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Se define la contabilidad administrativa como la informacin

contable generada en una empresa expresada tanto en trminos

monetarios como no monetarios, para la toma de decisiones de la

administracin de un ente econmico. (Robles y Alcerreca, p.178).

En este trabajo investigativo se analizarn temas como:

Antecedentes de la Contabilidad Administrativa, sus objetivos,

caractersticas y ventajas. Estableceremos tambin las diferencias

entre la Contabilidad Administrativa con otras contabilidades.

Grupo de Estudio N 1

CINTHIA L. CRESPN TEJADA

BETTY J. PALMA DIAZ

MISCHELL C. PESANTES ALVEAR

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

ANTECEDENTES

La contabilidad administrativa surge en el momento en que los empresarios se

percatan de que la situacin financiera de la organizacin no puede ni debe darse

como respuesta ante los cambios en el entorno. En el siglo XIX, las empresas se

Es la contabilidad administrativa una herramienta til para desarrollar la

competitividad de las empresas? No. 219, mayo-agosto 2006 149 administraban

mediante un concepto reactivo: los cambios en la produccin, en los niveles de

precios y otras variables de la empresa se decidan como respuesta a los cambios

en el medio ambiente del negocio. La contabilidad administrativa surge cuando

los empresarios deciden actuar internamente en sus organizaciones para dirigirlas

tanto financiera como operativamente (Duarte, 2001).

En la actualidad, un porcentaje de las empresas desarrolla planes de accin

expresados en trminos monetarios conocidos como presupuestos. stos

contemplan la creacin, implementacin y desarrollo de las estrategias que la

empresa debe llevar a cabo para lograr la consecucin de sus objetivos. En la

antigedad, las organizaciones no llevaban a cabo procesos formales de

planeacin. El objetivo primordial era el de incrementar la produccin para no

perder ventas. Se daba escasa atencin a los costos, los cuales se calculaban de

forma muy simple, y al uso eficiente de recursos. Durante la Revolucin Industrial

los empresarios se percataron de los beneficios que podan obtener mediante la

reduccin de costos y el incremento en la eficiencia de sus procesos. Estos

empresarios descubrieron la utilizacin del concepto de economas de escala, el

cual significa la obtencin de reducciones en los costos de produccin cuando un

producto se fabrica en masa (Milgrom y Roberts, 1992).

DEFINICIN

Es aquella que proporciona informes basados en la

tcnica contable que ayuda a la administracin, a la

creacin de polticas para la planeacin y control de las

funciones de una

empresa.

Se ocupa de la comparacin cuantitativa de lo realizado

con lo planeado, analizando por reas de

responsabilidad. Incluye todos los procedimientos contables e informaciones

existentes, para evaluar la eficiencia de cada rea.

La tendencia moderna de los registros y procedimientos contables es la de

facilitar las decisiones de los administradores, pasando del aspecto histrico al de

planeacin y control, desempeando doble papel dentro de las funciones de la

empresa, primero como herramienta bsica de la administracin y segundo, como

parte integrante de la misma.

En nuestros das las cuentas se estn diseando con ms frecuencia para fines

administrativos.

La contabilidad administrativa, incluye a la contabilidad financiera supervisando

los aspectos relacionados con el mantenimiento de cuentas necesarias en los

libros contables, observancia de los requisitos legales, establecimiento y

operacin con razonable exactitud, de acuerdo con los planes y programas de

accin de la compaa.

Esta contabilidad presenta una sola base: la Utilidad de su informacin, no

importando para los directores que los usos que de ella hagan, tengan validez en

otras empresas, interesndoles nicamente lo adecuado del contenido de sus

cuadros y reportes informativos.

