Guia Sobre Ahorro y Eficiencia Energetica en Comunidades de Propietarios Fenercom 2013
La contabilidad en las comunidades de propietarios
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FACULTAD DE TURISMO Y FINANZAS GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD La Contabilidad en las Comunidades de Propietarios Trabajo Fin de Grado presentado por Mª Dolores Piñal de Castilla Curiel, siendo la tutora del mismo la profesora Dña. Elena Olmedo Fernández. Vº. Bº. Elena Olmedo Fernández. Mª Dolores Piñal de Castila Curiel D. D. Sevilla Mayo de 2014
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AUTOR:Mª Dolores Piñal de Castilla CurielTUTOR:Dña. Elena Olmedo FernándezDEPARTAMENTO:Departamento de Economía Aplicada IÁREA DE CONOCIMIENTO:ContabilidadRESUMEN:En este trabajo se explican las obligaciones de las Comunidades de Propietarios, tanto legales como contables, y la necesidad de crear un mecanismo de estandarización para su contabilidad, ya sea adaptando el PGC actual o creando un Plan Contable aplicado a las Comunidades de Propietarios, proyecto que está llevando a cabo actualmente el Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España, desde una comisión designada a tales efectos, esta organización pretende crear un modelo contable común para las Comunidades de Propietarios que defina el plan de cuentas adaptado, determine un ciclo contable concreto y que diseñe el contenido que se debe incluir en el informe anual a los propietarios, en aras de estandarizar el sector y mejorar la imagen fiel del Administrador de Fincas como profesional que utiliza procedimientos homologadosPALABRAS CLAVE:Coeficiente de Participación; Comunidad de Propietarios; Fondo de Reserva; Propiedad Horizontal; Título Constitutivo.
Transcript of La contabilidad en las comunidades de propietarios
FACULTAD DE TURISMO Y FINANZAS
GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD
La Contabilidad en las Comunidades de Propietarios
Trabajo Fin de Grado presentado por Mª Dolores Piñal de Castilla Curiel, siendo la
tutora del mismo la profesora Dña. Elena Olmedo Fernández.
Vº. Bº. Elena Olmedo Fernández. Mª Dolores Piñal de Castila Curiel
D. D.
Sevilla Mayo de 2014
TFG-FICO. La Contabilidad en las Comunidades de Propietarios
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GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD
FACULTAD DE TURISMO Y FINANZAS
TRABAJO FIN DE GRADO
CURSO ACADÉMICO [2013-2014]
TÍTULO:
La Contabilidad en las Comunidades de Propietarios
AUTOR:
Mª Dolores Piñal de Castilla Curiel
TUTOR:
Dña. Elena Olmedo Fernández
DEPARTAMENTO:
Departamento de Economía Aplicada I
ÁREA DE CONOCIMIENTO:
Contabilidad
TFG-FICO. La Contabilidad en las Comunidades de Propietarios
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RESUMEN:
En este trabajo se explican las obligaciones de las Comunidades de Propietarios,
tanto legales como contables, y la necesidad de crear un mecanismo de
estandarización para su contabilidad, ya sea adaptando el PGC actual o creando un
Plan Contable aplicado a las Comunidades de Propietarios, proyecto que está llevando
a cabo actualmente el Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de
España, desde una comisión designada a tales efectos, esta organización pretende
crear un modelo contable común para las Comunidades de Propietarios que defina el
plan de cuentas adaptado, determine un ciclo contable concreto y que diseñe el
contenido que se debe incluir en el informe anual a los propietarios, en aras de
estandarizar el sector y mejorar la imagen fiel del Administrador de Fincas como
profesional que utiliza procedimientos homologados
PALABRAS CLAVE:
Coeficiente de Participación; Comunidad de Propietarios; Fondo de Reserva;
Propiedad Horizontal; Título Constitutivo.
TFG-FICO. La Contabilidad en las Comunidades de Propietarios
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ÍNDICE
Introducción……………………………………………………………………. Págs. 5 a 8.
Capítulo 1: La Comunidad de Propietarios y sus Obligaciones cont…….. Págs. 9 a 10.
Capítulo 2: : La evolución Contable del AAFF…………………………..…. Págs. 11 a 12.
Capítulo 3: El PGC aplicado a las Comunidades de Propietario………… Págs. 13 a 17.
3.1: Elaboración del Plan de Cuentas
Capítulo 4: El Ciclo Contable………………………………………………... Págs. 18 a 20.
Capítulo 5: Ejercicio económico desde el prisma del Administrador.…….Págs. 21 a 28.
Capítulo 6: La auditoría en las Comunidades de Propietarios……………. Pág. 29.
Bibliografía…………………………………………………………………..…. Pág. 30.
TFG-FICO. La Contabilidad en las Comunidades de Propietarios
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INTRODUCCIÓN
Alrededor del 85% de la población española vive en edificios o urbanizaciones, las
cuales cuentan con unas zonas comunes que deben ser necesariamente gestionadas
y organizadas, a esa organización la llamamos Comunidad de Propietarios, y regula la
relación entre vecinos de un mismo inmueble, ya sean viviendas, locales,
aparcamientos…etc.
