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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISIÓN

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CÓDIGO: I-07-04DAS

INSTRUCTIVO DIRECTRICES PARA LA ENTREGA Y

RECEPCIÓN DE MATERIAL CON EL ÁREA DE SERVICIOS

REVISIÓN

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INSTRUCTIVO

DIRECTRICES PARA LA

ENTREGA Y RECEPCIÓN

DE MATERIAL CON EL

ÁREA DE SERVICIOS

NOMBRE: JOHN GARZON NOMBRE: SARA T. SANDOVAL G. NOMBRE: ERCI DE WASSEIGE

CARGO: DIRECTOR DE BIBLIOTECA CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

FECHA: 09/09/2013 FECHA: 09/09/2013 FECHA: 09/09/2013

ELABORO REVISO APROBO


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DIRECTRICES PARA LOS PROCESOS DE REVISIÓN, ARREGLOS Y ENTREGA DEL

MATERIAL AL ÁREA DE SERVICIOS

La Dirección del Departamento de Biblioteca ha fijado dentro de sus actividades principales para este año 2013 la adecuación,

revisión y mejoramiento de las colecciones que componen las tres sedes del Sistema de Bibliotecas de la Universidad La Gran

Colombia; y ha fijado la tarea, para las Áreas de Servicios y Desarrollo de Colecciones - Procesos Técnicos y Adquisiciones, de

adelantar la revisión, verificación y corrección de todos los registros bibliográficos que han sido ingresados al sistema KOHA. Esta

tarea se inició en el momento del inventario 2012 – 2013, encontrando la dispersión, duplicidad y los errores de asignación de

número de clasificación en una cantidad importante de registros en las colecciones.

De acuerdo con estos resultados visualizados, se proponen, a continuación, las actividades a desarrollar en conjunto entre las Áreas

de Servicios y Desarrollo de Colecciones (Procesos Técnicos y Adquisiciones) que permitan el mejoramiento de la calidad en los

registros y materiales que componen las colecciones del Sistema de Bibliotecas; se proyecta la unificación y corrección de

registros, donde, la intervención desde Procesos Técnicos, permita que cada uno de ellos alcance el nivel tres de catalogación que

es el estándar requerido desde la Dirección del Departamento con el único fin de prestar un servicio excelente a la comunidad

Grancolombiana.

Se detallan a continuación las actividades para cada Área y la interacción que se da en la trazabilidad que compete a cada ítem de

acuerdo con su procedencia; es decir, cuando es adquirido por compra, canje o donación; y aquellos que ya están en las

Colecciones y requieren una revisión, verificación y adecuación en Procesamiento Técnico o físico.


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1. ACTIVIDADES PARA EL ÁREA DE SERVICIOS 1.1. REVISIÓN DEL ESTADO FÍSICO DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

El Auxiliar de Servicios encargado de cada piso debe revisar e identificar a diario el Material Bibliográfico que debe ser Separado

de las Colecciones por:

“Separado para arreglos físicos”: todos aquellos ejemplares que deben ser intervenidos porque presentan deterioro en el juego de Rótulos (lomo, interno y externo) y que los Códigos de Barras están ubicados en el interior del ejemplar.

“Separado para encuadernación”: Todos aquellos ejemplares que deben ser intervenidos porque tiene hojas sueltas, rasgadas o que el lomo está separado o deteriorado.

“Separado por Riesgo biológico”: Todos aquellos ejemplares que presentan hongos o alguna señal de riesgo al momento del

contacto por parte de las personas.

1. 2. REVISIÓN DE LA PERTINENCIA DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

El Auxiliar de Servicios encargado de cada piso debe revisar e identificar a diario el Material Bibliográfico que debe ser Separado

de las Colecciones por:

Contenidos no acordes a los programas académicos que ofrece la Universidad: documentos con contenidos no incluidos en las mallas curriculares de cada programa.

Fechas demasiado antiguas: para períodos de años comprendidos de 1700 a 1800 se debe tener en cuenta que algunos de estos documentos guardan un valor histórico y se pueden conservar como “Libros Antiguos”; para los casos de libros de 1900

en adelante se debe evaluar contenidos, autores y ejemplares.

Redundancia de ejemplares: Algunos títulos en su momento requirieron más de tres ejemplares; en este momento por pertinencia y/o años de publicación puede NO ser necesario conservar tantas copias.

Baja consulta: Dentro de cada Colección, los Auxiliares de Servicios pueden identificar el Material Bibliográfico que tiene baja o nula rotación tanto en Préstamo en Sala como Externo. Para estos casos se pueden ir separando de las Colecciones los

Ejemplares que presentan estas características.

Nota: En todos los casos anteriores el Auxiliar de Servicios debe asesorarse de las Coordinaciones para efectos de validación de la información y la toma

de decisiones al respecto.

