los proveedores. La aplicación de estas decisiones del
proyecto está ligada a la adopción e instrucción de la herramienta en los hospitales de forma oficial, lo
que requiere un proceso de capacitación, empoderamiento y actualización de normas.
Metodología utilizada: Definición con el personal de los hospitales San Juan de Dios y Roosevelt, de la
estrategia a seguir en la renegociación. Revisión de ofertas presentadas y creación de base de datos
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comparativa que permita analizar las diferencias de precio entre proveedores ofertantes. Distribución
del servicio entre los 3 mejores proveedores en proporciones satisfactorias para ambas partes y que
eviten tener un proveedor único. Esta actividad no se ha podido llevar a cabo debido que la información
de las compras de mayo a septiembre no ha sido recibida para hacer los análisis de sugerido de compra.
Con esta información se puede apoyar la negociación de compra con diferentes proveedores.
Participantes: Consultores del proyecto MSc. Ing. Andrés Domingo Castillo, Ing. Osmar Duarte e Ing.
Fredy Arturo Paniagua.
Objetivo 2. Implementar un sistema de monitoreo y evaluación del manejo de los inventarios y
compras de dos hospitales del MSPAS
Actividad 2.3 Cumplimiento de la restricción de compra de medicamentos, equipo médico quirúrgico y
servicios no personales (Oficina de Gestión del Proyecto -PMO-)
Descripción: Esta actividad no ha podido ser llevada a cabo ya que depende de la autorización
ministerial del uso de la herramienta, aunque se refleja una reducción en las compras directas, la data
de los hospitales ya se está recibiendo completa para poder hacer los análisis correspondientes.
Objetivo 3. Mejorar la distribución y compra de medicamentos, equipos médicos quirúrgicos y
servicios no personales.
Actividad 3.3 Revisión semanal de sugerido de compras según método estocástico
Descripción: Esta actividad ya ha podido ser llevada a cabo de forma mensual, pues la información de
compras a diciembre de ambos hospitales ya se ha recibido completa para poder hacer análisis de los
sugeridos de compra.
Actividad 3.4 Revisión semanal de sugerencias de compra de unidades responsables de los hospitales
Descripción: Esta actividad depende de la modificación a la normativa vigente, proceso que está siendo
coordinado con la Unidad de Gestión Logística; se estima que en el mes de enero de 2018 se pueda
realizar al obtener la autorización respectiva.
Objetivo 4. Promover la adopción de buenas prácticas para la transformación de la cultura de
eficiencia, calidad y transparencia del personal y la institucionalización de los cambios acorde a
marcos normativos del MSPAS para la sostenibilidad y escalabilidad en todas las unidades
ejecutoras
Actividad 4.3 Elaboración de reportes de recomendaciones para la mejora de las competencias del
personal a cargo de la cadena de suministros en los hospitales de estudio
Descripción: Esta actividad se ha pospuesto derivado de los retrasos que se tienen en el cronograma por
cambios administrativo en los hospitales, se tiene previsto implementarla en enero 2018 pues ya se ha
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estado en comunicación con la Unidad de Gestión Logística para analizar y tener visto el personal que
debe estar en cada puesto.
PRINCIPALES RESULTADOS
Objetivo Específico 1. Contribuir para que el MSPAS pueda realizar las compras de acuerdo a la
demanda real basada en el perfil epidemiológico y demanda de medicamentos por enfermedad
de cada hospital.
Resultado 1: Reducción de 20% de los montos de compra que no corresponden a la demanda real.
% del monto de compra vinculado a la severidad del producto (medicamentos y equipo médico quirúrgico)
Hospital San Juan de Dios: El Hospital asignó severidad grado 1 a todos los insumos de los renglones 266 y 295. Debido a las compras del fin de año, las compras se incrementaron un 26.6%. Hospital Roosevelt: El Hospital asignó severidad grado 1 a todos los insumos de los renglones 266 y 295. Debido a las compras del fin de año, las compras se incrementaron un 32.2%. En promedio, los dos hospitales incrementaron un 30% la compra de insumos, debido a la necesidad de abastecimiento hasta que el presupuesto 2018 se abra a ejecución.
