Manual Admision y Facturacion

MANUAL ADMISIN Y FACTURACION V21 V17.4.0 1 de 156

ADMISIN Y FACTURACIN MANUAL DE USUARIO TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIN ....................................................................................................................................... 5 2. OPERACIONES BASICAS ....................................................................................................................... 9

a. Guardar...............................................................................................................................9 b. Borrar ..................................................................................................................................9 c. Modificar o Actualizar.........................................................................................................9 d. Listar ...................................................................................................................................9 e. Salir .................................................................................................................................. 10

3. ADMINISTRACION.................................................................................................................................. 11

a. Personalizacin ............................................................................................................... 11 b. Seguridad ........................................................................................................................ 13 c. Base de Datos ................................................................................................................. 16

4. PARAMETRIZACION MAESTROS BASICOS ................................................................................... 17

a. Departamentos y Municipios .......................................................................................... 17 b. Tipo de Usuario ............................................................................................................... 17 c. Tipo de Diagnsticos ...................................................................................................... 18 d. Finalidad del procedimiento ............................................................................................ 18 e. Finalidad de la consulta .................................................................................................. 18 f. Zona de residencia ......................................................................................................... 19 g. Personal que atiende ...................................................................................................... 19 h. Causa Externa................................................................................................................. 19 i. Concepto de Servicios de salud ..................................................................................... 19 j. Diagnostico (CIE) ............................................................................................................ 20 k. Tipo de Servicio .............................................................................................................. 20 l. Ocupacin ....................................................................................................................... 21 m. Parentesco ...................................................................................................................... 21 n. Motivo de anulacin ........................................................................................................ 21 o. Formas de pago .............................................................................................................. 21 p. Religin ............................................................................................................................ 22 q. Barrios ............................................................................................................................. 22 r. Documentos Anexos (Protocolo) ................................................................................ 22 s. Ruta de los protocolos .................................................................................................... 23 t. Asignacin de Protocolo ................................................................................................. 23 u. Conceptos de Facturacin .............................................................................................. 24 v. Grupos de Facturacin ................................................................................................... 24 w. Clasificacin del Paciente ............................................................................................... 25

5. PARAMETRIZACION MANTENIMIENTO DEL SISTEMA ................................................................ 25

a. reas ............................................................................................................................... 25 b. Dependencias ................................................................................................................. 25 c. Elementos (Mdico-Quirrgicos) .................................................................................... 25 d. Servicios .......................................................................................................................... 25


e. Especialidades Mdicas ................................................................................................. 27 f. Servicios por Especialidad ............................................................................................. 27 g. Servicios a realizar .......................................................................................................... 28 h. Tarifas Bsicas ................................................................................................................ 29 i. Tarifas por Procedimiento............................................................................................... 29 j. Tipos de Afiliacin ........................................................................................................... 30 k. Planes de Salud .............................................................................................................. 30 l. Administradoras .............................................................................................................. 31 m. Copagos y cuotas moderadoras .................................................................................... 32 n. Condiciones Liquidacin Copago ................................................................................... 33 o. Convenios con Administradoras..................................................................................... 35 p. Lugares de Atencin ....................................................................................................... 39 q. Grupos de Servicios ........................................................................................................ 39 r. Servicios por grupo ......................................................................................................... 39 s. Especialidades por Dependencia ................................................................................... 40 t. Motivo de Realizacin (Anticipos) .................................................................................. 40 u. Motivo de Ajuste de Cuenta ........................................................................................... 40 v. Homologacin de servicios (para ajuste de cuentas) ................................................... 41

MOVIMIENTO .................................................................................................................................................... 41

1. PACIENTES .................................................................................................................... 42 a. Creacin de Pacientes ............................................................................................................. 42 b. Captura de Foto del paciente: .................................................................................................. 45 c. Captura de huella dactilar: ....................................................................................................... 45 d. Consulta de Pacientes.............................................................................................................. 48 e. Eliminar Pacientes ................................................................................................................... 48 f. Cambiar identificacin de Pacientes (F3) .............................................................................. 48 g. Actualizar informacin del paciente ......................................................................................... 49 h. Listados de Pacientes .............................................................................................................. 49 i. Movimiento por Paciente .......................................................................................................... 49 j. Activar - Inactivar Pacientes (Cargue por plano) .................................................................... 50 k. Unificacin de Pacientes .......................................................................................................... 52 l. Validacin de homnimos en la creacin del paciente .......................................................... 53

2. CARGO DE SERVICIOS ................................................................................................ 54 a. Procedimientos y Consultas:.................................................................................................... 57 b. Apoyo Diagnostico .................................................................................................................... 59 c. Citas........................................................................................................................................... 61 d. Quirrgicos ................................................................................................................................ 61 e. Elementos ................................................................................................................................. 61 f. Solicitudes Pendientes ............................................................................................................. 64 g. Anulacin de cargos ................................................................................................................. 66

3. FUSOAT - Planos Resolucin 2056.............................................................................. 67 a. Registrar Fusoat ECAT ......................................................................................................... 67 b. Relacionar movimiento con Fusoat ......................................................................................... 69

4. SOLICITUD DE AUTORIZACION DE SERVICIOS - Anexo 3 Resolucin 3047....... 70 a. Registrar Solicitud de Autorizacin .......................................................................................... 70


b. Consultar e imprimir la Solicitud de Autorizacin ................................................................... 71 5. FACTURA DE CONTADO (paciente) ............................................................................ 74

a. Anticipos .................................................................................................................................... 74 b. Generacin de la Factura de Contado .................................................................................... 76 c. Cierre de caja (interface con Cartera) ..................................................................................... 80 d. Remisiones................................................................................................................................ 82 e. Anulacin de la factura de contado ......................................................................................... 84 f. Informes Pagar ....................................................................................................................... 85 g. Informes Remisiones ................................................................................................................ 85 h. Listados de facturas de contado anuladas.............................................................................. 86 i. Devolucin de la factura de contado ....................................................................................... 86 j. Informes de factura de contado ............................................................................................... 87 k. Manejo de Multas ..................................................................................................................... 88 l. Redondeo de Copagos. ........................................................................................................... 89

6. GESTION DE RDENES ............................................................................................... 90 a. Generacin de rdenes de servicio contra la realizacin del cargo. Utilice esta opcin cuando no requiera hacer cambios en los valores. ............................................................................................ 90 b. Generacin de rdenes de servicio ......................................................................................... 90 c. Remisin de rdenes ................................................................................................................ 91

7. RIPS (Registros Individuales de Prestacin de Servicios de Salud)............................ 93 a. Consulta .................................................................................................................................... 94 b. Procedimientos ......................................................................................................................... 95

8. FACTURACIN CREDITO (Administradora) ................................................................ 96 a. Asignar Facturas Ambulatorio .................................................................................................. 97 b. Asignar Facturas Capitacin .................................................................................................. 100 c. Anulacin de Facturas de Crdito ......................................................................................... 105 d. Devolucin de la factura crdito............................................................................................. 105 e. Informes de la factura crdito ............................................................................................... 106

9. GENERACIN DE PLANOS (RIPS - Res 3374, ECAT - Res 2056 y Res 1915 de 2008) 106 10. GENERACIN PLANO CIRCULAR 012 ..................................................................... 109 11. GENERACIN PLANO CIRCULAR 047 ..................................................................... 109 12. INICIALIZAR MOVIMIENTO ......................................................................................... 110 13. RELACIONAR TIPO DOCUMENTO Y EDAD ............................................................. 110 14. OTRAS OPCIONES ...................................................................................................... 111

a. Protocolos ............................................................................................................................... 111 b. Ajuste de Cuentas .................................................................................................................. 112 c. Auditoria Ajuste de Cuentas................................................................................................... 115 d. Paquetizar ............................................................................................................................... 116 e. Cotizacin de Servicios .......................................................................................................... 118 f. Configuracin Predeterminada de la administradora PAB: ................................................. 120 g. Autorizaciones ambulatorias de Acuerdo al nivel del servicio, especialidad y frecuencia de utilizacin. ............................................................................................................................................... 120 h. Generacin de archivo NAP y correccin de NAP. .............................................................. 121

15. ESTADISTICA ............................................................................................................... 125 a. Indicadores de Gestin .......................................................................................................... 125


b. Informes................................................................................................................................... 129 Servicios .................................................................................................................................... 129 Perfil epidemiolgico ................................................................................................................ 129 Enfermedades de Notificacin Obligatoria .............................................................................. 130 Consultas .................................................................................................................................. 130 Procedimientos ......................................................................................................................... 131 Urgencias .................................................................................................................................. 131 Recin Nacidos ......................................................................................................................... 131 Medicamentos .......................................................................................................................... 132 Medicamentos Vendidos .......................................................................................................... 132 Otros Servicios ......................................................................................................................... 133 Custodia Informacin Asistencial ............................................................................................. 133 Solicitudes de Autorizacin ...................................................................................................... 134 Morbilidad en menores ............................................................................................................. 134 Registro de admisin (Ingresos y egresos) ............................................................................. 135 RIPS .......................................................................................................................................... 135 Informe HC primera vez ........................................................................................................... 136 Cargos y rdenes pendientes Anulados ................................................................................. 136 Reportar Inconsistencias datos Paciente ................................................................................ 137 Cargos de Servicios sin facturar .............................................................................................. 141

c. Business View ......................................................................................................................... 144

16. INTERFASE CON OTROS MODULOS ....................................................................... 145 17. NOTA DE CAMBIOS (Novedades de la versin) ........................................................ 145


1. INTRODUCCIN

Admisin y Facturacin es el modulo bsico del sistema CNT PACIENTES el cual permite:

Creacin de Pacientes Cargo de consultas y procedimientos Prefacturacion Facturacin al paciente (Contado) Facturacin crdito (Administradora) Generacin de Rips (de acuerdo a los mdulos adquiridos) Manejo de protocolos Paquetizar Ajuste de cuentas Cotizacin

Este modulo se complementa con los dems mdulos administrativos y asistenciales de acuerdo con las necesidades de cada IPS

En este modulo se encuentra la parametrizacin bsica del sistema la cual es pre-requisito para la operacin de cualquier otro modulo.

