COMBATIMOS TODAS LAS ENFERMEDADES, INCLUIDA LA INJUSTICIA

Resumen de las recomendaciones de las

auditorias internas y externas realizadas en proyectos de cooperación internacional

2010-2013

COMBATIMOS TODAS LAS ENFERMEDADES, INCLUIDA LA INJUSTICIA

Introducción

Esta presentación pretende ser un resumen de las principales recomendaciones e incidencias surgidas en todos los procesos de auditoría interna y externa de los últimos cuatro años.

El objetivo es poner de manifiesto las principales incidencias e implementar las mejoras que sean necesarias en cada misión. Los procedimientos internos descritos se encuentran recogidos en la Guía Administrativa y el Inventario Documental.

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Relación de auditorías internas

» Julio 2010: Honduras

» Diciembre 2010: Mauritania

» Junio 2011: Senegal

» Diciembre 2012: Mozambique

» Septiembre 2013: Sierra Leona

Vamos a enumerar únicamente las principales recomendaciones surgidas de las auditorias realizadas, no las conclusiones de cada una de ellas.

Detallaremos a su vez entre paréntesis la persona responsable de su cumplimiento.(CP: coordinador país/proyecto AP: administrador país/proyecto)

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Ámbito jurídico-administrativo Asegurarse que la organización esté registrada correctamente en el país.

En el caso que no se pueda registrar, mantenerse informado de cualquier cambio en la legislación. (CP)

» Cumplir con la obligación de mantener o presentar en el país unos estados financieros según la normativa del país o asegurarse de la no obligación. (AP)

» Cumplir con la normativa fiscal del país (Impuesto de sociedades, IRPF, SS y otros pagos de personal…) y asegurarse de que las nominas recogen correctamente todos estos conceptos. (AP)

» Trabajar la recuperación del IVA soportado y otros impuestos recuperables . Si no es posible recuperación o no se ha solicitado obtener el documento acreditativo de esto con la certificación tributaria del país o con la declaración responsable de la ONGD con el visto bueno de OTC/CC/Antena/Embajada de España (AP)

» Asegurarse que los poderes no hay que registrarlos en el país (AP)

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Recursos humanos

» Cumplir el procedimiento de selección de personal nacional vigente y guardar archivado el expediente completo de selección.(CP)

» Contratar al personal según normativa legal del país (contrato correcto). Cláusula de confidencialidad en el contrato y firma del reglamento interno y normas de seguridad. (CP)

» Detalle del nombre del proyecto en los contratos. Liquidaciones correctas en cada fin de contrato conforme legislación del país (AP)

» Mantener unas tablas salariales actualizadas y aprobadas y contratos ajustados a las mismas. (CP)

» Realizar y mantener una descripción de los puestos de trabajo. Y dejar claras todas las funciones, especialmente las logísticas, de forma que no queden tareas sin realizar (CP)

» Cumplir el procedimiento de evaluación al desempeño (desde julio de 2011) (CP)

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Logístico-material I» Actualizar los Inventarios según formato de MdM, completando todos los

campos, especialmente la fecha prevista de donación o traspaso. Y dar de baja todos los elementos antiguos ya donados. (AP-LOG)

» Cumplir rigurosamente con el envío del inventario mínimo a final de año y de cada proyecto a la unidad de logística de operaciones y referente técnico, junto con una carpeta digital con el soporte de facturas, 3 ofertas (si necesario) y actas de donación/traspaso de cada elemento inventariado. (AP-LOG)

» Realizar rigurosamente las actas de donación de todos los bienes con obligación de ser donados y envío a sede central de los originales. Custodia de una copia en terreno. (AP-LOG)

» Si el bien objeto de donación se pretende utilizar en otro proyecto siempre solicitar la autorización de los financiadores y custodiarla. (AP-LOG)

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Logístico-material II

» Elaborar y mantener actualizado el manual de seguridad y dar una difusión adecuada. (CP)

» Asegurar las oficinas. Para ello es necesario tener en cuenta esta partida a la hora de presupuestar. (CP/Operaciones)

» Cumplir el procedimiento de compras establecido por MdM. Todas las compras sea el importe que sea deben de reflejar las firmas de autorización correspondientes. Las custodia de las 3 ofertas y del expediente de licitación completo en caso requerido es fundamental.(CP)

» Elaborar y mantener un reglamento de uso de oficinas y vehículos. (CP)

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Ámbito económico (I)

» Personas autorizadas a retirar fondos según normativa interna de Mdm. (CP)

» Cerrar las cuentas de proyectos finalizados. (AP)

» Mantener la documentación justificativa de apertura de cuentas y contrato. (AP)

» Abrir las cuentas a nombre de MdM y a nombre y código del proyecto.

» Solicitar y guardar los extractos bancarios con carácter mensual y los certificados de intereses generados en las cuentas de cada proyecto correspondientes al periodo financiado. (AP)

» Mantener una doble copia de la caja fuerte en poder de dos personas diferentes (normalmente coordinador de proyecto y administrador de proyecto). (CP)

» Tener unas previsiones de tesorería periódicas de acuerdo al cronograma de actividades. (AP)

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Ámbito económico (II)

» Registrar y detallar las operaciones extracontables permitidas y regularlas con la mayor diligencia. (AP)

» Realizar unos arqueos de caja ajustados a la realidad. (AP)

» Mantener una contabilidad actualizada. (AP)

» Obtener las facturas originales según normativa (nombre de Mdm en todas las facturas, concepto claro, evitar recibos). (AP)

» Doble firma en todas las facturas de bienes por encima de 100€ (CP/AP). Revisión por sede central (Soporte).

» Las facturas de suministros de las oficinas (agua, luz..) tienen que ir a nombre de MdM no del arrendador.

» Las facturas de carburante tienen que llevar el detalle de las matriculas de los vehículos.

» Establecer un inventario del archivo documental indicando ubicación y contenido de cada carpeta de documentación

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Ámbito informático / telecomunicaciones

» Tener una normativa de uso y mantenimiento de ordenadores con responsabilidades y acciones periodificadas. (AP/Logística)

» Realizar frecuentemente copias de seguridad en un dispositivo externo de la oficina. Estudiar la posibilidad de utilizar medios de almacenamiento virtual. (AP/Logística)

» Crear una clave de acceso para todos los ordenadores. (AP/Logística)

» Antivirus actualizado. (AP/Logística)

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Relaciones terreno-sedes

» Tener disponible y accesible un listado de contactos de sede central. (CP)

» Conocer la guía administrativa, el inventario documental y los documentos principales. (CP/AP/Sede central)

» Clarificar los canales de información y responsables, especialmente en el caso de proyectos descentralizados. (Desk / coordinador regional)

» Mayor apoyo/formación en los procedimientos económicos (Soporte)

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Proyectos

» Mantener un seguimiento presupuestario actualizado con partidas ajustadas al mismo. (CP)

» Realizar y enviar los informes trimestrales con los tiempos requeridos.(CP)

» Intentar realizar línea de base para todos los proyectos. Al menos tener información sobre el valor de los indicadores al principio del proyecto (Dpto. Operaciones).

» Seguir los kits establecidos por MdM para cada una de las fases de los proyectos.

» Tener una estrategia de financiación para proyectos deficitarios (Dpto. Operaciones, ya en marcha)

» Realizar rigurosamente y mantener la documentación técnica del proyecto, especialmente las que son fuente de verificación (Coordinación proyecto/Técnicos)