INFORMEDELOSCONTADORESPÚBLICOSINDEPENDIENTES ... · Lic. Isora Contreras Contadora Publica ! 1...

Lic. Isora Contreras Contadora Publica

1

INFORME DE LOS CONTADORES PÚBLICOS INDEPENDIENTES SOBRE LA REVISIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS

Junta Provisional de Condominio del Conjunto Residencial Plaza Jardín Torre “A” Hemos realizado los procedimientos enumerados a continuación, los cuales fueron previamente convenidos con la Junta de Condominio, para la revisión de la Revisión de los Ingresos y Egresos, para el periodo comprendido entre el 01 de Junio de 2012 al 31 de Diciembre de 2013.

1. Discusiones con la Junta de Condominio para obtener las explicaciones necesarias para comprender las actividades desarrolladas por el Condominio, a fin de establecer los supuestos para la revisión de los Ingresos y Egresos del periodo señalado.

2. Lectura y consideración de la información contable obtenida del Condominio, para identificar las partidas contables y los factores claves que podrían afectar los Ingresos y Egresos del Condominio Plaza Jardín Torre “A”.

3. Realización de pruebas y cálculos aritméticos de los montos Registrados.

4. Revisión de los documentos de soporte que contienen las informaciones y detalles de los Ingresos y Egresos del periodo comprendido entre 01 de Junio de 2012 al 31 de Diciembre de 2013.

5. Evaluación de la razonabilidad de su presentación, a fin de que incluyan las exposiciones significativas y necesarias para su comprensión, siendo compiladas en base a los hechos establecidos y en uniformidad con los criterios contables o Financieros adoptados. Este compromiso para la aplicación de procedimientos previamente convenidos, fue realizado de acuerdo con la Norma sobre Servicios Especiales Prestados por Contadores Públicos Independientes (SECP-‐4), emitida por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela. La suficiencia de los procedimientos es solamente responsabilidad de los usuarios del informe. Consecuentemente, no representa compromiso alguno acerca de la suficiencia de los procedimientos efectuados, tanto para el propósito por el cual este informe ha sido requerido o para cualquier otro propósito. El objetivo de nuestro trabajo mediante la aplicación de procedimientos previamente convenidos fue el de llevar a cabo la revisión para la preparación y presentación de los Ingresos y Egresos para la fecha mencionada, los cuales hemos convenido con el Condominio Conjunto Residencial Plaza Jardín Torre “A” y cualesquiera terceras partes involucradas.

Lic. Isora Contreras CPC 83.193


2

Señores: Copropietarios de Residencias Plaza Jardín Torre A, Ubicada en Quebrada Honda, Caracas, Distrito Capital 1010 Venezuela Presente.-‐ ANTECEDENTES. Desde el 01 de Junio de 2012, asume las responsabilidades Administrativas y de Mantenimiento la Junta Provisional del Condominio del Conjunto Residencial Plaza Jardín Torre “A”, la cual está conformada de la siguiente manera:

Presidente: Carlos Galvis (Apto A-‐20-‐8) Presente Secretario: Alberto Figueredo (Apto A-‐2-‐2) Presente Tesorera: María Auxiliadora Romero (Apto A-‐7-‐1) Presente Contralor: Rolando Peñalver (Apto 9-‐4) Ausente Orientador Educativo: Hayleen Márquez (Apto A-‐12-‐8) Ausente

El régimen de propiedad horizontal reglamenta la forma en que se divide un bien inmueble y la relación entre los propietarios de los bienes privados y los bienes comunes que han sido segregados de un Terreno o Edificio, por lo que tiene componentes de propiedad particular y colectiva en diversos grados. Cada integrante de la comunidad de copropietarios es dueño de su apartamento o local, es “medio dueño” de su techo, piso y paredes medianeras con otros copropietarios que son sus vecinos inmediatos, y es “parte dueño” de los pasillos, ascensores, escaleras y demás áreas comunes, en proporción equivalente a su alícuota de condominio. Un régimen con estas características, no puede permitirse dejar “vacíos” que confundan o permitan la administración discrecional y por ello prevé la existencia de un instrumento que explica detalladamente las particularidades de cada condominio en específico. Este instrumento es el documento de condominio.

Nuestro compromiso se basó en realizar procedimientos de verificación de los Ingresos y Egresos desde el 01 de Junio del 2012 al 31 de Diciembre del 2013, con el propósito de evaluar si tales transacciones fueron registradas de manera razonable. Para ello utilizamos procedimientos de auditoría de uso general y otros procedimientos que consideramos necesarios de acuerdo con las circunstancia y que fueron previamente convenidos de acuerdo con la Norma sobre Servicios Especiales Prestados por Contadores Públicos Independientes (SECP-4), emitida por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela.