1.3. REVISIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DISPERSO EN LA COLECCIÓN

El Auxiliar de Servicios encargado de cada piso debe revisar e identificar a diario el Material Bibliográfico que está disperso en las

Colecciones teniendo en cuenta lo siguiente:

El Título, el Autor, la Editorial y el Año son similares pero tienen dos Signaturas Topográficas diferentes1. El Título, el Autor, la Editorial son similares, el Año es diferente pero tiene dos Signaturas Topográficas diferentes. El Título, el Autor son similares, el Año y la Editorial son diferentes pero tiene dos Signaturas Topográficas diferentes. Libros del mismo Autor con Temática similar tienen dos Signaturas Topográficas diferentes. Libros del mismo Autor con Temática similar y Años diferentes tienen dos Signaturas Topográficas diferentes

1.4. REPORTAR LOS ARREGLOS QUE SEAN NECESARIOS PARA EL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

El Auxiliar de Servicios encargado de cada piso, luego de adelantar las revisiones descritas en los puntos anteriores, debe reportar

el Material Bibliográfico a través del "Acta de remisión de material bibliográficos de servicios a desarrollo de colecciones2"

1 Nota: al tener dos o más Signaturas Topográficas diferentes hace que el material esté disperso en las Colecciones, lo ideal es

que se agrupe el material para facilitar la búsqueda por parte de cada usuario.


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EJEMPLO DE ACTA DE REMISIÓN DE MATERIAL DE SERVICIOS A DESARROLLO DE COLECCIONES

Esta Acta debe ser diligenciada con letra imprenta, en esfero y completando todos los datos con la información

allí requerida.

En los espacios “Entregado, Recibido y Revisado por”, NO hacer uso de firmas sino datos legibles.

Diligenciar de forma clara y precisa los datos del Título, la Signatura Topográfica y el Código de Barras.

Señalar con X cuantos motivos sean necesarios referir para que se revisen en cada ejemplar.

Cada ejemplar debe llevar Acta por separado, excepto para aquellos que componen una misma colección como

por ejemplo las enciclopedias o son varios ejemplares de

un mismo título; en este caso el Auxiliar de Servicios en

el espacio definido para observaciones específica los

Códigos de Barras que se están entregando.

Los espacios para diligenciar en el Área de Desarrollo de Colecciones deben ser diligenciados de igual forma como

se sugiere para el Área de Servicios.

Estas Actas se archivan en Procesos Técnicos al momento de entregar el Material al Área de Servicios.

Todas las Actas llevan consecutivo asignado en Procesos Técnicos.

NOTA PARA TENER EN CUENTA: En el acta hay una serie de

motivos para definir el tipo de intervención que requiere cada

ejemplar; al frente de cada una de ellas hay un espacio para marcar con una X según sea el caso; se le pide a los Auxiliares de

Servicios y al grupo de Técnicos en Catalogación tener presente que los motivos definidos para reportar el Material Bibliográfico

que requiere intervención, son los siguientes:

DATOS EN EL ACTA CORRESPONDE

A DATOS EN KOHA PARA PROCESOS

Cambio terminado final Separado para arreglos físicos

Para empaste y/o arreglos Separado para encuadernación

Revisar el título está en varios

registros Separado para Procesos Técnicos

Cambio tipo de ítem Separado para Procesos Técnicos

Cambio ubicación actual Separado para Procesos Técnicos

Registro con datos incompletos en el sistema

Separado para Procesos Técnicos

Revisar código de barras no

corresponde Separado para Procesos Técnicos

Revisar código de barras no lee Separado para Procesos Técnicos

2 Todo material que sea retirado de las colecciones debe ser entregado con el "Acta de remisión de material bibliográficos de

servicios a desarrollo de colecciones" en Procesos Técnicos para ser revisado, verificado y corregido. Esta Acta debe ser diligenciada con letra imprenta, en esfero y completando la información allí requerida.(Ver ejemplo para diligenciar el Acta)


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Revisar NO aparece en el catálogo

Separado para Procesos Técnicos

Revisar signatura y/o clave de

autor Separado para Procesos Técnicos

Traslado de colección Separado para Procesos Técnicos

Unificar signatura topográfica Separado para Procesos Técnicos

Evaluar para descarte En Valoración para Descarte

- En estos casos Es importante

que en el espacio definido para

las observaciones se detalle el motivo del Descarte:

Descarte por desactualización

Descarte por estado físico

Descarte por no pertinencia

Descarte por redundancia de ejemplares

Separado por Riesgo biológico

Otros Aquí se puede relacionar el Material Bibliográfico que requiere un Tratamiento que

no esté estipulado; por ejemplo “Material para la Colección de Libros Antiguos”

Para la entrega del material bibliográfico a Procesos Técnicos debe generarse un archivo de texto (Bloc de notas) con la relación de los códigos de Barras del material.

El material, con el Acta diligenciada, según indicaciones, se le entrega a los Auxiliares de Servicios destinados a elaborar

estos archivos (En el momento de elaborado este instructivo los Auxiliares encargados del Proceso son Laura Constanza Bustamante y

Leidy Milena Díaz Corredor).

Para generar este Archivo el Auxiliar de Servicios debe seguir los

siguientes pasos:

En el Menú de inicio del PC identifique Bloc de Notas, ubique el cursor y de click sobre el enlace.


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*Menú de inicio”

Cuando abra la aplicación Bloc de Notas, ubique el cursor en la parte superior izquierda.

Ayudándose del lector de Códigos de Barras lea uno a uno los ejemplares que va a reportar, es importante que al momento de

leer cada ejemplar verifique que NO esté leyendo el Código de

Barras del ISBN o ISSN del ejemplar.

