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a función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información: un estudio del RAMP

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura París 1989

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Original: inglés PGI-89/WS/6 París, mayo de 1989

LA FUNCIÓN DE LA GESTION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS EN LOS SISTEMAS NACIONALES DE INFORMACIÓN:

UN ESTUDIO DEL RAMP

Edición revisada

preparada por James B. Rhoads

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

Este documento es la reproducción fotográfica del texto del autor

Asiento que se recomienda para el catálogo:

Rhoads, James B.

La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información: estudio del RAMP / Edición revisada / preparado por James B. Rhoads [para el] Programa General de Información y UNISIST.- París: Unesco, 1989. - 48 págs.: 30 cm. (PGI-89/WS/6)

I. Título II. Unesco. Programa General de Información y UNISIST III. Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP)

(g) Unesco, 1989

- iii -

INDICE

Página

1. INTRODUCCIÓN 1

2. UTILIDAD ECONÓMICA Y SOCIAL DE LOS SISTEMAS Y SERVICIOS DE GESTION DE DOCUMENTOS 3

3. SINGULARIDAD Y UTILIDAD DE LOS ARCHIVOS 17

4. OTRAS CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS MODERNOS Y DE LOS PROGRAMAS DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 34

5. RELACIÓN DE LA GESTION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS CON OTROS SISTEMAS Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN 39

6. RESUMEN Y CONCLUSIONES 42

BIBLIOGRAFÍA SELECCIONADA 43

PREFACIO

Con objeto de satisfacer mejor las necesidades de los Estados Miembros, en particular los países en desarrollo, en los campos especializados de la gestión de documentos y archivos, la División del Programa General de Infor­mación de la Unesco ha establecido el Programa de Gestión de Documentos y Archivos - RAMP.

Los elementos básicos del programa RAMP reflejan los temas generales del Programa General de Información y contribuyen a ellos. Así pues, el RAMP comprende proyectos, estudios y otras actividades destinados a:

- establecer normas, reglas, métodos y otros instrumentos normativos para el tratamiento y transferencia de información especializada y para la creación de sistemas de información compatibles;

- hacer que los países en desarrollo puedan establecer sus propias bases de datos y tengan acceso a las bases existentes en todo el mundo, con objeto de intensificar el intercambio y la corriente de información mediante la aplicación de tecnologías modernas;

- promover el desarrollo de redes de información regional especializada;

- contribuir al desarrollo armonioso de servicios y sistemas internacio­nales de información compatibles;

- establecer sistemas nacionales de información y mejorar los diversos elementos de dichos sistemas;

- formular políticas y planes de desarrollo en este terreno;

- formar a especialistas y usuarios de la información y promover el potencial nacional y regional de enseñanza y formación en materia de ciencias de la información, biblioteconomía y administración de archivos.

Este estudio del RAMP se ha preparado por contrato con el Consejo Inter­nacional de Archivos (CÍA). Su finalidad consiste en recapitular las técnicas y procesos existentes y las directrices que pueden aplicarse a la selección e introducción de las técnicas y procesos que sean más adecuados para una situa­ción determinada.

El presente estudio, preparado por contrato con el Consejo Internacional de Archivos (CÍA), se presenta en forma abreviada y actualizada con el mismo título que el documento del mismo autor publicado en 1983 (PGI-83/WS/21). Los expertos invitados a la tercera Consulta sobre el RAMP III consideraron que este trabajo era uno de los más importantes de la serie de publicaciones del RAMP e indicaron que sería muy útil actualizarlo y volverlo a editar en forma que facilitase su utilización por todos los profesionales de archivos. Como el anterior, el presente estudio va acompañado de una importante bibliografía, también actualizada.

Cualquier comentario o sugerencia respecto del presente estudio deberá dirigirse a: División del Programa General de Información, Unesco, 7 Place de Fontenoy, 75700 París, Francia. Los demás estudios preparados por el programa RAMP también pueden solicitarse a esta misma dirección.

PGI-89/WS/6

1. IHTRODUCCION

Del título del presente estudio se desprende que los documentos y archi­vos constituyen parte esencial e importante de los recursos de información de un país y que los programas para su gestión y utilización son o deberían ser partes esenciales del sistema nacional de información.

El presente estudio tiene por finalidad suministrar información a los decisores sobre el carácter y el valor fundamental de los archivos y sobre los procedimientos y programas por los que debe regirse la gestión de los archivos y de los documentos corrientes. El estudio trata de demostrar los beneficios culturales, sociales y económicos que puede obtener un país mediante la conservación y utilización de sus archivos y las importantes economías y gran eficacia que se obtendrán necesariamente con los sistemas y servicios de gestión de archivos.

Los archivos son un instrumento básico de administración. Gracias a ellos se realizan muchos procesos y funciones operacionales. Comprenden toda la información registrada, producida o recibida por una organización al realizar sus operaciones. La documentación puede presentarse en la forma tradicional de documentos escritos en papel y también en microformas o medios legibles por máquina, por ejemplo, cintas o discos de computadora; comprende además foto­grafías, grabaciones, películas y cualquier otro medio de grabación o transmi­sión de la información cuando una organización realiza sus operaciones.

En los archivos se conservan documentos no corrientes que se han evaluado formalmente y que conservan un valor constante o permanente en tanto que prueba o para fines de investigación^). En los archivos se conserva por lo general solamente un pequeño porcentaje escogido entre el gran volumen de documentos, que es, sin embargo, útil y valioso por múltiples razones.

En primer lugar, son como la memoria de un país y permiten a una sociedad planificar inteligentemente el futuro sobre la base de la experiencia adqui­rida en el pasado. Los archivos registran las obligaciones y compromisos del gobierno y constituyen una prueba de los derechos y prerrogativas de los ciudadanos. En su conjunto, los archivos contienen una gran cantidad de infor­mación sobre las personas, las organizaciones, el desarrollo social y econó­mico, los fenómenos naturales y los diferentes acontecimientos, y todo ello constituye un material inapreciable de primera mano para escribir sobre todos los aspectos de la historia de un país. Como fuente de la historia nacional, los archivos pueden contribuir considerablemente a fomentar la comprensión que una nación tenga de sí misma y a crear el sentido de identidad nacional.

El presente estudio versa principalmente sobre los documentos y archivos gubernamentales y, muy particularmente, los del gobierno nacional o central. Sin embargo, los programas y procedimientos que son necesarios para la gestión adecuada de los documentos y archivos gubernamentales son también de aplica­ción tan valiosa en lo tocante a los registros y archivos de las empresas comerciales y demás organizaciones e instituciones no gubernamentales. En conjunto, el valor informativo de los documentos y archivos de esas organiza­ciones puede competir con los del gobierno y desempeñar así una función muy importante en el sistema nacional de la información.

1) En Francia y en otros países de habla francesa el término "archivos" se aplica a toda clase de documentos, puesto que los de uso corriente se denominan "archivos administrativos".

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Por último, este estudio determina y describe los elementos que comprende un programa general para lograr economía y eficacia en la gestión de los documentos corrientes y para determinar, conservar y fomentar sistemáticamente la utilización de los archivos. Estos elementos programáticos pueden clasifi­carse según los cuatro títulos o fases siguientes que representan el ciclo total de vida de los documentos.

La fase de producción de documentos abarca los elementos siguientes: diseño y gestión de formularios, preparación y gestión de la correspondencia, gestión de informes y directrices, fomento de sistemas de gestión de la infor­mación y aplicación de la tecnología moderna a dichos procesos.

La fase de utilización y conservación de los documentos abarca los aspec­tos siguientes: creación y mejoramiento de los sistemas de archivo y de recu­peración de datos, gestión de registros, gestión del correo y las telecomuni­caciones, selección y manejo de máquinas copiadoras, análisis de sistemas, producción y mantenimiento de programas de documentos vitales, funcionamiento de centros de documentación y aplicación, cuando proceda, de la automatización y la reprografía a dichos procesos.

La fase de disposición de los documentos abarca la identificación y descripción de las series de documentos, el establecimiento de programas de retención y disposición de documentos, la evaluación y eliminación de documen­tos y la transferencia de documentos de valor permanente a los archivos.

La administración de archivos abarca el diseño y equipamiento de los depósitos, los métodos y procesos de reparación y conservación de los archi­vos, el planeamiento de políticas de acceso a los archivos, los procedimientos del servicio de referencias, la creación de nuevos archivos y la información sobre los mismos. Varios de estos elementos dependen en gran medida de la utilización de computadoras y de la micrografía.

En las páginas que siguen se trata detalladamente de cada uno de los elementos mencionados.

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2. UTILIDAD ECONÓMICA Y SOCIAL DE LOS SISTEMAS Y SERVICIOS DE GESTION DE DOCUMENTOS

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS

¿Por qué son importantes los programas de gestión de documentos?

Los documentos son los instrumentos básicos con los cuales se llevan a cabo las funciones y los procesos. Si los documentos se gestionan bien, el gobierno verá incrementada su eficacia, los programas oficiales serán más sensibles y se conseguirán economías.

¿Cuáles son los elementos básicos del sistema de gestión de documentos?

Un sistema completo de gestión de documentos se ocupa de todo lo que sucede con un documento a lo largo de su "ciclo vital", es decir, desde su "nacimiento", a lo largo de toda su "vida productiva" como medio de ejecutar las funciones de la organización, hasta su "muerte" o destrucción, cuando ha servido para todo lo que podía servir útilmente, o su "reencarnación", en forma de archivos, si merece ser conservado permanentemente. Estas actividades se dividen en tres fases, que pueden definirse como: 1) creación del docu­mento; 2) utilización y mantenimiento del documento; y 3) eliminación del documento.

Un programa eficaz de gestión de documentos exige una dirección por parte de una autoridad pública central, preferiblemente la administración nacional de archivos, más la participación activa de diversos organismos en la ejecu­ción del programa.

Para garantizar este último elemento, los administradores principales del organismo deben dar prioridad al programa de gestión de documentos. Han de entender los objetivos y ventajas del programa y apoyarlo de manera permanente.

Asimismo, cada organismo debe contar con un funcionario encargado de organizar la gestión de los documentos dentro del organismo y del enlace con los archivos centrales del Estado y las autoridades encargadas de la gestión de los documentos. Este funcionario deberá encargarse también de asesorar a los gestores de nivel intermedio respecto de las tácticas adecuadas de gestión de documentos, de la formación de los empleados encargados de trabajos de archivo y de fomentar la aplicación de la micrografía y la automatización a los procesos de información, cuando estas tecnologías sean adecuadas y renta­bles. Este funcionario deberá participar también en todos los sistemas de información, independientemente del medio o el formato.

Es evidente que este funcionario ocupa un lugar clave en el programa oficial de gestión de documentos. No es probable que el programa tenga éxito si no cuenta con un conjunto de funcionarios eficaces de gestión de documentos a nivel de organismos.

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¿Cómo puede gestionarse y controlarse la creación de documentos?

La creación de documentos, que es la primera fase de la gestión, es espe­cialmente importante porque si se administra de manera efectiva: 1) evitará la creación de documentos no esenciales, disminuyendo así el volumen de los que deban manipularse, controlarse, almacenarse y eliminarse; 2) realzará la uti­lidad y el valor de los documentos necesarios; y 3) garantizará una utiliza­ción adecuada de la micrografía y la automatización durante todo el ciclo vital del documento. Los elementos específicos de un programa destinado a controlar la creación de documentos pueden describirse brevemente como sigue:

El diseño de formularios consiste en la selección de los materiales adecuados para la utilización prevista de los formularios y su periodo de vigencia; la determinación de las dimensiones adecuadas, compatible con la finalidad de los formularios y la cantidad de información que deba insertarse; y la voluntad de facilitar la utilización de los formularios, mediante la ordenación adecuada de los elementos de información y unas instrucciones claras.

La gestión de formularios incluye la organización de controles sobre el número de ejemplares que deban prepararse y archivarse, la asignación de un número único a cada formulario, asegurándose de que se preparan nuevos formularios cuando sea necesario, y la revisión o cancelación de los formularios anticuados. Esta actividad puede abarcar también la pro­moción, por una autoridad central, de un sistema de formularios uniformes para registrar la información comparable en más de un organismo.

La gestión de la correspondencia se ocupa de la calidad y la dura­ción de los materiales de registro, en especial de las copias de las cartas enviadas. Esta actividad concierne también al formato y la calidad de las cartas y memorandos y debe asegurar que su fondo y forma sean adecuados. Se procurará reducir al mínimo el número de copias preparadas y archivadas, así como el de borradores antes del envío. Los formularios de cartas forman parte a la vez de la actividad de gestión de los formu­larios y de la correspondencia.

La gestión de los informes trata del contenido y formato de los informes, los intervalos de su preparación, y las relaciones entre los informes iniciales y los definitivos preparados a diversos niveles de la organización. Se ocupa también de la asignación de un número único a cada serie de informes, el control del número de ejemplares de cada informe y su ulterior distribución y archivo, y la cancelación o modificación de los informes que no satisfagan las necesidades de los receptores.

Los sistemas de gestión de la información (MIS), que suelen estar automatizados, son una extensión y derivación de la gestión de informes. La preparación de un MIS implica la determinación de lo que un gestor necesita saber para adoptar decisiones informadas, cuándo hace falta la información, el formato en el que la información será más util y la creación de sistemas para garantizar que la información se prepara y presenta a tiempo.

La gestión de directrices se ocupa de la preparación y difusión de información sobre políticas y procedimientos. Comprende la determinación del estilo y el formato de las directrices y los medios y alcance de la distribución. Se trata de conseguir un sistema de directrices que sea flexible, de posible ampliación, fácil de modificar y completo.

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Los programas informáticos de tratamiento de textos permiten ahorrar mucho tiempo y trabajo en la oficina moderna para la preparación de formula­rios, correspondencia, informes y directrices. La información textual que es probable vaya a utilizarse repetidamente, quizás con algunas variaciones, se almacena en una computadora o en aparatos auxiliares, se maneja cuando sea menester y se vuelve a imprimir con absoluta exactitud y un esfuerzo mínimo. El tratamiento de textos facilita también la corrección y evita la mecano­grafía repetida de borradores.

Una vez pasada la fase de creación, ¿cuáles son los medios principales de una gestión activa de documentos?

