Introducción SAP y Módulo MM

Introducción SAP

¿Qué es SAP?

SAP corresponde a la marca de uno de los software de gestión empresarial más conocidos y

utilizados en el mundo, su sigla significa “Sistemas, Aplicaciones y Productos”.

SAP es un sistema de administración que integra todas las partes del negocio, como planificación,

administración, gestión, logística y producción. El sistema tiene como meta integrar y optimizar

tanto la información de toda la empresa como los procesos que ella necesita operar, eliminando los

que no son necesarios.

Es importante destacar que SAP permite acoplarse a otros sistemas de negocios existentes o

Verticales dentro de la organización.

Seguridad SAP.Podemos definir la Seguridad en SAP como cualquier medida que impida la ejecución de operaciones no autorizadas sobre el sistema SAP, cuyos efectos pueden conllevar daños sobre la información, comprometer su confidencialidad, autenticidad o integridad, disminuir el rendimiento de los equipos o bloquear el acceso de usuarios autorizados al sistema.

¿Qué es la Seguridad de la Información?

Seguridad de la información. El concepto de seguridad de la información gira alrededor de tres premisas fundamentales:

• Confidencialidad• Integridad• Disponibilidad

¿Por qué es importante?Garantiza la existencia de al información: La información esta disponible en todo momento para los usuarios autorizados.

Garantiza la integridad de la información: La información no es alterada por usuarios o procesos no autorizados, modificaciones no autorizadas no son realizadas por usuarios autorizados, la información es interna y externamente consistente.

Garantiza la confidencialidad de la información: La autorización solo es vista por usuarios autorizados, el utilizar una red pública (internet) no representa un riesgo, un usuario autorizado no tiene acceso a información que no le pertenece.

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Las claves de acceso son intransferible Los accesos a SAP están limitados según los roles otorgados a su

cuenta de usuario La trazabilidad se sustenta en la identificación de cada usuario

FI• Plan de Cuentas• Sociedades FI• Medios de Pago• Bancos

• Solped de Materiales y Servicios asociados a ordenes de producción

• Datos Maestros de Materiales

• Elementos de Imputación: Centros de Costo / Elementos PEP

Panel de Integración

Módulo MMGestión

Abastecimiento

FI

SDPP

CO

ETM / PM

• Datos Maestros de Materiales

• Soporta proceso de abastecimiento de materiales, insumos y servicios

• Proceso de administración de Bodega

SAP MMSAP MM Sistemas ExternosSistemas Externos

Integración con otros Sistemas No SAP

Visión General de Sistemas

SAMSistema de Administración

de Maestros

Generación Pedido deCompras

Administración de Datos Maestros (Materiales)

Administración deSubcontratos

http://www.iconstruye.com/portales/home.aspx

Beneficios del Módulo

Ganancias para el Negocio

Estandarización, control y exportación de los procesos de abastecimiento, administración y control de bodega.

Impacto en la consistencia y oportunidad en la gestión gerencial

Aumento de la transparencia organizacional al exterior

Ganancias para la Operación

Apoyo significativo a la gestión y toma de decisiones acceso a información operacional confiable, oportuna y en línea en las obras

Mitigación del esfuerzo para la trazabilidad de operaciones y de información en las obras

Ampliación de competencias incorporación de mejores prácticas y herramientas de trabajo en obras

Estructura LogísticaY

Estructura Logística de Gestión

Ejecutivos de Compra

Salfa Comercial - MAQSA

Bodega de Obra, de Planta o Bod. Central

Emplazamiento Físico / Planta / Bod. Central

Estructura Organizativa Logística

Empresas del grupo Salfa Corp (RUT‘s)(Constructora Salfa S.A., Salfa Construcción S.A., Etc.)

Grupos de Compras

Sociedad FI

Centro Logístico

Almacén

Organización de Compras

Estructura Logística

SalfaCorp

SalfaComercial

FI 1011

SalfaConstrucción

FI 1008

CL1701

CL3301

CL3201 CL

1702

CL1703

CL1704

CL3399

CL339L

MAQSAFI 1039

CL3202

1000

1008

1014

1000

1009

1011

1001

1004

1019

1021

MontajesIndustrialesSoc. FI 1001Centro

1005

1000

Centro1014

1006

Centro1016

1002

1003

Centro1023

1007

1001

1002

Centro102V

1002

Centro1049

1000

1005Centro107H

1001

Centro1083

1001

…

Estructura Logística y de Gestión

SalfaCorp

MontajesIndustriales

SALFA

Centro1023

Almacén1001

Atacama - Tierra Amarilla

Sociedad FI 1001

Proyecto Caserones

PEP 10000771

Cliente o Destinatario: G10231001CeBe 10000771

Vicepresidencia

ICSA

Vicepresidencia

Empresa

Segmento

CeBe

Módulo MM

Gestión de Abastecimiento

Modulo MM

El módulo MM (Gestión de Abastecimiento), es quien brinda soporte a todas las fases de gestión de materiales y servicios, dentro de las cuales se encuentran la planificación de necesidades y su control, todos los requerimientos de compras, las entradas, los consumos y la gestión del stock. Por último, y para cerrar el ciclo, la verificación de facturas.