Al finalizar guarde el Archivo con Asunto: LauraB mayo 29 CAMBIO DE ESTADO EN KOHA3; para hacer el cambio masivo en

forma inmediata en KOHA que permita tanto al Usuario como

al personal de Biblioteca identificar que el Material

Bibliográfico paso de Colección a Procesos Técnicos.

Si no se reporta el Material Bibliográfico retirado de las Colecciones, estos quedan como “Fantasmas” dentro del

Sistema y genera malestar al momento de que un usuario lo

solicite para ser consultado.

Este archivo se envía al correo electrónico de la Coordinación del Área de Desarrollo de Colecciones ([email protected]) para

realizar los cambios necesarios; cuando el proceso está listo desde

esta Coordinación se da respuesta para verificación al correo

electrónico de la Coordinación del Área de Servicios.

El archivo debe llevar solamente los Códigos de Barras.

Cualquier anotación o aclaración se hace en el cuerpo del mensaje del correo electrónico enviado; o preferiblemente se

hacen archivos separados por cada tipo de arreglo que se

requiere.

Cada Archivo debe guardarse bajo el Nombre específico de la intervención que requiere, por ejemplo:

“Material para cambio de Estante_ KatherineMR_ING_10_05_2013”

“Material para rotulación_LuisVM_ING_10_05_2013”

“Material para retirar de colecciones_SandraHR_10_05_2013”

“Material para cambio de sede_MariluzAP_10_05_2013”

“Material para evaluación descarte copias_MariluzAP_10_05_2013”

Todos los Archivos deben quedar en “Bloc de Notas” ya que este permite la lectura completa de los datos del Código de Barras.

Si el Archivo se lee y envía en Excel, a menos que se deje como texto, NO van a quedar registrados los ceros del Código de

Barras, por ejemplo: si el CB es 0000000022694 en Excel puede

quedar solo 22694 y este dato no permite la recuperación en el

Sistema KOHA del documento.

3 Los datos del Auxiliar de Servicios y la fecha varían de acuerdo con la persona y la fecha en que se genera el archivo.

mailto:[email protected]


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1.5 ORGANIZACIÓN ALFANUMÉRICA Y ASCENDENTE DE LAS COLECCIONES

Esta actividad está definida como una acción correctiva que permita la organización de las Colecciones ya que se identificó que las

mismas presentan un desorden y mala ubicación del Material Bibliográfico debido que la consulta en Sala por parte de los usuarios

no es controlada por los Auxiliares de Servicios; que por errores retrospectivos en el Procesamiento Técnico hay “dispersión”

dentro de las mismas en cuanto a títulos del mismo autor o tema, entre otros.

Para mejorar esta situación; se plantean las actividades anteriores a desarrollar por cada uno de los Auxiliares de Servicios en cada

uno de los pisos y las Sedes del Sistema de Bibliotecas. Está definida como la responsabilidad de cada Auxiliar frente al orden y

presentación que debe tener cada piso en cada Sede en cuanto al intercalado y ubicación del Material Bibliográfico que

corresponde a cada Colección.

En la Sede Central hay responsables para cada piso en cada turno; por eso es importante resaltar que es a diario que cada uno debe

estar al tanto y pendiente de “Su Colección” (esa que le fue asignada cuando se le informó del Cronograma de Actividades y

Horarios); para mantenerla en perfecto orden y de acuerdo con las Normas y Políticas establecidas Por el Departamento de

Biblioteca, siendo vital la comunicación entre los dos o más responsables del piso para alcanzar el objetivo propuesto. De igual

forma en las Sedes de Educación e Ingeniería, donde están asignados dos (2) Auxiliares de Servicios para los dos turnos, se deben

seguir las mismas recomendaciones y aplicar las directrices que se dan desde la Dirección y las Coordinaciones en busca del orden

de esas Colecciones.

En esta Actividad es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones, ya que con las acciones ejecutadas a diario y que se

deben adelantar en conjunto y de forma sincrónica, se puede alcanzar la tarea de forma eficiente, eficaz y pertinente, así:

Organizar la Colección: está definido como la acción de identificar que el Material Bibliográfico que está en el piso corresponda de acuerdo a la señalización y la temática definida por la Signatura Topográfica (que está compuesta por el

Número que da el Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD) y la clave de Autor).

En este momento es donde se deben identificar todos aquellos ejemplares que debe ser retirados por las causas anteriormente citadas.

Estar al tanto del Material Bibliográfico que se está consultando en Sala y generar el respectivo reporte estadístico de consulta en Sala.

Verificar el Material Bibliográfico que es enviado desde Circulación y Préstamo para intercalar en la Colección.

Nota: Al momento de hacer el empalme entre cada turno, NO debe quedar Material Bibliográfico pendiente de intercalar o ser

leído en la estadística de consulta en Sala.

Ordenar la Colección: está definido como la acción de tener cada piso ordenado teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:

Que la Colección empieza con el material de Referencia. Que al terminar el material de Referencia, empieza la Colección General (ver detalles de Rótulo de Lomo).

