INVENTARIO Y PAUTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO ...
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INVENTARIO Y PAUTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO PERSONAL DEL MAESTRO CARLOS GAVIRIA DÍAZ ANA CATALINA FERNÁNDEZ HEREDIA PROYECTO TRABAJO DE GRADO PARA OBTENER EL TÍTULO DE ARCHIVÍSTA ASESOR: MARGARITA MARÍA TORRES RODRÍGUEZ UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGÍA ARCHIVÍSTICA MEDELLÍN 2018
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INVENTARIO Y PAUTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
PERSONAL DEL MAESTRO CARLOS GAVIRIA DÍAZ
ANA CATALINA FERNÁNDEZ HEREDIA
PROYECTO TRABAJO DE GRADO PARA OBTENER EL TÍTULO DE ARCHIVÍSTA
ASESOR:
MARGARITA MARÍA TORRES RODRÍGUEZ
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGÍA
ARCHIVÍSTICA
MEDELLÍN
2018
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AGRADECIMIENTOS
Primero que todo a mi hija Mariana, por siempre estar a mi lado y acompañarme
durante el proceso de formación como profesional en archivística y desde el año 2015
con el desarrollo del presente trabajo de grado.
A la familia del maestro Carlos Gaviria Díaz, por brindarme su confianza y estar
siempre con la disposición de apoyarme e inclusive trabajar junto a mí en el
transcurso de estos tres años, que además han sido muy valiosos para el desarrollo de
mi vida tanto personal como profesional, porque no solo me abrieron las puertas de su
hogar, sino que además me dieron la oportunidad de poner en práctica todos mis
conocimientos y la experiencia que como archivista he tenido. Este trabajo me dejó
muchos aprendizajes y valores, especialmente la paciencia y la perseverancia, porque
para llegar hasta este punto fue mucho el camino que tuve recorrer.
A la Universidad de Antioquia y a la Escuela Interamericana de Bibliotecología, en
especial los profesores que hicieron parte integral de mi formación.
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RESUMEN
El presente trabajo consiste en realizar el inventario y las pautas para la organización de
los archivos personales del maestro Carlos Emilio Gaviria Díaz, debido a que a su familia
realizará la donación de su acervo documental a la Biblioteca de la Universidad de Antioquia,
la cual lleva su nombre. Éste archivo es una gran fuente de información primaria para la
historia, la investigación y la cultura, por contener sus aportes al pensamiento social, político
e ideológico de nuestro país. Al finalizar se presenta una reflexión sobre la importancia de la
organización y la conservación de los archivos personales.
Palabras claves: Archivos, Archivos personales, Carlos Gaviria Díaz, Derechos de Autor.
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TABLA DE CONTENIDO
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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIÓN ..................................................... 5
2. OBJETIVOS ................................................................................................................................... 8
2.1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................... 8
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................................................... 8
3. REFERENTES CONCEPTUALES ................................................................................................ 9
4. METODOLOGÍA ......................................................................................................................... 11
5. DIAGNÓSTICO ........................................................................................................................... 12
5.1. BIOGRAFIA .............................................................................................................................. 12
5.2. SALA PATRIMONIAL DE LA BIBLIOTECA CARLOS GAVIRIA DÍAZ .......................... 17
5.3. DERECHOS DE AUTOR ......................................................................................................... 19
5.4. PROCESO DE DONACIÓN DEL ARCHIVO PERSONAL. .................................................. 23
5.5. USUARIOS................................................................................................................................ 25
6. INVENTARIO .............................................................................................................................. 26
7. GUÍA DE ORGANIZACIÓN ....................................................................................................... 29
7.1. Clasificación .............................................................................................................................. 31
7.2. Ordenación ................................................................................................................................. 35
7.3. Descripción ................................................................................................................................ 42
8. REFLEXIÓN ................................................................................................................................ 44
9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................................ 48
10. BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................... 51
11. ANEXOS .................................................................................................................................. 55
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LISTA DE IMÁGENES
Pág.
Imagen 1. Ficha bibliográfica y material de clase 35
Imagen 2. Carpeta de cuatro aletas, Sala de Patrimonio Documental, Universidad
EAFIT.
36
Imagen 3. Ficha bibliográfica archivo personal Carlos Gaviria Díaz 38
Imagen 4. Ficha bibliográfica archivo personal Carlos Gaviria Díaz 38
Imagen 5. Cajas de almacenamiento fichas bibliográficas, Sala de patrimonio
Documental Universidad EAFIT.
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Imagen 6. Ejemplo de ficha bibliográfica dada por Espinosa 40
Imagen 7. Base de datos en Access con los campos de la norma ISAD G - inventario
del archivo personal del maestro Carlos Gaviria Díaz.
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LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1: Usuarios 25
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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACIÓN
“La historia de los pueblos, a lo largo del tiempo, ha demostrado la importancia de los
fondos personales como fuente de incalculable valor para la investigación y reconstrucción de
los hechos trascendentales” (Rosell, 2006, p.1).
En la actualidad está surgiendo un interés por parte de las familias y algunas instituciones
tales como: bibliotecas y archivos patrimoniales, por conservar los archivos personales de
algunas familias prestantes de la sociedad o de personajes que por su relevancia intelectual
y/o en el hacer a nivel nacional e internacional, dieron origen a una variedad de documentos
que de manera natural fueron agrupando y conservando, como es el caso de los archivos
personales del Maestro Carlos Emilio Gaviria Díaz, los cuales serán donados a la biblioteca
de la Universidad de Antioquia, la cual lleva su nombre.
La Biblioteca Central de la Universidad de Antioquia, mediante la Resolución Rectoral
40005, del 9 de abril de 2015, se le asignó el nombre de Biblioteca Carlos Gaviria Díaz,
haciendo honor a su legado, memoria y obra durante el desarrollo de su vida personal,
política y profesional. El maestro fue egresado de derecho y ciencias políticas de Universidad
de Antioquia en el año de 1965, Decano de esa unidad académica en el período de 1968 a
1970, profesor emérito y Vicerrector General de la Alma Máter entre 1989 a 1992. De igual
manera esto fue un reconocimiento a su sabiduría, la cual fue infundida por los libros, su
principal fuente de inspiración y esto se vio reflejado en los aproximadamente 6.000
ejemplares que se encontraban distribuidos en sus 3 bibliotecas personales.
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El presente trabajo pretende realizar el inventario y las pautas para la organización de los
archivos personales del maestro Carlos Emilio Gaviria Díaz, debido a que su acervo
documental, es una gran fuente de información para la historia, la investigación y la cultura, y
a que contienen sus aportes al pensamiento social, político e ideológico de nuestro país; la
organización de este archivo permite la conservación de su memoria y pensamiento, el cual
influyó en varias esferas del ámbito no solo nacional, sino internacional.
Dentro del archivo personal se encuentran diferentes tipologías documentales, tales como:
fichas bibliográficas, material de clase, correspondencia, recortes de periódicos y revistas,
sentencias, conceptos jurídicos, manuscritos propios, documentos de las campañas políticas,
entrevistas y conferencias, los cuales fueron generados durante su trayectoria política y
profesional como: docente universitario, Vicerrector General de la Universidad de Antioquia,
magistrado y Presidente de la Corte Constitucional, Senador de la República y candidato
presidencial.
Torres (2010) manifiesta que:
Urge una labor de difusión y concientización de la importancia de los archivos
personales y/o familiares, como fuentes primarias, elementos fundamentales para la
construcción de las historia, igualmente evitar el riesgo de su desaparición ya sea por
desinterés, descuido o negligencia y posibilitar el acceso a los mismos. ( p.22).
Este trabajo además de facilitar la consulta para los familiares e investigadores, también
permitirá su difusión para el conocimiento de los ciudadanos que de una u otra forma
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tuvieron relación directa o indirecta con el maestro Gaviria. Durante su vida como personaje
público generó un gran número de adeptos, los cuales fueron seguidores de su pensamiento e
ideales, y por tanto continuará vivo dentro de cada uno de ellos.
Una de las principales funciones de los archivos es el permitir su acceso y difusión, para
que la memoria permanezca viva y sea una fuente primaria de conocimiento que se encuentra
en constante movimiento, siempre y cuando no exista una reserva que restrinja su consulta
por un tiempo determinado.
Teniendo como base los procedimientos y metodologías de la disciplina archivística, para
las pautas de organización de este acervo documental se tendrá como punto de partida los
procesos de clasificación y ordenación, para luego realizar la sistematización por medio del
inventario documental y la descripción de acuerdo a la norma internacional ISAD G.
Este trabajo permitirá al final reflexionar sobre la importancia de este tipo de acervos
documentales, ya que constituyen un archivo especializado que requiere políticas, prácticas y
procedimientos específicos para su organización y conservación.
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2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL
Realizar el inventario y definir las pautas para la organización de los documentos en
soporte papel del archivo personal del maestro Carlos Emilio Gaviria Díaz, teniendo como
fundamento la normatividad y metodología de la profesión archivística, con el fin de que
sirva de guía para su organización una vez sea realizada la donación a la Biblioteca de la
Universidad de Antioquia.
2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Documentar y realizar el análisis (contexto, derechos de autor, principios archivísticos) de
las piezas documentales que serán donadas a la Biblioteca Carlos Gaviria Díaz.
Diseñar un formulario mediante la aplicación Access para el diligenciamiento del
inventario del acervo documental de acuerdo a la norma internacional ISAD G.
Realizar el inventario del acervo documental aplicando la norma internación ISAD G
(fondo, serie, documento).
Elaborar un documento que sirva como guía para la organización del archivo personal del
maestro Carlos Gaviria Díaz.
Agrupar las referencias bibliográficas nacionales e internacionales que traten el tema de
los archivos personales, las experiencias de las personas que han trabajado localmente en
la organización de este tipo de archivos, con el fin de presentar una reflexión sobre la
importancia de la organización y conservación de los archivos personales.
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3. REFERENTES CONCEPTUALES
De acuerdo con El Consejo Internacional de Archivos (ICA) “Un archivo es un registro
contemporáneo creado por individuos y organizaciones durante el desarrollo de sus
actividades; a lo largo del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana hacia
eventos que formaron parte del pasado. Los documentos de archivo son tan variados como
sus formatos: documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales y análogos. Los
documentos de archivo son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado
como por individuos de todas partes del mundo”. Por lo tanto, los archivos son el reflejo y el
soporte de las actividades que han desarrollado los seres humanos a lo largo de la historia y
que se han ido conservando por su valor testimonial.
El Archivo personal “es aquel que contiene los documentos generados y recibidos por un
individuo a lo largo de su existencia, incluyendo todas sus funciones y actividades,
independientemente del soporte” (Rios, 2008, p.52). Para Myriam Mejía, el archivo personal
“Es el conjunto de documentos en diferentes soportes producidos o recibidos por una persona
en razón de las diferentes actividades desarrolladas durante su vida, organizados en forma
natural y agrupados por asuntos” (Mejía, 2001, p.13). Ambas definiciones permiten
comprender que los archivos personales surgen del desarrollo natural de los seres humanos y
que durante su existencia crean y conservan gran variedad de documentos que pueden ser
utilizados como prueba, testimonio y en defensa de los derechos individuales.
Adrian Belmonte, presenta un concepto más amplio definiendo los archivos personales
como “la documentación generada y acumulada por una persona durante la realización de las
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tareas personales y profesionales, actividades que pueden ser de muy distinta índole y que
dependen de la idiosincrasia del individuo que las realiza, el cual organiza dicha
documentación según su propio criterio y necesidades”, en el que se concibe a las personas
como individuos únicos y por tanto cada archivo personal tiene sus propias características
(Belmonte, 2011, p.5).
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4. METODOLOGÍA
Inicialmente se realizará el análisis de las piezas documentales que serán donadas a la
Biblioteca Carlos Gaviria Díaz, lo cual permitirá establecer los campos y el nivel de
descripción, ya sea por serie o documento, de acuerdo a la norma internacional ISAD G. Por
lo tanto, se diseñará un formato en Access para el diligenciamiento de la información, lo que
facilitará el registro en los campos.
Posteriormente se diseñarán las pautas para la organización del archivo, partiendo de la
teoría de organización de archivos y sus tres fases: clasificación, ordenación y descripción.
De igual manera se darán recomendaciones para la conservación de las piezas documentales.
Todo lo anterior se realizará con base en las visitas realizadas a otras entidades que custodian
este tipo de archivos personales.
Durante todo el desarrollo del trabajo se documentará el proceso desde los primeros
acercamientos con el archivo personal, al igual que la experiencia con el contacto con la
familia del maestro Gaviria, la cual ha sido y será una parte fundamental para el desarrollo de
la investigación.
Finalmente se presentará una reflexión sobre la importancia de la organización y
conservación de los acervos documentales que conforman los archivos personales, los cuales
constituyen un archivo especializado, que requiere de políticas, prácticas y procedimientos
acordes a sus características.
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5. DIAGNÓSTICO
A continuación, se presenta una reseña la cual se construyó con base en entrevistas que le
realizaron al maestro y la asesoría de la familia, una descripción del lugar donde reposará el
acervo documental y un recuento del proceso de selección de documentos para la donación.
5.1. BIOGRAFIA
Carlos Emilio Gaviria Díaz nació en Sopetrán, Antioquia el 8 de mayo de 1937; Su
madre María de la Paz Díaz, era maestra jardinera egresada del Colegio María Auxiliadora y
su padre Carlos Gaviria Arango fue periodista empírico y escritor de periódicos como El
Colombiano y El Pacífico.
Su madre se casó siendo muy joven y luego de tener sus tres primeros hijos (dos mujeres
y un hombre) se separó, por tanto, tuvo que tomar las riendas del hogar y trabajar como
maestra en escuelas rurales, regresando solo los fines de semana, razón por la cual los
abuelos maternos: Ana Holguín y Fernando Díaz, se hicieron cargo de la crianza del niño, en
el barrio Manrique, en Medellín. Cuando Carlos Gaviria tenía siete años, su padre se suicidó,
al verter veneno en una cerveza. Este acto estuvo oculto en su familia, ya que solo les decían
a los niños que su padre había muerto pero no daban la causa de su fallecimiento.
Su infancia estuvo influenciada por la pedagogía y la literatura. Aprendió a leer
rápidamente y su madre que fue su primera maestra lo instruyó con libros como: Nuestro
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Lindo País Colombiano de Daniel Samper Ortega. A pesar de que su hogar tuvo carencias en
algunas ocasiones, siempre estuvo rodeado y en abundancia de los libros. En la noche en la
casa de Manrique se reunía la familia y, su abuela y su madre realizaban lecturas en voz alta.
A la vez su abuelo que fue abogado empírico, en las mañanas al dirigirse a la ducha, recitaba
en voz alta versos de Quevedo, Lope de Vega y de Víctor Hugo.
Su madre contrajo matrimonio por segunda vez con un empleado de la Cervecería Unión,
razón por la cual se mudaron al Municipio de Itagüí. De esta unión nació la cuarta hija de la
familia. En 1946, a la edad de nueve años ingresó a la vida escolar al grado de cuarto de
primaria al Colegio del Rosario en Itagüí y al año siguiente ingresó desde quinto de primaria
hasta finalizar sus estudios secundarios al colegio de la Universidad Pontificia Bolivariana.
Obtuvo la medalla de la Gobernación de Antioquia, en 1954 por ser el mejor bachiller, lo
hizo merecedor de una beca, que le permitiría ingresar a la Universidad Pontificia Bolivariana
becado, pero no aceptó esta opción por tener diferencias de carácter ideológico, con el rector
de ese entonces, lo que lo motivó a presentar el examen de admisión de la Universidad de
Antioquia, en dónde hizo sus estudios de derecho y ciencias políticas, graduándose en 1961.
En 1967 cuando realizó un viaje a la Universidad de Madrid, para realizar un curso de
Derecho Público Comparado, conoció a María Cristina Gómez, estudiante en ese entonces de
psicología, con la cual se casó cuatro meses después. De esta unión nacieron cuatro hijos:
Juan Carlos, Ana Cristina, Natalia y Ximena.
La carrera profesional del maestro se presenta a continuación: fue Juez Promiscuo
Municipal Interino de Rionegro, ejerciendo el requisito académico de la Judicatura de 1962 a
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1963, para luego vincularse a la Facultad de Derecho en calidad de docente. Fue elegido
decano de la Facultad de Derecho de la Universidad de Antioquia entre 1967 y 1969. Realizó
estudios de Derecho en la Escuela de Leyes de la Universidad de Harvard entre 1970 y 1971,
y estudios de Jurisprudencia, Derecho Constitucional y Teoría Política, como estudiante
especial. Posteriormente regresó a la Universidad de Antioquia para continuar haciendo
docencia.
De 1972 a 1973 se desempeñó como presidente de la Asociación de Profesores de la
Universidad de Antioquia (ASOPRUDEA), director del Instituto de Ciencia Política en 1988
y Vicerrector General del Alma Máter entre 1989 a 1992. Durante treinta años ejerció su
labor de docencia en esta universidad y en septiembre de 1998, la Universidad Nacional le
dio título Honoris Causa.
Fue vicepresidente del Comité Regional por la defensa de los derechos humanos en
Antioquia finalizando la década de 1980, época en la que se inició una ola de violencia en
Medellín. En dicha época fueron asesinados por parte de grupos armados en complicidad con
fuerzas del Estado, varios dirigentes de izquierda y defensores de los derechos humanos
como fue el caso de su gran amigo Héctor Abad Gómez y Leonardo Betancur en 1987. Ese
mismo año, luego varios asesinatos de profesores de Salud Pública de la Universidad,
cercanas a Carlos Gaviria, decide abandonar el país y exiliarse en Argentina por dos años.
En 1992 fue elegido Magistrado de la Corte Constitucional para el periodo de 1993 al
2001; en el transcurso de este periodo fue Presidente de la Corte Constitucional en 1996 y se
vinculó como docente de la Facultad de Derecho de la Universidad de los Andes. En 2002
15
fue elegido senador de la República, por el Frente Social y Político, y cuatro años más tarde,
fue elegido por voto popular como representante del Polo Democrático Alternativo - PDA,
(unión de los dos grupos de izquierda: el movimiento Alternativa Democrática y el Polo
Democrático Independiente), como el candidato a la Presidencia de la República en las
elecciones de 2006. Aunque no ganó dichas elecciones, obtuvo la segunda votación más alta
del país por parte de un partido de izquierda, logrando así una votación histórica en
Colombia.
Pasada su candidatura presidencial fue nombrado presidente del partido de izquierda Polo
Democrático Alternativo, cargo que ocupó hasta 2009, cuando renunció para presentar su
precandidatura presidencial para la consulta interna del partido, la cual perdió.
Fue fundador y presidente de la Fundación Educación para la Democracia – DEMOPAZ,
la cual fue creada en 2009 con el fin de contribuir con el fortalecimiento de la Democracia y
la paz, por medio del trabajo pedagógico. Escribió varios libros, entre ellos: Mitos o Logos:
hacia la República de Platón (escrito durante su exilio, publicado en 2013) y Sentencias:
herejías constitucionales. Entre sus sentencias más representativas se encuentran temas como:
la dosis personal del consumo de drogas estupefacientes, la eutanasia y los derechos de los
homosexuales. Se desempeñó como colaborador de varios periódicos del país en las páginas
de opinión y tendencias.
Uno de sus libros insignia fue Decadencia de Occidente de Oswald Spengler, sus autores
preferidos Wittgenstein y Jorge Luis Borges; era amante de la filosofía analítica, la literatura,
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los clásicos y la poesía de: Quevedo, San Juan de la Cruz y poetas contemporáneos como:
Carlos Castro de Saavedra y Rogelio.
Este defensor de los derechos humanos, la libertad de pensamiento y la autonomía,
falleció el 31 de marzo de 2015, de 77 años, luego de permanecer en la Fundación Santa Fé
por una fuerte afección respiratoria. A partir del 9 de abril de 2015 la biblioteca central de la
Universidad de Antioquia, tomó el nombre de Biblioteca Carlos Gaviria Díaz, haciendo
honor a su legado, memoria y obra durante el desarrollo de su vida personal, política y
profesional.
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5.2. SALA PATRIMONIAL DE LA BIBLIOTECA CARLOS GAVIRIA DÍAZ
En la Sala Patrimonial de la Biblioteca Carlos Gaviria Díaz de la Universidad de
Antioquia, actualmente se custodian 19 archivos personales en los que se encuentran los de:
Marceliano Vélez (Abogado y Político), Héctor Abad Gómez (Médico, profesor y defensor
de los derechos humanos), Estanislao Zuleta (Intelectual e investigador), Alfonso López
Pumarejo (Presidente de la República), Alfonso López Michelsen (Presidente de la
República), Luis López de Mesa (Médico, profesor, Ministro de Relaciones Internacionales),
Carlos E. Restrepo (Presidente la República), entre otros. Esta sala tuvo su origen en 1937
con la donación de los archivos personales de Carlos E. Restrepo.
Esta sala contiene los documentos de personalidades, que de una u otra forma influyeron
e hicieron parte de la historia de nuestro país, por tanto, los archivos personales del maestro
Carlos Gaviria Díaz harán parte de este grupo selecto de archivos y entrará a enriquecer el
acervo documental custodiado y conservado por la colección de archivos personales de esta
sala, la cual contará con la visita de un nuevo grupo de usuarios que estará interesado en
conocer e investigar sobre este personaje a partir de sus archivos.
La Sala Patrimonial tiene las siguientes condiciones de uso para la consulta de las
colecciones:
Para solicitar cualquier servicio en las Colecciones Patrimoniales debe presentar su
carné.
El material bibliográfico de esta colección no se debe fotocopiar.
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Estas colecciones son cerradas: el usuario debe esperar a ser atendido por un
funcionario del Sistema de Bibliotecas.
No se deben apoyar los brazos, manos y cara sobre los documentos.
No se deben seguir las lecturas con la mano, el lápiz o el bolígrafo.
No se deben subrayar los textos, escribir sobre el material bibliográfico ni calcar los
documentos.
Evite humedecer con saliva sus dedos para pasar las páginas, manipular el documento
con las manos sucias o mojadas, doblar las hojas o utilizar clips para señalar.
No se debe introducir otros documentos u objetos dentro de los libros.
Recuerde que este material bibliográfico sólo puede reproducirse haciendo
transcripciones, utilizando grabadora, cámara fotográfica digital (sin flash) o cámara
de video
De igual manera en la Sala Patrimonial se advierte a los usuarios que en el caso de
necesitar la publicación de algún material perteneciente a los archivos personales, se debe
contar con la autorización de los propietarios de los derechos de dichos documentos.
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5.3. DERECHOS DE AUTOR
Los derechos de autor aplican sobre obras literarias, artísticas o científicas que se
encuentren en los archivos personales. En Colombia actualmente existen leyes que dan
soporte a este tema como lo son:
La Ley 23 de 1982, Sobre derechos de autor, en la cual se estipula que los autores de
obras literarias, científicas y artísticas gozarán de protección para sus obras por medio
de esta Ley. En su Artículo 2°, se enuncian las clases de obras: “Los derechos de
autor recaen sobre las obras científicas literarias y artísticas las cuales se comprenden
todas las creaciones del espíritu en el campo científico, literario y artístico, cualquiera
que sea el modo o forma de expresión y cualquiera que sea su destinación, tales como:
los libros, folletos y otros escritos; las conferencias, alocuciones, sermones y otras
obras de la misma naturaleza”, por tanto “toda producción del dominio científico,
literario o artístico que pueda reproducirse, o definirse por cualquier forma de
impresión o de reproducción, por fonografía, radiotelefonía o cualquier otro medio
conocido o por conocer”.
De igual manera en el Artículo 30º se puntualiza en que el autor tendrá sobre su obra
un derecho perpetuo, inalienable, e irrenunciable, por tanto, los autores y sus
causahabientes tienen el derecho exclusivo de autorizar o prohibir la reproducción,
difusión, edición, utilización de su obra, etc, (Artículo 76°).
Con respecto a la correspondencia esta Ley en su Artículo 85º, hace referencia al
tiempo de reserva y la autorización para su utilización. “Las cartas de personas que
han muerto no podrán publicarse dentro de los ochenta años siguientes a su
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fallecimiento sin el permiso expreso del cónyuge supérstite y de los hijos o
descendientes de éste, o en su defecto, del padre o de la madre del autor de la
correspondencia. Faltando el cónyuge, los hijos, el padre, la madre o los descendientes
de los hijos, la publicación de las cartas será libre”.
La Ley 44 de 1993, por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.
El Decreto Nacional 1474 de 2002, por el cual se promulga el "Tratado de la OMPI,
Organización Mundial de la Propiedad Intelectual, sobre Derechos de Autor (WCT)",
adoptado en Ginebra, el veinte (20) de diciembre de mil novecientos noventa y seis
(1996)".
La Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales o Habeas Data.
Esta Ley consiste en “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las
personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido
sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías
constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el
derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”. De igual manera
esta ley es obligatoria y se aplica al tratamiento de datos personales en el territorio
colombiano o en el caso de que el Responsable o “Encargado del Tratamiento no
establecido en territorio nacional, le sea aplicable la legislación colombiana en virtud
de normas y tratados internacionales”.
Para la aplicación de la presente ley se deben tener en cuenta los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos
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b) Principio de finalidad
c) Principio de libertad
d) Principio de veracidad o calidad
e) Principio de transparencia
f) Principio de acceso y circulación restringida
g) Principio de seguridad
h) Principio de confidencialidad
En concordancia con lo anterior también se cuenta con el Estudio Crews, el cual
presenta un informe sobre limitaciones y excepciones al derecho de autor para
bibliotecas y archivos, cuya última actualización fue presentada en Noviembre de
2017. Este análisis se aplicó a 191 países pertenecientes a la Organización
Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI), de los cuales “161 tienen al menos
una disposición en su legislación de derecho de autor que se aplica explícitamente
a las bibliotecas o a los archivos”, lo que “indica claramente que las excepciones
en favor de bibliotecas y archivos son parte fundamental de la estructura del
derecho de autor en todo el mundo” (Crews, 2017, p.1).
Asimismo se puede consultar la Calculadora de Dominio Público Colombiana
(http://hiperterminal.nomono.co/dominiopublico/calculadora/index.php), que
permite saber cuándo una obra literaria pasa a dominio público, realizando los
cálculos a partir de datos como: tipo de obra, tipo de autor, si vive o ha muerto, y
en caso de fallecimiento la fecha de la muerte.
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En cuanto a la reserva de información, Colombia actualmente cuenta con las siguientes
normas que sirven de soporte para la función archivística:
Constitución Política de Colombia, artículo 74: “Todas las personas tienen derecho a
acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.
Ley 1437 de 2011 - Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo, artículo 24.
Ley 1712 de 2014 - Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información
Pública Nacional. Esta Ley plantea en su artículo 18° como información clasificada
toda aquella que afecta los intereses particulares y en el artículo 19° la información
reservada como aquella que afecte los intereses públicos.
Decreto 103 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014.
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5.4. PROCESO DE DONACIÓN DEL ARCHIVO PERSONAL.
Al finalizar el año 2015, se realizó un contacto inicial con la familia del Maestro para
consultarles si contemplaban la posibilidad de realizar la donación de los archivos personales
a alguna institución que estuviera interesada en dichos documentos, para lo cual respondieron
afirmativamente y que la institución a la que los donarían es la Universidad de Antioquia.
Por tanto, se solicitó autorización para intervenir parcialmente dicho acervo documental, con
el fin de facilitar la entrega de la donación.
Olga Gallego en su Manual de Archivos Familiares manifiesta que el depósito de estos
archivos evita suspicacias por parte la familia, acostumbrándolos a estar lejos del acervo
documental, “permitiéndole un sentimiento de orgullo justificado al ver situados en un noble
lugar los documentos de la gloria familiar”.
Inicialmente se procedió con la recolección de los documentos que estaban distribuidos
en sus tres bibliotecas personales: una ubicada en la ciudad de Bogotá y las otras dos en
Medellín. Muchos de estos documentos tenían una separación inicial (por carpetas) dada por
el maestro Gaviria, que se encontraban marcadas en algunos casos con la temática a la que
pertenecían, razón por la cual se conservó dicha división y se tendrá en cuenta para las pautas
de la organización.
En acuerdo con Olga Gallego cuando manifiesta que debe “aprovecharse de la
información que pueda facilitar la familia propietaria”, ya que se pueden obtener datos
24
valiosísimos que sirven para la organización del archivo, por tanto, se dio una división
también por temáticas al resto del acervo documental, con el acompañamiento y la
orientación de la familia.
Posterior a esto se orientó a la familia durante el proceso de separación de las piezas
documentales susceptibles de donación, de las que se quedarán en propiedad de ellos, por
representar una parte valiosa para la familia y sus futuras generaciones, o por tener algún tipo
de reserva.
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5.5. USUARIOS
A continuación se presentan los posibles usuarios que pueden estar interesados en
consultar este archivo personal.
CATEGORÍAS DE POSIBLES USUARIOS DEL ARCHIVO PERSONAL
Usuarios Internos
Estudiantes de las
Facultades de: Derecho,
Historia y Filosofía
Estudiantes en formación de pregrado
Estudiantes en formación de posgrado
Auxiliares de Investigación y Jóvenes
investigadores
Profesores de las
Facultades de: Derecho,
Historia y Filosofía.
Profesores con maestría, doctorado y
posdoctorado
Investigadores
Usuarios Externos
Estudiantes de la
Universidad de
Antioquia
Estudiantes en formación de pregrado y
posgrado de otras facultades, escuelas o
institutos interesados en el archivo
Auxiliares de Investigación y Jóvenes
investigadores
Profesores de la
Universidad de
Antioquia
Profesores con maestría, doctorado y
posdoctorado de otras facultades, escuelas o
institutos interesados en el archivo
Investigadores
Estudiantes externos Estudiantes en formación de pregrado y
posgrado
Profesores externos Profesores con maestría, doctorado y
posdoctorado
Comunidad en general
Personas externas a la Universidad de
Antioquia que tienen algún interés por el
productor del archivo
Investigadores externos a la Universidad de
Antioquia que tienen algún interés por el
productor del archivo
Tabla 1. Usuarios
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6. INVENTARIO
Para el inventario del archivo personal se eligió el sistema de gestión de bases de datos
Access, la cual es una aplicación de Microsoft Office, que permite el diligenciamiento de los
datos por medio de un formulario, que se diseña y acomoda a las necesidades de cada
usuario. Esta herramienta también permite generar informes y realizar consultas de cualquiera
de los datos ingresados.
La base de datos se desarrolló a partir de la norma internacional ISAD G, la cual es una
guía para la realización de descripciones archivísticas multinivel, permitiendo la
identificación del productor de la información, al igual que explicar el contexto y el
contenido de los documentos. Por ser una norma internacional facilita el intercambio y el
reconocimiento de la información por parte de otras instituciones y por su nivel de
descripción se recomienda utilizarla en archivos de conservación permanente.
A continuación se muestran las áreas y los campos que contiene la ISAD G, para
finalmente dar lugar a la ficha con la descripción.
Identificación: signatura (localización física), título del archivo, nivel de descripción
(fondo, serie, o documento), fecha, volumen y soporte.
Contexto: productor, reseña histórica, tipo de adquisición, historia archivística del
fondo.
Contenido: alcance y contenido; valoración, selección y eliminación; nuevos
ingresos; organización.
27
Condiciones de acceso y utilización: condiciones de acceso, normas de
reproducción; lengua y escritura del documento; características físicas y requisitos
técnicos; instrumentos de descripción.
Documentación asociada: existencia y localización de originales, de copias;
unidades de descripción relacionadas; notas de publicaciones.
Notas: notas del archivero (autor responsable y fuentes de información); reglas o
normas a las que se deben atener.
Índices: tipo (actividades, entidades, geográficos, materias, onomásticos, tipos
documentales).
La descripción automatizada de los archivos con base a la norma internacional ISAD G,
permite tener más agilidad en la recuperación de la información y conseguir mejores
resultados de los que se están obteniendo en la actualidad con los archivos sin describir; esta
descripción es de fácil entendimiento para las personas que tengan o no conocimiento de
archivística convirtiéndose así, en un instrumento de gran utilidad en las unidades de
información. Asimismo sirve como herramienta de difusión de los archivos, facilita la
generación de conocimiento, y permite que los archivos sean más visibles y atractivos para la
comunidad en general.
La utilización de la norma internacional ISAD G para la descripción de archivos
personales, permite la utilización de todas las áreas y sus campos, o el diligenciamiento
parcial, partiendo de las características o la información que se pueda extraer del acervo
documental.
28
Para el caso de las piezas documentales que serán donadas a la Biblioteca Carlos Gaviria
Díaz, durante el desarrollo del presente trabajo de grado se contabilizó un total de 7.317
folios, los cuales están dispuestos en 6 cajas de archivo #20.
La razón por la cual se diseñó la base de datos en Access, es porque permite el diseño de
un formulario a la medida de las necesidades que se requieran. Para este caso se diseñó
teniendo como base la norma ISAD G, por tanto se desarrolló con los campos que dispone la
norma. El diligenciamiento de los datos se realiza de manera rápida y ágil, de igual modo
facilitará la búsqueda y ubicación de los documentos al momento de iniciar la organización y
disposición dentro de la Sala Patrimonial. (Anexo 1).
29
7. GUÍA DE ORGANIZACIÓN
Los archivos personales cuando son donados e ingresan a la biblioteca:
“pasan al terreno del archivero, que ha de prepararlos y disponerlos para el uso por
parte de los investigadores, y aquí es donde la falta casi absoluta de literatura
profesional, aconseja el intento de una aproximación metodológica a las labores de
clasificación y catalogación de estos fondos tan especiales” (Galiana, 2004, p.19).
A partir de esta premisa y con base en la bibliografía existente que busca definir unos
parámetros para la organización de archivos personales, se presentan las pautas para la
organización del archivo personal del maestro Carlos Gaviria Díaz, partiendo de las
particularidades de este fondo documental, ya que una de las características de estos archivos
es la heterogeneidad, puesto que “cada uno tiene un origen distinto del de los demás,
dependiendo de la actividad de la persona que genera la documentación o de las
características de los diferentes personajes” (Espinosa, 1995, p.266).
Para la organización de estos archivos “es necesario respetar el principio de procedencia y
organización existente” (Espinosa, 1995, p.267), en el caso de que haya sido organizado
previamente, ya que por alguna razón el productor les dio ese orden.
Olga Gallego manifiesta que los archivos de los individuos, está comprendido
fundamentalmente por los documentos de carácter personal y de función.
30
Espinosa (1995), los define como:
“Los documentos de carácter personal, son los que no tienen que ver con las
actividades profesionales del sujeto tales como memorias, certificaciones personales,
pasaportes, diarios, correspondencia personal, temas de salud, etc”.
“Los documentos de función son aquellos reunidos o generados por la persona a lo
largo de su trayectoria profesional, como por ejemplo escritos, correspondencia
oficial, artículos conferencias, partituras, bocetos, etc”.
31
7.1. Clasificación
Los archivos personales del maestro Carlos Gaviria Díaz que serán donados a la
Biblioteca, están compuestos por: material para la preparación de clase de teoría y filosofía
del derecho, entre otros cursos; manuscritos y fichas bibliográficas en las cuales se
encuentran plasmadas sus ideas y pensamiento; recortes de periódicos y revistas que
contienen entrevistas y artículos sobre él; documentos generados a partir de sus filiaciones y
posturas políticas, y correspondencia.
Para la organización de este acervo se propone clasificarlos a partir de las siguientes siete
series documentales:
Serie Material de Clase: contiene documentos de 1930 al 2005 y otros documentos
sin fecha:
Teoría del derecho Kelsen
Derecho a la igualdad
Teoría del derecho, Universidad de los Andes II semestre 1996
Clase tutela. Rodolfo Arango.
Universidad el Rosario
Teoría y filosofía
Seminario de ética I.
Ética II.
Curso de filosofía del derecho.
Posgrado Universidad de los Andes.
El positivismo pos Kelsen.
Positivismo después de Kelsen.
32
Escritos de ética del como si y otros.
Curso de derecho internacional.
Logica Klug, filosofía, Platón y Huxley, Socrates y Thrasymachus.
Manual de tolerancia.
Consejo mundial de paz.
Seminario de justicia.
Se recomienda conservar estos títulos, puesto que así se encontraban señalados en las
diferentes carpetas que el maestro había asignado para estos documentos y los investigadores
e interesados podrán comprender de la mejor manera estos temas.
Serie temáticas: contiene documentos con las principales temáticas que el maestro
defendió y correspondencia, con fechas desde 1973 hasta 2011:
Objeción de conciencia
Eutanasia
Droga
Derechos humanos
Tutela como instrumento de paz
Serie Política: contiene piezas que hacen alusión a su vida política y
correspondencia, con fechas de 1933 a 2010:
Firmes
Frente social y político
Alternativa Democrática
Polo Democrático Alternativo
33
Serie Fichas y manuscritos: esta serie se puede definir como la más interesante de
todo su acervo documental, porque en estas piezas se encuentran las fichas y
manuscritos escritos a mano por el maestro. Son documentos que son una fuente
importante para los investigadores e interesados que quieran aproximarse al mundo
interior de Carlos Gaviria Díaz. Estos documentos no contienen fechas.
Las fichas bibliográficas las utilizaba para preparar sus clases y conferencias, y en las
que realizaba anotaciones sobre su pensamiento o algún tema en particular; esto
también se ve reflejado en los manuscritos.
Serie Recortes de periódicos y revistas: contiene los recortes de revistas y
periódicos que hacen alusión a Carlos Gaviria o que corresponden a las columnas de
opinión escritas por él. Allí se encuentran recortes de la mayoría de periódicos del
país.
Serie Universidad de Antioquia: contiene documentos y correspondencia que hace
alusión a las actividades y algunos de los cargos que desempeñó en la Universidad de
Antioquia. allí se encuentran documentos desde 1969 hasta 1988.
Facultad de Derecho, Problemáticas
Facultad de Derecho, Comunicaciones
Asociación de profesores
34
Serie documentos sueltos: contiene documentos que el maestro conservó por
algún motivo particular y los cuales no es posible ubicarlos en otras series. Los
documentos son de los años 1985 a 1999.
Organizaciones indígenas Sierra Nevada de Santa Marta
Revisiones artículos revista UdeA
Escrito de Luis Fernando Vélez Vélez
Se enuncian como series documentales, teniendo en cuenta el concepto Serie
Documental, expresado en el Acuerdo 027 de 2006, expedido por el Archivo General de la
Nación, aplicando el concepto en la particularidad de los archivos personales. El sujeto
productor genera documentos de estructura y contenido homogéneos, así mismo Olga
Gallego, enuncia: “Las series no suelen ser tipológicas, sino de origen arbitrario y con fines
particulares, cuya unidad se la suele dar el asunto o la información” (1993, p. 47).
35
7.2. Ordenación
Para la ordenación del archivo personal se dan las pautas de acuerdo a la serie documental
asignada, puesto que en algunos casos varía su ordenación.
Serie Material de Clase:
Para esta serie se aconseja dejar las unidades documentales con el título y el orden
asignado por el maestro Gaviria. Algunos de los documentos de clase se encuentran con las
respectivas fichas bibliográficas; al momento de realizar la clasificación se tomó la decisión
de dejarlos unidos, ya que al separarlas las fichas, éstas por sí solas pueden perder su sentido.
Imagen 1. Ficha bibliográfica y material de clase
En cuanto a la conservación de estos de estos documentos se deben utilizar carpetas
desacidificadas de cuatro aletas.
36
Imagen 2. Carpeta de cuatro aletas, Sala de Patrimonio Documental, Universidad EAFIT.
Serie temáticas:
En esta serie se encuentran las principales temáticas que el maestro defendió, junto con la
correspondencia que hace alusión a estos temas.
Para el caso de la correspondencia suelen presentarse inconvenientes para su clasificación
y ordenación. Los asuntos a los que hacen alusión pueden ser variados, desde temas
netamente personales a múltiples asuntos tanto públicos como privados. Gallego (1993),
recomienda que “no debiera hacerse una serie con las cartas, sino que deben mantenerse con
la documentación a que hacen referencia y que le sirve de apoyo o ilustración” (p.59). Con
base en lo anterior se conservaron las unidades documentales con el orden dado por el
maestro.
37
El ordenamiento de la correspondencia debe ser cronológico, y en el caso de los
documentos que corresponden a las temáticas en orden alfabético. Asimismo las unidades de
conservación deben ser carpetas desacidificadas de cuatro aletas.
Serie Política:
El tratamiento de esta serie es igual al de la serie temáticas, por contener tipologías
similares.
Serie Fichas y manuscritos:
Para esta serie es difícil definir un orden de tipo cronológico o alfabético, debido a que
estas piezas documentales en su mayoría no contienen fechas o un título específico. Lo que se
puede evidenciar en algunas de ellas es que se encuentran unidas con un clip, y por tanto en
la clasificación se conservaron con dicho elemento para evitar que se dispersaran con las
demás fichas.
Se deben verificar dentro de las piezas temas comunes para poder dar un orden y colocar
los respectivos separadores enunciando los diferentes temas encontrados. Un ejemplo de ello
son los títulos de algunas fichas como: el pensamiento de Sócrates o la política en platón.
38
Imagen 3. Ficha bibliográfica archivo personal Carlos Gaviria Díaz
Imagen 4. Ficha bibliográfica archivo personal Carlos Gaviria Díaz
En la conservación de estas fichas se recomienda almacenarlas en unidades de
conservación diseñadas para ello. Como ejemplo se presentan las cajas de almacenamiento
de las fichas bibliográficas del archivo personal de Luis Ospina Vásquez, de la Sala de
Patrimonio Documental, de la Universidad EAFIT. Con esto se facilita su búsqueda, consulta
y conservación.
39
Imagen 5. Cajas de almacenamiento fichas bibliográficas, Sala de patrimonio
Documental Universidad EAFIT.
En cuanto a la conservación de los manuscritos se deben utilizar carpetas desacidificadas
de cuatro aletas.
Serie Recortes de periódicos y revistas:
En estos fondos documentales también es muy recurrente encontrar los recortes de
prensa. Espinosa (1995), manifiesta que “surge de la recopilación por parte del sujeto
generador de información para el interesante para la realización de su actividad profesional o
por ser información referida a sí mismo” (p.268). Para el caso del fondo de Carlos Gaviria, es
el acervo más voluminoso y en particular era su esposa quien se encargaba de recopilar los
recortes de revistas y periódicos que hacían alusión a él o que eran el resultado de sus
columnas de opinión.
40
Por ser los recortes de prensa muy consultados, Espinosa (1995), recomienda la
utilización de una ficha básica que contiene los siguientes elementos, con el fin de agilizar su
recuperación:
Título de la publicación
Título del artículo
Descripción
Autor
Fecha
Onomásticos
Geográficos
Instituciones
Lengua
Dimensiones
Signatura
Imagen 6. Ejemplo de ficha bibliográfica dada por Espinosa
41
La ordenación debe ser cronológica y en particular separarlos en orden alfabético por
nombre de revista o periódico y las unidades de conservación carpetas desacidificadas de
cuatro aletas.
Serie Universidad de Antioquia:
El tratamiento de esta serie es igual al de la serie temáticas, por contener tipologías
similares.
Serie documentos sueltos:
Esta serie se debe ordenar en orden alfabético y las unidades de conservación deben ser
carpetas desacidificadas de cuatro aletas.
42
7.3. Descripción
La descripción del archivo se realizó con base en la Norma Internacional de Descripción
Archivística ISAD (G) (International Standard Archival Description), la cual se acondicionó
en una base de datos en Access, para mayor facilidad en el registro de los datos, para la
realización de búsquedas y generación de reportes. (Anexo 1).
43
Imagen 7. Base de datos en Access con los campos de la norma ISAD G - inventario del archivo personal
del maestro Carlos Gaviria Díaz.
44
8. REFLEXIÓN
Los archivos personales son “de gran interés, valor e importancia, tanto para la familia
que lo crea, como para la cultura y la ciencia, pues forman parte del patrimonio histórico
documental universal” (Gallego, 1993, p. 31).
Actualmente cada vez más está surgiendo un interés por parte de los investigadores hacia
los archivos personales, ya que han pasado de ser desconocidos por su carácter privado e
inaccesible, a pasar a “la categoría de públicos al ser integrados entre los fondos de alguna
biblioteca o archivo de esta naturaleza” (Galiana, 2004, p.17), convirtiéndose en un atractivo
para los investigadores por ser fuentes primarias e inéditas de información.
El interés por realizar investigaciones históricas a partir de estos fondos documentales,
junto con los valores que estos han adquirido, han dado “como principal consecuencia una
toma de conciencia general de su importancia, y, por consiguiente, la intervención de la
Administración Pública y de la empresa privada en su conservación y puesta a disposición del
usuario” (Espinosa, 1995, p. 264).
El desconocimiento de los archivos personales que aún se encuentran en posesión de sus
familias y la falta de normatividad en Colombia, hace difícil el tratamiento de estos archivos
como lo manifiesta Belmonte (2011):
“estos archivos privados en manos de particulares, la predisposición de sus dueños a
facilitar el acceso a otras personas no siempre es la adecuada, y la no existencia de
instrumentos de descripción en la mayoría de estos fondos hacen más dificultoso su
estudio” (p.7).
45
Para el tratamiento de archivos personales en Colombia, se debe tener como base a
España, la cual ha sido uno de los países pioneros, que más ha investigado, legislado y
tratado los temas relacionados con los archivos personales. Es por esto que la mayoría de
bibliografía consultada procede de dicho país.
Éste y otros trabajos que se han venido realizando en Colombia, con el fin de abordar y
dar fundamentos para el tratamiento de los archivos personales, permitirá que los
profesionales de nuestro país fijen su atención hacia este tipo de acervos documentales, que
brindarán una nueva mirada a las investigaciones que se realizan actualmente. En acuerdo
con Olga Gallego (1993) donde manifiesta que “Son una valiosa fuente histórica tomada
desde otro punto de vista” (p.32), ya que gran parte de este material es inédito y permitirá
reescribir una nueva historia, contada a partir de los archivos de algún personaje, que de una
u otra forma influyó en el desarrollo y transformación de nuestro país.
Por tanto estas fuentes documentales son un mundo desconocido, en el que como afirma
Olga Gallego (1993) se:
“Encuentran en estos archivos y en sus series de correspondencia, principalmente,
auténticas cajas de Pandora, de las que pueden salir las claves de numerosos enigmas
y la solución de problemas nacionales e internacionales, en especial cuando alguna
persona desempeñó un cargo público.” (p.33).
De igual modo el hecho de tener las colecciones de archivos personales organizadas, con
los medios tecnológicos para su conservación, búsqueda y recuperación, sin ningún tipo de
46
difusión, hace que estos archivos pierdan sus valores. La difusión de estos archivos
personales da lugar a la generación de conocimiento en los ciudadanos y la sociedad en
general, permitiendo también que los archivos se vuelvan más visibles y atractivos, y se
cumpla realmente la labor social que tanto requiere nuestra comunidad.
