GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN DE

EVENTOS

CARACTERISTICAS FUNDAMENTALES

Y

CLASIFICACION

1. Introducción1.1. ¿QUÉ ENTENDEMOS POR EVENTO?

• Buscar una definición de “evento” puede resultar una tarea ciertamente infructuosa, por la variada naturaleza de las actividades que dentro este concepto se recogen:

• − Celebraciones sociales (bodas, cócteles, bautizos,…).• − Actos culturales y deportivos (presentaciones de libros, estrenos

• de películas, declaraciones de bienes de interés cultural,• campeonatos provinciales,…).

• − Convenciones, actos protocolarios, seminarios y congresos, ferias y exposiciones,…

• − Actos empresariales (inauguraciones, visitas a plantas,• conferencias públicas, firmas de convenios,…)

• − Etc.

• No obstante, sí es posible enumerar una serie de características, comunes a todas estas actividades, que nos pueden acercar a la

definición que perseguimos.

• De esta forma, un evento es:

• − Un hecho, una actividad (económica, social, deportiva y/o cultural).

• − Un intercambio (social, técnico, profesional y/o científico).• − Una herramienta de marketing y comunicación. Obviamente, esta

tercera característica viene dada por la anterior.

1. Introducción

• Observemos, a continuación, cómo se manifiestan estos tres puntos en dos eventos muy diferentes:

UNA CENA DE EMPRESA UN CONGRESO CIENTÍFICO

Actividad La celebración de una cena de empresa en un hotel. Se reúnen todos los empleadosde la empresa para cenar.

La reunión, en una sedeconcreta, de expertos einteresados en determinada áreacientífica para tratardeterminados temas, debatir ybuscar nuevas líneas de trabajo.

Intercambio Empleados y jefes charlan y se conocen más allá de las Funciones específicas que tienen dentro de cadadepartamento.

Los asistentes, ponentes y/o público, comparten eintercambian puntos de vista sobre el tema en que se centra elcongreso.

Marketing yComunicación

La empresa comunicaaspectos financieros, busca ganarse a los empleados por el lado humano, premiatrabajos que consideraejemplos a seguir, etc.

Promotores, patrocinadores eincluso la propia ciudad sede delcongreso aprovechan lacelebración del mismo para darsea conocer dentro de los círculos sociales y económicos en los quela organización del congreso pudiera tener repercusión.

1.2. TIPOLOGÍA DE EVENTOS

Como hemos visto, bajo el concepto de “evento” se recoge una gran diversidad de actividades que es necesario organizar en una tipología. Para ello, realizaremos una primera clasificación diferenciando entre:

• eventos de carácter no turístico

• y eventos de carácter turístico.

TIPOLOGÍA DE EVENTOSEventos no turísticos:

• Actos de sociedad

• Actos de empresa

• Actos de familiaEventos turísticos

• Feria

• Jornadas técnicas

• Congresos y convenciones

1.2.1. Eventos no turísticos

• Consideramos eventos no turísticos a aquéllos que son organizados por clientes residentes en la misma comunidad donde se ubica la sede y que, por tanto, no incurren de manera general (a no ser que tengan invitados) en alquiler de habitaciones, transporte, etc., siendo el evento en sí la única fuente de negocio.

• Éstos suelen ser de un día de duración y pueden tener motivaciones sociales o de negocios.

1.2.1. Eventos no turísticos

• Actos de sociedad: bodas, cócteles, cenas benéficas, festejos deportivos, etc.

• Actos de empresa: bodas de oro empresariales, inauguraciones, convenciones, juntas generales, formación, presentaciones de productos, etc.

• Actos de familia: bodas, bautizos, cumpleaños, comuniones, aniversarios, etc.

TURISMO DE REUNIONES Y NEGOCIOS

• Turismo de Reuniones:

• Es aquel que genera un conjunto de actividades turísticas como consecuencia de la organización de encuentros de un destino a elegir y cuyos motivos giran entorno a temas profesionales

Turismo de Negocios:Incluye viajes individuales, ferias y exposiciones.

El Turismo de Reuniones y Negocios es el que genera mayor ingreso por turista en comparación con otros sectores de la industria, con la consecución de Beneficios para la ciudad elegida o destino ya que constituye en gran medida a la rentabilidad del patrimonio cultural y artístico.

• Debido a la gran competencia a la q éstos se ven sometidos, se ven obligados a mejorar su calidad en infraestructuras (acceso de carreteras) y equipamientos de recintos congresales (museos, en Universidades,

• Palacios de Congresos, salas de hotel,...)

El segmento de congresos y convenciones tiene ante sí un brillante futuro pero debe tener en cuenta los retos y desafíos por parte de los de diferentes destinos competidores.

Puntos Fuertes del Turismo de Negocios

• Es un estímulo para la promoción del destino. El asistente a estas reuniones puede convertirse en un gran promotor de la ciudad e incluso repetir la visita.

• El beneficio económico que genera, repercute en los distintos subsectores como gastronomía, lúdico, transporte, alojamiento, ocio,...Se puede afirmar que tiene un efecto multiplicador sobre la economía del lugar.

• Contribuye a des-estacionalizar la oferta de los destinos de sol y playa

Eventos turísticos

LAS FERIAS

• El origen de las ferias atiende a la necesidad de intercambio comercial. Son muchos los tipos

• de ferias existentes en función de los criterios considerados. No obstante, se puede

• establecer básicamente los siguientes:

CRITERIO: VENTA Y ENTREGA O NO DE LOS BIENES EXPUESTOS

TIPO DE FERIA CARACTERÍSTICAFeria de mercancías (feria mercado)

CARACTERÍSTICAFeria de mercancías (feria mercado)Se permite la venta y entrega al comprador de bienesexpuestos.

Feria de muestras No se permite la venta y entrega de las muestras expuestas durante la feria. Hoy en día representa latendencia general.

CRITERIO: CADENCIA DE CELEBRACIÓN

TIPO DE FERIA Periódicas

CARACTERÍSTICAPeriódicas Son las auténticas ferias.

Ocasionales Son las exposiciones.

CRITERIO: GRADO DE ESPECIALIZACIÓN

TIPO DE FERIA CARACTERÍSTICAFerias genéricas

CARACTERÍSTICA

Comprenden generalmente una multiplicidad de bienes yservicios, producidos por empresas de diversos sectores ydirigidos a usuarios integrados en distintas áreas deactividad económica.

Ferias especializadas Se exponen Se exponen bienes de un único sector.

CRITERIO: TIPO DE VISITANTES

TIPO DE FERIA CARACTERÍSTICAFerias de público genérico

CARACTERÍSTICAFerias de público genérico El objetivo básico es la información y la promoción.

Ferias profesionales Su finalidad última es la materialización de contactosespecializados.

CRITERIO: ORIGEN DE EXPOSITORES YVISITANTES

TIPO DE FERIA

• Ferias locales

• Ferias provinciales

• Ferias regionales

• Ferias nacionales

• Ferias internacionales

Jornadas técnicas

• Con este título se engloban una serie de actos como los cursos, seminarios, simposios, jornadas y reuniones empresariales, etc. Se trata de reuniones cuyas características hacen que no encajen en la definición de ferias o congresos, pero son también objeto de una compleja organización.

Jornadas técnicas

• Por lo general, son reuniones de carácter formativo, aunque también comprenden reuniones empresariales, en las que a menudo la finalidad es tratar asuntos de gran interés para la actividad de la empresa.

Jornadas técnicas

• Normalmente, la organización de estas actividades corre a cargo de las propias entidades convocantes, como son las universidades, asociaciones, empresas, etc. No obstante, cuando la magnitud del acto lo requiere, su organización se encarga a un profesional, especialmente en lo que respecta a la gestión del transporte y del alojamiento de aquellos asistentes que residen fuera del lugar donde se celebra el acto.