2015

LA GESTION DE CUENTAS POR COBRAR EN LAS

INSTITUCIONES EDUCATIVAS PRIVADAS

DIRECTORES 2015

2

INTRODUCCIÓN Cierto es que a medida que algunos problemas sociales como la desocupación, el sub-empleo, el quebrantamiento de la unión familiar, la recesión económica, la ruptura de la cadena de pagos, entre otros, avanzan en nuestra sociedad, las instituciones educativas privadas no saben cómo afrontar los costos de pensiones con eficiencia. Una creciente dificultad en los pagos por parte de la población escolar se cierne en mayor o menor grado, en función de las diferentes actividades desarrolladas por los padres de familia. Un padre de familia deudor de una institución educativa privada surge como resultado del incumplimiento de los pagos de sus obligaciones mensuales por el servicio escolar ofrecido. Pero, las instituciones educativas tienen que adoptar políticas de cobro eficientes que busquen maximizar las fuentes de financiamiento del colegio, con el fin de poder cumplir con los compromisos asumidos con la comunidad educativa (servicio educativo), con el personal, con el estado y las instituciones públicas y privadas. El tratamiento del tema en forma profesional significa adoptar nuevos criterios de exigencia y evaluación, sin dejar de contemplar a la Institución Educativa como una entidad social.

1. DEFINICION DE CUENTAS POR COBRAR

Se entiende por Cuentas por Cobrar a todos aquellos derechos adquiridos por la Institución, por la prestación del servicio educativo o por la venta de algún material.

2. OBJETIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Crear un sistema automatizado de cuentas por cobrar para la Institución de manera más rápida, nítida y precisa, que brinde apoyo a la toma de decisiones.

Con la creación de un sistema automatizado se logrará agilizar el cobro a los clientes y eliminar la abundante papelería que maneja la institución educativa.

3. RESPONSABLE DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Es responsabilidad del Administrador Educativo el cobro de las cuentas por cobrar.

El Administrador Educativo será responsable de emitir los estados de cuentas por cobrar

(detalle de los morosos) a la Dirección del Colegio.

También deberá suministrar las cuentas por cobrar mensuales al Departamento de

Contabilidad para la conciliación de los morosos.

4. CONCEPTO DE COBRANZAS FORMALES De acuerdo a la aplicación del artículo 14 de la Ley 26549, se aluden tres conceptos de cobro de acuerdo a la oportunidad y los términos en que deben ser informados los consumidores. Estos conceptos son la matrícula, las pensiones de enseñanza y la cuota de ingreso.

3

5. POLITICA GENERAL DE COBRANZA La política está determinada por los diferentes procedimientos de cobro que se apliquen. Pueden comprender:

Comunicados en Sobre Cerrrado.

Nuevos Cronogramas de Pagos.

No Ratificación de matrícula

Acciones Legales. Las variables a considerar son:

Calidad de las Cuentas Vencidas

Análisis del Cliente

Plazo del Crédito

Cualquier otra Condición Especial de Pago 6. CONDICIONES FORMALES PARA COBRAR El Artículo 14° de la Ley de Centros Educativos Privados 26549, modificado por la menciona Ley 27665, establece que los Centros Educativos están OBLIGADOS a brindar en forma veraz, suficiente, apropiada y muy fácilmente accesible a los Padres de Familia o Apoderados, antes de cada matrícula, la siguiente información:

a. Documentación del registro que autoriza su funcionamiento. b. El monto, número y oportunidad de pago de las pensiones, así como los posibles

aumentos. Las pensiones serán una por cada mes de estudios del respectivo año lectivo, pudiendo establecerse por concepto de matrícula un monto que no podrá exceder al importe de una pensión mensual de estudios.

c. El monto y oportunidad de pago de las cuotas de ingreso. d. Requisitos para el ingreso de nuevos alumnos. e. El plan curricular de cada año de estudios, duración, contenido, metodología y sistema

Pedagógico. f. Los sistemas de evaluación y control de los estudiantes. g. El número de alumnos por aula. h. El horario de clases. i. Los servicios de apoyo al estudiante que pudiesen existir. j. El Reglamento Interno; y k. Cualquier otra información que resultare pertinente y que pudiera interesar a los

alumnos.

El Director de la IEP debe informar a la UGEL, antes del inicio del año escolar, sobre el monto y número de pensiones de enseñanza, cuota de ingreso y posibles aumentos, rebajas de pensiones y facilidades que haya establecido para los educandos que lo necesiten, como número de becas, además de otros cobros por diferentes conceptos (seguros de accidentes, APAFA, uniformes, etc).

4

MODELO DE CARTA UGEL

Lima, 30 de diciembre de 2014 Señor DIRECTOR DE LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL Nº Presente De mi especial consideración: En cumplimiento a lo establecido en el Artículo 47º del Reglamento de Instituciones Educativas Privadas de Educación Básica y Educación Técnico Productiva, aprobado por Decreto Supremo Nº 009-2006-ED, tengo el agrado de dirigirme a usted, para hacer de conocimiento de su Despacho que esta Institución Educativa, para el año 2014, ha establecido lo siguiente: COSTO DEL SERVICIO EDUCATIVO:

a) Derecho de Admisión : S/. b) Cuota de Ingreso : S/. c) Matrícula

Inicial : S/.

Primaria : S/.

Secundaria : S/. d) Pensiones Marzo a Diciembre

Inicial : S/.

Primaria : S/.

Secundaria : S/.

e) Seguro de Vida y/o contra Accidentes (Pago voluntario)

BECAS Y OTRAS AYUDAS: Se ha determinado otorgar XXX becas completas distribuidas en becas completas, medias becas y cuartos de beca de acuerdo la evaluación familiar del alumno, su situación económica, social y rendimiento académico. Sin otro particular, quedamos de usted. Atentamente,

________________________________ DIRECTOR (A)

5

Durante el proceso de matricula la IEP está obligada a brindar en forma escrita, veraz suficiente y apropiada la información sobre las condiciones económicas a que se ajustará la prestación del servicio educativo. Dicha información constará en un documento (Convenio o Declaración) que será suscrito por el padre de familia y el director del Centro Educativo.

CONVENIO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EDUCATIVOS

CONDICIONES ECONÓMICAS AÑO 2015 De acuerdo a las modificaciones legislativas: Ley Nº 27665 y el Decreto Supremo Nº 005-2002-ED, los abajo firmantes suscriben, manifestando su acuerdo, las condiciones económicas referidas a la prestación de servicios educativos que brinda la IEP ……………………... con RD Nº……. Artículo 1: El Colegio……………… cobrará en el año 2014, 10 (diez) pensiones mensuales (desde marzo a diciembre) cada una de S/. …….. (……………… y 00/100 Nuevos Soles). Artículo 2: Los padres de familia abonarán además los siguientes conceptos:

S/. …….. (………………y 00/100 Nuevos Soles) una vez al año, por concepto de matrícula.

Artículo 3: Los padres de familia abonarán además los siguientes conceptos:

S/. …….. (…………… y 00/100 Nuevos Soles) una vez al año, por concepto de matrícula.

Artículo 4: El Colegio no cobrará ninguna mora dentro del mes de vencimiento de la pensión. Pasado el mes correspondiente al pago de la pensión, se cobrará una mora de S/. …… (…… y 00/100 nuevos soles). Artículo 5: El Colegio no realizará aumento en el monto de las pensiones a menos que la economía nacional experimentara una fuerte devaluación que obligara a tomar esta medida. Artículo 6: Las libretas de notas se entregarán solamente a los padres de familia o apoderados que se encuentren al día en sus cuotas de pago. Asimismo, se retendrán los certificados u otros registros de evaluación correspondientes a los períodos no pagados, teniendo el Colegio la facultad de no ratificar la matrícula para el año siguiente, en el caso que habiendo citado a una reunión al padre o apoderado para tratar el incumplimiento en el pago del costo educativo de dos o más meses, no se logre ningún entendimiento de pago o no se cumpla el cronograma establecido de pago. Artículo 7: Transcurridos dos meses en los cuales el padre de familia o apoderado no hubiera cumplido con la cancelación total de las obligaciones a su cargo, el centro educativo citará a una reunión al padre de familia o apoderado para acordar un nuevo cronograma de pago.

6

Habiendo tomado conocimiento de los compromisos asumidos en el presente documento, y estando conforme con los términos expuestos anteriormente, en señal de acuerdo firmamos: -------------------------------------------- ---------------------------------------------------DIRECTOR (A) Nombre del Padre o Apoderado DNI Nº……………................... DNI Nº ........................................... Lugar y Fecha: ………………………………………………………… 7. APLICACIÓN DE LA Ley Nº 29571 - CODIGO DE PROTECCIÓN AL CONSUMIDOR

7.1 Derechos esenciales del consumidor en los productos y servicios educativos

Atendiendo a la especialidad de los productos y servicios educativos, el consumidor tiene derecho esencialmente a lo siguiente:

a. Que se le brinde por escrito información veraz, oportuna, completa, objetiva y de buena

fe sobre las características, condiciones económicas, ventajas y demás términos y condiciones del producto o servicio.

b. Que se le cobre la contraprestación económica correspondiente a la prestación de un servicio efectivamente prestado por el proveedor de servicios educativos.

c. Que se le informe antes de que se inicie el proceso de contratación sobre los documentos, certificaciones, licencias o autorizaciones con que cuenta el proveedor para desarrollar lícitamente la actividad.

d. Que se le informe de manera clara y destacada sobre la naturaleza y condiciones de la certificación que será otorgada a la conclusión del programa y servicio contratado.

e. Que no se condicione la entrega del documento que acredite, certifique o deje constancia del uso o desarrollo del producto o servicio a pago distinto del derecho de trámite, salvo en el caso de que el usuario registre deuda pendiente con la institución educativa, en concordancia con la legislación sobre la materia.

f. Que se tomen medidas inmediatas de protección cuando el servicio afecta el proceso formativo de los niños, niñas y adolescentes.

g. Que la institución educativa difunda y promueva objetivamente las ventajas y cualidades que ofrecen a los usuarios.

La enumeración de los derechos establecidos en esta norma no excluye los demás que la Constitución Política del Perú o normas especiales garantizan ni otros de naturaleza análoga o que se fundan en el respeto de los derechos reconocidos en el Código.

7.2 Deber de informar de los centros y programas educativos

7

Los centros y programas educativos antes de finalizar cada período educativo y durante el proceso de matrícula están obligados a brindar en forma veraz, suficiente, apropiada y por escrito al consumidor información sobre el monto, número y oportunidad de pago de las cuotas o pensiones del siguiente período educativo, así como la posibilidad de que se incremente el monto de las mismas.

8. APLICACIÓN DE LA LEY Nº 27665 – PROTECCIÓN A LA ECONOMÍA FAMILIAR RESPECTO AL PAGO DE PENSIONES EN CENTROS Y PROGRAMAS EDUCATIVOS PRIVADOS La Ley Nº 27665 denominada “Ley de Protección a la Economía Familiar respecto del Pago de Pensiones en Centros y Programas Educativos Privados” y su Reglamento D. S. Nº 005-2002-ED establecen parámetros a utilizar en el cobro de pensiones educativas y otros conceptos. Las innovaciones que contiene la Ley Nº 27665 respecto a la Ley de Centros Educativos Privados 26549 son las siguientes: a. Las pensiones serán una por cada mes de estudios del respectivo año lectivo. b. Puede establecerse por concepto de matricula un monto que no exceda a la pensión

mensual de estudios. c. No podrá condicionarse la atención de los reclamos formulados por los usuarios ni la

evaluación de los alumnos al pago de pensiones. Pero sí se puede retener los certificados de los períodos no pagados.

d. No podrá obligarse a efectuar el pago de una o más pensiones mensuales adelantadas, salvo que estas sean cuotas de ingreso.

e. Se prohíbe condicionar la matrícula a pago de cuotas voluntarias. f. No podrá obligarse a comprar uniformes y/o materiales o útiles educativos en

establecimientos señalados con exclusividad por los centros educativos. g. En el cobro de pensiones, se impide el uso de fórmulas intimidatorias que afecten el

normal desenvolvimiento del desarrollo educativo y de la personalidad de los alumnos. 9. OFERTA, PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD La oferta, promoción y publicidad de los Centros Educativos, debe ser veraz y ajustarse a la naturaleza, características, condiciones y finalidad del servicio que ofrece. En materia de publicidad, los colegios se rigen por el Decreto Legislativo Nº 691 que regula las normas de la publicidad en defensa del consumidor. Los colegios deben observar la publicidad y promoción de los servicios educativos que ofrecen, puesto que, pueden ser sujetos de sanciones cuando en la propaganda, página web, etcétera ofrezcan servicios o alternativas educativas que no se ajusten a la realidad del colegio. 10. MOROSIDAD E INTERESES POR MORA El promedio de la morosidad en los Centros Educativos respecto a las pensiones por cobrar del ejercicio, al cierre del Estado de Situación Financiera Anual debe ser alrededor del 5% (cinco por ciento).

8

Si la morosidad del colegio está por encima de este promedio, es necesario hacer una evaluación y tomar las medidas correctivas para efectuar una adecuada cobranza de pensiones. Antes de la matrícula, el padre de familia debe ser informado por escrito a través de un documento, sobre el porcentaje de interés que se le cobrará por pensiones vencidas. Es legítimo que el colegio establezca la tasa de interés para los casos de mora en pensiones. Se recomienda que la tasa de interés sea en promedio del 0.012% a 0.014% diaria. De no pactarse el porcentaje de interés, se tendría que cobrar el interés legal, que lo fija el Banco Central de Reserva, que es alrededor del 2% anual. 11. RIESGO DE INCOBRABILIDAD Un incobrable es aquel cliente que no pagará jamás porque nos estafó, quebró, etc. Una tasa “aceptable” está en el orden del 5% anual como máximo. Una vez que entra a la cuenta de incobrable quedan las siguientes alternativas de solución: Financieramente, se puede utilizar una Política de Cobranza Agresiva, en base a la antigüedad de la cuenta. Es decir:

a. Se le ofrece cobrar solamente el capital sin intereses por moras. b. Se cobra en base a cuotas. c. Se puede aceptar cobranza en especie. d. Se le ofrece cobrar el 50% del capital. “Es preferible tener 50% de algo que tener

el 100% de nada”. 12. MODELOS DE FORMATOS Y CONVENIOS DE COBRANZA DE PENSIONES

FORMATO PARA EL PRIMER REQUERIMIENTO Lima, de……………………..de 2015 Señor ______________________ Presente Asunto: Pago de Cuotas Pensión Escolar Atrasadas Estimados Padres de Familia: Nos vemos precisados a dirigirle la presente, en consideración que al día de la fecha están pendientes de pago las pensiones de enseñanza por los servicios que brinda el colegio a su(s) hijo(s), correspondientes a los meses de ______________ y ______________. Sobre el particular, precisamos que el presupuesto del colegio que fundamentalmente comprende el costo de las remuneraciones del personal docente y administrativo y el

9

correspondiente a la adquisición de bienes y pago de servicios se financia con el pago de las pensiones de enseñanza. Su incumplimiento nos crea serias dificultades de carácter institucional y laboral en lo referente al pago de las remuneraciones y las cargas sociales (Sistema pensionario y de Seguridad social). A este respecto, debemos señalar que de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, el colegio tiene la facultad de no incluir en los documentos evaluatorios las calificaciones por los períodos no pagados y/o retener los certificados de estudios correspondientes a períodos no pagados y/o no ratificar la matrícula para el próximo año, en el caso que habiendo sido citado a reunión para tratar respecto el incumplimiento en el pago del costo del servicio educativo de dos o más meses, no se logre ningún entendimiento de pago de lo adeudado y que las libretas de notas solamente serán entregadas a los padres de familia o apoderados que se encuentren al día con el pago de las pensiones de enseñanza. En tal sentido, mucho estimaré se sirva concurrir a la Secretaria o Administración del Colegio a horas ______ del día ______ del mes de ____________ con el propósito de acordar el pago de dicha deuda con la advertencia que, si no concurriera usted a la reunión a la que les estamos convocando con la presente o no arribáramos a un acuerdo respecto del pago del costo del servicio educativo adeudado por usted o habiéndose acordado dicho pago no honrara usted con el mismo, lamentaremos tener que proceder de acuerdo a lo expuesto en la presente comunicación. En el caso que a la recepción de la presente, se hubiese cubierto el pago de las pensiones a que se contrae la presente comunicación, sírvase tenerla por no recibida. Con la confianza de que llegaremos a un verdadero entendimiento, me suscribo de usted.

Atentamente,

________________________________ DIRECTOR (A)

10

FORMATO PARA REITERACIÓN DE REQUERIMIENTO

Lima, ….. de……………………. de 2015

Señor

______________________

Presente

Asunto: Reiteración de pago de pensiones de enseñanza atrasadas

Estimados Padres de Familia:

Con un cordial y atento saludo me dirijo a usted para reiterar el contenido de

_________________ de fecha _____ del mes de ___________, con el que requerimos a

usted el pago de las cuotas de las pensiones de enseñanza que están pendientes de pago por

los servicios que proporciona el colegio a su(s) hijo(a)(s).

En la referida comunicación, precisamos que en aplicación de las disposiciones legales, el

Colegio tiene la facultad de no incluir en los documentos evaluatorios las calificaciones por los

períodos no pagados y/o retener los certificados de estudios correspondientes a períodos no

pagados y/o a no ratificar la matrícula del alumno al año siguiente en el caso que habiendo

sido citado a reunión para tratar respecto el incumplimiento en el pago del costo del servicio

educativo de dos o más meses, no se logre ningún entendimiento de pago de lo adeudado y

que las libretas de notas solamente serán entregadas a los padres de familia o apoderados

que se encuentren al día con el pago de las pensiones de enseñanza.

Consecuentemente, con el propósito de posibilitar que su menor hijo(a) (s) continúe(n) sus

estudios en el colegio y que en sus documentos evaluatorios se incluyan las calificaciones

correspondientes, por última vez solicitamos a usted para que tenga a bien concurrir a la

Administración del Colegio de horas _____ a _____ horas, desde el día ______ hasta el día

_______, del mes de _________ del año en curso, para acordar el pago de la deuda antes

mencionada, con la advertencia que si no concurriera usted a la reunión a la que les estamos

convocando con la presente o no arribáramos a un acuerdo respecto del pago del costo del

servicio educativo o habiéndose acordado dicho pago no honrara usted con el mismo,

lamentaremos tener que ejecutar lo expuesto en la presente comunicación.

11

En el caso que a la recepción de la presente, se hubiera cubierto el pago de las pensiones a

que se contrae la presente comunicación, sírvase tenerla por no recibida.

Con la confianza que de llegaremos a un verdadero entendimiento, me suscribo de usted.

Atentamente,

________________________________ DIRECTOR (A)

12

FORMATO PARA EJECUCIÓN DE ADVERTENCIAS POR FALTA DE PAGO DE PENSIONES

Lima, ….. de……………………..de 2015 Señor ______________________ Presente Asunto: NO RATIFICACIÓN DE MATRÍCULA PARA EL PRÓXIMO AÑO POR DEUDA DE

PENSIONES DE ENSEÑANZA De mi consideración: Me veo precisado a dirigirle la presente comunicación para referirme a los requerimientos formulados por el colegio respecto al pago de las pensiones de enseñanza por los servicios educativos proporcionados a su(s) menor(es) hijo(a)(s), que hasta la fecha no han sido honrados. En los requerimientos referidos, citación y proyecto de “Convenio de pago de pensiones devengadas” que se le envió, mencionamos que en aplicación de las disposiciones legales vigentes, el Colegio tiene la facultad de no incluir en los documentos devaluatorios las calificaciones por los períodos no pagados y/o retener los certificados de estudios correspondientes a períodos no pagados y/o a no ratificar la matrícula para el año siguiente en el caso que habiendo sido citado a reunión para tratar respecto el incumplimiento en el pago del costo del servicio educativo de dos o más meses, no se logre ningún entendimiento de pago de lo adeudado y que las libretas de notas solamente serán entregadas a los padres de familia o apoderados que se encuentren al día con el pago de las pensiones de enseñanza. Considerando lo expuesto, lamentamos tener que comunicar a usted que en próximo año, no será posible ratificar la matrícula de su(s) menor(es) hijo(a)(s) en el colegio, por lo que se servirá tomar las providencias necesarias. En el caso que a la recepción de la presente, se hubiera cubierto el pago de las pensiones a que se contrae la presente comunicación, sírvase tenerla por no recibida. Con este motivo me suscribo de usted.

Atentamente,

________________________________ DIRECTOR (A)

13

CONVENIO DE RECONOCIMIENTO DE DEUDA Y COMPROMISO DE PAGO DE PENSIONES DEVENGADAS

Conste por el presente documento privado, que se suscribe por duplicado, el CONVENIO DE RECONOCIMIENTO DE DEUDA Y COMPROMISO DE PAGO DE PENSIONES DEVENGADAS, que celebran de una parte el CENTRO EDUCATIVO PRIVADO “__________________”, con RUC N° ________________, debidamente representado por su Director ____________________, identificado con ___________ y con domicilio en ___________ Nº ____, del distrito de ______________, Provincia y Departamento de Lima, que para los efectos del presente se denominará EL COLEGIO; y de la otra parte el señor ___________________, identificado con DNI N° _____________, domiciliado en ___________________, del distrito de _____________, provincia y departamento de Lima que en lo sucesivo se llamará EL DEUDOR, en los términos y condiciones contenidos en las siguientes cláusulas PRIMERA. EL COLEGIO es una entidad educativa debidamente autorizada para impartir educación en los niveles educativos inicial, primaria y secundaria (según corresponda), cuyo presupuesto se financia fundamentalmente con el pago de las pensiones de enseñanza, por dichos servicios educativos, destinados fundamentalmente en lo referente al pago de remuneraciones del personal docente y administrativo, cargas sociales (Sistemas de Salud y Pensionario) y bienes y servicios (luz, agua, teléfono, mantenimiento, etc.). SEGUNDA. EL DEUDOR, en su calidad de padre de familia o apoderado, en el año _______ matriculó en EL COLEGIO a su(s) hijo(a)(s) _____________, por los estudios del (los) menor(es) mencionado(s), están pendientes de pago las pensiones correspondientes a los periodos que a continuación se indica. El monto total de la deuda pendiente de pago a que se contrae el presente convenio asciende a S/. ___________ (cantidad en letras), cuyo detalle es el siguiente: a. S/. ______ por el periodo _______ a Diciembre 200... b. S/. ______ por el periodo _______ a Diciembre 200… c. S/. ______ por el periodo _______ a Diciembre 200… d. S/. ______ por concepto de ratificación de matricula del año _______ (si corresponde).

TERCERA. Por el presente, EL DEUDOR, para posibilitar la ratificación de la matrícula de su(s) hijo(a)(s) _____________, ___________________ reconoce que adeuda a EL COLEGIO, por concepto de pensiones de enseñanza e intereses moratorios la suma total de S/._____________________ (_____________ Y 00/100 NUEVOS SOLES). CUARTA. Mediante el presente documento EL DEUDOR asume el Compromiso de Honor de pagar a EL COLEGIO, la suma a que se contrae la cláusula precedente, de acuerdo al siguiente cronograma:

14

a. A la suscripción del presente convenio la suma de S/. ___________ (CANTIDAD EN LETRAS).

b. La suma de S/. _________ (CANTIDAD EN LETRAS), el día _____________________________.

QUINTA. EL DEUDOR declara conocer que de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, es facultad de EL COLEGIO no ratificar la matrícula del alumno para el año siguiente, en el caso que se incumpla con el cronograma de pago de la deuda a que se contrae el presente documento, y que las calificaciones por los periodos no pagados, no sean incluidas en los documentos evaluatorios y/o a retener los certificados de estudios correspondientes a periodos no pagados y que además las libretas de notas solamente serán entregadas a los padres de familias o apoderados que se encuentren al día con las pensiones de enseñanza. En fe de lo cual las partes suscriben el presente convenio a los _______ días del mes de ___________ del año dos mil ___________