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Actividad formativa PAS_ Enero de2015

Justificación de proyectos

d l Pl N i l 2008/2011 d l Pl E t t l 2013/2016del Plan Nacional 2008/2011 y del Plan Estatal 2013/2016

Página 12015 UMH. Información confidencial. No está permitida su distribución ni copia sin el permiso de la OTRI.

ÍNDICE

1. Normativa de aplicación:

Plan Nacional 2008/2011

Plan Estatal 2013/2016

2. Proceso de gestión económica:

2.1 Apertura del centro de gasto

2.2 Imputación y carga del gasto: elegibilidad del gasto

2.3 Cuenta justificativa en el aplicativo DA VINCI [detalle del IVA, detalle preciso de los gastos, partida de OTROS GASTOS 05…]

2 4 S bid / l MINECO [ t bl E l i j t2.4 Subida/carga al MINECO [nueva tabla Excel viajes, gastos, indicadores científico técnicos, reintegros…]

2.5 Requerimientos y auditorías

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1. Normativa de aplicación

Identificación de proyectos por su referencia

Proyectos de Investigación Fundamental no Orientada 2011 (PIFNO 2011)

REFERENCIASREFERENCIASAGL2011-XXXXX-C04-01

BFU2011-XXXXX………………

Plan Nacional2008 - 2011

Proyectos de Investigación Fundamental no Orientada 2012 (PIFNO 2012)

REFERENCIASREFERENCIASAGL2012-XXXXX-C03-02

BFU2012-XXXXX………………

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Proyectos de I+D “Excelencia” 2013Proyectos de I D Excelencia 2013

REFERENCIASAGL2013-XXXXX-C02-01-P

BFU2013-XXXXX-PBFU2013 XXXXX P………………

Proyectos de I+D+I “Retos” 2013

Plan Estatal2013- 2016

Podemos encontrar proyectos con una

Proyectos de I+D+I Retos 2013

REFERENCIASAGL2013-XXXXX-C02-02-R

BFU2013 XXXXX R

duración de 4 años

BFU2013-XXXXX-R………………

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¿Qué normativa debemos tener en cuenta?

Aspectos Generales

¿Qué normativa debemos tener en cuenta?

Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones

Real Decreto 887/2006: Reglamento de la Ley General de Subvenciones

Bases reguladoras

Convocatoria

Resolución de concesión del proyecto Datos individuales del proyecto

Normativa FEDER, para proyectos cofinanciados

Instrucciones de Ejecución y Justificación ¡¡RESUMEN OTRI NORMAS DE EJECUCIÓN!!

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Aspectos Generales

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Aspectos Generales

Normas Generales

Art 31. 1 Ley General de Subvenciones:S id t b i bl l f t i t t L ll d

Normas Generales

Se consideran gastos subvencionables, a los efectos previstos en esta Ley, aquellos que de MANERA INDUBITADA respondan a la naturaleza de la actividad subvencionada, resulten

ESTRICTAMENTE NECESARIOS y se realicen en el plazo establecido por las diferentes bases reguladoras de las subvenciones.

Distribución por anualidades: La distribución por anualidades de la resolución individual deconcesión constituye el plan de pagos por parte del Ministerio, pero no necesariamente ell d j ió d d l d d l id d d l iplan de ejecución de gasto del proyecto que puede acomodarse a las necesidades del mismo.

Gasto en periodo de ejecución: No se admiten los gastos extemporáneos, realizados fuera delperiodo de ejecución del proyecto.

Año 1 Año 2 Año 3Periodo de Ejecución

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Periodo de Ejecución


Aspectos Generales

Modificaciones: Se han de solicitar preferiblemente con una antelación mínima de dos mesesl fi li ió d l A i d l i 2013 bli i [i l id la la finalización del proyecto. A partir de las convocatorias 2013, obligatoriamente [incluida la

solicitud de ampliación del plazo de ejecución del proyecto]

Modificaciones presupuesto: El importe aprobado para costes directos de ejecución se puedeli l i d l t l ibl d d l id d d l taplicar a cualquiera de los gastos elegibles de acuerdo con las necesidades del proyecto, ya

pertenezcan éstos a los gastos de personal o de ejecución. Cualquier cambio respecto a losgastos contemplados en el presupuesto de la solicitud inicial del proyecto deberá reflejarse enel correspondiente informe de seguimiento/final para su aprobación científico técnica.

Gastos en los últimos meses del proyecto: Se han de justificar especialmente en el informefinal, principalmente los gastos de equipamiento.

E l t d t j ió d l t b i bl l 18 000En el concepto de costes ejecución cuando el gasto subvencionable supere los 18.000 euros(sin IVA):

Es necesario adjuntar la solicitud de 3 ofertas de 3 proveedores distintos más los trest di t l j tifi ió ti d d l l ió d l dpresupuestos correspondientes y la justificación motivada de la elección del proveedor.

Si por razones de especificidad del bien o servicio no se pudieran aportar las tres ofertasserá necesario que el proveedor emita certificado de exclusividad.

D b t l di i t d t t ió i t l TRLCSP i

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Deben respetarse los procedimientos de contratación previstos en el TRLCSP, sin quepueda admitirse el fraccionamiento para eludir los límites impuestos en la Ley.


Aspectos Generales

RD462/2002: Los gastos de viaje, alojamiento y manutención están limitados los importesestablecidos para el grupo 2 en el Real Decreto 462/2002 [Importes por debajo de lascantidades establecidas por estos mismos conceptos en el presupuesto de la UMH]

Material Inventariable: Se recomienda su adquisición en el periodo inicial del proyecto. Laadquisición en los últimos meses de ejecución del proyecto deberá justificarsedetalladamente en el informe final.

Publicidad: En el material inventariable adquirido, en los contratos, en las publicaciones, enlas presentaciones y en cualquier otra forma de difusión de los resultados a los que puedadar lugar el proyecto subvencionado, deberá mencionarse al Ministerio de Economía yCompetitividad, citando el número de referencia asignado al proyecto. En el caso de que elproyecto se encuentre cofinanciado con fondos FEDER también debe hacerse menciónexplícita, utilizando el lema “Una manera de hacer Europa”

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Plazos de justificación

Plan Nacional de I+D+I 2008 – 2011

Informe de Seguimiento Científico y Económico: Entre el 1 de enero y el 31 de marzo del añosiguiente a la finalización del periodo justificado.g p jInforme Final Científico y Económico: En el plazo de tres meses a contar desde el día siguiente a lafinalización del periodo de ejecución del proyecto.

Plan Estatal de I+D+I 2013– 2016Plan Estatal de I+D+I 2013 2016

Seguimiento científico-técnico: Se presentará un informe de seguimiento en el plazo de tresmeses, contados a partir de que se cumpla la mitad del periodo de ejecución [en elinforme científico se solicita información económica]informe científico se solicita información económica]El informe científico-técnico final se presentará en el plazo detres meses desde la finalización del proyecto.

Seguimiento económico: No varíaSeguimiento económico: No varía. NOVEDAD

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Conceptos financiables

PERSONALPERSONAL

Los costes de personal permiten la contratación de personal (incluyendo salarios y t d l S id d S i l) d f i d t tit l d icuotas de la Seguridad Social), pueden referirse a doctores, titulados superiores y

personal técnico.

El personal podrá incorporarse durante todo o parte del tiempo de duración delEl personal podrá incorporarse durante todo o parte del tiempo de duración del proyecto.

No se financian los costes de personal fijo vinculado funcionarial, estatutaria o t t l t l U i id dcontractualmente con la Universidad.

No se financian becas.

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MATERIAL INVENTARIABLEMATERIAL INVENTARIABLE

Convocatoria 2011: Consistirá en equipamiento científico y fondos bibliográficos. Deberáestar dado de alta en el inventario (físico y contable).

Convocatoria 2012: Consistirá en equipamiento científico, informático y fondosbibliográficos. Deberá estar dado de alta en el inventario (físico y contable) de laentidad.entidad.

Convocatorias 2013: Adquisición de equipamiento científico-técnico, incluyendo equiposinformáticos, programas de ordenador de carácter técnico directamente vinculados al

t t i l bibli áfi T d t t i lproyecto y material bibliográfico. Todo este materialdeberá estar dado de alta en el inventario (físico ycontable) de la entidad.

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MATERIAL FUNGIBLEMATERIAL FUNGIBLE

Convocatoria 2011: Los gastos generales de material de oficina no tendrán cabida en esta partida, pero sí los gastosinformáticos de correo, mensajería y de fotocopias relacionadas con la investigación.

Convocatoria 2012: Los gastos generales de material de oficina no tendrán cabida en esta partida, ni tampoco elmaterial fungible informático, pero sí de correo-mensajería y de fotocopias relacionadas con la investigación.

Convocatorias 2013: Material fungible, suministros y productos similares. Debe quedar perfectamente descrito elgasto, evitando referencias genéricas. Los gastos generales de material de oficina no tendrán cabida en esta partida,ni tampoco el material fungible informático, pero sí el de correo-mensajería y el de fotocopias relacionados con elproyecto.

Reactivos (químicos, anticuerpos, oligos, enzimas, kits, medios de cultivo, etc.); materiales de plástico o vidrio; (q , p , g , , , , ); p ;animales de experimentación; material de ferretería; material para muestreo; material electrónico; material óptico;

gases; materiales para experimentación (obleas de silicio, nanomateriales, etc.) ….

NO SE ADMITE EL MATERIAL SÍ SON ELEGIBLES NO SE ADMITE EL MATERIAL DE OFICINA NI TAMPOCO EL

MATERIAL FUNGIBLE INFORMÁTICO COMO TÓNER, CARTUCHOS DE TINTA, CD,

ELEMENTOS COMO MEMORIA RAM, DISCO

DURO EXTERNO, TECLADO, RATÓN, WEBCAM,

AMPLIACIÓN DE MEMORIA

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PENDRIVES AMPLIACIÓN DE MEMORIA EXTERNA, BATERÍA EXTERNA



VIAJES Y DIETASVIAJES Y DIETAS

Convocatoria 2011: Gastos de viajes y dietas del personal con dedicación al proyecto. Se incluyen losgastos que correspondan a seminarios y conferencias de carácter científico-técnico y las estanciasgastos que correspondan a seminarios y conferencias de carácter científico técnico y las estanciascortas de personal adscrito al proyecto en otros laboratorios para realizar tareas relacionadas con elmismo.

Convocatoria 2012: Gastos de viajes y dietas del personal con dedicación al proyecto Se incluyenConvocatoria 2012: Gastos de viajes y dietas del personal con dedicación al proyecto. Se incluyenlos gastos que correspondan a seminarios, conferencias de carácter científico, gastos derivados dereuniones para la preparación de consorcios para propuestas a programas europeos einternacionales directamente relacionadas con el proyecto y las estancias cortas (duración máximade 3 meses) del personal adscrito al proyecto en otros laboratorios para realizar tareas relacionadasde 3 meses) del personal adscrito al proyecto en otros laboratorios para realizar tareas relacionadascon el mismo.

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VIAJES Y DIETASVIAJES Y DIETASConvocatorias 2013: Gastos de viajes y dietas, asistencia a congresos y conferencias, visitas yestancias cortas de investigadores (duración máxima 3 meses), tanto invitados como del equipo deinvestigación del proyecto También aquellos derivados de internacionalización de la actividad y lasinvestigación del proyecto. También aquellos derivados de internacionalización de la actividad y lasactividades de colaboración con otros grupos nacionales e internacionales directamente relacionadascon el proyecto.

Se podrán justificar asimismo gastos de viajes y dietas relacionados con el personal que forme parteSe podrán justificar asimismo gastos de viajes y dietas relacionados con el personal que forme partedel equipo de trabajo y que se cite en la memoria de la solicitud o aquel cuya participación sejustifique debidamente en los informes de seguimiento científico-técnico [Los gastos de viajes ydietas del personal del equipo de trabajo pasan a incluirse también en este apartado]

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OTROS GASTOSOTROS GASTOS

CONVOCATORIA 2011

P d á i l i t d f ió d t d ió li ió i di t l tPodrá incluir gastos de formación de corta duración y aplicación inmediata al proyecto,colaboraciones externas, subcontrataciones, de utilización de servicios generales de apoyo a lainvestigación o grandes instalaciones científicas, publicaciones y gastos de edición y asociados aseminarios externos. Se incluyen las visitas y estancias de investigadores invitados por cortos

í d d ti l i d di t t l tperíodos de tiempo relacionadas directamente con el proyecto.

