CEPAL - SERIE Manuales N° 7

9

CAPÍTULO IINTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DEPROYECTOS

Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES

10

Ilustración 1

Ilustración 2

SE NECESITA UN GERENTE DE PROYECTO

Ejercicio:A usted se le ha encargado la selección del Gerente de laUnidad responsable por la ejecución de un Proyecto

Usted debe elaborar un Menú de Habilidades que serviráde base para la selección. Liste las 10 principaleshabilidades que a su juicio debe poseer un buen Gerentede Proyecto. Asígneles valor de importancia, así: Valor 10a la más importante, 9 a la segunda... y asísucesivamente, hasta valor 1 a la menos importante.

AUTO-REFLEXIÓN SOBRE MIS HABILIDADES

DE LAS 10 HABILIDADES DEL LISTADO:

• Colocar una F al frente de las 3 en las que meconsidero más fuerte.

• Colocar una D al frente de las 3 en las que meconsidero más débil.

CEPAL - SERIE Manuales N° 7

11

Ilustración 3

Ilustración 4

EL CICLO DEL PROYECTO (BID)

Análisis yaprobación

Ejecución

Evaluaciónex-post

Identificación deideas de proyecto

1

Definiciónde objetivos2

Diseño3

4

5

6

Análisis yaprobación

Ejecución

Evaluaciónex-post

Identificación deideas de proyecto

1Definición

de objetivos2

Diseño3

4

5

6

GESTIONDEL

PROYECTO

LA GESTIÓN DEL PROYECTO

Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES

12

Lectura del curso central

Las etapas o fases del ciclo de los proyectos representadas en el gráfico son las siguientes:

Identificación de ideas de proyecto: en esta fase se identifican ideas de proyectosque parecen de alto interés por los problemas que podrán resolver y las ventajas o beneficios quepotencialmente pueden generar a la sociedad a costos razonables. En vista de que normalmente haym ucha sideas de proyecto, suele exisitir algún mecanismo de jerarquización que selecciona cualesideas se continúan considerando, lo que supone ciertos criterios de prioridad con los cuales se llevaa cabo la selección.

Definición de objetivos: el propósito es el motor de un proyecto, su razón de ser y loque le da dirección a todas su acciones. Por ello, es particularmente importante definir bien losobjetivos que se buscan. Est incluye, sobre todo, la formulación precisa del resultado o situaciónque se quiere lograr al concluir el proyecto y el mayor consenso posible de los interesados en queese es el resultado que buscan. Esta etapa también ahonda en el conocimiento de la situacióninicial que se quiere cambiar, incluyendo intereses que podrán resultar adversamente afectados porel proyecto.

Diseño: el primer paso de un buen diseño consiste en estudiar explícitamente las distintasopciones o vías razonables que existen para alcanzar los objetivos del proeycto y seleccionar entreellas la que más convenga a los intereses de la sociedad. Luego sigue una preparaciónprogresivamente refinada de todas las dimensiones del proyecto: técnicas, económicas,institucionales, financieras y otras.

Análisis y aprobación: antes de comprometer graandes cantidades de recursos en laejecución de un proyecto, debe somerterse a una explícita evaluación ex-ante, que en el BID sedenomina análisis de viabilidad o simplemente “el análisis” y examina todas las dimensiones delproeycto previamente perparadas para determinar si se justifica o no el compromiso de los recursosrequeridos. En esta fase se aprueba o no el proyecto, sus recursos financieros y los instrumentoslegales que puedan requierirse para formalizar los compromisos que implica.

Ejecución: en esta fase los ejecutores llevan a cabo todas las actividades o tareas delproeycto con lo recursos asignados al mismo, buscando lograr sus objetivos en el plazo estipulado.Durante la ejecución se debe hacer un seguimiento y una evaluaicón continua de la misma pararealizar ajustes en el camino exigidos por las circunstancias que corrijan jposibles deficiencias deldiseño.

Evaluación ex-post: al finalizar el proyecto suele hacerse una o más evaluaicones ex-post para determinar en qué medida logró sus objetivos y causó impactos en la sociedad, así comolas lecciones de la experiencia del proyecto que pudieran ser útiles para otros proyectos en elfuturo.

CEPAL - SERIE Manuales N° 7

13

Ilustración 5

Ilustración 6

EL CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO

PREPARACIÓN DE LA EJECUCIÓN

ORGANIZACIÓNY

PROGRAMACIÓN

1

CONTROLDE LAEJECUCIÓN

C4

2

EJECUCIÓN

TÉRMINO DE PROYECTO

EVALUACIÓN DE LOGRO DE OBJETIVOS PRODUCTOS) (PROPÓSITO)

3

GESTIÓN DEL PROYECTO• Conjunto de responsabilidades y de acciones necesarias para

materializar el proyecto (consolidación de componentes) y pararealizar su objetivo específico (propósito).

• Podemos identificar un “Ciclo de Gestión” que va:

– Desde el término del diseño (Comienzo de la contratación)

– Hasta el cumplimiento de los compromisos contractuales ycierre del proyecto

• En Préstamos BID puede asociarse el Ciclo de Gestión al tiempode desempeño de la Unidad Ejecutora (Coordinadora ) delPrograma o Proyecto.

Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES

14

Ilustración 7

Ilustración 8

LOS PRINCIPALES OBJETOS DE CONTROL = C4

C4Cantidad

Calidad

Cronología(Tiempo)

Costo

CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO - FASE 1PREPARACIÓN DE LA EJECUCIÓN

• Objetivos de la PREPARACIÓN DE LAEJECUCIÓN:

– Marcar RUMBO

– Fijar INDICADORES de desempeño

– Analizar y asegurar VIABILIDAD

– Propiciar CAPACIDAD de ejecución

• CARTA DE NAVEGACIÓN: C4• ORGANIZACIÓN

• PROGRAMACIÓN

PREPARACION DE LA EJECUCION

ORGANIZACIÓNY

PROGRAMACION

1

CEPAL - SERIE Manuales N° 7

15

Ilustración 9

Ilustración 10

CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO - FASE 2CONTROL DE LA EJECUCIÓN

• Objetivos del CONTROL:

– Asegurar cumplimiento de la ejecución de conformidad con elrumbo: C4

– Asegurar capacidad de ejecución.

• El control exige:

– Verificar sistemáticamente lo realizado versus lo programado

– Corregir oportunamente para evitar desvíos y recuperarcapacidad de ejecución

– Reprogramar para mantener metas originales o mejorarlas

CONTROL DE LA EJECUCION

C4

2

CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO - FASE 3

TÉRMINO DE PROYECTO• A su término todo proyecto requiere:

– Evaluación de cumplimiento deobjetivos de ejecución

– Cierre de proyecto– Empalme con fase de operación

(proyecto “generador de capacidad”)

• Acciones de Término de Proyecto– Desmontar la UE y elementos

temporales– Finiquitar cuentas y cerrar

compromisos– Elaborar Informe de Terminación de

Proyecto (ITP, PCR)– Facilitar iniciación de operación y

sostenibilidad

TÉRMINO DE PROYECTO

EVALUACION DE LOGRO DE OBJETIVOS (PRODUCTOS) (PROPÓSITO)

3

Material docente sobre gestión y control de proyectos - Programa de capacitación BID/ILPES

16

Ilustración 11

Ilustración 12

INSTRUMENTOS PARA LA GESTIÓN DEL PROYECTO - 1

• Marco Lógico

• Redes de Actividades y Cronogramas

• Presupuestos y Estados Financieros

– Costos

– Desembolsos

• Indicadores de Avance

– C4

• Parámetros de Calidad y EspecificacionesTécnicas

• Informes:– Seguimiento y Monitoreo– ISDP (PPMR) = Informe de Seguimiento sobre el

Desempeño del Proyecto– ITP (PCR) = Informe de Terminación de Proyecto

• Documentación fundamental:– Contrato de Préstamo e Informe de Proyecto– Contratos de Ejecución, de Suministros y de Servicios– Normas, procedimientos y operaciones

• Herramientas Informáticas:– TeamUp-PCM– Administradores de Proyectos (MsProject)

INSTRUMENTOS PARA LA GESTIÓN DEL PROYECTO - 2

CEPAL - SERIE Manuales N° 7

17

Ilustración 13

RESUMEN DE INSTRUMENTOS

EJECUCIÓN

PREPARACIÓN DE LA EJECUCIÓN

ORGANIZACIÓNY

PROGRAMACIÓN

1

CONTROLDE LAEJECUCIÓN

2

TÉRMINO DE PROYECTO EVALUACIÓN

DE LOGRO DE OBJETIVOS

(PRODUCTOS) (PROPÓSITO)

3

C4

ITP