La empresa como organizacin: los sistemas funcionales

Prof. Bueno, E.

1. Introduccin conceptual: enfoques principales

En el presente son muchas las aportaciones tericas efectuadas por diferentes autores sobre el concepto de empresa

como organizacin. La condicin multidimensional y la complejidad por la que se caracteriza la empresa en la

economa actual, permite ser analizada desde distintas perspectivas, aunque estas muestren solo uno de los aspectos

principales que caracterizan a la misma.

En coherencia con lo expuesto en la introduccin y en los objetivos precedentes se presenta el siguiente concepto

descriptivo de la empresa actual:

La empresa como organizacin representa una unidad compleja, con una estructura orgnica de tipo divisional o por

unidades de negocio descentralizadas, bien por producto, mercado o funcin; con una dimensin jurdica tendente a

multisocietaria o con estructura de grupo de sociedades y con un mbito de actuacin internacional, caracterstica de

la llamada empresa multinacional. Organizacin que es concebida como un sistema o conjunto de elementos

ordenados segn las normas de cierta estructura y relacionados para el cumplimiento de un plan comn, en este caso

integrado por cinco aspectos con los que se puede estudiar la empresa o subsistemas principales: sistema tcnico

(ST), sistema humano (SH), sistema de direccin (SD), sistema cultural (SC) y sistema poltico o de poder (SP).

Este concepto recoge unpletando una serie de aportaciones sobre la evolucin de la teora de la empresa, tanto desde

perspectivas de la teora microeconmica como desde la teora de laa larga tradicin, aunque reciente, del enfoque

administrativo y sistmico de la Economa de la Empresa, sintetizando y com organizacin, como se muestra en la

tabla 1.

TABLA 1. EVOLUCIN DE LA TEORA MODERNA DE LA EMPRESA: APORTACIONES PRINCIPALES

1. Teora de la empresa de negocios (T. Veblen, 1904). Concepto de empresa de negocios como fuerza

directiva en el sistema capitalista. Introduce el concepto de transaccin como transferencia de un bien o

servicio entre dos unidades independientes.

2. Teora de la especializacin frente al riesgo (F.H. Knight, 1921). Concepto de empresa como especializacin

de una funcin directiva responsable de la actividad econmica ante la asimetra del riesgo.

3. Teora de los costes de mercado (R.H. Coase, 1937). Concepto de empresa como organizacin que reduce

los costes de las transacciones en el mercado, dadas sus fricciones y la falta de informacin completa sobre

aquellas.

4. Teora de la organizacin (H.A. Simon, 1945 y 1957). Concepto de empresa como organizacin, definida por

una relacin de autoridad, y como respuesta a los lmites de la racionalidad humana.

5. Teora de los derechos de propiedad (A.A. Alchian y H. Demsetz, 1972). Concepto de empresa basado en

las economas de la produccin en equipo y en la dificultad de medir las productividades y establecer las

recompensas de los agentes participantes en el mercado.

6. Teora de la jerarqua organizativa (O.E. Williamson, 1971 y 1975). Concepto de empresa como alternativa

al mercado basada en los costes de las transacciones. Se pueden reducir a una jerarqua organizativa al

incorporar racionalismo, oportunismo y economas de informacin.

7. Teora de los lmites de la organizacin (K.J. Arrow, 1974). Concepto de empresa como una forma peculiar

de organizar la produccin, justificada en la medida que ahorra costes en la circulacin de informacin, siendo su

coordinacin el lmite del crecimiento de la organizacin.

8. Teora de la agencia (M.C. Jensen y W.H. Meckling, 1976). Concepto de empresa basado en la relacin de

agencia o contrato por el que el agente realiza algo por cuenta del principal con delegacin de autoridad

decisoria.

9. Teora contractual (S.N.S. Cheung, 1983). Concepto de empresa como contrato entre los propietarios de los

factores con caractersticas diferenciadas de los contratos de las transacciones de mercado.

10. Teora de la empresa como organizacin (E. Bueno y F. J. Valero, 1985). Concepto de empresa como

sistema socio-tcnico abierto, compuesto por cinco aspectos o pentagrama para lograr eficiencia en sus

transacciones con el entorno.