3

Los comentarios que se someterán a su consideración no constituyen el resultado de una evaluación exhaustiva de los procedimientos, sino que han sido obtenidos a través de la aplicación de procedimientos normales de auditoría (evaluaciones selectivas), no obstante, consideramos que son de importancia para entender y mejorar la confiabilidad de los registros contables y administrativos. EFECTIVO CAJA Y BANCO. La evaluación en este rubro consistió en efectuar un análisis de la cuenta que lo conforma, durante el periodo comprendido entre el 01 de junio de 2012 al 31 de Diciembre de 2013, y está compuesto de la siguiente manera: a) Cuenta Corriente No. 0108-‐0027-‐71-‐0100812182, Banco Provincial a nombre de Carlos Galvis (Presidente), María Auxiliadora Romero (Tesorera) y Alberto Figueredo (Secretario), esto debido a que el Condominio Plaza Jardín Torre “A”, no está debidamente protocolizado (en proceso). Cuenta Corriente: Del Análisis practicado a la Cuenta Corriente, que mantiene el Condominio Plaza Jardín al 31 de Diciembre de 2012 y al 31 de Diciembre de 2013, esta se encontraba actualizada para la fecha de este examen, en cuanto a la documentación correspondiente de los movimientos a través del estado de cuenta. Sin embargo no existen conciliaciones Bancarias y los Estados de Cuenta no presentan evidencias de ser revisados ni aprobados por personas distintas a quienes la utilizan. Esto puede traer como efecto: -‐. Existe la posibilidad de incurrir en un inadecuado manejo contable de las partidas en conciliación, al no realizar una investigación oportuna sobre las mismas. -‐. No revisar las conciliaciones o Estados de Cuentas por personas diferentes a quienes la elaboran, aumenta la posibilidad de que se incurran en errores, tanto en su elaboración como en la detección de partidas pendientes. -‐. Se dificulta el control fundamental sobre el efectivo, pudiendo esto ocasionar deficiencias o irregularidades, las cuales no sean detectadas a tiempo, transacciones no registradas en el período a que corresponden y que pudieran tener un efecto importante sobre las cuentas de resultados.


4

Recomendaciones: Con el propósito de estandarizar los procedimientos, es conveniente el diseño y utilización de un formato para la elaboración de las Conciliaciones, el cual deberá proveer información sobre el número y tipo de documento, fecha de emisión, concepto, beneficiario y monto. Además, es un medio idóneo para facilitar su revisión y aprobación. Las Conciliaciones Bancarias son un factor clave para mantener un control adecuado tanto sobre los Ingresos como sobre los Egresos de efectivo; a fin de asegurar un seguimiento de las partidas pendientes, es necesario que las conciliaciones sean revisadas y aprobadas por una persona diferente a quien las elabora, la cual debe dejar evidencia del procedimiento. Es necesario ejercer un mejor control sobre la elaboración oportuna y adecuada de las Conciliaciones Bancarias, a fin de lograr una adecuada determinación de los fondos disponibles, veracidad de las partidas pendientes de Conciliación y análisis o registro de las mismas. INGRESOS Los ingresos fueron revisados en su totalidad en el periodo comprendido desde Junio a Diciembre de 2012 y Enero a Diciembre de 2013, de la siguiente manera:

Facturación y Cobranza año 2012

Mes Cantidad Aptos

Total Facturado Total Cobrado Diferencias/ ( no cobrado)

Índice de Morosidad

Junio 160 43.520,00 17.490,00 -‐26.030,00 -‐59,81% Julio 160 108.800,00 48.319,96 -‐60.480,04 -‐55,59% Agosto 160 78.600,00 53.251,16 -‐25.348,84 -‐32,25% Septiembre 160 82.098,00 36.988,96 -‐45.109,04 -‐54,95% Octubre 160 82.480,00 58.546,00 -‐23.934,00 -‐29,02% Noviembre 160 109.874,00 50.192,00 -‐59.682,00 -‐54,32% Diciembre 160 51.150,00 59.358,00 8.208,00 0,00%

Total 556.522,00 324.146,08 -‐232.375,92


5

Facturación y Cobranza año 2013

Mes Cantidad Aptos

Total Facturado

Total Cobrado

Diferencias/ ( no cobrado)

