Planificación, equipo y provisión de personal de un servicio de preservación y conservación de archivos: un estudio del R A M P con directrices

PGI-89/WS/4

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura París, 1989

Original: Inglés PGI-89/WS/4 PARIS, febrero de 1989

PLANIFICACIÓN, EQUIPO Y PROVISION DE PERSONAL DE UN SERVICIO DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS:

UN ESTUDIO DEL RAMP CON DIRECTRICES

preparado por

Michael ROPER

Programa General de Información y UNJSIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

Asiento de catálogo que se recomienda:

Roper, Michael

Planificación, equipo y provisión de personal de un servicio de preservación y conservación de archivos: un estudio del RAMP con directrices / preparado por Michael Roper [para el] Programa General de Información y UNISIST - París: Unesco, 1989. - 78 págs.; 30 cm. - (PGI-89/WS/4)

I - Título

II - Unesco. Programa General de Información y UNISIST

III - Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP)

(C; Unesco, 1989

PREFACIO

La División del Programa General de Información ha establecido un pro­grama a largo plazo denominado Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP), con el objeto de satisfacer mejor las necesidades de los Estados Miem­bros, en particular los países en desarrollo, en las esferas especializadas de la administración de archivos y de la gestión de documentos.

Los elementos básicos del RAMP reflejan los temas generales del Programa General de Información y contribuyen a los mismos. El RAMP comprende, por consiguiente, proyectos, estudios y otras actividades destinadas a:

desarrollar normas, reglas, métodos y otros instrumentos normativos para el tratamiento y la transferencia de información especializada y para la creación de sistemas de información compatibles;

capacitar a los países en desarrollo para que puedan instalar sus pro­pios bancos de datos y acceder a los ya existentes en todo el mundo, con el fin de fomentar el intercambio y la circulación de información mediante la aplicación de tecnologías de punta;

fomentar el desarrollo de redes regionales de información especia­lizadas;

facilitar el desarrollo de servicios y sistemas compatibles de infor­mación internacional;

crear sistemas nacionales de información y mejorar los diversos compo­nentes de dichos sistemas;

formular políticas y proyectos de desarrollo en este ámbito;

formar a especialistas y a usuarios de la información y activar el potencial regional para la educación y la formación en lo concerniente a las ciencias de la información, la biblioteconomía y la administra­ción de archivos.

El presente estudio del RAMP, llevado a cabo en virtud de un contrato con el Consejo Internacional de Archivos, tiene por objeto presentar una síntesis de las técnicas y procedimientos disponibles y trazar las directrices que sirvan de pauta y que puedan aplicarse, seleccionando las que más se ajusten a una determinada situación. Constituye como tal un valioso instrumento de trabajo para los archiveros en general y para toda persona encargada de la planificación y la administración de la preservación y de la conservación, habida cuenta de los problemas específicos de los países en desarrollo y muy particularmente a los de las zonas tropicales. En una breve introducción, el autor expone los propósitos del estudio, su presentación y su contenido.

Cualquier comentario o sugerencia puede dirigirse a la División del Programa General de Información, Unesco, 7, place de Fontenoy, 75700 París, Francia. Se pueden obtener en la misma dirección otros informes que forman parte del programa RAMP.

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INDICE

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1. INTRODUCCIÓN 1

PRIMERA PARTE: PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS: DESCRIPCIÓN Y APLICACIÓN 2

2. DEFINICIONES, PRINCIPIOS Y NORMAS 2

2.1 Definiciones y terminología 2 2.2 Principios 2 2.3 No rmas 4

3. AGENTES DE DETERIORO Y DE DESTRUCCIÓN 4

3.1 Inestabilidad inherente 4 3.2 Factores ambientales 5 3.3 Agentes biológicos 6 3.4 Factores humanos 7

4. PRESERVACIÓN 7

4.1 Almacenami ento 7 4.2 Aseo 8 4.3 Control de alimañas 9

5. RESTAURACIÓN Y CONSERVACIÓN ACTIVAS: MATERIALES TRADICIONALES 10

5.1 Papel 10 5.2 Encuademación 14 5.3 Pergaminos y vitelas 15 5.4 Otros soportes tradicionales 16 5.5 Sellos 16

6. PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE MATERIALES NO TEXTUALES 16

6.1 Instantáneas 16 6.2 Imágenes móviles 18 6 .3 Grabaciones sonoras 19 6.4 Discos legibles a máquina 19

7. COPIAS DE SUSTITUCIÓN 20

7.1 Utilidad 20 7.2 Diferentes tipos de copias 21

SEGUNDA PARTE: PLANIFICACIÓN, EQUIPO Y PROVISION DE PERSONAL EN UN SERVICIO DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN 22

8. ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN 22

8 .1 Evaluación de las necesidades 22 8.2 Determinación del tratamiento apropiado 23 8.3 Fijación de prioridades 24

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9. INSTALACIÓN DE UN TALLER 25

9.1 Construcción 25 9.2 Dimensiones 26 9.3 Construcción modular 26 9.4 Disposición del taller 27 9.5 Interrelación con otros locales del edificio 28 9.6 Servicios 28 9.7 Almacenamiento 29

10. PERSONAL 30

10.1 Funciones 30 10.2 Gestión 31 10.3 Contratación y promoción 31 10.4 Capacitación 32 10.5 Número de efectivos y niveles de producción 33 10.6 Exposición de documentos 34 10.7 Higiene y seguridad 34

11. EQUIPOS Y MATERIALES 35

11.1 Equipos 35 11.2 Materiales 36 11.3 Costes de equipos y materiales 38

12. PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN 39

12.1 Preparación 39 12.2 Planificación 39 12.3 Aspectos financieros 40 12.4 Fuentes de financiación 41 12.5 Ejecución 42 12.6 Planes de emergencia 43

TERCERA PARTE : ETAPAS DE DESARROLLO 45

13. ETAPA INICIAL 45

13.1 Tareas 45 13.2 Efectivos requeridos 46 13.3 Equipos requeridos 47 13.4 Materiales requeridos 47 13.5 Locales y servicios necesarios 47 13.6 Gastos 48

14. ETAPA INTERMEDIA 48

14.1 Tareas 48 14.2 Efectivos requeridos 49 14.3 Equipos requeridos 49 14.4 Materiales requeridos 50 14.5 Locales y servicios necesarios 50 14.6 Gastos 50

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15. SERVICIOS COMPLETOS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN 50

15.1 Tareas 50 15.2 Efectivos requeridos 51 15.3 Equipos y materiales requeridos 51 15.4 Locales y servicios necesarios 51 15.5 Gastos 51

CUARTA PARTE : DIRECTRICES GENERALES 51

16. DIRECTRICES DE PRESERVACIÓN 51

16.1 Almacenamiento 51 16.2 Control de alimañas 52

17. DIRECTRICES DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN ACTIVAS 53

17.1 Principios de restauración y reparación 53 17.2 Restauración de materiales tradicionales 53 17.3 Preservación y conservación de materiales no textuales ... 55

18. DIRECTRICES PARA LA REPRODUCCIÓN SUSTITUTIVA 56

18.1 Objetivos de la reproducción sustitutiva 56 18.2 Tipos de sustitución 56

19. DIRECTRICES DE PLANIFICACIÓN 57

19.1 Creación de un programa de preservación y conservación 57

19.2 Ejecución del programa de preservación y conservación .... 58 19.3 Previsiones presupuestarias 58 19.4 Planes de emergencia 59

20. DIRECTRICES PARA LA INSTALACIÓN DEL TALLER 59

20.1 Local 59 20.2 Servicios 61

21. DIRECTRICES PARA LA PROVISION DE PERSONAL 61

21.1 Funciones 61 21.2 Gestión 62 21.3 Contratación y formación 62 21.4 Número de efectivos y niveles de producción 63 21.5 Documentos expuestos 63 21.6 Higiene y seguridad 63

22. DIRECTRICES PARA EQUIPOS Y MATERIALES 63

22.1 Equipos 63 22.2 Materiales 64 22.3 Gastos 65

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APÉNDICES

A. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES 66

B. PLANO DE UN TALLER DE CONSERVACIÓN 68

C. EQUIPOS Y MATERIALES BÁSICOS DE CONSERVACIÓN 69

D. DOCUMENTACIÓN SOBRE TRATAMIENTOS DE CONSERVACIÓN 71

E. BIBLIOTECA BÁSICA DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN 73

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1. INTRODUCCIÓN

1.1 El propósito del presente estudio del RAMP es proporcionar a los archive­ros y muy particularmente a los encargados de planificar, ordenar y adminis­trar los servicios de preservación y conservación, una reseña de las técnicas y de los procedimientos existentes junto con directrices y normas para la selección e introducción de los que mejor se adapten a cada situación especí­fica. No pretende ser un manual de instrucciones para conservadores, y menos aún un repertorio de las tecnologías de punta para directores de preservación en países desarrollados; para esto, será necesario remitirse a los estudios técnicos detallados enumerados en la bibliografía (Apéndice E).

1.2 Este estudio ha sido realizado teniendo muy presentes los problemas de los países en desarrollo, especialmente los de las regiones tropicales. Se toman en cuenta, por consiguiente, las dificultades con las que los archiveros pueden toparse fundamentalmente -aunque no exclusivamente- en dichos países, a saber:

a) documentos importantes que merecen y requieren tratamientos de con­servación o de preservación;

b) archiveros interesados por la conservación pero carentes de conoci­mientos;

c) falta de fabricación y provisión local de equipos y materiales de conservación, así como de servicios de manutención (atenuada en parte por la adaptación ingeniosa de los materiales disponibles);

d) condiciones climáticas adversas;

e) locales de almacenamiento inadecuados;

f) escasez de personal calificado;

g) escasez de fondos.

1.3 El estudio consta de cuatro partes; en la primera se esbozan los princi­pios generales de preservación y conservación de los archivos, se exponen las diversas opciones de tratamiento y se proponen criterios de selección de los tratamientos más propicios para cada caso particular. En la segunda parte, se examinan los puntos pertinentes en la planificación, ordenación y provisión de personal en un servicio de preservación y de conservación de archivos, inclu­yendo la instalación de un taller y los costes previsibles. La tercera parte consta de una síntesis de las tres etapas de un programa destinado a crear un servicio de esta índole, y en la cuarta se hace el resumen de los puntos pre­dominantes de las dos primeras partes, bajo la forma de directrices.

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PRIMERA PARTE: PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS: DESCRIPCIÓN Y APLICACIÓN

2. DEFINICIONES, PRINCIPIOS Y NORMAS

2.1 Definiciones y terminología

2.1.1 Preservación

Es un término genérico para designar el conjunto de medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos y su contenido informativo. Abarca los aspectos gerenciales y financieros, el acondicionamiento de locales de trabajo y de almacenamiento, la provisión de personal y la adopción de políticas, técnicas y métodos destinados a salvaguardar el contenido del archivo (ver también definiciones en 21, 22, 24).

2.1.2 Conservación

Se refiere a las políticas y prácticas que tienen por objeto específico evitar, aplazar y reparar el deterioro y los daños sufridos por los documen­tos, incluyendo la aplicación de métodos y técnicas activos y pasivos (21, 22, 24).

2.1.3 Restauración y reparación

Comprende una amplia variedad de procedimientos activos de conservación destinados a mejorar el estado físico de los documentos estropeados y resti­tuirlos, en la medida de lo posible, a su estado original. Los procedimientos pueden ir desde la reparación de una hoja desgarrada, la reencuadernación de un tomo o la supresión de una mancha, hasta la desacidificación, el reforza­miento o el reapresto de un- documento (21, 22, 24). La restauración no incluye en ningún caso el reemplazo de los tex£os o la información perdidos (ver punto 2.2.1 a)).

2.1.4 Terminología

Salvo indicación contraria, la terminología empleada corresponde a la del Diccionario (21) y el Glosario (22) del CÍA.

2.2 Principios

2.2.1 Principios básicos de restauración y reparación

Para que la restauración y reparación de un documento no resulten contra­producentes, es indispensable conocer la naturaleza exacta del documento y los tratamientos que pueden aplicarse, los cuales deben responder a ciertos prin­cipios básicos:

a) Ningún tratamiento debe suprimir, reducir, desvirtuar (por omisión, alteración o añadidura) o encubrir el valor testimonial de un docu­mento, no sólo en cuanto al texto mismo, sino también a la estructura física, en caso de que ésta posea en sí valor testimonial.

b) Ningún tratamiento debe alterar o debilitar el documento.

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2.2.2 De aquí se desprenden otros tres principios:

a) El material de reemplazo debe ser, dentro de lo posible, idéntico, similar o compatible con el material original.

b) El tipo y la importancia del tratamiento realizado debe quedar clara­mente visible, lo cual no excluye que la reparación respete la esté­tica del original.

c) Ningún tratamiento debe ser irreversible ni tiene que dañar al docu­mento. No obstante, esto no excluye, en caso necesario, la aplicación de ciertos procedimientos, tales como la limpieza o la desacidifica­ción, que nunca en la práctica se intentará oponer. Es preciso sope­sar los posibles efectos de un tratamiento por un lado, y la perma­nencia del documento sin tratar por el otro, para determinar si se justifica el empleo de tratamientos irreversibles como la copolimeri-zación.

2.2.3 Documentación

Es necesario asimismo dejar constancia escrita de todos los tratamientos llevados a cabo (53). Como mínimo, se deben registrar los datos siguientes:

a) identificación del documento;

b) estado del documento antes del tratamiento, incluyendo datos sobre su composición (número de folios, etc.);

c) eventuales desmontajes previos al tratamiento;

d) orden cronológico de los diferentes tratamientos aplicados (durante el tratamiento, esta medida sirve para evitar que los documentos se traspapelen o pierdan);

e) materiales nuevos utilizados, incluidos adhesivos, aprestos, etc., y reutilización eventual de materiales originales;

f) identidad del conservador ejecutor;

g) fechas de los tratamientos.

2.2.4 La manera en que esta ficha informativa se presenta queda a la discreción de las autoridades locales, aunque una de. las formas más comunes sea la combinación de un registro cronológico con datos básicos y una ficha con todos los detalles de los tratamientos para cada documento, clasificados según la categoría de archivo del documento (consultar el Apéndice D para posibles formatos). Otra alternativa consiste en conservar junto con el docu­mento un resumen de los tratamientos aplicados, escrito sobre papel sin aci­dez. Cuando se trate de un documento importante que exija reparaciones mayo­res, conviene incluir fotografías del documento antes, durante y después del tratamiento.

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2.3 Normas

2.3.1 Normas internacionales

No existen normas internacionales para la preservación y conservación de los archivos. No obstante, la Organización Internacional para Normalización (ISO) acaba de crear un subcomité de su comité técnico para la información y documentación (ISO/TC 46/SC 10) cuya función es estudiar las características físicas de los archivos y encargarse de:

a) la normalización de las especificaciones y de las técnicas de manipu­lación de materiales utilizados en la información y la documentación, incluyendo materiales otros que libros;

b) prácticas de conservación, incluyendo especificaciones ambientales, etcétera.

c) especificaciones sobre la durabilidad de materiales;

d) aspectos de la producción de documentos, incluyendo la encuadema­ción, etcétera.

Su principal preocupación será la durabilidad del papel utilizado para libros y archivos, aunque no constituya éste el único punto de estudio.

2.3.2 Hasta tanto no se establezcan normas internacionales, se aconseja a los archiveros y conservadores que consulten los estudios del RAMP (inclui­dos en el Apéndice E) y se atengan a las normas promulgadas en otros países (6, 27, 28) o por establecimientos profesionales de conservación y archivo.

3. AGENTES DE DETERIORO Y DE DESTRUCCIÓN

3.1 Inestabilidad inherente

3.1.1 Oxidación

La oxidación es un proceso de deterioro natural producido por el aire en toda materia orgánica. En condiciones ambientales idóneas, este proceso resulta relativamente lento, pero se ve acelerado por ciertos agentes oxidan­tes, tales como el ozono (que se forma en procedimientos xerográficos), el dióxido de sulfuro, el dióxido de nitrógeno y los quitamanchas. Produce la descomposición de la estructura de la fibra de celulosa en el papel y su debi­litamiento consecutivo. Los efectos son difíciles de identificar y difieren poco de los ocasionados por la acidez, que constituye el principal factor de deterioro de los documentos. Donde más visible resulta la oxidación es en el acetato de celulosa de instantáneas, películas y micropelículas, manifestán­dose en forma de manchas de oxidorreducción o "pudriciones rojas".

3.1.2 Acidez

Los materiales con celulosa están expuestos también al deterioro provo­cado por la acidez inherente de sus componentes o proveniente de los materia­les empleados para su fabricación o de agentes contaminadores atmosféricos. Es particularmente vulnerable el papel de pasta mecánica de madera con un alto contenido de lignina o el papel consolidado con apresto de colofonia y alum­bre. El deterioro se ve acelerado por ciertos factores externos, tales como el calor, la humedad, la luz, la contaminación química o el empleo de contenedo­res acidificantes. El primer síntoma visible es una ligera descoloración, que

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paulatinamente pasa del amarillo al marrón. Al mismo tiempo, el papel pierde resistencia y se va debilitando hasta el punto de desmenuzarse entre los dedos. El nivel de acidez o de alcalinidad del papel se mide según su índice de pH, determinado mediante una escala logarítmica que va de 0 a 14 y cuyo punto neutro es el 7; toda cifra superior a 7 es índice de alcalinidad, mien­tras que la cifra inferior significa acidez excesiva. El pH se puede medir por colorimetría usando ciertos indicadores químicos (por ejemplo, cintas de Merck) o, para mayor precisión, por métodos potenciométricos mediante electrodos.

3.1.3 Colorantes inestables

Algunos de los pigmentos contenidos en tintas, pinturas al agua, tinturas de textiles, colorantes fotográficos, etc., son inestables y empalidecen o alteran con el paso del tiempo. Estos procesos se aceleran con el efecto de la acidez, el calor, la humedad y la luz, pero aun en la oscuridad algunas foto­grafías o negativos en color pueden descolorarse. Algunos pigmentos, especial­mente con tintas de estilográfica o de puntas de fieltro, son solubles en agua y deben fijarse antes de someterse a cualquier tratamiento con humectación.

3.1.4 Otras inestabilidades químicas

Existe una amplia variedad de otras inestabilidades químicas, como por ejemplo, la descoloración o el manchado de fotografías mal reveladas, la des^ composición de las bases de nitrato en la celulosa en instantáneas y películas viejas y la hidrólisis de película de poliéster.

3.1.5 Deterioro electromagnético

La mayor parte de las señales electromagnéticas (en cintas audio, vídeo o de ordenador) sufren una paulatina pérdida de fuerza y pueden ser deliberada o accidentalmente borradas, distorsionadas, sobreimpresas o sobregrabadas.

3.2 Factores ambientales

3.2.1 Temperatura y humedad

Los materiales de archivo deben estar al abrigo de condiciones extremas de temperatura y humedad. La temperatura elevada acelera la velocidad de las reacciones químicas, y asociada con una baja humedad relativa, debilita el papel y seca los adhesivos. En presencia de una humedad relativamente alta, fomenta la proliferación de los hongos, la emigración de los adhesivos, la oxidación y la hidrólisis. Los cambios de temperatura y humedad o las alter­nancias cíclicas bruscas y repetidas (entre el día y la noche o de una a otra estación) conducen, entre otras alteraciones, a una inestabilidad dimensional.

3.2.2 Luz

La intensidad luminosa demasiado excesiva, ya sea de origen natural o artificial y particularmente en el extremo azul del espectro (luz ultravio­leta) ocasiona la descoloración de los tintes y pigmentos (incluyendo colo­rantes fotográficos) y acelera, mediante la fotoxidación, la descomposición de la materia orgánica utilizada como soporte (por ejemplo, la degradación de la lignina en el papel). Incluso intensidades luminosas moderadas pueden ser nocivas si se mantienen durante periodos prolongados, aunque no siempre sean continuos.

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3.2.3 Contaminación ambiental

La contaminación atmosférica -en particular el dióxido de azufre y los óxidos nitrosos- proveniente de motores de combustión interna, hornos, centra­les eléctricas y otras fuentes industriales que utilizan combustibles fósiles (carbón, petróleo, etc.) puede reaccionar con los componentes de los documen­tos, acelerando el deterioro por acidez en el papel o las alteraciones de sus­tancias químicas fotográficas (14, 54). También puede producirse un fenómeno de contagio químico (de ácidos, peróxidos, sulfatos, etc.) entre: dos compo­nentes de un mismo documento (entre las tapas de la encuademación y las hojas del libro), el contenedor y el documento (entre un sobre y el negativo que contiene), un documento y otro (entre una foto mal revelada y una carta adjunta) o entre materiales de construcción (pintura o polvo de hormigón) y documentos.

3.2.4 Polvo y suciedad

El polvo y la suciedad pueden penetrar en las fibras del papel y provocar alteraciones o abrasión de los documentos o los componentes. Son además porta­dores potenciales de contaminadores químicos y de esporas de hongos suscepti­bles de atacar los documentos. El polvo de hormigón suele ser muy alcalino, lo que resulta tan dañino como la acidez excesiva.

3.2.5 Incendios, inundaciones y tormentas

Estos siniestros pueden ser originados por factores meteorológicos o por causas locales o internas tales como incendios premeditados o accidentales y cañerías rotas (ver punto 12.6).

3.3 Agentes biológicos

3.3.1 Hongos (moho) y microorganismos

Están presentes siempre en la atmósfera en estado latente, activándose cuando las condiciones ambientales como la temperatura o la humedad elevadas (una humedad relativa superior al 65% fomenta el crecimiento de hongos) son propicias. Se nutren del papel y de otras sustancias orgánicas presentes en los documentos, debilitándolos y dejando manchas que los desfiguran y pueden incluso acabar suprimiendo la información (67).

3.3.2 Insectos

Estos también se nutren de las sustancias orgánicas que se encuentran en los documentos: algunos de productos de celulosa (por ejemplo, el papel); otros, de productos de origen animal (por ejemplo, adhesivos, pergaminos, cueros). Los gusanos bibliófagos buscan el moho y es a raíz de esto que atacan indirectamente el papel.

3.3.3 Otras alimañas

Los roedores son enemigos de los libros, puesto que los roen, anidan en ellos y los ensucian. Los excrementos de animales y pájaros no sólo son antiestéticos y corrosivos, sino que proporcionan alimento para hongos, insec­tos y microorganismos que a su vez atacan los documentos.