Fuente: Bueno (2004)

Este conjunto de aportaciones conceptuales considera que la empresa como organizacin, surge como una alternativa

al mercado. Enfoque que asume las tres cuestiones siguientes:

* Reconocer los efectos que la organizacin tiene sobre los costes de mercado, generando unas ventajas o ahorros

que facilitan las transacciones en el sistema, una vez superado los propios costes en que incurre la empresa para

coordinar la actividad econmica y representar a los propietarios de los factores.

* Reconocer el papel del empresario y su realidad, ya que no debe recaer forzosamente en una persona fsica, ya que

puede estar constituida por un grupo de expertos, cuyo nico problema residir en su eficiencia directiva, limitada por

determinado incremento de los costes de coordinacin.

* Reconocer el papel fundamental de la tecnologa como variable de la actividad econmica sobre la direccin de la

empresa, generando y modificando las ventajas competitivas y las economas de escala.

2. La empresa como sistema: anlisis de los sistemas empresariales

La teora actual de la empresa se fundamenta en la gran aportacin que la Teora de Sistemas ha permitido en esta

rea del conocimiento cientfico, tanto para describir su composicin compleja de la empresa, como para entender su

comportamiento y facilitar sus procesos de control y adaptacin al entorno (Bueno, 1974 y 1991).

Dicha teora se apoya en el concepto de sistema como conjunto de elementos (a1, a2, , an) relacionados entre s;

relaciones (uij) que representan un conjunto de inputs (entradas) de los elementos aj y un conjunto de outputs (salidas)

de los elementos ai y que se explican a travs de determinado proceso de transformacin u operacin planificada.

En consecuencia, un sistema fsico se representa sintticamente de esta forma:

Tambin el sistema se puede representar de forma ms analtica a travs de los conjuntos que lo integran:

X = (a1, a2, , an) (conjunto de elementos).

U = (uij) (conjunto de relaciones o estructura del sistema).

Siendo la relacin uij:

por lo que, el sistema se define por este conjunto:

S = X, U

Una de las categoras de los sistemas es que pueden ser abiertos o relacionados con el entorno, razn que lleva a

otra clase de sistemas, los regulados o que incorporan una funcin de control (feed-back), cuestin que ha sido

estudiada por la Ciberntica.

Precisamente la empresa como sistema presenta estas ltimas caractersticas, las cuales definen una de las

categoras de mayor complejidad en el enfoque sistmico.

En la figura 1 se resume, a la vez que se aplica, dicho planteamiento general para explicar el concepto de empresa.

En ella se pueden observar que acta como un sistema abierto relacionando unas entradas y salidas o transformando

unos inputs en unos outputs, los cuales sern los objetivos pretendidos por el sistema. El mismo que para cumplir con

estos requiere de un control y posterior regulacin del proceso. Entradas y salidas que estn integradas en el entorno

en que acta el agente econmico (empresa).

Figura 1. La empresa como sistema

Dando un paso ms, la Teora de Sistemas, siguiendo a Bueno (1974), define el concepto de sistema sobre la base

de la existencia de cinco condiciones bsicas:

1. Un conjunto de elementos.

2. Una estructura del sistema (conjunto de relaciones).

3. Un plan comn (conjunto de objetivos).

4. Unas funciones caractersticas (funciones de transformacin).

5. Un conjunto de estados o situaciones observables del sistema.

Una de las caractersticas de la estructura del sistema es el principio de la jerarqua que justifica el concepto de

subsistema o subconjunto, elemento o componente funcional de un sistema mayor que en s mismo verifica las

condiciones de este, pero que tambin juega un papel en el proceso de transformacin de dicho sistema mayor.

Proceso que se orienta al logro de un plan comn, es decir a alcanzar la posicin de equilibrio como objetivo del

sistema.

En la tabla 2 se recogen los principios generales de la Teora de Sistemas.

TABLA 2. PRINCIPIOS GENERALES DE LA TEORA DE SISTEMAS

1. Independencia. Interrelacin entre elementos, objetos o atributos. Si se produce con el entorno, el sistema se

define como abierto.

2. Totalidad. Importancia del sistema como un todo, aunque compuesto por partes interrelacionadas.

3. Plan comn. Orientacin del sistema a la posicin de equilibrio por la que los elementos buscan el plan comn u

objetivo del sistema.

