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Elaborado por: Abg. DANNY LUJAN ROJAS
Proyecto Aprobado Mediante RESOLUCIÓN N°005-2014-AD-CIP/CDJ
Departamental De Junín CIP - CDJ
COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERÚ CONSEJO DEPARTAMENTAL DE
JUNÍN
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)
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COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERÚ – CONSEJO DEPARTAMENTAL DE
JUNÍN
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – MOF
CONTENIDO
I. GENERALIDADES
Presentación
Objetivos
Base Legal
Alcance del Manual
II. ESTRUCTURA ORGÁNICA
Alta Dirección.
Órgano - Decanato Departamental de Junín.
Director Tesorero.
III. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Decanato Departamental de Junín
Tesorería
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COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERÚ – CONSEJO DEPARTAMENTAL DE
JUNÍN
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – MOF
GENERALIDADES
PRESENTACIÓN
El Manual de Organización y Funciones del Colegio de Ingenieros del Perú –
Consejo Departamental de Junín, que a continuación se presenta, es el
documento de gestión institucional que por su contenido y características es
un documento normativo que detalla las funciones específicas de la
organización, vale decir al nivel de puestos de trabajo. A fin de asegurar que
el CIP – CDJ cuente con un documento operativo, consistente, ágil en el que
se encuentren claramente definidos las funciones específicas, acciones,
tareas y responsabilidades técnico administrativa, de sus funcionarios
directivos y servidores; el área legal conduce la formulación del Manual de
Organización y Funciones; para cuyo efecto se contó con el aporte de los
directivos y del personal de las diferentes áreas de la organización. El Manual
de Organización y Funciones por naturaleza debe mantener estricta
coherencia con El Estatuto y el Reglamento, por lo cual, recoge, además,
los procedimientos y exigencias de la normatividad de los diferentes sistemas
administrativos.
En forma periódica se debe revisar y evaluar la vigencia del Manual de
Organización y Funciones, dejando abierta la posibilidad de su modificación
permanente. Dicho ajuste será realizado con mayor acierto, si cuenta con el
aporte de los directos responsables de cada Área involucrada, contando así
con un documento de gestión vigente que contribuya en forma real y efectiva
al logro de la misión institucional
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OBJETIVOS
1. Determinar las funciones que deben cumplir los órganos del CIP – CDJ.
2. Establecer las funciones que debe desempeñar el personal, así como
sus responsabilidades y ubicación en la jerarquía dentro del CIP - CDJ.
BASE LEGAL Constituye la Base Legal los siguientes dispositivos:
1. Estatuto del Colegio de Ingenieros del Perú.
2. Reglamento del Colegio de Ingenieros del Perú Consejo Departamental de
Junín.
ALCANCE DEL MANUAL El contenido del presente Manual es de aplicación a
todos los órganos y dependencias del CIP-CDJ, así como a todos los
trabajadores de la Institución.
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ORGANIGRAMA
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ESTRUCTURA ORGÁNICA
1. ALTA DIRECCIÓN
A. Asamblea Departamental
B. Comisión Revisora de Cuentas
C. Comisión Electoral
D. Consejo Departamental
2. ÓRGANO DE DECANATO DEPARTAMENTAL DE JUNÍN
A. Decano
➢ Asesor Legal
➢ Comité Deontológico
➢ Imagen Institucional
➢ Comité de Peritaje y Arbitraje
➢ Instituto de Seguridad Social
➢ Instituto de Estadística Profesional e Investigación
➢ Comisión de Colegiaturas
➢ CASMUN
➢ Comité de Damas
B. Administrador
➢ Secretaria
➢ Contabilidad
➢ Tesorería
➢ Asistente de Comisión
➢ Asistente de Colegiatura
➢ Informática y Biblioteca
➢ Logística
➢ Mantenimiento – Limpieza, Patrimonio y Almacén.
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C. Capítulos
➢ Agronómica
➢ Metalurgia
➢ Alimentarias
➢ Minas
➢ Civil
➢ Industrial
➢ Eléctrica
➢ Química
➢ Forestal
➢ Sistemas
➢ Mecánica
➢ zootecnia
D. Comités locales
➢ Jauja
➢ Tarma
➢ Chanchamayo
➢ Satipo
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CUADRO DE ASIGNACIÓN DEL PERSONAL (CAP)
COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERÚ - CONSEJO
DEPARTAMENTAL DE JUNÍN CIP- CDJ ORGANISMO
CONSTITUCIONALMETE AUTONOMO
N° DE
ORDEN
UNIDAD ORGÁNICA
TOTAL
OCUPADO
VACANTE
01 Órgano de decanato departamental
de Junín 13 13
N° DE
ORDEN PUESTOS TOTAL OCUPADO VACANTE
ÓRGANO DECANATO DEPARTAMENTAL DE JUNÍN
1.- DECANO
001 Asesor Legal 1 1
002 Imagen Institucional 1 1
2.- ADMINISTRACION
003 Administrador 1 1
004 Secretaria 1 1
005 Contabilidad 1 1
006 Tesorería 1 1
007 Asistente de Comisiones 1 1
008 Asistente de Colegiatura 1 1
009 Informática y Biblioteca 1 1
010 Mantenimiento 2 2
011 Vigilancia 2 2
TOTAL 13 13
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - MOF
DENOMINACIÓN DEL ÓRGANO - ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE JUNÍN
La Asamblea Departamental De Junín es el máximo órgano de Gobierno del CIP
– CDJ.
Las funciones de la Asamblea Departamental de Junín están consignadas en el
estatuto de CIP en el artículo 4.46, concordantes con el artículo 4.09, inc. a), c),
e), j), k), y l) del mismo cuerpo legal.
DENOMINACIÓN DEL ÓRGANO - CONSEJO DEPARTAMENTAL DE JUNÍN.
El Consejo Departamental del Colegio de Ingenieros del Perú CDJ, es el órgano
ejecutivo que representa a la profesión de la Ingeniería en el departamento de
Junín; y conduce4 la ejecución del plan departamental.
Las funciones del Consejo Departamental del CIP – CDJ están descritas en el
artículo 4.57 del estatuto de CIP, concordante con el artículo 4.30 inc. a), c), d),
f), g), h), j), l), m), o), q) y r) del mismo cuerpo legal.
DENOMINACIÓN DEL CARGO – DECANO.
FUNCIONES ESPECÍFICAS.
1. Representar al CIP –CDJ.
2. Dirigir las actividades del Consejo Departamental Junín.
3. Presidir todos los actos de carácter departamental del CIP – CDJ.
4. Hacer cumplir los acuerdos del Consejo Departamental y mantenerle
informado de la marcha institucional.
5. Solicitar y exigir ante cualquier autoridad la observancia de garantías y
derechos que le corresponde a los ingenieros en el ejercicio de su
profesión.
6. Convocar y presidir las sesiones de La Asamblea Departamental de
Junín CIP – CDJ.
7. Disponer la ejecución del presupuesto y súper vigilar su estricto
cumplimiento.
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8. Despachar en el local institucional y súper vigilar el normal funcionamiento
de las actividades del CIP.
9. Firmar la documentación del Consejo Departamental de Junín, así como
las minutas y escrituras.
10. Preparar con el Secretario General la agenda de las sesiones del
Consejo
Departamental y de la Asamblea Departamental del CIP – CDJ.
11. Autorizar los gastos, con cargo a las partidas del presupuesto y girar
hasta por el monto que fije el Consejo Departamental de Junín en las
normas correspondientes.
12. Visitar periódicamente a todos los Comités Locales para informar al
Consejo Departamental de su funcionamiento y facilitar su
coordinación.
13. Representar al CIP – CDJ en las personas jurídicas que promueva o
participe salvo delegación en apoderado especial por parte del Consejo
Departamental de Junín.
14. Todas aquellas que se deriven del ordenamiento jurídico interno de
nuestra institución.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: ASESORÍA LEGAL.
DENOMINACIÓN DEL CARGO: ASESOR LEGAL.
REQUISITOS MÍNIMOS:
FORMACIÓN ACADÉMICA: TITULO DE ABOGADO COLEGIADO Y
HABILITADO.
DEPENDENCIA FUNCIONAL: CONSEJO DEPARTAMENTAL DE
JUNÍN.
DEPENDENCIA LÍNEAL: DECANO
N° CAP: 001
FUNCIONES BÁSICAS:
• Emitir opinión legal respecto a las normas legales que se sometan a
su consideración, pudiendo solicitar los alcances técnicos que estime
necesario a los órganos del CIP - CDJ para la mejor comprensión de los
temas en cuestión.
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• Revisar y visar las Resoluciones emitidas por el Consejo Departamental
De Junín.
• Efectuar el análisis legal de todas las iniciativas legales y reglamentarias
que se sometan a su consideración.
• Compilar, concordar y sistematizar la legislación de competencia del
Colegio de Ingenieros del Perú- Consejo Departamental de Junín.
• Cumplir con otras funciones y atribuciones que le asigne el Decanato en
el ámbito de su competencia.
• Preparar proyectos de dispositivos legales y visar los contratos, convenios
y directivas administrativas del CIP-CDJ.
• Representar y defender los intereses del Colegio de Ingenieros del Perú
- Consejo Departamental de Junín, en todos los proceso judiciales que este
tuviera pendiente.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Asesorar e informar oportunamente sobre asuntos jurídicos legales al
Consejo Departamental y a los demás órganos directivos, en los
aspectos de su competencia, incluyendo los aspectos estatutarios y
reglamentarios que rigen el funcionamiento de tales órganos, y la
elaboración, de los estudios, informes y otros documentos que le
soliciten; y sus implicancias en el desarrollo de las funciones del Consejo
Departamental.
2. Formular, coordinar y evaluar los criterios legales para los planes y
proyectos de desarrollo del CIP - CDJ.
3. Formular y coordinar los aspectos legales con los diversos órganos
institucionales y en concordancia con los lineamientos de política del CIP
- CDJ.
4. Interpretar, concordar y divulgar las normas legales de interés para la
gestión institucional que se publiquen, debiendo absolver las consultas
correspondientes.
5. Coordinar la implementación de los acuerdos y disposiciones dados por
el Consejo directivo formulando el proyecto del Plan de actividades de
la Asesoría, así como controlar y evaluar su ejecución, en concordancia
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con los lineamientos de política del Consejo Directivo y las disposiciones
legales vigentes.
6. Programar, organizar, conducir, controlar y evaluar las acciones
inherentes a los procesos administrativos, asegurando la disponibilidad
oportuna de información para la toma de decisiones del Consejo Directivo
del CIP - CDJ.
7. Prestar asesoría y asistencia legal para el funcionamiento, desarrollo
y mantenimiento del CIP - CDJ.
8. Estudiar o informar expedientes de carácter técnico legal.
9. Formular y/o revisar anteproyectos de dispositivos legales, directivas y
otros documentos, concordados con la normatividad vigente.
10. Absolver consultas y orientar a los colegiados y directivos en
aspectos legales.
11. Interpretar y resumir dispositivos legales de carácter general.
12. Estudiar e informar sobre proyectos de convenios, contratos y similares.
13. Redactar y/o visar todo tipo de contratos, convenios y otro tipo de
documentos que requiera la institución dándole conformidad desde el
punto de vista legal.
14. Asesorar y elaborar documentos legales en procesos de contratación
de bienes, servicios, obras y consultorías, trámites de transferencias de
inmuebles.
15. Representar al CIP-CDJ, en procesos y procedimientos como
apoderado judicial en diligencias judiciales para respaldar los intereses
del Consejo Departamental de Junín del Colegio de Ingenieros del Perú.
Sustanciar procesos laborales, civiles, penales y administrativos de la
Institución, asumiendo defensa cuando el caso lo amerita.
16. Puede corresponderle intervenir en la solución de litigios que son de
competencia del Colegio de Ingenieros del Perú Consejo Departamental
de Junín.
17. Conformación en Comisiones cuando se requiere del criterio jurídico.
18. Participar en las Comisiones para la elaboración de reglamentos y
otros documentos de carácter institucional.
19. Atender los asuntos y trámites de carácter notarial y registral del
Consejo Departamental de Junín del Colegio de Ingenieros del Perú.
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Como la inscripción de derechos de propiedad, autoría de trabajos y
programas institucionales entre otros.
20. Llevar el archivo actualizado de la legislación vigente.
21. Las demás funciones que le asigne el gerente o el Consejo Directivo.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: ASESORÍA DE IMAGEN INSTITUCIONAL
DENOMINACIÓN DEL CARGO: ASESOR DE IMAGEN INSTITUCIONAL
REQUISITOS MÍNIMOS:
FORMACIÓN ACADÉMICA: LICENCIADO EN CIENCIAS DE LA
COMUNICACIÓN, COLEGIADO Y
HABILITADO.
DEPENDENCIA FUNCIONAL: CONSEJO DEPARTAMENTAL DE
JUNÍN. DEPENDENCIA LÍNEAL: DECANO
N° CAP 002
FUNCIÓN BASICA:
• Asistir al CIP – CDJ, a los Órganos Ejecutivos y al Decano, en todo
lo referente a mantener y mejorar la imagen que la institución, a la vista de
los agremiados y de la sociedad en general.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Elaborar el plan anual y mensual de las actividades del plan operativo de
marketing e imagen del CIP-CDJ a realizar.
2. Informar mensualmente el Avance del cumplimiento del Plan Operativo de
marketing e imagen del CIP-CDJ.
3. Realizar la difusión a través de notas de prensa, revistas, reportajes,
entrevistas, etc., de la labor de la institución.
4. Elaborar mensualmente el boletín electrónico de la institución.
5. Programar, dirigir y ejecutar las actividades de comunicación, difusión y de
las relaciones institucionales orientadas a mantener o mejorar la imagen
institucional.
6. Coordinar y controlar la preparación de material informativo diverso para
su difusión.
7. Proyectar una imagen positiva de la Institución.
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8. Supervisar que las diversas vitrinas de la Institución contengan información
pertinente y actualizada.
9. Leer, seleccionar y recortar notas y artículos de diarios de interés de
la Institución
10. Redactar síntesis de notas e informativos de prensa.
11. Apoyar como maestro de ceremonia en los eventos que prepara la
institución
12. Diseños de boletines extraordinarios emitidos por el CIP - CDJ.
13. Redacción de notas de prensa para la web del CIP - CDJ.
14. Toma de fotografías y filmaciones en los eventos del CIP - CDJ.
15. Edición de fotos y filmaciones.
16. Coordinador General de los Eventos organizados por el CIP – CDJ.
17. Coordinar y apoyar en los Eventos realizados por otras áreas del CIP
– CDJ.
18. Apoyar en los eventos organizados por el Comité de Damas del CIP – CDJ.
19. Recepción y atención de invitados especiales en eventos, reuniones, etc.
20. Preparación de invitaciones y/o programas, para los eventos del CIP –
CDJ.
21. Elaboración, impresión y distribución de las invitaciones;
22. Coordinar con la Oficina de Informática para la publicación, difusión vía
mail de los eventos.
23. Información general a los colegiados CIP – CDJ.
24. Informe mensual de los ingresos y gastos económicos de los eventos
y actividades realizados por el CIP- CDJ.
25. Elaborar mensualmente el boletín electrónico de la institución.
Programar, dirigir y ejecutar las actividades de comunicación, difusión y de
las relaciones institucionales orientadas a mantener o mejorar la imagen
institucional del CIP- CDJ.
26. Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: ADMINISTRACIÓN
DENOMINACIÓN DEL CARGO: ADMINISTRADOR
REQUISITOS MÍNIMOS:
FORMACIÓN ACADÉMICA: TÍTULO DE INGENIERO Y/O LICENCIADO EN
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS,
TITULADO, COLEGIADO Y HABILITADO.
DEPENDENCIA FUNCIONAL: CONSEJO DEPARTAMENTAL DE JUNÍN
DEPENDENCIA LÍNEAL: DECANO
N° CAP: 003
FUNCIÓN BÁSICA:
• Planificar, organizar, dirigir y controlar todas las actividades de la institución.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Efectivizar las decisiones y acuerdos del Consejo Directivo del Colegio de
Ingenieros del Perú - Consejo Departamental de Junín; y los
requerimientos del futuro, que pueden ser de inmediato y a largo plazo.
2. Fijar objetivos, de acuerdo a los acuerdos y decisiones tomadas por los
directivos del CIP - CDJ.
3. Designar metas en cada una de las áreas de la organización.
4. Proponer a la Alta Dirección la política y las normas de carácter
administrativo
5. Proporcionar a los a los diversos órganos de la Institución, de acuerdo a la
disponibilidad programada, los recursos y servicios que se requiera.
6. Coordinar con entidades externas, con la finalidad de lograr alianzas
estratégicas y desarrollar actividades conjuntas.
7. Desarrollar proyectos relativos al mejoramiento de la institución.
8. Derivar metas en cada una de las áreas de la organización.
9. Organizar tareas, actividades y personas; de acuerdo al plan de trabajo y
a las prioridades de la institución.
10. Motivar y comunicar los objetivos del CIP -CDJ, controlar y evaluar.
11. Coordinar con las entidades externas, con la finalidad de lograr alianzas
estratégicas y desarrollar actividades conjuntas.
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12. Planificar, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar la
administración de personal, los recursos materiales, financieros y los
servicios generales.
13. Proponer directivas o normas de trabajo, que permitan mejorar el
funcionamiento administrativo.
14. Realizar un análisis detallado de la documentación administrativa, legal
y operativa; acuerdos u otros que sean necesarios firmar.
15. Planificar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades
que desarrolla la personal administración.
16. Aprobar el cuadro comparativo de precios de proformas presentado por
el área de logística.
17. Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: SECRETARÍA GENERAL
DENOMINACIÓN DEL CARGO: SECRETARIA
REQUISITOS MÍNIMOS:
FORMACIÓN ACADÉMICA: TÍTULO DE SECRETARIA EJECUTIVA.
DEPENDENCIA FUNCIONAL: CONSEJO DEPARTAMENTAL DE JUNÍN.
DEPENDENCIA LÍNEAL: ADMINISTRADOR Y DECANO.
N° CAP: 004
FUNCIÓN BÁSICA:
• Brindar los servicios secretariales al Administrador y apoyar al Decano y
a la Directiva del Consejo Departamental en tareas específicas.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Coordinar los aspectos de organización y programación de actividades que
el Decano Departamental le encomiende.
2. Preparar y ordenar la documentación para las reuniones del Consejo
Directivo.
3. Recibir, registrar, clasificar, sistematizar y tramitar la documentación y
correspondencia interna y externa de la oficina de administración.
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4. Coordinar con el Director Secretario para redactar todos los documentos
que se acuerden en las Sesiones del Consejo Departamental y/o Asamblea
Departamental en un plazo máximo de 72 horas.
5. Coordinar con el Consejo Nacional, sobre los congresos, reuniones y
eventos que realizan para su asistencia de los representantes del CIP-
CDJ.
6. Recibir, registrar, clasificar, sistematizar y tramitar la documentación y
correspondencia interna y externa de la Oficina de Administración y
Decanato.
7. Redactar documentos, registrarlos y despachar de acuerdo a instrucciones
impartidas por el Administrador o Decano
8. Organizar, controlar y mantener actualizado el archivo de documentación
de la Oficina del Decanato, clasificándolos por asuntos y dependencias.
9. Atender llamadas telefónicas, concertar citas, recibir y enviar documentos
vía Internet, fax o mensajería, atender a las visitas, recibir solicitudes de
audiencia y preparar la agenda respectiva.
10. Mantener la existencia de útiles del Decano.
11. Apoyar a la Directiva del Consejo Departamental de Junín.
12. Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: CONTABILIDAD
DENOMINACIÓN DEL CARGO: CONTADOR GENERAL
REQUISITOS MÍNIMOS:
FORMACIÓN ACADÉMICA: TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO,
COLEGIADO Y HABILITADO.
DEPENDENCIA FUNCIONAL: CONSEJO DEPARTAMENTAL DE JUNÍN
DEPENDENCIA LÍNEAL: ADMINISTRADOR Y DECANO.
N° CAP: 005
FUNCIÓN BÁSICA:
• Programar, coordinar y ejecutar los procesos de Contabilidad,
proporcionando información adecuada y oportuna para la toma de
decisiones.
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FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Proponer, implementar y supervisar normas y procedimientos para el
control y registro de las operaciones contables del CIP - CDJ., de
conformidad con las disposiciones legales y normatividad vigente.
2. Elaborar, analizar y evaluar los Estados Financieros del CIP - CDJ,
así como otra información financiera que se requiera para la toma de
decisiones.
3. Cautelar el oportuno suministro de la información contable que requieren
los órganos rectores y de control.
4. Llevar la contabilidad de acuerdo al Plan de Cuentas, que permita proveer
la información necesaria que coadyuve a la oportuna toma de decisiones.
5. Ingresar la codificación contable de las rendiciones y contabilización en el
sistema.
6. Cautelar que las cuentas contables estén debidamente sustentadas
informando o tramitando oportunamente para que se realicen las acciones
correctivas pertinentes.
7. Controlar gastos y/o egresos presupuestales verificando la correcta
aplicación de partidas genéricas y específicas.
8. Mantener el control contable y fiscalización de los desembolsos derivados
del pago de obligaciones del CIP - CDJ.
9. Efectuar la conciliación de los inventarios del activo fijo y de las existencias.
10. Elaborar y firmar los libros contables y estados financieros para
presentarlos a SUNAT.
11. Elaborar el presupuesto anual que se ejecutará el año siguiente para
su aprobación por el Consejo Departamental y Asamblea Departamental.
12. Elaborar el informe de gastos del año anterior de acuerdo al presupuesto
aprobado para su aprobación por el Consejo Departamental y Asamblea
Departamental.
13. Coordinar con el Director Tesorero el Arqueo de Caja en forma inopinada
por lo menos una vez al mes e informar al Decano o Consejo
Departamental.
14. Brindar asesoramiento contable y financiero a los agremiados que lo
soliciten en forma gratuita.
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15. Efectuar la revisión, ingreso y contabilización de las operaciones
contables en los registros auxiliares y principales de contabilidad.
16. Analizar las principales cuentas y efectuar conciliaciones bancarias
17. Realizar y mantener actualizado el registro de las cuentas contables
correspondientes
18. Llevar el control contable a través de los libros que exige la contabilidad
19. Formar parte del equipo que levantará el inventario físico general de
cada ejercicio Fiscal.
20. Elaboración de diferentes constancias de depósito: Cts., AFPs, boletas
de pago.
21. Elaborar las planillas de remuneración mensual del personal del CIP-CDJ.
22. Registrar diariamente los ingresos y egresos del CIP-CDJ
proporcionados por la oficina de Tesorería en los registros auxiliares de
compras y ventas, así como en los libros contables correspondientes
23. Otras funciones inherentes al área, asignadas por el jefe inmediato
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: TESORERÍA
DENOMINACIÓN DEL CARGO: TESORERO.
REQUISITOS MÍNIMOS:
FORMACIÓN ACADÉMICA: BACHILLER O TÍTULO DE TÉCNICO
EN CONTABILIDAD.
DEPENDENCIA FUNCIONAL: CONSEJO - DEPARTAMENTAL DE
JUNÍN. DEPENDENCIA LINEAL: ADMINISTRADOR Y DECANO
N° CAP: 006
FUNCIÓN BÁSICA:
• Brindar los servicios secretariales a la Directiva de Tesorería del CIP –
CDJ, en tareas específicas
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Recibir, registrar, clasificar, sistematizar y tramitar la documentación y
correspondencia interna y externa de la Oficina de Tesorería.
2. Registrar los cobros que realiza el CIP – CDJ por todo concepto (cuotas
ordinarias, certificados de habilidad, alquileres de auditorios, etc.).
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3. Desembolsar los pagos por todo concepto que efectúe el CIP-CDJ a
proveedores, para ello los documentos de pago deben estar visados por
el que recibió el bien o servicio además del Administrador y Director
Tesorero.
4. Preparar y ordenar la documentación para las reuniones de la Oficina
de Tesorería.
5. Preparar diariamente el estado de flujo de efectivo e informar al Contador
sobre los excesos de liquidez para la toma de decisiones en materia de
colocación.
6. Diligenciar el libro auxiliar de bancos cuando se presenten movimientos
asociados a ello.
7. Coordinar los aspectos de organización y programación de actividades que
el Director Tesorero le encomiende.
8. Entregar información diaria sobre ingresos y egresos a la oficina de
contabilidad para su registro correspondiente en los libros contables.
9. Redactar documentos variados de acuerdo a instrucciones impartidas.
10. Organizar, controlar y mantener actualizado el archivo de
documentación de la Oficina de Tesorería, clasificándolos por asuntos y
dependencias.
11. Redactar, tomar dictado, registrar y despachar los documentos propios
del Director Tesorero.
12. Mantener la existencia de útiles del Director Tesorero, efectuar y
controlar su distribución.
13. Emitir comprobantes de pago: facturas, boletas.
14. Realizar los depósitos en las diferentes cuentas corrientes por los
ingresos de la venta de productos y prestación de servicios.
15. Recepcionar y tramitar las solicitudes de giro y las rendiciones de cuenta.
16. Girar cheques para la cancelación de obligaciones contraídas y
aprobadas.
17. Manejo de caja chica y manejo de efectivo en eventos realizados por
el CIP-CDJ.
18. Llevar el registro actualizado de proveedores, solicitudes de almacén,
mantenimiento, compra, stock de almacén y otros propios del área.
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19. Efectuar l a recepción e ingreso de los bienes y servicio adquiridos,
verificando los requisitos de cantidad, calidad, plazo y condiciones de
entrega, especificados en las órdenes de compra y de servicios,
respectivos.
20. Realizar la distribución y entrega oportuna de los bienes y servicios a
los usuarios y dependencias de la Institución.
21. Llevar el control del movimiento físico de los bienes del almacén,
manteniendo actualizadas las tarjetas de control visible de las existencias.
22. Mantener un stock básico de las existencias de mayor movimiento,
solicitando su oportuna reposición.
23. Elaborar la información permanente sobre el ingreso y salida de bienes
del Almacén.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: ASISTENCIA DE COMISIONES
DENOMINACIÓN DEL CARGO: ASISTENTE DE COMISIONES.
REQUISITOS MÍNIMOS:
FORMACIÓN ACADÉMICA: TÍTULO DE SECRETARIA.
DEPENDENCIA FUNCIONAL: CONSEJO DEPARTAMENTAL DE JUNÍN.
DEPENDENCIA LÍNEAL: ADMINISTRADOR, DECANO Y DIRECTIVOS
DE LAS COMISIONES
DESCRITAS. N° CAP: 007
FUNCION BASICA:
• Brindar los servicios de apoyo a las comisiones como son: El IEPI, ISS,
CASMUN, Comité de Damas y la Comisión de Arbitraje y Peritaje para que
sus proyectos salgan como se planifiquen.
FUNCIONES ESPECIFICAS: Son funciones del Asistente de Comisiones:
1. Recibir, registrar, clasificar, sistematizar y tramitar la documentación y
correspondencia interna y externa de las comisiones del IEPI, ISS,
CASMUN, Comité de Damas y la Comisión de Arbitraje y Peritaje.
2. Redactar documentos de acuerdo a instrucciones impartidas por el superior
inmediato.
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3. Organizar, controlar y mantener actualizado el archivo de documentación
de la oficina correspondiente, clasificándolos por número de registro, por
asuntos y/o dependencias.
4. Atender llamadas telefónicas, concertar citas, recibir y enviar documentos
vía e-mail, fax o mensajería, atender a los visitantes, recibir solicitudes de
audiencia y actualizar la agenda respectiva.
5. Colaborar activamente e impulsar con los eventos académicos de
investigación de la ingeniería.
6. Dar información de los requisitos para participar en los eventos académicos
a los ingenieros que deseen participar.
7. Inscribir y verificar los datos de los ingenieros asistentes a los eventos
del IEPI para no tener inconvenientes con su certificado.
8. Dejar expedito la documentación para el día del inicio y final, para la
entrega de los certificados correspondientes.
9. Organizar en coordinación con el ISS las tareas encomendadas por el
reglamento.
10. Cumplir l a s demás funciones inherentes al cargo que le asigne el
Administrador, Director Tesorero o Decano Departamental
11. Coordinar los aspectos de organización y programación de actividades
que las comisiones le encomiende.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: COLEGIATURA
DENOMINACIÓN DEL CARGO: ASISTENTE DE COLEGIATURA.
REQUISITOS MÍNIMOS:
FORMACIÓN ACADÉMICA: TÍTULO DE SECRETARIA.
DEPENDENCIA FUNCIONAL: CONSEJO DEPARTAMENTAL DE JUNÍN.
DEPENDENCIA LÍNEAL: ADMINISTRADOR Y DECANO
N° CAP: 008
FUNCIÓN BÁSICA:
• Responsable del registro del nuevo colegiado en la base de datos de
la institución.
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FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Recepción de documentos de los Consejos Departamentales por medio
del sistema de trámite documentario hasta el término del proceso.
2. Verificar y recepcionar la documentación de los nuevos asociados del CIP
- CDJ.
3. Inscribir y registrar en el sistema a los nuevos colegiados.
4. Organizar la ceremonia de las Colegiaturas, en coordinación con el Asesor
de Imagen Institucional
5. Dar información de los requisitos para obtener la colegiatura a los nuevos
ingenieros asociados
6. Verificar que los expedientes cumplan con los requisitos de colegiación.
7. Verificar que los datos del nuevo colegiado sean correctos y exactos
acorde con el título del ingeniero.
8. Registrar a un nuevo colegiado en la base de datos.
9. Llevar actualizado el registro de la base de datos de los colegiados
Ordinarios.
10. Llevar actualizado el registro de ingenieros extranjeros para el ejercicio
temporal.
11. Digitar los datos de las fichas físicas de colegiación y completar los datos
de los antiguos colegiados.
12. Responsable de la verificación de datos del nuevo colegiado y
elaboración de diplomas para nuevos colegiados, duplicados de diplomas
y diplomas de segunda especialidad.
13. Contestar los correos de los ingenieros solicitando informes sobre
colegiaturas y otros
14. Actualización de datos de los colegiados.
15. Actualización de la Base de Datos General
16. Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: INFORMÁTICA Y BIBLIOTECA
DENOMINACIÓN DEL CARGO: COORDINADOR DE INFORMÁTICA Y
BIBLIOTECA
REQUISITOS MÍNIMOS:
FORMACIÓN ACADÉMICA: TÍTULO DE INGENIERO DE SISTEMAS Y/O
INFORMÁTICA, COLEGIADO Y HABILITADO.
DEPENDENCIA FUNCIONAL: CONSEJO DEPARTAMENTAL DE JUNÍN.
DEPENDENCIA LÍNEAL: ADMINISTRADOR Y DECANO
N° CAP: 009
FUNCIÓN BÁSICA:
• Responsable de la planificación, implementación y administración
integral de la infraestructura tecnológica y de información del Colegio de
Ingenieros del Perú – Consejo Departamental de Junín, controlando que
ésta satisfaga sus necesidades a corto, mediano y largo plazo; así mismo
es responsable de la administración, instalación, configuración y control de
los recursos informáticos del CIP - CDJ. Además, es responsable de
ejecutar los procedimientos de seguridad de la información y de uso de
equipos de cómputo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Elaborar el plan anual y mensual Informático del CIP-CDJ.
2. Informar mensualmente el cumplimiento del plan anual y mensual
Informático del CIP -CDJ.
3. Responsable de la planificación, implementación y administración
integral de la infraestructura tecnológica y de información.
4. Elaborar y desarrollar programas informáticos necesarios para las
distintas áreas del CIP -CDJ.
5. Investigar, analizar y proponer la aplicación de nuevas tecnologías en
función de la relación costo-beneficio.
6. Administrar, supervisar y gestionar de manera eficiente los Recursos
informáticos
7. Coordinar con la directiva y/o el Administrador el establecimiento de
prioridades de desarrollo tecnológico u otras relacionadas al área.
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8. Supervisar continuamente los proyectos desarrollados en el área.
9. Supervisar y garantizar un nivel adecuado de administración de redes y
de bases de datos.
10. Supervisar el desarrollo y administración del sitio Web, Facebook, la
Intranet y los correos electrónicos del CIP-CDJ.
11. Proveer de información eficiente y oportuna a todas las áreas que lo
necesiten.
12. Supervisar la administración de los servidores.
13. Administrar la atención de los usuarios en base a los requerimientos
de software y hardware que estos presenten.
14. Brindar apoyo y soporte a las Consultas de las sedes del CIP – CDJ.
15. Definir políticas para la seguridad de la información y uso de recursos
tecnológicos de la institución.
16. Analizar, aprobar y supervisar las propuestas de tercerización de servicios
tecnológicos.
17. Supervisar y controlar la implementación de las políticas institucionales en
materia de licenciamiento de software.
