El Módulo de Logística, como parte componente del Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA), es una herramienta de ayuda para el Area de Abastecimiento, que le permitirá administrar, registrar, controlar, elaborar, revisar y emitir información acerca de la adquisición de bienes y/o contratación de servicios realizados por la Unidad Ejecutora (UE) en el marco del cumplimiento de sus metas institucionales.

La UE puede elaborar su Cuadro de Necesidades, el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, sus Requerimientos de Bienes y Servicios, realizar Procesos de Selección, llevar el Control de Existencias, entre otros. Continuando la idea de integridad y no de duplicidad de esfuerzos.

Este Módulo trabaja con una Base de Datos en ORACLE.

Para accesar al Módulo se deberá consignar el Usuario y la Clave.

Inmediatamente, el Módulo presentará el Menú Principal con los Submódulos, que se detallan a continuación: Tablas: Donde el usuario matriculará toda aquella

información necesaria para el registro como el Catálogo de Bienes y Servicios a nivel Item, matrícula de los Centros de Costos y Personal, entre otros .

Programación: Registro y obtención del Cuadro de Necesidades por Centro de Costos, Presupuesto de Compras, Proyecto de Presupuesto de Bienes y Servicios y Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC).

Pedidos: Cada Centro de Costos presentará sus requerimientos (programados y no programados) de bienes y/o servicios, y la instancia correspondiente autorizará su atención por el almacén o su compra.

Gestión de Adquisición: Generación de la relación de compras autorizadas en el mes y el Cuadro de Adquisiciones.

Procesos de Selección: Registro y seguimiento de los Procesos de Selección para la adquisición y contratación de bienes y servicios, permitiendo la obtención de la información requerida por el ente rector (CONSUCODE).

Adquisiciones: Generación de las Ordenes de Compra-Guía de Internamiento y Ordenes de Servicio, así como la afectación del Calendario de Compromisos y la Interfase con el SIAF-SP.

Almacenes: Permite llevar el registro y control de los ingresos y salidas de almacén.

SUBMODULO TABLAS

Dentro de este Submódulo las principales Opciones son:

Catálogo de Bienes y ServiciosPara la utilización del Módulo de Logística (SIGA-ML), en adelante sólo Módulo, el usuario deberá realizar previamente el ingreso de información básica como el detalle de los bienes y servicios en el Catálogo.

Con el fin de llevar una relación uniforme, simple, ordenada e interrelacionada de los bienes y servicios a ser utilizados por las diversas UEs, se ha construido un Catálogo de Bienes y Servicios básica respetando el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado de la Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN) y, tomando como base el Catálogo Nacional de Bienes y Servicios de la ex INAP. La cobertura de este Catálogo irá en aumento en la medida que la operatividad de la UE lo requiera.

MODULO DE LOGISTICA 1

Dentro del Submódulo Tablas se encuentra la opción Catálogo de Bienes y Servicios, la persona encargada del registro tendrá que consignar, previamente, una Clave para poder accesar a ésta.

La estructura del Código del Bien o Servicio está constituido por:

Código N° DígitosGrupo 02Clase 02Familia 04Item 04

Por ejemplo, para el Corrector líquido tipo lapicero:

Código 711100030001Grupo 71 OFICINA: UTILES Y MATERIALESClase 11 BORRADORES Y CORRECTORESFamilia 0003 CORRECTOR LIQUIDOItem 0001 CORRECTOR LIQUIDO TIPO LAPICERO

Los Códigos del Grupo, Clase y Familia son alimentados en la Sede, como único para todas las UEs. Es al último nivel que, el usuario ingresará el detalle del bien o servicio.

Metas por Centro de CostosLa UE debe matricular las diferentes instancias administrativas hasta el nivel de Centro de Costos, además del Responsable, N° de Personas, Metas, Factor del Consumo Histórico.

Se puede consultar y/o emitir Reportes de la información registrada.

Techo Presupuestal de Bienes / ServiciosUna vez que los Centros de Costos hayan registrado de acuerdo a sus objetivos y metas, sus necesidades anuales de bienes y servicios, los montos deberán ser adecuados a los Montos asignados por la DNPP, previamente ingresados en la pantalla Techo Presupuestal de Bienes y Servicios.

Al final, deberá coincidir el Monto Requerido con el Techo Presupuestal (Presupuesto Institucional Aprobado) otorgado por la DNPP.

PersonalEn la pantalla Registro del Personal se deberá consignar un Código de identificación y los datos respectivos de cada trabajador de la UE.

También consignará el Centro de Costos a la que pertenece dicho trabajador.

MODULO DE LOGISTICA 2

TablasEsta opción presenta diversas pestañas, el usuario deberá ingresar la información requerida en cada una de éstas.

El ingreso de esta información es vital para el registro en las demás opciones del Módulo, esta información se refiere a: Tipos Proveedor: Registrarlos de acuerdo a la

actividad que realiza el proveedor Almacenes: Matrícula del(los) almacén(es) con que

cuenta la UE Tareas / Proyectos: Desagregar especificando la

Tarea o Proyecto, caso contrario utilizar el Código 9999 Tarea Permanente

Unidades Medida: Además de las incluidas en el Módulo el usuario podrá incorporar nuevas

Marcas Artículo: De igual manera, en esta Tabla se ingresarán las Marcas de los bienes con los cuales trabaja la UE

Proceso de Selección: Inscribir los Procesos y los montos topes de acuerdo a la Ley de Presupuesto del Sector Público y al Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Sedes: Anotar los datos de la(s) Sede(s) con que cuenta la UE

Año Programación: Indicar el Período de Programación, Período Inicial del Inventario de Almacén y Período de Cierre Mensual.

SUBMODULO PROGRAMACION

A continuación se detalla las principales Opciones con que cuenta este Submódulo: Registro del Cuadro de NecesidadesLa pantalla Cuadro de Necesidades Anual presenta 2 partes, en la superior la(s) Meta(s), Fuente de Financiamiento y Tarea/Proyecto en el cual se programarán los bienes y servicios.

Y en la parte inferior el detalle del Bien ó Servicio, es decir, el Código a nivel Item (12 dígitos), relacionado con el Clasificador de Gastos y la distribución de las Cantidades Requeridas para cada mes del año. El Sistema nos muestra el monto programado multiplicando la cantidad requerida por el precio estimado que previamente se consignó en el Catálogo de Bienes y Servicios.

Programación de Gastos FijosPermitirá el registro de los Gastos por concepto de tarifas de servicios básicos (luz, agua, correo y teléfono, entre otros) que son necesarios para el normal funcionamiento de la UE. Para programar a través de esta opción, la Dirección de Abastecimientos y Servicios Auxiliares (DASA) asignará a cada Centro de Costos y meta un porcentaje en la opción Metas por Centro de Costos, con el cual el Sistema realizará en forma automática la distribución del monto por programar. Los Servicios que son programados por cada Centro de Costos deberán ser ingresados en la opción Registro del Cuadro de Necesidades.

Presupuesto de ComprasEsta pantalla nos muestra la cantidad de bienes que deben adquirirse en el ejercicio presupuestal sobre la base del monto asignado por DNPP, luego de deducir

MODULO DE LOGISTICA 3

las existencias estimadas al 31 de diciembre. Previamente el responsable registrará en la Hoja de Trabajo Existencia Estimada la información requerida es decir las existencias al 30 de setiembre más / menos los ingresos y salidas del almacén previstas para el último trimestre.

Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC)Para obtener el PAAC a través del Módulo el usuario seleccionará el(los) bien(es) o servicio(s) relacionado(s) con un proceso de selección y, que determinará de acuerdo al monto el tipo de proceso de selección, es decir si se trata de Licitación Pública, Concurso Público, Adjudicación directa Pública, Adjudicación en Menor Cuantía, seguidamente la persona responsable consignará el mes en que se realizará el proceso.

Registro de PedidosCada Centro de Costos ingresará con su clave de acceso a esta opción y realizará su Pedido de acuerdo a la programación del Cuadro de Necesidades. Primeramente, seleccionará el Período, Centro de Costos para seguidamente registrar el(los) bien(es) y la Cantidad requerida.

El pedido será atendido previa aprobación del funcionario autorizado siempre que, en Almacén se cuente con lo solicitado de lo contrario quedará en estado Pedido Pendiente de Compra hasta que el bien solicitado ingrese a almacén después de efectuarse la compra.

Requerimiento de Compra En esta opción el Centro de Costo registrará los Requerimientos no Programados para el ejercicio fiscal. Para ello ingresará el Detalle del Item con la Meta y Fuente de Financiamiento a afectarse. Seleccionará además el Período, Mes, Destino del bien (Consumo Institucional, Venta).

Luego se podrá visualizar el detalle del Requerimiento

MODULO DE LOGISTICA 4

Autorización de Compra El funcionario autorizado en esta opción procederá a aprobar parcial, total o denegar el Requerimiento de Compra no programado luego de evaluar la disponibilidad de recursos y prioridades de la Institución.

Cuadro de AdquisicionesEl Módulo a través de esta opción muestra la relación de adquisiciones que se va a realizar en un determinado mes. Dicha información jala del cronograma de compras que se genera en el PAAC y de los Requerimientos de Compra no Programados.

En esta opción la persona responsable autoriza las adquisiciones que se van a realizar durante el mes. El Sistema permite realizar un pre-compromiso afectando el saldo del Calendario

Orden de Compra-Guía de Internamiento/ServicioEl Módulo a través de estas opciones genera las Ordenes de Compra-Guía de Internamiento o de Servicio de los Requerimientos de Compra que se encuentran autorizados según el Cuadro de Adquisiciones.

En Ordenes de Compra muestra la relación de las Ordenes generadas a través del Módulo, tanto las Comprometidas como las no comprometidas permitiendo que, el usuario genere nuevas Ordenes y se comprometan a través de una Interfase Compromiso al

Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP).

Seleccionada una determinada Orden de Compra-Guía de Internamiento, el usuario puede visualizar el detalle.

Asimismo, se podrá Comprometer afectando el Calendario otorgado por la DNPP mediante el botón Comprometer y, realizando una Interfase de Compromiso con el SIAF-SP (dando clic al botón Interfase SIAF), evitando el doble ingreso de información.

La fase Compromiso en el SIAF-SP se visualizará en Estado ‘P’ (pendiente de envío), para ser habilitado y transmitido a la Sede del MEF.

MODULO DE LOGISTICA 5

SUBMODULO ALMACENES

A través de este Submódulo se puede llevar el registro de las entradas y salidas de almacén, generar el Kárdex valorizado, obtener información de inventarios por almacenes, etc. Si se trata de un activo, inmediatamente lo registra en forma automática en el Módulo de Control Patrimonial.

Entradas al AlmacénSeleccionados el Período, Mes y Almacén, el Módulo presentará la relación de Notas de Entradas al Almacén (NEAS) existentes.

El Módulo permite registrar los bienes que ingresan a almacén por: Compra, Donaciones, Transferencias, Producción, etc.

Luego de la conformidad del ingreso de los bienes al almacén, la persona responsable del área da clic en el botón Conformidad para actualizar el kárdex.

Atención de PedidosPara atender los pedidos aprobados la persona responsable selecciona primero el pedido, consigna la cantidad de acuerdo a la existencia del almacén que es mostrado por Sistema para luego dar Grabar.

Después de Grabar, genera la PECOSA en forma automática e imprime para que los funcionarios solicitantes y responsables firmen el documento.

Para actualizar el KARDEX en el momento de la entrega de los bienes, da clic al botón Confirmar PECOSA.

KARDEX DEL ALMACEN

El Módulo a través de esta opción suministra información del movimiento de entrada y salida de los bienes en almacén, así como determina las existencias valorizadas a precio promedio.

MODULO DE LOGISTICA 6