Que todo el conjunto de la Colección debe quedar organizado en forma ascendente respetando el orden alfanumérico que da la Signatura Topográfica y el color definido para cada rango.

Que en cada ejemplar se debe visualizar el color del Rótulo de Lomo4 que corresponde al rango definido para cada piso.

RELACIÓN DE COLORES PARA CADA RANGO DENTRO DE LAS COLECCIONES

4 Nota: A partir del mes de junio de 2013 cada RÓTULO DE LOMO dentro de la Colección va a estar identificado con colores.


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Para el Piso 2A, que tiene el rango del 000 al 320, van a quedar cinco (5) colores así: Blanco para la Referencia R 000 a R 320. Azul claro para el rango 000 – 010 – 020 – 030 – 050 – 060 – 070 – 080 – 090. Violeta para el rango 100 – 110 – 120 – 130 – 140 – 150 – 160 – 170 – 180 – 190. Amarillo para el rango 200 – 210 – 220 – 230 – 240 – 250 – 260 – 270 – 280 – 290. Naranja para el rango 300 – 310 – 320.

Para el Piso 3A, que tiene el rango del 330 al 345, van a quedar dos (2) colores así:

Blanco para la Referencia R 330 a R340. Naranja para el rango 330 - 340.

Para el Piso 4A, que tiene el rango del 346 al 378, van a quedar dos (2) colores así: Blanco para la Referencia R 340 a R 370. Naranja para el rango 340 - 3705.

Para el Piso 4B, que tiene el rango del 800 al 900, van a quedar tres (3) colores así: Blanco para la Referencia R 800 a R 900. Blanco para el rango 800 – 810 – 820 – 830 – 840 – 850 – 860 – 870 – 880 – 890. Fucsia para el rango 900 – 910 – 920 – 930 – 940 – 950 – 960 – 970 – 980 – 990.

Para el Piso 5A, que tiene el rango del 370 al 700, van a quedar seis (6) colores así: Blanco para la Referencia R 370 a R 700. Naranja para el rango 370 – 380 – 390. Marrón para el rango 400 al 4906. Verde lima para el rango 500 – 510 – 520 – 530 – 540 – 550 – 560 – 570 – 580 - 590. Rojo para el rango 600 – 610 -6207 - 630 – 640 – 650 – 660 – 670 – 680 – 690. Azul para el rango 700 – 710 – 720 – 730 – 740 – 750 -760 – 770 – 780 - 790.

Nota: Las sedes de Educación e Ingeniería, como tienen parte de su colección compuesta por diferentes rangos del SCDD

van a tener los colores definidos para cada uno de ellos.

5 Solo hay algunos ejemplares porque esta colección se trasladó a la sede de Educación.

6 Solo hay algunos ejemplares porque esta colección se trasladó a la sede de Educación.

7 Solo hay algunos ejemplares porque esta colección se trasladó a la sede de Ingeniería.

000 azul claro

600 Rojo

800 Blanco 700

Azul

100 Violeta

900 Fucsia

200 Amarillo

300 Naranja

R Blanco

400 Marrón

500 Verde

lima


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2. ACTIVIDADES PARA EL ÁREA DE DESARROLLO DE COLECCIONES - PROCESOS TÉCNICOS

2.1. INTERVENCIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO REPORTADO DESDE EL ÁREA DE SERVICIOS AL ÁREA DE PROCESOS TÉCNICOS

Esta actividad está definida como una acción correctiva dentro del Departamento, desde el momento que se identificó que las

Colecciones presentaban fallas al momento de la ubicación del Material y que se requería hacer una intervención a todo el material

retrospectivo ya que en muchos casos se ingresó en diferentes registros y en diferentes Números de Clasificación generando

“vacíos” al momento de ser ubicados por el usuario final.

Para mejorar esta situación, se plantean actividades a desarrollar por parte del grupo de Técnicos en Catalogación donde cada uno

de ellos hace la intervención y actualización a todo el Material Bibliográfico que es reportado desde el Área de Servicios que se

encuentra en las Colecciones y presenta errores retrospectivos en cuanto a Procesamiento Técnico y/o físico, en las tres sedes.

2.1.1. El Técnico en Catalogación debe hacer la VERIFICACIÓN del tipo de intervención reportada en el "Acta de remisión de material bibliográficos de servicios a desarrollo de colecciones”

Según sea el caso el Técnico en Catalogación debe Identificar la duplicidad en registros para solicitar al Área de Servicios a través de listado, sean retirados cuantos ejemplares sean necesarios para corregir.

Según sea el caso el Técnico en Catalogación debe Identificar la duplicidad de Signatura Topográfica para solicitar al Área de Servicios a través de listado, sean retirados cuantos ejemplares sean necesarios para corregir.

Es importante que cada Técnico verifique en el sistema KOHA que la información reportada desde el Área de Servicios sea la correcta; de lo contrario debe solicitar retirar de las Colecciones el material faltante.

El Material Bibliográfico reportado para arreglos en Procesos Físicos, debe ser entregado primero en Procesos Técnicos para la verificación y arreglos pertinentes en cuanto a Procesamiento Técnico. Cuando se hace esta

verificación se entrega al grupo de Auxiliares de Servicios que están asignados al Área de Procesos Físicos para el

arreglo relacionado en el Acta.

