INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL – INDECI - PERÚ SISTEMA INTEGRAL PARA LA GESTIÓN...

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL – INDECI - PERÚ

SISTEMA INTEGRAL PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DE OPERACIONES - SIGAO

MANUAL DEL USUARIOMANUAL DEL USUARIO

OFICINA DE ESTADÍSTICA Y TELEMÁTICA – UNIDAD DE INFORMÁTICA

SUBSISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

DESCRIPCIÓNDESCRIPCIÓN

- El SI- El SIGAOGAO es un producto diseñado para integrar y es un producto diseñado para integrar y

consolidar información de la entidad, mejorando la consolidar información de la entidad, mejorando la

productividad y optimizando con eficiencia los procesos productividad y optimizando con eficiencia los procesos

inherentes al mismo; permitiéndoles programar, ejecutar y inherentes al mismo; permitiéndoles programar, ejecutar y

controlar sus actividades en tiempo real.controlar sus actividades en tiempo real.

GENERALIDADES DEL SISTEMAGENERALIDADES DEL SISTEMA

•Adiciona un nuevo registro o elemento en el sistema.Adiciona un nuevo registro o elemento en el sistema.•Graba el registro actual del sistemaGraba el registro actual del sistema..•Permite modificar el registro seleccionado, a excepción del códigoPermite modificar el registro seleccionado, a excepción del código..•EliminaElimina un un registro, si registro, si ésteéste a aúún n nno ha generado en otras tablas otras transaccioneso ha generado en otras tablas otras transacciones..•Muestra la información a imprimir por pantalla.Muestra la información a imprimir por pantalla.•Permite Permite salirsalir de la de la ventanaventana actual.actual.•Permite realizar una búsqueda por código o por nombre especificado, según sea el caso.Permite realizar una búsqueda por código o por nombre especificado, según sea el caso.•En ambos casos se puede buscar a partir de las primeras letras y/o números ingresados En ambos casos se puede buscar a partir de las primeras letras y/o números ingresados

y ejecutar el comando.y ejecutar el comando.•Realiza una Realiza una bbúsqueda de un determinado registro, mostrando otra ventana (Response) úsqueda de un determinado registro, mostrando otra ventana (Response) ..•Permite llevar el registro seleccionado hacia la ventana principalPermite llevar el registro seleccionado hacia la ventana principal ..•No lleva ningún dato a la ventana principalNo lleva ningún dato a la ventana principal..•Desplaza hasta el primer registro de la información mostrada.Desplaza hasta el primer registro de la información mostrada.•Desplaza a un registro o página de datos anterior.Desplaza a un registro o página de datos anterior.•Desplaza a un registro o página de datos posterior.Desplaza a un registro o página de datos posterior.•Desplaza hacia el último registro de la información mostrada.Desplaza hacia el último registro de la información mostrada.•Muestra la vista Normal de búsqueda y la vista Previa de Impresión , además de poder Muestra la vista Normal de búsqueda y la vista Previa de Impresión , además de poder

darle el Zoom según el porcentaje requerido.darle el Zoom según el porcentaje requerido.•Actualiza los datos con la última información.Actualiza los datos con la última información.

Botones de ComandoBotones de Comando

Haga clic para salir del Sistema

2

La siguiente pantalla muestra el Menú Principal del Sistema, el cual contiene los Subsistemas con los que cuenta el SIGAO.

Haga clic para ingresar al Subsistema de Trámite Documentario

1

MENÚ PRINCIPAL DEL SISTEMA

MENÚ DEL SUBSISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

Esta pantalla muestra los módulos que contiene el SubSistema de Trámite Documentario.

1

Haga clic para registrar y dar mantenimiento a las principales tablas que suministran la información básica al SubSistema

MANTENIMIENTO DE TABLAS MAESTRAS (1)

Haga clic para registrar y/o dar mantenimiento a un ‘Tipo de Documento’.

Esta pantalla muestra la opción para acceder al formulario en donde se registra un ‘Tipo de Documento’ o para dar mantenimiento a uno ya existente.