% Reducción del monto de compra de medicamentos de lento consumo
Hospital San Juan de Dios: Debido a la compra de nuevos insumos que aún no reportan mucho consumo, se tiene un inventario alto en bajo consumo, crecimiento de 166.1%. Hospital Roosevelt: Al comparar el 3º y 4º trimestre, se redujo la compra en un 6% en los insumos de esta categoría aún con el abastecimiento para un mayor período. En promedio de los dos hospitales 114.1% es el incremento en la compra de insumos de lento consumo; hay que considerar la compra extraordinaria en el San Juan de Dios que perturba de alguna manera este resultado.
% de mejora de la demanda real estimada comparada con los montos de compra que no corresponde a la demanda real para el próximo periodo
Hospital San Juan de Dios: Basados en el promedio mensual de consumo, se ve que los insumos de todas las categorías redujeron 28.9% sus días a mano a diciembre. Pueden tener problemas. Hospital Roosevelt: Basados en el promedio mensual de consumo, se ve que los insumos de todas las categorías redujeron 3.8% sus días a mano a diciembre. En promedio ambos hospitales redujeron un 16.1% en sus días a mano de los inventarios de insumos. Debido a la extensión del período para el cual se necesita el
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abastecimiento por la apertura presupuestaria 2018, esta reducción puede dar algún problema.
% de Items depurados del catálogo de medicamentos y equipo médico quirúrgico
Hospital San Juan de Dios: De 591 medicamentos controlados se realizó una depuración con el apoyo del equipo de informática del hospital, logrando una refinación de 142 medicamentos que actualmente utiliza el hospital, alcanzado el control de 449 medicamentos (SKU) con código de productos SICODA, se redujo el catálogo un 24%. De 567 insumos de material médico quirúrgico (MMQ) controlados, se realizó una depuración con el apoyo del equipo informática del hospital, logrando una refinación de 528 MMQ que actualmente utiliza el hospital, la depuración fue de 6.9%. Hospital Roosevelt: De un total de 388 insumos del renglón 266, que incluyen 119 insumos de programas, el 100% fue depurado en los parámetros, mostrados en el listado, que inciden en cálculo del sugerido de compra. En los insumos de material médico quirúrgico, ya se ha concluido la depuración, pero no se redujo el número de insumos en el catálogo.
Resultado 2: Reducción del 10% de los montos de compra de los tres ítems evaluados que no tienen
consumo.
% de reducción de compra en medicamentos de bajo consumo
Hospital San Juan de Dios: Debido a la compra de nuevos insumos que aún no reportan mucho consumo, se tiene un inventario alto en bajo consumo, crecimiento de 166.1%. Hospital Roosevelt: Al comparar el 3º y 4º trimestre, se redujo la compra en un 6% en los insumos de esta categoría aún con el abastecimiento para un mayor período. Ambos hospitales difieren, el Hospital San Juan de Dios aumentó las compras de la categoría de bajo consumo, esto puede estar asociado a la inclusión de nuevos insumos que aún no presentan un historial de consumo elevado. En el caso del Roosevelt la reducción de compras de esta categoría es mínima. En promedio vemos un 114.1% de incremento en la compra de ambos hospitales.
% de reducción de compra en equipo médico quirúrgico de bajo consumo
Hospital San Juan de Dios: Al separar los insumos del renglón 295, se obtuvo un incremento del 392.7% en la compra de los insumos de bajo consumo. Esto debido a la compra de insumos nuevos de alto precio (principalmente insumos utilizados por la Unidad de Traumatología), que aún no registran consumo para ubicarlos en una categoría diferente. Hospital Roosevelt: Al separar los insumos del renglón 295,
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se obtuvo una reducción del 10.9% en la compra de los insumos de bajo consumo. El promedio de ambos hospitales de reducción en la compra en insumos de categoría de bajo consumo, queda desvirtuado por el alto monto de compras del San Juan de Dios, en la medida que empiecen a consumirse los insumos tendremos otro comportamiento y redistribución de ese monto en categorías de consumo alta o media. Derivado que estos resultados no eran esperados se separará de los resultados los insumos nuevos en otra categoría.