El objetivo de este órgano es velar por los derechos y deberes de todos estos
convecinos, y organizar y gestionar todos los aspectos relacionados con su
convivencia y el adecuado uso de los elementos comunes.
Para constituir una Comunidad de Propietarios hay que, en primer lugar inscribir el
título constitutivo en el Registro de la Propiedad. Este título describe la finca e incluye
su participación o coeficientes de cada vivienda, local o garaje y los estatutos, es decir,
las normas que rigen la propiedad.
En segundo lugar de se debe convocar y celebrar una Junta, para la elección de
cargos (presidente, secretario y tesorero) y firmar el acta constitucional.
Por último, se deberá registrar a la Comunidad de Propietarios en el Registro de la
Propiedad, donde se presentará el libro de actas para sellarlo y se solicitará el CIF de
la Comunidad a la delegación de Hacienda.
Una vez constituida la Comunidad de Propietarios, en la mayoría de los casos se
contrata a un Administrador de Fincas para su gestión, se trata de un profesional
independiente y cualificado que hace las funciones de Secretario/Administrador y
tienes las siguientes obligaciones (Art.20 LPH):
a) Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y
hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los
titulares.
b) Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos
previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los
mismos.
c) Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las
reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de
ellas al Presidente o, en su caso, a los propietarios.
d) Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los
pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
e) Actuar, en su caso, como Secretario de la Junta y custodiar a disposición
de los titulares la documentación de la comunidad.
f) Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.
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Además de estas funciones recogidas por la LPH, los Administradores de Fincas
deberán informar de los cambios y reformas legales y por tanto de las obligaciones de
los comuneros, así como garantizar la gestión integral de edificios y la calidad de sus
servicios.
Los Administradores gestionan en España 36 millones de euros al año, que
representan casi el 3,5% del PIB nacional, lo que indica que gestionan la inmensa
mayoría de la inversión privada española en conservación y mantenimiento de
edificios y generan otros 2.600 millones además de 86.000 empleados vinculados.
En este marco, los Administradores de Fincas ejercen una función social y
desarrollan una actividad de interés general que afecta al principal bien del que
disponen los ciudadanos y sus familias: la vivienda y su patrimonio. El elevado
volumen económico de los fondos que se precisan y la creciente complejidad para
llevar a cabo un adecuado mantenimiento de los edificios, requieren profesionales bien
organizados con una estructura colegial que proporcione garantías a los
consumidores, que sea cercana y eficaz, económica y especializada.
La situación por la que atraviesa en la actualidad el mercado inmobiliario español
justifica la necesidad de proteger el único segmento de este sector que funciona
adecuadamente: el de la conservación y administración del patrimonio de los
ciudadanos gracias a la labor de los Administradores de Fincas, debiendo
considerarse a la vivienda (el mantenimiento de su habitabilidad y seguridad) como un
valor superior que afecta al interés público y social y que, por lo tanto, debe ser
protegido por las leyes.
Actualmente el 80% de las viviendas españolas cuentan con la figura del
Administrador de Fincas, en España son ya 15.600 los profesionales colegiados, los
cuales conocen la profesión, poseen cierto grado de formación y están respaldados
por importantes Colegios Profesionales. Estos Colegios Profesionales son muy
necesarios, necesarios para la Administración, para los propietarios y para los propios
colegiados.
La acreditación de una cualificación adecuada por parte de los Administradores de
Fincas es fundamental para garantizar que éstos poseen los conocimientos necesarios
para la prestación de sus servicios con los mínimos riesgos para el consumidor.
Por ello podemos decir que los Administradores de Fincas colegiados son garantía
de calidad y e imprescindibles en la gestión una Comunidad.
Un 79,8% de los españoles considera que la profesión de Administrador de
Fincas debería incluirse entre aquellas para las que es obligatorio estar colegiado, el
82,3% considera que es una garantía para las Comunidades de Propietarios que los
Administradores de Fincas estén colegiados y para el 91,1% es importante que a
través de su Colegio Profesional, tengan un seguro de responsabilidad civil.
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Estos datos, aportados por el “Estudio de Opinión sobre la función de los
Administradores de Fincas Colegiados”, realizado por SIGMADOS en un momento en
el que se está tramitando el Anteproyecto de Ley de Servicios y Colegios
Profesionales, son fundamentales para conocer la valoración que los ciudadanos
hacen de los Administradores de Fincas Colegiados. Con arreglo al resultado de este
estudio los ciudadanos reconocen muy positivamente la actuación profesional de los
Administradores de Fincas en el marco de la actual regulación de los Colegios
Profesionales. Un 79,8% de los españoles considera que la profesión de Administrador
de Fincas debería incluirse entre aquellas para las que es obligatorio estar colegiado.
Igualmente, y en el supuesto de que el Gobierno liberalizara la actividad y ésta pudiera
ser ejercida por personas que no estuvieran colegiadas, el 66,8% de los españoles
piensa que sería perjudicial para la calidad del servicio que se presta a los
propietarios.
