CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL QUINDIO

C.R.Q.

PLAN DE DISEÑO Y EJECUCIÓN DEL PINAR2019-2022

Autoridad Archivística Institucional

Proceso Servicio al Cliente

Fecha de Vigencia

2019-2022

Fecha de Publicación

Enero de 2019

Armenia-Quindío

Tabla de Contenido

1. INTRODUCCIÓN...............................................................................................3

2. Contexto estratégico de la Corporación Autónoma Regional del Quindío –C.R.Q.......................................................................................................................4

3. Identificación de la Situación Actual..................................................................6

4. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes articuladores......................................7

5. Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos –PINAR..........................8

6. Objetivos del PINAR..........................................................................................8

7. Formulación de planes y proyectos...................................................................8

8. Construcción del mapa de ruta:.........................................................................9

9. Anexo 1............................................................................................................10

10. Anexo 2........................................................................................................11

1. INTRODUCCIÓN

La Corporación Autónoma Regional del Quindío-C.R.Q., en cumplimiento al

artículo 6 de la Ley 594 de 2000 – “Ley General de Archivos para Colombia“ al

Decreto 2609 del 2012, Articulo 8 “instrumentos archivísticos” ha previsto como

estrategia fundamental, desarrollar: el Plan Institucional de Archivo, “PINAR”, de la

entidad, siendo este un instrumento de planeación para la labor archivística, que

determina elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del

Proceso de Gestión Documental y da cumplimiento a las directrices del Archivo

General de la Nación y a la normatividad vigente frente a la administración de los

documentos; para la elaboración de este instrumento se identificaron las

necesidades y puntos críticos a mejorar y se definieron objetivos, metas y

proyectos, para garantizar la adecuada gestión y conservación de los documentos,

con el propósito de mejorar la gestión documental y contribuir de manera efectiva

al fortalecimiento institucional, la transparencia, la eficiencia y el acceso a la

información; este instrumento está diseñado como una herramienta que nos

permite controlar y hacer seguimiento a los planes, programas y proyectos de la

función archivística de la institución, en un determinado tiempo.

Este documento hace parte integral del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

– MIPG, con el fin de desarrollar una cultura organizacional sólida fundamentada

en la información, el control, la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora

continua, y promover la coordinación interinstitucional para mejorar su gestión y

desempeño.

2. Contexto estratégico de la Corporación Autónoma Regional del Quindío –C.R.Q.

La Corporación Autónoma Regional del Quindío –C.R.Q., es un ente de carácter público, entidad encargada de administrar, dentro del área de su jurisdicción, el medio ambiente y los recursos naturales renovables y propender por su desarrollo sostenible, de conformidad con las disposiciones legales y las políticas del Ministerio del Medio Ambiente.

Misión

Conservar, proteger, recuperar y administrar los recursos y ecosistemas naturales y su relación con los sistemas culturales, en el ámbito local, regional y global, con dedicación, conocimiento y transparencia a través de procesos de formación, participación social, ordenamiento y articulación del SINA, en busca de un ambiente sano y un desarrollo sostenible, para aportar a una mejor calidad de vida de las generaciones presentes y futuras, y al disfrute que ellas hagan de su entorno.

Visión

La Corporación Autónoma Regional del Quindío- CRQ es una entidad transparente, eficiente y responsable, con credibilidad, confianza y reconocimiento, el expertísmo y el manejo de los recursos, los ecosistemas y la biodiversidad, con la acción de funcionarios comprometidos, capacitados y honestos, con capacidad para generar consensos culturales y sociales, trabajando por un departamento amable y ambientalmente sano, y la construcción de región, para posibilitar el desarrollo humano sostenible y mejorar la calidad de vida.

Principios y Valores

Los funcionarios de la Corporación Autónoma Regional del Quindío, estamos convencidos de que el trabajo con transparencia, honestidad y responsabilidad, lograremos el respeto de las personas e instituciones del departamento y la legitimidad de nuestras actuaciones para beneficio del medio ambiente, los recursos naturales y los habitantes del Quindío.

Principios Organizacionales

• Planificación: Enfocar los recursos disponibles al cumplimiento de la misión aplicando para ello la más modernas metodologías para un adecuado direccionamiento estratégico y en concordancia con los lineamientos establecidos por el Ministerio del Medio Ambiente.

Desarrollo del Talento Humano hacia un alto nivel profesional: Operar cambios de actitud en el recurso humano comprometido en el cumplimiento

de la misión institucional, por medio de la política de capacitación y reconocimiento de méritos, orientados al cabal cumplimiento de sus funciones. Desarrollar niveles óptimos de capacitación y desarrollo de nuevas capacidades para lograr su nueva posición estratégica, logrando la vinculación de la comunidad.