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OTROS GASTOSOTROS GASTOS

CONVOCATORIA 2012

Podrán incluir gastos de formación de corta duración y aplicación inmediata al proyecto,colaboraciones externas, subcontrataciones, utilización de servicios generales de apoyo a lainvestigación o grandes instalaciones científicas, alquiler de equipamiento relacionado directamentecon el proyecto publicaciones y gastos de edición y asociados a seminarios externos Se incluyencon el proyecto, publicaciones y gastos de edición y asociados a seminarios externos. Se incluyenlas visitas y estancias de investigadores invitados por cortos períodos de tiempo relacionadasdirectamente con el proyecto.

Serán elegibles tanto los gastos ejecutados por los integrantes del equipo de investigación comoaquellos que se encuadren bajo el epígrafe de plan de trabajo. En este caso los gastos derivados derealización de estancias o viajes a cargo del proyecto se relacionarán en el apartado “Otros gastos”No serán elegibles los gastos de ampliación o renovación de aquellas patentes no generadas duranteNo serán elegibles los gastos de ampliación o renovación de aquellas patentes no generadas duranteel período de ejecución del proyecto.

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OTROS GASTOSOTROS GASTOSCONVOCATORIAS 2013

Costes de utilización y acceso a infraestructuras científicas y técnicas singulares (ICTS) y ay y g ( ) ygrandes instalaciones científicas nacionales e internacionales. Las cuotas no son elegibles.

Gastos de utilización de servicios centrales y generales de investigación de la entidad.

Costes de solicitud y otros gastos de mantenimiento de derechos de propiedad industrial eintelectual estrictamente derivados del proyecto financiado con cargo a esta convocatoria. No seránelegibles los gastos de ampliación o renovación de aquellas patentes no generadas durante elperíodo de ejecución del proyecto.p j p y

Publicaciones y gastos de edición y difusión de resultados incluidos aquellos que pudieranderivarse de la publicación en revistas de acceso abierto. Estarán incluidos los gastos de impresiónde tesis hasta el número de ejemplares que exija la normativa interna del beneficiario [EXCLUSIVOj p q j [DE LAS CONVOCATORIAS 2013]

Gastos de inscripción a congresos y jornadas técnicas. Es muy conveniente que en el Excel decarga masiva, en el apartado descripción del gasto, se indique nombre del congreso y las fechas de

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g , p p g , q g ycelebración [las inscripciones a congresos siempre se han de justificar en el apartado de “otrosgastos”]



OTROS GASTOSOTROS GASTOS Gastos derivados de la internacionalización de la actividad y otros gastos relacionados conactividades de colaboración con otros grupos nacionales e internacionales diferentes de los que sepuedan incluir dentro de la categoría viajes y dietas No son elegibles los gastos de comidas depuedan incluir dentro de la categoría viajes y dietas. No son elegibles los gastos de comidas detrabajo.

Gastos de formación de corta duración e imprescindibles para la ejecución del proyecto. Es muyconveniente que en el Excel de carga masiva en el apartado descripción del gasto se indique muyconveniente que en el Excel de carga masiva, en el apartado descripción del gasto, se indique muybrevemente su necesidad en el marco del proyecto, si no se ha indicado en los informes científicotécnicos presentados.

Gastos derivados de la organización de actividades científico-técnicas. Gastos derivados de la organización de actividades científico técnicas.

Subcontrataciones: hasta un 25 % de la cuantía total de la ayuda concedida [precisaría la firma deun acuerdo]

Alquiler, mantenimiento o reparación de equipamiento científico-técnico, incluyendo equiposinformáticos y programas de ordenador de carácter técnico, siempre y cuando estén directamenterelacionados con el proyecto. [EXCLUSIVO DE LAS CONVOCATORIAS 2013]

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Conceptos no financiables

GASTOS NO FINANCIABLESGASTOS NO FINANCIABLES

Gastos generales de material de oficina.

C t d i d d i tífi Cuotas de sociedades científicas

Gastos de material fungible informático.

G t fi i b i Gastos financieros y bancarios.

Gastos de teléfono.

G t d li ió ió d t t Gastos de ampliación o renovación de patentes.

Gastos de “comidas de trabajo”, cenas y otras atenciones de carácter protocolario.

C i d l l d i ti ió i l d l tid d b fi i i Compensaciones del personal de investigación no vinculado a las entidades beneficiariascuando participen en la ejecución, como pagos a estudiantes, sujetos experimentales,gratificaciones y honorarios.

G t d t i i t i [ d itid ti d l

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Gastos de mantenimiento y reparaciones [admitido a partir de lasconvocatorias 2013]

NOVEDAD

2. Proceso de Justificación Económica


¿QUÉ ES EL CENTRO DE GASTO (CG)? Q ( )

Es un código interno que se asigna a todo proyecto/contrato/convenio de investigaciónEs un código interno que se asigna a todo proyecto/contrato/convenio de investigaciónsusceptible de generar un ingreso a la Universidad, de acuerdo con lo establecido en unaresolución de concesión o en un acuerdo firmado. Esta referencia sirve para identificar eseproyecto/contrato/convenio de investigación .

Esta es la estructura:

(QV0) Código Profesor + (020) Contador + (IP) Tipo de CG = QV0020IP(QV0) Código Profesor + (020) Contador + (IP) Tipo de CG = QV0020IP

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TIPOS DE CG (en investigación)AI: OTRAS AYUDAS A LA INVESTIGACIÓN La tipología de CG que suele requerir justificación AM: AYUDAS A LA MOVILIDAD AS: ASESORAMIENTO Y ASISTENCIA TÉCNICAAT: APOYO TECNOLÓGICOCT: CÁTEDRAS ESPECIALES

p g q q jeconómica suele ser:

AI: OTRAS AYUDAS A LA INVESTIGACIÓN IE: PROYECTOS EUROPEOS

DN: DONACIONESGR: CENTRO DE GASTO GENÉRICOIC: CONTRATOS DE I+DIE: PROYECTOS EUROPEOS

S C S

IL: OTROS PROYECTOS I+D (LIBRE)

IP: PROYECTOS DE I+D

IF: INFRAESTRUCTURASIL: OTROS PROYECTOS I+D (LIBRE)IP: PROYECTOS DE I+DPS: PRESTACIONES DE SERVICIO

IP: Estos centros de gasto habilitan la partida “Otros gastos”

OT: OTROSPT: LICENCIA DE PATENTES, CESIÓN DE USO

PROGRAMAS INFORMÁTICOS

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INVESTIGADOR RESPONSABLE

COMUNICACIÓN DEL CG

GESTOR DEL PROYECTO

¿Qué se comunica?• Principales datos del proyecto:

SICGFYP

¿Qué se comunica?• La fecha de inicio y fin del proyectoc pa es datos de p oyecto

a) Títulob) Código de CGc) Referencia del organismo financiador

y p y• La distribución por anualidades• La distribución por partidas presupuestarias

d) Importe total concedidoe) Organismo financiador• Sugerencias para una correcta gestión y

justificación del proyectoCuando la UEP comunica el inicio de la

justificación de un proyecto, enlazajustificación del proyectoa) Convocatoria b) Resolución de concesiónc) Instrucciones de ejecución y justificación

justificación de un proyecto, enlaza su correo con la comunicación de la

apertura del centro de gasto que realizó en su momento la UAS.

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MODELO:

De: OTRIA: Castillo Tente, ArmandoCc: Lego Cine, Manuel

Ó ÓAsunto: COMUNICACIÓN CENTRO DE GASTO PROYECTO I+D+I "RETOS INVESTIGACIÓN" - MINECO 2013

Estimado Profesor Castillo:Por la presente le comunico que hemos asignado el centro de gasto con código QP0025IP correspondiente a la subvención de 96.000,00 €,concedida para la realización de la siguiente actividad:

TIPO DE ACTIVIDAD: PROYECTO DE I+D- TIPO DE ACTIVIDAD: PROYECTO DE I+D- TITULO: Interfaz de supervisión y control cooperativo del campo operatorio para cirugía laparoscópica asistida con la mano.- REFERENCIA: DPI2013-47196-C3-2-R- ENTIDAD FINANCIADORA: MINISTERIO DE ECONOMÍA Y COMPETITIVIDADLe recuerdo que, como responsable de la correcta ejecución científica y económica del proyecto, debe respetar lo establecido en la orden debases, en la convocatoria, en la resolución de concesión y en las “Instrucciones de ejecución y justificación”; estas últimas se publicarán en breve, , y j y j ; pen la página web del MINECO.Actualmente sólo se encuentra disponible la resolución general de concesión en la que ya se incluyen algunas de las condiciones de la ejecución.Tan pronto como se publiquen las resoluciones individualizadas y las normas de ejecución y justificación les remitiremos una nueva notificacióncon dicha información y con el resumen con los principales aspectos a tener en cuenta para una correcta gestión de la ayuda. De momento leavanzo que los gastos de viaje, alojamiento y manutención están limitados por los importes establecidos para el grupo 2 en el RD 462/2002.P úl i l i d l Mi i i d í h ibid i l i d li i l i id d i i á iPor último, puesto que los ingresos del Ministerio todavía no se han recibido, si lo necesita, puede solicitar a la universidad un anticipo máximocorrespondiente al importe concedido en concepto de costes directos para la primera anualidad del proyecto.Sin otro particular, reciba un cordial saludo,

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La comunicación del CG es un documento-guía a tener en cuenta para realizar el proceso de justificación económica.Todas las personas involucradas en la justificación del proyecto deben disponer de toda la documentación del mismo, porque enbase a ella se realiza. Sólo así podrá gestionarse eficazmente. Se consideran documentos básicos para ello:poSolicitud inicialoResolución de concesiónoModificaciones autorizadasoInstrucciones de ejecución y justificación

Si te falta alguno de estos documentos, en OTRI estaremos encantados de facilitarte una copia

Cuando el ingreso aún no se h ibid d l iha recibido del organismo financiador, si se necesita, podemos solicitar a la UMH un anticipo.

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IMPUTACIÓN DEL GASTO

Partidas presupuestarias económicas para imputar el gasto:

68301 GASTOS DE PERSONAL

68302 MATERIAL FUNGIBLE Según los gastos

68303 VIAJES Y DIETAS

Según los gastos aprobados en la

resolución de concesión

68305 OTROS GASTOS

68306 MATERIAL INVENTARIABLE

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68301 GASTOS DE PERSONAL • Contratación de personal (salario bruto y cuota de seguridad social)

con cargo a los fondos del proyecto.

• Comprobación:a) Nombre y apellidos de la persona contratadab) DNI o NIE

(Afecta al investigador que es quién realiza el informe científico)

Es importante que el personal contratado con cargo a los fondos del proyecto, quede reflejado en el apartado del informe

científico “Personal activo en el proyecto”.

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68302 MATERIAL FUNGIBLE Son gastos en bienes corrientes, con una duración previsiblemente inferior al año y no susceptibles de inclusión en inventario.

Son los suministros y gastos de funcionamiento necesarios para la ó d l b d lconsecución de los objetivos del proyecto.

El gasto debe quedar perfectamente detallado, no utilizando términos generales del tipo “Material de Laboratorio”. Es recomendable trasladar, cuando se está imputando el gasto, el detalle desglosado en la factura; pero cuando ello no sea posibledetalle desglosado en la factura; pero, cuando ello no sea posible debido a la dificultad del concepto, podemos utilizar conceptos del tipo:

Reactivos (químicos, anticuerpos, oligos, enzimas, kits, medios de cultivo, etc.)

Material de plástico o vidrio Animales de experimentación Material de ferretería Material informático (en los casos posibles) Material para muestreo Material electrónico Gases Materiales para experimentación (obleas de silicio, nanomateriales)

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p p ( , )



68303 VIAJES Y DIETAS Al detallar el concepto del gasto deben quedar las siguientes preguntas formuladas,

debidamente contestadas: ¿Quién viaja o realiza el gasto? ¿Dónde se viaja?

á ¿Cuándo se viaja? ¿Para qué se viaja?

Evitar conceptos del tipo “Liquidación de dietas” o Comisión de servicios”Una deficiente descripción e identificación de los gastos puede conllevar a unUna deficiente descripción e identificación de los gastos, puede conllevar a un requerimiento por parte del Ministerio.

Viajes y Dietas

Alojamiento ManutenciónT t Alojamiento ManutenciónTransporte(billete de avión, tren, ticket de

bus, taxi, vehículo propio)

Cuanto mas detallado tengamos el gasto en las

justificaciones anuales, mas •No son elegibles las atencionesp p )j ,fácil será la cumplimentación

de la tabla de viajes y dietas en la justificación final

No son elegibles las atencionesprotocolarias y los gastos representativos.•Los gastos de comidas no son admisiblesfuera de una autorización de comisión deservicios.

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68305 OTROS GASTOS• Gastos necesarios para el correcto funcionamiento del proyecto

y FINANCIABLES.• Reflejados en la solicitud inicial o no pero motivada la• Reflejados en la solicitud inicial o no, pero motivada la

necesidad de realización del gasto (gastos específicos I+D)• Cumpliendo los anteriores puntos (por regla general):

GASTO

68301Entre otros gastos son mas frecuentes:683026830368306

Gastos específicos I+D,mas diferenciados

Entre otros gastos, son mas frecuentes:

Publicaciones y difusión de resultadosInscripciones a congresosGastos de formación vinculados al proyectoAlquiler mantenimiento reparación del

68305 Gastos específicos I+D, de diversa naturaleza

Alquiler, mantenimiento, reparación del inventariable vinculado al proyecto

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68306 MATERIAL INVENTARIABLE

El material inventariable es aquel que forma parte de los bienesEl material inventariable es aquel que forma parte de los bienes muebles de la entidad.

Duración superior a 1 año Se dan de alta en el inventario de la UMH (físico y contable) Se recomienda adquirirlo en el período inicial del proyecto Su Se recomienda adquirirlo en el período inicial del proyecto. Su

adquisición en los últimos dos meses debe justificarse en el informe final.

Lo constituyen: Equipamiento científico – técnicoq p Equipos informáticos Programas de ordenador de carácter técnico vinculados al

proyecto Material bibliográfico En el material inventariable debe adherirse una pegatina

identificativa del organismo financiador. Para facturas superiores a 18.000 € deben ponerse en contacto

con el Servicio de Contratación.

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Todos los gastos imputados y cargados en sus correspondientes partidas serán elegibles porque:

1º.- Están contemplados en la solicitud inicial (el gasto se corresponde con el proyecto aprobado).

2º.- No están contemplados en la solicitud inicial, pero se motiva su necesidad para la2 . No están contemplados en la solicitud inicial, pero se motiva su necesidad para la consecución de los objetivos del proyecto en la justificación correspondiente.

3º.- El gasto está realizado dentro del periodo de ejecución del proyecto.

4º.- El gasto tiene una vinculación directa con el proyecto.

Recuerda:

• Como principio, los proyectos se deben ejecutar de acuerdo con lo solicitado y lo concedido.• Los gastos imputados al proyecto deben tener relación indubitada con el mismo y estar

motivados.• La ejecución de los mismos es necesaria para la consecución de los objetivos planteados

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• La ejecución de los mismos es necesaria para la consecución de los objetivos planteados.


Q é l t j tifi ti ?

2.3 Cuenta justificativa en el aplicativo DA VINCI

¿Qué es la cuenta justificativa?

Es el instrumento que utilizamos para justificar proyectos.

Es el resumen por partidas económicas e importe total de todo el gasto quequeremos justificar.

Es la información que utilizamos para incorporar los datos económicos al aplicativodel ministerio.

Y en definitiva os presento ………………

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¿Cómo podemos trabajar la cuenta justificativa?¿Cómo podemos trabajar la cuenta justificativa?

Antes de su creación.

Después de la misma.

ANTES DE …….

El primer paso es contabilizar las facturas en el aplicativo Universitas XXI.

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ANTES DE ……

Este paso es fundamental y nos facilitara el posterior trabajo de justificación del proyectoEste paso es fundamental y nos facilitara el posterior trabajo de justificación del proyecto,puesto que el aplicativo Davinci–Justificación de proyectos hereda los datos que cargáis ensorolla.

Que tenemos que tener en consideración:

¿Es la factura que me entrega el investigador un gasto elegible?. ¿Es la factura que me entrega el investigador un gasto elegible?.

SI Imputo en sorolla

¿Cómo?

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Con la descripción lo más completa y descriptiva posible

A considerar ……

NO Devolver al investigador/a ¿Por qué?

¿Conforme?

Para evitar a posteriori tener que solicitar

modificaciones entre partidas presupuestariasSI NO p p p

Imputar en otro centro de gasto no

sujeto a justificación

Avisar UEP-OTRI para que contactemos con el/la

investigador/a

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ANTES DE ……

¿Es un gasto elegible pero no estaba en la solicitud?.

Para responder a esta pregunta necesitamos tener información del proyecto, solicitud, resolución….en caso de que el gasto sea elegible pero no aparezca en la solitud inicial hay que informar alinvestigador para que refleje esta situación en el informe de seguimiento o final.El escenario ideal sería que en el momento de empezar la justificación económica de un proyecto sedisponga de toda la documentación de referencia, entendemos que a veces este escenario no es realpor circunstancias de diversa índole, por eso en última instancia:

¿Quién se encarga de esto?

UEP-OTRIencarga de esto?

¿Cómo?

Avisa al gestor económico poremail o telefónicamente

Informa al IP

El gestor nos pide

Lo vemos reflejado en el

informe científico

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que informemos nosotros

A considerar……

DESPUES DEDESPUES DE …….

1) Entramos en el aplicativo de Davinci

¿Qué metodología utilizamos? Pasos a seguir

1) Entramos en el aplicativo de DavinciUsuario: XXXXXClave: XXXXX

Usuario: USUJPNClave: PLAN 05Clave: PLAN_05

2) Creamos la cuenta justificativa para el periodo que vamos a justificar

Para poder crear la nuevacuenta es imprescindible que

los campos orgánica funcional

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los campos orgánica, funcional y las fechas estén cumplimentadas

A considerar……


3) Seleccionamos en cada partida que gastos incluimos en la justificación.

Nominas

4) Una vez realizada esa operación para los económicos 02 ,03, 05, 06, pasamos alicono nominas, donde cargaremos el personal vinculado al proyecto si el mismo tienepersonal (01).

Página 41

Orgánica ‐ 32AX0027ILFuncional ‐ 541A Fecha Desde ‐ 01/01/2014Fecha Hasta ‐ 30/09/2014





A considerar……


5) Finalizada la carga presionamos el icono “enviar justificación”.

Para poder crear la nueva cuenta es imprescindible que los campos orgánica, funcional y las fechas estén cumplimentadas

6) En ese momento en la UEP-OTRI, recibimos un aviso por email que nos indica que la cuenta justificativa ha sido enviada.

De: nombre gestor económico del proyectoA: UEPAsunto: Justificación de proyecto enviadaSe ha enviado la siguiente justificación: Orgánica - 32AX0027IL

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Funcional - 541A Fecha Desde - 01/01/2014Fecha Hasta - 30/09/2014

A considerar……

Cambiar descripción de conceptos

Y SI DESPUES DE ……. TENGO QUE RECTIFICAR

Cambiar descripción de conceptos.

Modificar la partida económica.

Añadir gastos no heredados considerando el periodo que necesitamos justificar Añadir gastos no heredados, considerando el periodo que necesitamos justificar.

¿Qué metodología utilizamos? Pasos a seguir

1) Entramos en el aplicativo de Davinci y para modificar la cuenta justificativa, la UEPla desbloquea, pasando de estado ENVIADA a SIN ENVIAR.

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A considerar……

2) Buscamos el centro de gasto con el que vamos a trabajar.) usca os e ce o de gas o co e que a os a abaja

3) Una vez dentro del centro de gasto vinculado al proyecto, pinchamos en cargar y yavemos todo lo que hemos indicado que es gasto a justificar.

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A considerar……

Cambiar descripción de conceptosCambiar descripción de conceptos

Supongamos que en el económico viajes y dietas cuando imputamos la comisión de servicio del investigador no desglosamos bien el concepto, y ahora queremos modificarlo.g g p , y qComo procedemos:

Página 45

A considerar……

En la descripción incluiremos quien realizó el gasto, si en ese momento damos a la pestañade guardar nos da un aviso de no guardado, así que lo mejor es modificar el concepto eindicar el motivo antes de guardar.

Página 46

A considerar……

Los cambios se guardaran si ponemos el motivo.

Página 47

A considerar……

Cambiar la partida económicaCambiar la partida económica

Supongamos que un gasto se ha cargado en sorolla en un económico diferente al que elministerio admite, es el caso de las inscripciones, que a veces las imputamos en la 02 cuandoel ministerio quiere que estén en la 05-otros gastos, como solucionamos esto:

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A considerar……

Cambiar la partida económicaCambiar la partida económicaAquí mismo

cambiamos lapartida, en este

caso 68305

Página 49

A considerar……

Cambiar la partida económica Una vez editado y guardado siCambiar la partida económica Una vez editado y guardado si buscáis la 68305 aparece la

inscripción que hemos trasladado a esta partida

Página 50

A considerar……

Cambiar la partida económica Ojo el campo factura no puedeCambiar la partida económica

Es posible que aun poniendo el motivo del cambio nos de error al guardar el número defactura aparezca vacio suele ocurrir en las comisiones de servicio es este caso con poner un

Ojo el campo factura no puede estar vacio lo salvamos poniendo un punto, p.e.

factura aparezca vacio suele ocurrir en las comisiones de servicio, es este caso con poner unpunto se guardará sin problema

Página 51

A considerar……

Añadir gastos no heredados considerando el periodo queAñadir gastos no heredados , considerando el periodo que necesitamos justificar

Podría darse el caso que a través de una modificación de crédito una factura cargada en uncentro de gasto diferente al que estamos justificando pase a ser justificada en el centro degasto del proyecto que estamos justificando, en ese caso, no nos aparece en el volcado Desorolla y debemos introducirlas manualmente, ¿Cómo procedemos para realizar estecambio?.

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A considerar……

Página 53

2.4 Subida/carga a la aplicación telemática del MINECO

QUÉ DOCUMENTACION ENVIAMOS AL MINISTERIO Y COMO LO HACEMOS


¿Cómo? 1.- Tenemos que localizar la justificación sobre la que vamos a trabajar.

¿

2.- Como está en estado “ENVIADA” lo primero es cambiarla de estado pasando a “VALIDAR”.

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¿Cómo? 3.- Al realizar esta operación, el estado en el aplicativo davinci pasa a se validado.

¿

4.- El siguiente paso es generar el fichero de carga, para ello pinchamos y obtenemos estat ll

Aquí

pantalla.

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¿Cómo? 5.- Cumplimentamos los campos con la orgánica sobre la que vamos a trabajar y vemos que hayuna línea pendiente de ser validada.

¿

6.- El siguiente paso es generar el fichero xml.

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¿Cómo? 7.- Se genera el fichero xml y se guarda en el proyecto correspondiente .

¿

8.- Aparece el estado que vosotros podéis ver en Davinci

MEC

Página 57

2.4 Subida/carga a la aplicación telemática del MINECO2.4 Subida/carga a la aplicación telemática del MINECO

9.- Si el proceso ha sido correcto, vemos lo siguiente:

¿Cómo? p , g

Los datos de sorolla que suben a davinci a veces bailan unos céntimos con la cargaq gdel Ministerio, p.e. en este caso el gasto de sorolla era de a 3.962,85 + 1.254,93= 5.217,78 Ycarga 5.217,76

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¿Qué?

1.- En el caso de proyectos finales se solicita.

Justificación económica (cuenta justificativa que ya hemos visto).Fichero Excel de viajes.Indicadores científico técnicos del proyectoIndicadores científico técnicos del proyectoReintegros.

2 - En el caso de proyectos que están en una anualidad de2. En el caso de proyectos que están en una anualidad deseguimiento:

Justificación económica.

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Justificación económica.


Fichero Excel de viajes y dietas

En febrero de 2014, la DIRECCIÓN GENERAL DE INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA YTÉCNICA , publico las instrucciones de viajes y dietas “como se justifica y contesta aTÉCNICA , publico las instrucciones de viajes y dietas como se justifica y contesta arequerimientos y acuerdos de inicio” .

Ese es el motivo, por el que a partir de ese momento empezamos a solicitar ese ficherol l b t d l i j di t h d id l l d l texcel que engloba todos los viajes y dietas que se han producido a lo largo del proyecto.

Respecto a la normativa de aplicación a esta partida:Si el proyecto es anterior a 2011, se aplica la normativa de funcionamiento de la UMH.P t i i i ti d 2012 l N ti d li ió l R lPara proyectos que se iniciaron a partir de 2012, la Normativa de aplicación es el RealDecreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón del servicio.

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Como cumplimentar el fichero:

(1) Indicar normativa de aplicación. Si no resulta de aplicación el Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones porrazón del servicio el beneficiario deberá aportar el documento con la normativa aplicadarazón del servicio, el beneficiario deberá aportar el documento con la normativa aplicada.

(2 ) Debe constar dentro del equipo de investigación o acreditar su vinculación con el proyecto. De constar en el informe deseguimiento, es aconsejable indicar la página donde se encuentra. En su defecto, explicar vinculación.

(3) Debe justificarse la vinculación con el proyecto. De constar en el informe de seguimiento, es aconsejable indicar la página dondese encuentra. En su defecto, explicar vinculación.

(4) Las fechas de los viajes han de coincidir con las fechas del congreso/curso/workshop y hasta un día antes y un día después. Nose aceptan fechas anteriores o posteriores salvo que se acredite la existencia de un motivo relacionado con el desarrollo delproyecto.

(5) Los viajes ser realizarán en clase turista. No se admite primera clase, preferente o equivalente.

(6) Desglosar el importe unitario nº noches.

(7) Desglosar el importe unitario dieta nº de días

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Consejos:Ir nutriendo el documento excel poco a poco, conforme se va produciendo el gasto.¿Como nutrirlo? lo más aconsejable es poner en cada apartado el montante total y en¿Como nutrirlo?, lo más aconsejable es, poner en cada apartado el montante total y enobservaciones el desglose de cada uno de los puntos 5,6 y 7.

(1) Normativa de aplicación:

IMPORTES

¿Quién Viaja?

Vinculación con el proyecto (2)

Itinerario

¿A dónde se viaja?

Motivo del Viaje (3)

Inicio y fin del viaje (4)

Fecha del congreso

(en su caso)

Transporte (5)

Alojamiento (6)Manutención (7)

Suma (5+6+7)

Gastos Inscripción congreso (en su caso)

Observaciones

0,000,000,000,000,00

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Ejemplo

Avión: 219 17€

JOSEANTONIOBELSOMARTÍNEZ Investigadorprincipal Elche‐Barcelona‐Elche Barcelona

AsistenciaCongresoEuropeanRegionalSocialSciencieAssociation

Salida31/08/11Regreso02/09/11

Del30/08/2011al03/09/2011 240,37 48,20 288,57

Avión:219,17€Trencercanías:2,9€Taxi:18,30€1dieta*48,20€/día:48,20€

JOSEANTONIOBELSOMARTÍNEZ Investigadorprincipal Elche‐Valencia‐Elche Valencia VisitaUPVreuniónproyectoinvestigación

Salida08/09/11Regreso08/09/11 46,25 24,10 70,35

Tren:43,15€Trencercanías:3,10€1/2dieta*48,20€/día:24,10€

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Fichero de reintegros

En el caso de que estemos en un proyecto final, puede darse el caso de que no se hayan utilizado todos losfondos asignados al proyecto.En este caso procederemos de la siguiente forma:En este caso, procederemos de la siguiente forma:1.- UEP- revisa el proyecto antes de la justificación al Ministerio.

2.- Cuando todas las partidas están cuadradas en todos los años de vida del proyecto, es decir, lojustificado al Ministerio a lo largo de los años coincide con lo que se ha imputado en sorolla, vemos pordiferencias si hay fondos que reintegrar.

SI-reintegramos

NO

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reintegramos

Có d l i t ?

1.- UEP- pide RC 100 por el importe correspondiente a los Costes directos.

¿Cómo se procede al reintegro?

2.- Se solicita el modelo 069 de impuestos no tributarios.

3.- Se prepara el documento PMP por importe total que incluye costes directos y costes indirectos.

4 - Se prepara nota interna para los compañeros del SICGF y P que indica que costes indirectos hay que solicitar4.- Se prepara nota interna para los compañeros del SICGF y P que indica que costes indirectos hay que solicitaral investigador y que parte pertenece a la UMH.

5.- Cuando desde SICGF y P realizan el pago , nos hacen llegar el justificante y ese es el documento que cargamosen la aplicación del Ministerio que aparece reflejado en el resumen económico del proyecto.

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D tDocumentos

Página 66

D tDocumentos

Página 67



¿POR QUÉ AHORA HAY TANTOS REQUERIMIENTOS Y TANTAS AUDITORÍAS EN LA UMH?

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http://www.congreso.es/public_oficiales/L10/CORT/BOCG/A/BOCG-10-CG-A-134.PDF



¿QUÉ ORGANO COMPETENTE ESTÁ DETRÁS DE LOS REQUIRIMIENTOS O LASAUDITORÍAS DEL MINECO?

ó ó ó óHabitualmente es la Subdirección General de Gestión Económica de Ayudas a la Investigación, ya que es laque se encarga de la gestión económica y presupuestaria, así como del control económico-financiero de lasayudas que con mayor frecuencia recibimos del MINECO en la UMH.

Pero a veces, ese control también lo realiza el IGAE o el Tribunal de Cuentas.

Página 69



Ellos realizan la comprobación económica administrativa del 100% de las ayudas y del 100% de los gastos.

¿QUÉ REVISAN A PRIORI?

1. La correspondencia del gasto al período.p g p

2. La correspondencia del gasto con el proyecto aprobado. [De ahí la importancia de la descripción del gasto en la carga masiva]

3 El cumplimiento de las condiciones de la convocatoria3. El cumplimiento de las condiciones de la convocatoria.

4. La adecuación de los justificantes y la existencia de una pista de auditoríaadecuada.

5 L f id d l ti ( i l t ió l ió l5. La conformidad con la normativa (especial atención en relación con la contratación pública).

6. En los gastos de viajes, quién realiza el gasto y su vinculación con el proyecto.

Página 70



¿QUÉ ERRORES FRECUENTES ENCUENTRA?

1 E d i ió d l t [S b t d l t d i j d i ió d1. Escasa descripción del gasto [Sobre todo en los gastos de viajes o de organización de congresos, peromuchas veces también en el material fungible].

2. Gastos al final del proyecto.

3. Insuficiente vinculación con el proyecto.

4. Elegibilidad del gasto.

5 Contratación:5. Contratación:

1. Tres ofertas

2. Negociados sin publicidad

3. Procedimiento de contratación3. Procedimiento de contratación

4. Compra centralizada

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Requerimientos

¿QUÉ OCURRE ENTONCES?

SE INICIA EL PROCEDIMIENTO DE REINTEGRO:

A d d i i i

1º Requerimiento [10 días hábiles]

3º Resolución [Principal + Intereses de Demora

2º Acuerdo de inicio [15 días hábiles]

Finalmente, se reintegra la cantidad no validada por el MINECO + sus correspondientes intereses de demora

3º Resolución [Principal + Intereses de Demora]

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intereses de demora



LA UMH RECIBE LA NOTIFICACIÓN ¿Y ENTONCES?LA UMH RECIBE LA NOTIFICACIÓN, ¿Y ENTONCES?

VICERRECTORADO Ó

SE ENVÍAN AL ORGANISMO DE INVESTIGACIÓNORGANISMO

FINANCIADOR

OTRIOTRI PREPARA LAS ALEGACIONES

INVESTIGADOR PRINCIPAL +

GESTOR PROYECTO

SERVICIOS IMPLICADOS (EN SU

CASO)

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DESPUÉS DE LAS ALEGACIONES…

• Resuelven• Se archiva el expediente

l MINECO

Si admiten 100% en el MINECO100%

• 1º. Acuerdo de inicio• 2º Resolución con reintegro +

No admiten • 2º. Resolución con reintegro +

intereses de demora100%

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AUDITORIAS/VERIFICACIONES SOBRE EL TERRENO

Tienen por objeto:

1. Comprobación de la realidad del proyecto, la entrega del producto oservicio de manera acorde con las condiciones pactadas.

2. Verificación documental y física del inventariable.2. Verificación documental y física del inventariable.

3. Constatación del cumplimiento de la normativa en materia de publicidaden caso de cofinanciación comunitaria.

Tienen una importancia crucial desde dos puntos de vista:

1. Los resultados de ciertas auditorías se publican y eso repercute en laproyección pública de la Universidad.

2. El resultado de la auditoría y la calidad del trabajo pueden afectar afuturas acciones y captaciones de fondos.

Página 75



¿QUÉ SUPONE QUE NOS AUDITEN?

Hay dos grandes tipos de auditorias:

1 Las Generales [afectan directamente a la mayoría de los servicios de la UMH y se celebran1. Las Generales [afectan directamente a la mayoría de los servicios de la UMH y se celebrananualmente_ Las más conocidas son la Auditoría de la Intervención General y la Auditoría de laSindicatura de Cuentas]. Se coordinan desde Gerencia.

2. Las Parciales [afectan a un proyecto, área, expediente o servicio determinado]:

a) Periódicas_ coordina OTRI. Son requeridas según normativa y se sabe de antemano que sevan a celebrar a lo largo de la vida del proyecto. La cuenta justificativa irá acompañada de uninforme de auditoría.

Áb) Imprevistas_ coordina Dirección de Área de Economía. Son las solicitadas a requerimiento dealgún organismo público.

í ó

Página 76

Dada la importancia de las auditorías, la UMH debe recopilar toda la documentación y datos requeridos en los plazos indicados por los auditores, facilitándole exactamente la

información que ha solicitado (y no más).



Auditorias Parciales Servicios de PDI +

PAS

•Contratos laborales, renovaciones…

Información Contable Gestión

Fi i

•Facturas, justificantes de gastos y pagos directosFinanciera y

Presupuestos

gastos y pagos directos…

Dirección Área de Economía

+

OTRI

Control Interno

•Facturas, justificantes de gastos y pagos de caja fija…

OTRI

Invest. Principal + Gestor del Proyecto

•Informes científicos, descripciones de material adquirido…

Página 77



Auditorias Parciales_bis

OTRISERVICIOS AUDITORESOTRI AUDITORES

ORGANISMO FINANCIADOR

EL ÉXITO DEPENDE DE TODO EL PERSONAL UMH IMPLICADOEL ÉXITO DEPENDE DE TODO EL PERSONAL UMH IMPLICADO EN ESTOS PROCESOS: EXCELENTE PREDISPOSICIÓN Y

COLABORACIÓN DE TODOS LOS SERVICIOS, INVESTIGADORES PRINCIPALES Y GESTORES DE PROYECTOS.

Página 78

¡Gracias por su atención!Verónica Migallón

Carmina Gauchía

Verónica García

Carmen Gomariz

OTRI

Página 79

ANEXO

TRASPARENCIAS DAVINCI

Página 80

Para poder crear la nuevacuenta es imprescindible que

l á i f i llos campos orgánica, funcional y las fechas estén cumplimentadas

Página 81

Nominas

Página 83

Para poder crear la nueva cuenta es imprescindible que los campos orgánica, funcional y las fechas estén cumplimentadas

Página 85

Aquí mismo bi lcambiamos la

partida, en este caso 68305

Página 100

U dit d d d iUna vez editado y guardado si buscáis la 68305 aparece la

inscripción que hemos trasladado a esta partida

Página 102

Ojo el campo factura no puedeOjo el campo factura no puede estar vacio lo salvamos poniendo un punto, p.e.

Página 104

.

Página 111

Aquí

MEC

Página 119

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