El repositorio de Datos consiste en que al momento que el usuario intente ingresar a la aplicacin, si tiene los archivos (ejecutable, licencia y reportes) de la aplicacin en el equipo local, el sistema validar:

Si los archivos que existen en el equipo central, no existe en el local, stos se copian.

Si los archivos que existen en el equipo central, tienen una fecha superior a la fecha de los archivos en el local, reemplaza los archivos locales por los archivos del equipo central.

Si los archivos que existen en el equipo local, tienen una fecha superior a la fecha de los archivos en el equipo central, no reemplaza los archivos locales por los archivos del equipo central, ni reemplaza los archivos del equipo central por el local.

El login de Acceso a la Base de Datos consiste en que si el usuario desea cambiar la contrasea para ingresar a la base de datos, debe seleccionar el inicio de sesin y cambiar la contrasea por la aplicacin y por el administrador corporativo de SQL o por la Base de Datos en Access segn corresponda. Para este proceso el sistema validar la existencia del archivo CntSeg.Cnt dentro del equipo central.

BASE DE DATOS CON MOTOR SQL: Si desea utilizar el repositorio centralizado y el login de acceso a la Base de Datos, antes de ingresar a la aplicacin, en el archivo de inicializacin Cntsiste1.ini de cada equipo local (PC) en la etiqueta DIRTRAB coloque el nombre o ruta del equipo en el cual se encontraran los archivos actualizados (Equipo Central). De esta manera, el equipo para el proceso de repositorio (Equipo Central) y el equipo donde se encuentre la base de datos (Servidor Base de Datos) sern diferentes y el sistema realizar la conexin de acuerdo con la necesidad de cada usuario. Ver diagrama.


Al momento de intentar ingresar a la aplicacin, el sistema concatenar la ruta establecida en la etiqueta con \cntsiste.cnt\Programa\Cnt-Pacientes, por lo cual dentro de la carpeta CNT-Pacientes, debe encontrarse el ejecutable y reportes actualizados.

La carpeta \cntsiste.cnt\Programa\Cnt-Pacientes debe tener permiso de lectura para todos los usuarios.

La carpeta \cntsiste.cnt\ debe tener permiso de escritura para crear el archivo Cntseg.cnt SI no se encuentra dentro ella. SI el archivo ya existe dentro de la carpeta no es necesario dar el permiso de escritura a todos los usuarios.

Tenga en cuenta que si al momento de ingresar a la aplicacin, en la etiqueta DIRTRAB del archivo de inicializacin Cnstsiste1.ini se encuentra un texto que no corresponde a un nombre o ruta establecido dentro de la red de la institucin, el sistema generar el siguiente mensaje indicando que no se encontr el archivo Cntseg.cnt o que la carpeta establecida no tiene acceso de lectura o escritura. Por lo tanto revise el archivo y la ruta mencionada por el sistema.

Si no desea utilizar el proceso de Repositorio Centralizado y el login de acceso a la Base de Datos, antes de ingresar a la aplicacin, en el archivo de inicializacin Cntsiste1.ini de cada equipo local (PC) deje en blanco la etiqueta DIRTRAB, de sta manera el sistema no realizar ninguna validacin e ingresar sin generar ningn mensaje informativo.

BASE DE DATOS CON MOTOR ACCESS: A diferencia de las bases de datos con motor SQL, para las bases de datos que se encuentren en motor Access, la direccin que se establezca en la etiqueta DIRTRAB del archivo de inicializacin Cntsiste1.ini es la misma para el repositorio de Datos (Equipo Central) y para la conexin a la Base de Datos (Servidor Base de Datos).


Al momento de intentar ingresar a la aplicacin, el sistema concatenar la ruta establecida en la etiqueta con \cntsiste.cnt\Programa\Cnt-Pacientes, por lo cual dentro de la carpeta CNT-Pacientes, debe encontrarse el ejecutable y reportes actualizados.

La carpeta \cntsiste.cnt\Programa\Cnt-Pacientes debe tener permiso de lectura para todos los usuarios.

La carpeta \cntsiste.cnt\ debe tener permiso de escritura para crear el archivo Cntseg.cnt SI no se encuentra dentro ella. SI el archivo ya existe dentro de la carpeta no es necesario dar el permiso de escritura a todos los usuarios.

Tenga en cuenta que si al momento de ingresar a la aplicacin, en la etiqueta DIRTRAB del archivo de inicializacin Cntsiste1.ini se encuentra un texto que no corresponde a un nombre o ruta establecido de la institucin, el sistema generar el siguiente mensaje indicando que no se encontr el archivo Cntseg.cnt o que la carpeta establecida no tiene acceso de lectura o escritura. Por lo tanto revise el archivo y la ruta mencionada por el sistema.

TENER EN CUENTA:

Si se genera algn error en el proceso del repositorio, el sistema no genera ningn mensaje de error. Debe consultarse el archivo generado ErrorControlVrs.txt en la carpeta local donde se encuentra el ejecutable, el cual almacena el nombre del archivo que no se pudo copiar y el proceso se debe realizar de forma manual.

La ruta y el nombre donde se encuentre el repositorio de datos debe ser obligatoriamente: Nombre o ruta del equipo central \ CNTSISTE.CNT \ PROGRAMA \ CNT-PACIENTES de lo contrario el proceso no se realiza.

Si al dar doble clic sobre el ejecutable de la aplicacin, no es posible ingresar, verifique si se gener el archivo CopyExe.bat haga doble clic sobre l e intente ingresar nuevamente a la aplicacin.

Cuando ingrese al sistema encontrara la ventana de conexin, donde debe digitar usuario y contrasea,


CNT entrega un usuario ADMINISTRADOR y su clave. El administrador del sistema es el encargado de crear a cada funcionario su usuario y clave. Esta clave o contrasea puede ser cambiada en la siguiente forma:

1. Haga clic en el icono cambiar contrasea

2. Digite la contrasea que tiene actualmente en Contrasea anterior 3. Coloque la nueva contrasea 4. Digite nuevamente la nueva contrasea para confirmarla en confirmar contrasea , de clic en

aceptar 5. Espere a que el sistema del mensaje, La contrasea ha sido cambiada con xito. 6. Si aparece el siguiente mensaje, es porque dgito mal la contrasea anterior

CNT-PACIENTES

Error con la conexin al servidor. Revise el nombre del servidor, el nombre de usuario y la contrasea.

Aceptar


2. OPERACIONES BASICAS

La mayora de ventanas de parametrizacin cuentan con las siguientes operaciones bsicas:

a. Guardar

1. Digite el Cdigo 2. Digite el Nombre o descripcin asociada

3. Clic en el icono Guardar

b. Borrar

1. Digite el Cdigo, o seleccione el registro en la lista que se despliega en la parte inferior de la ventana haciendo doble clic sobre l.

2. Una vez todos los datos se encuentren activos en pantalla

3. Haga clic en el icono Borrar 4. Confirme la eliminacin del registro

Nota Aclaratoria: La nica razn para que el registro no pueda borrarse es que se encuentre

relacionado con otros registros. Si realmente desea borrar el registro, deber eliminar primero todos los registros relacionados. Por ejemplo si desea borrar un medico de la base de datos, y este ya tiene citas o historias clnicas relacionadas el sistema no le permitir eliminarlo.

c. Modificar o Actualizar

1. Digite el Cdigo, o seleccione el registro en la lista que se despliega en la parte inferior de la ventana haciendo doble clic sobre l.

2. Una vez todos los datos se encuentren activos en pantalla 3. Modifique el campo requerido.

Cuando sea el cdigo:

Sitese en el campo cdigo y modifquelo Pulse la tecla F3 y

Clic en el icono Guardar Cuando sea el nombre:

Modifique el nombre Clic en el icono Guardar.