Control por Procesos: Ejercer el control gerencial de conformidad con los procesos y procedimientos establecidos en las normas internas, aplicando nuevas y organizadas metodologías de trabajo orientadas a obtener análisis y conclusiones de aplicación de procesos multifuncionales, dotados de objetividad y credibilidad, según el ambiente en el que se devuelvan sus actividades, conduciendo al enfoque de procesos hacia el usuario.

Participación Ciudadana: Ejercer la Gestión Ambiental como una función pública con la participación activa de los ciudadanos.

Trabajo Interdisciplinario: Ejercer la Gestión Ambiental en forma integral a través de grupos interdisciplinarios de profesionales de diferentes niveles, especialidades y conocimientos.

Valores Organizacionales

Transparencia: Para que todas las actuaciones de los funcionarios se encuentren en el Principio de Legalidad y Publicidad, para el conocimiento de todos en aplicación de los principios de Igualdad, Moralidad, Celeridad, Imparcialidad y Publicidad, principios rectores de la función administrativa.

Honestidad: Que implica hacer las cosas a conciencia y con el respaldo de la objetividad e imparcialidad.

Responsabilidad: Para tener la disposición y voluntad de rendir cuentas por cada una de las actuaciones públicas.

Respeto: Para construir sobre la diferencia de criterio y posición sin el imperio de unos criterios sobre otro.

Política del Sistema Integrado de Gestión

Garantizar la satisfacción de nuestros usuarios, administrando los recursos naturales del departamento del Quindío, mediante la adopción y aplicación de políticas, planes, programas, proyectos, objetivos y disposiciones legales, comprometidos con la promoción del conocimiento, uso, conservación del patrimonio natural y la prevención de la contaminación, para que cada aspecto ambiental asociado a las labores de la CRQ pueda ser controlado y minimizado,

aportando al mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión y brindando una mejor calidad de vida al personal interno y a la sociedad.

Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

La Corporación Autónoma Regional del Quindío en aras de integrar y determinar las prioridades de actuación, ha definido cinco directrices y objetivos, así como los indicadores que permitan evaluar en forma coherente su desempeño:

1. Alcanzar y Mantener los estándares definidos en la organización2. Adoptar, formular e implementar Políticas, Planes, Programas y Proyectos

de Gestión Ambiental3. Direccionar y fomentar acciones de conocimiento, uso y conservación del

Patrimonio Natural4. Salvaguardar el patrimonio natural bajo el ejercicio de la Autoridad

Ambiental5. Garantizar la satisfacción de nuestros clientes

3. Identificación de la Situación Actual

3.1 Las siguientes son las herramientas administrativas que la CRQ, tomará como base para determinar la situación actual de la entidad:

3.1.1 Diagnóstico integral del archivo.

3.1.2 Mapa de Riesgos

3.1.3 Planes de mejoramiento generados a partir de auditorías internas y externas

3.1.4 Planes de mejoramiento generados a partir de auditoria del archivo general de la nación. (PMA)

3.1.5 Formulario Único de Reporte de Avance de la Gestión (FURAG)

3.1.6 Autoevaluación de la función archivística.

Para este punto, la CRQ viene trabajando en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG y dentro de su cronograma se tiene previsto que para el mes de febrero de 2019, se tenga un autodiagnóstico de la función archivística definitivo y validado por el Comité de Archivo, que será un insumo fundamental para realizar el diagnóstico a través de una matriz DOFA. Ver Anexo 2. Cronograma Implementación MIPG.

La identificación de la situación actual se viene desarrollando y está programada su finalización de acuerdo al cronograma de implementación del PINAR, ver Anexo 1.

4. Priorización de Aspectos Críticos y Ejes articuladores

Para la priorización de los aspectos críticos se construirá la siguiente tabla de priorización de aspectos:

Los aspectos críticos de la Entidad serán definidos por el Comité de Archivo a partir de la revisión de los instrumentos archivísticos, los cuales son los facilitadores de todos los procesos de la Gestión Documental.

Se presenta la valoración y priorización de los aspectos críticos de la Gestión Documental en la CRQ, mediante una valoración numérica del 1 al 10 donde 1 es considerado de muy bajo impacto y 10 de muy alto impacto de los aspectos críticos frente a los ejes articuladores de la Gestión Documental; luego se suman todas las ponderaciones obtenidas y se clasifican así: si la suma total esta entre 30 y 35 se califica como prioridad alta, si es superior a 35 se califica como prioridad inmediata y si es inferior a 30 como prioridad media. Este ejercicio se realizará de acuerdo a la Guía para la elaboración del PINAR del archivo general de la nación.

La priorización está programada de acuerdo al cronograma de implementación del PINAR, ver Anexo 1.

5. Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos –PINAR

Teniendo en cuenta los resultados obtenidos en el diagnóstico integral de archivos, el análisis a los planes de mejoramiento resultado de las auditorías tanto internas como externas, el mapa de riesgos documentales y los resultados del FURAG; la Corporación Autónoma Regional del Quindío - CRQ., establecerá la visión estratégica del Plan Institucional de Archivo-PINAR., con el cual se garantizara, el fortalecimiento, articulación y administración de los archivos, elaborará e implementará las mejores prácticas de gestión documental y de la función archivística, para optimizar el acceso a la información y el cumplimiento de la legislación colombiana.

