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LA BUENA GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

COMUNITARIAS

Community Solutions- NESB Community Safety

Proyecto de Desarrollo y Coordinación

Auspiciado por Illawarra Forum Inc.

22

ÍNDICE

1. Diseño de la estructura de su organización.

2. Funciones y responsabilidades generales de su

comité de administración.

3. Funciones y responsabilidades de los titulares.

4. Sub-comités.

33

LA ESTRUCTURA DE SU ORGANIZACIÓN

Dibuje un mapa que incluya: Miembros del comité de administración. Metas y valores de la organización. Órganos de financiación y otras fuentes de fondos. Miembros de la organización. Gerente/coordinador, otro personal y voluntarios. Organizaciones gubernamentales y no gubernamentales

importantes. Servicios prestados. Proyectos principales. Grupos beneficiarios y clientes atendidos por la

organización.

44

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ

Responsabilidad general Legales Financieras (incluye planificación) Gestión de los empleados y

voluntarios Políticas y procedimientos Locales y equipo Representación y cabildeo Consulta a la comunidad

55

RESPONSABILIDAD GENERAL

Los comités de administración:

Son el órgano encargado de la gestión de la organización.

Suelen ser elegidos durante una Asamblea General Anual.

Tienen la responsabilidad jurídica del funcionamiento general de la organización.

66

RESPONSABILIDADES LEGALES (1)

Velar por que la organización: Funcione según la Constitución. Cumpla con la NSW Association Incorporation Act

1984. Funcione según las leyes y reglamentación del

Gobierno Federal de Australia y de los Gobiernos Estatales y Municipales p.ej.

Protección del menor Derechos de autor Salud e higiene ocupacionales (OH&S) Impuestos Ley de Privacidad

77

RESPONSABILIDADES LEGALES (2)

Velar por que la organización: Cumpla con sus responsabilidades legales

como empleador. Se desempeñe de conformidad con los

contratos de financiación firmados por la organización.

Demuestre gestión responsable mediante sistemas contables apropiados y buenas prácticas.

Cumpla con su Deber legal de prudencia y diligencia hacia sus clientes y empleados.

88

RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDADES FINANCIERAS (1)FINANCIERAS (1)

Velar por que la organización:Velar por que la organización:

Cuente con fondos suficientes para Cuente con fondos suficientes para funcionar.funcionar.

Obtenga financiación periódica:Obtenga financiación periódica:• subsidios gubernamentales/privados, subsidios gubernamentales/privados,

colectas de fondos, etc.colectas de fondos, etc. Cumpla con los acuerdos de financiación:Cumpla con los acuerdos de financiación:

• Gestión responsable, fondos utilizados Gestión responsable, fondos utilizados para clientes/ servicios/ zonas para clientes/ servicios/ zonas geográficas beneficiarias, etc.geográficas beneficiarias, etc.

99

RESPONSABILIDADES FINANCIERAS (2)

Velar por:Velar por: La preparación y aprobación de planes La preparación y aprobación de planes

financieros y presupuestos.financieros y presupuestos. La utilización de un buen sistema de La utilización de un buen sistema de

contabilidad y el registro actualizado y contabilidad y el registro actualizado y correcto de los ingresos y gastos. correcto de los ingresos y gastos.

La supervisión y ajuste periódicos de los La supervisión y ajuste periódicos de los gastos, según sea necesario.gastos, según sea necesario.

La preparación de una Declaración anual La preparación de una Declaración anual de ingresos y gastos. de ingresos y gastos.

La auditoría de la Declaración anual de La auditoría de la Declaración anual de ingresos y gastos, según las exigencias de ingresos y gastos, según las exigencias de la ley y las buenas prácticas.la ley y las buenas prácticas.

1010

GESTIÓN DE LOS EMPLEADOS Y VOLUNTARIOS (1)

Descripciones actualizadas del empleo Descripciones actualizadas del empleo para todo el personal.para todo el personal.

Buenos procedimientos de contratación Buenos procedimientos de contratación (Igualdad de oportunidad de empleo) y (Igualdad de oportunidad de empleo) y gestión de empleados y voluntarios.gestión de empleados y voluntarios.

Apoyo, formación y supervisión de Apoyo, formación y supervisión de empleados y voluntarios.empleados y voluntarios.

1111

GESTIÓN DE LOS EMPLEADOS Y VOLUNTARIOS (2)

Responsables de la prestación de:Responsables de la prestación de: Condiciones de trabajo adecuadas y Condiciones de trabajo adecuadas y

seguras para empleados y voluntarios.seguras para empleados y voluntarios. Procedimientos adecuados para el Procedimientos adecuados para el

examen del rendimiento y para atender examen del rendimiento y para atender las quejas.las quejas.

Comunicación con trabajadores y Comunicación con trabajadores y voluntarios.voluntarios.

Cumplimiento de los laudos y leyes Cumplimiento de los laudos y leyes laborales pertinentes.laborales pertinentes.

1212

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

Velar por:Velar por:

La formulación y actualización de La formulación y actualización de políticas y procedimientos estándar, políticas y procedimientos estándar, según sea necesario.según sea necesario.

La aplicación apropiada de políticas y La aplicación apropiada de políticas y procedimientos.procedimientos.

1313

LOCALES Y EQUIPO

Proporcionar los locales, instalaciones Proporcionar los locales, instalaciones y recursos físicos necesarios.y recursos físicos necesarios.

Mantener y administrar las Mantener y administrar las propiedades y recursos de propiedades y recursos de conformidad con las leyes y conformidad con las leyes y reglamentos pertinentes: reglamentos pertinentes: • Legislación de salud e higiene Legislación de salud e higiene

ocupacionalesocupacionales

1414

REPRESENTACIÓN Y CABILDEO

Representar a la organización ante la Representar a la organización ante la comunidad.comunidad.

Promover las metas, servicios y logros Promover las metas, servicios y logros de la organización. de la organización.

Realizar actividades de cabildeo, Realizar actividades de cabildeo, presentando ante los políticos las presentando ante los políticos las cuestiones fundamentales a que se cuestiones fundamentales a que se enfrentan la organización y los enfrentan la organización y los clientes/grupos beneficiarios/comunidad.clientes/grupos beneficiarios/comunidad.

1515

CONSULTA A LA COMUNIDAD

Comunicarse con las Comunicarse con las personas y grupos atendidos personas y grupos atendidos por la organización.por la organización.

Establecer redes en el sector Establecer redes en el sector de servicios comunitarios.de servicios comunitarios.

Comunicarse con Comunicarse con personalidades de importancia personalidades de importancia clave en la comunidad local.clave en la comunidad local.

1616

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

DE

LOS TITULARES

1717

ESTRUCTURA DE LOS COMITÉS DE ADMINISTRACIÓN

Miembros ordinarios.Miembros ordinarios. Ejecutivo:Ejecutivo:

• PresidentePresidente• TesoreroTesorero• SecretarioSecretario• Miembro ejecutivo de enlace con Miembro ejecutivo de enlace con

la Administración Pública.la Administración Pública.

Subcomités.Subcomités. Comités o grupos de estudio ad Comités o grupos de estudio ad

hoc.hoc. Comités asesores.Comités asesores.

1818

MIEMBROS ORDINARIOS DEL COMITÉ (1)

Apoyar las metas de la organización.Apoyar las metas de la organización. Concurrir periódicamente a las reuniones del Concurrir periódicamente a las reuniones del

comité y contribuir al debate.comité y contribuir al debate. Ser puntual y leer las actas, orden del día y otra Ser puntual y leer las actas, orden del día y otra

información.información. Hacerse cargo de responsabilidades Hacerse cargo de responsabilidades

determinadas según sea necesario.determinadas según sea necesario. Mantener la confidencialidad.Mantener la confidencialidad. Compartir la responsabilidad general en el Compartir la responsabilidad general en el

funcionamiento de la organización.funcionamiento de la organización. Participar en los procesos de planificación y Participar en los procesos de planificación y

evaluación de la organización.evaluación de la organización.

1919

MIEMBROS ORDINARIOS DEL COMITÉ (2)

Mantenerse informados sobre cuestiones Mantenerse informados sobre cuestiones relativas a la organización.relativas a la organización.

Apoyar a otros miembros del comité de Apoyar a otros miembros del comité de administración en sus responsabilidades.administración en sus responsabilidades.

Desempeñarse dentro del marco jurídico y de las Desempeñarse dentro del marco jurídico y de las metas de la organización.metas de la organización.

Concurrir a programas de formación/desarrollo.Concurrir a programas de formación/desarrollo. Representar a la organización y promoverla.Representar a la organización y promoverla. Participar en delegaciones ante órganos de Participar en delegaciones ante órganos de

financiación y participar en las actividades de financiación y participar en las actividades de cabildeo.cabildeo.

2020

PRESIDENTE

Manejar las actividades del Comité de Manejar las actividades del Comité de administración:administración:

incluye presidir reuniones, seguimiento incluye presidir reuniones, seguimiento de tareas del comité, velar por el de tareas del comité, velar por el cumplimiento de las reglas de la cumplimiento de las reglas de la constitución, hablar en nombre del constitución, hablar en nombre del comité, etc.comité, etc.

Desempeñarse como representante Desempeñarse como representante oficial y portavoz de la organización.oficial y portavoz de la organización.

Desempeñarse en nombre del comité Desempeñarse en nombre del comité de administración y/o la asociación en de administración y/o la asociación en casos de emergencia. casos de emergencia.

2121

SECRETARIO/A

Trata con la correspondencia recibida Trata con la correspondencia recibida y enviada por la organización.y enviada por la organización.

Se encarga de mantener los archivos Se encarga de mantener los archivos y registros oficiales de la organización y registros oficiales de la organización al día, en orden y disponibles cuando al día, en orden y disponibles cuando sean necesarios.sean necesarios.

Vela por que el comité formule por Vela por que el comité formule por escrito políticas y procedimientos escrito políticas y procedimientos apropiados para la organización y por apropiados para la organización y por que éstos se mantengan al día y se que éstos se mantengan al día y se pongan en práctica.pongan en práctica.

2222

TESORERO/A

Prepara un presupuestoPrepara un presupuesto Supervisa los presupuestos y el flujo Supervisa los presupuestos y el flujo

de fondosde fondos Mantiene las cuentas de ingresos y Mantiene las cuentas de ingresos y

gastos gastos Presenta informes financieros Presenta informes financieros

periódicos al comitéperiódicos al comité Se encarga de la preparación, auditoría Se encarga de la preparación, auditoría

y presentación de las cuentas anuales y presentación de las cuentas anuales (Declaración de ingresos y gastos) ante (Declaración de ingresos y gastos) ante la Asamblea General Anualla Asamblea General Anual

Vela por que los fondos y activos se Vela por que los fondos y activos se administren correctamenteadministren correctamente

2323

MIEMBRO EJECUTIVO DE ENLACE CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Notifica a la NSW Office of Fair Notifica a la NSW Office of Fair Trading (Secretaría de defensa de la Trading (Secretaría de defensa de la competencia) de cualquier cambio competencia) de cualquier cambio en los asuntos oficiales de la en los asuntos oficiales de la organización, su constitución y su organización, su constitución y su situación financiera. situación financiera.

Lleva un registro de los miembros Lleva un registro de los miembros del comité.del comité.

Presenta una Declaración anual de Presenta una Declaración anual de ingresos y gastos.ingresos y gastos.

2424

SUB-COMITÉS

Son pequeños grupos de trabajoSon pequeños grupos de trabajo:: Establecidos para realizar tareas que Establecidos para realizar tareas que

requieren experiencia/conocimientos o requieren experiencia/conocimientos o tiempotiempo

Responden ante el Comité de Responden ante el Comité de administración administración

El Comité de administración puede invitar El Comité de administración puede invitar a los empleados, miembros del comité y a los empleados, miembros del comité y otras personas a formar parte de los sub-otras personas a formar parte de los sub-comités.comités.

Están subordinados a las decisiones Están subordinados a las decisiones del Comité de administración.del Comité de administración.

2525

SUB-COMITÉS AD HOC Y ASESORES

Sub-comité ad hoc:Sub-comité ad hoc: Creado para un solo propósitoCreado para un solo propósito Trata con cuestiones específicasTrata con cuestiones específicas Se disuelve una vez terminada su tareaSe disuelve una vez terminada su tarea

Sub-comité asesor:Sub-comité asesor: Se desempeña como observador o Se desempeña como observador o

experto experto Produce recomendaciones para el Produce recomendaciones para el

Comité de administraciónComité de administración

2626

RECURSOS (1)

Para obtener mayor información sobrePara obtener mayor información sobre: : (todos consultados el 6 de junio de 2005)(todos consultados el 6 de junio de 2005)

Reglas modelo Reglas modelo www.fairtrading.nsw.gov.au/business/association/modelrules.htmlwww.fairtrading.nsw.gov.au/business/association/modelrules.html

Constitución de la asociación en sociedadConstitución de la asociación en sociedadwww.fairtrading.nsw.gov.auwww.fairtrading.nsw.gov.au

Deber legal de prudencia y diligencia Deber legal de prudencia y diligencia www.workcover.nsw.gov.auwww.workcover.nsw.gov.au www.ftmaustralia.org.auwww.ftmaustralia.org.au

Cuestiones laborales Cuestiones laborales www.industrialrelations.nsw.gov.auwww.industrialrelations.nsw.gov.auwww.ja.com.auwww.ja.com.auwww.employersfirst.org.auwww.employersfirst.org.au

Confidencialidad y Privacidad Confidencialidad y Privacidad www.privacy.gov.au/act/privacyactwww.privacy.gov.au/act/privacyact

2727

RECURSOS (2)

Para obtener mayor información sobre:Para obtener mayor información sobre:

Impuestos, GST, declaraciones de actividad, ABN, etc. Impuestos, GST, declaraciones de actividad, ABN, etc. www.ato.gov.auwww.ato.gov.au

Organizaciones comunitarias y sus políticas, Organizaciones comunitarias y sus políticas, procedimientos, buen gobierno y gestión, cuestiones procedimientos, buen gobierno y gestión, cuestiones financieras y de planificación: Illawarra Forum Inc. financieras y de planificación: Illawarra Forum Inc. www.illawarraforum.org.auwww.illawarraforum.org.au

Asociación de Servicios Comunitarios Locales. Asociación de Servicios Comunitarios Locales. www.lcsa.org.auwww.lcsa.org.au

Volunteering Illawarra tel. 4225 7812.Volunteering Illawarra tel. 4225 7812. Organizaciones comunitarias y su financiación y cuestiones Organizaciones comunitarias y su financiación y cuestiones

financieras, liderazgo, cuestiones administrativas, de financieras, liderazgo, cuestiones administrativas, de seguros y gestión del riesgo.seguros y gestión del riesgo.

Our Community. Our Community. www.ourcommunity.com.auwww.ourcommunity.com.au