No. de servicios no personales de alto impacto humano y económico revisados y con recomendaciones
Hospital San Juan de Dios: Se revisaron 20 Servicios No Personales de alto impacto humano y económico, se priorizaron 4 renglones y se formularon recomendaciones sobre ellos. Sobresalen los de mayor gasto e impacto humano fueron arrendamiento de otras máquinas y equipos, extracción de basura y destrucción de desechos sólidos, mantenimiento y repuesto de equipo médico, sanitario y de laboratorio, mantenimiento y repuesto de otras máquinas y equipos (Ver ANEXO OE1.R2.3 Servicios No Personales -SNP-) Hospital Roosevelt: Se revisaron 26 Servicios No Personales de alto impacto humano y económico, se priorizaron 5 renglones y se formularon recomendaciones sobre ellos. Sobresalen los que mayor gasto e impacto humano fueron arrendamiento de otras máquinas y equipo, extracción de basura y destrucción de desechos sólidos, mantenimiento y repuesto de equipo médico, sanitario y laboratorio, mantenimiento y repuesto de otras maquinarias y equipos, servicios de lavandería. (Ver ANEXO OE1.R2.3 Servicios No Personales -SNP-)
Objetivo Específico 2. Implementar un sistema de monitoreo y evaluación del manejo de los
inventarios y compras de dos hospitales del MSPAS
Resultado 1: Incremento de hasta 50% en la detección de compras atípicas (innecesarias o excesivas)
para reducir la incidencia de compras innecesarias y excesivas que no cumplan con la ley de
Contrataciones del Estado y monitorear los movimientos de inventarios.
• Se han detectado compras atípicas en el orden de un 50% del total de compras directas
efectuadas en ambos hospitales hasta el tercer trimestre del proyecto. Ya la herramienta ha sido
ejecutada con datos a septiembre de 2017. Se estará ejecutando en enero 2018 con la
información a diciembre.
• Ya se tiene desarrollado el mecanismo de anticorrupción de ambos hospitales, hace falta que se
institucionalice para echar a andar la herramienta en ambos hospitales. Además, ya se tuvo
acceso a datos de compras de ambos hospitales, hasta diciembre 2017.
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Objetivo Específico 3. Mejorar la distribución y compra de medicamentos, equipos médicos
quirúrgicos y servicios no personales.
Resultado 1: Mejora de la cadena de suministros (eficiencia en 25%).
% de incremento en el nivel de
disponibilidad de medicamentos y
equipo médico quirúrgico
Hospital San Juan de Dios: Al comparar los niveles de disponibilidad del 3º y 4º trimestre, se observa un incremento del 11%. (medicamentos) Al comparar los niveles de disponibilidad del 3º y 4º trimestre, se observa un incremento del 12%. (material médico quirúrgico) Hospital Roosevelt: Al comparar los niveles de disponibilidad del 3º y 4º trimestre, se observa una reducción del 22% en el nivel a noviembre. (medicamentos) Al comparar los niveles de disponibilidad del 3º y 4º trimestre, se observa una reducción del 12%. (material médico quirúrgico)
El promedio para los dos renglones y hospitales de incremento en la mejora de disponibilidad de
medicamentos e insumos médico quierúrgicos es de 14.25%.
Objetivo Específico 4: Promover la adopción de buenas prácticas para la transformación de la
cultura de eficiencia, calidad y transparencia del personal y la institucionalización de los
cambios acorde a marcos normativos del MSPAS para la sostenibilidad y escalabilidad en todas
las unidades ejecutoras.
Resultado 1: Este objetivo, tal y como está planteado, no ha podido ser alcanzado pues, aún y cuando se trasladó todo el trabajo llevado a cabo a las autoridades del ministerio, estas aún están en proceso de insitucionalizarse para asegurar su uso obligatorio.
En cuanto a la herramienta que monitorea el comportamiento de compras atípicas, está ya ha sido alimentada y ejecutada con los datos a septiembre 2017 de compras, existencias y precios. Posteriormente se estará ejecutando con los datos a diciembre 2017.
Se logró el compromiso de los directores de los Hospitales para el envío mensual de información.
Al analizar los resultados obtenidos se detectó una situación con la data de ambas corridas que hace necesario normalizar dicha data para hacer más contundentes los resultados.
Automatizar el Dashboard de indicadores claves de gestión por cada uno de los hospitales. Los
primeros resultados para San Juan de Dios arrojan que solo el 13% de lo comprado no tuvo
riesgo, el resto si activó como mínimo uno de los cinco índices; mientras que los resultados para
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el Hospital Roosevelt determinaron que solo el 11% de lo comprado no tuvo riesgo, el resto si
activó como mínimo uno de los cinco índices de riesgo desarrollados en la herramienta de
alerta temprana de compras atípicas.