4. Si los datos son correctos, de clic en el icono Guardar. d. Listar

1. Haga clic en el icono Listar. 2. A continuacin se despliega una ventana que le permite generar un listado con los parmetros

requeridos, usted debe:


3. Indicar s desea listar por cdigo o por Nombre 4. Luego digite el rango deseado, el sistema muestra por defecto 5. Cuando es cdigo: Inicio: Cero Final: Zeta Este rango abarca todos los registros 6. Cuando es nombre: Inicio: A Final: Zeta Este rango abarca todos los registros 7. El usuario puede especificar los rangos deseados. 8. Indique si desea ver el reporte en pantalla o enviarlo a impresora 9. Por ltimo clic en Aceptar El sistema genera un listado con todos los registros que cumplan con los parmetros consignados.

e. Salir

1. Para cerrar la ventana activa de clic en el icono


3. ADMINISTRACION

a. Personalizacin (Administracin Personalizacin) La personalizacin de mi IPS consiste en registrar mi cdigo como prestador de servicios dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud y mis datos bsicos. Esta informacin se utilizara en la generacin de las facturas, los RIPS y los archivos planos generados para la Circular 012 (Datos Generales) y Circular 047 de 2008.

Procedimiento:

a. Seleccione el tipo de documento de identificacin de la IPS a. NIT : Numero de identificacin tributaria b. CC : Cedula de ciudadana c. CE : Cedula de extranjera d. PA : Pasaporte

b. Registre el nmero de identificacin de acuerdo al tipo de documento seleccionado c. En el campo Cdigo IPS, digite el cdigo asignado a la IPS, el cual no debe tener una longitud mayor

a 15 caracteres y corresponde a la codificacin asignada en el registro institucional por las direcciones locales o departamentales de salud, y se utilizara en el envo de los RIPS. Tenga en cuenta:

a. Dos (2) dgitos para el departamento b. Tres (3) dgitos para el municipio c. Cinco (5) dgitos para el secuencial del prestador dentro del municipio

d. En el campo Clase de Entidad, seleccione que clase de entidad es la Institucin: Hospital, Empresa Social del Estado u Otro.

e. En el campo Cdigo Unin, digite el cdigo tributario. f. Seleccione el Acto Administrativo. g. Digito la fecha de creacin. h. Si la IPS es Aliada de Salud Total, se visualiza el campo Cd. IPS Aliada, con una longitud mxima de

cinco (5) caracteres alfanumricos. i. El nombre de la Entidad, se entrega generado con la licencia original. El usuario no puede modificarlo,

cualquier cambio que requiera deber solicitarlo a su proveedor


j. En el campo Id. Representante, digito la Identificacin del representante legal de la institucin. k. En el campo Nombre del representante, digito el nombre del representante legal de la institucin. l. En el campo Direccin, digito la direccin de la institucin. m. Selecciono el Departamento y la ciudad en donde se encuentra ubicada la institucin. n. Digito el Indicativo, Telfono y Fax de la Institucin. o. Digito el Mail de la Institucin. p. En el recuadro Encabezado Facturas, se digitan los datos que deben aparecer como encabezado de la

factura de contado y crdito, de la siguiente manera: a. Digito el numero 1 seguido de: y a continuacin el texto que requiero aparezca en la primera

lnea o rengln y lo finalizo con ; b. El espacio est destinado hasta para cuatro renglones. As que en caso de requerirse sigo

el procedimiento descrito anteriormente. c. En el quinto rengln si requiere, especifique la Resolucin para las facturas de contado y el

Sexto rengln si requiere, especifique la Resolucin para las facturas a crdito, cada rengln debe finalizar con punto y coma (;). Tenga en cuenta que para desplazarse de una lnea a otra debe utilizar la barra espaciadora.

d. Luego de la ltima lnea, en el rengln siguiente digito la palabra Ciudad: digito ah la ciudad en la cual se encuentra mi IPS y la finalizo con ;

e. Si los datos son correctos de clic en Guardar . En la parte inferior se mostraran los procedimientos creados.

q. Si el tipo de Entidad es Privada, se activa la pestaa Datos Circular 011 - 047, los cuales se requieren para la generacin de Archivos planos para dar cumplimiento con la circular 011 de 2004 y Circular 047 de 2008 para entidades privadas. Se deben diligenciar los siguientes datos de acuerdo con lo especificado en el documento de la circular:

a. Sigla: Sigla o nombre abreviado que identifica la razn social. b. Nmero de Sucursales: Total de sucursales que posee en el territorio nacional. c. Nmero de Agencias: Total de agencias que posee en el territorio nacional. d. Objeto Social: Objeto social principal determinado por los estatutos o escritura de

constitucin. e. Fecha de Vencimiento constitucin IPS: Fecha de vencimiento (hasta) de la IPS. f. Naturaleza Jurdica: Tipo de naturaleza jurdica. g. Porcentaje: Porcentaje de participacin del estado cuando la naturaleza jurdica sea mixta. h. Tipo de Empresa: Tipo de empresa en que se encuentra constituida la IPS. i. Numero de acto administrativo: Nmero de acto administrativo con el cual fue otorgada la

personera jurdica. j. Fecha del acto administrativo: Fecha del acto administrativo que le otorg la personera

jurdica. k. Entidad que le otorg personera: Nombre de la entidad que le otorg la personera jurdica

(Gobernacin, Ministerio, etc.). l. Estado de la sociedad: Estado actual de la sociedad.

Las validaciones de los datos estn sujetas a la informacin registrada en la Circular 011 del 2004 y Circular 047 de 2008.


b. Seguridad (Administracin Seguridad) Esta opcin permite crear los usuarios y perfiles que van a utilizar la aplicacin, asignar los permisos correspondientes de acuerdo con el perfil asignado y modificar la contrasea con la que se conectan a la Base de Datos. Esta opcin solo es accesible por el usuario Administrador y est compuesta por:

a. Opciones: Muestra todas las opciones que componen la aplicacin, esta informacin es entregada por CNT y el usuario y/o administrador de CNT PACIENTES es responsable de mantenerlas en operacin tal como han sido entregadas en la versin original.

b. Perfiles: Permite crear los diferentes perfiles que constituyen la entidad. Para crear un perfil digite el cdigo y nombre, marque si el perfil modifica servicios y/o elementos.

a. Para Guardar b. Para Borrar c. Para Listar d. Para Modificar.

c. Permisos de Perfil: Permite asignar los permisos de crear, borrar, consultar e imprimir a los perfiles

creados previamente, debe seleccionar el perfil al cual desea asignar permisos, seleccionar la raz de cada opcin y en la parte derecha dar doble clic de acuerdo con la asignacin que vaya a realizar. Una vez asignado el permiso, el campo de la opcin se visualizar con un . Tenga en cuenta que en la opcin Cerrar Registro de Admisin y Complementos - Configuracin General, los permisos solo sern efectivos si se encuentran marcada la opcin Guardar y Borrar, de lo contrario la asignacin no es vlida. Si desea asignar permisos de manera Total, Ninguno o Parcial a todas las opciones, en la parte inferior de la ventana se visualizan tres iconos en forma de Semforo, debe marcar permisos Guardar/Modificar, Consultar, Borrar/Anular e Imprimir y luego hacer clic sobre el icono que desee: Total, Nada o Parcial.

Si los datos son correctos haga clic sobre el icono Terminar .

d. Usuario: Permite crear los usuarios que ingresarn a la aplicacin de acuerdo con el perfil y el grupo al que pertenezcan.

i. Usuario: Digite el nombre que se visualiza en el momento de ingresar a la aplicacin. ii. Nombre: Digite el nombre real del usuario. iii. Tipo de Documento y No.: Digite el tipo y numero de documento del usuario. iv. Perfil: Seleccione el perfil que tiene el usuario. Esta informacin se visualiza de acuerdo con la

creacin de los perfiles realizada inicialmente. v. Clave y Confirmacin: Digite la clave y confirmacin con la cual el usuario va a ingresar a la

aplicacin. Se debe tener en cuenta que esta informacin es personal. vi. Grupo: Seleccione el grupo al que pertenece el usuario

i. Medico: El usuario que pertenezca a este grupo, puede diligenciar las historias clnicas.

ii. Otro: El usuario que pertenezca a este grupo, puede realizar cualquier movimiento en la aplicacin excepto diligenciar las historias clnicas y asignar citas de turnos tipo call center de acuerdo con los permisos asignados al perfil.


iii. Call Center: El usuario que pertenezca a este grupo, puede asignar solo citas de turnos tipo call center y realizar los movimientos en la aplicacin de acuerdo con los permisos asignados al perfil.

vii. Firma Escaneada: Si el grupo seleccionado es Medico y el usuario que consulta o crea es Administrador, se habilita la opcin Firma Escaneada, la cual permite capturar la firma del mdico y que se visualizar al imprimir la Historia Clnica y las ordenes generadas.

Para capturar la firma, debe dar clic en el botn Examinar. Ubicar el archivo donde se encuentre almacenado, al momento de Guardar el usuario, quedar relacionada la firma escaneada. Si desea modificar la firma capturada o no desea continuar utilizndola, se debe dar clic en el botn Limpiar, en el momento de guardar el usuario, la modificacin se almacenar.

NOTA: Se trata de una firma escaneada, NO de una firma digital como se encuentra estipulado en la Ley 527 de 1999; por lo tanto CNT no es responsable de las implicaciones que se puedan generar al darle un sentido diferente a esta opcin.

viii.Si los datos son correctos haga clic en Guardar . ix. Al guardar el usuario, se visualizar en el grid. Si desea realizar alguna modificacin sobre l,

debe seleccionarlo dando doble clic sobre el registro en el grid, digitar el usuario o hacer clic

en la opcin Seleccin y realizar la bsqueda respectiva.

x. Si desea eliminar algn usuario, seleccinelo y haga clic sobre el botn Borrar .

xi. Si desea generar un listado de los usuarios creados, haga clic sobre el botn Listar . e. Login de Acceso a la Base de Datos

Si usted es el Administrador del Sistema y requiere cambiar el usuario y la contrasea de acceso a la Base de datos, ingrese a Administracin Seguridad Login de Acceso a la BD. Esta opcin permite cambiar el login y la contrasea para acceder a la Base de Datos. Esta opcin solo est autorizada al Administrador del Sistema. Para realizar este proceso se debe tener en cuenta que: En el equipo donde se encuentre la Base de Datos, la carpeta CNTSISTE.CNT, debe estar compartida y debe tener permisos de escritura para todos los usuarios que ingresen a la aplicacin.

Base de Datos con motor SQL: Al ingresar a la ventana de login de acceso, el sistema carga todos los inicios de sesin creados. El usuario debe seleccionar el inicio de sesin, digitar la contrasea con un mximo de cuarenta (40) caracteres y la confirmacin de la misma. Si los datos son correctos dar clic en

guardar .


Una vez realizado el cambio de la contrasea en la aplicacin, debe realizarse en el Administrador de SQL.

Base de Datos con motor ACCESS: Al ingresar a la ventana de login de acceso, el sistema carga por defecto el Usuario Admin. El usuario debe digitar la contrasea con un mximo de cuarenta (40) caracteres y la confirmacin

de la misma. Si los datos son correctos dar clic en guardar .

Una vez realizado el cambio de la contrasea por la aplicacin, debe realizarse por las propiedades de la base de datos. Al guardar la nueva contrasea el sistema crea un archivo en el equipo donde se encuentra la Base de datos, el archivo se denomina CntSeg.cnt en el cual se almacena la contrasea de forma encriptada. Si se presenta algn inconveniente con el login y contrasea, como olvido de la informacin, cambio de personal entre otros, el administrador del sistema debe eliminar este archivo y volver a ingresar la contrasea.

TENER EN CUENTA:

Esta modificacin es responsabilidad del Administrador del Sistema.

Si al ingresar a la aplicacin el sistema genera el mensaje


Verifique que la carpeta cntsiste.ini en el equipo donde se encuentra la Base de Datos para Access o el equipo Central para SQL se encuentre con permisos de escritura para el usuario que est intentando ingresar a la aplicacin SI el archivo no est creado y permiso de lectura si el archivo esta creado. .

c. Base de Datos (Administracin Base de Datos) Esta opcin permite actualizar y generar una copia de la base de datos.

a. Actualizacin: Esta opcin permite actualizar la base de datos cuando no coincide con la aplicacin. Solo se visualizar activa cuando la versin de la Base de Datos no coincida con la versin de la aplicacin.

b. Backup Base de Datos: Esta opcin permite generar una copia de la Base de Datos en el momento en que se requiera y de acuerdo con la asignacin de permisos que tenga el usuario que ingresa a la aplicacin.

Al ingresar a la opcin el sistema genera el mensaje de confirmacin

Al dar NO, el proceso se cancela, al dar SI, el sistema solicita la ruta en donde se almacenar la copia de seguridad.

La ruta seleccionada debe tener dos caractersticas fundamentales:

1. Debe estar ubicada en el servidor donde se encuentre la Base de Datos y ste tener espacio suficiente para el almacenamiento, de lo contrario el sistema genera el mensaje y el proceso no se realiza.

2. El usuario que genere la copia debe tener permiso de escritura, de lo contrario el sistema genera el mensaje y el proceso no se realiza.

Si el proceso se cancela, el sistema genera el mensaje . Tenga en cuenta que el proceso puede tardar varios minutos, una vez finalizado el sistema le informa que la copia se

realiz con xito .


PARAMETRIZACION MAESTROS BASICOS

a. Departamentos y Municipios (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Departamentos) Esta tabla contiene los departamentos y municipios de Colombia con la respectiva codificacin impuesta por la instancia competente (DANE) segn la divisin poltico-administrativa, por tanto su ingreso, modificacin o actualizacin se har cuando sta lo determine. Mientras estos cambios no sean expedidos, el usuario y/o administrador de CNT PACIENTES es responsable de mantenerlas en operacin tal como han sido entregadas en la versin original. Procedimiento para crear un municipio:

a. Seleccione del men desplegable, el Departamento al que pertenece el municipio que va a crear. b. Digite el Cdigo del municipio, debe ser el impuesto por la entidad competente. c. Digite el Nombre respectivo

d. Si los datos son correctos de clic en Guardar Procedimiento para borrar un municipio:

a. Seleccione del men desplegable, el Departamento al que pertenece el municipio que desea eliminar.

b. Digite el Cdigo del municipio, debe ser el impuesto por la entidad competente y ENTER. c. A continuacin debe aparecer el Nombre d. Si el registro es el correcto

e. Haga clic en el icono Borrar.

b. Tipo de Usuario (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Tipo de usuario) Esta tabla contiene la clasificacin de tipos de usuarios estipulada por el Ministerio de Proteccin Social. Su modificacin o actualizacin se har cuando el Ministerio de Salud lo determine. Mientras estos cambios no sean expedidos por el Ministerio, el usuario y/o administrador de CNT PACIENTES es responsable de mantenerlas en operacin tal como han sido entregadas en la versin original. Este campo solo le ser solicitado en al momento de crear un paciente. Tenga en cuenta que de acuerdo con la norma: El tipo de usuario Particular es aquel que paga directamente la atencin con sus propios recursos, en este caso la informacin de las atenciones debe ser enviada directamente a la direccin local de salud. El rgimen Contributivo es el conjunto de normas establecidas por el Estado que le permite al usuario y su familia afiliarse al SGSSS, recibir la atencin y beneficios de la salud mediante el pago de un aporte o cotizacin. Este rgimen funciona a travs de las EPS e IPS El tipo de usuario Otro, son aquellos usuarios que pertenecen al rgimen especial de salud: afiliados de ECOPETROL, miembros de las fuerzas armadas y militares, afiliados al fondo de prestaciones del magisterio y afiliados al fondo de prestaciones del Congreso de la Repblica. Cuando el paciente pertenece a una Medicina Prepagada el tipo de usuario tambin es Otro El rgimen Subsidiado es un conjunto de normas que rigen el ingreso de las personas sin capacidad de pago y su ncleo familiar al SGSSS, razn por la cual el legislador contemplo una serie de beneficios relacionados con la salud, dirigidos a garantizar la atencin en salud a la poblacin ms vulnerable y de menos recursos econmicos. Procedimiento:



Solo para aquellos tipos de afiliacin que se creen con Grupo de Afiliacin = Contributivo, el sistema exigir se diligencie el Tipo de Afiliado, al momento de crear al Paciente

c. Tipo de Diagnsticos (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Tipo de Diagnsticos) Esta tabla contiene los tipos de diagnsticos estipulados por el Ministerio de Proteccin Social. Su modificacin o actualizacin se har cuando el Ministerio de Salud lo determine. Mientras estos cambios no sean expedidos por el Ministerio, el usuario y/o administrador de CNT PACIENTES es responsable de mantenerlas en operacin tal como han sido entregadas en la versin original. Este campo solo le ser solicitado en la Historia Clnica o en el RIPS. Procedimiento:


d. Finalidad del procedimiento (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Tipo de Diagnsticos) Esta tabla contiene las Finalidades de procedimientos establecidos por el Ministerio de Proteccin Social. Su modificacin o actualizacin se har cuando el Ministerio lo determine. Mientras estos cambios no sean expedidos por el Ministerio, el usuario y/o administrador de CNT PACIENTES es responsable de mantenerlas en operacin tal como han sido entregadas en la versin original. Este campo le ser solicitado para el diligenciamiento del RIPS o historia clnica de procedimientos, y permite identificar las finalidades con que el procedimiento fue realizado.


e. Finalidad de la consulta (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Finalidad del la consulta) En sta opcin se crean los valores permitidos para registrar el objetivo con el cual se realiza la consulta. Aplicable solo para las consultas de Promocin y Prevencin, para las dems se debe determinar No Aplica. La modificacin o actualizacin de estas tablas se har cuando la Entidad competente lo determine. Mientras estos cambios no sean expedidos el usuario y/o Administrador del Sistema es responsable de mantenerlas en operacin tal como han sido entregadas en la versin original.