La segunda fase de la gestión de documentos, mencionada a veces con el nombre de utilización v mantenimiento de documentos, comprende el control, utilización y almacenamiento de los documentos necesarios para realizar o facilitar las actividades de una organización. Esta actividad abarca medidas destinadas a garantizar: 1) la pronta disponibilidad de la información y los documentos necesarios; 2) la utilización rentable de la información y los documentos actuales; y 3) la selección de suministros, equipo y lugares para el almacenamiento de documentos. Los elementos que componen esta fase de la gestión se describen a continuación:

Sistemas de archivo y recuperación de información. La preparación de estos sistemas -manuales, mecanizados o automatizados- debe centrarse en el orden en que se archivan o mantienen los documentos o la información y en los medios para identificar y recuperar fácilmente los documentos o archivos. Estos sistemas deberán ajustarse a las necesidades operativas de las oficinas a las que atienden y prever la necesidad de proteger cualquier información que la necesite en especial. Estos mismos criterios pueden ser importantes para determinar si es más adecuado un sistema de archivos centralizado o descentralizado. Los sistemas de archivo deben permitir una fácil identificación de los documentos de utilidad perma­nente, la destrucción periódica de los documentos de utilidad transitoria y las transferencias periódicas de documentos no actuales a zonas inter­medias de almacenamiento o centros de archivo.

La gestión de archivos se define a veces de modo que incluya la elaboración y funcionamiento de los sistemas de archivo y recuperación de documentos, pero en realidad su campo es mucho más amplio. Puede compren­der la gestión de muchos sistemas de archivo y recuperación de una gran organización; la capacitación del personal archivero; la selección de los suministros y el equipo adecuado de archivo; la garantía de la plena utilización del equipo existente y el control de la compra de equipo adicional; y el desarrollo de sistemas para el almacenamiento de la información en medios que no sean de papel, como microfichas o medios magnéticos, con un sistema informatizado de recuperación de la informa­ción. Los encargados de la gestión de los archivos pueden ocuparse también de la eliminación de los documentos, el funcionamiento de una zona intermedia de almacenamiento para documentos semiactuales, y la transferencia de los documentos menos activos a un centro de archivo.

La gestión del correo y las telecomunicaciones guarda relación con la gestión de la correspondencia, pero es distinta de ella. Puede com­prender el control de las comunicaciones que llegan para asegurar su pronta recepción en la oficina adecuada, la elaboración y gestión de sistemas de correspondencia en el interior de la oficina y la determina­ción de los medios más adecuados y rentables de despachar las comunica­ciones al exterior.

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Gestión de copiadoras. El empleo cada vez mayor de máquinas de copiar ha facilitado mucho la labor de las oficinas pero al mismo tiempo ha acelerado la creación de documentos y ha abierto nuevas posibilidades de despilfarro y abuso. Así pues, la selección y gestión de las máquinas copiadoras ha cobrado una importancia creciente. La selección de la máquina más adecuada requiere el examen de muchos factores: capacidad de producción en comparación con las necesidades; sencillez y adaptabilidad de manejo; fiabilidad mecánica; disponibilidad de servicios de reparación y mantenimiento, piezas sueltas y suministros; duración del papel y persistencia de la imagen; y criterios para determinar si es mejor alqui­larla o comprarla. Asimismo, conviene determinar la cantidad de material necesario; por ejemplo, una máquina grande, de muchas funciones y alta capacidad, puede ser menos costosa y más útil que varias máquinas peque­ñas. Una vez se ha instalado el equipo, subsisten varias esferas en las que es necesario mantener una vigilancia continua: limitación de la compra de nuevas máquinas a las necesidades reales de la organización; determinación de la mejor ubicación de las máquinas en relación con sus usuarios; y establecimiento de procedimientos de control para reducir al mínimo el despilfarro y la utilización no autorizada.

Un instrumento extremadamente valioso para mejorar la gestión de los documentos activos es el análisis de sistemas. Este procedimiento consiste en el examen detallado de la manera en que se lleva a cabo el trabajo, junto con la consideración sistemática de los medios opcionales para llevarlo a cabo. Lo que se pretende es ahorrar dinero o mejorar la calidad, la productividad o la capacidad de respuesta. Aunque el análisis de sistemas es aplicable a muchos sectores de la actividad de gestión, es especialmente eficaz en el campo de la gestión de documentos, porque gran parte de la labor de una oficina se lleva a cabo mediante la creación y la utilización de documentos. Por ejemplo, el cambio en el modo de compilar, registrar, manipular y archivar la información puede influir de manera considerable en la eficacia del funcionamiento, el tiempo necesario para alcanzar una decisión o prestar un servicio y la calidad y capacidad de respuesta de los procesos del sector público. Por otra parte, el orden y el modo en que se lleven a cabo las diversas fases de un proceso pueden influir de manera muy importante en el tipo de información necesaria, el modo en que se registra la información y el diseño de los formularios y los informes. Asimismo, deberá recurrirse al análisis de sistemas cuando se consi­dere la posibilidad de automatizar los sistemas de información o de introducir aparatos de micrografía.

¿Qué puede hacerse para proteger los documentos activos en caso de catástrofe?

Dos medidas que, combinadas, protegerán a una organización contra los peores efectos de una catástrofe importante son un programa de documentos esenciales y un plan de emergencia para casos de catástrofe. A continuación se describen brevemente ambos sistemas:

Los programas de documentos esenciales se establecen con la finali­dad de garantizar que, en caso de guerra o catástrofe natural, sobreviva el contenido de la información de los documentos fundamentales, permi­tiendo así la continuidad de las funciones esenciales. Cada gobierno ha de determinar por sí mismo qué documentos son más esenciales, pero de ordinario se tratará de certificaciones de importantes obligaciones jurí­dicas, planes de emergencia, identificación del personal civil y militar indispensable, planes militares, información básica acerca de la infra­estructura industrial, planes para la distribución de alimentos y otros

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productos imprescindibles, instalaciones y personal médico. Un programa de documentos esenciales establece criterios para seleccionar esos docu­mentos, que se reproducirán en microficha o en otro medio, y para adqui­rir medios seguros de almacenamiento y utilización. El plan de documentos esenciales debe prever una actualización periódica que sustituya los documentos anticuados por otros actuales.

La planificación para casos de catástrofe comprende lo siguiente: 1) prevención de catástrofes que puedan dañar los documentos; 2) medios de atenuar los daños causados a los documentos por una catástrofe; y 3) medios para salvaguardar los documentos esenciales, permitiendo que una organización siga funcionando después de una catástrofe. Un plan de emergencia para casos de catástrofe prevé la identificación y corrección de las causas potenciales de la catástrofe, así como el almacenamiento o identificación de las fuentes de suministro de los materiales necesarios para las actividades de recuperación, la identificación de los expertos a los que puede recurrirse una vez sobrevenida la catástrofe, la asig­nación de personal a las tareas posteriores a la catástrofe y el estable­cimiento de prioridades para los esfuerzos de salvaguardia y recuperación que sean menester a la luz de la naturaleza y al alcance de la posible catastro fe2).

¿Qué puede hacerse para poner freno al crecimiento de los archivos no activos en las oficinas?

El centro de documentos (o, en un país grande, una red de centros de documentos) es esencial para cualquier esfuerzo que hagan las autoridades con objeto de poner freno al alud de documentos característico de los tiempos modernos. Los centros de documentación están concebidos de manera que puedan almacenar grandes cantidades de documentos que son relativamente inactivos pero necesarios durante periodos variables. El personal del centro se encarga de la destrucción autorizada de los documentos que ya no hagan falta, y de proporcionar referencias sobre los documentos a los organismos de procedencia de éstos. En algunos países, los documentos que deben conservarse permanente­mente se depositan en el centro correspondiente durante varios años antes de ser transferidos a los archivos nacionales. Durante este tiempo el personal puede perfeccionar su ordenación, preparar dispositivos básicos de localiza-ción y adoptar medidas esenciales de conservación.

En la mayoría de los países, los documentos almacenados en un centro permanecen bajo la custodia legal de la institución que los transfiere. En algunos, las autoridades de archivo son responsables de su custodia física y de aplicar todas las medidas administrativas para su utilización y salva­guardia, teniendo en cuenta las normas formuladas por la institución que transfiere los documentos. En otros países, se asignan a cada institución los locales necesarios para almacenar sus propios documentos y cada una de ellas proporciona el personal necesario. En esos casos, las autoridades de archivo pueden ser responsables únicamente de la seguridad y de la conservación general del centro.

En cuanto al funcionamiento de los centros de documentación, las relacio­nes entre las autoridades pertinentes y las instituciones que transfieren los

2) Sally A. Buchanan, Disaster Planningf Preparedness and Recovery for Libraries and Archiver»; A RAMP Study with Guidelines? Paris, Unesco, 1988.

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documentos deberían establecerse de conformidad con las tradiciones y la estructura administrativa de cada país. De ordinario es posible conseguir una utilización más efectiva del espacio y del material, así como otras economías, si se confiere toda la responsabilidad del centro de documentación a las autoridades de archivo.

Las instalaciones de los centros de documentación deberán estar concebi­das de modo que permitan albergar, a bajo costo, grandes cantidades de docu­mentos. La mejor manera de lograr este objetivo es utilizar habitaciones de techo muy alto y emplear anaqueles que permitan el almacenamiento de un gran volumen de documentos en el mínimo espacio posible. El gobierno federal de los Estados Unidos de América, que es el que cuenta con más experiencia en el diseño y gestión de centros de documentación, logra generalmente un promedio de más de cinco metros cúbicos de documentos por cada metro cuadrado de espacio. En la actualidad, en los Estados Unidos se economizan anualmente casi 30 dólares por cada metro cúbico de documentos que se trasladan del archivo de una oficina administrativa a los centros federales de documentación. Alrededor del 40% de los documentos federales están almacenados en centros de documenta­ción y el gobierno ahorra unos 200 millones de dólares al año por este con­cepto. Desde luego, los datos correspondientes a los ahorros serán diferentes en los diversos países, pero el empleo de centros de documentación daría lugar evidentemente a economías considerables en la mayoría de los países.

Los centros de documentación deben estar situados en edificaciones resis­tentes al fuego, equipadas con sistemas automáticos de alarma y control de incendios. La seguridad física debería garantizarse mediante sistemas automá­ticos de alarma o con vigilancia de día y de noche. El control de la tempera­tura y la humedad puede ser menos riguroso en los centros de documentación que en los edificos para archivos, ya que la mayor parte de los documentos almace­nados en los primeros tienen valor pasajero.

¿Cómo eliminar los documentos inactivos protegiendo al mismo tiempo los intereses de la administración?

La tercera fase de la gestión de documentos, la eliminación de documen­tos f es difícil, ya que requiere una serie de decisiones acerca de la conser­vación de documentos como documentación permanente que dé testimonio de la historia de un país, y sobre el periodo de conservación de otros documentos por razones administrativas y jurídicas. En este proceso intervienen tanto los archivistas como los gestores de documentos. Los países utilizan diferentes procedimientos para adoptar esas decisiones, pero todo programa eficaz de eliminación de documentos deberá prever de una forma u otra las siguientes actividades: 1) identificación y descripción de documentos por series o clases; 2) determinación de estas series o clases para su conservación o eliminación; 3) evaluación para determinar qué documentos han de mantenerse permanentemente en los archivos; 4) eliminación periódica de los documentos no permanentes: y 5) transferencia de los documentos permanentes a los archivos nacionales^). Estos procesos constituyen el aspecto más básico de la gestión de documentos y permiten obtener ahorros tangibles y evitar costos con mayor rapidez que todos los demás elementos de la gestión, especialmente si se combinan con la utilización de un centro de documentación.

3) Thomas W. Wadlow, The Disposition of Government Records. París, Consejo Internacional de Archivos, 1985. Un examen de las prácticas de elimina­ción y los criterios de evaluación en varios países figura en el trabajo de Ake Kromnow, "The Appraisal of Contemporary Records", Archivum, Vol. 26 (Actas del octavo Congreso Internacional de Archivos), 1979, págs. 45-54.

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La secuencia de documentos descrita a continuación configura un método para llevar a la práctica los elementos más destacados de un sistema de elimi­nación de documentos:

Identificación y descripción de series de documentos. Las decisiones válidas sobre la conservación o eliminación de documentos únicos deben basarse en información fidedigna acerca del carácter, volumen, informa­ción contenida y relaciones internas de los propios documentos. La crea­ción de esta base de información por una administración que empiece a preparar un sistema de elaboración de documentos supone un considerable esfuerzo, pero es una inversión que se amortizará con creces. Para ello es necesario hacer un estudio de todos los documentos oficiales, seguido de la preparación de un inventario de los elementos comunes de informa­ción acerca de todas las series o clases de documentos. Estos elementos son los siguientes: 1) título de la serie y breve descripción de la clase de documentos de que se trata; 2) fechas abarcadas; 3) cantidad en metros lineales, pies cúbicos u otra unidad de medida compatible, indicando en algunos casos, de ser posible, el número de volúmenes (si los documentos están encuadernados) o el número de unidades (si los documentos son mapas, fotografías, carretes de película o cinta o disquetas de computa­dora); 4) breve descripción del contenido de los documentos; 5) cálculo de la frecuencia de consulta; y 6) información específica para su locali-zación, incluidas la institución y la subdivisión administrativa que los custodia, la dirección o el nombre del edificio y el número de la oficina o el piso en que están situados. También será útil la información sobre el equipo ocupado por los documentos (medidas de los anaqueles o número y tamaño de los archivadores) y la velocidad con que se acumulan anual­mente^).

Con objeto de asegurar la comparabilidad y homogeneidad esenciales de la información que figura en el inventario, se preparará un formulario uniforme que deberá ser utilizado por todos los que participan en el estudio.

Teóricamente, las personas más indicadas para realizar el estudio son los funcionarios encargados de la gestión de documentos de la insti­tución o, en su defecto, el personal de administración de los archivos. Si no se dispone de suficiente personal de ambas procedencias, podrá aumentarse la plantilla con estudiantes o administrativos. En caso de que se recurra a esta última solución, las autoridades de archivo tendrán que organizar cursos de formación e impartir instrucciones detalladas, hacer inspecciones in situ y exigir a intervalos frecuentes la presentación de formularios cumplimentados del estudio, para asegurarse de que se prepara un inventario coherente y preciso.

Preparación de listas de conservación y eliminación de documentos. Una vez terminado el inventario de una o varias instituciones y presen­tado a la administración de archivos, podrá empezar la preparación de

4) El inventario de las series existentes de documentos como requisito previo para la creación de programas de conservación y eliminación suele hacerse una sola vez. Cuando está en marcha un buen sistema de archivo y recuperación de documentos, la modificación de los programas existentes o la creación de programas nuevos puede ser una prolongación natural de estos sistemas.

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listas de conservación y eliminación de documentos. También en este caso se necesitará rellenar un formulario con casillas para los datos siguien­tes: 1) nombre de la institución y de sus principales subdivisiones; 2) títulos y breves descripciones de las series o clases de documentos, ordenados quizás de acuerdo con la organización jerárquica de la institu­ción; 3) número o indicador único de cada lista y cada una de las series; 4) tiempo que la institución de procedencia debe conservar la serie; 5) tiempo, de haberlo, que el centro de documentación debe conservar la serie; 6) indicación del posible valor permanente de los documentos; y 7) duración de los periodos en que se prohiba o limite la consulta de los documentos. El formulario deberá contener además casillas para las firmas de aprobación, tanto de la institución como de la administración de archivos y de cualquier otra autoridad competente, como los funcionarios de la oficina jurídica o de la auditoría financiera.

