Republica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder del Popular para la Educacion

I.N.C.E.S

Calle 23 con carrera 19

Lara_Barquisimeto

Integrantes:

Maria Gabriela

Maria Lopez

Ferney

Yerly Hurtado

Diana vargas

Curso:

Cajero Integral

Profesora:

Amalia Montes.

INTRODUCCION

Debido a la gran importancia que tiene la contabilidad en las empresas, el

estudio de los libros usado en las mismas es vital para todo estudiante de

ingeniería en sistemas ya que a la hora de adoptar un programa de

contabilidad a una empresa debe tener los conocimientos básicos que le

proporciona el uso de los libros.

Los libros de diario le producen información muy valiosa al gerente de la

empresa ya que lo ayuda a corregir los planes del negocio por cualquier

variación desfavorable

EL LIBRO DIARIO

Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica

todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro

contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las

operaciones.

El primer registro de una operación se hace en el diario.

Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la

cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra,

ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del

Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el

libro debidamente autorizado.

A esta operación se le llama asentar en el diario. El diario es un libro de registro

original o de primera anotación.

El asiento de cada transacción indica qué cuentas deben cargarse y cuáles

deben acreditarse posteriormente en el mayor.

En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que

vimos en el capítulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos

contables, los cuales se ordenan por fecha de creación.

Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un período de tiempo

se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento

en sí, o sea, qué cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el

concepto.

Las cuentas cargadas serán las representativas de aquellos elementos que

constituyan los empleos de la operación -desde el punto de vista de la empresa

que efectúa la contabilidad- y las cuentas abonadas las que expresen los

conceptos correspondientes a los recursos.

En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deberá

coincidir con la suma de los valores de las cuentas abonadas.

El diario constituye la fuente de información para hacer los pases al mayor,

proceso que consiste en anotar en cada cuenta del mayor los asientos de

débitos y créditos.

IMPORTANCIA Y FINALIDAD

Es un libro que debe ser llevado obligatoriamente por todo comerciante, según

lo señala el Código de Comercio en el Art. 32, además de ser sellado y

presentado en el Registro Mercantil antes de ser utilizado (Art. 33 C.C.); deberá

ser un libro empastado, foliado y deberá quedar completamente sellado en

todas sus páginas.

El Libro Diario es conocido como libro de Entrada Original, porque en él se

registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán

registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en

orden cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de

cargarse y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos.

El libro Diario puede ser:

El Diario de Dos Columnas. (Este libro es el más utilizado) al momento de

llevarlo al Registro Mercantil para registrarlo y sellarlo, en su primera página irá

la Nota del Tribunal.

El Diario Multicolumnar.

CLASES DE LIBRO DIARIO

El libro diario puede ser de diferentes tipos, atendiendo al aspecto bajo el cual

se le estudie:

Atendiendo a su Diario principal o general

Jerarquía Diario Auxiliar

Clases de

Libro diario Atendiendo a su Diario de dos columnas o Diario Común

Forma Diario Multicolumnar o Americano

DIARIO PRINCIPAL

Es el libro en el que se van a registrar todas las transacciones que la empresa

haya realizado, bien sea cada día o a base de resúmenes, los cuales no

pueden abarcar periodos superiores a un mes. Es de hacer notar que este es el

único diario que es obligatorio legalizar antes de poner en uso; de ahí su

carácter de “principal”.

DIARIOS AUXILIARES

En aquellas empresas donde se realizan muchas operaciones repetitivas, se

utilizan diarios auxiliares no legalizados para registrarlas y luego el resumen de

ellas, es lo que se registra en el diario principal.

Por ejemplo: las empresas que realizan diariamente muchas ventas, utilizan un

diario auxiliar de ventas en el cual se registran esas ventas una por una y en

forma diaria. Llegado el fin del mes se suman y el total vendido en el mes, es

lo que se registra en el diario principal o legalizado.

Por supuesto, cualesquiera de estos diarios auxiliares pueden ser considerados

como diarios principales sí antes de ponerlos en uso son presentados al

registro mercantil y legalizados. Así podría existir un diario principal de ventas,

un diario principal de compras, un diario principal de egreso etc.… en este caso

el resumen mensual de cada uno de estos diarios, no sería necesario

registrarlo en el diario principal general ya que al estar los auxiliares legalizados

hacen innecesario ese registro.

DIARIO COMUN

El diario común es la forma de diario más difundida y más frecuentemente

utilizada.

Por ser este tipo de diario el más sencillo y el de más fácil manejo.

El rayado del diario común consta realmente de 5 columnas, solo se pueden

registrar cifras en las columnas 4 y 5.

(1)

FECHA

(año)

(2)

DESCRIPCION

(3)

REF

(4)

DEBE

(5)

HABER

(mes) (día)

Columna 1: fecha.

En esta primera columna se escribirá el mes y el día en que se está

registrando la transacción es decir, en la parte superior y al comenzar cada

una de las páginas, se escribe el año. Luego, frente al registro de cada una de

las transacciones, se va escribiendo el mes y el día en que ese registro está

siendo hecho.

Columna 2: cuentas y conceptos.

La segunda columna, que como se puede observar es la más ancha, está

destinada, en primer lugar, a escribir el nombre de la cuenta que interviene en

el registro de la transacción y, en segundo lugar, a dar una explicación lo más

clara posible, pero en forma muy resumida, de las características de la

transacción que está siendo registrada.

Columna 3: referencias.

Se utiliza esta columna para cruzar referencias con otros libros tales como el

libro mayor. En el próximo capítulo, se explicara lo relacionado con este último

y, en ese momento, se terminara de aclarar lo relacionado con esa columna.

Columna 4: Debe.

Se registrara en esta columna la cifra que le corresponde a cada una de las

cuentas que recibieron algo o se les cargo, como consecuencia de las

transacciones realizada.

COLUMNA 5: HABER.

En esta última columna por el contrario, se registraran las cifras que

entregaron las cuentas que intervinieron.

EL ASIENTO DE DIARIO.

El asiento de diario puede ser definido como método utilizado para registrar en

el diario las transacciones que una empresa realizada.

Este método de registro está sustentado en la teoría del cargo y del abono.

Como se recordara la teoría del cargo y el abono o de partida doble, se

fundamenta en que:

“En toda transacción hay una o varias cuentas que reciben (a las que se

les carga) y una o varias cuentas que entregan la misma cantidad (a las

que se les abona)”

Operación 1.

Para iniciar las operaciones, los señores Pérez y Juárez aportaron bs 50.000

cada uno en efectivo que depositaron en el Banco Venezuela a nombre de la

empresa según planilla nº 825 la operación se realizo 02.01.93

En la columna de fecha escribimos en la primera linea utilizable y frente al

numero asignado al asiento, se anota el mas y el dia en que se registra la

trasaccion.

De inmediato se procede a determina que recibio la empresa y que cuenta

controla lo que la empresa recibio

¿Qué recibio la empresa?

recibio dinero que se deposito en el banco por bs 100.000,00

¿Qué cuenta recibio?

BANCO. Si banco recibio, se registra la cantidad en el debe

FECHA DESCRIPCION REF DEBE HABER

Enero 2 ....1….

BANCO 100.000,00

El siguiente paso consiste en determinar que entrego la empresa y la cuenta o

cuentas que controlan lo que la empresa entrego:

¿Qué entrego la empresa?

Entrego a los señores Perez y Juares un documento donde consta que la

empresa les debe bs. 100.000,00 por el aporte que hicieron al capital de la

misma.

¿Qué cuenta controla lo que la empresa entrego?

CAPITAL, se llama la cuenta que controla la aportacion inicial que hacen los

dueños de la empresa para que este pueda iniciar sus operaciones. Si capital

entrega, se le abona bs 100.00,00

FECHA DESCRIPCION REF DEBE HABER

Enero 2 ....1….

BANCO

CAPITAL

100.000,00

100.000,00

Es necesario completar el asiento con un concepto o explicacion en el que en

forma resumida, se menciones algunos detalles adicionales de la transaccion.

FECHA DESCRIPCION REF DEBE HABER

Enero 2 ....1….

BANCO

CAPITAL

Asiento de apertura. Para registrar aportacion al capital según documento de constitucion y deposito nº825 Banco Venezuela

100.000,00

100.000,00

El 04.01.93 se compro a muebles center c.a factura nº 25, diferentes muebles

por bs. 10.000,00 para ser utilizados en la oficina, los cules fueron cancelados

con el cheque 7126 del Banco Venezuela

¿Qué recibio la empresa?

La empresa recibio muebles por bs. 10.000,00

¿Qué cuenta controla los muebles?

MOBILIARIO. A mobiliario se la carga bs. 10.000,00

¿Qué entrego la empresa?

Dinero que tenia en el banco por bs 10.000,00

¿Qué cuenta controla el dinero que la empresa tiene en el banco?

BANCO, a banco se le abona 10.000,00

FECHA DESCRIPCION REF DEBE HABER

Enero 4 ....2….

MOBILIARIO

BANCO

Compra de muebles a muebles center c.a factura 25 cancelando con cheque 7126. Banco Vanezuela

10.000,00

10.000,00

NORMAS LEGALES QUE REGULAN LA ELABORACION DE

ASIENTOS EN EL DIARIO

El articulo 36 del Codigo de Comercio menciona con claridad una series de

normas en torno a la actividad de regristrar transacciones en el diario.

De acerdo con este articulo, se prohibe:

1. Alterar en los asientos el orden y las fechas de las operaciones descrita.

2. Dejar blanco en el cuerpo de los asientos o a continuacion de ellos.

3. Poner asientos al margeny hacer interlineaciones, raspaduras o

enmendaduras

4. Borrar los asientos o parte ellos.

5. Arrancar hojas, alterar la encuadernacion o foliatura y cortar alguna

parte de los libro

DIARIO COLUMNAR.

Esta es otra forma de Libro Diario. Como su nombre lo indica, su contenido

incluye una serie de columnas que se destinan a aquellas cuentas que tienen

mucho movimiento, las otras cuentas de poco movimiento que pueden

afectarse en una determinada transacción, se llevan en una columna especial

que denominamos Cuentas Varias.

Este Diario Multicolumnar hace las veces del Diario General y por lo tanto debe

ser sellado y registrado antes de utilizarse, generalmente es utilizado por

empresas pequeñas, su manejo es sencillo y reduce el trabajo contable.

No existe un modelo único de Diario Multicolumnar, cada empresa lo diseña de

acuerdo a sus necesidades.

El manejo del Diario Multicolumnar es sencillo, asentamos la operación

cargándole y abonándole a las cuentas respectivas, operación por operación,

destinándole una línea para cada operación, si se necesita otras líneas las

utilizamos; pero se debe tener cuidado de no dejar espacios en blanco, no

borrar, no tachar, etc., si se comete un error u omisión al formular el asiento, lo

corregimos con otro asiento, cuando notamos la diferencia (artículos 32, 33, 34,

35, 36, 37, 38 del Código de Comercio).

Una vez registradas las operaciones de un determinado período generalmente

en forma mensual totalizamos las columnas; verificamos el total de los cargos

que deben ser igual al total de los abonos y luego se transfieren estos totales al

Mayor General.

En este caso se ha decidido utilizar las columnas como sigue:

1. Esta primera columna sera utilizada para anotar la fecha en que se esta

registrando cada transaccion, de la misma forma que se hace en el

diario de dos columna.

2. La siguiente columna, mas a,plia, es destinada a escribir el concepto del

asiento en forma resumida.

3. Columna utilizada para cruzar referencias con otros libros.

4. Dos columnas destinadas para la cuenta CAJA.

5. Dos columnas para registra el movimiento de BANCO.

6. Dos columnas para eEFECTOS POR COBRAR.

7. Dos columnas para eEFECTOS POR PAGAR.

8. Una columna para el registro de COMPRAS.

9. Una columna para el registro de VENTAS.

10.Una columna para registrar el movimiento de GASTO Y SUELDOS.

11.Una colmna destinada a GASTO DE ALQUILER.

12.Cuatro columnas destinada a controlar el movimento de cuentas

diferentes a las que ya tienen columna asignadas. En la primera de

estas columnas se anotara el nombre de la cuenta; las dos que siguen

seran utilizadas para anotar los cargos y abonos, y en la ultima es donde

se anotaran el cruce de referencia cuando estos cargos y abonos sean

pasados a las cuentas respectivas en el libro mayor.

REGISTRO DE TRANSACCIONES EN EL DIARIO COLUMNAR

Igual que en el diario de dos columnas; el registro de transacciones en el

diario columnar se hace mediante asientos de diario y, por supuesto,

basandonos tambien en la teoria del cargo y del abono, la diferencia con el

diario de dos columnas es de forma pues, en el fondo es lo mismo.

Operación 1

Recordemos el asiento que se hizo en el diario de dos columnas donde se

cargo banco y se abono el capital bs. 100.000,00 eso mismo se ha hecho

en el diario columnar. El procedimiento es el siguiente:

1. Se anota la fecha.

2. Se escribe el concepto.

3. Si la cuenta que interviene en el asiento tiene columna asignada

simplemente se anota la cifra en el daba o en el haber según

corresponda, comenzando siempre por los cargos y luego por los

abonos

4. Si la cuenta a la que se le va a hacer el registro no tienen columna

asignada, se asienta en las columnas de CUENTAS VARIAS,

escribiendo el nombre de la cuenta y, posteriormente, el cargo y el

abono que corresponda

Hay que hacer un cargo a bancos pues bien como BANCO tiene una

columna asignada, simplemente se anota la cifra en el debe. Luego

a¡hay que abonar a capital. Si como sucede en este caso, no existe una

columna habilitada para capital, le escribimos en la columna de cuenta

varias y se anotara la cifra bs. 100.000,00 en la columna del haber en la

misma linea que se utilizo para hacer el cargo a banco.

VENTAJAS DEL DIARIO

El diario cumple tres útiles funciones.

En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se

registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el

débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o

crédito. Este peligro se re deduce al mínimo con el uso del diario. Aquí, los

débitos y créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite

descubrir fácilmente esta clase de errores.

En segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el

diario guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la

operación en un solo lugar. Además, el diario ofrece amplio espacio para

describir la operación con el detalle que se desee.

En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario

en su orden cronológico.