Beneficios

•Permite estandarizar los distintos procesos de abastecimiento y de control de stock de la compañía, logrando con esto, aumentar el valor de las unidades de negocio.

•Trazabilidad de operaciones y de información.

•Reportería operacional y de gestión.

Solicitar Materiales, Insumos y/o Servicios

SCOM o MAQSA(Grupo de Compras)

Flujo Secuencial (JB-JT-AO)Sin MontosSi no se libera, nollega a compras

Flujo deAprobación

GeneraciónSolped

Necesidad de Requerimientos(aún no está en SAP)

Crear ME51NVisualizar ME53NEditar ME52NEliminar

Planificación deNecesidades

ZOB ObraCentro y AlmacénCódigo Material o ServicioCantidadesFechasPEPGrupo de Compras

Secuencia Lógica (Transacciones SAP):

Orden de Compra al Proveedor

Flujo deAprobación

Planificación deNecesidades

GeneraciónPedido

Crear ME21NVisualizar ME23NEditar ME22NEliminar

Flujo SecuencialCon Montos (a excepción de ZCON)Si no se libera, nollega a Proveedor

Generación de Pedido de Compras

SCOM o Maqsa•NB desde SolPed

OBRA•ZCON Convenio Obra•ZREG Regularización •ZSER Servicios (no genera OC)

(a excepción de ZSER)

Módulo MM

Recepción de Materiales

Recepción de Pedido en Obra: Materiales

Trx. MIGO

Aumento deStock en

el Almacén

No Existe Liberación

Se ingresaNota de Entrega

Pedido de Compras

Entrada es por línea

Campo Obligatorio (Guía Despacho)

Ingresa cantidades Igual o ParcialIngreso en Exceso (% Tolerancia)

45000XXXX (NB)42000XXXX (ZCON)49000XXXX (ZREG)

Al grabar, se genera el “Documento de material”, registro trazable

En desarrollo envío de mail a JT y AOy deberá chequear en ZAMM_031 contra Stock Físico


Llamado el Pedido, se despliegan las posiciones por recibir. Se indica :

Cabecera1. Fecha documento,2. Nota de entrega N°,3. Carta de porte GD

DetalleEn pestaña “Ctd.”:

a. “Ctd. en UM de entrada” lo que realmente se recibe,b. “Ctd. en nota entrega” lo que indica la guía o documento de despacho.

1 2

3

a

b


Campos claves a indicar al momento de la recepción con la MIGO:

-“Nota de entrega”, en donde se especifica el N° del documento (guía o factura) con el cual se recepciona las mercancías:

- “Fecha documento”, de la Nota de entrega;

- “Carta de porte”, que identifica el tipo de Nota de entrega: guía o factura;

-“Ctd. en UM de entrada”, que se indica la cantidad real recepcionada;

-“Ctd. en nota de entrega”, en donde se escribe la cantidad que indica la guía o factura recepcionada. Puede que este valor sea distinto al real recibido.

Se deben tener en cuenta las imputaciones aplicadas en la pestaña “Se”. Recuerde que el ingreso de la MIGO es su VB° para la contabilización y pago de los documentos.

Módulo MM

Aprobación de Pedidos de Compra

Aprobación Pedidos: WorkFlow Materiales

Revisar: WF-SAP-Paso a Paso-Compras

Los flujos de aprobaciones de compras están siendo informadas vía correo WorkFlow, a cada uno de los responsables, y se van acumulando en la bandeja de entrada de cada uno de los liberadores.

Ejemplo Informativo:

Ejemplo por aprobar:

Módulo MM

Recepción de Servicios

Recepción de Pedido en Obra: Servicios

Trx. ML81N

Contabilización yprogramación

a pago

Existe Liberación

Se ingresaN° externo y

Referencia

Pedido de Compras

Entrada es por Servicio

HES

Selección de Servicioy cantidad recibida

Ingresa cantidadesIgual o Parcial

45000XXXX (NB)49000XXXX (ZREG)54000XXXX (ZSER)

Al grabarla, se genera la HES,

registro trazable. Una vez liberado, se puede pagar.

Recepción de Pedido en Obra: Servicios

Trx. ML81N

Módulo MM

Aprobación de hoja de entrada de servicios - HES

Aprobación HES: WorkFlow Servicios

Revisar: WF-SAP-Paso a Paso-HES

Los flujos de aprobaciones de hojas de entrada de servicios (HES) están siendo informadas vía correo WorkFlow, a cada uno de los responsables, y se van acumulando en la bandeja de entrada de cada uno de los liberadores.