1

INGRESO DE DATOS PARA EL REGISTRO DE UN TIPO DE DOCUMENTO

1

2

3

Esta ventana permite registrar un ‘Tipo de Documento’ o modificar uno ya existente y luego proceder a grabar.

Presione el botón Grabar

Presione el botón Salir

Ingrese la Descripción del Tipo de Documento o modifique uno.

MANTENIMIENTO DE TABLAS MAESTRAS (2)

Esta pantalla muestra la opción para acceder al formulario en donde se registra una ‘Acción’ o para darle mantenimiento a una ya existente.

Haga clic para registrar y/o dar mantenimiento a una ‘Acción’.

1

INGRESO DE DATOS PARA EL REGISTRO DE UNA ACCION

1

2

3

Esta ventana permite registrar una ‘Acción’ o modificar una ya existente y luego proceder a grabar.



Ingrese la Descripción de la Acción o modifique una.



1

Haga clic para registrar un Trámite Documentario (Documento de Origen Externo)

INGRESO DE DATOS DE UN TRAMITE DOCUMENTARIO (DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO)

Esta ventana permite registrar un Trámite Documentario (Documento de Origen Externo).

1

2

6

3

4

5

Seleccione el Tipo de Entidad y presione el botón ... Para selecionar la entidad. Presione la figura para registrar una entidad que no exista.

Clic en el botón ‘Añadir’ para ingresar un Destinatario o en el botón ‘Eliminar’ para eliminarlo.

Clic en el botón ‘Añadir’ para ingresar una Acción o en el botón ‘Eliminar’ para eliminarla.


Ingrese la DRDC remitente


ó

Ingrese todos los datos correspondientes al Documento de origen Externo

Seleccione la Prioridad del Documento, ingrese el plazo para la respuesta y seleccione el nivel de segurdad.



1

Haga clic para registrar un Trámite Documentario generado por una Unidad Orgánica (Documento de Origen Interno)

SUBMENÚ DEL MÓDULO DE UNIDADES ORGANICAS

Haga clic para Registrar un Trámite Documentario (Documento de Origen Interno)

Esta pantalla muestra las opciones del Submenú de “UNIDADES ORGANICAS” .

1

INGRESO DE DATOS DE UN TRAMITE DOCUMENTARIO (DOCUMENTO DE ORIGEN INTERNO)

Esta ventana permite registrar un Trámite Documentario (Documento de Origen Interno).

1

2

3

4

Seleccione el Tipo de Documento, ingrese el Número del Documento y la Fecha del mismo. Ingresar el Nro. de folios y seleccionar la Prioridad de la Respuesta y el Nivel de Seguridad.NOTA: El Estado del Documento siempre será por defecto de ‘Pendiente’

Clic en el botón ‘Agregar’ para ingresar una Referencia o en el botón ‘Quitar’ para eliminarla.

Clic en el botón ‘Añadir’ para ingresar un Destinatario o en el botón ‘Eliminar’ para eliminarlo.

Presione el botón ‘Grabar’ y luego el botón ‘Salir’ para cerrar la ventana.


Haga clic para Recepcionar un Trámite Documentario (Documento de Origen Externo o Interno)


1

RECEPCION DE UN TRAMITE DOCUMENTARIO (DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO O INTERNO)

Esta ventana permite recepcionar o recibir un Trámite Documentario (Documento de Origen Externo o Interno).

1

2

3Presione el botón ‘Grabar’ y luego el botón ‘Salir’ para cerrar la ventana.

Marcar con un Check los documentos que se desean repcionar o recibir

ó

Selecciona un criterio de búsqueda, digite el número de Támite y presiona el botón ‘Buscar’ para ubicar el Trámite.

Dar Clic en un botón para ordenar los Trámites según la elección.

4Botones para la configuración de la impresión y visualización.


Haga clic para Decretar un Trámite Documentario (Documento de Origen Externo o Interno)


1

DECRETO DE UN TRAMITE DOCUMENTARIO (DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO O INTERNO)

Esta ventana permite Decretar un Trámite Documentario (Documento de Origen Externo o Interno) en dos niveles, el primero a nivel de Unidad y el segundo a nivel de Área si existiera.

1

2

3

Muestra toda la información registrada del Trámite Documentario que se quiere Decretar.

