Instructivo MÓDULO EN SIDEAP PLATAFORMA ESTRATÉGICA

Instructivo MÓDULO EN SIDEAP PLATAFORMA ESTRATÉGICA

Bogotá, D.C., Versión. 1.0 marzo de 2021

MACROPROCESO ESTRATÉGICO DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL PROCESO GESTION DEL CONOCIMIENTO INSTRUCTIVO MÓDULO EN SIDEAP PLATAFORMA ESTRATÉGICA Código: E -GCO-IN -011 Versión: 1.0 Vigente desde marzo de 2021

Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el repositorio de documentos SIG del DASCD.

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INSTRUCTIVO MÓDULO EN SIDEAP

PLATAFORMA ESTRATÉGICA

Bogotá, D.C., Versión 1.0, marzo de 2021

http://www.serviciocivil.gov.co/





CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................... 3

1.1 OBJETIVO ...................................................................................................................... 3 1.2 ALCANCE ....................................................................................................................... 3 1.3 RESPONSABLE ............................................................................................................. 3 1.4 POLÍTICAS DE OPERACIÓN ......................................................................................... 3

INGRESO A LA PLATAFORMA .................................................................................................. 5 PLATAFORMA ESTRATÉGICA ................................................................................................ 10 MODIFICAR PLATAFORMA ESTRATEGICA ........................................................................... 11

1.5 AGREGAR MACRO PROCESO. .................................................................................. 16 1.5.1 EDITAR MACRO PROCESO. ................................................................................................................................. 17 1.5.2 ELIMINAR MACRO PROCESO. ............................................................................................................................. 18

1.6 ASOCIAR PROCESO. .................................................................................................. 19 1.6.1 EDITAR PROCESO. ................................................................................................................................................ 21 1.6.2 ELIMINAR PROCESO. ............................................................................................................................................ 21 1.6.3 DEPENDENCIAS ASOCIADAS. ............................................................................................................................. 22 1.6.4 PROCESOS TRANSVERSALES HOMOLOGADOS. ............................................................................................. 23

1.7 ASOCIAR PROCEDIMIENTO. ..................................................................................... 24 1.7.1 EDITAR PROCEDIMIENTO. ................................................................................................................................... 26 1.7.2 ELIMINAR PROCEDIMIENTO. ............................................................................................................................... 27 1.7.3 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR. .......................................................................................................................... 27

1.8 ASOCIAR ACTIVIDADES. ............................................................................................ 28 1.8.1 EDITAR ACTIVIDAD. .............................................................................................................................................. 30 1.8.2 ELIMINAR ACTIVIDAD. ........................................................................................................................................... 31 1.8.3 ACTIVIDADES ESTÁNDAR. ................................................................................................................................... 32






1. INTRODUCCIÓN El sistema de información Distrital del Empleo y la Administración Pública – SIDEAP - es un instrumento integral de almacenamiento de información de los funcionarios y entidades del Distrito Capital, que mediante el análisis de las condiciones sociales, económicas y educativas de los funcionarios y las estructuras organizacionales de las entidades, busca la formulación de políticas que garanticen la planificación, el desarrollo y la gestión del talento humano en las entidades del Distrito Capital. 1.1 OB J E T IV O Proporcionar a los Usuarios de SIDEAP un documento guía en el que se describan paso a paso y de manera detallada, todos los requisitos, condiciones y especificaciones a tener en cuenta para el cargue de información relacionada con Procesos, procedimientos y valores institucionales. A través de los diferentes apartados de este documento, se brindan las indicaciones necesarias para el diligenciamiento de componentes de la plataforma estratégica de las entidades, dando las instrucciones para el correcto uso y funcionamiento del aplicativo. 1.2 A L C A NC E Este instructivo abarca todos los aspectos que se deben tener en cuenta desde el ingreso al sistema hasta la correcta actualización de componentes de la plataforma estratégica que articulan las vinculaciones del talento humano con el que hacer institucional, definiendo los parámetros de operación del aplicativo y realizando la explicación de cada uno de los campos que deben ser diligenciados por el usuario. 1.3 R E S P ONS A B L E Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Oficina Asesora de Planeación 1.4 P OL ÍT IC A S DE OP E R A C IÓN 1. Cada usuario es el responsable por la veracidad de la información que registra en el Sistema,

el Departamento NO responde por la veracidad de esta información, ya que el DASCD solo






presta el servicio para que, en el marco del principio de Buena Fe, cada persona que lo requiere ingrese y actualice la información de acuerdo con los parámetros normativos.