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3.4 Factores humanos

3.4.1 Daños accidentales

La negligencia, una manipulación incorrecta o el trato descuidado figuran entre las causas del deterioro de los documentos. El uso frecuente, por cuida­doso que sea, conduce al deterioro y el fotocopiado es una causa mayor de daño. En una encuesta internacional sobre archivos y bibliotecas realizada recientemente se identificó el uso como principal factor de deterioro (10), ocasionado por la manipulación y colocación descuidadas del documento, por su traslado dentro del edificio o de un edificio a otro, y por un tiempo excesivo de exposición. Por otra parte, las reparaciones menores realizadas por perso­nas sin capacitación con materiales inadecuados (por ejemplo, cinta autoadhe-siva tipo "Scotch" o "Sellotape") suelen empeorar el estado del documento.

3.4.2 Vandalismo

Esto incluye actos como el desgarrar, cortar, marcar o escribir sobre documentos, desordenar conjuntos e incluso provocar incendios premeditados.

3.4.3 Robo

No es de ninguna manera infrecuente el hurto de documentos o de partes de documentos con fines personales o lucrativos.

4. PRESERVACIÓN

4.1 Almacenamiento

4.1.1 Edificio

La primera medida, y la mejor, que puede adoptar el archivista para pro­longar la vida de los documentos, consiste en dotarse de locales de almacena­miento en que las condiciones ambientales se mantengan estables mediante una construcción apropiada o por medios artificiales (calefacción, deshumectación, aire acondicionado), donde la ventilación y la circulación del aire sean sufi­cientes como para impedir la proliferación de los hongos, donde el aire esté filtrado para eliminar la contaminación y el polvo, donde la intensidad lumi­nosa no sea excesiva (gracias, por ejemplo, a la instalación de persianas para reducir la luz natural), donde los incendios puedan ser rápidamente detectados y extinguidos y donde los riesgos de incendio, inundación y tormenta sean mínimos. La temperatura debe mantenerse entre 15 y 22° y la humedad relativa entre 35% y 65%, preferentemente inferior a 55%. Las oscilaciones cíclicas, aun dentro de estos márgenes, deben limitarse cuando no se puedan suprimir del todo (8, 11, 16, 28, 33, 62, 75). El piso ha de ser lo suficientemente sólido como para soportar el peso total de los documentos.

4.1.2 Mobiliario de almacenamiento

El mobiliario debe ser sólido y resistente; las estanterías deben ser de dimensiones acordes con el tamaño de los documentos; los anaqueles y las estanterías deben ser químicamente inertes (inoxidables) e incombustibles (metal en lugar de madera, superficies de porcelana cocida cuidadosamente curadas y no pintadas). Conviene dejar espacio suficiente (15 cm) entre los estantes inferiores y el piso para evitar los daños ocasionados por las peque­ñas infiltraciones y otro espacio similar por encima del contenido de las estanterías superiores para permitir la circulación del aire. Si existen problemas de ventilación, se desaconsejan las estanterías móviles (28, 33).

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4.1.3 Contenedores

Está comprobado que el uso de cajas y carpetas sin acidez para conservar folios volantes y los legajos y embalajes para tomos encuadernados prolongan considerablemente su vigencia de almacenamiento. Estos contenedores proporcio­nan protección contra incendios, inundaciones, luz, alimañas, contaminación y oscilaciones ambientales, incluso cuando no son de material sin acidez, aunque en este caso conviene envolver los documentos en papel desacidificado para protegerlos contra la acidez por contagio.

4.2 Aseo

4.2.1 Limpieza

La limpieza de los documentos y de sus contenedores a su llegada al archivo, reiterada periódicamente (una vez al año como mínimo) para eliminar el polvo y la suciedad, constituye la mejor manera de mantener las condiciones de higiene de los locales. La limpieza con disolventes y el blanqueamiento sólo deben ser llevados a cabo por profesionales, y los productos deben ser cuidadosamente probados para cerciorarse de su inocuidad.

4.2.2 Supresión de componentes deletéreos

Debe suprimirse todo componente metálico oxidable, como grapas, alfileres o clips. Las puntas sólidas de las cintas o cuerdas de los legajos deben ser de plástico, y las carpetas con horquillas metálicas oxidables deben ser reemplazadas por otras con horquillas inoxidables. Los documentos con compo­nentes químicamente activos deben colocarse separadamente o conservarse en sobres de poliéster (fotografías, tapas acidificantes, etc.). Sólo los profe­sionales deben intentar quitar las cintas autoadhesivas mediante disolventes especiales.

4.2.3 Alisado

El alisado de documentos plegados se hace mediante presión o humectando y colocándolos entre cartones sin acidez, previa intercalación de papel secante, y en ningún caso con la aplicación directa de una plancha doméstica.

4.2.4 Embalaje

Es indispensable emplear materiales sin acidez. Como se señaló en el punto 4.1.3, las cajas constituyen el medio más eficaz de embalaje, pero si no es posible conviene guardar los documentos en carpetas o envueltos en papel sin acidez y sujetarlos con cinta ancha de algodón no teñido (en lugar de hilo o cuerda).

4.2.5 Manipulación

Es importante establecer directivas para el personal y los usuarios sobre la manipulación correcta de los documentos, así como:

a) proveer carritos que faciliten el traslado de los documentos y sean fáciles de maniobrar;

b) evitar el amontonamiento de documentos sobre los carritos, los escri­torios, los pisos, etc.;

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c) instalar mesas de trabajo idóneas para el personal y los usuarios y, en caso necesario, atriles y soportes para los libros;

d) supervisar la manipulación de los documentos durante su fotocopiado.

4.2.6 Inspección

Los locales de almacenamiento deben ser inspeccionados periódicamente, cerciorándose de que las condiciones ambientales son óptimas y de que no se detecta la presencia de hongos, microorganismos, insectos bibliófagos o alimañas.

4.3 Control de alimañas

4.3.1 Tratamiento de los locales

En caso de detectar la presencia de hongos, microorganismos, insectos o alimañas en los locales de almacenamiento es imprescindible aplicar tratamien­tos periódicos con los productos adecuados (71).

4.3.2 Tratamiento sistemático de nuevas adquisiciones

Cuando existe un problema endémico de hongos, microorganismos o insectos, es conveniente eliminarlo mediante un método apropiado de desinfección antes de que los documentos se almacenen. Esta medida, no obstante, resultará inefi­caz si los locales en los que tengan que ser conservados han sido ya contami­nados o cuando poseen condiciones que fomentan la contaminación.

4.3.3 Desinfectación

Cuando se detecte la presencia de hongos, microorganismos, insectos o alimañas se procederá inmediatamente a la limpieza y desinfectación de los documentos y de la zona infestada (no se aconseja usar aerosoles, puesto que tienden a propagar la infestación) y erradicar la causa del problema, mejo­rando las condiciones ambientales (por ejemplo, disminuyendo la temperatura y la humedad relativa), reparando ventanas rotas o reponiendo pantallas en mal estado. Se debe prohibir todo tipo de alimento o de bebida en los locales de almacenamiento e incluso en todo el archivo. Ningún documento deberá volverse a archivar hasta tanto no se haya eliminado la fuente de infestación.

4.3.4 Tratamientos posibles

Existen bastantes dudas en cuanto al mejor método de desinfectación. Los que han sido practicados son los siguientes:

a) la fumigación: se requiere para ello una cámara de fumigación y los productos químicos necesarios; el timol, el más utilizado durante mucho tiempo, se considera hoy en día poco eficaz, mientras que el óxido de etileno puede ser explosivo al contacto del aire y requiere por lo tanto una cámara de vacío en buen estado de funcionamiento y una manipulación extremadamente cuidadosa (33) (por otra parte, su reacción y descomposición producen sustancias derivadas tóxicas y nocivas para ciertos documentos);

b) la congelación: se realiza mediante un congelador doméstico acondi­cionado; la temperatura de -18° C matará a insectos, larvas y huevos, pero no a todo tipo de hongos;

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c) la radiación: se ha realizado en laboratorios, aunque difícilmente esté al alcance de la mayoría de los establecimientos (57, 64);

d) condiciones ambientales: deben ser adversas a la proliferación de hongos e insectos; esta medida es la más efectiva para eliminar el problema.

4.3.5 Higiene y seguridad

Los métodos de desinfectación suelen ser nocivos para la salud y por ello deberán ser aplicados por personal capacitado, con los equipos apropiados y con arreglo a las normas prescritas por la ley o por el fabricante (ver punto 10.7).

5. RESTAURACIÓN Y CONSERVACIÓN ACTIVAS: MATERIALES TRADICIONALES

5.1 Papel

5.1.1 Características y propiedades

El papel es una materia orgánica cuyo componente principal es la celu­losa. En el papel fabricado antes de mediados del siglo XIX, dicha celulosa provenía fundamentalmente del algodón y el lino -aunque también se utilizaban otras fibras vegetales-, y las fibras eran largas y relativamente permanen­tes. Se trataba de "papel de trapo" fabricado a mano o de papel imitación bar­ba. A partir del siglo XIX se empezó a usar cada vez más la pasta de madera y se produjo la industrialización, fabricándose el llamado papel continuo (que también puede obtenerse con pasta de algodón). Los métodos de fabricación son múltiples y exigen cantidades variables de lignina. No es imposible fabricar papel de pasta mecánica de calidad durable, pero las fibras tienden a ser más cortas y el papel más acidificante, convirtiéndolo en más inestable que el papel fabricado de manera tradicional. El papel de pasta mecánica de madera (por ejemplo, el papel de periódico) es químicamente inestable y se descolora rápidamente, pasando de un color amarillento al marrón oscuro, pudiéndose debilitar e incluso desmenuzar bajo el efecto del deterioro por acidez, fenó­meno que se acelera con factores ambientales tales como la luz, el calor, la humedad y la contaminación atmosférica.

5.1.2 Con el fin de reforzar el papel, de manera que pueda escribirse en él sin desgarrarlo, la celulosa básica se consolida mediante aprestos y relle­nos. En épocas anteriores, el apresto consistía fundamentalmente en gelatina, sustancia de origen animal que pierde con el tiempo cierta solidez, aunque no se descompone, por lo que, como es natural, no deteriorará el papel. En proce­sos más modernos se usa apresto de colofonia y alumbre, acidificante y que contribuye al deterioro del papel, ya de por sí ácido. Los rellenos suelen ser derivados de arcilla de China o de creta y poseen por lo tanto un elevado índice de alcalinidad que contrarresta la acidez del papel o de la atmósfera. El papel empleado en los documentos manuscritos y mecanografiados suele tener un alto contenido de relleno, por lo que el deterioro por acidez los afecta menos que a los libros de biblioteca, aunque los documentos reproducidos o impresos, en especial en papel de periódico -e incluso los documentos manus­critos o mecanografiados en papel de calidad inferior-, se pueden ver grave­mente afectados.

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5.1.3 Desacidificación

Los métodos de reparación tradicional del papel no bastarán de por sí para frenar el deterioro por acidez, proceso que sólo puede combatirse neutra­lizando la acidez mediante un relleno alcalino constituido químicamente (aunque una excesiva alcalinidad también resulta nociva para el papel y el pH no debe ser superior a 9). No se debe llevar a cabo la desacidificación sin comprobar previamente la estabilidad de tintas y pigmentos y de ser necesario haberlas fijado. Existe una serie de técnicas de desacidificación:

a) desacidificación acuosa: el papel atacado se sumerge en una solución o suspensión alcalina (procurando sostener los documentos frágiles), o bien se cepilla con ella (se considera el bicarbonato de magnesio el más eficaz) hasta haber neutralizado el ácido y una vez que el valor del pH ha alcanzado un índice comprendido entre 7,5 y 9; las reparaciones, el reapresto y el alisado del papel se llevan a cabo después del tratamiento; este método ha hecho sus pruebas, pero se proscribe para documentos muy frágiles y tiene la desventaja de ser muy lento;

b) desacidificación hectográfica: se parece al proceso anterior, salvo que el álcali se disuelve o suspende en un medio orgánico; puede aplicarse por pulverización, lo que es menos eficaz que la inmersión pero más rápido;

c) desacidificación en fase de vapor: aquí se recurre a sustancias quí­micas en estado gaseoso, lo que facilita el proceso y resulta más productivo que los métodos de inmersión, aunque tiene por desgracia el inconveniente de que la mayoría de los gases son perniciosos para la salud, por lo que se desaconseja su uso;

d) desacidificación masiva: estos métodos están siendo probados a título experimental en diversos países; en todos ellos hacen falta instala­ciones costosas; en algunos casos se precisa una cámara de vacío, que no encierra riesgos para tomos encuadernados pero sí para folios sueltos, mientras que en otros casos son necesarios productos quími­cos que representan un peligro para la salud y deben ser manejados con suma cautela. Por lo general, se trata de métodos que sólo resul­tan rentables cuando el volumen de trabajo es considerable (42).

5.1.4 Métodos de reparación tradicionales

Para aplicar los métodos tradicionales de reparación (ver lista detallada en 5) es necesario utilizar papel nuevo, de buena calidad, imitación barba, de peso y color similares al original. El papel se coloca de tal modo que el "grano" esté paralelo al "grano" del original, sujetándose con agujas o trazándose el contorno para obtener la forma exacta y luego desgarrándose cuidadosamente -en lugar de cortarse- para que las fibras viejas y nuevas se entretejan. Otra alternativa consiste en usar tejido "japonés" en vez de papel corriente. Los principales tipos de reparación son:

a) el remiendo, consistente en encolar desgarramientos en el papel;

b) el relleno, en el que los orificios del original son cuidadosamente cubiertos con pedazos de papel nuevo, haciendo uso de una caja lumi­nosa para trazar la forma exacta en el papel nuevo antes de desga­rrarlo y encolarlo;

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c) el enmarcado, que es el proceso inverso, consistente en confeccionar un marco para un folio cuyos bordes están estropeados;

d) el reforzamiento, en el que se encola el folio nuevo al dorso del original, siempre que no haya texto, en cuyo caso, y cuando el texto es breve, se pueden hacer "ventanillas" para permitir su lectura o utilizar tejido "japonés" traslúcido. Si el original tiene orificios o bordes en mal estado, esta técnica debe aplicarse asociándola a una de las dos precedentes a fin de evitar que la diferencia de espesores comprometa la reparación.

5.1.5 Tradicionalmente, se usa para la reparación de papel cola vegetal sulfurizada (de arroz o almidón de trigo), con el añadido de pesticidas que deben ser inocuos para los documentos, aunque actualmente se suelen emplear colas sintéticas, que requieren mucho cuidado en el uso y cuya estabilidad química y resistencia adhesiva deben estar ampliamente comprobadas.

5.1.6 La técnica de reparación con papel a mano se ejecuta por lo gene­ral con el papel humectado, mientras que con tejido "japonés" el papel está seco. El primer método tiende a eliminar parte del apresto original, siendo necesario, una vez hecha la reparación, reaprestar y secar separadamente cada folio (el planchado hará que los folios reaprestados se adhieran). Los docu­mentos de mayor tamaño pueden secarse adhiriéndolos ligeramente a una lámina de nylon en una superficie de melamina laminada, en posición vertical o casi vertical, de la que se desprenden una vez secos.

5.1.7 Laminación

El sistema de tratamiento en masa para reparar documentos de papel más antiguo y más usado, incluso actualmente, es la laminación, cuya aplicación requiere un mínimo de capacitación. No obstante, tiene el inconveniente de añadir espesor al documento y contradice hasta cierto punto dos de los princi­pios de la reparación: el de similitud o compatibilidad de los materiales empleados y el de la reversibilidad de la reparación. Hay dos tipos de lami­nación:

a) la laminación mecánica, en la que el folio dañado se coloca entre dos tejidos recubiertos de un adhesivo termoplástico (se pueden colocar en alternancia láminas separadas del adhesivo termoplástico entre el documento y dos tejidos sin cola), aplicándose luego calor y presión para que el "emparedado" se consolide (oponiéndose así a otro princi­pio de la reparación, a saber, que nunca debe hacerse nada potencial-mente nocivo para el documento). El procedimiento de Barrow no se recomienda dado el riesgo que comporta para los documentos tratados; existen ejemplos de documentos que se han deteriorado considerable­mente después de tratados, aunque parecería que, en algunos casos al menos, la causa sería la acidez no tratada inherente al papel, acele­rada por la laminación. En consecuencia, la regla básica para este método mecánico es la de comprobar previamente la presencia de acidez en el papel y desacidificarlo en caso necesario antes de proceder a la laminación. La técnica de Postlip-Duplex (o Langwell) emplea temperaturas más bajas y menor presión, y el tejido es de fibra de celulosa, lo que permite quitarlo cuando haga falta, pero dada la incertidumbre en cuanto a la permanencia del papel laminado, el pro­cedimiento se recomienda únicamente para documentos de poco valor y uso frecuente (ver Cuadro 1 a continuación del punto 8.3.2). La pro­ductividad puede ser incrementada con las máquinas automáticas y semiautomáticas actualmente disponibles;

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b) la laminación manual es un procedimiento similar en el que no se emplea el calor. Existen dos variantes:

i) la reparación florentina, en la que se utilizan para el "empare­dado" tejido "japonés", muy fino y traslúcido, y una cola corriente como adhesivo para la reparación de papel. Este proce­dimiento también puede aplicarse mecánicamente.

ii) la laminación con alcohol, que fue elaborada en los Archivos Nacionales en Delhi, pero que no goza de aceptación universal. El "emparedado" es de celulosa de acetato y de tejido de papel y la consolidación se logra mediante la acción química de la ace­tona, aplicada del mismo modo sobre la superficie con un paño que no se deshilache (15).

5.1.8 Encapsulado

Esta técnica se elaboró como alternativa a la laminación sin la aplica­ción de calor, presión o adhesivos. En este caso, el documento se inserta en un sobre de película transparente e inerte de poliéster (por ejemplo, "Mylar"). Al igual que sucede con la laminación, es preciso desacidificar previamente. Para documentos poco frágiles se pueden usar sobres prefabrica­dos, pero en el caso de artículos delicados y desmenuzables es necesario ir envolviendo el documento con un sobre fabricado a medida. Antiguamente se uti­lizaba la cinta adhesiva de doble cara, pero se descubrió que el documento corría el riesgo de deslizarse y entrar en contacto con el adhesivo. Con el procedimiento de sellado térmico también se ponía en peligro al documento (aunque en Estados Unidos se emplean actualmente sistemas modernos que parecen seguros), pero la soldadura ultrasónica aparentemente eliminaría este riesgo. Una alternativa más económica es la de coser a máquina las láminas de poliés­ter con punto en zigzag. No hacen falta ni mucha capacitación ni gran habili­dad para realizar este trabajo, cuyo inconveniente, además de ser más labo­rioso que la laminación y de añadir espesor a los documentos, reside en que la atracción electrostática tiende a desconchar las tintas y pigmentos inestables y desmenuzables y hacer que se adhieran a la película de poliéster; el encap­sulado no se recomienda para tales materiales. Este procedimiento puede ser útil para archivar materiales distintos del papel (fotografías, textiles) y para aislar materiales degradables intercalados con otros documentos.

5.1.9 Reintegración mecánica

En este método se utiliza la técnica de fabricar nuevo papel para obturar orificios en el original. Se coloca el documento sobre una malla fina y se sumerge en agua, añadiendo una lechada de celulosa (generalmente a base de borra de algodón); se hace el vacío debajo de la malla, procurando escurrir el agua a través de los agujeros del documento y dejando la lechada, que al secarse forma nuevo papel, sostenida por la malla y rellenando los agujeros. Existe una variedad de equipos para la reintegración mecánica, desde pequeños aparatos manuales hasta grandes máquinas automáticas de funcionamiento conti­nuo. El inconveniente de este procedimiento es que sirve para rellenar orifi­cios pero no para reparar desgarraduras o para reforzar papel frágil (aunque se puede consolidar durante el proceso). Esto significa que los documentos requerirán tratamientos suplementarios, como la laminación o el encapsulado, para permitir su manipulación. Por otra parte, al necesitar humectación, sólo es practicable con tintas y pigmentos no solubles en agua. Sin embargo, es compatible con la desacidificación acuosa. Para obtener resultados satisfac­torios con este método hay que conseguir que el espesor del papel reemplazante sea idéntico al del original, siendo preciso poseer mucha habilidad y una amplia experiencia en el diagnóstico del daño y en el cálculo de la cantidad

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de lechada requerida (cálculos que pueden realizarse con dispositivos sensores o sin ellos, resultando más sencillos cuando se trata de folios del mismo tamaño). La productividad, aun disponiendo de costosas máquinas de funciona­miento continuo, es bastante baja.

5.1.10 Exfoliación

Esta técnica es muy antigua y ha experimentado un resurgimiento última­mente, en particular en Europa del Este. El tratamiento consiste en separar lateralmente el folio frágil o estropeado que tiene texto en ambas caras y que, por consiguiente, no puede ser reforzado, para formar dos folios de una sola cara entre los que se intercala una hoja de reforzamiento. Esta técnica es difícil y requiere capacitación y experiencia, por lo que no es muy produc­tiva, aunque sea más expeditiva que los métodos tradicionales de reparación.

5.1.11 Reforzamiento

Se están llevando a cabo experimentos para reforzar papel frágil impreg­nándolo con monómeros y exponiéndolo a rayos gamma de poca intensidad con el fin de crear polímeros químicamente fijados al papel. Ninguno de estos siste­mas de copolimerización ha pasado aún de la etapa experimental (74).

5.2 Encuademación

5.2.1 Restauración de encuademaciones

La reparación o el reemplazo de encuademaciones raras veces resulta ren­table a menos que se trate de una obra original cuya encuademación o conte­nido posean un valor histórico o estético u otra cualidad intrínseca. En el caso de que este tipo de restauración se juzgue oportuno, la encuademación original debe ser desmontada únicamente lo suficiente como para reparar los daños del contenido, procediendo después a la restauración respetando tanto el estilo como los materiales primitivos. Este trabajo exige un alto grado de especialización, muy superior al que posee un encuadernador normal, siendo preciso consagrarle un tiempo y una dedicación considerables.

5.2.2 Encuademación

El método tradicional de compaginar folios sueltos para facilitar su manipulación y evitar su robo o pérdida es la encuademación. Dada la diversi­dad de dimensiones de los folios sueltos, a diferencia de las páginas empare­jadas de un libro impreso, esta tarea exige también un grado de especializa­ción superior al que posee el encuadernador normal. Hace falta aprender determinadas técnicas, como la de la condensación, consistente en compensar el tamaño de los folios y hacer que el tomo pueda abrirse con facilidad. Nunca deben recortarse los bordes para emparejar, puesto que es un trabajo largo y tedioso y se corre el peligro de que, con márgenes insuficientes -especial­mente en el reverso- el texto desaparezca en la ranura y resulte ilegible. En algunos archivos se ha practicado un método alternativo de encuademación usando adhesivos modernos y tapas corrientes. El procedimiento es semiautomá-tico y no precisa operadores altamente capacitados. Queda por ver si los tomos así constituidos soportarán el pasaje del tiempo y la manipulación frecuente para su consulta y fotocopiado. En China y Japón se practica un tipo de encua­demación consistente en plegar los folios, que están escritos por una sola cara, para luego constituir los tomos pasando hilo a través de los márgenes de las hojas plegadas.