Índice de Morosidad

Enero 160 57.090,00 62.925,81 5.835,81 0,00% Febrero 160 77.338,00 83.345,19 6.007,19 0,00% Marzo 160 84.486,00 40.582,04 -‐43.903,96 -‐51,97% Abril 160 78.588,00 46.301,44 -‐32.286,56 -‐41,08% Mayo 160 75.952,00 146.545,40 70.593,40 0,00% Junio 160 81.646,00 93.431,44 11.785,44 0,00% Julio 160 147.350,00 94.597,00 -‐52.753,00 -‐35,80% Agosto 160 169.478,00 109.287,77 -‐60.190,23 -‐35,52% Septiembre 160 161.738,00 119.855,00 -‐41.883,00 -‐25,90% Octubre 160 135.134,00 121.808,00 -‐13.326,00 -‐9,86% Noviembre 160 153.418,00 126.486,00 -‐26.932,00 -‐17,55% Diciembre 160 235.012,00 93.270,00 -‐141.742,00 -‐60,31%

Total 1.457.230,00 1.138.435,09 -‐318.794,91

RESERVAS La cuenta creada para cubrir los gastos comunes extraordinarios o eventuales del Condominio, es la denominada Fondo de Reserva, cuya acumulación real vendría a constituir las reservas económicas del Condominio. Debido a que el documento del Condominio del Conjunto Residencial Plaza Jardín Torre “A”, no se encuentra protocolizado, el acuerdo de los copropietarios fue establecerlo en Bs. 20.000,00 mensual. Es importante señalar que los Fondos de Reserva desaparecen o se disminuyen debido a su utilización para cubrir la morosidad en el pago de gastos comunes, por lo que la forma más adecuada para recuperarlo es gestionando eficientemente la cobranza efectiva y constante, que debe ser acordada entre la Administración y la Junta de Condominio, a la cual hay que acompañar la actuación con algún Bufete de Abogados especialista en la materia.


6

A continuación se anexa cuadro de detalle del Fondo Reserva, del condominio Plaza Jardín Torre “A”, por mes.

FONDO DE RESERVA AL 31/12/2013

Mes Monto Bs Junio 2012 0,00

Julio 2012 0,00 Agosto 2012 20.000,00

Septiembre 2012 20.000,00

Octubre 2012 20.000,00 Noviembre 2012 20.000,00

Diciembre 2012 20.000,00 Enero 2013 20.000,00

Febrero 2013 20.000,00 Marzo 2013 20.000,00

Abril 2013 20.000,00

Mayo 2013 20.000,00 Junio 2013 20.000,00

Julio 2013 20.000,00 Agosto 2013 20.000,00

Septiembre 2013 20.000,00

Octubre 2013 20.000,00 Noviembre 2013 20.000,00

Diciembre 2013 0,00 Total Bs. 320.000.00

Del periodo comprendido entre el 01 de Junio del 2012 al 31 de Diciembre del 2013, se facturaron a los Copropietarios del Condominio Plaza Jardín Torre A” la cantidad de Bolívares 320.000,00 para el Fondo de Reserva.


7

RELACION PORCENTUAL DEL FONDO DE RESERVA:

FONDO DE RESERVA 2012

Mes Monto Porcentaje (%) del Fondo de

Reserva facturado

Monto cobrado de la Reserva Facturada

Junio 0,00 0% 0,00

Julio 0,00 0% 0,00

Agosto 20.000,00 25,45% 13.549,91 Septiembre 20.000,00 24,36% 9.010,93

Octubre 20.000,00 24,25% 14.196,41 Noviembre 20.000,00 18,20% 9.136,28

Diciembre 0,00 0% 0,00 Total 45.893,54

Del periodo comprendido entre el 01 de Junio del 2012 al 31 de Diciembre del 2012, se facturaron a los Copropietarios del Condominio Plaza Jardín Torre A” la cantidad de Bolívares 80.000,00 para el Fondo de Reserva, pero sólo se cobraron del monto de la Reserva facturada, la cantidad de Bolívares 45.893.54.