Clic en el botón ‘Añadir’ para Seleccionar la Unidad a la que se quiere Decretar o en el botón ‘Eliminar’ para eliminarla. Luego Ingresar la Acción.

Presione el botón ‘Grabar’ y luego ‘Salir’

Presione para realizar Búsquedas de Trámites ‘Decretados’ o ‘Recibidos’.

Clic en el botón ‘Añadir’ para Seleccionar el Area a la que se quiere Decretar o en el botón ‘Eliminar’ para eliminarla. Luego Ingresar la Acción y el Responsable de dicha Acción.


Haga clic para Atender o Dar Respuesta a un Trámite Documentario (Documento de Origen Externo o Interno)


1

ATENCION O RESPUESTA A UN TRAMITE DOCUMENTARIO (DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO O INTERNO)

Esta ventana permite Atender o Dar Respuesta a un Trámite Documentario (Documento de Origen Externo o Interno) en dos niveles, el primero a nivel de Unidad y el segundo a nivel de Área si fuera necesario.

1

2

3

Muestra toda la información registrada del Trámite Documentario que se quiere Atender o Dar Respuesta.

Ingrese la Acción Tomada por el Responsable de la Unidad, el Nombre del Responsable y la Fecha en que se dio Respuesta.

Presione para realizar Búsquedas de Trámites ‘Atendidos’.

Ingrese la Acción Tomada por el Responsable del Área, el Nombre del Responsable y la Fecha en que se dio Respuesta.

Presione el botón ‘Grabar’ y luego ‘Salir’


Haga clic para Archivar un Trámite Documentario (Documento de Origen Externo o Interno)


1

ARCHIVO DE UN TRAMITE DOCUMENTARIO (DOCUMENTO DE ORIGEN EXTERNO O INTERNO)

Esta ventana permite Archivar un Trámite Documentario (Documento de Origen Externo o Interno).

1

2

3Presione el botón ‘Grabar’ y luego el botón ‘Salir’ para cerrar la ventana.

Marcar con un Check los documentos que se desean Archivar

ó



4Botones para la configuración de la impresión y visualización.

Haga clic para ver las Resoluciones.

1



Registro De Resoluciones

Esta ventana permite Archivar un Trámite Documentario (Documento de Origen Externo o Interno).

1Click para una crear una nueva resolución.

2Seleccionar tipo de resolucion Directoral o Unidad.

3 Seleccionar el codigo de su unidad orgánica.

4

Añadir Referencias, en el caso que lo tubiera.

5 Guardar la Resolución creada.Busca una

Resolución creada.

Registro De Resoluciones

2

Click en aceptar para ver el detalle de la Resolución.

1

Click para buscar según criterio de busqueda.


Haga clic para Ingresar a la Opción de Consultas y Reportes.


1

CONSULTAS / REPORTES Nº 1 - SELECCIÓN Y VISUALIZACION DEL DECRETO DE UN TRAMITE EXTERNO.

Esta ventana muestra los distintos tipos de reportes y consultas al sistema.

1

2

Seleccione la Primera opción

Presionar el botón de Selección

REPORTES Nº 1 – SELECCIÓN Y VISUALIZACION DEL DECRETO DE UN TRAMITE EXTERNOEsta ventana muestra un Listado de todos los Trámites Documentarios de Origen Externo para ser seleccionados y poder visualizar su Decreto.

1

2Presione el botón ‘Aceptar’ para abrirlo o el botón ‘Salir’ para cerrar la ventana.

ó


ó


Seleccionar el Trámite Documentario el cual se desea Visualizar

Botón para actualizar datos.

REPORTES Nº 1 – SELECCIÓN Y VISUALIZACION DEL DECRETO DE UN TRAMITE EXTERNOEsta ventana muestra los datos del Trámite Documentario seleccionado en la ventana anterior.

1Presione el botón ‘Seteos’ para seleccionar una Impresora, ‘Imprimir’ para mandar la impresión o ‘Salir’ para cerrar la ventana.


