MANEJO DE INVENTARIOS, ALMACENES Y BAJA DE

BIENES PÚBLICOS

JAIME ENRIQUE ARREGOCÉS MONTERO

EL YOPAL, JUNIO DE 2015 YOPAL - CASANARE

Contenido Temático

I. Problemática, competencia reguladora

y control en el manejo de Bienes

II. Entrada de Bienes

III. Salida de Bienes

IV. Baja de Bienes

V. Entrega de almacenes

Problemática, competencia reguladora y

control en el manejo de Bienes

Problemática

Facultad reguladora

Control

CONCEPTO DE BIENES

• “…Artículo inventariable activos de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y artículos en proceso de producción”.

• Los bienes muebles e

inmuebles de propiedad de los entes públicos deben tener como finalidad el cumplimiento de los cometidos estatales.

Entrada de Bienes

Es el procedimiento mediante el cual los bienes adquiridos por la Entidad a cualquier título, ingresan real o simbólicamente a sus bodegas o dependencias.

COMPRA

PRODUCCIÓN

DONACIÓN

APROVECHAMIENTOS

DEVOLUCIONES O REINTEGROS

RECUPERACIÓN O REPOSICIÓN

TRASPASO

SOBRANTES NACIMIENTO

DE SEMOVIENTES

PRÉSTAMO

ARRIENDO

COMODATO LEASING

PERMUTA

ENTRADA DE BIENES

Salida de bienes

Es el cambio de destino o ubicación de un bien de propiedad de una entidad pública soportada en un comprobante, acta o acto administrativo como documento que identifica clara y detalladamente la operación realizada bajo la responsabilidad de alguien.

SUMINISTRO

FALTANTES

PRÉSTAMO

COMODATO ARRIENDO

VENTA

MUERTE DE SEMOVIENTES

ENTREGA DE BIENES A

CONTRATISTA DEPOSITO

TRASPASO

DACIÓN EN PAGO

COMODATO LEASING

PERMUTA

BAJA

SALIDA DE BIENES

Baja de bienes Es el proceso mediante el cual

la administración decide retirar definitivamente un bien, tanto física, como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la Entidad, por no estar en condiciones de prestar servicio, por el estado de deterioro o desgaste natural u obsolescencia en que se encuentra, por no ser necesario su uso o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan.

Baja de bienes

BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLES

BIENES INSERVIBLES

Baja de bienes servibles no utilizables

Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio por uno o más periodos, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades o, que aunque la entidad los requiera, por políticas económicas, disposiciones administrativas, por eficiencia y optimización en la utilización de recursos, existe orden expresa y motivada del Director o Representante Legal o de autoridad competente para darlos de baja.

Parámetros para determinar cuando un bien no

es útil para la entidad

Bienes tipificados como no útiles estando en condiciones de prestar servicio

No útiles por obsolescencia

No útiles por cambio o renovación de equipos

No útiles por cambios institucionales

Procedimiento administrativo para la salida de bienes no útiles u obsoletos

• Acto administrativo donde se detallen aspectos tales como la relación pormenorizada de los bienes, destino que se les ha de dar.

• Nombramiento de los funcionarios que deben llevar a cabo el procedimiento del destino final y las razones de la baja.

Autorización

• Propiedades, Planta y Equipo-Bienes muebles en Bodega

• Propiedades, Planta y Equipo

• Propiedades, Planta y Equipo no explotados

Registros

BAJA DE BIENES INSERVIBLES

Bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que esa inversión resultaría ineficiente y antieconómica para la entidad.

También aquellos bienes que habiendo sido clasificados inicialmente como servibles no útiles u obsoletos para la entidad con opción de traspaso, venta o permuta, deban ser declarados inservibles a partir de un nuevo análisis y concepto técnico.

Determinación de la inservibilidad

Inservible por daño total o parcial

Inservible por deterioro histórico

Inservible por salubridad

Procedimiento administrativo para la baja de

inservibles

• Acta del Comité de bajas

• Resolución, acto administrativo a través del cual se autoriza dar salida definitiva a los bienes inservibles dados de baja del Almacén o Bodega, y donde se define el destino final que debe dárseles.