FONDO DE RESERVA 2013

Mes Monto

Porcentaje (%) del Fondo Reserva facturado

Monto cobrado de la Reserva Facturada

Enero 20.000,00 35,03% 22.044,42

Febrero 20.000,00 25,86% 21.553,49 Marzo 20.000,00 23,67% 9.606,81

Abril 20.000,00 25,45% 11.783,34

Mayo 20.000,00 26,33% 38.588,95 Junio 20.000,00 24,50% 22.886,96

Julio 20.000,00 13,57% 12.839,77

Agosto 20.000,00 11,80% 12.896,99

Septiembre 20.000,00 12,37% 14.820,88

Octubre 20.000,00 14,80% 18.027,74

Noviembre 20.000,00 13,04% 16.489,07


8

Diciembre 0,00 0,00

Total 201.538,41 Del periodo comprendido entre el 01 de Enero del 2013 al 31 de Diciembre del 2013, se facturaron a los Copropietarios del Condominio Plaza Jardín Torre A” la cantidad de Bolívares 220.000.00 para el Fondo de Reserva, pero sólo se cobraron del monto de la Reserva facturada, la cantidad de Bolívares 201.538.41. EGRESOS. En la revisión de los egresos, que se realizo sobre la relación de Gastos Mensuales del Condominio Plaza Jardín Torre “A”, se determino que habían unas diferencias por debajo y por encima en los Gastos Relacionados y pasados mensualmente a los Copropietarios, los cuales se detallan de la siguiente manera:

RELACION JUNIO -‐ DICIEMBRE DEL 2012

Mes Cantidad Aptos

M2 Apto Monto

Total Facturado

Gastos Real a Facturar Diferencia

Junio 2012 38 50 200,00 7.600,00 7.600,00 76 65 260,00 19.760,00 19.760,00 38 80 320,00 12.160,00 12.160,00 2 95 380,00 760,00 760,00 4 125 500,00 2.000,00 2.000,00 2 155 620,00 1.240,00 1.240,00 160 20.000,00

43.520,00 63.520,00 (20.000,00)

En el mes de Junio del 2012 se facturó Bs. 43.520.00 cuando la relación real de los gastos a facturar fue 63.520.00, generando una diferencia por debajo, de Bs. 20.000.00 el cual correspondieron al monto del Fondo de Reserva.


9

Mes Cantidad Aptos

M2 Apto Monto

Total Facturado


Julio 2012 38 50 500,00 6250 6250 76 65 650,00 6250 6250 38 80 800,00 17500 17500 2 95 950,00 10000 10000 4 125 1.250,00 7000 7000 2 155 1.550,00 60000 60000 160 20.000,00 107.000,00 127.000,00 (20.000,00)

En el mes de Julio del 2012 se facturó Bs. 107.000.00 cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 127.000,00 generando una diferencia por debajo de Bs. 20.000,00, el cual correspondieron al monto del Fondo de Reserva.

Mes Cantidad Aptos

M2 Apto Monto

Total Facturado


Agosto 2012 38 50 360,00 6.250,00 6.250,00 76 65 470,00 6.250,00 6.250,00 38 80 580,00 17.500,00 17.500,00 2 95 680,00 600,00 600,00 4 125 900,00 20.000,00 20.000.00 2 155 1.100,00 7.000,00 7.000,00 160 20.000,00 20.000,00 78.100,00 77.600,00 500,00 En el mes de Agosto del 2012 se facturó Bs. 78.100, cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 77.600, generando una diferencia por encima de Bs500 el cual fue un error de sumatoria en los gastos reales a facturar.


10

Mes Cantidad Aptos

M2 Apto Monto

Total Facturado


Septiembre 2012 38 50 376,00 14.288,00 14.288,00 76 65 491,00 37.316,00 37.316,00 38 80 605,00 22.990,00 22.990,00 2 95 711,00 1.422,00 1.422,00 4 125 940,00 3.760,00 3.760,00 2 155 1.161,00 2.322,00 2.322,00 160 81.750,00 82.098,00 (348,00)

En el mes de Septiembre del 2012 se facturó Bs. 81.750.00, cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 82.098.00, generando una diferencia por debajo de Bs 348.00 el cual fue un error de sumatoria en los gastos reales a facturar.

Mes Cantidad Aptos

M2 Apto Monto

Total Facturado


Octubre 2012 38 50 378,00 14.364,00 14.364,00 76 65 493,00 37.468,00 37.468,00 38 80 608,00 23.104,00 23.104,00 2 95 715,00 1.430,00 1.430,00 4 125 945,00 3.780,00 3.780,00 2 155 1.167,00 2.334,00 2.334,00 160 82.147,00 82.480,00 (333,00)

En el mes de Octubre del 2012 se facturó Bs. 82.147.00, cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 82.480.00, generando una diferencia por encima de Bs 333.00 el cual fue un error de sumatoria en los gastos reales a facturar.