TIPOS DE CONTABILIDAD

El propsito bsico de hacer contabilidad es proveer informacin til acerca de

una entidad econmica, para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes

usuarios (accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, administradores y

gobierno). En consecuencia, como la contabilidad sirve a un conjunto de usuarios,

se origina diversas ramas. Ahora bien, tomando en cuenta las diferentes

necesidades de informacin, origen y actividades de los diversos segmentos de

usuarios, podemos determinar la siguiente clasificacin:

Por el Origen de los recursos de la empresa:

Contabilidad Privada

Contabilidad Pblica

Por la actividad que desarrolla:

Contabilidad Comercial

Contabilidad Industrial

Contabilidad de Empresas Extractivas

Contabilidad de Servicios

Por la informacin que maneja, procesa y proporciona:

Contabilidad Financiera

Contabilidad Administrativa

Contabilidad de Costos

Contabilidad Fiscal

En detalle:

Por el Origen de los recursos de la empresa:

Contabilidad Privada

Es aquella que tiene por objeto el registro y control de las operaciones

que realizan las empresas de propiedad particular. Las empresas

privadas a su vez pueden ser de Persona Natural o de Personas

Jurdicas.

Contabilidad Pblica

Esta Contabilidad tiene como objetivo el control del registro de las

operaciones efectuadas por las entidades del sector pblico nacional.

Por la actividad que desarrolla:

Contabilidad Comercial

Es aquella que controla las operaciones que realizan las empresas

dedicadas a la compra-venta de un producto o artculo determinado.

Contabilidad Industrial

Es la que controla las operaciones de la empresa dedicada a la

transformacin de las materias primas en productos elaborados.

Contabilidad de Empresas Extractivas

Es aquella que tiene por objeto el control de las operaciones realizadas

por las empresas que explotan algn bien existente en la naturaleza

para realizar su actividad econmica.

Contabilidad de Servicios

Es aquella cuyo objeto es el control de las operaciones de las empresas

dedicadas a la prestacin de servicios.

Por la informacin que maneja, procesa y proporciona:

Contabilidad Financiera

La necesidad de presentar estados contables para terceros (accionistas,

inversiones, gentes reguladores pblicos, etc.) y la necesidad de que la

informacin presentada a terceros sea uniforme, hizo que la contabilidad

se volcara a la confeccin de los Estados Contables para terceros y no tanto

en colaborar en la confeccin de informacin para la gestin empresarial.

En la actualidad debido a las facilidades existentes como consecuencia de

los grandes avances informticos, tanto la informacin para terceros como

la informacin para la toma de decisiones internas de la empresa deben

salir de un sistema contable nico e integrado.

Es una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuradamente

informacin cuantitativa expresada en unidades monetarias de las

transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos

econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de

facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relacin con

dicha entidad econmica. Muestra la informacin que se facilita al pblico

en general, y que no participa en la administracin de la empresa, como

son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los

sindicatos y los analistas financieros, entre otros, aunque esta informacin

tambin tiene mucho inters para los administradores y directivos de la

empresa. Esta contabilidad permite obtener informacin sobre la posicin

financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la

empresa.

Contabilidad Administrativa

Tambin llamada contabilidad gerencial, diseada o adaptada a las

necesidades de informacin y control a los diferentes niveles

administrativos. Se refiere de manera general a la extensin de los

informes internos, de cuyo diseo y presentacin se hace responsable

actualmente el contador de la empresa. Est orientada a los aspectos

administrativos de la empresa y sus informes no trascendern de la

compaa, o sea, su uso es estrictamente interno y sern utilizados por los

administradores y propietarios para juzgar y evaluar el desarrollo de la

entidad a la luz de las polticas, metas u objetivos preestablecidos por la

gerencia o direccin de la empresa; tales informes permitirn comparar el

pasado de la empresa, con el presente y mediante la aplicacin de

herramientas o elementos de control, prever y planear el futuro de la

entidad. Tambin puede proporcionar cualquier tipo de datos sobre todas

las actividades de la empresa, pero suele centrarse en analizar los ingresos

y costos de cada actividad, la cantidad de recursos utilizados, as como la

cantidad de trabajo o depreciacin de la maquinaria, equipos o edificios. La

contabilidad permite obtener informacin peridica sobre la rentabilidad de

los distintos departamentos de la empresa y la relacin entre las

previsiones efectuadas en el presupuesto; y puede explicar porque se han

producido desviaciones. La contabilidad administrativa no se encuentra

regulada por normas o reglamentos como en la contabilidad financiera, ya

que su propsito es servir a la alta direccin en la elaboracin de informes

gerenciales para la toma de decisiones.

La Contabilidad Administrativa es aquella que proporciona informes

basados en la tcnica contable que ayuda a la administracin, a la creacin

de polticas para la planeacin y control de las funciones de una empresa.