Todo ello debería permitir deducir lo siguiente de un formulario completado: 1) cuándo deben destruirse los documentos, si no son perma­nentes y si la destrucción debe correr a cargo de la institución o del centro de documentación; y 2) cuándo deben transferirse los documentos permanentes a los archivos nacionales, desde el centro de documentación o directamente desde el organismo.

El funcionario de la institución encargada de la gestión de documen­tos debe completar el borrador de la lista, pero si ello no es posible la tarea deberá correr a cargo de la administración de archivos. En todo caso, los funcionarios de la institución deberán determinar cuánto tiempo deben conservarse los documentos por razones administrativas o jurídicas, aunque las autoridades de archivo podrían hacer recomendaciones al respecto.

Una variante de las listas de conservación y eliminación de documen­tos es el "plan general", que proporciona instrucciones para la elimina­ción de los documentos o funciones que son comunes a varias o todas las instituciones. Entre estas funciones cabe incluir finanzas y la contabi­lidad, personal, compras o viajes y transportes. Este instrumento de eliminación de documentos deberá gozar de prioridad en los programas de gestión de documentos que abarquen a la totalidad de la administración, por su utilidad al facilitar la eliminación de grandes cantidades de documentos de gestión.

¿Cómo se identifican los documentos de validez permanente?

En este punto del proceso de eliminación de documentos, la institución originaria habrá determinado ya probablemente los periodos durante los cuales debe conservarse cada serie de documentos para satisfacer sus propias necesi­dades administrativas o las prescripciones jurídicas. Corresponderá ahora a las autoridades de archivo determinar si algunas de las series que figuran en la lista tienen una utilidad propia que vaya más allá de los intereses de la institución, y en este caso si tienen una utilidad suficiente para conservar­las permanentemente en los archivos nacionales.

Este proceso, llamado de evaluación de documentos es la actividad archi-vística profesional más difícil e importante, ya que una vez que se ha tomado la decisión de destruir un conjunto único de documentos es posible que la información que contenían no pueda obtenerse de ninguna otra fuente.

La evaluación de documentos es una función de archivo, no de gestión de documentos, y aquí nos referimos a ella no solamente para dar un ejemplo de la

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secuencia adecuada que hay que seguir en todos los procesos de eliminación de documentos. Otros aspectos de la evaluación de documentos se examinan en las páginas 19 y 20.

La evaluación de documentos da comienzo con un examen de los borradores de listas y las disposiciones de conservación y eliminación propuestas por la institución originaria. Las listas incluirán probablemente algunas series que deban eliminarse porque guardan relación con funciones administrativas secun­darias, actividades de administración interna o procesos auxiliares. Asimismo, pueden comprender series cuya utilidad justifique su conservación permanente en los archivos, como por ejemplo leyes, tratados, correspondencia diplomá­tica, planes militares, correspondencia o expedientes políticos de ministros y sus principales auxiliares, decisiones jurídicas que sienten precedentes y archivos resumidos de presupuestos y planificación. Así pues, el trabajo del evaluador de documentos se centrará principalmente en las series que no puedan considerarse fácilmente como prescindibles o como permanentes.

Los documentos que pertenecen a esta "categoría intermedia" exigen un estudio cuidadoso antes de que se decida si se han de conservar o eliminar. Dicho estudio puede requerir el análisis de los documentos mismos, una compa­ración con otras series en las que pueda figurar parte de la misma información y una evaluación de su utilidad para las diversas clases de investigación. El archivero que realice esta tarea debe comprender la naturaleza y la práctica de la investigación, estar al corriente de las investigaciones que se realizan y sus tendencias, conocer la historia del país y del desarrollo y la organiza­ción de las instituciones administrativas, y estar familiarizado con otros recursos de investigación en el archivo mismo, en bibliotecas, en centros de documentación, etc. El archivero que hace la evaluación debe además aplicar sus cualidades personales de inteligencia, sano juicio, imaginación y sentido de la responsabilidad, ya que se convierte en juez de lo que la nación debe guardar como memoria oficial para el futuro.

Por lo general, su recomendación será que se conserven o se destruyan las series de documentos en su totalidad. Si la serie contiene documentos de evidente utilidad, pero otros de poca importancia, quizás sea necesario hacer una evaluación archivo por archivo. En otros casos el archivero encargado de la evaluación podrá recomendar que se conserve una muestra de los documentos. Esta última decisión debe adoptarse con precaución, ya que una muestra ade­cuada es difícil de preparar y los resultados del muestreo a veces no son satisfactorios^).

Las recomendaciones del evaluador, y los motivos en que se basen, deberán recogerse en un informe formal que, antes de ser aprobado, se presentará a las autoridades superiores de la administración de archivos. Sólo el jefe de los archivos nacionales podrá dar la aprobación final de cualquier permiso para destruir documentos o, si el proceso de aprobación fuera colectivo, deberá contarse con su acuerdo explícito.

Una vez aprobadas las recomendaciones expuestas en el informe de evalua­ción, será posible completar la lista de conservación y eliminación de docu­mentos. La lista deberá revisarse para indicar qué documentos, en su caso, se

5) Felix Hull, Utilización de las técnicas de muestreo en la conservación de registros: estudio del RAMP y directrices al respecto, París, Unesco, 1981.

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han considerado de valor permanente. A continuación deberán firmar la lista revisada los funcionarios autorizados de la institución originaria y de los archivos nacionales. En ese momento la lista se convierte en un acuerdo oficial entre la institución y los archivos, y constituye una autorización permanente para la destrucción de los documentos eliminables de conformicad con los criterios de conservación indicados.

Las listas de conservación y eliminación de documentos no son un instru­mento inalterable, sino que deberán modificarse a medida que vayan apareciendo nuevas series con nuevos acuerdos de archivo de documentos.

¿Qué medidas deben adoptarse cuando se transfieren documentos de utilidad permanente a los archivos?

Los documentos de utilidad permanente pueden transferirse directamente a los achivos nacionales a partir de la institución originaria, o bien desde el centro de documentación. Las transferencias a los archivos deben efectuarse en el momento y de la manera especificados en la lista de conservación y elimina­ción. Por regla general, los archivos no deberán aceptar documentos que no puedan consultarse durante mucho tiempo, pero podrán hacer excepciones, por ejemplo si la institución cesa en sus funciones y no se prevé ningún sucesor, o si hay peligro de que los documentos sufran daños o dispersión si se dejan en custodia en la institución.

La aceptación de documentos señala no solamente su transferencia física sino también la transmisión de ciertas responsabilidades de la institución originaria a los archivos. Por este motivo, es importante que la transferencia esté cuidadosamente documentada. El instrumento de registro debe indicar para cada serie: 1) el título de la serie; 2) una breve descripción del contenido de la información y de la disposición interna; 3) las fechas abarcadas; 4) la cantidad; 5) una exposición resumida del estado material; 6) una indicación de las eventuales limitaciones de acceso a los documentos y la duración de las mismas; y 7) un resumen conciso de cualquier otra responsabilidad que conserve la institución que efectúa la transferencia, o que asuman los archivos. El instrumento de aceptación deberá ir firmado por los funcionarios competentes de la institución y de los archivos. En algunos países, el título jurídico de propiedad de los documentos se transifere a los archivos en el contexto de esta transacción.

Si la institución ha elaborado material auxiliar para la recuperación de información, como índices, registros, planes o manuales de archivo, éste deberá transferirse junto con los documentos. Si permanece en la institución parte de los documentos comprendidos en dicho material auxiliar, deberá entre­garse una copia de ese material.

¿Cómo eliminar los documentos que carecen de utilidad desde el punto de vista de los archivos?

La destrucción de los documentos inútiles es una medida positiva. Libera espacio en las oficinas, que pueden utilizar los funcionarios, y deja libre material de archivo para el almacenamiento de documentos de uso corriente. De esta forma se puede disminuir, e incluso evitar, la adquisición de locales y material de archivo, así como gastos considerables. Asimismo, la destrucción de documentos puede mejorar la eficacia operativa, ya que permite sistematizar más la ordenación de los demás documentos y reducir la cantidad de los que deban examinarse para encontrar la información necesaria.

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La eliminación de documentos, en la oficina o en el centro de documenta­ción, debe llevarse a cabo periódicamente y lo antes posible después de la expiración de los periodos fijados para su conservación. Dado que existen varios medios físicos de destrucción, la elección del método podrá depender de la naturaleza de los propios documentos. Los relativos a la seguridad nacional o que contienen información que, si se revelara, violaría el derecho a la vida privada de las personas, deberán quemarse, macerarse, desmenuzarse o conver­tirse en pasta de papel. Los documentos no confidenciales podrán venderse o transferirse a comerciantes de papel usado para su ulterior reutilización.

En todos los casos de destrucción de documentos se llevará un registro en el que se indicará el documento y la autoridad que haya decidido la supresión. Dicho registro deberá conservarse permanentemente.

INSTRUMENTOS PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS

¿Cuáles son los instrumentos tecnológicos más importantes empleados en la gestión de documentos?

La automatización y reprografía^) desempeñan actualmente una función importante en muchos aspectos de la gestión de documentos. La utilización de estos instrumentos irá a más.

¿Cómo intervienen la reprografía v la automatización en la fase de constitución de archivos?

Los adelantos más espectaculares de la utilización de la tecnología de la información se han registrado en el campo de la constitución de archivos. Una cantidad considerable de información se almacena directamente en sistemas informáticos mediante teclados o sistemas de exploración óptica. Esta informa­ción se maneja mediante computadoras, se lee en pantallas de vídeo o se imprime mediante aparatos auxiliares de alta velocidad. Cuando se prevé una amplia distribución de la información por vías electrónicas, el sistema prefe­rido puede ser el microfilm o la microficha de computadora (COM), en parte porque son compactos y el franqueo es mucho menor que para copias impresas de papel. El empleo de computadoras y de técnicas de reprografía para almacenar, manejar, recuperar y difundir información ha colocado un instrumento versátil en manos de los administradores de archivos, cuyo objetivo, después de todo, es que el almacenamiento y el manejo de la información sean menos costosos y más eficaces. La informática ha planteado otros problemas, entre ellos la identificación y la preservación de la información que podría ser útil guardar en los archivos. La facilidad de manejo y alteración de la información en un sistema informático supone un desafío para los responsables de mantener la integridad de la información de valor permanente.

6) La palabra reprografía es un término que abarca una amplia variedad de procesos para reproducir los documentos por medios ópticos o fotomecá­nicos. Los procesos comprendidos son la microfotografía, la fotocopia y la reproducción electrostática.

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¿Cómo se utilizan estos instrumentos en la fase de empleo y mantenimiento de la gestión de documentos?

La utilización y el mantenimiento de documentos abarca diversas aplica­ciones de la automatización y la reprografía que se introducen retrospectiva­mente, una vez se han creado los archivos. Ejemplo de ello es la lista infor-matizada de acceso a los documentos, que es especialmente útil en los países en los que la ley regula la "libertad de información". Aunque las aplicaciones retrospectivas son más costosas que las de los procedimientos de automatiza­ción de los datos de base,, hay circunstancias en las que se justifican por la mayor facilidad de manejo, recuperación y difusión de la información. Un aspecto importante de la responsabilidad del administrador de archivos es calcular la rentabilidad de esas iniciativas y formular recomendaciones adecuadas a la dirección.

Las computadoras contribuyen actualmente a la administración de los centros de documentación mediante el empleo de programas que facilitan un uso óptimo del espacio de almacenamiento, el mantenimiento de información sobre la localización de los documentos transferidos y la identificación de documentos cuyos periodos de conservación han llegado a su vencimiento.

La micrografía desempeña una función esencial para el mantenimiento de documentos, como medio para hacer copias de seguridad e instrumento para reducir las necesidades de almacenamiento de la información. Sin embargo, en este último aspecto el administrador de archivos deberá proceder con cautela, ya que el costo de la microfilmación suele ser mayor que el del almacenamiento a largo plazo de los documentos en un centro de documentación. Es evidente que el empleo de la micrografía puede presentar importantes ventajas operativas durante el periodo de vida activa de los documentos. La reducción subisguiente del espacio y del equipo de almacenamiento es otro factor favorable.

¿Cuáles son algunas de las aplicaciones de estos instrumentos para la eliminación de documentos?

Cada vez se utilizan más las computadoras para los diversos aspectos de la eliminación de documentos, incluida la búsqueda de información sobre el estado de preparación y aplicación de la lista de documentos, y la creación de bases de datos de información sobre conservación y eliminación de los documen­tos incluidos en las listas.

En algunos casos convendría microfilmar los materiales de archivo y eliminar los originales. Sin embargo, sólo deberá recurrirse a este procedi­miento si: 1) los documentos se ordenan perfectamente antes de la filmación; 2) se insertan materiales adecuados de localización; 3) la información filmada es fácilmente recuperable; 4) todos los procesos y materiales reúnen las condiciones técnicas de archivo; y 5) los documentos no tienen ningún otro valor además de la información que contienen.

¿Qué futuro espera a la interacción de la tecnología de la información y la gestión de documentos?

A medida que la automatización y la ' reprografía se van haciendo más baratas, y se consiguen nuevos avances tecnológicos, van apareciendo nuevas aplicaciones para toda la gama de actividades de gestión de documentos. La nueva tecnología de almacenamiento de datos de alta densidad, especialmente el registro óptico, es de especial interés para los administradores de archivos, por lo que conviene seguir de cerca su evolución').

7) Charles M. Dollar, Electronic Records Management and Archives in Inter-

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VENTAJAS DE LA GESTION DE DOCUMENTOS

¿Es necesario aplicar toda la gama de sistemas v servicios de gestión de documentos, o pueden obtenerse ventajas importantes mediante una aplicación parcial?

La aplicación de cualquier aspecto importante de la gestión de documentos será provechosa hasta cierto punto. Los ahorros y los costos evitados gracias a los sistemas y servicios de gestión más fáciles de identificar y cuantificar son los que se logran mediante la preparación de listas completas de conserva­ción y eliminación de documentos, eliminación a tiempo de los documentos y aprovechamiento máximo de los centros de documentación. Además, un programa de documentos esenciales bien concebido y mantenido, junto con el plan de prepa­ración en caso de catástrofe, puede dar lugar a inapreciables economías de fondos, recursos materiales e incluso vidas humanas, cuando se registra una catástrofe importante.

Es posible conseguir importantes economías y una mejor eficacia mediante una gestión consciente y coherente de todo el proceso de constitución de archivos -control del diseño, creación y distribución de formularios, infor­mes, directrices y correspondencia-, así como mediante la concepción de los sistemas de archivo y recuperación de información, la administración de archivos y el control de las máquinas copiadoras.