TODO el Material Bibliográfico que es retirado de las Colecciones y enviado a Procesos debe ser reportado para cambio de ubicación en el Sistema KOHA.

Para Solicitar el Material Bibliográfico a Servicios debe generarse un archivo de texto

(Bloc de notas) con la relación de los códigos de

Barras del material.

Para generar este Archivo el Técnico de Catalogación debe seguir los siguientes pasos:

En el Menú de inicio del PC identifique Bloc de Notas, ubique el cursor y de click sobre el enlace.

*Menú de inicio”


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Cuando abra la aplicación, ubique el cursor en la parte superior izquierda.

Debe copiar uno a uno los Códigos de Barras del Material Bibliográfico que necesita sea retirado de las Colecciones.

Al finalizar guarde el Archivo con Asunto: ZorallaSB mayo 29 CAMBIO DE ESTADO EN KOHA8;

Este archivo se envía al correo de la Coordinación del Área de Desarrollo de Colecciones ([email protected]) para generar informe.

Con los datos relacionados se genera un informe que se envía al correo de la Coordinación de Servicios para que se asigne un Auxiliar de Servicios que identifique, retire y entregue el material a Procesos Técnicos. (En este caso no se requiere Acta porque es remplazada por el Archivo en Excel que se genera).

Cuando se recibe el Material Bibliográfico en Procesos se reporta por parte del Técnico en Catalogación para realizar el cambio masivo en forma inmediata en el Sistema KOHA que permita tanto al Usuario como al personal de Biblioteca

identificar que el Material Bibliográfico pasa en información del ítem en la etiqueta c- Estante de Colección General a

Procesos Técnicos.

8 Los datos del Técnico de Catalogación y la fecha varían de acuerdo con la persona y la fecha en que se genera el archivo.

mailto:[email protected]


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TODO ejemplar que llegue a Procesos Técnicos reportado DESDE el Área de Servicios, debe ser revisado y es necesario, cambiar de

inmediato por el Técnico en Catalogación en la información de ítems etiqueta c- Estante a “Procesos Técnicos”

Si el número de ejemplares es mayor a diez (10), generar archivo de texto y enviarlo por correo a la Coordinación del Área de Desarrollo de

Colecciones para hacer cambio masivo.

2.1.2. El Técnico en Catalogación debe COMPLETAR el registro de acuerdo con las políticas de catalogación definidas.

Todo registro intervenido debe ser completado al nivel tres de catalogación, teniendo en cuenta políticas y directrices de

Procesamiento Técnico vigentes, además de las instrucciones que se han informado a través de correo electrónico y de forma

verbal en las reuniones de trabajo del Área.

El total de títulos por día a intervenir está definido en cantidad igual o superior a veinte (20) independiente del total de ejemplares intervenidos.

En cada registro es necesario tener en cuenta que los campos fijos (008) y todas las etiquetas que se reflejan al momento de generar la Signatura Topográfica (082 / 1XX), son las primeras y más importantes al momento de la verificación.

Según el caso, se deben intervenir TODOS los ejemplares que componen el registro; si hay uno o varios ejemplares que NO fueron ubicados por el Auxiliar de Servicios debe dejarse una nota en la información de cada ítem en la etiqueta 7

– No prestable Enviar a Procesos Técnicos.

Cuando el Auxiliar de Servicios en Circulación y Préstamo, al momento de generar una transacción de préstamo o devolución de un ejemplar, identifique el Mensaje “Enviar a Procesos Técnicos”, debe diligenciar el Acta y

remitir de inmediato el documento; si el caso se presenta para un ejemplar que va a ser prestado, debe verificar en

el sistema KOHA si existen más ejemplares disponibles y que NO tengan la anotación; de No tener más copias

informar a la Coordinación de Servicios para que se genere una anotación en el registro del


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Usuario y del ítem para que cuando regrese el Material sea remitido de forma inmediata a Procesos Técnicos para la respectiva intervención.

El total de títulos por día a reportar para el Control de Calidad es igual a quince (15) independiente del total de ejemplares intervenidos.

A partir de junio de 2013 se define asignar datos junto al sello de adquisición de cada ejemplar con el fin de visualizar la trazabilidad del Material Bibliográfico en Procesos Técnicos.

A través de correo electrónico se informó que cada registro que se interviene debe quedar con los datos del Técnico en Catalogación que hace el arreglo y con el dato del biblionumber correspondiente en el sistema KOHA, esos datos van en lápiz

en la parte inferior del sello de adquisición (Ver ejemplos de sellos de adquisición).


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Adquirido por

COMPRA

DONACION

CANJE

OTRO

Fecha de ingreso 2 May 2013

Procedencia Univ. Externado

No. de control

Fondo Postgrados

OscarTC BN1587

x

EJEMPLOS DE SELLO DE ADQUISICIÓN DE MATERIAL

Año 1983 Año 2013

Importante que tengan en cuenta que tenemos diferentes tipos de sellos de Adquisición.

En algunos casos NO hay sello, pero la información está escrita al borde de la página de la portada o la contraportada (donde

están los datos del título del libro y autores), en este caso se registran los datos en la parte inferior izquierda de la portada.

