Proyecto de Inventario de Archivo
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA “ELABORACIÓN DEL INVENTARIO GENERAL DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DEL CENTRO DE ENSEÑANZA TÉCNICA INDUSTRIAL” INFORME DE ESTANCIA PROFESIONAL QUE PARA OBTENER EL TITULO DE PROFESIONAL ASOCIADO PRESENTA: EDITH SUSANA LOERA GONZÁLEZ
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICADIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
“ELABORACIÓN DEL INVENTARIO GENERAL DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DEL CENTRO DE ENSEÑANZA
TÉCNICA INDUSTRIAL”
INFORME DE ESTANCIA PROFESIONAL
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE PROFESIONAL ASOCIADO
PRESENTA:
EDITH SUSANA LOERA GONZÁLEZ
ASESOR: Lic. Teresa Gabriela Trujillo Olivares
GUDALAJARA, JALISCO. 2013
Tabla de Contenido
Introducción.............................................................................................................. II
Capítulo 1 El Centro de Enseñanza Técnica Industrial (CETI)................................1
1.1 Antecedentes..............................................................................................1
1.2 Misión y visión del CETI.................................................................................6
1.3 Estructura Orgánica del CETI.........................................................................6
1.4 Archivos del CETI...........................................................................................9
1.5 Normatividad en materia de Organización de Archivos................................11
Capítulo 2 Archivo de trámite y sus instrumentos..................................................14
2.1 Concepto de Archivo.................................................................................14
2.2 Ciclo vital del documento..............................................................................15
2.3 Concepto de archivo de trámite................................................................17
2.3.1 Importancia y objetivo.........................................................................18
2.3.2 Funciones...............................................................................................19
2.5 Instrumentos.............................................................................................21
2.5.1 Concepto de inventario..........................................................................23
2.5 2 Importancia del inventario...................................................................24
2.5.3 Tipos y elementos..................................................................................24
Capítulo 3 Elaboración del inventario general del Centro de Enseñanza Técnica Industrial.................................................................................................................29
3.1 Análisis de la documentación del CETI........................................................29
3.2 Diseño de formatos.......................................................................................33
3.3 Realización del inventario de archivo trámite de la documentación activa del CETI, con base en el Cuadro de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental.....................................................................................34
3.4 Llenado de inventario...................................................................................35
Conclusiones..........................................................................................................40
Bibliografía.............................................................................................................42
Anexos...................................................................................................................45
I
Introducción
Como Organismo Público Descentralizado del Gobierno Federal, el Centro de
Enseñanza Técnica Industrial, en adelante CETI, está obligado a cumplir con la
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Desde su publicación, esta Ley y los Lineamientos Generales para la Organización
y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Gubernamental, revolucionaron los criterios en materia de
clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la
organización de los archivos de las dependencias de la Administración Pública
Gubernamental.
Sin embargo esto ha planteado diversos retos para las dependencias y entidades,
puesto que al ser publicada la ley, no tenían el personal capacitado para llevar a
cabo todas las obligaciones que se establecieron, esto provocó un incumplimiento
y la brecha para subsanarlo se fue haciendo más grande.
Con la publicación de la Ley Federal de Archivos, el 23 de enero de 2012, las
obligaciones en esta materia se vuelven más explícitas, concretas y obligatorias;
puesto que en la normatividad anteriormente mencionada, quedaban grandes
lagunas y ambigüedades, por lo que las dependencias necesitan trabajar en todas
las deficiencias que desde 2005, se estaban acarreando.
Es por ello que este trabajo representa el esfuerzo conjunto para trabajar en la
organización de los archivos en el CETI.
Este trabajo está constituido de 3 capítulos. El primer capítulo se refiere a los
antecedentes del CETI, su misión y visión, su estructura orgánica, los archivos que
en el CETI se generan, se resguardan y su tratamiento, dando énfasis al archivo
de trámite; asimismo, se enumera la normatividad que en materia de organización
de archivos le es aplicable al centro.
II
En el capítulo dos, se abordan los conceptos básicos de los archivos así como su
importancia, de igual forma, se abordan los conceptos básicos de los instrumentos
de descripción, enfocando al inventario como el instrumento principal en este
trabajo.
En el capítulo tres, se describen las actividades que se realizaron para la
elaboración del inventario general del CETI, la problemática a la que tuvo que dar
solución y los resultados obtenidos.
Por último, pero no menos importante, están las conclusiones donde se da
muestra de lo aprendido durante este proceso, en la estancia profesional.
III
Capítulo 1 El Centro de Enseñanza Técnica Industrial (CETI)
1.1 Antecedentes El 23 de febrero de 1961, el “Fondo Especial de las Naciones Unidas” y el
Gobierno mexicano, firmaron el acuerdo para la realización del proyecto que dio
origen al “Centro Nacional de Enseñanza Técnica Industrial” (CENETI), en la
ciudad de México, D.F. y que consistía tanto en apoyo económico como técnico.
Este proyecto tuvo su origen en el “Plan de Operación” suscrito el 14 de marzo de
1963, (modificado en el mes de marzo de 1966). Las partes contratantes fueron el
gobierno de México, el Fondo Especial, así como la Organización de las Naciones
Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, (UNESCO) en el que se
estableció el compromiso de realizar el proyecto del Centro de Formación. Este
centro tuvo carácter de Organismo de Servicio Público Descentralizado dedicado a
la capacitación de profesores para las instituciones de enseñanza técnica media
superior y especializada1.
En 1965, con el apoyo del Dr. Víctor Bravo Ahuja, Subsecretario de Enseñanza
Técnica y Superior y el Dr. Miguel Albornoz, Representante en México del Fondo
Especial de las Naciones Unidas, se plantea la conveniencia de crear un Centro
Regional de Enseñanza Técnica Industrial en Guadalajara, Jalisco, y en 1966, se
firma el primer convenio para la creación del CERETI, por el Secretario de
Educación Pública, Lic. Agustín Yáñez y el Gobernador de Jalisco, Lic. Francisco
Medina Ascencio; lo que permitió el inicio de la construcción en el año 1967,
apoyada con fondos federales, para así, en septiembre de 1969, iniciar
operaciones en las instalaciones del plantel Colomos, a cargo del Ing. Jorge
Matute Remus, como Director de la Institución y del Ing. Hans Beckmann como
Coordinador del Proyecto.
1 CENTRO NACIONAL DE ENSEÑANZA TÉCNICA INDUSTRIAL .Veinte años de acción. Centro Nacional de Enseñanza Técnica Industrial. México: Copihue, 15-17p.
1
El CERETI inicia ofreciendo 4 carreras tecnológicas: Electrónica, Electrotecnia,
Construcción y Mecánica con 2 especialidades; que para entonces, contaba con
20 aulas, 16 laboratorios, un gran taller, biblioteca, oficinas administrativas y el
auditorio Elías Sourasky, con una inversión superior a los 60 millones de pesos.
En 1970, se lleva a cabo la inauguración oficial del CERETI, por el Titular de la
Secretaría de Educación Pública, Lic. Agustín Yáñez el representante de la ONU
en México, Dr. Flores Zorrilla, y el Gobernador Constitucional del Estado de
Jalisco, Lic. Francisco Medina Ascencio, con una población estudiantil que apenas
alcanzaba los 165 alumnos. En ese mismo año, es nombrado como Director, el
Ing. Jaime Arau Granda, y en su gestión de 1970 a 1975, destacan entre otros
acontecimientos, la visita de distinguidas autoridades a nivel nacional e
internacional, como el Secretario de Educación y representantes de la ONU en
México; se implementa el plan reticular con base en créditos, que dio inicio en
agosto de 1972; la Graduación de la Primera Generación de Tecnólogos, con la
asistencia del Dr. Enrique León López en representación del Presidente de la
República; el Inicio de la carrera de Tecnólogo en Control Automático e
Instrumentación, y se da a conocer el primer logotipo del CERETI, diseñado por el
alumno Alfredo Leonardo Hurtado Melgoza.
En 1976, la Dirección del CERETI es ocupada en forma breve y consecutiva por
dos titulares: el Ing. Juan Francisco Torres Ornelas y el Ing. Hugo Carretero
González, destacando que la generación de tecnólogos que egresaba ese año,
fue apadrinada por el artista mexicano, Mario Moreno “Cantinflas”.
Es a finales de 1976, cuando el Ing. Manuel Zorrilla Carcaño, toma posesión del
cargo, y se normaliza la operación académica que había sufrido alternaciones
desde 1974; logrando nuevamente una cohesión entre el sistema CENETI-
CERETI.
En 1977, asume el cargo como Director, el Ing. Adalberto Salvador Ojeda
Delgado, dando inicio al Nivel Licenciatura con Ingeniería Industrial, con
2
especialidad en Pulpa y Papel, Mecánica e Instrumentación y Control de
Procesos. Pone en marcha las Semanas Nacionales de Ingeniería así como la
remodelación de la Biblioteca “Manuel Sandoval Vallarta”.
En 1981, es nombrado Director del CERETI, el Ing. Rubén Méndez Escalante.
Durante ese periodo, por decreto Presidencial, desaparece el sistema CENETI-
CERETI, con excepción del Plantel Guadalajara, el cual se transformó en el actual
Centro de Enseñanza Técnica Industrial como un Organismo Público
Descentralizado con personalidad jurídica y patrimonio propios.
Por su parte, se destaca la publicación de las primeras condiciones generales de
trabajo y la estructura administrativa de departamentos a divisiones académicas,
la creación de las carreras de Tecnólogo en Fármacos y en Alimentos en enero de
1984 e Ingeniería Electrónica en Computación. Asimismo, comienza a operar la
Unidad Periférica de Tlaquepaque en agosto del 86.
En 1989, comienza su gestión como Director General del CETI, el Ing. Armando
Javier Medina Palomera, quien en presencia del Presidente Municipal, Lic. Vidal
Maestro Murguía, pone la Primera Piedra que da inicio a la construcción del
Plantel Tonalá, proyecto que representaría una nueva alternativa de educación
media superior y que en agosto de 1992, inicia operaciones con tres carreras:
Informática y Computación, Químico Industrial y Calidad Total y Productividad.
Durante su gestión se obtiene el reconocimiento definitivo del Nivel Tecnólogo
ante la Dirección General de Profesiones.
En el año de 1992, es nombrado Director General, el Ing. José Elías Isaac Muñoz.
En su tránsito por la institución, se destaca la firma del convenio para la creación
de la Unidad de Capacitación Técnica Avanzada (UCTEA), inaugurada por el
Secretario de Educación Pública, Miguel Limón Rojas y el Gobernador del Estado
de Jalisco, Lic. Carlos Rivera Aceves.
3
En 1994, se realiza por primera ocasión la Feria Inge-Tec y, en el plantel Colomos,
da inicio la carrera de Tecnólogo en Informática y Computación.
De igual forma, la Institución logra ingresar como miembro de la ANUIES, al contar
con una matrícula de más de 1,000 alumnos en Ingeniería.
El Ing. Román Lamas Robles, es nombrado Director General en 1998 y en su
administración iniciaron operaciones en plantel Colomos, las carreras de
Ingeniería en Mecatrónica y Electrónica en Manufactura, y se realizó la ampliación
del edificio “G” con dos niveles más, en donde se ubicó a partir de febrero 2001, la
división de Control Automático e Instrumentación de Procesos.
Por su parte, durante su periodo, es inaugurado de manera oficial el plantel
Tonalá, por el Presidente de la República, Dr. Ernesto Zedillo Ponce de León, en
compañía del Gobernador de Jalisco.
A finales del 2001, el Ing. Juan Andrés Olmos Soria ocupa la Dirección General
por un periodo breve. En su gestión, se implementa una nueva estructura
orgánica, que se caracteriza por la descentralización de los planteles, buscando
darles su propia autonomía; asimismo, se lleva a cabo la ampliación a un segundo
nivel del edifico “H” en el plantel Colomos, en donde se ubican las actuales
direcciones del área central, así como la construcción de nuestro simbólico acceso
principal
En el 2002, asume el cargo como Titular del CETI, la Maestra Mercedes
Guadalupe Limón Sánchez, primera mujer en ocupar la Dirección General en toda
su historia. En su administración, se da inicio a importantes proyectos que se
consolidarían más tarde, entre los que se mencionan, la acreditación de los
programas académicos, la certificación en la Norma ISO 9001:2000 y la reforma
curricular de ambos niveles educativos. En relación a la oferta educativa, se creó
la carrera de Tecnólogo en Manufactura de Plásticos.
En 2006, inicia su gestión como Director General, el Dr. Carlos Alfonso García
Ibarra, quien logra concluir los proyectos de acreditación y certificación que darían
4
garantía de la calidad de los planes y programas académicos y procesos
institucionales.
Así también, en ese periodo se fortalece la infraestructura de la institución,
invirtiendo más 60 millones de pesos en equipamiento y obra pública, lográndose
la construcción de un nuevo edificio en cada uno de nuestros planteles.
Se implementa el programa de arte, cultura y deporte para la atención de
estudiantes y en febrero de 2007 se ofrece la carrera de Tecnólogo en Desarrollo
Electrónico en el Plantel Tonalá.
Para el año 2008, el CETI contaba con una matrícula de casi 5,000 estudiantes,
misma que se incrementa a más de 6,900 estudiantes, siendo en ese entonces el
Titular de la Institución, el Ing. Juan Antonio González Aréchiga Ramírez Wiella.
En 2010, se recibe la visita del Secretario de Educación Pública, Mtro. Alonso
Lujambio Irazábal, quien inaugura el edificio “L de Ingenierías”, con una inversión
de 20 millones de pesos; acompañado por el Lic. Miguel Ángel Martínez Espinosa,
Subsecretario de Educación Media Superior.
Ese mismo año, la Fundación Flextronics, otorga apoyos educativos al ser
seleccionado el CETI, como una Institución Educativa de Excelencia.
En octubre de 2011, es nombrado como el actual Director General del Centro de
Enseñanza Técnica Industrial, el Ing. Celso Gabriel Espinosa Corona. Entre lo
más relevante de su gestión, se menciona, la apertura de 2 nuevas carreras de
Educación Superior: Ingeniería en Desarrollo de Software e Ingeniería en Diseño
Electrónico y Sistemas Inteligentes, además de haberse logrado la Certificación en
la Norma de Igualdad Laboral entre Hombres y Mujeres y la Certificación del
Laboratorio de Metrología en “Mediciones en Máquina de Coordenadas CMM y
Comparador Óptico” ante la Entidad Mexicana de Acreditación.
5
A lo largo de 45 años, el CETI ha abierto sus puertas a jóvenes con deseos de
superación, que buscan formarse en el ámbito tecnológico y ha sido en ésta
Institución, donde encuentran campo fértil para crecer y desarrollarse, logrando
destacar en los ámbitos académico, industrial, empresarial y en la sociedad;
consiguiendo reconocimientos de nivel nacional e internacional.
1.2 Misión y visión del CETICon base en su Decreto de Creación2, se establecieron la misión y la visión del
CETI:
Misión: “Formar Profesionales en el área tecnológica a través de la oferta de
servicios educativos, para la generación y aplicación de conocimientos científicos
y tecnológicos, que contribuyan al desarrollo regional y nacional”.
Visión: “Ser una institución de vanguardia y excelencia en educación tecnológica,
que ofrece formación integral y pertinente con reconocimiento nacional e
internacional y que promueve el desarrollo de los miembros de su comunidad”.3
La misión y visión del CETI, se encuentran difundidos a toda su comunidad
académica; y tienen conocimiento de cómo contribuyen a las mismas. Es
importante mencionar que el CETI se encuentra certificado bajo la norma ISO
9001:2008, y por lo tanto están registradas en el sistema control de documentos.4
1.3 Estructura Orgánica del CETILa Institución tiene declarada su estructura orgánica autorizada tanto por la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público, como por la Secretaría de la Función
2 MÉXICO. Decreto de creación del Centro de Enseñanza Técnica Industrial, Diario Oficial de la Federación, 8 de abril de 1993, núm. 28, p.20-22.3 Programa de Desarrollo Institucional 2007-2012. Centro de Enseñanza Técnica Industrial 2007-2012. Guadalajara: Dirección General del CETI, 2008. 99p.4 Misión, CETI, [en línea], 2006, [citado 2013-11-25]. Disponible en Internet: http://calidad.ceti.mx/out/out.ViewDocument.php?documentid=1407 Visión, CETI, [en línea], 2006, [citado 2013-11-25]. Disponible en Internet: http://calidad.ceti.mx/out/out.ViewDocument.php?documentid=1406
6
Pública, en el “Estatuto Orgánico del CETI”5. En este documento se describen las
funciones de los “Mandos Medios y Superiores”, que comprenden los siguientes
puestos:
Direcciones:Dirección General del CETI
Dirección Administrativa (equivalente al Oficial Mayor)
Dirección Académica
Dirección de Desarrollo Institucional
Dirección del CETI plantel Colomos
Dirección del CETI plantel Tonalá
Subdirecciones:Subdirección Administrativa
Subdirección de Finanzas
Subdirección de Docencia
Subdirección de Investigación y Extensión
Subdirección de Planeación y Evaluación Institucional
Subdirección de Programación y Presupuestación
Subdirección de Operación Académica Colomos
Subdirección de Servicios Colomos
Subdirección de Operación Académica Tonalá
Subdirección de Servicios Tonalá
Jefaturas de Departamento:Jefatura de Recursos Humanos
Jefatura de Recursos Materiales
Jefatura de Contabilidad
Jefatura de Control Presupuestal
Jefatura de Evaluación y Certificación del Aprendizaje
Jefatura de Diseño y Desarrollo Curricular
Jefatura de Vinculación
5 CETI, Estatuto Orgánico del Centro de Enseñanza Técnica Industrial. CETI, [en línea], 2013. [citado 2013-11-24]. Disponible en Internet: http://calidad.ceti.mx/out/out.ViewDocument.php?documentid=2652
7
Jefatura de Normalización y Fomento a la Investigación
Jefatura de Estudios de Nivel Tecnólogo Colomos
Jefatura de Estudios de Nivel Ingeniería Colomos
Jefatura de Servicios de Apoyo Académico Colomos
Jefatura de Servicios de Apoyo Administrativo Colomos
Jefatura de Estudios de Nivel Tecnólogo Tonalá
Jefatura de Estudios de Nivel Ingeniería Tonalá
Jefatura de Servicios de Apoyo Académico Tonalá
Jefatura de Servicios de Apoyo Administrativo Tonalá
Es importante mencionar, que el CETI también cuenta con una plantilla de
personal docente y de apoyo a la docencia, que está autorizada por las dos
secretarías de estado antes mencionadas; así puede ofrecer un servicio educativo
con docentes calificados tanto en el área tecnológica como en el área de tronco
común, para Educación Media Superior como Superior.
El Organigrama por Direcciones se muestra en la Figura 1.Figura. 1
Fuente: Organigrama del Centro de Enseñanza Técnica Industrial, DI-VA-100-04-05 REV.B
Es en la Dirección de Desarrollo, donde se realizan funciones tanto de control de
documentos como de coordinación de archivos, es por ello que la estancia
profesional se realiza en esta Dirección.
Dirección de Desarrollo Institucional
8
Dirección General del CETI
Dirección Académica
Dirección Admisnitrativa
Dirección de plantel Colomos
Dirección de plantel Tonalá
DIrección de Desarrollo
Institucional
Figura.2
1.4 Archivos del CETILa organización archivística del Centro de Enseñanza Técnica Industrial, se deriva
de su estructura orgánica, lo cual se refleja en el Cuadro General de Clasificación
Archivística, que ha elaborado el centro.
Para dar cumplimiento a la normatividad de archivos, que como institución federal
debe cumplir, el CETI considera un Archivo de Trámite en cada Unidad
Administrativa, así como de un Archivo de Concentración (que es un servicio
externo, ajeno a las instalaciones del CETI) y que atiende a todas las Unidades
Administrativas. En cumplimiento a la Ley Federal de Archivos, el CETI, cuenta
con una Coordinación de Archivos, responsable de coordinación de las acciones
relacionadas con la organización y funcionamiento de sus archivos a la que se
encuentra adscrito el Archivo de Concentración.
La institución no cuenta con un área de oficialía de partes, sin embargo, esta
función la cumple de forma gradual el módulo de información de cada plantel; la
persona encargada del mismo, lleva un listado donde se anotan: la fecha, el
emisor, el nombre destinatario y su firma, así como la fecha en la que el
destinatario recibe su correspondencia.
Sin embargo este control sólo lo realiza la unidad de enlace, y no las unidades
responsables (Direcciones, Subdirecciones, Jefaturas de Departamento). Lo
anterior provoca que no se lleven adecuadamente los procesos en materia de
inventarios de archivos de trámite de cada área.
Como la secretaria de cada área, tiene a su cargo el archivo de trámite, no se
puede garantizar que estén realizando correctamente las funciones del archivo,
9
Dirección de Desarrollo Institucional
Subdirección de Planeación y Evaluación
Institucional
Subdirección de Programación y
Presupuestación
ya que aunque se ha brindado capacitación en este tema, el personal tiene
rotación, y el de reciente ingreso no ha sido capacitado o no conoce el área en
cuestión.
Aún y cuando lo ideal sería que el archivo de trámite estuviera asignado en un
solo lugar, en el caso del CETI, está conformado por todas las oficinas, y esto no
debería ser un problema, sin embargo como no se llevan los mismos criterios
técnicos en todas las áreas, lo anterior sí representa una oportunidad de mejora,
para cumplir con la normatividad en materia de archivos que al centro le aplica.
En lo referente a las fechas extremas del archivo de trámite, generalmente están
establecidas 2 años a partir de que el documento haya perdido su “utilidad
inmediata” y como medida precautoria, por si llegará a necesitarse. Es decir, en el
Archivo de trámite de la dirección de desarrollo institucional, los expedientes
tienen fecha desde 2010 hasta 2013.
Los servicios con los que cuenta este archivo, son principalmente de búsqueda de
información para los usuarios que requieren documentos, pertenecientes al área
del archivo y de la institución, y en ocasiones se proporciona documentación
solicitada por los ciudadanos por medio del módulo de información, que como
institución perteneciente a la Administración Pública Federal, está obligada a
prestar este servicio, establecido en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a
la Información Pública Gubernamental.
La dirección en la que se desarrolló la estancia, genera documentos que dan fe de
su quehacer diario, como oficios y memorándums, sin embargo, también forman
parte del Archivo de Trámite, documentos generados por otras instancias que
contienen información trascendente para la realización de sus actividades, como
oficios, acuerdos y comunicados de instancias como la Secretaría de Educación
Pública, la “Coordinadora de Sector” (Dirección General de Recursos Financieros,
SEP), la Secretaría de Hacienda y Crédito Púbico y la Coordinación de Órganos
Desconcentrados de la SEP, así como de las demás direcciones del CETI.
10
1.5 Normatividad en materia de Organización de ArchivosComo se ha mencionado, el CETI es una institución descentralizada del gobierno
federal, y por ende, lo rige la misma normatividad que rige a las dependencias
pertenecientes a la Administración Pública Federal (APF). Es por ello que se
menciona en el anexo a este trabajo, la normatividad más importante que debe
atender la institución.
Sin embargo, es importante mencionar que en el trabajo realizado en la estancia
profesional, la normatividad que le aplica directamente, se enuncia a continuación
De los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los
archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
Capítulo I, Disposiciones Generales:
Segundo. Para los efectos de los presentes Lineamientos, además de las
definiciones contenidas en los artículos 3 de la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental y 2 de su Reglamento, se
entenderá por:
XIX. Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describen las
series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario
general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental
(inventario de baja documental).
Sección II, de los archivos de Trámite
Décimo. Encada unidad administrativa de las dependencias y entidades
existirá un archivo de trámite.
Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de
cada unidad administrativa, quien definirá su nivel jerárquico y tendrán las
siguientes funciones:
III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el
archivo de concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación,
el catálogo de disposición documental y el inventario general;
Sección V, de los instrumentos de consulta y de control archivístico
11
Décimo tercero. Los titulares de las dependencias y entidades deberá
asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que
propicien la organización, conservación y localización expedita de sus
archivos administrativos, por lo que deberán contar al menos con los
siguientes:
III. Los inventarios documentales:
a. General
b. De transferencia
c. De baja
El archivo General de la Nación proporcionará la asesoría técnica para la
elaboración de los instrumentos de consulta y de control archivístico.
Transitorios
Octavo. El inventario general a que se refiere la fracción III inciso a) del
Lineamiento decimotercero, deberá estar concluido a más tardar el 31 de
diciembre de 2004 e incluirá únicamente las series documentales respecto
de la información generada, obtenida, adquirida, transformada o
conservada por cualquier título con anterioridad al 12 de junio de 2003.
El 1 de enero de 2005, se incluirá la elaboración del inventario general por
expedientes, respecto de la información generada, obtenida, adquirida,
transformada o conservada por cualquier título a partir del 12 de junio de
2003.
De la Ley Federal de Archivos:
Artículo 6. Son objetivos de esta Ley:
I. Promover el uso, métodos y técnicas que garanticen la localización y
disposición expedita de documentos a través de sistemas modernos de
organización y conservación de los archivos, que contribuyan a la
eficiencia gubernamental, la correcta gestión gubernamental y el avance
institucional.
12
Artículo 14: En cada unidad administrativa de los sujetos obligados existirá
un archivo de trámite, en el que se conservarán los documentos de uso
cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades
administrativas.
Los responsables de los archivos de trámite serán nombrados por el titular
de cada unidad administrativa, quien deberá ser debidamente capacitado
para cumplir con las funciones inherentes a sus funciones, las cuales son
las siguientes:
I. Integrar los expedientes de archivo;
II. Conservar la documentación que se encuentre activa y aquélla que ha
sido clasificada como reservada de acuerdo con la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental,
mientras conserve tal carácter;
III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del
cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición
documental y el inventario general;
IV. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos que
contengan documentación clasificada; y
V. Las demás que señale el Reglamento, los lineamientos y demás
disposiciones aplicables.
Artículo 19. Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de
control y consulta archivística que propicien la organización, administración,
conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán
contar al menos con los siguientes:
III. Los inventarios documentales;
a) General,
b) De transferencia; y
c) De baja
13
Capítulo 2 Archivo de trámite y sus instrumentos
2.1 Concepto de ArchivoPara poder definir el concepto de archivo, es necesario conocer primero el
concepto de documento.
Etimológicamente, documento, proviene de “documentum”, derivado del latín
docere, que significa enseñar.
Para la autora Aracely Alday, se le llama documento a cualquier registro de
información, independientemente del soporte físico. Los documentos de archivo
pueden ser definidos como “la información contenida en cualquier soporte y tipo
documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización (pública
o privada) o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su
actividad.6
Alberto Tamayo, en su obra “Archivística, Diplomática y Sigliografía”, define al
documento como “cualquier cosa que nos dé algo que haya sucedido en el pasado
próximo o más distante. Vale entonces por documento un pliego escrito, una
piedra tallada, una grabación, una película de cine, etcétera. En ese sentido
amplio, el concepto de documento puede identificarse con el concepto de fuente
de conocimiento e información”.7
Para la Doctora Antonia Heredia, el archivo es “uno o más conjuntos de
documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso
de su gestión, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e
información para la persona e institución que los produce, para los ciudadanos o
para servir de fuentes de historia.8
6 ALDAY GARCÍA, Araceli. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades [en línea]. México. AGN, 2007. 17p. [citado 2013-10-11] Disponible en Internet: http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/operacion_de_archivos.pdf7 TAMAYO, Alberto, Archivística, Diplomática y Sigilografía”, España: Editorial Cátedra, 1996. 56 p8 SCHELLENBERG,,
14
Schellenberg, define a los archivos como aquellos registros de cualquiera
institución pública o privada que hayan ameritado su preservación permanente con
fines de investigación o para referencia y que han sido depositados o escogidos
en una institución archivística.9
Por lo anterior, puede decirse que los documentos son cualquier tipo de
información, contenido en un soporte independientemente de su tipo, a diferencia
de un documento de archivo, que contiene información que genera o recibe
cualquier persona y que desarrolla una actividad y que con ello, da fe de su
quehacer.
Los archivos son documentos en cualesquier soporte, generados de manera
natural por una persona (durante su gestión, el caso de instituciones u
organizaciones), conservados en orden y en procedencia.
2.2 Ciclo vital del documentoEl ciclo vital del documento, también conocido como la teoría de las tres edades,
se refiere a que el documento, desde su creación atraviesa por tres etapas; cada
una de ellas tiene valores que pueden ser primarios y/o secundarios de acuerdo a
la etapa en la que se encuentre, como se muestra más adelante en la Figura 3.
Fase activa (Archivo de trámite)En esta edad o fase, los documentos tienen un uso constante e inmediato por eso
deben ser conservados cerca del usuario en un archivo administrativo o de
trámite; los documentos tienen valores primarios que son:
o Valor administrativo: condición de los documentos producidos o
recibidos, para realizar funciones y actividades comunes.
o Valor jurídico o legal: condición de los documentos que permita
certificar derechos u obligaciones de la administración pública o de
los ciudadanos.
o Valor fiscal o contable: atributo de los documentos para comprobar
el origen, distribución y uso de los recursos financieros de una
institución.9 SCHELLENBERG, Theodore R, Técnicas descriptivas de archivo. Argentina .Universidad Nacional de Córdoba. 1961. pág. 95
15
Fase semi activa y (Archivo de concentración)En esta fase, el documento tiene un uso y conserva sus valores primarios, sin
embargo su uso es ocasional y se conservará por un periodo precaucional, en un
archivo de concentración.
Fase histórica (Archivo histórico)En esta edad el documento ha perdido sus valores primarios, sin embargo
conservan valores secundarios que son:
o Valor evidencial: se refiere a la utilidad permanente de los
documentos con relación a los derechos imprescriptibles de las
personas físicas y morales.
o Valor testimonial: es la utilidad permanente de los documentos que
refleja la evolución del organismo administrativo que los creó.
o Valor informativo: se refiere a la utilidad permanente de los
documentos para aportar datos únicos para la investigación y el
estudio de cualquier campo del saber.
Al finalizar su etapa semi activa los documentos pierden sus valores primarios, sin
embargo pueden no presentarse valores secundarios, por lo que pueden ser
eliminados, de acuerdo con la normatividad aplicable.
Figura.3Ciclo vital de los Documentos.
16
Fase Activa
Archivo en Trámite
Fase Semiactiva
Archivo de Concentración
Fase Inactiva o Histórica
Archivo Histórico
Creación de un Documento
Se conserva cercadel Usuario ocreador delDocumento
Valor PrimarioValor AdministrativoValor Juriídico o LegalValor Fiscal o Contable
Se conserva elValor Primario
Valor AdministrativoValor Juriídico o LegalValor Fiscal o Contable
Se conserva en elArchivo deConcentración,durante un plazoprecaucional
ValorSecundario
Valor EvidencialValor TestimonialValor Informativo
Su conservaciónes en el Archivo
Histórico
Fuente: creado por la estudiante Edith Susana Loera González
2.3 Concepto de archivo de trámiteSe le llama Archivo de Trámite, a aquel que resguarda la documentación en etapa
activa. Es también conocido como archivo de oficina o de gestión.
La Ley Federal de Archivo lo define como la “Unidad responsable de la
administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las
atribuciones de una unidad administrativa”.10
Con base al ciclo vital de los documentos, es la fase activa de los documentos,
que comienza con la recepción o generación del documento y puede tener valores
primarios, (Administrativo, legal o jurídico, contable o fiscal), su uso institucional es
frecuente o de consulta frecuente.
“El archivo de trámite está conformado con documentos generados por la propia
unidad y por aquellos que le son enviados en aras de su quehacer,
permaneciendo en este status en tanto tengan vigencia administrativa, o bien sean
poco utilizados”.11
10 México. Ley Federal de Archivos. Diario Oficial de la Federación, 23 de enero de 2012, núm. 18, p.211 SALABARRÍA, B; ANDILÓN, M; FRADES, L; et all; “Conciencia y cultura archivística”. Archivo Histórico Universitario. Benemérita Universidad Autónoma de Puebla. Serie Formación Archivística. [en línea].2002,
17
En otras palabras, “el archivo de trámite se concibe como la unidad de resguardo
documental, constituida por expedientes de asuntos que se encuentran en
constante uso y cuya conservación es necesaria hasta la culminación del trámite.
En el archivo de trámite inicia el trabajo archivístico. Es el lugar donde se mantiene
debidamente organizada la documentación que es generada por las diferentes
áreas administrativas y al mismo tiempo es enviada y consultada por estas. Por lo
tanto, toda institución genera, maneja y utiliza documentación; para ello, el archivo
de trámite debe ser la unidad responsable del resguardo, organización y control de
la misma.”12
Por lo anterior, se puede decir que el archivo de trámite es aquel que resguarda la
documentación en etapa activa. Es también conocido como archivo de oficina o de
gestión. Todas las instituciones y organizaciones producen, utilizan y resguardan,
documentación, en el ejercicio de sus actividades. En las unidades del Archivo de
Trámite se resguarda de forma organizada la documentación que se genera en
cada una de las unidades administrativas, y además es consultada por éstas. Por
lo tanto, el Archivo de Trámite, además de organizar y resguardar la información,
debe tener controles sobre la documentación, que permita a los usuarios del
archivo, tener acceso eficiente y eficaz a la información contenida en los
documentos, a fin de poder realizar las actividades y funciones.
2.3.1 Importancia y objetivoComo parte esencial de los sistemas de archivo, el archivo de trámite
permite a las instituciones dar evidencia de su quehacer diario, por medio
de los documentos que genera y recibe. Su importancia está en los
servicios que presta al usuario; es la piedra angular para el funcionamiento
de las instituciones.
El objetivo principal del archivo de trámite, de acuerdo a Alday García es:
Administrar los expedientes activos de la unidad administrativa de adscripción,
mediante el establecimiento de un mecanismo de control ágil y eficiente,
tomo I, [citado 2013-10- 11]. Disponible en Internet: http://www.segen.buap.mx/au/forma_arch/m2.pdf12 TERCERO Y VEGA, Hortensia. Archivo de Trámite, Guía de Autoaprendizaje, ENBA, 2001, p.12
18
prestando el soporte administrativo necesario para el correcto y oportuno
desempeño de la unidad, a través del adecuado seguimiento, recuperación,
organización y conservación de los documentos del archivo”. (ALDAY 2011).
2.3.2 Funciones
De acuerdo con José Ramírez Deleón, en su obra: “Metodología para la
Organización de Sistemas Institucionales de Archivos” enumera las disposiciones
que deben cumplir de acuerdo a la normatividad los archivos de trámite:
Funciones de los archivos de trámite
DisposicionesLineamientos Generales para la
Organización y Conservación de los archivos de las Dependencias y entidades de
la Administración Pública FederalIntegrar los expedientes de archivo 10°, inciso I
Conservar la documentación que se encuentra activa y la que ha sido clasificada como reservada o confidencial,
conforme al catálogo de disposición documental.10°, inciso II
Coadyuvar con el área coordinadora de archivos, o en su caso, con el archivo de concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición
documental y el inventario general.
10°, inciso II
Elaborar los inventarios de transferencia primaria. 10°, inciso IV
Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales con el objeto de realizar las
transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al catálogo de disposición documental a que se
refiere lineamiento décimo séptimo.
10°, inciso V
Fuente: RAMÍREZ DELEÓN, José. Cuadernos de la serie Gestión de Documentos y Admisnitración de Archivos, Descripción archivística: diseño de instrumentos de descripción. México:Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, 2011, vol 4, 80 p.
De forma gráfica el proceso de las funciones se describe en las siguientes Figuras:
Descripción de las funciones del archivo en trámite
19
Actividades secuenciales por responsable
Fuente: Araceli Alday García. Guía Ilustrada. Manual administrativo de aplicación general en las materias de transferencia y de archivos. México.AGN, 2011. Pág.25-26
Fuente: ALDAY GARCÍA, Araceli Guía Ilustrada. Manual administrativo de aplicación general en las materias de transferencia y de archivos. México.AGN, 2011. Pág.25-26
20
Fuente: Araceli Alday García. Guía Ilustrada. Manual administrativo de aplicación general en las materias de transferencia y de archivos. México.AGN, 2011. Pág.25-26
2.5 InstrumentosFuente: Alday García, Araceli. Guía Ilustrada. Manual administrativo de aplicación general en las materias de transferencia y de archivos. México.AGN, 2011. Pág.25-26
2.5 InstrumentosLos instrumentos de descripción, son de suma importancia para el archivista, ya
que le permiten cumplir una de sus funciones principales, que es la de
proporcionar documentación que se encuentra bajo su resguardo, a quien lo
requiera.
21
La descripción no se limita a los nombres de los documentos ni a datos
superficiales de los mismos, sino que va más allá, permitiendo la localización de
los documentos, y son utilizados como instrumentos de control.
Michael Duchein afirmaba, “sin una descripción adecuada, los archivos son como
una ciudad desconocida sin plano o como el cofre del tesoro sin llave. Aún peor: lo
mismo que un viajero con mapa inexacto corre el riesgo de extraviarse, así un
instrumento de descripción erróneo o imperfecto que puede engañar gravemente
el investigador, sea por omisión de los datos que le interesan, sea por falta de
interpretación de otros datos, sea por falta de información, referente al origen y a
la historia de los documentos”.13
Es por lo anterior que las guías, los inventarios, los catálogos y otros instrumentos
auxiliares como los índices, permiten tener la información disponible y accesible
para dar atención al usuario.
Las guías dan un panorama general de los fondos de archivo, así como su
organización y antecedentes históricos.
Los inventarios detallan sólo las series documentales, que hay en las secciones, y
en el caso de los catálogos proporcionan más información sobre las unidades
documentales.
Todos los instrumentos son diferentes y sus usos están determinados por las
necesidades del archivo, ninguno sustituye otro; de hecho pueden utilizarse juntos
para tener una descripción más detallada del archivo.
Para los fines de este trabajo, se abundará en el inventario, que es el instrumento
que es el instrumento utilizado durante la estancia profesional.
13 DUCHEIN, Michael en: ISLAS PÉREZ, María Estela. “La archivística en México”. Archivo Histórico Universitario. Benemérita Universidad Autónoma de Puebla. Serie Formación Archivística. [en línea] 2003, tomo III, [citado 2013-10- 11]. Disponible en Internet: http://www.archivohistorico.buap.mx/tiempo/sfa3.htm. pág. 75
22
2.5.1 Concepto de inventarioLos instrumentos de descripción más utilizados en los archivos son: las
guías, los inventarios y los catálogos.
Los inventarios no son tan generales como las guías, pero tampoco tan
exhaustivos como el catálogo. Permiten obtener información suficiente
sobre la documentación conservada, pero al mismo tiempo brinda una
descripción uniforme de cada serie documental, su tipología es muy variada
dependiendo de cada país.
En Francia, por ejemplo, se habla del repertorio numérico y el numérico
detallado, además del inventario sumario y el analítico; en Italia: inventario
sumario y analítico. En España, se presenta mayor variedad:
A. Mantilla enuncia el inventario esquemático, el sumario, el analítico y el
analítico de resúmenes; M.C. Pescador hace referencia al inventario
somero, descriptivo, analítico y mixto; Antonia Heredia habla simplemente
de inventario.14
Para Cruz Mundet, existen dos tipos que resumen las características de
todos los anteriores: el inventario somero y el inventario analítico.
Antonia Heredia, expone que los instrumentos descriptivos,” la única nota
que tienen en común, es un finalidad que no es otra que la descripción,
pero ya su objeto los diferencia esencialmente. Si el inventario describe a
las series documentales, el catálogo es en sí objeto de dicha descripción a
las piezas documentales…”.15
Para Elio Lodolini, “El inventario es el instrumento compuesto; el único
medio que permite realizar la búsqueda en un archivo. Del todo inútil sería,
por el contrario, un catálogo de documentos, entre otras cosas carente de
14 ISLAS PÉREZ, María Estela. “La archivística en México”. Archivo Histórico Universitario. Benemérita Universidad Autónoma de Puebla. Serie Formación Archivística. [en línea] 2003, tomo III, [citado 2013-10- 11]. Disponible en Internet: http://www.archivohistorico.buap.mx/tiempo/sfa3.htm15 HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivística, inventarios y catálogos, Boletín de la ANABAD, vol. XXX, núm. 2, 1980, p.240.
23
sentido sin poner de relieve el aspecto fundamental, archivístico, de los
documentos mismos, es decir, su interdependencia”.16
En conclusión, el inventario es un instrumento que describe las series
documentales, permitiendo conocer su ubicación y el estatus dentro del
archivo; además, este instrumento, permite conocer la cantidad de
documentación que se encuentra en el Archivo de Trámite, así como el
control de la misma, propiciando que la información se encuentre disponible
para los encargados del archivo, a fin de poder proporcionarla a los
usuarios del archivo.
2.5 2 Importancia del inventarioLa importancia de los inventarios radica en que describen las series
documentales, partiendo de la descripción de los expedientes que
pertenecen a la serie. Asimismo, ofrecen un panorama de la documentación
sin mucho detalle, permitiendo las búsquedas rápidas.
Es por ello que el inventario es el instrumento más utilizado tanto en el
archivo de trámite como en el de concentración, ya que permite tener un
control de la documentación y facilitar el acceso a la información de los
archivos. Es importante recordar que la ley federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental, requiere que las
instituciones den respuesta a solicitudes de información de ciudadanos, de
documentos que se encuentran tanto en el archivo de trámite como en el
archivo de concentración, y por ello la búsqueda de la información y el
control de la misma se vuelve una necesidad apremiante.
2.5.3 Tipos y elementos.Los inventarios, por su contenido se dividen en:
Inventario somero, que describe las series documentales
Inventario analítico, este describe las unidades archivistas
(expedientes).
16 LODOLINI, Elio, “Archivística. Principios y Problemas”, Madrid, Boletín de la ANABAD, 1993, pp.207-214.
24
Por su utilidad se dividen en:
Inventario General, cuya principal utilidad es la localización
de las piezas documentales.
Inventario General por expedientes, este sirve para
relacionar cada expediente del acervo documental.
Inventario de transferencia, el cual es utilizado para las
transferencias primarias o secundarias.
Instrumento de baja, el cual sirve para realizar las bajas
documentales17
Inventario somero.Este tipo de inventario contiene los elementos mínimos. Su utilidad es de
uso interno y de control de los documentos; sin embargo ofrece a los
usuarios información genérica y apenas orienta acerca de la información
que pueden encontrar. Para Cruz Mundet, el inventario somero:
“comprende los elementos mínimos, los del área de mención de
identidad[…] Su utilidad es ante todo de uso interno como procedimiento de
control sobre las existencias, pero el interés para los usuarios es mínimo
pues les ofrece una información excesivamente genérica y apenas si les
orienta acerca de la documentación que pueden encontrar. A pesar de las
carencias y junto a su función controlador, es un primer procedimiento
válido para la descripción de grandes volúmenes documentales, debería
incluir únicamente al área de entidad con las etiquetas de asignatura, título,
fechas, nivel de descripción y volumen.”18
Inventario analíticoDescribe a los fondos ampliamente, hasta los expedientes; es decir que su
descripción va más allá del título, fechas, nivel de descripción y volumen.
17 HERNÁNDEZ GUZMÁN, Doroteo Salomón. Sistema Red de Archivos e Indicadores de Gestión, para Archivos, en el Estado de Nuevo León. [en línea] 2009. [citado el 2013-11-25]. Disponible en Internet:http://www.ctainl.org.mx/revista13/complementos/editoriales/sistemaRedArchivos_editorial1.pdf18 CRUZ MUNDET en: ISLAS PÉREZ, María Estela. “La archivística en México”. Archivo Histórico Universitario. Benemérita Universidad Autónoma de Puebla. Serie Formación Archivística. [en línea] 2003, tomo III, [citado 2013-10- 11]. Disponible en Internet: http://www.archivohistorico.buap.mx/tiempo/sfa3.htm
25
Para Cruz Mundet, “El inventario analítico, además de esta área [título,
fechas, nivel de descripción y volumen] debería incorporarse del área de
contenido y de estructura, un resumen de alcance y contenido. Como
elementos optativos del área anterior, se debería proporcionar información
sobre valoración, selección, eliminación y sistema de organización; del área
de condiciones de acceso y utilización; condiciones de acceso a
instrumentos de descripción; y del área de materiales relacionados: las
unidades de descripción relacionadas.
La Dra. Heredia no está de acuerdo con lo anterior, ya que un inventario no
es una simple lista, un inventario archivístico tiene características
específicas como sumariedad y brevedad y responder a una finalidad doble
que es servir como instrumento de control y como uso administrativo para la
investigación.19
Son dos los tipos de inventario básicos que se pueden elaborar en los
archivos de trámite, previamente salvadas las consideraciones hechas en
este aspecto: en primer término, el inventario de la documentación activa —
la que se encuentre en uso vigente en las oficinas gestoras— el cual, por la
movilidad de la documentación, deberá tenerse permanentemente
actualizado; en segundo término, el inventario de transferencia primaria,
que, siendo un instrumento asociado a la valoración documental, es
también un instrumento de descripción con carácter y propósito distintos:
facilitar el control de la transferencia de los documentos entre los archivos
de trámite y el archivo de concentración.20
Para concluir este punto, puede decirse que cuando se utiliza el inventario
analítico es porque se requiere describir los fondos del archivo,
detalladamente, ya que puede proporcionar información sobre la valoración
documental, el sistema de organización, etcétera; a diferencia del inventario 19 HEREDIA HERRERA, Antonia en: ISLAS PÉREZ, María Estela. “La archivística en México”. Archivo Histórico Universitario. Benemérita Universidad Autónoma de Puebla. Serie Formación Archivística. [en línea] 2003, tomo III, [citado 2013-10- 11]. Disponible en Internet: http://www.archivohistorico.buap.mx/tiempo/sfa3.htm20 RAMÍREZ DELEÓN, José. Cuadernos de la serie Gestión de Documentos y Administración de Archivos, Descripción archivística: diseño de instrumentos de descripción.México: Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, 2011, vol 4, 80 p.
26
somero, que sólo proporciona información genérica de los archivos al
usuario, sin embargo, no por ello se puede minimizar su utilidad como
instrumento de control. Sin embargo, para las transferencias del archivo de
trámite al de concentración, resultará mejor instrumento de descripción y de
control el inventario analítico.
Inventario General por expedienteEl Inventario General por Expediente, permite a la institución tener un
control de los expedientes desde que se generan: así se puede conocer en
qué parte del archivo de trámite se encuentra, y su ubicación una vez que
se realiza la transferencia primaria al archivo de concentración.
Es un poco más explícito que el inventario general, ya que ofrece una
relación del expediente con relación al acervo.
En conclusión, aunque son parecidos, lo que hace diferentes a los
inventarios, es utilidad y su contenido; en cuanto al contenido el somero
describe las series documentales y el analítico los expedientes.
En cuanto a su utilidad, la diferencia radica en el nivel de descripción de
cada inventario.
La utilización y la elección del inventario para una organización, se
determina con base las necesidades de la misma y el tipo de
documentación que se maneje en sus archivos.
Los elementos de este inventario, por lo menos, deberán ser:
1. Signatura/código de referencia/ Número
2. Título/ Nombre del Expediente
3. Fechas extremas
4. Nivel de descripción
5. Valor documental
6. Vigencia documental
7. Volumen y soporte
8. Nombre del productor
27
9. Observaciones
10.Ubicación (opcional) 21
21 HERNÁNDEZ GUZMÁN, Doroteo Salomón. Sistema Red de Archivos e Indicadores de Gestión, para Archivos, en el Estado de Nuevo León. [en línea] 2009. [citado el 2013-11-25]. Disponible en Internet:http://www.ctainl.org.mx/revista13/complementos/editoriales/sistemaRedArchivos_editorial1.pdf
28
Capítulo 3 Elaboración del inventario general del Centro de Enseñanza Técnica Industrial.
3.1 Análisis de la documentación del CETIAl iniciar la estancia en el Centro Enseñanza Técnica Industrial, se revisó la
documentación que se genera y que se mantienen en el archivo de trámite de la
institución.
Lo primero que se detectó, es que existen diferentes métodos de ordenación de
los documentos, y que no se tiene un área de oficialía de partes; por lo que el
control de los documentos depende exclusivamente del criterio que tenga la
persona encargada del archivo en trámite; cabe mencionar que los responsables
de este archivo, son las secretarias de cada unidad administrativa, quienes no
tienen la capacitación necesaria en materia de archivo.
La coordinación de archivos opera de manera incipiente en la institución, por lo
que todavía no se tiene un manual de procedimiento o una instrucción de trabajo,
para determinar criterios de ordenación y clasificación; aún y cuando la institución
debe apegarse la normatividad, que como parte de la Administración Pública
Federal le aplica, los criterios básicos no están bien definidos.
En las áreas denominadas “de área central”, la documentación es muy variada,
basta ver el organigrama presentado en el capítulo uno de este trabajo. Es por ello
que se procedió a la identificación y clasificación de la documentación. Esta fue
clasificada por funciones debido a que orgánicamente tanto personal como el área
de puede desaparecer, pero las funciones no.
Para tal efecto se analizó la información desde dos puntos de vista:
Las atribuciones y funciones comunes de las direcciones y áreas Las atribuciones y funciones específicas de cada una de las áreas.
Esta información fue obtenida tanto del estatuto orgánico del CETI, como del
personal a cargo del archivo de trámite.
29
Otro punto de partida para este trabajo fue identificar que la tipología documental
que se puede encontrar en cada una de las direcciones A continuación se
presenta un listado de la tipología documental que se encuentra en cada dirección,
misma que se enlista a continuación.
Dirección General:
En esta dirección los documentos que tienen de valor administrativo, entre ellos
están:
a) Oficios
b) Memorandos
c) Acuerdos
d) Convenios
e) entre otros.
Dirección administrativa:
En esta dirección se detectaron documentos de distinta índole y diferentes valores.
Los valores administrativo, contable y legal, están en esta dirección, tales como:
a) Nómina,
b) Expediente único de personal, (que contiene documentos probatorios de
estudios, cursos y diplomados etc.)
c) Actas de comité es (adquisiciones y obra pública)
d) Minutas de reunión
e) Contratos
f) Seguros
g) Licitaciones
h) Pagos a proveedores
i) Juicios y laudos
j) Evaluaciones y promociones del personal
k) Pólizas de ingresos y de egresos,
l) Pólizas de diario
m) Estados financieros
30
n) Transferencias de presupuesto
o) Arrendamientos
p) Disposiciones de activo fijo
q) Distribución de bienes muebles, entre otros.
Dirección académica:
En esta dirección los documentos que se generan son de valor administrativo,
entre ellos se pueden citar:
a) Planes y programas de estudio
b) Actas de examen recepcional
c) Títulos
d) Acuerdos
e) Minutas
f) Memorandos
g) Oficios
Dirección de desarrollo institucional
Un segmento es que se utilizan y se ganaron en esta dirección son de tipo
administrativo, entre ellos se observan las siguientes:
a) Procedimientos, manuales, reglamentos, instrucciones de trabajo y
formatos, en el sistema informático de control de documentos
b) Programas operativos anuales.
c) Anteproyecto de Presupuesto
d) Oficios
e) Memorándums
f) Acuerdos
g) Actas de comité
h) Informes al órgano gobierno
31
Direcciones de plantel Colomos y TonaláEn las direcciones de plantel se identifican documentos con Valor administrativo
en el archivo de trámite, a continuación se presenta un ejemplo de los documentos
encontrados:
a) Dictámenes de becas
b) Actas de comité de consejo y consultivo
c) Expedientes de alumnos
d) Constancias estudio
e) Justificaciones
f) Estadísticas
g) Certificados
h) Expediente de tutoría
i) Horarios de profesores de alumnos
j) Carpeta académica
k) Expedientes de curso Propedéutico
l) Expedientes de curso de nivelación
m) Expediente del gabinete de orientación educativa
n) Calificaciones
Es importante mencionar que el Cuadro General de Clasificación Archivística y el
Catálogo de Disposición Documental (CADIDO), fueron modificados en 2012, ya
que los anteriores instrumentos fueron realizados de forma empírica e
interpretando las disposiciones del Archivo General de la Nación y la Ley Federal
de Transparencia, para dar cumplimiento a los requerimientos de éstas, y no
habían sido aprobados por el AGN ni presentados al Comité de Información.
Tomado como base la estructura orgánica del CETI, las funciones que se realizan
en cada área y las funciones afines a la Administración Pública Federal, se
diseñaron los nuevo instrumentos; es por ello que no se tienen inventarios que
estén estandarizados en todas las áreas ni que cumplan con todos los requisitos
que establece el Archivo General de la Nación.
32
Continuando con el desarrollo de la estancia, el siguiente paso trabajar con el
personal del archivo de trámite de cada una de las direcciones para desarrollar el
formato del inventario de archivo de trámite. Los resultados obtenidos se
presentan en el siguiente apartado.
3.2 Diseño de formatosSe determinó que el inventario, deberá contener los siguientes elementos:
1) Logotipo de la institución
2) Nombre completo de la institución
3) Área de adscripción
4) Título (Inventario Documental de Archivo de Trámite)
5) Área generadora
6) Clasificación (sección, serie)
7) Lugar de almacenamiento (contenedor y número de carpetas)
8) Número de expediente
9) Nombre (del expediente)
10)Periodo
11)Valor documental (Administrativo, Legal, Contable)
12)Carácter de expediente (Público, Reservado, Confidencial)
13)Técnicas de selección (conservación eliminación/muestreo, la
eliminación total)
Al respecto de las técnicas de selección, se revisó la normatividad aplicable al
respecto y con base al CADIDO, una vez clasificado el documento, el instrumento
indica si el archivo se conserva, se elimina por muestreo o se elimina por
completo. (Las técnicas de selección plasmadas en el CADIDO, fueron elaboradas
por el asesor de la Institución que realizó la actualización de los instrumentos de
archivo).
33
3.3 Realización del inventario de archivo trámite de la documentación activa del CETI, con base en el Cuadro de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental
Con base en los criterios anteriores, se realizó la siguiente propuesta y para el formato del inventario documental de archivo de trámite. La ventaja que se ofrece, es que el formato está realizado en una hoja de datos de Excel, por lo que se puede capturar en un computador y tener en el archivo electrónico la posibilidad de ir agregando expedientes. De acuerdo a la siguiente figura.
(Figura 4)
34
3.4 Llenado de inventario
Se procedió, a la ordenación de los expedientes, sin embargo la mayor dificultad fue, que el personal registra documentos que son instrumentos de trabajo de consulta, como leyes, o copias de copias de documentos; todas las áreas tienen la misma práctica.
Se procede a trabajar con los encargados que integran en el archivo en trámite de la dirección de Desarrollo Institucional, Dirección General, Dirección Administrativa, Dirección Académica, y de la Dirección de los planteles.
Como se estableció en este trabajo, el instrumento descripción archivística con el que se trabajará será un inventario general por expediente, que se capturará en un formato de hoja de cálculo de Excel.
Se ha capacitado al personal del archivo en trámite para llevar a cabo el llenado del formato propuesto; el personal del archivo de trámite emitió sus comentarios llevando así un proceso de retroalimentación, lo que permitió realizar pequeñas modificaciones al formato de acuerdo a las necesidades de la institución. Una vez clasificados los documentos, se procedió a llenar el formato de inventario del archivo de trámite con ayuda del personal.
Como parte de los procedimientos de control de documentos de la institución, el formato debe de “darse de alta” en el Sistema de Control de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad del CETI, para que esté a disposición de todos los usuarios. (Figura 5)
35
Figura 5
36
37
38
39
ConclusionesPara este trabajo, se revisaron las disposiciones normativas del ámbito federal
relacionadas con las herramientas de control y consulta archivística,
principalmente del inventario.
Para ello, se llevaron a cabo sesiones de trabajo con los responsables del archivo
de trámite, para conocer la metodología que utilizaban a fin de cumplir con las
actividades del archivo.
A partir de los resultados descritos con anterioridad, en cuanto al uso y aplicación
de formatos de control y de consulta archivística (inventarios), se hicieron
propuestas para el formato de inventario del archivo de trámite, cuidando que
cumplieran con los requisitos para este formato.
Por otra parte, algunos de los factores que se detectaron como áreas oportunidad
de la institución fueron:
Personal con escasos conocimientos en archivística
Rotación de personal encargado del archivo de trámite
Falta de una instrucción de trabajo que pueda orientar al personal en su
quehacer
Falta de conocimiento de la normatividad vigente con respecto a los
archivos
Falta de uniformidad en la metodología empleada para clasificar los
expedientes
Los expedientes carecen de clave clasificadora que permitan su rápida
identificación
Los expedientes no tienen carátula, por lo que no existe estandarización en
la portada o guarda exterior del expediente
También se pudo observar que el encargado de la coordinación de archivos, no es
un profesional del archivística, y realiza este encargo adicional a las funciones que
tienen establecidas; es decir, no es una persona que se haya destinado
precisamente para la coordinación de archivos, sino que es una función que se
40
asigna inherente al puesto; lo que hace más difícil que se pueden llevar a cabo
todas las funciones que debe de cumplir el archivo de trámite, ya sea por
desconocimiento o por falta de personal.
En el transcurso de este trabajo, también se pudo observar la buena disposición
del personal para cumplir con las actividades el archivo de trámite, aún y cuando
el archivo se encuentra dividido en las diferentes áreas de la institución; esta parte
hace especialmente complicada la uniformidad de criterios y métodos de trabajo,
sin embargo, la disposición del personal ha permitido que se avance en el formato
del inventario del archivo de trámite, mismo que está a la espera de su registro en
control de documentos para poderlo utilizar en la institución y la difusión a todo el
personal encargado del archivo de trámite de dicho formato.
Así pues, se espera que este trabajo auxilie a las tareas de organización del
archivo, permitiendo el registro, control, y localización tanto de la documentación
como de la información que contiene el archivo de trámite.
41
Bibliografía
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ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de términos archivísticos. Buenos Aires: Ediciones Sur, 2003. 240p. ISBN 987-20868-0-X
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HEREDIA HERRERA, Antonia, Teoría y Práctica Archivística, 4aed. Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla 1989 478p. ISBN 84-7798-056-X
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44
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AnexosAnexo 1Listado de normatividad aplicable al archivo de trámite.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.Leyes
Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e
Históricos. (D.O.F. del 06 de mayo de 1972 y su última reforma del 13 de
enero de 1986)
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental. (D.O.F. del 11 de junio de 2002)
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. (D.O.F. del 31
de diciembre de 1982 y su última reforma 13 de junio de 2003)
Ley General de Bienes Nacionales (D.O.F. del 20 de mayo de 2004)
Ley de Fiscalización Superior de la Federación. (D.O.F. del 29 de diciembre
de 2000 y su última reforma 04 de abril de 2005)
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. (D.O.F.
del 4 de enero de 2000 y su última reforma 07 de julio de 2005)
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores públicos.
(D.O.F. del 13 de marzo de 2002 y su última reforma 26 de diciembre de
2005)
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. (D.O.F. del 29 de
diciembre de 1976 y su última reforma de 02 junio de 2006)
Ley Federal de Archivos. (DOF. 23 Enero 2012)
Acuerdos
45
Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación sea la
entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los
archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal.
(D.O.F. 31 Agosto 1988)
Acuerdo Presidencial por el que se establecen los LINEAMIENTOS a que
se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo
Contable Gubernamental. (D.O.F. 25 Agosto 1998)
Acuerdo por el que se dispone que el conjunto de la documentación
contable, consistente en libros de contabilidad, registros contables y
documentación comprobatoria o justificadora del ingreso y del gasto
público de las dependencias y entidades de la administración pública
federal, constituyen el archivo contable gubernamental que deberá
guardarse, conservarse y custodiarse. (D.O.F. 25 Agosto 1998)
Acuerdo para la Difusión y Transparencia del Marco Normativo Interno de
la Gestión Gubernamental. (D.O.F. 6 Diciembre 2002)
Acuerdo para la Rendición de Cuentas de la Administración Pública
Federal 2000-2006, expedido por el Titular del Ejecutivo Federal. (D.O.F.
14 de Septiembre 2005)
Acuerdo que establece las disposiciones que deberán observar los
servidores públicos al separarse de su empleo, cargo, o comisión, para la
Rendición del Informe de los Asuntos a su cargo y realizar la entrega-
recepción de los recursos asignados, expedido por el Titular de la
Secretaría de la Función Pública. (D.O.F.13 Octubre de 2005)
Acuerdo por el que se emiten las disposiciones generales para la
transparencia y los archivos de la administración pública federal y el
manual administrativo de aplicación general en las materias de
transparencia y de archivos. (DOF. 12 Julio2010. Última reforma: 27 Julio
2011)
46
Lineamientos
Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal en la recepción, procesamiento y trámite de
las solicitudes de acceso a la información gubernamental que formulen los
particulares, así como en su resolución y notificación, y la entrega de la
información en su caso, con exclusión de las solicitudes de acceso a datos
personales y su corrección. (D.O.F. 12 Junio 2003)
Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la
Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública
Federal. (D.O.F. 18 Agosto 2003)
Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal en la recepción, procesamiento, trámite,
resolución y notificación de las solicitudes de acceso a datos personales
que formulen los particulares, con exclusión de las solicitudes de
corrección de dichos datos. (D.O.F. 25 Agosto 2003)
Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de las
Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso
a la Información Pública los índices de expedientes reservados. (D.O.F. 9
Diciembre 2003)
Lineamientos Generales para la organización y conservación de los
archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública
Federal. (D.O.F. 20 de febrero de 2004)
Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal en la recepción, procedimientos, trámite,
resolución y notificación de las solicitudes de corrección de datos
personales que formulen los particulares. (D.O.F. 6 Abril 2004)
Lineamientos en materia de clasificación y desclasificación de información
relativa a operaciones fiduciarias y bancarias, así como al cumplimiento de
las obligaciones fiscales relacionadas con recursos públicos federales por
las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. (D.O.F.
22 Diciembre 2004)
47
Lineamientos de Protección de Datos Personales, (D.O.F. 30 de
septiembre de 2005)
Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.(D O F.13
Abril 2006)
Lineamientos que deberán de observar las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal para la publicación de las obligaciones de
transparencia señaladas en el artículo 7 de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública. (D.O.F. 01 Noviembre
2006)
Lineamientos que deberán de observar las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal en el envío, recepción y trámite de las
consultas, informes, resoluciones, criterios, notificaciones y cualquier otra
comunicación que establezcan con el Instituto Federal de Acceso a la
Información Pública. (D.O.F. 29 Junio 2007)
Decretos
Decreto por el cual se crea la sección de archivos presidenciales del
Archivo General de la Nación. (D.O.F. 26 Septiembre 1988)
Decreto para realizar la entrega-recepción del Informe de los asuntos a
cargo de los servidores públicos y de los recursos que tengan asignados
al momento de separarse de su empleo, cargo o comisión, expedido por
el Titular del Ejecutivo Federal. (D.O.F. 14 Septiembre 2005)
Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administración
Pública Federal, la Procuraduría General de la República, las Unidades
Administrativas de la Presidencia de la República y los órganos
desconcentrados donarán a título gratuito a la Comisión Nacional de
Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio
cuando ya no les sean útiles. (D.O.F. 21 Febrero 2006)
Decreto por el que se reforma el Artículo 6 de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. (D.O.F.
6 de Junio 2006)
48
Otros
Recomendaciones para la organización y conservación de correos
electrónicos institucionales de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal. (D.O.F. 10 Febrero 2009)
Oficio Instituto Federal de Acceso a la Información Pública
Gubernamental/SA-DGCV/0658/09, Recomendaciones para la
organización y conservación de correos electrónicos institucionales de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, del 12
de agosto de 2009.
Norma General de Información Financiera Gubernamental 004.
Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental, está
disponible para su consulta.
http://www.shcp.gob.mx/MarcoJuridico/ContabilidadGubernamental/
SCG2010/SCYSP/ngifg/ngifg004.pdf
Instructivo para el trámite y control de bajas de documentación del
Gobierno federal
http://www.dif.gob.mx/cenddif/media/instructivobajas.pdf.
Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición documental.
http://www.transparenciasonora.org.mx/docs_infopub_basica/infopub_basi
ca09/apartado%20de%20archivo/
Instructivo_catalogo_de_disposicion(AGN).pdf
Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística.
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivo_cuadro_
de_clasificacion_abril06.pdf
Instructivo para la elaboración de la Guía Simple de Archivos AGN.
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivo_guia
%20simple_abril06.pdf
49
Recomendaciones sobre medidas de seguridad, aplicables a los Sistemas
de Datos Personales, emitidos por el Instituto Federal de Acceso a la
Información Pública.
http://www.Instituto Federal de Acceso a la Información Pública
Gubernamental.org.mx
http://compilacion.ordenjuridico.gob.mx/listDependencia.php?
idDep=216&idPoder=1&idGrupo=9&idDepUp=0
50