Las recomendaciones trasladadas a la UGL son las siguientes:
• Capacitación en el conocimiento de la formulación estocástica de la herramienta.
• Programación de un taller, al personal de la UGL, para el uso y mantenimiento de la
herramienta.
• Acompañamiento del personal de la UGL en la implementación de la herramienta en
los hospitales.
• Empoderamiento a la UGL para la implantación del catálogo de Medicamentos y
Material Médico Quirúrgico en todas las Unidades Ejecutoras del MSPAS.
• Centralizar la generación de nuevos códigos para todos los insumos de los renglones
afines al tema de salud.
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ENFOQUE DE GÉNERO E INCLUSIÓN SOCIAL
PARTICIPACIÓN DENTRO DEL PROYECTO DE POBLACIONES QUE VIVEN EN CONDICIONES DE VULNERABILIDAD (MUJERES, JÓVENES, PUEBLOS INDÍGENAS, PERSONAS CON DISCAPACIDAD, COMUNIDAD LGTBI, ENTRE OTRAS)
Debido que el proyecto está enfocado hacia el proceso administrativo de compras y el manejo eficiente
de los inventarios, la población que tenga acceso a los hospitales San Juan de Dios y Roosevelt, que
generalmente son mujeres y niños del interior del país en la actualidad no puede cuantificarse, porque
el sistema de registro de los hospitales se enfoca únicamente en servicios. Según lo revisado con la UGL,
actualmente no existen alternativas de identificación y clasificación de las poblaciones que viven en
condiciones de vulnerabilidad que asisten a los hospitales, porque las unidades del hospital reportan
eventos. Para lograrlo, debe crearse un sistema único de atención hospitalaria que permita el registro de
las personas.
EFECTO DEL PROYECTO PARA POBLACIONES QUE VIVEN EN CONDICIONES DE VULNERABILIDAD (MUJERES, JÓVENES, PUEBLOS INDÍGENAS, PERSONAS CON DISCAPACIDAD, COMUNIDAD LGTBI, ENTRE OTRAS)
Uno de los aportes más importantes del proyecto hacia las poblaciones que viven en condiciones de
vulnerabilidad es el control adecuado de medicina para entregar de forma gratuita, principalmente a las
familias de escasos recursos financieros. Sin embargo, en la actualidad no puede cuantificarse la
población que queda desatendida, porque los hospitales registran servicios y no personas. Se revisará
con la UGL si existen alternativas de identificación y clasificación de las poblaciones que viven en
condiciones de vulnerabilidad.
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MONITOREO Y EVALUACIÓN
Las acciones de monitoreo y evaluación realizadas por FUNDESA al equipo de consultores han consistido
en el acompañamiento a las actividades con los equipos técnicos delegados por los directores de los
hospitales para la implementación del proyecto: Personal de las unidades de almacén, farmacia,
informática, comités de farmacoterapia y compras.
Se realizan reuniones semanales con el equipo de consultores para verificar avances y cuellos de botella
para facilitar procesos con autoridades del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, El Ministerio
de Finanzas Públicas y los directores de los hospitales.
Se realizan reuniones mensuales con el Ministro de Salud y su equipo de Viceministros para presentar
avances y gestionar apoyo para agilizar la implementación del proyecto. Estas reuniones han sido claves
para lograr avances y resultados de las acciones, como es el caso de la integración de la UGL a todo el
proceso, unidad responsable de coordinar el proceso de institucionalización de la metodología
implementada con el proyecto.
