Mdulo 1 Funcionamiento Organizacional

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La Administracin Para que cualquiera de las organizaciones que pensemos (la familia, la escuela, la empresa, la universidad, la municipalidad, el hospital, la sociedad en su conjunto) trascienda en el tiempo debe funcionar bien. Y funcionar bien significa que la sinergia entre los distintos roles de las diferentes personas que las integran se lleven a cabo de las maneras establecidas.

Y para que funcionen bien, deben ser administradas.

Qu es administrar?

Una vez ms, consultemos el diccionario:

Administrar. (Segn el Diccionario de la Real Academia Espaola)

(Del lat. administrre).

1. tr. Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan.

2. tr. Dirigir una institucin.

3. tr. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes.

4. tr. Desempear o ejercer un cargo, oficio o dignidad.

5. tr. Suministrar, proporcionar o distribuir algo.

6. tr. Conferir o dar un sacramento.

7. tr. Aplicar, dar o hacer tomar un medicamento. U. t. c. prnl.

8. tr. Graduar o dosificar el uso de algo, para obtener mayor rendimiento de ello o para que produzca mejor efecto. U. t. c. prnl.

Y de todas estas definiciones se nutre la definicin que encontrars en la Bibliografa Bsica.

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El Administrar aplicado a una Organizacin es sinnimo de ejercer la Ciencia de la Administracin.

La Ciencia de la Administracin es aquella que permite que las

Organizaciones trasciendan el tiempo presente, pues les otorga las

herramientas necesarias para que la sinergia entre los roles se desarrolle de

tal manera que se cumplan las metas previstas.

Todos los integrantes de la organizacin deben empujar para alcanzar las metas estipuladas. Eso significa que todos los integrantes de la organizacin deben ser administradores en s mismos: s, todos, desde unos y otros roles, los ms destacados y los menos destacados, los ms importantes y los menos importantes.

Para que cada administrador realmente oriente sus roles o tareas hacia la meta debe crear valor significativo a la organizacin, esto se conoce como Supervit.

Niveles Jerrquicos

En toda organizacin es posible identificar 3 (tres) niveles jerrquicos, independientemente del tamao, meta, o a qu se dedique la organizacin. En algunas organizaciones cada nivel o escalafn estar integrante por muchas personas y en otras, por pocas.

Es una idea generalizada que en las organizaciones son muchas menos las personas conducidas que las que conducen.

En realidad, se trata de un orden de acuerdo, no slo a los roles que se cumplen, sino al peso relativo que tienen el ejercicio de las distintas funciones administrativas en la totalidad del tiempo dedicado al desenvolvimiento de la organizacin.

Esos 3 (tres) niveles jerrquicos son los siguientes:

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Nivel Jerrquico Superior o Altos Mandos: Se dedica fundamentalmente a conducir la organizacin hasta sus metas. Su actividad fundamental es la toma de decisiones. Las tareas bsicas que se realizan en este nivel son de planeacin y formulacin de estrategias. Su actividad se orienta hacia adelante; es decir, hacia el futuro de la organizacin. Nivel Jerrquico Intermedio o Mandos Medios: Su misin esencial es actuar de vnculo entre los mandos superiores y los niveles operativos. En este nivel se supervisa el rendimiento de la organizacin y se controlan las actividades que se desarrollan para cumplir con el objetivo propuesto. Suelen incluirse en este nivel a los especialistas que guan las actividades especficas y tcnicas y que trabajan en forma independiente o como integrantes de un grupo de profesionales con la misma especializacin. Nivel Jerrquico Inferior u Operativo: Se dedica mayoritariamente a la ejecucin de tareas. Puede subdividirse en dos escalones.

Personal operativo: Se encuentra en la base del modelo y est compuesto por personal de operaciones. Sus tareas estn vinculadas con las actividades primarias de produccin de bienes y servicios. Tambin se encuentra el personal de oficina, cuya actividad es la de procesar transacciones. Del trabajo del personal de oficinas surgen la mayora de las entradas de datos al Sistema de informacin.

