INTRODUCCIÓN -...

Sistema de Control de Activo Fijo

SAF

Manual de Proceso

ÁREAS

BCA JULIO 2011 Solo para uso interno

1

INTRODUCCIÓN

El presente manual contiene los pasos para tener acceso al Sistema de Control de

Activo Fijo (SAF) y dar de alta los activos, el objetivo es tener los datos necesarios para

la captura que se realizará en el Sistema, se estructura de una manera sencilla, sin

dejar de ser una herramienta de conocimientos técnicos y administrativos.

En este manual muestra paso a paso cada uno de los procedimientos que se realizan

en cada una de las pantallas del Módulo de Áreas.


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ACCESO AL SISTEMA SAF

El acceso al sistema de Control de Activo fijo se llevará mediante el servicio de

internet desde el explorador con el que cuente su equipo.

En la barra de dirección de su explorador de Internet tecleara la siguiente dirección:

http://activofijo.educacionchiapas.gob.mx

Una vez que se acceso a la página de internet del SAF, proporcionará la siguiente

información:

Teclear la información:

Dar Clic INGRESAR

http://activofijo.educacionchiapas.gob.mx/saf/frm_saflogin.aspx


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MODULO DE ÁREAS

Cuando se tiene el acceso al SAF-Modulo de Áreas deberá dar clic en la opción ÁREAS (

) la cual desplegará en pantalla un listado de las siguientes pantallas.

ALTA DE ACTIVO

CAMBIO O MODIFICACIÓN DE BIENES POR ÁREA

IMPRESIÓN DEL INVENTARIO

CONFIRMACIÓN DE BIENES RECIBIDOS

CONSULTA DE BIENES PENDIENTES POR RECIBIR

SOLICITUD DE CAMBIO DE RESGUARDANTE

(TRANSFERENCIA BIENES)


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CAMBIO DE CONTRASEÑA

Como usuario del sistema puede cambiar su contraseña que le fue proporcionada por el

administrador inicialmente, está acción la realizará en la opción CAMBIO DE PASSWORD (

) que se localiza en la parte inferior del lado izquierdo de la pantalla o en

la sección del menú.


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Dar clic en CAMBIO DE PASSWORD

En esta pantalla se realizará el cambio de contraseña, donde se le solicitara su contraseña

actual y una nueva.

El periodo de la contraseña es de un año a partir de la asignación por parte del

administrador del sistema o del cambio realizado por parte del usuario, garantizando la

seguridad, Integridad y confidencialidad de la información registrada.


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Teclear la información:

(Con el que cuenta actualmente)

(Su nueva contraseña que elija)

(Confirmar su nueva contraseña)


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Dar clic en GUARDAR ( )

Con los pasos anteriores se ha realizado el cambio de contraseña y el sistema le mostrara

el mensaje siguiente:

Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )


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MENÚ E INICIO

Posteriormente se muestra la pantalla siguiente donde se listara el menú con las pantallas

del módulo de Áreas y al ingresar a cada una de ellas presentará la información que se

requiera capturar, seleccionar de los datos correspondientes.


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1. LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIO

El encargado del Área llevará a cabo el levantamiento físico de inventario, verificando los

activos con que cuenta el centro de trabajo.

Ejemplo Bienes Inventariables:

Escritorios

Ventiladores

Anaqueles

Lokers

Archiveros

C.P.U

Mouse

Teclado

Scanner

Monitor

Regulador

No break

Sillas de Oficina (Secretarial Giratoria y Apilable)

Proyectores

Horno Industrial

Equipo para

Pruebas

Divisor de

Muestras

Placa de

Calentamiento

Banco Giratorio

Banco Fijo

Mesa

Sofá

Proyector de

Diapositivas

Proyector de

Acetatos

Proyector de

Cuerpos Opacos

Proyector de

Transparencia

Proyector para

Computadora

Kit Pizarrón

Educativo

Multimedia

Pizarrón rota folio

Pizarrón blanco

Extinguidores

Pantalla

Televisor

Telescopio

Tripie

Libreros

Laptop

Caja Fuerte

Unidad

Odontológica

Teléfono (Solo

inalámbrico)

Fax

Unidad

Productora de

Frutas Confitadas

Workstation

Video Vigilancia.