Además de considerar que la labor de los Administradores de Fincas Colegiados
contribuye a garantizar los derechos de las personas en lo que respecta a sus
viviendas y es de interés general -68,7%-, también un porcentaje muy aproximado de
ciudadanos -67,8%-, piensa que su trabajo es fundamental para la seguridad jurídica
de los propietarios.
Según este análisis un 63,2% de los ciudadanos considera que si esta
liberalización se lleva, finalmente, a efecto, esta decisión afectaría, negativamente, a la
seguridad y protección de los españoles en todo lo relativo a la gestión de sus
inmuebles. La labor de colaboración con las Administraciones Públicas, calificada
como muy importante para el 67,5% de los españoles, empeoraría para un 49,6% si
dejara de ser obligatorio colegiarse para ejercer la actividad de Administrador de
Fincas.
Otros datos relevantes del Estudio realizado por SIGMADOS reflejan que el 74,9%
de los españoles considera muy importante la labor de asesoramiento de los
Administradores de Fincas Colegiados en asuntos inmobiliarios, jurídicos o fiscales,
entre otros, y un 70,2% considera, también muy importante, el trabajo que como
mediador entre la Comunidad de Propietarios y los propietarios a nivel individual
desempeñan los Administradores de Fincas Colegiados.
De los datos aportados se deduce, claramente, una opinión muy favorable del
conjunto de la sociedad sobre el desarrollo de la actividad profesional del
Administrador de Fincas Colegiado, así como el mayoritario respaldo a que siga
siendo una profesión colegiada, ya que la mayoría de los ciudadanos españoles
consideran que:
- La actividad de los Administradores de Fincas Colegiados es de interés general y
contribuye a garantizar los derechos de las personas en lo que respecta a sus
viviendas.
- Es también una actividad fundamental para que se observen las normas y que
contribuye a garantizar la seguridad jurídica de los propietarios en el cumplimiento
de sus obligaciones administrativas.
TFG-FICO. La Contabilidad en las Comunidades de Propietarios
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- Es una actividad multidisciplinar y de suma importancia por las funciones
desarrolladas.
- El trabajo realizado por los Administradores de Fincas Colegiados está amparado
por los seguros de responsabilidad civil y caución contratados a través de sus
Colegios Territoriales.
- Los Colegios Profesionales realizan, eficazmente, una labor de autocontrol
disciplinario de la actividad de sus colegiados aplicando el Código Deontológico
existente.
Los Administradores de Fincas Colegiados consideran que el Anteproyecto de Ley
de Servicios y Colegios Profesionales debe de tener en consideración que los
ciudadanos españoles, en su conjunto, valoran muy positivamente la actividad que
desarrollamos en el marco de la actual regulación de los Colegios Profesionales, y
respalda que la profesión de Administrador de Fincas siga siendo colegiada y
considera, mayoritariamente, además, que la desregulación de nuestra actividad
perjudicaría la gestión de un bien, la vivienda, que es considerado un derecho
constitucional.
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CAPITULO 1
LA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS Y SUS
OBLIGACIONES CONTABLES
Después de conocer el concepto de una Comunidad de Propietarios, atendemos
ahora a su definición jurídica, la Comunidad de Propietarios es el conjunto de
viviendas, locales y cualquier otra unidad que componen un edificio y son susceptibles
de aprovechamiento independiente por tener salida propia a un elemento común o a la
vía pública, según el art. 396 del Código Civil.
En su último párrafo expresa:
“Esta forma especial de propiedad se rige por las disposiciones legales especiales y
en los que las mismas permitan, por la voluntad de los interesados”.
En este párrafo encontramos la clave de las fuentes por las que se rigen las
Comunidades de Propietarios de edificios divididos en propiedad horizontal, es decir
se rigen por la Ley especial, esto es la Ley de Propiedad Horizontal, que nace en 1960
y es continuamente objeto de reformas, y la voluntad de los interesados, que no puede
contravenir a la norma legal y que queda plasmada, bien en los estatutos, bien en el
reglamento de régimen interior o bien acuerdos tomados en Junta
Una vez que conocemos el concepto formal de Comunidad de Propietario, y
siguiendo con los aspectos legales pasemos a conocer cuáles son sus obligaciones
tanto comunes como del propietario y como se organizan.
En primer lugar debemos saber que los órganos de gobierno de la comunidad son los
siguientes según art.13 LPH:
1. La Junta de Propietarios.
2. El presidente y, en su caso los vicepresidentes.
3. El secretario.
4. El administrador.
Según el art. 16 LPH, La Junta de propietarios se reunirá al menos una vez al año
para aprobar los presupuestos y las cuentas [….] Contemplando dentro de sus
funciones (Art. 14 LPH) Aprobar el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas
correspondientes y el presupuesto anual.