Se ocupa de la comparacin cuantitativa de lo realizado con lo planeado,

analizando por reas de responsabilidad. Incluye todos los procedimientos

contables e informaciones existentes, para evaluar la eficiencia de cada

rea.

Sistema de informacin al servicio de las necesidades de la administracin,

con orientacin pragmtica destinada a facilitar las funciones de planear.

Contabilidad de Costos

La contabilidad de costos es la rama de la contabilidad que trata de la

clasificacin, contabilizacin, distribucin, recopilacin de informacin de

los costos corrientes y en perspectiva.

Se encuentran incluidos en el campo de la contabilidad de costos: el diseo

y la operacin de sistemas y procedimientos de costos; la determinacin de

costos por departamentos, funciones, responsabilidades, actividades,

productos, territorios, periodos y otras unidades; as mismo, los costes

futuros previstos o estimados y los costes estndar o deseados, as como

tambin los costos histricos; la comparacin de los costos de diferentes

periodos; de los costos reales con los costos estimados, presupuestados o

estndar, y de los costos alternativos.

El contador de costos clasifica los costos de acuerdo a patrones de

comportamiento, actividades y procesos con los cuales se relacionan

productos a los que corresponden y otras categoras, dependiendo del tipo

de medicin que se desea. Teniendo esta informacin, el contador de

costos calcula, informa y analiza el costo para realizar diferentes funciones

como la operacin de un proceso, la fabricacin de un producto y la

realizacin de proyectos especiales. Tambin prepara informes que

coadyuvan a la administracin para establecer planes y seleccionar entre

los cursos de accin por los que pueden optarse. En general los costos que

se renen en las cuentas sirven para tres propsitos generales:

Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y evaluar el

inventario (estado de resultados y balance general). Ofrecer informacin

para el control administrativo de las operaciones y actividades de la

empresa (informes de control). Proporcionar informacin a la

administracin para fundamentar la planeacin y la toma de decisiones

(anlisis y estudios especiales).

Contabilidad Fiscal

Se fundamenta en los criterios fiscales establecidos legalmente en cada

pas, donde se define como se debe llevar la contabilidad a nivel de fiscala.

Es innegable la importancia que reviste la contabilidad fiscal para los

empresarios y contadores; ya que comprende el registro y la preparacin

de informes tendientes a la presentacin de declaraciones y el pago de

impuestos. Es importante sealar que por las diferencias entre las leyes

fiscales y los principios contables, la contabilidad financiera en ocasiones

difiere mucho de la contabilidad fiscal, pero esto no debe ser una barrera

para llevar en la empresa un sistema interno de contabilidad financiera. Y

de igual forma, establecer un adecuado registro fiscal, y a su vez

fomentarlo con las acciones que se tengan que llevar a cabo.

Objetivos de la Contabilidad Administrativa

1. Proveer informacin para costeos de servicios, productos y otros aspectos

de inters para la administracin.

2. Mantener un detalle cronolgico.

3. Permitir brindar una informacin cronolgica frecuente.

4. Organizacin de las funciones financieras de una empresa

5. Alentar a los administradores para llevar a cabo la planeacin tanto como

tctica o a corto plazo, como a largo plazo o estratgica que ante este

entorno de competitividad es cada da ms complejo.

6. Facilitar el proceso de toma de decisiones al generar reportes con

informacin relevante.

7. Permitir llevar a cabo el control administrativo como una excelente

herramienta de retroalimentacin par los diferentes responsables de las

areas de una empresa. Esto implica que los reportes no deben limitarse a

sealar errores.

8. Motivar a los administradores hacia el logro de los objetivos establecidos

dentro de las empresas.

9. Diagnosticar sntomas que arrojen luz sobre las areas problemas o areas

de aciertos, para determinar las acciones que se deben realizar a fin de

corregir una situacin o capitalizar un acierto. En esta forma se logran

determinar los focos conflictivos o de aciertos, utilizndose el control

administrativo como un medio de prever, ms que de corregir

apresuradamente bajo presin. El control administrativo esta tambin

bsicamente orientado a la prevencin de situaciones crticas, pretende

diagnosticar a tiempo para evitar quiebras de empresas.