f. Zona de residencia (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Zona de residencia) Esta tabla contiene las posibles zonas de residencia de un usuario estipuladas por la entidad competente. Mientras estos cambios no sean expedidos, el usuario y/o administrador del CNT PACIENTES es responsable de mantenerlas en operacin tal como han sido entregadas en la versin original. Este dato hace referencia a la caracterstica geogrfica del lugar de residencia habitual del usuario, y ser solicitada en la creacin del paciente.


g. Personal que atiende (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Personal que atiende) Esta tabla contiene las personas que pueden atender a un paciente segn la clasificacin dada por el Ministerio de Proteccin. Mientras estos cambios no sean expedidos por el Ministerio, el usuario y/o administrador de CNT PACIENTES es responsable de mantenerlas en operacin tal como han sido entregadas en la versin original. Este dato hace referencia a la persona que atiende el procedimiento, y es aplicable obligatoriamente cuando es un procedimiento obsttrico de parto y aborto. Ser utilizado en el diligenciamiento del RIPS y la historia clnica.


h. Causa Externa

(Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Causa Externa) Esta tabla contiene las posibles causas externas por las que se puede generar una atencin, estipuladas por el Ministerio de Salud. Su modificacin o actualizacin se har cuando el Ministerio de Salud lo determine. Mientras estos cambios no sean expedidos por el Ministerio, el usuario y/o administrador del CNT PACIENTES es responsable de mantenerlas en operacin tal como han sido entregadas en la versin original. Este campo es solicitado en los mdulos de consulta, hospitalizacin y atencin de urgencias.


i. Concepto de Servicios de salud (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Conceptos de Servicios de salud) En sta opcin se crean los conceptos de servicios de salud que han sido definidos por el Ministerio de Proteccin, por tanto su modificacin o actualizacin se har cuando la Entidad competente lo determine. Mientras estos cambios no sean expedidos el usuario y/o Administrador del Sistema es responsable de mantenerlas en operacin tal como han sido entregadas en la versin original.


Los conceptos adems se relacionan con una clasificacin del tipo de servicio

Cada concepto puede relacionarse nicamente con un Tipo de Servicio. Esta asociacin se reflejara en la ventana de creacin de Servicios.


j. Diagnostico (CIE) (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Diagnostico CIE) Esta tabla contiene la codificacin y nombre de los diagnsticos determinados por la Codificacin Internacional de Enfermedades, por tanto su modificacin o actualizacin se har cuando la CIE lo determine. Mientras estos cambios no sean expedidos el usuario y/o Administrador del Sistema es responsable de mantenerlas en operacin tal como han sido entregadas en la versin original. Las codificaciones cargadas corresponden a CIE9 y CIE10. CNT maneja la codificacin a 4 dgitos. La informacin relacionada con la creacin del Diagnostico es:

a. Cdigo asignado al Diagnostico b. Descripcin o nombre del diagnostico c. Indicador (tipo) de si el Diagnostico corresponde al CIE9 o CIE10 d. Si el Diagnostico aplica a Todos, Mujer, Hombre. e. Seleccione el rango de edades en que aplica el diagnostico, digite Edad inicial, Edad final y la

unidad de medida de la edad (Aos, Meses o Das). f. Marcacin para saber si el Diagnostico es de Notificacin Obligatoria. De acuerdo a esta marcacin

podr generar el Informe de Enfermedades de Notificacin Obligatoria. Ver estadsticas. g. Marque si el Diagnostico requiere aislamiento. Los diagnsticos con marcacin de aislamiento se

mostraran con un color diferente en el Censo, y generaran alarmas en la historia Clnica, cada vez que sean seleccionados.

h. Seleccione si el diagnostico corresponde a la clasificacin IRA o EDA en caso contrario escoja ninguno. Los diagnsticos IRA y EDA se tomaran para la generacin del informe morbilidad en menores - AIEPI

i. Marque el recuadro si no se requiere utilizar el Diagnostico en las diferentes opciones de la aplicacin como Historia Clnica, Rips, etc.

Los criterios con que se crea el Diagnostico sern utilizados para realizar validaciones en la Historia Clnica y/o diligenciamiento del RIPS.

k. Tipo de Servicio (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Tipo de Servicio) Esta tabla contiene los tipos de servicios estipulados por el Ministerio de Proteccin. Su modificacin o actualizacin se har cuando el Ministerio lo determine. Mientras estos cambios no sean expedidos por el Ministerio, el usuario y/o administrador de CNT PACIENTES es responsable de mantenerlas en operacin tal como han sido entregadas en la versin original.

a. Para Guardar b. Para Borrar


c. Para Listar d. Para Modificar.

l. Ocupacin (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Tipo de Servicio) Esta tabla contiene las ocupaciones estipulados por el Ministerio de Proteccin. Su modificacin o actualizacin se har cuando el Ministerio lo determine. Mientras estos cambios no sean expedidos por el Ministerio, el usuario y/o administrador de CNT PACIENTES es responsable de mantenerlas en operacin tal como han sido entregadas en la versin original. Este dato le ser solicitado al momento de crear el Paciente.


m. Parentesco (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Parentesco)

En esta opcin se crean los parentescos que pueden ser utilizados en el sistema, y que se solicitan en la creacin del paciente y/o registro de Admisin.


n. Motivo de anulacin (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Motivo de anulacin) Se ingresan los motivos por los cuales se puede anular una factura de contado, factura crdito, recibo de caja y citas. Tenga en cuenta que este motivo ser solicitado cada vez que se haga una anulacin y la descripcin tiene una longitud mxima de cuarenta (40) caracteres.


NOTA: El motivo de anulacin con cdigo NA y descripcin No Asisti no se puede eliminar debido a que al cambiar el estado de una cita a No Asisti se anula el cargo y este motivo es el que se relaciona a la anulacin.

o. Formas de pago (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Formas de pago) Se ingresan las diferentes formas o mecanismos por los que se puede recibir un pago de una Factura de contado, abonos o anticipos. Ej.; Efectivo, cheque, tarjeta. La forma de pago Cheque posfechado con cdigo 9 no se puede modificar ni eliminar. Las otras formas de pago se pueden modificar y eliminar si no se requieren. Para crear una forma de Pago, digite el Cdigo, el Nombre, seleccione la categora (Efectivo, Cheque, Tarjetas u Otros), si tiene activa la interface con Contabilidad, se habilita el campo Cuenta Contable.


La Categora es para realizar la distribucin del pago en el momento de generar la factura de contado, un abono o anticipo. La cuenta contable es para realizar los movimientos interfazados, para mayor informacin Consulte Manual de Interfaces.

La forma de Pago con cdigo 0 y Nombre Efectivo no requiere cuenta contable porque al realizar el movimiento contable toma la Cuenta Caja parametrizada en Complementos Interfaces CNT. La forma de Pago con cdigo 9 y Nombre Cheque posfechado no requiere cuenta contable porque al realizar el movimiento contable toma la cuenta parametrizada en el convenio.

a. Para Borrar b. Para Listar c. Para Modificar.

p. Religin (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Religin) Si el usuario lo requiere puede capturar la religin del paciente al momento de la creacin del paciente.


q. Barrios

(Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Barrios) Permite la creacin de los barrios en los que los pacientes habitan lo cual facilita tener informacin localizada de epidemiologa. Y permite relacionarlo con una zona de residencia. Este dato se solicita en la creacin del paciente y ser obligatorio si en la ruta Complementos Configuracin General Config. Espe 1 se encuentra

marcada la opcin .

a. Crear un barrio: a. Asigne un cdigo e ingrese el nombre b. Seleccione el departamento al que pertenece c. Seleccione el municipio, Solo se mostraran aquellos que pertenezcan al departamento

seleccionado. d. Si lo requiere, seleccione la zona de residencia.

b. Para Borrar c. Para Listar d. Para Modificar.

r. Documentos Anexos (Protocolo) (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Protocolo) En esta opcin se crea la referencia a los documentos que se relacionaran a los Servicios, Diagnsticos y/o Medicamentos. Para hacer esta referencia es importante que todos los documentos se organicen en una sola carpeta la cual puede ser local o en red. Para mayor informacin consulte como especificar la ruta del protocolo con el Administrador del sistema.