TFG-FICO. La Contabilidad en las Comunidades de Propietarios
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Para hacer frente a esos gastos y demás cuestiones presupuestadas (suministros,
mantenimiento, seguro..etc) el propietario tiene como obligación (Art. 9 LPH) contribuir,
con arreglo a la cuota de participación fijada en el título o a lo especialmente
establecido, a los gastos generales para el adecuado sostenimiento del inmueble, sus
servicios, cargas y responsabilidades que no sean susceptibles de individualización.
Además de estas obligaciones descritas en la LPH, desde el pasado 1 de Enero,
las Comunidades de Propietarios están obligadas a informar a la Agencia Tributaria de
las operaciones con terceras personas superiores a 3.000€ al año. La nueva
obligación tributaria se recoge en el Real Decreto 828/2013, publicado en el BOE el
26/10/13, y establece que con efectos 1 de enero de 2014, las comunidades de bienes
en régimen de propiedad horizontal están obligadas a presentar la declaración de
operaciones con terceras personas (modelo 347). Esta obligación tributaria se
extiende, por tanto, a aquellas Comunidades de Propietarios que no desarrollen
ningún tipo de actividad empresarial, pero que sí realicen operaciones con terceras
personas y que durante el ejercicio económico hayan superado los 3.005,06 euros.
El modelo 347 ha de ser presentado durante el mes de febrero de 2015, y se
correspondería con los datos contables del ejercicio 2014, y ha de tenerse en cuenta
lo siguiente:
- Compras:
Las Comunidades de Propietarios no están obligadas a declarar los suministros de
energía eléctrica y combustibles que se usen para consumo comunitario. Tampoco
han de hacerlo por los suministros de agua y los seguros que tengan por finalidad el
aseguramiento de bienes de zonas y elementos comunes.
- Ventas:
Las comunidades de propietarios que han alquilado alguna vivienda, no están
obligadas a reflejar estos ingresos en el modelo 347, porque están exentas de IVA.
Sí están obligadas a su presentación, además de las declaraciones de IVA
pertinentes y la cumplimentación del Modelo 184 (declaración informativa anual con la
que se imputa el rendimiento a cada copropietario), aquellas que desarrollen
actividades empresariales o profesionales acorde con la normativa del IVA (alquiler de
elementos comunitarios como locales, fachadas o cubiertas, entre otros).
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CAPITULO 2
LA EVOLUCIÓN CONTABLE DEL ADMINISTRADOR DE FINCAS
El Administrador de Fincas nace originalmente como “gobernador de fincas rústicas”
pasando posteriormente al control de pequeños edificios urbanos en régimen de
arrendamiento, dando paso finalmente a la gestión y administración de Complejos
Inmobiliarios, Urbanizaciones, Centros Comerciales…etc.
En este marco, el antiguo administrador cuyo mérito era “saber de números” y
gozar de la confianza del dueño de la finca, ha evolucionado a ser un profesional
universitario, cualificado y con conocimientos en varios ámbitos como son la
Economía, el Derecho, Urbanismo…etc. Estos conocimientos deben ir además
actualizándose constantemente debido a la promulgación de nuevas normas legales,
derogación de otras, obligaciones tributarias, nuevas tasas impositivas, incorporación
de nuevas tecnologías…etc. Para esta formación los Administradores cuentan con
Colegios Profesionales Territoriales que además de esta función se encargan de otras
muchas cuestiones como son:
- Velar por los principios de ética profesional y por el respeto a los derechos
de los ciudadanos, y ejercer la jurisdicción disciplinaria en materia colegial y
de su profesión.
- Participar en los órganos consultivos de la Administración cuando sea
requerido para hacerlo.
- Organizar actividades o servicios comunes de carácter profesional, cultural,
asistencial, de previsión y análogos que sean de interés para los
colegiados.
- Intervenir como mediador con procedimientos de arbitrajes institucionales
según lo que dispone la Ley de Arbitrajes.
- Dictar las normas orientativas sobre honorarios profesionales ya sea en
forma de baremos, de tarifas o de tasas.
- Emitir informes o dictámenes que le sean solicitados relativos a cuestiones
que entren en las propias de la profesión o de alguna manera estén
concertadas.
TFG-FICO. La Contabilidad en las Comunidades de Propietarios
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- Emitir informes o dictámenes en procedimientos judiciales o administrativos
en los cuales se discuten cuestiones relativas a honorarios profesionales.
- Aprobar los presupuestos regulando y fijando las aportaciones de los
colegiados.
- Establecer acuerdos con otras entidades que estén interesadasm o con
organizaciones o Colegios de la misma profesión o concordantes con ella.
- Vigilar y ordenar, dentro del marco legal, el ejercicio de la profesión.
- Representar los intereses generales de la profesión, especialmente en sus
funciones relacionadas con la Administración.
- Defender los interesas profesionales de los colegiados.
- Velar a fin de que la actividad profesional se adecue a los intereses de los
ciudadanos.
- Todas las otras funciones que se crean beneficiosas para los intereses
profesionales y que se encaminen al cumplimiento de los objetivos
colegiales.