Es posible lograr una mayor reacción, tanto de las autoridades como del público al que sirven, mediante un sistema eficaz de archivo y recuperación de información, sistemas bien concebidos de gestión de la información y una cuidadosa gestión de la correspondencia, el correo y las telecomunicaciones.

La eficacia de las actividades de planificación de las autoridades y los esfuerzos de desarrollo económico y social dependen en alto grado de que se disponga de fuentes de información bien organizadas y fáciles de recuperar. Los archivos de las dependencias gubernamentales son una importante fuente de información para la planificación y el desarrollo. Tanto si están situados en una oficina del gobierno como en un centro de documentación o en los archivos nacionales, unos buenos sistemas de archivo y recuperación de la información son de importancia evidente. Muchas de las ventajas de un archivo bien mante­nido, que se examinan con cierto detalle en las páginas 29-33, son válidas también para un sistema bien organizado de documentación actualizada.

En análisis de sistemas ofrece importantes posibilidades de mejora de los procesos, incluidas las mejoras cualitativas y el ahorro de tiempo y dinero que supone la tramitación y entrega de productos y servicios.

Estas economías y eficiencias potenciales pueden obtenerse hasta cierto punto aunque la tecnología moderna no se haya introducido en la creación, utilización y almacenamiento de documentos e información. Un uso juicioso de la automatización y la reprografía puede aumentar estas economías, realzar esas eficiencias y hacer que el gobierno atienda mejor las necesidades de los ciudadanos.

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NIVELES DE APLICACIÓN

¿Es posible una ejecución escalonada de los sistemas y servicios de gestión de documentos?

Sí. Se han identificado cuatro niveles de aplicación, aunque hay que reconocer que cualquiera de los tres primeros se puede ampliar incorporando ciertos servicios y sistemas a uno de los niveles superiores. A continuación se describen los cuatro niveles básicos:

Nivel mínimo. No se puede decir que un gobierno tenga un programa de gestión de documentos si no cuenta, como mínimo, con sistemas para prepa­rar listas de conservación y eliminación de documentos, eliminar documen­tos con arreglo a lo indicado en la lista y transferir a los archivos nacionales los documentos de utilidad permanente.

Nivel mínimo ampliado. Este nivel abarca los sistemas del "nivel mínimo" más el uso de uno o más centros de documentación.

Nivel intermedio. Este nivel comprende los sistemas y servicios del "nivel mínimo ampliado", así como otros subprogramas básicos, que consis­ten generalmente en la preparación y gestión de formularios, la gestión de correspondencia e informes, la elaboración de sistemas de archivo y recuperación, la gestión de archivos y un programa de documentos esencia­les, así como la planificación de su protección en casos de catástrofe.

Nivel máximo. Este nivel comprende los sistemas y servicios del "nivel intermedio" más la gestión de directrices, correspondencia y telecomunicaciones, máquinas copiadoras, sistemas de información sobre la gestión (MIS), y tratamiento de textos para la preparación de correspon­dencia, informes y directrices y para rellenar los formularios. Los pro­gramas de gestión de documentos de nivel máximo utilizarán el análisis de sistemas, la automatización y la tecnología de la reprografía en diversas circunstancias.

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3. SINGULARIDAD Y UTILIDAD DE LOS ARCHIVOS

CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS

¿Qué es un archivo?

Se entiende por "archivo" un conjunto de documentos no periódicos de utilidad permanente. Este término se emplea también para referirse al lugar donde están depositados los documentos o a un edificio dedicado a su cuidado y utilización, así como a la organización o institución encargada de su admi­nistración.

¿Por qué es importante un archivo?

Todos los documentos recibidos o creados por dependencias gubernamentales suelen considerarse de propiedad pública. Los archivos se constituyen a partir de este vasto conjunto de documentos. Sólo una reducida proporción de los documentos -que con frecuencia no excede del 2 al 5%- tiene utilidad sufi­ciente desde el punto de vista administrativo, jurídico o de investigación para justificar su conservación permanente en el archivo, pero este pequeño núcleo de documentación posee un valor extraordinario. La información que contiene es esencial como prueba de importantes transacciones y obligaciones jurídicas y administrativas y sirve también para finalidades distintas de las que indujeron su creación. Los archivos incluyen documentos sobre guerras y fenómenos naturales, migración de pueblos, nacimiento y desarrollo de la identidad nacional, esfuerzos del gobierno por mejorar la situación económica y social de las poblaciones, y éxitos y fracasos que son el resultado de toda actividad humana continuada. Como señaló una autoridad: "el mundo moderno confía a los archivos una importante parte de sí mismo, ya que la sociedad confiere en su nombre a los archiveros la responsabilidad de lo que se recor­dará de ella en el futuro"**).

¿Cómo se identifican o seleccionan los archivos?

Mediante el proceso conocido con el nombre de evaluación de documentos. Este proceso comprende el análisis de todo un conjunto de documentos a partir de los cuales se seleccionarán los archivos, de cuyo análisis se desprenderá un criterio ponderado sobre los documentos (habitualmente series completas o importantes sectores de los archivos) que son de utilidad suficiente para justificar el gasto considerable y permanente de albergarlos y conser-varlos^). El evaluador de documentos trata de encontrar la respuesta a las siguientes preguntas:

¿Contienen los documentos información que es probable vuelva a necesitar la autoridad que los creó u otra dependencia oficial?

¿Dan fe de decisiones o transacciones importantes o que sientan prece­dentes?

8) J.H. d'Olier y B. Delmas, Planning National Infrastructures for Documen­tation, Libraries and Archives: Outline of a General Policy, París, Unesco, 1975, pág. 233.

9) El procedimiento de evaluación de documentos se describe en mayor detalle en las páginas 10 a 12.

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¿Arrojan luz sobre el modo en que se llegó a decisiones importantes?

¿Dan fe de obligaciones a largo plazo de otros países en otras dependen­cias oficiales, instituciones y organizaciones no pertenecientes al sector público o de particulares?

¿Se pondrá más adelante a disposición general del público la información que contienen?

¿Contienen los documentos información importante sobre personas, lugares, cosas, fenómenos o acontecimientos que sean de utilidad para los investi­gadores -académicos, juristas, periodistas, escritores o especialistas en genealogía?

¿Se trata de una información única o hay otras fuentes disponibles que contienen esencialmente la misma información en forma utilizable?

¿Tienen los documentos utilidad puramente informativa o contienen algunos valores intrínsecos? ¿Están firmados o avalados, por ejemplo por las principales autoridades legislativas o judiciales, por el jefe del Estado o por ministros importantes? ¿Llevan la firma de importantes personalida­des del mundo literario, artístico o científico? ¿Poseen los propios documentos valor artístico o importancia cultural?

¿Qué responsabilidades asumen las autoridades con respecto a los archivos seleccionados?

Los archivos forman parte fundamental de la memoria institucional del Estado. Son asimismo una importante fuente de información cultural y cientí­fica y un destacado elemento del sistema nacional de información. Conviene albergarlos adecuadamente, preservarlos cuidadosamente y ponerlos en general a disposición de todos los que puedan beneficiarse de su utilización. Los archi­vos poseen un valor único y merecen un estatuto igualmente único. Son parte esencial del acervo nacional y deben mantenerse bajo la custodia de las autoridades desde el punto de vista legal y material.

¿Consisten la mayoría de los archivos en documentos de papel?

Hasta hace poco la mayoría de las transacciones oficiales se hacían mediante documentos de papel: cartas, memorandos, cuentas, títulos de propie­dad, directrices, órdenes, informes, formularios u otros documentos manuscri­tos o mecanografiados. Estos materiales constituyen aún la mayor parte del conjunto de documentos de casi todos los archivos. Sin embargo, la tecnología moderna está cambiando rápidamente el modo en que las autoridades públicas llevan a cabo sus gestiones, alterando así la naturaleza de los archivos que se están creando recientemente. La fotografía ha influido decisivamente en la naturaleza física de los archivos, dando lugar a la creación de registros ilustrados, imágenes móviles, fotografías aéreas y microfotografías. El exten­dido uso de las grabaciones acústicas acompaña y complementa diversos procesos fotográficos.

La innovación técnica quizás más profunda de todos los tiempos que afecta a la creación y el uso de documentos es la computadora, la cual está revolu­cionando nuestras vidas por muchísimos conceptos, gran número de los cuales tienen que ver con la creación y manejo de información. A medida que vayamos entrando en la edad de la informática, mayor será la utilización de las compu­tadoras por parte de las autoridades públicas y otros sectores de la sociedad

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para resolver asuntos que antes se resolvían únicamente mediante documentos de papel. Así pues, es de prever que la proporción de la información contenida en los archivos a través de medios electrónicos aumente extraordinariamente.

Por consiguiente, los archivos pueden adoptar muchas formas físicas, cada una de las cuales tiene sus propias necesidades especiales de almacenamiento, preservación y uso.

Así pues, ¿cuáles son los principales documentos contenidos en los archivos?

Las principales clases de documentos son las siguientes:

Originales: escritos registrados en papel (en algunos casos en per­gamino, vitela y otros medios como los que existían hasta el siglo XIX) que utilizan por lo general tinta o lápiz como medio para escribir, ya sea manualmente o a máquina.

Documentos cartográficos y arquitectónicos: muchos de ellos son también originales, pero se basan fundamentalmente en presentaciones gráficas, además de texto escrito; desde luego, gran número de documentos cartográficos o arquitectónicos se imprimen o reproducen de otras muchas maneras.

Materiales audiovisuales: negativos y copias de fotografías fijas y de películas; cintas y discos de vídeo; grabaciones sonoras en cilindros, discos y cintas y discos magnéticos.

Materiales miciográficos: microfilms, microtarjetas, microfichas, microfilms y microfichas informáticas (COM).

Registros electrónicos: información que se crea, almacena, maneja y reproduce o expone mediante computadoras u otros métodos de tratamiento electrónico de datos.

Archivos impresos: en varios países se confía a los archivos nacio­nales la custodia de un ejemplar como mínimo de todos los volantes, folletos, libros y demás documentos impresos oficiales. Algunos archivos asumen esta responsabilidad porque sus estatutos les obligan a actuar como lugar de depósito legal de todos los documentos nacionales impresos, o de parte de ellos.

CONSERVACIÓN DE MATERIAL ARCHIVADO

¿Plantea la conservación de los materiales archivados un problema importante?

Los problemas de conservación se van haciendo más complejos y costosos a medida que van incorporándose a los archivos nuevos medios de registro de la información. No obstante, el deber de conservar los materiales archivados es fundamental y constituye además un incentivo para la adopción de decisiones de evaluación de documentos selectivas y juiciosas.

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¿Qué importancia tienen las instalaciones especialmente diseñadas para la conservación de los archivos?

Una exigencia básica para la conservación de archivos es disponer de un depósito central debidamente diseñado y bien mantenido. Como los requisitos de almacenamiento de documentos y los procesos de trabajo son únicos en muchos aspectos, es preferible que los archivos se instalen en edificaciones espe­cialmente construidas con este fin, que no sean compartidas con organizaciones que desempeñen otras funciones.

Cuando ello no es posible, los edificios existentes podrán a veces modi­ficarse para destinarlos a archivos. Cuando haya que compartir las instalacio­nes, se procurará hacerlo con organizaciones cuyas funciones sean compatibles, como bibliotecas o museos. Cuando las instalaciones sean compartidas, es esen­cial que las zonas destinadas a archivos estén protegidas y que sólo tenga acceso a ellas el personal archivero.

¿Cuáles son los requisitos básicos en materia de construcción o equipo?

Los elementos de diseño, construcción y equipo que son necesarios para garantizar una protección óptima de los archivos son los siguientes:

. Construcción ( antisísmica)-^) y resistente al fuego.

. Dispositivos de seguridad para las zonas de almacenamiento de los documentos, entre otros puertas de acero, una buena cerradura y sistemas de alarma.

. Sistemas de detección de humo y de alarma.

. Sistemas automáticos de extinción de incendios.

. Extintores portátiles.

. Anaqueles de acero.

. Muebles resistentes al fuego.

. Controles de temperatura, humedad (y contaminación del aire).

Otros elementos y características fundamentales son los siguientes:

. Instalaciones adecuadas para los investigadores y espacios suficien­tes de trabajo para el personal.

. Taller de reprografía.

. Conservación y preservación del taller.

. Zonas protegidas de carga y descarga.

. Un emplazamiento que no corra peligro de inundarse.

Otras características muy deseables son locales de exposición, un audito­rio, salas de conferencia y espacio suficiente para posibles ampliaciones-'--'-).

10) Los elementos que figuran entre paréntesis () pueden no ser siempre necesarios, aunque a veces sí sean esenciales.

11) En el artículo de Bernard Faye, "Los edificios para archivos", Revista de la Unesco de Ciencia de la Información, Bibliotecología y Archivología, Vol. 4, N° 2, abril-junio de 1982, págs. 92-98, figuran algunos criterios útiles de planeamiento y diseño. La importancia de contar con instalacio­nes adecuadas para los archivos y la "conservación preventiva" se expone en el artículo de Y.P. Kathpalia, "Conservación y preservación de archi­vos", Revista de la Unesco de Ciencia de la Información, Bibliotecología v Archivología. Vol. 4, N° 2, abril-junio de 1982, págs. 99-106.

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¿Deben adoptarse otras medidas para garantizar un almacenamiento seguro y ambientalmente controlado de los archivos?

El mantenimiento adecuado y periódico de los sistemas de electricidad, alarma y extinción de incendios, así como la recogida frecuente de desechos, son muy importantes. Hay que evitar almacenar en los archivos líquidos infla­mables y cualquier otro material peligroso.

El personal de archivos deberá estar bien entrenado en materia de previ­sión de incendios y en lo tocante a su actuación en caso de incendio u otra catástrofe.

Además de un local adecuado ¿qué otras medidas harán falta para preservar los archivos?

Existen otros varios procesos o técnicas muy empleados para reparar o prolongar la vida de los documentos de papel que se van a archivar. Los más importantes son los siguientes:

Materiales de almacenamiento que no contengan ácidos. La mayor parte del papel, incluido el utilizado para hacer carpetas y ficheros, contie­nen ácidos que finalmente causan su desintegración; así pues, hay que prescindir de toda clase de materiales de almacenamiento que contengan ácidos y sustituirlos por carpetas y ficheros hechos con papel sin ácidos.

Embalaje. El almacenamiento de archivos en contenedores normalizados u otros embalajes sólidos proporciona protección contra los efectos perjudiciales de la luz y el polvo. Los embalajes de archivos proporcio­nan también una considerable protección a su contenido en caso de inunda­ción o incendio.

Desacidificación. Los baños alcalinos y las vaporizaciones neutrali­zarán los ácidos y prolongarán considerablemente la vida del papel. Este proceso será costoso en tanto no se encuentre algún medio de desacidifi­cación en masa.