La Visión se diseñará de acuerdo al resultado de la situación actual (DOFA) y está programada de acuerdo al cronograma de implementación del PINAR, ver Anexo 1.

6. Objetivos del PINAR

Los objetivos del PINAR serán determinados de acuerdo a la visión establecida en el numeral 3 de este documento. Este objetivo debe ser la expresión formal y medible de la visión estratégica, sin perder la intensión de la organización de Fortalecer el proceso de Gestión Documental, mediante el diseño de un plan estratégico a corto, mediano y largo plazo, en donde se establezcan proyectos y planes de trabajo asociados con el desarrollo de la función archivística y la gestión documental de la CRQ.

Los Objetivos quedaran definidos de acuerdo al cronograma de implementación del PINAR, ver Anexo 1.

7. Formulación de planes y proyectos

Una vez definidos los objetivos, se establecerán los planes y proyectos de acuerdo a la Guía para la elaboración del PINAR del archivo general de la nación.

Para esta actividad se tendrá en cuenta la articulación de los planes y proyectos con los proyectos y metas definidas en el plan de acción de la CRQ, como se observa a continuación:

A pesar de que la gestión documental es transversal en el plan de acción de la CRQ, los planes y proyectos a definir y desarrollar estarán articulados con el proyecto 21, meta 3 “Formular e implementar una estrategia institucional para la gestión documental”.

Los planes y proyectos quedarán definidos de acuerdo al cronograma de implementación del PINAR, ver Anexo 1.

8. Construcción del mapa de ruta:

El mapa de ruta se construirá como herramienta para identificar y comprender el orden en que se van a desarrollar los planes, programas y proyectos en la entidad y se realizara de acuerdo a la Guía para la elaboración del PINAR del archivo general de la nación.

9. Anexo 1

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Lider Servicio al Cliente

PROGRAMADO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

EJECUTADOLider Servicio al

ClientePROGRAMADO 1 1 1

EJECUTADODefinición de la Visión Estratégica del PINAR

Lider Servicio al Cliente

PROGRAMADO 1 1

EJECUTADO

Definición de Objetivos del PINAR Lider Servicio al Cliente

PROGRAMADO 1 1

EJECUTADO

Formulación de planes y proyectos Lider Servicio al Cliente

PROGRAMADO 1 1 1

EJECUTADO

Construcción del mapa de ruta Lider Servicio al Cliente

PROGRAMADO 1 1

EJECUTADO

Divulgación del PINAR Lider Servicio al Cliente

PROGRAMADO 1 1

EJECUTADO

Implementación del PINAR Lider Servicio al Cliente

PROGRAMADO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

EJECUTADO

ACTIVIDADES EJECUTADAS% DE CUMPLIMIENTO

00% 0% 0% 0% 0% 0%

0 0 0 0 04 4 4 4 4 4

AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

40

0%

MARZO

40

0%

ABRIL

4

MAYO

40

0%

0#¡DIV/0!

ENERO

0

Priorización de aspecto críticos y ejes articuladores

ACTIVIDADES PROGRAMADAS 40

0%

00%

Identificación de la Si tuación Actual

ANEXO 1 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN PINAR

ACTIVIDADES RESPONSABLE ESTADO OBSERVACIONESJUNIO FEBRERO JULIO

10.Anexo 2

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

PROGRAMADO 1 1 1 1 1 1 1 1 1EJECUTADO x x x x x x x x x

PROGRAMADO 1 1 1EJECUTADO x x

Creación del grupo de MIPG PROGRAMADO 1EJECUTADO

Elaboración de autodiagnósticos PROGRAMADO 1 1 1 1 1 1EJECUTADO

Campaña de socialización y divulgacion PROGRAMADO 1 1 1EJECUTADO x x x

Validación autodiagnósticos PROGRAMADO 1 1 1 1 1 1EJECUTADO

Presentación al FURAG PROGRAMADO 1 1 1 1 1 1 1EJECUTADO

Ajuste de brechas y planes de acción PROGRAMADO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1EJECUTADO

ACTIVIDADES PROGRAMADASACTIVIDADES EJECUTADAS% DE CUMPLIMIENTO

40

0%

MARZO

40

0%

ABRIL

4

MAYO

40

0%

19%

ENERO

11

Institucionalizacion del comité y de MIPG a través de resolución

110

0%

00%

3100% 100% 100%

3 4 64 6

Planificación de implementación

ANEXO 2 CRONOGRAMA IMPLEMENTACIÓN MIPG

ACTIVIDADES RESPONSABLE ESTADO A

OBSERVACIONESJUNIO FEBREROOCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE