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SIGA – ALMACENES

LOGOLA GESTION DE LOS ALMACENES GUBERNAMENTALES

EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO GUBERNAMENTAL Y SUS PROCESOS TECNICOS

El Decreto Ley Nº 220561. Catalogación2. Registro de proveedores3. Programación del

abastecimiento4. Registro y control5. Adquisiciones6. Recuperación de bienes7. Almacenamiento8. Distribución9. Mantenimiento10.Seguridad y 11.Disposición final

PROCESOS TECNICOS

RELACIONADOS CON EL

ALMACENAMIENTO

CATÁLOGO: LENGUAJE HOMOGÉNEO

PROVEEDORES

USUARIOS

ALMACÉN COMPRAS

Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras

El catálogo a cargo del OSCE. El actual se estructura de acuerdo a: Grupos Clases Familias Ítems.

Esta estructura corresponde a la del Catálogo que ha venido utilizando el MEF en la implementación del SIGA.

Art. 6º Reg

Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras

Ejemplo: 13.30.0020.0001 Insecticida líquido, galón. 13.30.0020.0003 Insecticida en gel 30 g

GRUPO / CLASE / FAMILIA / ITEM 13 Aseo limpieza y tocador

30 Desinfectantes abrillantadores detergentes0020 Insecticida líquido

0001 Insecticida líquido, galón. 0003 Insecticida en gel 30 g

Programación elaboración del PAC

Determinación de Necesidades

La Planificación de las necesidades se realiza en base a los consumos y pronósticos para cada material.Antes de ejecutar la planificación es necesario sincerar los stock existentes en cada Área usuaria.

Stock Real

Pronostico

Consumos corregidos

Consumos Históricos

Análisis de Coberturas

Determinación de Necesidades

A.U 1

CONSOLIDADO DE REQUERIMIENTO DE AREAS

USUARIAS

CONSOLIDADO DE REQUERIMIENTO DE AREAS

USUARIAS

A.U 2

A.U 3

A.U 4

A.U 5

Es el acuerdo para regular, modificar o extinguir una relación jurídica dentro de los alcances de la ley y el reglamento.

EL CONTRATO

Cláusulas Obligatorias

Garantías

Solución de Controversias

Resolución de Contrato por incumplimiento

Art. 40º Ley

Formalización del Contrato

Una vez que la buena pro ha quedado consentida (8 días hábiles), la entidad y el postor ganador, están obligados a suscribir el contrato respectivo.

Formalidad: Por Escrito (mediante la suscripción del

documento contractual) Mediante orden de compra o de servicios (En

Menor Cuantía, distinta a la ejecución o consultoría de obras)

Art. 138º Reg.

Ordenes de compra o de servicios|

En las ordenes de compra o de servicios, figurará como condición que el contratista se obliga a cumplir las obligaciones que le corresponden, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el Estado en caso de incumplimiento.

Art 138º Reg

Requisitos para suscribir el Contrato

Ganador de Buena Pro debe presentar: Constancia vigente de no estar inhabilitado, salvo

M.C. Garantías, salvo excepciones Contrato de Consorcio con firmas legalizadas de

los asociados, designando al apoderado común. Otros de acuerdo con la naturaleza del contrato

establecidos en las Bases

Art. 141º Reg

Procedimientos para suscribir el contrato

Citación: La Entidad cita dentro de los 2 días hábiles

siguientes de consentida la Buena Pro.Plazo:

El postor adjudicado debe apersonarse a suscribir el contrato dentro del plazo establecido por las bases (no menor a 5 ni mayor a 10 días hábiles), acompañando toda la documentación requerida.

Art. 148º Reg.

Efectos de la NO suscripción del contrato

Negativa del postor a suscribir el contrato: El ganador no se presenta: pierde la Buena Pro. Se cita al postor que ocupó el 2º lugar. Si éste no se presenta: PROCESO DESIERTO.

Vigencia del Contrato: Desde el día siguiente de la suscripción del contrato o de la

recepción de la orden de compra o de servicios. Rige hasta la conformidad de recepción (Bs. y Ss.) y se

efectúe el pago. En el caso de ejecución y consultoría de obras, el plazo

contractual corresponderá al previsto para su culminación.

Art. 148º y 149ºº Reg.

ENTREGA DEL CONTRATO AL POSTOR GANADOR

Luego de la suscripción del contrato y, en el mismo acto, la entidad entregará un ejemplar del contrato al contratista.

Art. 141º Reg

Prestaciones Adicionales y Reducciones

ADICIONALES

Excepcionalmente y previa sustentación del usuario, la entidad mediante resolución del titular, podrá disponer prestaciones adicionales en bienes y servicios hasta el 25% del monto del contrato original.Costos de los adicionales se determina sobre la base de las especificaciones técnicas, precio pactado o acuerdo entre las partes.REDUCCIONES.La entidad puede disponer la reducción de las prestaciones hasta el 25% del monto del contrato original.

Art. 41º de la Ley Art. 174º Reg

Penalidades por incumplimiento

Por mora: Retraso injustificado Máximo a cobrar 10% del monto del contrato

vigente o del ítem que debió ejecutarse. Se aplica fórmula: Penalidad diaria = (0.10 x Monto)/(FxPlazo)

Otras penalidades: Distintas a mora Razonables y objetivas, hasta el 10% del

monto del contrato vigente o del ítem que debió ejecutarse. Art. 165 y 166º Reg

Procedimiento para la resolución del Contrato

Carta Notarial requiriendo el cumplimiento de la obligación, bajo apercibimiento.

No es necesario el requerimiento previo, cuando se deba a la acumulación del monto máximo por mora o por otras penalidades. La carta notarial comunica la resolución del contrato.

Plazo: Ordinariamente : No mayor a 5 días Casos complejos y obras: No mayor a 15 días.

Carta Notarial de resolución. La Controversia relacionada con la resolución, puede

ser sometidas a conciliación y/o arbitraje dentro de los 15 días hábiles de comunicada la resolución.

Art. 169º Reg.

Nulidad del Contrato

Se declara de oficio por la Entidad: En caso que el contratista esté incurso dentro de los supuestos

del Art. 10º de la Ley. En caso se transgreda el principio de presunción de veracidad. Se suscribió, cuando existía un recurso de apelación. No se ejecutó el proceso de selección correspondiente.

Plazo para someter a conciliación y/o arbitraje: 15 días hábiles.

En otros supuestos, previo procedimiento arbitral.

Art. 56º de la Ley Art. 144º Reg.

Culminación del Contrato

Recepción y Conformidad: Conformidad (necesaria para proseguir con el

pago) En caso de observaciones, el plazo puede ser de 2

a 10 días, para subsanarlas.Efecto de la Conformidad:

Genera el derecho de pago Culmina el contrato Se cierra expediente respectivo

Controversias: A vía conciliatoria y/o arbitral (incluye defectos o

vicios ocultos) Art. 176º - 177º Reg

Contratación Complementaria(Contrato nuevo)

Condiciones para su procedencia: Que se celebre dentro de los 3 meses de culminado el

contrato. En tanto culmine el proceso de selección convocado Con el mismo contratista. Por los mismos bienes y/o servicios. Por única vez. Hasta por un máximo del 30% del contrato original. Que se preserven las condiciones que dieron lugar a la

adquisición o contratación

Art. 182º Reg.

MANUAL DE ADMINISTRACION DE ALMACENES PARA EL SECTOR

PUBLICO NACIONALRESOLUCION JEFATURAL Nº 335-90-INAP/DNA

25 de Julio de 1990

¿Que es un Almacén?Un ALMACEN, es simplemente el

Area de Deposito Temporal, para las Mercaderías que en ella se guardan, para luego ser distribuidas

Constituido por … Infraestructura, recursos humanos y procesos

empleados para realizar las actividades de almacenamiento y el manejo de inventarios

TIPO DE ALMACENES

ALMACENES CERRADOS

Provisto de paredes y techos Producto de mayor control Condiciones especiales (Protegidos de la luz) Simples ( un cuarto) Especiales

Temperatura ( cámara refrigerada)Presión Humedad

ALMACENES AL AIRE LIBRE

Materiales de gran volumen Materiales Combustibles, Explosivos o Contaminantes Requiere de una Loza de Cemento y limpia Alto riesgo de deterioro, perdidas y robos.

ALMACENES EN COBERTIZOS

Construido en material ligero( solo Techo) Materiales de Máxima ventilación Expuestos a factores climatológicos. Protección con mallas metálicas Recomendado para productos de alta rotación

ALMACENES ESPECIALES Establecido por organismos internacionales (IATA) (IMO) Altamente peligrosos( Compatibilidad y etiquetados)

ExplosivosQuímicos CorrosivosQuímicos ContaminantesGases PresurizadosMateriales Radioactivos Medidas Extremas de Manipuleo y Transporte.

ACTIVIDADES EN EL SERVICIO

DE ALMACENES

PROVEEDOR

Requerimiento

Entrega

EntregaUSUARIO

Solicita

CICLO DEL ALMACENAMIENTO

Salida

Ingreso

COMPRAS

RECEPCION

ESTIBA

DESPACHO

Recibe

Ubica y Traslada

Entrega

ALMACEN

SERVICIO DE ALMACEN

RECEPCION

Inspección

ALMACENAJE

CONTROL

Entrega

DISTRIBUCION DESPACHO

EL ALMACENAMIENTO

Este proceso técnico tiene por objetivo, el de ubicar en un espacio físico con fines de custodia temporal, los bienes que ingresan a la ENTIDAD, como vía para trasladarlos posteriormente a quienes lo necesitan.

PROVEEDOR ALMACÉN USUARIO

EL ALMACEN

El almacén es un área física, seleccionada bajo criterios y técnicas adecuados.

destinado a la custodia y conservación de bienes.

Responsabilidades del jefe del almacén

Presenciar, verificar y suscribir la conformidad.

Proteger y controlar los stocks.Velar por la seguridad y manten del

local y equipos.Efectuar la distribución.Coordinar la reposición de stocks.Emitir reportes de control.

Factores para la selección del local

Area requerida.Seguridad.Facilidad de recepciónCaracterísticas de los

materiales a almacenar.Distancia a los usuarios.Centros de abastecimiento.Vías de comunicación.Capacidad económica de la

entidad.

Distribución del local

Oficina.Recepción y

despacho.Zona de

almacenaje.Vestuarios.Servicios

higiénicos.Zonas para

ampliacionesAreas de

estacionamiento exterior.

Selección del mobiliario y equipos capacidad y

resistencia de pisos.

Peso y/o volumen del material a almacenar.

Tamaño conveniente.

Disponibilidad de repuestos y servicios.

Costo de operación Equipos de

seguridad

Zona de almacenaje

Espacio disponible. Ctd. Prevista de

bienes por almacenar. Manipulación que

necesitan. Condiciones

ambientales que requieren.

Seguridad y Control. Frecuencia de

demanda de c/u. Código de ubicación.

CLASES DE FUEGO

MANEJO DE EXTINTORES