Procedimiento:

a. Especifique un nombre resumido (titulo) que le permita hacer referencia al documento relacionado, y que sea fcilmente identificable para cualquier usuario

b. De clic en Examinar y seleccione el documento al que quiere hacer referencia. El documento puede estar en una carpeta local o en red. El sistema buscara los archivos en la carpeta que se haya especificado en Configuracin General.

c. En la lista de la parte inferior se mostraran los documentos que se han creado

s. Ruta de los protocolos (Complementos Configuracin General - Protocolos)

Por cada estacin de trabajo debe especificar la ruta en la cual se ubicaran los archivos, y las ventanas en las que se requiere el sistema los presente

Procedimiento:

a. Seleccione o especifique la ruta

b. En la Configuracin de Listas de protocolos marque las opciones en las que desea se presenten los protocolos parametrizados

c. De clic en Guardar. NOTA: Las opciones de Configuracin General, pueden ser restringidas de acuerdo con el perfil de los usuarios. Se debe tener en cuenta que para poder realizar modificaciones los permisos Guardar y Borrar deben estar asignados, si uno de los dos no se encuentra asignado el usuario no podr realizar modificaciones. Para mayor informacin vea el tema Asignar Permisos o consulte con el administrador del sistema.

t. Asignacin de Protocolo (Complementos Configuracin General - Protocolos) Por cada servicio, medicamento o diagnostico podr relacionar los documentos que se deben presentar al momento de su seleccin en cada una de las ventanas especificadas en Configuracin General - Protocolo. En el caso particular de los diagnsticos, adems de los documentos podr especificar servicios o medicamentos que posteriormente en la Historia Clnica, podrn convertir las rdenes de Servicio y posteriormente en cargos.

a. Seleccione el criterio por el que desea hacer la seleccin

b. En el recuadro superior izquierdo se cargara la lista de acuerdo al criterio seleccionado c. En el recuadro superior derecho (Textos Anexos) se mostraran los documentos parametrizados. d. Marque el servicio, diagnostico o medicamento para el que requiere hacer la asignacin y en Textos

anexos marque los documentos relacionados, haciendo clic en el recuadro de cada cdigo. e. De clic en Guardar


f. Cuando el criterio seleccionado sea Diagnostico, adems podr asociar Servicios y Medicamentos g. En el recuadro inferior izquierdo especifique el criterio

h. Seleccione el Servicio o Medicamento requerido y de clic en i. De clic en Guardar

NOTA: Las opciones de Configuracin General, pueden ser restringidas de acuerdo con el perfil de los usuarios. Se debe tener en cuenta que para poder realizar modificaciones los permisos Guardar y Borrar deben estar asignados, si uno de los dos no se encuentra asignado el usuario no podr realizar modificaciones. Para mayor informacin vea el tema Asignar Permisos o consulte con el administrador del sistema.

u. Conceptos de Facturacin (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Conceptos de Facturacin) Esta tabla contiene los Conceptos de facturacin establecidos por la Superintendencia Nacional de Salud para dar cumplimiento con lo establecido en la Circular 012. Su modificacin o actualizacin se har cuando la entidad competente lo determine. Mientras estos cambios no sean expedidos el usuario y/o administrador de CNT PACIENTES es responsable de mantenerlas en operacin tal como han sido entregadas en la versin original. Este campo le ser solicitado para el diligenciamiento de los archivos planos de la Circular 012 y permite determinar los conceptos de facturacin de las entidades. Este dato es creado en esta opcin y utilizado al momento de la creacin del convenio de la administradora. Ver Convenios con Administradoras


v. Grupos de Facturacin (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Grupos de Facturacin) Corresponden a un concepto de agrupacin de servicios para la generacin de las Facturas crdito resumidas o detalladas por estos conceptos. En esta opcin se realiza la creacin de los diferentes grupos y en la ventana de Creacin de Servicios, se asocia cada procedimiento con el grupo al que pertenece (solo puede pertenecer a un grupo). Esta funcionalidad aplica tanto para servicios como para Medicamentos, el sistema entrega por defecto tres grupos de facturacin: Medicamentos, Insumos y Ninguno, para los usuarios que no requieran utilizar grupos de facturacin debern utilizar la opcin Ninguno. Tras la actualizacin se debe ejecutar la sentencia: Update MOVI_CARGOS set CD_CODI_GRUF_MOVI=01. De esta manera todos los servicios quedarn con grupo de facturacin Ninguno. Los artculos de igual forma, por defecto quedan con grupo de facturacin Ninguno. Si no ejecuta esta sentencia e intenta generar la factura crdito escogiendo la opcin Grupo de Facturacin, es probable que el informe se genere en blanco o con informacin inconsistente. Para ver la utilizacin de los grupos creados, consulte FACTURACIN CREDITO (Administradora)

d. Para Guardar e. Para Borrar f. Para Listar d. Para Modificar.


w. Clasificacin del Paciente (Administracin - Mantenimiento del sistema - Maestros Bsicos Clasificacin del Paciente) Si el usuario lo requiere puede capturar la clasificacin del paciente al momento de la creacin del paciente.


4. PARAMETRIZACION MANTENIMIENTO DEL SISTEMA

a. reas

(Administracin - Mantenimiento del sistema Maestros IPS- reas) Se registran las mximas divisiones administrativas de la Institucin, por ejemplo: rea Directiva, Asistencial y de Apoyo. Cuando se tenga integracin con contabilidad es aconsejable utilizar los mismos cdigos y divisin contable. Tambin puede guiarse por el organigrama de la compaa. En el modulo de estadsticas podr generar estadsticas agrupadas por reas.

a. Para Guardar b. Para Borrar c. Para Listar d. Para Modificar. b. Dependencias

(Administracin - Mantenimiento del sistema Maestros IPS - Dependencias) Para crear las dependencias debe haber creado previamente las reas, pues recuerde que las dependencias servicios pertenecen a un rea, y son los mismo centros de costos que se emplean en contabilidad. Cuando se tenga integracin con CNT-contable es aconsejable utilizar los mismos cdigos y divisin contable. Ver Documentacin Interface con Contabilidad

a. Para Guardar b. Para Borrar c. Para Listar d. Para Modificar. c. Elementos (Mdico-Quirrgicos)

(Administracin - Mantenimiento del sistema Maestros IPS - Elementos) Esta opcin permite visualizar los artculos (medicamentos e insumos) de la IPS con la existencia que tienen en cada dependencia o bodega, de acuerdo a la versin de Inventarios que tenga. Es una opcin solamente de consulta, ya que el manejo de existencias y dems es propio de CNT Inventarios. Procedimiento:

a. Si conoce el cdigo digtelo, sino bsquelo dando clic en el icono b. Consulte las existencias por cada dependencia d. Servicios

(Administracin - Mantenimiento del sistema Maestros IPS - Servicios) En esta opcin se crean los servicios de salud que la IPS ofrece dentro de su portafolio, es decir que se crean no solo aquellos que se prestan sino tambin los que se ordenan.


Procedimiento: a. Ingrese el cdigo del servicio b. Especifique el nombre o descripcin

c. Seleccione si el servicio que est creando corresponde a un a. Evento : Servicio que se cobrara de manera individual de acuerdo a lo estipulado

en Tarifas por procedimiento y el convenio. b. Paquete : Servicio que agrupa otros servicios y/o medicamentos, y se cobra bajo la

modalidad de paquete, donde solo se factura el paquete pero se hace necesario el descargue de los tems relacionados.

d. Seleccione el tipo de Servicio: a. Otros Procedimientos: Procedimientos odontolgicos, teraputicos no quirrgicos, b. Consulta Consultas, evoluciones. Interconsultas y controles c. Apoyo Dx Servicios de Laboratorio e Imagenologa d. Quirrgico Procedimientos quirrgicos: eventos y paquetes e. Otros Servicios Estancias, Honorarios, Derechos de sala y Traslado de pacientes.

e. Cuando el servicio sea de Apoyo Dx, se debe especificar si es . Esto permitir que el servicio se use en el modulo de Laboratorio, Imagenologa y Enfermera

f. Marque si el procedimiento corresponde es de Promocin y Prevencin, este parmetro es importante para el Modulo de PyP, y el control de las matrices de gestin y las metas de cumplimiento.

Adicionalmente y cuando corresponda indique si es Vacuna. g. Ingrese el nivel de atencin del servicio h. Seleccione si el servicio es ISS o SOAT, cuando corresponda a un servicio Particular homologue si

liquidacin a uno de esto. El parmetro se tendr en cuenta en la liquidacin del servicio y se comparara contra el tipo de tarifa seleccionada. Ver Tarifas Base

i. Marque si el servicio es realizado en la IPS . Tambin puede hacer esta marcacin de manera grupal en la opcin Servicios a Realizar IPS

j. Para los servicios que correspondan a Oxigeno marque Esto ser validado por el modulo de Enfermera para el manejo de la plantillas de Oximetra

k. Indique si el servicio aplica para Todos, Hombre o Mujer, y el rango de edades. Al momento del cargue y/o prestacin del servicio el sistema har las validaciones de acuerdo a lo ingresado.

l. En el campo Observaciones puede ingresar las recomendaciones o preparacin que requiera el servicio. Lo que ingrese en el recuadro se mostrara en la boleta de generacin de Cita. Ver modulo Consulta Externa.

m. Seleccione el concepto del Servicio, este dato ser utilizado en la Generacin de los medios magnticos de RIPS, para el archivo AD. Los conceptos se mostraran de acuerdo a la relacin parametrizada en la opcin Conceptos de Servicios de Salud.

n. Para aquellos servicios marcados como Otros Servicios, seleccione el Tipo de Servicio o. Si el servicio puede ser agendado (solo para aquellos usuarios que tengan el modulo de Consulta

Externa):

a. Marque


b. Especifique duracin, nicamente para aquellos servicios que tengan una duracin diferente para el estndar del profesional de la salud que lo presta. Ej.: Si el profesional realizar sus consultas y procedimientos normalmente cada 20 minutos y un servicio en particular tiene duracin de 30 minutos, debe especificar la duracin solo de este, ya que la duracin estndar se atara en la creacin del profesional.

c. Si la cita genera cargo d clic en . Si este criterio aplica para todos los servicios, puede marcarlo en Complementos Configuracin General

Configuracin p. Seleccione el Grupo de Facturacin, en el cual se reflejar el servicio en la factura a crdito.