2. Debe tener en cuenta que para poder acceder al sistema la persona debe tener un usuario

activo y una contraseña. Este usuario podrá crearse ingresando al apartado “Crear Cuenta” que se encuentra en la página principal.

Deberá diligenciar la información que se muestra a continuación:






3. Una vez haya sido creado el usuario en el sistema, la persona que realiza la solicitud recibirá

mediante correo electrónico el link para la activación del usuario y la asignación de una contraseña personal.

4. Para la actualización de información del módulo de Plataforma estratégica se requiere de la autorización del Correspondiente Jefe de la Oficina de Planeación o el directivo quien haga sus veces. Quien a través de un acuerdo de confidencialidad, que puede consultar y descargar en https://www.serviciocivil.gov.co/portal/tablero-de-control/info-importante-tablero-de-control/centro-de-documentacion-SIDEAP, se debe dirigir a [email protected] oficializando la solicitud.

INGRESO A LA PLATAFORMA Para tener acceso al sistema se recomienda utilizar el navegador google Chrome, y se debe ingresar a la url: http://www.serviciocivil.gov.co/, ubicar en el costado derecho el botón SIDEAP, dar clic en este botón y automáticamente el sistema direccionará al sistema. Igualmente, es posible acceder al sistema directamente ingresando en el navegador la siguiente url: https://sideap.serviciocivil.gov.co/sideap/.


https://www.serviciocivil.gov.co/portal/tablero-de-control/info-importante-tablero-de-control/centro-de-documentacion-SIDEAP

https://www.serviciocivil.gov.co/portal/tablero-de-control/info-importante-tablero-de-control/centro-de-documentacion-SIDEAP

mailto:[email protected]


https://sideap.serviciocivil.gov.co/sideap/





Una vez se ha ingresado a SIDEAP el sistema muestra la siguiente pantalla:

Para el ingreso al sistema, se debe ingresar el correo electrónico y la contraseña definida en el momento de activación del usuario. Posteriormente dar clic en el botón Ingresar.






En caso de no recordar la contraseña o el usuario que tiene registrado, podrá dar clic en:

Si olvidó la contraseña, el sistema le preguntará el correo electrónico con el cual registró la cuenta en SIDEAP.

Se le enviará un correo electrónico al usuario registrado desde la cuenta de SIDEAP [email protected], indicándole un link de ingreso para que usted mismo asigne una contraseña, tal y como se muestra en las imágenes a continuación.






Si por el contrario, lo que olvidó fue el correo electrónico que tiene registrado, deberá ingresar a la siguiente opcion:






El sistema muestra la pantalla para ingresar los datos necesarios para obtener el dato del correo registrado tal como se muestra en a continuacion:

Cuando el usuario ingresa los datos el sistema muestra el resultado.






PLATAFORMA ESTRATÉGICA El usuario debe ingresar al menú desarrollo organizacional y la opción de menú de plataforma estratégica.






El sistema muestra la pantalla donde se listan la plataforma estratégica de la entidad y el histórico de las modificaciones realizadas a la plataforma estratégica.

MODIFICAR PLATAFORMA ESTRATEGICA Para modificar la plataforma estratégica el usuario debe dar clic sobre la opción de modificar plataforma estratégica.

El sistema muestra la pantalla con el paso a paso para crear o modificar la plataforma estratégica.






Descripción de campos: a. Fecha: Campo obligatorio *. Fecha de inicio de vigencia de la modificación de la plataforma

estratégica. Los datos permitidos son las fechas disponibles en el calendario.

b. Descripción: Campo obligatorio *. Breve descripción de las modificaciones que se le están realizando a la plataforma estratégica. Los datos permitidos son letra, numero o la combinación de ambas.

Después de terminar de ingresar la información el usuario debe dar clic en la opción de siguiente.






El sistema muestra el siguiente paso para la modificación de la plataforma estratégica. (acto administrativo para la modificación de la plataforma estratégica).

Descripción de campos: a. Numero: Campo obligatorio *. Número del acto administrativo que soporta la modificación de

la plataforma estrategia. Los datos permitidos son números.

b. Fecha de expedición: Fecha de expedición del acto administrativo que soporta la modificación de la plataforma estratégica. Los datos permitidos son las fechas disponibles en el calendario.


El sistema muestra el siguiente paso para la modificación de la plataforma estratégica. (acto administrativo para la modificación de la plataforma estratégica (Crear)).






Descripción de campos: a. Tipo: Campo obligatorio *. Lista de selección que le permite al usuario un tipo de acto

administrativo. Los datos permitidos son los que se muestran en la lista.

b. Numero: Campo obligatorio *. Número del acto administrativo que soporta la modificación de la plataforma estrategia. Dato calculado por el sistema

c. Fecha de expedición: Fecha de expedición del acto administrativo que soporta la modificación de la plataforma estratégica. Dato calculado por el sistema

d. Fecha inicio vigencia: Campo obligatorio *. Fecha de inicio de vigencia de la modificación de la plataforma estratégica. Dato calculado por el sistema

e. Descripción: Campo obligatorio *. Breve descripción de las modificaciones que se le están realizando a la plataforma estratégica. Dato calculado por el sistema

f. Adjuntar acto administrativo: Permite al usuario navegar en el equipo para seleccionar el acto administrativo. Los documentos permitidos son .PDF


El sistema muestra el siguiente paso para la modificación de la plataforma estratégica. (Acto administrativo de Modificación de Plataforma Estratégica (Afectar Otros Actos)).






Nota: Se listan todos los actos administrativos asociados a la plataforma estrategica permitiendo modificar o derogar según sea el caso.

Después de ingresar la información el usuario debe dar clic en la opción de siguiente.






1.5 A G R E G A R MA C R O P R OC E S O. El usuario puede crear un macro proceso (Agrupación de procesos) ingresado toda la información solicitada y dando clic en la opción de agregar.

Descripción de campos: a. Nombre: Campo obligatorio *. Nombre del macro proceso que va a crear. Los datos

permitidos son letras, números o la combinación de ambas.

b. Descripción: Campo obligatorio *. Breve descripción del macro proceso que se va a crear. Los datos permitidos son letras, números o la combinación de ambas.

c. Tipo de proceso: Campo obligatorio *. Lista desplegable que le permite seleccionar el tipo de proceso que se va a asociar al macro proceso que se está creando. Los datos permitidos son: Estratégico, De apoyo, Misional y Evaluación.

Después de ingresar la información el usuario da clic en la opción de agregar






El sistema lista el macro proceso creado.

1.5.1 EDITAR MACRO PROCESO. Para editar la información del macro proceso el usuario debe dar clic en la opción de editar.

El sistema muestra la información ingresada para editarla, después de terminar de hacer las modificaciones el usuario debe dar clic en la opción de guardar cambios.






1.5.2 ELIMINAR MACRO PROCESO. Para eliminar la información del macro proceso el usuario debe dar clic en la opción de eliminar.

El sistema muestra un mensaje de confirmación para la eliminación del macro proceso, si el usuario confirma el sistema elimina la información del macro proceso y toda la información que está asociada al mismo.






1.6 A S OC IA R P R OC E S O. El usuario puede asociar los procesos que se tengan establecidos a cada uno de los macro proceso dando clic en la opción de asociar proceso desde la pantalla de macro proceso.

El sistema muestra la información para agregar la información del proceso.






Descripción de campos: a. Macro proceso: Campo obligatorio *. Nombre del macro proceso al cual se va a asociar el

proceso que se está creando. Dato calculado por el sistema

b. Nombre: Campo obligatorio *. Nombre del proceso que va a crear. Los datos permitidos son letras, números o la combinación de ambas.

c. Descripción: Campo obligatorio *. Breve descripción del proceso que se va a crear. Los datos permitidos son letras, números o la combinación de ambas.

Después de ingresar la información el usuario da clic en la opción de agregar

El sistema lista el proceso creado.






1.6.1 EDITAR PROCESO. Para editar la información del proceso el usuario debe dar clic en la opción de editar.


1.6.2 ELIMINAR PROCESO. Para eliminar la información del proceso el usuario debe dar clic en la opción de eliminar.






El sistema muestra un mensaje de confirmación para la eliminación del proceso, si el usuario confirma el sistema elimina la información del proceso y toda la información que está asociada al mismo.