Laminación. Consiste en poner un documento entre dos hojas delgadas y transparentes de lámina de acetato que luego se pegan al papel por calor y presión, por lo general después de desacidificarlo. Este proceso se ha generalizado en muchos archivos, aunque actualmente parece que se utiliza menos por el posible daño que las altas temperaturas causan a las fibras de papel.

Encapsulación. Consiste en colocar un documento dentro de hojas de mylar transparente, sellando todos los bordes, por lo general después de haberse desacidificado el papel. Este proceso se está extendiendo rápida­mente en sustitución de la laminación, ya que exige mucho menos equipo, es fácilmente reversible y no conlleva la aplicación de calor al docu­mento mismo.

Reencuadernación. Conviene encuadernar de nuevo los documentos contenidos en libros o volúmenes encuadernados, utilizando materiales que no contengan ácidos.

Reproducción en microfilms. Se pueden hacer microfilms de documentos para que los usuarios utilicen las copias filmadas y no los originales, lo que evitará que su manejo frecuente los deteriore o que los materiales

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ya dañados o frágiles se sigan deteriorando. Si bien la microfotografía de los archivos no es un proceso barato, es el medio menos costoso de conservar el contenido informativo de los documentos.

Otros medios de copia. La xerografía y otros medios similares de producción de facsímiles en papel duradero desprovisto de ácidos tiene básicamente la misma finalidad que la microfotografía. Los costos por unidad son ligeramente mayores y el volumen del material de referencia así producido es mucho mayor. Sin embargo, no se necesitan dispositivos especiales para su lectura.

Unos servicios de conservación que dispongan del personal adecuado y del equipo necesario podrán encontrar, de acuerdo con el estado y el carácter físico de los documentos, los medios más apropiados de conservación. Además de los descritos anteriormente, puede recurrirse también al moldeado de hojas, las reparaciones en que se utilizan materiales tradicionales como el tejido y la seda y otros medios de restauración manual como la laminación a mano, proceso que exige mucho personal pero que no conlleva aplicación de calor.

¿Qué procesos son menester para prolonfiar la vida de documentos archivados que no tienen el soporte tradicional de papel?

El medio principal de preservar el contenido de los documentos audio­visuales y electrónicos consiste en copiarlos antes de que empiece el dete­rioro, copia que se efectúa en el medio más duradero de alta resolución de que se disponga. Los materiales fotográficos requieren un entorno de almacena­miento exento de ácidos. Los medios magnéticos, tales como el audio, el vídeo o las cintas o discos de computadora, deben almacenarse en recipientes no magnéticos y protegerse contra los campos eléctricos y magnéticos de gran intensidad. El deterioro de las fotografías y películas en color puede retra­sarse considerablemente mediante un almacenamiento en frío.

ACCESO A LOS ARCHIVOS

Cuando se han tomado las medidas necesarias para preservar los archivos, ¿qué problema debe abordarse a continuación?

Los materiales archivados se seleccionan y conservan con objeto de que puedan ser utilizados por quienes necesitan la información que contienen. Durante los últimos 40 años, muchos archivos han pasado de lo que era esen­cialmente una situación pasiva (facilitar los documentos que se solicitaban si no había ninguna objeción por parte de la autoridad que los había confiado al archivo) a una función activa para poner a disposición de los interesados, tan pronto como lo permiten las consideraciones de seguridad nacional y de la vida privada de las personas, los materiales depositados en los archivos. Para ello se realizan programas en el exterior que informan a los posibles usuarios del contenido y disponibilidad de los archivos y fomentan su utilización como medio de mejorar la sociedad.

Un programa bien concebido de acceso y difusión precisa lo siguiente: 1) eliminación de toda contradicción que se plantee entre el derecho del público a la información y los derechos a la vida privada de los particulares; 2) medios apropiados para la actividad de investigación en los archivos; y 3) esfuerzo sostenido para facilitar la investigación mediante la preparación de índices, catálogos, guías e instrumentos de localización de otros tipos.

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¿Qué aspectos jurídicos y normativos deben tenerse en cuenta cuando se formulan normas de acceso a los archivos?

Una vez determinado si un documento tiene un valor permanente, éste pasa a formar parte de los archivos. Un elemento esencial en la transferencia de la custodia del organismo de procedencia a los archivos es el acuerdo mutuo sobre las condiciones de acceso. Dicho acuerdo debe dejar bien claro cuándo los documentos estarán disponibles en general para la investigación y si hay algún tipo de documento o categoría de información que pueda liberarse antes o que deba retenerse durante más tiempo.

Con frecuencia es posible identificar los documentos de valor permanente mucho antes de su transferencia a los archivos. Transferirlos a los archivos mientras se utilizan frecuentemente en la institución de procedencia ocasiona­ría problemas administrativos para la institución y podría exigir servicios de referencia que los archivos no pueden proporcionar.

En muchos países la ley fija un número de años reglamentario (por lo general, 30), transcurridos los cuales los documentos pasan a ser del dominio público. Sin embargo, casi siempre hay alguna disposición por la que se obliga a mantener secretos durante más tiempo algunos documentos (habitualmente los referentes a medidas de seguridad nacional y a la vida privada de las perso­nas). En muchos casos se prevén también disposiciones para facilitar el acceso del público a documentos no delicados antes de que haya expirado el periodo reglamentario. En algunos países, como los Estados Unidos de América, el problema del acceso a los documentos se aborda de un modo diferente. La ley de "libertad de información" de los Estados Unidos exige que todos los organismos del ejecutivo federal pongan a disposición del público que lo solicite los documentos o información bajo su custodia en cuanto se produzcan, siempre y cuando no pertenezcan a unas categorías reservadas, bien determinadas. Por lo general los documentos reservados se ponen a disposición del público en un plazo inferior a 30 años.

Independientemente de la naturaleza de estas disposiciones, es importante que haya una política nacional de acceso a los documentos oficiales que sea lógica y general. Esta política promoverá una norma coherente de acceso y eliminará la retención innecesaria de información útil.

Cuando se ha establecido una política de acceso, ¿qué disposiciones deben adoptarse para atender a los usuarios de los archivos?

El servicio de consulta de un archivo debe reunir tres requisitos básicos: 1) un personal capacitado que conozca los documentos del archivo y su utilización para fines de investigación; 2) disponer de medios de localización de la información para el suministro de datos básicos sobre el origen, organi­zación y contenido de los documentos, y 3) contar con instalaciones para la utilización y reproducción de documentos.

Todos los archivos deben contar por lo menos con una sala de lectura, suficientemente espaciosa, para que en ella puedan tener cabida un máximo de personas que deseen consultar documentos en un momento determinado. Las salas de lectura deben disponer de personal suficiente para responder rápidamente a las peticiones y preguntas de los investigadores y ejercer vigilancia para evitar la sustracción de materiales de investigación. Los investigadores deben poder contar con un juego completo de instrumentos de localización del mate­rial archivado.

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Como medida de seguridad, algunos archivos prescriben que el investigador puede llevar consigo solamente papel en blanco, notas personales y lápices a la sala de lectura, y exigen que todos los abrigos, sombreros, carteras, etc., se depositen en armarios o en un vestuario. Los archivos deberán exigir también la identificación y registro de todos los investigadores y mantener un registro al día de los materiales prestados y de los prestatarios.

Los archivos de tamaño grande y mediano, y algunos archivos más pequeños, disponen de salas de lectura adicionales para las personas que consultan documentos que no se presentan en la forma tradicional de originales. Se necesitan muebles y equipos especiales para utilizar materiales de gran tamaño (mapas y planos arquitectónicos) o presentados en forma micrográfica, de grabación sonora, películas o grabaciones electrónicas. Es mejor que estas instalaciones se encuentren en locales aparte. Algunos archivos cuentan también con salas individuales para las personas que utilizan máquinas de escribir, aparatos de grabación y otros equipos que puedan molestar a los demás investigadores.

Muchos archivos proporcionan en forma micrográfica copias de series de documentos frecuentemente utilizadas, en vez de los propios documentos. Esta práctica protege a los originales contra un excesivo desgaste. Si el material micrográfico está claramente etiquetado y se almacena en lugares accesibles a los investigadores será posible establecer un sistema de "autoservicio" que reduzca el trabajo del personal de consulta.

Por regla general, los documentos que pueden verse pueden también copiarse, y los investigadores confían en que el archivo les proporcione reproducciones de papel y microcopias. Así pues, el archivo deberá contar con equipo de reproducción y personal capaz de reproducir todos los materiales bajo su custodia. El investigador deberá abonar un derecho por la utilización de estos servicios, que cubra por lo menos el costo de la mano de obra, los materiales y la amortización del equipo.

No incumbe al personal del archivo realizar tareas de investigación de documentos para personas que no pueden o no quieren desplazarse a los locales. Sin embargo, el personal deberá estar dispuesto a proporcionar información por carta o por teléfono acerca de los documentos, y proporcionar copias de los mismos por correo si son fáciles de identificar. La mayoría de archivos prestan a la institución de origen los documentos que hagan falta para fines administrativos ordinarios.

COMPILACIÓN Y DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN ACERCA DE LOS ARCHIVOS

¿Cuáles son los medios básicos de difundir información acerca del contenido de los archivos?

La información sobre los archivos y su documentación puede difundirse de múltiples maneras. La mayoría de los archivos cuentan con programas descripti­vos que proporcionan diversos medios de localización destinados a ayudar al personal y a los investigadores a encontrar la información necesaria. En varios países industrializados se han creado servicios bibliográficos automa­tizados que pueden aceptar material descriptivo de los archivos y difundir esta información a sus suscriptores a través de las computadoras de estos últimos. Otros medios de difusión7son la publicación de material seleccionado de los archivos y la presentación de documentos en forma de exposición.

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¿Qué diferencia hay entre los programas de descripción de los archivos y los programas bibliográficos de las bibliotecas?

Lo que distingue de manera precisa los fondos de los archivos y los de las bibliotecas y centros de documentación es que los archivos constituyen un todo orgánico del material producido durante cierto tiempo por la administra­ción oficial, y no colecciones de elementos separados, como libros o artículos de prensa. El valor informativo y probatorio de este conjunto orgánico es mayor que la suma de sus partes. Por esta razón, y también por el elevado número de documentos que contienen, los archivos suelen describir colectiva­mente la mayor parte de sus fondos. Una descripción típicamente colectiva se hace a nivel de fondo o grupo de documentos (todos los documentos archivados producidos por una dependencia de cierta importancia o complejidad) o de series (clases particulares de material de las mismas características que se archiva junto en la oficina de que se trate). En algunos casos, cuando es probable que los documentos vayan a utilizarse con frecuencia, la descripción se hará a nivel de archivador o expedientef y en algunos casos poco frecuentes en un documento separado.

La mayoría de las descripciones de los documentos de un archivo son jerárquicas y reflejan la organización y funciones del organismo que produjo los documentos. Esto supone algunas dificultades para los archiveros y los usuarios, porque ambos han de conocer hasta cierto punto la naturaleza de la organización oficial, así como las funciones desempeñadas por las diversas dependencias gubernamentales, si desean localizar la información correspon­diente a un tema determinado.

Un programa de descripción de archivos (preparación de instrumentos de localización) equivale pues al trabajo bibliográfico de las bibliotecas y los centros de documentación.

¿Qué clases de instrumentos de localización se producen y encuentran más comúnmente en los archivos?

Los instrumentos de localización pueden revestir diversas formas, y la manera de seleccionar la más adecuada para un determinado conjunto de documen­tos archivados puede depender de la índole y organización de los propios documentos, y de la forma en que serán utilizados. Entre los tipos más comunes de instrumentos de localización figuran los siguientes (la enumeración va de lo general a lo particular)^2):

Guías generales. Ordinariamente describen en términos genéricos todo el conjunto de documentos de un archivo determinado o una subdivisión importante de un gran archivo. Los documentos suelen describirse a nivel de fondo o grupo de documentos o al nivel jerárquico inferior sucesivo, o sea de subgrupo. Estas descripciones suelen ir precedidas de una breve historia administrativa de la organización que produjo los documentos, y seguidas de una lista de documentos de localización más pertinentes y detallados, publicados o no.

12) La nomenclatura de archivos no está todavía completamente normalizada y el mismo tipo de instrumentos de localización puede identificarse con nombres distintos según cual sea el país. Los términos genéricos utiliza­dos en este artículo son los que se emplean generalmente en los Estados Unidos de América.

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Ejemplos de esta clase de obras: Etat des Fonds des Archives Natio­nales, en cuatro volúmenes (Francia); y Guida Générale deeli Archivi di Stato Italiani, una guía en varios volúmenes de todos los archivos estatales de Italia.

Una guía general es, de ordinario, el primer instrumento de recupe­ración de la información que desea consultar el posible usuario, ya que proporciona una visión de conjunto de las fuentes de investigación que se encuentran en los archivos. Por ello, debería publicarse y difundirse en gran escala, a nivel nacional e internacional. El archivo debe publicar periódicamente suplementos o ediciones revisadas de la obra.

Guías por temas. Son guías que describen los documentos relativos a una materia o tema importante. Todo tema importante que cuenta con sufi­ciente material en los archivos se presta a la compilación de una guía. Como ejemplos podría citarse el papel de la mujer o de grandes grupos étnicos en la sociedad, una guerra o un periodo de conmociones sociales, una zona geográfica importante, un sector público importante, como la diplomacia, y algunos aspectos de los servicios sociales, o fuentes que puedan utilizar una determinada disciplina, como la historia económica, la historia de la ciencia, la tecnología o la genealogía.

Una importante variante de la guía por temas es la guía institucio­nal, que se basa en los recursos de diversos archivos para reunir infor­mación sobre un tema general. Algunas de estas guías son de carácter internacional. El ejemplo más destacado es la titulada Guide to the Sources of the History of Nations, preparada bajo el patrocinio de la Unesco y del Consejo Internacional de Archivos (CIA). Esta Guía, publi­cada en tres series -América Latina, Africa al sur del Sahara y norte de Africa, Asia y Oceania- comprende diversos volúmenes publicados por los archivos nacionales más importantes de Europa y América del Norte que abarcan los recursos de archivos y manuscritos existentes en esos países en relación con la historia de las regiones incluidas en cada serie. Hasta ahora se han publicado 36 volúmenes, 12 en la serie de América Latina, 13 en la de Africa al sur del Sahara y 11 en las series relativas al norte de Africa, Asia y Oceania-^).

Un proyecto similar, patrocinado también por la Unesco y el CÍA, es la Guide to the Sources of Asian History, que se está preparando en 12 países asiáticos (Bangladesh, República de Corea, China, Filipinas, India, Indonesia, Malasia, Nepal, Pakistán, Singapur, Sri Lanka y Tailandia). Hasta ahora se han publicado seis volúmenes, cuatro en nepalí y malayo y dos en tailandés y chino.

Debido a la naturaleza selectiva de la información contenida en las guías por temas, la descripción se hace con frecuencia a nivel de las series de documentos, aunque en algunos casos puede ampliarse a nivel del subgrupo, o fondo o grupo de documentos. Como las guías generales, también en este caso son muy útiles la determinación del origen de los documentos, las listas de instrumentos de localización y un índice general. Es evidente que las guías por temas, especialmente las pluri-institucionales, merecen ser publicadas y distribuidas ampliamente.

13) Consejo Internacional de Archivos, Publications 1987, París, 1987, páginas 13 a 17.

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Catálogos o registros. En muchos archivos, el instrumento básico de consulta es el catálogo o registro, que describe los documentos de un solo fondo o grupo de documentos. Debe figurar en primer lugar un breve historial administrativo de la institución que produjo el documento. La organización interna del instrumento de localización es generalmente jerárquica y refleja la organización de la dependencia administrativa originaria del documento. Los documentos suelen describirse por series, y cada asiento incluye información sobre el periodo cronológico, el volumen y la disposición del documento, así como un resumen del contenido de la información. En algunos casos se incluyen anexos en los que figuran materiales tales como referencias de archivo, listas de títulos de archi­vadores u otras compilaciones útiles para los investigadores. Los catálo­gos o registros son suficientemente detallados para que sean de gran utilidad para el personal que trabaja en los archivos y los investigado­res. En algunos archivos más pequeños no se publican, sino que se mantie­nen en copias mecanografiadas que se utilizan en la institución. En los grandes archivos suele seguirse la práctica de publicar -en ediciones limitadas poco costosas- los catálogos que probablemente sean bastante solicitados por los usuarios.

Otros instrumentos de localización. La producción de otras clases de instrumentos de localización dependerá de las características específicas de los documentos, de la forma en que se utilicen y del número de usua­rios. Para algunos archivos muy utilizados, puede ser rentable describir los documentos por ficheros o expedientes. Para ciertos tipos de documen­tos, utilizados principalmente por personas que desean localizar informa­ciones concretas, quizás sea de utilidad compilar listas, por ejemplo de personas, lugares, buques, transacciones o procesos en los tribunales. Este tipo de descripciones no deberán efectuarse si los costos que se economicen con el suministro de servicios de consulta no compensan los gastos de personal.

Instrumentos de localización producidos por las instituciones. A veces la institución de origen prepara instrumentos de localización para ayudar al personal a archivar los documentos de manera rápida y adecuada, y para recuperarlos prontamente con fines administrativos. Estos instrumentos pueden tomar la forma de registros de correspondencia, marbetes, índices de materias y manuales de archivo. Para la institución de origen, el personal que trabaja en los archivos y los investigadores, será útil que tales instrumentos de localización (o copias de los mismos) se registren junto con los documentos a que pertenecen.

Bases informatizadas de bases de archivos. Durante los 20 últimos años, algunos grandes archivos han comenzado a realizar experimentos para crear bases informatizadas de sus datos descriptivos. En algunos archivos estos esfuerzos han pasado ya de la fase experimental a importantes pro­gramas en curso de ejecución. En algunos archivos, la mayoría de activida­des de publicación y compilación de instrumentos de localización se efec­túa mediante esos programas. En los Estados Unidos de América, un número creciente de archivos utilizan los programas del formato MARC AMC prepa­rado por la Biblioteca del Congreso en colaboración con la Sociedad de Archiveros Norteamericanos, para los asientos de datos descriptivos^).

14) Una exposición más detallada del empleo de la computadora en los archivos figura en el artículo de James E. O'Neil: "The Automation of Archival Finding Aids", Archivum. Vol. 32 (actas del décimo Congreso Internacional de Archivos), 1986, págs. 143-148, y en el trabajo de Meyer H. Fishbein, "Reflections on the Impact of Automation on Archives", Miscellanea Carlos Wvffels, Bruselas; Archives et Bibliothèques de Belgique, 1987, páginas 159-172.

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¿Qué otros medios emplean los archivos para difundir información acerca de sus fondos y programas?

Además de los instrumentos de localización, que difunden información acerca de los fondos de los archivos, éstos emplean diversos medios de difu­sión del contenido de los propios documentos archivados. Asimismo, tratan de informar a las personas no pertenecientes a la comunidad investigadora sobre los programas y objetivos de los archivos. Entre los principales medios de alcanzar estos objetivos figuran los siguientes:

Publicación de documentos: La publicación de documentos de los archivos puede hacerse por los medios convencionales de impresión o la edición por micrografía. Como la publicación de documentos en forma de libros es costosa, generalmente se hace seleccionándolos muy cuidadosa­mente. Los textos auténticos de los documentos más importantes sobre un tema determinado y las notas editoriales se publican en uno o más volúme­nes. En muchos casos, el archivo encargado del proyecto puede reunir la documentación pertinente recurriendo a otros muchos archivos, a fin de asegurar una presentación completa y equilibrada. Una publicación de este tipo puede requerir incluso la cooperación a nivel internacional-^). Hoy día la mayor parte del material de fuentes documentales se publica en forma micrográfica, ya que dicho procedimiento es menos costoso y más rápido. La publicación en forma micrográfica, utilizando carretes de película o microfichas, implica generalmente que se filmen series comple­tas de documentos que probablemente suscitarán una demanda continua, aunque modesta. Algunas publicaciones documentales bibliográficas se completan mediante una edición completa en forma micrográfica de toda la documentación pertinente disponible. Las publicaciones de documentos se hacen principalmente para atender a las necesidades de los estudiosos y otros investigadores.

Exposiciones de archivos. En todos los países existe un numeroso grupo de posibles usuarios de los materiales archivados que no son inves­tigadores de la historia. Se trata de personas de todos los sectores que tienen un interés fundamentado en la historia y la cultura de la nación. Estos "legos" pueden tener gran influencia en los niveles de apoyo que las organizaciones públicas proporcionen a sus instituciones nacionales. Un programa de exposición del material de archivos puede atraer la aten­ción y el apoyo de este grupo y convertirse en un instrumento importante de educación popular. Dicho programa puede comprender diversos elementos: 1) exposiciones de documentos originales, fotografías y otros registros pertinentes en los locales del archivo; 2) préstamo de documentos origi­nales o facsímiles para presentarlos en exposiciones patrocinadas por otras instituciones; 3) exposiciones itinerantes compuestas de reproduc­ciones de buena calidad; y 4) venta al público de facsímiles de documen­tos conocidos, reproducciones de sellos, diapositivas y tarjetas postales en que se muestren los tesoros conservados en los archivos.

15) Un ejemplo de esta clase puede encontrarse en The United States and Russia: The Beginning of Relations, 1765-1815, obra preparada conjunta­mente por los Ministerios de Relaciones Exteriores y los Archivos Nacio­nales de la Unión de Repúblicas Socialistas Soviéticas y de los Estados Unidos de América, publicado al mismo tiempo en ruso y en inglés, en Moscú y Washington, en 1980. Los documentos que figuran en este libro proceden de varios archivos de ambos países. En la actualidad se está preparando la segunda parte, que abarca el periodo 1816-1865.

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Relaciones públicas. Un activo programa de relaciones públicas puede contribuir de manera considerable a señalar positivamente los archivos a la atención de los legisladores, los que configuran la opinión y el público en general. La información acerca de programas o acontecimientos, por ejemplo exposiciones, que tienen por objeto atraer la atención del público, deben recibir una amplia difusión mediante comunicados de prensa y anuncios en radio y televisión. La información sobre actividades y realizaciones de los archivos, o acerca de documentos importantes o interesantes recientemente adquiridos, o que se han abierto a la investi­gación, deben difundirse entre los sectores del público que más probable­mente muestren interés en estos asuntos.

CONTRIBUCIÓN DE LOS ARCHIVOS A LA INVESTIGACIÓN

¿Qué interés especial tienen los archivos para las autoridades públicas?

Los archivos, que reflejan toda la gama de actividades oficiales impor­tantes, pueden contribuir en gran medida a la investigación. En primer lugar, sirven de memoria institucional colectiva del gobierno y sus dependencias. En esta condición los archivos son un instrumento esencial para la promoción de la eficacia y la economía administrativas, por cuanto facilitan el acceso a las experiencias pasadas de gobierno, incluidos los éxitos y los fracasos. Los archivos ofrecen también precedentes cuando surgen problemas y cuestiones similares a las que se han presentado anteriormente. Además, pueden contribuir de manera considerable al desarrollo económico y social, sobre todo en los países en desarrollo, porque son una fuente única de información sobre ante­riores iniciativas de desarrollo. Los archivos contienen información demográ­fica, económica y social que es útil para la planificación y el desarrollo a nivel local, regional o nacional. Asimismo, contienen documentos fundamentales sobre la identidad, los derechos, los privilegios, las exenciones y las res­ponsabilidades de personas y organizaciones. Gran parte de la contribución de los archivos a la investigación se relaciona en mayor o menor medida con los objetivos para los cuales los creó la autoridad pública.

¿Qué utilidad tienen los archivos para los investigadores no pertenecientes al sector oficial?

Una segunda clase de contribución de los archivos a la investigación tiene muy poco que ver con los objetivos de su creación. Fomentan la investi­gación porque contienen información sobre personas, organizaciones, tendencias y acontecimientos económicos y sociales, fenómenos naturales y acontecimientos de toda índole, que es útil para la investigación y el tratamiento de todas las facetas de la historia del país. Aunque en muchos archivos nacionales la mayor parte de estas investigaciones es de índole histórica, la gama de temas y finalidades para las que se realiza la investigación puede ser extremada­mente amplia. De modo análogo, puede haber muchas clases de investigadores, incluyendo probablemente a especialistas, estudiantes y titulados, genealogis-tas, periodistas, escritores -aficionados y profesionales- y productores de programas audiovisuales de radio, televisión y cine^^).

16) La utilización cada vez mayor de los archivos para fines de investigación se examina en el trabajo de Ivan Borsa, "The Expanding Archival Clientele in the Post-World War II Period", Archivum. Vol. 26 (Actas del octavo Congreso Internacional de Archivos), 1979, págs. 119-126. Este tema se actualizó y amplió en varias ponencias presentadas en el noveno Congreso Internacional de Arhivos, Londres, 15 a 19 de septiembre de 1980, que figura en Archivumf Vol. 29 (Actas del noveno Congreso Internacional de Arhivos), 1982.

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¿Cómo pueden utilizar los archivos las autoridades públicas de manera que promuevan la eficacia v la economía?

La mayoría de las dependencias gubernamentales deberán recurrir con frecuencia a documentos que se han producido en el pasado para verificar decisiones anteriores y obligaciones vigentes, determinar precedentes, llevar a cabo investigaciones o para otras muchas finalidades jurídicas, administra­tivas, políticas o diplomáticas. Si los documentos están desorganizados o son de difícil acceso, o se han perdido o destruido sin razón alguna, muchas decisiones y actividades serán equivocadas, irregulares y mal proyectadas, y se necesitará mucho tiempo para encontrar otros documentos necesarios, o para "volver a inventar la rueda".

En cambio, si los documentos importantes se han depositado sistemática­mente en los archivos nacionales y se han conservado, organizado y descrito adecuadamente, los archiveros podrán encontrarlos y proporcionarlos sin demora. La función de los archivos como memoria institucional del Estado se hace más importante a medida que pasa el tiempo. Dado que funcionarios y empleados no permanecen indefinidamente en un mismo puesto, las autoridades públicas se ven obligadas a confiar menos en la memoria de las personas y más en la memoria institucional contenida en los archivos. Así pues, no cabe duda de que si no existe una institución de archivos administrada profesionalmente habrá confusión, ineficacia, mala administración y gasto en toda la estructura institucional. Por el contrario, un servicio profesional de archivos debida­mente financiado será de valor incalculable para tomar decisiones sanas, administrar eficazmente y evitar muchos gastos.

¿Cómo pueden contribuir los archivos al desarrollo económico v social?

La contribución potencial de los archivos al desarrollo económico y social está estrechamente relacionada con su función como memoria institucio­nal del Estado. Esto es especialmente cierto en los países en desarrollo, donde gran parte del impulso para el desarrollo incumbe al gobierno nacional.

El desarrollo económico y social puede considerarse un esfuerzo continuo realizado por los gobiernos modernos para crear infraestructuras físicas y sociales que produzcan riqueza y dedicarla al mejoramiento de las poblaciones. Este concepto también es válido, por lo menos en cierto grado, para la mayoría de los regímenes coloniales que precedieron a los gobiernos nacionales esta­blecidos después de la Segunda Guerra Mundial.

Si se consideran como una actividad continua, la mayoría de las nuevas iniciativas se basan hasta cierto punto en experiencias anteriores. Aunque el contexto en que se llevan a cabo algunas iniciativas nuevas puede ser comple­tamente diferente de los anteriores, el conocimiento y la comprensión de los antecedentes históricos pueden ser de gran utilidad. Es importante pues que se pueda acceder fácilmente a los programas, medidas y procedimientos que se propusieron, iniciaron o realizaron en el pasado, así como a los datos que explican las razones por las cuales dichos programas fracasaron, se abandona­ron o, por el contrario, se vieron coronados por el éxito. Si esta información se puede obtener fácilmente en los archivos nacionales y se utiliza para tomar decisiones, será más probable que las actividades gubernamentales tengan una base sólida y se puedan llevar a cabo con éxito. La probabilidad de riesgos innecesarios o fracasos, y la pérdida resultante de recursos escasos, se reducen al mínimo.

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¿Cómo pueden contribuir concretamente los archivos a las actividades de planificación del gobierno?

Todos los gobiernos reúnen gran cantidad de información básica sobre las características demográficas; las estadísticas esenciales (nacimientos y muertes); el funcionamiento de la agricultura, la industria y el comercio; los programas de bienestar social (incluidos la seguridad social, la asistencia a los pobres, el control demográfico, los servicios médicos y sanitarios y los programas de nutrición); la alfabetización, educación y formación; y el com­portamiento social (matrimonios y divorcios, criminalidad y otras cuestiones que incumben a los tribunales).

Parte de la información mencionada se compila activa y sistemáticamente mediante censos periódicos y encuestas económicas. Otras informaciones se refieren y registran de manera más pasiva, por ejemplo cuando las personas solicitan servicios sociales, licencias de matrimonio o autorizaciones de exportación. Otra clase de información se obtiene con una derivación de funciones tales como la asignación y recaudación de impuestos.

Aunque no todas las clases de información justifican su conservación indefinida con todos sus pormenores, los conjuntos y resúmenes detallados son de utilidad por muchos conceptos. En algunos casos son necesarias para el desempeño de importantes funciones administrativas y para la futura planifica­ción de programas de gobierno. Gran parte de ellas son de utilidad para deter­minar la función social y económica en el tiempo. Como esta información refleja la condición y las actividades de toda la población, o de amplios sectores, son de valor inestimable como fuente de planificación social y para el desarrollo económico de localidades y regiones, y de todo el país^-7).