. Los grupos de facturacin se mostrarn de acuerdo con la relacin parametrizada en la opcin Grupos de Facturacin

q. Si el servicio es de tipo Otros Procedimientos seleccione la finalidad de procedimiento

r. Si el servicio Cancela Multa marque la opcin . Esta opcin permite al realizar el cargo relacionarlo a una multa para que esta sea cancelada. Si se crea un servicio marcando esta opcin, debe encontrarse autorizado en el plan de salud del convenio para poder ser relacionado a una multa.

s. Marque si el servicio es No Pos . Esta marcacin le permitir generar un reporte en la ruta Estadstica Informes Servicios, donde se visualizan los servicios Pos o No Pos prestados.

t. Si los datos son correctos de clic en Guardar e. Especialidades Mdicas

(Administracin - Mantenimiento del sistema Maestros IPS Especialidades Medicas) En sta tabla se encuentran almacenadas todas las especialidades mdicas con su respectiva codificacin segn la legislacin vigente, el usuario es responsable de mantenerla en operacin tal como ha sido entregada en la versin original, su modificacin o actualizacin se har cuando la Entidad competente lo determine o bajo responsabilidad del Administrador del sistema. Solo debe colocar el nivel de atencin, si esta activa o inactiva y guardar. Si activa esta opcin no podr realizar movimientos con la especialidad mdica.

a. Para Guardar b. Para Borrar c. Para Listar d. Para Modificar. f. Servicios por Especialidad

(Administracin - Mantenimiento del sistema Maestros IPS Servicios por Especialidad) Una vez registrados los procedimientos y las especialidades medicas, en sta opcin se especifica que procedimientos se realizan por cada especialidad, por ejemplo qu procedimientos son propios de la especialidad de pediatra. Para ingresar a sta opcin se debieron crear los procedimientos y especialidades previamente. Procedimiento:

a. La ventana se divide en dos paneles, en el izquierdo se mostraran todos los Servicios creados, y en el derecho todas las especialidades. Puede ordenar la visualizacin dando clic en el titulo de cada columna

b. Para hacer la relacin puede:


a. Seleccione el servicio, dando doble clic. b. Se desplegaran las especialidades c. Marque el recuadro de las especialidades relacionadas

d. Si el servicio aplica para todas las especialidades de clic en el botn

e. Tambin puede utilizar la opcin de seleccin por Rangos , la cual le ser de utilidad si los servicios a relacionar se encuentran en el mismo rango de codificacin

f. Seleccione la especialidad e ingrese el rango de cdigos que le relacionara y de clic en Aceptar.

g. Servicios a realizar

(Administracin - Mantenimiento del sistema Maestros IPS Servicios a Realizar) Esta opcin permite que se marquen que servicios se realizan en la IPS, puede realizar esta marcacin en esta ventana de manera grupal, o en la creacin del servicio de manera individual. Es necesario que previamente se haya parametrizado la opcin Servicios por Especialidad Procedimiento:

a. La ventana se divide en dos paneles, en el izquierdo se mostraran las Especialidades, y en el derecho los servicios que les corresponden.

b. Doble clic en la especialidad requerida c. Aparecern los servicios relacionados d. Marque el recuadro para aquellos que se prestan en la Institucin, en el evento que se presten todos

los servicios mostrados utilice el icono

e. Para ver solo aquellos que estn marcados de clic en

f. La opcin permite asignar una serie de procedimientos a una especialidad, usted debe: Seleccionar el criterio del men desplegable, Cdigo, Especialidad o Nivel Seleccione la condicin del men desplegable, Igual que, Diferente que, Mayor que, Mayor o

igual que, Menor que, Menor o igual que digite o selecciona el valor

Clic en agregar De ser necesario agregue otra condicin


Luego verifique que las condiciones corresponden, si por el contrario alguna se encuentre errada

o no aplica ubquese sobre la misma y clic en quitar

Cuando este seguro de que los criterios son los correctos de clic en ejecutar

h. Tarifas Bsicas (Administracin - Mantenimiento del sistema Maestros IPS Tarifas Bsicas) Se crean los tarifarios con que utiliza la compaa para la liquidacin de los servicios Procedimiento:

a. Asigne un cdigo y nombre para la tarifa b. Seleccione el ao para el cual es vigente. Si el ao no se encuentra en el men, de clic en

el icono y digtelo para que el sistema haga la creacin c. Ingrese el valor base para aquellos tarifarios que utilicen un valor base como factor para

calcular la tarifa

d. Seleccione el tipo de liquidacin . Este criterio tiene principal importancia en la liquidacin de los procedimientos quirrgicos

e. Si los datos son correctos de clic en Guardar

i. Tarifas por Procedimiento (Administracin - Mantenimiento del sistema Maestros IPS Tarifas por Procedimiento) En esta opcin se asignan las tarifas para cada servicio dentro de cada Tarifario. Previamente debe crear las tarifas bsicas, los procedimientos realizados por la IPS y relacionar los servicios con la especialidad a la que pertenecen. Procedimiento:

a. Seleccione la tarifa del men desplegable, los campos tipo de liquidacin y valor base se llenaran automticamente, con los datos registrados en Tarifas Bsicas.

b. Como los procedimientos estn asociados con una especialidad, vamos a asignar tarifas para procedimientos por especialidad,

c. Doble clic en la especialidad y a continuacin se despliegan los respectivos procedimientos, solo se mostraran aquellos que adems de la parametrizacin enunciada en la introduccin del presente numeral, tengan en la creacin el tipo de cdigo = al tipo de tarifa, de la tarifa base. Frente a cada procedimiento digite: V si la tarifa para este procedimiento es por VALOR U si se liquida por UNIDADES R si es por UVR, y G si es de acuerdo al GRUPO QUIRURGICO.

d. En la siguiente columna digite el valor, unidad, UVR o Grupo quirrgico de la tarifa para el procedimiento.

e. En la ltima columna Cod. Alterno digite el cdigo real del servicio, el sistema le permitir ingresar un cdigo alfanumrico dependiendo de la codificacin que use. Este cdigo se generara dentro de las facturas de contado, recibos de caja, factura crdito y los Rips. Y le permitir tener un servicio con dos cdigos.


f. Cuando el tarifario maneje acuerdo 312 el sistema permitir ingresar el valor como Desglose, especificando para cada componente su participacin en valor o porcentaje y as obtener el valor total del servicio.

a. Ingrese el valor total del servicio b. En la columna desglose indique si este se har por valor o por porcentaje c. Por cada tem ilustrado registre la participacin

g. En esta ventana no encontrara icono Guardar, a medida que ingrese los datos, el sistema almacenara la informacin.

j. Tipos de Afiliacin

(Administracin - Mantenimiento del sistema Maestros IPS Tipos de Afiliacin) En esta opcin se crean las categoras o tipos de afiliacin, y los cuales diferenciaran los copagos o cuotas moderadoras que cancelara el paciente de acuerdo a la Administradora a la que se encuentre vinculado. Ejemplo: Cotizante1, CategoraA, CategoriaB, Sisben1, etc. Procedimiento:

a. Digite el cdigo y asigne un nombre b. Relacione el tipo de rgimen.

c. Si los datos son correctos de clic en Guardar

k. Planes de Salud (Administracin - Mantenimiento del sistema Maestros IPS Planes de salud)

El plan de salud es el conjunto de elementos y servicios que presta la IPS a determinado grupo de la poblacin de acuerdo a los contratos que realiza.

En sta opcin se ingresan los planes de salud que maneje la Institucin y se autorizan los procedimientos y elementos a los que tienen derecho los pacientes que se acojan a determinado plan de salud. Usted puede crear todos los planes que requiera, por ejemplo puede crear un plan de salud por convenio y en cada uno autorizar determinados elementos y procedimientos, o puede crear un plan de salud para todos los Convenios.

