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La Innovación Tecnológica al Servicio del Archivo
Pedro A. Cabrera Hernández
Director del Archivo Municipal de Tinajo
EL CASO DEL AYUNTAMIENTO DE TINAJO
Y SU ARCHIVO MUNICIPAL
Segovia, 27 Mayo 2016
© AYUNTAMIENTO DE TINAJO 2016 – RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS
Índice
1. Introducción
2. Antecedentes
3. Objetivos
4. Requisitos Legales
5. Concreción de la Política de Gestión
6. Puntos Clave del Éxito
7. Solución Propuesta
8. Beneficios
• Tinajo municipio de la isla de Lanzarote
• Población: 5800 habitantes
• Territorio: 135´3 km².
• Un Parque Nacional.
• Dos Parques Naturales
• Presupuesto: 6.900.000 €
• Por tanto un municipio pequeño y con
recursos limitados.
Introducción
© AYUNTAMIENTO DE TINAJO 2016 – RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS
AÑO 2006
• Inexistencia de gestión documental • Archivo como almacén • Sin control de acceso • No organizado • Inexistencia de herramientas informáticas
AÑO 2007 • Implantación de Herramientas y equipamientos • Mejora en la gestión del Archivo • Aunque el Archivo sigue aislado
AÑO 2009 • Implantación de un tramitador de expedientes • Propuesta de análisis de procedimientos y tipos
documentales • Falta de colaboración • El servicio de archivo queda aislado • El sistema se muestra inestable y cae por dos veces
AÑO 2014 • Cambio de visión • Eliminación del sistema anterior • Implantación de plataforma de administración
electrónica • El servicio de archivo se revela como parte
indispensable
AÑO 2015 • Creación del Archivo Electrónico Único
Antecedentes
© AYUNTAMIENTO DE TINAJO 2016 – RESERVADOS TODOS LOS DERECHOS
2006
2007
2015
- Inexistencia de gestión documental - Archivo como almacén - Sin control de acceso - No organizado -Inexistencia de herramientas informáticas
- Implantación de Herramientas - Mejora en la gestión del Archivo - Aunque el Archivo sigue aislado
- Implantación de un tramitador de expedientes - Propuesta de análisis de procedimientos y tipos documentales - Falta de colaboración - El servicio de archivo queda aislado - El sistema se muestra inestable y cae por dos veces
- Cambio de visión - Eliminación del sistema anterior - Implantación de plataforma de administración electrónica - El servicio de archivo se revela como parte indispensable
- Creación del Archivo Electrónico Único - Portal de Transparencia
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Antecedentes
• Creación de un Archivo digital seguro
• Entorno Cloud
• Gestión conjunta de documentos electrónicos como físicos
• Integrado pero separado del sistema de producción
• Capaz de ingestar documentos electrónicos desde el punto de
origen
• Descripción automática
Objetivos
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• Ley 11/2007, art. 31.2
• R. D. 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el E.N.I. art 21.1.j y 21.2
• N.T.I. de Política de Gestión de Documentos Electrónicos
• N.T.I. de Política de Firma y Certificados de la Administración
• N.T.I. de Documento Electrónico
• N.T.I. de Expediente Electrónico
• Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo y 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público
• Ordenanza de Administración Electrónica de 2010
• Política de Gestión de Documentos Electrónicos
Requisitos Legales
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• Visión Integrada, para todas las áreas del Ayuntamiento
• Definición de roles y responsabilidades
• Controles archivísticos tanto en el sistema de producción como en
archivo
Concreción de la Política de Gestión
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Los elementos clave del proyecto:
Respaldo de la alta gestión
Colaboración de equipos Odilo -Tinajo - Gestiona
Implicación del Archivo en la gerencia
Planificación, seguimiento y análisis de riesgos
Sujeción a normativas archivísticas y legislación
…
Puntos Clave del Éxito
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• Mantener separados los sistemas de producción y de conservación.
• Los procesos archivísticos deben quedar inscritos desde el comienzo.
• Controlar que el sistema de producción siempre hará transferencias de
“buenos” documentos
• Diseñar mecanismos que eliminen ese margen subjetivo de confianza
Solución Propuesta
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Un servicio web que vigila de manera automática que los expedientes que llegan del sistema de
producción cumplen las reglas impuestas por el servicio de archivo antes de ser ingeridos en el depósito
y les niega el paso cuando no lo hacen.
Solución Propuesta
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Ingesta automatizada al finalizar el expediente que valida:
Los datos de contenido, metadatos y firmas deben ser empaquetados antes
de ser transferidos.
Los mecanismos de denominación de ficheros deben seguir ciertas reglas
Las firmas deben chequearse contra sus propias normas
Los documentos deben ser inmediatamente utilizables por usuarios finales uso de
PDF en base64
La clasificación funcional debe asignarse de manera automática en el momento de
crear un expediente
Los Expedientes deben identificarse de acuerdo con el Directorio DIR3
Solución Propuesta- Reglas
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• La defensa de los intereses del Municipio
• Una gestión administrativa más ágil
• Defensa de los intereses de los ciudadanos
• Mayor Transparencia de los asuntos públicos
• El mejor aliado para la investigación y la cultura
Beneficios
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¡ MUCHAS GRACIAS !
Pedro A. Cabrera Hernández
Director del Archivo Municipal de Tinajo
Segovia, 27 Mayo 2016
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Sobre Odilo
COPYRIGHT ODILO 2016 4
Odilo nace con el objetivo de responder a las
necesidades de innovación de archivos y
bibliotecas
Adaptable a las tecnologías y
completamente interoperable
Alta disponibilidad
asegurada
Alto rendimiento y uso
eficiente de recursos mediante
economías de escala
Seguridad de los contenidos:
almacenamiento redundante
en distintas ubicaciones,
separadas y sincronizadas
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Tecnología cloud
Eliminación de costes fijos
relacionados con
tecnología
Modalidad SaaS
Software como servicio
El proveedor realiza la
instalación y configuración
de la plataforma El proveedor se encarga de las
actualizaciones del software
Certificaciones de protección
de los contenidos m (ISO
27001 …)
Servicios sustentados sobre
proveedores con solvencia
financiera acreditada
Integración con
aplicaciones y
visualización y acceso
multidispositivo
COPYRIGHT ODILO 2016 8
Seguridad
Esquema Nacional de
Seguridad
Norma ISO 27001
Seguridad de la información
Norma ISO 9001
Calidad
LOPD en relación con los usuarios
Seguro de responsabilidad civil
10
Gestores
documentales
Tramitación física
Tramitación electrónica
Aplicaciones de
tramitación
ECM
Escenarios de producción documental
COPYRIGHT ODILO 2016
Escenarios de gestión documental y archivo
COPYRIGHT ODILO 2016 11
DM Gestión
expediente
abierto
Gestión expediente cerrado
Gestión Archivo Único
Depósito físico
Depósito digital
Gestión de docs
Gestión archivo papel
COPYRIGHT ODILO 2016
Tramitación
física
PRESERVER
Solución de
preservación
digital de nueva
generación
A3W-AE
Solución completa
de gestión de
archivo electrónico
y físico
Tramitación
electrónica
Solución Odilo
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Soluciones archivo y preservación digital
COPYRIGHT ODILO 2016 13
PRESERVER
generación
Preservación
de nueva
A3W-AE
y
electrónico
Archivo físico
Tramitación
electrónica y
en papel
MUCHAS GRACIAS
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Federico Gramage
Head of Presales & Project Manager