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5.2.3 Guardas v archivadores

En esta técnica se recurre a guardas, o tiras de papel, del mismo peso que los folios que constituyen el tomo. Cada folio se encola sobreponiéndolo a su guarda y las guardas luego se alinean, perforan y atan entre cartones preparados. Debe ponerse especial esmero en compensar papeles más pequeños para que el archivo final tenga un espesor uniforme. Otra posibilidad consiste en incorporar una guarda por medio de la laminación a máquina, empalmándola sobre el papel y haciendo sobrepasar la parte laminada sobre la guarda. Este procedimiento, salvo en caso de laminación, requiere capacitación y experien­cia y resulta muy laborioso, aunque lleve menos tiempo que la encuademación propiamente dicha. Tiene la ventaja con respecto a la encuademación de permi­tir la apertura total de las páginas y el fácil desmontaje del tomo en caso necesario.

5.2.4 Encuademación con horquillas

Cuando los documentos han sido encapsulados, puede dejarse un margen suficiente de poliéster para permitir la perforación y el montaje de los docu­mentos con encuademaciones a base de horquillas.

5.3 Pergaminos y vitelas

5.3.1 Naturaleza y propiedades

El pergamino se fabrica a partir de la piel de animales, generalmente ovejas o cabras, preparada de tal manera que se pueda escribir sobre ellas con tinta. Se encuentran en gran cantidad en los archivos medievales de Europa Occidental, aunque también en épocas más recientes y geográficamente más amplias en lo concerniente a documentos de índole formal o solemne. El perga­mino posee un cierto "grano", proveniente de una reestructuración de las fibras naturales a raíz de la tensión a la que se someten durante el curtido, y las dos caras presentan características diferentes: una "hirsuta" y otra "carnosa". Algunos pergaminos se separan por razones de economía o de maleabi­lidad. La vitela se obtenía a partir de la piel de ternera (no existe una palabra específica en muchos idiomas), siendo más pesada y empleándose en los manuscritos y documentos importantes y en las encuademaciones y tapas.

5.3.2 Métodos tradicionales de reparación de pergaminos

Las técnicas aplicables para reparar los pergaminos son análogas a las descritas para papel común en el punto 5.1.4. Debe usarse pergamino nuevo, de espesor y color similares, con un "grano" semejante y respetando las dos caras -"hirsuta" y "carnosa"- del original. Las principales diferencias con el papel radican en que, en el caso del pergamino, se debe cortar y no rasgar, refi-lando cuidadosamente los bordes de la cara carnosa para dejar una pequeña solapa, trabajándose en seco (aunque a veces, cuando el documento está reseco, haga falta humedecerlo hasta alcanzar un índice de 55% HR). Se exige un grado de especialización y una experiencia idénticas a la reparación de papel, tra­tándose de un procedimiento largo y laborioso.

5.3.3 Reforzamiento de pergaminos

Se pueden reforzar documentos en pergamino adhiriendo otro nuevo perga­mino al dorso cuando- no haya texto en éste. En caso contrario se pegará por encima del pergamino una fina gasa de seda (producto de origen animal), que constituye un material de reforzamiento habitualmente usado en estos casos, aunque puede hacer que sea difícilmente legible el texto. Otro producto alter­nativo, obtenido a partir de la vejiga de pescado, es la película de batihoja.

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Una técnica más moderna consiste en emplear una capa de colágena reconsti­tuida, también de origen animal (usada para fabricar el pellejo de las salchi­chas). Este producto es más económico que la película de batihoja y se mezcla mejor con el pergamino que la seda, con menos pérdida de legibilidad.

5.4 Otros soportes tradicionales

Además del papel y el pergamino, se han utilizado otros muchos soportes a lo largo de las distintas épocas y por diferentes sociedades. Entre ellos se incluyen el papiro, la corteza de abedul, las hojas de palmera, la madera, el marfil, la arcilla y la piedra. La conservación de esos materiales exige un nivel de capacitación equiparable al que se necesita para el papel, el papiro y la encuademación, y no debe llevarse a cabo sin los debidos conocimientos y experiencia. Por lo general puede obtenerse asesoramiento sobre la conserva­ción de este tipo de materiales en el país de origen, a menudo dentro del marco de los museos.

5.5 Sellos

En muchas épocas y muchas sociedades se utilizaron sellos para autentifi­car documentos. Son variables tanto en cuanto a la forma (colgantes, de uno o dos lados, aplicados, estampados) como a los materiales que los componen (plomo, cera, laca, tinta). La reparación de los sellos colgantes y aplicados constituye un trabajo altamente calificado y no debe ser llevado a cabo por aficionados. Cuando no se posea la competencia requerida, el mejor método para impedir daños y manipulaciones inútiles es envolver delicadamente los sellos con guata de celulosa, cuidando de que no se despeguen del documento. Los sellos estampados pueden tener tintas o pigmentos solubles en agua, por lo que hay que tener sumo cuidado al aplicar procedimientos de humidificación.

6. PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE MATERIALES NO TEXTUALES

6.1 Instantáneas

6.1.1 Naturaleza y propiedades

Aunque la fotografía existe desde hace casi un siglo y medio, sólo en fecha reciente -con la excepción de ciertas colecciones especializadas- se ha despertado el interés por la preservación de los documentos fotográficos, particularmente los contenidos en archivos (2, 25, 29). Las fotografías pre­sentan problemas especiales debido a que constituyen objetos complejos que sólo tienen en común el poseer dos o más elementos, incluyendo un soporte o una base (que puede estar hecho de diversas materias), un ingrediente química­mente activo (generalmente plata metálica en el caso de fotografías en blanco y negro) que reacciona a la luz para formar imágenes, y algo para sujetar el conjunto (excepto en el caso de colotipos y daguerrotipos). Cada uno de estos elementos puede reaccionar de manera diferente no sólo en función de las condiciones ambientales, la contaminación química y la manipulación, sino también de los tratamientos a que se sometan para conservarlos. Estos trata­mientos deben por consiguiente ser aplicados por especialistas experimentados capaces de identificar los procesos fotográficos específicos en cada caso y determinar los respectivos tratamientos. La manera más segura de tratar los documentos fotográficos suele consistir en guardarlos individualmente en envoltorios químicamente inertes (exentos no sólo de acidez sino también de sulfuro y de peróxido; los envoltorios de papel cristal no se recomiendan actualmente) o bien encapsularlos en película de poliéster y preservarlos en la oscuridad y en condiciones ambientales óptimas (cuanto más baja sea la temperatura, mejor; la humedad relativa oscilará entre el 30% y el 50%).

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6.1.2 Negativos fotográficos

Estos pueden tener diversos tipos de base transparente, por lo general el vidrio, el acetato de celulosa y el poliéster (tereftalato de polietileno). Estas bases poseen una estabilidad variable (ver puntos 3.1.1 y 3.1.4). Los daños a los negativos suelen ocasionarse por medio de la rotura (en el caso del vidrio); por deterioro o deformación de la capa de emulsión a raíz de las transformaciones dimensionales sufridas por la base y la emulsión y provocadas por las alternancias cíclicas de las condiciones ambientales, lo que puede llegar a resquebrajar la emulsión y la imagen e incluso a separarlas de su base; o por deterioro químico sufrido por la imagen como resultado de un reve­lado inicial mal hecho, la contaminación química ambiental o un fenómeno de contagio por sustancias provenientes de los envoltorios o de otros artículos con los cuales los negativos han estado en estrecho contacto. Los negativos de instantáneas con base de nitrato de celulosa (químicamente inestable y muy inflamable) son menos comunes que las películas con la misma base. También pueden encontrarse negativos con base de papel. Los tratamientos activos de conservación de negativos, como el reprocesado o el traslado de una emulsión y una imagen de una base dañada a otra nueva, deben ser llevados a cabo exclusi­vamente por profesionales en la materia.

6.1.3 Positivas

Lo más frecuente en el caso de positivas es que su base sea de papel, aunque pueden encontrarse otras materias, como el metal, en antiguos procesos de revelado o el vidrio en el caso de diapositivas. Al igual que sucede con los negativos, los daños más corrientes son el deterioro o la distorsión de la emulsión y de la imagen y las alteraciones químicas provocadas ya sea por un revelado mal hecho, ya sea por contaminación atmosférica o por impurezas en el papel o, más frecuentemente, en los bordes de las fotos o en los álbumes foto­gráficos, ya sea por el contacto con otros materiales archivados (por ejemplo, el papel de periódico) o con contenedores (sobres, cajas, etc.) fabricados con material de baja calidad. Es posible detener, aunque no revertir (ver 2), el proceso de deterioro químico eliminando los bordes o sacando las fotos de los álbumes, siempre que no se corra el riesgo de dañarlas o de perder su valor testimonial. (Es evidente que, cuando los materiales asociados de los cuales han sido separadas las fotos forman parte integrante del documento, habrá que mantener vinculadas ambas partes mediante remisiones en listas o inventarios). Los tratamientos deben ser llevados a cabo únicamente por conservadores foto­gráficos experimentados.

6.1.4 Fotografías en color

Puede tratarse aquí de negativos, positivas, transparencias y diaposi­tivas "directas" o positivas "directas" ("Polaroid"). Los delicados y sen­sibles colorantes que se utilizan para estas imágenes son mucho menos estables que las sales de plata que se encuentran en las instantáneas en blanco y negro, siendo esencial archivarlas en un medio ambiente estable y a tempera­turas que no deberían rebasar los 5o C, con una humedad relativa estable que oscile entre el 30% y el 50%. Resulta en general prácticamente imposible aplicar cualquier tratamiento y la reproducción suele ser la única alternativa para salvar ejemplares en estado avanzado de deterioro.

6.1.5 Microformas

Se trata de una versión de las instantáneas en la que la serie de imáge­nes se sostiene sobre un soporte transparente (acetato de celulosa o poliéster -ver puntos 3.1.1 y 3.1.4 para problemas de estabilidad-) en forma de rollo (micropelícula) o lámina (microficha). El material usado en algunas de las

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primeras micropelículas fue el nitrato de celulosa, en cuyo caso debe hacerse una copia y destruir el original (ver punto 6.2.1). En todas las microformas, antiguas y modernas, la imagen está formada por una emulsión de gelatina de plata, expuesta a los mismos tipos de daño y deterioros que otras fotografías con sal de plata. Actualmente, las diazocopias y las microformas vesiculares y electrofotográficas ("borrables") son tipos de reproducciones corrientes, con el inconveniente de que tienden a reaccionar mal ante altas intensidades luminosas y no son convenientes para una preservación duradera. El tratamiento de microformas suele limitarse a reemplazar las bobinas metálicas de mala calidad y los contenedores inestables por otros inertes, manteniendo el archivo en condiciones ambientales idóneas (26), lejos de materiales hechos de papel y que son susceptibles de desprender vapores de peróxido. Es posible lavar cuidadosamente las microformas sucias o engomadas, aunque los tratamien­tos químicos son poco recomendados.

6.1.6 Documentos de oficina

Han sido numerosos y variados los procedimientos para copiar documentos de oficina, ya sea directamente a partir de los originales o imprimiéndolos a partir de copias de microformas. El más antiguo es el mimeógrafo, caracteri­zado por la pésima calidad del papel y la escasa estabilidad de las tinturas. El procedimiento más primitivo es la reproducción fotostática (término empleado a menudo de manera vaga e incorrecta para todas las fotocopias), consistente en un proceso fotográfico que, con un revelado y archivo correctos (cosa desgraciadamente poco frecuente), produce copias relativamente durade­ras. El proceso más reciente de reproducción electrostática o xerográfica (conocido a veces con el nombre de marca "Xerox") es potencialmente duradero a condición de que la máquina se conserve en buen estado, que el color modifica­dor haya sido correctamente ajustado y fusionado y que el papel sea de calidad superior. Entre estos dos sistemas, no obstante, ha habido una larga serie intermedia, como, por ejemplo, el termofax y el verifax, que han producido copias muy inestables debido a la baja calidad de los materiales, la fijación insuficiente de las imágenes y la sensibilidad del papel cuché a la luz y el calor. La única manera de preservar el contenido de estas reproducciones es volver a copiarlas mediante un sistema más eficaz (69). Han aparecido en fecha reciente fotocopiadoras en color, desconociéndose aún la permanencia de las reproducciones.

6.2 Imágenes móviles

6.2.1 Películas

Las películas cinematográficas presentan los mismos problemas que las instantáneas, a los que suman los ocasionados, desde los años treinta en adelante, por la existencia de las bandas sonoras. El material usado para películas de 35 mm realizadas antes de 1951 era generalmente a base de nitrato de celulosa, sumamente inflamable e incluso explosivo. Deben archivarse en cámaras especiales y el único tratamiento posible es copiarlos sobre un mate­rial seguro y destruir los originales. Posteriormente, las películas de 35 mm y 16 mm se realizaron con material de "seguridad" -acetato de celulosa- y presentan menos dificultades. Las primeras películas en color ("Technicolor") eran relativamente estables, pero los nuevos procesos utilizados entre 1950 y 1970 son menos resistentes y las películas de esa época deben archivarse en condiciones térmicas especiales (temperaturas bajas). Los tratamientos de conservación de las películas son poco prácticos y sólo se justifican en casos particulares. La única solución en caso de deterioro o de daño es una manipu­lación y un almacenamiento cuidadosos o, cuando el deterioro es demasiado importante, la reproducción (35, 45).

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6.2.2 Documentos videográficos

Constituyen una forma nueva de registrar imágenes móviles acompañadas de sonido, lo que se logra grabando cargas eléctricas sobre una cinta magnética. Se hallan expuestos al desgaste, a los daños ocasionados por maquinaria mal cuidada o a condiciones ambientales adversas que pueden provocar la desunión del material electromagnético de registro, de la base de poliéster, y del cásete (generalmente de uretano de poliéster, que se hace pegajoso a tempera­turas y humedades relativamente elevadas). Parecería también que con el tiempo las señales electromagnéticas se van debilitando y que pueden verse afectadas por una interferencia electromagnética externa. Es esencial crear un medio ambiente propicio y manipular con cuidado el material; de otro modo, sólo queda la alternativa de la reproducción, lo que puede ser difícil cuando los equipos de grabación originales envejecen y acaban siendo inutilizables.

6.3 Grabaciones sonoras

6.3.1 Discos audio

Las primeras grabaciones se realizaron en carretes de cera o de laca, aunque a veces se encuentran en los archivos discos de cera y de metal (discos matrices). No obstante, la forma más corriente de grabación sonora ha sido, hasta fecha muy reciente, el disco, hecho originariamente de laca hasta la década del 50, utilizándose a partir de entonces el plástico, menos frágil que la laca, pero más propenso a las rayas y al alabeo. Pueden variar las dimen­siones, la velocidad de reproducción y los métodos de grabación (acústicos y eléctricos), pero la tecnología básica suele ser la misma. Los materiales son generalmente muy estables (aunque no son raras las "pérdidas" del plastifi-cante en los discos); en cambio, son frecuentes los daños debidos a malos tratos (rayas o rotura), al uso de tocadiscos de mala calidad o en mal estado, al desgaste o al descuido en la manera de guardarlos (alabeo). La reproducción es la única medida práctica de preservación, en la medida en que el disposi­tivo de lectura esté aún disponible para escuchar el original (35).

6.3.2 Cintas audio

Se trata de cintas de poliéster con revestimiento magnético contenidas en un cásete. El revestimiento magnético recibe y retiene una carga eléctrica que puede ser reproducida a los efectos de recrear el sonido. Existen variaciones en cuanto al número de pistas en cada cinta y a la velocidad de grabación y de reproducción. Los problemas son los mismos que para las cintas videográficas (ver punto 6.2.2) y la duplicación es el único medio de preservación, en la medida de la disponibilidad de los equipos.

6.4 Discos legibles a máquina

6.4.1 Soportes magnéticos

Con el sistema ya bien instaurado de grabación de datos informáticos se recurre a un soporte magnético, que puede presentarse en forma de cinta o disco, con características similares a las de los registros videográficos (ver punto 6.2.2) y a las de las cintas audio (ver 6.3.2). Hace falta para su preservación el almacenamiento apropiado, un trato cuidadoso y, si no existe otra alternativa, la duplicación sistemática.

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6.4.2 Discos ópticos

La técnica más reciente consiste en utilizar los rayos láser para la lectura de discos grabados con datos codificados digitalmente, ya se trate de discos para ordenador, de registros videográficos o de grabaciones sonoras. El procedimiento está aún en pleno desarrollo, por lo que no existen normas para los dispositivos de grabación y reproducción, aunque constituye un sis­tema sumamente compacto que ofrece la ventaja potencial de una conservación más duradera de datos digitalmente codificados que la que permiten las cintas magnéticas vídeo, audio o informáticas y los discos magnéticos.

7. COPIAS DE SUSTITUCIÓN

7.1 Utilidad

7.1.1 Alternativa a los tratamientos de conservación

El reemplazo por una copia sustitutiva de un original que está en estado avanzado de deterioro o de descomposición, o cuyo deterioro resulta previsi­ble, puede representar la única solución cuando la restauración no es viable por razones de prioridad, de coste, de falta de capacitación o de inexistencia de tratamiento adecuado. Después de realizada la copia, el original se puede:

a) conservar cuidadosamente en algún envoltorio neutro y archivar en condiciones ambientales óptimas hasta tanto se descubra un trata­miento económicamente viable; este sistema es particularmente apro­piado para documentos estropeados, pero también puede servir para detener o retrasar el deterioro de documentos cuyo estado de descom­posición aún lo permita;

b) dejar tal como está, con la esperanza de que se descubra algún trata­miento económicamente viable antes de su descomposición total;

c) destruir, opción ante la cual la mayor parte de los archiveros se muestra reacio, pero que puede constituir la única medida lógica dadas las circunstancias, siendo a menudo consecuencia inevitable de b).

7.1.2 Después de tratamiento

En otros casos, puede resultar necesario, después de someter el original a tratamiento, realizar una copia para su uso como referencia. Las razones para este recurso son:

a) el valor intrínseco del original, que justifica su tratamiento pero que debe preservarse de mayores daños o deterioro, usándose la copia para su consulta;

b) el contenido del documento, que posee un considerable valor informa­tivo, pero cuyo estado de deterioro excluye la posibilidad de copiarlo sin tratamiento previo.

7.1.3 Para impedir el deterioro del original

La reproducción constituye una medida preventiva para evitar que el docu­mento sano aunque frágil se estropee debido a un uso frecuente o descuidado; el original debe archivarse en condiciones apropiadas.

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7.2 Diferentes tipos de copias

7.2.1 Facsímiles

En el caso de un documento individual de gran valor intrínseco (un manus­crito antiguo, la constitución nacional de un país o la holografía de una carta escrita por un personaje célebre), el mejor sustituto es un buen facsí­mil. No obstante, para lograrlo, se requiere una cámara fotográfica especial o, al menos, muy buena y el material necesario para obtener fotografías de color de alta calidad e incluso, si se trata de una reproducción múltiple, para la impresión en color. Todo este material es a menudo muy costoso, por lo que suele ser preciso confiar el documento a algún estudio fotográfico donde existen las condiciones ambientales idóneas y se emplean las técnicas apropia­das. Si se trata de un volumen encuadernado, puede ser preciso desencuader­narlo y separar las hojas para obtener los mejores resultados, aun cuando no sea necesario para el tratamiento. Los negativos y las matrices deben a su vez conservarse en condiciones óptimas para no tener que volver a realizar el proceso de reproducción.

7.2.2 Fotografías

Cuando no se justifica el coste de un facsímil en color, la copia en blanco y negro puede ser suficiente para usarla como referencia. No es preciso que la copia tenga el tamaño del original cuando éste se conserva y el obje­tivo sea evitar su deterioro. Las transparencias en color pueden constituir un método de sustitución conveniente £ ''ra documentos en los cuales el color tiene importancia, como en el caso de mapas, planos, carteles o croquis topográfi­cos. Los negativos y las matrices deben ser conservados y catalogados adecua­damente.

7.2.3 Copias xerográficas

Este método para obtener copias en blanco y negro de tamaño original es más económico que la fotografía. Constituye la mejor manera de reemplazar en archivos modernos documentos u otro material deteriorados e inestables. Se pueden archivar series de positivas (como se explicó en el punto 5.2.3) entre cartones neutros para crear volúmenes sustitutivos. En el caso de copias directas, hará falta utilizar papel estable, una máquina limpia y en buen estado y el color modificador (toner) recomendado por el fabricante (69). El personal debe saber cómo manipular los documentos durante la reproducción. Hay que evitar en lo posible la reproducción de tomos encuadernados, ya que la presión aplicada puede dañar tanto la encuademación como el papel.

7.2.4 Microformas

El método más económico de reproducción es la microcopia, en forma de micropelícula o de microficha, siendo al mismo tiempo mucho más económico que cualquier tipo de conservación activa. Es necesario archivar el negativo ori­ginal (para lo que se empleará gelatina de plata y película de poliéster), con arreglo a las normas internacionales de revelado, almacenamiento y preserva­ción no usándolo nunca como referencia, sino exclusivamente para hacer copias que sirvan de matrices intermediarias o copias de consulta (4, 18). Se pueden obtener microformas de documentos en color que corren el riesgo de deterio­rarse con un uso excesivo, sin que sean duraderos ni puedan considerarse como sustitutos de originales deteriorados.

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7.2.5 Tomas de imágenes por medios electrónicos

Esta nueva técnica se basa en la combinación de tecnologías fotoeléctri­cas, informáticas y ópticas que permiten la exploración de un documento matriz y la reducción de las características (blanco-negro o rojo-azul-verde) de seg­mentos diminutos de dicha matriz (llamados "pixels" = elementos de imagen) a un código electrónico, que puede grabarse en un soporte magnético o un disco óptico, para ser luego proyectado en una pantalla o impreso. También es posi­ble, mediante esta técnica, realzar la calidad de las imágenes empalidecidas o incompletas, habiéndose empleado para restaurar instantáneas y películas dete­rioradas y para reemplazar documentos originales en papel manchados o empali­decidos.