1

2

Seleccione la Segunda opción


CONSULTAS / REPORTES Nº 2 – LISTADO DE DOCUMENTOS REMITIDOS SEGÚN CRITERIOS DE SELECCION

CONSULTAS / REPORTES Nº 2 – LISTADO DE DOCUMENTOS REMITIDOS SEGÚN CRITERIOS DE SELECCION

Esta ventana permite seleccionar uno o varios criterios o filtros para mostrar la información de los Documentos que han sido Remitidos por la Unidad Orgánica que esta actualmente en el Sistema solicitando el Listado.

1

2

Presione el botón ‘Procesar’ para generar el Listado o Reporte o el botón ‘Salir’ para cerrar la ventana.

Ingresar un Rango de fecha en que fueron Registrados los Trámites y que queremos visualizar en el Listado a procesar

3Clic en uno de los tipos de Estados del Trámite que queremos filtrar o Seleccionar ‘Todos’.

7

Seleccione una Dirección Nacional u Oficina hacia la cual se han remitido Documentos o Seleccione ‘Todos’.

4Dar click en el casillero, para habilitar la busqueda por HT.

5Dar click en el casillero, para seleccionar la busqueda por unidad orgánica (8.0,8.1).

6Dar click en el casillero, para habilitar la busqueda por tipo de documento ( informe, memo, etc.).

CONSULTAS / REPORTES Nº 2 – LISTADO DE DOCUMENTOS

REMITIDOS SEGÚN CRITERIOS DE SELECCION (2)Esta ventana muestra el Listado o Reporte de los Trámites Documentarios según los criterios de selección o filtros de la ventana anterior.


Doble Clic en el Número del Trámite para visualizar todos los Datos registrados para dicho Trámite Documentario.

CONSULTAS / REPORTES Nº 3


1

2

Seleccione la Tercera opción


CONSULTAS / REPORTES Nº 3 – LISTADO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS SEGÚN CRITERIOS DE SELECCION

Esta ventana permite seleccionar uno o varios criterios o filtros para mostrar la información de los Documentos que han sido Recibidos por la Unidad Orgánica que esta actualmente en el Sistema solicitando el Listado.

1

2


Ingresar un Rango de fecha en que fueron Registrados los Trámite y que queremos visualizar en el Listado a procesar

3Clic en uno de los tipos de Estados del Trámite que queremos filtrar o Seleccionar ‘Todos’.

7

Seleccione una Dirección Nacional u Oficina de la cual se han recibido Documentos o Seleccione ‘Todos’.

4Click para habilitrar la búsqueda por número de trámite documentario.

5Dar click en el casillero, para habilitar la busqueda por tipo de documento ( informe, memo, etc.).

6Click para habilitar la busqueda por el Rango de fecha recibido.

CONSULTAS / REPORTES Nº 3 – LISTADO DE DOCUMENTOS

RECIBIDOS SEGÚN CRITERIOS DE SELECCION Esta ventana muestra el Listado o Reporte de los Trámites Documentarios según los criterios de selección o filtros de la ventana anterior.


Doble Clic en el Número del Trámite para visualizar todos los Datos registrados para dicho Trámite Documentario.

CONSULTAS / REPORTES Nº 4 – LISTADO GENERAL DE OFICIOS


1

2

Seleccione la Cuarta opción


CONSULTAS / REPORTES Nº 4 – LISTADO GENERAL DE OFICIOSEn esta ventana muestra los oficios creados por cada unidad Orgánica donde se va a realizar los diferentes tipos de filtros que se desea ver.

1

2

Salir y cancelar.

Ingresar un Rango de fecha para la busqueda por la fecha de Oficio.

3Digitar el destinatario que se desea buscar.

6

Seleccione una Dirección Nacional u Oficina de la cual se han recibido Documentos o Seleccione ‘Todos’.

4Seleccionar por el número de Oficio.

5Procesar según criterio de filtro.

CONSULTAS / REPORTES Nº 4 – LISTADO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS SEGÚN CRITERIOS DE SELECCION

Esta ventana muestra el Listado o Reporte de los Trámites Documentarios según los criterios de selección o filtros de la ventana anterior.

1

Presione el botón ‘Seteos’ para seleccionar una Impresora, ‘Imprimir’ para mandar la impresión o ‘Salir’ para cerrar la ventana.

