Manejo de Datos en Excel

Leandro Filigrana Balanta1

MANEJO DE DATOS

NIVEL 3 EXCEL AVANZADO


LISTAS Es un conjunto de información organizada en

filas(registros) y columnas(campos). cada columna (campo) de la lista es una agenda con nombre, direcciones y teléfonos.


CREACION DE UNA LISTA La primera fila debe tener encabezados de

columnas Coloque elementos similares en una

columna Evite filas y columnas en blanco Mantenga la lista separada No escriba espacios iníciales ni finales.

NOMBRES DIRECCIÓN TELÉFONO

Jorge Restrepo Calle 44 No 19-42

63546546

Alberto Amaya Calle 25 No 24-51

38535482

Eduardo Becerra

Carrera 7 No 64-50

21432165


INSERCIÓN DE DATOS A UNA LISTA Directamente Formulario.


BASES DE DATOS Cada fila corresponde a un evento

completo(VIAJE) Cada evento tiene la misma estructura Cada columna tiene el mismo tipo de datos.

FECHA DESTINO MEDIO CANTIDAD

10/06/2005 Santa Marta Bus 77

10/06/2005 Cartagena Avión 112

10/06/2005 Riohacha Bus 49


OPERACIONES EN UNA BD BUSQUEDA ORDENAMIENTO RESUMEN ANALISIS


BUSQUEDA CON AUTOFILTROS


AUTOFILTROS Este consiste en realizar búsquedas o

selección de datos de acuerdo a uno o mas criterios.

AUTOFILTROS PERSONALIZADOS


SUB BASES Y FILTROS AVANZADOS Esta nos permite obtener de un rango de

datos, sub rangos de datos pero separados del anterior.


SUB BASES RECURSOS: Fijar área de criterios Fijar área de salida Aplicar filtros avanzados


SUB BASES – FILTROS AVANZADOS Se pueden fijar mas de un rango para crear

una sub base.

CAMPOS DE TITULO

DESTINO MEDIO

CONDICIÓN SANTA MARTA BUS


SUB BASES FILTROS PASOS Seleccione Datos/ avanzadas Seleccione Copiar a otro lugar Escoger la lista BD Escoger el rango de criterios Escoger el rango a donde será copiado Click en aceptar


ACTUALIZACIÓN CON FORMULARIOS26


ORDENAR DATOS DE UN CAMPO Ascendente Descendente Establecer criterios


INSERTAR SUBTOTALES Excel puede resumir datos

automáticamente calculando valores subtotales y de totales en una lista. Para usar los subtotales automáticos, la lista debe contener columnas rotuladas y debe estar ordenada por las columnas para las que desee calcular los subtotales.


FUNCIONES BASES DE DATOS30

SINTAXIS GENERAL DE LAS FUNCIONES DE BASES DE DATOS BD(base de datos; nombre de campo; criterios)

Base de datos : es el rango de celdas que compone la base de datos

Nombre del campo: indica la columna en que se utiliza la función

Criterios: es una referencia aun rango de celdas que especifican condiciones de una función.

Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos , campos

Las columnas de datos en la lista deben tener un rotulo identificativo en la primera fila.

La función devuelve información de la lista que concuerda con las condiciones especificadas en el rango de criterios.


TABLAS DINAMICAS La herramienta de Excel que hace posible

cruzar como se quiera los campos de una tabla de bases de datos para generar un informe, son las tablas dinámicas.

Es decir es la herramienta que puede reorganizar y volver a visualizar datos de manera dinámica.


TABLAS DINAMICASfecha vendedor importe condicion

12-05-05 Perez 2.960 Cerrada

14-05-05 Garcia 2.960 A confirmar

23-05-05 Ruiz 1.860 Cerrada


28-05-05 Perez 4.510 A confirmar

30-05-05 Garcia 3.955 Cerrada

02-06-05 Ruiz 3.950 A confirmar


Existe mucha información que se puede filtrar o rescatar de la tabla anterior


TABLAS DINAMICASSuma de importe

vendedor Total

Garcia 20460

Perez 16495

Ruiz 16085

Total general 53040


TABLAS DINAMICAS

Suma de importe

condicion Total

A confirmar 21555

Cerrada 31485

Total general 53040


TABLAS DINAMICAS

fecha vendedor importe condicion

12-05-05 Perez 2.960 Cerrada

14-05-05 Garcia 2.960 A confirmar



28-05-05 Perez 4.510 A confirmar

30-05-05 Garcia 3.955 Cerrada

02-06-05 Ruiz 3.950 A confirmar


Suma de importe

vendedor Total

Garcia 20460

Perez 16495

Ruiz 16085

Total general 53040

Suma de importe

condición Total

A confirmar 21555

Cerrada 31485

Total general 53040


TABLAS DINAMICAS

SumasPromediosMaxMin


TABLAS DINAMICAS –PASO A PASO Tenemos una lista de base de datos

Queremos saber cual es el total de ventas de los clientes mayoristas desde 2001 hasta 2004


TABLAS DINAMICAS Pasos:1. Seleccionar una celda de la lista de Base de

datos Click en la ficha insertar Escoger la opción Tabla dinámica -> tabla

dinámica Aparece un cuadro de dialogo llamado crear

tabla


TABLAS DINAMICAS Escoger en donde colocar la hoja de calculo,

en una hoja nueva o en la actual.

Si escoge en la hoja actual debe llenar la opción ubicación con el nombre de la celda desde donde aparecera


TABLAS DINAMICAS Aparece la tabla dinámica vacía ,con los

campos a la derecha de la pantalla para que sean agregados a esta


TABLAS DINAMICAS Primero se debe escoger el campo que

contenga texto, en este caso el campo TIPO CLIENTE, en caso de escoger cualquier otro no se realiza filtro, se realiza una operación sobre los campos numéricos.


TABLAS DINAMICAS Se escoge un campo numérico y en este caso

VENTAS, lo que permite realizar una suma automática por cada tipo de cliente.

Se convierte en dinámica porque se puede filtrar la información o generar diferentes reportes al cambiar los parámetros.

Por ejemplo: Continuando con el ejercicio damos doble

click a uno de los tipos de clientes


TABLAS DINAMICAS Como se puede observar aparece un cuadro

de dialogo llamado mostrar detalle.

Escoger otro parámetro para filtrar la información en este caso AÑO , entonces además de filtrar las ventas por tipo de cliente, ahora lo puede hacer por año.


TABLAS DINAMICAS Quedaría así:

En donde muestra la información de los clientes mayoristas y minorista en todos los años.

Finalmente para filtrar la información solo debe escoger la flecha ubicada en el nombre de cada campo y escoger el criterio.


TABLAS DINAMICAS En este caso se deja solo seleccionado el Campo Mayorista y muestra solo la información de este cliente


ANALISIS DE DATOS En una tabla de datos se puede diferenciar

entre datos de entrada, cálculos y resultados. Si se mantiene la estructura de los cálculos la variación de los datos de entrada genera cambios en los resultados. EL ANALISIS DE DATOS consiste en estudiar las XCONSECUENCIAS QUE LOS CAMBIOS EN LOS DATOS DE ENTRADA TIENE EN LOS RESULTADOS. Excel dispone de poderosas herramientas que permiten analizar datos, ecuaciones y esquemas de calculo completos, permitiendo así conocer anticipadamente los efectos de un cambio en alguna variable.


MÉTODOS DE ANÁLISIS DE DATOSMétodo Resultados DATOS DE

ENTRADA

Buscar objetivo Se sabe cual es resultado deseado.

Se pregunta que valor debe tener un dato de entrada para que al ser calculado en formula genere el resultado deseado

SOLVER Se sabe cual es resultado deseado

Se pregunta que valor, dentro de ciertas condiciones, debe tener varios de los datos de entrada para generar el resultado deseado.

TABLAS CON UNA VARIABLE

Se sabe un resultado Se quiere saber como se puede ir variando el resultado si se va variando progresivamente uno de los datos de entrada


BUSCAR OBJETIVO Ficha de opción DATOS Análisis y si Buscar objetivo


HERRAMIENTA SOLVER Botón de Office Opciones de Excel


HERRAMIENTA SOLVER Complementos


HERRAMIENTA SOLVER Escoger SOLVER Click en el botón IR A


HERRAMIENTA SOLVER Aparece un cuadro de dialogo llamado

complemento Asegurarse que este seleccionado SOLVER Click en aceptar Por instalar


TABLAS DE UNA VARIABLE Click en la ficha de opción DATOS Tabla De datos

Manejo de Datos en Excel

Education

Transcript of Manejo de Datos en Excel