4. Relacin entradas-salidas. Dicho plan depende de un conjunto de entradas, que transforma en unas salidas

que, a su vez, son entradas para otro sistema. Si el sistema es cerrado estas se determinan de una sola vez, si

es abierto, pueden entrar cantidades adicionales.

5. Transformacin. Funcin caracterstica o proceso que opera sobre las entradas para lograr las salidas.

6. Entropa. Estado de un sistema en el que existe un mximo de desorden o de indeterminacin, lo que puede

causar su destruccin. Estado que produce la falta de informacin y de control.

7. Regulacin. Proceso basado en un sistema de control para generar informacin que permita corregir las

desviaciones sobre los objetivos o replanificar el proceso transformador.

8. Diferenciacin. Los sistemas ms complejos exigen que los elementos simples se especialicen en determinadas

funciones caractersticas.

9. Jerarqua. Los sistemas se pueden descomponer en subsistemas o partes principales y as sucesivamente

(recurrencia). Ello implica una relacin de dependencia.

10. Equifinalidad. Los sistemas abiertos pueden llegar al mismo estado final combinando entradas diferentes.

Fuente: Bueno (2004)

Estos principios permiten identificar, en el caso de la empresa, un conjunto de subsistemas, segn diferentes criterios

de demarcacin, los cuales, y en la medida que son objeto de un anlisis pormenorizado y son aislados de los otros

componentes se convierte en un sistema empresarial. Proceso que puede ser recurrente hasta llegar al elemento

simple y que ya no cumple con dichas condiciones.

Volviendo a la idea de subsistema en este epgrafe se propone un criterio de descomposicin del sistema-empresa

basado en la diferente naturaleza de la circulacin de valor por su estructura y en relacin con su entorno:

Circulacin de valor en unidades fsicas entre los elementos o unidades operativas de la empresa y con su entorno

(por ejemplo, materiales, mquinas, productos,).

Circulacin de valor en unidades monetarias entre los elementos o unidades operativas de la empresa y con su

entorno (por ejemplo, transacciones financieras, dinero,).

Circulacin de datos obtenidos de los dos procesos anteriores y que son transformados en informacin (por

ejemplo, contabilidad de la empresa y estadsticas econmicas).

Circulacin de informacin entre los miembros de la organizacin y su correspondiente realimentacin

(comunicacin).

Circulacin de informacin para apoyar la accin futura o para tomar decisiones (sistema de informacin para la

direccin).

Estas clases de circulacin configuran cinco subsistemas o sistemas empresariales, tal y como se muestra en la figura

2.

Figura 2. Los sistemas empresariales: naturaleza de la circulacin de valor

La agregacin de los subsistemas 1 y 2 representa el sistema tcnico o tecnolgico de la empresa, conjunto de

operaciones que transforman los valores reales y financieros de la organizacin, segn el ciclo de explotacin y el

ciclo de capital de la misma.

La agrupacin de los otros tres subsistemas representa el sistema de direccin o de administracin de la empresa,

pudiendo inclusive, desgajarse el sistema de comunicacin como parte integrante del sistema psico-social o

humano de la organizacin.

3. Concepto bsico de empresa como organizacin: sistema socio-tcnico abierto

Este enfoque conceptual parte de la consideracin de la empresa como sistema abierto y con una naturaleza mixta

entre lo tcnico y lo social, es decir, compuesta por un conjunto de relaciones de transformacin de valor, unas basadas

en la tecnologa y otras en el comportamiento y comunicacin de las personas que integran la organizacin. En

concreto y en principio:

La empresa como organizacin es un sistema socio-tcnico abierto.

La gradual aplicacin de la Teora de Sistemas, nacida en y para las ciencias de la naturaleza, a una clase de los

mismos, como son los sistemas sociales, ha puesto de manifiesto una revisin del concepto dado antes de subsistema.

Propuesta que se apoya en la denominacin del sistema de aspectos de un sistema o conjunto de elementos de

este con solo un subconjunto de los atributos originales de los mismos. Es decir, un sistema puede descomponerse

en cinco elementos o partes principales (subsistemas), pero si cada elemento o la mayora de ellos posee cinco

atributos (no es necesario que coincidan el nmero de elementos con estos) el sistema se podra tambin

descomponer en cinco atributos o aspectos.