Doble Clic en el Número del Oficio para visualizar todos los Datos.

Muestra el listado de los códigos de las unidades orgánicas.

CONSULTAS / REPORTES Nº 5 – LISTADO GENERAL DE RESOLUCIONESEsta ventana muestra los distintos tipos de reportes y consultas al sistema.

1

2



CONSULTAS / REPORTES Nº 5 – LISTADO GENERAL DE RESOLUCIONES.

Muestra todas las resoluciones generadas por todas la Oficinas.

1

Click en Seteo para configurar la impresora, luego en imprimir o salir para cancelar.

2

Docble Click sobre el número de resolución para ver todos los datos de dicha resolución.

CONSULTAS / REPORTES Nº 6 – CONSULTA DE TRÁMITES DE ORIGEN EXTERNO CON DECRETO (EXPEDIENTE)Esta ventana muestra los distintos tipos de reportes y consultas al sistema.

1

2



Muestra todos los documentos externos ingresados por Mesa de Partes.

1

CONSULTAS / REPORTES Nº 6 – CONSULTA DE TRÁMITES DE ORIGEN EXTERNO CON DECRETO (EXPEDIENTE)

Filtro para diferentes tipos de busqueda.

Click para ver la referencias del documento.

2

Salir o cancelar proceso.

Procesar criterio de busqueda.

CONSULTAS / REPORTES Nº 7 – SEGUIMIENTO DE UN TRAMITE (Referencias y/o Tramites Relacionados)Esta ventana muestra los distintos tipos de reportes y consultas al sistema.

1

2

Seleccione la Sétima opción


CONSULTAS / REPORTES Nº 7 – SEGUIMIENTO DE UN TRAMITE (Referencias y/o Tramites Relacionados)

Esta pantalla muestra el criterio de búsqueda para el seguimiento del documento.

1

Se puede buscar por número de operación y/o año de operación.

2

Procesar criterio de bùsqueda Salir o cancelar proceso.

CONSULTAS / REPORTES Nº 7 – SEGUIMIENTO DE UN TRAMITE (Referencias y/o Tramites Relacionados)

Esta pantalla muestra todas las referencias de los documentos seleccionado en la ventana anterior según el criterio de búsqueda.

1 Presione el botón ‘Seteos’ para seleccionar una Impresora, ‘Imprimir’ para mandar la impresión o ‘Salir’ para cerrar la ventana.

Doble Clic en el Número del Trámite para visualizar la información de dicho documento

CONSULTAS / REPORTES Nº 8 – Listado de Documentos Decretados Internamente - GeneralEsta ventana muestra los distintos tipos de reportes y consultas al sistema.

1

2

Seleccione el Octavo reporte


Esta pantalla muestra el criterio de búsqueda para los documentos decretados internamente.

1



3

7

Seleccione el area decretada según la oficina o dirección del usuario.

4Seleccionar el estado del documento.

5Seleccionar el numero de trámite documentario.

6Seleccionar el tipo de documento ( Memo, informes,etc.)

CONSULTAS / REPORTES Nº 8 – Listado de Documentos Decretados Internamente - General

2Seleccione la Oficina o Dirección de procedencia

Esta ventana muestra el Listado o Reporte de los Trámites Documentarios según los criterios de selección o filtros de la ventana anterior.


Doble Clic en el Número del Trámite para visualizar todos los Datos del documento.

CONSULTAS / REPORTES Nº 8 – Listado de Documentos Decretados Internamente - General

CONSULTAS / REPORTES Nº 9 – Listado de Documentos Decretados Internamente – Detalle a Nivel de la Unidad.Esta ventana muestra los distintos tipos de reportes y consultas al sistema.

1

2

Seleccione la Novena opción


CONSULTAS / REPORTES Nº 9 – Listado de Documentos Decretados Internamente – Detalle a Nivel de la Unidad.

1



3

7

Seleccione el area decretada según la oficina o dirección del usuario.

4Seleccionar el estado del documento.

5Seleccionar el numero de trámite documentario.

6Seleccionar el tipo de documento ( Memo, informes,etc.)