11

Mes Cantidad Aptos M2 Apto Monto

Total Facturado


Noviembre 2012 38 50 503,00 19.114,00 19.114,00 76 65 657,00 49.932,00 49.332,00 38 80 810,00 30.780,00 30.780,00 2 95 952,00 1.904,00 1.904,00 4 125 1.259,00 5.036,00 5.036,00 2 155 1.554,00 3.108,00 3.108,00 160 109.449,72 109.274,00 175,72 En el mes de Noviembre del 2012 se facturó Bs. 109.449.72, cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 109.274.00, generando una diferencia por encima de Bs 175.72, el cual fue un error de sumatoria en los gastos reales a facturar.

Mes Cantidad Aptos

M2 Apto Monto

Total Facturado


Diciembre 2012 38 50 234,00 8.892,00 8.892,00 76 65 306,00 23.256,00 23.256,00 38 80 377,00 14.326,00 14.326,00 2 95 443,00 886,00 886,00 4 125 586,00 2.344,00 2.344,00 2 155 723,00 1.446,00 1.446,00 160 20.000,00

51.150,00 71.150,00 (20.000,00)

En el mes de Diciembre del 2012 se facturó Bs. 51.150.00, cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 71.150.00, generando una diferencia por debajo de Bs 175.72, el cual correspondieron al monto del Fondo de reserva.


12

RELACION AÑO 2013


Total Facturado


Enero 2013 38 50 262,00 9.956,00 9.956,00 76 65 341,00 25.916,00 25.916,00 38 80 421,00 15.998,00 15.998,00 2 95 495,00 990,00 990,00 4 125 654,00 2.616,00 2.616,00 2 155 807,00 1.614,00 1.614,00 160 56.853,00 57.090,00 (237,00)

En el mes de Enero del 2013 se facturó Bs. 56.853.00, cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 57.090.00, generando una diferencia por encima de Bs 237.00, el cual fue un error de sumatoria en los gastos reales a facturar.


Total Facturado


Febrero 2013 38 50 355,00 13.490,00 13.490,00 76 65 462,00 35.112,00 35.112,00 38 80 570,00 21.660,00 21.600,00 2 95 671,00 1.342,00 1.342,00 4 125 886,00 3.544,00 3.544,00 2 155 1.095,00 2.190,00 2.190,00 160 77.338,00 77.278,00 60,00

En el mes de Febrero del 2013 se facturó Bs. 77.338.00, cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 77.278.00, generando una diferencia por debajo de Bs 60.00, el cual fue un error de sumatoria en los gastos reales a facturar.


13


Total Facturado


Marzo 2013 38 50 387,00 14.706,00 14.706,00 76 65 505,00 38.380,00 38.380,00 38 80 623,00 23.674,00 23.674,00 2 95 732,00 1.464,00 1.464,00 4 125 968,00 3.872,00 3.872,00 2 155 1.195,00 2.390,00 2.390,00 160 84.163,00 84.486,00 (323,00)

En el mes de Marzo del 2013 se facturó Bs. 84.163.00 cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 84.486.00, generando una diferencia por encima de Bs 323.00 el cual fue un error de sumatoria en los gastos reales a facturar.


Total Facturado


Abril 38 50 360,00 13.680,00 13.680,00 76 65 470,00 35.720,00 35.720,00 38 80 579,00 22.002,00 22.002,00 2 95 681,00 1.362,00 1.362,00 4 125 900,00 3.600,00 3.600,00 2 155 1.112,00 2.224,00 2.224,00 160 78.289,00 78.588,00 (299,00)

En el mes de Abril del 2013 se facturó Bs. 78.289.00 cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 78.588.00, generando una diferencia por encima de Bs 299.00, el cual fue un error de sumatoria en los gastos reales a facturar


Total Facturado


Mayo 2013 38 50 348,00 13.224,00 13.224,00 76 65 454,00 34.504,00 34.504,00 38 80 560,00 21.280,00 21.280,00


14

2 95 658,00 1.316,00 1.316,00 4 125 870,00 3.480,00 3.480,00 2 155 1.074,00 2.148,00 2.148,00 160 75.656,00 75.952,00 (296,00) En el mes de Mayo del 2013 se facturó Bs. 75.656.00 cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 75.952.00, generando una diferencia por debajo de Bs 296.00, el cual fue un error de sumatoria en los gastos reales a facturar.


Total Facturado


Junio 2013 38 50 374,00 14.212,00 14.212,00 76 65 488,00 37.088,00 37.088,00 38 80 602,00 22.876,00 22.876,00 2 95 708,00 1.416,00 1.416,00 4 125 936,00 3.744,00 3.744,00 2 155 1.155,00 2.310,00 2.310,00 160 81.350,00 81.646,00 (296,00)

En el mes de Junio del 2013 se facturó Bs. 75.656.00 cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 75.952.00, generando una diferencia por debajo de Bs 296.00, el cual fue un error de sumatoria en los gastos reales a facturar.