Centrándonos en el tema que nos ocupa, la Contabilidad, los primeros
administradores cumplían con los requerimientos que les exigía el art. 20 LPH de
“efectuar los pagos y realizar los cobros” sin exigir sistema contable a utilizar,
facilitaban la relación de Ingresos y Gastos” la mayoría de las veces utilizando el
procedimiento de “la cuenta de la vieja”.
Hoy en día parece esencial que el Administrador de Fincas Profesional se apoye en
la Contabilidad y que sus informes anuales se adecúen a la práctica contable
generalmente aceptada.
La celebración de cursos y seminarios de Contabilidad en numerosos Colegios
Territoriales ayudan en la necesidad por la puesta al día de sus conocimientos sobre
aquellas herramientas que contribuyen a mejorar el servicio que prestan a sus clientes.
Actualmente desde el Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas
en España está trabajando en un proyecto llamado “libro blanco” que sería como un
PGC para las Comunidades de Propietarios, ya que el PGC que tenemos vigente,
además de no concretar demasiado en los asuntos que aborda el administrador, no es
de obligatorio cumplimiento para el mismo y en aras de estandarizar los modelos de
cuentas anuales para facilitar la labor de comprobación y como medio de proporcionar
el servicio de forma profesional.
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CAPITULO 3
PGC APLICADO A LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS
A lo largo de estos últimos años, ha habido muchas discusiones acerca de la
utilización del Plan General de Contabilidad (PGC) para la gestión en las
Comunidades de Propietarios.
La mayoría de las alegaciones en contra de su utilización, se centran en la carencia
de personalidad jurídica de la Comunidad de Propietarios junto con su no inclusión en
ninguno de los tipos de sociedades sujetas a obligaciones contables que contempla el
Derecho Mercantil, en este sentido tampoco ayuda el vacío que plantea el art. 18 LPH
donde se establece la obligación del administrador de “efectuar los pagos y realizar los
cobros”, sin referencia alguna a cuál debe ser el sistema contable a utilizar.
La opción de la aplicación del PGC adaptado al ámbito de las Comunidades de
Propietarios es el mayor acierto, además del más profesional, si el Consejo General
consigue sacar su proyecto adelante, su utilización traerá muchas ventajas a la
profesión, entre ellas:
- Mejorar la imagen fiel del Administrador como profesional que utiliza
procedimientos homologados.
- Contabilización adecuada y registro de todas las actividades en la
comunidad.
- Utilización de la información contable para el cumplimiento de las
obligaciones fiscales.
Los objetivos fundamentales que debe conseguir esta normalización son:
- Establecer como duración el ciclo contable o ejercicio económico un
periodo de 12 meses.
- Definir el Plan de Cuentas para Comunidades de Propietarios, basado en el
PGC y dispuesto para su posterior desarrollo informático.
- Diseñar el Contenido mínimo que se debe incluir en el informe anual a los
propietarios, estableciendo una normalización fácil y concisa.
Como hemos mencionado anteriormente el PGC, actualmente es de aplicación
voluntaria, pero aun así hay diferentes aspectos que se hacen indispensables en el
marco de las Comunidades de Propietarios, como por ejemplo la aplicación de los
principios contables, especialmente:
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- Principio de Prudencia. - Principio de Devengo. - Principio de Correlación de ingresos y gastos.
Y las situaciones contables extraordinarias que habría que tener en cuenta también
en este sector:
- Reglas esenciales. - Bonificaciones por pronto pago. - Penalizaciones por mora. - Aplicación de Intereses Moratorios…etc.
Otro aspecto fundamental para la adaptación del PGC sería la elaboración del Plan de
Cuentas a partir del PGC, definición de cuentas y de subcuentas. Veámoslo
desarrollado en el siguiente apartado.
3.1 ELABORACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS: Tomando como referencia el Cuadro de Cuentas Actual del PGC, atendiendo a las
necesidades contables de las Comunidades de Propietarios y dejando a un lado
partidas y grupos poco útiles para su actividad, hemos reducido y ajustado dicho
cuadro.
Veamos una comparativa del Cuadro de Cuentas Actual y el aquí propuesto.
Cuadro de Cuentas PGC:
GRUPO 1.- Financiación Básica. GRUPO 2.- Activo No Corriente. GRUPO 3.- Existencias. GRUPO 4.- Acreedores y Deudores Por Operaciones Comerciales. GRUPO 5.- Cuentas Financieras. GRUPO 6.- Compras y Gastos. GRUPO 7.- Ventas e Ingresos. GRUPO 8.- Gastos Imputados al Patrimonio Neto. GRUPO 9.- Ingresos Imputados al Patrimonio Neto. A continuación se desarrolla el ejemplo de plan de cuentas para CCPP: GRUPO 1.- Capital y Reservas. GRUPO 2.- Inmovilizado. GRUPO 4.- Comuneros y Proveedores. GRUPO 5.- Tesorería. GRUPO 6.- Cobros. GRUPO 7.- Ingresos.
Resumiendo su contenido, los grupos que el Plan establecería contendrían lo
siguiente:
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- Capital y Reservas: Comprendería la financiación propia y ajena de la
Comunidad, es decir los recursos obtenidos por la misma.