El control del avance de las acciones del proyecto es con base a la siguiente matriz de seguimiento:
Acción realizada Frecuencia Responsable
Objetivo Específico 1. Contribuir para que el MSPAS pueda realizar las compras de acuerdo a la
demanda real basada en el perfil epidemiológico y demanda de medicamentos por enfermedad de
cada hospital
Cuadre de datos inventario real con el sistema de información
Mensual MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Cálculo de la demanda real por semana en hospitales Semanal MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Cálculo de máximo y mínimos óptimos para cada SKU por hospital
Mensual MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Evaluación física de inventarios en bodegas del MSPAS y farmacias de los hospitales
Trimestral MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Identificar la demanda insatisfecha Mensual MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Objetivo Específico 2. Implementar un sistema de monitoreo y evaluación del manejo de los
inventarios y compras de dos hospitales del MSPAS
Priorización de patrones de consumo atípicos en los requerimientos de demanda
A requerimiento del Ministro de Salud
Ing. Osmar Duarte
Objetivo Específico 3. Mejorar la distribución y compra de medicamentos, equipos médicos
quirúrgicos y servicios no personales
Generación mensual de niveles de reorden y lote óptimo por SKU
Mensual MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Revisión semanal de sugerido de compras según método estocástico
Semanal MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
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Acción realizada Frecuencia Responsable
Reuniones de trabajo con todas las unidades de los hospitales relacionadas a la cadena de suministros
Semanal MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Intercambio de información con proyectos en marcha Semanal MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Objetivo Específico 4. Promover la adopción de buenas prácticas para la transformación de la cultura
de eficiencia, calidad y transparencia del personal y la institucionalización de los cambios acorde a
marcos normativos del MSPAS para la sostenibilidad y escalabilidad en todas las unidades ejecutoras
Revisión de los sistemas de información oficiales del MSPAS (SICODA, SIAHR, SIGES y SICOIN)
Única MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Elaboración de diagnósticos del personal de las cadenas de suministros de los hospitales SJD y Roosevelt
Única MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Elaboración de reportes de recomendaciones para la mejora de las competencias del personal a cargo de la cadena de suministros en los hospitales de estudio
Semestral MSc Ing. Andrés Castillo Ing. Fredy Paniagua
Desarrollar e implementar herramienta tecnológica para la detección de casos atípicos en las compras y manejo de inventarios (sistema de alerta temprana)
Única Ing. Osmar Duarte
Análisis de eficiencia en la gestión de los hospitales Trimestralmente Ing. Osmar Duarte
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COMUNICACIÓN Y MATERIAL PRODUCIDO
DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL PROYECTO
Nombre del document Fecha de
elaboración Encargado de elaborar
el documento Fecha de
aprobación
Anexo OE1.1 Reducción de Compra Diciembre
2017
Consultores Externos – Andrés Castillo, Fredy Paniagua y Osmar Duarte
Diciembre 2017
ANEXO OE1.1.1 - Avance del Proyecto y Ahorros por Reducción de Compra Dic 2017
Diciembre 2017
Consultores Externos – Andrés Castillo, Fredy Paniagua y Osmar Duarte
Diciembre 2017
ANEXO OE1.R2.3 Servicios No Personales -SNP- Diciembre
2017
Consultores Externos – Andrés Castillo, Fredy Paniagua y Osmar Duarte
Diciembre 2017
Anexo OE2.1 Monitoreo de Compras Atípicas Diciembre
2017
Consultores Externos – Andrés Castillo, Fredy Paniagua y Osmar Duarte
Diciembre 2017
ANEXO OE2.1.1 - Presentación Indicadores HROO a Dic-2017 Diciembre
2017
Consultores Externos – Andrés Castillo y Osmar Duarte
Diciembre 2017
ANEXO OE2.1.1 - Presentación Indicadores HSJD a Dic-2017 Diciembre
2017
Consultores Externos – Fredy Paniagua y Osmar Duarte
Diciembre 2017
Anexo OE3.1 Mejora de Compras y Monitoreo de MMX y MMQ Diciembre
2017
Consultores Externos – Andrés Castillo, Fredy Paniagua y Osmar Duarte
Diciembre 2017
ANEXO OE3.1.1 Plan de Trabajo Implementación Herramienta Diciembre
2017
Consultores Externos – Andrés Castillo, Fredy Paniagua y Osmar Duarte
Diciembre 2017
Anexo OE4.1 Transformación de Cultura Diciembre
2017
Consultores Externos – Andrés Castillo, Fredy Paniagua y Osmar Duarte
Diciembre 2017
FUN SCH Presentación Compras Directas Atípicas a 2017-Sep-30 Diciembre
2017
Consultores Externos – Andrés Castillo, Fredy Paniagua y Osmar Duarte
Diciembre 2017
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BUENAS PRÁCTICAS
• Firma de un convenio interinstitucional público-privado con el Ministerio de Finanzas Públicas y el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Para operar adecuadamente la gestión de compras de los hospitales es necesaria la asignación presupuestaria oportuna del MINFIN, esto ha sido clave para implementar la metodología de eficiencia en la compra y manejo de inventarios de insumos hospitalarios.