La difusión de Archivos “corresponde a todas las actividades o acciones que permitan una
mayor proyección y visualización interna y externa a partir de servicios y productos
archivístico” (Campos, 2009, p.188). Para lo cual es necesario que los archivos se encuentren
organizados y con el personal idóneo para su funcionamiento y cumplimiento de su labor
social. La difusión es uno de los elementos que se encuentra inmerso dentro de la función
archivística, siendo una labor que se debe desarrollar tanto en los archivos de gestión, central
e históricos.
La ciudad de Medellín es una cuna cultural en muchos aspectos, entre ellos se cuenta la
posibilidad de que instituciones como la Universidad de Antioquia, la Universidad Eafit,
Universidad Nacional (Sede Medellín), Biblioteca Publica Piloto, Casa Museo Pedro Nel
Gómez, sean custodios de archivos personales y hayan puesto al servicio de la comunidad
local, nacional e internacional gran parte de estas fuentes primarias de información.
La labor de recibir y disponer la información es meritoria, propiciar recursos para hacer
que investigadores y ciudadanos del común accedan a los tesoros de la información primaria.
Las actividades de recibo y organización de los archivos personales, no es una lista de
chequeo que se pueda ir verificando. Cada persona tiene unas particularidades que se reflejan
en sus documentos y aún más, en sus actividades profesionales y labores.
47
Los profesionales (archivistas, bibliotecarios, historiadores) que han intervenido en la
organización de archivos personales, de manera general, indican que cada archivo tiene sus
particularidades que se sugiere respetar:
Realizar un inventario natural.
Realizar una ficha descriptiva que indique información detallada de cómo se recibe el
archivo, posibles contactos que puedan apoyar en la descripción de la información,
describir la posible organización que le dio el productor, tamaño del archivo, unidades
de almacenamiento, derechos de autor que aplica según el tipo de información.
Determinar el público potencial, que pueda consultar la información.
Evitar separar los diferentes soportes documentales, hasta tanto entender la razón del
porque están juntos, elaborar hoja testigo y/o control cruzado al separar los soportes.
48
9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Para el desarrollo de este trabajo se evidenció que la mayoría de la bibliografía provenía
de España y algunos países de Latinoamérica, puesto que a partir de Colombia es muy poca
la encontrada. La bibliografía consultada en dichos países brinda solo las pautas para la
intervención de estos documentos, partiendo de las experiencias particulares al momento de
abordar los archivos personales.
Por tanto es claro que no existe un manual archivístico para tratar estos archivos
documentales y es factible que esto suceda partiendo de la premisa de que cada personaje
tiene características diferentes y esto representa un reto más para la profesión archivística que
se tendrá que abordar en futuras investigaciones. Cada vez está creciendo la cantidad de
personajes que sin importar su estatus social o económico, tiene y/o genera documentos que
son de gran interés para una comunidad o nación, y es por esto que se ha incrementado el
número de donaciones, compra y venta de archivos personales.
Es por esto que las bibliotecas y archivos que tengan interés en adquirir archivos
personales, ya sea por medio de compra o donación, es necesario que tenga políticas claras
sobre los derechos de autor dentro de los contratos. Es indispensable la protección de los
archivos que están bajo su custodia y tener como respaldo las normas que apoyan la labor
archivística y las que corresponden a los derechos autor, no solo a nivel nacional sino a nivel
internacional. Como ejemplo de esto se encuentra el archivo personal del escritor Gabriel
García Márquez, el cual reposa en el Harry Ransom Center de la Universidad de Texas, en
Austin, la cual es una biblioteca y museo dedicado a la investigación de las humanidades.
49
Éste centro tiene publicado en su portal y para cada archivo personal las condiciones de
acceso, las pólizas y restricciones de uso
(http://norman.hrc.utexas.edu/fasearch/findingAid.cfm?eadid=01084).
Respecto a la Colección de Archivos Personales de la Sala Patrimonial, es indudable que
hacen falta políticas con respecto a la organización, conservación y la protección de los
derechos de autor de los archivos personales que allí se custodian. Para el caso del archivo
personal del maestro Carlos Gaviria Díaz, es necesario realizar un análisis del contenido de
las fichas bibliográficas y de los manuscritos, ya que es posible que se puedan encontrar con
información sensible dentro de estos documentos, y se deba actuar de acuerdo a las políticas
actuales de nuestro país respecto a las derechos de autor y de reserva de la información
enunciados anteriormente en este trabajo.
Se recomienda realizar la digitalización de estos documentos para permitir la
conservación del acervo documental, y así evitar la manipulación de los documentos, debido
a que muchos de éstos son de más de 50 años y presentan síntomas de deterioro; además ésta
sería una forma de dar seguridad al archivo, porque se evita que pueda ser extraído alguno de
los ejemplares. Asimismo al estar en formato digital se facilitaría la consulta a los usuarios y
servirá como estrategia de difusión del archivo.
Los archivistas deben aprovechar las herramientas y aplicaciones informáticas que se
encuentran a su alcance, como lo son Access y Excel, puesto que generalmente se encuentran
en cualquier oficina o se adquieren sus licencias con la compra del equipo, y otras
aplicaciones libres, las cuales están dispuestas para la realización de bases de datos, siendo
50
unas herramientas que permiten la realización de inventarios y descripciones de manera
práctica, generando buenos resultados y facilitando la labor archivística. La falta de recursos
no puede ser una excusa, para el desarrollo e implementación de medios de recuperación y
descripción de los archivos.
Éste no fue solo un trabajo teórico, sino teórico-práctico, porque para su concepción se
debió recurrir a todas las herramientas archivísticas, que incluían: el trabajo de campo, que
comprendió todo el proceso de recolección, separación y preparación de los documentos que
serán donados al Alma Mater, y de consulta de las fuentes documentales y bibliográficas
relacionadas con los archivos personales, para poder llegar al presente resultado. Asimismo
permitió dar un paso adelante acorde a las nuevas necesidades de la archivística en el campo
de los archivos personales.
Este arduo trabajo no hubiera dado estos resultados sin el compromiso y el apoyo de la
familia Gaviria Gómez, porque siempre brindaron las orientaciones necesarias para definir la
clasificación de las diferentes series que se generaron a partir del análisis de los documentos.
Todo esto además me permitió conocer al maestro Gaviria en todas sus facetas y ser más
consciente de la importancia de la información que reposa en sus archivos.
51
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55
11. ANEXOS
Anexo No 1: Inventario archivo personal - base de datos en Access
56
Anexo No 2: Difusión de la Universidad de Antioquia respecto a la donación archivo
personal.
Publicación realizada por la Universidad de Antioquia, boletín para profesores de la
UdeA - 9 de mayo de 2018.
57
Publicación realizada por la Revista Semana - 13 de mayo de 2018.
58
Publicación realizada por la Universidad de Antioquia, en el portal universitario - 11
de mayo de 2018.
59
60
61
62
Anexo No 3: Fotografías del archivo personal dispuesto en las unidades de almacenamiento
temporal.
