KENNY Carina & GRANIERI Marcelo - Asociación Argentina de ... Forum... · Conclusiones •Cada...

KENNY Carina & GRANIERI Marcelo IT PMO IT PMO

Molinos Rio de la Plata ICBC Argentina

Presentada por:

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• PMI & Guía PMBOK©, qué es y qué no es… • Gestión de Cambios • Gestión de Stakeholders

• Prince2 • Gestión de Cambios • Gestión de Stakeholders

• Conclusiones

AGENDA

PMI & Guía PMBOK©, qué es y qué no es…

• Asociación profesional sin fines de lucro, fundada en 1969 • +500K miembros y certificados • Membresía • 13 estándares globales, +3MM de la Guía PMBOK © en

circulación • Credenciales: CAPM, PMP, PgMP, PMI-RMP, PMI-SP • REPs, GACs, programas de investigación, +350 publicaciones

Project Management Body of Knowledge – Guía PMBOK ©

Prince2: PRojects In Controlled Environments

Proyectos

Entorno socio político económico y regulatorio

Organización

Metas

Influencia

Gestión de Cambios

Compiten

Recursos Fechas

$$ HH

Cumplen (o no) objetivos

Cambios

Nuevos escenarios

Gestión de Cambios

Gestión del Cambio

Gestión del Escenario

Gestión de Cambios

Project Manager

Visionary Manager Organización

Proyectos Escenarios

Gestión de Cambios

¿Qué ocurrió? ¿Qué ocurre?

¿Qué ocurrirá?

¿Qué tengo? ¿Qué tendré?

En el plan

Para gestionar

¿Qué hago?

Certidumbre

Incertidumbre

Decido

Gestión de Cambios

Decido

Hacer nada Ejecutar Planificar

Y ¿en qué me ayuda la guía

PMBOK©?

Gestión de Cambios

Gestión de Cambios

Control Integrado De Cambios

Integrando los procesos de control de las 10 áreas de conocimientos del PMBOK

Evaluación de Impactos

Positivos y negativos Decisión de pasos a seguir

Plan de acción para planificar, ejecutar y controlar el cambios

PM CCB

Ejecución / Asimilación

Gestión de Cambios

14

Tiempo

Riesgos

Satisfacción de

los stakeholders

Gestión de Cambios ¿Restricciones o no?

Moderador

Notas de la presentación

No tenemos un cheque en blanco Instructor’s Notes Explain the Triple Constraint Diagram of time, cost, scope and quality. The customer perspective is important and if delays were to occur which areas could the customer accept or work with the team. The Project Manager’s responsibility is to juggle time, cost and scope of the project. If a change is made to one, the other two are affected.

Gestión de Cambios

Ingredientes necesarios

Stakeholder Management

Stakeholder Engagement

Gestión Compromiso

Gestión de Stakeholders

Fases iniciales

Fases intermedias

Fases finales

El análisis y la identificación de Stakeholders es dinámica: acompaña al ciclo de vida del proyecto


Stakeholders

Riesgos

Genera y/o Demanda

Atención Poder

Habilidades empáticas y de

relaciones interpersonales CAMBIO


Los problemas se resuelven con los

Stakeholders… no con la Gantt del

proyecto Gestión de

Stakeholders

Los Stakeholders van a decidir si tu proyecto es

exitoso… no tus indicadores


En general, los Stakeholders son

personas… charle con ellos


Conclusiones • Cada área de conocimiento tiene un proceso

específico de Control que se relaciona con el Control Integrado de Cambios

• El cambio puede ser en cualquiera de sus áreas, pero el impacto siempre se analiza en forma transversal. Gestión de

Cambios

• Vive durante todo el ciclo de vida del proyecto • Hay procesos específicos para gestionar y

controlar la implicancia de los stakeholders durante el proyecto

• Propone técnicas y herramientas para aplicar


• Un cambio se mide luego de su ejecución para evaluar su (in)eficiencia

• El proceso de control de cambios es uno de los motores del ciclo de vida del proyecto

• Propone técnicas y herramientas para aplicar

PRINCE2

PRINCE2®: PRojects In Controlled Environments


• Es una metodología de facto para gestionar proyectos. • Creada en 1989 por la OGC (the Office of Government Commerce), Reino Unido

de Gran Bretaña. • Su “copyright” lo tiene el reinado y se publicó en el año 1996 con una

contribución de 150 empresas europeas para su redacción. • Fue creada para su uso en proyectos de sistemas de información

gubernamentales británicos. • Es de dominio público y ofrece una guía no propietaria. • Metodología enfocada por el caso de negocios que justifica el proyecto.

¿Qué es?


Metodología PRINCE2® de Gestión de Proyectos

Enfoque hacia el Plan de Negocios

• Fuerza motora está detrás del proyecto y sus decisiones • “Directing a Project”: la gerencia de proyecto re-evalúa la

viabilidad (es decir, su Plan de Negocios) y regularmente autoriza continuidad


Principios de PRINCE2®



PMI – Guía PMBOK® PRINCE2®

Comprensivo Hace foco en las áreas de gestión clave: no intenta ser completo

Muy descriptivo de herramientas y técnicas a utilizar

Indica el paso a paso a seguir pero muy adaptable cualquier tamaño de proyecto

Necesita adaptarse a la escala de cada proyecto

Necesita adaptarse a la escala de cada proyecto pero todos los procesos son necesarios

Enfoque hacia Requerimientos del Cliente Enfoque hacia el Plan de Negocios

Sponsor e interesados Claro sentido de propiedad de la gerencia y dirigido por la gerencia alta

Es un estándar mundial / USA Es un estándar británico

Indica lo que un PM debe SABER Indica lo que un PM debe HACER

Comprensivo Hace foco en las áreas de gestión clave: no intenta ser completo

Muy descriptivo de herramientas y técnicas a utilizar

Indica el paso a paso a seguir pero muy adaptable cualquier tamaño de proyecto

Necesita adaptarse a la escala de cada proyecto

Necesita adaptarse a la escala de cada proyecto pero todos los procesos son necesarios

Enfoque hacia Requerimientos del Cliente Enfoque hacia el Plan de Negocios

Sponsor e interesados Claro sentido de propiedad de la gerencia y dirigido por la gerencia alta

Es un estándar mundial / USA Es un estándar británico

PRINCE2 Control de cambios al alcance y

Gestión del cambio organizacional


Control de Cambios en PRINCE2® Controlando una Etapa: Durante esta etapa, ocurrirán cíclicamente estas actividades: • Autorización del trabajo a ejecutar • Obtención de avance del trabajo

ejecutado • Atención a los cambios que

circulen • Revisión de la situación • Reporte • Realización de acciones correctivas Este proceso cubre estas actividades junto con el trabajo contínuo de gestión de riesgos y control de cambios.


• “Change Management”, Gestión del Cambio, es un tema amplio que cubre cambios a niveles del individuo, equipo y organización.

• Se focaliza en el cambio de comportamientos y prácticas de la “vieja forma de trabajar a nuevas formas”.

• Involucra cambiar la forma en que la gente trabaja así como procesos tecnologías para obtener el resultado deseado.

Change Management vs. Change Control

• “Change Control”, Control de Cambios, involucra controlar cambios a los productos o alcance del proyecto.

• Establecer reglas y procedimientos para evaluar un cambio requerido a un proyecto y asegurarse de que esos procedimientos se llevan a cabo.


Áreas de Conocimiento - Componentes


Circuito de Control de un Cambio de PRINCE2®

En los proyectos PRINCE2 projects hay un principio llamado “Gestión por Excepción”: se setean tolerancias y si éstas se superan, el Comité de Proyecto decidirá si se implementa o no.

CATEGORIZAR

IMPACTO

ALTERNATIVAS

DECISION

Tiempos Costos Calidad Alcance Plan de Negocio Beneficios Riesgos

“Change Control”: Control de Cambios

• Componente (porqué se hace) y técnica (cómo se hace)

• Proceso estructurado, incluyendo análisis de impacto

• Destaca a las autoridades que toman las decisiones

• Directamente atado al Plan de Negocios

• Coincidente con el proceso de “Control de Cambios

Integrado” y “Control de Alcance”


PRINCE2 Gestión del cambio organizacional:

vital para el éxito del proyecto


Gestión del Cambio Organizacional (OCM)


Qué es? OCM trata de la realización de cambios en una organización los cuales afectarán la forma en que los individuos y grupos operan e interactúan.

Cambios organizacionales

IDENTIFI-CARLOS

PLANIFI- CARLOS

Ejecutar actividades preventivas y correctivas

Luego planificarlos: puede incluir actividades de cambio organizacional como parte del alcance e insertarlas en el cronograma o agregarlo al Plan de Gestión de Riesgos del proyecto.

Identificar y definir los impactos específicos de forma de poder mitigarlos o gestionarlos

Cambios Organizacionales (OCM)


IDENTIFI-CARLOS

PLANIFI- CARLOS


¿Porqué se los ignora? Carácter emocional e

intangible. Cambiar comportamientos

o creencias Generar impacto en la

moral de la gente y su satisfacción

Anticipar reacciones emocionales que pueden no responder a un razonamiento basado en hechos concretos

Cambios Organizacionales (OCM)


IDENTIFI-CARLOS

PLANIFI- CARLOS


PRINCE2® Gestión de expectativas de los

stakeholders


¿Quiénes son stakeholders en un proyecto?


Gestión de Interesados

• Prince2 propone que se identifiquen a nivel del Programa al que pertenece el proyecto (si así fuese el caso)

• ¿Quién debe identificarlos? El equipo de proyecto

Brainstorming iterativo e incremental

¿Quién es afectado

negativamente o positivamente?

¿Quién gana o pierde por este

proyecto?

¿Quién quiere el éxito del

proyecto? ¿y su fracaso?

¿Quién tiene el poder para que

sea exitoso?

¿Quiénes ejercen influencia sobre

otros interesados?

¿Quiénes controlan o

proveen recursos o facilidades?


Gestión de Interesados ¿Cómo comprometerlos?


Gracias por asistir a esta sesión…

Preguntas y Respuestas

Para mayor información:

Carina Kenny

[email protected]

Marcelo Granieri [email protected]

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