Total Facturado


Julio 2013 38 50 675,00 25.650,00 25.650,00 76 65 881,00 66.956,00 66.956,00 38 80 1.086,00 41.268,00 41.268,00 2 95 1.277,00 2.554,00 2.554,00 4 125 1.688,00 6.752,00 6.752,00 2 155 2.085,00 4.170,00 4.170,00 160 146.812,51 147.350,00 (537,49)

En el mes de Julio del 2013 se facturó Bs. 146.812.51 cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 147.350.00, generando una diferencia por debajo de Bs 537.49, el cual fue un error de sumatoria en los gastos reales a facturar.


15


Total Facturado


Agosto 2013 38 50 777,00 29.526,00 29.526,00 76 65 1.013,00 76.988,00 76.988,00 38 80 1.249,00 47.462,00 47.462,00 2 95 1.469,00 2.938,00 2.938,00 4 125 1.942,00 7.768,00 7.768,00 2 155 2.398,00 4.796,00 4.796,00 160 168.845,73 169.478,00 (632,27)

En el mes de Agosto del 2013 se facturó Bs. 168.845.73 cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 169.478.00, generando una diferencia por debajo de Bs 632.27, el cual fue un error de sumatoria en los gastos reales a facturar


Total Facturado


Septiembre 2013 38 50 741,00 28.158,00 28.158,00

76 65 967,00 73.492,00 73.492,00 38 80 1.192,00 45.296,00 45.296,00 2 95 1.402,00 2.804,00 2.804,00 4 125 1.853,00 7.412,00 7.412,00 2 155 2.288,00 4.576,00 4.576,00 160 161.102,40 161.738,00 (635,60)

En el mes de Septiembre del 2013 se facturó Bs. 161.102.40 cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 161.738, generando una diferencia por debajo Bs 635.60, el cual fue un error de sumatoria en los gastos reales a facturar.


16


Total Facturado


Octubre 2013 38 50 619,00 23.522,00 23.522,00

76 65 808,00 61.408,00 61.408,00 38 80 996,00 37.848,00 37.408,00 2 95 1.171,00 2.342,00 2.342,00 4 125 1.548,00 6.192,00 6.192,00 2 155 1.911,00 3.822,00 3.822,00 160 135.134,00 134.694,00 440,00

En el mes de Octubre del 2013 se facturó Bs. 135.134.00 cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 134.694.00, generando una diferencia por encima de Bs 440, el cual fue un error de sumatoria en los gastos reales a facturar.


Total Facturado


Noviembre 2013 38 50 703,00 26.714,00 26.714,00

76 65 917,00 69.692,00 69.692,00 38 80 1.131,00 42.978,00 42.978,00 2 95 1.330,00 2.660,00 2.660,00 4 125 1.758,00 7.032,00 7.032,00 2 155 2.171,00 4.342,00 4.342,00 160 152.882,66 153.418,00 (535,34)

En el mes de Noviembre del 2013 se facturó Bs. 161.102.40 cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 161.738, generando una diferencia por debajo de Bs 635.60, el cual fue un error de sumatoria en los gastos reales a facturar


17


Total Facturado


Diciembre 2013 38 50 1.077,00 40.926,00 40.926,00

76 65 1.405,00 106.780,00 106.780,00 38 80 1.732,00 65.816,00 65.816,00 2 95 2.037,00 4.074,00 4.074,00 4 125 2.692,00 10.768,00 10.768,00 2 155 3.324,00 6.648,00 6.648,00 160 234.111,97 235.012,00 (900,03)

En el mes de Diciembre del 2013 se facturó Bs. 234.111.97 cuando la relación real de los gastos a facturar fue por Bs. 235.012.00, generando una diferencia por debajo de Bs 900.03, el cual fue un error de sumatoria en los gastos reales a facturar RESUMEN DE INGRESOS Y EGRESOS PARA EL PERIODO

MES INGRESOS EGRESOS

JUNIO 2012 43.520,00 63.520,00 JULIO 2012 108.800,00 127.000,00 AGOSTO2012 78.600,00 77.600,00 SEPTIEMBRE 2012 82.098,00 82.098,00 OCTUBRE 2012 82.480,00 82.480,00 NOVIEMBRE 2012 109.874,00 109.274,00 DICIEMBRE 2012 51.150,00 71.150,00 ENERO 2013 57.090,00 57.090,00 FEBRERO 2013 77.338,00 77.278,00 MARZO 2013 84.486,00 84.486,00 ABRIL 2013 78.588,00 78.588,00 MAYO 2013 75.952,00 75.952,00 JUNIO 2013 81.646,00 81.646,00 JULIO 2013 147.350,00 147.350,00 AGOSTO 2013 169.478,00 169.478,00 SEPTIEMBRE 2013 161.738,00 161.738,00 OCTUBRE 2013 135.134,00 134.694,00 NOVIEMBRE 2013 153.418,00 153.418,00