• Apertura y voluntad política del Ministro de Salud Dr. Carlos Soto para la ejecución del proyecto de hospitales y llevado a una segunda fase que alcance a toda la red hospitalaria. Renuncia la Ministra Lucrecia Hernández y por ello el cabildeo con el Dr. Carlos Soto Menegazzo ha logrado resultados favorables.
• La salida del MSPAS del Viceministro Administrativo y el director de la Unidad de Gestión Logística, nos ha presentado atrasos, pero estamos coordinando con las nuevas personas designadas al cargo.
• Apoyo y coordinación con el Ministerio de Finanzas Públicas – MINFIN a través del Viceministro Licenciado Leonel Soto y la licenciada Vivian Lemus como su brazo operativo para la incorporación de insumos de alto consumo a contrato abierto. En junio han iniciado a hacerse públicos los contratos abiertos.
• Validación de los procesos metodológicos propuestos y revisión de resultados de la herramienta para las compras, coordinada con la UGL y personal de la cadena de suministros de los hospitales del proyecto. Este proceso ha sido clave en vías de institucionalizar la herramienta en los hospitales. En el mes de octubre inicio la actualización de la normativa para las compras de insumos y medicamentos; en noviembre se lleva a cabo un taller para las modificaciones necesarias a la normativa, para el mes de enero 2018 queda pendiente la elaboración de los procedimientos que la acompañen y el acuerdo del Ministerio para el efecto, sin embargo, el acuerdo con el MSPAS ha sido automatizar la herramienta para institucionalizarla entre el mes de febrero a marzo de 2018.
• Presentación de avances del proyecto a las autoridades del MSPAS y MINFIN para resolver y agilizar procesos para la implementación del proyecto.
• Coordinación con unidades designadas por el Despacho del MSPAS para la institucionalización de la metodología y herramienta de compras, Dirección de Adquisición de Medicamentos –DAM- y la Unidad de Gestión Logística –UGL-.
• Elaborar una herramienta de alerta temprana para la identificación de compras atípicas de medicamentos y equipo médico quirúrgico que permita mayor eficiencia y transparencia en el gasto público de los hospitales del proyecto. Se está pendiente de su institucionalización para hacer uso de ella. Con atrasos por el impacto de la crisis política del Gobierno y la salida de autoridades del MSPAS.
• Análisis estadístico de los consumos por cada insumo de los renglones 266 (Medicamentos) y 295 (Material Médico Quirúrgico).
• Cálculo del tiempo de respuesta (Leadtime) por proveedor e insumo de acuerdo al historial de compras.
• Depuración de catálogos por hospital acorde a la nomenclatura definida por la Unidad de Gestión Logística del MSPAS
• Homogenización de códigos para medicamentos terminado (pendiente HSJD)
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• Acuerdos con UGL se hicieron continuas modificaciones al cálculo del promedio mensual, entre las que destacan:
o Consumos en 0 por falta de presupuesto o Base de 24 meses de registros históricos de consumo o No consideración de consumos fuera de niveles estadísticos usando como base una
distribución normal. o Inclusión del tiempo de respuesta en el cálculo. o Cada insumo fue asignado a una de las 4 categorías de consumo definidas en base al
movimiento histórico (24 meses de historia y análisis). o En base a las categorías de consumo, se definió el Nivel Mínimo de Reorden para cada
insumo.
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RETOS Y LECCIONES APRENDIDAS
• Tipo de compras por categoría de consumo. La forma como compran los hospitales indica que no hay una lógica de eficiencia o transparencia y esa es la esencia del proyecto, por eso se asesora en una metodología y herramienta que oriente las compras. Se pasó del 60% al 50% de las compras en categorías de bajo y lento consumo, a pesar de que en la categoría de lento consumo los costos unitarios son los más altos, las cantidades que se compran son mayores a las necesarias, de acuerdo a los resultados de la metodología que se implementa.
• Listados de medicamentos y equipo médico quirúrgico. Los listados de insumos (medicamentos y equipo médico quirúrgico) no estaban actualizados, la última versión correspondía al año 2002 y se han actualizado con la UGL y hospitales. 29 insumos de alto consumo no se encuentran en compras de Contrato Abierto para reducir sus costos. Se brindó la información al MSPAS y MINFIN quienes los han incluido en contrato abierto y el uso de los mismos se hará a partir del mes de marzo 2018.
• Control de la información. No existe un sistema único para el registro de la producción hospitalaria y la información de consumo y compras está dispersa en diferentes unidades de atención en cada hospital. Esto sigue siendo un reto importante.