- Inmovilizado: Elementos patrimoniales que constituyen las inversiones
permanentes de la Comunidad.
- Comuneros y Proveedores: Obligaciones de pago y Derechos de cobro
originados por la actividad propia de la Comunidad.
- Tesorería: Elementos financieros.
- Gastos: Atendiendo a los criterios del reparto del gasto entre propietarios.
- Ingresos: Ingresos por prestación de servicios a los comuneros, eventual
enajenación de los bienes de la Comunidad y posibles ingresos atípicos.
A continuación se desarrollan los Subgrupos:
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CAPITULO 4
El CICLO CONTABLE
Al comienzo de un ejercicio contable, la Comunidad posee un determinado
patrimonio. Durante dicho ejercicio, y como consecuencia de su actividad, adquiere
suministros, presta servicios a los comuneros, devenga salarios de trabajadores y
genera ingresos. Al cierre de ese ejercicio, la incidencia de todas las actividades habrá
producido variaciones patrimoniales, estos cambios pueden controlarse o
estructurarse en las siguientes fases:
1.- Balance Inicial:
El balance de situación inicial, como su nombre indica, presenta la situación
patrimonial de la Comunidad a fecha del inicio del ejercicio económico. En este punto
podemos encontrarnos en dos escenarios diferentes:
a) el de la continuidad de funcionamiento de la Comunidad, en el que el balance
inicial coincide con el balance de situación a la fecha de cierre del ejercicio
anterior, y
b) el de la constitución de una Comunidad nueva, donde no existiría el balance de
cierre anterior.
2.- Apertura de la Contabilidad:
La información que el Balance refleja, debe representar hechos contables y
operaciones económicas. Esto se consigue con dos etapas:
- Realizar en el Diario un asiento de apertura, consistente en cargar todas las
cuentas del balance que presenten saldo deudor y abonar aquellas que
sean acreedoras, fechándolo con la fecha correspondiente al primer día del
ejercicio.
- Aperturar las correspondientes cuentas del libro Mayor, anotando en el
Debe las deudoras, y en el Haber las acreedoras.
La realización de estas dos operaciones se conoce como apertura de la
contabilidad.
3.- Registro de las Operaciones del Ejercicio:
Una vez aperturada la contabilidad, nos disponemos en situación de comenzar el
registro contable de las transacciones del ejercicio mediante los asientos
correspondientes, apuntando, día a día, las operaciones realizadas en el Libro diario y,
al mismo tiempo anotando los movimientos en el Libor mayor.
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4.- Ajustes previos a la determinación del Resultado:
Después de realizar todas las anotaciones que recojan las distintas operaciones
realizadas por la Comunidad, se procederá a la determinación del Resultado del
ejercicio, así como a su adecuado reflejo contable. Para ello es preciso realizar
algunos ajustes necesarios para que ese resultado refleje la realidad económica del
ejercicio. Estos ajustes son los siguientes:
a) Periodificación:
Teniendo en cuenta que el periodo habitual de un ejercicio contable es de 12
meses, normalmente coincide con el año natural y, el principio de devengo establece
que los gastos e ingresos se imputen al periodo en que se devengan,
independientemente de cuando se paguen o se cobren, los ajustes por periodificación
tratan de asignar los gastos e ingresos anticipados al ejercicio económico
correspondiente. Un ejemplo usual sería la anotación correspondiente al pago de la
prima anual del seguro multiriesgo de una Comunidad, que se hace el 1 de Julio y
cubre hasta el 30 de Junio del año siguiente, y cuyo periodo no coincide con el
ejercicio contable, surgiendo así la necesidad de ajustar los ingresos y gastos al
ejercicio correspondiente.
b) Amortizaciones:
La depreciación que tienen los elementos patrimoniales del inmovilizado por el
mero transcurso del tiempo, requiere que dicha pérdida se impute como gasto dentro
de cada ejercicio, lo que se refleja contablemente mediante las amortizaciones. Sin
embargo, en las Comunidades de Propietarios suele prescindirse de ellas, al
considerar generalmente las inversiones como gasto realizado en el ejercicio en que
se efectuó, no teniendo en cuenta los elementos patrimoniales de la Comunidad como
activo propio sino como suma de los activos que corresponden a cada propietario.
c) Recibos Impagados:
Atendiendo al principio de prudencia, los recibos impagados a final de ejercicio,
deberían anularse, descontándolos de cuotas supuestamente abonadas, a fin de
obtener el saldo real de cada propietario, y no hacer figurar un activo que en la
mayoría de las veces, es de dudoso cobro. El asiento se haría como un menor ingreso
del ejercicio. El caso más complejo es el de los propietarios morosos, es decir,
aquellos cuyas deudas se hallan en proceso de reclamación judicial. Sus recibos no
deben descontarse de cuotas porque suelen ser cantidades importantes que superan
a veces las correspondientes a un año, además su influencia sobre la liquidez de la
Comunidad es decisiva, por lo que se hace necesario repartir estas deudas como
gasto entre todos los propietarios, aunque manteniendo una provisión por el mismo
importe, para compensarla en el futuro cuando se cobre.