Esta ventana muestra el Listado o Reporte de los Trámites Documentarios Internos según los criterios de selección o filtros de la ventana anterior.



CONSULTAS / REPORTES Nº 9 – Listado de Documentos Decretados Internamente – Detalle a Nivel de la Unidad.

CONSULTAS / REPORTES Nº 10 – Listado de Documentos Decretados Internamente – Detalle a Nivel del AreaEsta ventana muestra los distintos tipos de reportes y consultas al sistema.

1

2

Seleccione la Decima opción


CONSULTAS / REPORTES Nº 10 – Listado de Documentos Decretados Internamente – Detalle a Nivel del Area

1



3

7

Seleccione el area y sección decretada según la oficina o dirección del usuario.

5Seleccionar el tipo de estado

6Seleccionar el número de trámite



Esta ventana muestra el Listado o Reporte de los Trámites Documentarios Internamente según los criterios de selección o filtros de la ventana anterior.



CONSULTAS / REPORTES Nº 10 – Listado de Documentos Decretados Internamente – Detalle a Nivel del Area

CONSULTAS / REPORTES Nº 11 – Reporte Estadístico General


1

2

Seleccione la décima primera opción


1Ingrese el rango de fecha que desea buscar.

CONSULTAS / REPORTES Nº 11 – Reporte Estadístico GeneralEste reporte muestra los datos estadísticos por Oficina/Direcciones/unidades orgánicas según la fecha ingresada

Configurar la impresión con el botón Seteo y luego dar click en el botón Imprimir, Click en Salir para salir del reporte.

2

Exportar el reporte a un archivo Excel.

La presente lámina detalla la descripción de todos los encabezados mostrados en el reportes estadístico.

CONSULTAS / REPORTES Nº 11 – Reporte Estadístico General

•Jefatura / decretados: Muestra el número de documentos decretados por jefatura según la oficina/Dirección/Unidad Orgánica.•Datos de Oficina / Recibido sin Decreto: Muestra el número de documentos solamente recibidos por cada oficina/Dirección/Unidad Orgánica.•Datos de Oficina / Decretado por UUOO: Muestra el número de documentos solamente decretados por cada oficina/Dirección/Unidad Orgánica.•Datos de Oficina / Atendido: Muestra el número de documentos solamente atendidos por cada oficina/Dirección/Unidad Orgánica.•Datos de Oficina / Archivado: Muestra el número de documentos solamente archivados por cada oficina/Dirección/Unidad Orgánica.•Datos de Oficina / Plazo Vencido: Muestra el número de documentos que no se han atendido en un plazo de 7 días de acuerdo a la fecha de tramite según cada oficina/Dirección/Unidad Orgánica.•Datos de Oficina / Oficios Creados: Muestra el número de Oficios registrados según cada oficina/Dirección/Unidad Orgánica.•Datos de Oficina / Oficios anulados: Muestra el número de Oficios anulados según cada oficina/Dirección/Unidad Orgánica.•Datos de Oficina / Memorandum anulados: Muestra el número de Memorandum anulados según cada oficina/Dirección/Unidad Orgánica.•Datos de Oficina / Memorandum anulados: Muestra el número de Memorandum anulados según cada oficina/Dirección/Unidad Orgánica.

CONSULTAS / REPORTES Nº 12 – Reporte de documentos Archivados.Esta ventana muestra los distintos tipos de reportes y consultas al sistema.

1

2

Seleccione la Décima segunda opción


1



2

7

Seleccione la Oficina/Dirección/Unidad Orgánica de la cual fue recibido.

5Seleccionar el Número de trámite

6Seleccionar el tipo de documento que se desea procesar (Informes, Memorandum, etc)

Esta pantalla muestra el criterio de búsqueda para los documentos Archivados

CONSULTAS / REPORTES Nº 12 – Reporte de documentos Archivados.



CONSULTAS / REPORTES Nº 12 – Reporte de documentos Archivados.

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL – INDECI - PERÚ SISTEMA INTEGRAL PARA LA GESTIÓN...

Documents

Transcript of INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL – INDECI - PERÚ SISTEMA INTEGRAL PARA LA GESTIÓN...