UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS “ESPE”

COMPUTACIÓN AVANZADA

ING. MYRIAM NOURY

INTEGRANTES:

• JHOSSELYN ARIAS

• CÉSAR TORRES RODAS

CONTENIDOS ACCESS¿QUE ES?¿PARA QUE SIRVE? TABLAS¿Cómo SE HACE UNA TABLA?PROPIEDADES DE UNA TABLAREGLAS DE VALIDACIÓNTIPOS DE VALIDACIÓNTIPOS DE RELACIÓN DE TABLAS CONSULTAS¿QUE ES CONSULTAS?¿Cómo SE HACE UNA CONSULTA?TIPOS DE CONSULTASCRITERIOS A REALIZAR EN LA CONSULTAREGLAS DE VALIDACIÓN FORMULARIO¿Qué ES ?TIPOS DE FORMULARIOS

¿QUÉ ES ACCESS?

Es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paqueteofimático denominado Microsoft Office.Es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto opropósito particular. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades(Excel, SharePoint, etcétera) y manejarlos por medio de las consultas einformes.

¿PARA QUÉ SIRVE?

Es una herramienta sencilla que no sirve para proyectos pequeños pero

también esconde muchísimas características para usuarios

avanzados que quieran embarcarse en un gran proyecto.

TABLAS

COMO CREAR TABLAS:

Para crear tablas debemos ingresar a la ficha de Crear de la cinta de opcionesy utilizar los botones del grupo de Tablas. La opción Diseño de tabla, ademásde generar una tabla, nos lleva a la Vista Diseño, que permite establecer ymodificar su estructura: definir los campos que contendrá y el formato de losdatos.

Es la forma mas simple, en ellas almacenamos los datos de forma estructurada

PROPIEDADES DE UNA TABLA

Sus opciones principales son:

Nombre del campo en esta sección tenemosque ingresar los nombre de cada uno de loscampos que conforman la tabla, es decir, losnombres de las diferentes columnas.

Tipo de datos: este apartado permite indicar laclase de datos (por ejemplo, numero, texto,moneda, etc.) que contendrá cada uno de loscampos de la tabla. Debemos desplegar la listade opciones y hacer clic sobre el tipo de datoelegido.

Descripción: en este espacio podemos escribircomentarios sobre cada campo, es algoopcional.

REGLAS DE VALIDACIÓN

EJEMPLO:

TIPOS DE VALIDACIÓN PARA DATOS

Se pueden crear dos tipos básicos de reglas de validación:

Reglas de validación de campo Use una regla de validación de campo para comprobar el valor especificado en un campo alsalir del campo. Por ejemplo, supongamos que tiene un campo de fecha y especifica>=#01/01/2007# en la propiedad Reglade validación de ese campo. La regla obliga a los usuarios a escribir fechas que coincidan o sean posteriores al 1 de enero de2007. Si especifica una fecha anterior a 2007 e intenta ir a otro campo, Access evitará que salga del campo hasta quesolucione el problema.

Reglas de validación de registros (o tablas) Use una regla de validación de registros para controlar cuándo puede guardar unregistro (una fila de una tabla). A diferencia de las reglas de validación de campo, las reglas de validación de registro hacenreferencia a otros campos de la misma tabla. Las reglas de validación de registro se crean cuando es necesario comprobar losvalores de un campo con respecto a los valores de otro campo. Por ejemplo, supongamos que su compañía le obliga a enviarlos productos en un plazo de 30 días y, si no lo hace, deberá reembolsar al cliente parte del precio de compra. Puede definiruna regla de validación de registro como [FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30 para evitar que alguien especifique una fechade envío (el valor del campo Fecha Obligatoria) demasiado lejana.

Si la sintaxis de las reglas de validación parece críptica, en las tablas de la sección Lo que se puede incluir en una regla de validación se

explica la sintaxis y se muestran algunas reglas de validación de ejemplo.

TIPOS DE RELACIÓN DE TABLAS

UNA RELACION UNO A VARIOS

La relación uno a varios es el tipo derelación más común. En este tipo derelación, un registro de la Tabla Apuede tener muchos registroscoincidentes en la Tabla B, pero unregistro de la Tabla B sólo tiene unregistro coincidente en la Tabla A.

UNA RELACION VARIOS A VARIOS

En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registroscoincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define unatercera tabla (denominada tabla de unión.

UNA RELACION UNO A UNO

En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.

¿QUE ES?

Son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para conseguir información detallada de una

base de datos. Al crear una consulta en Access 2013, defines condiciones específicas de búsqueda para

encontrar, exactamente, la información que deseas.