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d) Gastos devengados y no pagados e Ingresos pendientes de cobro:
Analizamos ahora los Gastos devengados y no pagados (deudas pendientes de
pago) y los Ingresos pendientes de cobro (créditos pendientes de cobro).
Entre los primeros y aplicando el principio de devengo, hemos de considerar como
acreedores todos aquellos suministradores y proveedores de bienes y servicios de la
Comunidad, cuyas facturas están fechadas en el ejercicio que estamos cerrando y se
liquidan en el siguiente.
En cuanto a las retenciones de Hacienda tanto de empleados como de
Administrador, nunca es un gasto, siempre hay que contabilizarlo y cargarlo
trimestralmente. Por ello, a final de año, esta cuenta aparecerá con el saldo
correspondiente a las retenciones del último trimestre.
En lo referente a Ingresos pendientes de abono, hay al menos dos situaciones a
considerar:
- La existencia de recibos de agua correspondientes a lecturas de contadores
hechas el último mes, que no se ponen al cobro hasta el mes siguiente y
por tanto corresponden a otro ejercicio, pero que deben considerarse
ingresos del anterior.
- Los ingresos de cheques y recibos presentados al banco en los últimos días
del ejercicio y que no estén abonados en la fecha de cierre.
5.- Cierre de la Contabilidad:
La suma de cargos y abonos de cada cuenta del Mayor deben coincidir, y así
podrán cerrarse o saldarse. Para ello basta con efectuar el asiento de cierre, mediante
el cual se cargarán las cuentas acreedoras y se abonarán las deudoras.
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CAPITULO 5
EJERCICIO ECONÓMICO DESDE
EL PRISMA DEL ADMINISTRADOR
Veamos cómo se va desarrollando el ciclo económico. En primer lugar se elabora por
el gestor, en nuestro caso el Administrador de Fincas, un Presupuesto de Ingresos y
Gastos para el ejercicio, además de esta cifra y según la reforma de la Ley de
Propiedad Horizontal (establecida mediante la Ley 81/1999 de 6 de Abril), obliga a la
dotación de un Fondo de Reserva “…para atender las obras de conservación y
reparación de la finca”. Su obligación se limita al 5% del presupuesto ordinario (2,5%
el primer año) y sólo una vez, por lo que no es acumulativo, por la baja cuantía esta
obligación es de escasa repercusión práctica.
Una vez elaborado el presupuesto, se confecciona el reparto presupuestario por
grupos y se determinan las cuotas de cada propietario según su participación en la
finca. Según el art. 3 LPH […a cada piso o local se atribuirá una cuota de participación
con relación al total del valor del inmueble y referida a centésima del mismo…] La
cuota de participación se fija en el título constitutivo de la Propiedad Horizontal y su
cálculo se realiza en función de las características de los pisos o locales: superficie
útil, emplazamiento interior o exterior y la situación o el uso que se presume sobre los
elementos o servicios comunes. Los gastos se reparten de acuerdo al coeficiente de
propiedad a no ser que algunos se puedan individualizar a determinados propietarios.
La no utilización de un servicio, por parte de un propietario o varios, no les exime de
contribuir a los gastos, a no ser que estén exentos según división horizontal, estatutos
y acuerdos que se hayan tomado.
En la figura 1.1 observamos un ejemplo sencillo de cuotas de participación:
Figura 1.1
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A continuación damos paso al cobro de las cuotas, generalmente este proceso se
hace mediante la generación de un fichero de remesa, lo que conocemos
popularmente como domiciliación bancaria. En la figura 1.2 se muestra como se
realizaría el cobro desde el prisma del Administrador:
Figura 1.2
A continuación se muestra un ejemplo de la contabilización a través de asientos de los
hechos descritos en la figura 1.2. Para ello debemos tener en cuenta la siguiente
leyenda:
*Cuentas:
430: Comunero.
572: Banco c/c.
700: Cuotas Ordinarias de Comunidad.
Supongamos que la cuota ordinaria son 100€ y las comisiones generadas por el banco 5€
DETERMINACIÓN DE LA CUOTA FACTURACIÓN
CONTABILIZACIÓN
GENERACIÓN Y ENVÍO DEL
FICHERO DE REMESA
GESTIÓN DE DEVOLUCIONES
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Los asientos generados en el Cobro de las Cuotas son:
- Asiento del Ingreso:
- Asiento del Cobro:
Los asientos generados en la Devolución de Recibos son:
- Asiento cargo de la devolución:
- Asiento cargo comisiones bancarias generadas:
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Una vez abonada la remesa de recibos se procede a la contabilización de los gastos
de la Comunidad.
Procedemos ahora a la Contabilización de un Gasto:
- Asiento generado por la recepción de la factura:
- Asiento generado por el pago de la factura:
Una vez contabilizados todos los Gastos e Ingresos del ejercicio procedemos a la realización del Informe de Ingresos y Gastos.
Dicho informe puede ser mensual, trimestral, semestral, dependiendo de las necesidades de la Comunidad o de la forma de proceder del Administrador.
Veamos un ejemplo de este informe en las siguientes páginas:
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En este informe observamos la justificación del Saldo, en su resumen vemos
detallados el Saldo anterior, los Ingresos, los Gastos y el saldo actual, tanto en banco
como en caja.
Este documento se presenta a todos los propietarios y se aprueba en la Junta
General de Propietarios, que se celebra al menos una vez al año como se expresa en
el art.16.1 LPH La Junta de propietarios se reunirá por lo menos una vez al año para
aprobar los presupuestos y cuentas y en las demás ocasiones que lo considere
conveniente el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número
de éstos que representen al menos el 25 por 100 de las cuotas de participación.
En dicha Junta se aprobarán o no esas cuentas, lo cual deberá recogerse en un
Acta, junto con los demás acuerdos que allí se tomen, además de esta tarea, la Junta
de Propietarios tiene como competencias:
- Nombrar y revocar cargos.
- Establecer o modificar los Estatutos y demás normas internas de
funcionamiento y convivencia.
- Conocer las decisiones y llegar a acuerdos sobre cualquier tema que afecte
a la Comunidad.
- Establecer las cuotas ordinarias y extraordinarias cuando sea necesario.
Los propietarios tienen Derecho a participar y decidir en las asambleas de la
Comunidad, aquellos que no puedan asistir a la asamblea podrán delegar su voto y
representación en otro propietario, todos los propietarios tienen voz y voto en la
asamblea excepto los que no estén al corriente en los pagos de la Comunidad.
Como se ha mencionado con anterioridad la Junta debe convocarse al menos una
vez al año para aprobar los presupuestos y las cuentas (Junta Ordinaria), dicha
convocatoria deberá hacerse como mínimo con ocho días de antelación. Las Juntas
extraordinarias, que son las que se celebran para tratar asuntos y necesidades
concretos que puedan surgir en la Comunidad, deberán convocarse lo antes que sea
posible por el gestor.
Una vez finalizada la asamblea, el Secretario de la Comunidad deberá levantar acta
oficial de lo allí sucedido y trasladarlo al libro de actas que el mismo custodia. Y es así
como se cierra el ciclo económico en una Comunidad de Propietarios.
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CAPITULO 6
AUDITORÍA EN
LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS
Debido a los conflictos y a la falta de entendimiento entre algunos propietarios, en
ocasiones surgen hostilidades entorno a las cuentas de la Comunidad. Este malestar
también puede venir de una falta de confianza hacía el Presidente y/o el
Administrador, es por ello que surge la pregunta ¿Se pueden auditar las cuentas en
una Comunidad de Propietarios? El instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas
(ICAC) ha publicado en su Boletín Oficial, una consulta respecto a este asunto.
En él se especifica, que las Comunidades de Propietarios, al no tener como origen
y objeto, la obtención de ganancia o lucro como consecuencia de la asociación de las
personas que lo integran, y por tanto realicen exclusivamente las actividades propias
de su naturaleza, no tienen la obligación de llevar la contabilidad y formular cuentas
anuales a efectos mercantiles, no siendo por tanto obligatorio el cumplimiento de las
normas del PGC y el Código de Comercio. No obstante, afirma que el gestor de la
Comunidad deberá reflejar de manera clara los ingresos y gastos de la Comunidad,
como máximo anualmente, y su situación financiera.
El ICAC además argumenta que la revisión de las cuentas de una Comunidad de
Propietarios, aunque sea realizada por un auditor de cuentas inscrito en el ROAC, no
tendría la consideración de un trabajo de auditoría de cuentas, dado que, al no existir
un marco normativo de información financiera establecido para la elaboración y
presentación de dichas cuentas, no se encontraría comprendido en ninguna de las dos
modalidades de auditoría de cuentas (auditoría de cuentas anuales y auditoría de
otros estados financieros o documentos contables) contempladas en la normativa
reguladora de la actividad de auditoría.
Finalmente aclara que el trabajo de revisión de las cuentas de una Comunidad de
Propietarios podrá realizarse por cualquier persona con conocimientos y experiencia
en el entorno de las Comunidades de Propietarios y en la aplicación de la Ley de
Propiedad Horizontal, sin que sea necesaria que dicha revisión sea realizada por un
auditor de cuentas.
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BIBLIOGRAFÍA
- Ley 49/1960, de 21 de Julio, sobre Propiedad Horizontal.
- www.cgcafe.org .- Web oficial del Consejo General de Colegios de
Administradores de Fincas de España.
- www.cafsevilla.com .- Web oficial del Ilustre Colegio Territorial de
Administradores de Fincas de Sevilla.
- www.cafmalaga.es .- Web oficial del Ilustre Colegio Territorial de
Administradores de Fincas de Málaga.
- www.icac.meh.es .- Web oficial del Instituto de Contabilidad y
Auditoría de Cuentas del Ministerio de Economía.
- Plan General de Contabilidad y de PYMES.