Los datos definidos, para cada uno de los Técnicos de Catalogación, quedan así:

CarolinaFS BN82613* / MilenaMS BN618* / OscarTC BN1587* / SandraHR BN9150* / ZorallaSB BN3514*

*Estos datos cambian en cada ítem según el Técnico de Catalogación y el BN intervenido.

El Técnico en Catalogación entregar a diario la cantidad definida de Material Bibliográfico al Técnico en Catalogación encargado del Proceso de Control de Calidad.

El Técnico en Catalogación encargado del Proceso de Control de Calidad revisa los registros reportados y a diario envía a través de Correo electrónico el formato a cada Técnico en Catalogación donde especifica las sugerencias o correcciones

correspondientes para cada ítem:

Sugiere correcciones en los campos fijos y las etiquetas.

Verifica en la información de cada ítem que todas las etiquetas tengan los datos respectivos. La información de ubicación, estante y tipo de material siempre que esté en Procesos Técnicos debe quedar como Central -

Procesos Técnicos -
Libro. Esta información cambia de acuerdo con lo que defina la Coordinación del Área de Servicios

cuando recibe el Material Bibliográfico y define Destino y Estante.

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECAS

Acceso 22364

Fecha 6-IV-83

Compra Canje Donación

Editorial: Gredos No. de Clasificación

Precio $ 825 808.83

Procedencia Lerner V373

V.1

MilenaMS BN618


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Cuando NO hay sugerencias, o se verifica que se hicieron las correcciones sugeridas; el Técnico en Catalogación encargado del Proceso de Control de Calidad da la aprobación para que el Material Bibliográfico sea entregado en el

Área de Procesos Físicos.

Luego del Control de Calidad cada Técnico en Catalogación define, según lo reportado por el Área de Servicios en el Acta, si el material se entrega:

Al Auxiliar de Adquisiciones para generar el juego de rótulos.

Al Auxiliar de Servicios - Procesos Físicos para que intervenga según sea el caso (Encuadernación, empaste, Rotulación, etc.) cada ejemplar. (Para estos casos el Técnico en Catalogación debe informar a través de correo electrónico al Coordinador del Área de

Desarrollo de Colecciones el archivo en bloc de notas con Asunto: ZorallaSB mayo 29 CAMBIO DE ESTADO EN KOHA9

para cambiar de inmediato en la información del ítem de cada ejemplar el campo c - Estante a “Procesos Físicos”.)

2.2 INTERVENCIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO POR AL ÁREA DE PROCESOS TÉCNICOS, ADQUIRIDO POR COMPRA, CANJE Y DONACIÓN (NUEVOS)

Esta actividad está definida para que el grupo de Desarrollo de Colecciones: Técnico en Adquisiciones – Auxiliar de

Adquisiciones y Técnicos en Catalogación desarrollen el Procesamiento Técnico del Material Bibliográfico nuevo y/o agregado

en el Sistema KOHA.

2.2.1. SOLICITUD DEL MATERIAL

Esta actividad es responsabilidad del Técnico de Adquisiciones quien se encarga de la cotización del Material Bibliográfico con

los proveedores, del material que es solicitado por las Facultades y los usuarios a través del formulario en el Sistema KOHA.

Verifica en el Sistema KOHA las solicitudes y define la aprobación o el rechazo de las mismas según políticas definidas.

9 Datos varían de acuerdo con el Técnico en Catalogación y la fecha que se genera el Archivo


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REVISIÓN

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Adquirido por

COMPRA

DONACION

CANJE

OTRO

Fecha de ingreso 2 May 2013

Procedencia Univ. Externado

No. de control

Fondo Postgrados

OmarSM BN1587

x

Genera listados con los datos básicos del Material Bibliográfico para enviar a cotizar con los proveedores.

Con los datos de cotización de Material Bibliográfico aprobados:

Genera la información pertinente desde el Módulo de Adquisidores para presupuestos.

Genera las Bolsas por Proveedor.

Ingresa la información al Sistema KOHA generando un registro parcial para ejemplares nuevos o agregados por compra:

Asigna Datos en la información del ítem en las etiquetas:

7 – No prestable “En orden de Compra” 8 – Forma de Adquisición Compra e – Proveedor “Magisterio” g- costo “32000.00” t – ejemplar “3”

En el listado de cotización adjunta el dato del biblionumber para efectos de control posterior.

2.2.2. RECEPCIÓN DEL MATERIAL

Esta actividad es responsabilidad del Auxiliar de Adquisiciones, con la verificación del Técnico de Adquisiciones, quien se

encarga de la recepción del Material Bibliográfico cotizado con los proveedores

El Auxiliar de Adquisiciones verifica en el Sistema KOHA el Biblionumber asignado en el

listado de cotización al registro parcial que fue

creado para cada ejemplar adquirido por

compra.

Diligencia el Sello de Adquisición, con esfero y letra clara.

Los datos que en este sello reposan son claves al momento de completar y/o

verificar la información de cada ítem por

parte de cada Técnico en Catalogación, si la

información no concuerda se debe informar


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al Técnico y al Auxiliar de Adquisiciones para verificar con el listado de cotización y corregir (si es el caso) esta

información.

Debe quedar el nombre del Auxiliar de Adquisiciones y el Biblionumber de cada ejemplar registrado junto al sello de Adquisiciones en lápiz y en letra clara.

Verifica y completa los datos en la información del ítem en las etiquetas: 7 – No prestable “En orden de Compra” 8 – Forma de Adquisición Compra e – Proveedor “Distrididáctica” g – costo “22000.00” p – Código de Barras “0000000115617” (información agregada por el Auxiliar de Adquisiciones) t – ejemplar “3”

El Auxiliar de Adquisiciones además está encargado de la recepción del Material Bibliográfico que se adquiere por Canje y Donación. Es responsable de verificar en el Sistema KOHA si dicho Material Bibliográfico está o No en las Colecciones y

generar el registro parcial para los casos que así lo requieran.

Verifica y completa los datos en la información del ítem en las etiquetas: 8 – Forma de Adquisición Canje o Donación e – Proveedor “Universidad Nacional” g – costo “45000.00” p – Código de Barras “0000000115617” t – ejemplar “3”

El Auxiliar de Adquisiciones reporta a diario vía correo electrónico la totalidad del Material Bibliográfico que es

recibido en el Área de Adquisiciones por Compra, Canje y Donación y que ya está verificado e ingresado en el Sistema

KOHA

A través de un archivo en Bloc de notas envía la relación de los Códigos de Barras del Material Bibliográfico, nuevo o agregado, a la Coordinación del Área de Desarrollo de Colecciones. para generar un listado de entrega de dicho

Material Bibliográfico a cada uno de los Técnicos en Catalogación.

Con estos datos la Coordinación del Área de Desarrollo de Colecciones envía vía correo electrónico al Auxiliar de Adquisiciones los listados para que los imprima y entregue el Material a cada uno de los Técnicos en Catalogación

que luego de adelantar el Procesamiento Técnico y cumplir con las revisiones de Control de Calidad, debe ser

devuelto en su totalidad al momento de ser reportado para Terminado Final.

El Técnico en Catalogación recibe a diario de forma impresa la relación del Material Bibliográfico adquirido por Compra, Canje y/o Donación (nuevo o agregado) que ya está verificado e ingresado en el Sistema KOHA por parte del

Auxiliar de Adquisiciones.

Todo registro intervenido debe ser completado al nivel tres de catalogación, teniendo en cuenta políticas y directrices de

Procesamiento Técnico vigentes, además de las instrucciones que se han informado a través de correo electrónico y de forma

verbal en las reuniones de trabajo del Área.

El total de títulos por día a intervenir está definido en cantidad igual o superior a veinte (20) independiente del total de ejemplares intervenidos.

En cada registro es necesario tener en cuenta que los campos fijos (008) y todas las etiquetas que se reflejan al

momento de generar la Signatura Topográfica (082 / 1XX), son las primeras y más importantes al momento de la

verificación.

Se debe verificar que la información reportada desde el Área de Adquisiciones sea la correcta, caso contrario

reportar al Auxiliar de Adquisiciones para la respectiva corrección.


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REVISIÓN

No. REV

0

La intervención y entrega del Material Bibliográfico se realiza de acuerdo con las indicaciones relacionadas en el

punto 2.1.2.

3. VERIFICACIÓN EN PROCESOS FÍSICOS

3.1. SEPARADO PARA ENCUADERNACIÓN

Esta actividad está definida para que sea desarrollada por los Auxiliares de Servicios capacitados para adelantar procesos de

empaste, cocido, reparación de las cubiertas y hojas que componen un ejemplar.

El Auxiliar de Servicios recibe desde Procesos Técnicos TODO el Material Bibliográfico que requiere ser intervenido para arreglos.

Verifica la información que reposa en la colilla del "Acta de remisión de material bibliográficos de servicios a desarrollo de colecciones" para adelantar el proceso solicitado a cada ejemplar.

El Auxiliar de Servicios interviene el documento y al terminar el proceso devuelve el material a Procesos Técnicos para la revisión y verificación correspondiente.

Diligencia a diario el “Formato de Preservación y Restauración”.

Terminada la revisión y verificación el Material Bibliográfico es entregado al Auxiliar de Adquisiciones para que genere los rótulos y los listados respectivos de entrega al Auxiliar de Servicios encargado del Proceso de Terminado

Final.

Todo material que requiera ser intervenido para empaste o arreglos de rótulos DEBE pasar primero por Procesos Técnicos.

3.2. SEPARADO PARA ARREGLOS FÍSICOS

Esta actividad está definida para que sean tanto el Auxiliar de Adquisiciones y el grupo de Auxiliares de Servicios - Procesos

Físicos quienes sirven de filtro al momento de recibir y verificar que la información en el juego de rótulos que se genera de todo el

material que debe ser rotulado y sellado para la entrega desde Procesos Técnicos al Área de Servicios sea correcta.

Son ellos los que al momento de intervenir en la rotulación detectan los errores que pueden generarse en la impresión del rótulo o

con los datos que allí reposan relacionados a cada ejemplar.

El Auxiliar de Adquisiciones es el segundo filtro luego del Control de Calidad en el momento que recibe los archivos para generar el juego de rótulos. Su responsabilidad es la verificación de que toda la información de cada ítem, este bien

diligenciada.