Video cámara

Video Grabadora

Video Casetera

Video-Phone


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2. ALTA DE ACTIVO

Para entrar a la pantalla de Alta de Activo ir a las opciones del menú que se encuentra en

la parte Izquierda de la pantalla:

1. Dar Clic ALTA DE ACTIVO

En esta pantalla se genera una captura previa a ingresarla al inventario del área

que se hizo físicamente por el Encargado, permitiendo ingresar activos o en su

momento eliminarlos sin afectar el inventario siempre y cuando no se haya

autorizado dicha Pre Captura.


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Para utilizar la pantalla, en la sección de datos se mostrará los datos principales del área:

2. Para llevar a cabo el registro de los Activos Inventariables, se seguirán los

siguientes pasos:

3.1 . En la sección de Datos del activo se ingresara la información que

pertenece a las secciones que se desglosan en pantalla.

a. Se tiene seleccionada la opción Con No. Patrimonio (

)

b. Se ingresa el Número de Patrimonio si se conoce, dar clic en el

botón de BUSCAR ( ), si el Activo a registrar cuenta con

información, llenarán los campos:

Clave del artículo

Descripción

Marca

Modelo

N° Serie

Material

Unidad de Medida

Estado del Activo

Activo Donado

N° Factura

Costo

Observación


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c. Si no cuenta con el número de patrimonio, seleccionar la opción

Sin No. Patrimonio ( ) y seleccionar el artículo

dando clic al botón de ARTICULOS ( )


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Muestra una ventana emergente donde se realizará la búsqueda del Artículo por alguna

de las siguientes opciones de búsqueda:

a) Partida

b) Familia

c) Clave

d) Descripción


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Si el artículo seleccionado no es el que requiere, al dar clic en el botón LIMPIAR (

), la pantalla de Búsqueda de artículos quedara en limpio para volver a hacer

una nueva búsqueda BUSCAR ( ).

Nota: Es entendible que como usuario no puede conocer todas las familias y partidas para

localizar el artículo, por lo que puede hacer la búsqueda de una manera mas accesible de

la siguiente forma:

a) Teclear en el campo de descripción el nombre del artículo

Ejemplo: Silla

b) Dar clic en Buscar y se mostrara en pantalla una rejilla con las coincidencias de

silla, donde buscaremos la que se asemeje a la descripción del listado que se

muestra o en alguna de las paginas.

Si desconoce que tipo de silla es, elegir la descripción genérica de SILLA.


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c) Seleccionar el registro dando clic sobre la imagen ubicado del lado izquierdo

de la misma, finalmente dar clic en el botón ACEPTAR ( ).


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Una vez dado clic regresa de manera automática a la pantalla de Pre captura de Activo.

El registro seleccionado llenara los campos Clave del Artículo y Descripción en la pantalla

principal.

Seguirá con el llenado de los campos de la sección Datos del Activo que se mencionan a

continuación:

Capturar Marca (Opcional)

Capturar Modelo (Opcional)

Capturar No. Serie (Opcional)

Seleccionar Material

Seleccionar Unidad de Medida

Seleccionar Estado del Activo

Capturar Activo Donado SI/NO (Opcional)

Capturar No. de Factura (Opcional)

Capturar Costo.

Capturar Observaciones (Opcional)


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3. Capturar los datos del Resguardante

Nombre del Empleado

Puesto

RFC

Una vez terminada la captura y selección de los campos, dar clic en el botón AGREGAR (

), en caso que no se cuente con los campos necesarios el sistema nos

mostrará en pantalla alguno de los siguientes mensajes que indicarán el motivo por el cual

no se puede realizar el agregado.


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Si los datos son correctos mostrará un mensaje indicando el éxito del procedimiento.