Procedimiento:

a. Digite el Cdigo y asigne un Nombre b. Clic en Guardar c. Para autorizar servicios:

a. Seleccione el plan de la lista

b. De clic en el botn o segn corresponda, para el caso de los Procedimientos solo se mostraran aquellos que se encuentran Autorizados. Para los Elementos se mostraran aquellos que tengan existencia en la Bodega y que se encuentren activos.

c. La ventana que se despliega tiene dos paneles, en el izquierdo aparecen las especialidades mdicas o dependencias, y en el derecho los procedimientos o elementos que se relacionaron a cada especialidad o dependencia segn corresponda.

i. De doble clic en la especialidad o dependencia seleccionada:


ii. Marque el recuadro para cada servicio o elemento que se autorice a prestar en la especialidad o dependencia seleccionada para el plan de salud activo

iii. Si aplican todos los servicios o elementos de clic en el botn

d. La opcin permite asignar una serie de procedimientos o elementos a una especialidad o dependencia, usted debe:

Seleccionar el criterio del men desplegable, Cdigo, Especialidad o Nivel Seleccione la condicin del men desplegable, Igual que, Diferente que, Mayor

que, Mayor o igual que, Menor que, Menor o igual que digite o selecciona el valor

Clic en agregar De ser necesario agregue otra condicin Luego verifique que las condiciones corresponden, si por el contrario alguna se

encuentre errada o no aplica ubquese sobre la misma y clic en quitar Cuando este seguro de que los criterios son los correctos de clic en ejecutar

NOTA: Una vez almacenada la informacin de elementos y procedimientos, al momento de realizar el cargo de servicios, solo se visualizan los procedimientos o elementos que se hayan autorizado en la especialidad o dependencia.

l. Administradoras (Administracin - Mantenimiento del sistema Maestros IPS Administradoras) Esta opcin permite crear las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EPS, ARS, CCF, Aseguradoras, entidades particulares) con las que nuestra Institucin tiene convenio, contrato y/o acuerdo de prestacin de servicios de salud.

En esta ventana encontrara dos Administradoras creadas por el sistema: Atencin a Particulares y Fosyga, las cuales no podrn borrarse ya que son necesarias para la operacin del sistema.

A la Administradora Atencin a Particulares no se podr cambiar el Nit. A la administradora Fosyga, el sistema permite registrar un NIT alterno para la generacin de Factura a crdito. Este NIT alterno se

parametriza en Complementos Configuracin General Config. Espe. 1 . Si el campo NO est diligenciado, la factura a crdito se genera con el NIT creado por el sistema. Si el campo est diligenciado, la factura a crdito se genera con el NIT alterno.

a. Digite el Nit de la Entidad Administradora con la que tiene el convenio. El sistema automticamente genera el dgito de verificacin.

b. En el campo Razn social ingrese el nombre completo de la Entidad. Este es el nombre que luego aparecer en la factura a crdito.

c. Digite la direccin y el telfono. d. Del men desplegable seleccione el Departamento donde est ubicada la Administradora.


e. Seleccione el Municipio o ciudad. f. Ingrese el nombre del Representante Legal. g. Si desea efectuar un descuento al total de la factura, digite el valor. Por ejemplo si el descuento es del

dos por ciento, digite nicamente l numero 2. h. Cuando exista limite de servicios por periodo, es decir que se restrinja la cantidad de servicios que se

presta por especialidad, no por paciente, para cada Administradora

a. D clic en la pestaa b. Seleccione la especialidad c. Digite la cantidad de servicios d. No. de Periodos digite la cantidad y el tipo de periodo.

e. Clic en Agregar

d. Si los datos son correctos de clic en Guardar

m. Copagos y cuotas moderadoras (Administracin - Mantenimiento del sistema Maestros IPS Administradoras)

En esta opcin se parametrizan los copagos y cuotas moderadoras para cada Administradora, de acuerdo a los tipo de afiliacin, y al nivel del servicio (1, 2, 3,4). Cuando el tipo de afiliacin sea contributivo.

a. Seleccione la Administradora, digitando el NIT o seleccionndola con el icono

b. Cuando tenga la Administradora activa en pantalla de clic en el icono

c. Seleccionar si los copagos o cuotas moderadoras para elementos se hacen por elemento o por paquete, es decir, si el copago / cuota se cobra por cada elemento que debe utilizarse para prestar la atencin al paciente, o por el paquete completo de elementos utilizados. Esta parametrizacin se refleja en la ventana Cargo de Servicios

d. De igual manera indicar si los copagos / cuotas para laboratorio se hacen por cada examen realizado al paciente (por laboratorio), o por todos los que le practicaron (por paquete).

e. A continuacin encontrara listados todos los tipos de afiliacin para los cuales debe: i. Seleccione que tipos de afiliacin se manejan con la Administradora


ii. Cada columna de servicio (Consultas, Otros Procedimientos, Procedimientos Quirrgicos, Procedimientos de Apoyo Diagnostico y Elementos), se encuentra dividida en dos columnas: Tipo y Valor / porcentaje.

iii. Frente al tipo de afiliacin o al nivel (para contributivos) que requiera, ubquese por cada servicio en la sub-columna Tipo e indique si para la entidad en mencin va a trabajar copago o cuota moderadora: Si es copago digite C Si es cuota moderadora digite M Si no desea incluir este estrato digite E Para borrar digite B

iv. En el campo siguiente digite el valor o porcentaje correspondiente. Tanto para valor como para porcentaje debe digitar l numero entero. Tenga en cuenta que para el sistema, si se especifica Copago, se tomara en trminos de porcentaje y para el Valor se tomara en pesos.

f. Por ltimo digite los valores tope que se deben validar (no restringir) en los copagos cuotas para:

i. Servicio : Valor mximo que se puede cobrar como copago / cuota al paciente por cada servicio ambulatorio, de manera individual

ii. Factura : Valor mximo que se puede cobrar como copago / cuota al paciente por Registro de Admisin

iii. Anual: Valor mximo que se puede cobrar como copago / cuota al paciente en el ao. Este ao se tomara calendario.

g. El sistema va almacenando automticamente los datos que usted escribe, es por esta razn que no existe icono Guardar en sta ventana.

n. Condiciones Liquidacin Copago

(Administracin - Mantenimiento del sistema Maestros IPS Administradoras)

En esta opcin se parametrizan los copagos y cuotas moderadoras para cada Administradora, de acuerdo a los tipo de afiliacin, al nivel del servicio (1, 2, 3,4) y la frecuencia de servicios prestado. Cuando el tipo de afiliacin sea contributivo.

a. Seleccione la Administradora, digitando el NIT o seleccionndola con el icono

b. Cuando tenga la Administradora activa en pantalla y haya parametrizado en la ventana Copagos y cuotas por tipo de afiliacin por lo menos un tipo de afiliacin, de clic en el

icono .

c. Seleccione el tipo de afiliacin y el nivel de servicio (esta informacin se visualiza de acuerdo con lo parametrizado en la ventana Copagos y cuotas por tipo de afiliacin).

d. Seleccione la especialidad la cual va a parametrizar. Al dar enter el sistema muestra todos los servicios del nivel seleccionado y relacionados a la especialidad. Los servicios marcados como PYP no se visualizan.

e. Los servicios se pueden ordenar por cdigo o nombre dando clic sobre el titulo de los mismos .

f. Dar clic sobre los servicios que va a parametrizar, si desea marcar todos los servicios, de clic en la opcin , de esta forma las condiciones que parametricen aplicaran para todos los servicios del nivel, especialidad y tipo de afiliacin seleccionados.


g. Una vez seleccionados los servicios, en la parte inferior de la ventana debe diligenciar:

i. Tipo de Atencin: Seleccione si el tipo de atencin al cual va a aplicar la condicin es Consulta Externa o Urgencias.

ii. Tipo Liquidacin: Seleccione si el tipo de liquidacin que va a aplicar es Copago o Cuota Moderadora.

iii. Valor o %: Digite el valor que va a aplicar segn el tipo de liquidacin seleccionado. Recuerde que copago es un porcentaje y cuota moderadora es un valor determinado.

iv. Sexo: Seleccione si la condicin aplica al sexo masculino, femenino o todos. v. Edad Ini Edad Fin: Digite el rango de edad al cual se va a aplicar la condicin, la

medida de la edad es en aos. vi. A partir de: Digite la cantidad a partir de la cual la condicin se aplicar. Si se

digita un nmero mayor a cero, la liquidacin del copago se realiza de acuerdo con la parametrizacin en la ventana Copagos y Cuotas por tipo de afiliacin. Ej. Si la condicin la parametriza a partir de 3, la liquidacin del copago de los dos primeros cargos que realice al servicio seleccionado el sistema la realiza teniendo en cuenta la parametrizacin de la ventana Copagos y Cuotas por tipo de afiliacin, al realizar el tercer cargo el sistema realiza la liquidacin teniendo en cuenta las condiciones parametrizadas en la ventana Condiciones Liquidacin Copago.

vii. Fecha Expedicin: Digite la fecha desde la cual, se iniciar a liquidar los servicios teniendo en cuenta las condiciones parametrizadas. Esta fecha tiene una vigencia de un ao. Ej. Si digita 01/07/2007 la condicin parametrizada tendr una vigencia por defecto hasta el 01/07/2008.

viii. Si desea eliminar una condicin, haga clic en el recuadro Marcar y de clic

en . h. Si desea aplicar un porcentaje al copago de los elementos en tipo de atencin Consulta

externa ambulatoria, marque la opcin y

digite el valor correspondiente , recuerde que es un porcentaje y no un valor. Si no marca esta opcin, el sistema tendr en cuenta la parametrizacin realizada en copagos y cuota por tipo de afiliacin. Tenga en cuenta que este valor ser aplicado para el tipo de copago por elemento o por paquete.

Manual Admision y Facturacion

Documents

Transcript of Manual Admision y Facturacion