Verifica si hay errores en la información de la Signatura Topográfica y si los mismos se

presentaron al momento de editar el archivo o estan en el Sistemac KOHA,

En este caso DEVUELVE el material al Técnico en Catalogación responsable del ejemplar para las correcciones pertinentes.

Cuando ya se ha verificado, genera rótulos del color respectivo y las listas para entregar a los Auxiliares de Servicios que se encargan del Procesamiento Físico del Material Bibliográfico.

Ver relación de colores para cada rango dentro de las colecciones


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El Auxiliar de Servicios encargado del Proceso Físico (Rotulación) es el tercer filtro en la verificación porque es el encargado de revisar que en el juego de rótulos esté la información de cada ítem bien diligenciada en el orden establecido

Verifica si hay errores en la información de la Signatura Topográfica.

En este caso DEVUELVE el material al Auxiliar de Adquisiciones para que a su vez reporte y entregue al Técnico en Catalogación responsable del ejemplar para las correcciones pertinentes.

Diligencia a diario el “Formato de Terminado Final”.

Ejemplo rótulos bien elaborados

Ejemplo rótulos mal elaborados

3.3. ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO AL ÁREA DE SERVICIOS

Terminado el Proceso de Rotulación el Auxiliar de Servicios encargado de Procesos Físicos, debe proceder de la siguiente forma:

Todos los días debe tener listo y reportar a la Coordinación del Área de Desarrollo de Colecciones que el Material Bibliográfico se encuentra listo para verificar el Estado del Terminado Final antes de entregar al Área de Servicios.

Terminada la revisión y verificación, desde la Coordinación de Desarrollo de Colecciones se informa vía correo electrónico a la Coordinación del Área de Servicios que hay Material Bibliográfico para entregar a Colecciones. para

que la Coordinación del Área de Servicios envíe al Auxiliar de Servicios encargado de recibir el Material Bibliográfico.

La entrega se realiza con listado impreso para verificar.

Terminada la entrega de Material Bibliográfico, la Coordinación del Área de Servicios define:

Univ. La Gran Colombia - Biblioteca UGC - 0000000112960 302.3 L394f 2012 Ej. 1 Fundamentos de negociación


302.3 L394f 2012 Ej. 1



302.3 L394f 2012 Ej. 1

302.3

L394ffff 2012 Ej. 1

R 302.3 L394f 2012 Anx.1 Ej. 1

302.3 L394f 2012 Ej. 1 Anx.1

R 302.3 L394f 2012 Ej. 1


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La ubicación habitual y actual del ítem. (B.Central / B.Educación / B.Ingeniería) El estante donde queda el ítem (Colección General / Colección Reserva / Colección Referencia). El Tipo de Material del ítem (Libro de Reserva / Libro de Referencia).

Ya definidos estos puntos; la Coordinación del Área de Servicios informa, sobre el listado de entrega, informa los cambios a efectuar a cada ejemplar para que desde el Área de Desarrollo de Colecciones se adelante el Proceso de forma masiva.

La Revisión al Proceso de Terminado Final por parte de la Coordinación del Área de Desarrollo de Colecciones se hace a diario de lunes a viernes en horario definido (02:40 p.m.).

La Entrega de Material Bibliográfico a la Coordinación del Área de Servicios se hace a diario de lunes a viernes en horario definido (04:00 p.m.).

Si se presenta una eventualidad que NO permita hacer la entrega, el Auxiliar de Servicios encargado, debe reportar vía correo electrónico a las Coordinaciones para conocer la situación antes de los horarios definidos.

El cumplimiento en cada uno de los pasos permite un buen desarrollo y excelentes resultados en cada proceso; extendemos una

invitación desde la Dirección y las Coordinaciones del Departamento de Biblioteca a seguir las recomendaciones y ser proactivos

en sus funciones. De todos nosotros depende el mejor funcionamiento y la calidad del servicio que ofrecemos a nuestra comunidad

Grancolombiana.

NOTA: Este documento se constituye en un informativo preliminar que puede presentar modificaciones posteriores de acuerdo con los Documentos que se

encuentran en preparación referentes al “Instructivo Guía de Catalogación” y al “Manual de Desarrollo de Colecciones”.

4. REGISTROS:

5. CONTROL DE CAMBIOS:

No

REV FECHA DESCRIPCION

09/09/2013

Emisión inicial

La Dirección del Departamento de Biblioteca ha fijado dentro de sus actividades principales para este año

2013 la adecuación, revisión y mejoramiento de las colecciones que componen las tres sedes del Sistema de Bibliotecas de la Universidad La Gran Colombia; y ha establecido la tarea, para las Áreas de Servicios y

Desarrollo de Colecciones - Procesos Técnicos y Adquisiciones, de adelantar la revisión, verificación y

corrección de todos los registros bibliográficos que han sido ingresados al sistema KOHA.

1) El instructivo permite establecer los lineamientos entre los diferentes procesos.

2) Permitir el mejoramiento de la calidad en los registros y materiales que componen las colecciones del Sistema de Bibliotecas.

3) permite uniformidad y coherencia en la información que se entrega en las dos áreas.

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