El Archivo Histórico. Funciones. Instrumentos de

búsqueda, consulta y de control del servicio.

Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

Tipos de Archivos según el ciclo de vida de los documentos

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO INTERMEDIO

ARCHIVO HISTÓRICO

Fase activa de los documentos

Fase semiactivade los documentos

Fase inactiva de los documentos

Archivos Históricos:• Instituciones responsables de la custodia,

conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso, resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional (Art. 12 R.D. 1708/2011 de España).

Archivos Históricos:• El DTA (1995) plantea que es aquel Archivo

al que se le ha de transferir desde los Archivos Intermedios, la documentación que deba conservarse permanentemente, por no haber sido seleccionada para su eliminación.

• También pueden conservar documentos históricos, recibidos por donación, depósito o adquisición.

Archivos Históricos:• Es la unidad responsable de conservar,

organizar, administrar, describir y divulgar la memoria documental de la institución (Gómez y Villanueva, 2010?).

• Esta documentación con valor informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y trasmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de las naciones.

Archivos Históricos:• Los documentos permanecerán en ellos a

perpetuidad.

• Los principales valores de los documentos serán el informativo, el histórico y el cultural.

• Los principales usuarios de estos Archivos son los investigadores, los estudiantes, los ciudadanos en general y las Administraciones.

Procesos en el Archivo Histórico

• Descripción: Es la fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos.

Procesos en el Archivo Histórico

• Conservación: es una de las misiones fundamentales de los archivos, asegurando la transmisión del patrimonio documental a las generaciones futuras.

Procesos en el Archivo Histórico• En la conservación se presta especial

atención también a:

–Los soportes: papel, pergamino, soportes informáticos.

–El deterioro: alteraciones físicas de los documentos:

• Intrínsecas: acidez del papel, la descomposición de las tintas, fragilidad de los documentos…

• Extrínsecas: temperatura, humedad relativa, luz, polución, microorganismos, insectos…

Funciones del Archivo HistóricoSegún el AHP de Ciudad Real, España

• Entre sus servicios se encuentran:

– De información: sobre el acceso, consulta y otros servicios que ofrece el Archivo.

– Asesoramiento y orientación a los ciudadanos en la búsqueda de fuentes documentales y bibliográficas.

– Documental:

• Consulta documental y bibliográfica.

• Préstamo de documentos.

Funciones del Archivo HistóricoY continúa el AHP de Ciudad Real, España

– Servicio administrativo:

• Obtención de copias, informes y certificaciones de cualquier documento de libre acceso, cuando el estado de conservación lo permita y mediante pago de la correspondiente tasa o precio público.

– Servicio de difusión cultural y educativa:

• Actividades culturales y educativas para la difusión de la información y de las fuentes documentales contenidas en el Archivo.

• Visitas guiadas al Archivo concertadas con antelación.

Archivo Histórico de Ciudad Real, España

Fuente: http://ccta.jccm.es/dglab/ArchivosHist?opc=1&idArchivo=2

Funciones del Archivo Histórico

Según Barroso (2013) del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara, Cuba

• Atesorar, proteger, salvaguardar y difundir el patrimonio documental del patrimonio documental de la región.

• Difusión de los fondos y colecciones que posee.

• Capacitación de los recursos humanos vinculados a la actividad archivística.

Funciones del Archivo Histórico

Continúa Barroso (2013)

• Diversificar gradualmente las actividades de servicio a la investigación académica y desarrollar tareas cada vez más relacionadas con la educación, la cultura, la protección del patrimonio documental y la promoción cultural hacia la comunidad.

• Coordinar el funcionamiento de los archivos del Sistema que le correspondan.

Funciones del Archivo Histórico

Y finaliza Barroso (2013)

• Brindar servicios de asesoría y consultoría a organismos, instituciones u organizaciones en materia de gestión documental.

• Expedir certificaciones y copias certificadas de los documentos que atesoran.

• Elevar la cultura de la gestión archivística en los recursos humanos.

Fuente: http://archivohistorico.villaclara.cu/index.php/articulos-publicados/123-lourdes-barroso-horta

Archivo Histórico Provincial de Villa Clara. Cuba

Funciones del Archivo HistóricoSegún Lucas (2007)

• Recoger los fondos que servirán para elaborar los estudios de historia local.

• Convertirse en un servicio público de la Administración y no solo reconocerlo como una institución de marcado carácter cultural.

• Brindar servicios culturales como cualquier otra institución cultural.

Funciones del Archivo HistóricoContinúa Lucas (2007)

• Propiciar un uso científico a los documentos y no solo histórico.

• Apoyar a la gestión y a la mejora de la eficacia en las administraciones.

• Propiciar el acceso de los ciudadanos a la información.

• Proteger y difundir el Patrimonio Documental.

Algunos Archivos Históricos

Archivos Históricos: Archivo de la Corona de Aragón. Barcelona

Archivos Históricos: Archivo General de Indias. Sevilla

Archivos Históricos: Archivo General de Simancas. Valladolid

Archivos Históricos: Archivo Histórico Nacional. Madrid

Archivos Históricos: Centro Documental de la Memoria

Histórica. Salamanca

Archivos Históricos: Sección Nobleza del Archivo Histórico

Nacional. Toledo

Archivos Históricos: Archivo de la Real Chancillería de Valladolid

Función cultural de los Archivos históricos (Cruz Mundet, 2012):

Evolución del Archivo como Institución

Evolución de los usuarios

Depósito de fuentes de información

Los decisores y gobernantes

Instituciones culturales

Investigadores y eruditos

Empresa de servicios educativos y culturales

Investigadores, Administraciones,

estudiantes y ciudadanos

Retos de la función cultural de los Archivos Históricos

• Otro tipo de demanda por parte de los nuevos usuarios.

• Las nuevas y particulares necesidades informativas de los usuarios.

• La incompatibilidad horaria de los Archivos.

• El desconocimiento de las técnicas de investigación por los usuarios.

• Insatisfacción tecnológica de los usuarios.

Retos de la función cultural de los Archivos Históricos

• La rapidez en la respuesta que esperan los usuarios.

• Necesidad de una buena imagen de la institución y del servicio.

• Necesidad de diseño de nuevas formas de publicidad de los Archivos: folletos, boletines, medios de comunicación, visitas, servicios on-line…

Conclusiones parciales:

• Los Archivos Históricos son aquellos a los que se les transfiere los documentos que van a tener una conservación permanente.

• El motivo de esa conservación son los valores que tienen esos documentos.

• En estos Archivos se desarrollan una serie de funciones y tareas que están en función de los investigadores, las Administraciones, los estudiantes y el resto de ciudadanos.

Otros instrumentos empleados en los

Archivos Históricos

Recordando: Instrumentos de los Archivos intermedios:

• Relaciones de Entrega.

• Registro General de Entrada de Fondos.

• Registro de Depósito.

• Guías (de Archivo, de Fondos y Censo-Guía).

• Cuadros de clasificación.

• Inventarios de series.

• Índices (Bases de Datos).

Guía del Archivo Diputación Provincial de Cuenca, España

Fuente: http://www.dipucuenca.es/arbi/guia-archivo.asp

Guía de fondos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara, Cuba

Fuente: http://archivohistorico.villaclara.cu/index.php/guia-fondos

Otros InstrumentosAdemás de los vistos en el Archivo

intermedio:

• Registro de procedencias.

• Registro topográfico.

• Registro de salida temporal y/o definitiva de documentos.

• Registro de investigadores.

• Boletín de consulta.

Otros Instrumentos (Cont.)

• Modelo Solicitud de préstamo.

• Fichero de organismos.

• Repertorio de organigramas.

• Índice legislativo.

• Repertorio general de series.

• Calendario de conservación.

Registro de procedencia

Universidad de Salamanca:

• Archivo Histórico Antiguo o Archivo Secreto.• Secretaría de la Universidad.• Colegios Suprimidos.• Audiencia Escolástica.• Archivo Privado de Miguel de Unamuno (1864-

1936).• De Pedro Dorado Montero (1861-1919).• De Ricardo Espinosa Maeso (1894- 1980).

Registro topográfico

Registro de salida temporal

Registro de salida definitiva

Registro de investigadores

Solicitud de préstamo

Índice legislativoARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, URUGUAY

Fondo: ExArchivo General Administrativo:• Decreto del 28 de julio de 1880.• Decreto del 14 de agosto de 1883.Fondo: ExArchivo y Museo Histórico Nacional:• Ley Nº 2.710 • Ley Nº 3.527 • Ley Nº 3.932 • Ley Nº 8.015Fondo: Escribanía de Gobierno y Hacienda:Fondo: Juzgados Letrados del Interior:• Ley Nº 15.750

Índice legislativoMINISTERIO DE PRESIDENCIA, ESPAÑA

Fondo: Ministerio de Presidencia:• Código Civil. Artículo 1º: (16/08/1889).• Decreto 1583/1960 (10/08/1960).• Decreto 1836/1974 (31/05/1974).• Ley de Procedimiento Administrativo. Título

VI. Capítulo Primero. (17/07/1958).• Ley 50/1997 del Gobierno. Arts. 8, 18 y 22.

(27/11/1997).• Ley 109/1963 (20/07/1963). • Decreto 315/1964 Art. 67.1 (07/02/1964).

Apéndice de legislación

Repertorio general de series

Conclusiones parciales:

• Son muchos los instrumentos que se pueden emplear en un Archivo Histórico.

• Lo importante es emplear, de una manera flexible, los que se requieran en el momento y actividad precisos.

• Se necesita que los instrumentos se empleen con enfoque sistémicos, o sea, relacionados los unos con los otros para hacerlos más eficientes.