7.2.6 Transferencia de información

Cuando se trata de rescatar solamente la información contenida en algún documento, y no el original en sí mismo, se justifica plenamente la transfe­rencia de dicha información mediante la reproducción. Cuando el documento está en estado avanzado de deterioro, éste puede ser el único medio de preservar la información que contiene. Todos los procesos anteriormente descritos constitu­yen, hasta cierto punto, una transferencia de información, pero son medios de conservar un documento individual o una serie de documentos que se encuentren dañados o deteriorados o que corran algún riesgo a raíz de un uso excesivo. Algunos documentos están destinados a perecer y deben ser copiados en cuanto llegan al archivo. Una alternativa es la de realizar las copias sobre el mismo soporte que el original (en cuyo caso será necesario volver a copiar en momento oportuno), especialmente en el caso de grabaciones sonoras, videográ-ficas e informáticas, que deben al menos ser transferidas a cintas nuevas de calidad comprobada y "archivable" (lo que no significa que sea "permanente" en este contexto). La transferencia de algún tipo de soporte a otro de caracte­rísticas similares (como por ejemplo, las casetes audio a cinta magnética de carrete, los discos flexibles a cinta magnética de ordenador, la película de nitrato a película de "seguridad") o incluso de características diferentes (transferencia a discos ópticos, por ejemplo) es una posibilidad que no debe excluirse. Documentos en otros formatos que corren el peligro de deteriorarse también pueden ser sistemáticamente transferidos a otro soporte para su uso inmediato o como reserva (discos fonográficos a cinta sonora, negativos sobre vidrio a película negativa).

SEGUNDA PARTE: PLANIFICACIÓN, EQUIPO Y PROVISION DE PERSONAL EN UN SERVICIO DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN

8. ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN

8.1 Evaluación de las necesidades

8.1.1 Estudios sobre la preservación y la conservación

La manera más efectiva de encarar los problemas de preservación y conser­vación es elaborar un programa de conservación basado en el estudio sistemá­tico del edificio y de su contenido. Las directivas para llevar a cabo dicho estudio están dadas en un informe separado del RAMP (13), y no se detallarán aquí.

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8.1.2 Niveles de investigación

El estudio debe identificar los problemas de preservación y de conserva­ción a los siguientes niveles:

a) el edificio en su conjunto (por ejemplo, condiciones ambientales insatisfactorias);

b) un sector determinado del edificio (por ejemplo, la presencia de insectos o de moho);

c) los daños sufridos por una colección de documentos (por ejemplo, el deterioro ácido ocasionado por los componentes mismos);

d) los problemas inherentes a un documento aislado (por ejemplo, los daños causados por el uso abusivo y descuidado).

Por lo general resulta poco viable examinar cada documento individual­mente, aunque lo aconsejable sea tomar muestras de cada colección para identi­ficar, por un lado, los problemas globales y, por otro, el índice de recurren-cia de problemas individuales, lo que puede justificar el examen de los documentos uno por uno.

8.1.3 Verificación reiterada

No puede aceptarse sin más la estabilidad de las condiciones de un archivo, debiendo examinarse el edificio una vez al año, y su contenido por lo menos una vez cada diez años, con el fin de detectar los nuevos problemas o los que se presentan insistentemente y determinar el grado de deterioro que pueden haber sufrido los documentos no tratados entre una inspección y otra. Además, es importante dejar constancia del estado de cada nueva adquisición, tomándolo en cuenta en el programa. Los documentos consultados se someterán a un examen de rutina con el fin de detectar los nuevos problemas que pueden presentarse o la evolución del deterioro.

8.2 Determinación del tratamiento apropiado

8.2.1 Estado del edificio

El estado del edificio puede ser tal que sea necesario trasladar la tota­lidad de su contenido a otro inmueble que esté en mejores condiciones o mejo­rar el medio ambiente en el que se archivan los documentos (instalando, por ejemplo, humidificadores o deshumidificadores portátiles) y solucionar pro­blemas específicos (desinfectación y desinfección). Es imprescindible instau­rar un régimen de aseo cotidiano y meticuloso.

8.2.2 Medidas relativas al contenido

Existe una amplia gama de opciones:

a) tratamientos tradicionales completos de conservación;

b) reparaciones menores;

c) tratamientos masivos;

d) sustitución;

e) colocación en contenedores sin acidez;

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f) denegación del acceso a los documentos que requieran algún trata­miento;

g) abstenerse de toda iniciativa.

8.2.3 Criterios de selección. El archivero debe tener en cuenta tres aspectos:

a) el valor, tanto intrínseco (vale decir, monetario o testimonial) como informativo (vale decir, la cantidad y la calidad de la información que contiene) de la colección o del documento. En Estados Unidos el valor intrínseco abarca ambas categorías (77);

b) la frecuencia en el uso real o potencial, de la colección o del docu­mento (lo que dependerá en cierta medida del valor informativo, aunque uno y otro no sean necesariamente idénticos);

c) los gastos involucrados en cada opción.

Una vez determinados el valor y el uso relativos, el archivero puede elegir la opción conveniente consultando el Cuadro 1. Cabe observar que la elección de una opción principal no excluye la adopción de otra secundaria (por ejemplo, el documento que ha sido sometido a tratamiento tradicional completo puede luego transferirse a micropelícula para su uso y consulta, evitando así una reincidencia de los daños reparados).

8.3 Fi.jación de prioridades

8.3.1 Edificio

Suele ser prioritaria la resolución de problemas.que afectan al edificio en su totalidad o parcialmente, dado que redundará en beneficio de todo o de buena parte del contenido. Siempre es prioritario resolver cualquier problema que pueda extenderse o agravarse si no se remedia rápidamente, como, por ejem­plo, las infiltraciones a través del techo o de las cañerías o la propagación de hongos, insectos o alimañas.

8.3.2 Contenido

Debe elaborarse un programa sistemático de los tratamientos requeridos, dándose prioridad a colecciones enteras antes que a piezas aisladas, aunque los documentos de alto valor intrínseco o muy en boga pueden constituir excep­ciones a esta regla. Al fijar las prioridades en la elaboración del programa, se tendrá en cuenta el valor y el uso (real o potencial), y también la urgen­cia de tratamiento. Es el archivero el que debe determinar el valor y el uso, mientras que al conservador le incumbirá la decisión sobre la urgencia del tratamiento. Un método sencillo para establecer una escala de prioridades consiste en asignar puntos de uno a cinco para el valor y el uso y de uno a diez para la urgencia del tratamiento. La suma total de puntos, asociándola al Cuadro 1, dará una idea de las prioridades.

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CUADRO 1: OPCIONES DE TRATAMIENTO

VALOR

Alto Intermedio Bajo

Restauración Reparaciones Reemplazo y reemplazo menores y para referencia

Frecuente para referencia reemplazo para o laminación referencia o

USO REAL encapsulado

0 Restauración Reparaciones Conservación

POTENCIAL Intermedio menores o pasiva encapsulado

Infrecuente Reparaciones Conservación Ninguna medida menores pasiva o destrucción

9. INSTALACIÓN DE UN TALLER

9.1 Construcción

Ya se trate de locales construidos ad hoc o de dependencias acondiciona­das, hay que tomar en cuenta una serie de factores para la construcción de los talleres adecuados.

9.1.1 Solidez de los pisos

Los pisos deben ser lo suficientemente sólidos como para soportar el peso del material a instalar, teniendo en cuenta que algunos equipos y maquinarias, tales como prensas, guillotinas y cámaras de fumigación, son bastante pesados.

9.1.2 Luz

Es fundamental que haya luz natural, pero debe evitarse la incidencia directa de luz solar, por lo que, según se trate del hemisferio norte o del hemisferio sur, la orientación debería ser, respectiva e idealmente, hacia el norte y hacia el sur. Cuando no puedan reunirse estos requisitos o en el caso de zonas tropicales en donde ninguna de las dos orientaciones es ideal todos los días del año, lo aconsejable es instalar persianas externas o pantallas internas. La luz artificial debe ser buena sin ser demasiado fuerte, y hay que tamizarla mediante filtros de rayos ultravioletas que habrá que cambiar perió­dicamente.

9.1.3 Altura

Debe quedar espacio suficiente entre los equipos y el cielorraso.

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9.1.4 Medio ambiente

Deben darse en los talleres las mismas condiciones ambientales que en los archivos, cuyas normas ideales han sido detalladas en el punto 4.1.1. Se trata de un requisito necesario para garantizar que los tratamientos que se lleven a cabo no se vean comprometidos a raíz de cambios ambientales cuando el docu­mento se restituye al archivo. Hay que prever asimismo condiciones climáticas estables para el personal. En climas tropicales, deben existir sistemas de ventilación, de deshumectación y otros o, en lo ideal, de climatización. Al determinar las especificaciones propias del sistema de climatización hay que tomar en consideración, además del volumen cúbico del local y el número de personas que en el mismo trabajan, el calor que desprenden los equipos, lo que podrá determinarse con el asesoramiento del fabricante. Una construcción des­provista de paredes internas permitirá la máxima circulación de aire. Es pre­ferible instalar aparatos individuales de aire acondicionado antes que un sistema de climatización central, dado que el coste inicial es más reducido y el mantenimiento más fácil. Las condiciones especiales que se requieren en los archivos se estudian más adelante, en el punto 9.7.

9.2 Dimensiones

Es imposible fijar las dimensiones ideales de un taller de conservación; el tamaño del local estará supeditado al número de empleados, a la cantidad de equipos y procedimientos y a la magnitud de las operaciones. No obstante, siempre es conveniente dejar espacio suficiente para una eventual expansión (ver punto 9.3).

9.2.1 Normas mínimas

Existen, sin embargo, algunas normas mínimas en cuanto a las dimensiones recomendables :

Mesas de trabajo de los conservadores

Mesa para mapas y documentos amplios

Otros equipos o áreas de trabajo

Cámara de seguridad para documentos

Depósito para conservar materiales

Area para trabajar con sustancias químicas

Despacho

9.2.2 Espacio de tránsito

Una vez calculado el espacio necesario para la totalidad de los componen­tes, debe añadirse un 25% de espacio de tránsito. En un taller autónomo es preciso prever también espacios para aseos y excusados, así como para primeros auxilios y esparcimiento.

9.3 Construcción modular

En el caso en que se haya previsto la instalación de un taller a lo largo de cierto tiempo, puede resultar más rentable proveer sólo los elementos nece­sarios para cada etapa en particular. Una planificación modular contribuirá a este objetivo. Este tipo de planificación consiste en esbozar un plano preli­minar del taller totalmente equipado, para luego ir incorporando los componen­tes necesarios en cada etapa sucesiva, de manera que constituyan una parte de la concepción final.

15 m c/u

20 a 25 m2

2 15 m c/u mínimo -,n 2 . . 10 m mínimo ™ 2 . . 20 m mínimo ir 2 . .

15 m mínimo 2 20 m mínimo

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9.4 Disposición del taller

No existe para un taller de conservación la disposición ideal, depen­diendo ésta de la diversidad y la magnitud de los procedimientos llevados a cabo. En el Apéndice C se presenta, a título de ejemplo, un modelo cuyos prin­cipios generales deben respetarse, aun cuando sea menester adaptarlo al marco específico.

9.4.1 Desarrollo del trabajo

En la medida de lo posible, los conservadores deberían poder desenvol­verse sin alejarse de su mesa de trabajo. Sin embargo, cuando los equipos y procedimientos involucrados sean variados, el material debería instalarse de tal modo que las distintas tareas puedan desarrollarse sin interferencias, lo que es de suma importancia cuando se trata de las diferentes etapas de la encuademación y la reencuadernación. Al planificar el trabajo en función de la disposición del taller, se procurará:

a) organizar el espacio y las operaciones de tal modo que el movimiento de los documentos sea mínimo y se facilitará la manipulación de los de gran tamaño;

b) acortar en lo posible los circuitos de trabajo;

c) mantener los circuitos de trabajo en un plano horizontal;

d) evitar que los circuitos de trabajo se entrecrucen;

e) integrar los procesos separados pero pertenecientes a un mismo compo­nente, de tal manera que funcionen paralelamente y no se entrecrucen unos con otros;

f) hacer que la prioridad de un proceso sea proporcional a su magnitud, dado que no todos los circuitos de trabajo de diversos procesos pueden ser simultáneamente de una eficacia óptima.

9.4.2 Aspectos ergonómicos

Los equipos deben colocarse de manera que se tenga en cuenta la comodi­dad, el acceso y la seguridad del personal. El análisis previo de los circui­tos de trabajo, habida cuenta de la reducción de desplazamientos laterales, resultará útil. Otros aspectos son:

a) el empleo de sillas y taburetes giratorios y ajustables dotados de respaldo para las operaciones que pueden llevarse a cabo sentado;

b) la colocación de interruptores, grifos, etc., al alcance de la mano;

c) la ubicación de equipos sin soporte sobre bancos o mesas a una altura conveniente para la postura de trabajo requerida (de pie o sentado);

d) la instalación de equipos peligrosos a prudente distancia del área de trabajo habitual (las cámaras de fumigación, por ejemplo, no deberían estar dentro del taller mismo).

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9.5 Interrelación con otros locales del edificio

Por lo general resulta más eficaz instalar el taller de conservación en el edificio principal de los archivos o dentro del complejo. Su ubicación dependerá del proyecto de que se trate: una edificación nueva en la que cada componente tiene su lugar previsto, la habilitación de un local preexistente o la construcción de un edificio separado dentro de un complejo. No obstante, y cualquiera sea su ubicación, debería ésta planificarse en lo posible en fun­ción de los demás servicios del archivo. De no estar en la planta baja, es imprescindible que haya un ascensor para permitir el traslado de equipos y materiales.

9.5.1 Ubicación

La ubicación ideal del taller puede determinarse según los mismos princi­pios de circuitos de trabajo que los que se aplican para la disposición interna del taller (16). En las inmediaciones deben encontrarse:

a) los archivos: para un acceso fácil a los documentos que requieren tratamiento;

b) las salas de lectura: para un traslado rápido de los documentos daña­dos o deteriorados y para la gestión de los tratamientos de emer­gencia;

c) el sector reprográfico: para facilitar la reproducción o la microfil-mación de documentos deteriorados o frágiles;

d) la zona de descarga: para la recepción de equipos y materiales;

e) los ascensores, los "paternoster" o las escaleras: para el traslado de documentos, equipos y materiales dentro del edificio.

9.6 Servicios

Los principales servicios que se requieren en un taller de conservación son la electricidad y el agua. Es aconsejable que existan normas garantizadas de suministro y, en caso de que los servicios públicos no las apliquen, habrá que tomar las disposiciones que se impongan.

9.6.1 Electricidad

Deben instalarse enchufes eléctricos apropiados para todos los equipos previstos, con varias tomas suplementarias para mayor movilidad. Conviene evitar que los cables tengan largos recorridos entre los enchufes situados en el cielorraso o en el piso y las mesas de trabajo y los equipos, dado que esto constituye un factor de peligro. Si el suministro de electricidad local es irregular, se recomienda instalar un generador de repuesto para casos de nece­sidad. Es fundamental precisar el voltaje empleado localmente al encargar los equipos eléctricos a los fabricantes o proveedores. Los equipos fabricados para los mercados europeos y americanos suelen poder operarse con diferentes voltajes, pero en caso contrario resultará necesario adaptarlos a las normas locales. Algunos materiales (como, por ejemplo, las guillotinas eléctricas) precisarán un suministro trifásico.

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9.6.2 Agua

Es indispensable disponer de agua en abundancia para la mayoría de los tratamientos de conservación. Cuando la calidad del agua no es fiable o no satisface las normas requeridas, deben instalarse filtros para eliminar las impurezas y mantener los niveles necesarios de dureza o de suavidad. Para ciertos procesos hará falta utilizar agua destilada o desionizada.

9.6.3 Sistemas de evacuación

Dado que habrá grandes volúmenes de líquidos residuales, es preciso prever sistemas de evacuación que se conformen a las normas vigentes de segu­ridad y de protección ambiental. En caso de que los servicios públicos no sean adecuados, habrá que tomar las disposiciones necesarias.

9.6.4 Desechos químicos

Es necesario evacuar los desechos químicos líquidos y gaseosos, respe­tando las normas de seguridad y de protección ambiental.

9.7 Almacenamiento

9.7.1 Cámaras de seguridad para documentos

Habrá que prever una cámara de seguridad, construida según las mismas normas que las que conciernen a las zonas principales de almacenamiento para conservar documentos que requieran o estén en tratamiento. Estas normas son:

a) solidez del piso: 2.000 kg/m^ mínimo;

b) incombustibilidad: pisos y cielorrasos: 2 horas; puertas: de cierre automático y resistentes a la alteración durante una hora; ausencia de ventanas;

c) cielorrasos impermeables;

d) sistemas eficaces de detección de incendios y de alarma; instalación de extintores, mangueras o sistemas de aspersión;

e) medio ambiente: temperatura: 15-22° C; humedad relativa: 35-65%, pre­ferentemente inferior a 55%; las oscilaciones cíclicas no deben exce­der, respectivamente, + 1,5° C y + 5% (ver punto 4.1.1);

f) instalaciones eléctricas: deben emplearse cables con aislamiento mineral y revestimiento de cobre y conexiones fijadas con tornillos;

g) iluminación: lámparas fluorescentes con difusores y filtros de rayos ultravioletas; interruptores externos;

h) estanterías: de material incombustible, inoxidable, no acidificante y atóxico; libre circulación de aire; estantes inferiores a 15 cm del suelo y superiores a una distancia similar entre los documentos y el cielorraso;

i) cerraduras de seguridad que puedan abrirse desde dentro.

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9.7.2 Depósito de materiales

El depósito debe poder contener reservas para dos años y estar provisto de estanterías y armarios que puedan cerrarse bajo llave. La temperatura y la humedad relativa deben mantenerse uniformes para impedir el deterioro de artículos perecederos (por ejemplo, cola y material de laminación), y tiene que haber un sistema de detección de incendios y de alarma junto con extinto­res manuales.

9.7.3 Locales para productos químicos

En lo posible, deben estar alejados del edificio principal e ir provis­tos de recipientes y bancos con superficies químicamente resistentes, mascari­llas de gas y un refrigerador que contenga las sustancias que hay que conser­var a baja temperatura. Debe haber una buena ventilación, un extractor de aire para absorber los gases en caso de accidente, un sistema contra incendios y extintores especiales para combatir incendios de origen químico, un botiquín de primeros auxilios e indumentaria protectora.

10. PERSONAL

10.1 Funciones

Consultar el Apéndice A para la descripción detallada de las funciones.

10.1.1 Archiveros

Los problemas de conservación deben ser prioritarios para todo archi­vero. Además de la tarea específica de determinar el valor y el uso de los documentos que necesitan ser tratados y habida cuenta de las consiguientes prioridades, el archivero debe velar cotidianamente por el buen trato de los documentos a manos del personal y los usuarios y cuidar que no sufran daño alguno, intencional o accidental.

10.1.2 Conservadores

La responsabilidad de determinar el tratamiento indicado para un docu­mento recae conjuntamente sobre el archivero y el conservador, aunque la con-cretización del trabajo corresponderá a este último. Para ello hace falta una amplia gama de conocimientos especializados acerca de la naturaleza del docu­mento en cuestión y de los tratamientos que más se ajustan a las circuns­tancias. El conservador debe poseer asimismo la destreza y la competencia requeridas para realizar el trabajo, lo que significa que no bastará con que sea sencillamente un artesano hábil, sino que su nivel de profesionalismo tiene que poder equipararse al del archivero, con quien tiene que poder formar equipo y en un plano de igualdad.

10.1.3 Funciones subalternas

Algunos tratamientos (por ejemplo, la laminación, el encapsulado o la desacidificación) requieren sólo cierta competencia específica y pueden ser realizados por técnicos capacitados bajo la supervisión del conservador. Otras tareas de conservación pasiva, tales como el embalaje o el reembalaje, la limpieza de los locales, etc., no necesitan ninguna capacitación especial, aunque tienen que llevarse a cabo en cualquier circunstancia de modo cuidadoso y bajo supervisión.

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10.2 Gestión

10.2.1 Gestión de la preservación

La preservación, tal como se define en el punto 2.1.1, es responsabili­dad de los administradores del establecimiento. El Director de Preservación es quien tiene a su cargo la gestión cotidiana. Este puesto lo ocupa un inte­grante del personal con rango equivalente al de los demás jefes de departa­mento dentro del establecimiento. Tiene por responsabilidad la elaboración y ejecución de un programa de preservación y conservación que comprenda los cui­dados físicos de los documentos, el diagnóstico de su estado y los tratamien­tos indicados, previendo asimismo la eventualidad de sustituciones. En una primera etapa, dicho cargo tendrá muy probablemente que ser desempeñado por el archivero que posea los conocimientos técnicos suficientes como para poder discutir con los conservadores, sin ser forzosamente conservador él mismo. A plazo más largo, no hay ninguna razón para que un conservador experimentado no ocupe este puesto. Las responsabilidades financieras formarán normalmente parte de sus funciones, además de las responsabilidades generales en otras esferas técnicas (por ejemplo, la reprografía).

10.2.2 Gestión de la conservación

El conservador superior supervisará cotidianamente las operaciones y determinará las prioridades inmediatas conforme a las pautas generales conve­nidas con el Director de Preservación. Sus responsabilidades incluyen:

a) dirigir al personal de conservación y repartir el trabajo;

b) proporcionar asesoramiento profesional;

c) controlar la calidad del trabajo;

d) vigilar la manutención de los equipos;

e) controlar los suministros.

Deberá estar al corriente de los nuevos métodos y técnicas de conserva­ción para poder evaluarlos, asesorar al respecto y mejorarlos. Es aceptable que delegue, dentro de ciertos límites, algunas responsabilidades financieras.

10.2.3 Supervisión técnica

Cuando la importancia y la complejidad del servicio de preservación y conservación sean tales que diversas actividades (como el tratamiento de con­servación, el almacenamiento o la sustitución por microfilmación) funcionan de manera prácticamente autónoma, suele ser preciso designar a otros administra­dores o supervisores intermediarios que tendrán a su cargo, bajo la dirección del Director de Preservación o del conservador superior, la gestión cotidiana de las respectivas actividades desempeñadas por el personal.

10.3 Contratación y promoción

10.3.1 Contratación

Es poco frecuente que en los países en desarrollo se pueda encontrar personal experimentado en la esfera de la conservación; habrá que proceder, por consiguiente, según un criterio de potencialidad, siendo necesario imponer firmemente un periodo de prueba de un máximo de seis meses. Pocos candidatos poseerán las calificaciones oficiales, y el requisito mínimo debe ser haber completado el ciclo secundario, preferentemente con una orientación técnica.

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Para el puesto de Conservador Superior es imprescindible haber cursado la capacitación técnica con buenos resultados y, en lo posible, contar con alguna experiencia práctica. Los candidatos deben, además, poseer habilidad manual y técnica, así como capacidad potencial o comprobada para la gestión del perso­nal y de los recursos.

10.3.2 Promoción

En el caso en que los cargos se adjudicaran por promoción interna, habrá que tenerse en cuenta la capacidad individual para la conservación y la ges­tión, y no solamente la antigüedad en el empleo.

10.3.3 Procedimientos para la contratación y promoción

La normativa estatal en materia de contratación y promoción exige a menudo la creación de una comisión ad hoc y aun, en caso contrario, puede constituir un procedimiento práctico para asegurar la evaluación justa e imparcial de los candidatos. La comisión debe contar con la participación del Director de Preservación y del Conservador Superior, además de un asesor técnico externo, siempre que sea posible. Cuando se haya contratado a un asesor experto extranjero para dirigir o crear el taller, es éste el que debe­ría ser cooptado por la comisión.