Si el subsistema definido, es en s mismo un sistema, el sistema de aspectos no tiene por qu funcionar por su

propio peso como tal aunque en muchas oportunidades as lo haga. Lo ms importante de este enfoque es permitir

analizar la organizacin con toda la variedad de aspectos que todo elemento de la misma puede mostrar.

En este sentido la empresa en cuanto que es una organizacin est constituida por elementos que se estudian por

distintos aspectos, unas veces es el aspecto tcnico, otros el humano o social lo que interesa observar. Es decir que

el citado sistema socio-tcnico abierto, se puede estudiar por la interrelacin o por cada uno de los siguientes

sistemas de aspectos, tambin definido como el pentagrama organizativo (Bueno y Valero, 1985), tal y como se

recoge en el cuadro siguiente:

Sistema tcnico (aspecto tcnico-econmico o transformador de valores, en trminos reales y no notorios).

Sistema de direccin (aspecto administrativo, organizativo, de la actividad econmica).

Sistema humano (aspecto social o conjunto de personas con sus caractersticas, comportamientos y

motivaciones).

Sistema cultural (aspectos culturales o valores y normas que influyen en la organizacin y permiten cohesionar

a sus miembros).

Sistema poltico aspectos de poder o fuerzas que efectan -o afectan a- los resultados de la organizacin).

En la figura 3 se recogen estos sistemas empresariales, primero integrados en un bloque en interaccin con el entorno

(sistema tcnico, sistema de direccin y sistema humano), que represente el sistema bsico o aspectos aprehensibles

de la organizacin (por ejemplo, el ingeniero jefe de la fbrica, es un elemento que, segn su aspecto, es componente

del sistema tcnico, en cuanto a su funcin operativa en la explotacin, de otra parte es miembro del sistema de

direccin ya que forma parte del equipo directivo, pero es tambin integrante del sistema humano en la medida en que

est contratado y pertenece a la plantilla de la empresa)

Figura 3. La empresa como organizacin: un sistema socio-tcnico abierto

El segundo bloque de sistemas de aspectos aparentemente separados de los fundamentales, pero muy

interdependientes con el entorno, dadas sus vinculaciones, orgenes y efectos, se compone del sistema cultural y del

sistema poltico o de poder; aspectos que subyacen y que sirven para explicar la estructura y el comportamiento de

los anteriores. (As, por ejemplo, entender el comportamiento y los resultados del ingeniero-jefe requerir conocer si

sus valores concuerdan o no con los de los restantes miembros y si est vinculado a cierta fuente de poder.

Estos cinco aspectos o sistemas organizativos permiten definir, en consecuencia, a la empresa como organizacin de

esta forma:

Un sistema socio-tcnico abierto compuesto por cinco elementos principales o aspectos organizativos: sistema

tcnico, sistema humano, sistema de direccin, sistema cultural y sistema poltico (poder) y en el que se persiguen

unos objetivos bsicos.

Estos objetivos caractersticos de cada aspecto son precisamente los principios bsicos que permitan el

equilibrio de la organizacin o del sistema, tal y como se ha puesto antes de manifiesto y que son recogidos, de

una u otra forma, por las diferentes aportaciones tericas sobre la empresa. Principios que sern considerados con

mayor detalle en la Unidad didctica 2.

4. Concepto y elementos de la estructura organizativa de la empresa

Una vez presentado el concepto de la empresa como organizacin y descritos los subsistemas o el sistema de

aspectos que la componen, hay que entrar en el anlisis de la estructura que da la oportuna coherencia y orden a

los mismos. Pero, qu se entiende por estructura? La estructura de una organizacin no es ms que una forma de

ordenar un conjunto de relaciones entre los centros funcionales u operativos que llevan a cabo las tareas o actividades

de la empresa, bien para formalizar los flujos de autoridad, decisiones, y los niveles jerrquicos en que estas se

ponen en prctica o bien para lograr la adecuada comunicacin y coordinacin entre los componentes de la

organizacin, para que las funciones desarrolladas respondan al plan comn que se persigue.

El concepto de estructura organizativa ha recibido diferentes definiciones, aunque la mayora de la literatura converge

en su consideracin como red de comunicacin (Mintzberg, 1984).

A continuacin se van a presentar algunas de las definiciones principales que permiten concretar esta idea.