Si esta información no figura en los archivos del país, los planificado-res se verán obligados a realizar encuestas que requieren mucho tiempo y dinero para reunir los datos que necesitan de inmediato, o bien deberán correr los graves riesgos, virtualmente catastróficos, que supone la adopción de una decisión importante sin disponer de información suficientemente sólida.

¿Qué interés tienen los ciudadanos y las organizaciones no pertenecientes al sector público en la conservación v disponibilidad de archivos?

En todos los países los ciudadanos tienen ciertas obligaciones y respon­sabilidades hacia el Estado, el cual, a su vez, les confiere determinados derechos y privilegios. Una relación semejante existe también entre el Estado y muchas organizaciones, instituciones y sociedades. La documentación de esas relaciones y obligaciones, conservada gracias a los archivos nacionales, es de vital importancia, tanto para el Estado como para las personas y organizacio­nes que forman la nación-^).

17) Un examen de la utilidad de los archivos para la labor de desarrollo nacional figura en el trabajo de F.R.J. Verhoeven, The Role of Achives in the Public Administration and the National Planning Policy of Developing Countries with Particular Reference to Southeast Asia, Paris, Unesco: 1972, págs. 43-47; y en el de Jean-Jacques Valette, Le R5le des Archives dans l'Administration et dans la Politique de Planification dans les Pays en Voie de Développementf Paris, Unesco, 1972.

18) Guy Duboscq, "Importancia de los archivos modernos para los países en vías de desarrollo", Boletín de la Unesco para las Bibliotecas. Vol. 17, N° 5, septiembre-octubre de 1963, págs. 267-271.

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Por eso es importante que toda persona pueda obtener la partida de naci­miento o la tarjeta de identidad, a fin de tener derecho a ciertos beneficios o privilegios, así como los documentos relativos al servicio militar o civil para tener derecho a pensión y otras prestaciones. La misma clase de documen­tación es importante cuando el Estado pide a las personas que hagan el servi­cio militar o cumplan otras obligaciones.

Un registro de los convenios contractuales entre el Estado y los particu­lares o las organizaciones también es esencial para ambas partes. Cuando el Estado expide permisos, licencias o títulos que permiten a particulares u organizaciones emprender determinadas actividades, es esencial para ambas partes que se lleve un registro público de los mismos.

La conservación de toda clase de documentos jurídicos en los archivos nacionales es, pues, esencial para el orden, la equidad y la tranquilidad pública.

¿Existe la obligación internacional de conservar ciertos tipos de documentos en los archivos del país?

Es esencial que un país mantenga un registro permanente de sus derechos y obligaciones en relación con otros Estados y con la comunidad internacional. Si no se conservan los tratados, convenios y demás acuerdos internacionales, o no son de fácil acceso, se producirán desavenencias con otros Estados y con­troversias y conflictos internacionales.

¿Tiene interés el ciudadano en apoyar los archivos como lugar de realización de investigaciones académicas y de otros tipos?

Aunque la tarea más importante de los archivos nacionales es atender los intereses estatales y mantener y poner a disposición del público los documen­tos que protegen los derechos de los ciudadanos, tienen también otras respon­sabilidades de primordial importancia. La primera de ellas es ser fuente de ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la sociedad.

Actualmente los gobiernos producen y reciben documentos relativos a una vasta serie de personas, lugares, cosas, transacciones y acontecimientos. Los archivos nacionales deben conservar lo más importante de esta información, ya que es útil para las investigaciones relativas a la historia, la administra­ción, las ciencias políticas, la geografía, la economía, los fenómenos socia­les, la ciencia y la tecnología y otras disciplinas. Los archivos constituyen un depósito importante de textos de primera mano que pueden y deben aprove­charse en beneficio de la sociedad.

No todo el mundo posee la habilidad, los recursos o la inclinación nece­sarios para utilizar los archivos personalmente, de la misma manera que se utiliza una biblioteca. En la mayoría de casos, el individuo se beneficia de los archivos mediante el trabajo de intermediarios que se pueden definir como usuarios primarios. Son personas que, individualmente o a veces en equipo, explotan el rico yacimiento de los archivos y, gracias a su capacidad de investigar y escribir, los convierten en libros, tesis, documentos de investi­gación, artículos de revistas y periódicos y material audiovisual. De la producción de esos investigadores se beneficia un mayor número de personas, que denominaremos usuarios secundarios de los archivos.

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Los usuarios secundarios son especialistas en diversas disciplinas, el público lector, estudiantes de todas las edades y los espectadores de documentales cinematográficos y producciones de televisión.

Así pues, las actividades de los usuarios primarios y secundarios permiten que los archivos nacionales se conviertan en un importante recurso para la educación y el desarrollo cultural de la sociedad, así como para la promoción del entendimiento internacional.

¿Cómo pueden fomentar los archivos el sentido de la identidad nacional?

Los archivos de un país, si se organizan, administran y financian adecuadamente, contienen una relación global de la experiencia nacional. Los archivos dan fe de los orígenes y migraciones de las personas, los éxitos y los fracasos de sus dirigentes, el desarrollo económico y social de la sociedad, las guerras y catástrofes naturales y las relaciones con otros pueblos y naciones. La información que contienen constituye un tesoro nacional de valor incalculable que puede utilizarse de múltiples maneras en beneficio de la población.

Si se explotan como un recurso educativo y cultural, los archivos pueden resultar valiosísimos para desarrollar el sentimiento de identidad nacional y fomentar la comprensión que tenga un pueblo de sí mismo y de sus relaciones con el resto del mundo.

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4. OTRAS CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS MODERNOS 7 DE LOS PROGRAMAS DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

DISPOSITIVOS OPCIONALES DE ORGANIZACIÓN

¿Incumbe a los archivos nacionales toda la responsabilidad respecto de la administración de archivos v documentos?

En los capítulos 2 y 3 se han expuesto los elementos básicos de un programa moderno de gestión de archivos y documentos y se han apuntado los beneficios de la incorporación de estos elementos en el programa general. Por motivos que a menudo se remontan a la historia y las tradiciones gubernamenta­les de la nación, en algunos países no todos los elementos se encuentran bajo la jurisdicción de la administración central de archivos-^).

Muchos de estos países tienen una larga tradición de archivos ministeria­les, gran parte de los cuales existían antes de que se crearan los archivos nacionales, y algunos siguen bajo la jurisdicción inmediata del ministerio que produce los documentos. En algunos casos se han creado mecanismos que confie­ren a los archivos nacionales cierta influencia sobre las políticas que regulan la administración de los archivos ministeriales. Los ministerios que con mayor frecuencia escapan al control de la administración nacional de archivos son el de relaciones exteriores y el de defensa.

En varios países, la administración nacional de archivos se extiende no sólo a los archivos nacionales propiamente dichos sino también a una organiza­ción distinta responsable de todo el programa gubernamental de gestión de documentos.

En la mayoría de los países que tienen un programa bien desarrollado de gestión de documentos y archivos, la responsabilidad de la programación, la evaluación y eliminación de documentos y la gestión de los centros de archivo, incumbe a funcionarios de la administración nacional de archivos. En cambio, en muchos países la responsabilidad de algunos aspectos de la gestión de documentos, en especial los relativos a su producción, incumbe a un organismo con responsabilidad interministerial para operaciones administrativas, o a diferentes ministerios. Aunque es preferible que la administración central de archivos controle todo el ciclo vital de los documentos, hay otros dispositi­vos que pueden ser eficaces, a condición de que exista una estrecha coordina­ción con los archivos y de que éstos conserven la responsabilidad en materia de programación, evaluación y funcionamiento. Si no existe una autoridad gubernamental central encargada de la dirección de las actividades de gestión de documentos y cada institución administra los suyos aisladamente, se regis­trará inactividad, confusión y en último término una mala calidad de los archivos.

19) La fuente de información más fácil de consultar sobre el alcance de las responsabilidades en cuanto a la gestión de documentos y archivos que incumben a las diversas administraciones nacionales es Archivum, que ha dedicado los siguientes volúmenes a la publicación de la legislación existente en esta esfera: 17 (Europa: Alemania-Islandia), 1971; 19 (Europa: Italia-Yrigoslavia), 1972; 20 (Africa-Asia), 1972; 21 (America-Oceania), 1973; y 28 (Legislación sobre archivos, 1970-1980), 1982. En la introducción al volumen 28 figura un resumen de las últimas tendencias de la legislación en materia de gestión de documentos y archivos y de la situación de las distintas administraciones de archivos.

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Un buen programa de gestión de documentos exige que se nombre en cada institución a un funcionario responsable de elaborar, activar y supervisar el programa, así como de mantener el enlace con la autoridad central encargada de la administración de los archivos. En algunos países desempeña esta tarea un funcionario de los archivos nacionales, nombrado para este cargo.

¿Hasta qué punto los archivos nacionales son responsables de los documentos y archivos de los niveles subordinados de gobierno?

La estructura y tradición estatal influirán en el grado de responsabili­dad que tenga el gobierno central sobre la gestión de los documentos y archi­vos producidos por las administraciones provinciales o locales. En los países de régimen federal, o en aquellos que tienen una fuerte tradición de autonomía local, la autoridad central de archivos puede ser responsable solamente de los documentos del gobierno nacional. En otros países, en especial en los que tienen una estructura administrativa muy centralizada, la autoridad nacional de archivos podrá asumir la responsabilidad general de los documentos oficia­les producidos a todos los niveles gubernamentales. En esos países hay un cierto grado de autonomía, a veces, en cuanto a la administración de archivos y documentos a niveles subnacionales, conservando los archivos nacionales la facultad de inspección y de establecimiento de normas.

En todo caso, los archivos de los gobiernos provinciales y locales contienen una parte importante del acervo documental del país, y deben admi­nistrarse, instalarse y financiarse adecuadamente. Los documentos que conser­van recogen los tratos del gobierno con particulares, y a menudo con infra­estructuras locales que afectan a la calidad de vida de los ciudadanos -escuelas, parques, carreteras, sistemas de desagüe, y a veces administración local de los servicios locales. Son los archivos que están más cerca de la gente, y si no se mantienen en un estado adecuado ello significará que tampoco se atiende adecuadamente a la población.

¿De qué ministerio u organismo gubernamental suelen depender los archivos nacionales?

Es necesario considerar diversos factores para decidir qué lugar corres­ponde a los programas de gestión de documentos y archivos en la administración nacional. Los archivos nacionales propiamente dichos son en gran parte una institución cultural orientada hacia la investigación. Por consiguiente, el ministerio encargado de las otras instituciones culturales, como bibliotecas o museos, o bien el ministerio que se encarga de la enseñanza superior, ofrecen un marco adecuado y conveniente para los archivos. Por otra parte, como es posible que los archivos nacionales sean responsables de los documentos de todas las instituciones del país, sería preferible que estuvieran situados en una institución con amplia autoridad interministerial, especialmente si los archivos nacionales se encargan de aplicar un programa de gestión de documen­tos para todo el gobierno^O). Así pues, en algunos países los archivos dependen directamente del jefe del Estado o del gobierno.

20) El carácter interministerial de los archivos nacionales se examina en el trabajo de Verhoeven, The Role of Achives in the Public Administration and the National Planning Policy of Developing Countries with Particular Reference to Southea.-s ; Asia, págs. 40-42.

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El problema de la ubicación orgánica se ve complicado por el hecho de que los archivos nacionales desempeñan una función doble, como institución cul­tural y como instrumento de la eficiencia y de la autonomía del gobierno. El examen que sigue a continuación de las disposiciones existentes actualmente en materia de organización hace ver que, aunque hay cuatro emplazamientos preferidos dentro de la jerarquía gubernamental, el cuadro general es de gran diversidad^!).

La solución más corriente es que los archivos nacionales dependan direc­tamente del presidente, el primer ministro, el secretario general de gobierno, el gabinete o consejo de ministros, o un organismo independiente. Esta solu­ción se ha adoptado en una cuarta parte aproximadamente de los países sobre los que se dispone de información.

En alrededor de la quinta parte de esos países los archivos nacionales forman parte del ministerio encargado de la cultura.

En un número ligeramente menor dependen del ministerio encargado de la enseñanza o de la enseñanza superior.

En cuarto lugar figuran los archivos nacionales dependientes del ministe­rio del interior o de gobernación.

Asimismo, hay archivos que dependen del ministerio encargado de las bibliotecas o los museos, la organización encargada de los servicios de docu­mentación e información, la institución responsable de los servicios generales o de la administración, o el ministerio de justicia. Otros archivos dependen de una amplia variedad de funcionarios, como los ministros de hacienda y de asuntos constitucionales, el "Lord Chancellor" (en el Reino Unido) o los jefes de los departamentos encargados de las antigüedades y la arqueología.

ARCHIVOS Y DOCUMENTOS NO GUBERNAMENTALES

¿Hasta qué punto los archivos nacionales son responsables de los documentos y archivos no gubernamentales?

En muchos países, en particular en los que tienen un sistema de gobierno muy centralizado, los archivos nacionales son responsables, hasta cierto punto, de los archivos de organizaciones no gubernamentales, por ejemplo empresas comerciales, sindicatos, instituciones educativas y religiosas o partidos políticos, e incluso de documentos privados de los particulares. El grado de responsabilidad varía considerablemente. En algunos casos, los archi­vos nacionales sólo están autorizados a aceptar la custodia de materiales no gubernamentales originales de utilidad permanente. En otros les incumbe velar por que se mantengan ciertas normas respecto de la conservación y el manejo de archivos no gubernamentales, y controlan la exportación de esos materiales. En otros casos aún, tienen amplias responsabilidades generales respecto de todos los materiales documentales inéditos, cualquiera que sea su origen.

21) Esta información procede principalmente de las fuentes citadas en la Nota 19, y de Archivum. Vol. 22-23 (Directorio Internacional de Archi­vos), 1975.

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En algunos países se distingue entre los archivos nacionales propiamente dichos, que se ocupan principalmente de los documentos gubernamentales, y el "sistema de archivos nacionales", concepto que se describe del modo siguiente: "esta noción abarca el conjunto de los bienes archivísticos de un país ... a fin de conservar y hacer asequibles todos los archivos de interés para la investigación, y utilizar los recursos disponibles para sus fines de la manera más eficaz y económica posible ... Por consiguiente, las medidas que exige la creación de un sistema nacional de archivos son en líneas generales, las siguientes:

1. establecimiento de unos archivos nacionales que constituyan el órgano archivístico de la administración central;

2. imposición, a todos los órganos gubernamentales o administrativos ... así como a los organismos públicos y semipúblicos de todo tipo, de la obligación reglamentaria de tomar disposiciones para crear y administrar archivos;

3. protección de los archivos privados frente a toda destrucción dolosa, deterioro, venta y exportación, y promoción de su depósito en ... cualquier ... institución archivística adecuada;

4. establecimiento de un mecanismo central que constituya un medio adecuado de integración o coordinación de los servicios archivís­ticos"22).