Administracin operativa: La actividad principal es la supervisin del personal operativo, por lo que se requiere una interaccin intensa y extensa con el personal. Estos administradores se encargan de que el personal operativo cumpla con los lineamientos establecidos en cada actividad encomendada. En este nivel, prcticamente, no se procesan transacciones, pero se utilizan salidas resumidas del Sistema de Informacin.

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Grfica y tradicionalmente la organizacin se presenta de la siguiente manera de acuerdo a la composicin relativa de las personas intervinientes dedicadas a uno y otros mandos.

LOS NIVELES JERRQUICOS

Nivel

Superior

Nivel de

mandos medios

Nivel

Operativo

Niveles

Jerrquicos

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A esta altura de la lectura ya podemos completar ideas anteriores afirmando que una organizacin completa un sistema socio-tcnico integrado, expresamente diseado para la concrecin de algn propsito, que busca la satisfaccin de sus integrantes, como as tambin las del medio ambiente que la rodea.

Los Sistemas de Informacin de las organizaciones se basan, principalmente, en las caractersticas de las actividades que realizan y en los tipos de decisiones que toman sus integrantes; es decir, los administradores, los especialistas tcnicos y profesionales y personal de oficina u operacin.

Las necesidades de informacin varan segn sea el nivel de la empresa en que se encuentre cada integrante, ya que cada uno tiene actividades que le son propias y, por lo tanto, las fuentes de informacin pueden ser distintas.

Funciones Administrativas

Repetidas veces hemos hablado de roles, papeles o actuaciones a cumplir segn mandato. Y esos roles amalgamados adquieren la figura de funciones.

Esas funciones deben desarrollarse en todos los niveles y rincones de la organizacin. Son, precisamente, esas funciones las que en una combinacin total y general llevarn adelante a la organizacin al logro o alcance de sus metas

Cules son esas funciones?

Planificar: a dnde se quiere llegar?

Esta funcin es la que desarrolla el horizonte de la organizacin, la meta, el fin. Pero debe tenerse en cuenta en esta actividad no slo la meta ltima de toda la organizacin en su conjunto, sino tambin la de cada grupo parcial y de cada individuo en particular.

Tambin se define o establece en esta funcin, la manera de llegar hasta esos fines.

Organizar: qu estructura es la ms adecuada?

A partir de las metas fijadas resultar importante pensar y decidir la forma necesaria y pertinente para que esas metas se alcancen.

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Ser una organizacin con muchos departamentos o con pocos? Estructurada de acuerdo a los pasos de la fabricacin de sus productos o segn las lneas de productos que ofrece?

Integrar el personal: quines cumplirn los distintos

roles?

Qu perfil, qu cualidades, qu formacin debe tener cada uno de los miembros en cada uno de los distintos puestos de trabajo?

Dirigir o Conducir: cul ser el tipo de liderazgo

definido y adecuado para organizacin?

Quienes inviertan ms tiempo en esta funcin debern reunir requisitos, cualidades y formacin perfectamente en armona con la identidad de la organizacin.

Control: cmo se verificar que la organizacin

alcanz su meta?

Esta funcin establecer los distintos mecanismos para medir los resultados y, a su vez, compararlos con las metas establecidas en la etapa correspondiente a la funcin Planificar.

A esta altura ya es probable que tengas claro que participamos, vivimos y nos integramos, nosotros -las personas- de un sinnmero de organizaciones.

Tambin debe entenderse que en todas ejercemos roles y que en cada rol ejercido se presentan todas las funciones administrativas mencionadas anteriormente, pero con un peso relativo distinto en cada rol y en cada organizacin.

Por ejemplo, en tu trabajo eres un Jefe de departamento; en el club eres el Tesorero; en la escuela de tus hijos, vocal de la asociacin de padres; en el hogar eres el padre de familia. Sin embargo, siempre eres la misma persona.

En el siguiente esquema puede apreciarse la composicin de funciones que tiene cada Nivel Jerrquico.

Los altos mandos: Organizan, Planifican, Controlan y Dirigen.

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Los mandos intermedios: Dirigen, Organizan, Planifican y Controlan.