Para Bueno et al (1991) la estructura orgnica de la empresa articula los recursos humanos siguiendo estos

principios fundamentales:

1. Que suponga la asignacin ms idnea de las tareas comprendidas en los grupos de funcionamiento de la

empresa.

()

2. Que se lleve a cabo una determinacin de niveles de autoridad y delegaciones jerrquicas en diferentes niveles de

decisin.

()

3. Que la comunicacin, respecto al desarrollo de la actividad econmica, sea notificada en la forma deseada, tanto

en cantidad como en calidad.

Para Koontz y Weihrich (1991) la estructura de la organizacin se concibe como:

1. La identificacin y clasificacin de las actividades requeridas.

2. El agrupamiento de las actividades mediante las cuales se consiguen los objetivos.

3. La asignacin de cada agregacin a un gerente con autoridad para supervisarlo.

4. La obligacin de realizar una coordinacin horizontal y vertical en la estructura.

Aspectos que los autores indicados resumen con la expresin estructura formalizada e intencional de papeles o

posiciones de las personas que componen la organizacin.

De otra parte, Robbins (1987) define la estructura de la organizacin como el marco de la organizacin, haciendo

la siguiente comparacin: si los seres humanos tienen esqueletos que definen sus parmetros, las organizaciones

tienen estructuras que definen los suyos.

Finalmente para Simon (1964) la estructura de la organizacin es un complejo diseo de comunicaciones y dems

relaciones existentes dentro de un grupo de seres humanos.

En conclusin, la estructura organizativa de la empresa puede ser concebida como la red de comunicacin o

conjunto de unidades o elementos entre los que se transmite informacin. Concepcin que integra estos tres aspectos

estructurales:

Una estructura funcional o conjunto de actividades o tareas diferenciadas y ordenadas para lograr los objetivos de

la empresa.

Una estructura de autoridad que ordena un conjunto de niveles jerrquicos y permite actuar a las personas bajo

unos criterios de responsabilidad y de control de sus tareas.

Una estructura de decisin, por la que cada miembro, segn su funcin y autoridad reconocida, y gracias a la

informacin recibida puede adoptar las decisiones ms adecuadas.

De otra parte, la estructura de la organizacin se compone de diferentes elementos, los cuales pueden ser estudiados

segn su posicin y funcin, atendiendo a los tres criterios siguientes:

Componentes principales o partes bsicas que agrupan funciones, decisiones y tareas especficas.

Unidades organizativas o centros que desarrollan actividades diferenciadas.

Relaciones formales e informales, que conectan o comunican, segn la naturaleza de sus papeles, a las personas

y grupos que integran la organizacin.

Con referencia al primer criterio, hay que decir que la empresa como organizacin se compone de cinco partes

principales, explicativas de las funciones o papeles organizativos bsicos. Siguiendo a Mintzberg (1984), estas son las

siguientes:

Alta direccin. Elemento que representa el papel de la direccin general de la empresa o la funcin del

empresario.

Direccin intermedia. Elemento que representa el papel de los mandos intermedios o de los ejecutivos o

directivos de la lnea jerrquica de la empresa.

Base operativa. Elemento que recoge los centros operativos de la empresa y el conjunto de personas (tcnicos

y trabajadores) que estn directamente relacionados con la produccin y venta de los bienes y servicios.

Tecnoestructura. Elemento que representa el papel de los analistas, especialistas o expertos en las distintas

funciones de la direccin y de la explotacin.

Estructura de apoyo. Elemento que integra el papel de los centros y de los expertos que apoyan logsticamente

y asesoran el desarrollo de las actividades bsicas y funciones directivas de la empresa.

Con relacin al segundo criterio y en consonancia con las partes principales expuestas, hay que sealar que la

estructura se compone de centros o unidades organizativas, las cuales se diferencian, segn los papeles que

desempean, de esta forma:

Unidades directivas jerrquicas. Centros con autoridad y responsabilidad sobre los flujos de trabajo, que

integran la Alta Direccin y la Direccin Intermedia.

Unidades de gestin funcional. Centros especializados en alguna funcin empresarial (directiva o tcnica) que

apoyan a los flujos de trabajo. Integran la tecnoestructura.

Unidades de apoyo. Centros con funciones de apoyo logstico (mantenimiento, conservacin y suministro) y de

asesoramiento para que los flujos de trabajo y los papeles de las otras unidades se desarrollen eficientemente.