Aunque el concepto de sistema de archivos nacionales no tenga una funda-mentación jurídica, los archiveros, los administradores de archivos y sus asociaciones profesionales están obligados a velar por que se cuiden adecuada­mente los archivos no gubernamentales y se elaboren sistemas de servicios y gestión de los materiales archivados en las organizaciones e instituciones del sector privado. Los principios básicos de la administración y gestión de archivos se aplican tanto a ellas como a los organismos gubernamentales.

¿Qué disposiciones rigen típicamente los archivos de las empresas comerciales?

En los países de economía de mercado, el objetivo principal de las empresas comerciales es el lucro. Por consiguiente, las empresas más grandes y productivas utilizan por lo menos algunos de los instrumentos de gestión de documentos, ya que les proporcionan una mayor eficacia y les permiten hacer economías. Estas empresas disponen con frecuencia de sus propios archivos o recurren a los servicios de firmas comerciales que ofrecen instalaciones y servicios de archivo a diferentes empresas. En los países en que algunos o todos los medios de producción están nacionalizados o son de alguna manera de propiedad pública, el gobierno puede prescribir la utilización de sistemas y técnicas de gestión de documentos para las empresas comerciales.

Aunque todas las empresas comerciales producen documentos que tienen valor permanente para ellas, y muchas producen documentos que son de utilidad para las investigaciones de terceros, de ordinario se atribuye mayor importan­cia al valor utilitario de los servicios y sistemas de gestión de documentos

22) Philip Sewell, A.W. Mabbs y E.M. Broome, "Establecimiento de un marco legislativo para la aplicación de los NATIS", París, Unesco, 1977, pág. 57. Para un examen más amplio de los archivos no gubernamentales, véanse también las páginas 53, 58 y 59.

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que a los archivos propiamente dichos. Sin embargo, muchas empresas de impor­tancia conceden valor a sus documentos como fuente de información social, económica, científica y técnica, y han establecido sus propios archivos. Otras depositan sus documentos más antiguos de valor permanente en archivos ofi­ciales o en bibliotecas, universidades y otras instituciones científicas y educativas.

¿Qué pautas se siguen para los documentos de otras organizaciones e instituciones?

Las empresas no comerciales, como las instituciones docentes, los hospi­tales, las instituciones religiosas, los sindicatos y las organizaciones políticas, son importantes productores y usuarios de información. Sus documen­tos necesitan también que se manejen adecuadamente y parte de ellos se prestan a su conservación en archivos.

Muchas de estas empresas han preparado y aplicado programas generales de gestión de documentos y algunas han creado centros documentales y archivos. Otras han confiado sus archivos a distintas instituciones, gubernamentales o privadas^). Las instituciones de enseñanza superior han demostrado general­mente un mayor aprecio por los archivos que otras organizaciones. Muchas universidades, por ejemplo, no sólo han reservado espacio para sus propios archivos sino que además piden materiales a las empresas comerciales, otras instituciones y organizaciones, y a los particulares, porque sus documentos constituyen un valioso instrumento de investigación para profesores y estudiantes.

¿Qué responsabilidad tienen los archivos en cuanto a los documentos personales y las colecciones de originales?

Prácticamente todas las personas alfabetizadas producen o reciben docu­mentos que constituyen la prueba de sus actividades e intereses. Con frecuen­cia estos documentos son de poco interés para los demás. No obstante, los documentos personales y familiares pueden ser una valiosa fuente de informa­ción y conocimiento, especialmente cuando la persona ha destacado en el mundo de los negocios, el gobierno, la ciencia, las artes o cualquier otra profe­sión. Ello puede ser cierto también en el caso de personas que no se han distinguido individualmente, pero que son representativas de su profesión, comercio o vocación, y que han conservado sistemáticamente sus documentos. Los documentos personales y familiares de valor merecen el mismo cuidado y trato que se les daría en un centro de archivos.

Las colecciones de originales son otra preciosa fuente documental. Muchos particulares, impulsados por su amor a la historia, el interés por una disci­plina particular o el deseo de adquirir objetos preciosos o artísticos, colec­cionan sistemáticamente documentos históricos originales. Desgraciadamente, para constituir estas colecciones se deshacen y dispersan conjuntos orgánicos valiosos de documentos. No obstante, las colecciones artificiales de documen­tos históricos originales pueden revestir considerable valor informativo y cultural. Así pues, conviene alentar a los coleccionistas de originales a que depositen sus colecciones en archivos o bibliotecas.

23) Para una idea general de la situación internacional de los archivos de los sindicatos, véase Archivum, Vol. 27 (Labour and Trade Union Archives), 1980.

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5. RELACIÓN DE LA GESTION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS CON OTROS SISTEMAS Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN

PROBLEMAS E INTERESES COMUNES

¿Qué problemas e interés tienen en común los archiveros v administradores de archivos con otros profesionales de la información?

Aunque los sistemas y servicios de gestión de documentos y archivos se diferencian de otras instituciones y servicios relativos a la información en cuanto a los procedimientos y, en cierta medida, también los objetivos y los problemas, existe un amplio campo de preocupaciones, intereses y objetivos comunes. En efecto, al igual que las bibliotecas, centros de documentación y sistemas y servicios de información científica y tecnológica, los archivos están interesados en la conservación de materiales que son fuente de informa­ción, la terminología, la difusión y utilización de información y los avances tecnológicos, especialmente la automatización y la reprografía^). A conti­nuación examinaremos brevemente estos sectores de interés común.

Conservación de materiales que son fuente de información. La preocu­pación por la conservación de materiales que son fuente de información puede considerarse de dos modos distintos pero relacionados entre sí.

El primero es la preocupación intelectual por conservar, al menos durante el tiempo que sean útiles, la fuentes de información. Es una cuestión importante para todos los sectores de la comunidad informativa. Puede o no implicar la conservación a largo plazo, o permanente, de los documentos.

El segundo comprende la preocupación intelectual y las medidas prácticas para prolongar la existencia de documentos originales que contienen información de valor permanente o, en su defecto, para hacer y conservar facsímiles auténticos de dichos documentos en otro medio, de ordinario en forma miprográfica. Estas preocupaciones son comunes a archiveros y bibliotecarios.

Las medidas prácticas para prolongar la vida de los documentos son diversas y numerosas. Se pueden enumerar las siguientes: 1) locales debi­damente acondicionados, equipados y mantenidos; 2) controles adecuados del medio ambiente; 3) medidas de restauración y conservación, tales como la desacidificación, el moldeado de hojas, la laminación, la encapsula-ción y la reencuadernación; 4) duplicación de los documentos frágiles, en microfilm o microfichas; y 5) copias de fotografías, grabaciones de sonido, películas y registros electrónicos.

24) Para un examen de las posibilidades de colaboración entre las diferentes profesiones de la información, véanse d'Olier y Delmas, La planificación de las infraestructuras nacionales de documentaciónf bibliotecas v archi­vos; esbozo de una política general, págs. 270-273; así como, FID/ICA/ IFLA, Report on Joint Policy Meeting Held at the Rockefeller Study and Conference Centre. Villa Serbelloni. Bellagio, Italia. 6-9 May 1980.

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Difusión v utilización de la información. Todos los sectores que se ocupan de la información se interesan por su difusión y empleo, aunque existen importantes diferencias en la finalidad del empleo de la informa­ción, el modo de utilizarla y las modalidades de difusión. Todos los elementos de la infraestructura de la información dependen de la micro-grafía y la automatización como instrumentos de difusión y uso de la información. Todos ellos atribuyen considerable importancia a la evalua­ción y la satisfacción de las necesidades de los usuarios, y por consi­guiente a su formación.

Evolución tecnológica en el campo de la información. Todos los sistemas y servicios de información dependen de la tecnología como medio de realizar el trabajo de manera más económica y eficaz. En efecto, algunos de los servicios que se prestan actualmente serían imposibles sin la tecnología moderna. Muchos procesos tecnológicos, en especial en el campo de la automatización y la reprografía, se han elaborado específica­mente para el ámbito de la información. Otros se han adaptado para aten­der las necesidades de información. Una mayor conciencia del modo en que los profesionales de la información utilizan la tecnología redundaría en provecho de todas las profesiones relativas a la información, y así cada una de ellas podría adaptar más adecuadamente los procesos tecnológicos a sus necesidades propias.

SECTORES DE COLABORACIÓN

¿En qué sectores pueden colaborar más fructíferamente las profesiones de la información?

Aunque cada profesión tiene carácter singular, existen diversas posibili­dades de colaborar en objetivos comunes y participar en actividades conjuntas. Las más importantes son la elaboración de directrices, normas y terminología, la educación y formación de administradores y usuarios de la información, y el desarrollo de políticas y sistemas nacionales de información. A continuación se indican algunos medios para llevar a la práctica estas oportunidades de colaboración:

Preparación de material normativo. Un elevado número de directrices internacionales, preparadas en parte por UNISIST, y muchas de las normas aprobadas por la Organización Internacional de Normalización (ISO), son aplicables a varias profesiones de la información, o a todas ellas. Lo propio puede decirse de otras normas y directrices aprobadas de ordinario a nivel nacional, pero que aún no se han convertido en normas interna­cionales^).

A nivel tanto nacional como internacional es importante que todas las profesiones de la información que puedan aprovechar directrices o normas, o sean afectadas por éstas, participen en su elaboración. Un

25) James B. Rhoads, "La aplicabilidad de las directrices de UNISIST y de las normas internacionales de la ISO a la gestión de registros y la adminis­tración de archivos: estudio del RAMP", París, Unesco, 1982.

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especialista propugna que los usuarios evalúen mejor las normas existen­tes y propuestas y colaboren en mayor medida en la determinación de las prioridades de los programas de normalización, mediante la creación de una matriz de normalización en el marco de UNISIST y pidiendo a grupos de usuarios que comprueben las normas antes de que entren en vigor^G).

Educación y formación. Otro campo importante de colaboración es el de la educación y formación de administradores, profesionales, paraprofe-sionales, técnicos y usuarios. Los archiveros y los administradores de archivos necesitan una formación muy especial para su profesión, pero diversos observadores han señalado que existe un núcleo común de cursos básicos para todas las profesiones de la información que podrían impar­tirse en una sola institución2?). Además de este núcleo común, hay otros muchos cursos que, si bien están concebidos para una profesión particular, podrían ser de utilidad para quienes están estudiando una profesión afín. De este modo se podrían conseguir profesionales de cada campo con una mentalidad más amplia, así como una mayor movilidad entre las distintas profesiones de la información.

En los países en que la educación y formación de los profesionales de la información ya está institucionalizada con arreglo a las diferentes disciplinas, este mutuo enriquecimiento puede ser difícil de lograr. Sin embargo, a medida de que se crean instituciones educativas en los países en desarrollo, la formación de toda clase de profesionales de la informa­ción en una misma institución parece sumamente prometedora. Un primer ejemplo lo da la Facultad de Bibliotecología, Archivística y Documenta­ción de la Universidad de Dakar. En Europa, la Escuela Superior de Estudios de Bibliotecología, Archivística e Información (Londres) y el Centro de Estudios Bibliográficos y Documentarlos (Madrid) son modelos bien integrados de esta clase de institución.

Promoción y desarrollo de políticasr infraestructuras y sistemas de información. Si se quiere que un país logre una infraestructura completa, equilibrada y efectiva de la información, habrá que promover la partici­pación y el esfuerzo de todos los sectores de la información. Si una nación todavía está creando y ampliando su política y su infraestructura de información, habrá que hacer participar en el proceso de planificación a todas las profesiones e instituciones relacionadas con la información. En los países que cuentan con instituciones y sistemas bien estructurados de información, tendrá que haber un mecanismo representativo de coordina­ción y desarrollo de la política nacional de información2**).

26) E.J. French, A Methodology for Testing and Evaluating Standards with Special Reference to Information. Documentation and Related Fields, Paris, Unesco, 1976.

27) Michael Cook, "Una norma internacional para la formación de archivistas y encargados de registros", Revista de la Unesco de Ciencia de la Informa­ción, Bibliotecología y Archivología, Vol. 4, N° 2, abril-junio de 1982, págs. 120-129; B. Delmas, The Training of Archivists; Analysis of the Study Programmes of Different Countries and Thoughts on the Possibilities of Harmonization. Paris, Unesco, 1979, págs. 26-29; P. Harvard-Williams y E.G. Franz, Planning Information Manpowerr Paris, Unesco, 1974, páginas 18-20.

28) En el proyecto de directrices sobre alcance, formulación y ejecución de políticas nacionales de información, preparado para la Unesco en 1982, figuran algunas sugerencias muy prácticas al respecto (págs. 27-31).

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6. RESUMEN Y CONCLUSIONES

Los programas generales de gestión de archivos aseguran la aplicación sistemática de procedimientos y técnicas experimentados durante todo el ciclo vital de los documentos. La gestión de archivos es importante, no sólo porgue la información contenida en los documentos es un recurso valioso, sino también porgue es un medio de lograr eficiencia y realizar economías en materia de administración.

Los buenos archivos dependen en gran medida de programas efectivos de gestión de documentos, ya gue sólo así se puede garantizar que los documentos de utilidad permanente se produzcan en materiales duraderos, se organicen de modo gue se puedan recuperar fácilmente, se cuiden adecuadamente durante un periodo de existencia activa, y se registren, evalúen y transfieran adecuada­mente a los archivos.

La gestión de archivos consiste principalmente en conservar los documen­tos de valor permanente y facilitar el acceso a ellos. La única razón válida para conservar documentos archivados es la certeza de que un día estarán a disposición de las autoridades y de los ciudadanos -como prueba de sus dere­chos y prerrogativas-, de los usuarios principales, cuyos escritos e investi­gaciones amplían las fronteras de la comprensión y el conocimiento humano e, indirectamente, de los usuarios secundarios, que se benefician educativa y culturalmente de las obras de los usuarios principales.

Los archiveros y administradores de archivos comparten los objetivos básicos de los bibliotecarios, los documentalistas y otros profesionales de la información, a saber, la conservación, organización y empleo de la informa­ción. Todos aprovechan la tecnología moderna, en particular la automatización y la reprografía. Todas las profesiones relacionadas con la información tienen gran interés en la preparación de directrices y normas, y en la educación y formación de sus técnicos y usuarios. Sus esfuerzos coordinados pueden garan­tizar el desarrollo de infraestructuras y sistemas nacionales gue aprovechen del mejor modo posible los recursos disponibles para satisfacer las necesida­des de información de la sociedad.

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