10. Comunicacin es otro de los objetivos bsicos de la contabilidad

administrativa, es proporcionar un medio de comunicacin entre las

personas que integran la organizacin. Esto se logra informando los

resultados de las diversas actividades que se lleven a cabo dentro de la

empresa. Tambin es un medio para que el subordinado conozca las

pautas que servirn de gua y base para que su jefe evalu peridicamente

su actuacin.

11. Motivar a los administradores para lograr los objetivos de la empresa.

Caractersticas de la Contabilidad Administrativa.

De acuerdo con Warren, Reeve, y Fess la informacin de la contabilidad

administrativa incluye datos histricos y estimados que son utilizados por la

gerencia para llevar a cabo operaciones cotidianas, planear operaciones futuras y

desarrollar estrategias generales de negocios. Las caractersticas de la

contabilidad administrativa se ven influenciadas por las necesidades variables de

la gerencia:

Los reportes que genera la contabilidad administrativa suministran tanto

medidas objetivas de operaciones pasadas como estimadas subjetivas

sobre decisiones futuras. El uso de estimados subjetivos en los reportes de

contabilidad administrativa ayuda a la gerencia a responder a las

oportunidades comerciales.

Los reportes administrativos no necesitan ser preparados de acuerdo con

los principios de contabilidad generalmente aceptados. Como slo la

gerencia emplea la informacin de la contabilidad administrativa, el

contador puede suministrar la informacin segn las necesidades de la

gerencia.

Los reportes de la contabilidad administrativa pueden ser suministrados

peridicamente, como ocurre con la contabilidad financiera, o en cualquier

momento en que la gerencia necesite informacin. Por ejemplo, si la

gerencia directiva desea tomar una decisin sobre una expansin

geogrfica se puede desarrollar un reporte de contabilidad administrativa,

en cierto formato y dentro de cierto marco de tiempo, para ayudar a la

gerencia en esa decisin.

Los reportes de la contabilidad administrativa pueden prepararse para

reportar informacin para toda la entidad econmica o un segmento de la

misma, como una divisin, producto, proyecto o territorio.

Como toda herramienta empresarial, la contabilidad administrativa posee

ciertas caractersticas que ayudan a identificarla ya que la misma suele

confundirse con otros trminos correspondientes a la contabilidad. Su

tcnica est basada en la utilidad que proporciona de informacin interna y

externa.

o Est ms interesada en los detalles, dirigindose a reportar las

actividades de los departamentos, equipos, tipos de inventarios y

otras subdivisiones de la compaa.

o Su utilizacin es opcional. Se aplica cuando los ejecutivos estn

interesados en obtener informacin para basar sus decisiones, ya

sea, para hacer o dejar de hacer determinada accin.

o Su informacin debe ser rpida y oportuna, con el fin de tomar

decisiones a su tiempo.

o Sus informaciones pueden basarse en la tcnica de los grandes

nmeros. Las cifras con precisin hasta las ltimas cifras no son

importantes para un directivo.

o Rendicin de informes a terceras personas sobre el movimiento

financiero de la empresa.

o Cubre la totalidad de las operaciones del negocio en forma

sistemtica, histrica y cronolgica.

o Debe implantarse necesariamente en la compaa para informar

oportunamente de los hechos desarrollados.

o Se utiliza de lenguaje en los negocios.

o Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el

registro de las operaciones financieras de un negocio.

Horngren, Sundem y Stratton (p.6) resumen las caractersticas en el siguiente

cuadro:

Usuarios principales Administradores de la organizacin de distintos

niveles

Libertad para elegir las

medidas contables

No hay ms restriccin que los costos en relacin con

los beneficios para tomar las mejores decisiones

administrativas

Implicaciones de la

medicin del

comportamiento al

seleccionar medidas

contables

La eleccin debe considerar la forma en que las

mediciones y reportes influirn en el comportamiento

cotidiano de los administradores

Enfoque de tiempo Orientacin al futuro: uso formal de los presupuestos

as como de los registros histricos. Ejemplo:

presupuesto 2002 versus rendimiento real 2002

Horizonte de tiempo Flexible, vara de una hora a 10 hasta 15 aos

Tipos de reportes Reportes detallados: Incluyen detalles sobre las partes

de la entidad. productos. departamentos. territorios,

etc.