Módulo MM

Recepción y Contabilización de Facturas

Definiciones

• La factura podrá ser ingresada contra el pedido o contra la nota de entrega (documento de recepción).

• Se configurará un evento para evitar posibles ingresos dobles de facturas.

• Se solicita que aún cuando el documento de recepción no se haya recibido en el almacén, la factura debe ser contabilizada (se ingresara contra el pedido).

• Factura que encuentre calce entre documento de entrega y pedido, en valores y cantidades, quedará liberada para pago.

• Las que no, quedarán bloqueadas (bloqueo logístico) a la espera de solución y liberación.

Recepción de factura en Control Pagos

Verificación de facturas/Guías

Proceso realizado a través de la transacción MIRO, con el cual se cierra el ciclo de aprovisionamiento para stock mediante el ingreso de la factura con referencia al Pedido (orden de compra) o al documento de recepción (guía, guía de tercero, etc.) y para el caso de compra de materiales de consumo y servicios con referencia a la hoja de entrada de servicios (HES)

De esta verificación de factura podrían resultar diferencias que deberán ser tratadas de la siguientes forma:

• Si la diferencia es mínima (tolerancia), esta se ajustara• Si esta es considerable y se produce por un error de facturación se solicitara una

nota de crédito• Si esta se produce por un error en la confección del pedido, se solicitara la

regularización de este.• Si se produce por un error en la recepción de los materiales, se solicitara al

respectivo almacén que regularice esta recepción.

Contabilización de factura en Control Pagos


Se corrige


Se contabilizaFactura

Ingreso deFactura

Con Referencia• Pedido

• Docto. recepción• Hoja entrada Servicios

Verificación Factura(Saldo mayor a tolerancia) Se analiza diferencia

El origen de esta es interno

Se solicita Nota de crédito

Contabilización de factura en Control Pagos

NO

Ventajas

• Aprobación inmediata de factura• Permite controlar que las mercaderías facturadas fueron recibidas• Detección temprana de errores• Procesar los documentos de proveedores a través de un solo sistema• Eliminar el despacho documentos a V°B° vía valija• Verificación en línea facturas de servicios• Tener una visión real de lo que adeudamos a los proveedores• Poder proyectar flujos de caja

Puntos críticos en la verificación de facturas

• Error generación del pedido (cantidades y precios)• Que el JB no pueda recepcionar materiales despachados por partes y comprados en kit• Error en la recepción de materiales• Plazos en que sean ingresados los documentos de recepción, ya sean mercancías

(MIGO) o Servicios (HES)

Ciclo de abastecimiento por MM

Módulo MM

Liberación Pedidos de Compra actual sin WorkFlow

ME29N y ZME28

Liberación de Pedidos de Compra

Transacción ME29N: Se conoce el N° del Pedido a liberar


Transacción ZME28 : 4 Datos claves para generar el filtro


Transacción ZME28

Módulo MM

ReportesME5A – ME2K – ME2N

ZAMM_031 – MB51

Reportes MM: SolPed

Trx. ME5A: Indicando el PEP, cambiar alcance de lista ALV y luego “Ejecutar”

Reportes MM: Pedidos de compra

Trx. ME2K: Indicando el PEP, cambiar alcance de lista ALV y luego “Ejecutar”

Reportes MM: Pedidos de compra

Trx. ME2N: Indicando variables, cambiar alcance de lista ALV y luego “Ejecutar”

Identificar este icono ,“Delimitaciones opcionales”

Reportes MM: Resumen Stocks

Trx. ZAMM_031: Indicando Centro-Almacén y/o PEP, y luego “Ejecutar”

Reportes MM: Movimientos de material

Trx. MB51: Indicando Centro-Almacén y/o PEP, y luego “Ejecutar”

Módulo MM

ConsultasZFI_FDC_INF

ZMM_FACT_PRELIMINARZSD_DET_FACTURA

Consulta: Pago de facturas a Proveedores

Trx. ZFI_FDC_INF: Indicando Sociedad y RUT del Proveedor, y luego “Ejecutar”

Consulta: Facturas de Proveedores sin contabilización, por falta de ingreso MIGO-HES

Trx. ZMM_FACT_PRELIMINAR : Indicando Sociedad, PEP, y luego “Ejecutar”

Consulta: facturas emitidas a Terceros

Trx. ZSD_DET_FACTURA : Indicando rango de fechas, PEP, y luego “Ejecutar”

Visualización Flujo Liberación Tabla

ZMM_WF_REPORTE

Gestionador de responsables

Trx. ZMM_WF_REPORTE: Se indica el PEP, y luego “Ejecutar”

Introducción SAPModulo MM

Consultas - Observaciones - Alcances

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