1.6.3 DEPENDENCIAS ASOCIADAS. Para asociar una o más dependencias al proceso el usuario debe seleccionar la opción de dependencias asociadas.






El sistema muestra el formulario para que el usuario seleccione una a una las dependencias que quiere asociar al proceso.

1.6.4 PROCESOS TRANSVERSALES HOMOLOGADOS. Realiza la asociación a los procesos estandarizados del DAFP con los de la entidad. El sistema muestra el formulario para que el usuario seleccione uno a uno los procesos

transversales homologados que quiere asociar al proceso.






1.7 A S OC IA R P R OC E DIMIE NT O. El usuario puede asociar un procedimiento al proceso dando clic en la opción de asociar procedimiento desde la pantalla de proceso.




b. Proceso: Campo obligatorio *. Nombre del proceso al cual se va a asociar el procedimiento que se está creando. Dato calculado por el sistema






c. Nombre: Campo obligatorio *. Nombre del procedimiento que va a crear. Los datos permitidos son letras, números o la combinación de ambas.

d. Descripción: Campo obligatorio *. Breve descripción del procedimiento que se va a crear. Los datos permitidos son letras, números o la combinación de ambas.

Después de ingresar la información el usuario da clic en la opción de agregar.







1.7.1 EDITAR PROCEDIMIENTO. Para editar la información del procedimiento el usuario debe dar clic en la opción de editar.







1.7.2 ELIMINAR PROCEDIMIENTO. Para eliminar la información del procedimiento el usuario debe dar clic en la opción de eliminar.

El sistema muestra un mensaje de confirmación para la eliminación del procedimiento, si el usuario confirma el sistema elimina la información del procedimiento y toda la información que está asociada al mismo.

1.7.3 PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR. Para asociar una o más procedimientos estándar del DAFP al procedimiento el usuario debe seleccionar la opción de procedimientos estándar homologados.






El sistema muestra el formulario para que el usuario seleccione uno a uno los procedimientos estándar homologados que se quiere asociar al procedimiento.

1.8 A S OC IA R A C T IV IDA DE S . El usuario puede asociar una actividad al procedimiento dando clic en la opción de asociar actividad desde la pantalla de procedimientos.









b. Proceso: Campo obligatorio *. Nombre del proceso al cual se va a asociar el procedimiento que se está creando. Dato calculado por el sistema

c. procedimiento: Campo obligatorio *. Nombre del procedimiento al cual se va a asociar el procedimiento que se está creando. Dato calculado por el sistema

d. Nombre: Campo obligatorio *. Nombre del procedimiento que va a crear. Los datos permitidos son letras, números o la combinación de ambas.

Después de ingresar la información el usuario da clic en la opción de agregar.







1.8.1 EDITAR ACTIVIDAD. Para editar la información de la actividad el usuario debe dar clic en la opción de editar.







1.8.2 ELIMINAR ACTIVIDAD. Para eliminar la información la actividad el usuario debe dar clic en la opción de eliminar.






El sistema muestra un mensaje de confirmación para la eliminación del procedimiento, si el usuario confirma el sistema elimina la información del procedimiento y toda la información que está asociada al mismo.

1.8.3 ACTIVIDADES ESTÁNDAR. Para asociar una o más actividades estandarizadas por el DAFP a la actividad de la entidad, el usuario debe seleccionar la opción de procedimientos estándar homologados.

El sistema muestra el formulario para que el usuario seleccione una o una las actividades estándar homologados que se quiere asociar a la actividad.






DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS:

CÓDIGO DOCUMENTO

N/A N/A

DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS (si aplica):

DOCUMENTO AUTOR O PROPIETARIO DEL DOCUMENTO

N/A N/A

CONTROL DE CAMBIOS:

ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN:

ETAPA NOMBRE Y CARGO Elaboró / Actualizó Juan Camilo Zambrano Mora – Contratista Oficina TICS

Revisó

Paula Andrea Díaz Laitón – Profesional Oficina TICS / Jhon Alexander Gómez Arévalo – Profesional Universitario Oficina Asesora de

Planeación Luis Alfonso Velandia -Contratista

Oficina Asesora de Planeación

Aprobó Luis Fernando Montero Lancheros – Jefe Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales.

VERSIÓN No. FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

1.0 15/03/21 Creación del Documento


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