18

DICIEMBRE 2013 235.012,00 235.012,00

TOTAL 2.013.752.00

2069.852.00

CONCEPTO PERIODO 2012-‐2013 INGRESOS: Condominio Total Ingresos 2.013.752.00 EGRESOS vigilancia Limpieza Electricidad Hidrocapital Mantenimiento Ascensores Fondo de Reserva Total Egresos 2.069.852.00 Exceso (Déficit) del Período

2012-‐2013 (33.900.00)

CONSIDERACIONES GENERALES Organigrama y Descripción de Responsabilidades: Durante nuestra evaluación, comprobamos que el Condominio Plaza Jardín Torre “A”, no posee un Organigrama actualizado y descripciones de cargos por escrito para las funciones de cada uno de los integrantes de la Junta provisional de condominio. Esto puede tener como efecto: Desconocimiento entre la Directiva y los Copropietarios, de los niveles a quien reportarse, las líneas de autoridad y el alcance de sus responsabilidades. Actuación incompleta o deficiente de ciertas funciones. Aumentar el número de problemas rutinarios que llegan a la Directiva para su decisión, debido a la confusión de las personas que viven en el Edifico o de los miembros de la misma Junta directiva para aceptar responsabilidades.


19

De acuerdo a nuestra experiencia, una actuación efectiva y eficiente depende hasta cierto punto del desarrollo de una estructura apropiada de la organización y descripciones de cargos o de actividades claramente definidos. Recomendamos evaluar y documentar la estructura actual del Condominio a la luz de sus planes de desenvolvimiento futuros y los problemas de operación actuales. También deben prepararse descripciones de cargos y de responsabilidades por escrito para todos los miembros de la Junta provisional del Condominio. Retrasos en los Informes: Los Informes de Ingresos y Egresos de la Junta Provisional no siempre se emiten oportunamente. Existen retrasos en los reportes que se deben presentar los días miércoles, día que los Propietarios y la Junta Provisional actual del Condominio Plaza Jardín Torre “A”, eligieron para la discusión de información. Puesto que cualquier atraso reduce la utilidad de los datos informativos de la Junta Provisional hacia los Copropietarios, por lo que no se puede confiar en los informes tanto como podría. Además, podría retrasar la identificación de un problema que este presentando el Condominio. Recomendamos que los informes generales estén en manos de las Junta Provisional para presentar al resto de los copropietarios cada miércoles del mes, para lograr establecer su corte de operaciones y dedicar los recursos necesarios para obtener respuesta oportuna a dichos inconvenientes que presente el Condominio. También hemos encontrado que no hay un calendario formal para el cierre financiero con fechas de terminación para cada actividad (expresadas en días hábiles después del final de cada mes. En ese calendario, no sólo deben incluir los informes (reportes Ingresos y Egresos), conciliaciones bancarias, disponibilidad bancaria, colocaciones financieras con sus respectivas fechas de vencimiento y renovación si las hubiere, entre otros, sino también la actualización de los libros legales y libros de actas y los demás libros legales así como lo indica el régimen de propiedad horizontal. LIBROS LEGALES Los libros legales no se encontraron al día a la fecha del examen Asimismo, los libros legales de Contabilidad correspondientes al movimiento del ejercicio 2012 y 2013, no se encontraban al día a la fecha del examen (no existen)


20

LIBRO LEGAL REGISTROS Acta de Asamblea. No están asentados Acta de Junta Condominio No están asentados Libro de Contabilidad No están asentados

Estos libros deberán estar sellados por un Notario Público o un Juez de Municipio en cuya jurisdicción se encuentre el inmueble. Nuestra recomendación al respecto es que deben realizarse todos los libros legales del Condominio Plaza Jardín Torre “A”, ya que pueden incurrir en las sanciones establecidas en la normativa legal. Para ello, es importante distribuir las asignaciones por áreas de responsabilidad, de forma de establecer cuales libros le corresponde actualizar a cada miembro de la Junta Directiva. Falta de análisis de las partidas por cobrar: En el 2do semestre año 2012 se presento una morosidad considerable de condominio repartido de la siguiente manera:

De acuerdo a lo presentado en los detalles del punto de ingreso en donde se reflejan las diferencias de los montos entre lo facturado y cobrado y se presenta el índice de morosidad, podemos evidenciar que existe un retraso en las cobranzas de la facturación del Condominio. Esto puede tener como efecto la acumulación de partidas u operaciones pendientes que generan retraso en la cancelación a los proveedores tales como personal Limpieza, Vigilancia y mantenimiento de ascensores, mantenimiento de portones, mantenimiento de sistema de Agua entre otros. Consideramos conveniente hacer jornadas de cobranzas para agilizar la oportuna cancelación de los recibos del Condominio, a fin de evitar así, tanto la morosidad como la incobrabilidad de las partidas pendientes. Inclusive ejercer las acciones establecidas en sus Reglamentos con respecto a las deudas y como lo establece la Ley de Propiedad Horizontal y el Código Civil.


21

Revisión de Documentos de Pagos: Se realizó una revisión de todos los documentos de pagos en el periodo de Junio a Diciembre de 2012 y de todo el año 2013, encontrándose soportes con las siguientes características.

A continuación se anexa cuadro con detalles de documentos por mes que no tienen ningún tipo de soporte, sin embargo se revisaron los talonarios de las chequeras y se identificaron cada uno de los montos que se mencionan a continuación, quedando por parte del Presidente Señor Carlos Galvis y de la Tesorera Señora María Auxiliadora Romero en solicitarlos a cada uno de los proveedores que prestaron el servicio al Conjunto Residencial Plaza Jardín Torre A, y entregarlos antes del 15 de Octubre del año en curso a la comisión de colaboradores designados por los copropietarios, para la claridad y transparencia de la Gestión Administrativa del periodo comprendido entre Junio 2012 a Diciembre del 2013, quedando pendiente auditar el 1er Semestre 2014. (Ver anexo 1 detallado)

100% de los Egresos del Condominio Plaza Jardín Torre "A", distribuidos de la siguiente manera:

10% de los gastos ubicados e identificados sin facturas. 70% distribuidos en Notas de entregas, presupuestos y facturas sin I.V.A. 20% de lo gastos cumplen con los requisitos exigidos por la ley.


22

Fecha Monto Bs. 30/07/2012 200.00 07/08/2012 560.00 09/10/2012 15.900.00 31/10/2012 15.900.00 24/10/2012 840.00 31/10/2012 1.200.00 24/10/2012 3.000.00 18/12/2012 15.900.00 15/01/2013 1.120.00 16/01/2013 7.280.00 17/01/2013 6.000.00 05/06/2013 3.390.00 19/01/2013 4.899.92 06/07/2013 3.000.00 08/07/2013 3.000.00 01/07/2013 555.00 02/07/2013 2.000.00 02/08/2013 13.022.50 23/08/2013 5.479.47 23/08/2013 5.977.40 13/08/2013 18.662.40 13/08/2013 3.000.00 14/10/2013 4.031.00 21/11/2013 6.000.00 17/12/2013 3.784.56 17/12/2013 824.16 Total 145.597,41

Proveedores: No se encontró un archivo con las respectivas carpetas a proveedores que contengan el Boucher de pago con su respectivo cheque y copia de la factura legal con las referidas descripciones del proceso o actividad realizada al Condominio Plaza jardín Torre “A”.


23

Se recomienda abrir una carpeta marrón, donde repose el Boucher de pago con el cheque respectivo de pago y copia de su factura, esto debido a tener un respaldo o control de todos los proveedores que prestan servicios al condominio Plaza Jardín torre “A”. Respaldos de Información: En nuestro examen, pudimos observar que el condominio no tiene una política de respaldos, de todas las informaciones de los trabajaos realizados en los ejercicios Económicos. Se recomienda elaborar un plan de contingencia formal y escrito que contenga el respaldo de todas las informaciones que se manejen en la Administración del Condominio a fin de dar continuidad a las Operaciones en caso de que ocurra cualquier siniestro.

Quedamos a su entera disposición para cualquier información adicional relacionada con nuestras observaciones.

Atentamente,

Lic. Isora L. Contreras Contador Público C.P.C. Nº 83.193 Sudeca. Nº 2679 S.A.A. Nº 475

INFORMEDELOSCONTADORESPÚBLICOSINDEPENDIENTES ... · Lic. Isora Contreras Contadora Publica ! 1...

Documents

Transcript of INFORMEDELOSCONTADORESPÚBLICOSINDEPENDIENTES ... · Lic. Isora Contreras Contadora Publica ! 1...