Integran la Estructura de Apoyo.

Unidades operativas. Centros de actividad econmica de la empresa o en donde se desarrollan las tareas o los

flujos de trabajo (plantas, almacenes, puntos de venta, oficinas, etc.). Integran la Base Operativa.

Por ltimo, el tercer criterio explica el conjunto de relaciones que integran la red de comunicacin o que ponen en

contacto las unidades, centros o partes anteriores. Estas relaciones pueden ser formales e informales. Las

primeras son las que establecen la estructura formal o que han sido previamente definidas y comunicadas a todos los

miembros de la organizacin. Las segundas se ocasionan como consecuencia de las comunicaciones interpersonales

y las formas de coordinacin en las tareas y en los centros de actividad, las cuales pueden llegar a sustituir a las

relaciones formales, dada su fuerza y consolidacin; implicando un necesario rediseo organizativo. Tambin las

relaciones pueden ser de naturaleza individual, una persona respecto a otra, o grupal, es decir, entre los miembros de

un grupo o entre una persona y un grupo. Tambin las relaciones organizativas formales pueden clasificarse as:

Lineales o de jerarqua. Relaciones de autoridad entre jefe y subordinado, que van configurando los distintos

niveles jerrquicos de la organizacin.

Funcionales o de staff directivo. Relaciones funcionales entre especialistas y la lnea jerrquica. No tienen

autoridad directa sobre los flujos de trabajo, aunque s son responsables y controlan los objetivos de su funcin.

De apoyo y de staff asesor. Relaciones de apoyo y de asesoramiento sobre la lnea jerrquica, con el fin de

facilitar el buen desempeo o equilibrio de los flujos de trabajo.

As como los staffs directivos son especialistas, bsicos para los objetivos de la empresa, por lo que suelen estar en

plantilla (expertos en marketing, planificacin, contabilidad, informtica, personal, etc.), los staffs de apoyo y asesores,

por su carcter complementario y perifrico, pueden ser profesionales con ejercicio libre de su actividad, por lo que no

estn incorporados a la plantilla, caso de asesores legales y econmicos, de los servicios de relaciones pblicas,

sociales, de mantenimiento o de restauracin, etc.

5. Anlisis organizativo de los sistemas funcionales de la empresa

Una vez analizada la realidad econmica-social de la empresa como organizacin, a la vez que introducida su

justificacin como sistema socio-tcnico abierto y presentada sus aspectos, subsistemas y sus dimensiones

conceptuales bsicas, es el momento de enunciar los sistemas funcionales de la empresa a manera de introduccin y

cules son los enfoques tericos principales que desarrollarn. Introduccin que reitera los comentarios y exposiciones

concretas llevadas a cabo en epgrafes anteriores.

Sobre este orden de ideas se examinan los aspectos que explican los procesos u operaciones que transforman el

valor de la empresa, es decir, su actividad econmica o productiva en sentido amplio, que incluye tanto circulacin en

trminos fsicos o reales, como en trminos monetarios o financieros. Aspectos calificados como el sistema fsico-

econmico y el sistema financiero-econmico de la circulacin de valor. En definitiva, se van a mencionar cuatro

subsistemas o reas funcionales que integran el sistema tcnico de la empresa, el cual ser considerado en la Unidad

didctica 3.

Figura 4. Las reas funcionales de la empresa

En la figura 4 se pueden observar los sistemas o reas funcionales que integran el sistema tcnico de la organizacin:

sistema financiero, tanto desde la perspectiva del subsistema de inversin, como del subsistema de financiacin;

sistema de produccin, o relativo a las operaciones de transformacin tcnico-econmica, y sistema de

comercializacin (marketing).

En las Unidades didcticas que componen la segunda parte de esta obra, se abordar el concepto y estructura del

sistema tcnico de la empresa a travs de los cuatro sistemas funcionales comentados, al que se incorporar por la

importancia actual el de distribucin o de logstica. Concepcin general que permitir introducir las reas o sistemas

funcionales ms caractersticos y conocidos de la teora actual de la organizacin de empresas. Adems, en dichas

unidades se har una concreta y prctica exposicin de cada uno de los subsistemas o reas funcionales que

caracterizan a toda organizacin.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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