Descripcin de

actividades

El campo de accin est definido con menor claridad.

Mayor uso de ciencias econmicas. de decisin y de

comportamiento

VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

La Contabilidad Administrativa es aquella que proporciona informes basados en la

tcnica contable que ayuda a la administracin, a la creacin de polticas para la

planeacin y control de las funciones de una empresa.

Se ocupa de la comparacin cuantitativa de lo realizado con lo planeado,

analizando por reas de responsabilidad. Incluye todos los procedimientos

contables e informaciones existentes, para evaluar la eficiencia de cada

rea.

Sistema de informacin al servicio de las necesidades de la administracin,

con orientacin pragmtica destinada a facilitar las funciones de planear.

Su fcil aplicacin respeta todos los principios contables.

En pocas de poca inflacin es tan efectivo su mtodo como los otros dos

mtodos de actualizacin.

Provee informacin para costeo de servicios, productos y otros aspectos de

inters para la administracin.

Facilita el proceso de toma de decisiones al generar reportes con

informacin relevante.

Ayuda a evaluar el desempeo, a analizar, a tomar decisiones y ponerlas en

prctica.

Proporciona informacin acerca de lo que la direccin desea que se haga.

Motiva a la organizacin a fin de activar de la forma ms adecuada para

alcanzar los objetivos

DIFERENCIAS ENTRE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA CON OTRAS CONTABILIDADES Contabilidad Financiera Contabilidad Fiscal Contabilidad de costes Contabilidad Administrativa

Presenta estados contables a

terceros, como podran ser

inversores, accionistas u

organismos pblicos.

Se basa en los criterios

fiscales establecido por las

leyes de cada pas

Es un proceso para medir o

estimar, en trminos

monetarios, los costos de

los objetivos especficos.

Suministra datos para

usuarios internos. (Ejem.:

Gerentes)

Informacin presentada de

manera homognea y

estandarizada, se enfoca en los

estados financieros

fundamentales. (Pasado)

Se debe ajustar los

documentos e informes

financieros preparados de

acuerdo con las normas de la

contabilidad financiera.

(Pasado)

No tienen un formato

definido para presentar sus

resultados, sin embargo

puede hacerse uso de hojas

de costos y otras

herramientas similares.

(Pasado Futuro)

Presenta informacin para el

planeamiento y control de la

gerencia. (Futuro)

Se utiliza principalmente para

obtener de forma estructurada

y sistemtica informacin

cuantitativa expresada en

unidades monetarias.

Regula como se deben de

preparar los registros e

informes de los cuales

depender la cuanta de

impuestos a pagar. Se refiere

a la contabilidad de los

asuntos relacionados con los

impuestos.

Se interesa por la

estimacin de costos,

mtodos de asignacin y

determinacin de costos.

La informacin puede

obtenerse en cualquier

momento, y por diferentes

reas de la empresa,

expresada en unidades

monetarias o ndices.

Reflejan el rendimiento de los Se rige por las normas Abarca conceptos y tcnicas No se requiere por Ley y no

ltimos ejercicios de la entidad

y la condicin actual basndose

en un conjunto de normas y

directrices conocidos como

PCGA y tambin en las NIIF.

fiscales establecidas por la

legislacin fiscal de una

jurisdiccin

tanto de la contabilidad

financiera y la

administrativa.

est sujeta a los PCGA y a las

NIIF.

No proporciona los datos de

contabilidad de costes que

podra hacer que se copiara el

know how de la empresa.

La informacin es luego

utilizada por profesionales

especializados en impuestos

para calcular la

responsabilidad fiscal de una

empresa y para fines de

planificacin fiscal.

Es un eslabn entre la

contabilidad financiera y la

contabilidad administrativa.

La informacin es utilizada

para desarrollar estndares,

presupuestos, mtodos de

medicin de ejecucin.

BIBLIOGRAFA

Horngren, Charles T., Sundem, Gary L. y Stratton William O.

Contabilidad administrativa, Pearson Educacin, 2006, p.5

Robles Valds, Gloria y Alcerreca Joaqun, Carlos. Administracion: un

enfoque interdisciplinario. Pearson Educacin, 2000, p.178