Acta y resolución de

baja

• Comprende los pasos sucesivos que realizan para el cumplimiento pleno del proceso y se señalan más adelante. Procedimiento

Acta y Resolución de baja

VENTA

PERMUTA

TRASPASO A OTRA

ENTIDAD

DACIÓN DE PAGO

DESTRUCCIÓN

DESTINO DE LOS BIENES DADOS DE

BAJA

Procedimiento para la baja de bienes tipificados como inservibles

DILIGENCIAR FORMATO DE REINTEGRO DE BIENES

VERIFICACIÓN DE LA TENENCIA DEL BIEN

REINTEGRADO

RECIBO DEL BIEN Y DESCARGUE DEL SISTEMA O

KARDEX

REGISTRO CONTABLE

DESIGNACIÓN DE PERSONA PARA EVALUACIÓN TÉCNICA

DE LA INSERVIBILIDAD DE LOS BIENES

EVALU AR SEGÚN CANTIDAD Y CARACTERISTICA,

NECESIDAD DE DAR DE BAJA Y PRESENTAR INFORME

CLASIFICAR BIENES REINTEGRADOS POR

INSERVIBLES, OBSOLETOS, NUEVOS, REPARABLES O

REUTILIZABLES

CON RESULTADO EVALUACIÓN TÉCNICA

DECIDIR DESTINO DE LOS BIENES A DAR DE BAJA Y

RELACIÓN COSTO-BENEFICIO

CONSOLIDAR INFORMACIÓN REQUERIDA POR EL COMITÉ INVENTARIOS JUNTO CON

PROYECTO DE ACTA DE BAJA DETERMINANDO MOTIVOS DE LA BAJA Y RECOMENDACIÓN

DESTIINO FINAL

COMITÉ DE INVENTARIOS SUSCRIBE ACTA DE BAJA Y

DESTIINO FINAL DE LOS BIENES PREVIO ANALISIS Y

REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

PRESENTADA.

ELABORACIÓN RESOLUCIÓN DE BAJA INDICANDO ADEMAS

DESTINO Y REGISTROS CONTABLES A REALIZAR

SE PASA A REPRESENTANTE LEGAL PROYECTO DE RESOLUCIÓN, ACTA Y

DOCUMENTACIÓN QUE SOPORTA EL ACTO ADMINISTRATIVO

SE ENTREGA A CONTABILIDAD COPIA DELA

DOCUMENTACIÓN ANTES MENCIONADA (acta,

resolución) DEBIDAMENTE LEGALIZADAS

Procedimiento para la baja de bienes tipificados como inservibles-Control contable

Las propiedades, planta y equipo declaradas inservibles a las cuales se haya autorizado dar de baja, deben reclasificarse contablemente en cuentas de orden para controlar que se cumpla con el destino final autorizado, afectando el costo histórico, los registros de depreciación o amortización acumulada, así como las valorizaciones, desvalorizaciones y provisiones que afecten al activo correspondiente. En Cuentas de Orden figurarán hasta que se realice el destino final.

Procedimiento para la baja de bienes tipificados como inservibles

La culminación del proceso de destino final autorizado, quedará evidenciado con el acta de entrega o de destrucción correspondiente debidamente firmada por el responsable de Almacén y Bodega, por el funcionario autorizado para la realización del proceso de baja, y por quienes intervengan. Este documento forma parte de los soportes del Comprobante de Salida definitiva del Almacén, y debe contener:

• Lugar y fecha de emisión;

• Identificación de la bodega que origina la baja;

• Destino final que se realizó (Donación a otra entidad Pública, traspaso, venta, permuta, aprovechamiento, destrucción);

• Cantidad, código, número o placa y descripción de los bienes;

• Valores, costo histórico, depreciación.

Procedimiento para la baja de bienes tipificados como inservibles

Registrada la salida de los inventarios de la Entidad, el responsable abrirá carpeta o actualizará la existente, para dar archivo definitivo a los documentos, y de esta forma dejar constancia de todo lo actuado durante cada proceso de baja de bienes realizado por la entidad.

Entrega de bienes a título gratuito a otras entidades públicas

Decreto 1082 de 2015- Artículo 2.2.1.2.2.4.3.

“…Las Entidades deben hacer un inventario de los bienes muebles que no utilizan y ofrecerlos a titulo gratuito a las Entidades Estatales a través un acto administrativo motivado que deben publicar en su página web. La Entidad interesada en adquirir estos bienes a título gratuito, debe manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de publicación del acto administrativo...”

Entrega de bienes a título gratuito a otras entidades públicas

“…En tal manifestación la Entidad debe señalar necesidad funcional que pretende satisfacer con el bien y las razones que justifican su solicitud. Si hay dos o más manifestaciones de interés de Entidades para el mismo bien, la Entidad Estatal que primero haya manifestado su interés debe tener preferencia. Los representantes de la Entidad Estatal titular del bien y la interesada en recibirlo, deben suscribir un acta de entrega en la cual deben establecer la fecha de la entrega material bien, la cual no debe ser mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega…”

Trámite par baja por enajenación de bienes muebles a título gratuito entre entidades

públicas Realizar el inventario de los bienes a

dar de baja para su enajenación a título gratuito, reintegrados al

Almacén por inservibles, obsoletos o que no se requieren para el servicio

de la Entidad.

Solicitar concepto técnico de los bienes a dar de baja y a enajenar a título gratuito, si es del caso, a la Dependencia competente o a la

empresa externa competente que esté en capacidad de emitir el

concepto, si es del caso.

Proyectar acto administrativo de baja y destino final del inventario de

bienes a enajenar

Firmar acto administrativo de baja y destino final de enajenación de

bienes a título gratuito.

Entregar acto administrativo de enajenación de bienes a título gratuito a Gestión Documental

. Recibir manifestaciones de interés de los bienes a enajenar a título

gratuito

Publicar por el término de treinta (30) días, acto administrativo en la

página Web de la Entidad, de ofrecimiento de los bienes a enajenar

a título gratuito

Publicar por el término de treinta (30) días, acto administrativo en la

página Web de la Entidad, de ofrecimiento de los bienes a enajenar

a título gratuito.

Seleccionar la entidad para la entrega de los bienes a enajenar a título

gratuito

.Coordinar, fecha, hora y lugar de la entrega

Elaborar acta de entrega de los bienes

Suscribir acta de entrega de bienes

Generar el comprobante de baja en la base de datos de inventarios de los

bienes entregados a título gratuito

Archivar el comprobante correspondiente de la baja con el

acta de entrega.

Proyectar, firmar y enviar comunicación solicitando la exclusión

de los bienes dados de baja al Corredor de Seguros, para su trámite

ante la Aseguradora

. Recibir Certificado de exclusión de bienes expedido por la Compañía de

Seguros

. Proyectar memorando informando la exclusión de los bienes, teniendo en cuenta el certificado de exclusión

expedido por la Compañía de Seguros.

Firmar memorando informando exclusión de los bienes, teniendo en

cuenta el certificado de exclusión

Proyectar comunicación al Corredor de Seguros informando del pago y/o

ajuste del saldo según se a el caso, de los bienes dados de baja.

Firmar comunicación al Corredor de Seguros informando del pago y/o

ajuste del saldo según sea el caso, de los bienes dados de baja.

Documental dirigida al Corredor de Seguros informando del pago y/o

ajuste del saldo según se a el caso, de los bienes dados de

Entregar comunicación a gestión baja.

Baja por enajenación de bienes muebles a título gratuito entre entidades públicas

Para efectos de enajenación de equipos de cómputo, previo al acto administrativo de baja de bienes y destino final se enviará comunicación a la Asociación Computadores para Educar, ofreciendo los bienes

BAJA DE BIENES INMUEBLES

Para dar de baja bienes inmuebles, se requiere acto administrativo del Director o Representante Legal o del funcionario que se delegue para tal fin, debidamente sustentado en la Constitución Política, la Ley y demás normas que regulen la materia. Igualmente deberá estar motivado, justificando claramente las razones que tiene la administración para proceder a su destino final.

Entrega de almacenes

Se debe tener en cuenta:

– Acto administrativo donde se designe el funcionario que recibe, indicando el tiempo que durará la entrega.

– Que el funcionario que recibe se haya posesionado en el cargo

Entrega de almacenes

• Se procede al conteo fisico y entrega de elementos devolutivos y de consumo en existencia por grupos de inventario, registrando con claridad las caracteristicas de los bienes , cantidad, valor unitario y total y estado de conservacion.

• Los bienes inventariados deben corresponder a los registrados en los listados y tarjetas de kardex.

Entrega de almacenes

Los borradores de los inventarios que se levanten deben firmarse por quien entrega y recibe, lo mismo que por las demás personas que intervienen en la diligencia.

Entrega de almacenes

• El funcionario de manejo debe entregar mediante inventario los elementos devolutivos que tenga en servicio en su dependencia y los que haya entregado a empleados, trabajadores o contratistas que dependan de el.

• Cuando lleve el control de los bienes en servicio debe confrontar los inventarios individuales con el saldo de los registros en almacen.

Entrega de almacenes

• La entrega total del almacen se hace constar en un acta firmada por todos los actuantes, dejando constancia de las irregularidades, inconsistencias y diferencias encontradas.

Entrega de almacenes cuando se abandona el cargo

• El funcionario competente designa el funcionario que debe realizar el inventario fisico y la entrega de las existencias al nuevo empleado de manejo.

• Se solicita por escrito a la Compania aseguradora la designacion de un representante.

• Si se conoce el paradero del almacenista saliente se le notifica personalmente, o sino por edicto, indicando la fecha y hora en que se inicia la entrega.

Entrega de almacenes cuando se abandona el cargo

Si el almacenista saliente concurre, se adelanta la entrega en forma normal.

En caso contrario se adelanta la entrega por parte del funcionario designado y se dejan las constancias del caso.

Entrega de almacenes cuando se abandona el cargo

En el acta se deja constancia de los elementos sobrantes y faltantes que aparezcan al comparar el numero de unidades fisicas establecidas en la práctica del inventario fisico con los registros actualizados de listados y tarjetas de kardex.

Entrega de almacenes cuando se abandona el cargo

Si los registros o tarjetas de kardex de inventarios permanentes se encuentran desactualizados o el empleado saliente no los pone a disposición se registran en el inventario las cantidades fisicas de cada elemento que se verifique y sobre este inventario abre sus tarjetas el nuevo almacenista.

Entrega de almacenes cuando se abandona el cargo

Si alguno de los elementos se requiere con urgencia es necesario que antes de su entrega se registre en el inventario de recibo. Los elementos que lleguen durante la diligencia, seran recibidos por el almacdenista entrante y registrados en forma separada para ser integrados al termino del proceso.

Entrega de almacenes cuando se abandona el cargo

• Se debe establecer un limite a la entrega contados a partir de la fecha de posesion del empleado entrante.

• Si el nuevo almacenista inicia su ejercicio sin la entrega formal de los bienes asume la responsabilidad administrativa y fiscal por las diferencias en cantidades y calidad que se puedan presentar.

JAIME ENRIQUE ARREGOCÉS MONTERO Jearregoces5@yahoo.es

!Muchas gracias¡

Venta de bienes públicos

• La venta se define como la operación mercantil consistente en el traspaso o transferencia del dominio de un bien servible o inservible, que una persona natural o jurídica hace a otra, a cambio de un precio representado en dinero.

• Procedimiento que podrá ser aplicado por aquellas entidades donde la Junta Directiva, Director, Gerente o Secretario de la administración tenga facultad para hacerlo, o por que autoridad superior lo autoriza.

Venta de bienes públicos

• De acuerdo con lo establecido por la Ley 200 de 1995, en los artículos 41 numeral 20 y 44 numeral 3, ningún funcionario público podrá intervenir directa o indirectamente en remates o ventas en público, realizadas en dependencias ubicadas en territorio de su jurisdicción.

Venta de bienes muebles

• Se tipifica cuando el valor de los bienes

dados de baja cuyo valor propuesto para su venta corresponda a valores definidos como menor cuantía para la entidad conforme al literal a) del Artículo 24 de la ley 80 de 1993.

Venta mediante contratación directa

• Esta opción se realiza mediante la selección del contratista a través de oferta o remate; se realizará cuando la cuantía supere la establecida por la ley para contratación directa. Para la celebración del contrato con formalidades plenas se considerará lo establecido en el parágrafo del Artículo 39 de la ley 80 1993.

Venta por mayor cuantía

Venta de bienes inmuebles

• El precio mínimo de venta de un bien inmueble será

establecido mediante avalúo practicado por el Instituto Agustín Codazzi y el procedimiento a seguir se determina de acuerdo con el Artículo 15 del Decreto 855 de 1994, reglamentario de la Ley 80 de 1993.

• El procedimiento de venta será el que fije la Ley, los Acuerdos y demás normas vigentes que reglamenten la materia. Si el bien inmueble se vende por el sistema de martillo debe dársele aplicación a lo señalado el Artículo 14 del Decreto 855 de 1994 y demás normas vigentes.

DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

- Constitución Política de Colombia

- Manual de Administración de Bienes

- Circular conjunta Contraloría General de la República y Procuraduría General de la Nación

- Ley 80 de 1993

- Ley 1150 de 2007

-Decreto 855 de 1994

-Decreto 1082 de 2015