18. Programar, organizar, ejecutar, dirigir y controlar las actividades referentes
a los recursos informáticos de la Institución.
19. Participa en el análisis, diseño y programación de sistemas informáticos.
20. Participa en el mantenimiento del sitio web, la intranet y correos
electrónicos de la institución.
21. Consultar la Base de Datos, y presentar la información oportuna.
22. Asegurar la información, realizando periódicamente copias de seguridad
de correos, documentos, base de datos, programas y fuentes de los
sistemas de la institución.
23. Capacitar y entrenar al personal de la Institución en los sistemas y
herramientas informáticas necesarias para el cumplimiento de sus
funciones.
24. Realizar el mantenimiento del sitio Web, la Intranet y correos electrónicos
de la institución.
25. Revisar y atender diariamente el correo electrónico del área, canalizando
las copias al nivel superior.
26. Realizar el análisis, diseño y programación de sistemas informáticos.
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27. Consultar la base de datos y presentar la información oportuna.
28. Investigar, proponer e instalar mecanismos de seguridad antivirus para
equipos de tipo Personal.
29. Atender los eventos o conferencias organizados por el CIP CDJ y aquellos
por alquiler de auditorios a instituciones externas mediante la instalación y
manejo de equipos de sonido, micrófonos, proyector multimedia, Lap top,
presentaciones y software de expositores.
30. Atender los requerimientos de servicios de biblioteca de los agremiados.
31. Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: LOGÍSTICA.
DENOMINACIÓN DEL CARGO: PATRIMONIO Y ALMACÉN
REQUISITOS MÍNIMOS:
FORMACIÓN ACADÉMICA: TÍTULO DE TÉCNICO EN CONTABILIDAD
Y/O ADMINISTRACIÓN
DEPENDENCIA FUNCIONAL: CONSEJO DEPARTAMENTAL DE JUNÍN.
DEPENDENCIA LÍNEAL: ADMINISTRADOR Y DECANO.
N° CAP: 010
FUNCIÓN BÁSICA:
• Atender los requerimientos de abastecimiento y patrimonio de las
diferentes áreas de la Institución.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Efectuar la recepción e ingreso de los bienes y servicio adquiridos,
verificando los requisitos de cantidad, calidad, plazo y condiciones de
entrega, especificados en las órdenes de compra y de servicios,
respectivos.
2. Realizar la distribución y entrega oportuna de los bienes y servicios a los
usuarios y dependencias de la Institución.
3. Llevar el control del movimiento físico de los bienes del Almacén,
manteniendo actualizadas las tarjetas de control visible de las existencias.
4. Mantener un stock básico de las existencias de mayor movimiento,
solicitando su oportuna reposición.
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5. Elaborar la información permanente sobre el ingreso y salida de bienes
del Almacén.
6. Realizar inspecciones a fin de detectar posibles deterioros en el edificio,
equipos e instalaciones sanitarias, servicios higiénicos, vestidores y
demás áreas en general, a fin de llevar a cabo el mantenimiento
predictivo y preventivo.
7. Elaborar el cuadro comparativo de precios de proformas (por lo menos tres
proformas), para atender los requerimientos de compra y abastecimiento
de suministros.
8. Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: LOGÍSTICA.
DENOMINACIÓN DEL CARGO: MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA.
REQUISITOS MÍNIMOS:
FORMACIÓN ACADÉMICA: SECUNDARIA COMPLETA.
DEPENDENCIA FUNCIONAL: CONSEJO DEPARTAMENTAL DE JUNÍN.
DEPENDENCIA LÍNEAL: ADMINISTRADOR Y DECANO.
N° CAP: 010
FUNCIÓN BÁSICA:
• Organizar la ejecución de las actividades diarias del servicio de limpieza
y mantenimiento del local de CIP – CDJ.
FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Atención del mantenimiento general de los locales del CIP CDJ, en
coordinación con la Administración, así como con el personal contratado
expresamente para realizar servicios de pintura, gasfitería, electricidad,
etc.
2. Realizar el mantenimiento, conservación y limpieza diaria de los locales y
áreas libres de la institución; es responsable del buen uso de los equipos,
herramientas y materiales de limpieza y jardinería.
3. Evaluar el uso de productos nuevos que cumplan con los requerimientos
del servicio.
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4. Velar por el cuidado de los bienes de la Institución.
5. Hacer rondas constantes (máximo cada 15 minutos) todas las instalaciones
para verificar que todas las instalaciones del CIP¨-CDJ estén en perfecto
estado de funcionamiento y estén limpios.
6. Coordinar y controlar la prestación de los servicios auxiliares que contrate
la Institución, como: seguridad, vigilancia, limpieza, jardinería, transportes,
lavandería, mantenimiento y conservación de locales e instalaciones.
7. Mostrar en todo momento paciencia, buen trato y educación.
8. Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