10.4 Capacitación

Este punto presenta dificultades especiales, dada la escasez tación oficial en el ámbito de la conservación. En los países en será necesario crear un programa que combine los medios disponibles con asistencia internacional.

10.4.1 Capacitación al exterior

La escasez de oportunidades y de subvenciones y becas internacionales, bilaterales y nacionales, en el ámbito de la conservación hace que sea muy difícil desempeñar este tipo de capacitación. Cuando existen fondos disponi­bles, los más propensos a beneficiar de cursos y formaciones externos serán el Director de Preservación y el Conservador Superior. Pocos cursos académicos se dictan en esta esfera, como los de la Universidad de Columbia, en Nueva York, los de la Escuela Camberwell de Artes y Oficios en Londres, y los de los Archivos Nacionales en la India. La formación en un taller reconocido de algún país desarrollado es más accesible, pero cabe dudar de su rendimiento en la medida en que las condiciones y los equipos disponibles probablemente difieran considerablemente de los existentes en el país en desarrollo. Más interés ofrece la organización de visitas de Directores de Preservación o de Conserva­dores Superiores a diversos países desarrollados o en desarrollo con el fin de proporcionar una visión más global de los equipos y las técnicas disponibles y de prácticas organizativas y gerenciales.

10.4.2 Capacitación interna

La experiencia adquirida en el trabajo mismo es de fundamental importan­cia, dado que el mejor atributo de un conservador de calidad es la habilidad para llevar a cabo los diversos tratamientos con competencia y eficacia. Este tipo de capacitación durará entre dos y cuatro años, según la variedad de tratamientos de conservación disponibles, periodo durante el cual la producti­vidad será menor que lo previsto en el punto 10.5.3. Durante la formación, es indispensable la supervisión constante de un Conservador Superior o de alguien experimentado o, en caso de no haber nadie disponible, la contratación de un

de capaci-desarrollo localmente

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asesor experto, con la responsabilidad de supervisar la formación y, llegado el caso, poner en marcha un taller. También cabe la posibilidad de recurrir cuando sea necesario a un experto del exterior para impartir cursos de breve duración y concisos sobre alguna técnica o tratamiento especiales. Este proce­dimiento puede rentabilizarse más planificándolo dentro de una serie regional, de manera que el formador dicte cursos en varios países vecinos y los gastos se repartan. En el caso de equipos más sofisticados, el fabricante o proveedor puede suministrar algún tipo de formación.

10.5 Número de efectivos y niveles de producción

10.5.1 Necesidades

Probablemente no exista ningún establecimiento cuyo presupuesto permita disponer de una plantilla de empleados lo suficientemente numerosa como para satisfacer todas las necesidades de preservación y conservación, por lo que es imposible establecer una relación estricta entre el número de efectivos y las necesidades reales, siendo preciso adoptar una política más pragmática.

10.5.2 Efectivos mínimos

En vista de lo dicho, resulta imposible establecer normas en cuanto al número de empleados que son necesarios a un servicio de preservación y conser­vación, aunque puede hablarse de un mínimo de tres personas: el conservador y dos asistentes. Se trataría luego de ir ampliando el servicio en la medida del presupuesto disponible y por orden de prioridad de las tareas a cumplir.

10.5.3 Producción

Es de suma importancia, por consiguiente, saber emplear el personal dis­ponible para optimar la producción. Para esto puede ser útil la siguiente lista por orden descendiente de productividad (las cifras son aproximadas; dependen en gran medida del estado de los documentos previo al tratamiento), de las actividades de conservación y de tratamientos:

a) limpieza y orden de los archivos, tarea que, a menos que se trate de locales muy espaciosos, puede ser llevada a cabo por un solo empleado y no necesariamente con dedicación exclusiva; muchas veces todo el personal comparte esta labor;

b) protección de documentos mediante el embalaje o el reembalaje; un empleado puede embalar el contenido de 40 pies (alrededor de 13 metros) de estanterías por día, siendo con frecuencia el factor limitativo la falta de cajas y embalajes y no la escasez de personal;

c) fumigación: representa un trabajo de jornada completa para un empleado que posea conocimientos relativos a la salud y a la seguri­dad; aquí el factor restrictivo puede ser el tamaño de la cámara y la disponibilidad de las sustancias químicas necesarias;

d) limpieza y alisado de documentos: un empleado experimentado o un conservador en formación, trabajando bajo supervisión, puede tratar hasta 200 folios al día;

e) desacidificación; el ritmo del trabajo estará supeditado al procedi­miento utilizado: la desacidificación en masa será la forma más productiva, aunque no sea forzosamente la más rentable cuando la demanda no corresponde al nivel teórico de productividad; el método

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de pulverización puede ser aplicado por conservadores en formación o empleados capacitados, bajo supervisión, con una rentabilidad ele­vada; la desacidificación acuosa requiere un nivel de competencia que sólo pueden tener los conservadores y los que están formándose que ya cuentan con bastante experiencia, siendo su productividad mucho menor (entre 100 y 120 folios dobles por día);

f) laminación: empleados capacitados pueden trabajar a un ritmo de 80 a 100 folios por día mediante técnicas de laminación con disolventes, o hasta 130 por día con una máquina laminadora manual o semiauto-mática;

g) encapsulado: un empleado capacitado puede trabajar a un ritmo de 80 a 90 folios por día;

h) protección y archivo: un conservador puede colocar guardas protecto­ras en 200 folios y archivarlos en un día y medio de trabajo;

i) encuademación y reencuadernación: el ritmo de trabajo dependerá de la índole del volumen, del tipo de encuademación y de la magnitud de los daños que puede haber sufrido el contenido; un conservador calificado puede tardar entre medio día y un año y medio para encua­dernar un solo volumen;

j) reparaciones manuales: en este caso también es variable el ritmo de trabajo, dependiendo de las dimensiones del documento, del tipo de material del que esté hecho y de la magnitud de los daños; la repa­ración de un solo folio puede ocupar entre media hora y un día entero de trabajo e incluso más si se trata de un documento de gran tamaño como el mapa.

10.6 Exposición de documentos

El montaje de documentos originales para ser expuestos es un trabajo especializado que requiere la intervención de conservadores capacitados. Si un establecimiento tiene un programa activo de exposiciones, debe preverse un cierto tiempo de preparación sin que ello vaya en detrimento de las demás actividades. Es fundamental vigilar el estado de los documentos expuestos (28) y limitar la duración y la frecuencia de exposición.

10.7 Higiene y seguridad

En los talleres se presentan una serie de riesgos para la salud y la seguridad del personal, por lo que es imperativo reducir al máximo estos peli­gros al planificar el local y prever cualquier accidente que pudiera ocurrir.

10.7.1 Prevención

Los accidentes pueden evitarse:

a) tomando toda clase de precauciones cuando se manejen instrumentos afilados o puntiagudos como cuchillos y agujas;

b) sirviéndose, e imponiendo el uso, de dispositivos protectores en guillotinas y prensas eléctricas;

c) brindando las precauciones necesarias para el manejo de productos químicos;

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d) suministrando mascarillas, gafas e indumentaria protectiva que se adapten a la actividad realizada;

e) estableciendo y haciendo que se respeten normas estrictas de lim­pieza y de orden.

10.7.2 Primeros auxilios

El personal debe disponer de conocimientos suficientes y de los medios necesarios para tratar ciertas lesiones comunes en este tipo de talleres: tajos, quemaduras, escaldados, inhalación o ingestión de productos químicos, lesiones oculares ocasionadas por polvo, fragmentos sueltos o productos quí­micos, etc.

11. EQUIPOS Y MATERIALES

11.1 Equipos

Consultar también el Apéndice C.

11.1.1 Instrumentos básicos

Los instrumentos necesarios para llevar a cabo las reparaciones básicas son pocos y sencillos: cuchillos, escalpelos y tijeras (y afiladoras), agujas y punzones, pinceles y esponjas, tazones y otros receptáculos, reglas e ins­trumentos de medida. El único artículo especializado que representa un gasto más elevado es la guillotina manual.

11.1.2 Mobiliario e instalaciones básicas

Es probable que estos elementos representen un gasto mayor, pero son de fácil obtención y pueden ser fabricados localmente. Incluyen:

a) una mesa de trabajo individual para cada conservador, provista de un tablero de madera dura o contrachapada para facilitar su limpieza y una caja luminosa para poder iluminar desde abajo el documento que se repara;

b) una mesa amplia que permita la reparación de mapas o documentos de gran tamaño, provista también de una mesa de madera dura o contra-chapada ;

c) un tablero mural vertical o ligeramente inclinado, que podría actuar como complemento o alternativa a la mesa amplia;

d) un secador, hecho de metal inoxidable o de plástico inerte;

e) una prensa manual;

f) un mínimo de dos recipientes;

g) un congelador para conservar documentos atacados por insectos.

Las mesas y los recipientes deben estar situados a una altura cómoda para trabajar de pie, aunque también debería poderse trabajar sentado si resulta preferible (ver punto 9.4.2).

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11.1.3 Material de encuademación

Si las técnicas empleadas son de tipo occidental, hará falta una gama más amplia tanto de equipos como de instrumentos; se requieren diversas pren­sas especiales de encuademación, cartón para prensado y reforzamiento, una cizalla, un martillo de encuadernador, un tarro de cola e instrumentos de rotulado.

11.1.4 Elementos para el manejo de productos químicos

Estos productos deben utilizarse alejados de las mesas de trabajo, pre­ferentemente en una campana extractora situada en el interior de un laborato­rio separado o, cuando no sea posible, ubicada a la mayor distancia posible de la zona de trabajo, con óptima ventilación. Hace falta además un banco hecho de material químicamente resistente y otros elementos especiales como una balanza, recipientes de medidas, una mezcladora eléctrica y un indicador de pH, siendo este último el único susceptible de no poder obtenerse localmente.

11.1.5 Otros equipos

A medida que el departamento de conservación se vaya ampliando y aumen­ten los fondos disponibles, se pueden añadir nuevos equipos, a saber:

a) una máquina laminadora, ya sea una pequeña prensa de tipo manual o un modelo semiautomático o automático de mayor tamaño;

b) una máquina de coser industrial o un soldador ultrasónico para el encapsulado;

c) prensas y guillotinas eléctricas;

d) una máquina reintegradora.

Puede ser muy raro que el presupuesto de un establecimiento permita la compra de material para la desacidificación masiva o copolimerización o que dicha adquisición resulte rentable.

11.1.6 Manutención

Los instrumentos y equipos deben conservarse en buen estado de funciona­miento. Esta tarea puede ser realizada cotidianamente por el personal habitual y sólo en el caso de material más sofisticado como el indicador de pH u otros artículos enumerados en el punto 11.1.5 puede necesitarse asesoramiento extemo, cuya disponibilidad debe asegurarse antes de realizar la compra de equipos costosos (ver punto 11.3.3 d)).

11.2 Materiales

11.2.1 Materiales básicos

Todo taller de conservación debe estar provisto de papel imitación barba de calidad superior y de peso, textura y tamaño diverso, papel para prensado (secante), láminas de nylon o de poliéster, papel de abacá sin acidez de diverso peso y cartón sin acidez. Si se prevé la reparación de pergaminos, se necesitará también piel de cabra, seda, película de batihoja o colágena. Es indispensable disponer asimismo de una buena reserva de cajas, carpetas y papel de envolver sin acidez. Para una lista detallada, consultar el Apén­dice C.

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11.2.2 Material de encuademación

A los efectos de la encuademación, habrá que disponer de una variedad mayor de pesas de cartón y también de telas, cueros, colas y diversos tipos de cuerdas y cordeles.

11.2.3 Productos químicos

Será preciso comprar los productos químicos que son necesarios para la limpieza y la desacidificación, previendo al mismo tiempo un sitio donde puedan conservarse sin peligro.

11.2.4 Otros materiales

Dependerán de los procedimientos empleados:

a) para la laminación hará falta el papel tejido necesario, junto con acetona para la laminación con disolvente o papel de reposición de politetrafluoruroetileno (PTFE) para la laminación mecánica;

b) para el encapsulado se necesitará película de poliéster de diverso peso, y también hilo de coser cuando no se disponga de soldadura ultrasónica.

11.2.5 Existencias

Al planificar los depósitos de existencias debe tenerse en cuenta la diversidad de los materiales y el hecho de que algunos de ellos, en particular el papel y el cartón, son voluminosos y tienen que ser conservados en posición horizontal. Las reservas y existencias necesarias para un rendimiento óptimo dependerán de la frecuencia de uso y de la facilidad de reposición. A título de ejemplo se puede decir que el presupuesto de un taller de conservación en un país en desarrollo que tiene que importar los materiales debería cubrir la compra inicial de materiales como para dos años. Posteriormente, estas exis­tencias deben en todo momento -y en base a la experiencia adquiridaalcanzar para un año de trabajo. No obstante, existen otros factores que hay que tener presentes en lo concerniente a determinados artículos, como la vigencia de almacenamiento de los materiales (en especial cuando se trata de sustancias químicas, adhesivos, papeles de laminación, etc.), el ahorro que representan las compras al por mayor e incluso la exigencia de los fabricantes en cuanto a las cantidades mínimas suministradas.

11.2.6 Control de las reservas

Es fundamental que las reservas se utilicen de manera oportuna, para lo cual debe existir un sistema riguroso de control del consumo de las existen­cias con el fin de que:

a) los materiales se conserven en las debidas condiciones;

b) se recurra ante todo a las reservas más antiguas;

c) sólo se utilicen los materiales necesarios y en cantidades razona­bles (por ejemplo, que no se preparen cantidades de sustancias quí­micas superiores a las que exige cada trabajo);

d) se haga un uso correcto de los materiales y se evite todo robo;

e) se repongan las existencias con tiempo suficiente.

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1.3 Costes de equipos y materiales

11.3.1 Compras locales

Cuando los equipos y materiales son de fabricación local, los costes son fáciles de calcular y resultan relativamente bajos. Siempre que sea posible obtener equipos y materiales locales de buena calidad conviene esta opción antes que la importación.

11.3.2 Importación

De no existir localmente el material requerido, habrá que recurrir a la importación, en cuyo caso será indispensable determinar los costes exactos antes de efectuar ningún pedido, y averiguar:

a) si los precios se expresan en moneda nacional, en la del país de origen o en la del país donde está radicada la casa matriz del fabricante o proveedor;

b) si, en caso de tratar con un intermediario local, se refiere al precio bruto o al precio neto, incluida la comisión, y qué servicios entran en el coste (montaje, instalación, cursos de formación).

11.3.3 Costes suplementarios

En el caso de equipos y materiales importados hay una serie de gastos suplementarios que vienen a sumarse al precio citado por el fabricante o proveedor, a saber:

a) los gastos de flete y de entrega, que pueden ser considerables tra­tándose de países muy alejados de los fabricantes en Europa y América del Norte. Estos gastos dependerán más del tamaño y el peso de los equipos que de su valor, así como de las diferencias entre las tarifas aéreas y las marítimas o terrestres. A pesar de que la tarifa aérea es más elevada, puede ser ventajoso pagar más con el fin de asegurar una entrega más expeditiva y evitar el riesgo de deterioro debido a las malas condiciones ambientales del transporte. Las demoras y los daños suelen ser más frecuentes cuando el trans­porte de superficie implica atravesar terceros países. Además de los costes básicos de transporte, es necesario tomar en cuenta los gas­tos locales de entrega, los adelantos de las comisiones, los segu­ros, etc. Con objeto de hacerse una idea aproximada de los gastos de transporte aéreo se puede calcular que éstos incrementarán en una suma comprendida entre el 20% y 25% el precio de los equipos o mate­riales, aunque hay que procurar obtener la cifra exacta antes de firmar cualquier compromiso definitivo de compra;

b) el montaje y la instalación pueden correr a cargo del fabricante o de su representante, como condición de garantía de los equipos comprados;

c) el pago de los derechos o impuestos a la importación dependerá de cada país y de la naturaleza de los equipos o materiales, y del estatuto del comprador. Incluso material suministrado localmente puede estar sujeto al pago de impuestos (impuesto al valor añadido). Las obligaciones, los índices y los porcentajes son tan variables de un país a otro que es imposible establecer normas generales. En todo caso es necesario estar al tanto de las leyes impositivas locales;

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d) Es esencial conservar el equipo en buen estado y proceder a las reparaciones de los equipos; en algunos casos estas tareas pueden ser llevadas a cabo por el personal del archivo, pero en otros tendrá que intervenir el fabricante, el proveedor, el representante u otro interventor externo. Suele ser más rentable ejecutar estos trabajos de reparación mediante contrato de servicios que pagarlos a medida que vayan surgiendo. A los efectos de hacer una estimación inicial hay que prever unos gastos anuales del orden del 10% (del coste total de los equipos, más otro 10%) eventual en concepto de piezas de recambio. Si no se conservan como es debido, tratándose de equipos costosos, pueden quedar paralizados y resultar totalmente improductivos.

12. PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN

12.1 Preparación

La instalación o la ampliación correcta de un servicio de preservación y conservación requieren una preparación esmerada y detallada y la supervisión y coordinación de cada una de las etapas. La responsabilidad debe recaer sobre una persona capaz, lo suficientemente disponible como para concentrarse prio­ritariamente en esta tarea, con instrucciones claras de sus superiores y con el apoyo total de la dirección durante la ejecución del trabajo. Para llevar a cabo esta misión, la persona responsable debe tener el cargo de archivista y poseer conocimientos generales sobre asuntos de conservación y preservación y sobre pormenores técnicos. En principio será la persona destinada a ser Con­servador Superior. Según la envergadura del proyecto, estará secundado por asistentes a jornada parcial o completa.

12.2 Planificación

La planificación puede dividirse en diversas etapas interrelacionadas.

12.2.1 Diagnóstico

La variedad y la amplitud de los problemas de preservación y conser­vación podrán identificarse más claramente mediante un estudio previo (ver punto 8.1).

12.2.2 Determinación de posibles soluciones

Según los resultados obtenidos en el estudio, se optará por una serie de tratamientos de preservación y conservación (ver punto 8.2).

12.2.3 Elaboración de un programa de preservación v conservación

Una vez formalizadas y estudiadas las dos etapas anteriores, y conforme a las conclusiones obtenidas, se elaborará el programa, teniendo en cuenta los puntos siguientes:

a) las prioridades de tratamiento para cada caso particular;

b) la cuantificación del volumen de trabajo estimado para los trata­mientos urgentes (calculada con arreglo a un programa de trabajo razonable);

c) la selección de los tratamientos más indicados;

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d) la provisión de locales, servicios, personal, equipos y materiales para llevar a cabo el programa dentro de un plazo razonable;

e) una lista detallada de gastos.

Todas estas consideraciones deben reunirse en una propuesta formal de un programa de preservación y conservación, con recomendaciones para su puesta en práctica o, en caso de opciones no resueltas, con la enumeración de las ventajas e inconvenientes de cada una.

12.2.4 Decisiones concretas

Esta etapa comprende dos fases interrelacionadas: la evaluación de la viabilidad técnica de las opciones del programa y la aceptación por la dirección y las autoridades concernidas de sufragar los gastos y proveer la fuerza de trabajo, los locales, etc. En principio, esta etapa conducirá a un acuerdo para facilitar los fondos y recursos necesarios dentro de un plazo preestablecido.

12.2.5 Ejecución del programa

Una vez tomada la decisión inicial, es necesario elaborar un plan minucioso de la ejecución del programa. Las diferentes partes de este programa se encuentran detalladas más adelante en el punto 12.5,

12.2.6 Evaluación

El proceso de planificación no toca a su fin con la ejecución del programa y la instalación de un taller; después de un plazo prudencial (por ejemplo, un año), hará falta proceder a la evaluación, que se reiterará perió­dicamente, de la rentabilidad del programa y del taller en términos tanto financieros como operativos, cotejándola con lo previsto. En esta evaluación se determinarán las deficiencias u omisiones en el programa en curso, los problemas de planificación y abastecimiento, las nuevas necesidades que pudie­ran haber surgido en el ínterin (ver punto 8.1.3) y los nuevos progresos téc­nicos que pudieran ser de aplicación útil para el trabajo. Si se ha optado por la construcción modular del taller, lo aconsejable será proceder a la evalua­ción de los elementos ya instalados antes de planificar las nuevas instala­ciones .

12.2.7 Desarrollo ulterior

En caso de observar la necesidad de un desarrollo suplementario, se debe recomenzar el proceso de planificación como se indica en el punto 12.2.1.

12.3 Aspectos financieros

Antes de llevar a cabo cualquier programa, es indispensable contar con financiamiento suficiente y en el momento oportuno, lo que implica una serie de medidas.

12.3.1 Presupuesto

Es fundamental calcular previamente y volver a examinar en cada etapa el presupuesto de los costes, detallado y exacto, incluyendo factores inflaciona­rios durante el periodo de ejecución y contingencias tales como las fluctua­ciones monetarias u otras influencias externas de la economía.

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12.3.2 Fuentes de finaneiamiento

Véase el análisis detallado en el punto 12.4 más abajo.

12.3.3 Movimiento de efectivos

Es imprescindible que los fondos necesarios para cada etapa estén dispo­nibles en el momento propicio; las diversas fases de construcción, pedidos de material, etc., deben estar coordinadas de tal manera que los plazos de pago coincidan con los momentos en que se ha previsto la entrada de fondos. Si los pagos se hacen en moneda extranjera y están regidos por restricciones de divi­sas, es necesario disponer a su debido tiempo de los fondos necesarios en moneda extranjera.

12.3.4 Garantía de financiación continua

Una vez cubiertos los gastos iniciales de compra de equipos y de cons­trucción o habilitación de locales, es fundamental asegurar un financiamiento permanente para gastos periódicos. La carencia de fondos para adquirir mate­riales y pagar los sueldos o costear la formación del personal conducirá a la paralización del taller y a la pérdida de la inversión inicial.

12.4 Fuentes de financiación

12.4.1 Asistencia internacional

Son muchos los organismos internacionales que están dispuestos a prestar ayuda, sobre todo para que los países en desarrollo puedan establecer su propia infraestructura de información. Estas ayudas no alcanzarán en general para financiar la totalidad de un proyecto, salvo a los efectos de presentar un modelo de ejemplo. Este tipo de asistencia suele estar destinado a:

a) los asesores: hay fondos disponibles para misiones internacionales llevadas a cabo por expertos con el fin de contribuir a la elabora­ción de un programa de preservación y conservación, a la creación de un nuevo taller o a la capacitación de personal;

b) la formación: en algunos casos existen becas o subvenciones para cursos en el extranjero para personal administrativo superior o para personal técnico;

c) la compra de equipos.