Y desplegará los artículos en la tabla de datos:

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3. CAMBIO O MODIFICACIÓN DE BIENES POR ÁREA

Para actualizar un artículo

1. Dar Clic CAMBIO O MODIFICACIÓN DE BIENES POR ÁREA

En esta pantalla se pueden modificar los bienes que se tiene registrado en la base de

datos y que pertenecen al área con la que acceso al sistema.


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1. Podrá hacer la Búsqueda ingresando el Núm. Inventario Interno o

Articulo, una vez que se tecleo información en uno de los campos

mencionados dar clic en el botón de BUSCAR ( ) y mostrará

el resultado de los datos correspondientes en una rejilla.


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2. Seleccionar un registro al dar clic sobre la imagen ubicado dentro

de la rejilla de datos del lado izquierdo.

2.1 Una vez que selecciono el registro se llenara la sección Datos del

Bien con la información siguiente:

Articulo

Número de Inventario (No todos los artículos tienen este

dato)


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Número de Inventario Interno

Origen del Activo

Marca

Modelo

Material

Unidad de Medida

N° de Factura

N° de Serie

Costo

Estado del Activo

Observaciones

3. En esta sección de Datos del Bien se podrá actualizar el artículo actual

por otro si fuese el caso de cambiarlo y el número de inventario

(Número de Patrimonio) el cual si se teclea deberá considerar que es de

13 caracteres numéricos solamente.


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3.1 Si se va cambia el artículo al seleccionar uno en la ventana de

búsqueda que se muestra al dar clic ARTÍCULOS ( ),

donde se seleccionará el nuevo bien al que actualizará.

3.1.1 Se regresa a la pantalla principal donde tecleara y

seleccionará la información requerida para el nuevo artículo,

se debe tener en cuenta que en pantalla se le mostrara el

nombre del artículo anterior y actual.


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4.1.2 Los datos a considerar para guardar son:

Artículo (El nuevo que se seleccionó o el actual

seleccionado de la rejilla de datos)

Número de Inventario (No todos los artículos tienen

este dato, Opcional y solo si se tiene el número a

ingresar)

Número de Inventario Interno

Origen del Activo

Marcan (Opcional)

Modelo (Opcional)

Material

Unidad de Medida

N° de Factura (Opcional)

N° de Serie (Opcional)

Costo

Estado del Activo

Observaciones (Opcional)

3.2 Si durante el Cambio o Modificación del bien se tecleo un Número de Inventario o se cambió este, se validara que el número no exista o esté siendo utilizado para otro bien.


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Al dar clic en el botón de validará el número de inventario por actualizar.

4. Se actualiza la sección de Bien Informático si el registro seleccionado pertenece a

este tipo.

Se visualiza en pantalla una sección llamada Datos del Bien Informático con los

campos que se listan a continuación de acuerdo al tipo de bien informático.

a) Si el activo seleccionado es un C.P.U.

Tipo

Procesador

Velocidad del Procesador

Memoria RAM

Disco Duro

Conectado en Red

Monitor

b) Si el activo seleccionado es un Monitor o una Impresora o un Mouse o un Teclado, se pedirá seleccionar un Tipo

Tipo


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Impresora

Mouse

Teclado

c) Si el activo seleccionado es un Bien Informático de Software se visualizara en pantalla

Nombre del Producto

Objetivo

Tipo de Software

Versión

Licencia (Mono usuario, Multiusuario)

Tipo (Original, Copia)

Medio de Almacenamiento

Cantidad

Reales

En uso

Plataforma

Datos Adicionales:

Prestado

Manual de Usuario

Completo Código Fuente

Manual Técnico


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5. Antes de actualizar se valida que no se haya omitido algún dato, de lo contrario se

mostrara en pantalla alguno de los siguientes mensajes:

Datos del Bien


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Para cerrar cada uno de los posibles mensaje anteriores de la sección Datos del Bien dar clic en

ACEPTAR ( ).

