Tema II: El Enfoque tradicional del control y el control de gestin.La vinculacin del sistema de control con la estrategia y la estructura organizacional en el control de gestin Amat, Joan Mara Reporte de lectura #5 Rodrguez Lpez Rosa Isela

RODRIGUEZ LPEZ ROSA ISELAREPORTE DE LECTURA #5

Amat, Joan Mara Es Doctor en Direccin de Empresas por IESE y Doctor en Ciencias Econmicas por la Universidad de Alcal de Henares. Es Licenciado en Ciencias Empresariales por la Universitat Autnoma de Barcelona. Diplomado en el International Program por la Manchester Business School. Ha sido profesor del departamento de finanzas de EADA, Universitat Pompeu Fabra, Universidad Carlos III, y del Instituto de Empresa donde ha sido titular de la ctedra Najeti de empresas familiares. Es Socio-Director de SMC Consultores en Management, empresa especializada en la consultora de empresa y, en especial, en el tema de la empresa familiar.

La direccin de una empresa trata de orientar el comportamiento y la toma de decisiones de las personas que componen la organizacin hacia sus objetivos. Toda empresa requiere de la formulacin de una estrategia que le permita adaptarse al entorno en funcin de sus objetivos y de sus puntos fuertes y dbiles as como el establecimiento de una estructura organizativa en la que los diferentes componentes de la organizacin deben tener definidas sus funciones y su responsabilidad en el desempeo de estas. El logro de los objetivos globales de la empresa exige su descomposicin en diferentes objetivos para las correspondientes unidades organizativas y centros de responsabilidad. Solo de esta manera se puede garantizar que sea coherente con los objetivos globales.

Introduccin

La formulacin de los objetivos empresariales ligada a la estrategia es el punto de partida del proceso de control. Esta permite la definicin de los diferentes objetivos especficos para cada uno de los distintos centros de responsabilidad existentes en la organizacin. Existe una estrecha relacin entre la estrategia y la estructura organizativa con el sistema de control. 1. El tipo de estrategia y de estructura que tiene una empresa condicionan las caractersticas del sistema de control.2. El proceso de control debe realizarse en funcin de la estrategia y de la estructura facilitando la informacin que le ayude a formular estrategias y el control de la actuacin de los diferentes responsables.El sistema de control condiciona la formulacin de la estrategia y la adaptacin de la estructura. De ah la importancia de que la informacin sea adecuada es de vital importancia para la evolucin a largo plazo de la empresa.

Actuacin

ResultadoLa vinculacin del sistema de control con la estrategia

Tanto la formulacin de alternativas estratgicas como con el posterior proceso de control de la implantacin de estas para facilitar la congruencia de la actuacin de la direccin y de los diferentes centros con los objetivos globales.Igualmente a travs de la vinculacin del presupuesto a corto plazo con la estrategia a largo plazo se asegura que los diferentes centros de responsabilidad puedan alcanzar sus objetivos particulares de forma coherente con los objetivos globales.

a) Adaptacin del sistema de informacin a las necesidades de informacin estratgicaLos sistemas de control deben facilitar aquella informacin que permita tanto diagnosticar problemas estratgicos potenciales como facilitar el anlisis de decisiones alternativas y su seleccin La informacin contable presenta deficiencias en el proceso estratgico debido a:

El diseo del sistema de control debe realizarse en funcin del tipo de estrategia al que se orienta la empresa.

b) Vinculacin del proceso de control presupuestario (corto plazo) con la estrategia (largo plazo)La planificacin financiera anual debe estar integrada con la estrategia a largo plazo de la empresa. Esto permite que los presupuestos anuales sean un reflejo de aquella y permitan orientar tanto la actuacin de los centros de responsabilidad no solo con los criterios a corto plazo sino tambin a largo plazo como la evaluacin de la actuacin de los diferentes responsables

La vinculacin del sistema de control con la estructura organizativa

La empresa, para lograr los diferentes objetivos debe de tener una estructura organizativa que facilite la realizacin de las diferentes actividades que constituyen su proceso interno. El grado de formalizacin y de centralizacin as como el tipo de estructura organizativa condicionan las caractersticas del sistema de control.

a) Vinculacin del sistema de control con el grado de formalizacin de la estructura organizativa.Cuanto mayor es la incertidumbre o ms compleja es la actividad mayor es la discrecin y ms difcil es la formalizacin mediante procedimientos. Ello explica las diferencias entre los sistemas de control que utilizan las empresas.

El control por resultados se debe utilizar cuando existe delegacin de una serie de funciones, se descentralizan una parte importante de las decisiones, se especifica una serie de objetivos y estndares respecto al resultado. En este contexto un sistema de control financiero por centros de responsabilidad es fundamental para asegurar y facilitar el cumplimiento de los objetivos y permite reducir la necesidad de la supervisin directa. El control burocrtico se utiliza en actividades rutinarias que permiten una elevada formalizacin y en las que prevalece la especificacin de los procesos a realizar. El riesgo de este tipo de control es que puede prevalecer la eficiencia de la tarea en detrimento del resultado. En estos casis, el sistema contable tiene una importancia limitada como mecanismo de control al privar el cumplimiento de los procedimientos. En aquellos casos cuando es difcil tanto formalizar las tareas como prever, medir, y evaluar el resultado de la actuacin se suele utilizar el control a-hoc. Este promueve mediante mecanismos que contribuyen a la identificacin de los miembros de la organizacin con los valores y objetivos de la empresa.

b) Vinculacin del sistema de control con el grado de centralizacin de la estructura orgnicaEl grado de centralizacin influir igualmente en las caractersticas del sistema de control. Cuanto mayor es la descentralizacin mas difcil y costoso es ejercer el control. Ello explica la preferencia por la centralizacin e implica el desarrollo de medios y la especificacin de procedimientos para proceder a la delegacin de tareas a los niveles inferiores para definir y limitar la autoridad.En la medida en que la descentralizacin sea mayor, ms necesario ser tener un sistema de control formalizado. Adems este deber estar adecuado para poder controlar las variables concretas en las que puede incidir la gestin descentralizada en los diferentes responsables.

c) Vinculacin del sistema de control con el tipo de estructura organizativaEl tipo de estructura organizativa influir igualmente en el sistema de control segn la empresa adopte una estructura funcional, divisional o matricial.En una estructura funcional suele predominar en control de carcter burocrtico y orientado a la eficiencia. En el control de gestin de una empresa funcional predomina el nfasis en el registro de la informacin y tiene una limitada utilizacin como mecanismo de control que queda reducida a la asignacin de recursos a los diferentes centros.En una estructura divisional suele predominar un control por resultados con nfasis en los indicadores de eficiencia.En una estructura matricial se suele producir una combinacin entre un control por resultados y un control Ad-hoc cultural debido a la complejidad de las actividades de cada centro.

d) Adaptacin del sistema de informacin a las necesidades de informacin que se requieren para la evaluacin de la actuacin de los diferentes responsablesEs necesario que el sistema de control este integrado con la estructura organizativa de la empresa de forma que los indicadores se definan en funcin de ella y los presupuestos y la evaluacin de la actuacin de cada centro se realicen en funcin de sus responsabilidades.

COMENTARIO

El control como hemos visto en las anteriores lecturas es de suma importancia para la organizacin. Pero no basta con solo saber que es necesario controlar los diferentes niveles de la organizacin, sino que hay que entender su importancia para alcanzar los objetivos tanto generales como particulares de la misma. Existen diversos tipos de control y para saber cual se debe implementar es necesario vincularlo con la estructura de la empresa, esto con el fin de que sea ms factible lograr los objetivos y coincidir en el mismo. Como futuros administradores es necesario conocer como se relaciona el control con otros aspectos como el control financiero y aprender a verlo como un sistema de cambio y de control hacia las partes que integran a la organizacin. Si logramos hacer esto nos ser de mucha ayuda ya que una de las principales funciones de todo administrador es controlar y si logramos identificar e implementar uno de estos modelos no solo ser ms factible sino que adems lograremos hacer un trabajo de calidad.