Los fondos de ayuda internacional no están normalmente destinados a sufragar los gastos periódicos, como es el caso de la compra de materiales, los sueldos del personal o la inversión de capital. Las solicitudes de este tipo de ayuda deben ser respaldadas por el gobierno nacional del solicitante y presentarse a través de las vías oficiales y en los formularios apropiados. En algunos casos se ha puesto a disposición de un Estado Miembro un monto anual fijo que los establecimientos administran según sus propios criterios y de conformidad con los proyectos previstos; en otros casos se asignan fondos para un determinado tipo de proyecto y se reparten entre los solicitantes. Existen también fondos disponibles a nivel regional destinados a proyectos ejecutados en un país y de los que se benefician otros países vecinos (como, por ejemplo, los que atañen a la formación o al asesoramiento técnico).

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12.4.2 Asistencia bilateral

Cuando un país ha firmado un acuerdo de asistencia bilateral con otro, los fines de dicha asistencia pueden ser más o menos restringidos que en el caso de asistencia internacional. Aquí también el gobierno nacional debe prestar su pleno apoyo.

12.4.3 Recursos nacionales

La mayoría de los archivos en los países en desarrollo depende directa o indirectamente del presupuesto nacional para su financiación permanente. Por consiguiente, las asignaciones deben ser negociadas periódicamente (por lo general una vez al año) con el Ministerio de Hacienda y con el ministerio a cuyo cargo se encuentre la supervisión del archivo. En estas negociaciones habrá que garantizar la continuidad del financiamiento necesaria para sufragar los gastos periódicos, que deberán determinarse con asesoramiento exterior.

12.4.4 Recursos internos

La posibilidad de que un archivo pueda disponer de recursos propios y determinar la manera de desglosar el presupuesto o los fondos varía mucho de un país a otro, gozando de una mayor libertad de movimiento los estable­cimientos que no dependen directa o indirectamente del gobierno nacional.

12.4.5 Distribución de los gastos

Es imperativo, dado lo elevado de los costes de los servicios de preser­vación y conservación, rentabilizar al máximo los medios disponibles y evitar duplicaciones. Además, las operaciones deberán efectuarse en la mayor escala posible, siendo éste un factor de ahorro. Por otra parte, siempre se debe fomentar el trabajo cooperativo entre diferentes componentes del sistema nacional de información (por ejemplo, la biblioteca nacional), con el propó­sito de capitalizar las competencias específicas que suelen ser escasas. Aun cuando no sea posible instalar un servicio completo de preservación y conser­vación, puede ser útil y rentable coordinar los medios, comprar equipos y materiales al por mayor e intercambiar asesoramiento especializado difícil­mente disponible.

12.4.6 Patrocinadores comerciales

El fabricante o representante está a veces dispuesto a ofrecer descuen­tos sobre los equipos o materiales o a prestar asesoramiento técnico gratuito a un proyecto piloto, con el objeto de atraer a otros clientes en el país o la región. Este tipo de patrocinio debe aceptarse con precaución, y los contratos deben examinarse minuciosamente para cerciorarse de que no contienen cláusulas disimuladas que puedan ser desventajosas para el establecimiento (por ejemplo, un compromiso abierto de correr con cualquier tipo de gastos de materiales utilizados). Otros patrocinadores suelen manifestar interés por financiar algún proyecto específico, aunque en estos casos es el establecimiento quien debe evaluar la importancia del proyecto.

12.5 Ejecución

La planificación de un programa o proyecto comprende la descripción detallada de todas las actividades involucradas en su realización y la ela­boración de un cronograma. Dentro de esta planificación se incluye la coor­dinación de las actividades, la supervisión de la marcha de las obras y la

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capacidad de hacer frente a circunstancias imprevistas. La interrelación de las diversas actividades presentará ciertas dificultades de coordinación en la etapa de ejecución.

12.5.1 Movimiento de efectivos

Ya se ha recalcado la importancia de este factor en el punto 12.3.3.

12.5.2 Locales

Es probable que la construcción o acondicionamiento de los locales y la instalación de equipos constituyan las operaciones más difíciles de pronosti­car con precisión, siendo aconsejable planificar con una óptica más bien pesi­mista que lo contrario.

12.5.3 Servicios

La puesta en marcha de los servicios está supeditada totalmente al avance de las obras de construcción o acondicionamiento, aunque es algo indis­pensable para someter a prueba ciertos equipos antes de su instalación defini­tiva. El trabajo no puede iniciarse sin haber puesto en funcionamiento debida­mente todos los servicios, por lo que esta etapa exige una coordinación cuidadosa.

12.5.4 Contratación y formación del personal

El personal puede ser contratado previamente al inicio de las operacio­nes, pero, con la excepción del Director de Preservación y del Conservador Superior, no es posible proporcionar capacitación anticipada. Será necesario prever, por consiguiente, un periodo de formación y una curva de aprendizaje prolongada durante el primer año de operaciones.

12.5.5 Equipos y materiales

Los proveedores indicarán las fechas de entrega y los plazos de pago. El movimiento de efectivos debe administrarse cuidadosamente para garantizar los pagos adelantados en la compra de equipos o materiales. Deben tenerse en cuenta las posibles demoras en los pasos por la aduana y en las entregas loca­les, particularmente cuando el puerto o el aeropuerto de llegada se encuentran lejos del establecimiento y el archivero no puede estar presente para supervi­sar las operaciones. Debe preverse dentro de los fondos disponibles el pago eventual de aranceles aduaneros o de comisiones al representante.

12.5.6 Instalación y ensayo de los equipos

Se trata de algo indispensable antes del inicio de las operaciones y habrá que sincronizarlo perfectamente en presencia, cuando sea necesario, del representante o el asesor internacional.

12.6 Planes de emergencia

Además de establecer un programa de preservación y conservación relativo a los problemas existentes y a los que pudieran surgir con la adquisición de nuevos documentos, el servicio elaborará un plan de previsión contra sinies­tros, incluyendo medidas preventivas, la instalación de medios apropiados y la existencia de consignas en caso de siniestro, con las reparaciones consecuti­vas que hicieran falta (46, 47).

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12.6.1 Medidas preventivas

a) contra el robo con fractura durante las horas de cierre del estable­cimiento;

b) contra incendios o para minimizar en este caso los daños que pueda sufrir el contenido del edificio mediante la instalación de sistemas de detección y de extinción inmediata;

c) contra inundaciones o infiltraciones o para minimizar los eventuales daños;

d) para prever y disminuir los riesgos de daños ocasionados durante las obras de construcción;

e) para prever y disminuir los riesgos de daños ocasionados durante el traslado, almacenamiento temporal o exposición de los documentos.

12.6.2 Medios disponibles en caso de siniestro

Hay que tomar las disposiciones necesarias para prever los equipos, el personal y los medios disponibles en caso de siniestro, a saber:

a) la creación y preparación de uno o varios equipos de empleados pro­venientes de diferentes secciones del establecimiento para encar­garse del salvamento durante o después del siniestro;

b) la prioridad en las operaciones de salvamento de los documentos de elevado valor intrínseco o informativo o que sean particularmente vulnerables a la humedad (pergaminos, fotografías de colodión);

c) la disponibilidad de los elementos básicos necesarios en caso de siniestro, como, por ejemplo, indumentaria protectora, fregonas, enjugadores y cubos, sacos y envoltorios de polietileno, lámparas y linternas, paños y esponjas, papel secante, cartones, cajones, carritos;

d) la identificación y la intervención inmediata de los servicios externos (como, por ejemplo, empresas proveedoras de bombas, de camiones o de cámaras frigoríficas);

e) la detección y el control de los siniestros que pudieran producirse durante las horas de cierre (durante la noche y en los periodos de vacaciones);

f) el contacto con otros establecimientos similares dentro de la infra­estructura nacional de información;

g) el funcionamiento eficaz y la actualización de los planes de emer­gencia.

12.6.3 Medidas a tomar en caso de siniestro

a) detectar rápidamente el siniestro, dar la señal de alarma y contac­tar de inmediato a los servicios indicados;

b) reunir sin demora a los equipos de salvamento;

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c) cortar el suministro de agua, la corriente eléctrica, la llegada de gas, etc., utilizar extintores de incendios cuando no haya peligro inminente de muerte y dirigir los servicios de emergencia hacia los puntos más afectados por el siniestro con el fin de atenuar al máximo los daños del edificio y su contenido y reducir los riesgos del personal;

d) calcular la amplitud de las operaciones de salvamento y de los ser­vicios de emergencia necesarios;

e) cerciorarse de que todos los integrantes del equipo de salvamento estén bien informados de los procedimientos y del tiempo de prepara­ción necesarios;

f) penetrar en la zona siniestrada sin exponerse a riesgos innecesarios;

g) alejar el material de la zona siniestrada con el mínimo daño posi­ble, diagnosticar la índole de los perjuicios y confeccionar una lista por categorías del material trasladado, especificando la magnitud del perjuicio;

h) delimitar una zona para orear y limpiar el material ligeramente estropeado;

i) embalar y congelar el material gravemente estropeado para trasla­darlo a una cámara frigorífica hasta que pueda ser reparado.

12.6.4 Programa de reparación

Abarca los conceptos siguientes:

a) la revisión del programa de preservación y conservación del estable­cimiento para adaptarlo a la conservación a largo plazo del material estropeado en el siniestro;

b) la rehabilitación expeditiva de la zona siniestrada;

c) el reemplazo dentro de la zona rehabilitada del material ligeramente dañado después de la limpieza y el oreo;

d) la conservación a largo plazo del material gravemente estropeado incluyendo, si posible, la liofilización o el secado al vacío de materiales congelados (9).

TERCERA PARTE: ETAPAS DE DESARROLLO

13 ETAPA INICIAL (Corto plazo: de uno a dos años)

13.1 Tareas

El personal y los servicios que hay que proporcionar con miras a la pre­servación y conservación variarán según las tareas que deban realizarse y que, dentro de lo posible, corresponderán estrictamente a las necesidades y priori­dades específicas de cada institución, en el marco de su propia etapa de desa­rrollo. No obstante, las soluciones ideales pueden encontrarse limitadas por los recursos disponibles, siendo esencial enfocar la situación con realismo.

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13.1.1 Estudio preliminar

El primer paso consistirá siempre en proceder al estudio previo de la preservación y conservación sobre el estado del edificio y su contenido, con el fin de determinar las necesidades exactas (ver punto 8.1).

13.1.2 Adaptación de las necesidades a los tratamientos posibles

Deben determinarse los tratamientos correspondientes a los problemas diagnosticados entre las opciones posibles y el grado de demanda para cada opción (ver punto 8.2).

13.1.3 Prioridades

Acto seguido se fijará el orden de prioridades y se preparará el pro­grama de preservación y conservación (ver punto 8.3).

13.1.4 Reparaciones a corto plazo

Cuando sea necesario encarar tratamientos urgentes, habrá que tomar de inmediato las medidas correctivas posibles (por ejemplo, el traslado a un archivo con mejores condiciones ambientales, el embalaje, la limpieza o la desinfectación), resultando a veces imprescindible llevar a cabo algunas repa­raciones menores.

13.1.5 Planificación a largo plazo

En esta etapa del desarrollo de un servicio totalmente nuevo de preser­vación y conservación no debe emprenderse prácticamente ningún tratamiento, exceptuada la prestación de los primeros auxilios ya citados en el punto ante­rior; en cambio, es importante para la etapa siguiente preparar al personal y proporcionar los servicios requeridos por tales tratamientos activos.

13.2 Efectivos requeridos

13.2.1 Número y funciones

En esta etapa sólo se tendrá que contar con un personal de base, consis­tente en:

a) el Director de Preservación, encargado de llevar a cabo el estudio y el proyecto preliminares y de dirigir el programa de preservación y conservación;

b) el Conservador Superior, designado para asistir al Director de Pre­servación en la elaboración del estudio preliminar y del programa y, de ser necesario, para realizar algunas reparaciones menores;

c) algunos oficinistas, dado que en esta etapa hay mucho trabajo de registro de datos concernientes al edificio y a su contenido;

d) uno o dos empleados subalternos que puedan desempeñar con un mínimo de supervisión algunas tareas iniciales de conservación que no requieran preparación profesional.

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13.2.2 Formación

Tanto el Director de Preservación como el Conservador Superior deben seguir cursos de formación, aunque los dos no deben ausentarse simultánea­mente. El personal subalterno necesitará algunas indicaciones básicas para las tareas de conservación.

13.3 Equipos requeridos

13.3.1 Almacenamiento y medio ambiente

Los equipos necesarios en esta etapa dependerán con toda probabilidad de los problemas de almacenamiento y medio ambiente puestos de manifiesto en el estudio preliminar. Los locales deben, ante todo, estar provistos de anaqueles y estanterías adecuados y de deshumidificadores o humidificadores. Debe haber fregonas y escobas suficientes para la limpieza inicial y periódica de los archivos, además de algunos dispositivos para registrar las condiciones ambientales (tales como higrotermógrafos, indicadores de rayos ultravioleta y luxómetros).

13.3.2 Conservación general

Los principales elementos son:

a) una máquina aspiradora de calidad industrial con los dispositivos necesarios para la limpieza de estanterías y cajas (nunca debe usarse directamente sobre los documentos);

b) un congelador doméstico capaz de mantener una temperatura de -18° C, para el caso de que se descubra la aparición de insectos.

13.3.3 Restauración

No suelen hacer falta en esta etapa equipos de restauración, aunque pueda resultar útil disponer de una mesa de trabajo y de algunas herramientas básicas para que el Conservador Superior pueda realizar reparaciones menores.

13.4 Materiales requeridos

13.4.1 Conservación general

Además de los artículos básicos (como jabón, productos de limpieza y desinfectantes para el aseo general), en esta etapa harán falta cajas, carpe­tas, papel de envolver y cinta adhesiva para embalar debidamente los documen­tos trasladados y archivados.

13.4.2 Restauración

Si el Conservador Superior ha de realizar reparaciones menores, serán necesarios algunos materiales para la restauración manual (papel, cola). También es factible llevar a cabo algunas tareas de encapsulado mediante sobres prefabricados de poliéster (o bien sobres recortados a medida con lámi­nas de poliéster y cosidos a máquina con punto en zigzag).

13.5 Locales y servicios necesarios

En esta etapa no habrá ningún local ni servicio indispensable, siendo, no obstante, conveniente disponer de un despacho y de espacio suficiente para la mesa de trabajo del Conservador Superior.

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13.6 Gastos

No es posible confeccionar una lista de los gastos que puedan precisarse y cuya validez sea internacional y duradera. No obstante, puede ser útil dar para esta etapa y otras posteriores una idea aproximada de los gastos mínimos previsibles con objeto de poder comprar los equipos y materiales no disponi­bles localmente. Los precios se indican en libras esterlinas (£) según las cotizaciones vigentes a principios de 1988, por lo que tendrán que reajustarse en función de las condiciones locales, el cambio monetario y el transcurso del tiempo, debiendo en todos los casos añadirse los gastos de entrega y de mante­nimiento y los derechos e impuestos locales. Los gastos de instalación y de servicios y los sueldos varían tanto de un país a otro que resulta imposible hacer ningún tipo de generalización.

13.6.1 Coste de los equipos

La máquina aspiradora no debería costar más de 100 £, el congelador doméstico 250 £ y la máquina de coser 500 £.

13.6.2 Coste de los materiales

Es probable que el artículo más costoso sean las cajas de archivo sin acidez, cuyo precio será de 1 £ a 5 £ por caja, según las dimensiones y el tipo de fabricación. Las carpetas sin acidez costarán alrededor de 30 £ la centena. Debe preverse una suma de 300 £ para algunas reservas iniciales de materiales destinadas a reparaciones menores (el precio de 100 folios de papel a mano es de unas 150 £).

14. ETAPA INTERMEDIA (mediano plazo: entre tres y cinco años)

14.1 Tareas

Estas deben definirse a través del estudio preliminar e incorporarse al programa de preservación y conservación. Dentro de lo que permitan los recur­sos disponibles, las actividades se realizarán siguiendo un orden de priori­dades.

14.1.1 Conservación general

Sigue vigente la necesidad de mantener las normas de limpieza y las con­diciones apropiadas de almacenamiento, desinsectación de las nuevas adquisi­ciones y embalaje y archivo correctos.

14.1.2 Restauración

Debe iniciarse en esta etapa un programa básico de restauración. Las opciones de tratamiento estarán supeditadas a las necesidades, las prioridades y ritmo de aprendizaje en lo que se refiere a las reparaciones manuales y la encuademación. También existen métodos más sencillos y productivos, como la laminación y el encapsulado, aunque su utilidad dependerá del buen estado de funcionamiento de los equipos (véase punto 11.3.3 d)).

14.1.3 Microfilmación

Hacia el final de esta etapa puede vislumbrarse la posibilidad de emprender un programa de microfilmación.

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14.2 Efectivos requeridos

14.2.1 Número y funciones

Los efectivos irán en aumento para hacer frente al creciente volumen de trabajo en esta etapa. El número de empleados estará en función de la relación entre el volumen de trabajo que hay que realizar y los fondos de que se dis­pone para remunerar al personal necesario, aunque los efectivos mínimos debe­rían ser:

a) uno o dos conservadores que se encarguen de las reparaciones manua­les, seleccionándolos con arreglo a sus aptitudes, capacidad de coordinación, habilidad manual, paciencia y conocimientos técnicos;

b) un encuadernador, seleccionado a partir de los mismos criterios antes mencionados (puede contratarse a un encuadernador con expe­riencia general en el ámbito editorial o bibliotecario, pero en este caso habrá que iniciarlo en las técnicas específicas de encuadema­ción de documentos);

c) uno o dos técnicos subalternos para llevar a cabo, bajo supervisión, las tareas más repetitivas y rutinarias, como laminación, encapsu-lado y desacidificación;

d) un operador reprográfico para realizar, eventualmente, la microfil-mación; esta función puede ser desempeñada al comienzo por un téc­nico subalterno que comparta otras actividades de conservación.

14.2.2 Formación

La formación se hará principalmente en el lugar de trabajo bajo la supervisión del Conservador Superior. Si se cuenta con la intervención de un conservador experimentado proveniente del extranjero se pueden organizar cur­sos de capacitación dentro del establecimiento. Es aconsejable que el Director de Preservación y el Conservador Superior amplíen su experiencia y sus conoci­mientos asistiendo a cursos y seminarios. Deberían además, mantenerse actuali­zados mediante la lectura de publicaciones profesionales (ver Apéndice F).

14.3 Equipos requeridos

Se trata aquí de incrementar los medios de restauración, para lo cual se incluirán:

a) una mesa de trabajo y un estuche de herramientas básicas para cada conservador en periodo de formación;

b) un estuche de herramientas y equipos básicos de encuademación para el encuadernador;

c) otros muebles e instalaciones básicos (ver punto 11.1.2);

d) un soldador ultrasónico para el encapsulado (este método de fabrica­ción de sobres de poliéster a medida es más eficaz que el empleo de cinta adhesiva de doble faz y más sencillo que la encuademación);

e) una prensa de laminación (si se opta por la laminación mecánica, en lugar de la laminación manual);

f) un indicador de pH para medir el nivel de acidez.

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14.4 Materiales requeridos

Además de las reservas de materiales de conservación general, habrá que proveer:

a) una cantidad suficiente de materiales básicos de reparación manual para cada conservador;

b) materiales de encuademación para el encuadernador;

c) película de poliéster para el encapsulado;

d) tejido de papel y otros materiales para la laminación manual o mecá­nica;

e) productos químicos para la desacidificación.

14.5 Locales y servicios necesarios

En esta etapa es preciso instalar un taller de conservación con espacio suficiente para todo el personal (con un mínimo de 15 m2 por persona), un depósito para los materiales (20 m 2), agua corriente, electricidad y un sis­tema de evacuación. Si se han de emplear técnicas de microflimación en esta etapa, habrá que prever un local separado, incluyendo una cámara oscura.

14.6 Gastos

14.6.1 Gastos de equipos

Además de las mesas de trabajo y de las herramientas y equipos básicos, habrá que invertir en la compra de una prensa de laminación (entre 500 £ y 1.000 £, según el modelo) y de una soldadura ultrasónica (10.000 £). El pre­cio mínimo de un indicador de pH es de 35 £ según el modelo. El coste de una unidad microfilmadora básica asciende a unas 40.000 £.

14.6.2 Gastos de materiales

Habrá que calcularse un gasto medio de 600 £ en materiales para cada conservador, encuadernador y técnico. El coste de los materiales para una pequeña unidad microfilmadora funcionando a aproximadamente la mitad de su capacidad asciende a unas 2.000 £.

14.6.3 Costes comparativos

Para hacerse una idea aproximada, se puede decir que en condiciones ideales de productividad, los costes comparativos de: 1) reparaciones manua­les, 2) laminación o encapsulado y 3) microfilmación de la misma cantidad de folios serán del orden de 30:10:1.

15. SERVICIOS COMPLETOS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN (a partir de seis años)

15.1 Tareas

Se alcanzará esta etapa de desarrollo del servicio de preservación y conservación únicamente -y siempre que los recursos disponibles sean suficien­tes- cuando el grado de especialización y los medios existentes permitan eje­cutar los trabajos más complejos de restauración y abarcar tipo de material de

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archivo. Se requiere un mínimo de seis años para llegar a esta etapa, aunque con frecuencia el proceso será mucho más largo.

15.2 Efectivos requeridos

El número de empleados aumentará en función de los recursos disponibles, del nivel de capacitación efectivo o potencial y de la variedad y magnitud del trabajo. Conforme vaya aumentando el número de empleados, será necesario mul­tiplicar los puestos intermediarios de supervisión y los cursos de formación, creando en lo posible un programa más estructurado (3, 66).

15.3 Equipos y materiales requeridos

Además de la necesidad de proveer suficientes equipos y materiales para el personal empleado, el hecho de incorporar tratamientos más variados reque­rirá la adquisición de otros nuevos equipos (por ejemplo, una máquina reinte-gradora). También en esta etapa puede resultar necesario comprar equipos y materiales para la transcripción de documentos audiovisuales o legibles a máquina, instalar una unidad microfilmadora (si no se ha hecho en la etapa anterior) y, en caso de que se disponga de recursos financieros importantes, crear sistemas de desacidificación masiva y otros más sofisticados.

15.4 Locales y servicios necesarios

Habrá que ampliar el taller para poder llevar a cabo una mayor variedad de procedimientos y permitir el incremento del personal.

15.5 Gastos

Una máquina reintegradora costará como mínimo 5.000 £, según el modelo. Resulta difícil citar precios exactos en lo que respecta al material audio­visual, pudiendo oscilar entre 100.000 £ y 1 millón de libras, según la can­tidad y el grado de sofisticación de los equipos. Para sistemas de tratamiento masivo se debe contar como mínimo con 1 millón de libras.

CUARTA PARTE: DIRECTRICES GENERALES

Las referencias internas remiten a la primera y segunda parte.

16. DIRECTRICES DE PRESERVACIÓN

16.1 Almacenamiento

16.1.1 Edificio

La primera medida y la más eficaz que puede tomar el archivero para prolongar la vida útil de los materiales de archivo consistirá en crear las mejores condiciones de almacenamiento:

- la temperatura ambiente deberá mantenerse entre 15° C y 22° C y la humedad relativa entre el 35% y el 65% (inferior al 55% en la medida de lo posible);

- los locales tendrán que estar bien ventilados;

- hay que evitar la presencia de polvo y de agentes contaminadores;

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la iluminación deberá ser más bien difusa;

- hay que poder detectar los incendios y controlarlos rápidamente;

los peligros de incendio, inundación y tormenta deben reducirse al mínimo (4.1.1).

16.1.2 Elementos de almacenamiento

Deben ser los apropiados, químicamente inertes e incombustibles (4.1.2).

16.1.3 Contenedores

El empleo de cajas y carpetas para folios y expedientes sueltos y de cajones para volúmenes encuadernados proporcionará una excelente protección contra incendios, inundaciones, luz, alimañas, contaminación y alternancia de condiciones ambientales en los archivos. Si no se pueden obtener recipientes sin acidez, el uso de papel de envolver y de carpetas sin acidez proporcionará una protección bastante eficaz (4.1.3 y 4.2.4).

16.1.4 Limpieza asidua

Suele ser suficiente aplicar procedimientos sencillos de conservación pasiva para prolongar la vida útil de los documentos, a saber:

evitar la acumulación de polvo y suciedad en los documentos (4.2.1);

suprimir los componentes de metal oxidable, tales como grapas, alfi­leres y clips y mantener alejados los documentos de otros materiales deletéreos (4.2.2);

- desplegar y alisar los papeles enrollados (4.2.3).

16.1.5 Manipulación

Deben establecerse consignas obligatorias para la manipulación correcta de los documentos por los empleados y usuarios (4.2.5).

16.2 Control de alimañas

16.2.1 Tratamiento de los archivos

En presencia de hongos, microorganismos, insectos o alimañas en los archivos, se tomarán las medidas siguientes:

- limpiar y desinfectar las zonas afectadas;

erradicar el origen de la infestación (4.3.1, 4.3.3).

16.2.2 Tratamiento de los documentos afectados

Actualmente se considera poco efectiva la fumigación con productos químicos biocidas, además del riesgo que ello entraña para el personal y los documentos. Las alternativas son:

la congelación por debajo de -18° C como medio de eliminar insectos, larvas y huevos;

- la creación de un medio ambiente poco propicio a la proliferación de hongos o insectos (4.3.2, 4.3.4).

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17. DIRECTRICES DE ''.ONSERVACION Y RESTAURACIÓN ACTIVAS

17.1 Principios de restauración y reparación

17.1.1 Principios básicos

Antes de emprender cualquier trabajo de restauración o de reparación, habrá que examinar la naturaleza exacta de los documentos de que se trata y los efectos de los tratamientos posibles, que deben conformarse a ciertos principios básicos:

- ningún procedimiento debe suprimir, disminuir, desvirtuar o disimular el valor testimonial de un documento;

- no debe aplicarse ninguna técnica susceptible de dañar o fragilizar el documento (2.2.1);

- siempre que sea posible, el material que falte debe reemplazarse por material de índole igual, similar o compatible;

debe dejarse clara constancia del tipo y de la importancia de la reparación realizada;

- no debe hacerse nada que pueda perjudicar al documento, aunque puede haber excepciones a esta regla (2.2.2).

17.1.2 Documentación

Hay que dejar constancia por escrito de todo tratamiento de restaura­ción. La información incluirá:

la identificación del documento;

- el estado del documento antes del tratamiento;

cualquier tratamiento previo;

- los procedimientos y técnicas utilizados;

- los materiales utilizados;

la identidad del restaurador;

- las fechas de la reparación;

- en caso necesario, fotografías del documento antes, durante y después del tratamiento (2.2.3, 2.2.4).

17.2 Restauración de materiales tradicionales

17.2.1 Desacidificación

Cuando el deterioro del papel se pueda atribuir a una contaminación acida, será necesario neutralizar el ácido y crear una compensación alcalina por medios químicos. Existen diversos métodos:

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- la desacidificación acuosa, de preferencia con una solución de bicar­bonato de magnesio (debe comprobarse previamente si las tintas y los pigmentos son solubles en agua y fijarlos debidamente en caso afir­mativo) ;

- la desacidificación con alcohol, que puede ser menos eficaz que el procedimiento acuoso;

la desacidificación en fase de vapor, poteneiaimente eficaz y fácil de aplicar, aunque nociva para la salud debido a los gases empleados y por ello desaconsejable;

- la desacidificación masiva, que se halla aún en etapa experimental y resultará demasiado onerosa para la gran mayoría de los estableci­mientos (5.1.3).

17.2.2 Reparación de papel

Los documentos de papel deben repararse con papel nuevo, de buena cali­dad, de imitación barba, del mismo peso y de color similar o con tejido "japo­nés" aplicado de tal modo que coincidan el "grano" del original y el del remiendo, aplicando cola sulfurizada u otro adhesivo de calidad comprobada (5.1.4, 5.1.5, 5.1.6).

17.2.3 Laminación

Este tipo de tratamiento masivo y muy corriente puede ser realizado por personal con un mínimo de capacitación. Los métodos existentes son:

la laminación mecánica, para la que tan sólo se utilizará papel alca­lino (previa desacidificación si necesario);

- el método florentino;

- la laminación con alcohol (5.1.7).

17.2.4 Encapsulado

Este método consiste en envolver el documento con una película transpa­rente de poliéster inerte, siendo muy apropiado para folios, fotografías y tejidos frágiles y friables (5.1.8).

17.2.5 Reintegración mecánica

Con esta técnica se fabrica papel nuevo para rellenar los orificios del original (5.1.9).

17.2.6 Otros tratamientos:

- exfoliación (5.1.10);

reforzamiento (5.1.11).

17.2.7 Encuademaciones

Raras veces resulta rentable reparar o reemplazar las encuademaciones originales, a menos que posean un valor o interés histórico, estético o intrínseco o que el contenido sea particularmente valioso. La encuademación o protección con guardas y el archivo de folios sueltos para facilitar su con­sulta y protegerlos contra el hurto o el extravío resulta en general un

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proceso largo y laborioso y no vale la pena a menos de que se trate de mate­rial de alto valor e interés. La encuademación con horquillas de documentos encapsulados es una manera poco costosa de juntarlos para poderlos consultar (5.2.1, 5.2.2, 5.2.3, 5.2.4).

17.2.8 Pergaminos y otros soportes tradicionales

Los métodos de conservación de pergaminos, papiros, corteza de abedul, hojas de palmera, madera, marfil, arcilla y piedra requieren un considerable grado de especialización y no deben intentarse sin capacitación previa (5.3.1, 5.3.2, 5.3.3, 5.4).

17.2.9 Sellos

La reparación de sellos colgantes y aplicados es un trabajo altamente especializado y, en ausencia de la persona capacitada, la mejor manera de conservar los sellos consistirá en envolverlos cuidadosamente con guata de celulosa para evitar un mayor deterioro. Las tintas o pigmentos utilizados en sellos estampados pueden ser solubles en agua, por lo que habrá que tomar las precauciones del caso cuando se sometan a tratamientos humectantes (5.5).

17.3 Preservación y conservación de materiales no textuales

17.3.1 Instantáneas

La conservación activa de fotografías constituye una operación altamente especializada que tan sólo debe ser llevada a cabo por personal capacitado y experimentado en el diagnóstico tanto de los procedimientos fotográficos invo­lucrados como de los tratamientos indicados. Por lo general, el tratamiento más seguro consistirá en envolver los documentos fotográficos uno a uno en envoltorios químicamente inertes o encapsularlos con película de poliéster y conservarlos en un medio oscuro en condiciones ambientales óptimas (cuanto más baja sea la temperatura, mejor resultará; no hay que rebasar en ningún caso la temperatura de 5o C para las fotos en color) (6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4).

17.3.2 Microformas

El tratamiento en este caso suele limitarse a sustituir las bobinas metálicas o los contenedores químicamente activos por otros inertes, además de almacenarlos en las debidas condiciones ambientales (6.1.5).

17.3.3 Documentos de oficina

La única manera de preservar el texto de documentos de oficina que no son permanentes es copiarlos mediante un proceso reprográfico más duradero (6.1.6).

17.3.4 Películas

Las películas en blanco y negro sobre una base de nitrato de celulosa son sumamente inflamables y pueden llegar incluso a ser explosivas. Deben archivarse en cámaras de seguridad y el único tratamiento eficaz consistirá en copiarlas en material seguro y destruir los originales. La preservación física de las películas es poco práctica y sólo se justifica en algunos casos aisla­dos e importantes, siendo la manipulación cuidadosa y un almacenamiento ade­cuado (temperaturas bajas, sobre todo cuando se trate de películas en color) las únicas medidas para detener el deterioro, quedando, en caso de ser exce­sivo el daño, la posibilidad de su reproducción (6.2.1).

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17.3.5 Documentos videográficos

Es indispensable conservarlos en condiciones ambientales idóneas y manipularlos con sumo cuidado; no hay ninguna otra solución fuera de la reproducción (6.2.2).

17.3.6 Documentos sonoros

Las únicas maneras posibles de conservar los discos y cintas audio con­sisten en disponerlos en un medio ambiente propicio, tratarlos con sumo cui­dado y, cuando no quede más remedio, reproducirlos (6.3.1, 6.3.2).

17.3.7 Discos legibles a máquina

Se deben archivar y manipular debidamente, quedando la posibilidad de reproducirlos, eventualmente sobre discos ópticos (6.4.1, 6.4.2).

18. DIRECTRICES PARA LA REPRODUCCIÓN SUSTITUTIVA

18.1 Ob.ietivos de la reproducción sustitutiva

Este procedimiento puede utilizarse con los siguientes fines:

- a guisa de alternativa a los tratamientos de conservación de los documentos dañados o deteriorados, siempre que la restauración no sea algo prioritario o cuando es impracticable (7.1.1);

- después de someter el original de alto valor intrínseco al trata­miento de conservación, se utilizarán las copias con objeto de evitar el continuo perjuicio o deterioro del original (puede ocurrir que el estado de deterioro del original sea tal que resulte imposible repro­ducirlo sin antes haberlo reparado (7.1.2);

- para evitar el deterioro paulatino de los documentos originales con­sultados frecuentemente y que en principio no requieren ninguna reparación (7.1.3).

18.2 Tipos de sustitución

Según la índole y el valor intrínseco o informativo del original, exis­ten diversas opciones de sustitución:

facsímiles, en el caso de documentos individuales de alto valor intrínseco (7.2.1);

fotografías, cuando no se justifica el gasto de un facsímil en colo­res y una reproducción fotográfica de buena calidad es suficiente (7.2.2);

- copias xerográficas, que son convenientes para reemplazar fotocopias deterioradas e inestables u otros documentos contenidos en archivos modernos (7.2.3);

- microformas, que representan el tipo de sustitución más económico y más efectivo, siendo más económicas incluso que la conservación activa (7.2.4);

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imágenes electrónicas, nueva técnica consistente en producir una versión electrónica del original en un medio magnético o en un disco óptico, proyectándose luego las imágenes en una pantalla o imprimién­dolas; esta técnica puede emplearse también para mejorar la calidad de las imágenes empalidecidas o incompletas (7.2.5);

transferencias de información, que puede representar la única manera de salvaguardar la información contenida en documentos no textuales (7.2.6).

19. DIRECTRICES DE PLANIFICACIÓN

19.1 Creación de un programa de preservación y conservación

19.1.1 Estudios preliminares

La manera más eficaz de resolver los problemas de preservación y de conservación consiste en elaborar un programa detallado basado en el estudio sistemático del edificio y de su contenido, que debe abarcar:

el edificio en su totalidad;

- ciertas partes específicas del edificio;

- colecciones enteras de documentos;

documentos aislados.

Este estudio debe reiterarse periódicamente con el fin de detectar problemas nuevos o recurrentes y el estado de conservación de las nuevas adquisiciones debe ser examinado, incorporándose al programa nuevas disposi­ciones al respecto (8.1.1, 8.1.2, 8.1.3).

19.1.2 Aplicación del tratamiento indicado

Al optar por un tipo de tratamiento, habrá que considerar las caracte­rísticas específicas del edificio y su contenido, tomando en cuenta:

el valor tanto intrínseco como informativo de una colección o de un documento aislado;

- la frecuencia con que la colección o el documento es o ha de ser utilizado (8.2.1, 8.2.2, 8.2.3).

19.1.3 Prioridades

Por lo general, los problemas que afectan a la totalidad del edificio o a una parte específica del mismo deben tratarse en primer término, dándose la prioridad a cualquier problema susceptible de extenderse si no se resuelve a corto plazo. En cuanto al contenido de los archivos, las colecciones completas tienen la prioridad de tratamiento sobre los documentos individuales. Al fijar las prioridades hay que tomar en consideración el valor y el uso (real o potencial) y la urgencia en llevar a cabo el tratamiento, para lo cual el archivero y el conservador deben trabajar al unísono (8.3.1, 8.3.2, 12.2.3).

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19.2 Ejecución del programa de preservación y conservación

19.2.1 Planificación

En el proceso de planificación de los programas o proyectos hay que definir detalladamente todas las actividades necesarias a la ejecución del proyecto, dentro de un cronograma de trabajo. Es imprescindible coordinar dichas actividades que comprenden:

- la coordinación del movimiento de caja (12.3.3);

la construcción, habilitación y acondicionamiento de los talleres y otras dependencias (12.5.4);

la instalación de los servicios, requisito indispensable para dar comienzo al trabajo (12.5.3);

la contratación y capacitación del personal (12.5.4);

la compra y entrega de los equipos y materiales necesarios y su veri­ficación y puesta en marcha (12.5, 12.5.6).

19.3 Previsiones presupuestarias

19.3.1 Presupuesto de gastos

Es fundamental establecer un presupuesto exacto y minucioso de los gas­tos al planificar los proyectos y mantenerlo actualizado. Hay que tener en cuenta los factores inflacionistas, las fluctuaciones monetarias eventuales y otras contingencias económicas externas (12.3.1).

19.3.2 Fuentes de financiación

Estas incluyen:

ayuda internacional, prevista por lo general para la formación, la compra de equipos y la intervención de asesores, aunque no para gas­tos regulares tales como la adquisición de materiales o el pago de los sueldos o para la inversión de capital en el acondicionamiento de locales (12.4.1);

ayuda bilateral, que suele estar sujeta a las mismas restricciones (12.4.2);

- recursos nacionales, incluyendo el presupuesto habitual del estable­cimiento (12.4.3);

recursos propios del archivo cuando éste goza de libertad para ello en cuanto a las partidas presupuestarias o cuando se dispone de fuen­tes independientes de financiación (12.4.4);

- repartición de los gastos con otros componentes del sistema nacional de información (12.4.5);

patrocinio comercial (12.4.6).

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19.4 Planes de emergencia

El programa de preservación y conservación, además de abarcar los pro­blemas existentes y los que pudieran surgir con la adquisición de nuevos docu­mentos, debe prever las medidas preventivas y las reparaciones a que hubiere lugar en caso de siniestro, a saber:

- medidas contra los daños ocasionados por robos con fractura, incen­dios, inundaciones o infiltraciones (12.6.1);

previsión de personal, equipos y otros servicios disponibles en caso de siniestro (12.6.2);

- disposiciones para minimizar los daños y garantizar el traslado inme­diato de los documentos afectados (12.6.3);

- un programa de rápida rehabilitación de la zona afectada y de conser­vación a largo plazo del material gravemente estropeado (12.6.4).

20. DIRECTRICES PARA LA INSTALACIÓN DEL TALLER

20.1 Local

20.1.1 Construcción

Ya se trate de un taller nuevo o de la habilitación de un local preexis­tente, deben tenerse en cuenta los siguientes factores:

el piso debe ser lo suficientemente sólido como para soportar el peso de los equipos (9.1.1);

es imprescindible que haya luz natural, aunque hay que evitar la incidencia directa de la luz solar, mientras que las fuentes de iluminación suplementaria deben estar tamizadas e ir provistas de filtros de rayos ultravioletas (9.1.2);

es necesario dejar suficiente espacio entre los equipos y el cielorraso (9.1.3);

las condiciones ambientales deben ser las mismas que las existentes en los archivos para evitar que, al ser devueltos los documentos a los anaqueles, las diferencias ambientales echen a perder el trata­miento realizado.

20.1.2 Superficie

Dependerá del número de empleados, de la variedad de los procedimientos aplicados y de la magnitud de las operaciones, aunque pueden establecerse las siguientes pautas mínimas:

- mesas de trabajo de los conservadores: 15 m2 cada una;

- mesa para mapas y documentos de gran tamaño: entre 20 y 25 m2;

- otros equipos o áreas de trabajo: 15 m2 cada uno;

- zona de operaciones químicas: 15 m2 mínimo;

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- cámara de seguridad para documentos: 10 m2 mínimo;

- depósito para materiales: 20 m2 mínimo;

- despacho: 20 m2 mínimo;

- espacio de tránsito: añádase el 25% al total (9.2.1, 9.2.2).

Sólo es necesario crear los espacios necesarios para cada etapa de desa­rrollo, sin perder de vista el contexto total del taller (9.3).

20.1.3 Almacenamiento

Este punto comprende:

- documentos que necesiten o estén en tratamiento y que requieren con­diciones ambientales y medidas de seguridad equivalentes a las exis­tentes en los archivos (9.7.1);

- materiales que requieren un medio ambiente controlado de temperatura y humedad relativa uniformes para evitar el deterioro de los produc­tos perecederos (9.7.2);

- productos químicos, para los cuales hace falta un local provisto de una pila y de una mesa de trabajo químicamente resistentes, una más­cara de gas para la manipulación de productos químicos, un congelador para aquellos que necesiten conservarse a muy bajas temperaturas, extintores contra incendios de origen químico y un buen sistema de ventilación (9.7.3).

20.1.4 Disposición

La disposición del taller dependerá de la variedad de los procedimientos y de la magnitud de las operaciones, aunque deben observarse los principios generales siguientes:

- en la medida de lo posible, el conservador debe poder llevar a cabo todas sus tareas con una mesa de trabajo o en las inmediaciones;

- en caso de utilizarse diversos tipos de dotaciones, su disposición debe permitir una ejecución cómoda del trabajo sin interferencias y con el mínimo traslado de documentos (9.4.1);

- los equipos individuales deben ubicarse de la manera más cómoda y conveniente para los conservadores (9.4.2).

20.1.5 Relación con otras secciones de archivo

Suele resultar más eficaz cuando el taller de restauración está dentro del edificio principal del archivo o dentro del complejo de edificios; con­viene que esté ubicado cerca de las demás secciones del archivo con las que se encuentra vinculado y tener acceso fácil a las zonas de descarga y a los ascensores (9.5, 9.5.1).

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20.2 Servicios

20.2.1 Electricidad

Debe instalarse una cantidad suficiente de enchufes eléctricos como para todos los aparatos eléctricos, quedando algunos libres para permitir mayor movilidad. En caso de que el suministro de electricidad local sea irregular, conviene contar con un generador. Es indispensable especificar las normas locales de voltaje en el momento de efectuar el encargo de equipos eléctricos (9.6.1).

20.2.2 Agua

Es imprescindible un suministro de agua en cantidad suficiente y de calidad adecuada. Para algunos procedimientos habrá que utilizar agua des­tilada (9.6.2).

20.2.3 Sistemas de evacuación

Será necesario prever la evacuación de grandes cantidades de líquidos y gases residuales, conforme a las normas de seguridad y de protección ambiental en vigencia. Si los sistemas públicos de evacuación fueran insuficientes, habrá que prever otro método de drenaje (9.6.3, 9.6.4).

21. DIRECTRICES PARA LA PROVISION DE PERSONAL

21.1 Funciones

21.1.1 Funciones de archivo

La conservación constituye la prioridad fundamental de todo archivero, al que le corresponde de modo particular:

- juzgar el valor y el uso que tiene el material que requiere trata­miento;

- cerciorarse de que los documentos reciben el trato debido por parte del personal y del público y evitar que sufran daño al ser consul­tados (10.1.1).

21.1.2 Funciones de conservación

La responsabilidad de decidir sobre el tratamiento indicado recae con­juntamente en el archivista y en el conservador, aunque la ejecución del trabajo es de la competencia de este último, quien debe poseer:

- conocimientos amplios y especializados sobre la naturaleza de los documentos;

capacidad de escoger el tratamiento más apropiado para cada circuns­tancia específica;

- habilidad y competencia para llevar a cabo el trabajo (10.1.2).

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21.1.3 Funciones subalternas

Algunos tratamientos requieren sólo algunos conocimientos básicos y pueden encomendarse sin ningún peligro a técnicos capacitados bajo la supervi­sión de un conservador. Otras tareas no necesitan ningún tipo de conocimiento específico y bastará con que se efectúen cuidadosamente, bajo supervisión (10.1.3).

21.2 Gestión

21.2.1 Gestión de la preservación

La preservación está bajo la responsabilidad de la dirección superior del archivo, pero la gestión cotidiana, como también la preparación y ejecu­ción de los programas de preservación y conservación, se delegarán en el Director de Preservación (10.2.1).

21.2.2 Gestión de la conservación

El Conservador Superior responde ante el Director de Preservación por:

- el asesoramiento profesional sobre la conservación;

la dirección del personal de conservación y la distribución del trabajo;

el mantenimiento de los equipos en buen estado;

el control de las existencias;

- la supervisión de la calidad del trabajo (10.1.2).

21.2.3 Supervisión técnica

En el caso en que un servicio de preservación y conservación se amplíe y se ramifique a tal punto que las diferentes actividades se desempeñen de manera casi independiente unas de otras, será preciso nombrar a directores o supervisores intermedios (10.2.3).

21.3 Contratación y formación

21.3.1 Contratación

En los países en desarrollo es difícil encontrar al personal con compe­tencia y experiencia en materia de conservación, por lo que habrá que contra­tar, según las posibilidades, a personas que hayan completado el ciclo secun­dario, preferentemente con una orientación técnica, y que demuestren poseer habilidad manual y aptitudes técnicas (10.3.1).

21.3.2 Formación

La formación en el ámbito de la conservación presenta dificultades espe­ciales, dada la escasez de cursos en este tipo de especialización. Será pre­ciso, por consiguiente, establecer un plan de capacitación combinando los elementos siguientes:

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formación exterior, ya sea mediante cursos organizados, de los que existen muy pocos, o mediante la asistencia a talleres ya estable­cidos (10.4.1);

formación dentro del establecimiento, realizada durante el trabajo y bajo la supervisión de un conservador experimentado durante un periodo mínimo de dos años (10.4.2).

21.4 Número de efectivos y niveles de producción

21.4.1 Necesidades

Es probable que éstas sean infinitas y resulta en general poco factible que un archivo pueda mantener en permanencia una plantilla suficiente para satisfacer todas sus necesidades de preservación y conservación (10.5.1).

21.4.2 Efectivos

No se puede por lo tanto hablar de un número exacto e ideal de personas en un servicio de esta índole, aunque la plantilla debería constar como mínimo de tres: un conservador y dos subalternos. Todo dependerá fundamentalmente de los fondos de que se disponga y del personal disponible (10.5.2).

21.4.3 Producción

Resulta, por consiguiente, indispensable obtener la mejor productividad posible con el personal con que se cuenta, recurriendo a los métodos de trata­miento más rentables con un mínimo de trabajo (10.5.3).

21.5 Documentos expuestos

Se deben tomar disposiciones para que el personal de conservación pueda consagrar parte de su tiempo al montaje y a la vigilancia de los documentos que se exponen (10.6).

21.6 Higiene y seguridad

En un taller de conservación acechan una serie de peligros para la salud y la seguridad del personal, debiendo tomarse las medidas preventivas necesa­rias y las disposiciones para administrar los primeros auxilios en caso de accidente (10.7.1, 10.7.2).

22. DIRECTRICES PARA EQUIPOS Y MATERIALES

22.1 Equipos

22.1.1 Equipos básicos

Estos comprenden:

algunos utensilios sencillos (11.1.1);

- una mesa de trabajo y efectos para las reparaciones básicas a dispo­sición de cada conservador;

- un congelador, si se opta por la congelación en lugar de la fumiga­ción como método de eliminación de insectos (11.1.2);

PGI-89/WS/4 - pág. 64

- prensas y elementos básicos para la encuademación de tipo occiden­tal, si se ha optado por esta técnica (11.1.3);

- material para manipular los productos químicos (11.1.4).

22.1.2 Otros equipos

A medida que el servicio de conservación va cobrando amplitud y aumentan los fondos disponibles, conviene añadir los siguientes elementos:

- una soldadora ultrasónica para encapsulado;

- una máquina laminadora;

- prensas y guillotinas eléctricas;

- una máquina reintegradora;

instalaciones para tratamientos masivos (aunque es improbable que estén al alcance de la mayor parte de los archivos) (11.1.5).

22.1.3 Manutención

Antes de invertir en la compra de equipos costosos, debe asegurarse su manutención. El personal debe encargarse de mantener en buen estado las herra­mientas y los efectos básicos (11.1.6, 11.3.3 d)).

22.2 Materiales

22.2.1 Requerimientos

Las existencias dependerán del tipo de procedimientos empleados, pero las reservas básicas deben incluir:

- un surtido de materiales para las reparaciones manuales;

cajas, carpetas y papel de envolver sin acidez (11.2.1);

- material de encuademación (11.2.2);

- productos químicos (11.2.3);

- tejido de papel y otros materiales de laminación (11.2.4 a));

- película de poliéster y otros materiales de encapsulado (11.2.4 b)).

22.2.2 Existencias

Las existencias y reservas de materiales necesarios para mantener un nivel óptimo de productividad dependerán de la frecuencia del uso y de la posibilidad de renovación, pero como pauta general se puede decir que la compra inicial debe ser suficiente como para dos años de trabajo y que segui­damente hay que constituir las reservas que en todo momento deben ser sufi­cientes a lo largo de un año (11.2.6).

22.2.3 Control de las existencias

Con objeto de utilizar debidamente los materiales, hará falta ejercer sobre ellos un control estricto (11.2.6).

PGI-89/WS/4 - pág. 65

22.3 Gastos

22.3.1 Compras locales

Siempre que sea posible, se comprarán equipos y materiales de buena calidad localmente, en lugar de recurrir a la importación, dado que los pre­cios serán fáciles de averiguar y relativamente bajos (11.3.1).

22.3.2 Importaciones

En caso de tener que importar los equipos o materiales, es fundamental averiguar los precios exactos, incluyendo factores tales como:

- el pago en moneda extranjera (11.3.2 a));

- la comisión del representante (11.3.2 b));

- gastos de flete y de entrega (11.3.3 a));

- gastos de montaje y de instalación (11.3.3 b));

- derechos e impuestos (11.3.3 c));

- la manutención y las reparaciones periódicas de los equipos, para lo que hay que contar como mínimo con el 10% del precio de compra, además de otro 10% para la posible adquisición de piezas de recambio (11.3.3 d)).

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APÉNDICE A

DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES

DIRECTOR DE PRESERVACIÓN

1. Preparar y ejecutar un programa de preservación y conservación, previa aprobación por parte de la dirección general del establecimiento.

2. Responsabilizarse del estado físico en que se encuentra el interior del edificio.

3. Definir, en colaboración con el Conservador Superior, las necesidades de preservación y conservación, establecer las prioridades de común acuerdo con los archiveros y aplicar los tratamientos apropiados.

4. Encargarse de la gestión general del personal y de las finanzas del Departamento de Preservación y Conservación.

5. Mantener el nivel de efectivos que se precisa y proveer la capacitación técnica adecuada.

6. Coordinar el Departamento de Preservación y Conservación con los demás servicios del establecimiento.

CONSERVADOR SUPERIOR

1. Encargarse de la administración general del personal de conservación.

2. Prestar asesoramiento técnico.

3. Diagnosticar, conjuntamente con el Director de Preservación, el estado de los documentos y las condiciones de conservación y distribuir el trabajo entre el personal según las capacidades y experiencia de cada uno, respetando las prioridades preestablecidas.

4. Mantener el debido nivel técnico, organizar cursos de capacitación y proveer información técnica actualizada.

5. Estar al corriente de las últimas innovaciones en materia de preserva­ción y conservación e introducir nuevas técnicas y métodos recientes.

6. Restaurar los documentos más valiosos.

7. Seleccionar y encargar los equipos y materiales necesarios y encargarse de la manutención de los equipos y controlar las existencias.

CONSERVADOR

1. Tratar y restaurar los documentos designados por el Conservador Supe­rior, utilizando los métodos y los procedimientos convenientes.

2. Mantener y ampliar los conocimientos técnicos necesarios para llevar a cabo todo tipo de trabajo de conservación y restauración.

PGI-89/WS/4 - pág. 67

Emplear eficaz y económicamente los equipos y materiales (conviene por regla general que un solo conservador se encargue del control de las existencias).

Dejar constancia escrita de todos los trabajos de conservación y restau­ración ejecutados.

Formar y supervisar al personal subalterno encargado de llevar a cabo los tratamientos de conservación.

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APÉNDICE C

EQUIPOS Y MATERIALES BÁSICOS DE CONSERVACIÓN

NOTA: La siguiente lista no incluye muebles tales como mesas, sillas, estanterías de madera, armarios, tinas, secadores, etc., que pueden obtenerse localmente, además de una mesa de trabajo provista de caja luminosa para los métodos tradicionales de conservación.

1. Equipos y materiales: métodos tradicionales de conservación (para un solo conservador)

Equipos y herramientas

Prensa (0,6 m x 0,55 m)

Guillotina de 24" (manual)

Cuchilla (manual)

Indicador de pH

Taladro eléctrico

Balanza

Lámpara de mesa ajustable

Pulverizador

Archivador

Efectos para trabajos manuales (pinceles, esponjas, tazones, tijeras, cuchillos, escalpelos, punzones, agujas)

Perspex (resina acrílica) ( 4 x 3 pies = aprox. 120 x 90 cm)

Materiales (reservas para dos años)

Papel de reparación (4 resmas)

Lámina de terileno (1 m)

Seda

Papel de prensado (1 resma)

Cola, apresto

Productos químicos (desacidificantes, fungicidas, bactericidas, insecticidas, disolventes, fijadores, etc.)

2. Equipos v materiales de encuademación (para un solo encuadernador)

Equipos v herramientas

Prensa (0,6 m x 0,55 m)

Estampadora

Prensado de los lomos

Prensa de acabado

Telar

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Cortadora de cartón.

Tipos de imprenta y componedoras de dorar

Tarro de cola

Efectos para trabajos manuales (cuchillos, cizallas, agujas, punzones, pinceles, etc.)

Taladro eléctrico

Materiales (reservas iniciales para dos años)

Cartón

Telas de encuademación (rexina, bucarán, etc.: 10 rollos)

Cuero (5 pieles)

Papel de guarda (20 hojas)

Cintas, hilos, cabeceras

Cola, engrudo, spynflex

3. Equipos y materiales de laminación (para un solo operador)

Equipos y herramientas

Prensa de laminación

Guillotina (manual)

Tela de reposición de PFTE (1 m)

Espátula termostática

Pulverizador

Materiales (reservas iniciales para dos años)

Fibra de ligado (10 rollos)

Productos químicos desacidificantes

PGI-89/WS/4 - pág. 71

APÉNDICE D

DOCUMENTACIÓN SOBRE TRATAMIENTOS DE CONSERVACIÓN

1. Oficina de registros públicosf Londres

Lado 1

REFERENCIA(S) ORIGINAL(ES) REFERENCIA(S) FINAL(ES) CONSERVADORAS )

FECHA DE RECEPCIÓN FECHA DE DEVOLUCIÓN NUMERO DE DOCUMENTOS

ESTADO ORIGINAL ANTECEDENTES

MATERIALES DE REPARACIÓN/LAMINACIÓN COMPAGINACIÓN FINAL

Lado 2

TRATAMIENTO CONTRA HONGOS/ DESINSECTACIÓN

LIMPIEZA

FIJATIVOS PARA TINTA/ REFORZAMIENTO DEL PAPEL

DESACIDIFICACION/pH FINAL

ADHESIVOS

APRESTO

SELLOS

OTROS TRATAMIENTOS

PGI-89/WS/4 - pág. 72

2. Modelo propuesto por D.G. Vaisev (ver Apéndice E, N° 53)

Referencia y detalles: Número total de piezas:

Reparador: Reparación N°:

Fecha de recepción: Recibido por: Fecha de devolución:

Compaginación original:

Limpieza:

Fungicida:

Desacidificación:

Insecticida:

Apresto:

Materiales de reparación (cantidades incluidas):

Adhesivos:

Laminación:

Sellos:

Tipo de compaginación o encuademación:

Otros tratamientos:

PGI-89/WS/4 - pág. 73

APÉNDICE E

BIBLIOTECA BÁSICA DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN

Las obras que siguen se recomiendan como punto de partida de una biblio­teca de preservación y conservación. Los números de obras citadas en el texto del presente informe remiten a la obra de número correspondiente.

A. Estudios del RAMP y otros documentos del Programa General de Información de la Unesco y UNISIST

Publicados por la Unesco y disponibles gratuitamente solicitándolos al PGI, Unesco, 7, place de Fontenoy, 75700, París, Francia

1. Y.P. Kathpalia, Conservation and restoration of archives; a survey of facilities (1978, PGI-78/WS/14).

2. K.B. Hendriks, The preservation and restoration of photographic materials in archives and libraries (1984, PGI-84/WS/1); igualmente disponible en francés y español.

3. Y.P. Kathpalia, A model curriculum for the training of specialists in document preservation and restoration (1984, PGI-84/WS/2); igualmente disponible en francés y español.

4. J.A. Keene and M. Roper, Planning, equipping and staffing a document reprographic service (1984, PGI-84/WS/8).

5. C. Crespo and V. Vinas, The preservation and restoration of paper records and books (1985, PGI-84/WS/25); disponible igualmente en francés, español, árabe y ruso.

6. M. Roper, Directory of national standards relating to archives administration and records management (1986, PGI-86/WS/16); disponible igualmente en ruso.

7. D.L. Thomas, Survey on national standards on paper and ink to be used by the administration for records creation (1986, PGI-86/WS/22); disponible igualmente en ruso.

8. D.L. Thomas, Study on control of security and storage of holdings (1986, PGI-86/WS/23).

9. J.M. McCleary, Vacuum freeze-drving. a method used to salvage waterdamaged archival and library materials (1987, PGI-87/WS/7).

10. D.W.G. Clements, Preservation and conservation of library documents: a Unesco/IFLA/ICA enquiry into the current state of the world's patrimony (1987, PGI-87/WS/15).

11. G. Benoit and D. Neirinck, Les moyens de conservation les plus économiques dans les bâtiments d'archives des pays industriels et tropicaux (1987, PGI-87/WS/18).

12. V. Vinas, Traditional techniques of restoration (en preparación).

PGI-89/WS/4 - pág. 74

13. G.M. Cunha, Study on the methods of evaluation to determine preservation needs in library and archive collections (en preparación).

14. M.W. Pascoe, Study of the impact of environmental pollution on the preservation of records and archives (en preparación).

B. Otras monografías básicas

15. Y.P. Kathpalia, Conservation and restoration of archives materials. Documentation, Libraries and Archives Studies and Research Vol.1 (Unesco, París, 1973); igualmente disponible en francés.

16. L. Bell and B. Faye, La conception des bâtiments d'archives en pays tropical. Documentation, Bibliothèques et Archives Etudes et Recherches, Vol. 9 (Paris, Unesco, 1979); disponible igualmente en español

17. J. Davies, A study on the basic standards and methods in preservation and restoration workshops applicable to developing countries (International Council on Archives, Brussels, 1973).

18. M. Roper, Guidelines for the preservation of microforms, ICA Studies Vol. 2 (ICA, Paris, 1986); disponible gratuitamente solicitándolo al Tesorero del ICA, Bundesarchiv, Postfach 320, 5400 Koblenz, República Federal de Alemania.

19. Modern buildings of national archives/Bâtiments modernes d'archives nationales, Arçhivum, Vol. XXXI (1986).

20. Actes de la vingt-quatrième conférence internationale de la table ronde des archives/Proceedings of the twenty-fourth international archival round table conference, Policies for the preservation of the archival heritage. Gardone Riviera, 1986 (en preparación).

21. P. Walne, F.B. Evans and F. Himly, Dictionary of archival terminology/ Dictionnaire de terminologie archivistique, ICA Handbooks Series Vol. 3 (K.G. Saur Verlag KG, Munchen, 1984); con equivalentes en holandés, alemán, italiano, ruso y español. La segunda edición está lista para impresión.

22. Glossary of archive conservation terms (ICA Committee on Conservation and Restoration, Paris, 1985); en inglés con equivalentes en español, alemán, italiano y francés; está lista para impresión una versión revisada preparada en colaboración con IFLA y editada por K.G. Saur Verlag K.G.

23. R.K. Perti (éd.), Conservation of tradicional records; paper and allied materials (South and West Asian Regional Branch of the ICA and National Archives of India, New Delhi, 1987).

24. J.M. Dureau and D.W.G. Clements, Principals for the preservation and conservation of library materials. IFLA Professional Reports N° 8 (IFLA and The Library Association, The Hague, 1986).

25. M.A. Smith, Preservation of library materials: proceedings of the CDNL/ IFLA/Unesco conference. Vienna. 1986. IFLA Publications 40/41 (2 vols., K.G. Saur Verlag KG for IFLA, Munchen, 1987).

PGI-89/WS/4 - pág. 75

Photography - processed safety photographic film - storage practices. ISO 5466: 1986 (International Organisation for Standardization, Geneva, 1986).

Repair and allied processes for the conservation of documents, BS 4971: Part 1: 1973; Part 2: 1980 (British Standards Institute, 1973 & 1980); está a punto de terminarse una versión revisada de la Primera Parte.

Recommendations for the storage and exhibition of archival documents, BS 5454: 1977 (British Standards Institute, 1977); está a punto de terminarss una version revisada.

T.J. Collings, Archival care of still photographs. Society of Archivists Information Leaflets N° 2 (Society of Archivists, 1983).

K. Howarth, The preservation and storage of sound recordings, Society of Archivists Information Leaflets N° 4 (Society of Archivists, 1987).

Directory of supplies of materials, equipment, and services for archive and book conservation, storage and display. Society of Archivists Conservation Group Occasional Paper N° 1 (Society of Archivists, 1985).

M.L. Ritzenthaler, Archives & manuscripts: conservation. SAA Archives & Manuscripts Series (Society of American Archivists, Chicago, 1983).

M. Duchein, Les bâtiments d'archives: construction et équipements (Archives Nationales, Paris, 1985); se trata de una edición totalmente revisada de una versión previa traducida bajo el título de Archives building and equipment. ICA Handbooks Series Vol. 1 (K.G. Saur Verlag KG, Munchen, 1977); la versión revisada está siendo actualmente traducida al inglés.

D. Baynes-Cope, Caring for books and documents (British Museum Publications, London, 1981).

G.M. Cunha and D.G. Cunha, Library and archives conservation: 1980s and beyond, dos vols., (The Scarecrow Press, Metchen, NJ and London, 1983).

G. Petherbridge (éd.), Conservation of library and archive materials and the graphic arts (Butterworths, London, 1987); se trata de las actas de la Conferencia de Cambridge de 1980. (El precio de venta de 75£ puede resultar excesivo para un servicio de archivos con recursos limitados).

G. Thompson, The museum environment (Butterworths, London, 1978).

M.T. Roberts and D. Etherington, Bookbinding and the conservation of books: a dictionary of descriptive terminology (Library of Congress, Washington DC, 1982).

S.B. Swartzburg, Preserving library materials (The Scarecrow Press, Metchen, NJ and London, 1980).

O.P. Agrawal, Conservation of manuscripts and paintings in South-East Asia (Butterworths, in association with the International Institute for Conservation of Historic and Artistic Works, London, 1984).

PGI-89/WS/4 - pág. 76

41. J. Ashley-Smith (series ed.)> Science for conservators (3 vols., Crafts Council, London, 2nd impression, 1984).

42. G.M. Cunha, Mass deacidification for libraries (American Library Association, Chicago, 1987).

43. J.M. Banks, Guidelines for preventative conservation (Committee on Conservation and Preservation of Library Materials, Council of Federal Libraries, Ottawa, 1981).

44. I. Moor and A. Moor, Conserving photographs (Bishopgate Press, 1986).

45. J. McWilliams, The preservation and restoration of sound recordings (American Association for State and Local History, Nashville, 1979).

46. H. Anderson and J.E. Mclntyre, Planning manual for disaster control in Scottish libraries and record offices (National Library of Scotland, Edinburgh, 1985).

47. P. Waters, Procedures for salvage of water-damaged library materials (Library of Congress, Washington DC, 2nd edition, 1979).

76. Preservation of historical recordsf Committee on Preservation of Historical Records, National Research Council (National Academy Press, Washington DC, 1986).

77. Intrinsic value in archival materialf National Archives and Records Service Staff Information Paper 21 (National Archives and Records Service, Washington DC, 1982).

C. Periódicos

Además de los periódicos especializados en archivos y biblioteconomía, son indispensables las siguientes publicaciones:

48. Restaurator.

49. The paper conservator.

50. Abbey newsletter.

51. International conservation news: disponible gratuitamente solicitándolo al IFLA Programme on Preservation and Conservation, c/o Library of Congress, IFLA PAC Core Programme, National Preservation Programme Office, Washington DC, 20540.

D. Artículos dignos de mención en los periódicos mencionados u otros

52. D.G. Vaisey, "The archivist as conservator", Journal of the Society of Archivist 6(2) (octubre 1978), 65-75..

53. D.G. Vaisey, "Recording conservation treatment", Journal of the Society of Archivists 6(2) (octubre 1978), 96-6.

54. V. Daniels, "Air pollution and the archivist", Journal of the Society of Archivists 6(3) (abril 1979), 154-6.

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A D. Baynes-Cope and T.J. Collings, "Some specifications for materials and techniques used in the conservation of archives", Journal of the Society of Archivists 6(6) (octubre 1980), 384-6.

F. Jayot, "L'humidité dans les dépôts d'archives; instruments et méthodes de mesure", La gazette des archives NS N° 123 (4th trimestre 1983), 232 FF.

M. Dersarkissian and M. Goodberry, "Experiments with non-toxic anti-fungal agents", Studies in conservation 25 (1980), 28-36.

K.B. Hendricks and B. Lesser, "Disaster preparedness and recovery: photographic materials", American archivist 46(1) (Invierno 1983), 52-?

W.K. Wilson and E.J. Parks, "Historical survey of research at the National Bureau of Standards on materials for archival records", Restaurator 5(3-4) (1983), 191-?

A. D. Baynes-Cope, "Conservation: why the scientist can help", Archives 16(70) (Oct. 1983), 162-6.

D.L. Thomas, "Conservation: new techniques and new attitudes", Archives 16(70) (Oct. 1983), 167-77.

B. Faye, "The design of archives buildings", Unesco journal of information science, librarianship and archives administration 4(2) (abril-junio 1982), 88-93.

Y.P. Kathpalia, "Conservation and preservation of archives", Unesco journal of information science, librarianship and archives administration 4(2) (abril-junio 1982), 94-100.

H. Horakova and F. Martinek, "Disinfection of archival documents by ionizing radiation", Restaurator 6 (3-4) (1984), 205-16.

C. Smith, "Starting a conservation programme", Archives and manuscripts 15(1) (mayo 1987), 41-7.

"Education for conservation", Journal of librarianship 17(2) (abril 1985), 74-105; cinco informes del seminario Library Association's Conservation Seminar, London, 1984.

D. Allsopp, "Biology and growth requirements of mould and other deteriogenic fungi", Journal of the Society of Archivists 7(8) (octubre 1985), 530-3.

D.L. Thomas, "Archive buildings: international comparisons", Journal of the Society of Archivists 9(1) (enero 1988), 38-44.

Restaurator 8(1) (1987); este número está dedicado a los informes presentados en una conferencia celebrada en Washington, D.C. sobre la preservación mediante fotocopiado.

M. Roper, "Advanced technical media: the conservation and storage of audio-visual and machine-readable records", Journal of the Society of Archivists 7(2) (octubre 1982), 106-12.

R. Strassberg, "The use of fumigants in repositories", American archivist 41(1) (enero 1978), 25-36.

PGI-89/WS/4 - pág. 78

72. H. Wilman, "Copying without damage: The British Library strategy", Archives 18(78) (Oct. 1987), 85-8.

73. D.G. Vaisey, "Archivists, conservators and scientists: the preservation of the nation's heritage", Archives 18(79) (abril 1988), 131-43.

74. D.G.W. Clements, "Emerging technologies - paper strengthening", Restaurator 8 (1987), 124-8.

75. D.L. Thomas, "Architectural design and technical equipment for the physical protection and conservation of documents", Mitteilungen des Osterreichischen Staatsarchivs 39 (1986), 233-51.

76. Ver Sección B.

77. Vers Sección B.