Bienes Informáticos


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Para cerrar cada uno de los posibles mensaje anteriores de la sección de Bienes

Informáticos dar clic en ACEPTAR ( ).

6. Estando todo correcto dar clic en el botón GUARDAR ( ) y se mostrara

en pantalla el siguiente mensaje:



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4. IMPRESIÓN DEL INVENTARIO

1. Dar Clic IMPRESIÓN DEL INVENTARIO

En esta pantalla podrá consultar los registros que conforman el Inventario actual del área

y poder tenerlo en un reporte PDF o su impresión si así lo requiere.


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2. Dar clic en el botón de BUSCAR ( ) se mostrarán los artículos en la

rejilla de datos correspondientes al área con la que se ingresó al sistema, una vez

que se tiene la información dar clic en el botón de IMPRIMIR ( ).


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Los activos cuentan con un No. Inventario Interno y/o No. Patrimonio, esto indica que es

el inventario actual, que si se detectará un error para eliminar el error tendrá que Solicitar

una Baja de Bienes de Patrimonio o de Inventario Interno dependiendo del activo.


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5.- CONFIRMACIÓN DE BIENES RECIBIDOS

1. Dar clic en CONFIRMACIÓN DE BIENES RECIBIDOS

En esta pantalla se mostraran los Activos que ya fueron designados a un Área pero que no ha sido

recibido físicamente.


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2. Dar clic en el botón de BUSCAR ( ), el cual muestra los bienes próximos

de ser entregados.

3. Recibir Activo(s).

a) Si no hay Activos que hayan sido designados para el Área le mostrará el mensaje

siguiente:


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b) Si no se ha seleccionado ningún Activo para recibir y se da directamente clic en el

botón RECIBIR ( ), mostrará el siguiente mensaje:


Para recibir uno o varios Activos dar clic sobre la imagen ubicada dentro de la tabla de datos

del lado izquierdo;


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O bien dar clic sobre el link SELECCIONAR TODOS LOS ACTIVOS ( ) O en

su defecto si se quiere deseleccionar todos dar clic sobre el link DESMARCAR TODOS LOS

ACTIVOS ( )

Ya seleccionado los Activos en la casilla, dar clic sobre el botón RECIBIR ( ) para

confirmar que el Activo ha sido recibido físicamente.

El sistema mostrará en pantalla el siguiente mensaje:



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6. CONSULTA DE BIENES PENDIENTES POR RECIBIR

1. En el menú dar clic CONSULTA DE BIENES PENDIENTES POR RECIBIR

En esta Opción podemos consultar e imprimir un listado de los Activos que están próximos

a ser entregados aun Área. Pero que aún no se bien reflejados en el inventario de estas

hasta que se confirme que han sido entregados.


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Nota: Una vez entregado los Activos físicamente confirmar que Activos fueron recibidos

para ello usar la pantalla de (CONFIRMACIÓN DE ACTIVO ENTREGADO) del menú.


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2. CONSULTAR ACTIVO(S).

Si no hay Activos que hayan sido designados para el Área mostrará el mensaje siguiente:


Si no se muestran los Activos, Dar clic en el botón de BUSCAR ( ), el cual

muestra los bienes próximos a ser entregados y poder consultar o imprimir un listado de

estos. O en su defecto saldrá el mensaje anterior.

Para poder visualizar el reporte de los activos próximos a recibir dar clic sobre el botón

IMPRIMIR ( ).

a) Si el usuario que entra al SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVO FIJO pertenece a un

ÁREA se mostrará el siguiente reporte.


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7. SOLICITUD DE CAMBIO DE RESGUARDANTE (TRANSFERENCIA DE

BIENES)

1. Seleccionar SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE BIENES

En esta pantalla podrá realizar la transferencia de bienes que ya tienen el resguardo y se

puede hacer entre el personal del área para asignar un nuevo resguardante.