• Demanda insatisfecha. No se cuenta con registros de la demanda insatisfecha, por lo que se evaluó con la Unidad de Gestión Logística que en la actualidad no se podrá capturar esta información. Se tomarán decisiones con base en el consumo histórico con una historia de 24 meses. Cada nuevo mes de información sustituirá al primer mes de información recopilado con el proyecto.
• Resistencia al cambio. La adopción de la metodología y herramienta de compra ha sido un desafío que hemos tenido que atender constantemente, el personal responsable de la cadena de suministros se ha acostumbrado a un proceso de gestión por varios años, esta nueva propuesta implica modificar y adoptar mejores prácticas, que como lección aprendida hemos iniciado un proceso de validación para la institucionalización en coordinación con la DAM y la UGL del MSPAS. La estrategia para reducir la resistencia al cambio es la automatización de la herramienta para evitar duplicidad de trabajo para quienes registran y reportan la información.
• Dado que los hospitales son Unidades Ejecutoras del MSPAS que se dedican a atender contingencias de salud, se ha tenido que llegar a acuerdos con la UGL para que la herramienta no sea tan rigurosa y pueda adaptarse en lo posible a la situación de atención de los hospitales, estableciendo un período promedio de rotación de inventarios de 120 días.
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RECOMENDACIONES
De acuerdo a los avances del tercer trimestre del proyecto, se recomiendan las siguientes acciones para lograr los resultados previstos en el proyecto:
• Apoyo para la realización de un taller de capacitación sobre el manejo del modelo estocástico a la UGL y personal asignado para uso de la herramienta en cada hospital y entrega del manual operativo.
• Institucionalización del uso del modelo en los hospitales de la red reflejado en la normativa MSPAS (ajustes a la normativa técnica 34-2002 y Acuerdo Ministerial 1270-2008).
• Mantenimiento de la relación positiva MSPAS-MINFIN para asegurar el flujo de fondos adecuado que permita garantizar los niveles de abastecimiento necesarios.
• Rol activo de la UGL monitoreo del uso de la herramienta para: compras de medicamentos y agilizar los procesos de la herramienta para material médico-quirúrgico.
• Coordinar con la Unidad del MSPAS Sistema de Información Gerencial de Salud –SIGSA- para el alojamiento de la App de la herramienta del proyecto en la plataforma de información el MSPAS.
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PROXIMOS PASOS
• Institucionalizar el modelo de optimización de compras a través de la generación de una App que automatice la información mensual de consumo de insumos, con el apoyo de la Unidad de Gestión Logística, Coordinación de hospitales, autoridades del Ministerio de Salud y Asistencia Social y de cada hospital. Reuniones de seguimiento, talleres y pruebas de la herramienta de automatización para gestionar el acuerdo ministerial correspondiente.
• App de la herramienta funcionando en los 2 hospitales.
• Contratación y capacitación de personal ad-hoc para la administración de la herramienta.
• Monitoreo del uso adecuado de la herramienta y los indicadores hospitalarios
• Evento público de la entrega oficial de la herramienta al Ministerio de Salud Pública y Asistencia
Social.
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ANEXOS
ANEXO A: REPORTE DE INDICADORES ANEXO B: REGISTRO DE PARTICIPANTES ANEXO C: CALENDARIO TRIMESTRAL DE ACTIVIDADES ANEXO D: REPORTE DE ACCIONES DE ABOGACÍA E INCIDENCIA ANEXO E: MEDIOS DE VERIFICACIÓN
▪ Anexo OE1.1 Reducción de Compra ▪ ANEXO OE1.1.1 - Avance del Proyecto y Ahorros por Reducción de Compra Dic 2017 ▪ ANEXO OE1.R2.3 Servicios No Personales -SNP- ▪ Anexo OE2.1 Monitoreo de Compras Atípicas ▪ ANEXO OE2.1.1 - Presentación Indicadores HROO a Dic-2017 ▪ ANEXO OE2.1.1 - Presentación Indicadores HSJD a Dic-2017 ▪ Anexo OE3.1 Mejora de Compras y Monitoreo de MMX y MMQ ▪ ANEXO OE3.1.1 Plan de Trabajo Implementación Herramienta ▪ Anexo OE4.1 Transformación de Cultura ▪ FUN SCH Presentación Compras Directas Atípicas a 2017-Sep-30