Los niveles inferiores: Dirigen, Organizan, Planifican y Controlan.

Y para que las personas ejerzan correctamente cada una de las funciones indicadas resultar vital que desarrolle un conjunto de habilidades.

En el esquema precedente podrs apreciar la relacin entre los distintos niveles jerrquicos y las funciones administrativas nombradas.

Habilidades Administrativas

Las habilidades se aprenden, se desarrollan, se practican y se ejercen.

Es cierto que de acuerdo a la personalidad manifiesta de las personas se perfilan distintas inclinaciones particulares en los individuos: hacia la

comunicacin, hacia las destrezas, hacia la resolucin de problemas, a ver las cosas en su conjunto.

Es as como es posible clasificar las distintas habilidades administrativas.

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La habilidad humana

Hay personas decididamente orientadas en lo que hace a relacionarse con otras personas: tienen el don de la comunicacin en armona.

Esta habilidad es indispensable para trabajar con otras personas.

La habilidad tcnica

Otras se destacan por la capacidad de desarrollar mtodos de trabajo, ciertas artes y tcnicas.

Esta habilidad es necesaria para trabajar con herramientas.

La habilidad conceptual

Hay personas capaces de capturar el todo y sus partes.

Esta habilidad es importante para obtener una visin de conjunto.

La habilidad de diseo

Otras personas tienen facilidades para determinar los efectos y las causas.

Esta habilidad es imprescindible en la solucin de problemas ya que significa destrezas en el desarrollo de los procesos de toma de decisiones.

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LAS HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

EN LOS NIVELES ORGANIZACIONALES

Ms all de las inclinaciones de los individuos resultantes de las distintas personalidades, es posible aprender, desarrollar, practicar y ejercer las distintas habilidades administrativas.

De hecho, es imprescindible.

En el esquema precedente es posible apreciar la composicin de las habilidades de acuerdo al nivel jerrquico de las personas. Fjate en la particularidad de que en todos los niveles jerrquicos se destacan las habilidades humanas.

Por qu ser?

Si partimos nuevamente de la premisa que la Organizacin es un Sistema Social debemos recordar que uno de los rasgos diferenciadores de los Sistemas Sociales es, precisamente, la Comunicacin.

Entonces, destaquemos:

LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Administradores de mandos medios

Nivel operativo: Supervisores y operarios

Niveles

Jerrquicos

Administradores de Nivel Superior

JER

AR

QU

A O

RG

AN

IZA

CIO

NA

L

Planificar Organizar Dirigir Controlar

Nivel de mandos medios

Nivel operativo

Niveles

Jerrquicos

Nivel Superior

JER

AR

QU

A O

RG

AN

IZA

CIO

NA

L

Habilidades

Tcnicas

Habilidades Humanas

Habilidades

Conceptuales y de Diseo

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Los altos mandos priorizan las habilidades: Humanas, Conceptuales y de Diseo y Tcnicas.

Los mandos intermedios priorizan habilidades: Humanas, Tcnicas y Conceptuales y de Diseo.

Los niveles inferiores priorizan habilidades: Humanas, Tcnicas y

Conceptuales y de Diseo.

De qu depender entonces que la

Organizacin alcance sus metas?

De la armona de trabajo entre todas las personas que intervienen en la misma. Si todos los individuos son administradores, todos, en mayor o menor medida dedicarn parte de su tiempo de trabajo al ejercicio de las distintas funciones administrativas y en ese ejercicio se pondrn en juego todas sus habilidades, fundamentalmente, las humanas.

Por la definicin misma de cada funcin se determinar imprescindible desarrollar habilidades tcnicas o habilidades conceptuales y de diseo.

Los niveles operativos dependen bsicamente de las habilidades tcnicas pues la ejecucin de tareas supone aplicar procedimientos, seguir procesos y cumplir reglas.

Los niveles superiores, en la responsabilidad de darle estructura a la organizacin y planear su futuro y horizonte dependen, fundamentalmente, del desarrollo de habilidades conceptuales y de diseo.

Productividad

En un determinado momento hemos hablado de Supervit y lo hemos relacionado con Valor Agregado. Todo administrador debe estar convencido, en cada tarea a desarrollar y en cada rol a cumplir, que debe producir valor agregado, que debe generar supervit para la organizacin. No habra otra manera de que el camino recorrido conduzca a las metas organizacionales.

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Qu es, tcnicamente, Supervit?

La mayora de las definiciones que encontrar estarn referidas a los ingresos y los egresos de la organizacin en materia de dinero. Y eso es as, pues la aplicacin del trmino se aplica a variadas situaciones organizacionales.

Tambin encontrar el trmino oponindose al concepto de Dficit.

Se habla entonces de:

Supervit y/o Dficit Econmico.

Supervit y/o Dficit Presupuestario.

Supervit y/o Dficit Fiscal.

Supervit y/o Dficit Financiero.

Supervit y/o Dficit Comercial. As:

Cada administrador debe medir y evaluar la relacin entre dos grandes aspectos de su desempeo en la organizacin, en el marco de un perodo de tiempo establecido.

1- La relacin (diferencia positiva o negativa) entre los resultados obtenidos y los recursos insumidos y/o necesarios en dichos resultados.

2- La relacin (diferencia, nula, positiva o negativa) entre los resultados obtenidos y los resultados esperados (metas).

Del punto 1 surgen las definiciones de Supervit y Dficit en el sentido amplio:

Supervit: cuando la relacin entre los resultados obtenidos y los recursos

insumidos y/o necesarios en dichos resultados indica una diferencia

POSITIVA.

Dficit: cuando la relacin entre los resultados obtenidos y los recursos

insumidos y/o necesarios en dichos resultados indica una diferencia NEGATIVA.

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Del punto 2 surge la definicin y frmula de Productividad.

En palabras

Productividad: es la relacin entre los resultados obtenidos

en un perodo establecido y los insumos aplicados.

El Administrador debe contemplar el Supervit y la Productividad, es decir, debe obtener una diferencia positiva entre los Insumos y las Salidas de las Organizacin y, adems, las Salidas de la Organizacin deben ajustarse a lo previsto o planeado.

Para colaborar en esos puntos de partida o premisa, agregaremos dos grandes conceptos que acompaan las distintas actividades del administrador, como idea y como aplicacin. Se trata de la Eficacia y de la Eficiencia.

Eficacia: se trata de alcanzar las metas. Cumplir con lo planeado,

Eficiencia: se trata de alcanzar las metas con el mnimo

de insumos posibles.

Si se comprende correctamente la profundidad de los trminos, si cada administrador resulta eficaz y eficiente en los distintos roles administrativos ser productivo y aportar supervit a la organizacin.

Estas ideas habr que completarlas con otra que comentamos en la Lectura 1: la Sinergia.

Resultados (dentro de un tiempo dado, considerada la calidad)

Productividad=

Insumos

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La Sinergia nos permite ir y venir con xito en la comunicacin e interaccin con los dems integrantes de la organizacin: el desarrollo de esa capacidad nos aumenta las probabilidades de eficacia y de eficiencia. En todo Sistema Social el xito de los dems depende del propio xito, y viceversa.

Al finalizar esta lectura debers haber comprendido que para que las organizaciones puedan alcanzar sus metas deben ser administradas.

De eso se trata: estudiar la Ciencia de la Administracin para aplicar los conocimientos en las Organizaciones.

Entonces ten presente:

Todas las personas son administradores.

Todos los integrantes de la organizacin ejercen todas las funciones administrativas.

Los administradores (todas las personas integrantes de la organizacin) deben desarrollar las habilidades administrativas.

Todos los administradores ejercen habilidades administrativas.

Dependiendo del rol a desempear en la organizacin, el tiempo dedicado a cada funcin y habilidad vara.

Las Organizaciones deben ser productivas, es decir: sinrgicas, eficientes y eficaces.

Todo administrador debe generar supervit para la organizacin.

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Bibliografa de la Lectura 2 Koontz, H. y Weihrich, H. (obra citada): captulo 1