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2. Para generar la solicitud de transferencia de clic en BUSCAR ( ) una vez

que se está en pantalla para consultar los resguardantes relacionados al área con la que se

ingreso.


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2.1 Una vez que se realiza la búsqueda se muestra en pantalla un campo que indica

[Seleccione un Resguardante].

a) Si no fuese el resguardante deseado, puede dar clic en CANCELAR ( ) y

esta acción regresara la pantalla a su estado inicial para que elija otro resguardante.

2.2 Al dar clic en se desplegara el listado de los resguardantes que se tienen al

momento en el área, del cual seleccionara uno de ellos, esta acción despliega en pantalla la

sección de Resguardos Activos que contiene una rejilla de datos con el resultado de la

búsqueda y quedando bloqueado el campo de Resguardante.


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1. Teniendo en pantalla los bienes relacionados seleccionara de la rejilla de uno a algunos de

los bienes que hay en cada página. Se puede auxiliar haciendo uso de las opciones


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,

SELECCIONAR TODOS QUITAR SELECIÓN , la de

Seleccionar todos es marcar los datos que se muestran en la rejilla de datos.

Nota: Los bienes que se listan en la rejilla son aquellos que solo tienen ya resguardos.

3.1 Quitar las selecciones de todo es cuando se tienen algunas selecciones y ya no

deseamos tener ninguna marcada

a) Si se selecciona en la primer pagina, una intermedia o de la última por ejemplo, los

bienes seleccionados se mantienen mientras se hagan más selecciones y se da clic en

guardar.

b) Si se da clic directamente en GUARDAR ( ) el sistema genera el

mensaje:


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c) Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )

2. Una vez que se ha seleccionado de la rejilla del listado Activo se pasa a la sección Datos

Solicitud Transferencia.

En esta sección elegir un nuevo resguardante al que se le transferirá los bienes que tiene el

resguardante inicial que selecciono al inicio de la pantalla.

4.1 Seleccione del campo resguardante

uno de los que se listan, de lo contrario si no existe en esa lista podrá teclear uno

nuevo marcando la opción y se deshabilitara el campo que lista los

resguardantes .

Con marcar , estará habilitando la captura para el nombre del nuevo

Resguardante.


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Continuara con la captura en los campos:

Puesto

RFC

Observaciones

3. Dará clic en AGREGAR ( ), se muestra en pantalla la sección Detalles

Solicitud Transferencia, donde la rejilla muestra uno o los bienes que se seleccionaron

previamente

a) Si se diera clic directamente en AGREGAR( ), se mostrara en

pantalla alguno de los siguientes mensajes:


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Si se seleccionó el mensaje es:

Los siguientes mensajes a mostrarse si se omite algún dato son:

b) Parar cerrar cada uno de los mensajes anteriores dar clic en el botón ACEPTAR (

)


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4. De clic en GUARDAR ( ) y el sistema realizara el guardado de la solicitud

de transferencia.

a) Para cerrar el mensaje dar clic en el botón ACEPTAR ( )

b) A su vez el sistema despliega un reporte en PDF


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c) Una vez que se da clic en Aceptar al mensaje que confirma el guardado de la solicitud se

muestra en pantalla la sección Solicitudes de Transferencias con una rejilla que contiene el

resultado de la búsqueda de la solicitud guardada

5. Si se necesitara actualizar la solicitud de transferencia, de la rejilla que contiene listadas las solicitudes de transferencia hechas se seleccionara una de ellas, seguido de marcar los activos a agregar seguir del punto 5 al punto 6.

5.1 Si se selecciona una solicitud que esta cancelada para imprimir, el sistema ,muestra en pantalla el mensaje:



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5.1.1 Al dar clic en IMPRIMIR ( ) después de haber seleccionado una solicitud se despliega en pantalla el reporte en .pdf

5.2 Si se selecciona una solicitud que está Autorizada para imprimir, el sistema muestra en pantalla el mensaje:


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5.2.1 Al dar clic en IMPRIMIR ( ) se despliega en pantalla el reporte en .pdf

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