¿Como se hace una consulta?

Para crear una consulta de creación de tabla, cree primero una consulta de selección y, a continuación, conviértala en una consulta de creación de tabla. La

consulta de selección puede usar campos calculados y expresiones para ayudar a devolver los datos que necesite. En los siguientes pasos se explica cómo

crear y convertir la consulta. Si ya tiene una consulta de selección que se ajuste a sus necesidades, vaya a los pasos descritos para convertir la consulta de

selección y ejecutar la consulta de creación de tabla.

Habilitar la base de datosNOTA Siga estos pasos únicamente si la base de datos no reside en una ubicación de confianza o no está firmada. Access muestra la barra de mensajes

cuando se abre una base de datos que no sea de confianza o no esté firmada.

1.En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

2.En el cuadro de diálogo Confiar en Office, haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si no ve la Barra de mensajes•En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Barra de mensajes.

Crear la consulta de selección

NOTA Si ya dispone de una consulta de selección que genere los datos que necesite, vaya a los siguientes pasos.

1.En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de la consulta.

1.En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas de las que desee recuperar datos. Cada tabla aparece como una ventana en la

sección superior del diseñador de consultas. Haga clic en Cerrar cuando termine de agregar tablas.

2.En cada tabla, haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta. Cada campo aparece en una celda en blanco de la fila Campo de la

cuadrícula de diseño. Esta figura muestra la cuadrícula de diseño con varios campos de tabla agregados.

3.De manera opcional, agregue expresiones a la fila Campo.

4.De manera opcional, agregue criterios a la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.

5.Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y mostrar los resultados en una hoja de datos.

6.De manera opcional, cambie los campos, expresiones o criterios y vuelva a ejecutar la consulta hasta que devuelva los datos que desee incluir en la nueva

tabla.

TIPOS DE CONSULTAS

Consulta de selección

Cuando desea revisar todos los datos devueltos por varias consultas de selección similares, como un conjunto combinado, puede utilizar una consulta de unión.

CONSULTAS DE ACCIÓN

Si un usuario comparte una base de datos en una red, otrosusuarios podrían modificar esos datos al mismo tiempo queéste está viéndolos en una hoja de datos o un formulario.Microsoft Access actualiza los datos que ve en intervalosestablecidos. No obstante, puede visualizar inmediatamentelos datos más actuales actualizando los registros.

Al actualizar los registros, solamente se actualizan los datosque ya existen en la hoja de datos o el formulario. No sereorganizan los registros, no se muestran nuevos registrosni se eliminan los registros borrados ni los registros que yano cumplen con criterios específicos.

CONSULTAS CRUZADAS

Una consulta de tabla de referenciascruzadas es un tipo de consulta deselección (consulta de selección: consultaque formula una pregunta sobre los datosalmacenados en las tablas y devuelve unconjunto de resultados en forma de unahoja de datos sin modificar los datos de lastablas.). Al ejecutar una consulta de tabla dereferencias cruzadas, los resultados semuestran en una hoja de datos que tieneuna estructura diferente a la de otros tiposde hojas de datos

CRITERIOS A REALIZAR EN LA CONSULTA

REGLA DE VALIDACIÓN DE CONSULTAS

Para agregar un criterio a una consulta, debe abrir la consulta en la vista Diseño. Luego,identifique los campos para los que desea especificar criterios. Si el campo no está aúnen la cuadrícula de diseño, agréguelo al arrastrarlo desde la ventana de diseño de laconsulta a la cuadrícula de campo, o bien al hacer doble clic en el campo (al hacerdoble clic en el campo, lo agrega automáticamente a la siguiente columna vacía en lacuadrícula de campo). Por último, escriba los criterios en la fila Criterios

FORMULARIOS

QUE ES Y PARA QUE SIRVE?

Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botonesde comando que ejecutan diversos comandos

sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.

TIPOS DE FORMULARIOS Columna simple: El formulario obtenido muestra todos los campos de un registro en una única

columna.

Tabular: El formulario tiene la estructura de tabla: registros en fila y campos en columnas.

Gráfico: se abre el asistente para gráficos.

Principal/subformulario: asistente para usar varias tablas o consultas en un mismo formulario.

Automático: crea un formulario de columna simple sin preguntar nada al usuario.

COMO SE CREA UN FORMULARIO

Para crear un formulario tenemos varías opciones.

Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:

-Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que

queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un

autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras

necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.

-Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.

-Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta

seleccionada en el Panel de Exploración.

-Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos.