Planeación y Desempeño de los Costos

Estimación de los costos del proyecto

La planeación de los costos inicia desde la planeación que es elaborada por el contratista o el equipo del proyecto.

Regularmente los costos de muestran en tablas de los contratistas en donde están los considerados por ellos.

Los costos considerados son de cinco tipos:

Mano de obra

Materiales

Subcontratistas y consultores

Renta de equipo e instalaciones

Viajes

En donde los costos por mano de obra se refiere a los gastos por las distintas personas involucradas en el proyecto.

En cuanto a los materiales, se deberán considerar todos aquellos que los involucrados necesitaran para realizar el proyecto.

Cuando un equipo para la realización del proyecto no cuenta con la suficiente experiencia o los costos en subcontratistas o consultores son menores este costo deberá ser contemplado para la realización del proyecto.

Ocasionalmente el contratista no cuenta con el equipo o las instalaciones adecuados para la realización del proyecto por lo que deberá tener en cuenta este costo.

Cuando un proyecto implica el viaje de personal involucrado para el proyecto es considerado como costos de viajes.

Para la estimación de ls costos es recomendable que los involucrados mas directamente con ellos sean los que estén encargados de estimarlos, en lo que no es recomendable expandirse ni quedarse cortos.

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Elaboración del presupuesto del Proyecto

Para hacer la elaboración del presupuesto del proyecto, antes que nada hay que dividirlo en dos, en una de las cuales, la primera consiste en la división de las áreas por paquetes, y la segunda en realizar el presupuesto por cada área en la que se sumara posiblemente para ver el total del presupuesto.

La suma de los 5 costos en cada una de las áreas o paquetes es llamada costo total presupuestado (CTP).

Se menciona que la estimación de los costos es realizada cuando se crea la propuesta, por lo que su estimación no esta detalladamente.

Existen dos formas de estimar costos, la 1º consiste en el costo total asignado repartiendo en cada área o paquete, y el 2º detallar cada paquete para después sumar todos.

Una vez que se tiene el costo total presupuestado (CTP) se deberá distribuir en el periodo de trabajo en cada paquete.

El costo acumulado presupuestado (CAP) es la suma del CTP por cada periodo, este costo es utilizado para la comparación de los costos reales y el desempeño del trabajo.

Determinación del costo real

Es recomendable utilizar software para poder llevar el registro de los costos reales siendo que serán utilizados en la comparación con el CAP.

En cuanto el registro del costo por la antes mencionada mano de obra, hay que llevar hojas de registros en las cuales se anotaran las horas trabajadas, para poder hacer la suma de horas-hombre y ver su total.

Cada factura que se realice por compra de material, renta o servicio, deberán ser cargadas al paquete correspondiente.

Menciona los costos prometidos, los cuales son costos acordados a destiempo en donde se dice que cierto monto costara, aun así no se aya hecho o ya se aya hecho el trabajo, bien, etc.

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Determinación del valor del trabajo realizado

El valor devengado (VD) es el valor real del trabajo realizado, este es sacado del CTP y su comparación con el porcentaje de terminación por cada paquete.

VDA es el valor devengado acumulado.

Análisis del desempeño de los costos

Para la realización del análisis del desempeño de los costos se necesitan cuatro elementos:

CTP

CAP

CAR

VDA

Se utilizan gráficas, para comparar cada elemento y ver su rendimiento, en porcentaje o en costo monetario.

Se debe sacar el indice de desempeño de los costos: VDA/CAR

Pronostico del costo

Para determinar el costo pronosticado a la terminación (CPAT) se utilizan tres métodos.

El primero consta con los datos proporcionados del rendimiento, se dice que seguirán exactamente iguales a los que se para determinarlos se utilizara esta formula:

Costo total presupuestado

Costo pronosticado a la terminación = Indice de desempeño de los costos

El segundo es lo que queda de proyecto y lo que queda de presupuesto se usaran entre si, para ello se utiliza esta formula

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El 3º método es el volver a estimar los costos de todo el trabajo restante y luego sumar esta reestimación al costo acumulado real.

CPAT = CAR + Reestimación del trabajo que falta por realizar.

Software de administración de proyectos

El software que se utiliza para la administración de los costos en un proyecto es de mucha utilidad ya que almacena todos los costos para al finar sumarlos fácilmente por paquete, calculando costos reales y poniendo un presupuesto final, para compararlo con el estimado.

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